KASUS
memesan States Industries Inc , juga dikenal sebagai Border States Listrik ( BSE ) , adalah
sebuah grosir distributor untuk konstruksi , industri , pasar utilitas , dan komunikasi data.
Perusahaan ini berkantor pusat di Fargo , North Dakota, dan memiliki 57 kantor penjualan di
negara-negara sepanjang Perbatasan Amerika Serikat dengan Kanada dan Meksiko serta South
Dakota , Wisconsin , Iowa , dan Missouri . BSE memiliki 1.400 karyawan dan sepenuhnya milik
karyawan melalui rencana kepemilikan saham karyawan tersebut . untuk tahun fiskal yang
 berakhir 31 Maret 2008, BSE meraup pendapatanlebih dari US $ 880.000.000 . Tujuan BSE
adalah untuk menyediakan pelanggan dengan apa yang mereka butuhkan kapanpun mereka
membutuhkannya , termasuk menyediakan layanan kustom melampaui pengiriman produk .
Dengan demikian , perusahaan tidak hanya distributor grosir tetapi juga penyedia solusi rantai
 pasokan , dengan operasi layanan yang luas seperti logistik , job – site trailer , dan kitting (
kemasan individual terpisah tapi item terkait bersama-sama sebagai satu unit ) . BSE memiliki
 perjanjian distribusi dengan produk yang lebih dari 9.000 vendor .BSE telah mengandalkan
warisan sistem ERP sendiri disebut Rigel sejak tahun 1988 untuk mendukung bisnis inti
 proses . Namun, Rigel telah dirancang khusus untuk grosir listrik , dan oleh pertengahan 1990-an
, sistem tidak dapat mendukung baru BSE yang lini bisnis dan pertumbuhan yang luas .Pada saat
itu , manajemen memutuskan untuk BSE menerapkan sistem ERP baru dan memilih perusahaan
 perangkat lunak dari SAP AG . Solusi ERP modul termasuk SAP untuk penjualan dan distribusi ,
manajemen material, keuangan dan pengendalian , dan sumber daya manusia .BSE awalnya
dianggarkan $ 6 juta untuk yang baru sistem , dengan tanggal mulai tanggal 1 November 1998.
Senior manajemen bekerja dengan IBM dan konsultasi SAP untuk mengimplementasikan sistem
. Meskipun keterlibatan erat manajemen adalah salah satu bahan utama dalam Keberhasilan
sistem ' , operasi sehari -hari menderita sedangkan manajer yang bekerja pada proyek .BSE juga
memutuskan untuk menyesuaikan sistem ekstensif . Ini menulis perangkat lunak sendiri untuk
mengaktifkan Sistem ERP untuk antarmuka secara otomatis dengan sistem dari vendor lainnya ,
termasuk Taxware Systems, Inc ,Innovis Inc , dan TOPCALL International GmbH . Sistem
Taxware memungkinkan BSE untuk mematuhi persyaratan pajak penjualan semua negara dan
 pemerintahan kota Palities B di mana ia melakukan bisnis . The Innovis sistem didukung
elektronik data interchange ( EDI )  sehingga BSE yang secara elektronik dapat bertukar
 pembelian dan pembayaran transaksi dengan pemasok . itu Sistem TOPCALL diaktifkan BSE
untuk fax pelanggan dan vendor langsung dari sistem SAP . Pada saat pelaksanaan ini , BSE
tidak memiliki pengalaman dengan perangkat lunak SAP , dan beberapa konsultan akrab dengan
versi perangkat lunak SAP yang BSE menggunakan . Alih-alih mengadopsi praktek terbaik
 
Sistem Rigel di daerah tertentu . Misalnya, mencoba untuk membuat faktur pelanggan
menyerupai faktur diproduksi oleh sistem Rigel lama .Menerapkan perubahan ini diperlukan
 begitu banyak kustomisasi dari perangkat lunak SAP yang BSE harus menunda tanggal
 peluncuran untuk sistem ERP baru sampai 1 Februari 1999 . Pada saat itu , lanjut kustomisasi
dan tuning mengangkat biaya implementasi total untuk $ 9.000.000 ( naik 50 persen ) .Konversi
dan membersihkan data dari warisan BSE ini sistem mengambil jauh lebih lama daripada
manajemen telah diantisipasi. Kelompok pertama " pengguna ahli " dilatih terlalu dini dalam
 proyek dan harus dilatih ulang saat sistem baru akhirnya pergi hidup. BSE pernah sepenuhnya
menguji sistem karena akan digunakan dalam kerja suatu lingkungan produksi sebelum sistem
 benar-benar pergi hidup. Selama lima tahun ke depan , BSE terus menggunakannya SAP sistem
ERP berhasil karena diperoleh beberapa perusahaan kecil dan memperluas infrastruktur kantor
cabang 24 negara . Sebagai bisnis tumbuh lebih lanjut ,keuntungan dan perputaran persediaan
meningkat . Namun, Internet membawa kebutuhan tambahan perubahan , sebagai pelanggan
 berusaha untuk bertransaksi bisnis dengan BSE melalui toko e -commerce . BSE otomatis
 pemrosesan kartu kredit online dan khusus perjanjian penetapan harga ( SPA ) dengan pelanggan
yang ditunjuk .Sayangnya , perangkat lunak SAP yang ada tidak tidak mendukung perubahan ini
, sehingga perusahaan harus memproses ribuan SPA manual .Untuk memproses transaksi kartu
kredit di cabang kantor , karyawan BSE harus meninggalkan meja mereka , berjalan ke sistem
 pemrosesan kartu kredit khusus di back office , manual memasukkan kartu kredit angka,
menunggu persetujuan transaksi , dan kemudian kembali ke workstation mereka untuk
melanjutkan pemrosesan transaksi penjualan .Pada tahun 2004 , BSE mulai upgrade sistem ERP
ke versi terbaru dari perangkat lunak SAP . perangkat lunak termasuk dukungan baru untuk
kebutuhan material dan kitting , yang tidak tersedia di sistem lama .Fungsi diaktifkan BSE ini
untuk memberikan yang lebih baik dukungan untuk pelanggan utilitas karena bisa
mempersiapkan kit yang dapat disampaikan langsung ke situs. Kali ini perusahaan terus
kustomisasi untuk minimum dan menggunakan praktik terbaik SAP untuk grosir distribusi
tertanam dalam perangkat lunak . Hal ini juga diganti TOPCALL dengan perangkat lunak dari
Esker untuk faks dan email keluar faktur , pesanan pengakuan ,dan membeli pesanan dan
kemampuan ditambahkan Vistex Inc untuk mengotomatisasi SPA proses klaim rebate .Proses
BSE lebih dari 360.000 SPA mengklaim setiap tahun , dan perangkat lunak Vistex BSE
memungkinkan untuk mengurangi pemenuhan rebate waktu hingga 72 jam dan proses transaksi
waktu sebesar 63 persen . Di masa lalu, butuh waktu 15 sampai 30 hari untuk BSE untuk
menerima rabat dari vendor . BSE dianggarkan $ 1.600.000 dan 4,5 bulan untuk implementasi,
manajemen yang diyakini adalah cukup untuk proyek sebesar ini . kali ini tidak ada masalah .
Sistem baru pergi hidup pada tanggal dan biaya hanya $ 1.400.000 dengan target menerapkan -
14 persen di bawah anggaran . Pada akhir 2006 , BSE mengakuisisi perusahaan besar yang
diantisipasi untuk meningkatkan volume penjualan sebesar 20 persen setiap tahun . Akuisisi ini
menambah 19 baru cabang untuk BSE . Ini cabang baru mampu menjalankan perangkat lunak
SAP BSE dalam waktu sehari setelah akuisisi telah selesai . BSE kini memantau 1,5 juta
 
 pada tahun 1998 , Penjualan telah meningkat 300 persen , keuntungan memiliki naik lebih dari
500 persen , 60 persen rekening transaksi hutang berlangsung secara elektronik menggunakan
EDI , dan pengolahan SPA telah berkurang sebesar 63 persen . Perusahaan ini ternyata lebih dari
 persediaan lebih dari empat kali per tahun . Daripada menunggu 15 20 hari untuk laporan
keuangan bulanan , bulanandan tahun - to-date hasil keuangan yang tersedia dalam sehari setelah
tutup buku . Pekerjaan manual untuk penanganan yang masuk mail, menyiapkan deposito bank ,
dan mengambil cek fisik ke bank telah secara signifikan berkurang . Lebih dari 60 persen dari
faktur vendor tiba secara elektronik , yang telah mengurangi jumlah staf di hutang dan jumlah
transaksi kesalahan . Biaya transaksi yang lebih rendah .Jumlah BSE karyawan penuh-waktu
melakukan peningkatan di daerah sistem informasi untuk mendukung perangkat lunak SAP .
BSE awalnya diharapkan memiliki 3 staf TI mendukung sistem, tetapi dibutuhkan 8 orang
saat pelaksanaan ERP pertama pergi hidup pada tahun 1999 dan 11 pada tahun 2006 untuk
mendukung perangkat lunak SAP tambahan dan akuisisi baru . Teknologi informasi BSE ini
( IT ) biaya naik sekitar $ 3 juta pertahun setelah pelaksanaan SAP pertama . Namun, penjualan
diperluas selama periode yang sama , sehingga overhead meningkat untuk sistem menghasilkan
 biaya meningkatkan hanya 0,5 persen dari total penjualan .Manajemen BSE telah menunjukkan
 bahwa banyak pekerjaan yang otomatis oleh sistem ERP memiliki berada di departemen
akuntansi dan terlibat kegiatan yang murni transaksional . ini memiliki membebaskan sumber
daya untuk menambahkan lebih banyak karyawan yang bekerja secara langsung dengan
 pelanggan berusaha untuk mengurangi biaya dan meningkatkan penjualan .Di masa lalu, BSE
telah mempertahankan banyak data di luar sistem perusahaan besar dengan menggunakan PC
 berbasis Database Microsoft Access dan perangkat lunak spreadsheet Excel . Manajemen tidak
memiliki seluruh perusahaan tunggal versi data perusahaan karena data yang terfragmentasi
ke dalam begitu banyak sistem yang berbeda . sekarang perusahaan standar pada satu platform
umum dan informasi selalu tersedia untuk saat ini dan manajemen . Manajemen dapat
memperoleh gambaran bagaimana seluruh bisnis berkinerja setiap saat dalam waktu. Karena
sistem SAP membuat semua perencanaan BSE ini dan data anggaran yang tersedia secara online
, manajemen mampu membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat .Pada tahun 2006 ,
Gartner Consultants Group dilakukan sebuah evaluasi independen pelaksanaan ERP BSE itu .
Gartner mewawancarai eksekutif puncak dan dianalisis Data BSE tentang dampak dari sistem
ERP pada Biaya proses bisnis BSE , menggunakan biaya sebagai persentase penjualan sebagai
metrik akhir untuk menilai dampak keuangan dari software SAP . kategori biaya menganalisis
 biaya termasuk pokok penjualan , overhead dan administrasi , biaya pergudangan , IT
mendukung , dan pengiriman.Analisis Gartner divalidasi bahwa software SAP biaya pelaksanaan
1998-2001 , demikianlah Total $ 9.000.000 dan bahwa investasi ini dibayar kembali oleh
tabungan dari baru sistem ERP dalam waktu 2,5 tahun . Antara 1998 dan 2006 , perangkat lunak
SAP dilaksanakan oleh jumlah tabungan BSE dihasilkan $ 30 juta , kira-kira sepertiga dari BSE
yang kumulatif laba selama periode yang sama . Sebagai persentase dari penjualan , biaya
gudang turun 1 persen , pengiriman biaya menurun sebesar 0,5 persen , dan jumlah biaya
 
investasi ( ROI ) untuk proyek antara tahun 1998 dan 2006 adalah $ 3.300.000 per tahun , atau
37 persen dari investasi awal .BSE saat ini memfokuskan pada penyediaan lebih banyak
dukungan untuk penjualan Internet , termasuk pemesanan online, persediaan ,Ulasan status
 pesanan , dan faktur , semua dalam Lingkungan perangkat lunak SAP . Perusahaan menerapkan
SAP NetWeaver Master Data Management untuk menyediakan alat-alat untuk mengelola dan
memelihara data katalog dan mempersiapkan data untuk publikasi online dan dimedia cetak
tradisional . Perusahaan ini menggunakan SAP Lingkungan pengembangan Web Dynpro untuk
mengaktifkan gudang nirkabel dan manajemen persediaan kegiatan untuk berinteraksi dengan
 perangkat lunak SAP . Dan itu adalah menggunakan software SAP NetWeaver Business
Intelligence untuk mempelajari lebih lanjut tentang pelanggan , kebiasaan membeli mereka ,
dan kesempatan untuk cross- sell dan produk Upsell .
Sumber : Border States Industries , " Sistem Operasi –  SAP Software , " 2010; Jim Shepherd dan
Aurelie Cordier , " Grosir Distributor Menggunakan Solusi ERP untuk Bahan Bakar
 pertumbuhan Cepat , " AMR Penelitian , 2009; SAP AG , " Border States Industries : SAP
Software Memberdayakan Grosir Distributor , " 2008; www.borderstateselectric .com , diakses 7
Juli 2009 , dan " Border Serikat ( BSE ) , " 2008 ASUG Penghargaan Impact .
PERTANYAAN STUDI KASUS
1 . Masalah apa itu Border States Industries hadapi karena diperluas ? Apa manajemen ,
faktor organisasi , dan teknologi bertanggung jawab untuk masalah ini ?
2 . Betapa mudahnya adalah untuk mengembangkan solusi dengan menggunakan SAP
Software ERP ? Jelaskan jawaban Anda .
3 . Daftar dan menjelaskan manfaat dari SAP software .
4 . Berapa banyak yang mengubah solusi sistem baru bisnis ? Jelaskan jawaban Anda .
5 . Bagaimana sukses adalah solusi untuk BSE ? mengenali dan menggambarkan metrik yang
digunakan untuk mengukur keberhasilan dari solusi .
6 . Jika Anda telah bertanggung jawab atas implementasi SAP ERP ,apa yang akan Anda
lakukan secara berbeda ?