BAB 7

Cara Menyusun Kontrak Konstruksi

Peraturan perundang-undangan yang mengatur pelaksanaan industri jasa

konstruksi (UU No.18/1999,PP No.28/2000,PP.29/2000,dan PP No.30/2000),

mengatur agar kita menjadikannya sebagai rujukan menyusun kontrak konstruksi.

PENGERTIAN/BATASAN

1. Kontrak konstruksi adalah perjanjian tertulis antara pengguna jasa dan

penyedia jasa

2. Dokumen kontrak adalah kumpulan dokumen yang berkaitan dengan

pelaksanaan kontrak

Berisi: a. Surat perjanjian

b. Dokumen Tender

c. Penawaran

d. Berita acara

e. surat pernyataan pengguna jasa

f. surat pernyataan penyedia jasa.

3. Cara menyusun kontrak disertai dengan cara menyusun syarat-syarat

kontrak.

4. tercantum dalam PP.No.29/2000 pasal 23 bahwa isi kontrak harus terdapat

dalam dokumen kontrak.

5. dokumen yang akan disusun antara lain:

a. Perjanjian/kontrak

b. Syarat-syarat umum

c. Syarat-syarat khusus

d. spesifikasi teknis

e. lampiran-lampiran

f. Gambar-gambar (kontrak).

CARA MENYUSUN KONTRAK/PERJANJIAN

1. Acuan/Landasan

a. Acuan baku adalah UU No.18/1999 tentang jasa konstruksi dan PP

No.29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi.

b. Syarat-syarat Umum/AV41 dan peraturan lain:

- UU No.18/1999 Pasal 44 ayat 1:

- UU No.18/1999 Pasal 45

- PP No.29 Pasal 62

c. Dalam KUHPer Pasal 1320:

- Sepakat mereka yang mengikatkan dirinya.

- Kecakapan untuk membuat suatu perikatan.

- Suatu hal tertentu.

- Suatu sebab yang halal.

-

2. Isi Perjanjian/Kontrak

Sesuai PP No.29/2000 pasal 22 ayat a, maka perjanjian harus memuat:

a. Uraian Para Pihak

Nama dan alamat perusahaan harus dijelaskan, kuasa untuk bertindak,

akta pendirian perusahaan yang berhak

b. Konsiderasi

Isinya adalah pertimbangan-pertimbangan yang mendasari

penandatanganan kontrak.

c. Lingkup Pekerjaan

Yang dimaksud adalah lingkup pekerjaan secara garis besar (global).

d. Nilai kontrak

Besar kontrak dicantumkan dalam angka dan huruf serta mata uang

yang dipakai

e. Bentuk kontrak yang dipakai

Diberikan jenis kontrak, pengertian dan batasannya menjaga apabila

ada masalah di kemudian hari.

f. Jangka waktu pelaksanaan

Dijelaskan dalam angka dan huruf dan pengertian hari (hari kalender

atau hari kerja) dan sejak kejadian apa

g. Prioritas dokumen

Menjelaskan urutan prioritas keberlakuan dokumen.

3. Isi Syarat-syarat Umum Kontrak

Isi dan syarat-syarat kontrak sekurang-kurangnya harus memuat:

a. Definisi dan Interpretasi

Biasanya dicantumkan di awal untuk memudahkan hal-hal lain

yang mengikutinya.

b. Para Pihak

Akta pendirian badan/usaha perseorangan beserta tempat

kedudukannya perlu di jelaskan di bagian ini.

c. Rumusan Pekerjaan

Yang dimaksud adalah lingkup pekerjaan pokok yang

diperjanjikan.

d. Nilai Pekerjaan/Harga Borongan

Ditulis dalam angka dan huruf dan sebaiknya ditebalkan.

e. Jangka Waktu Pelaksanaan dan Perpanjangannya.

Disebut dalam ‘hari’ (angka dan huruf), penting untuk

menyebutkan tanggal surat tersebut berlaku.

f. Pertanggungan (asuransi)

Termasuk jenis-jenis asuransi seperti Contractor’s All Risk (CAR),

Third Party Liability (TPL), ASKES, ASTEK, Kegagalan bangunan.

g. Jaminan

Yang dimaksud di sini diantaranya adalah jaminan pelaksanaan,

jaminan uang muka, jaminan pembayaran, jaminan masa perawatan

atas cacat, dan sebagainya. Masa berlaku dan perpanjangannya.

h. Tenaga Ahli

Disebutkan persyaratan kualifikasi, prosedur perekrutan,

pemberhentian, dan sebagainya.

i. Hak dan Kewajiban Para Pihak.

Diusahakan agar mendapat keadilan dan kesetaraan bagaimana

diuraikan dalam UU No.18/1999 pasal 2 dan pasal 3.

j. Cara pembayaran

Dijelaskan prosedur pembayaran dan periode/masa bayar

k. Penyerahan Pekerjaan/ Serah Terima Pekerjaan

Diatur tata cara penyerahan penyelesaian pekerjaan. Apakah sudah

mencapai penyelesaian praktis (Practical completion), dengan

demikian pengguna jasa harus menerbitkan berita acara serah terima

pertama pekerjaan (certificate of Practical completion).

l. Masa Pertanggungan atas cacat (Defect Liability Period).

Merupakan kewajiban penyedia jasa untuk menjamin pekerjaan-

pekerjaan yang cacat atau kurang sempurna dalam kurun waktu

tertentu. Diuraikan lama nya waktu tersebut,pekerjaan yang harus

dilakukan, serta sanksa apabila melanggar perjanjian.

Diuraikan pula langkah-langkah selanjutnya setelah masa ini

berakhir.

m. Ganti Rugi Keterlambatan (Liquidated Damages)

Menjelasakan kewajiban penyedia jasa harus membayar sanksi

apabila terlambat menyelesaikan pekerjaan dari waktu yang telah

ditetapkan.

n. Pekerjaan Tambah/Kurang (Perubahan Pekerjaan)

hal-hal yang dijelaskan dalam pasal ini adalah pengertian dari

pekerjaan tambahan,tata cara pelaksanaannya,cara pembayaran pekerjaan

tambahan dan pengurangan pembayaran jika atas pekerjaan kurang. Dalam

pasal disebutkan juga pertambahan pekerjaan memberikan hak kepada

penyedia jasa untuk mendapatkan tambahan waktu pelaksanaan.

Dalam buku terjemahan Algemene Vooorwarden (AV) 41 yang

disusun oleh soekarso malangyudo halaman 21 diuraikan mengenai

pengaturan pekerjaan tambah /kurang sebagai berikut:

PASAL 50

PENYIMPANGAN DARI RENCANA

(PEKERJAAN TAMBAH DAN KURANG)

1. Penyimpangan dari rencana (ontwerp) tidak boleh trjadi tanpa izin

dari kepala departemen;dinas;perusahaan atau pemerintah

daerah,kecuali jika untuk itu direksi diberi kuasa.

2. Pembororng berkewajiban membiarkan (mengizinkan) setiap

perubahan yang diperintahkan.

3. Jika terjadi pekerjaan ,pemborong haru menerima jika pekerjaan

ini diperhitungkan dalam pasal 51.

4. Jika terjadi pekerjaan tambahan, dan direksi menghendakinya,

pemborong harus mengerjakan hal tersebut, kecuali jika pekerjaan

ini sesudah dipotong dengan pekerjaan kurang dan kemudian

diperhitungkan, mengakibatkan kenaikan biaya lebih dari 10% dari

harga borongan.

5. Jika dalam pekerjan tidak terjadi penambahan atau pengurangan

pekerjaan, mengakibatkan kenaikan biaya lebih dari 10% dari

harga borongna dan direksi menganggap perlu bahwa pekerjakan

lebih ini dikerjakan oleh pemborong, maka pemborong harus

memberikan pernyataan tertulis dalam jangka waktu tertentu

apakah dia bersedia untuk mengerjakan pekerjaan lebih diatasnya

10% dari harga borongan. Syarat-syarat apa yang dikehendaki oleh

pemborong juga harus dinyatakan dalam pernyataan tertulis

tersebut.

6. Jika pemborong dalam pasal 5 tidak bersedia atau dalam jangka

waktu yang ditentukan dia tidak memberi pernyataan tertulis

tentang hal tersebut, maka kepala departemen;dinas;perusahaan

atau pemerintah daerah berwenang untuk melengkapi pekerjaan

tersebut dengan cara yang dianggap berguna.

7. Jika pemborong membuktikan adanya kerugian kepadanya karena

penerapan pasal 2, maka kerugian akan diganti sampai jumlah yang

telah ditetapkan oleh kepala departemen;dinas;perusahaan atau

pemerintah daerah.

Sehubungan dengan pekerjaan tambah/kurang ini tercantum dalam

buku terjemahan AV41 susunan Soekarsono Mangkujudo,pasl 51

halaman 22 sebagai berikut:

PASAL 51

PERHITUNGAN (VERREKENING)

PEKERJAAN LEBIH ATAU PEKERJAAN KURANG

1. Selama dalam pelaksanaan pekerjaan lebih atau kurang harus

dibuat catatan dalam buku harian,daftar oleh direksi yang isinya

berupa daftar nama dicantumkan perincian lengkap dari harga

pekerjaan tambah atau pekerjaan kurang, yang dihitung

berdasarkan harga-harga satuan tersebut dalam bestek atau dalam

surat penawaran.

2. Dilakukan atas dasar harga satuan seperti dimaksudkan dalam ayat

terdahulu dan pelaksanaannya pada saat-saat seperti ditunjukan

dalam ayat 4 pasal 58.

3. Jika pekerjaan lebih melebihi pekerjaan kurang, maka 10% dari

selisih akan dibayarkan kepada pemborong di atas harga borongan

sebagai keuntungan pemborong; dalam hal sebaliknya pada selisih

tidak dikenakan potongan 10% dari selisih itu terhadap harga

borongan.

4. Harga satuna yang dibuat dalam bestek atau dalam surat

penawaran,ditetapkan atas dasar musyawarah anatara direksi dan

pemborong.

5. Jika sifat dari suatu perubahan menyebabkan penyimpangan dari

ketentuan tentang perhitungan harga satuan menurut ayat-ayat

sebelumnya dalam pasal ini bisa ditentukan sesuatu sejumlah

harga, dengan mana harga borongan bisa dinaikkan dan

diturunkan.penetapan jumlah harga tersebut dilakukan atas dasar

musyawah antara kepala departemen;dinas;perusahaan;atau

pemerintah daerah yang bersangkutan dengan pemborong.

o. Cidera Janji

Cidera janji dilakukan dalam kondisi: penyedia jasa tidak meyelesaikan

tugas, tidak memenuhi mutu, kuantitas, tidak menyerahkan hasil

pekerjaan, menunda pelaksanaan, tidak melaksanakan intruksi pemberi

tugas.

Disebutkan juga kompensasi yang akan diperoleh pihak yang dirugikan

akibat terjadi cedera janji.

p. Pelimpahan Pekerjaan

Maksunya adalah pelimpahan pekerjaan dari penyedia jasa yang telah

mendapatkan pekerjaan/memenangkan tender kepada pihak ketiga.

Dalam pasal disebutkan pekerjaan tidak boleh diserahkan keseluruhan

kepada pihak ketiga,penyerahan sebagian boleh dilakukan dengan izin

tertulis pengguna jasa.

Disebutkan juga bahwa pelimpahan bagian pekerjaan yang diserahkan

kepada pihak ketiga tidak membebaskan penyedia jasa dari tanggung

jawab terhadap pekerjaan yang dilimpahkan tersebut.

q. Penyedia Jasa Lain

Maksudnya adalah penyedia jasa lain yang dipekerjakan pengguna jasa

untuk satu pekerjaan lain tetapi lokasinya sama atau berdekatan dengan

lokasi pekerjaan yang dibicarakan.

Yang diatur adalah kesedian penyedia jasa untuk bekerja sama dengan

syarat tidak boleh sampai mengganggu kelancaran pekerjaan penyedia

jasa.

r. Pengawas,Pelaksana dan Pekerjaan

Dalam pasal ini diatur penunjukan pengawas sebagai kuasa dari pengguna

jasa,keharusan penyedia jasa menempatkan seseorang pelaksana yang

berkuasa penuh untuk memberikan instruksi pengawas disertai kualifikasi

san hak pengguna jasa unutk mengganti pelaksana apabila terbukti tidak

cakap.

s. Gambar Kerja

Gambar kerja harus dibuat penyedia jasa berdasarkan gambar kontrakdan

harus disetujui lebih dahulu oleh pengguna jasa sebelum dilaksanakan.

Biaya gambar ditanggung penyedia jasa.

t. Kemudahan Memasuki Lapangan,Tempat Penyimpanan,Bengkel

Penyedia jasa harus menjamin kemudahan pengguna jasa untuk setiap saat

memasuki lapangan pekerjaan, bengkel, tempat penyimpanan bahan unutk

penyedia jasa dan para sub penyedia jasa.

u. Laporan/Dokumentasi

Ditetapkan kewajiban kepada penyedia jasa untuk membuat laporan

berkala mengenai kemakuan pekerjaan,bahan persediaan,peralatan, dan

sejumlah tenaga kerja. Kemajuan pekerjaan direkam melalui foto

dokumentasi.

v. Bahan,Peralatan dan Tenaga Kerja

Kewajiban penyedia jasa untuk menyediakan bahan, peralatan alat bantu

dan tenaga kerja.

w. Pemeriksaan dan Pengujiaan

Diatur tata cara pemeriksaan dan pengujian hasil pekerjaan beserta

konsejoensi yang timbul serta penetapan biayanya.

x. Perlindungan Pekerjaan

Ditetapkan persyaratan-persyaratan untuk melindungi pekerja beserta

jaminan sosial dan kesejahteraannya sesuai dengan peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

y. Keadaan Memaksa (Force Majeur)

Ditetapkan apa saja yang dapat disebut/digolongkan force majeur dan

resiko lainnya yang dapat disamakan dengan force majeur.yang dibahas

adalah hak para pihak jika kondisi ini terjadi dan bagaimana tata cara

pemberitahuan serta konsekuensi terhadap kelangsungan pekerjaan.

z. Kegagalan Bangunan

Ditetapkan jangka waktu tanggung jawab atas kegagalan bangunan sesuai

UU No.18 pasal 25 dan PP No.29/2000 pasal 34 s/d 39 termasuk bentuk

tanggung jawab yang menyebabkan kegagalan bangunan tersebut.

BAB 8

Pengelolaan Kontrak Konstruksi

Pengelolaan kontrak konstruksi diawali dengan adanya kebutuhan terhadap suatu

kontrak untuk melaksanakan suatu pekerjaan/proyek yang sudah direncanakan.

Oleh karena itu, proses pengolahan kontak diulai dari kegiatan-kegiatan yang

berhubungan dengan perencanaan kontrak. Setelah tahap ini selesai, kegiatan

selanjutnya adalah menyusun atau membentuk kontrak konstruksi sampai dengan

penunjukan pemenang tender (contract award).

Setelah itu, kontak tersebut harus dijalankan. Dalam menjalankan kontrak

sesungguhnya ada 2 aspek yang harus berjalan parallel karena kedua hal tersebut

saling terkait dan saling mempengaruhi. Yang pertama adalah kegiatan fisik di

lapangan (konstruksi) dan yang kedua (yang kurang diperhatikan) adalah kegiatan

administrai kontrak, yaitu segala kegiatan nonteknis yang menunjang pelaksanaan

teknis konstruksi seperti pelapoan, penagihan pembayaran, perubahan pekerjaan,

dan klaim. Inilah ang dimaksud dengan tahapan ketiga dari proses perkontrakan.

Seluruh kegiatan ini (pengelolaan kontrak, pembentukan kontran, dan

pengadministrasiannya kontrak) harus terus dipantau.

1. Perencanaan kontrak

Mudah dipahami, perencanaan konrak adalah tugas penyedia jasa karena dialah

yang membutuhkan atau menginginkan suatu pekerjaan/proyek untuk

dilaksanakan. Kontrak harus direncanakan dan diatur agar mencerminkan sasaran

keseluruhan dari proyek yang direncanakan. Jika penyedia Jasanya adalah

Pemerintah, tentunya sasaran tersebut harus sesuai dengan program pemerintah.

Apabila penyedia jasanya adalah suatu perusahaan atau sektor swasta, maka

sasaran tersebut harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut.

Selain itu, perencanaan kontrak harus mencerminkan keadaan-keadaan khusus

dari proyek tersebut seperti kecocokan lokasi proyek, gaktor social/adat istiadat,

dan dampak lingkungan. Masalah teknis, penjadwalan dan resiko-resiko komersial

juga harus tercermin dalam perencanaan proyek tersebut. Contohnya adalah

pilihan struktur bangunan yang cocok dan tepat dengan kondisi tanah dan

lingkungan (banyak gedung di sekitarnya). Selain faktor masa pembangunan,

resiko-resiko komersial seperti laku tidaknya fasilitas yang akan dibangun juga

harus diperhitungkan. Misalnya, apakah pembangunan suatu apartemen perlu

dilakukan sedangkan di sekitarnya sudah banyak apartemen sejenis yang kosong

(kurang laku). Sama halnya, membangun hotel bintang 5 di daerah bisnis kelas

menengah jelas akan menyebabkan hotel yang dibangun menjadi kurang laku

karena businessman kelas menengah umumnya memilih hotel yang baik tapi

murah, dekat dengan pusat bisnis dan perkantoran pemerintah dan tidak perlu

mewah.

Demikian pula halnya dengan memilih bentuk kontrak. Apakah kontrak yang

dipilih adalah bentuk kontrak pra pendanaan penuh dari penyedia jasa? Di satu

sisi memang benar pengguna jasa tidak perlu mengeluarkan dana sejak awal

proyek karena ia dapat membayar setelah proyek selesai (mungkin setelah 2 atau

3 tahun). Tetapi jangan lupa bahwa nilai kontrak adalah lebih tinggi daripada

kontrak kontrak pembayaran termin karena penyedia jasa memasukkan bunga

bank selama masa konstruksi (interest during construction) karena dia harus

mendanai sendiri proyek tersebut hingga selesai. Contoh lain, pengguna jasa

memutuskan memakai bentuk kontrak spesialis dengan perhitungan bahwa nilai

kontrak/proyek akan lebih murah karena tidak ada duplikasi jasa seperti kontrak

konvensional ( lihat bab 4 yang membahas bentuk-bentuk kontrak konstruksi).

Tetapi harus diperhatikan bahwa bentuk kontrak ini membutuhkan banyak

pengawas dari pelbagai disiplin ilmu (sipil, mesin, listrik, dan sebagainya),

mungkin biaya pengawas menjadi mahal sehingga secara keseluruhan bentuk

kontrak ini lebih mahal dari kontrak konvensional. Jadi, dalam perencanaan hal-

hal di atas harus dikaji dan dianalisis secara teliti.

2. pembentukan/penyusunan kontrak

Dalam tahap/proses ini pun pihak yang berperan adalah penyedia jasa. Dialah

yang menyiapkan dokumen tender yang kemudian menjadi dokumen kontrak bagi

pemenang tender. Apabila ada pemilihan calon peserta tender, maka pengguna

jasa harus menyiapkan dokumen prakualifikasi, melakukan proses prakualifikasi,

dan menetapkan yang lulus. Selanjutnya dilakukan proses tender, evaluasi, dan

akhirnya menetapkan pemenang tender.

Dalam tahap ini, sudah harus disiapkan dokumen kontrak yang antara lain terdiri

dari perjanjian, syarat-syarat kontrak, spesifikasi teknis, gambar-gambar, yang

tentunya harus mengikuti ketentuan yang berlaku sekarang seperti unddang-

undang no.18/1999, peraturan pemerintah no. 28/2000, peraturan pemerintah

no.29/2000, peraturan pemerintah no.30/2000 dan undang-undang no.30/1999

serta peraturan perundang-undangan lain yang masih berlaku.

Di samping itu, sejalan dengan system manajemen mutu ISO-9000 dalam proses

tender, penyedia jasa harus diingatkan tentang kewajibannya untuk melakukan

penelitian yang cermat mengenai dokumen kontrak/tender, antara lain memilih

dan meyakini pemilihan syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan dalam dokumen

tender sehingga penawaran yang diajukan sudah memenuhi permintaan pengguna

jasa, antara lain persyaratan bahwa peserta tender adalah penyedia jasa yang telah

memiliki sertifikat ISO 9000.

Seharusnya pengguna jasa membuat kontrak yang menjamin bahwa kontrak

tersebut adil dan setara, memuat persyaratan-persyaratan yang melindungi baik

kepentingan pengguna jasa maupun penyedia jasa, mewujudkan pengawasan

terlaksana, dan dapat diadministrasikan secara benar.

3. Administrasi kontrak

Proses selanjutnya adalah pengolahan kontrak atau disebut administrasi kontrak.

Proses dimulai sejak kontrak ditandatangani sampai kontrak berakhir, baik karena

memang pekerjaan sudah selesai dan diterima dengan baik oleh pengguna jasa

(setelah berakhir masa tanggung jawab atas cacat) atau putus di tengah jalan

karena suatu sebab.

Dalam tahap ini berlangsunglah pekerjaan-pekerjaan nonteknis yang berhubungan

langsung dengan pelaksanaan fisik pekerjaan seperti mobilisasi catatan/laporan

kemajuan pekerjaan, penagihan pembayaran, perubahan pekerjaan dan klaim.

Baik penyedia jasa maupun pengguna jasa harus membuang kebiasaan buruk

malas membaca kontrak seperti telah disinggung dalam bab III mengenai

gambaran kontrak konstruksi sampai saat ini. Kontrak harus dikelola setiap hari

terhitung sejak saat ditandatangani sampai kontrak berakhir dan ditunjuk

orang/pejabat khusus untuk hal tersebut.

Ketiga proses/tahap di atas haarus terus dipantau. Hal ini disebut pemantauan

kontrak yang terdiri dari laporan dan audit. Dari ketiga tahapan/proses situ dengan

mudah dapat dipahami bahwa 2 (dua) tahapan, yaitu perencanaan kontrak dan

pembuatan kontrak, dibuat pengguna jasa. Sedangkan proses ketiga, yaitu

administrasi kontrak, seharusnya dikelola penyedia jasa maupun pengguna

jasa.Mengenai pembuatan kontrak, penyedia jasa masih mempunyai peluang

untuk merundingkannya dengan pengguna jasa jasa setelah penyedia jasa ditunjuk

sebagai pemenang tender atau ditunjuk langsung. Dengan demikian, pedoman

untuk menyusun kontrak sebagaimana diuraikan dalam bab VII dapat dipakai.

Kembali ke masalah administrasi kontrak, kebiasaan buruk penyedia jasa maupun

pengguna jasa yang malas membaca kontrak, seperti telah disinggung dalam bab

III gambaran kontrak konstruksi sampai saat ini harus dibuang. Kontrak harus

dikelola setiap hari terhitung sejak saat ditandatangani sampai kontrak berakhir

dengan menunjuk seseorang/pejabat khusus untuk itu.

Pengelolaan Kontrak menurut Robert D. Gilbreath

Menurut Robert D. Gilbreath dalam buku Managing Construction Contracts,

empat elemen utama atau fase penting dalam pengelolaan kontrak adalah

Perencanaan Kontrak, Pembentukan Kontrak, Administrasi Kontrak, dan

Pemantauan Kontrak.

1. Perencanaan Kontrak

Proses kontrak harus direncanakan dan ditata untuk menggambarkan:

- Sasaran perusahaan secara menyeluruh

- Kendala-kendala khusus proyek

- Risiko-risiko teknis, jadwal, dan komersial

Perencanaan ini harus mengikuti suatu pendekatan struktur dan disiplin

dengan mempertimbangkan sasaran pengguna jasa, lingkungan kontrak yang

ada, dan alternatif-alternatif untuk pelaksanaan dan pengawasan proyek.

2. Pembentukan Kontrak

Kontrak konstruksi diberikan hanya jika pengguna jasa yakin bahwa:

- Kontrak tersebut adil dan setara

- Kontrak berisi ketentuan-ketentuan yang melindungi semua pihak

- Kontrak mengatur pengawasan pelaksanaan

- Kontrak dapat diadministrasikan dengan benar

3. Administrasi Kontrak

Administrasi kontrak adalah suatu istilah yang menerangkan tentang

penanganan komersial suatu kontrak sejak diberikan (awarded) hingga

kontrak tersebut berakhir, baik secara disengaja maupun akibat terjadinya

suatu penyebab di luar perencanaan. Kontrol administrasi kontrak dilakukan

untuk memastikan bahwa kontrak dipenuhi sebagaimana yang disepakati di

dalamnya. Hal tersebut meliputi pemenuhan kontrak oleh kontraktor dan

pengguna jasa sendiri, seperti mencatat perkembangan proyek dan

pembayaran periodik.

4. Pemantauan Kontrak

Pemantauan terhadap tiga tahapan yang telah disebutkan (perencanaan,

pembentukan, dan administrasi) perlu dilakukan melalui:

- Pelaporan kontrak secara berkala

- Audit biaya kontrak secara efektif

Dua sarana utama untuk menjamin bahwa perencanaan, pembentukan,

administrasi kontrak telah dilaksanakan dengan benar meliputi pelaporan

kontrak dan audit kontrak.

Manfaat-Manfaat dari Pengawasan Pengelolaan Kontrak

Terdapat sejumlah manfaat dari adanya pengawasan pengelolaan kontrak.

Manfaat tersebut antara lain:

- Perencanaan kontrak membuat pemilik (owner) dapat menentukan jumlah,

lingkup kerja, struktur harga untuk memperoleh kontrak yang paling dapat

memenuhi tujuannya.

- Akan diperoleh kontrak dengan perusahaan yang berkompeten dengan

harga serendah mungkin.

- Biaya evaluasi menjadi lebih rendah.

- Lingkup pekerjaan terdefinisikan dengan baik.

- prepayment dan overpayment dapat dihindari.

- Perubahan permintaan berkurang secara signifikan dalam hal jumlah dan

dampaknya.

- Frekuensi dan biaya klaim berkurang.

- Peluang pembebanan di belakang mungkin saja muncul dan perlu

diusahakan semaksimal mungkin.

- Pelaporan kontrak yang informatif menuntut kita untuk menitikberatkan

pada tindakan perbaikan bila diperlukan.

- Audit kontrak akan menghemat biaya langsung.

Kesimpulan:

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa keempat tahapan pengelolaan

kontrak (perencanaan, pembuatan, administrasi, dan pemantauan) sangat

menentukan berhasil atau tidaknya pelaksanaan suatu kontrak. Kesalahan memilih

bentuk kontrak pada tahap perencanaan saja dapat menyebabkan nilai kontrak

menjadi mahal.

Kesalahan dalam memilih pemenang tender menimbulkan resiko pada proyek,

kesalahan/kelalaian administrasi kontrak mengakibatkan hak-hak penyedia jasa

dalam hal pembayaran tidak terpenuhi. Selain itu, dalam uraian di atas terungkap

pula pentingnya administrasi kontrak yang baik agar penanganan komersial dari

suatu kontrak berjalan dengan baik sehingga dapat mengurangi pengeluaran yang

tidak perlu seperti pembayaran terlalu dini, kelebihan membayar, munculnya

klaim-klaim yang sesungguhnya dapat dihindari.

Secara singkat dapat disimpulkan bahwa seluruh kegiatan proses perkontrakan

mulai dari tahap perencanaan, pembentukan sampai administrasi kontrak harus

dipantau dengan tepat dengan cara memelihara system pelaporan dan audit.

BAB 9

Teknik dan Strategi Negosiasi Kontrak

Untuk membuat suatu kontrak yang adil dan setara, kontrak konstruksi dibuat

melalui suatu negosiasi antara pihak-pihak yang melakukan kontrak. Isi kontrak

akan tergantung pada keberhasilan cara-cara melakukan negosiasi. Secara garis

besar, bab ini membahas mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan dalam

negosiasi agar kontrak yang dihasilkan cukup adil dan setara.

Pedoman Umum

1. Karakter Pihak Lawan Negosiasi

- Usahakan untuk mencari informasi mengenai karakter pihak lawan

negosiasi.

- Perunding harus pandai bersikap dan mengatasi segala karakter pihak

lawan, dengan tetap bersikap tegas.

2. Komposisi para Perunding

- Bila pihak lawan merupakan satu tim lengkap, perunding di pihak kita

harus mengimbanginya dengan juga membentuk tim. Satu tim tetap

diwakili oleh satu juru bicara.

- Tidak perlu meminta adanya juru bicara dari pihak lawan. Perdebatan di

antara perunding pihak lawan akan membantu pihak perunding kita untuk

mematahkan argumentasi pihak lawan.

3. Pemilihan Juru Runding

Juru runding harus berwibawa, tegas, jelas ucapannya tapi luwes. Akan lebih

baik bila juru runding memiliki rasa humor agar tidak menjemukan dan

membantu melunakkan pihak lawan.

4. Tata Tertib Berunding

- Jangan beradu argumentasi dengan sesama anggota tim.

- Dengarkanlah apa yang dikatakan pihak lawan dengan seksama. Jangan

menginterupsi bila tidak perlu.

- Tempat negosiasi harus diusahakan bebas dari segala gangguan, termasuk

telepon dan telepon genggam.

5. Konsep Kontrak yang Dipakai

- Setiap pihak akan menginginkan konsep kontrak mereka yang dipakai.

- Usahakan dengan cara bijak agar pihak lawan mau menerima konsep kita.

6. Risalah Rapat Negosiasi

- Dalam setiap rapat negosiasi perlu dibuat risalah (notulensi) yang

ditandatangani kedua pihak.

- Usahakan agar pihak kitalah yang menyusun risalah rapat.

7. Otoritas para Perunding

- Sejak awal negosiasi, masing-masing pihak harus memiliki otoritas untuk

memutuskan.

- Hal tersebut dapat disepakati di awal perundingan.

8. “Menang tanpa Mengalahkan”

- Usahakan agar kita menang dalam argumentasi tanpa pihak lawan merasa

dikalahkan.

- Kemenangan dalam perundingan lebih penting dibanding kemenangan

dalam perdebatan.

9. Judul Pasal

- Judul-judul pasal dalam kontrak tidak harus diartikan sebagai bagian

kontrak atau dipertimbangkan dalam menafsirkan kontrak.

10. Win-Win Solution

Win-Win Solution adalah kesetaraan dan keadilan isi suatu kontrak dengan

pengguna jasa dan penyedia jasa.

Penguasaan Materi Kontrak

- Para perunding harus menguasai materi kontrak yang dirundingkan

- Untuk memahami materi kontrak yang dirundingkan, konsep kontrak yang

dirundingkan harus dipelajari dengan seksama

- Perlu diperhatikan bahwa kata-kata dalam kontrak harus jelas; Makna ganda

dalam kontrak harus dihindari

- Bila konsep kontrak yang dirundingkan dituangkan dalam bahasa asing,

perunding harus berhati-hati dengan pemahaman bahasa asing tersebut.

- Perunding yang tampak tidak menguasai materi yang dirundingkan akan dapat

dikalahkan dengan mudah dalam negosiasi

Acuan/Referensi yang Dipakai

- Sebelum negosiasi dilakukan, para perunding harus terlebih dahulu menguasai

acuan/referensi yang akan dipakai.

- Perlu diperhatikan mengenai masa berlaku peraturan/perundang-undangan

yang digunakan dalam perumusan kontrak.

- Penyebutan referensi harus jelas

- Isi pasal-pasal tidak boleh bertentangan

Konsistensi Antar-Pasal

- Konsistensi antar pasal: Isi/materi dalam salah satu pasal tidak boleh

menghilangkan, menambah, atau mengurangi arti dari pasal lain.

- Pengulangan dalam pasal harus dihindari

Kemahiran Berargumentasi

- Kemahiran berargumentasi: Keahlian seorang perunding dalam

mempertahankan pendapatnya dengan berlandaskan pada fakta-fakta

kebenaran, bukan debat kusir.

- Argumentasi yang dilakukan jangan sampai keluar dari pokok permasalahan

yang sedang diperdebatkan.

- Hal yang diperdebatkan adalah arti/makna suatu topik, bukan

memperdebatkan susunan kata-kata atau kalimat dan gaya bahasa.

- Bahan yang diperdebatkan hanyalah topik penting/pokok.

- Jika perundingan menemui jalan buntu, sebaiknya pembahasan dipindahkan

ke topik lain sebagai penyegaran.

- Iklim dan suasana negosiasi harus dibuat menyenangkan, tidak tegang, dan

terkendali.

Tempat Perundingan

- Tempat perundingan memegang peranan penting. Tempat perundingan yang

baik adalah tempat yang tenang, nyaman, sirkulasi udara lancar, dan cukup

cahaya.

- Pilihlah tempat diluar kota yang tenang dan berhawa nyaman. Perundingan

yang jauh dari hiruk pikuk kota besar akan membantu kelancaran negosiasi.