83

BAB 4

REKO MENDASI PERENCANAAN STRATEGI SISTEM

DAN TEKNOLOGI INFORMASI

4.1 Arah Pengem bangan Sistem dan Teknologi Informasi

Berdasarkan analisa yang telah dilakukan, terdapat beberapa masalah

yang menimbulkan hambatan-hambatan bagi PT. SILO. Masalah-masalah

tersebut antara lain :

• Kebutuhan akan sistem logistik dan produksi yang terpadu

Sistem logistik dan produksi yang terpadu berguna untuk

menginformasikan kebut uhan suku cadang dan peralatan dari site Sebuku

kepada kantor pusat secara cepat dan efisien, disamping juga untuk

memberikan informasi mengenai status produksi secara cepat bagi kantor

pusat Jakarta.

• Kebutuhan akan infrastruktur jaringan komunikasi yang lebih baik

Jaringan komunikasi yang dimilik i PT. SILO saat ini belum cukup

memadai unt uk melakukan fungsi komunikasi data dan suara secara

maksimal. Hal ini disebabkan karena bandwidth yang terpasang hanya

sekitar 64 Kbps.

4.2 Strategi SI

Strategi SI menjelaskan mengenai sistem yang diusulkan untuk

diimplementasikan kepada perusahaan, dimana implementasi tersebut

diharapkan dapat member i efek positif bagi kiner ja operasional perusahaan,

84

serta mampu memberi dukungan bagi pengembangan visi dan misi

perusahaan di masa depan. Ber ikut ini adalah penjelasan mengenai strategi

SI yang diusulkan bagi perusahaan.

4.2.1 Enterprise Resource Planning (ERP)

Strategi SI yang diusulkan untuk diterapkan adalah penerapan aplikasi

Enterprise Resource Plann ing (ERP) pada perusahaan. Secara umum,

ERP sendiri dapat digambarkan sebagai, sebuah sistem informasi

yang berguna unt uk mengintegrasikan aspek-aspek seperti operasi,

produksi dan distribusi di perusahaan, serta member ikan fungsi

otomatisasi pada setiap aspek-aspek tersebut.

4.2.1.1 SAP

Sistem ERP yang direkomendasikan untuk diimplementasikan

adalah sistem ERP yang dibuat oleh SAP, sebuah perusahaan

pengembangan ap likasi software yang berasal dari Walldorf,

Jerman. Sistem SAP yang akan direkomendasikan adalah

sistem SAP berbasis R/3 Enterprise versi 4.7 Sistem ini terdiri

dar i beberapa modul yang dapat dipilih untuk disesuaikan

dengan kebutuhan perusahaan. Beberapa modul SAP yang

dapat diterapkan pada PT. SILO adalah sebagai berikut:

• Controlling (CO)

Modul CO berfungsi unt uk menampilkan rekam jejak

pengeluaran perusahaan, serta pengalokasian biaya dan

bujet. Penggunaan modul diharapkan mampu

menghasilkan informasi mengenai perencanaan biaya,

yang kemudian dapat digunakan oleh manajemen

85

untuk melakukan pengendalian biaya. Modul

contro lling berisi fit ur yang antara lain:

Activity-based costing (CO-ABC)

Overhead cost control (CO-OM)

Sales and profitability analysis (CO-PA)

Product cost contro lling (CO-PC)

• General Logistics (LO)

Modul LO berisikan tools dan laporan yang dapat

digunakan untuk menganalisa arus keluar-masuk

barang pada perusahaan, maupun melakukan

mengoptimalkan kinerja departemen EHS

(Environm ental, Health, and Safety) milik perusahaan.

Ber ikut ini adalah komponen-komponen yang dimiliki

oleh modul general log istics:

Engineering change m anagem ent (LO-ECH)

Environment, health and safety (LO-EHS)

Logistic inform ation system (LO-LIS)

Logistic m aster da ta (LO-MD)

Forecast (LO-PR)

Varian t configura tion (LO-VC)

• Plant Main tenance (PM)

Manfaat modul PM adalah agar perusahaan dapat lebih

mudah dalam melakukan pengelo laan tambang seperti

penempatan peralatan berat di area tambang, maupun

pemantauan terhadap area yang sudah tereksp lorasi.

86

Modul PM juga dapat dimanfaatkan untuk

memaksimalkan potensi penambangan, karena dapat

diintegrasikan dengan sistem informasi geograf is serta

dapat menampilkan gambaran tentang area-area

tambang baru yang potensial . Komponen yang

terdapat dalam modul plant m aintenance antara lain:

Equipm ent and technical objects (PM-EQM)

Plant m aintenance inform ation system (PM-IS)

Preventive maintenance (PM-PRM)

Maintenance projects (PM-PRO)

Service management (PM-SMA)

Maintenance order managem ent (PM-WOC)

• Production Planning (PP)

Modul PP berguna untuk mengelola hal-hal yang

berkaitan dengan proses produksi seperti pembuatan

rencana produksi, pengolahan pesanan produksi,

maupun pemesanan untuk peralatan dan suku cadang

mesin produksi. Komponen-komponen dalam modul

PP adalah sebagai berikut:

Assembly orders (PP-ATO)

Basic data (PP-BD)

Capacity requ irem ent planning (PP-CRP)

Information system (PP-IS)

Master planning (PP-MP)

Material requirem ent planning (PP-MRP)

87

Plant data collection (PP-PDC)

Production planning for process industries

(PP-PI)

Repetitive manufacturing (PP-REM)

Production orders (PP-SFC)

Sales and opera tions planning (PP-SOP)

• Quality Managem ent (QM)

Modul QM berguna untuk melakukan pengawasan

terhadap kualitas produk yang telah dihasilkan dengan

menetapkan suatu standar mutu terhadap setiap produk

yang hendak diuji. Komponen-komponen yang

terdapat dalam modul QM adalah sebagai berikut:

Quality certificates (QM-CA)

Inspection processing (QM-IM)

Planning tools (QM-PT)

Quality con tro l (QM-QC)

Quality notifications (QM-QN)

4.2.1.2 Manfaat Sistem

Dengan penggunaan SAP bagi perusahaan dapat diukur dalam

beberapa segi sebagai berikut:

• Manfaat operasional:

Standarisasi dan otomatisasi informasi

Modul-modul dalam SAP dapat terhubung satu

sama lain. Hal ini amat memudahkan staf yang

bekerja. Sebagai contoh, apabila ada user yang

88

melakukan pem belian barang lewat pada modul

purchasing, sistem pada modul yang terkait

seperti production planning akan mencatat

pembelian barang tersebut secara otomatis.

Peningkatan kecepatan kerja

Fitur-f itur yang terdapat pada tiap modul, akan

memudahkan tiap bagian yang memakainya

untuk membuat laporan, serta melakukan

analisa data secara lebih cepat.

Peningkatan produktifitas

Keberadaan modul-modul yang terintegrasi

serta dukungan fit ur-fitur yang memudahkan

user, secara tidak langsung akan meningkatkan

kinerja tiap bagian, yang berujung positif pada

produktifitas perusahaan.

Menekan biaya

Proses yang cepat dan terotomatisasi, secara

tidak langsung juga dapat membantu

perusahaan menekan biaya dan menghemat

sumber daya karena sistem SAP dapat

membantu tiap bagian terkait untuk melakukan

penjadwalan biaya atau sumber daya secara

rinci.

89

• Manfaat strategis:

Memudahkan pengambilan keput usan

Bagi manajer serta direksi yang berwenang

mengambil keputusan, sistem ERP SAP yang

mampu memberikan data yang akurat, cepat,

dan mendetail, akan memudahkan mereka

untuk lebih cepat menganalisa situasi, serta

mengambil keput usan.

Memberikan n ilai tambah bagi perusahaan

Keberadaan sistem SAP, selain mampu

menciptakan efisiensi dan efektifitas bagi

perusahaan, juga secara tidak langsung mampu

memberikan nilai positif bagi nama baik

perusahaan. Hal ini amat membantu apabila

nantinya PT. SILO hendak memperluas pangsa

pasar atau menjalin kerja sama dengan

perusahaan lain.

4.3 Strategi TI

Pada bagian ini dijelaskan mengenai teknologi – teknologi yang

diusulkan dan diterapkan dalam kaitannya dengan pemenuhan kebut uhan

strategi SI.

4.3.1 Jaringan Perusahaan

Usulan pengembangan jaringan untuk perusahaan yang

direkomendasikan adalah penam bahan kapasitas (bandwidth) dari

terminal VSAT yang saat ini telah ada. Kapasitas yang

90

direkomendasikan adalah sebesar 1024 Kbps (download), dan 256

Kbps (upload). Untuk mengimplementasikan jaringan tersebut,

diperlukan peralatan pendukung seperti dish (piringan pemancar),

kabel, dan terminal penghubung yang dipasang di dalam ruangan.

4.3.2 Spesifikasi Hardware dan Software

Berikut adalah daftar spesifikasi hardware dan software yang

dibutuhkan oleh sistem SAP:

Area Spesifikasi Hardware

Client Device - CPU Intel Core2Duo E6550 2.33 GHz, FSB 1333 MHZ - Memory DDR2 1GB - VGA onboard - NIC onboard - HDD 80GB - DVD-ROM - MICROSOFT Windows 7 Professional

32-bit Window Server - HP ProLiant ML350G6-932 (Intel Xeon

E5504 2.00 GHz, 4MB cache) - Memory 4GB RDIMM DDR3-1333 - DVD-ROM - VGA ATI 32MB - NIC Gigabit - Power Supp ly 1000watt (pure power) - Windows® Server 2008 - Microsoft SQL Server 2008 da tabase

SAP Server Application Server: - Sun SP ARC Enterprise T5440

Network WAP - Cisco WAP4400N Wireless-N Access

Point Switch

Cisco WS-Catalyst 2960-48TC-S Server S torage WD ShareSpace 4TB

Tabel 4.1 Spesifikasi Hardware dan Software

91

4.4 Strategi Manajemen SI/TI

Strategi manajemen SI /TI merupakan suatu strategi yang mencakup

keseluruhan elemen strategi yang diterapkan pada perusahaan. Strategi manajemen

SI/TI bertujuan unt uk mengkombinasikan strategi SI dan strategi TI yang ada agar

dapat tercipta keunggulan kompetitif bagi perusahaan.

4.4.1 Rekomendasi Penam bahan Personil

Untuk mendukung rencana implementasi sistem pada perusahaan,

terdapat perubahan minor pada struktur organisasi yang ada.

Perubahan yang dilakukan adalah dengan menambahkan bagian

Development & Maintenance pada divisi IT. Strukt ur organisasi yang

direkomendasikan adalah sebagai berikut:

Adapun rincian dari bagian developm ent & m aintenance adalah

Gambar 4.1 Rekomendasi Perubahan Struktur Organisasi PT. SILO

92

Adapun rincian dari bagian developm ent & maintenance adalah

sebagai ber ikut:

Gambar 4.2 Perubahan Struktur Organisasi IT Department PT. SILO

Sementara itu, jumlah personil baru yang dibut uhkan untuk

mendukung bagian developm ent & m aintenance tersebut adalah :

Database adm inistrator

Seorang database adm inistrator bertanggung jawab atas

konfigurasi hardware dan software, administrasi security, dan

pengelolaan database seperti recorab ility, integrity, security,

availability, performance, development, dan testing support.

Database Adm inistrator Requirem ent :

– Pria/Wanita maksimal 28 tahun

– Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IP K minimal 3,00

– Menguasai bahasa SQL

– Menguasai operasional database secara umum

– Berpengalaman menggunakan database ORACLE

– Bersedia ditempatkan di luar pulau Jawa

Network administrator

Network adm inistrator mempunyai tugas unt uk mengawasi

keamanan dan kelangsungan jar ingan sistem yang digunakan oleh

perusahaan, termasuk di dalamnya seperti pemahaman tentang

93

trouble-shooting jaringan maupun hal-hal seperti mengatur

komputer agar terkoneksi dengan internet.

Network Administrator Requirem ent :

– Pria/Wanita maksimal 28 tahun

– Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IP K minimal 3,00

– Memiliki pengalaman sebagai network administrator

minimal 3 tahun

– Menguasai bahasa inggris secara fasih baik lisan maupun

tulisan

– Bersedia ditempatkan di luar pulau Jawa

Technical support

Technical support memiliki tugas untuk memperbaik i kerusakan

yang terjadi pada komputer perusahaan serta masalah so ftware.

Technical Support Requrement :

– Pria maksimal 28 tahun

– Lulusan S1 Ilmu Komputer dengan IP K minimal 2,75

– Mempunyai pengetahuan/keahlian hardware dan so ftware

– Memiliki pengetahuan tentang CISCO Networking

– Bersedia ditempatkan di luar pulau Jawa

94

4.4.2 Rencana Implementasi

4.4.2.1 Strategi Implementasi SI/TI

Ber ikut ini adalah tahap-tahap yang terdapat dalam pelaksanaan

implementasi SAP beserta gambaran aktivitas yang dilakukan :

1. Project Prepara tion Phase

Berdasarkan metodologi ASAP (As per Accelerated SAP), tahap

Project Prepara tion atau Persiapan Proyek, adalah fase pertama

dari implementasi SAP. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dan

didokumentasikan selama fase ini antara lain :

a. Memulai perencanaan proyek

b. Menetapkan prosedur dalam proyek

c. Menentukan anggota konsultan dan memberikan pelatihan

d. Menyiapkan spesifikasi kebutuhan teknis

e. Melakukan pemeriksaan terhadap kualitas perencanaan

proyek

f. Memulai pelaksanaan proyek

2. Business Blueprint Phase

Merupakan fase dimana anggota konsultan mempelajari proses-

proses dan kebutuhan bisnis dari perusahaan. Pada fase ini, anggota

Konsultan berinteraksi dan berkom unikasi dengan pihak-pihak yang

terlibat pada proses bisnis, untuk mengetahui kebutuhan dari end-

user. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dan didokumentasikan

selama fase ini antara lain :

a. Pengelolaan proyek

b. Pengelolaan atas perubahan sit uasi organisasi

95

c. Pelatihan terhadap anggota tim kerja atau konsultan

d. Perancangan Lingkungan sistem

e. Memahami struktur organisasi perusahaan

f. Menganalisa proses bisnis organ isasi

g. Memahami proses bisn is organisasi

h. Pemeriksaan kualitas blueprint

3. Realization Phase

Pada fase ini, semua kebut uhan bisnis dan sistem yang telah

didokumentasikan pada fase Business Blueprin t sebelumnya,

diimplementasikan. Sistem SAP R/3 dikonfigurasikan selangkah

demi selangkah dalam 2 paket kerja, Baseline dan Final

Configuration. Paket kerja ini menent ukan bagaimana konfigurasi

dilakukan dan bagaimana konfigurasi tersebut nantinya diuji.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dan didokumentasikan selama

fase ini antara lain:

a. Pengaturan program kerja Baseline dan melaksanakannya

b. Melakukan pengaturan dan pengelolaan setting sistem

c. Melakukan pengaturan terakhir dan mengkonfirmasinya

d. Mengem bangkan tampilan dan rancangan program

e. Melakukan pengetesan unit dan mengkonfirmasinya

f. Pengetesan terakhir terhadap unit

g. Merancang scenario bisnis dan membuat dokumentasinya

h. Memberi pelatihan pada user dan mendokumentasikannya

i. Melakukan pengecekan kualitas program

96

4. Final Preparation Phase

Fase ini menggambarkan tahap penyelesaian dari pengaturan

konfigurasi sistem R/3 sehingga siap untuk masuk tahap Go Live.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dan didokumentasikan selama

fase ini antara lain:

a. Pengelolaan terhadap sistem

b. Pengujian terhadap ketahanan sistem

c. Perencanaan proses penggantian dari sistem yang lam a

d. Pelatihan terhadap end-user

e. Pemeriksaan kualitas sistem

5. Go Live and Support Phase

Ini adalah fase dimana semua pengaturan dan penyesuaian yang

telah dilakukan pada fase sebelumnya, diimplementasikan pada

operasi produksi yang asli dan kegiatan bisn is mulai berjalan

dalam sistem SAP R/3. Selama fase ini berlangsung, sem ua

masalah yang terkait dengan perangkat keras, sistem operasi,

database, pelatihan user, maupun sistem aplikasi, dapat

disampaikan kepada anggota Konsultan. Konsultan selanjutnya

dapat membantu end-user dalam mengerjakan tugas har ian

mereka menggunakan sistem SAP yang baru diimplementasikan.

Fase Go Live and Support dibagi ke dalam 2 bagian yaitu:

a. Dukungan dan pemeliharaan terhadap aplikasi

b. Implementasi proyek selesai

97

6. Continuous Improvement Phase

Fase ini dit ujukan untuk menjaga agar sistem yang ada dapat terus

memenuhi kebutuhan bisnis dan teknologi perusahaan yang

mungk in berubah di masa depan dengan cara terus-menerus

melakukan penyempurnaan terhadap sistem. Hal-hal yang

dikerjakan pada fase Continous Improvement :

a. Memberi dukungan yang dibutuhkan pasca implementasi sistem

b. Membantu untuk meningkatkan performa sistem

4.4.2.2 Jadwal Im plementasi

Implementasi sistem dan teknologi informasi merupakan

hal penting yang harus diperhatikan karena membutuhkan waktu

tertentu dan memerlukan dana yang tidak sedikit. Maka dar i itu,

perlu disusun perencanaan implementasi yang baik dan

menciptakan hasil yang maksimal.

Ber ikut adalah tabel perencanaan aktivitas yang

menggambarkan rangkaian pelaksanaan kegiatan dari strategi

SI dan TI:

98

AC TIVITY

PLANNING

Tahun ke-1

Tahun ke-2 Tahun ke-3

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

Strategi SI a. Project

Preparation

b. Business Blueprint

c. Realization

d. Final Preparation

e. Go Live and Support

f. Continuous Improvement

Strategi TI • Pengembangan

Database

• Penambahan Jaringan (Bandiwth)

• Pembelian PC Desktop & Server

Manajem en SI/TI • Perubahan St ruktur

Organisasi

• Perekrutan Staff Divisi IT

Table 4.2 Rencana Im plem entasi

4.4.2.3 Estimasi Biaya

Estimasi biaya merupakan suatu analisa atau perkiraan

terhadap biaya yang mungkin dikeluarkan oleh perusahaan

dalam mengimplementasikan sistem SAP R/3 4.7. Estimasi

biaya in i diukur dari biaya pengembangan sistem maupun

spesifikasi perangkat keras yang dibut uhkan unt uk

menjalankan sistem tersebut. Berikut ini adalah r incian

perkiraan biaya yang dibutuhkan:

99

• Biaya Pengem bangan SI

Berikut adalah tabel yang menggam barkan kebut uhan

biaya pengembangan sistem informasi:

Jenis Pengeluaran Jumlah Biaya

Software: – Microsoft Windows Server

2008 – Microsoft SQL Server 2008 – Microsoft Windows 7

Professional 32-bit (17 user)

11.597.100

24.207.900 37.153.500

SAP License: – 17 user

79.050.000

SAP Consultant 257.000.000

TOTAL 409.008.500

Tabel 4. 3 Estimasi Biaya Pengembangan SI

• Biaya Pengem bangan TI

Berikut adalah tabel yang menggam barkan kebutuhan

penambahan jaringan serta biaya dar i perangkat keras untuk

penggunaan sistem SAP:

Jenis

Pengeluaran

Spesifikasi Jumlah

Unit

Biaya/unit Biaya Seluruh

Unit

Client Device - CPU Intel Core2Duo E6550 2.33 GHz, FSB 1333 MHZ - Memory DDR2 2GB - VGA onboard - NIC onboard - HDD 160 GB - DVD-RW - monitor CRT 15” - mouse & keyboard

17 3.759.000 63.903.000

100

Window

Server

- HP ProLiant DL350G6-932 (Intel Xeon E5504 2.00 GHz, 4MB cache)

- Memory 4GB RDIMM DDR3-1333

- DVD-RW - NIC Gigabit - Power Supp ly

1000watt (pure power)

2 18.367.500 1.735.000

40.205.000

SAP Server Application Server: - Sun SP ARC

Enterprise T5440

2 46.500.000 93.000.000

Network WAP - Cisco

WAP4400N Wireless-N Access Point

Switch - Cisco WS-

Catalyst 2960-48TC-S

1

1

1.581.000 23.203.500

24.784.500

Server

Storage

WD ShareSpace 4TB

1 7.905.000 7.905.000

Jaringan - Bandwidth 1024/256 Kbps

- Dish 1.8m dan BUC 2Watt)

- Biaya aktivasi dan instalasi

1

1

11.160.000 43.000.000 4.650.000

58.810.000

TO TAL 288.607.500

Tabel 4.4 Estimasi Biaya Kebutuhan TI

Adapun nilai tukar yang dipakai untuk

mengkonversikan n ilai barang yang dijual dalam US$ adalah

1 US$ = Rp. 9300

Sementara itu rincian harga masing-masing perangkat

adalah sebagai berikut:

101

- Client device:

Rp. 3.759.000 x 17 unit = Rp. 63.903.000

- Window server + power supply:

(Rp. 18.367.500) + ( Rp. 1.735.000) x 2 unit

= Rp. 40.205.000

- SAP server:

Rp. 46.500.000 x 2 unit = Rp. 93.000.000

- Network:

WAP (1.581.000) + Switch (23.203.500)

= Rp.24.784.500

- Server S torage:

Rp. 7.905.000x 1 unit = Rp. 7.905.000

- Jaringan:

Bandwidth + peralatan + instalasi

11.160.000 + 43.000.000 + 4.650.000 = 58.810.000

TOTAL = Rp. 288.607.500

Total Perkiraan Biaya

Ber ikut adalah tabel yang menunjukan total biaya

pengembangan sistem dan teknologi informasi

Keterangan Biaya Pengembangan Sistem Informasi 409.008.500 Pengembangan Teknologi informasi

288.607.500

Total 697.616.000 Tabel 4.5 Tota l Perkiraan Biaya

102

4.5 Portfolio Aplikasi Masa Depan

Portfolio masa depan adalah suatu analisa mengenai aplikasi yang

akan digunakan oleh perusahaan di masa yang akan datang, termasuk

diantaranya aplikasi yang diusulkan untuk diterapkan oleh perusahaan di

masa mendatang. Portfolio aplikasi masa depan berguna untuk mengetahui

skala prioritas sistem dan teknologi yang digunakan oleh perusahaan, baik

saat ini maupun yang akan dikembangkan pada masa depan. Aplikasi-aplikasi

tersebut ditentukan urutan prior itasnya dengan memisahkannya masing-

masing ke dalam level strategic, high potential, key operasiona l maupun

support. Dengan ditentukannya prior itas-prioritas tersebut, diharapkan

perusahaan akan lebih mudah dalam menentukan arah pengembangan sistem

dan teknologi informasinya dar i portfolio aplikasi masa depan yang telah

ditentukan.

Ber ikut ini adalah penggambaran portfolio aplikasi masa depan dari

PT. SILO:

STRATEGIC HIGH POTENTIAL

(**) SAP R/3 - Controlling (CO) - General Logistics (LO) - Plant Maintenance (PM) - Production Planning (PP) - Quality Management (QM)

(*) Mapping application (?) Mine Plan application (*) Exploration application

(?) Logistic application (*) HRMS app lication (*) Microsoft Office 2003

KEY OPERATIONAL SUPPORT

Tabel 4.6 portfolio ap likasi m asa depan

103

Keterangan :

* = Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan

** = Aplikasi yang diusulkan dan bersifat strategis

? = Aplikasi yang sedang berjalan dan diusulkan untuk

dikembangkan