bab 4 rancangan knowledge management system …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2010-1-00676-si bab...

86

BAB 4

RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

4.1 Pemetaan Fitur

Perancangan aplikasi knowledge management didasarkan pada pemetaan

knowledge goals dan knowledge identification. Dari hasil pemetaan akan

disesuaikan dengan perancangan fitur aplikasi yang dibangun, seperti ditujukkan

pada table 4.1.

Normative

a. Menjaga dan memelihara agar

knowledge yang penting bagi

perusahaan tidak sampai hilang.

b. Mengajarkan proses sosialisasi

knowledge sharing antar karyawan

dengan kebijakan perusahaan.

Fitur :

1. Profil

perusahaan

2. My profile

3. Produk

4. Forum

Fitur :

• Events

- Training

- Seminar

- Pameran

- Workshop

• Meeting

• Profil perusahaan

- Job descripstion

Fitur :

• Events

- Training

- Gathering

• News

Strategic

a. Meningkatkan proses pembelajaran

karyawan dalam bidang penyerapan

informasi.

b. Membantu perubahan

penyimpanan knowledge karyawan

menjadi knowledge perusahaan.

Fitur :

1. Forum

Fitur :

• Events

- Training

- Seminar

- Pameran

- Workshop

Meeting

Forum

Fitur :

• Events

- Training

- Seminar

- Pameran

- Workshop

News

87

Operational

a. Meningkatkan pendistribusian

informasi dan dokumentasi agar

penyebaran knowledge lebih merata.

b. Memecahkan masalah didalam

perusahaan dengan solusi terbaik

secara lebih cepat dan tepat caranya

dengan sharing pemecahan masalah.

c. Standarisasi dokumentasi seperti

hasil training dan hasil rapat

sehingga lebih terstruktur dengan

baik.

Fitur :

1. Forum

Fitur :

• Events

- Training

- Seminar

- Pameran

- Workshop

Meeting

Forum

Fitur :

• Events

- Training

- Seminar

- Pameran

- Workshop

Structural

1. Profil

perusahaan.

2. Tugas,

tanggung

jawab dan

wewenang.

3. Data

pelanggan dan

supplier.

4. Data

karyawan.

5. Profil

perusahaan.

Functional

1. Dokumentasi

rapat.

2. Dokumentasi

events.

3. Pelatihan dan

seminar.

4. Langkah –

langkah kerja

Behavioural

1. Hasil training

2. Reward kepada

sales over target.

3. Gathering

karyawan.

Table 4.1 Pemetaan Fitur knowledge management

88

4.2 Keterangan Fitur

Aplikasi knowledge management yang dibangun memiliki 7 (tujuh) fitur

utama ditambah dengan halaman login. Ke 7 (tujuh) fitur tersebut, dibagi menjadi

beberapa sub-fitur yang memiliki fungsi masing-masing, tetapi tetap mendukung

tujuan pembangunan knowledge management didalam PT Keong Nusantara Abadi.

Adapun fitur-fitur tersebut adalah : My Profile, Profile Karyawan, Profile

Perusahaan, Forum, Events, News, Product Information, Meeting.

4.2.1 My Profile

Fitur My Profile berisikan tentang data pribadi karyawan yang

dapat diakses oleh masing – masing karyawan. Pada My Profile, setiap

karyawan bisa melihat, tetapi admin hanya dapat mengubah data

karyawannya itu.

4.2.2 Profile Karyawan

Fitur Profile karyawan ini berisikan tentang data – data pribadi

karyawan yang bekerja di PT. Keong Nusantara Abadi. Pada profile

karyawan ini, manager dapat mencari data tentang karyawan yang

bekerja pada PT. Keong Nusantara Abadi. Tetapi yang dapat merubah

data hanyalah admin saja.

89

4.2.3 Profile Perusahaan

Fitur Profile Perusahaan berisikan tentang sejarah perusahaan, visi

dan misi perusahaan, job description (tugas dan wewenang dari setiap

posisi). Setiap karyawan dapat melihat fitur ini, tetapi tidak dapat

merubahnya.

Melalui fitur profile perusahaan, karyawan dapat mengetahui

sejarah perusahaan dari tempat mereka bekerja, tujuan pasti perusahaan,

tugas, pertanggungjawaban dan wewenang apa saja yang mereka miliki

di perusahaan.

4.2.4 Forum

Fitur forum ini berfungsi sebagai media komunikasi antar seluruh

karyawan yang ada pada divisi Marketing untuk menyalurkan aspirasi,

ide dan pendapat dari masing – masing karyawan. Dengan adanya forum

ini, diharapkan para karyawan dapat saling berbagi knowledge untuk

berdiskusi dan member tanggapan yang berhubungan dengan topik yang

sedang di bahas.

4.2.5 Events

Fitur ini berfungsi sebagai sarana penyimpanan dan dokumentasi

dari event – event yang telah diselenggarakan seperti seminar, workshop,

pameran produk, training. Dan dapat memberitahukan event apa saja

yang akan diselenggarakan di divisi marketing pada masa mendatang.

90

Tujuan dari dibuatnya fitur event ini adalah untuk mempercepat

dan mempermudah penyebaran knowledge, pengumuman dan menilai

seberapa efektif pembelajaran dari event yang telah diikuti bagi

karyawan pada divisi marketing. Pada fitur ini hanya admin yang dapat

menambahkan, merubah dan menghapus semua kegiatan yang ada.

4.2.6 News

Fitur ini berisikan tentang berita – berita terbaru dalam divisi

marketing PT Keong Nusantara Abadi. Melalui fitur news ini, karyawan

dapat mengetahui informasi terbaru sehubungan dengan divisi marketing

pada PT Keong Nusantara Abadi. Fitur ini dapat mempercepat dan

mempermudah penyebaran informasi pada divisi marketing. Hanya

admin yang dapat menambah berita, informasi dan menghapus tersebut.

4.2.7 Product Information

Fitur ini berisikan tentang produk – produk yang ada pada PT

Keong Nusantara Abadi. Keterangan singkat dari produk dan keterangan

mengenai supplier dari produk tersebut.

Tujuan dibuatnya fitur ini agar karyawan yang ada di divisi

marketing dapat lebih mudah mencari informasi tentang produk yang

dimiliki oleh PT Keong Nusantara Abadi.

91

4.2.8 Meeting

Fitur ini berisikan tentang hasil rapat yang pernah di

selenggarakan di divisi marketing. Notulen rapat di dokumentasikan dan

disimpan secara lengkap. Notulen ini dijadikan sebagai acuan bahan evaluasi

dan acuan untuk mencapai keputusan dari rapat dan mengetahui perkembangan

pekerjaan yang dilakukan karyawan pada divisi marketing.

4.3 Strukturisasi dan Grouping

4.3.1 My Profile

Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.2 :

Required Field Non Required Field

Id Karyawan

Nama Karyawan

Tempat dan tanggal lahir

Jenis Kelamin

E-mail

Alamat

Agama

Pendidikan Terakhir

Jabatan

Tanggal bergabung

Kode pos

Nomor telepon rumah

Nomor Handphone karyawan

Fax

92

Status member

Tabel 4.2 Fitur My Profile

Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada my profile fitur ini

dikategorikan seperti terlihat pada table 4.3

Grouping By

Id Karyawan

Jenis Kelamin

Jabatan

Tabel 4.3 Grouping By My Profile

4.3.2 Profile Perusahaan

Fitur profile sejarah perusahaan

4.3.3 Forum

Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.4


Id Karyawan

Tanggal Posting

Nomor topik

Topik diskusi

Isi topik diskusi

No id reply

Tabel 4.4 Fitur Forum

Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada forum fitur ini

dikategorikan seperti terlihat pada tabel 4.5

93

Grouping By

Topik diskusi

Author

Tabel 4.5 Grouping By Forum

4.3.4 Events



Id_Event

Topik

Deskripsi

Lokasi

Waktu dan Tanggal

Tabel 4.6 Field Events

Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada Events fitur ini


Grouping By

Tipe Topik (seminar, training, pameran,workshop)

Initiator

Waktu dan Tanggal

Tabel 4.7 Grouping By Events

94

4.3.5 News



Id news

Tanggal berita

Judul berita

Kategori berita

Tabel 4.8 Fitur News

Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada News fitur ini


Grouping By

Tanggal berita

Kategori

Table 4.9 Grouping By News

4.3.6 Informasi Produk



Id produk

Nama produk

Kategori produk

Harga

Tabel 4.10 Fitur Product Information

Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada Product

Information fitur ini dikategorikan seperti terlihat pada tabel 4.11

95

Grouping By

Kategori produk

Nama Produk

Table 4.11 Grouping By Product Information

4.3.7 Meeting



Id meeting

Waktu dan tanggal

Topik

Pembicara

Agenda meeting

Peserta

Tabel 4.12 Fitur Meeting

Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada Meeting fitur ini


Grouping By

Id meeting

Waktu dan tanggal

Topik

Table 4.13 Grouping By Meeting

96

4.4 Class Diagram

Gambar 4.1 di bawah ini adalah gambar class diagram rancangan aplikasi

knowledge management PT. Keong Nusantara Abadi.

Gambar 4.1 Class Diagram aplikasi Knowledge Management

97

4.5 Use Case Diagram

Berikut ini merupakan gambaran interaksi antar Admi, User dan Manager

dengan aplikasi Knowledge Management yang dibangun. Lihat gambar 4.2

dibawah ini.

Gambar 4.2 Use Case Diagram aplikasi Knowledge Management

98

4.6 Sequence Diagram

Adapun detail dari interaksi yang terjadi antara actors dengan aplikasi

knowledge management, digambarkan melalui sequence. Sequence aplikasi

knowledge management terbagi atas 3 (tiga) bagian, yaitu hak akses admin,

manager dan karyawan.

Pada aplikasi knowledge management, terdapat beberapa fitur aplikasi,

yang dapat diakses penuh oleh setiap actors. Karena hal tersebut, pada fitur-fitur

tersebut, gambar sequence yang dibuat tidak dibedakan antara admin, owner,

manager, dan user. Sedangkan pada fitur-fitur yang penggunaannya dibedakan

atas admin, owner, manager, dan user, maka gambar sequence akan dibuat

berbeda.

Untuk lebih jelasnya, lihat gambar dan keterangan dari sequence setiap

fitur aplikasi knowledge management berikut ini.

4.6.1 Sequence Log In

Untuk menggunakan aplikasi knowledge management ini kita harus

menjalankannya terlebih dahulu, caranya dengan memasukan url alamat

aplikasi ini. Setelah itu akan masuk ke halaman index, apabila ingin

menggunakan aplikasi, mengharuskan kita untuk login terlebih dahulu.

Setelah memasukan user id dan password, sistem akan mencari data untuk

dicocokan. Setelah cocok, data yang dimasukan benar aplikasi akan menuju

ke halaman home. Dan apabila data yang dimasukan salah, halaman home

tidak akan terbuka. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.3

99

Gambar 4.3 Sequence Log in

100

4.6.2 Sequence Change Password

Sequence ini menunjukkan alur bagaimana jika user ingin

mengganti password. Yang dapat mengganti password hanya Admin saja.

Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.4

Gambar 4.4 Sequence change password

101

4.6.3 Sequence Profil Perusahaan

Sequence ini menggambarkan tentang sejarah perusahaan, visi

dan misi, tugas dan wewenang. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.5.

Gambar 4.5 Sequence Profil Perusahaan

102

4.6.4 Sequence My Profile

Pada fitur ini user yang masuk sebagai admin, karyawan, dan

manager dapat melihat data pribadi user itu sendiri dan yang terdaftar

menggunakan web. Hak akses sebagai admin, memperbolehkan user

untuk melihat dan merubah data user. Untuk lebih jelasnya lihat gambar

4.6.

Gambar 4.6 Sequence My Profile

103

4.6.5 Sequence Profile Karyawan

Yang dapat mengakses fitur ini hanya manager saja. Manger

hanya dapat mencar dan melihat data-data pribadi karyawan saja tetapi

tidak dapat mengrubahnya. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.7

Gambar 4.7 Sequence Profil Karyawan

104

4.6.6 Sequence Event

Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur event.

Pada fitur ini hak akses sebagai admin, memperbolehkan user untuk

melihat, menghapus, mengedit, dan menambahkan event dan subevent.

Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.8.

Gambar 4.8 Sequence Event Admin

105

Untuk user yang masuk sebagai karyawan dan manager,

mempunyai hak akses untuk melihat event dan melihat sub-event. Untuk

lebih jelasnya lihat gambar 4.9.

Manager,Karyawan

window_event/create()

/pilih_jenis()

/input()

/click_search()

Event

/get_data()

/result()

/close()

Gambar 4.9 Sequence Event Karyawan dan Manager

106

4.6.7 Sequence News

Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur news.

Pada fitur ini, hak akses sebagai admin memperbolehkan untuk

menambah, merubah, dan menghapus news. Untuk lebih jelasnya lihat

gambar 4.10.

Admin

window news/create()

/click_link_insert()

window insert/create()

news

/entry_judul_berita()

/entry_kategori_berita()

/entry_isi_berita()

/click_back()

window update/create()

/update_judul_berita()

/update_kategori_berita()

/update_isi_berita()

/click_save()

/click_back()

/delete()/click_delete()

/close()

/click_save()

Gambar 4.10 Sequence News Admin

107

Untuk user yang masuk sebagai karyawan dan manager, mempunyai hak

akses untuk melihat news saja. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.11.

Gambar 4.11 Sequence News Karyawan dan Manager

108

4.6.8 Sequence Meeting

Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur

meeting. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin memperbolehkan untuk

menambah, merubah, dan menghapus meeting. Untuk lebih jelasnya lihat

gambar 4.12.

Gambar 4.12 Sequence Meeting Admin

109

Untuk user yang masuk sebagai karyawan dan manager, mempunyai hak

akses untuk melihat news saja. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.13.

Manager,Karyawan

window_meeting/create()

/pilih_jenis()

/input()

/click_search()

meeting

/get_data()

/result()

/click_download()

/close()

Gambar 4.13 Sequence Meeting Karyawan dan Manager

110

4.6.9 Sequence Informasi Produk


informasi produk. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin

memperbolehkan untuk menambah, merubah, dan menghapus informasi

produk. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.14.

Gambar 4.14 Sequence Informasi Produk Admin

111


mempunyai hak akses untuk melihat informasi produk saja. Untuk lebih

jelasnya lihat gambar 4.15.

Manager,Karyawan

window_informasi_produk/create()

produk

/pilih_jenis()

/input()

/click_search()

/get_data()

/result()

/close()

Gambar 4.15 Sequence Informasi Produk Karyawan dan Manager

112

4.6.10 Sequence Forum


informasi produk. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin menghapus

thread yang ada di forum. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.16.

Gambar 4.16 Sequence Forum Admin

113


mempunyai hak akses untuk melihat, membuat topik, me-reply topik

yang ada di forum. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.17.

Manager,Karyawan

window forum/create()

/input()

/click_search()

/click_new_topik()

window new topik/create()

forum

/entry_judul_topik()

/entry_topik()

/click_post_new_topik()

window topik thread

/click_topik_thread

/create()

/get_data()

/result()

/entry_isi_topik()

/click_reply_topik()

/close()

Gambar 4.17 Sequence Forum Karyawan dan Manager

114

4.7 Structure Role

Structure role ini menjelaskan tentang kewenangan dari masing – masing

aktor sesuai dengan use case diagram.

Admin

- Login

- Mengakses My Profile

- Mengakses Profil Karyawan

- Mengakses Profil Perusahaan

- Mengakses Forum

- Mengakses Event

- Mengakses News

- Mengakses Informasi Produk

- Mengakses Meeting

- Mengakses Mengelola Master

- Mengakses Mengelola User

- Log Out

115

Karyawan

- Login




- Mengakses Forum

- Mengakses Event

- Mengakses News


- Mengakses Meeting



- Log Out

116

Manager

- Login




- Mengakses Forum

- Mengakses Event

- Mengakses News


- Mengakses Meeting



- Log Out

117

4.8 Rancangan Layar

4.8.1 Rancangan Layar Login

Gambar 4.18 Form Login

Ini adalah tampilan dari layar login. Karyawan memasukan

username dan password yang telah mereka ketahui untuk dapat

mengakses ke bagian home dari aplikasi. Setelah login, maka user akan

memasuki bagian index.

118

4.8.2 Rancangan Layar Sejarah Perusahaan

Gambar 4.19 Form Sejarah Perusahaan

Ini adalah tampilan dari sejarah perusahaan. Halaman ini berisi

tentang informasi singkat mengenai Sejarah dari perusahaan, visi dan

misi, serta alamat lengkap dari PT.Keong Nusantara Abadi.

119

4.8.3 Rancangan Layar My Profile

Gambar 4.20 Form My Profile

Pada halaman ini, para karyawan dapat melihat data pribadi

dirinya sendiri. Para karyawan pun dapat mengubah profil mereka

sendiri. Tetapi user hanya dapat melihat data pribadi diri nya sendiri

120

4.8.4 Rancangan Layar profil karyawan

Gambar 4.21 Form Profil Karyawan

Halaman profil karyawan hanya dapat diakses oleh manager.

Manager dapat melihat data-data pribadi karyawan lainnya dan tidak

dapat mengubah nya. Manager pun dapat mencari karyawan berdasarkan

ID karyawan. Di dalam halaman ini,terdapat field ID karyawan, Nama

karyawan , Jenis Kelamin, Jabatan.

121

Gambar 4.22 Form Detil Profil Karyawan

Jika nama dari karyawan di klik, maka akan muncul tampilan dari

profil karyawan yang berisi tentang data-data pribadi karyawan.

122

4.8.5 Rancangan Layar Forum

Gambar 4.23 Form Forum

Halaman forum dapat diakses oleh seluruh karyawan. Forum ini

terdiri dari Topik, Author, Tanggal post. Thread dapat dicari berdasarkan

nama topik dan author.

123

Gambar 4.24 Form New Topic

Jika user ingin membuat topik baru, maka user harus mengklik

tombol new thread yang ada di kanan layar. Jika sudah diklik, maka akan

muncul halaman seperti berikut ini.

124

Gambar 4.25 Form Topik

Jika topik sudah dibuat,maka akan muncul daftar topik yang berisi

Author,tanggal posting dan terdapat tombol reply. Jika user ingin mereply

suatu topik, maka klik tombol reply dan akan muncul windows reply

seperti dibawah ini.

125

Gambar 4.26 Form Reply Topic

Di windows reply ini, terdapat suatu kotak yang bisa diisi untuk

mereply suatu topik, jika sudah maka klik tombol Reply Topic, maka

reply dari topic akan terlihat

126

4.8.6 Rancangan Layar meeting

Gambar 4.27 Form Meeting

Windows meeting ini berisikan Tanggal, Waktu, Topik,

Pembicara, Agenda Meeting, Status Agenda, dan Attachment. Terdapat

menu search yang di sort berdasarkan Topik, Waktu. Dan terdapat tombol

attachment untuk melihat hasil rapat.

127

4.8.7 Rancangan layar event

Gambar 4.28 Form Event

Pada layar events, terdapat tabel-tabel yang berisikan Tanggal,

Waktu, Lokasi, Topik, dan Deskripsi. Pada events,terdapat menu search

yang di sort berdasarkan Topik, Waktu, Lokasi. Event hanya dapat diisi

oleh admin. Karyawan dan manager hanya dapat melihat event-event

yang berjalan.

128

4.8.8 Rancangan Layar News

Gambar 4.29 Form News

News dapat di search berdasarkan Judul berita, Tanggal. Data

yang ditampilkan adalah news yang paling baru berdasarkan tanggal. Jika

kategori berita di klik, maka akan muncul windows detil news seperti

berikut ini:

129

Gambar 4.30 Form Detail News

Detil dari news ini hanya berisi Judul news, Tanggal berita dan isi

dari berita itu sendiri.

130

4.8.9 Rancangan Layar Informasi Produk

Gambar 4.31 Form Informasi Produk

Pada layar produk, terdapat menu search yang dapat di sort

berdasarkan nama produk dan kategori produk. Pada layar

produk,terdapat gambar dari produk itu sendiri, di samping terdapat

Nama produk, Kategori produk dan harga dari produk. Karyawan hanya

dapat melihat informasi dari produk dan tidak dapat mengubah nya.

131

4.8.10 Rancangan Layar Change Password

Gambar 4.32 Form Change Password

Layar change password ini untuk user yang ingin mengganti

password lama dengan password baru mereka. Di dalam layar ini,

terdapat Old password, New Password, Confirm password dan terdapat

tombol Submit.

132

4.9 Rancangan Implementasi

4.9.1.1 Spesifikasi Sistem

Beberapa komponen yang perlu diterapkan di dalam Knowledge

Management System terbagi menjadi tiga bagian yaitu perangkat keras

(Hardware), piranti lunak (Software), dan sumber daya manusia (Brainware).

4.9.1.2 Spesifikasi perangkat keras (Hardware)

Komponen – komponen yang diperlukan didalam perangkat keras

tersebut antara lain :

1. Spesifikasi komputer server, antara lain:

a. Processor Intel Xeon Quad Core E5410 2.33 GHz, FSB

1333, Cache 12MB

b. Memory 2 Gigabytes DDR 2 SDRAM PC 6400

c. Hard disk dengan kapasitas 250 GigaBytes

2. Spesifikasi komputer client, antara lain:

a. Processor Dual Core E5200 2.5 GHz

b. Memory 1 GigaBytes

c. Hard disk dengan kapasitas 80 GigaBytes

133

4.9.1.3 Spesifikasi piranti lunak (Software)

Komponen-komponen yang diperlukan untuk piranti lunak, antara lain :

1. Spesifikasi software untuk komputer server, antara lain :

a. Operating System Microsoft Windows Server 2000

b. Database MySQL 4.1.9

c. PHP 4.3.10

2. Spesifikasi software komputer client, antara lain :

a. Operating System Microsoft Windows XP Profesional

b. Internet Explorer

4.9.1.4 Spesifikasi Sumber Daya Manusia (Brainware)

Komponen sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk

mengoperasikan Knowledge Management System ini, antara lain :

1. Administrator.

Dibutuhkan seorang Administrator yang bertugas untuk :

a. Mengendalikan atau mengarahkan jalannya Knowledge

Management System.

b. Mengelola dan memelihara database.

2. User.

User yang dapat mengakses Knowledge Management System

ini adalah semua sumber daya manusia yang dimiliki PT. Keong

Nusantara Abadi, dengan klasifikasi sebagai berikut:

134

a. Owner dan Admin yang dapat mengakses dan mengelola

semua fitur.

b. Staff dan Manager yang dapat mengakses semua fitur

kecuali list master ytang di pegang oleh admin tersebut.

4.9.2 Implementation Plan

Implementation plan yang digunakan untuk memperkirakan waktu

pengimplementasian dari knowledge management system pada PT. Keong

Nusantara Abadi.

Gambar 4.33 Implementation Plan

bab 4 rancangan knowledge management system …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2010-1-00676-si bab...

Documents