39

BAB 4

ANALISA SISTEM YANG BERJAKAN SERTA USULAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan

Tanggal 23 Agustus 2006 – Jakarta Hilton International Hotel secara

resmi berubah nama menjadi The Sultan dan menandai hari pertamanya sebagai

hotel internasional bintang lima yang independent. The Sultan merupakan nama

hotel baru persembahan Singgasana Hotels and Resorts, perusahaan pengembang

dan pengelola beberapa properti kelas atas di Indonesia.

Dengan semakin maraknya hotel-hotel baru di Jakarta, The Sultan

menyadari bahwa beragam kelebihan yang dimiliki akan lebih bermanfaat dengan

status yang independent. The Sultan akan memiliki kebebasan untuk lebih

menonjolkan diri diantara grup-grup hotel internasional bintang lima di Jakarta

yang banyak menawarkan produk dan layanan serupa kepada pelanggan.

The Sultan Hotel memperkenalkan konsep keramahtamahan dan

kemegahan budaya Jawa dalam bentuk layanan tamu yang menawarkan

kehangatan sebuah hotel butik dengan kemasan mewah hotel bintang luma.

Konsep unik ini akan diterapkan di seluruh aspek acara, perayaan dan layanan

hotel The Sultan..

The Sultan Hotel yang berlokasi di jalan Gatot Subroto dibangun pada

tahun 1976 sebagai The Jakarta Hilton International Hotel. The Sultan Hotel

merupakan kompleks yang terdiri dari tiga bangunan dan memilki taman terluas di

Jakarta dengan lokasi strategis, yakni di segitiga emas Jakarta. The Sultan Hotel

memperkenalkan konsep keramahtamahan dan kemegahan budaya Jawa pada

layanan hotel internasional bintang lima. Hotel ini memiliki jumlah total 1084

39

40

kamar, sembilan ruang banquet, dan satu ballroom, fasilitas olahraga dan rekreasi,

termasuk 13 lapangan tenis dan empat lapangan squash, restoran, bar, dan

lounges, serta beragam fasilitas hotel bintang lima lainnya.

4.1.1 The Sultan Hotel Complex

PT. Indobuildco merupakan owning company dari The Sultan Hotel

Jakarta dan sebagai perusahaan pemilik telah memilih lokasi yang paling

baik untuk hotel ini, yang kemudian dibangun dan dilengkapi untuk

melayani kebutuhan para wisatawan dan usahawan, baik mancanegara

maupun dalam negeri. Dalam kompleks seluas 13 hektar ini terdapat

banyak sarana baik untuk makan, pertemuan, berolahraga maupun untuk

sekedar bersantai. Berikut ini adalah sarana yang dimiliki oleh The Sultan

Hotel.

1. Nippon Kan

Kompleks ini dilengkapi dengan sebuah danau buatan dan satu

restoran Jepang yang bernama Nippon Kan. Nippon Kan adalah salah satu

restoran Jepang terkemuka di Jakarta, yang terdiri dari ruangan teppanyaki,

yakiniku, washoku untuk sushi counter dan 6 tatami room.

2. The Executive Club

The Executive Club yang diresmikan pada tanggal 25

November 1974 merupakan sebuah klub eksklusif yang terbuka khusus

bagi anggotanya. Hanya fasilitas Fitness Center yang dapat digunakan oleh

tamu yang menginap di hotel. Tempat ini menyediakan sarana pertemuan

bisnis, perjamuan, kegiatan social dan olahraga. Sarana yang tersedia

adalah sebagai berikut :

- 13 Lapangan tennis

41

- 4 Lapangan squash

- 1 Kolam renang

- Pusat kesegaran jasmani yang dikelola oleh LIFE SPA

- Jasmine Lounge

- Taurus Room

- Libra Ballroom

- Ruang Pertemuan : Ancema(Anggrek, Cempaka, Mayar) dan Gemini

Room

3. Main Tower

Bangunan utama dari The Sultan Hotel Jakarta ini diresmikan

pada bulan Oktober 1976, berlantai 16 dengan jumlah kamar sebanyak 390

kamar. Fasilitas yang terdapat di Main Tower ini adalah:

- Kudus Bar and Terrace

- Warung Bar

- 24 hours Peacock Café

- Almari Drugstore and giftshop

- Confiserie

- Taman Sari Fine Dining Room

- ASEAN Rooms 1 – 9

- Golden Ballroom

- Bank BNI ‘46

- Zally Zaras Salon

- The Bloom florist shop

- Laundry Counter

- MF International Tailor

42

- Jogging Track sepanjang 500 m

- Swimming Pool dan Children Playground

- Pacto Tours and Travel

- Rama Shinta batik shop

- Classic leather shop

- Classic tie shop

- Opalindo

Jenis – jenis kamar di Main Tower :

- Superior : 361 Regular Room

Kamar Tidur

Kamar Mandi

- Junior Suites : 16 Kamar Suites

Tempat tidur ukuran besar

Kamar Mandi

Ruang tamu

- Executive Suites : 12 Kamar Suites

Tempat tidur ukuran besar

Kamar mandi

Ruang tamu dan ruang makan

Peralatan dapur

- Royal Suites : 1 Kamar tidur deluxe

Ruang tamu dan ruang makan

1 King size bedroom

Kamar mandi

43

4. Garden Tower

Dalam tahap pengembangan selanjutnya, pada tanggal 1

Februari 1985 diresmikan gedung tambahan berlantai 17, Garden Tower

dengan jumlah kamar sebanyak 209 kamar. Fasilitas selain kamar yang ada

di Garden Tower antara lain:

• Executive Business Center yang memiliki beberapa ruang meeting yaitu

: Rinjani, Kerinci, Agung, Bromo dan Krakatau

• Fasilitas yang ada di Executive Business Center

- 1 Perpustakaan

- Internet room dan 4 komputer room

- Reception desk

- Office

- Pantry

- Fasilitas fotokopi, fax, print dan scanning

- 2 kamar kecil

• Fitness Center yang dikelola oleh Life Spa

• Reebok counter

• Helipad

Jenis-Jenis Kamar di Garden Tower :

• Deluxe : 179 Regular room

Kamar mandi

Kamar tidur

• Junior Suite : 15 Kamar Suites

Ruang tamu

44

Tempat tidur ukuran besar

Kamar mandi

• Executive Suite : 28 Kamar suites

Ruang tamu

Tempat tidur ukuran besar

Kamar mandi

• Penthouse : Berlokasi di lantai 17

Ruang tamu luas

Ruang makan luas

Tempat tidur ukuran besar

Kamar mandi dengan Jacuzzi

Ruang utama kamar tidur besar

5. The Residence I & II

The Residence merupakan apartemen yang lengkap dengan

perabotnya. Semua kamar dilengkapi dengan telepon, radio, televise, mini

bar, dan hairdryer. Kamar khusus tidak merokok juga tersedia. The

Residence memiliki dua gedung, yaitu The Residence I dan The Residence

II. The Residence I berjumlah 132 unit berlantai 30, sedangkan The

Residence II berjumlah 122 unit berlantai 29. Gedung ini diresmikan pada

tanggal 23 September 1987, dan pada tanggal 1 Oktober mulai dioperasikan

dengan masuknya para penyewa di menara I.

Setiap unit dirancang seperti layaknya sebuah rumah tinggal

yang nyaman dengan luas 150 – 260 meter persegi dan mempunyai perabot

rumah tangga yang lengkap. Perbedaan antara apartemen dengan kamar

45

hotel terletak pada lama waktu tinggal, namun pelayanan dan sarana yang

diberikan sama dengan tamu yang menginap di hotel.

Dalam setiap unit terdapat fasilitas :

• Kamar tidur(bervariasi antara 2 atau 3 kamar tidur)

• Ruang tamu

• Ruang makan dan dapur

• Gudang

• 2 kamar mandi

• Kamar tidur pembantu

The Residence juga menyewakan fasilitas-fasilitas sebagai berikut:

• Swimming Pool

• Mini market yang dikelola oleh Star Mart

• Ruang pertemuan

6. Lagoon Tower

Pada tanggal 23 September 1993 diresmikan sebuah gedung

tambahan bertingkat 15 yaitu Lagoon Tower dengan kamar berjumlah 485

kamar. Fasilitas yang dimiliki adalah :

• Lagoon Café

• Lagoon Lounge

• Nan Xiang Chinese Restaurant

• Pacto Tours & Travel

• Tunnel menuju Balai Sidang Jakarta

• Helipad

Jenis- Jenis kamar di Lagoon Tower:

• Grand Deluxe : 341 Regular Room

46

Tempat tidur

Kamar mandi

• Executive Floor : 73 Kamar

Terletak di lantai 13 dan 14

Ruang tamu

Kamar tidur

Kamar mandi

• Junior Suite : 18 Kamar Suites

Ruang tamu

Tempat tidur besar

Kamar mandi

• Executive Suites : 32 Kamar Suites

• Royal Suites : 5 Kamar Suites

1 dan 2 kamar tidur

kamar mandi mewah

Ruang tamu dan ruang makan

Untuk saat ini hotel yang beroperasi di Sultan hanya Lagoon Tower, yang

meliputi penginapan serta restoran dari tower lainnya, yang hotel sedang

tidak beroperasi secara bisnis.

4.1.2 The Sultan Roots

The sultan memiliki beberapa pedoman yang dijadikan sebagai akar dari

hotel ini. Pedomannya adalah sebagai berikut :

- Melayani tamu dengan menyebutkan nama.

47

- Menyapa para tamu dengan salam unik dalam bahasa Jawa serta

menggunakan sikap dan bahasa tubuh yang tepat.

- Mengambil tanggung jawab untuk setiap masalah.

- Menangani panggilan telepon secara professional.

- Melayani tamu dengan cepat dan tanggap.

- Jangan pernah berkata “TIDAK” dan selalu menawarkan alternatif.

- Tidak membeda-bedakan.

- Mengingat kebiasaan dan kesukaan tamu.

- Mendengarkan keluhan tamu dengan tulus dan penuh perasaan.

- Menunjukkan arah dengan menggunakan ibu jari.

4.1.3 Visi dan Misi Perusahaan

Visi

- Menjadi hotel yang dinamis, sangat nyaman, mewah, dan

menguntungkan, disertai dengan semangat untuk melayani dan menghargai

budaya luruh keramahtamahan orang Indonesia.

Misi

Berikut ini merupakan Misi perusahaan yang berfungsi untuk mendukung

visi.

- Membangkitkan kembali semangat dan mutu pelayanan yang sudah

menjadi tradisi The Sultan dalam upaya pemulihan reputasi sebagai hotel

perpaduan antara resor dan bisnis di Jakarta.

- Menghargai tradisi turun temurun dan reputasinya sebagai patokan / acuan

ternama dalam hal keramahtamahan budaya jawa.

48

4.1.4 Strategi Perusahaan

- Memberikan pelayanan yang berkualitas dan bermutu.

- Melengkapi sistem informasi yang dipakai untuk meningkatkan

pelayanan hotel.

- Menambahkan aplikasi dan sistem yang dianggap penting oleh hotel.

49

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusahaan (sumber : Assistant Manager HRD Hotel The Sultan tahun 2009)

4.1.5 Struktur Organisasi

49

50

4.1.6 Tugas dan Tanggung jawab

1. Singgasana hotels and resorts

Singgasana Hotels and Resorts merupakan perusahaan pengembang

dan pengelola properti di Indonesia. The Sultan Hotel Jakarta, Ayodya

Resort Bali, Singgasana Hotel Surabaya, Singgasana Hotel Makassar, Bali

Handara Kosaido Country Club, Lombok Golf Kosaido Country Club, The

Residence, Executive Club Jakarta dan Thr Jakarta Convention Center.

Filosofi Singgasana Hotels and Resorts adalah menawarkan Truly

Indonesian Hospitality dalam tiap layanannya.

2. General Manager

1) Membuat laporan mengenai perkembangan kegiatan usaha dan

melaporkan ke pemilik.

2) Merumuskan rencana kerja serta membuat strategi sesuai dengan

tujuan dan kebijakan yang telah ada.

3) Mengkordinasi dan mengawasi kegiatan kerja bawahannya.

4) Berhak untuk mempromosikan, menaikan gaji, menghukum atau

memecat bawahannya.

3. Resident Manager

1) Membantu General Manager dalam pengaturan kamar serta kegiatan

yang dilakukan oleh hotel.

2) Bertanggung jawab kepada General Manager.

4. Executive Secretary

1) Bertugas sebagai wakil dari General Manager.

2) Memberikan saran mengenai strategi serta kebijakan kepada General

Manager.

51

3) Berhak untung meminta pertanggung jawaban kepada bawahannya.

4) Bertanggung jawab kepada General Manager.

5. Financial Controller

1) Bertanggung jawab kepada Executive Secretary.

2) Bertugas untuk menganalisa pembukuan.

3) Mengatur budget yang dimiliki hotel serta segala pembelian dilakukan

melalui Financial Controller.

4) Menyarankan strategi finansial kepada Executive Secretary.

5) Melaporkan segala pengeluaran serta pemasukan kepada General

Manager.

6) Mengawasi segala kegiatan yang dilakukan oleh Operation Analyst

Manager.

7) Berhak untuk memecat Secretary.

Financial Controller memiliki Secretary yang tugasnya adalah :

- Bertanggung jawab kepada Financial Controller.

- Membantu Financial Controller dalam menjalankan tugasnya dengan

mencatat segala kegiatan yang dilakukan oleh Financial Controller.

- Membantu Financial Controller dalam melakukan penjadwalan

meeting dan penerimaan telepon serta pesan.

6. Operation Analyst Manager

1) Bertanggung jawab kepada Financial Controller.

2) Mengatur segala kegiatan yang dilakukan oleh hotel.

3) Melaporkan segala kegiatan operasional kepada Financial Controller.

Dibawahi oleh Credit manager, Accounting manager, Purchasing manager

dan IT manager yang tugasnya adalah sebagai berikut :

52

Credit Manager :

- Bertanggung jawab kepada Operation Analyst Manager

- mencatat dan melaporkan dengan segala pemasukan yang dilakukan

melalui kartu kredit.

Accounting Manager :

- Bertanggung Jawab kepada Operation Analyst Manager.

- Membuat pembukuan mengenai pemasukan serta pengeluaran yang

dilakukan oleh hotel.

- Melaporkan pembukuan kepada Operation Analyst Manager.

Purchasing Manager :

- Bertanggung jawab kepada Operation Analyst Manager.

- Melakukan pembelian yang dilakukan oleh hotel dengan persetujuan

dari Financial Controller.

IT Manager :

- Bertanggung jawab kepada Operation Analyst Manager.

- Menganalisis serta mencari tahu mengenai sistem komputer yang kira-

kira dapat digunakan dan membuat laporan kepada Operation Analyst

Manager.

- Memperbaiki dan mengawasi segala sistem komputer yang dipakai

pada hotel

- Melakukan maintainance bulanan terhadap komputer yang dipakai di

hotel.

7. Director of Sales and Marketing

1) Bertanggung jawab langsung kepada Resident Manager.

2) Melakukan kegiatan Sales serta kegiatan marketing.

53

3) Mengawasi Director of Sales dan Marketing and communication

Manager.

4) Segala kegiatan yang dilakukan oleh Director of Sales dan Marketing

and communication Manager harus dilakukan setelah mendapat

persetujuan dari Director of Sales and Marketing.

8. Marketing and communication Manager

1) Bertanggung jawab kepada Director of Sales and Marketing

2) Melakukan dan merencanakan segala kegiatan pemasaran serta

promosi

3) Melaporkan segala kegiatan pemasaran dan promosi kepada Director

of Sales and Marketing.

9. Director of sales

1) Bertanggung jawab kepada Director of Sales and Marketing

2) Melaporkan semua kegiatan Sales kepada Director of Sales and

Marketing.

3) Mengawasi kegiatan yang dilakukan oleh Sales Manager.

10. Director of Food and Beverages

1) Bertanggung jawab kepada Resident Manager.

2) Merencanakan serta menyarankan makanan dan menu yang disediakan

oleh hotel.

3) Mengawasi kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya.

4) Dibawahi oleh :

- Assistant of Food and Beverages yang bertugas untuk membantu

Director of food and beverages serta mengawasi Food and Beverages

Coordinator.

54

- Food and Beverages Coordinator.

11. Executive Chef

1) Bertugas untuk membuat menu baru

2) Bertugas untuk mengawasi pembuatan makanan pada hotel

3) Bertugas mengawasi Executive Sous Chef

4) Berhak untuk memecat dan mengganti Sous Chef

5) Dibawahi oleh

- Executive Sous Chef yang bertugas untuk membuat kue dan makanan

penutup dan dibawahi oleh:

- Sous Chef

- Pastry Chef

11. Director of room

1) Bertugas untuk menangani pengaturan kamar pada hotel

2) Bertanggung jawab atas kepada Resident Manager

3) Mengawasi kegiatan bawahannya yang berhubungan dengan kamar

4) Dibawahi oleh:

• Security Manager yang bertugas untuk mengawasi keamaan hotel

Dibawahi oleh :

- Assistant Security Manager yang bertugas untuk membantu Security

manager

- Florist Manager yang bertugas untuk menghias banquet dan hotel

dengan bunga

- Gardening Manager yang bertugas untuk mengatur tata taman yang

berada di hotel

- House Keeper yang bertugas untuk membersihkan kamar

55

- Laundry Manager yang bertugas untuk mencuci baju yang diinginkan

oleh tamu

• Assistant Director of room yang bertugas untuk membantu dan

mendukung pekerjaan dirtektor of room.

Dibawahi oleh :

- Executive Housekeeper yang bertugas untuk mengawasi kegiatan dari

house keeper dan Laundry Manager.

- Front Office Manager yang bertugas untuk mengawasi kegiatan

dari Front Office dan mendaftarkan tamu yang datang serta melakukan

proses check-in, check-out dan pembayaran.

12. Director of Catering

1) Bertugas untuk mengurusi makanan yang disediakan pada banquet

pada acara-acara tertentu

Dibawahi oleh:

- Banquet Manager yang bertugas untuk mengatur acara yang terjadi di

banquet

- Banquet Sales Manager yang mendukung director of catering dalam

melaksanakan tugasnya

13. Director of Human Resource

1) Bertanggung jawab kepada Resident Manager

2) Bertugas dalam hal perekrutan pegawai

3) Bertugas untuk mengawasi pelatihan pegawai baru

Dibawahi oleh

- Assistant Director of HR yang bertugas untuk membantu Director of

HR dalam melaksanakan tugasnya. Dibawahi oleh

56

- HR Manager yang bertugas untuk mengkoordinir pelatihan dan

mengawasi Training manager dan Personel manager

14. Director of Engineering

1) Bertanggung jawab kepada Resident Manager

2) Mengawasi kerusakan yang terjadi pada hotel

3) Melakukan perbaikin apabila ada terjadi kerusakan

15. Executive Club Manager

1) Bertanggung jawab kepada Resident Manager

2) Bertugas dalam Executive Club yang ada pada hotel The Sultan

3) Mengawasi kepuasan anggota Executive Club

Dibawahi oleh :

- Membership manager yang bertugas untuk mendaftarkan anggota baru

pada Executive club serta mengurus kondisi keanggotaan tiap member

- Assistant Food and Beverages Executive Club yang bertugas untuk

mengatur makanan yang ada pada Executive Club

4.1.7 Proses Bisnis Hotel The Sultan

Proses bisnis pada hotel The Sultan adalah sebagai berikut :

1) Tamu akan datang ke hotel setelah datang langsung ke hotel ataupun

melakukan reservasi dengan menggunakan fasilitas internet atau telepon.

2) Resepsionist akan memeriksa keadaan kamar bagi tamu yang langsung

datang ke hotel untuk melihat keadaan kamar yang kosong. Bagi tamu yang

telah melakukan reservasi kamar sudah disediakan untuk ditempati, sebelum

tamu dapat menempati kamar, maka reseptionist akan meminta kartu kredit

serta pasport atau kartu tanda penduduk untuk di foto kopi. Kemudian pihak

Reseptionist akan meminta metode pembayaran, apakah menggunakan kartu

57

kredit ataupun membayar dengan uang tunai. Apabila membayar dengan uang

tunai.

3) Setelah melalui proses tersebut, maka tamu sudah diperbolehkan untuk

masuk kamar dan kemudian dapat menggunakan fasilitas yang disediakan oleh

hotel seperti room service ataupun fasilitas olah raga yang dimiliki oleh hotel.

4) Kemudian Laporan mengenai pembayaran akan di kirim ke bagian

accounting yang kemudian memberikan hasil perhitungan dari pemasukan dan

pengeluaran. Setiap bulannya laporan arus kas tersebut akan dilaporkan kepada

financial controller yang kemudian akan dilaporkan kepada residence

manager.

58

Guest

Receptionist

Telepon

Internet

Restaurant

Accounting

Room

Cek status kamar

Invoice dan key card

Membayar dan mengembalikan key card

Resident Manager Financial Controler

SupplierProses cek in

Proses cek out

Gambar 4.2 Proses Bisnis Hotel The Sultan

59

4.1.8 Area Fungsi Bisnis Perusahaan

Tabel 4.1 Area Fungsi Bisnis Perusahaan

Area Fungsional

Fungsi Bisnis Proses Bisnis Subyek Data

Financial Controller

Keuangan • Merancang dan membuat rencana keuangan

• Membayar pembayaran pajak

• Melakukan evaluasi dan analisis kas keuangan

• Membuat Laporan keuangan

• Menghitung pembayaran pajak

• Memeriksa laporan cash flow yang telah dibuat oleh accounting manager

• Menyetujui atau menolak proposal dari bagian pembelian

Surat Jalan Purchase Order Invoice Supplier Konsumen

Director of Sales and Marketing

Sales and marketing

• Melakukan pemasaran • Menganalisapenjualan • Melakukan Analisa

pasar • Menganalisa pengaturan

harga

Konsumen

Director of HR

SDM • Melakukan perekrutan pegawai baru

• Melakukan pelatihan • Melakukan pembayaran

gaji • Melakukan perhitungan

gaji

KonsumenKaryawan

Director of room

Operasional • Mengatur keadaan kamar

• Mengawasi keamanan pada hotel

• Mengawasi keadaan hotel

KonsumenKaryawan

IT Manager Maintainance • Mengawasi kondisi komputer hotel

• Membetulkan komputer apabila terjadi kerusakan

• Mengawasi sistem hotel

Karyawan komputer

60

Director of Engineering

Maintainance • Melakukan perbaikan bagian hotel yang rusak

• mengawasi fasilitas-fasilitas hotel

KaryawanSarana dan prasarana

4.2 Analisis Lingkungan Eksternal bisnis perusahaan

Analisis lingkungan eksternal bisnis perusahaan adalah faktor-faktor yang

diluar perusahaan yang mempengaruhi bisnis perusahaan. Hal itu dapat

berdampak baik bagi perusahaan ataupun memberikan dampak yang kurang baik

untuk perusahaan. Analisi yang dipakai untuk melihat lingkungan eksternal bisnis

perusahaan adalah analisis daya pesaingan porter dan analisis PEST.

4.2.1 Analisis Daya persaingan Porter

Melalui analisis daya persaingan Porter, maka akan dapat dilihat seberapa

besarnya pengaruh persaingan yang berasal dari industrious rivalry (daya

pesaing), Bargaining power of Supplier (kekuatan tawar-menawar dengan

supplier), Bargaining power of Buyer (kekuatan tawar-menawar dengan

pembeli/pelanggan), Potential new entrant (potensi terhadap datangnya

pendatang baru) dan subtitute produk (produk pengganti)

Berikut ini adalah analisis daya pesaing untuk The Sultan hotel adalah :

61

Gambar 4.4 lima daya persaingan Porter

• Intraindustries Rivalry (Pesaing)

Pesaing bagi The Sultan hotel adalah hotel mulia, Kemang Icon hotel

dan hotel Grand Melia hotel. Hal ini dikarenakan hotel mulia, hotel Kemang

icon dan hotel Grand Melia seperti halnya dengan The Sultan hotel, adalah

hotel berbintang lima dan juga merupakan hotel yang terletak di Jakarta

Selatan. Jakarta Selatan dapat dikatakan sebagai daerah di Jakarta yang

perkembangannya paling cepat diantara kotamadya Jakarta lainnya. Daerah

kungingan misalnya, yang dikenal sebagai daerah Golden Triangle dari bisnis

di Jakarta. Serta Kemang dengan berbagai hiburan malam yang ditawarkan.

Hotel Mulia, seperti halnya dengan The Sultan hotel, letaknya berdekatan

dengan tempat hiburan ataupun Jakarta Convention Center. Sedangkan Hotel

62

Kemang Icon terletak di kemang yang merupakan pusat hiburan malam di

Jakarta dan dapat menarik perhatian para turis-turis dari mancanegara.

Sedangkan Hotel Grand Melia terletak di kuningan, yang merupakan jantung

bisnis di Jakarta. Meskipun begitu The Sultan hotel memiliki keunggulan

dalam hal fasilitas yang lebih lengkap, serta memiliki tarif harga yang lebih

murah dari para pesaingnya.

• Ancaman pendatang baru

Ancaman pendatang baru juga datang dari developer hotel yang sudah

memiliki nama dan reputasi di mancanegara yaitu hotel Ritz Carlton, satu lagi

merupakan Raffless Hotel yang diperkirakan akan selesai pada tahun 2011.

Datangnya pendatang baru itu diperkirakan akan mempengaruhi persaingan

pada The Sultan Hotel karena hotel-hotel tersebut sudah memiliki nama di luar

negeri, dan memungkinkannya memberi dampak berkurangnya turis-turis

asing yang datang ke The Sultan Hotel. Meskipun begitu, masuknya pendatang

baru diperkirakan akan memperoleh berbagai halangan, seperti halnya harga

tanah yang naik, keadaan krisis global yang mempengaruhi harga yang

menyebabkan butuhnya modal yang lebih besar dalam membangun hotel

tersebut.

The Sultan Hotel sebagai hotel yang sudah lama berdiri memiliki

berbagai unggulan dalam hal persaingan dari pendatang baru yang akan

datang, hotel ini berada di tempat yang sangat strategis dengan tanah yang

sangat luas dan sudah memiliki infrastruktur yang kuat. Maksud dari

infrastruktur yang kuat adalah hotel ini telah memiliki berbagai pengalaman

mengenai manajemen, strategi dan sudah berkerja sama dengan beberapa

63

perusahaan. Hotel ini juga sudah mempunyai banyak pengalaman serta

mempunyai sumber daya manusia yang berpengalaman.

• Adanya produk pengganti

Produk pengganti seperti halnya Motel, Service Apartement dan

losmen merupakan alternatif yang dapat dipilih oleh perusahaan atau pun turis,

karena biasanya memiliki harga yang lebih murah dari hotel-hotel biasanya.

Meskipun fasilitas serta pelayanan yang ditawarkan sangat berbeda dari hotel,

namun ini dapat dijadikan alternatif karena harganya lebih murah dari hotel.

• Kemampuan tawar - menawar Pelanggan

Tamu pada The Sultan Hotel sebagian besar adalah pebisnis asing

maupun pebisnis lokal, yang kedua adalah individual tanpa instansi, yang

ingin liburan ataupun yang melakukan perkawinan di hotel dan menyewa

ballroom dalam melaksanakan perkawinannya ataupun orang-orang dari luar

kota yang ingin menghadiri acara yang berada di Jakarta Convention Center.

Pebisnis yang datang biasanya datang dari instansi-instansi menengah ke atas

serta datang dari perusahaan penerbangan luar negeri, yang menginap selama

mereka melakukan kegiatan bisnis ataupun menunggu jadwal terbang

berikutnya. Kekuatan pembeli sangat kuat, karena Jakarta merupakan pusat

dari kegiatan bisnis di Indonesia yang menyebabkan banyaknya investor yang

datang, karena banyaknya hotel yang terletak di Jakarta maka para pelanggan

dapat memilih hotel sesuai dengan lokasi dan fasilitas yang diinginkan selama

menghuni di hotel tersebut.

64

• Kemampuan tawar – menawar Supplier

The Sultan Hotel mempunyai suplier dalam berbagai bidang,

diantaranya adalah makanan dan IT. Maka dari itu supplier dari The Sultan

Hotel adalah :

- PT Realta Chakradama

- PT Indoguna

- PT Datacom

Dengan adanya supplier dari berbagai bidang maka The Sultan Hotel tidak

memiliki permasalahan karena supplier – supplier tersebut telah lama berkerja

sama dengan hotel ini. Tekanan tawar – menawar yang dimiliki oleh hotel ini

tidak terlalu besar dalam bidang, karena banyak supplier yang dapat

menggantikannya. Namun dalam hal pengadaan barang komputer serta

melakukan penambahan modul pada sistem yang telah dipakai dapat dihitung

cukup besar, karena perusahaan yang membuat sistem tersebut juga

menyediakan peralatan komputer yang dipakai. Beda dengan barang, sistem

yang dipakai lebih mudah bagi perusahaan yang membuatnya untuk

mengubahnya sesuai dengan perubahaan yang diinginkan oleh hotel. Apabila

pada suatu saat hotel memutuskan untuk mengganti supplier, maka akan

memakan waktu lagi bagi supplier baru dalam bidang tersebut untuk

mengubahnya.

4.2.2 Analisis PEST

• Politik

Kondisi politik Indonesia yang tidak stabil saat ini dijadikan pedoman

bagi hotel-hotel untuk meningkatkan keamanan. Begitu pula dengan peraturan

hukum mengenai berbagai masalah yang marak terjadi di hotel-hotel.

65

Keamanan tiap hotel harus ditingkatkan, mungkin bagi para tamu diperiksa

sebelum masuk merupakan hal yang tidak perlu, tetapi sangat di butuhkan

untuk meningkatkan keamanan hotel. Pihak hotel juga harus sudah mulai

waspada apabila terjadi kegiatan yang mencurigakan tanpa mengurangi

tingkatan pelayanan, hal ini dapat dijadikan acuan bagi hotel untuk

meningkatkan keamanan namun tidak mengurangi pelayanan yang ditawarkan

oleh hotel.

• Ekonomi

Krisis global yanng melanda dunia sangat mempengaruhi segala

kegiatan bisnis di dunia ini. Nilai tukar rupiah terhadap dolar juga telah

menurun yang mempengaruhi harga untuk menginap di hotel serta juga

meningkatkan biaya-biaya yang dibutuhkan untuk melakukan pemeliharaan

terhadap segala fasilitas yang ada di hotel. Untuk mengimbangi kondisi

ekonomi yang seperti ini maka The Sultan Hotel membutuhkan kerjasama

dengan instansi-instansi bisnis dari luar kota maupun dari luar negeri yang

sering melakukan kegiatan di Jakarta untuk menginap di hotel ini ketika

melakukan kegiatan bisnisnya.

• Sosial

Daya beli masyarakat indonesia di tengah-tengah krisis global yang

melanda dunia ini dinilai lebih baik dari beberapa negara-negara lainnya.

Dengan dekatnya lokasi hotel dengan Jakarta Convention Center diharapkan

dapat menarik orang dari luar kota yang ingin menghadiri acara di Jakarta

Convention Center untuk menginap di hotel The Sultan karena sangat

dekatnya hotel dengan lokasi terjadinya acara. Meningkatnya tingkat

pendidikan juga dapat meningkatkan jumlah tamu yang menghadiri hotel,

66

karena dengan meningkatnya tingkat pendidikan maka semakin banyak orang

yang membuka bisnis dan meningkatnya karyawan, terutama di luar kota, dan

dengan Jakarta sebagai pusat bisnis di Indonesia, maka akan semakan banyak

orang yang melakukan kegiatan bisnis di kota ini.

• Teknologi

Pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi di Indonesia

menyebabkan meningkatnya pelayanan bagi hotel untuk para tamunya, dengan

adanya kemajuan teknologi, maka akan dapat mengurangi margin of error

bagi hotel.

Dengan meningkatnya ilmu pengetahuan dan teknologi, maka para calon

pelanggan akan lebih mudah dalam melakukan reservasi dan pembayaran

dengan menggunakan sistim pemesanan kamar serta pembayaran kamar secara

online.

The Sultan Hotel juga menggunakan teknologi iptek dalam bagian HRD yang

memiliki ratusan karyawan dengan melakukan absensi karyawan dengan sidik

jari, sehingga mengurangi adanya karyawan yang membolos.

4.3 Analisis Rantai Nilai (Value Chain)

Merupakan analisis yang mengidentifikasi aktifitas bisnis yang

dilakukan oleh The Sultan Hotel. Analisis Value Chain dibagi menjadi 2,

yaitu aktifitas utama dan aktifitas pendukung. Aktifitas utama merupakan

logistik dalam, logistik keluar, pemasaran dan pelayanan sedangkan

aktifitas pendukung meliputi pembelian, pengembangan teknologi,

manajemen sumber daya manusia serta infrastruktur perusahaan.

67

Infrastruktur Perusahaan :

Manajemen perusahaan, Lokasi yang strategis, Fasilitas yang lengkap

Manajemen Sumber Daya Manusia :

Perekrutan dan pelatihan

Pengembangan Teknologi:

Mengembangkan Sistem informasi pada hotel

Pembelian:

Pembelian peralatan kamar, pembelian bahan-bahan makanan dan minuman

Logistik

dalam

• Penyimpanan

data pelanggan

• Penyimpanan

persediaan

makanan dan

minuman

Operasi

• Pendaftaran

pelanggan

• memeliahara

kondisi hotel

• pembayaran

• Pembersihan

kamar

• Pemesanan room

service

Logistik Keluar

• Makanan

maupun

minuman.

• Sabun serta

shampoo

• Sendal hotel

Pemasaran

• Iklan pada

media cetak

maupun

media

elektronik

Pelayanan

• Pelayanan yang

bersifat ala jawa

yang

menggambarkan

ciri khas Indonesia

Gambar 4.6 Value Chain

1. Aktivitas Pendukung:

• Infrastruktur Perusahaan

Infrastrukur perusahaan berhubungan dengan yang dilakukan oleh pihak

manajemen hotel. Mengenai bagaimana pengembangan hotel yang dapat

dilakukan serta bagaimana pihak manajemen berkerja dalam hal

mendukung aktifitas utama hotel. Lokasi yang strategis dan fasilitas yang

lengkap juga merupakan bagian dari infrastrukur perusahaan yang

mendukung aktivitas utama.

Margin

68

• Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen seumber daya manusia yang ada di The Sultah Hotel dikelola pada

bagian HRD, apabila pada bagian di struktur organisasi yang membutuhkan

pegawai baru maka melaporkannya kepada bagian HRD, kemudian bagian

HRD akan melaporkan kepada Resident Manager mengenai perlu atau

tidaknya melakukan pencarian pegawai baru, apabila disetujui maka bagian

HRD akan mulai merekrut pegawai serta melakukan wawancara dan pelatihan.

Gaji dan absensi para pegawai dihitung pada bagian HRD.

• Pengembangan Teknologi

Pemanfaatan teknologi yang dilakukan oleh hotel adalah

mengimplementasikan Sistem informasi hotel yang mengintegrasikan

bagian-bagian pada hotel dengan menggunakan Software Rhapsody.

Teknologi sistem informasi HRD juga di implementasikan pada bagian

HRD, teknologi ini meliputi melakukan absensi menggunakan sidik jari,

perhitungan gaji serta perhitungan cuti.

• Pembelian

Pembelian yang dilakukan oleh hotel The Sultan meliputi pembelian

makanan dan minuman untuk restoran serta minibar dan juga pembelian

perlengkapan kamar seperti lampu, kaca, tempat tidur dan bed cover.

2. Aktifitas Utama

• Logistik dalam

Logistik dalam merupakan penerimaan tamu hotel The Sultan mencatat

tamu yang pernah menginap di hotel serta juga mencatat reservasi yang

dilakukan oleh calon tamu. Persediaan makanan dan minuman juga

termasuk dalam logistik dalam.

69

• Operasi

Operasi pada hotel The Sultan adalah tamu menginap melalui reservasi dan

datang langsung, kemudian apabila tamu ingin memesan makanan untuk

kamar hotel dapat dilakukan melalui room service, minibar juga tersedia

bagi para tamu yang ingin menggunakannya. Setelah tamu melakukan

check-out maka total akan dihitung kemudian setelah tamu itu melakukan

proses pembayaran.

• Logistik keluar

Hotel sebagai perusahaan jasa memiliki logistik keluar yang cukup sedikit,

yang dapat diperhitungkan sebagai logistik keluar adalah makanan dan

minuman yang disediakan untuk tamu atau makanan dan minuman yang

dipesan oleh tamu.

• Pemasaran

Pemasaran yang dilakukan oleh hotel The Sultan melalui media massa,

yaitu koran serta majalah. The Sultan juga berkerja sama dengan beberapa

travel agent dalam hal menaruh brosur hotel pada beberapa travel agent di

Indonesia.

• Pelayanan

Pelayanan hotel adalah pelayanan yang bersifat kejawaan yang merupakan

ciri khas Indonesia. Aktifitas pelayanan juga diperlukan untuk menjalin

hubungan yang baik dengan para tamunya agar tamu yang menginap dapat

merasakan ciri khas Indonesia yang unik.

70

4.4 Analisis SWOT

Analisis SWOT merupakan analisis yang digunakan untuk mencari

tahu Strength (kekuatan), Weakness(kelemahan), Oportunities(peluang) dan

Threats(ancaman) perusahaan. Berikut ini adalah SWOT analisis perusahaan,

analisis ini dibagi 2 yaitu analisis SWOT internal dan eksternal:

1. Analisis Faktor Internal

A. Kekuatan

- Hotel The Sultan merupakan hotel yang sudah lama berdiri dan memiliki

nama yang sudah besar di Indonesia.

- Bentuk gedung yang megah serta memiliki fasilitas yang banyak.

- Memiliki hubungan dengan Jakarta Convention Center.

- Memiliki area parkir yang luas.

- Memiliki kamar yang besar dan bervariasi.

- Variasi makanan dan minuman yang tersedia.

B. Kelemahan

- Daya tarik yang rendah terhadap furnitur lama yang digunakan oleh hotel.

- Fasilitas meeting yang terbatas.

- Dalam hal keamaan, memiliki banyak akses untuk masuk kedalam hotel.

- Tingkat servis yang minimal.

- Akses masuk kedalam Lagoon Tower dari Gelora tertutup, yang

menyebabkan tamu harus bayar apabila masuk melalui Gelora untuk

menghindari 3 in 1.

Faktor-faktor strategi internal

Bobot Rating Bobot x

RatingKekuatan : • Merupakan hotel yang sudah

0,05

2

0,10

71

berdiri lama dan sudah memiliki nama. • Gedung megah serta fasilitas yang lengkap • Memiliki hubungan dengan Jakarta Convention Center.• Memiliki area parkir yang luas. • Memiliki kamar yang besar dan bervariasi. • Variasi makanan dan minuman yang tersedia.

0,05

0,20

0,05

0,20

0,10

3 4 1 3 1

0,15

0,80

0,05

0,60

0,10

Kelemahan : • Daya tarik yang rendah terhadap furnitur lama yang digunakan oleh hotel. • Fasilitas meeting yang terbatas. • Dalam hal keamaan, memiliki banyak akses untuk masuk kedalam hotel. • Tingkat servis yang minimal. • Akses masuk kedalam Lagoon Tower dari Gelora tertutup, yang menyebabkan tamu harus bayar apabila masuk melalui Gelora untuk menghindari 3 in 1.

0,05

0,10

0,05

0,10

0,05

2

3 2 3 2

0,10

0,30

0,10

0,30

0,10

Total Total Kekuatan Total Kelemahan

1,00 1,80 0,80

Tabel 4.2 Tabel IFAS

72

2. Analisis Faktor Eksternal

A. Peluang

- Strategic Alliance - Jakarta Convention Center.

- Proyek bisnis yang berkembang pesat di Jakarta dalam berbagai bidang.

- Event international olah raga yang berada pada kompleks Senayan.

- Selebritis internasional yang melakukan konser di tenis indoor, Jakarta

Convention Center.

- Posisi hotel yang dekat dengan pusat pemerintahan yang menyebabkan

anggota pemerintah di luar Jakarta menginap di hotel.

B. Ancaman

- Banyaknya hotel yang memilki nama ataupun hotel baru seperti Mandarin

Oriental, Hotel Indonesia Kempinski, Episentrum.

- Adanya produk subtitusi, seperti halnya Service Apartment atau losmen

yang memberikan harga lebih murah.

- Bencana alam yang dapat terjadi di Jakarta

- Kemanan nasional yang tidak stabil.

Tabel 4.3 Tabel EFAS

Faktor-faktor strategi eksternal

Bobot Rating Bobot x Rating

Peluang : • Strategic Alliance - Jakarta Convention Center. • Proyek bisnis yang berkembang pesat di Jakarta dalam berbagai bidang. • Event international olah raga yang berada pada kompleks Senayan.

0,10

0,20

0,20

1 3 3

0,10

0,60

0,60

73

Melalui analisis IFAS dan EFAS, maka dapat digambarkan bahwa The Sultan

Hotel berada pada diagram SWOT sebagai berikut:

• Titik X : Kekuatan – kelemahan

Menurut Diagram IFAS adalah sebagai berikut :

Total bobot rating kekuatan : 1,80

Total bobot rating Kelemahan : 0,80

Titik X : 1,80 – 0,80 = 1,00

• Titik Y : Peluang – Ancaman

Menurut diagram EFAS adalah sebagai berikut :

• Posisi hotel yang dekat dengan pusat pemerintahan yang menyebabkan anggota pemerintah di luar Jakarta menginap di hotel.

0,10 2

0,20

Ancaman : • Banyaknya hotel yang memilki nama ataupun hotel baru seperti Mandarin Oriental, Hotel Indonesia Kempinski, Episentrum. • Adanya produk subtitusi, seperti halnya Service Apartment atau losmen yang memberikan harga lebih murah. • Kemanan nasional yang tidak stabil. • Bencana alam yang dapat terjadi di Jakarta.

0,10

0,10

0,10

0,10

2 2 2 1

0,20

0,20

0,20

0,10

Total Total Peluang

Total Ancaman

1,00 1,50 0,70

74

Total bobot rating Peluang : 1,50

Total bobot rating Ancaman : 0,70

Titik Y : 1,50 – 0,70 = 0,80

Maka diagram analisis SWOT adalah sebagai berikut :

BERBAGAI PELUANG

KELEMAHAN INTERNAL KEKUATAN INTERNAL

BERBAGAI ANCAMAN

0,80

0,80X(0,80, 0,80)

Gambar 4.5 Diagram SWOT

Dengan diagram SWOT diatas, maka dapat disimpulkan bahwa The

Sultan Hotel berada pada Kuadran I, dimana The Sultan Hotel akan

menggunakan strategi SO ( Strength – Opportunity), yaitu dengan

memanfaatkan segala kekuatan yang dimiliki untuk memanfaatkan peluang –

peluang yang ada. Berikut ini adalah matrik Swot hotel The Sultan

Tabel 4.4 Matriks SWOT

IFAS

STRENGTHS(S) • Hotel The Sultan merupakan hotel yang sudah lama berdiri dan memiliki nama yang sudah besar di

WEAKNESS(W) • Daya tarik yang rendah terhadap furnitur lama yang digunakan oleh hotel. • Fasilitas meeting

75

EFAS

Indonesia. • Bentuk gedung yang megah serta memiliki fasilitas yang banyak. • Memiliki hubungan dengan Jakarta Convention Center. • Memiliki area parkir yang luas. • Memiliki kamar yang besar dan bervariasi. • Variasi makanan dan minuman yang tersedia.

yang terbatas. • Dalam hal keamaan, memiliki banyak akses untuk masuk kedalam hotel. • Tingkat servis yang minimal. • Akses masuk kedalam Lagoon Tower dari Gelora tertutup, yang menyebabkan tamu harus bayar apabila masuk melalui Gelora untuk menghindari 3 in 1.

OPPORTUNITIES (O) • Strategic Alliance - Jakarta Convention Center. • Proyek bisnis yang berkembang pesat di Jakarta dalam berbagai bidang. • Event international olah raga yang berada pada kompleks Senayan. • Selebritis internasional yang melakukan konser di tenis indoor, Jakarta Convention Center. • Posisi hotel yang dekat dengan pusat pemerintahan yang menyebabkan anggota pemerintah di luar Jakarta menginap

STRATEGI SO • Meningkatkan kerja sama dengan perusahaan - perusahaan ataupun dengan instansi pemerintah. • Memasarkan fasilitas yang dimiliki oleh hotel . • Berkerja sama dengan event organiser konser agar para selebritis yang diundang dapat menginap di hotel ini.

STRATEGI WO • Menggunakan teknologi yang modern. • Melengkapi sistem informasi yang dipakai untuk meningkatkan pelayanan hotel. • Memberikan pelayanan yang berkualitas dan bermutu. • Memaksimalkan kegunaan sistem informasi yang ada untuk meningkatkan kinerja karyawan.

76

di hotel. THREATS (T) • Banyaknya hotel yang memilki nama ataupun hotel baru seperti Mandarin Oriental, Hotel Indonesia Kempinski, Episentrum. • Adanya produk subtitusi, seperti halnya Service Apartment atau losmen yang memberikan harga lebih murah. • Kemanan nasional yang tidak stabil. • Bencana alam yang dapat terjadi di Jakarta.

STRATEGI ST • Memberikan harga yang kompetitif. • Mengadakan acara-acara khusus pada hotel ini dalam rangka merayakan sesuatu, misalnya tahun baru ataupun hari raya lainnya.

STRATEGI WT • Meningkatkan keamanan hotel.

4.5 Analisis Critical Success Factor (CSF)

Analisis Critical Success Factor merupakan faktor-faktor yang

dianggap kritis dalam mencapai tujuan bisnis dari organisasi. Berdasarkan

analisis PEST, SWOT dan lima daya persaingan Porter, maka faktor CSF The

Sultan Hotel adalah sebagai berikut:

• Pelayanan yang berkualitas

Hotel itu selalu identik dengan pelayanan, begitu pula para tamu yang

menginap di sebuah hotel, oleh sebab itu pelayanan merupakan faktor penting.

Dengan adanya pelayanan yang baik maka para tamu merasa spesial dan ingin

untuk menginap di hotel itu lagi. Pelayanan yang ada di The Sultan hotel

77

dengan ala Jawa harus dijaga untuk menimbulkan kesan yang positif bagi para

pengunjung yang datang.

• Kepuasan tamu harus dijaga

Kepuasan tamu yang memberikan komentar mengenai hotel

berdasarkan questioner yang diberikan pada setiap kamar harus dijaga dan di

analisa, apabila terdapat komentar yang kurang enak, maka hal tersebut harus

di perbaiki sehingga membuktikan kepedulian hotel The Sultan terhadap

pengunjung yang menginap di hotel ini. Oleh sebab itu dibutuhkan aplikasi

Customer Relationship Management yang berfungsi untuk meningkatkan

kepuasan tamu yang menghuni di hotel The Sultan.

• Kualitas SDM yang memadai

The Sultan Hotel, sebagai hotel yang menciri khas kan budaya

Indonesia, terutama pada budaya jawa, perlu dijaga, dengan melakukan

training ataupun dengan menggunakan sumber daya manusia yang

berpengalaman dalam bidangnya. Karena sumber daya yang berkualitas secara

langsung akan meningkatkan pula mutu pelayanan dari hotel The Sultan.

Untuk meningkatkan pelayanan maka dibutuhkan sebuah aplikasi Knowledge

management untuk mendukung karyawan dalam melakukan aktifitas

pekerjaannya.

• Promosi yang baik

Faktor promosi merupakan faktor yang penting dalam segala bidang,

tak terkecuali dalam bidang perhotelan, dengan adanya promosi dapat dilihat

dengan meningkatnya jumlah tamu yang datang ke hotel tersebut. Promosi-

promosi yang efisien dapat dilakukan melalui travel agent ataupun melalui

internet.

78

• Fasilitas yang baik dan lengkap

Fasilitas juga merupakan faktor penting yang dijadikan acuan oleh

tamu untuk menginap di hotel. Baik itu tamu yang berlibur ataupun melakukan

kegiatan bisnis, fasilitas itu akan memberi nilai tambah dalam tamu untuk

menginap di sebuah hotel. Karena fasilitas dapat digunakan untuk refreshing,

oleh karena itu hotel The Sultan memiliki fasilitas yang lengkap.

4.6 Analisis lingkungan eksternal IT/IS perusahaan

Secara tradisional, bisnis perhotelan mengandalkan kartu dan formulir

untuk tetap berhubungan dengan pelanggan lama ataupun pelanggan baru. Hal ini

menyebabkan banyaknya tempat yang terpakai serta proses yang melelahkan bagi

pekerja, tetapi dengan berkembangnya teknologi informasi, hal ini sudah bukan

masalah lagi.

Area awal yang menggunakan teknologi informasi adalah masalah billing

dan pembayaran, hal itu memakan banyak waktu dan memakan waktu yang lebih

lama dalam pemberitahuan pendapatan ataupun melakukan pembukuan. Tetapi

sekarang seiring dengan perkembangan teknologi informasi, segala pembayaran

serta informasi pendapatan dapat diperoleh dengan cepat.

Kebanyakan hotel sudah sangat terbiasa dengan pemesanan kamar melalui

telepon, tetapi dengan berkembangnya teknologi informasi hotel dapat berkerja

sama dengan perusahaan travel secara online, maupun pelanggan sekarang dapat

memesan kamar menggunakan fasilitas online.

The Sultan Hotel menyadari pentingnya penggunaan IT dalam

perusahaannya, karena TI memberikan dukungan bagi hotel dalam proses bisnis di

perusahaan. Perkembangan teknologi informasi dapat mempengaruhi suatu

79

industri usaha. Hotel merupakan salah satunya karena dengan menggunakan IT

maka akan menghemat tempat serta mempermudah proses pekerjaan.

4.7 Analisis lingkungan internal IT/IS perusahaan

Sampai saat ini, The Sultan Hotel sudah menerapkan Sistem Informasi

untuk beberapa bagian. Bagian-bagian tersebut adalah bagian HRD, Finance dan

akuntansi, food and beverages, Front Office dan logistik.

4.7.1 Aplikasi

1. Sistem Informasi Manajemen Hotel

Sistem informasi manajemen hotel menggunakkan sistem dari PT

Realta Chakradama menggunakan software yang dinamakan Rhapsody.

Software tersebut mengintegrasikan aktifitas key operational pada hotel, yaitu

pada bagian Front Desk, Banquet, Food and Beverages, Housekeeping,

logistik, Finance dan akutansi.

Modul-modul pada Rhapsody adalah sebagai berikut

1. Bagian Front Desk

- Billing

- pendaftaran pelanggan

- Informasi pelanggan

- Status kamar

- Laporan tagihan

2. Banquet

- Ketersediaan tempat

- Status pemesanan banquet

- Informasi ruangan

- Harga banquet

80

3. Food and Beverages

- Status pemesanan makanan

- Menu yang ditawarkan

- Total jumlah biaya

4. Housekeeping

- Informasi kamar

- Status penyucian baju

- Status kamar

5, Logistik

- Status kesediaan barang

- Status barang yang keluar

- Status barang yang masuk

- Total barang masuk secara bulanan

- Total barang keluar secara tahunan

- Laporan mengenai ketersediaan

- Stok inventory

6. Finance dan akutansi

- Laporan keuangan skala harian

- Laporan keuangan skala bulanan

- Laporan keuangan skala tahunan

- Laporan arus kas

Sistem informasi hotel memang mempermudah perkerjaan, namun

masih belum terintegrasi dengan baik, masih ada beberapa hal yang dilakukan

secara manual, oleh sebab itu kami menyarankan penambahan dan perubahan

modul pada hotel The Sultan.

81

2. Sistem informasi HRD

Sistem informasi HRD juga menggunakan software dari PT Realta

Chakradama yaitu SIAP +. Sistem menggunakan ini mencatat dan memonitor

absensi pegawai berdasarkan jadwal kerja, termasuk lembur, cuti, serta apabila

pegawai memundurkan diri. Software ini juga dapat menghitung gaji

karyawan seseuai dengan regulasi yang dikeluarkan oleh pemerintah. SIAP +

juga dapat secara otomatisasi menghitung gaji karyawan sesuai dengan pajak,

THR, Asuransi serta Jamsostek.

3. Website

The Sultan hotel sudah memiliki situs tersendiri, yang dapat digunakan

untuk memesan kamar, menyediakan informasi mengenai event yang ada di

hotel serta memberi informasi mengenai The Sultan Hotel.

4.7.2 Spesifikasi Hardware dan Software

The Sultan hotel menggunakan komputer Hewlett Packard jenis Dx 2550

dengan spesifikasi sebagai berikut :

JENIS KETERANGAN

HARDWARE PC DESKTOP HP DX2550 • ADM Athlon 64 3800+

processor 2.40 GHz 512 KB L2 cache 200MHZ FSB

• ATI RADEON X300 • 512 MB 667 MHz DDR2

SDRAM • 80 GB 7200 rpm SATA 3.0-

Gb/s • PSU 250 watt

OUTPUT DEVICE Monitor, Printer, Speakers INPUT DEVICE Mouse, Keyboard TELECOMMUNICATION

DEVICE LAN CARD

SECURITY SYSTEM Windows Firewall APPLICATION • Microsoft Office

82

• SIAP + digunakan pada bagian

- HRD • Rhapsody digunakan pada

bagian - Banquet - F & B - Reservation - Accounting - Laundry - Front Office

SYSTEM Windows XP Tabel 4.5 Spesifikasi Komputer The Sultan Hotel

4.7.3 Jumlah Hardware yang digunakan pada The Sultan Hotel

No Bagian Jumlah Komputer 1. HRD 13 2. PR 5 3. Sales 16 4. Banquet 7 5. F & B Lagoon

tower 5

6. Bussiness Center 7 7. Reservation 8 8. Credit 3 9. Accounting 14 10. Laundry 2 11. Security 3 12. Gardening 2 13. House keeping 8 14. Purchasing 5 15. Engineering 7 16. Operator 4 17. Research 6 18. Front Office 11 19. IT 4

Tabel 4.6 Jumlah hardware pada setiap bagian

4.7.4 Arsitektur Jaringan

83

Page 1

The Sultan Hotel Local Area Network

Aplikasi ServerIT Department

Office

Lobby

Internet

Gambar 4.7 Arsitektur Jaringan

4.7.5 Portfolio Aplikasi saat ini

Portfolio aplikasi adalah sebuah analisis yang digunakan untuk menilai

aplikasi yang digunakan saat ini. Aplikasi tersebut dibagi berdasarkan empat

bagian, yaitu high potential, strategic, key operational atau support, sesuai

dengan kegunaan aplikasi yang dalam mendukung kegiatan The Sultan hotel.

Tabel 4.8 Aplikasi Portfolio

STRATEGIC HIGH POTENTIAL • Website

84

• Sistem Informasi Manajemen Hotel

• Sistem Informasi HRD

KEY OPERATIONAL SUPPORT

4.8 Usulan Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Strategi bisnis merupakan sebuah strategi yang digunakan untuk

mendukung kegiatan bisnis. Strategi bisnis yang kami usulkan didasari oleh 2

aspek yaitu keunggulan operasional serta keintiman dengan pelanggan serta

didasari oleh analisis CSF serta matriks SWOT.

Tabel 4.7 Strategi Bisnis, TI dan SI

Strategi Bisnis Strategi TI/SI Memberikan pelayanan yang berkualitas dan bermutu.

1. Mengembangkan sistem informasi yang ada di hotel.

2. Pengembangan sistem informasi CRM yang digunakan untuk meningkatkan hubungan dengan pelanggan.

3. Memasangkan sistem wi-fi pada kamar hotel.

4. Memasangkan GoBoard pada lobby hotel untuk meningkatkan perasaan nyaman bagi para tamu yang check-in.

5. Mengembangkan sistem informasi knowledge management yang berguna bagi karyawan baru.

Melengkapi sistem informasi yang dipakai untuk meningkatkan pelayanan hotel.

1. Mengembangkan sistem informasi HRD dengan meningkatkan follow up pencarian kerja pada sistem yang sekarang sedang dipakai.

2. Penambahan modul pada sistem informasi manajemen hotel yang digunakan.

Memaksimalkan kegunaan sistem informasi yang ada untuk meningkatkan kinerja karyawan

1. Membangun sistem informasi knowledge management untuk karyawan.

4.9 Pengembangan Sistem informasi yang diusulkan

85

Dalam era globalisasi ini, hotel sudah berkembang pesat dalam hal

teknologi. Teknologi juga digunakan sebagai keunggulan kompetitif yang dimiliki

oleh hotel serta merupakan alat bantu bagi hotel untuk dapat memberikan yang

terbaik bagi para pengunjung yang menginap. Sistem informasi juga dapat

menghemat waktu serta mempermudah karyawan untuk berkerja, sehingga dapat

meningkatkan kinerja karyawan.

Berdasarkan hasil analisis dari rantai nilai sebelumnya, Sistem informasi

yang dimiliki oleh hotel The Sultan masih membutuhkan perkembangan yang

lebih lanjut. Meskipun hotel sudah menggunakan sistem informasi manajemen,

namun masih kurang lengkap dan masih dapat dikembangkan. Oleh karena itu

kami mengusulkan untuk penambahan modul pada sistem informasi manajemen

hotel yang sekarang sedang digunakan. Kami juga mengusulkan untuk

menggunakan CRM serta menggunakan Knowledge Management pada hotel The

Sultan.

4.10 Strategi SI

Strategi SI ini akan menjelaskan bagaimana sebuah sistem informasi yang

kami usulkan berguna bagi hotel dalam meningkatkan performa dan kinerja yang

dimiliki oleh hotel sesuai dengan visi dan misi yang digunakan oleh perusahaan

juga dengan menyesuaikannya dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan.

Dibawah ini merupakan strategi SI yang kami usulkan.

4.10.1 Customer Relationship Manajemen

86

Customer Relationship Management (CRM) merupakan sebuah

pendekatan terintegrasi antara manusia, proses dan teknologi untuk memahami

pelanggan organisasi/perusahaan dengan berfokus pada retensi pelanggan dan

pengembangan hubungan. Pada dasarnya, tujuan organisasi/perusahaan

mengadopsi CRM adalah untuk meningkatkan ketahanan dan kepuasan

pelanggan. Oleh karena itu, dalam rangka memenangkan dan mempertahankan

pelanggan, hotel ini perlu menerapkan CRM.

Konsep CRM sangat populer saat ini lebih menarik dan terintegrasi

dengan alat-alat yang tersedia seperti sistem informasi hotel. Dengan

implementasi CRM ini ke sistem Hotel, diharapkan dapat mendukung hotel

khususnya untuk mendapatkan pelanggan lebih sering dikunjungi dan

menungkatkan pelayanan dan kenyamanan terhadap pelanggan.

Aplikasi teknologi CRM di hotel secara umum banyak memperhitungkan

faktor-faktor stratejik element yang meliputi:

• Guest Recognition.

Guest recognition adalah upaya untuk mengumpulkan informasi

mengenai pelanggan hotel yang menginap, kemudian data profil pelanggan

tersebut didistribusikan kepada karyawan yang ada pada front line employee.

Tujuannya adalah supaya karyawan hotel yang berasal dari front line menjadi

lebih familiar terhadap profil-profil dari pelanggan yang datang secara berkala.

• Data capture dan maintenance.

Sebuah hotel harus mampu meng-capture data secara tepat dan efektif

serta harus dapat pula me-maintain-nya. Data captrue ini adalah untuk

keperluan memperoleh guest preferences. Tentu saja ia harus dapat

menggunakan piranti yang tepat, karena profil dari tamu atau pelanggan dan

87

preferencess-nya akan terus berubah sepanjang waktu. Untuk itu, maka

strategi CRM yang komplit memerlukan suatu piranti untuk melakukan

updating terhadap data data tersebut.

• Channel integration and consistency.

Kunci utama dari konsep channel integration and consistency ini

adalah bahwa setiap tamu akan menerima perlakuan yangs sama terkait

dengan masalah guest recognition, dengan tidak melihat channel apa yang

mereka pergunakan dalam melakukan intraksi dengan perusahaan.

• Ranking and discrimination

Beberapa pelanggan akan memiliki nilai yang lebih dibandingkan

pelanggan lainnya, jadi sebuah hotel perlu untuk memperhatikan pelanggan

tertentu yang kiranya memberikan benefit yang lebih besar dibandingkan

dengan pelanggan lainnya. Sebaliknya pelanggan yang berpotensial untuk

merugikan perusahaan sebaiknya harus remove.

• Two-way personalized dialog

Pada element ini berorientasi kepada bentuk komunikasi personal

antara hotel dengan pelanggan dan berusaha untuk mengupayakan peluang

yang lebih terhadap informasi.mengenai preferensi dan karakteristik

pelanggan.

Konsep dari CRM di hotel ini adalah berusaha untuk melayani konsumen yang

berbeda dengan perlakuan yang berbeda pula. Selama ini banyak fungsi dari

sistem perhotelan hanyalah sebatas merekam database saja dan belum pernah

diberdayakan untuk menjadi suatu sarana piranti CRM.

Ada beberapa aktivitas yang dapat dilakukan oleh hotel untuk melakukan

aktivitas pelayanan terhadapa pelanggan:

88

1. Tamu hotel melakukan reservasi melalui travel agent, internet maupun

dengan datang langsung ke hotel.

2. Front Office (FO) menerima reservasi, kemudian melakukan input terhadap

nama pelanggan untuk menemukan record pelanggan yang sesuai.

3. Server melakukan pengecekan terhadap profil pelanggan pada database

yang dibangun sistem informasi perhotelan, kemudian akan didapatkan

informasi tentang status pelanggan apakah pernah menginap di hotel apa

belum, apabila belum maka karyawan FO akan melakukan input lagi,

sedangkan apabila pelanggan pernah menginap sebelumnya maka akan

didapat data lengkap mengenai profil dan preferensi pelanggan.

4. FO mengirim notifikasi kepada departemen Food & Beverage (F&B),

Housekeeping, engineering dan point of sales (POS) untuk segera

mempersiapkan kamar sesuai dengan informasi yang terdapat di dalam

database mengenai profil dan preferensi pelanggan pada kamar hotel tempat

pelanggan yang bersangkutan menginap sebelumnya. Adapun setiap terminal

pada tiap-tiap departemen diatas tekoneksi langsung dengan server sehingga

memungkinkan untuk melihat informasi secara seketika (real-time).

5. Setelah kamar disiapkan, maka bagian FO harus melakukan input untuk

setiap feedback atau order yang dilakukan oleh pelanggan, pada umumnya

order dapat bersifat ketidakpuasan atau komplain ataupun permintaan

tambahan terhadap layanan yang sudah ada. Pelanggan menyampaikan order

melalui phone call kemudian FO harus dengan cermat menyimpan tipikal

order yang bersangkutan ke dalam komputer sebagai antisipasi terhadap

perubahan pattern pelanggan. Pada tahapan ini merupakan posisi yang krusial

bagi pihak hotel karena loyalitas dari pelanggan ditentukan oleh kemampuan

89

pihak hotel untuk menyelesaikan setiap incident yang terjadi secara cepat dan

memuaskan.

6. Ketika tamu hendak check out maka tamu yang bersangkutan ditawari untuk

mengisi checklist yang berisikan mengenai komentar tamu terhadap pelayanan

yang dilakukan oleh pihak hotel apakah sudah sampai mencapai taraf

memuaskan apa belum atau masih terdapat kekurangan yang perlu untuk

diperbaiki lagi.

Ujung tombak dari CRM adalah terletak pada database, pada kebanyakan

sistem informasi perhotelan, terdapat beberapa kelemahan yang

mengakibatkan kurang efektifnya pengambilan keputusan oleh bagian

marketing untuk melayani pelanggan secara cepat dan akurat. Format dari data

pelanggan atau guest card meliputi:

1. Daftar

Daftar Pelanggan berisikan tamu tamu yang pernah menginap di Hotel.

2. Profil Pelanggan

Database pelanggan yang ada harus komprehensif sehingga dapat

dipergunakan untuk menginisiasikan keperluan CRM. Dengan form yang

memadai maka pihak hotel akan dapat mengidentifikasikan profil dari

pelanggan yang sedang menginap, dengan demikian divisi pemasaran dapat

memprediksi perilaku konsumen dalam menginap.

Sebaiknya form guest card file yang ada seharusnya mampu menampilkan

semua informasi yang berkaitan langsung dengan perilaku pelanggan

sehari-hari:

• Field Check In dan Check Out.

90

Field ini digunakan untuk mendata informasi mengenai berapa lama

seorang pelanggan akan menginap di hotel. Dari informasi mengenai pola

menginap tamu tersebut maka pihak hotel akan dapat mengklasifikasikan

tipikal tamu yang berpotensi dan yang tidak.

• Field Jam

Field ini dapat dimanfaatkan oleh pihak hotel untuk mempelajari pola

kedatangan dari pelanggan, sehingga pihak hotel dapat mempersiapkan diri

untuk menyambut pelanggan tersebut terlebih lagi bila pelanggan yang

bersangkutan tergolong VIP guest.

• E-mail, no telepon.

E-mail dan telepon dapat dimanfaatkan sebagai media untuk menotifikasi

pelanggan sebagai sarana untuk membangun loyalitas.

3. Preferensi

Dengan preferensi pihak hotel akan dapat menghimpun informasi mengenai

item-item kesukaan pelanggan ketika pelanggan hendak menginap atau sedang

menginap. Pihak hotel dapat segera menyiapkan kebutuhan pelanggan tanpa

perlu menanti pelanggan untuk melakukan pesanan atau order terlebih dahulu,

sehingga pada praktiknya pelanggan akan merasa untuk diperhatikan.

4. Aktivitas

Bagian aktivitas dapat membantu pihak hotel untuk melakukan evaluasi dan

analisis terhadap permintaan mendadak dari konsumen yang diluar pattern.

Dimana permintaan itu dilakukan oleh pelanggan ketika menginap di masa

lalu atau ketika sedang dalam masa menginap. Dari informasi ini beberapa

diantaranya akan dapat ditambahkan kedalam data dari preferensi pelanggan.

91

Kelebihan CRM

• Menjaga pelanggan yang sudah ada.

• Menarik pelanggan baru.

• Mengurangi resiko operasional karena data pelanggan tersimpan dalam satu

sistem.

• Respon yang lebih cepat ke pelanggan.

Sistem informasi

Beli

Membuat Sendiri

Harga

CRM Kelebihan Kekurangan Kelebihan Kekurangan • Sistem langsung

dapat diimplementasik

an • Menghemat

waktu • Sistem yang

digunakan sudah teruji

• Harganya cukup mahal

• Tidak dapat dimodifikas

i

• Lebih murah dari

membeli • Dapat

dimodifikasi sesuai dengan

keinginan • Dapat

dikembangkan pada

kemudian hari

• Memakan waktu yang cukup lama

• memerlukan sdm yang cukup untuk mengerjakan sistem tersebut

Total biaya yang dibutuhkan

apabila membeli adalah $1244.

Tabel 4.8 Tabel perbandingan aplikasi CRM

Melalui hasil perbandingan penggunaan CRM diatas ini kami

mengusulkan untuk membuat sistem sendiri, karena dapat di modifikasi sesuai

keinginaan serta dapat dikembangkan untuk di kemudian hari. Meskipun membuat

sendiri memakan waktu yang cukup lama, tetapi hasilnya diperkirakan lebih

memuaskan daripada membeli sistem tersebut.

Spesifikasi hardware yang disarankan :

• Minimal Intel Pentium Dual Core

• Memory RAM minimal 1GB

• Internal Hard disk 500 GB

• Network Card

92

• Eksternal Hard disk 500 GB untuk backup

Spesifikasi software yang disarankan :

• Database server : MySQL

• Operating System : Windows XP

Personil TI yang dibutuhkan :

• 2 staf programmer

• 1 sistem analist

• 1 Database administrator

• 1 Network administrator

4.10.2 Knowledge Management

Knowledge management (KM) merupakan sebuah sistem yang

digunakan untuk mentransferkan pengetahuan seseorang kepada orang yang

lain. Untuk menghasilkan kinerja yang baik, maka perusahaan membutuhkan

sistem yang baik juga. Sistem KM ini bukan hanya peraturan atau sistem

standar, tetapi juga melibatkan pihak-pihak yang terkait langung, yaitu sumber

daya manusianya. Salah satu sistem manajemen yang memperlakukan suatu

intelektual sebagai aset yang dikelola adalah knowledge management, yang

diukur dengan 3 variabel yaitu personal knowledge, job procedure dan

technology. Dalam prateknya knowledge management dapat menjadi petunjuk

tentang pengelolaan intangible asset yang menjadi pilar perusahaan dalam

menciptakan nilai. Dengan menggunakan sebuah KM, maka hotel dapat

mengetahui pemecahan masalah mengenai permasalahan-permasalahan yang

pernah dihadapinya. KM berfokus pada merencanakan, mengumpulkan dan

mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah

93

digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisis dari macam-macam

sumber yang kompeten.

Manfaat Knowledge Management

• Memperoleh keunggulan bersaing

• Mempercepat pemecahan masalah

• Mempermudah karyawan baru untuk melakukan perkerjaan

Sistem informasi

Beli

Membuat Sendiri

Harga

CRM Kelebihan Kekurangan Kelebihan Kekurangan • Sistem langsung

dapat diimplementasik

an • Menghemat

waktu • Sistem yang

digunakan sudah teruji

• sudah memiliki standard

• Harganya cukup mahal

• Tidak dapat dimodifikasi

• membutuhkan training bagi

para karyawan untuk dapat

menggunakannya

• Lebih murah dari

membeli • Dapat

dimodifikasi sesuai dengan

keinginan • Dapat

dikembangkan pada

kemudian hari

• Memakan waktu yang cukup lama

• memerlukan sdm yang

cukup untuk mengerjakan

sistem tersebut • membutuhkan

training bagi para karyawan

untuk dapat menggunakann

ya

Total biaya yang dibutuhkan

apabila membeli adalah

$12774.

Tabel 4.9 Tabel perbandingan aplikasi KM

Dari perbandingan diatas ini kami menyarankan untuk membuat sistem knowledge

manajemen, karena dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang ada serta lebih

murah daripada membeli produk jadi.

Spesifikasi hardware yang disarankan :

• Minimal Intel Pentium Dual Core

• Memory RAM minimal 1GB

• Internal Hard disk 500 GB

• Network Card

94

• A VGA compatible or better display (800 x 600 resolution)

Spesifikasi software yang disarankan :

• Database server : MySQL via OBDC

• Operating System : Windows XP

Personil TI yang dibutuhkan :

• 2 staf programmer

• 1 sistem analist

• 1 Database administrator

• 1 Network administrator

4.10.3 Penambahan modul pada Sistem Informasi Manajemen Hotel

Sistem manajemen Hotel merupakan sistem manajemen yang

mengintegrasikan proses bisnis dalam berbagai bagian mulai dari pemberian

laporan, pencatatan serta prosedur-prosedur yang diperlukan dalam melakukan

perkerjaan. Hotel The Sultan sudah menggunakan Sistem Informasi

Manajemen Hotel, namun masih ada beberapa modul yang dapat

ditambahkan. Dibawah ini merupakan modul yang dapat ditambahkan pada

Sistem Informasi Manajemen yang digunakan hotel The Sultan:

1. Modul Engineering

Modul ini mencatat segala kerusakan dan perlunya pergantian pada kamar,

misalnya lampu yang rusak, listrik mati dan peralatan yang rusak pada hotel.

Modul ini menggunakan integrasi dengan pihak purchasing dan Residence

Manager yang fungsinya adalah melaporkan kerusakan kebagian purchasing,

kemudian bagian purchasing akan melaporkan ke Residence Manager yang

nantinya akan menolak atau memberi persetujuan atas pergantian yang

diperlukan oleh bagian Engineering.

95

Modul ini mencakup

• Laporan kerusakan

• Laporan pengadaan peralatan yang rusak

• Laporan kerusakan secara berskala

2. Modul HRD

Modul HRD yang dipakai hotel The Sultan sudah cukup canggih dan bagus,

namun masih ada bagian yang masih manual. Bagian yang manual tersebut

terletak pada bagian perekrutan. Dengan perubahan pada modul maka

keperluan untuk merekrut orang dapat dilakukan melalui sistem. Dengan

perubahan modul maka perekrutan dapat dilakukan dengan lebih mudah.

Misalnya pada bagian IT membutuhkan orang baru, maka dia dapat

melakukannya dengan memasukkan data-data yang dibutuhkan mengenai

kualifikasi orang yang dibutuhkan kemudian dikirim kebagian HRD

menggunakan sistem, kemudian bagian HRD akan melaporkan kepada

Residence Manager mengenai keperluan perekrutan oleh pihak IT, kemudian

apabila disetujui maka pihak HRD akan mencari orang yang sesuai dengan

kebutuhan oleh pihak IT.

Penambahan modul ini disarankan dilakukan dengan Perusahaan yang

menyediakan Sistem Informasi Manajemen Hotel atau dapat dilakukan dengan

membuat sebuah sistem informasi manajemen hotel yang baru dengan patokan

sistem informasi manajemen hotel yang sedang dipakai dan ditambahkan

modul baru.

4.11 Strategi manajemen SI/TI

Strategi manajemen SI/TI merupakan langkah-langkah yang diambil oleh

pihak manajemen berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan

96

digunakan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut merupakan perubahan struktur

organisasi dengan membangun divisi yang baru, yaitu divisi IT. yang digunakan

untuk mendukung sistem informasi yang akan digunakan. Dengan penambahan

struktur organisasi, maka diperlukan adanya tambahan sumber daya manusia yang

berhubungan dengan sistem yang akan dibuat dan diimplementasikan.

4.11.1 Rekomendasi struktur organisasi

The Sultan Hotel perlu melakukan perubahan struktur organisasi agar

dapat meningkatkan kinerja agar dapat lebih efektif dalam mengembangkan

perusahaan dalam bidang IT. Dengan begitu kami menganjurkan untuk

membuat divisi IT pada hotel The Sultan yang berfungsi untuk mendukung

dan membangun serta melakukan maintainance pada sistem IT yang akan

dibangun.

Dibawah ini merupakan gambar rekomendasi yang kami buat pada The Sultan

Hotel.

97

97

Gambar 4.8 Rekomendasi struktur organisasi

98

Gambar 4.9 Divisi IT

Dalam divisi IT yang baru IT Manager dan IT Manager Assistant tetap ada

seperti dalam struktur organisasi yang lama. IT Manager bertugas memimpin

proyek IT pada hotel The Sultan dan juga mengawasi jalannya proyek serta

bertanggung jawab langsung kepada Resident Manager.

4.11.2 Rekomendasi kualifikasi pegawai IT yang baru

Dengan adanya perubahan pada divisi di The Sultan maka dibutuhkan

pegawai baru yang dapat diandalkan dalam mengerjakan serta mengawasi

sistem yang baru. Berikut ini adalah kualifikasi yang diperlukan pada divisi IT

The Sultan Hotel.

1.Programmer

Programmer tugasnya adalah membuat program yang sesuai dengan

keinginan perusahaan. Hasil dari pekerjaan dari seorang programmer adalah

aplikasi yang dapat digunakan oleh hotel.

• Pria atau wanita maksimal 27 tahun

• Lulusan ilmu komputer dengan IPK minimal : 2,75

• Mengerti Algoritma dengan baik

• Menguasai bahasa pemrograman Java, VB, PHP dan SQL

99

Persyaratan umum

• Kreatif dan inovatif, komunikatif serta mau untuk belajar

• Mampu berkerja keras

• Berdedikasi dan disiplin tinggi serta memiliki kemampuan kerjasama tim

yang baik

• mampu berkerja dalam lingkungan yang kompetitif dan target based

oriented

• Mampu memenuhi target-target yang ditetapkan perusahaan

• Lebih disukai dan mampu menggunakan bahasa Inggris aktif tertulis dan

lisan

2. System Analyst

System Analyst bertugas untuk menganalisis hal-hal yang dibutuhkan

oleh perusahaan kemudian mendesain sistem dan merancang prosesnya dari

input sampai ke output dan menyampaikannya kepada programmer untuk

dikerjakan.

• Pria atau wanita dengan usia maksimal 27 tahun

• Setidaknya memiliki gelar sarjana ilmu komputer

• Setidaknya memiliki pengalaman kerja selama 3 tahun pada bidangnya

• Memiliki pemikiran analisis yang baik

• Mengerti mengenai jaringan

• Mengerti bahasa pemrograman Java, VB, SQL dan PHP

Persyaratan umum

• Memiliki integritas yang baik dan setia

• Memiliki kemampuan berbahasa Inggris yang baik

100

• Memiliki pengetahuan dalam bidang bisnis, teknologi serta ekonomi

dengan baik.

3. Database Administrator

Database Administrator bertugas untuk mendesain,

menimplementasikan,menjaga serta memperbaiki database pada organisasi.

• Pria atau wanita dengan usia maksikam 30 tahun

• Minimal pendidikan D3 bidang teknologi informasi / ilmu komputer

• Menguasai Microsoft Windows Server 2000/2003

• Menguasai Database Microsoft SQL Server 2005/2008

• Memiliki sertifikasi Microsoft Windows Server akan menjadi nilai tambah

• Memiliki sertifikasi Microsoft SQL Server akan menjadi nilai tambah

Persyaratan umum

• Mampu berkerja sama dalam sebuah tim

• Memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi kebutuhan user serta analisis

data

• Memiliki kemampuan untuk menggunakan bahasa Inggris baik lisan

maupun tertulis

4. Network administrator

Network administrator bertugas untuk melakukan konfigurasi network pada

hotel serta menjaga hardware dan software komputer yang berhubungan

dengan network.

• Pria atau wanita dengan umur maksimal 35 tahun

• Minimal pendidikan D3 bidang teknologi informasi / ilmu komputer

• Menguasai konsep kerja LAN dan WAN

101

• Memiliki pengetahuan tentang teknologi wireless dan bersedia membantu

jika sewaktu-waktu dibutuhkan

• Memiliki pengalaman dalam pekerjaan sebagai Network Administrator

minimal 2 tahun

Persyaratan umum

• Mampu berkerja sama dalam sebuah tim

• Mampu menggunakan bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan

4.12 Strategi IT

Strategi IT berhubungan dengan bagaimana sebuah Teknologi informasi

digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis pada hotel. Dalam hal ini adalah

penggunaan teknologi baru pada hotel yang dapat meningkatkan kepuasan

pelanggan serta mempermudah karyawan dalam melakukan perkerjaan. Berikut

ini adalah teknoogi yang kami usulkan.

4.12.1 Bartech Minibar

Bartech minibar merupakan sistem yang melakukan otomatisasi pada

minibar disetiap kamar hotel. Dengan menggunakan PDA maka seorang

dapat menghitung dan mengetahui apabila sebuah makanan dan minuman

pada minibar diambil maka dapat terdeteksi dan langsung ketahuan untuk

kemudian dimasukkan kedalam Billing. Dengan menggunakan minibar ini,

maka akan menghemat biaya di masa mendatang karena dengan

menggunakan ini maka hanya memerlukan 2 orang yang mengoperasikan

PDA tersebut dan memberitahukan kepada bagian room untuk mengisi

minibarnya ketika saatnya tiba untuk kamar dibersihkan. PDA yang

digunakan bisa dengan merk apa saja asal menggunakan sistem operasi

Windows.

102

Fungsi Bartech Minibar :

• Menghitung secara otomatis pengambilan makanan dan minuman pada

minibar

• Melaporkan pengambilan makanan dan minuman secara otomatis

Kelebihan Bartech minibar :

• Menghemat biaya dengan mengurangi jumlah perkerja yang memeriksa

minibar

• Dapat mengatur temperatur minibar secara wireless

• Dapat mengunci minibar ketika tamu melakukan check-out

Kekurangan Bartech minibar

• Harga yang relatif mahal

4.12.2 Microsoft GoBoard

Gambar 4.10 Microsoft GoBoard

Microsoft GoBoard merupakan sebuah hardware yang dikembangkan oleh

Microsoft yang digunakan pertama kali di hotel Courtyard yang dikelola

oleh hotel Marriott pada tahun 2007. Fungsi dari Microsoft GoBoard ini

adalah untuk mengetahui laporan cuaca yang dalam jangka waktu 3 hari

103

kedepan, dapat juga untuk melihat berita, mencari alamat serta tempat-

tempat hiburan serta informasi mengenai restoran yang dapat dikunjungi.

Microsoft GoBoard ini menggunakan layar LCD sebesar 52-inch

menggunakan teknologi touch screen yang ditaruh di dekat lobby. GoBoard

menggunakan teknologi internet dalam hal mengetahui laporan-laporan yang

dibutuhkan oleh tamu. Tamu yang menggunakan teknologi ini juga dapat

melakukan printing peta terhadap alamat yang akan dituju, hasil print

tersebut dapat diambil pada bagian Front office. Dengan menggunakan

teknologi ini maka akan meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap hotel.

Fungsi Microsoft GoBoard

• Mencari tahu mengenai alamat yang akan dituju tamu

• Mengetahui laporan cuaca dalam 3 hari kedepan agar tamu dapat

merencanakan kegiatan dengan baik

• Tamu hotel dapat melihat berita dengan menggunakan teknologi ini

• Tamu dapat mencari tahu mengenai tempat yang akan dituju atau dapat

melihat tempat-tempat apa saja yang dapat dikunjungi di Jakarta

Kelebihan Microsoft GoBoard

• Memberikan kesan teknologi yang canggih dan elegan pada hotel

• Memudahkan tugas pegawai karena apabila tamu ingin mencari tahu

mengenai Jakarta dapat menggunakan GoBoard

• Memberikan kenyamanan pada tamu yang check-in maupun check-out

• Instalasi serta pemasangan hardware dilakukan oleh Microsoft

Kekurangan Microsoft GoBoard

• Harga relatif mahal

• Baru dapat diimplementasikan secara internasional 2-3 tahun kedepan

104

4.12.3 Wi-Fi

Pemasangan Wi-Fi pada hotel digunakan untuk mendukung tamu yang

melakukan bisnis dan menginap di hotel dan membawa laptop agar dapat

melakukan kegiatan bisnis maupun untuk keperluan lain dalam

menggunakan teknologi internet. Wi-Fi ini akan menggunakan access point

yang di berikan password, sehingga para pelanggan yang akan menggunakan

internet akan di berikan charge pemakaian internet secara harian. Access

point ini hanya akan di pasang pada setiap lantai, karena struktur hotel The

Sultan menggunakan beton, jadi membutuhkan 1 Access Point setiap lantai.

Access Point ini juga akan digunakan untuk teknologi PDA yang dipakai

oleh pegawai untuk mengetahui status dari minibar pada setiap kamar.

4.12.4 Penambahan jumlah hardware

Berdasarkan analisis lingkungan internal perusahaan pada bab 4 dan

dengan penambahan divisi pada hotel The Sultan maka perlu dilakukan

penambahan jumlah hardware dengan spesifikasi sebagai berikut:

4.12.4.1 Rekomendasi penambahan komputer pada bagian IT

Tabel 4.10 Rekomendasi spesifikasi komputer

Jenis Keterangan Hardware • PC Desktop

• Minimal Intel Pentium Dual Core E5200

• RAM 512 Mb • Hardisk 80 Gb • VGA Card 256 MB • DVD Rw

Input Device • Keyboard • Mouse

Output Device • Monitor • Speaker

105

Dengan adanya divisi baru maka diperkirakan diperlukannya 5

komputer tambahan dengan spesifikasi minimal seperti spesifikasi komputer

diatas.

4.12.4.2 Rekomendasi penambahan server

Tabel 4.11 Rekomendasi spesifikasi Server

Keterangan Jumlah IBM System X3400M2-22A

• Xeon E5504 • 2GB DDR3 PC 8500 • 250 GB HDD SATA • DVD-ROM • VGA Matrox G200e

16MB • 2x GbE NIC • Tower Case

1

4.12.4.3 Rekomendasi Access Point

Access point digunakan untuk menjalankan WAN yang

berfungsi untuk mengakses jaringan yang ada di daerah internal sebuah

jaringan LAN. Berikut ini adalah rekomendasi spesifikasi Access Point.

Tabel 4.12 Rekomendasi akses point

Form Factor Eksternal Connectivity Technology Wireless Network Cable Type Ethernet 100Base-TX cable Data Transfer Rate 54 Mbps Data Link Protocol • IEEE 802.11b

• IEEE 802.11g Transport Protocol • TCP/IP

• IPX/SPX, • NetBeui/NetBIOS

Bandwidth 2,4 GHz Status Indicator Power, Link OK, Link Activity Encryption Algoritm • 64-Bit WEP

• 129-Bit WEP • 256 Bit WPA

Authentication Method Radio Service Set ID Networking Standard • IEEE 802.3

• IEEE 802.3u • IEEE 802.11b

106

• IEEE 802.11g 4.12.5 Perencanaan Biaya

Perencanaan biaya yang dibutuhkan dalam

mengimplementasikan serta dalam hal penambahan infrastruktur adalah

perkiraan biaya yang dibutuhkan dalam melakukan penambahan

komputer serta penggunaan Microsoft GoBoard serta pengadaan

teknologi Wi-Fi dan PDA pada bagian minibar

Tabel 4.13 Perkiraan Biaya

Spesifikasi Jumlah Harga / unit Total Harga • PC desktop

dengan spesifikasi yang sesuai dengan yang diajukan

• Server tambahan yang digunakan untuk Knowledge Management

• Penambahan teknologi Wi-Fi

• Penggunaan Teknologi Microsoft GoBoard

• Penggunaan Technology Bartech

• PDA

4 1

14 2

472 4

Rp.5.400.000 Rp. 16.000.000 Rp. 700.000 Rp. 140.000.000 Rp. 12.000.000 Rp.3.500.000

Rp.21.600.000 Rp.16.000.000 Rp.9.800.000 Rp. 280.000.000 Rp. 5.6640.00.000 Rp.14.000.000

107

Gambar 4.11 Arsitektur Jaringan yang direkomendasikan

4.10.6 Rekom

endasi Arsitektur Jaringan

109

108

4.12.7 Rencana Implementasi

Dalam perencanaan implementasi sistem yang kami ajukan,

akan diperlukan waktu sekitar 3 tahun untuk membangun sistem tersebut

secara menyeluruh. Penggunaan dana yang diperlukan pun cukup besar,

dibawah ini merupakan gambar yang menjelaskan tahapan-tahapan serta

waktu yang diperlukan sampai pada tahap implementasi secara

menyeluruh. Akan digambarkan pada rencana implementasi dibawah ini.

109

Gambar 4.12 Rencana Implementasi

Activity Planing  Tahun Pertama        Tahun Kedua        Tahun Ketiga             Q1  Q2  Q3  Q4  Q1  Q2  Q3  Q4  Q1  Q2  Q3  Q4 Strategi SI                                        Penambahan modul                                        Implementasi KM                                        Implementasi CRM                                        Strategi Manajemen SI/TI                                        Pembenahan Struktur org                                        Perekrutatn Staff divisi TI                                        Strategi TI                                        Pembelian desktop dan server                                        Penerapan GoBoard                                        Penerapan Bartech minibar                                        

109

110

4.12.8 Usulan Arsitektur Sistem Aplikasi

4.12.9 Aplikasi portfolio masa depan

Aplikasi portfolio masa depan adalah penjabaran aplikasi yang

akan digunakan di masa depan. Aplikasi portfolio masa depan digunakan

untuk mengetahui tingkatan kebutuhan perusahaan terhadap teknologi di

masa mendatang.

Table 4.14 Aplikasi Portfolio Masa depan

STRATEGIC HIGH POTENTIAL • Website

• GoBoard • Bartech Minibar

Sistem informasi manajemen hotel : 1. Bagian Front Desk 2. Banquet 3. Food and Beverages 4. Housekeeping 5. logistik 6. Finance dan akutansi 7. Engineering

• KM • CRM

KEY OPERATIONAL SUPPORT