bab 3 perancangan sistem data warehousethesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-1-00352-if bab 3.1.pdf ·...
TRANSCRIPT
77
BAB 3
PERANCANGAN SISTEM DATA WAREHOUSE
3.1 Gambaran umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Umum Perusahaan
Pada awal tahun 1990, INDOPARTS berada di dalam pengelolaan PT.
Indo Hero Engineering (Agen Tunggal Pemegang Merek / ATPM dari Suzuki)
dan berlokasi di Jl. Raden Inten II Kav. 8 No. 18, Jakarta Timur. Konsep
didirikannya INDOPARTS pada waktu itu adalah dalam rangka menciptakan
perusahaan yang mewakili sebuah merek, menjual merek tersebut, serta ingin
menyediakan suatu aksesoris atau suku cadang kendaraan bermotor (spare part)
yang berkualitas serta didukung oleh pelayanan / service yang memuaskan..
Pada waktu itu fakta yang ada di pasar menunjukkan bahwa hanya sekitar
25 % konsumen yang mampu membeli produk suku cadang genuine (asli) dan
lebih dari 75 % konsumen lainnya tidak mampu membeli produk suku cadang
genuine. Hal ini disebabkan, produk suku cadang genuine memiliki harga yang
tinggi. Maka dari itu, sebagai salah satu bentuk kepedulian INDOPARTS
terhadap konsumennya, INDOPARTS menyediakan aneka produk suku cadang
dengan spesifikasi yang sesuai dengan standar asli dari pabrikan dengan merek
INDOPARTS. Meskipun demikian, kualitas yang diberikan juga dijamin tidak
akan mengecewakan serta harga produk yang ditawarkan sangat kompetitif seta
lebih terjangkau dibandingkan dengan harga produk genuine. Melalui bentuk
78
kepedulian ini, diharapkan dapat meng-cover permintaan dari sekitar 75 %
konsumen yang tidak mampu membeli produk suku cadang genuine.
Seiring berjalannya waktu, tahun 1994, masuknya Suzuki Motor Jepang
dari PT. Indo Hero Engineering, mendapat sikap penentangan dari beberapa
pihak sehingga sejak September 1994 sampai Juli 2007, INDOPARTS mulai
terpisah dari PT. Indo Hero Engineering dan kemudian dikelola oleh PT.
Indomobil Buphala. Dan per Juli 2007 hingga sekarang, INDOPARTS berada di
bawah naungan PT. CENTRAL SOLE AGENCY.
Pada awal mula berdirinya, INDOPARTS mulai merintis produk spare
part-nya dari 1 jenis produk atau item, yaitu brake shoe dan saat ini telah
berkembang pesat sert memiliki lebih dari 1.000 item. Item-item tersebut terdiri
dari lebih kurang sekitar 1.000 item untuk spare parts kendaraan roda empat dan
lebih kurang 300 item untuk spare parts kendaraan roda dua. INDOPARTS tidak
hanya meng-cover untuk spare parts produk Suzuki saja, tapi juga mencakup
semua merek mobil atau motor terutama untuk item-item yang masuk kategori
fast moving (cepat terjual).
Perusahaan ini dikukuhkan di hadapan notaris No. Surat Keterangan
Domisili Perusahaan Nomor : 80/1.824.02/V/2007 dikeluarkan oleh Pemerintah
Propinsi DKI Jakarta, Kelurahan Gunung Sahari Utara, Kecamatan Sawah Besar,
Kotamadya Jakarta Pusat. Nomor Pokok Wajib Pajak ( NPWP ) : 01.314.268.2-
026.000 dikeluarkan oleh Departeman Keuangan Republik Indonesia, Direktorat
Jenderal Pajak. Tanda Daftar Perusahaan ( TDP ) Nomor : 09.05.1.50.00615
berlaku sampai 22 November 2010 dikeluarkan oleh Suku Dinas Perindustrian
dan Perdagangan Kodya Jakarta Pusat. Surat Ijin Usaha Perdagangan ( SIUP )
79
Nomor : 03489/1.824.271 tanggal 15 Agustus 2007 dikeluarkan oleh Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Provinsi DKI Jakarta.
3.1.2 Visi, Misi Perusahaan dan Motto Perusahaan
Adapun visi perusahaan adalah menjadi perusahaan yang paling
kompeten di dalam pelayanan, kualitas dan fokus dalam bisnis suku cadang
otomotif. Sedangkan misi perusahaan adalah :
1. Melindungi konsumen dari pembelian spare parts yang berkualitas
rendah, yaitu dengan cara menyediakan spare parts berkualitas setara
dengan produk genuine-nya dan harga yang terjangkau.
2. Melayani konsumen “smart”, yaitu kelompok konsumen “kritis” yang
sadar akan pentingnya “kualitas dan harga terjangkau” atas spare parts
yang akan dibelinya.
Motto perusahaan adalah QUALITY PARTS FOR SMART PEOPLE,
artinya INDOPARTS ini disediakan bagi kelompok orang “SMART”, yaitu :
1. Kelompok konsumen yang “concern / sadar” akan pentingnya “kualitas
dan harga terjangkau” sebagai satu kebutuhan yang utama.
2. Para dealer dan penyalur INDOPARTS, yang selama ini “sadar” akan
pentingnya menjaga “citra positif” bisnisnya. Antara lain, dengan cara
memasarkan produk INDOPARTS dan pelayanan yang baik ke
konsumennya.
80
3.1.3 Strategi Perusahaan
Strategi perusahaan antara lain :
1. Membangun citra produk-produk INDOPARTS sebagai spare part
berkualitas untuk orang-orang yang smart.
2. Memperkuat jangkauan area pasar INDOPARTS.
3. Memperluas jangkauan produk khususnya untuk barang yang bersifat fast
moving.
3.1.4 Struktur Organisasi
Di dalam perusahaan terdapat beberapa unit kerja yang masing-masing
mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda sehingga diperlukan
sebuah struktur organisasi. Struktur organisasi juga berpengaruh untuk saling
mendukung dalam proses kemajuan sebuah perusahaan. Dalam struktur
organisasi PT. Central Sole Agency meiliki beberapa departemen antara lain :
B.O. D., D.I.R., D.I.R. / Depty, Dept. Head dan Sub. Dept. Head. Berikut ini
adalah struktur organisasi perusahaan PT. CENTRAL SOLE AGENCY yang
menghubungkan secara vertikal maupun horizontal antara pemimpin dan
bawahan beserta para karyawannya, di mana karyawan atau bawahan harus
menjalankan tugasnya dan bertanggung jawab kepada atasannya sehingga bisa
tercapai hasil kerja yang optimal.
81
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. CENTRAL SOLE AGENCY
3.1.5 Uraian Tugas dan Wewenang
PT. CENTRAL SOLE AGENCY dipimpin oleh beberapa Presiden
Direktur yang dibantu oleh Chief Executive Officer (C.E.O) dan Chief of
Operation (C.O.O) serta membawahi 3 kepala departemen yang masing-masing
82
dibagi menjadi 2 sub kepala departemen. Adapun tanggung jawab dan wewenang
masing-masing bagian dalam perusahaan adalah sebagai berikut:
1. BOTH OF DIRECTUR ( B.O.D )
Tugas dan wewenang :
a. Mengelola manajemen dari seluruh anak perusahaan.
b. Mengambil keputusan (decision making) dalam kegiatan yang akan
dilakukan.
c. Membawahi langsung C.E.O.
2. Chief Executive Officer ( C.E.O )
Tugas dan wewenang :
a. Menjalankan kebijakan-kebijakan yang sudah ditetapkan B.O.D.
b. Mengelola manajemen dari departemen serta staf yang berada di
bawahnya.
c. Membawahi langsung C.O.O dan divisi Tool.
3. Chief Of Operation ( C.O.O )
Tugas dan wewenang :
a. Mengelola operasional pergudangan.
b. Mengontrol semua transaksi keluar masuk barang, penjualan, dan
pembelian yang ada di gudang.
c. Membawahi langsung 3 departemen, yaitu Finance, Marketing dan
Product Development.
83
4. Divisi Tool
Tugas dan wewenang :
a. Menangani segala keperluan perkakas bengkel.
b. Menangani keperluan peralatan yang bersifat mekanis lainnya.
5. Finance
Tugas dan wewenang :
a. Menangani masalah keuangan.
b. Menangani transaksi penjualan, pembelian, dan pembayaran.
c. Membuat laporan rugi / laba.
d. Membawahi Staf Cashier dan Staf Finance.
6. Marketing
Tugas dan wewenang :
a. Menangani pemasaran.
b. Memberikan briefing / penyuluhan kepada dealer-dealer mengenai
produk INDOPARTS.
c. Membawahi Sales Area Staff dan Operation and General Affair Staff.
7. Prode v
Tugas dan wewenang :
a. Mengembangkan produk-produk yang ada di INDOPARTS.
b. Mengontrol kualitas produk.
c. Membawahi Staf Prodev dan Staf Warehouse and Delivery.
84
Pada departemen Warehouse terdapat beberapa divisi beserta tugas dan
wewenang dari masing-masing divisi sebagai berikut :
a . ADMIN GUDANG
1. Terima dokumen barang Import dan Packing List.
2. Rekapitulasi Surat Jalan Penerimaan Barang.
3. Filling.
4. Rekapitulasi lembur personal Gudang.
5. Rekapitulasi penerimaan klaim Dealer dan Supplier.
6. Inventory Material dan ATK untuk Gudang.
7. Buat Surat Jalan dan penomoran koli di Packing List kiriman
barang.
8. Rekapitulasi Aktivitas Gudang.
b. INCOMING
* Receiving
1. Terima dokumen impor (Packing List dan B/L) dari Admin
Gudang, sebagai informasi barang-barang impor yang akan masuk
/ datang.
2. Terima barang import dan lokal (cek barang apa sesuai dengan
surat jalan).
3. Terima barang klaim dari Dealer.
4. Bantu alokasi barang di bagian Locater.
85
* Pressing
1. Melakukan proses Pressing barang.
2. Alokasi Inner dan Sticker guna keperluan Pressing.
3. Bantu di bagian Setting.
* Setting
1. Melakukan proses Setting barang.
2. Siapkan Inner dan Master Box.
3. Cek Inner, Sticker, dan Label IMG.
4. Alokasi barang Material.
* Locater
1. Mengalokasikan barang.
2. Serah terima barang dari bagian Receiving.
3. Cek barang yang baru masuk.
4. Siapkan barang yang akan di-Setting.
* Picker
1. Terima PL (Picking List ).
2. Pick Up barang sesuai dengan Picking List.
3. Cek barang yang bermasalah (kurang, salah P/N, dan rusak).
4. Tempel label IMG (Indomobil Group).
5. Set barang-barang item tertentu.
86
c. OUTGOING
* Checker
1. Check barang dari Picker.
2. Catat barang yang bermasalah.
* Delivery
1. Alokasi barang ke mobil (cek sesuai dengan Surat Jalan dan
Jumlah koli).
2. Kirim barang.
3. Ambil barang klaim ke ekspedisi.
3.1.6 Proses Bisnis
PT. CENTRAL SOLE AGENCY memiliki beberapa proses bisnis antara
lain :
3.1.6.1 Penjualan
Untuk melakukan sebuah transaksi penjualan, pelanggan mula-mula
membuat surat rincian pesanan barang dan kemudian diserahkan kepada
perusahaan ( INDOPARTS ), lalu perusahaan akan membuat order sheet.
Order sheet ini akan diserahkan masing-masing kepada pelanggan dan
divisi penjualan, sedangkan 1 lembar lagi akan disimpan oleh perusahaan.
Divisi penjualan kemudian meminta ACC kepada distribution manager.
Jika sudah disetujui, divisi penjualan lalu membuat surat jalan untuk
pelanggan, divisi administrasi, dan divisi penjualan sendiri. Setelah itu,
87
barang dikirimkan melalui ekspedisi. Kemudian, divisi penjualan
melakukan pengecekan antara order sheet dan surat jalan lalu membuat
faktur penjualan untuk pelanggan, divisi administrasi, dan divisi penjualan
sendiri. Faktur penjualan yang diarsip sementara oleh divisi penjualan
digunakan sebagai surat penagihan piutang. Sedangkan, surat jalan dan
faktur penjualan yang dis impan oleh divisi administrasi digunakan untuk
melakukan pengarsipan data-data perusahaan.
3.1.6.2 Pembelian
Untuk melakukan sebuah transaksi pembelian, divisi pembelian
mula-mula membuat surat rincian pesanan barang dan order sheet. Order
sheet tersebut kemudian diserahkan kepada direktur untuk ditandatangani.
Setelah ditandatangani, order sheet tersebut masing-masing akan diberikan
kepada pemasok dan divisi administrasi, sedangkan 1 lembar lagi disimpan
sendiri oleh divisi pembelian. Order sheet yang diberikan kepada pemasok
digunakan untuk melakukan pengaturan barang. Jika sudah selesai dan
lengkap, pemasok kemudian akan membuat surat jalan dan melakukan
pengiriman barang kepada perusahaan. Lalu, divisi pembelian akan
mengecek barang yang dikirimkan, apakah sudah sesuai dengan order sheet
dan surat jalan. Sedangkan, order sheet yang diberikan kepada divisi
administrasi akan digunakan untuk melakukan pengarsipan data-data
perusahaan.
88
3.1.6.3 Retur Penjualan
Sebuah retur penjualan berawal dari adanya laporan dari pihak
pelanggan kepada perusahaan tentang barang yang rusak. Perusahaan
kemudian mendatangi pihak pelanggan untuk mengecek kebenarannya.
Jika terbukti benar, perusahaan akan membuatkan faktur retur barang,
masing-masing untuk pelanggan dan divisi penjualan. Setelah meminta
ACC kepada pelanggan, perusahaan akan memberikan barang yang rusak
kepada divisi penjualan. Faktur barang yang diberikan kepada divisi
penjualan digunakan untuk melakukan pengecekan dan pemotongan
piutang. Kemudian, laporan retur barang akan diberikan kepada manajer
accounting.
3.1.6.4 Retur Pembelian
Sebuah retur pembelian berawal dari adanya laporan dari pihak
perusahaan tentang barang yang rusak kepada pemasok. Perusahaan
kemudian mendatangi pihak perusahaan untuk mengecek kebenarannya.
Jika terbukti benar, perusahaan akan membuatkan faktur retur barang,
masing-masing untuk pemasok dan divisi pembelian. Setelah meminta
ACC kepada pemasok, perusahaan akan memberikan barang yang rusak
kepada divisi pembelian. Faktur barang yang diberikan kepada divisi
pembelian digunakan untuk melakukan pengecekan dan pemotongan
hutang. Kemudian, laporan retur barang akan diberikan kepada manajer
accounting.
89
3.1.6.5 Hutang
Sebuah transaksi pembayaran berawal dari surat rincian tagihan
yang telah jatuh tempo. Surat tersebut mula-mula dibawa oleh divisi
pembelian kepada manajer accounting. Manajer accounting kemudian akan
melakukan pengecekan terhadap surat pembayaran dan melakukan
pembayaran kepada pemasok. Setelah menerima pembayaran dari pihak
perusahaan, pemasok kemudian membuat surat konfirmasi pembayaran,
masing-masing untuk divisi pembelian, manajer accounting perusahaan,
dan untuk pemasok sendiri yang digunakan sebagai bukti pembayaran.
Selain itu, pemasok juga mengembalikan surat jalan dan faktur pembelian
kepada pihak perusahaan yang kemudian diberikan kepada manajer
accounting. Surat konfirmasi pembayaran yang diberikan kepada divisi
pembelian digunakan untuk melakukan pemotongan hutang kepada
pemasok.
3.1.6.6 Piutang
Sebuah transaksi pembayaran berawal dari surat rincian tagihan
yang telah jatuh tempo. Surat tersebut mula-mula dibawa oleh manager
accounting kepada pelanggan. Pelanggan kemudian akan melakukan
pengecekan terhadap surat pembayaran dan melakukan pembayaran kepada
perusahaan. Setelah menerima pembayaran dari pihak pelanggan, manajer
accounting kemudian membuat surat konfirmasi pembayaran, masing-
masing untuk divisi penjualan, manajer accounting perusahaan, dan untuk
90
pelanggan sendiri yang digunakan sebagai bukti pembayaran. Selain itu,
manajer accounting juga mengembalikan surat jalan dan faktur penjualan
kepada pelanggan. Surat konfirmasi pembayaran yang diberikan kepada
divisi penjualan digunakan untuk melakukan pemotongan piutang kepada
pelanggan.
3.1.7 Diagram Aliran Sistem Yang Sedang Berjalan
1. Penjualan
Gambar 3.2a : menunjukkan gambar aliran dokumen penjualan.
Gambar 3.2b : menunjukkan gambar aliran dokumen penjualan ( lanjutan )
2. Pembelian
Gambar 3.3 : menunjukkan gambar aliran dokumen pembelian.
3. Retur Penjualan
Gambar 3.4 : menunjukkan gambar aliran dokumen retur penjualan.
4. Retur Pembelian
Gambar 3.5 : menunjukkan gambar aliran dokumen retur pembelian.
5. Hutang
Gambar 3.6 : menunjukkan gambar aliran dokumen hutang.
6. Piutang
Gambar 3.7 : menunjukkan gambar aliran piutang.
91
Gambar 3.2a Aliran Dokumen Penjualan
92
Gambar 3.2b Aliran Dokumen Penjualan ( Lanjutan )
93
Gambar 3.3 Aliran Dokumen Pembelian
94
Gambar 3.4 Aliran Dokumen Retur Penjualan
95
Gambar 3.5 Aliran Dokumen Retur Pembelian
96
Gambar 3.6 Aliran Dokumen Hutang
97
Gambar 3.7 Aliran Dokumen Piutang
98
3.1.8 Teknologi Informasi PT. CENTRAL SOLE AGENCY
Teknologi informasi digunakan untuk menunjang kegiatan
operasional sehari-hari, tetapi teknologi informasi tersebut belum
menyeluruh, hanya pada kegiatan yang menunjang administrasi saja.
Teknologi informasi yang terdapat pada PT. CENTRAL SOLE AGENCY
terdiri atas perangkat keras dan perangkat lunak.
3.1.8.1 Server
1. Perangkat Keras ( Hardware )
a. Processor : Pentium IV 2,4 GHz
b. Memory : 1024 MB RAM
c. HDD : 120 GB
d. OS : Windows Server 2003
e. Jumlah : 1
2. Perangkat Lunak ( Software )
a. Database : Microsoft SQL Server 2000
b. Development Tool : Microsoft Visual Basic 6.0
c. Tool : Microsoft Office 2002
3.1.8.2 Workstation ( Client )
1. Perangkat Keras ( Hardware )
a. Processor : Pentium IV 1.6 GHz
b. Memory : 512 MB RAM
99
c. HDD : 40 GB
d. OS : Windows XP Profesional
e. Jumlah : 20
f. Lainnya : Printer HP Laserjet (10), Scanner Canon (3 buah)
2. Perangkat Lunak ( Software )
a. Database : Microsoft SQL Server 2000
b. Aplikasi data warehouse : Pembelian dan Penjualan
c. Tool : Microsoft Office 2002
3.1.9 Permasalahan yang dihadapi
Dari kondisi dan sistem yang telah ada saat ini di dalam perusahaan,
maka permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut :
1. Data dan informasi mengenai laporan historikal dan current yang
tidak terintegrasi sehingga mempersulit perencanaan pembelian dan
penjualan berdasarkan tren yang terjadi.
2. Sulitnya membuat dan menyajikan laporan-laporan bulanan maupun
tahunan.
3. Belum adanya sistem yang dapat mengintegrasikan data dan
informasi.
100
3.1.10 Analisis Kebutuhan Informasi
Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi
Sumber Informasi
Pelanggan Data pelanggan yang memesan produk
pada perusahaan ini
Pemasok Data pemasok yang menyuplai bahan
baku ke perusahaan ini
Produk Data produk yang dijual
Penjualan Laporan barang terjual
Pembelian Laporan barang yang dibeli
Retur Penjualan Laporan retur barang yang dijual
Retur Pembelian Laporan retur barang yang dibeli
Hutang Laporan hutang perusahaan
Piutang Laporan piutang perusahaan
3.1.11 Usulan Pemecahan Masalah
Dalam mengatasi masalah yang terjadi, perancangan sistem basis data
dilakukan dengan menggunakan aplikasi database yang diharapkan dapat
membantu PT. CENTRAL SOLE AGENCY menghadapi masalah yang ada.
Berikut ini merupakan usulan pemecahan masalah :
101
1. Pembuatan aplikasi data warehouse yang telah terintegrasi dengan baik
untuk menjaga konsistensi data, baik pembelian, penjualan, retur,
maupun hutang dan piutang.
2. Pembuatan aplikasi data warehouse yang mampu menampilkan
perkembangan tren penjualan perusahaan.
3.2 Analisis Perancangan Dan Perencanaan
3.2.1 Metode Analisis dan Perancangan
Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk menganalisis dan
merancang sebuah data warehouse. Metode yang dapat dipakai yaitu : top-
down, bottom-up, dan gabungan antara top-down dan bottom-up.
Metode top-down dimulai dengan mengidentifikasi apa yang
dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perusahaan bisnis yang dapat dipenuhi
aplikasi data warehouse yang akan dibangun. Dengan metode ini dapat
dikembangkan data warehouse secara terencana dan dapat memenuhi
kebutuhan yang ada.
Metode bottom-up dimulai dengan percobaan dan pembuatan
prototipe. Keuntungan metode ini adalah waktu pengembangan yang
dibutuhkan relatif singkat.
Metode gabungan antara top-down dan bottom-up adalah digunakan
untuk memperoleh keuntungan dari kedua metode tersebut.
Dalam penelitian ini digunakan metode bottom-up, yang meliputi
analisis sistem pembelian dan penjualan yang ada di PT. CENTRAL SOLE
AGENCY, kemudian dilanjutkan dengan identifikasi kebutuhan para
102
eksekutif dan seluruh bagian di bawahnya, untuk seterusnya dilakukan
analisis permasalahan secara keseluruhan serta kaitannya satu sama lain.
Data warehouse yang dirancang digunakan untuk memenuhi
kebutuhan informasi dalam kegiatan yang terdapat pada PT. CENTRAL
SOLE AGENCY. Rancangan yang dilakukan meliputi arsitektur dan
infrastruktur data warehouse, skema bintang, dan prototipe laporan.
3.2.2 Subjek Data
Subjek data merupakan sumber dan data yang dapat dipakai untuk
menampilkan informasi yang diperlukan bagi pihak eksekutif. Subjek data
yang tersedia pada PT. CENTRAL SOLE AGENCY terdapat pada tabel 3.2
berikut ini :
Tabel 3.2 Tabel Subjek Data
103
3.2.3 Analisis Fungsi Bisnis
Fungsi bisnis adalah kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing
bagian dalam perusahaan yang dilaksanakan secara bersama-sama agar
tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik. Berdasarkan penelitian pada
PT. CENTRAL SOLE AGENCY, diperoleh fungsi bisnis seperti pada tabel
3.3 berikut :
Tabel 3.3 Tabel Fungsi Bisnis
No Fungsi Bisnis
1 Pengawasan mutu
2 Pesanan dari konsumen
3 Penjualan ke konsumen
4 Pengiriman ke konsumen
5 Pembayaran dari konsumen
6 Retur barang dari konsumen
7 Pemesanan produk ke pemasok
8 Penerimaan produk dari pemasok
9 Pembayaran produk ke pemasok
10 Retur barang ke pemasok
11 Laporan Keuangan
12 Laporan Penjualan
13 Laporan Pembelian
14 Laporan Stok Barang
104
3.2.4 Analisis Matrik
3.2.4.1 Matrik Unit Organisasi VS Subjek Data
Dimaksudkan untuk mengetahui hubungan antara unit
organisasi dengan subjek data yang digunakan oleh unit organisasi
tersebut. Matrik ini digambarkan pada tabel 3.4 :
Tabel 3.4 Tabel Matrik Unit Organisasi VS Subjek Data
Subjek Data
Unit
Organisasi
P r o d u k
K e u a n g a n
K o n s u m e n
P e n j u a l a n
P e m b e l i a n
P e m a s o k
K a r y a w a n
P e r s e d i a n
Both Of Director ( B.O.D ) × × ×
Chief Executive Officer ( C.E.O ) × × × × ×
Chief Of Operation ( C.O.O ) × × × × ×
Divisi Tool ×
Finance × × × × ×
Marketing × × × ×
Product Development ( Prodev ) ×
105
3.2.4.2 Matrik Fungsi Bisnis VS Unit Organisasi
Dimaksudkan untuk mengetahui hubungan antara fungsi
bisnis yang dijalankan oleh perusahaan dengan unit organisasi yang
menjalankan fungsi tersebut. Matrik ini digambarkan pada tabel 3.5:
Tabel 3.5 Tabel Matrik Fungsi Bisnis VS Unit Organisasi
106
Keterangan:
R = Direct Management Responsibility, menunjukkan unit
organisasi yang menerima pertanggungjawaban langsung
dalam melaksanakan fungsi bisnis
A = Executive or Policy Making Authority, menunjukkan unit
organisasi yang memiliki wewenang dalam membuat dan
melaksanakan kebijakan perusahaan yang berhubungan
dengan fungsi bisnis
I = Involved In The Function, menunjukkan keterlibatan suatu
unit organisasi dalam melaksanakan fungsi bisnis
E = Technical Expertise, menunjukkan unit organisasi yang
memiliki keahlian teknis dalam melaksanakan fungsi bisnis
W = Actual Execution Of The Work, menunjukkan unit organisasi
yang melaksanakan langsung pekerjaan fungsi bisnis
3.2.4.3 Matrik Fungsi Bisnis VS Subjek Data
Dimaksudkan untuk mengetahui hubungan antara fungsi bisnis
yang dijalankan oleh perusahaan dengan subjek data yang digunakan
untuk menjalankan fungsi bisnis tersebut. Matrik ini digambarkan pada
tabel 3.6 :
107
Tabel 3.6 Tabel Matrik Fungsi Bisnis VS Subjek Data
Subjek Data Fungsi Bisnis P
r o d u k
K e u a n g a n
K o n s u m e n
P e n j u a l a n
P e m b e l i a n
P e m a s o k
K a r y a w a n
P e r s e d i a n
Pengawasan mutu C R
R U
Pesanan dari konsumen C R
C R
R
Penjualan ke konsumen C R
R
Pengiriman ke konsumen
R U
Pembayaran dari konsumen
C R
R
Retur barang dari konsumen
U
R
U D
Pemesanan produk ke pemasok
C R
C R
R
Penerimaan produk dari pemasok
U
R
U D
Pembayaran produk ke pemasok
C R
R
Retur barang ke pemasok
U R U
R
Laporan Keuangan C R U D
R U
Laporan Penjualan C U
C R U D
R U
Laporan Pembelian C U
C R U D
R U
Laporan Stok Barang C R U D
R U
C R U D
108
Keterangan :
C = Create, menunjukkan subjek data yang diciptakan dalam
melaksanakan fungsi bisnis
R = Read, menunjukkan subjek data yang dibaca dalam
melaksanakan fungsi bisnis
U = Update, menunjukkan subjek data yang diubah dalam
melaksanakan fungsi bisnis
D = Delete, menunjukkan subjek data yang dihapus dalam
melaksanakan fungsi bisnis
3.2.5 Tahapan Dalam Membangun Data Warehouse
Dalam membangun data warehouse yang baik dan benar maka harus
berdasarkan metodologi yang sudah ditetapkan. Metodologi yang digunakan
adalah nine-step methodology yang terdiri dari 9 tahapan, yaitu :
1. Memilih proses ( choosing the process )
Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah menentukan subjek dari
permasalahan yang sedang dihadapi, kemudian mengidentifikasikan proses
bisnisnya. Berdasarkan hasil survei terhadap sistem dan prosedur yang
berlaku pada perusahaan maka permasalahan yang dihadapi perusahaan
adalah tidak terintegrasinya data historikal dan data current yang
menyebabkan sulitnya membuat dan menyajikan laporan bulanan dan
tahunan.
109
Adapun data-data yang dibutuhkan dalam proses penjualan produk,
meliputi data pelanggan, data produk, data penjualan, nilai penjualan, data
retur penjualan, dan data piutang.
Sedangkan data-data yang dibutuhkan dalam proses pembelian
meliputi data pemasok, data produk, data pembelian, nilai pembelian, data
retur pembelian, dan data hutang.
Gambar 3.8 Skema ERD (tahapan proses)
110
2. Memilih grain ( choosing the grain )
Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah menentukan table fakta
dan identifikasi dimensi dari tabel fakta berdasarkan permasalahan yang
dihadapi. Pemilihan grain pada perancangan data warehouse perusahaan
mencakup :
a. Pembelian
b. Retur pembelian
c. Pembayaran hutang
d. Penjualan
e. Retur penjualan
f. Penagihan piutang
Grain yang dipilih antara lain pembelian, retur pembelian,
pembayaran hutang, penjualan, retur penjualan, dan penagihan piutang.
3. Idektifikasi data penyesuaian dimensi ( identifiying and conforming the
dimensions )
Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah identifikasi dimensi
dalam detail yang secukupnya untuk mendeskripsikan sesuatu.
Dimensi yang dibentuk adalah :
a. Dimensi jenis produk
b. Dimensi tipe produk
c. Dimensi merk
d. Dimensi produk mvc
e. Dimensi wilayah
111
f. Dimensi propinsi
g. Dimensi kota
h. Dimensi produk
i. Dimensi pemasok
j. Dimensi pelanggan
k. Dimensi cabang
l. Dimensi divisi
m. Dimensi staff
n. Dimensi waktu
4. Memilih fakta ( choosing the fact )
Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah menentukan fakta-fakta
dari tabel fakta yang akan digunakan pada data mart. Fakta yang
dibentuk adalah :
a. Fakta Pembelian
b. Fakta Penjualan
c. Fakta Retur Penjualan
d. Fakta Retur Pembelian
e. Fakta Piutang
f. Fakta Hutang
5. Menyimpan pre-calculation tabel fakta ( storing pre-calculation in the
fact table )
112
Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah melakukan pengkajian
ulang untuk menentukan apakah ada fakta-fakta yang dapat diterapkan
a. Qty penjualan = sum ( jumlah barang )
b. Qty retur penjualan = sum ( jumlah barang )
c. Total penjualan = sum ( jumlah barang ) * harga jual
d. Qty pembelian = sum ( jumlah barang )
e. Qty retur pembelian = sum ( jumlah barang )
f. Total pembelian = sum ( jumlah barang ) * harga beli
g. Jumlah hutang = ( jumlah barang ) * harga beli
h. Jumlah total hutang = sum ( jumlah barang ) * harga beli
i. Jumlah piutang = ( jumlah barang ) * harga jual
j. Jumlah total piutang = sum ( jumlah barang ) * harga jual
6. Kembali pada dimensi table ( Rounding out the dimesion tables )
Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah kembali pada table
dimensi dan menambahkan gambaran teks terhadap dimensi yang
memungkinkan.
Waktu
Tahun
Kuartal
Bulan
Hari
Jenis Produk
Jenis_Produk_ID
113
Kd_Jenis_Produk
Jenis_Produk
Tipe Produk
Tipe_Produk_ID
Kd_Tipe_Produk
Tipe_Produk
Merk
Merk_ID
Kd_Merk
Nama_Merk
Wilayah
Wilayah_ID
Kd_Wilayah
Nama_Wilayah
Propinsi
Propinsi_ID
Kd_Propinsi
Nama_Propinsi
Kota
Kota_ID
Kd_Kota
Nama_Kota
Pemasok
Pemasok_ID
114
Kota_ID
Nama_Pemasok
Pelanggan
Pelanggan_ID
Kota_ID
Nama_Pelanggan
Produk
Produk_ID
Kd_Produk
Nama_Produk
7. Memilih durasi dari database ( choosing the duration of the database )
Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah menentukan
pembatasan waktu untuk data yang diambil dan dipindahkan ke dalam
table fakta. Data yang diambil pada perusahaan dibutuhkan untuk
membuat data warehouse. Berdasarkan hasil survei terhadap sistem dan
prosedur yang berlaku pada perusahaan maka data yang digunakan adalah
data selama 1 tahun dan data warehouse ini dapat digunakan untuk 5
tahun ke depan.
8. Melacak perubahan dari dimensi secara perlahan ( tracking slowly
changing dimensions )
Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah mengamati perubahan
dari dimensi pada tabel dimensi. Perubahan dari tabel dimensi pada data
115
warehouse perusahaan akan menggunakan dua tipe Slowly Changing
Dimensions, yaitu tipe 1 dan tipe 2.
Slowly Changing Dimesions ( SCD ) tipe 1 akan merubah semua
data lama menjadi data baru, sehingga data lama tidak lagi disimpan
dalam tabel dimensi. Tabel yang akan menggunakan SCD tipe 1 adalah
table dimensi produk, table dimensi tipe produk, table dimensi kode
MVC dan table dimensi jenis produk.
Proses dalam SCD tipe 1 seperti berikut :
Nama Tabel : dimProduk
Deskripsi Tabel : Tabel Dimensi Produk
Surrogate Key : produkID
Application Key : kd_produk
produkID JnsProdukID kd_produk Nama_produk Harga_jual
01 ab P0001 Bearing 15.000
02 cd P0002 bushing 5.000
Ketika suatu saat harga bearing dari tabel dimensi produk berubah
dari 15.000 menjadi 16.000 maka data nilai 15.000 tersebut akan
digantikan dengan data nilai baru 16.000, dan data lama hilang. Sehingga
tabel dimensi produk akan menjadi :
116
Nama Tabel : dimProduk
Deskripsi Tabel : Tabel Dimensi Produk
Surrogate Key : produkID
Application Key : kd_produk
produkID JnsProdukID kd_produk Nama_produk Harga_jual
01 ab P0001 Bearing 16.000
02 cd P0002 bushing 5.000
Sedangkan dalam proses Slowly Changing Dimensions ( SCD )
tipe 2, data yang berubah maupun data yang sebelum diubah akan tetap
disimpan ke dalam tabel dimensi. Tabel yang akan digunakan SCD tipe 2
adalah table dimensi pemasok dan table dimensi pelanggan.
Proses dalam SCD tipe 2 seperti berikut :
Nama Tabel : dimPelanggan
Deskripsi Tabel : Tabel Dimensi Pelanggan
Surrogate Key : pelangganID
Application Key : kd_pelanggan
pelangganID kd_
pelanggan
Nama_
pelanggan
Alamat_
pelanggan
Telp_
pelanggan
PP01 C01 Ani Jakarta 5422224
PP02 C02 riang Medan 8156461
117
Ketika suatu saat nomor telepon pelanggan Ani berubah, maka
data lama dan data baru akan tetap disimpan. Sehingga tabel dimensi
pelanggan akan menjadi :
Nama Tabel : dimPelanggan
Deskripsi Tabel : Tabel Dimensi Pelanggan
Surrogate Key : pelangganID
Application Key : kd_pelanggan
pelangganID kd_
pelanggan
Nama_
pelanggan
Alamat_
pelanggan
Telp_
pelanggan
PP01 C01 Ani Jakarta 5422224
PP02 C02 riang Medan 8156461
PP01 C01 Ani Jakarta 3821532
9. Memutuskan prioritas dan mode dari query ( deciding the query
priorities and the query modes )
Dalam tahapan ini yang dilakukan adalah mempertimbangkan
pengaruh pada perancangan fisikal, seperti keberadaan dari ringkasan (
summaries ) dan penjumlahan ( aggregate ). Selain itu, masalah
administrasi, back up, kinerja index dan keamanan juga merupakan faktor
yang harus diperhatikan.
118
3.2.6 Analisis Basis Data
Dalam kegiatan sehari-hari, PT. CENTRAL SOLE AGENCY
memiliki basis data yang terdiri atas beberapa tabel. Berikut ini adalah tabel-
tabel data operasional dari PT. CENTRAL SOLE AGENCY :
1. Subjek Data : Jenis Produk
- Nama Table : Jenis_Produk
- Primary Key : Kd_Jenis_Produk
Tabel 3.7 Tabel JENIS_PRODUK
2. Subjek Data : Tipe Produk
- Nama Table : Tipe_Produk
- Primary Key : Kd_Tipe_Produk
Tabel 3.8 Tabel TIPE_PRODUK
119
3. Subjek Data : Merk
- Nama Table : Merk
- Primary Key : Kd_Merk
Tabel 3.9 Tabel MERK
4. Subjek Data : Produk MVC
- Nama Table : Produk_MVC
- Primary Key : Kd_MVC
Tabel 3.10 Tabel PRODUK_MVC
5. Subjek Data : Wilayah
- Nama Table : Wilayah
- Primary Key : Kd_Wilayah
120
Tabel 3.11 Tabel WILAYAH
6. Subjek Data : Propinsi
- Nama Table : Propinsi
- Primary Key : Kd_Propinsi
Tabel 3.12 Tabel PROPINSI
7. Subjek Data : Kota
- Nama Table : Kota
- Primary Key : Kd_Kota
Tabel 3.13 Tabel KOTA
121
8. Subjek Data : Produk
- Nama Tabel : Produk
- Primary Key : Kd_Produk
Tabel 3.14 Tabel PRODUK
9. Subjek Data : Pemasok
- Nama Table : Pemasok
- Primary Key : Kd_Pemasok
Tabel 3.15 Tabel PEMASOK
122
10. Subjek Data : Pelanggan
- Nama Table : Pelanggan
- Primary Key : Kd_Pelanggan
Tabel 3.16 Tabel PELANGGAN
11. Subjek Data : Jenis_Pembayaran
- Nama Table : Jenis_Pembayaran
- Primary Key : Kd_Bayar
Tabel 3.17 Tabel JENIS_PEMBAYARAN
123
12. Subjek Data : Cabang
- Nama Table : Cabang
- Primary Key : Kd_Cabang
Tabel 3.18 Tabel CABANG
13. Subjek Data : Divisi
- Nama Table : Divisi
- Primary Key : Kd_Divisi
Tabel 3.19 Tabel DIVISI
14. Subjek Data : Pengguna
- Nama Table : Pengguna
- Primary Key : Kd_Pengguna
124
Tabel 3.20 Tabel PENGGUNA
15. Subjek Data : Staff
- Nama Table : Staff
- Primary Key : Kd_Staff
Tabel 3.21 Tabel STAFF
16. Subjek Data : Header Penjualan
- Nama Table : Header_Penjualan
- Primary Key : Kd_Faktur_Jual
125
Tabel 3.22 Tabel HEADER_PENJUALAN
17. Subjek Data : Detil Penjualan
- Nama Table : Detil_Penjualan
- Primary Key : Kd_Faktur_Jual, Kd_Produk
Tabel 3.23 Tabel DETIL_PENJUALAN
18. Subjek Data : Header Pembelian
- Nama Table : Header_Pembelian
- Primary Key : Kd_Faktur_Beli
126
Tabel 3.24 Tabel HEADER_PEMBELIAN
19. Subjek Data : Detil Pembelian
- Nama Table : Detil_Pembelian
- Primary Key : Kd_Faktur_Beli, Kd_Produk
Tabel 3.25 Tabel DETIL_PEMBELIAN
20. Subjek Data : Retur Jual
- Nama Table : Retur Jual
- Primary Key : Kd_Retur_Jual