bab 3 gambaran umum sistem informasi yang …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-1-00402-ka 3.pdf ·...

55

BAB 3

GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. SLIPI SRI INDOPURI merupakan anak perusahaan dari PT. Pupuk

Sriwidjaja (Persero), bergerak di bidang penyediaan jasa perhotelan dan apartemen

Pada pertengahan tahun 1993, Southern Pacific Indonesia memulai pembicaraan

dengan PT. SLIPI SRI INDOPURI mengenai pembangunan Twin Plaza Hotel.

Pembangunan dimulai pada tahun 1993 sampai 1996 dengan membangun

gedung induk, yaitu hotel tower 10 lantai dan apartment tower 8 lantai. Twin Plaza

Hotel terdiri dari 300 kamar tamu, dan Twin Plaza Residential Tower memiliki 100

suite. Kamar suite memiliki 2 atau 3 kamar tidur. Saat gedung fisik sudah selesai

dibangun, pihak Southern Pacific menempatkan General Manager walaupun

sebenarnya hanya dalam bentuk fisik dan kamar belum siap dijual yang bertujuan

untuk mengelola gedung tersebut. General Manager bernama Peter Hesler. Tahun

1996 sampai 1997, pihak manajemen melakukan perekrutan dan training karyawan

bersamaan dengan penyempurnaan gedung fisik agar siap dijual dan dioperasikan

pada akhir tahun 1997. Dan pada tahun 1998, Twin Plaza Hotel melakukan soft

opening dengan mulai menjual kamar yang tersedia.

Awalnya, Twin Plaza Hotel ini bernama Park Royal, namun pada tahun

1999 berubah nama menjadi Park Plaza International dibawah manajemen General

Manager Mr. Ibrahim Pearce. Pada tahun 2002 namanya kembali berubah menjadi

56

Twin Plaza Hotel dibawah manajemen Managing Director Mr. Harun Tjandra.

Awal November 2003 terjadi perubahan kepemilikan saham Twin Plaza

Hotel Jakarta dari PT. SRI INDOPURI ASRI selaku pemegang saham PT. SLIPI

SRI INDOPURI kepada PT. BHAKTI INVESTAMA selaku pemegang saham baru

PT. SLIPI SRI INDOPURI dengan General Manager Mr. Rico Gosal.

Twin Plaza Hotel adalah hotel bintang empat yang di desain dengan konsep

“Lifestyle Entertainment Hotel” di Jakarta. Memiliki dua menara dengan 300 kamar

dilengkapi dengan fasilitas modern. Menawarkan berbagai pilihan akomodasi dari

kamar Superior dengan pemandangan yang indah dan unik untuk memanjakan

tamu. Dalam beberapa kamar terdapat fasilitas broadband internet access. Setiap

kamar dilengkapi dengan fasilitas standar internasional untuk kenyamanan baik

bisnis maupun wisatawan. Seperti TV berwarna dengan saluran internasional

seperti CNN. Terdapat penyejuk udara (air conditioner), telepon, mini bar, fasilitas

pembuat teh dan kopi, hairdryer, fire alarm, dan listrik berkekuatan 220V untuk

setiap kamar.

Nama Notaris : Sutjipto, SH

Nomor Akta Notaris : No.230 / Tahun 2006

Wajib Pajak : Twin Plaza Hotel

Nomor NPWPD : 02.2.06.04.0.0369

Gambar 3.1 Logo Twin Plaza Hotel

57

Gambar 3.2 Gedung Twin Plaza Hotel

Gambar 3.3 Site Map Twin Plaza Hotel

Twin Plaza Hotel

Jl. S. Parman Kav. 93 - 94

Slipi, Jakarta 11420, INDONESIA

58

3.1.1 Spesifikasi Kamar

1. Presidential Suite

Presidential Suite adalah akomodasi yang paling megah dari Twin Plaza

Hotel. Dihiasi dengan dekorasi yang berselera tinggi dan pemandangan

indah untuk memastikan pengunjung terasa berada di jantung kota

Jakarta. Ukuran kamar ini adalah 94 meter persegi.

Gambar 3.4 Presidential Suite

Fasilitas yang tersedia di dalam kamar ini adalah:

a. Meja kantor dilengkapi dengan peralatan tulis.

b. Koneksi internet berkecepatan tinggi.

c. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur.

d. Mantel mandi.

e. Gantungan baju berbahan satin.

f. Sandal hotel.

g. Pengering rambut.

h. Mini-bar.

i. Fasilitas pembuat kopi / teh.

j. Panel kontrol disamping kasur.

59

k. Channel TV internasional.

l. Telepon dengan panggilan langsung.

m. Sprinkler system dengan heat detectors.

2. Executive Suite

Executive suite Twin Plaza Hotel Jakarta menawarkan akomodasi bisnis

dan fasilitas. Suite bergaya ini tersedia akses internet berkecepatan tinggi

sebagai standarnya. Kamar mandi yang mewah dan luas adalah tempat

yang tepat untuk merendam diri dari stres. Ukuran kamar ini adalah 73

meter persegi.

Gambar 3.5 Executive Suite


a. Meja kantor dilengkapi dengan peralatan tulis.

b. Koneksi internet berkecepatan tinggi.

c. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur.

d. Mantel mandi.

e. Gantungan baju berbahan satin.

f. Sandal hotel.

60

g. Pengering rambut.

h. Mini-bar.

i. Fasilitas pembuat kopi / teh.

j. Panel kontrol disamping kasur.

k. Channel TV internasional.

l. Telepon dengan panggilan langsung.

m. Sprinkler system dengan heat detectors.

3. Studio Suite

Studio suite menawarkan ruang duduk terpisah dengan kamarnya.

Awalnya terdapat jenis kamar Grand Studio Suite namun kini direnovasi

menjadi Presidential Suite. Ukuran kamar ini adalah 74 meter persegi.

Gambar 3.6 Studio Suite

Gambar 3.7 Grand Studio Suite

61


a. Broadband internet gratis (dalam kamar dan di area publik) untuk

semua tamu di kamar ini.

b. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur.

c. Channel TV internasional.

d. Gantungan baju berbahan satin.

e. Sandal hotel.

f. Mini-bar.

g. Fasilitas pembuat kopi / teh.

h. Akses broadband internet.

i. Panel kontrol disamping kasur.

j. Telepon dengan panggilan langsung.

k. Sprinkler system dengan heat detectors.

4. Junior Suite

Desain unik dengan interior yang elegan dan modern memberikan sudut

segar untuk hidup chic dan nyaman. Ukuran kamar ini adalah 36 meter

persegi.

Gambar 3.8 Junior Suite

62





c. Tersedia bathub dan shower.


e. Sandal hotel.

f. Mini-bar.




j. Channel TV internasional.

k. Telepon dengan panggilan langsung.

l. Sprinkler system dengan heat detectors.

m. Menghubungkan kamar yang tersedia atas permintaan.

5. Deluxe Room

Deluxe room adalah kombinasi sempurna dari teknologi dan desain

inspirasional diciptakan untuk memaksimalkan ruang untuk kemudahan

kerja atau bersantai. Ukuran kamar ini adalah 25 meter persegi.

63

Gambar 3.9 Deluxe Room





c. Channel TV internasional.


e. Sandal hotel.

f. Mini-bar.




j. Telepon dengan panggilan langsung.

k. Sprinkler system dengan heat detectors.

l. Menghubungkan kamar yang tersedia atas permintaan.

64

6. Superior Room

Nikmati istirahat Anda dalam Superior Room. Nikmati tempat tidur

tunggal dan twin-share menenangkan dan sejumlah fasilitas, termasuk

meja kerja, produk mandi, dan akses Internet kecepatan tinggi.

Gambar 3.10 Superior Room

Gambar 3.11 Superior Twin


a. Kamar mandi lengkap dengan pengering rambut dan pencukur.

b. Channel TV internasional.

c. Gantungan baju.

d. Sandal hotel.

e. Fasilitas pembuat kopi / teh.

65

f. Akses broadband internet.

g. Panel kontrol disamping kasur.

h. Telepon dengan panggilan langsung.

i. Sprinkler system dengan heat detectors.

j. Menghubungkan kamar yang tersedia atas permintaan.

3.1.2 Harga Kamar

Tabel 3.1 Harga Kamar

Sumber: http://www.twinplazahotel.co.id/

Bed and Breakfast Available Room Price of First Night BED AND BREAKFAST PROMOTION at Twin Plaza Hotel Harga sudah termasuk: • Buffet sarapan gratis harian untuk 1

(satu) atau 2 dua (orang) • Welcome drink

Superior Deluxe

633.576 IDR – 16% 534.014 IDR 724.007 IDR – 15% 615.474 IDR

Best Available Rates Available Room Price of First Night Room Only Package! Harga sudah termasuk: • Welcome drink

Superior Deluxe Junior Suite Studio Suite

633.76I IDR – 23% 488.759 IDR 724.087 IDR – 21% 570.219 IDR 814.598 IDR – 17% 678.832 IDR 905.109 IDR – 15% 769.343 IDR

Long Stay Package Available Room Price of First Night Tinggal untuk 5 malam dengan Twin Plaza Hotel dan nikmati harga khusus dan keuntungannya! Harga sudah termasuk: • Welcome drink • Buffet sarapan gratis harian untuk 1

(satu) atau 2 dua (orang)

Superior Deluxe

633 576 IDR – 29% 452.554IDR 724.087IDR – 21% 543.065 IDR

Suite Deal Package Available Room Price of First Night Nikmati tawaran menarik suites Grand Studio 787.445 IDR

66

kami yang luas dan akomodasi bisnis. Suite Deal Package

Suite Available Room

Price Of First Night

Promo valid sampai 29 Desember 2010 Harga sudah termasuk: • Akses gratis ke business center • Welcome drink • Buffet sarapan gratis harian untuk 1

(satu) atau 2 dua (orang)

Executive Suite 1.086.131 IDR –19% 877.956 IDR

Published Rates Available Room Price of First Night Twin Plaza Hotel Jakarta mempersembahkan harga kamar berlaku hingga 30 Desember 2010 Harga sudah termasuk: • Sarapan hari an

Superior Deluxe Junior Suite Studio Suite Executive Suite

633.576 IDR 724.087 IDR 814.598 IDR 905.109 IDR 1.086.131 IDR

3.2 Visi dan Misi

3.2.1 Visi

Dari tahun ke tahun, Twin Plaza Hotel dan orang-orangnya akan diakui

sebagai salah satu hotel dan apartemen di Indonesia yang terbaik dan paling

diminati.

3.2.2 Misi

1. Menjadi pemimpin dalam industri perjalanan dan pariwisata di Indonesia.

2. Berusaha keras untuk memberikan keuntungan yang tinggi kepada para

pemegang saham.

3. Menawarkan batas pelayanan dan produk yang standar melebihi

perkiraaan pelanggan.

4. Menanamkan rasa bangga yang kuat dan setia melalui pelatihan dan

pengembangan karir.

67

3.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi perusahaan disajikan dalam bentuk hierarki. Struktur

organisasi adalah susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada

pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional

untuk mencapai tujuan. Dengan melakukan pemilihan serta penentuan struktur

organisasi yang tepat dan sesuai dengan situasi dan kondisi dalam perusahaan maka

pencapian tujuan perusahan akan lebih terarah. Selain itu dengan struktur organisasi

yang jelas dan baik maka akan dapat diketahui sampai dimana wewenang dan

tanggung jawab yang dimiliki oleh seseorang dalam menjalankan tugasnya.

Berikut ini adalah bagian struktur organisasi Twin Plaza Hotel dalam rangka

pencapaian tujuan atau demi suksesnya kegiatan usaha yang dilakukan.

68

3.3.1 Struktur Organisasi Twin Plaza Hotel

Gambar 3.12 Struktur Organisasi Twin Plaza Hotel

Sumber: Twin Plaza Hotel

69

3.4 Uraian Jabatan

Dari struktur organisasi Twin Plaza Hotel, uraian jabatan adalah sebagai berikut:

1. General Manager

Tugas dan tanggung jawab General Manager:

a. Memimpin operasional hotel secara keseluruhan untuk mempertahankan

standar biaya dan kualitas, mencapai tingkat keuntungan dan pendapatan

yang telah diproyeksikan, meraih hasil tujuan kepuasan pelanggan dan

memastikan pemeliharaan dan keamanan aset fisik hotel.

b. Mengembangkan/memperbaharui rencana bisnis hotel dan memonitor kinerja

keuangan.

c. Mengelola kebijakan-kebijakan perusahaan dan prosedur-prosedur.

d. Menjaga citra komunitas yang positif dan tetap tetap mengikuti tren bisnis

lokal.

e. Meninjau ulang operasional sistem sumber daya manusia hotel untuk

memastikan bahwa staf yang dipilih, dilatih, dinasihati dan diberikan

penghargaan untuk mempertahankan standar kinerja.

2. Director of Human Resource

Tugas dan tanggung jawab Director of Human Resource:

a. Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di

bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan

pemilihan kebijakan / practices, disiplin, keluhan, konseling, upah dan

peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan, perencanaan

suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap dan moral kerja,

70

manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar manajemen mutu dan lain-

lain (ditambahkan selama masih relvean).

b. Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek

penting dari pengembangan HR.

c. Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang,

rencana pengembangan yang berhubungan dengan SDM dan pencapaiannya

dalam skala waktu dan bentuk / format yang sudah disepakati.

d. Mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct report

kepadanya).

e. Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai

anggaran-anggaran yang disetujui.

3. Human Resource Manager

Tugas dan tanggung jawab Human Resource Manager:

a. Mencari dan merekrut karyawan baru untuk menggantikan posisi karyawan

yang keluar dari hotel.

b. Melakukan pelatihan bagi seluruh karyawan terhadap hal-hal yang dianggap

baru bagi perusahaan dan memberikan pelatihan bagi karyawan yang baru

diterima masuk sebagai karyawan hotel.

c. Negosiasi gaji dan upah pekerja dengan karyawan.

d. Memberikan motivasi bagi karyawan agar bisa lebih berusaha baik dalam

pekerjaannya untuk masa depan perusahaan.

71

e. Melakukan penilaian terhadap kepuasan karyawan dan meminta mereka

untuk memberikan feedback atau masukan agar pihak manajemen dapat

menutup kekurangan yang dirasa perlu untuk diperbaiki.

4. Human Resource Administration

Tugas dan tanggung jawab Human Resource Administration:

a. Bertanggung jawab untuk semua aktivitas Human Resource Administration,

terutama “Filling”.

b. Menerima dan mengalihkan semua panggilan telepon Human Resource.

c. Menerima dan memproses administrasi untuk setiap pemohon dan trainee

yang datang (untuk mengisi aplikasi, test, dan sebagainya) dan secepatnya

mengkoordinasikan dengan departemen yang terkait untuk wawancara.

d. Memantau setiap trainee setiap kali selesai melakukan pelatihan dan

melaporkan ke Human Resource Manager.

e. Menerima dan memproses klaim administrasi medis yang datang setiap

harinya.

5. Chief Security

Tugas dan tanggung jawab Chief Security:

a. Melakukan penyelidikan untuk secepatnya membuat keputusan.

b. Melaksanakan tindakan disiplin termasuk seluruh staf untuk menghindari staf

yang tidak bertindak wajar sesuai dengan peraturan perusahaan.

c. Melaksanakan seluruh aktivitas yang telah ditentukan oleh pihak manajemen.

d. Melakukan inspeksi bagi orang yang hendak masuk ke area hotel.

72

e. Selalu siap dan waspada mengenai kondisi darurat atau kejadian lainnya.

6. Security Supervisor

Tugas dan tanggung jawab Security Supervisor:

a. Memantu Chief Security dalam melaksanakan semua fungsi keamanan.

b. Mempersiapkan dan mengatur jadwal bulanan departemen keamanan untuk

fungsi sehari-hari.

c. Menangani setiap masalah yang berhubungan dengan keamanan.

d. Melaksanakan pengawasan, evaluasi, dan tindakan yang berkaitan dengan

keamanan.

e. Selalu melaporkan dan member saran kepada atasannya tentang semua

kegiatan yang harus dilakukan karyawan dan yang bertentangan dengan

peraturan perusahaan.

7. Security Guard

Tugas dan tanggung jawab Security Guard:

a. Melaporkan langsung ke supervisor mengenai apa saja yang terjadi pada hari

itu.

b. Mengantisipasi tindakan sabotase yang dilarang oleh pihak perusahaan.

c. Membuat catatan mengenai apa saja yang terjadi pada log book.

d. Menjalin dan memelihara hubungan harmonis dengan seluruh staf.

e. Melakukan pengawasan rutin area gedung hotel.

8. Financial Controller

73

Tugas dan tanggung jawab Financial Controller:

a. Memelihara catatan akuntansi seperti buku besar, jurnal, dan catatan

akuntansi lainnya untuk mematuhi perintah atau peraturan yang dikeluarkan

oleh instansi pemerintah daerah dan sebagaimana yang telah diatur oleh

pihak manajemen Twin Plaza Hotel.

b. Menyusun laporan dan intepretasi laporan keuangan hotel.

c. Merencanakan dan mengendalikan anggaran.

d. Menjaga kontrak, leasing, dan catatan penting mengenai keuangan hotel.

e. Menyetujui semua voucher pembayaran dan diserahkan kepada General

Manager untuk pembayaran.

9. Chief Accountant

Tugas dan tanggung jawab Chief Accountant:

a. Menganalisis semua kredit potongan harga dan voucher biaya lain-lain untuk

memastikan laporan yang akurat dari angka pendapatan.

b. Mengelola log harian dari biaya paket khusus untuk tujuan rekening kliring

rekonsiliasi pada akhir bulan.

c. Menyelidiki setiap perbedaan yang ditemukan pada night audit report.

d. Menyiapkan semua rekening bank bulanan dan rekonsiliasi.

e. Mempersiapkan atau mengawasi penyusunan semua entri jurnal yang

diperlukan untuk menutup buku secara bulanan.

10. Accountant

Tugas dan tanggung jawab Accountant:

74

a. Melaporkan pendapatan dan pengeluaran spesifik setiap harinya.

b. Menganalisis semua potongan kredit dan voucher biaya lain-lain.

c. Mengelola log harian mengenai biaya paket khusus dengan tujuan rekening

kliring rekonsiliasi pada akhir bulan.

d. Menyelidiki setiap perbedaan yang ditemukan di laporan night audit.

e. Mempersiapkan atau mengawasi penyusunan semua entri jurnal yang

diperlukan untuk menutup buku setiap bulan.

11. Cost Control

Tugas dan tanggung jawab Cost Control:

a. Verifikasi setiap order pembelian yang disetujui oleh Purchasing Manager

dengan jumlah stock persediaan yang tercatat di sistem.

b. Melakukan entry pembelian berdasarkan bukti penerimaan barang dan PO

(Purchase Order) yang telah disetujui dimana journal voucher dicetak dan

dilampirkan dengan bukti penerimaan barang dan PO terkait.

c. Melakukan entry setiap issued (penggunaan persediaan) setiap hari.

d. Melakukan stock opname setiap akhir bulan dan membuat berita acaranya.

Setiap selisih atas stock, diklarifikasi dengan pihak gudang dan dibuatkan

berita acara penghapusan yang disetujui oleh Financial Controller dan

General Manager.

e. Membuat rekapitulasi dan mutasi persediaan setiap bulan.

12. Night Auditor

Tugas dan tanggung jawab Night Auditor:

75

a. Menangani semua traksaksi front office selama shift malam (23.00 – 07.00).

b. Menentukan saldo buku besar tamu yang terdiri dari laporan kasir bagian

food and beverage, long distant traffic sheets, laporan laundry, dan

sebagainya.

c. Audit semua laporan pendapatan dan tagihan bagian restoran dan bar setiap

hari dan merangkum mereka ke dalam satu laporan utama.

d. Memastikan bahwa semua dokumen sudah diperiksa dan diberikan nomor

untuk masing-masing dokumen.

e. Menyiapkan daftar semua saldo yang melebihi saldo yang sudah ditetapkan

sebelumnya (biasanya penjualan kamar satu minggu). Satu salinan harus

diberikan ke General Manager, satu untuk Financial Controller, dan satu

kepada Credit Manager.

13. Asst. Financial Controller

Tugas dan tanggung jawab Asst. Financial Controller:

a. Dapat bertindak sebagai Financial Controller jika Financial Controller tidak

berada di hotel.

b. Mengawasi penutupan buku-buku pada akhir bulan dan persiapan yang tepat

waktu dari data keuangan yang dibutuhkan.

c. Mengatasi seluruh masalah finance yang disebabkan oleh staf bawahannya

setiap harinya.

d. Tetap up to date dengan seluruh peraturan manajemen hotel.

e. Memastikan semua kegiatan berjalan lancar dan efektif dari hari ke hari dan

menghasilkan kerja yang efisien.

76

14. IT Manager

Tugas dan tanggung jawab IT Manager:

a. Merencanakan, mengatur, memerintah, mengendalikan dan mengevaluasi

operasi sistem informasi dan pengolahan data elektronik (EDP).

b. Mengembangkan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur untuk

pemrosesan data elektronik dari operasi sistem komputer.

c. Bertemu dengan para manajer untuk mendiskusikan kebutuhan sistem,

spesifikasi, biaya dan jadwal.

d. Merekrut dan mengelola sistem informasi pegawai dan kontraktor untuk

merancang, membangun, menerapkan, mengoperasikan dan mengelola

komputer dan telekomunikasi perangkat lunak, jaringan dan sistem

informasi.

e. Mengawasi sistem anggaran dan pengeluaran komputer.

15. IT Staff

Tugas dan tanggung jawab IT Staff:

a. Memasang dan mengkonfigurasikan komponen jaringan dan layanan terkait.

b. Menginstal dan melakukan pengujian yang diperlukan untuk software dan

hardware.

c. Mengatur dan memelihara operasi dasar jaringan, termasuk perakitan

perangkat keras jaringan dan memberikan bantuan kepada administrator

jaringan.

d. Menyediakan help desk bagi pengguna.

77

e. Membantu menyelesaikan masalah pada jaringan untuk mengisolasi dan

mendiagnosa masalah umum yang sering terjadi.

16. Income Auditor

Tugas dan tanggung jawab Income Auditor:

a. Mengaudit pendapatan harian dan folio pendukung dan voucher-voucher

yang disampaikan oleh night auditor.

b. Mengaudit kas harian yang disusun oleh bagian kasir.

c. Menyiapkan laporan harian untuk ditandatangi oleh Financial Controller.

d. Memasukkan laporan penghasilan harian di buku besar dan saldo pada akhir

bulan.

e. Menyiapkan ringkasan dan jurnal potongan harga.

17. Food and Beverage Controller

Tugas dan tanggung jawab Food and Beverage Controller:

a. Memverifikasi keakuratan hitungan matematika dan faktur tagihan makan

dan minuman yang diterima setiap hari.

b. Bertanggung jawab untuk produksi makanan harian dan biaya kumulatif food

and beverage di outlet dengan bekerja sama dengan akuntan.

c. Memimpin dan membantu dalam mengambil persediaan makanan dan

minuman dan persiapan selanjutnya untuk makanan bulanan dan biaya

rekonsiliasi minuman.

78

d. Untuk memainkan peran dalam perhitungan biaya per piring menu untuk

melindungi biaya makanan dan minuman dengan memproyeksikan harga

menu dengan akurat.

e. Melakukan pemeriksaan acak terhadap keakuratan fungsi penerimaan.

18. Purchasing Manager

Tugas dan tanggung jawab Purchasing Manager:

a. Untuk mendapatkan barang dengan kualitas terbaik untuk hotel dengan harga

yang masuk akal.

b. Bekerja sama dengan berbagai macam kepala departemen dalam hotel untuk

memastikan bahwa kebutuhan departemen dapat dikomunikasikan dan

diantisipasi dengan jelas.

c. Menjamin bahwa persediaan makanan dan minuman dipertahankan pada

tingkat yang memadai melalui komunikasi cepat dan akurat dengan Chef

Executive dan Chef terkait.

d. Memenuhi permintaan pembelian dan sistem pemesanan pembelian, dibentuk

oleh departemen keuangan juga untuk menjaga kepuasan tamu hotel.

e. Membuat dokumen penerimaan dan dicocokkan dengan dokumen-dokumen

yang diperlukan untuk penerimaan tanda terima yang cepat dan akurat.

19. Purchasing Clerk

Tugas dan tanggung jawab Purchasing Clerk:

a. Menyiapkan dan memproses semua pemesanan pembelian berdasarkan

permintaan pembelian dan beberapa tawaran.

79

b. Mengelola semua file untuk Purchasing Manager.

c. Mengelola aliran data antara Finance Department, Purchasing Manager dan

departemen lainnya.

d. Melakukan tugas tambahan apapun yang diminta dari Purchasing Manager

untuk menjamin bahwa operasi pembelian dikelola secara professional.

e. Bekerja sama dan membantu Senior Storekeeper dari waktu ke waktu dalam

operasional sehari-hari.

20. Credit Manager

Tugas dan tanggung jawab Credit Manager:

a. Melakukan penyelidikan dari berbagai sumber sehingga mendapatkan

penilaian yang cerdas, sepadan dengan pelanggan dan mampu membenarkan

perpanjangan kredit.

b. Memeriksa dokumen pendukung dan menverifikasi akurasi saldo piutang.

c. Melaporkan langsung kepada Financial Controller dan/atau General

Manager semua hal yang mempengaruhi kredit dan penagihan.

d. Mengawasi kegiatan staf kredit untuk mencapai kinerja yang efisien dan

efektif masing-masing individu.

e. Memastikan bahwa kebijakan dan prosedur sebagaimana tercantum dalam

buku pedoman kredit yang dipelajari.

21. Director of Sales

Tugas dan tanggung jawab Director of Sales:

80

a. Berpartisipasi dengan General Manager dalam elaborasi standar hotel

penjualan dan prosedur dan bertanggung jawab langsung pelaksanaan mereka

dan rasa hormat dari anggota tim

b. Mengkompilasi semua informasi pasar yang diperlukan dalam menyusun

laporan penjualan tahunan dan rencana pemasaran.

c. Bertanggung jawab untuk mengontrol / biaya nya departemen dan untuk

menghormati anggaran dan pedoman.

d. Bertanggung jawab untuk memaksimalkan pendapatan hotel.

e. Memastikan kerja sama dengan bagian keuangan atas pengendalian yang

tepat tentang pengajuan kredit dan membantu apabila dibutuhkan dalam

mengoleksi piutang.

22. Asst. Director of Sales

Tugas dan tanggung jawab Asst. Director of Sales:

a. Mendelegasikan tanggung jawab yang tepat kepada orang lain berdasarkan

kemampuan mereka sementara memastikan mereka memiliki kewenangan

dan sumber daya yang memadai.

b. Menetapkan dan mengkomunikasikan standar kinerja yang tinggi.

c. Mencapai rekor keberhasilan dalam merekrut, wawancara dan

mempekerjakan orang dengan mendapatkan sumber daya yang tepat dan

posisi yang tepat.

d. Membantu dalam penyusunan rencana bisnis tahunan untuk departemen.

e. Monitor anggaran departemen secara proaktif.

81

23. Sales Manager

Tugas dan tanggung jawab Sales Manager:

a. Membangun dan meningkatkan kerjasama tim komitmen untuk pekerjaan

mereka dan hotel.

b. Pastikan semua karyawan di bawah pengawasan dan dijadwalkan sesuai

dengan kebutuhan bisnis.

c. Menyiapkan rencana bisnis tahunan untuk departemen.

d. Berkomunikasi secara efektif dalam organisasi di semua tingkatan

menggunakan metode komunikasi yang paling sesuai untuk hal yang

bersangkutan.

e. Memonitor setiap anggaran tiap departemen dan secara proaktif melakukan

tindakan yang diperlukan.

24. Food and Beverage Manager

Tugas dan tanggung jawab Food and Beverage Manager:

a. Menjaga dan memelihara hubungan yang baik dengan pelanggan setiap hari.

b. Selidiki setiap keluhan pelanggan dan memulai tindakan korektif untuk

perbaikan.

c. Pastikan semua makanan dan minuman di departemen dibuat dan disajikan

oleh orang yang ahli.

d. Menjaga dan menetapkan standar untuk persiapan, penyajian dan pelayanan

makanan dan minuman kepada tamu.

82

e. Pastikan semua makanan dan minuman serta daerah penyajian tetap bersih

dan rapi sesuai dengan standar perusahaan dan undang-undang kebersihan

setempat.

25. Restaurant Manager

Tugas dan tanggung jawab Restaurant Manager:

a. Menyelesaikan keluhan pelanggan mengenai kualitas makanan atau

pelayanan.

b. Monitor tindakan staf dan pelanggan untuk memastikan standar kesehatan

dan sanitasi.

c. Memeriksa kualitas pengiriman makanan segar dan barang.

d. Merekrut, mempekerjakan, dan mengawasi pelatihan untuk sraf.

e. Menilai kualitas makan.

f. Monitor persiapan makanan dan metode pembersihan.

26. Bartender

Tugas dan tanggung jawab Bartender:

a. Menjaga dan membersihkan semua peralatan yang dibutuhkan oleh

manajemen.

b. Menyiapkan minuman dan minuman segera setelah terdapat pesanan dari

pelanggan.

c. Menjaga bar agar tetap bersih dan ready stock sebelum masa shift kerja

habis.

83

d. Menyelesaikan semua tugas dan mengumpulkan kas sesuai prosedur yang

terdapat pada buku pedoman pelatihan.

e. Melengkapi tugas lainnya yang diberikan oleh manager untuk kemajuan bar

dan restoran.

27. Waiter / Waitress

Tugas dan tanggung jawab Waiter / Waitress:

a. Menghadiri rapat staf untuk briefing.

b. Membantu rekan kerja dalam menyelesaikan tugas mereka.

c. Melaporkan pergantian shift kerja tepat waktu.

d. Menyelesaikan tugas lain yang diberikan oleh manager yang bertugas.

e. Mengantarkan makanan dan minuman yang dipesan oleh pelanggan.

28. Banquet Manager

Tugas dan tanggung jawab Banquet Manager:

a. Mengatur, mengendalikan dan memantau semua aspek persiapan dan servis

pada seluruh fungsi.

b. Berkoordinasi dengan Executive Chef dalam memastikan standar kualitas

yang tinggi pada presentasi makanan.

c. Untuk memastikan standar pelayanan tamu untuk berbagai jenis fungsi

dipelihara dengan baik.

d. Memastikan seluruh karyawan banquet telah mengerjakan tugas-tugasnya

selaras dengan standar hotel.

84

e. Pastikan seluruh area fungsi dan gudang telah bersih, rapi, dan tetap

terpelihara dengan benar mengenai penggunaannya, penyimpanannya, dan

pelabelannya.

29. Banquet Sales Manager

Tugas dan tanggung jawab Banquet Sales Manager:

a. Memastikan kebersihan dan fungsi ruang perjamuan.

b. Berurusan dengan klien dan mencapai kepuasan tamu melalui negosiasi yang

efektif.

c. Menghadiri acara perjamuan dan memastikan pertemuan selanjutnya sudah

direncanakan sebelumnya.

d. Membuat laporan mengenai masalah atau keluhan yang mungkin timbul

selama berjalannya acara.

e. Menghadiri pertemuan mingguan dan pelatihan sebagaimana yang telah

direncanakan.

30. Executive Chef

Tugas dan tanggung jawab Executive Chef:

a. Mengawasi seluruh fungsi departemen seperti karyawan dapur, fasilitas,

penjualan dan biaya untuk memastikan keuntungan departemen maksimal

tercapai.

b. Kontrol dan analisis, secara terus-menerus, mengoptimalkan dari sudut

pandang berikut:

1) Tingkat kualitas produk makanan.

85

2) Kepuasan tamu.

3) Staf discipliary dan pengendalian sikap.

4) Biaya Operasional.

5) Sanitasi dan Kebersihan.

c. Mengkoordinasi dan mengawasi penyusunan, penyajian dan pelayanan

produk makanan untuk memastikan makanan dalam kualitas yang terbaik

sepanjang waktu.

d. Menetapkan dan memelihara hubungan kerja yang efektif.

e. Melakukan fungsi-fungsi seperti wawancara, orietation karyawan, evaluasi

kinerja, pembinaan, dan pemberhentian jika perlu untuk memastikan staf

telah tepat dalam penempatannya.

31. Sous Chef

Tugas dan tanggung jawab Sous Chef:

a. Membantu Executive Chef dalam mengawasi seluruh fungsi departemen

seperti karyawan dapur, fasilitas, dan biaya untuk memastikan keuntungan

departemen maksimal dapat tercapai.

b. Mengawasi Chief Steward untuk menjamin kebersihan tingkat tinggi di

semua area dapur.

c. Mengontrol dan memastikan tingkat kualitas kerusakan semua barang yang

diterima di hotel.

d. Memastikan dan mengontrol seluruh standar pada restoran dan menu layanan

kamar.

86

e. Menjamin kinerja yang optimal dari seluruh staf dengan memberikan

informasi kepada bagian yang bersangkutan dan melakukan tindak lanjut

secara konstan.

32. Room Divison Manager

Tugas dan tanggung jawab Room Division Manager:

a. Menyediakan profesionalitas, konsultasi dan layanan dukungan terhadap

eksekutif kepada General Manager untuk membantu dalam memenuhi

pembentukan tujuan strategis.

b. Menerapkan strategi dengan tujuan minimalisir biaya, memaksimalkan

produktivitas tanpa mengurangi standar kualitas.

c. Mengasosiasikan kontrak dengan pemasok yang telah disetujui sesuai dengan

kebijakan perusahaan.

d. Melaporkan kesalahan pemeriksaan dan kerusakan perabot dan alat

kelengkapan di semua area hotel kepada departemen pemeliharaan.

e. Mengontrol dan memantau ketersediaan kamar, tipe kamar dan kategori-

kategori harga kamar.

33. Executive Housekeeper

Tugas dan tanggung jawab Executive Housekeeper:

a. Untuk memastikan jalur komunikasi yang efektif dengan departemen lain.

b. Memastikan standar kebersihan dan penampilan kamar tamu, area publik dan

melakukan inspeksi harian semua area tersebut.

87

c. Melakukan uji pengawasan mutu proses kerja, survei untuk meningkatkan

efisiensi, mengurangi biaya dan menghasilkan layanan yang lebih baik.

d. Tetap berhubungan dengan bagian front office mengenai status kamar.

e. Mengontrol kualitas layanan housekeeping dan memastikan kebutuhan tamu

terpenuhi.

34. Housekeeping Supervisor

Tugas dan tanggung jawab Housekeeping Supervisor:

a. Bertanggung jawab menjaga standar kebersihan dan pelayanan.

b. Memeriksa kamar tamu / area publik setelah dibersihkan oleh petugas

kebersihan secara teratur.

c. Menangani keluhan tamu secara cepat dan efisien untuk kepuasan penuh

tamu. Menginformasikan Executive Housekeeper dan menindaklanjuti

dengan respon cepat.

d. Memastikan bahwa kunci master disimpan dengan aman oleh petugas pada

shift dimana Housekeeping Supervisor bekerja dan dikembalikan pada akhir

shift.

e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Executive Housekeeper.

35. Laundry Dry Clean Manager

Tugas dan tanggung jawab Laundry Dry Clean Manager:

a. Memastikan semua food and beverage linen bersih dan tersedia setiap saat.

b. Mengendalikan dan mengawasi semua perlengkapan untuk ke binatu.

88

c. Menyiapkan semua laporan operasi yang diperlukan untuk disampaikan

kepada departemen accounting.

d. Mengawasi fungsi seluruh karyawan laundry dry cleaning.

e. Mengecek secara rutin untuk memastikan detergen digunakan sesuai yang

diperintahkan agar kualitas laundry dry cleaning tetap terjaga.

36. Laundry Dry Clean Supervisor

Tugas dan tanggung jawab Laundry Dry Clean Supervisor:

a. Memastikan bahwa semua pekerja bertanggung jawab terhadap pemeliharaan

dan menjaga peralatan mereka bersih dan rapi.

b. Membuat program pelatihan untuk setiap bulan.

c. Membuat laporan dalam log book harian.

d. Memastikan bahwa semua tugas terlaksana.

e. Melaksanakan tugas Laundry Manager selama ketidakhadirannya di kantor.

37. Room Attendant

Tugas dan tanggung jawab Room Attendant:

a. Melaporkan ke departemen pada awal shift masing-masing untuk sign in dan

bekerja.

b. Melaporkan kerusakan apapun dan/atau barang rusak ke atasan.

c. Tidak membuka pintu ruang tamu untuk orang yang tidak berkepentingan.

d. Menangani produk kebersihan di setiap kamar tamu seperti handuk, sikat

gigi, shampoo, dan sabun.

89

e. Memperbarui perlengkapan mandi dan tidur yang berada di dalam kamar

yang sudah digunakan oleh tamu.

38. Front Office Manager

Tugas dan tanggung jawab Front Office Manager:

a. Memelihara pribadi kontak dengan pelanggan kapan dan dimana pun.

b. Memastikan bahwa karyawan memiliki pemahaman yang lengkap dan

mematuhi kebijakan yang berkaitan dengan kebijakan penanganan

kebakaran, kebersihan, kesehatan, dan keselamatan dalam hotel.

c. Membentuk, memelihara dan meninjau semua kebijakan administratif dan

prosedur operasional operasional di area front office sesuai tanggung jawab

masing-masing.

d. Memastikan bahwa prosedur operasional dan format laporan sesuai dengan

kebijakan Twin Plaza Hotel.

e. Mengawasi jalannya operasi di Front Desk, Bagian Reservasi, hubungan

dengan tamu, penyambut tamu, dan operator telepon. Memastikan bahwa

standar kualitas dalam bekerja telah dipelihara.

39. Night Manager

Tugas dan tanggung jawab Night Manager:

a. Membaca log book untuk menindaklanjuti kejadian yang terjadi pada siang

hari.

b. Memeriksa kinerja staf hotel, memperhatikan disiplin staf mulai dari cara

berpakaian dan mengambil tindakan yang bijaksana.

90

c. Mencatat semua insiden yang tidak biasa atau keluha dalam log book untuk

informasi dan referensi manajemen.

d. Membantu departemen keamanan menyelidiki semua insiden pencurian yang

mungkin terjadi dalam lokasi hotel.

e. Mengawasi keamanan di dalam dan sekitar hotel setiap waktu, memastikan

keselamatan dan keamanan hotel dan properti tamu dan staf.

40. Concierge

Tugas dan tanggung jawab Concierge:

a. Memastikan bellboy melaksanakan tugas sesuai dengan kebijakan dan

prosedur hotel.

b. Memastikan bellboy, driver, dan doormen berpakaian sesuai strandar yang

telah ditentukan oleh manajemen hotel.

c. Bertanggung jawab untuk melatih semua anggota staf bawahannya.

d. Memastikan semua koper diberikan tag dengan benar dan disimpan dengan

benar pula.

e. Memastikan standar tinggi kebersihan lobby, front desk, porte corchere, dan

driveway.

41. Receptionist

Tugas dan tanggung jawab Receptionist:

a. Menyambut semua tamu dan segera lakukan check in sesuai dengan

pemesanan / reservation yang sudah dibuat sebelumnya.

b. Memastikan registration form diisi dengan lengkap oleh tamu.

91

c. Menghadiri briefing pertemuan, harian dan sesi pelatihan.

d. Melaporkan setiap kesehatan, keselamatan dan/atau bahaya keamana segera

kepada atasan.

e. Memastikan bahwa tamu mendapatkan voucher fasilitas setelah tamu

berhasil melakukan check in.

42. Bellboy

Tugas dan tanggung jawab Bellboy:

a. Mengantar tamu ke kamar mereka dan membantu mereka dengan barang-

barang bawaan mereka, menjelaskan kepada tamu cara menggunakan semua

fasilitas tamu.

b. Bertanggung jawab mengumpulkan, mengirim, dan menyimpan barang

bawaan.

c. Mengirim pesan / fax ke kamar tamu sesuai SOP (Standard Operating

Procedure).

d. Melakukan tur pengenalan disekitar hotel ketika diminta.

e. Menghadiri pertemuan dan pelatihan sebagaimana ketika diperlukan.

43. Chief Engineer

Tugas dan tanggung jawab Chief Engineer:

a. Memastikan semua karyawan melayani tamu dengan sopan dan profesional

setiap saat.

b. Melakukan evaluasi staf secara triwulan untuk meninjau kinerja secara

umum, mengevaluasi area engineer untuk melakukan perbaikan dan

92

melaksanakan program untuk mencapai tujuan dan untuk melihat apakah

target dan tujuan tersebut terpenuhi atau belum.

c. Pastikan bahwa semua karyawan membuat dan menyerahkan laporan tepat

waktu dan mengenakan seragam yang benar dan name tag setiap saat.

d. Membentuk, memelihara dan meninjau semua kebijakan administratif dan

prosedur operasional dan kontrol staf yang berhubungan dengan departemen

engineering.

e. Bertanggung jawab atas pemeliharaan umum gedung dan sekitarnya

termasuk fasilitas-fasilitasnya seperti sistem kunci, mesin-mesin genset, air

conditioning.

44. Technician

Tugas dan tanggung jawab Technician:

a. Memperbaiki fasilitas hotel yang rusak.

b. Melakukan pekerjaan sesuai perintah dari atasan.

c. Membantu Chief Engineer dalam melaksanakan tugasnya ketika terdapat

suatu masalah mengenai infrastruktur gedung.

3.5 Proses Bisnis

3.5.1 Reservasi Via Telepon

1. Tamu melakukan reservasi via telepon.

2. Bagian Reservasi meminta data tamu.

3. Bagian Reservasi mengecek ketersediaan kamar.

4. Komputer menampilkan ketersediaan kamar.

93

5. Bagian Reservasi mencatat data ke reservation form.

6. Bagian Reservasi memastikan status check-in tamu, jika:

a. Tamu reservasi dengan Guarantee berupa deposit:

1) Tamu membayar Guarantee.

2) Tamu mengirim Bukti Pembayaran melalui fax.

3) Bagian Reservasi menerima Bukti Pembayaran.

4) Bagian Reservasi mengirim Bukti Pembayaran ke bagian akuntansi.

5) Front Desk menkonfirmasi reservasi, Jika tamu tidak datang maka

kamar akan di cancel. Jika tamu datang maka proses selesai.

b. Tamu yang reservasi tanpa Guarantee maka reservasi akan di cancel

pada pukul 18.00 WIB.

3.5.2 Reservasi Via Website

1. Tamu mengunjungi situs resmi Twin Plaza Hotel di

http://www.twinplazahotel.co.id/

2. Komputer menampilkan menu home.

3. Tamu menginput tanggal check-in dan check-out lalu mengklik check

availability.

4. Komputer menampilkan menu check availability.

5. Tamu menginput jumlah orang yang menginap.

6. Komputer menampilkan daftar harga dan kamar.

7. Tamu meng-klik option book sesuai dengan pilihan kamar.

8. Komputer menampilkan menu reservasi.

9. Menginput data di form reservasi yang ada di website.

10. Komputer menampilkan reservation summary.

94

11. Tamu submit reservasi.

12. Komputer menampilkan credit card information.

13. Tamu mengisi data credit card information.

14. Komputer menampilkan final confirmation.

15. Komputer menyimpan data reservasi.

16. Bagian Reservasi mengecek email dari reservasi yang sudah dibuat oleh

tamu dari website.

17. Mencatat reservasi ke dalam Reservation Form.

18. Mencatat reservasi ke dalam sistem.

19. Komputer menyimpan data reservasi.

3.5.3 Check In (Dengan Reservasi)

1. Tamu datang ke hotel.

2. Front Desk menanyakan apakah sudah melakukan reservasi.

3. Front Desk mengecek daftar reservasi.

4. Komputer menampilkan daftar reservasi.

5. Front Desk meminta ID Card tamu untuk di copy.

6. Tamu memberikan ID Card kepada Front Desk.

7. Front Desk memberikan Registration Form kepada tamu.

8. Tamu mengisi Registration Form.

9. Registration Form terdiri dari dua rangkap, rangkap satu untuk di arsip,

rangkap dua untuk dimasukkan ke dalam docket (arsip sementara sampai

tamu check out).

10. Front Desk menyiapkan fasilitas seperti kupon makan, kupon minum,

free parking (jika membawa kendaraan) dan internet voucher.

95

11. Front Desk memvalidasi kunci kamar.

12. Komputer menampilkan validasi kunci kamar.

13. Front Desk memberikan kunci kamar.

14. Tamu menerima kunci kamar.

3.5.4 Check In (Tanpa Reservasi)

1. Tamu datang ke hotel.

2. Front Desk menanyakan apakah sudah melakukan reservasi.

3. Jika belum, Front Desk mengecek ketersediaa kamar (room available).

4. Komputer menampilkan ketersediaan kamar.

5. Front Desk menawarkan kamar yang tersedia ke tamu.

6. Jika tamu setuju, Front Desk meminta ID Card tamu untuk di copy.

7. Tamu memberikan ID Card kepada Front Desk.

8. Front Desk memberikan Registration Form kepada tamu.

9. Tamu mengisi Registration Form.

10. Registration Form terdiri dari dua rangkap, rangkap satu untuk di arsip,

rangkap dua untuk dimasukkan ke dalam docket (arsip sementara sampai

tamu check-out).

11. Front Desk menyiapkan fasilitas seperti kupon makan, kupon minum,

free parking (jika membawa kendaraan) dan internet voucher.

12. Front Desk memvalidasi kunci kamar.

13. Komputer menampilkan validasi kunci kamar.

14. Front Desk memberikan kunci kamar.

15. Tamu menerima kunci kamar.

96

3.5.5 Check Out

1. Tamu datang ke Front Desk.

2. Front Desk menanyakan nomor kamar tamu.

3. Front Desk menghubungi Housekeeping via HT (Handy Talky) atau

telepon.

4. Housekeeping memberitahukan penggunaan mini bar apa saja yang

digunakan oleh tamu beserta denda seperti puntung rokok, peralatan hotel

yang rusak dan barang milik hotel hilang.

5. Front Desk membuat Mini Bar Form untuk mencatat penggunaan mini

bar tamu berdasarkan info yang diberikan oleh Housekeeping.

6. Front Desk membuat Guest Folio dua rangkap, rangkap satu untuk

diberikan ke Bagian Accounting dan rangkap dua untul di arsip.

7. Front Desk mencetak Guest Folio.

8. Front Desk memberikan Guest Folio ke tamu untuk di cek terlebih

dahulu.

9. Tamu menandatangani Guest Folio.

3.5.6 Pembayaran (Tunai)

1. Front Desk mengecek data tamu dari Registration Form.

2. Front Desk mengecek cara pembayaran tamu.

3. Front Desk menerima Bukti Pembayaran dari tamu.

4. Front Desk menghitung selisih total pembayaran dengan deposit yang

tertulis di Bukti Pembayaran.

5. Front Desk membuat Miscellaneous Form dua rangkap dimana rangkap

satu untuk digabung dengan Guest Folio rangkap satu untuk di berikan ke

97

Bagian Accounting dan rangkap dua digabung dengan Guest Folio

rangkap dua untuk di arsip.

3.5.7 Pembayaran (Kartu Kredit)

1. Front Desk mengecek data tamu dari Registration Form.

2. Front Desk mengecek cara pembayaran tamu.

3. Front Desk meminta kartu kredit tamu.

4. Front Desk menggesek kartu kredit pada mesin ADC.

5. Front Desk mencetak slip pembayaran 2 rangkap dimana rangkap satu

untuk digabungkan dengan Registration Form untuk di arsip dan rangkap

dua untuk diberikan ke tamu.

6. Front Desk memberikan slip pembayaran rangkap satu kepada tamu

untuk di tanda tangani.

3.6 Rich Picture

Gambar 3.13 Rich Picture

98

3.7 Event Table

Tabel 3.2 Event Table

Event Internal Agent Start When Activity Melayani reservasi Front Desk Tamu melakukan

reservasi 1. Membuat Reservation

Form 2 rangkap, rangkap 1 untuk disimpan dalam arsip sementara sampai tamu check out dan rangkap 2 untuk di arsip.

2. Membuat Bukti Pembayaran 2 rangkap, rangkap 1 untuk tamu dan rangkap 2 untuk di arsip.

Melayani check-in Front Desk Tamu hendak check-in

1. Membuat Registration Form 2 rangkap, rangkap satu untuk disimpan dalam arsip sementara sampai tamu check-out dan rangkap dua untuk di arsip.

2. Membuat validasi kunci.

3. Membuat voucher fasilitas untuk tamu.

Melayani check-out Front Desk Tamu konfirmasi check-out

1. Membuat Mini Bar Form.

2. Membuat Guest Folio 2 rangkap, rangkap satu untuk Bagian Accounting dan rangkap dua untuk diarsip.

Melayani pembayaran

Front Desk Tamu selesai melakukan check-out

1. Membuat Miscellaneous Form 2 rangkap, rangkap satu untuk Bagian Accounting dan rangkap dua untuk diarsip.

99

3.8 Overview Activity Diagram

Gambar 3.14 Overview Activity Diagram Twin Plaza Hotel

100

3.9 Workflow

Gambar 3.3 Tabel Workflow

Actor Activity Reservasi via telepon

Bagian Reservasi Komputer Bagian Reservasi Komputer Bagian Reservasi Komputer

1. Menerima telepon dari calon tamu 2. Mengecek ketersedi aan kamar 3. Menampilkan data ketersediaan kamar 4. Membuat reservation form dua rangkap 5. Menanyakan ingin memberikan deposit guarantee atau tidak 6. Jika tidak, kamar yang di reservasi tetap di booking tetapi ditunggu

sampai pukul 18.00 WIB saat hari itu juga, jika tamu tidak kunjung datang maka reservasi akan di cancel

7. Jika ya, menerima Bukti Pembayaran deposit guarantee dari tamu melalui fax dan status tamu dianggap melakukan reservasi dan kamar di-book sampai waktu check out

8. Mengirim Bukti Pembayaran deposit guarantee ke bagian accounting 9. Mengakses data reservasi di sistem 10. Menampilkan data reservasi 11. Menginput data reservasi di Registration Form ke dalam sistem 12. Menyimpan data reservasi ke dalam sistem 13. Data reservasi tersimpan

Actor Reservasi Via Website Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Tamu Komputer Bagian Reservasi Komputer Bagian Reservasi Komputer

1. Membuka situs http://www.twinplazahotel.co.id/ 2. Menampilkan menu home 3. Menginput tanggal check in dan check out 4. Mengklik pilihan check availability 5. Menampilkan menu check availability 6. Menginput data jumlah orang yang menginap 7. Mengklik pilihan availability check 8. Menampilkan menu daftar harga dan kamar 9. Mengklik pilihan book pada kamar yang di pilih 10. Menampilkan menu reservasi 11. Menginput data reservasi 12. Mengklik pilihan continue 13. Menampilkan reservation summary 14. Mengklik pilihan submit reservation 15. Menampilkan menu Credit Card Information 16. Menginput Credit Card Information 17. Mengklik pilihan submit 18. Menampilkan Final Confirmation 19. Mengklik pilihan close window 20. Menyimpan data reservasi 21. Mengecek data reservasi via email hotel 22. Mengklik pilihan download 23. Download selesai 24. Membuat Reservation Form 25. Menginput data reservasi ke dalam sistem 26. Mengklik pilihan menyimpan 27. Menyimpan data reservasi 28. Data reservasi tersimpan

Actor Check In (dengan reservasi) Front Desk Komputer

1. Mengakses menu reservasi 2. Menampilkan menu reservasi

101


Front Desk Komputer Front Desk Komputer Front Desk Komputer

3. Mengakses daftar reservasi 4. Menampilkan daftar reservasi 5. Mengecek dafrar reservasi 6. Membuat Registration Form dua rangkap 7. Rangkap satu untuk disimpan dalam docket (arsip sementara), rangkap

dua untuk di arsip 8. Menyimpan data registrasi ke dalam sistem 9. Data registrasi tersimpan 10. Membuat voucher fasilitas 11. Membuat validasi kunci 12. Memvalidasi kunci magnetic 13. Kunci magnetic tervalidasi

Actor Check In (Tanpa Reservasi) Front Desk Komputer Front Desk Komputer Front Desk Komputer

1. Mengecek ketersedi aan kamar 2. Menampilkan ketersedi aan kamar 3. Membuat Registration Form dua rangkap 4. Rangkap satu untuk disimpan dalam docket (arsip sementara), rangkap

dua untuk di arsip 5. Menyimpan data registrasi ke dalam sistem 6. Data registrasi tersimpan 7. Membuat voucher fasilitas 8. Membuat validasi kunci 9. Memvalidasi kunci magnetic 10. Kunci magnetic tervalidasi

Actor Check Out Front Desk Komputer Front Desk Komputer Front Desk

1. Membuat Mini Bar Form 2. Membuat Guest Folio 3. Menyimpan Guest Folio 4. Guest Folio tersimpan 5. Mencetak Guest Folio dua rangkap 6. Guest Folio tercetak 7. Mengirim Guest Folio rangkap satu ke bagian accounting 8. Menyimpan Guest Folio rangkap dua ke dalam arsip

Actor Pembayaran (Tunai) Front Desk Bagian Accounting Front Desk Komputer

1. Mengecek cara pembayaran tamu dari Registration Form 2. Menerima Bukti Pembayaran dari tamu 3. Menghitung selisih total pembayaran dengan deposit 4. Membuat Miscellaneous Form dua rangkap 5. Menerima Miscellaneous Form rangkap satu 6. Mengarsip Miscellaneous Form rangkap dua bersama dengan Guest

Folio 7. Menginput transaksi pembayaran ke dalam sistem 8. Transaksi pembayaran tersimpan

Actor Pembayaran (Kartu Kredit) Front Desk Mesin ADC Front Desk Mesin ADC Front Desk Mesin ADC Front Desk

1. Mengecek cara pembayaran tamu dari Registration Form 2. Menggesek kartu kredit pada mesin ADC 3. Menampilkan deposit 4. Menginput nominal total pembayaran 5. Verify pembayaran 6. Mencetak slip pembayaran dua kali 7. Slip pembayaran tercet ak 8. Memberikan copy slip pembayaran ke tamu 9. Mengarsip slip pembayaran bersama dengan Registration Form

102


Komputer

10. Menginput transaksi pembayaran ke dalam sistem 11. Transaksi pembayaran tersimpan

3.10 Detailed Activity Diagram

3.10.1 Reservasi Via Telepon

Gambar 3.15 DAD Reservasi Via Telepon Twin Plaza Hotel

103

3.10.2 Reservasi Via Website

Gambar 3.16 DAD Reservasi Via Website Twin Plaza Hotel

104

3.10.3 Check In (Dengan Reservasi)

Gambar 3.17 DAD Check In (Dengan Reservasi) Twin Plaza Hotel

105

3.10.4 Check In (Tanpa Reservasi)

Gambar 3.18 DAD Check In (Tanpa Reservasi) Twin Plaza Hotel

106

3.10.5 Check Out

Gambar 3.19 DAD Check Out Twin Plaza Hotel

107

3.10.6 Pembayaran (Tunai)

Gambar 3.20 DAD Pembayaran (Tunai) Twin Plaza Hotel

108

3.10.7 Pembayaran (Kartu Kredit)

Gambar 3.21 DAD Pembayaran (Kartu Kredit) Twin Plaza Hotel

109

3.11 Dokumen Yang Digunakan

1. Reservation Form adalah formulir yang digunakan untuk mencatat data tamu

yang hendak menginap di hotel. Dokumen ini diisi oleh Bagian Reservasi

ketika calon tamu melakukan reservasi via telepon atau website.

Gambar 3.22 Reservation Form

2. Registration Form digunakan saat tamu ingin melakukan check-in. Dokumen

ini sangat penting karena menyangkut semua informasi mengenai data tamu

yang tinggal di hotel.

Gambar 3.23 Registration Form

110

3. Change and/or Cancellation digunakan untuk tamu yang hendak melakukan

perubahan kamar atau membatalkan kamar yang telah di tempatinya. Front

Desk mengisi data-data perubahan kamar dan/atau pembatalan reservasi.

Gambar 3.24 Change and/or Cancellation

4. Change Room Rate adalah dokumen yang diisi oleh Front Desk ketika tamu

telah sepakat untuk pindah kamar. Harga kamar sebelum pindah dan setelah

pindah dicatat pada formulir ini.

Gambar 3.25 Change Room Rate

111

5. Welcome Bread Coupon adalah kupon makanan yang diberikan kepada tamu

setelah tamu berhasil registrasi check-in. Hanya berlaku setelah check-in saja.

Gambar 3.26 Welcome Bread Coupon

6. Welcome Drink Coupon adalah kupon minuman yang diberikan kepada tamu

setelah tamu berhasil registrasi check-in. Hanya berlaku setelah check-in saja.

Gambar 3.27 Welcome Drink Coupon

7. Meal Coupon adalah kupon yang dapat ditukarkan dengan makan pagi, makan

siang, atau makan malam. Hanya berlaku 1 kali penggunaan.

112

Gambar 3.28 Meal Coupon

8. Internet Voucher adalah voucher yang diberikan oleh Twin Plaza Hotel kepada

tamu agar dapat mengakses internet selama menginap di hotel. Voucher

dilengkapi dengan user ID dan password.

Gambar 3.29 Internet Voucher

9. Free Parking Voucher adalah voucher yang berlaku untuk tamu yang

menginap dan membawa kendaraan pribadinya. Voucher ini berguna agar tamu

tidak dipungut biaya parkir.

113

Gambar 3.30 Free Parking Voucher

10. Mini Bar Form adalah bukti penggunaan mini bar didalam kamar hotel. Bukti

ini diisi oleh Front Desk didasari informasi yang diberikan oleh Housekeeping

melalui telepon atau HT (Handy Talky).

Gambar 3.31 Mini Bar Form

114

11. Guest Folio (Bill) digunakan untuk merangkap room rate/harga kamar,

restaurant, laundry, dan charges/denda.

Gambar 3.32 Guest Folio (Bill)

12. Bukti Pembayaran (Official Receipt) adalah Bukti Pembayaran deposit pada

saat tamu selesai melakukan registrasi. Digunakan hanya jika tamu membayar

deposit secara tunai.

115

Gambar 3.33 Bukti Pembayaran (Official Receipt)

13. Miscellaneous Form digunakan untuk catatan bukti sisa deposit tamu, denda,

potongan harga dan kas yang sudah dibayar oleh tamu.

Gambar 3.34 Miscellaneous Form

3.12 Uraian Spesifikasi Perangkat yang Digunakan

Berikut adalah uraian spesifikasi perangkat keras (hardware) dan lunak

(software) yang digunakan oleh Twin Plaza Hotel untuk mendukung proses

bisnisnya.

116

3.12.1 Perangkat Keras (Hardware)

1. Processor: Intel Pentium Processor E2200 (1Mb, 2.20Ghz, Fsb 800Mhz,

LGA 775)

Gambar 3.35 Intel Pentium Processor E2200

2. Memory: Visipro DDR2 2GB

Gambar 3.36 Visipro DDR2 2GB

3. Power Supply Unit: Simbadda 350 Watt

Gambar 3.37 Power Supply Unit Simbadda 350 Watt

117

4. Harddisk: Seagate 3.5” 160GB

Gambar 3.38 Harddisk Seagate 3.5” 160GB

5. Monitor: LG 15” CRT

Gambar 3.39 Monitor LG 15” CRT

6. Keyboard: Logitech Classic Keyboard Plus Black PS2

Gambar 3.40 Keyboard Logitech Classic Keyboard Plus Black PS2

118

7. Mouse: Logitech Optical Mouse Black PS2

Gambar 3.41 Mouse Logitech Optical Mouse Black PS2

8. Switch: 3com 3c16475 24-Port Baseline Switch 2226 Plus

Gambar 3.42 Switch 3com

9. Credit Card Terminal: Verifone Omni 3730LE / VX510

Gambar 3.43 Credit Card Terminal

119

10. Hotel Lock: HLH-IC Encoder

Gambar 3.44 HLH-IC Encoder

3.12.2 Perangkat Lunak (Software)

1. Operating System: Windows XP Starter Pack 3

2. Software khusus: X-PERT Hotel Management System

3. Antivirus: Kaspersky

3.13 Dasar Penentuan Kriteria Pengukuran

Twin Plaza Hotel dalam proses bisnisnya sangat mengutamakan kebutuhan

dan kepuasan pelanggan dalam hal penyediaan informasi maupun jasa pelayanan

front office. Twin Plaza Hotel mempunyai strategi pasar tersendiri dalam

mempertahankan pelanggan lama dan memperoleh pelanggan baru untuk dapat

bersaing dengan perusahaan lain yang sejenis. Sejak pelanggan datang hingga

pelanggan keluar, pihak perusahaan berusaha memberikan pelayanan yang terbaik

sehingga pelanggan merasa nyaman dan puas. Twin Plaza Hotel telah memberikan

kemudahan dalam pendaftaran, fasilitas yang disediakan, proses check in dan

check out serta pembayaran.

120

Berdasarkan hal tersebut, maka evaluasi ini dilakukan berdasarkan kriteria

pengukuran Customer Perspective. Dimana dalam CobIT 4.1 Customer

Perspective memiliki 6 macam Business Goals yang berhubungan dengan 20 IT

Goals dan menyangkut proses-proses terkait yang melibuti 4 domain utama, yaitu

Plan and Organise (PO), Acquire and Implement (AI), Deliver and Support (DS), Monitor

and Evaluate (ME). Secara lebih rinci evaluasi ini akan mengukur sebagai berikut:

Tabel 3.4 Rincian Kriteria Pengukuran Evaluasi

Customer Perspective Business Goals IT Goals Processes

1. Improve Customer Orientation and Service (Meningkatkan Orientasi dan Layanan Pelanggan).

a. Ensure satisfaction of end users with service offerings and service levels (Memastikan kepuasan pengguna akhir terhadap penwaran layanan dan level layanan).

b. Make sure that IT services

are available as required (Meyakinkan bahwa service TI tersedia saat dibutuhkan).

a) PO8 Manage Quality (Mengatur Kualitas)

b) AI4 Enable Operation and Use (Memampukan Operasi dan Penggunaan)

c) DS1 Define and Manage Service Levels (Menentukan dan Mengatur Tingkat Layanan)

d) DS2 Manage Third-Party Services (Mengatur Layanan Pihak Ke Tiga)

e) DS7 Educate and Train Users (Mendidik dan Melatih Pengguna)

f) DS8 Manage Service Desk and Incidents (Mengatur Bagian Layanan dan Insiden)

g) DS10 Manage Problems (Mengatur Masal ah)

h) DS13 Manage Operations (Mengatur Operasi)

a) DS3 Manage

Performance and Capacity (Mengatur Kinerja dan Kapasitas)

b) DS4 Ensure Continuous Service (Memastikan Keberl anjutan Layanan)

c) DS8 Manage Service Desk and Incidents (Mengatur Bagian Layanan dan Insiden)

d) DS13 Manage Operations

121


(Mengatur Operasi)

2. Offer Competitive Products and Services (Menawarkan Produk dan Layanan yang Mampu Bersaing).

a. Create IT agility (Menciptakan kecerdasan TI).

b. Improve IT’s cost-efficiency

and its contribution to business profitability (Mengembangkan efisiensi biaya TI dan kontribusi untuk keuntungan bisnis.).

a) PO2 Define the Information Architecture (Menentukan Arsitektur Informasi)

b) PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships (Menentukan Proses, Organisasi dan Hubungan TI)

c) PO7 Manage IT Human Resources (Mengatur Sumber Daya Manusia TI)

d) AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure (Mendapatkan dan Memelihara Infrastruktur Teknologi)

a) PO5 Manage the IT

Investment (Mengatur Investasi TI)

b) DS6 Identfy and Allocate Costs (Mengidentifikasi dan Mengalokasikan Biaya)

3. Establish Service Continuity and Availability (Meningkatkan Keberlanjutan dan Ketersediaan Layanan).

a. Ensure mutual satisfaction of third-party relationships (Memastikan kepuasan bersama salam hubungan dengan pihak ketiga).

b. Reduce solution and service delivery defects and rework (Mengurangi solusi dan kerusakan pengiriman layanan dan pengulangan kerja).

c. Ensure minimum business

a) DS2 Manage Third-Party Services (Mengatur Layanan Pihak Ke Tiga)

a) PO8 Manage Quality

(Mengatur Kualitas) b) AI4 Enable Operation

and Use (Memampukan Operasi dan Penggunaan)

c) AI6 Manage Changes (Mengatur Perubahan)

d) AI7 Install and Accredit Solutions and Changes (Memasang dan Mengakui Solusi dan Perubahan)

e) DS10 Manage Problems (Mengatur Masal ah)

a) PO6 Communicate

122


impact in the event of an IT service disruption or change (Memastikan dampak minimun terhadap bisnis dalam suatu kejadian yang menggangu atau merubah layanan TI).

d. Make sure that IT services are available as required(Meyakinkan bahwa layanan TI tersedia saat dibutuhkan).

Management Aims and Direction (Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Manajemen)

b) AI6 Manage Changes (Mengatur Perubahan)

c) DS4 Ensure Continuous Service (Memastikan Keberl anjutan Layanan)

d) DS12 Manage the Physical Environment (Mengatur Lingkungan Fisik)

a) DS3 Manage

Performance and Capacity (Mengatur Kinerja dan Kapasitas)

b) DS4 Ensure Continuous Service (Memastikan Keberl anjutan Layanan)

c) DS8 Manage Service Desk and Incidents (Mengatur Bagian Layanan dan Insiden)

d) DS13 Manage Operations (Mengatur Operasi)

4. Create Agility in Responding to Changing Business Requirements (Menciptakan Kecerdasan Untuk Merespon Dalam Merubah Perysaratan Bisnis).

a. Respond to business requirements in alignment with the business strategy (Respon terhadap persyaratan bisnis dalam penyetaraan dengan strategi bisnis).

a) PO1Define a Strategic IT Plan (Menentukan Perencanaan TI yang Strategis)

b) PO2 Define the Information Architecture (Menentukan Arsitektur Informasi)

c) PO4 Define the IT Processes, Organisation and Relationships (Menentukan Proses, Organisasi dan Hubungan TI)

d) PO10 Manage Projects (Mengatur Proyek)

e) AI1 Identify Automated Solutions (Mengidenti fikasi Solusi Otomatis)

f) AI6 Manage Changes (Mengatur Perubahan)

g) AI7 Install and Accredit Solutions and Changes (Memasang dan Mengakui Solusi dan

123


b. Create IT agility

(Menciptakan kecerdasan TI). c. Deliver projects on time and

on budget, meeting quality standards (Ketepatan waktu penyerahan proyek dan sesuai dengan anggaran dan standar kualitas).

Perubahan) h) DS1 Define and Manage

Service Levels (Menentukan dan Mengatur Tingkat Layanan)

i) DS3 Manage Performance and Capacity (Mengatur Kinerja dan Kapasitas)

j) ME1 Monitor and Evaluate IT Performance (Mengawasi dan Mengevaluasi Kinerj a TI)

a) PO2 Define the

Information Architecture (Menentukan Arsitektur Informasi)


c) PO7 Manage IT Human Resources (Mengatur Sumber Daya Manusia TI)

d) AI3 Acquire and Maintain Technology Infrastructure (Mendapatkan dan Memelihara Infrastruktur Teknologi)

a) PO8 Manage Quality

(Mengatur Kualitas) b) PO10 Manage Projects

(Mengatur Proyek)

5. Achieve Cost Optimisation of Service Delivery (Pencapaian Biaya yang Optimal dalam Pemberian Layanan).

a. Acquire and maintain integrated and standardised aplication systems (Memperoleh dan memelihara sistem aplikasi yang terintegritas dan terstandarisasi).

b. Acquire and maintain an

a) PO3 Determine Technological Direction (Menetapkan Arah Teknologi)

b) AI2 Acquire and Maintain Apllication Software (Mendapatkan dan Menjaga Piranti Lunak Aplikasi)

c) AI5 Procure IT Resources (Memperoleh Sumber Daya TI)

a) AI3 Acquire and Maintain

124


integrated and standardised IT infrastructur (Memperoleh dan memelihara infrastruktur TI yang terintegritas dan terstandarisasi)..

c. Ensure mutual satisfaction of

third-party relationships (Memastikan kepuasan bersama dalam hubungan dengan pihak ketiga).

d. Improve IT’s cost-efficiency

and its contribution to business profitability (Meningkatkan efisiensi biaya dan kontribusi TI untuk keuntungan bisnis).

Technology Infrastructure (Mendapatkan dan Memelihara Infrastruktur Teknologi)

b) AI5 Procure IT Resources (Memperoleh Sumber Daya TI)

a) DS2 Manage Third-Party

Services (Mengatur Layanan Pihak Ke Tiga)



b) DS6 Identfy and Allocate Costs (Mengidentifikasi dan Mengalokasikan Biaya)

6. Obtain Reliable and Useful Information for Strategic Decision Making (Memperoleh Kepercayaan dan Informasi yang Berguna Untuk Strategi dalam Membuat Keputusan).

a. Respond to governance requirements in line with board direction (Merespon governance sejalan dengan perintah pemegang saham).

b. Optimise the use of

information(Mengoptimalkan penggunaan informasi).

c. Ensure transparency and

understanding of IT cost, benefits, strategy, policies and service levels (Memastikan transparansi dan

a) PO1Define a Strategic IT Plan (Menentukan Perencanaan TI yang Strategis)


c) PO10 Manage Projects (Mengatur Proyek)

d) ME1 Monitor and Evaluate IT Performance (Mengawasi dan Mengevaluasi Kinerj a TI)

e) ME4Provide IT Governance (Memberikan Pemerintahan TI)

a) PO2 Define the

Information Architecture (Menentukan Arsitektur Informasi)

b) DS11 Manage Data (Mengatur Data)



b) PO6 Communicate Management Aims and

125


pemahaman mengenai biaya, keuntungan, strategi, kebijakan dan tingkat layanan TI).

d. Ensure that automated

business transactions and information exchanges can be trusted (Memastikan otomatisasi transaksi bisnis dan pertukaran informasi yang terpercaya).

e. Maintain the integrity of

information and processing infrastructure (Memelihara integritas informasi dan pemrosesan infrastruktur).

Direction (Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Manajemen)

c) DS1 Define and Manage Service Levels (Menentukan dan Mengatur Tingkat Layanan)

d) DS2 Manage Third-Party Services (Mengatur Layanan Pihak Ke Tiga)

e) DS6 Identfy and Allocate Costs (Mengidentifikasi dan Mengalokasikan Biaya)

f) ME1 Monitor and Evaluate IT Performance (Mengawasi dan Mengevaluasi Kinerj a TI)

g) ME4Provide IT Governance (Memberikan Pemerintahan TI)

a) PO6 Communicate

Management Aims and Direction (Mengkomunikasikan Tujuan dan Arah Manajemen)

b) AI7 Install and Accredit Solutions and Changes (Memasang dan Mengakui Solusi dan Perubahan)

c) DS5 Ensure Systems Security (Memastikan Keamanan Sistem)

a) AI6 Manage Changes

(Mengatur Perubahan) b) DS5 Ensure Systems

Security (Memastikan Keamanan Sistem)

Dengan dilakukannya pengukuran ini, diharapkan Twin Plaza Hotel dapat

mengetahui posisi perusahaan berdasarkan sudut pandang pelanggan dalam

menilai kesuksesan dan tingkat kepuasan pelanggannya. Sehingga dapat membantu

126

pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan untuk menentukan langkah

yang harus dilakukan.

bab 3 gambaran umum sistem informasi yang …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-1-00402-ka 3.pdf ·...

Documents