56

BAB 3

GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

3.1 Gambaran Umum Apotek K-24

Apotek K-24 adalah waralaba yang bergerak dibidang farmasi yang berdiri pada

tahun 2002 sebagai apotek yang beroperasi 24 jam ternyata berhasil mendapat tempat di

hati masyarakat Yogyakarta dalam waktu yang relative sangat singkat sehingga pada

akhir tahun 2004 telah beroperasi 4 (empat) gerai di Yogyakarta dan 1 (satu) gerai di

Semarang. Komitmen untuk menyerahkan pelayanan yang terbaik dengan harga yang

tetap sama pada pagi, siang, malam, hari biasa maupun hari libur telah membuahkan

hasil yang sangat menggembirakan. Faktor lain yang mendukung keberhasilan ini adalah

komitmen semua staff “Apotek K-24” yang telah menjadikan “Apotek K-24 sebagai

apotek 24 jam yang mampu beroperasi 365/366 hari setahun alias tidak pernah tutup

sehingga pada tahun 2005 meraih penghargaan dari MURI (Musium Rekor Indonesia)

sebagai “Apotek Jaringan pertama di Indonesia yang buka nonstop 24 jam “alias tidak

pernah tutup pertama kali dibuka. Di pertengahan tahun 2004 “Apotek K-24”

memutuskan untuk memperluas jaringannya melalui sistem waralaba yang kemudia

terealisir di tahun 2005. Kami menyambut anda semua sebagai bagian dari keluarga

besar jaringan waralaba “Apotek K-24”. Keberhasilan anda adalah kebanggaan kami.

57

3.1.1 Sejarah Perusahaan.Apotek K-24 Cabang Cipondoh

A. Landasan Hukum Pendirian Perusahaan

1. Akta Pendirian Perusahaan

a. Nomor Akta : 13

b. Tanggal : 11 Mei 2009

c. Nama Notaris : Mahmud Said, S.H.

2. Akta Perubahan Terakhir

a. Nomor Akta : 2

b. Tanggal : 10 Agustus 2009

c. Nama Notaris : Dra. Rahmanita Rusli, SH.

58

B. Pengurus

1. Komisaris PT. Yenindra Niaga Raya

No. Nama No. KTP Jabatan dalam

Badan Usaha

1. Yelin Herlina, S. Kom. 09.5206.580976.0285 Komisaris Utama

2. Jati Nendra, SE. 09.5206.270386.0054 Komisaris

2. Direksi PT. Yenindra Niaga Raya

No. Nama No. KTP Jabatan dalam

Badan Usaha

1. Yesi Lambangsari, SE, MM. 09.5206.700174.0240 Direktur Utama

2. Drs. Kiagus Muhamad Jafar 09.5206.030896.5508 Direktur

59

C. Data Administrasi

1. Nama Perusahaan : PT. YENINDRA NIAGA RAYA

2. Alamat kantor cabang : Jl. KH. Hasyim Ashari No. 28E,

Cipondoh-Tangerang

No. Telepon : (021) 5549073

No. Faximile : (021) 5549109

E-mail : yesy3074@gmail.com

60

D. Izin Usaha

1. No. Surat Izin Usaha : 3449/1.824.221/0709

2. Masa berlaku izin usaha : 28 Juli 2014.

3. Instansi pemberi izin usaha : Dinas Koperasi Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah

dan Perdagangan Provinsi DKI Jakarta

61

3.1.2 Visi dan Misi Apotek K-24

3.1.2.1 Visi Apotek K-24

1. Menjadi merek nasional yang menjadi pemimpin pasar bisnis apotek di

negara Republik Indonesia, melalui apotek jaringan waralaba yang

menyediakan ragam obat yang komplit, buka 24 jam termasuk hari libur,

yang tersebar di seluruh Indonesia.

2. Menjadi merek nasional kebanggan bangsa Indonesia yang menjadi berkat

dan bermanfaat bagi masyarakat, karyawan-karyawati dan pemilik.

3.1.2.2 Misi Apotek K-24

Misi-misi yang dimiliki Apotek K-24 dalam tujuan mencapai visi

perusahaan adalah:

1. Menyediakan pilihan obat komplit, setiap saat, dengan harga sama pagi-

siang-malam dan hari libur: Apotek K-24 melayani masyarakat selama 24

jam perhari 7 hari perminggu dengan memberlakukan kebijakan harga yang

tetap sama pada pagi hari, siang hari, malam hari maupun hari libur.

2. Menyediakan kualitas pelayanan yang prima: Apotek K-24 senantiasa

mempelajari dan mengusahakan peningkatan kualitas pelayanan untuk

memaksimalkan tingkat kepuasan para pelanggan dan penerima waralaba.

62

3.1.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas dan Wewenang

3.1.3.1 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi Apotek K-24 Cabang Cipondoh Tahun 2012

Assisten Apoteker (AA)

Pembelian

Bagian Administrasi Umum

Bagian Gudang

Kasir

Apoteker Pengelola Apotek (APA)

Bagian Akunting Assisten Apoteker (AA)

Customer Service (CS)

Apoteker Pendamping (APP)

Direktur/PSA

63

3.1.3.2 Uraian Tugas dan Wewenang

Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian pada struktur

Apotek K-24 adalah sebagai berikut:

1. Direktur/PSA

1) Pemilik Sarana Apotek (PSA) adalah pemilik perusahaan.

2) PSA adalah yang memperkerjakan para staff Apotek K-24.

3) PSA berhak menerima dan memberhentikan karyawannya.

4) Pada umumnya yang menjadi Direkutr (PSA) adalah Penerima Waralaba atau

orang yang diberi mandate oleh Penerima Waralaba untuk melaksanakan

manajemen umum dari gerai waralaba yang bersangkutan.

5) Tanggung jawab meliputi :

a) Mewakili perusahaan dalam beragam kegiatan non-teknis kefarmasian,

kegiatan teknis kefarmasian merupakan wewenang dan tanggung jawab

APA.

b) Melakukan rekrutmen, bila perlu perlu Pemberi Waralaba akan

membantu.

c) Menentukan kebijakan kepegawaian menurut ketentuan Pemberi

Waralaba.

64

d) Mengusahakan tercapainya target kinerja sesuai dengan proyeksi

keuangan.

e) Memantau persaingan dan melaporkan kepada Pemberi Waralaba.

f) Bersama Pemberi Waralaba merencanakan strategi pemasaran.

2. Apoteker Pengelola Apotek (APA)

1) Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah pelaksana dan penanggung jawab

operasional harian Apotek K-24.

2) APA dibantu oleh APP (Apoteker Pendamping).

3) Mengisi daftar hadir (manual).

a. Form presensi perorangan.

b. Apabila terlambat, maka mengisi Form Daftar Orang Terlambat/DOT.

4) Mengenakan seragam, ID Card, memperhatikan penampilan (untuk wanita tak

berjilbab dan berambut panjang memakai hair net).

5) Melakukan serah terima :

a) Memeriksa masalah yang mungkin muncul, yang ditulis dalam

Communication Log Book.

65

b) Memastikan permasalahan tersebut sudah selesai

i. Jika belum selesai, maka lakukan rencana penyelesaian

pelayanan.

6) Memeriksa Email dan surat-surat penting, serta me-reply yang mendadak dan

penting untuk di-reply

7) Memeriksa (cek) kebersihan apotek

a. Memeriksa Form Checklist Ekspedisi Harian dan Checklist Ekspedisi

Mingguan-Bulanan

8) Mengelola keuangan

a. Memeriksa laporan keungan dan omzet harian

i. Menanyakan kepada bagian keuangan apakah telah melakukan

setoran keuangan, menghitung omzet harian, membuat laporan

keuangan

ii. Menganalisa fluktuasi omzet harian

b. Memeriksa (cek) secara acak struk penjual “Batal” akibat kesalah cetak

struk oleh kasir

i. Lakukan evaluasi terhadap kinerja kasir yang bersangkutan, catat

dalam Form Evaluasi dan Pembinaan Karyawan

66

c. Membuat Laporan Keuangan untuk Franchisee (FSEE)

i. Laporan laba-rugi (bulanan dan akhir tahun)

ii. Laporan neraca (bulanan dan akhir tahun)

d. Menghitung tuslah secara periodik, serta membagi ke dalam 3 bagian,

yaitu cadang (untuk obat yang rusak, hilang, Expired Date), dikirim ke

bagian manajemen, dan dibagi untuk karyawan

i. Disediakan SoftwareTuslah.xls

9) Kepegawaian :

a. Melakukan rekrutmen karyawan bersama FSEE (direktur)

b. Melakukan Meeting Bulanan di tingkat outlet

i. Evaluasi mengenai efektivitas pelayanan dan kepuasan pelanggan

ii. Membahas masalah dan aktivitas kerja yang terjadi dalam satu

bulan, kecuali harus diselesaikan segera

iii. Form Meeting Bulanan

c. Membuat jadwal karyawan untuk 1 bulan ke depan

i. Form Pengaturan Jadwal Karyawan

d. Memberi kebijakan permohonan libur/izin/cuti (per-shift) karyawan

(sebelum pembuatan jadwal)

67

i. Form Permohonan libur/izin/cuti

e. Mengatur pertukaran/pergantian jadwal kerja dan libur/izin/cuti karyawan

(setelah pembuatan jadwal)

i. Form Permohonan Shift

ii. Form Permohonan Pergantian Jadwal libur/izin/cuti

f. Memberi perintah/penugasan lembur untuk karyawan

i. Form Penugasan Lembur

g. Menggantikan tugas kasir pada saat kasir sedang ISHOMA (istirahat,

shalat, makan)

h. Evaluasi dan pembinaan karyawan (pencatatan pada buku pembinaan

dengan disepakati karyawan dan APA, serta dilaksanakannya tes product

knowledge secara periodik)

i. Form Evaluasi dan Pembinaan Karyawan

ii. Flow Chart Tes Product Knowledge

i. Pembayaran gaji (dilakukan setiap tanggal 24)

i. Form Serah Terima Gaji

j. Pembayaran tuslah

i. Form Serah Terima Tuslah ada di SoftwareTuslah.xls

68

k. Penilaian kedisiplinan karyawan

i. Form Rangking Daftar Orang Terlambat

10) Pengendalian stok

a. Melakukan Perencanaan Stok Opname

i. Tanggal 25-30, setiap 2 bulan

ii. Flow Chart Stok Opname

iii. Form Stok Opname

b. Memeriksa (cek) stok obat psikotropika dan narkotika secara periodik

i. Disediakan Form cek obat psikotropika secara periodik/mingguan

ii. Form cek obat narkotika secara periodik/mingguan

c. Merencanakan pembelian obat supaya kesediaan barang selalu terjaga

11) Filing

a. Surat-surat penting apotek (SIA, SP, HO, dll)

b. Mengumpulkan data karyawan

c. Membuat database karyawan (rekam medis pasien secara sederhana)

i. Flow Chart Membuat rekam medis pasien secara sederhana

69

d. Membaca Buku Tamu (yang diisi oleh pasien/pengunjung) stiap 3 hari

sekali, setelah itu direkap dan diparaf oleh APA. Himbauan, saran , dan

kritikan dari Buku Tamu; mohon untuk dapat segera difollow up dan

disosialisasikan kepada seluruh karyawan

12) Yang Dapat didelegasikan kepada APP dan AA :

a. Memantau pemisahan faktur obat bebas, bebas terbatas dan obat keras

dari faktur psikotropika dan narkotika

b. Memnatau pengelolaan resep meliputi rekap, pemisahan dan pemusnahan

i. Form Rekap Resep Harian

13) Laporan secara periodik (bulanan) ke dinas kesehatan dan BPOM

a. Laporan psikotropika, narkotika

b. Laporan penggunaan OGB (Obat Generik Berlogo)

c. Laporan tenaga kerja farmasi

14) Kehumasan

a. Mewakili institusi Apotek K-24 cabang Cipondoh, Tangerang dalam

berbagai acara pelatihan, seminar, dan lain-lain

15) Tara timbangan secara periodik (1 tahun)

a. Flow Chart tara timbangan

70

16) Pengendalian dan penjaminan mutu (Quality Assurance) sesuai SOP

a. Pemantauan dokumentasi dibalik resep dengan menyerahkan paraf

petugas yang menghitung, meracik, dan menyerahkan resep serta waktu

pelayanan, hal ini bertujuan untuk meminimalkan kesalahan dan

meminimalkan waktu tunggu pasien

b. Pada saat resep telah disetujui oleh pasien, jika terdapat obat yang

termasuk golongan psikotropika, maka nama obat ditandai warna

orange/kuning, sedangkan untuk obata golongan narkotika nama obat

ditandai warna merah

i. Dokumentasi Pelayanan Resep

17) Dokumentasi kesalahan dan problem solving-nya yang terjadi dalam pelayanan

a. Menganalisa kesalahan terjadi dari pihak pasien atau apotek

b. Menganalisa kesalahan tersebut disadari dari pihak pasien atau pihak

apotek

c. Menyerahkan penyelesaian yang menyerahkan kepuasan pasien (meminta

maaf atas kesalahn yang terjadi dan menyerahkan kesan yang baik

sehingga pasien akan tetap menjadi pelanggan)

i. Flow Chart Penanganan Kesalahan yang Terjadi di Apotek : yang

menyadaari kesalahan dari pihak pasien

71

ii. Flow Charta Penanganan Kesalahan yang Terjadi di Apotek :

yang menyadari kesalahan dari apotek

d. Jika berhubungan dengan laporan keuangan, komunikasikan dengan

bagian keuangan (misalnya jika harus retur)

18) Menentukan stadar waktu tunggu untuk pelayanan resep non racikan 15 menit

dan pelayanan resep racikan 25 menit (pada kondisi normal-standar)

19) Menjaga kualitas produk dengan cara menjaga stabilitas obat dan memonitor

waktu expired obat

a. Form Daftar Expired Date/ED Obat

b. Pelatihan karyawan secara periodik

20) Memantau pelayanan obata secara rasional dengan memperhatikan keamanan,

ketepatan dosis, ketepatan pasien, ketepatan harga, kenyamanan serta waspada

terhadap efek samping obat (sesusai dengan refrensi yang berlaku di Indonesia)

21) Pelayanan Konsultasi, Informasi, dan Edukasi (KIE) Obat

22) Monitoring Efek Samping Obat (didokumentasikan secara baik sehingga mudah

dalam melakukan Follow Up)

a. Flow Chart Monitoring Efek Samping Obat

b. Form Monitoring Efek Samping Obat

72

3. Apoteker Pendamping (APP)

1) Apoteker Pendamping (APP) bertugas membantu APA

2) Mengisi daftar hadir (manual)

a. Form presensi perorangan

b. Apabila terlambat, maka mengisi Form Daftar Orang Terlambat/DOT

3) Mengenakan seragam, ID Card, memperhatikan penampilan (untuk wanita tak

berjilbab dan berambut panjang memakai hair net)

4) Melakukan serah terima :

a) Memeriksa masalah yang mungkin muncul, yang ditulis dalam

Communication Log Book

b) Memastikan permasalahan tersebut sudah selesai

i. Jika belum selesai, maka lakukan rencan penyelesaian pelayanan

5) Memeriksa secara acak stok barang minimal 10 item, dengan menyesuaikan

jumlah fisik dan jumlah terdapat dalam kartu stok

a. Lihat contoh Form Kartu Stok Manual

73

6) Memeriksa obat narkotika dengan cara menyesuaikan jumlah fisik, jumlah yang

terdapat dalam Kartu Stok Manual, serta jumlah yang terdapat dalam form serah

terima narkotika

a. Lihat contoh Form Serah Terima Narkotika

7) Memeriksa Email dan surat-surat penting, serta me-reply yang mendadak dan

penting untuk di-reply

8) Memeriksa (cek) kebersihan apotek

a. Memeriksa Form Checklist Ekspedisi Harian dan Checklist Ekspedisi

Mingguan-Bulanan

9) Mengelola keuangan

a. Memeriksa laporan keungan dan omzet harian

i. Menanyakan kepada bagian keuangan apakah telah melakukan

setoran keuangan, menghitung omzet harian, membuat laporan

keuangan

ii. Menganalisa fluktuasi omzet harian

b. Menghitung tuslah secara periodik, serta membagi ke dalam 3 bagian,

yaitu cadang (untuk obat yang rusak, hilang, Expired Date), dikirim ke

bagian manajemen, dan dibagi untuk karyawan

i. Disediakan contoh Rumus Perhitungan Tuslah

74

10) Kepegawaian :

a. Melakukan Meeting Bulanan di tingkat outlet

i. Evaluasi mengenai efektivitas pelayanan dan kepuasan pelanggan

ii. Membahas masalah dan aktivitas kerja yang terjadi dalam 1

bulan, kecuali harus diselesaikan segera

iii. Form Meeting Bulanan

b. Membuat jadwal karyawan untuk 1 bulan ke depan

i. Form Pengaturan Jadwal Karyawan

c. Memberi kebijakan permohonan libur/izin/cuti (per-shift) karyawan

(sebelum pembuatan jadwal)

i. Form Permohonan libur/izin/cuti

d. Mengatur pertukaran/pergantian jadwal kerja dan libur/izin/cuti karyawan

(setelah pembuatan jadwal)

i. Form Permohonan Shift

ii. Form Permohonan Pergantian Jadwal libur/izin/cuti

e. Memberi perintah/penugasan lembur untuk karyawan

i. Form Penugasan Lembur

75

f. Menggantikan tugas kasir pada saat kasir sedang ISHOMA (istirahat,

shalat, makan)

g. Membantu APA dalam pembayaran tuslah

i. Form Serah Terima Tuslah

11) Pengendalian stok

a. Melakukan Perencanaan Stok Opname

i. Tanggal 25-30, setiap 2 bulan

ii. Flow Chart Stok Opname

iii. Form Stok Opname

b. Memeriksa (cek) stok obat psikotropika dan narkotika secara periodic

i. Disediakan Form cek obat psikotropika secara periodik/mingguan

ii. Form cek obat narkotika secara periodik/mingguan

c. Merencanakan pembelian obat supaya kesediaan barang selalu terjaga

12) Yang dapat didelegasikan kepada AA :

a. Memantau pemisahan faktur obat bebas, bebas terbatas dan obat keras

dari faktur psikotropika dan narkotika

b. Memantau pengelolaan resep meliputi rekap, pemisahan dan pemusnahan

76

i. Form Rekap Resep Harian

13) Laporan secara periodik (bulanan) ke dinas kesehatan dan BPOM

a. Laporan psikotropika, narkotika

b. Laporan penggunaan OGB (Obat Generik Berlogo)

c. Laporan tenaga kerja farmasi

14) Kehumasan

a. Mewakili institusi Apotek K-24 cabang Cipondoh, Tangerang dalam

berbagai acara pelatihan, seminar, dan lain-lain

15) Tara timbangan secara periodik (1 tahun)

a. Flow Chart tara timbangan

16) Pengendalian dan penjaminan mutu (Quality Assurance) sesuai SOP

a. Pemantauan dokumentasi dibalik resep dengan menyerahkan paraf

petugas yang menghitung, meracik, dan menyerahkan resep serta waktu

pelayanan, hal ini bertujuan untuk meminimalkan kesalahan dan

meminimalkan waktu tunggu pasien

i. Contoh cara penandaan resep

ii. Dokumentasi pelayanan resep

77

b. Pada saat resep telah disetujui oleh pasien, jika terdapat obat yang

termasuk golongan psikotropika, maka nama obat ditandai warna

orange/kuning, sedangkan untuk obata golongan narkotika nama obat

ditandai warna merah

i. Dokumentasi Pelayanan Resep

17) Dokumentasi kesalahan dan problem solving-nya yang terjadi dalam pelayanan

a. Menganalisa kesalahan terjadi dari pihak pasien atau apotek

b. Menganalisa kesalahan tersebut disadari dari pihak pasien atau pihak

apotek

c. Menyerahkan penyelesaian yang menyerahkan kepuasan pasien (meminta

maaf atas kesalahn yang terjadi dan menyerahkan kesan yang baik

sehingga pasien akan tetap menjadi pelanggan)

i. Flow Chart Penanganan Kesalahan yang Teradi di Apotek : yang

menyadaari kesalahan dari pihak pasien

ii. Flow Chart Penanganan Kesalahan yang Terjadi di Apotek : yang

menyadari kesalahan dari apotek

d. Jika berhubungan dengan laporan keuangan, komunikasikan dengan

bagian keuangan (misalnya jika harus retur)

78

18) Menentukan stadar waktu tunggu untuk pelayanan resep non racikan 15 menit

dan pelayanan resep racikan 25 menit (pada kondisi normal-standar)

19) Menjaga kualitas produk dengan cara menjaga stabilitas obat dan memonitor

waktu expired obat

a. Form Daftar Expired Date/ED Obat

b. Pelatihan karyawan secara periodik

20) Memantau pelayanan obata secara rasional dengan memperhatikan keamanan,

ketepatan dosis, ketepatan pasien, ketepatan harga, kenyamanan serta waspada

terhadap efek samping obat (sesusai dengan refrensi yang berlaku di Indonesia)

21) Pelayanan Konsultasi, Informasi, dan Edukasi (KIE) Obat

22) Monitoring Efek Samping Obat (didokumentasikan secara baik sehingga mudah

dalam melakukan Follow Up)

a. Flow Chart Monitoring Efek Samping Obat

b. Form Monitoring Efek Samping Obat

79

4. Asisten Apoteker (AA)

1) Asisten Apoteker (AA) bertugas membantu APA sekaligus sebagai

Customer Service

2) Mengisi daftar hadir (manual)

a) Form presensi perorangan

b) Apabila terlambat, maka mengisi Form Daftar Orang Terlambat/DOT

3) Mengenakan seragam, ID Card, memperhatikan penampilan (untuk wanita

tak berjilbab dan berambut panjang memakai hair net)

4) Melakukan serah terima

a) Masalah yang mungkin ada, yang tertulis dalam Communication Log

Book AA

i. Disediakan contoh Form Communication Log Book AA

b) Hutang obat

i. Disediakan contoh Form Transaksi Hutang Obat

c) Stok narkotika, dengan menyesuaikan jumlah fisik, jumlah dalam kartu

stok, dan jumlah dalam Form Serah Terima Narkotika

i. Disediakan contoh Form Kartu Stok Manual

80

5) Melayani penjualan obat resep dan non-resep

a. Disediakan Flow Chart Pelayanan Resep, Keterangan Flow Chart

Pelayanan Resep dan Flow Chart Pelayanan Non-Resep

6) Bersama APA/APP, bertanggung jawab dalam pembelian antar apotek

7) Menyiapkan obat

a. Menimbang bahan baku

i. Flow Chart Menimbang Bahan Baku

b. Meracik obat resep

i. Flow Chart Meracik Obat

c. Mencuci Peralatan Racik

i. Flow Chart Mencuci Peralatan

8) Melayanin penjualan resep dan non-resep melaui telepon atau fax, untuk

pasien dan non-pasien

a. Flow Chart Delivery Order

b. Form Buku Antar Pasien

c. Form Buku Antar Non-Pasien

81

9) Pengendalian stok

a. Mengupdate kartu stok (kartu stok disesuaikan dengan fisik)

i. Form Kartu Stok

b. Membuat laporan stok yang kurang dari batas maksimal pencatatan di

buku habis (defecta)

i. Form Buku Defecta Reguler

10) Menerima barang dari supplier serta melakukan cek Expired Date (ED) dan

batch number sesuai dengan faktur

a. Flow Chart Penerimaan Barang dari Supplier

11) Menyetok barang yang telah diterima dari supplier, menyesuaikan dengan

kartu stok dan menata obat yang baru datang di outlet ataupun gudang

12) Menata kembali barang (obat) yang telah digunakan, serta mengembalikan ke

tempat yang seharusnya

13) Menjaga kebersihan dan kerapian ruangan racik

14) Membantu AA Pembelian dalam melakukan entry data master

a. Flow Chart Entry Data Master

15) Membantu AA Pembelian dalam melakukan entry data pembelian

a. Flow Chart Entry Data Pembelian

82

5. Assisten Apoteker (AA) Pembelian

1) Staff pembelian merangkap AA bertugas membantu APA dalam melakukan dan

memonitor pembelian obat

2) Mengisi daftar hadir

a) Form presensi perorangan

b) Apabila terlambat, maka mengisi Form Daftar Orang Terlambat/DOT

3) Mengenakan seragam, ID Card, memperhatikan penampilan (untuk wanita tak

berjilbab dan berambut panjang memakai hair net)

4) Kebutuhan obat cito (obat yang harus segera digunakan pasien)

5) Memeriksa barang habis di defecta regular

6) Menyusun faktur yang masuk

7) Melakukan pembelian ke supplier (melakukan deal dengan supplier dan

membuat SP)

a) Flow Chart Pembelian Obat ke Supplier

8) Menerima barang dari supplier

a) Flow Chart Penerimaan Barang dari Supplier

9) Menginformasikan jika ada barang baru yang sudah tersedia di apotek (plus

informasi harga) kepa APA/APP dan outlet Apotek K-24 yang lain

83

10) Entry pembelian dan retur pembelian ke program

11) Mengelola barang stok di gudang (First ED Firsh Out/FEFO)

12) Mengelola stok kadarluarsa di Buku Informasi Kadarluarsa sampai 2 tahun ke

depan

a) Melakukan Daftar ED

b) Form Retur ED

13) Melakukan labeling harga

a) Flow Chart Labeling Harga

14) Memeriksa (cek) barang yang belum datang, disesuaikan dengan buku defecta

regular

15) Mengisi daftar hadir

84

6. Bagian Administrasi Umum

1) Admistrasi bertugas menangani pencatatan voucher dan keluar masuknya

uang.

2) Mengisi daftar hadir

a) Form presensi perorangan

b) Apabila terlambat, maka mengisi Form Daftar Orang Terlambat/DOT

3) Mengenakan seragam, ID Card, memperhatikan penampilan (untuk wanita

tak berjilbab dan berambut panjang memakai hair net)

4) Menyiapkan keperluan uang tunai

a. Memisahkan uang modal kasir dan uang hasil penjualan

i. Contoh Form Modal Kasir dan Modal Uang Tukar

ii. Memindahkan amplop modal kasir ke loker kasir yang

berbeda (shift berikutnya), dengan catatan tidak boleh dengan

orang yang sama

iii. Mengunci kembali loker masing-masing loker

b. Modal tukar

i. Contoh Form Modal Kasir dan Modal Uang Tukar

85

ii. Melakukan perhitungan uang yang ada di loker tukar (antara

jumlah uang dengan jumlah yang seharusnya)

iii. Memeriksa buku modal tukar (apakah serah terima antara

kasir ada tanda tangannya)

iv. Jika uang yang ada dan buku serah terima sudah cocok,

langsung ditanda tangani oleh bagian Keuangan

v. Jika TIDAK cocok maka harus cross check segera dala waktu

1x24 jam dengan kasir untuk mendapatkan penjelasan dan

pertanggungjawaban tertulis

vi. Mengkomposisikan modal tukar seperti awal (dalam bentuk

pecahan-pecahan)

vii. Jika uang pecahan ada dan jumlah sudah sesuai ketentuan,

maka segera memasukkan ke loker dan menguncinya

viii. Jika uang pecahan TIDAK ada, delegasikan ke bagian Umum

untuk menukar ke Bank Indonesia (BI) atau bank lainnya

ix. Menyiapkan uang yang akan disetor (dari masing-masing

kasir per-shift)

x. Memeriksa Slip Setoran dengan Laporan Penjualan yang

dibuat oleh kasir (Rekap Kasir per-shift dan Form Setoran

Kasir)

86

1. Disediakan contoh Form Slip Setoran dan

Pengambilan Bank

2. Jika ada selisih (dalam waktu 1x24 jam), maka bagian

Keuangan harus menghubungi kasir yang

bersangkutan untuk mendapatkan penjelasan dan

pertanggungjawaban tertulis

3. Jika TIDAK ada selisih, maka segera melakukan

setoran ke bank

5) Keuangan melakukan penggantian atas pengeluaran-penguluaran kasir

dengan Dana Kas Kecil, dan penggantian tersebut disetorkan ke Bank dengan

slip yang berbda dengan slip penjualan

6) Memeriksa email

7) Melakukan informasi pemesanan catering

a. Memeriksa jadwal tugas di tiap-tiap shift

b. Menghitung jumlah yang akan dipesan

c. Mendelegasikan ke bagian Umum untuk pemesanan dan penerimaan

catering

8) Melakukan kegiatan operasional keuangan harian apotek

a. Kas kecil (petty cash)

87

i. Menyediakan petty cash (besarnya tergantung kebutuhan

harian masing-masing outlet rata-rata per-bulan yang sudah

disetujui oleh direktur)

ii. Mengeluarkan biaya-biaya harian

iii. Mencatat secara tertib di Buku Kas Harian dan entry ke

komputer melalui penerimaan dan pengeluaran kas/bank

b. Kas Besar (Kas Bank)

i. Kas besar adalah khusus untuk pengeluaran dengan biaya

nominal di atas Rp. 500.000,- yang HARUS

sepengetahuan/perintah APA

ii. Membuat slip penarikan/transfer banking di bank

iii. Meminta tanda tangan/otorisasi Direktur (PSA)

iv. Melakukan pembayaran untuk setiap pengeluaran kas bank

c. Pembayaran Hutang Dagang

i. Menerima titipan faktur dari PBF (Pedagang Besar Farmasi)

ii. Membuat rekap titip faktur per-supplier dan retur pembelian

iii. Memeriksa (cross check) kartu hutang yang dibuat

accounting/program

88

iv. Memeriksa tanggal jatuh tempo pembayaran

v. Melakukan pembayaran hutang dagang

d. Melakukan pembayaran atas pembelian (selain barang dagangan)

e. Memeriksa pembayaran/pencairan transaksi penjualan card

i. Mencetak laporan mutasi bank per-minggu

ii. Memeriksa pencairan transaksi card

iii. Jika terdapat selisi antara laporan penjualan card dengan

pencairan di bank, maka segera cross check dengan pihak

bank

f. Mencetak Laporan Mutasi Harian Kas Bank dari program

g. Menyerahkan Laporan Mutasi Harian Kas Bank dan Rekening Koran

ke bagian Accounting untuk dibuatkan rekonsiliasi bank

h. Diperlukan kerjasama yang baik untuk melakukan rekonsiliasi bank

maupun pembuatan cash flow antara bagian Keuangan dan

Accounting

i. Melakukan penagihan piutang ke pelanggan/instansi

j. Menerima pembayaran/pelunasan piutang pelanggan

9) Memeriksa komposisi loker tukar (tidak boleh ada nominal pecahan)

89

10) Memeriksa/memastikan semua loker dalam keadaan terkunci

11) Memeriksa/memastikan semua data sudah di simpan di almari (tidak boleh

ada data yang tercecer dan harus diletakkan ditempat yang seharusnya)

12) Membuat laporan penjualan harian (omzet) ke Direktur (PSA) dan APA

13) Memeriksa email

a. Memastikan sudah mereply email yang masuk

b. Memastikan sudah mengirim laporan penjualn harian per-shift

melalui email ke pemberi waralaba (FSOR)

14) Mengisi daftar hadir

7. Bagian Gudang

1) Memeriksa secara acak stok barang minimal 30 item, dengan

menyesuaikan jumlah fisik dan jumlah yang terdapat dalam kartu stok

a. 10 item dari obat resep yang ditransaksikan pada hari sebelumnya

b. 10 item dari obat non-resep yang ditransaksikan pada hari sebelumnya

c. 5 item dari obat resep yang tidak ditransaksikan pada hari sebelumnya

d. 5 item dari produk dan obat non-resep yang tidak ditransaksikan pada

hari sebelumnya

90

e. Pengecekan ada tidaknya transaksi pada hari sebelumnya bisa dilihat dari

computer

f. Gunakan contoh Form Kartu Stok Manual

2) Memeriksa obat narkotika dengan cara menyesuaikan jumlah fisik,

jumlah yang terdapat dalam Kartu Stok Manual, serta jumlah yang

terdapat dalam form serah terima narkotika

a. Lihat contoh Form Serah Terima Narkotika

8. Bagian Akunting

1) Akunting bertugas melakukan pembukuan keuangan dengan cermat.

2) Mengisi daftar hadir

a) Form presensi perorangan

b) Apabila terlambat, maka mengisi Form Daftar Orang Terlambat/DOT

3) Mengenakan seragam, ID Card, memperhatikan penampilan (untuk wanita

tak berjilbab dan berambut panjang memakai hair net)

4) Memeriksa laporan penjualan harian (3 shift)

a. Form Rekap Kasir per-shift

91

b. Mengambil uang dan laporan penjualan (rekap kasir) dari loker

masing-masing kasir

c. Melakukan cross check dengan uang setoran kasir (pembayaran tunai)

sekaligus dengan setoran bank. Pengeluaran kasir harus dilampirkan

voucher/bukti pengeluaran kas-kasir

i. Form Setoran Kasir

d. Melakukan cross check dengan settlement mesin EDC (pembayaran

card)

i. Contoh Struk Transaksi dan Settlement Mesin EDC BCA

ii. Contoh Struk Transaksi dan Settlement Mesin EDC Danamon

e. Melakukan cross check dengan penjualan kredit (internal/ instansi/

pelanggan)

i. Contoh Struk Penjualan Kredit

ii. Memeriksa (cek) Voucher Pelunasan Piutang dari pelanggan

5) Mengambil bukti-bukti dari bagian Penjualan, Pembelian dan Keuangan

a. Faktur pembelian

b. Bukti retur pembelian

i. Disediakan contoh Form Bukti Retur Pembelian

92

c. Bukti pembayaran hutang (kuitansi pembayaran dan faktur lunas)

i. Disediakan contoh Form Bukti Pembayaran Hutang

ii. Disediakan contoh Form Slip Pengambilan Bank

d. Laporan penjualan (dilampiri struk penjualan, struk dan settelement

mesin EDC, bukti pengeluaran kasir, slip setoran bank) yang sudah

diverifikasi oleh bagian Keuangan

i. Form Laporan Rekap Kasir per-shift

ii. Form Setoran Kasir

iii. Form Struk Transaksi dan Settlement Mesin EDC BCA

iv. Form Struk Transaksi dan Settlement Mesin EDC Danamon

v. Form Struk Penjualan Kredit

vi. Form Slip Setoran

e. Bukti Retur Penjualan

i. Disediakan contoh Form Bukti Retur Penjualan

f. Bukti kas kecil (petty cash) keluar dan masuk

i. Disediakan contoh Form Bukti Kas Keluar dan Kas Masuk

g. Bukti kas besar (kas bank) keluar dan masuk

93

i. Disediakan contoh Form Bukti Bank Masuk dan Bank Keluar

h. Rekening Koran (mutasi mingguan)/buku tabungan

6) Memriksa keabsahan bukti-bukti dari bagian Penjualan, Pembelian dan

Keuangan

a. Otorisasi, berupa tanda tangan, nama terang, tanggal dan cap

b. Kelengkapan bukti pendukung, berupa nota-nota pengeluaran,

kuitansi, struk penjualan, struk EDC

7) Mencetak (print) laporan jurnal harian

8) Memeriksa (cek) jurnal dengan bukti yang terlampir

a. Menyerahkan tanda (otorisasi) pada bukti yang telah diinput

b. Menyerahkan tanda pada bukti yang belum diinput

c. Melakukan cross check dengan bagian-bagian lain (yang

bersangkutan), jika ada ketidaksesuaian data / bukti dengan jurnal

d. Melakukan koreksi jika ditemukan kesalahan dan membuat Bukti

Memorial (sepengetahuan dari pihak-pihak yang bersangkutan)

i. Disediakan Form Bukti Memorial

9) Membuat jurnal dari bukti-bukti pembelian, penjualan dan keuangan

10) Bukti Memorial dari kesalahan/ketidakcocokkan yang ditemukan

94

11) Bukti Memorial dari :

a. Biaya dibayar dimuka (asuransi, sewa, gedung)

b. Biaya penyusutan aktiva

i. Form Bukti Memorial

12) Membuat rekonsiliasi bank

i. Disediakan contoh Form Cash Flow

13) Membuat cash flow (arus kas)

a. Membuat rekap berdasarkan umur piutang dan per customer

b. Menyerahkan rekap tersebut ke bagian Keuangan untuk dilakukan

penagihan sebelum jatuh tempo

14) Membuat analisa umur hutang

a. Membuat rekap berdasarkan umur hutang dan per supplier

b. Menyerahkan ke bagian Keuangan untuk dilakukan pembayaran

sebelum jatuh tempo

95

15) Memeriksa (checking) kelengkapan data yang masuk ke buku pembantu,

meliputi :

a. Kartu hutang dagang

i. Disediakan Form Kartu Hutang Dagang

b. Kartu hutang konsinyasi

i. Dilakukan oleh AA-PB, accounting hanya melakukan

checking

ii. Format Form Kartu Hutang Konsinyasi sama dengan Kartu

Hutang Dagang

iii. Disediakan Flow Konsinyasi

c. Kartu piutang dagang

i. Disediakan contoh Form Kartu Piutang Dagang

d. Kartu persediaan/stok

i. Dilakukan AA, accounting hanya melakukan checking

ii. Format Form Kartu Stok Manual sama dengan Kartu

Persediaan/Stok

e. Buku inventaris aktiva dan penyusutannya

i. Disediakan Form Buku Inventaris dan Penyusutan

96

16) Posting ke buku besar

a. Memeriksa apakah semua transaksi sudah dijurnal dengan benar?

i. Jika YA, segera melanjutkan ke proses berikutnya

ii. Jika TIDAK, segera cek mundur ke bukti transaksi dan

melakukan koreksi

b. Memeriksa apakah saldo jurnal dengan buku pembantu/rekening

koran sudah cocok?

i. Jika cocok, maka segera melanjutkan posting ke buku besar

ii. Jika TIDAK cocok, maka cross check antara jurnal dengan

buku pembantu (beserta saldonya), dan segera melakukan

koreksi

c. Melakukan posting ke buku besar

d. Membuat neraca lajur/cek trial balance di program

i. Memeriksa apakah neraca lajur sudah ssesuai dengan buku

besar?

ii. Jika YA, maka segera melanjutkan ke proses berikutnya

iii. Jika TIDAK, maka cross check pemindahanbukuan dari buku

besar ke neraca lajur

97

e. Memeriksa saldo akhir dari neraca lajur masing-masing account

dengan buku pembantu/rekening koran/kas ditangan

17) Membuat Laporan Keuangan rangkap 4 (untuk FSOR, PSA, APA, arsip

accounting)

a. Memeriksa saldo dengan trial balance/neraca lajur

b. Membuat perincian sebagai lampiran dari Laporan Keuangan,

meliputi :

i. Hutang dagang

ii. Hutang konsinyasi

iii. Hutang giro

iv. Piutang dagang

v. Piutang giro

vi. Piutang karyawan

vii. Persediaan barang dagangan

viii. Persediaan barang konsinyasi

ix. Aktiva Tetap dan penyusutannya

c. Memeriksa format dan penulisan di laporan keuangan

98

d. Menjilid menjadi 1 bendel laporan keuangan

18) Memeriksa dan memastikan komputer sudah mati

19) Merapihkan semua berkas/data dan menyimpannya di dalam almari

20) Memeriksan dan memastikan almari data sudah terkunci

21) Mengisi daftar hadir

9. Kasir

1) Kasir bertugas menangani pembayaran dan memasukkan transaksi ke cash

register

2) Mengisi daftar hadir (manual)

a) Form presensi perorangan

b) Apabila terlambat, maka mengisi Form Daftar Orang Terlambat/DOT

3) Mengenakan seragam, ID Card, memperhatikan penampilan (untuk wanita

tak berjilbab dan berambut panjang memakai hair net)

4) Menghitung modal awal kasir dan menukar ke loker (disaksikan oleh salah 1

AA dan mengisi form)

a. Form Serah Terima Modal Kasir

99

5) Melakukan serah terima dengan shift sebelumnya

a. Serah terima uang di loker

b. Serah terima Communication Log Book

i. Form Communication Log Book Keuangan-Kasir

6) Menyiapkan alat tulis, kalkulator, nota manual, kertas roll printer, kertas roll

EDC, dan pita printer

7) Melakukan login dan password pada setiap pergantian shift

8) Selalu senyum sambil mengarahkan pandangan kepada pelanggan

9) Mengucapkan dengan jelas jumlah yang harus dibayar

10) Menerima pembayaran dengan 2 tangan sambil tersenyum

11) Mengucapkan dengan jelas jumlah uang yang diterima

12) Melanjutkan proses ke cash register

a. Pedoman Penggunaan Cash Register

13) Menyiapkan uang kembalian

a. Dengan 2 tangan, kasir menyerahkan uang kembalian dan struk

penjualan, sambil tersenyum dan mengucapkan dengan jelas jumlah

uang kembaliannya

100

14) Menyerahkan barang kepada pelanggan

a. Khusus untuk alat kesehatan dan obat bebas (OTC) kasir dapat

menyerahkan barang

b. Selain alat kesehatan dan obat bebas (OTC), yang menyerahkan

barang kepada pelanggan adalah APA, APP atau AA

15) Menyerahkan barang kepada pelanggan

a. Penjualan tanpa struk/nota manual (dengan tanda tangan dan cap K-

24)

b. Struk/nota manual “di steples” bersamaan dengan kantong plastik

obat atau kantong etiket

c. Ada serah terima nota manual dari kasir 1 ke kasir di shift berikutnya,

yang ada tanda otorisasi dari supervisor

16) Flow Chart Penjualan Tunai/Card

a. Kasir meminta AA untuk memeriksa kondisi barang

b. Bila AA menyatakan OK, isi formulir retur

i. Form Bukti Retur Penjualan

c. Masukkan proses retur ke dalam cash register

101

d. Mengusahakan pelanggan untuk membeli produk pengganti, lalu

melakukan transaksi penjualan seperti biasa

e. Melakukan settlement Mesin EDC

i. Flow Chart Settlement Mesin EDC

17) Mencetak laporan penjualan per-shift

a. Form Laporan Penjualan per-Shift

18) Mengambil uang tunai dari cash register dan segera dipisahkan menurut

uang modal kasir dan hasil penjualan tunai

a. Form Setoran Kasir

102

3.2 Proses Bisnis

3.2.1 Prosedur Pembelian

Untuk melakukan pembelian, dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai

berikut untuk memilih supplier:

1) Minimal stok/kebutuhan : ada obat yang disebut fast moving (paling sering dibeli

orang) dengan minimal pembelian 2pcs dan jumlah maksimal biasanya

disesuaikan dengan jumlah kebutuhan, biasanya dengan jumlah maximal 6pcs.

2) Supplier : syarat pemilihan supplier yang menentukan adalah PSA (Pemilik

Sarana Apotek). Syarat-syarat supplier yang dilihat adalah sebagai berikut:

a) Nomor NPWP supplier

b) Nama perusahaan supplier jelas

c) Barang di ditawarkan jelas

d) Nama perusahaan supplier terdaftar di departemet kesehatan.

3) Harga : harga biasa disebut dengan HNA (harga dasar), apotek memilih supplier

dengan harga yang murah. Barang-barang tertentu dapat potongan harga.

Penentuan harga jual obat pada apotek ada 2 jenis:

a) Barang OTC : obat bebas dan bebas terbatas dengan margin 12,5%

perhitungannya → HNA x PPn x Margin (12,5%)

b) Barang Etichal : obat keras dan resep dokter dengan margin 19%

perhitungannya → HNA x PPn x Margin (19%)

103

4) Dokumentasi : surat-surat yang digunakan dalam proses bisnis

5) Pelaporan : pencatatan transaksi yang dilakukan

6) Pembayaran : sistem pembayaran pembelian obat kepada supplier biasanya

dengan tempo 21 hari ada juga dengan tempo 30 hari setelah dilakukan tukar

faktur.

104

3.2.2 Proses Bisnis Pembelian

3.2.2.1 Prosedur pembelian obat

Bagian gudang terlebih dahulu memeriksa jumlah stok barang dan

kemudian mencatat ke dalam buku defecta regular (buku barang habis).

Berdasarkan buku tersebut bagian gudang akan membuat Surat Permintaan

Pembelian (SPP) yang akan diberikan kepada Bagian Pembelian.

Ketika Bagian Pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian, maka

Bagian Pembelian akan membuat Purchase Order (PO) yang berisikan daftar

pesanan obat dan nama supplier yang dipilih. Purchase Order (PO) yang sudah

di-input datanya kemudian dicetak 2 rangkap yang didistibusikan kepada :

1. Rangkap ke-1 diberikan kepada supplier

2. Rangkap ke-2 disimpan untuk arsip

Setiap bulannya, Bagian Pembelian akan membuat Laporan Pembelian

Barang yang dibuat berdasrkan Purchase order.

105

3.2.2.2 Prosedur Pencatatan Barang Masuk

Dimulai ketika bagian gudang menerima barang dan faktur (copy) dari

supplier dan bagian gudang memeriksa kesesuaian barang berdasarkan:

1. Barang yang tercatat di faktur dan purchase order (PO) yang tertulis

sebelumnya.

2. Apakah expired date (tanggal kadaluarsa) dan nomor batch pada

kemasan.

Setelah semua pemeriksaan dan pencatatan selesai, bagian gudang

menyimpan barang ke gudang dan mencatat ke dalam form penerimaan

barang.

3.2.2.3 Prosedur Pencatatan Barang Keluar

Dimulai ketika kasir memberikan resep dokter kepada assiten apoteker

pembelian. Setelah menerima resep dokter assiten apoteker pembelian akan

memeriksa stok barang yang diminta apakah tersedia atau tidak. Jika barang

tersedia di rak obat assiten apoteker pembelian, langsung meracik obat sesuai

resep dokter. Jika barang yang diminta tidak tersedia, assiten apoteker

pembelian akan meminta barang kepada bagian gudang dan bagian gudang

akan mencatat nama obat, jenis obat dan jumlah barang yang diminta oleh

Asisten Apoteker Pembelian ke dalam Form Pengeluaran Barang Keluar.

Kemudian setiap bulannya bagian gudang akan membuat Laporan Persediaan

Barang berdasarkan form penerimaan barang dan form barang keluar.

106

3.2.3 Activity Diagrams

3.2.3.1 Rich Picture

Gambar 3.2 Rich Picture Pembelian

Sumber: Apotek K-24 Cabang Cipondoh Tahun 2012

107

3.2.3.2 Overview Activity Diagram

Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Pembelian

Sumber: Apotek K-24 Cabang Cipondoh Tahun 2012

108

3.2.3.3 Workflow

ACTOR ACTIVITY

Bagian Gudang

Komputer

Memeriksa Jumlah Stok Barang

1. Memeriksa jumlah stok barang

digudang.

2. Mencatat ke dalam buku defecta regular

(buku barang habis).

3. Memasukkan data barang

4. Menampilkan data barang

5. Memilih menu save

Bagian Gudang

Membuat Surat Permintaan Pembelian

(SPP)

6. Membuat surat permintaan pembelian

(SPP) untuk diserahkan kepada bagian

pembelian.

7. Memilih menu save

8. Memilih menu print

109

Komputer

9. Mencetak surat permintaan pembelian

(SPP)

Bagian Pembelian

Bagian Pembelian

Komputer

Bagian Pembelian

Bagian Pembelian

Membuat Purchase Order (PO)

10. Membuat purchase order untuk

diserahkan ke supplier

11. Menentukan supplier

12. Memasukkan daftar pesanan

13. Menampilkan daftar pesanan

14. Memilih menu save

15. Memilih menu print

16. Mencetak purchase order

17. Menyimpan purchase order rangkap

kedua

Bagian Pembelian

Membuat Laporan Pembelian Barang

18. Membuat laporan pembelian barang

berdasarkan purchase order

19. Memasukkan data berdasarkan

110

Komputer purchase order

20. Menampilkan kode barang

21. Memilih menu save

Bagian Gudang

Bagian Gudang

Komputer

Bagian Gudang

Komputer

Bagian Gudang

Menerima Barang

22. Menerima barang dan faktur (copy)

dari supplier

23. Memasukkan nama supplier

24. Menampilkan nama supplier

25. Memasukkan nomor pesanan

26. Menampilkan nomor pesanan

27. Memilih menu save

Bagian Gudang

Komputer

Mencocokan Kesesuaian Barang

28. Mencocokan barang dengan faktur dan

purchase order (PO)

29. Memasukkan expired date (tanggal

kadaluarsa) dan nomor batch

30. Menampilkan expired date (tanggal

111

Bagian Gudang

kadaluarsa) dan nomor batch

31. Memilih menu konfirmasi

Bagian Gudang

Komputer

Menyimpan Barang ke Gudang

32. Menyimpan barang ke gudang

33. Mencatat ke dalam form penerimaan

barang datang

34. Menampilkan form penerimaan barang

datang

Kasir

Assiten Apoteker Pembelian

Menerima Resep Dokter

35. Memberikan resep dokter kepada

Assiten Apoteker Pembelian

36. Memeriksa stok barang

37. Jika barang tersedia di rak obat,

langsung meracik obat sesuai resep dokter.

38. Jika barang tidak tersedia di rak obat,

langsung meminta barang ke bagian

gudang

39. Mencatat barang yang diminta oleh

112

Bagian Gudang Asisten Apoteker Pembelian ke form

pengeluaran barang

Bagian Gudang

Membuat Laporan Persediaan Barang

40. Membuat Laporan Persediaan Barang

berdasarkan form pembelian dan form

barang keluar.

Tabel 3.1 Workflow Diagram

113

3.2.3.4 Detail Activity Diagram

a. Memeriksa Jumlah Stok Obat

Gambar 3.5 Detail Activity Diagram Memeriksa Jumlah Stok Obat

114

b. Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP)

Gambar 3.6 Detail Activity Diagram Membuat Surat Permintaan Pembelian

115

c. Membuat Purchase Order (PO)

Gambar 3.7 Detail Activity Diagram membuat Purchase Order (PO)

116

d. Membuat Laporan Pembelian Barang

Gambar 3.8 Detail Activity Diagram Membuat Laporan Pembelian Barang

117

e. Menerima Barang

Gambar 3.9 Detail Activity Diagram Menerima Barang

118

f. Mencocokan Kesesuaian Barang

Gambar 3.10 Detail Activity Diagram Mencocokan Kesesuaian Barang

119

g. Menyimpan Barang ke Gudang

Gambar 3.11 Detail Activity Diagram Menyimpan Barang ke Gudan

120

h. Menerima Resep Dokter

Gambar 3.12 Detail Activity Diagram Menerima Resep Dokter

121

i. Membuat Laporan Persediaan Barang

Gambar 3.13 Detail Activity Diagram Membuat Laporan Persediaan Barang

122

3.2.4 Dokumen yang Digunakan

Dokumen Internal:

1. Surat Permintaan Pembelian (SPP)

2. Purchase Order (PO)

3. Defecta

Dokumen Eksternal:

1. Faktur

3.2.5 Form yang digunakan

1. Form Penerimaan Barang

2. Form Pengeluaran Barang Keluar

3.2.6 Laporan yang dihasilkan

1. Laporan Pembelian Barang

2. Laporan Persediaan Barang

123

3.3. Konfigurasi Sistem

Sistem informasi yang terkomputerisasi telah digunakan oleh Apotek K-24

cabang Cipondoh dalam meningkatkan performance proses bisnisnya dan memenuhi

standar TI. Terdapat masing-masing 6 unit komputer dan 3 unit printer pada bagian back

office dan front office.

Di bawah ini adalah spesifikasi hardware dan software baik komputer back

office maupun front office yang digunakan untuk menjalankan proses bisnis pada Apotek

K-24 cabang Cipondoh:

3.3.1 Software

Spesifikasi software yang digunakan pada sistem berjalan adalah sebagai berikut:

SOFTWARE SPESIFIKASI

Operation Sistem Linux dan Windows XP

Aplikasi / software RetailSoft Platinum

Anti Virus Avira 10.0.0.609

Table 3.2 Spesifikasi Software

(Sumber : Apotek K-24 cabang Cipondoh tahun 2012)

124

3.3.2 Hardware

Berikut ini adalah spesifikasi hardware yang digunakan pada computer

yang ada di Apotek K-24 cabang Cipondoh:

Hardware Spesifikasi

Motherboard PC MSI

Processor Pentium Dual-Core 2.60GHz

Memory DDR RAM 2 GB

Hard Disk 2 GB

Printer HP Laser Jet P1005

Table 3.3 Spesifikasi Hardware

(Sumber : Apotek K-24 cabang Cipondoh tahun 2012)

125

3.3.3 Database

Selain itu sistem yang digunakan juga membutuhkan server sebagai

tempat penyimpanan database. Berikut spesifikasi server yang digunakan : IBM

X3200-M3 7327-32A ( Core I3-530 2,93ghz/1333mhz/4mb 2c, 1x1gb, 250gb

7.2k ss SATA, Simple swap 3,5’ SATA model)

3.3.4 Network

Sistem jaringan yang digunakan Apotek K-24 cabang Cipondoh dalam

menghubungkan computer yang lain, yaitu Local Area Network (LAN) dengan

menggunakan Bus Network Topology

Gambar 3.14 Bus Network Topology

(Sumber : Apotek K-24 cabang Cipondoh tahun 2012)

126

3.4 Tampilan Aplikasi Sistem yang Digunakan

3.4.1 Prosedur Pembelian Obat

Tampilan Log in

Gambar 3.15 Tampilan Log in

Tampilan ini adalah tampilan log in yang muncul pertama kali ketika user akan

menggunakan aplikasi sistem.

127

Defecta Reguler (Buku Barang Habis)

Gambar 3.16 Defecta Reguler

Buku defecta regular (buku barang habis) berguna untuk menuliskan daftar obat yang

hampir/sudah habis untuk dilakukan pemesanan pembelian dan untuk tahap selanjutnya

yaitu pembuatan purchase order karena pembuatan PO berdasarkan defecta.Tampilan

depan aplikasi sistem ketika akan melakukan pembelian barang

128

Tampilan Awal Untuk Pemesanan Barang

Gambar 3.17 Tampilan Awal Untuk Pemesanan Barang

129

Tampilan Awal Permintaan Barang dari Bagian Gudang ke Bagian Pembelian

Gambar 3.18 Tampilan Awal Permintaan Barang dari Bagian Gudang ke Bagian

Pembelian

Tampilan ini adalah sebagai tampilan awal untuk memasukkan data yang akan dipesan,

bagian gudang yang bertugas membuat surst permintaan pembelian (SPP) harus mengisi

semua kolom.

130

Tampilan Permintaan Barang ke Gudang Setelah Daftar Barang Diisi

Gambar 3.19 Tampilan Permintaan Barang ke Gudang Setelah Daftar Barang

Diisi

Tampilan ini keluar saat form permintaan barang oleh bagian gudang sudah terisi dan

akan melukan kofrmasi, untuk memilih barang user meng-klik folder untuk memilih

nama barang, setekah itu kolom daftar barang yang terletak di paling bawah akan tersi,

kemudian user nebf-klik “simpan transaksi”

131

Tampilan Awal Permintaan Barang ke Gudang Setelah Diisi Lengkap dan

Dikonfirmasi

Gambar 3.20 Tampilan Awal Permintaan Barang ke Gudang Setelah Diisi

Lengkap dan Dikonfirmasi

Tampilan ini muncul setelah user meng-klik “simpan transaksi” dan tahap selanjutnya

adalah meng-klik “konfirmasi request” untuk melanjutkan tahap selanjutnya.

132

Scan Surat Permintaan Pembelian (SPP)

Gambar 3.21 Scan Surat Permintaan Pembelian (SPP)

Setelah mengisi seluruh form permintaan barang, maka surat permintaan pembelian

(SPP) dicetak dan diberikan kepada bagian pembelian.

133

Tampilan Awal Pembuatan Purchase Order (PO)

Gambar 3.22 Tampilan awal pembuatan Purchase Order (PO)

Tampilan awal ketika bagian pembelian akan membuat purchase oder (PO) setelah

menerima surat permintaan pembelian (SPP) dari bagian gudang untuk melakukan

pemesanan.

134

Tampilan Pemilihan Supplier

Gambar 3.23 Tampilan Pemilihan Supplier

Ketika mengisi form pesanan pembelian, user harus memilih supplier terlebih dahulu

dengan ketentuan yang sudah di tentukan sebelumnya.

135

Tampilan Memilih Barang yang akan Dipesan

Gambar 3.24 Tampilan Memilih Barang yang akan Dipesan

Tampilan ini muncul ketika user sudah memilih nama supplier, langkah selanjutnya

adalah memilih barang beserta jumlahnya berdasarkan surat permintaan barang (SPP)

yang di minta oleh bagian gudang.

136

Tampilan Purchase Order (PO) yang Sudah Terisi

Gambar 3.25 Tampilan Purchase Order (PO) yang Sudah Terisi

Ketika semua kolom terisi dengan menentukan nama, jumlah barang langkah

selanjutnya adalah meng-klik “simpan transaksi” untuk meneruskan ke langkah

selanjutnya.

137

Tampilan Aplikasi Setelah Nomor Purcahse Order ( PO) Keluar

Gambar 3.26 Tampilan aplikasi setelah nomor Purcahse Order ( PO) keluar

Setelah menyimpan data telah dilakukan maka akan keluar nomor purchase order (PO)

dan siap untuk di cetak.

138

Tampilan Aplikasi “Print Preview” untuk Purchase Order (PO)

Gambar 3.27 Tampilan aplikasi “print preview” untuk Purchase Order (PO)

Ini adalah tampilan “print preview” purchase order (PO) yang akan di cetak

139

Purchase Order (PO) rangkap 1 yang

diberikan kepada Supplier berwarna

hijau

Purchase Order (PO) rangkap 2 yang

di arsip oleh bagian pembelian

berwarna kuning.

Gambar 3.28a Purchase Order (PO) rangkap 1 Gambar 3.28b Purchase

Order (PO) rangkap 2

140

Tampilan Awal Laporan Pembelian Barang

Gambar 3.29 Tampilan Awal Laporan Pembelian Barang

Tampilan awal ketika bagian pembelian akan melakukan laporan pemebelian barang

yang dilakukan sebulan sekali, guna menjaga asset perusahaan.

141

Tampilan Laporan Pembelian Barang, Ketika Memilih Nama Supplier

Gambar 3.30 Tampilan Laporan Pembelian Barang, Ketika Memilih Nama

Supplier

Untuk melakukan laporan pembelian barang, user harus memili nama user sebagai

syarat kelengkapan data.

142

Tampilan Laporan Pembelian Barang, Ketika Memilih Nomor Penerimaan Barang

Pesanan

Gambar 3.31 Tampilan Laporan pembelian barang, ketika memilih nomor

penerimaan barang pesanan

Langkah selanjutnya setelah memilih nama supplier adalah memilih nomor penerimaan

barang pesanan.

143

Tampilan Laporan Pembelian Barang Setelah Dilakukan Update Harga Barang

Pesanan

Gambar 3.32 Tampilan Laporan Pembelian Barang

Kemudian setelah memilih nomor penerimaan barang pesanan , user harus melakukan

update harga

144

Tampilan Laporan Pembelian Barang Secara Keseluruhan

Gambar 3.33 Tampilan Laporan Pembelian Barang Secara Keseluruhan

Tampilan laporan pembelian barang secara keseluruhan ini digunakan ketika user akan

memilih nama barang

145

3.4.2 Prosedur Pencatatan Barang Masuk

Faktur (copy) Ketika Menerima Barang dari Supplier

Gambar 3.34 Faktur (copy)

Faktur (copy) ini diterima dari supplier bersamaan dengan barang dating dan diterima

oleh bagian gudang.

146

Tampilan Awal Form Penerimaan Barang

Gambar 3.35 Tampilan Awal Form Penerimaan Barang

Setelah barang sudah dicocokan berdasarkan jumlah fisik dengan purchase order maka

bagian gudang harus mengisi form penerimaan barang, ini adalah tampilan awal form

penerimaan barang.

147

Tampilan Form Penerimaan Barang, Ketika Memilih Nama Supplier

Gambar 3.36 Tampilan Form Penerimaan Barang

Ketika akan memasukkan data penerimaan barang, maka bagian guang memilih nama

supplier sesuai dengan faktur.

148

Tampilan Form Penerimaan Barang, Ketika Memilih Nomor Pesanan

Gambar 3.37 Tampilan Form Penerimaan Barang, Ketika Memilih Nomor

Pesanan

Memilih nomor pesanan merupakan salah satu syarat untuk mengisi form penerimaan

barang.

149

Tampilan Form Penerimaan Barang, Setelah Memilih Nomor PO Kolom Daftar

Barang akan Terisi Secara Otomatis

Gambar 3.38 Tampilan Form Penerimaan Barang, Setelah Memilih Nomor PO

Kolom Daftar Barang akan Terisi Secara Otomatis

Setelah memilih nomo PO makan secara otomatis daftar barang yang dibeli akan terisi

secara otomatis.

150

Tampilan Form Penerimaan Barang, Ketika akan Memasukkan Jumlah Barang

yang Diterima, Nomor Batch dan Expired Date

Gambar 3.39 Tampilan Form Penerimaan Barang, Ketika akan Memasukkan

Jumlah Barang yang Diterima, Nomor Batch dan Expired Date

Form ini berfungsi setelah daftar barang sudah dipilih dan terisi, makan user harus

mengisi nomor batch dan tanggal kadularsa di dalam form.

151

Tampilan Form Penerimaan Barang Setelah di Konfirmasi

Gambar 3.40 Tampilan Form Penerimaan Barang Setelah di Konfirmasi

Setelah semua kolom sudah terisi maka akan dilakukan konfirmasi.

152

Tampilan Laporan Barang Datang (inventory history)

Gambar 3.41 Tampilan Laporan Barang Datang

Setelah semua terisi, ini adalah tampilan dari laporan barang dating yang sudah

dimasukkan datanya.

153

Daftar Expired Date

Gambar 3.42 Daftar Expired Date

Ini adalah buku untuk mengisi tanggal kadularsa atau expired date secara manual.

154

3.4.3 Prosedur Pencatatn Barang Keluar

Scan Reserp Obat

Gambar 3.43 Scan Reserp Obat

Ini merupakan contoh resep dokter yang diterima oleh bagian assisten apoteker dari

kasir untuk di racik.

155

Tampilan Awal Laporan Persediaan Barang

Gambar 3.44 Tampilan Awal Laporan Persediaan Barang

Tampilan ini digunakan ketika assisten apoteker pembelian akan meracik obat dan obat

tidak tersedia di rak obat dan harus meminta obat kepada bagian gudang, bagian gudang

akan memeriksa stok di laporan persediaan.

156

Tampilan Awal Laporan Persediaan yang Masuk ke Gudang

Gambar 3.45 Tampilan Awal Laporan Persediaan yang Masuk ke Gudang

Tampilan ini ketika pencatatan barang yang akan keluar atau masuk ke dalam gudang.

157

Tampilan Aplikasi, Ketika MenampilkanBarang Masuk Gudang

Gambar 3.46 Tampilan Aplikasi, Ketika MenampilkanBarang Masuk Gudang

Ini adalah contoh tampilan daftar barang yang masuk ke dalam gudang.

158

Tampilan Aplikasi, Ketika Menampilkan Barang Keluar dari Gudang

Gambar 3.47 Tampilan Aplikasi, Ketika Menampilkan Barang Keluar dari

Gudang

Ini adalah contoh tampilan daftar barang yang keluar dari gudang.

159

Tampilan Awal Form Jumlah Daftar Ketersediaan Obat di Gudang

Gambar 3.48 Tampilan Awal Form Jumlah Daftar Ketersediaan Obat di Gudang

Tampilan ini digunakan ketika bagian gudang akan mencari barang di dalam gudang,

untuk memudahkan pencarian dan menghemat waktu. Ini merupakan tampilan awal,

user harus mengisi kolom yang ada di dalam aplikasi.

160

Tampilan Jumlah Daftar Ketersediaan Obat Secara Keseluruhan di Gudang

Gambar 3.49 Tampilan Jumlah Daftar Ketersediaan Obat Secara Keseluruhan di

Gudang

Setelah kolom terisi, user akan meng-klik “lihat laporan”, maka barang yang dicari akan

keluar secara otomatis seperti gambar diatas.

161

Tampilan Awal Aplikasi Untuk Mencari Barang yang Ada di Gudang

Gambar 3.50 Tampilan Awal Aplikasi Untuk Mencari Barang yang Ada di

Gudang

162

Tampilan Aplikasi Untuk Mencari Barang Ketika akan Memilih Nama Barang

Gambar 3.51 Tampilan Aplikasi Untuk Mencari Barang Ketika akan Memilih Nama Barang

163

Tampilan Setelah Aplikasi Untuk Mencari Barang Selesai Diisi

Gambar 3.52 Tampilan Setelah Aplikasi Untuk Mencari Barang Selesai Diisi

164

Tampilan Apliasi Untuk Mencari Barang yang Sudah Terisi dan Dikonfirmasi

Gambar 3.53 Tampilan Apliasi Untuk Mencari Barang yang Sudah Terisi dan

Dikonfirmasi

165

Tampilan Awal Persediaan Barang Untuk Mengetahui Jumlah Stok Barang yang

Tersedia

Gambar 3.54 Tampilan Awal Persediaan Barang Untuk Mengetahui Jumlah Stok

Barang yang Tersedia

166

Tampilan Persediaan Barang Untuk Mengetahui Jumlah Stok Barang yang

Tersedia Ketika Sudah Dikonfirmasi

Gambar 3.55 Tampilan Persediaan Barang Untuk Mengetahui Jumlah Stok

Barang yang Tersedia Ketika Sudah Dikonfirmasi