52

BAB 3

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1.Perkembangan dan Kondisi Bisnis Perusahaan

PT. Karya Seni Brownlisindo didirikan pada tahun 2000 yang diprakarsai

oleh Bpk. Yudhy Indra Setiawan selaku pemilik dan Direktur. PT. Karya Seni

Brownlisindo adalah perusahaan dagang yang bergerak dibidang penjualan frame

untuk foto, lukisan, cermin, paper tool, rajutan, puzzle, craft dan produk sejenis

lainnya. Selain itu perusahaan juga menyediakan berbagai jenis album foto.

Frame yang ditawarkan diproduksi oleh perusahaan sendiri dan dijual baik kepada

konsumen langsung maupun distributor, sedangkan album diambil dari supplier

lain dan hanya dijual kepada konsumen langsung.

Pada awalnya perusahaan ini hanya mempekerjakan 10 orang karyawan dan

melakukan produksinya dengan menggunakan mesin dan peralatan yang

sederhana. Seiring dengan meningkatnya minat masyarakat akan dunia seni dan

fotografi, maka permintaan akan frame pada perusahaan inipun meningkat.

Perusahaan ini mengalami kemajuan yang pesat dari waktu ke waktu, hingga

sampai saat ini PT.Karya Seni Brownlisindo telah mempekerjakan lebih dari 50

karyawan.

Dengan semakin meningkatnya taraf hidup dewasa ini, mendorong manusia

untuk hidup dalam kemudahan. Kemudahan yang didukung oleh perkembangan

ilmu pengetahuan dan teknologi yang maju dan canggih. Perusahaan inipun

53

membuat perubahan-perubahan yang cukup berarti antara lain: merubah sistem

produksinya yang sederhana dengan alat-alat atau mesin modern, kemudian

melakukan komputerisasi transaksi, dimana hanya terbatas pada penyimpanan

data-data transaksi dan terus melakukan inovasi terhadap produk-produk yang

dihasilkan. Selain itu juga perusahaan membuat sebuah situs web yang hanya

berfungsi untuk pemasaran. Akan tetapi web tersebut masih statis, sederhana dan

informasi yang terkandung didalamnya tidak pernah diperbaharui.

3.1.1. Visi dan Misi

Perusahaan mempunyai visi “ Menjadi Perusahaan Frame Terkemuka

di Indonesia dengan Kemampuan Bersaing Secara Global”. Misi Perusahaan

ada 2 yaitu Mencapai Sukses Melalui Peningkatan SDM dan Kemitraan,

yang kedua yaitu Terus Berkembang dan Mengutamakan Kepuasan

Konsumen.

Dengan visi misi ini, PT. Karya Seni Brownlisindo melakukan

pelatihan – pelatihan pada karyawan sehingga mampu meningkatkan

kemampuan karyawan yang direkrut dari penduduk setempat untuk menjadi

pemain global. Hal ini menjadikan perusahaan tangguh dalam kompetisi dan

menghasilkan produk-produk yang berkualitas. Akan tetapi perusahaan

tetap memperhatikan kesejahteraan dan taraf hidup karyawan yang berada

dibawah naungannya.

54

3.1.2. Strategi portofolio produk

PT. Karya Seni Brownlisindo telah menghasilkan lebih dari 200 profil

frame dan terus melakukan pembaharuan untuk memenuhi kebutuhan

konsumen. Tiap pesanan akan dimonitor secara teratur oleh bagian QC

sehingga produk yang dihasilkan memenuhi standard kualitas pada tiap

tahap produksinya.

Perusahaan memberikan pelayananan khusus bagi konsumennya yaitu

melayani pemesanan frame dalam segala ukuran karena mengikuti

perkembangan digital yang begitu pesat.

3.1.3. Strategi harga

Perusahaan menjalankan kebijakan harga yang berbeda antara

distributor dan konsumen langsung. Hal ini dilakukan karena kuantitas yang

dipesan oleh para distributor berbeda dengan konsumen langsung.

Dengan kebijakan harga tersebut diharapkan kesetiaan distributor

tehadap produk frame yang ditawarkan akan meningkat.

3.1.4. Strategi saluran distribusi

PT. Karya Seni Brownlisindo melayani para distributor dan juga para

konsumen langsung. Sebagian produk dipasarkan untuk studio, galeri, toko

gift, toko buku, fotografer, pelukis, serta perusahaan design interior.

55

Pada saat ini penjualan hanya terbatas pada wilayah Pulau Jawa.

Perusahaan mempunyai keinginan untuk meningkatkan pangsa pasar

diseluruh Indonesia.

3.1.5. Strategi promosi

PT. Karya Seni Brownlisindo melakukan promosi dengan beberapa

cara. Diantaranya mengikuti pameran seperti pameran kerajinan yang

diadakan 2 kali dalam setahun dan pameran lainnya. Selain itu PT.KSB juga

menjadi sponsor dalam beberapa penayangan acara televisi melalui

penyediaan frame yang diperlukan dalam acara tesebut.

Selain PT. KSB juga mempekerjakan sales untuk memasarkan

produknya, perusahaan juga memilki sebuah web yang hanya berfungsi

untuk pemasaran, Akan tetapi web tersebut masih statis, sederhana dan

informasi yang terkandung tidak terupdate.

3.1.6. Sistem Penjualan yang Berjalan

Dalam sistem penjualan, distributor melakukan komunikasi dengan

PT. Karya Seni Brownlisindo dengan 4 cara yaitu distributor langsung

datang kekantor perusahaan, menelepon kantor perusahaan, dengan fax ke

kantor perusahaan pada jam kerja kantor, atau mengirim email ke

perusahaan. Bagi distributor dalam maupun luar kota yang tidak dapat

56

menyempatkan diri menghampiri kantor, bagian marketing yang akan

menghampiri dan membawa contoh-contoh frame baru. Terkadang

informasi baru seperti munculnya profil frame baru menjadi agak terlambat

sampai ke distributor. Distributor menghubungi perusahaan untuk konsultasi

dan memilih produk yang dibeli, melakukan pembayaran kebagian admin,

dan lain-lain.

Tahapan prosedur sistem penjualan yang sedang berjalan:

1. Bagian sales dan marketing akan meminta data-data distributor baru dan

mendaftarkannya.

2. Distributor akan menentukan barang yang dipesan, lalu bagian admin

akan mengentry pesanan barang yang telah dipilih oleh distributor,

kemudian mencetak faktur penjualan 3 rangkap, rangkap 1 diberikan ke

distributor, rangkap ke 2 diberikan pada bagian akuntansi untuk dicatat,

rangkap 3 disimpan oleh bagian admin.

3. Bagian admin akan mencetak surat order rangkap 2 dan diserahkan pada

bagian produksi dan bagian gudang untuk pembuatan pesanan.

4. Bila pesanan telah selesai dibuat, pesanan diserahkan kebagian gudang.

Bagian gudang akan memeriksa pesanan tersebut sesuai dengan surat

order. Setelah itu, bagian gudang akan melapor kepada bagian admin

bahwa barang telah siap dikirim.

5. Bagian gudang akan menyerahkan barang pesanan ke bagian

pengiriman.

57

6. Bagian admin akan mengeluarkan surat jalan 2 rangkap, rangkap 1

untuk distributor yang akan diserahkan oleh bagian pengiriman

bersamaan dengan barang pesanan, rangkap 2 untuk disimpan bagian

admin.

7. Berdasarkan surat jalan yang diterima, bagian pengiriman akan segera

melakukan pengiriman barang ke distributor. Setelah barang diterima,

surat jalan akan ditandatangani dan diberikan kepada distributor

sedangkan rangkap lainnya dikembalikan kepada bagian admin.

8. Pembayaran tagihan distributor baik yang diserahkan langsung ataupun

melalui bagian penagihan akan diterima oleh bagian admin. Bagian

admin akan mencetak nota pembayaran 3 rangkap. Rangkap 1 diberikan

pada distributor secara langsung ataupun melalui fax, rangkap 2

diserahkan pada bagian akuntansi untuk dicatat, rangkap 3 disimpan.

58

$ $

Keterangan:

1. Biru : Arus barang

2. Merah : Arus uang

3. Hijau : Arus informasi

Gambar 3.1. Rich Picture sistem berjalan

59

3.1.7. Diagram Use Case Sistem berjalan

Sistem Penjualan

Bag.sales dan marketing

Bag.admin

Bag.gudang

Bag.pengiriman

Bag.penagihan

Mendaftarkanpelanggan

Membuat faktur

Membuat surat order

Membuat surat jalan

Membuat notapembayaran

Memeriksa pesananbarang

Mengirim pesanan

Menagih

Gambar 3.2. Diagram Use case sistem berjalan

Diagram Use Case diatas menunjukkan hubungan antara actor dan

use case yang dihubungkan dengan sebuah garis yang disebut

participation. Pada diagram diatas terdapat 5 aktor yaitu bagian sales dan

marketing, bagian gudang, bagian admin, bagian pengiriman dan bagian

penagihan. Terdapat 7 use case yang dihubungkan dengan aktor-aktor.

60

3.1.8. Diagram Class Sistem berjalan

Gambar 3.3. Diagram Class Sistem Berjalan

Diagram Class diatas menggambarkan 6 class dan hubungan antar

class tersebut. Hubungan tersebut berupa asosiasi. Masing-masing class

mempunyai atribut dan event yang dapat dilihat pada gambar tersebut.

61

3.1.9. Diagram Activity Sistem Berjalan

.

Distributor : <unspecified> Bag.admin : <unspecified>

Memberikan data diri Memeriksa data pelanggan

Memasukkan atribut pelanggan

[Belum terdaftar][Sudah terdaftar

]

Menyimpan data pelanggan

Gambar 3.4. Activity Mendaftarkan Pelanggan

Keterangan:

Aktifitas mendaftarkan pelanggan dimulai dari distributor yang

memberikan data diri kepada admin. Admin akan mengecek keberadaan

pelanggan. Apabila belum terdaftar maka admin akan memasukkan atribut

pelanggan dan menyimpannya dan apabila sudah terdaftar maka aktifitas

selesai

62

Gambar 3.5. Activity Membuat faktur

Keterangan:

Aktifitas membuat faktur dilakukan bila distributor melakukan

pemesanan. Bagian admin akan mengecek data pelanggan dan pesanan,

setelah itu admin akan memasukkan item faktur dan mencetaknya.

Gambar 3.6. Activity Membuat surat order

63

Keterangan:

Aktivitas ini hanya dilakukan oleh admin, mulai dari membaca

faktur, memasukkan item surat order sesuai faktur sampai mencetaknya.

Gambar 3.7. Activity Memeriksa barang

Keterangan:

Aktifitas ini dilakukan oleh bagian gudang yaitu memeriksa barang

pesanan yang sudah jadi. Bagian gudang akan mengecek berdasarkan

surat order. Bila tidak sesuai akan dikembalikan ke bagian produksi untuk

diperbaiki.

64

Gambar 3.8. Activity Membuat surat jalan

Keterangan:

Aktifitas dimulai dari pelaporan bagian gudang kepada admin bahwa

barang telah siap kirim. Bagian admin akan membaca faktur pesanan yang

bersangkutan dan memasukkan itemnya ke surat jalan lalu mencetaknya

Gambar 3.9. Activity Mengirim barang

65

Keterangan:

Aktifitas dimulai dari bagian admin yang menyerahkan surat jalan

kepada bagian pengiriman agar dikirim bersamaan dengan barang pesanan

dari gudang kepada distributor.

Gambar 3.10. Activity Membuat nota pembayaran

Keterangan:

Aktivitas dilakukan oleh admin dimulai dari membaca faktur dan

memasukkan item nota pembayaran sesuai faktur lalu mencetaknya.

66

Bag.admin : <unspecified>

Memberikan nota pembayaran Membaca nota

Bag.Penagihan : <unspecified> Distributor : <unspecified>

MembayarMenagih

Gambar 3.11. Activity Menagih

Keterangan:

Aktivitas ini dimulai dari pemberian nota pembayaran kepada bagian

penagihan. Bagian penagihan akan pergi menagih sesuai dengan nota

tersebut dan aktifitas berakhir ketika distributor membayar tagihan.

3.2.Permasalahan yang Dihadapi

Sistem yang berjalan pada PT. Karya Seni Brownlisindo mengalami

beberapa masalah yang dapat menghambat efektifitas dan efisiensi penjualan

perusahaan.

Adapun masalah-masalah yang dihadapi adalah:

1.Informasi baru seperti munculnya profil frame baru menjadi agak terlambat

sampai ke distributor.

67

Masalah ini terutama dirasakan oleh distributor luar kota yang tidak dapat

menyempatkan diri menghampiri kantor. Mereka harus menunggu bagian

marketing PT. KSB yang menghampiri dan menunjukkan contoh-contoh

frame baru. Situs web pemasaran yang dimiliki PT. KSB tidak dapat

mendukung karena informasinya tidak terupdate. Hal ini disebabkan karena

tidak adanya basis data online sehingga menyulitkan perusahaan mengubah

data pada situs.

2.Hambatan dalam pemesanan.

Selama ini pemesanan dilakukan secara tatap muka, telepon atau fax. Waktu

pemesanan terbatas pada jam kantor saja. Hambatan seperti sibuknya line

telepon, salah memesan melalui telepon, tingginya biaya komunikasi dengan

distributor luar kota masih dirasakan perusahaan. Tentunya masalah ini

merugikan kedua belah pihak.

3.3.Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan

Struktur organisasi terdiri atas suatu golongan individu yang bekerjasama

dibawah pengaruh pimpinan untuk mencapai tujuan bersama. Struktur organisasi

merupakan alat manajemen yang dibutuhkan perusahaan agar segala wewenang,

tanggung jawab, bagi setiap orang yang terlibat dalam suatu perusahaan dapat

dipertanggung jawabkan.

Fungsi struktur organisasi adalah untuk menjelaskan spesifikasi dan

spesialisasi kerja serta mewujudkan tugas tiap unit kerja. Dengan demikian

68

struktur organisasi ini mengandung unsur-unsur pembagian wewenang, tanggung

jawab, pelaporan tugas, arus informasi dan pengawasan dalam suatu organisasi.

Dengan adanya struktur organisasi maka tiap pribadi mendapat ruang lingkup

pekerjaan dan wewenang yang jelas sehingga terjalinlah kerjasama yang baik

antara atasan dan bawahan maupun rekan sekerja dalam pencapaian tujuan

perusahaan.

Berikut ini gambar struktur organisasi pada PT. Karya Seni Brownlisindo.

Sumber: 2005, PT. Karya Seni Brownlisindo Gambar 3.12. Struktur Perusahaan

Direktur

Manajer Pemasaran dan Penjualan

Manajer keuanganManajer Produksi

Bag. Produksi & QC

Bag. gudang

Bag. pengiriman

Bag. admin

Bag. akuntansi

Bag. penagihan

Bag. penjualan dan pemasaran

69

Wewenang dan tanggung jawab:

1. Direktur Utama

Bertanggung jawab dan memiliki wewenang untuk mengurus jalannya

operasional perusahaan.

Tugas:

i. Mewakili perusahaan dalam hubungan dengan rekan bisnis baik dalam

maupun luar kota.

ii. Menandatangani kontrak dengan pihak luar perusahaan.

iii. Menetapkan kebijaksanaan perusahaan dan meninjau kembali secara

berkala sesuai dengan perkembangan perusahaan serta mengevaluasi

hasil pelaksanaannnya.

2. Manajer Produksi

Bertanggungjawab kepada direktur atas kelancaran produksi

Tugas:

i. Merumuskan strategi produksi perusahaan dalam memenuhi pesanan

pelanggan baik dari kualitas maupun kuantitas.

ii. Melaporkan penggunaan bahan baku produksi

iii. Melakukan pemesanan bahan baku dengan persetujuan dari direktur

iv. Mengawasi jalannya produksi

Bagian – bagian dibawah manajer produksi:

a. Bagian produksi dan QC

70

Memproduksi barang pesanan konsumen dan memastikan kualitas

barang yang diproduksi.

b. Bagian gudang

o Memeriksa dan melaporkan jumlah barang yang terdapat digudang

kepada manajer produksi.

o Mengecek barang pesanan yang telah selesai diproduksi.

o Menerima barang retur.

c. Bagian pengiriman

Mengirimkan barang pesanan kepada pelanggan.

3. Manajer Keuangan

Bertanggung jawab pada direktur atas kelancaran pengaturan keuangan

dalam perusahaan.

Tugas:

i. Merumuskan strategi keuangan perusahaan untuk mencapai tujuan

Perusahaan.

ii. Melaksanakan pengawasan internal atas seluruh harta kekayaan,

pendapatan, biaya dari perusahaan untuk mencegah kecurangan,

pemborosan, pelanggaran terhadap kebijaksanaan serta prosedur yang

telah ditetapkan.

iii. Dengan persetujuan direktur, menetapkan semua prosedur dan bentuk

formulir dalam bidang keuangan yang berlaku dalam perusahaan.

71

iv. Sebagai koordinator budget melaksanakan bersama pejabat lainnya,

penyusunan seluruh budget yang meliputi seluruh kegiatan dari

perusahaan untuk suatu periode tertentu. Setelah disetujui direktur,

budget ini akan menjadi dasar perencanaan dan pengawasan keuangan

perusahaan.

Bagian – bagian dibawah manajer keuangan:

a. Bagian administrasi

o Mengentry pesanan pelanggan

o Mencetak surat-surat yang diperlukan dalam transaksi

o Menerima pembayaran dari pelanggan

o Melakukan pembayaran atas pengeluaran perusahaan

b. Bagian akuntansi

o Melakukan pencatatan atas transaksi-transaksi yang terjadi selama

periode tertentu.

o Mencetak laporan keuangan yang diperlukan direktur.

c. Bagian penagihan

Melakukan penagihan terhadap pelanggan yang melakukan transaksi

secara kredit dan menerima pembayaran dari pelanggan.

4. Manajer Pemasaran dan Penjualan

Bertanggung jawab pada direktur atas pemasaran dan penjualan produk-

produk perusahan.

72

Tugas:

Membuat strategi pemasaran dan penjualan untuk suatu periode tertentu

meliputi:

i. Jenis, kualitas dan kuantitas barang

ii. Promosi

iii. Syarat-syarat penjualan

iv. Kebijaksanaan harga dan pembenaran kredit

v. Distribusi daerah pemasaran

Bagian dibawah manajer pemasaran dan penjualan:

Bagian penjualan dan pemasaran

o Melakukan pemasaran terhadap produk perusahaan

o Memberikan informasi terbaru tentang produk perusahaan

o Menjaga hubungan baik dengan pelanggan

3.4.Kondisi Lingkungan Usaha dan Persaingan Industri Frame

Kondisi lingkungan usaha dan persaingan industri frame dapat digambarkan

sebagai berikut:

73

Sumber : Hasil analisis

Gambar 3.13. Analisis Porter

Penjelasan:

1. Pesaing dalam industri yang sama

Perusahaan yang bersaing dalam industri frame dapat dikategorikan

menjadi

o Perusahaan yang bertindak sebagai produsen dan penjual frame.

Kelompok perusahaan ini merupakan pemain dominan dalam industri

frame, dimana mereka memiliki unit usaha manufaktur, pemasaran, dan

distribusi. Mereka bersaing dalam produk dan layanan yang variatif

dengan menciptakan profil-profil yang menarik.

Pesaing dalam industri yang sama :Vista frame Decorindo Framindo Uniframe Lux frame Perusahaan Importir

Pesaing baru: Cottage Batavia

Produk substitusi: Album foto Cetak Raisin Panel

Kekuatan pembeli:Relatif tinggi o Royal Princess o Cucu Photo Studio o Galeri Malinda Banyak tersedianya frame dari perusahaan lain.

Kekuatan pemasok : Relatif lemah o Hasta o Merapi Mas Abadi o IGI Banyak tersedia alternatif pemasok lain untuk bahan baku dan kualitas yang sama.

74

Contoh perusahaan: Vista frame, Decorindo, Framindo, Uniframe, Lux

frame

o Perusahaan yang mengimport frame untuk dijual di Indonesia

Kelompok perusahaan ini umumnya hanya memiliki unit usaha

distribusi di Indonesia dengan penjualan melalui kios, pameran, atau

galeri.

2. Pesaing baru

Dengan adanya perjanjian AFTA dan kerjasama ekonomi bilateral

antara Indonesia dengan beberapa negara untuk mewujudkan daerah

perdagangan bebas, maka semakin banyak produk frame dari luar negara

seperti dari China. Produk frame tersebut ditawarkan ke konsumen dengan

harga yang sangat kompetitif.

Dengan kondisi perekonomian Indonesia yang masih lemah maka

potensi untuk tumbuhnya perusahan baru lokal sangat minim dan terhambat

oleh modal, teknologi dan jangkauan distribusi.

3. Produk substitusi

Album dan cetak raisin dapat dikatakan sebagai produk pengganti

frame akan tetapi kedua produk ini hanya dapat memenuhi ukuran-ukuran

tertentu saja. Sedangkan panel bisa menggantikan frame untuk yang

berukuran besar. Ketiga produk ini hanya dapat digunakan untuk gambar

yang berbahan dasar kertas seperti foto atau poster. Produk tersebut tidak

75

dapat digunakan untuk bahan dasar kanvas seperti foto dan lukisan kanvas, ,

cermin, paper tool, rajutan, puzzle, craft. Jadi tidak ada produk yang dapat

menggantikan fungsi frame secara sepenuhnya.

4. Kekuatan pemasok

Terhadap pemasok, kekuatan tawar yang dimiliki perusahaan adalah

bagamana mendapatkan bahan baku dan pendukung yang mempunyai mutu

tinggi dan, harga bersaing, dan pengadaannya sesuai dengan permintaan

sehingga tidak menimbulkan biaya lain.

Kekuatan menawar pemasok pada perusahaan relatif lemah karena

banyak tersedianya alternatif pemasok bahan baku dan bahan pendukung

dengan kualitas yang sama.. Volume penjualan cukup penting bagi pemasok

dan kuantitas yang diminta oleh perusahaan cukup besar. Selain itu biaya

perpindahan ke pemasok lain juga relatif kecil.

5. Kekuatan pembeli

Pembeli sangat berkepentingan dengan produk yang berkualitas, harga

murah dan pelayanan yang baik. Kekuatan pembeli pada perusahaan relatif

tinggi karena banyaknya perusahaan lain yang menawarkan frame dengan

profil yang kurang lebih sama dan harga bersaing.

Konsumen yang masih sensitif terhadap harga juga mempengaruhi

kekuatan menawar dari konsumen, walaupun kualitas dan layanan yang

ditawarkan sudah baik.