BAB 3

GAMBARAN PROSES BISNIS

3.1 Gambaran Umum Rumah Sakit

3.1.1 Sejarah Rumah Sakit

Rumah Sakit Budi Lestari berdiri pada tanggal 25 April 1982. Pada

awalnya Rumah Sakit Budi Lestari berupa rumah bersalin. Rumah Sakit ini

didirikan oleh Bp. Letkol (Purn) Ismoko (Alm), sebagai ketua badan pendiri

Yayasan Semangun.

Rumah Sakit Budi Lestari memiliki Surat Ijin Operasional Rumah Sakit

dari Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Barat No. 2341/KS030/XI/1982 tanggal 13

November 1982 dan Dirjen Yankes Depkes RI Pusat No.

0674/YANKES/RSKS/1985 Tanggal 22 Mei 1985. Berdasarkan Akta Notaris No.

47 tanggal 4 Februari 1994 berkembang menjadi Rumah Sakit Umum Budi

Lestari. Tahun 1991 jumlah tempat tidur berubah dari 13 tempat tidur menjadi 47

tempat tidur, dan mulai dibuat kamar operasi. Tahun 2001 sampai sekarang jumlah

tempat tidur menjadi 52 tempat tidur.

Sekarang Rumah Sakit Budi Lestari adalah rumah sakit umum swasta di

bawah naungan Yayasan Semangun. Rumah Sakit Budi Lestari berkedudukan di

Jalan Kyai Haji Noer Ali No. 2 Bekasi. Berdiri di lahan seluas 3050 m2 dan luas

bangunan 1780 m2.

3.1.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Budi Lestari

3.1.3 Struktur Bagian Keuangan

Kepala Keuangan

Bendahara Sub Bagian Akuntansi I Sub Bagian Akuntansi II

Gambar 3.2 Struktur Bagian Keuangan Rumah Sakit Budi Lestari

3.1.4 Visi, Misi, Tujuan, Moto dan Jenis Pelayanan Budi Lestari

a. Visi Rumah Sakit Budi Lestari adalah menjadi rumah sakit yang

mengutamakan mutu pelayanan kesehatan bagi kepuasan pelanggan.

b. Misi Rumah Sakit Budi Lestari adalah :

Mengelola pelayanan kesehatan secara profesional

Memuaskan pelanggan melalui pelayanan kesehatan yang

kompetitif dan terjangkau

Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia melalui pendidikan

dan pelatihan

Dapat bekerjasama dengan institusi terkait

c. Tujuan Rumah Sakit Budi Lestari adalah membantu pemerintah

dalam meningkatkan derajat kesehatan bagi masyarakat melalui

peningkatan mutu pelayanan

d. Moto Rumah Sakit Budi Lestari adalah “kesehatan anda adalah

kebanggaan kami”.

e. Jenis-Jenis Pelayanan Rumah Sakit Budi Lestari :

Pelayanan rawat jalan meliputi :

a) Unit Gawat Darurat

b) Poliklinik Umum

c) Poliklinik Kebidanan dan Kandungan

d) Poliklinik Penyakit Dalam

e) Poliklinik Bedah Umum

f) Poliklinik Bedah Orthopedi

g) Poliklinik Anak

h) Poliklinik Neurologi

i) Poliklinik Akupuntur

j) Poliklinik Medical Check Up

k) Poliklinik Rehabilitasi Medik

Pelayanan Rawat inap meliputi :

a) Nama kamar :

1. Ruang Anggrek

2. Ruang Cempaka

3. Ruang Bougenville

4. Ruang Dahlia

5. Ruang Melati

b) Jenis kelas :

1. Kelas Utama

2. Kelas I

3. Kelas II

4. Kelas III

Pelayanan penunjang :

a) Instalasi radiologi

b) Instalasi Laboratorium

c) Instalasi Farmasi

d) Instalasi Gizi

e) Kamar Operasi

Jadwal Praktek Dokter :

a) UGD : 24 Jam

b) Poliklinik Umum : 08.00 – 14.00

c) Poliklinik Spesialis : 08.00 – 14.00 (pagi)

17.00 – 21.00 (sore)

3.2 Uraian Proses Bisnis

Billing system Rumah Sakit Budi Lestari terbagi menjadi dua bagian

besar di antaranya pendapatan dari rawat jalan dan rawat inap.

3.2.1 Prosedur Billing System Pasien Rawat Jalan

Setelah pasien selesai diperiksa maka dokter akan mengeluarkan

Formulir Slip Jasa Dokter (RALAN) sebanyak 2 (dua) rangkap dan resep obat.

Formulir Slip Jasa Dokter (RALAN) rangkap satu akan diberikan kepada pasien

untuk melakukan pembayaran jasa di kasir. Sedangkan Formulir Slip Jasa Dokter

(RALAN) rangkap dua akan diarsip oleh dokter.

Setelah pasien selesai melakukan pemeriksaan rawat jalan, maka pasien

akan melakukan pembayaran di kasir dengan menyerahkan Formulir Slip Jasa

Dokter. Kasir akan memberikan struk pembayaran rawat jalan ke pasien sedangkan

Formulir Slip Jasa Dokter rangkap satu akan diarsip.

Jika pasien tersebut memiliki jaminan asuransi atau jaminan kantor, maka

resep obat, Formulir Slip Jasa Dokter (RALAN) dan Formulir Asuransi akan

diberikan dokter kepada perawat poliklinik. Formulir Slip Jasa Dokter (RALAN)

rangkap satu akan diberikan kepada Depo Farmasi. Formulir Slip Jasa Dokter

(RALAN) rangkap dua akan diarsip oleh dokter.

Setelah pasien selesai melakukan pemeriksaan medical checkup, maka

bagian laboratorium akan mengeluarkan Formulir Slip Pembayaran Medical

Checkup sebanyak 3 (tiga) rangkap. Formulir Slip Pembayaran Medical Checkup

rangkap satu akan diberikan ke pasien untuk melakukan pembayaran jasa di Kasir.

Sedangkan Formulir Slip Pembayaran Medical Checkup rangkap dua dan tiga

akan diarsip oleh Bagian Laboratorium.

Setelah pasien selesai melakukan pemeriksaan medical checkup, maka

pasien akan melakukan pembayaran di kasir dengan menyerahkan Formulir Slip

Pembayaran Medical Checkup rangkap satu. Kasir akan memberikan Struk

Pembayaran Medical Checkup ke pasien sedangkan Formulir Slip Pembayaran

Medical Checkup rangkap satu akan diarsip.

Jika pasien tersebut memiliki jaminan asuransi atau jaminan kantor, maka

Formulir Slip Pembayaran Medical Checkup dan hasil Medical Checkup akan

diberikan bagian laboratorium kepada bagian penagihan.

Perawat Poliklinik memberikan Formulir Asuransi, resep obat dan

Formulir RALAN kepada Depo Farmasi rangkap 1 (satu). Pasien memberikan

resep obat di Depo Farmasi. Defo Farmasi akan memberikan Bukti Pembayaran

Obat kepada pasien. Pasien membayar ke Kasir dan menyerahkan Bukti

Pembayaran Obat sebanyak dua rangkap. Setelah Bukti Pembayaran Obat tersebut

di cap oleh Kasir, maka akan diberikan kembali pada pasien sebagai bukti

pengambilan obat. Pasien menyerahkan Bukti Pembayaran Obat rangkap satu yang

sudah di cap kepada Depo Farmasi. Depo Farmasi akan memberikan obat beserta

Bukti Pembayaran Obat yang sudah di cap kepada pasien.

Pasien akan membeli obat di apotek berdasarkan resep obat dari dokter.

Kasir Apotek akan memberikan bukti pembayaran obat rangkap satu dan obat

tersebut kepada pasien. Kasir apotek akan memberikan Laporan Setoran Instalasi

Farmasi, Resep Obat dan Bukti Pembayaran Obat rangkap dua dan uang kepada

Bendahara. Depo Farmasi memberikan Formulir Asuransi, resep obat dan Formulir

RALAN kepada Kasir

Kasir akan membuat Laporan Setoran Kasir Rawat Jalan per shift dan

memberikan Formulir Slip Jasa Dokter (RALAN) rangkap dua dan tiga , Formulir

Slip Pembayaran Lab rangkap dua dan tiga, Formulir Asuransi, Bukti Pembayaran

Obat dan uang Bendahara. Setelah Bendahara menerima laporan per shift dan

uangnya, bendahara mencatat laporan harian pada buku pendapatan.

Sub Bagian Akuntansi I akan melakukan perhitungan jasa dokter

berdasarkan Formulir Slip Jasa Dokter untuk menentukan biaya yang harus

dibayarkan kepada dokter.

Perusahaan kartu kredit akan membayar uang tagihan melalui transfer ke

rekening Rumah Sakit Budi Lestari dan akan memberikan Form Kunjungan

Merchant dan Tanda Terima Sales Draft yang akan di berikan ke Rumah Sakit

Budi Lestari.

Pada saat Sub Bagian Akuntansi II akan melakukan penagihan ke

Perusahaan yang bekerja sama dengan Rumah Sakit Budi Lestari, Bagian

Penagihan akan mengumpulkan berkas tagihan semua pasien rawat jalan (berupa

kwitansi, tagihan RALAN, Formulir Slip Jasa Dokter, Formulir Slip Pembayaran

Medical Checkup, Bukti Pembayaran Obat dan Resep Obat) yang akan dikirimkan

ke perusahaan tersebut. Perusahaan tersebut akan membayar uang tagihan melalui

transfer ke rekening Rumah Sakit Budi Lestari dan memberikan surat jaminan

perawatan.

Pada saat Sub Bagian Akuntansi II akan melakukan penagihan ke

Perusahaan asuransi, Sub Bagian Akuntansi II akan mengumpulkan berkas tagihan

semua pasien rawat jalan (berupa kwitansi, tagihan RALAN, Formulir Slip Jasa

Dokter Formulir Slip Pembayaran Lab, Bukti Pembayaran Obat dan Resep Obat)

dan membuat surat pengantar yang akan dikirimkan ke Perusahaan asuransi.

Perusahaan asuransi akan membayar uang tagihan melalui transfer ke rekening

Rumah Sakit Budi Lestari dan mengirimkan Form Perkiraan Excess Charges

kepada Sub Bagian Akuntansi II.

Bendahara akan membuat Laporan Pendapatan Rawat Jalan dan Laporan

Pendapatan Instalasi Farmasi untuk kepala keuangan. Pada akhir bulan Kepala

Keuangan akan membuat Laporan Pendapatan Rawat Jalan Bulanan kemudian

menyerahkannya ke Direktur Rumah Sakit yang akan digunakan sebagai salah satu

bahan dalam proses pengambilan keputusan.

3.2.2 Prosedur Billing System Pasien Rawat Inap

Setelah pasien atau keluarga pasien melakukan pemesanan ruang

perawatan sesuai dengan kelas kamar yang tersedia di dalam Rumah Sakit Budi

Lestari pada bagian Kasir dengan membawa Form Permintaan Rawat Inap

(RANAP) serta uang deposit. Pasien membayar deposit kamar perawatan ke Kasir

Rawat Inap sebesar biaya tarif kamar yang dipilih selama satu minggu (7 hari) dan

menandatangani Surat Pernyataan Rawat Inap ke Kasir. Setelah disetuju, pasien

atau keluarganya membawa Surat Pernyataan Rawat Inap ke Bagian Rekam Medik

untuk mendaftar rawat inap dan pasien tersebut akan dipindahkan ke ruang

perawatan. Form Permintaan Rawat Inap (RANAP) rangkap 1 (satu) akan

diberikan kepada pasien dan rangkap 2 (dua) akan diarsip oleh Kasir.

Jika pasien memiliki polis asuransi maka pasien akan memberikan kartu

asuransi kepada kasir rawat inap. Kasir akan melakukan konfirmasi melalui

telepon dengan perusahaan asuransi tersebut. Perusahaan asuransi tersebut akan

memberikan surat jaminan rawat inap melalui fax.

Jika pasien tersebut memiliki jaminan kantor, maka pasien tersebut akan

memberitahu kepada kasir rawat inap. Kasir akan melakukan konfirmasi terlebih

dahulu pada kantor yang menjamin pasien tersebut.

Untuk pembelian obat pasien kelas 1 (satu) dan 2 (dua), perawat akan

mengambilkan obat di Depo Farmasi dan akan menagih pembayaran saat pasien

akan keluar rumah sakit. Sedangkan untuk kelas 3, pasien membeli obat di Depo

Farmasi dan depo farmasi akan memberikan Bukti Pembayaran Obat kepada

pasien. Pasien membayar tagihan obat dengan membawa Bukti Pembayaran Obat

ke Kasir Rawat Inap. Kasir Rawat Inap akan memberikan Bukti Pembayaran Obat

yang sudah dicap kepada pasien yang akan digunakan untuk pengambilan obat di

Depo Farmasi.

Obat-obatan yang digunakan selama perawatan untuk pasien kelas 1

(satu) dan 2 (dua), juga dicatat dalam Form Rincian Rawat Inap. Perawat jaga akan

membuat Form Rincian Rawat Inap, resep obat dan Bukti Pembayaran obat yang

akan diberikan kepada Kasir Rawat Inap. Pasien membayar biaya rawat inap

berdasarkan Formulir Rincian Rawat Inap setelah dikurangi deposit yang diberikan

sebelum menjalankan perawatan dilakukan di Kasir. Pada waktu pasien membayar,

Kasir akan memberikan Form Rincian Rawat Inap rangkap 1 (satu) sedangkan

rangkap 2 (dua) akan diarsip oleh Kasir Rawat Inap.

Selain pembayaran secara tunai, pasien dapat menggunakan kartu kredit,

polis asuransi dan jaminan kantor untuk membayar biaya rumah sakit.

Berdasarkan formulir tersebut, Kasir menerima uang biaya pemeriksaan dari

pasien dan membuat struk pembayaran atau kwitansi. Struk Pembayaran akan

diberikan kepada pasien sebagai bukti pembayaran.

Berdasarkan Formulir Rincian Rawat Inap yang diarsip, maka Kasir akan

membuat Laporan Keuangan Harian berdasarkan masing-masing shift dan

memberikan kwitansi, Formulir Permintaan Rawat Inap, Bukti Pembayaran Obat

dan uang ke Bendahara.

Depo farmasi akan memberikan bukti pembayaran obat, resep dokter dan

uang kepada bendahara.

Sub Bagian Akuntansi II akan melakukan penagihan polis asuransi,

jaminan perusahaan, departemen kesehatan dan perusahaan kartu kredit atas nama

pasien sebesar jumlah tagihan.

Bagian Akuntansi I melakukan perhitungan jasa dokter berdasarkan

Formulir Rincian Rawat Inap untuk menentukan biaya yang harus dibayarkan

kepada dokter.

Pada saat Sub Bagian Akuntansi II akan melakukan penagihan ke

Perusahaan Asuransi, Sub Bagian Akuntansi II akan mengumpulkan berkas

tagihan semua pasien rawat inap (berupa kwitansi, tagihan RANAP, formulir slip

jasa dokter dan resep obat) dan Surat Pengantar yang akan dikirimkan ke

Perusahaan Asuransi. Perusahaan asuransi akan membayar uang tagihan melalui

transfer ke rekening Rumah Sakit Budi Lestari dan mengirimkan Form Perkiraan

Excess Changes dan kepada bagian keuangan Rumah Sakit Budi Lestari.

Pada saat Sub Bagian Akuntansi II akan melakukan penagihan ke

Perusahaan yang bekerja sama dengan Rumah Sakit Budi Lestari, Bagian

Penagihan akan mengumpulkan berkas tagihan semua pasien rawat inap (berupa

kwitansi, tagihan RANAP, formulir slip jasa dokter dan resep obat) dan Surat

Keterangan yang akan dikirimkan ke Perusahaan yang bekerja sama dengan

Rumah Sakit Budi Lestari. Perusahaan tersebut akan membayar uang tagihan

melalui transfer ke rekening Rumah Sakit Budi Lestari dan memberikan Surat

Jaminan Perawatan kepada Sub Bagian Akuntansi II Rumah Sakit Budi Lestari.

Perusahaan kartu kredit akan membayar uang tagihan melalui transfer ke

rekening Rumah Sakit Budi Lestari dan akan memberikan Tanda terima sales draft

dan Form Kunjungan Merchant yang akan di berikan ke Rumah Sakit Budi Lestari.

Bendahara akan memberikan Laporan Pendapatan Rawat Inap uuntuk

kepala keuangan. Pada akhir bulan Kepala Keuangan akan membuat Laporan

Pendapatan Rawat Inap Bulanan kemudian menyerahkannya ke Direktur Rumah

Sakit yang akan digunakan sebagai salah satu bahan dalam proses pengambilan

keputusan.

3.3 Rich Picture Billing System Rumah Sakit

3.3.1 Rich Picture Billing Sytem Rawat Jalan

Gambar 3.3 Rich Picture Billing System Rawat Jalan

3.3.2 Rich Picture Billing System Rawat Inap

Gambar 3.4 Rich Picture Billing System Rawat Inap

3.4 Fungsi yang terkait dengan Billing System

Fungsi-fungsi yang terkait dalam Billing System pada Rumah Sakit Budi

Lestari adalah sebagai berikut :

1. Kasir

Kasir terlibat dalam proses sebagai berikut :

a. Proses penagihan yaitu pemberitahuan kepada pasien jumlah

biaya yang harus dibayar

b. Proses Pembayaran yaitu proses penerimaan pembayaran dari

pasien rawat jalan dan rawat inap di Rumah Sakit Budi Lestari

c. Proses Pencatatan yaitu proses pencatatan semua transaksi-

transaksi yang terjadi di Rumah Sakit Budi Lestari.

d. Proses Pelaporan yaitu proses pembuatan Laporan Setoran Rawat

Jalan Per Shift dan Laporan Keuangan Harian rincian penerimaan

kas rawat inap selama satu hari.

2. Kasir Apotek

Kasir terlibat dalam proses sebagai berikut :

a. Proses penagihan yaitu pemberitahuan kepada pasien jumlah

biaya obat yang harus dibayar

b. Proses Pembayaran yaitu proses penerimaan pembayaran dari

pembelian obat di Apotik Rumah Sakit Budi Lestari

c. Proses Pencatatan yaitu proses pencatatan pembelian obat yang

terjadi di Apotik Rumah Sakit Budi Lestari.

d. Proses Pelaporan yaitu proses pembuatan Laporan Setoran

Instalasi Farmasi per shift

3. Kepala Keuangan

Bagian Keuangan terlibat dalam proses berikut :

a. Melaksanakan kegiatan keuangan Rumah Sakit.

b. Membantu Direktur dalam menyusun anggaran sesuai dengan

program kerja dari seluruh bidang dan bagian di rumah sakit Budi

Lestari.

c. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada

bawahannya.

d. Melakukan rapat bulanan untuk mengevaluasi kegiatan keuangan.

e. Membuat laporan keuangan bulanan untuk diserahkan dan

dibahas dengan Direktur.

f. Membuat analisis kinerja keuangan rumah sakit Budi Lestari

setiap bulan untuk dibahas dengan direktur.

g. Melakukan koordinasi dengan departemen umum, dan

departemen medik untuk melakukan analisa pemanfaatan sumber

daya rumah sakit setiap 6 bulan sekali.

4. Bendahara

Bendahara terlibat dalam proses berikut :

a. Melakukan pembayaran atas persetujuan Direktur atau Kepala

Bagian Keuangan.

b. Melakukan penerimaan dari kasir, baik tunai/kredit beserta

slip/voucher penerimaan (pendapatan) harian.

c. Membuat slip/voucher setoran ke bank atas persetujuan Kepala

Bagian Keuangan.

d. Membuat laporan pendapatan jasa pelayanan dan penjualan obat

e. Melakukan pembayaran faktur-faktur obat.

5. Sub Bagian Akuntansi I

Sub Bagian Akuntansi I terlibat dalam proses berikut :

a. Menghitung gaji karyawan RS. Budi Lestari.

b. Mengoreksi jasa dokter.

c. Mengoreksi laporan Bendahara

6. Sub Bagian Akuntansi II

Sub Bagian Akuntansi II terlibat dalam proses berikut :

a. Membuat laporan pajak dokter rawat inap/rawat jalan.

b. Membuat buku kas pendamping untuk pajak.

c. Cek tagihan atau piutang

d. Cek buku bendahara dan jumlah buku kas.

e. Membuat daftar penyusutan asset per bulan.

f. Membuat laporan pajak apotek PPh 21 dan PPh 25 per bulan.

g. Membukukan penerimaan setoran kasir apotek ke buku kas.

h. Membuat laporan keuangan apotek.

3.5 Dokumen dan Laporan yang Diperlukan

Dari pengamatan yang dilakukan di Rumah Sakit Budi Lestari, maka

dokumen-dokumen dan laporan-laporan yang diperlukan dan berkaitan dengan

Billing System adalah sebagai berikut :

1. Dokumen, terdiri atas :

a. Formulir Jasa Dokter (RALAN) sebagai catatan jasa dari rawat

jalan yang terjadi di rumah sakit.

b. Formulir Permintaan Rawat Inap sebagai permintaan kamar

perawatan pasien

c. Formulir Pernyataan Kesanggupan Pembayaran sebagai bukti

kesanggupan pembayaran administrasi pasien rawat inap

d. Formulir Rincian Rawat Inap sebagai catatan rawat inap yang

terjadi di rumah sakit

e. Formulir Pemeriksaan Dan Tindakan mengenai tindakan medis

pasien rawat jalan yang dilakukan oleh dokter yang berkaitan

dengan kesehatan pasien.

f. Formulir Pembayaran Medical Checkup sebagai bukti

pembayaran atas pemeriksaan medical checkup.

g. Struk Pembayaran atau kwitansi sebagai bukti penerimaan uang

baik dari perawatan rawai inap maupun rawat jalan

h. Formulir Setoran Rawat Jalan per shift mengenai total penerimaan

kas tiap dokter meliputi banyaknya pasien dokter tersebut serta

tindakan yang dilakukan.

i. Slip Bukti Pembayaran Obat mengenai tagihan obat-obatan yang

digunakan oleh pasien rawat inap.

2. Laporan, terdiri atas :

a. Laporan Keuangan Harian untuk mencatat penerimaan kas harian

berdasarkan shift (dinas) baik dari rawat inap maupun rawat jalan.

b. Laporan Pendapatan Rawat Jalan Bulanan yang diserahkan ke

direktur rumah sakit untuk pengambilan keputusan dan transparasi

keuangan.

c. Laporan Pendapatan Rawat Inap Bulanan yang diserahkan ke

direktur rumah sakit untuk pengambilan keputusan dan transparasi

keuangan.

d. Laporan Penjualan Obat yang dibuat oleh Kasir Apotek yang

memuat penerimaan kas dari penjualan obat per shift

3.6 Analisis Critical Success Factor

Setiap bidang usaha tentunya memiliki faktor-faktor yang dapat

membawa mereka menuju kesuksesan. Pada rumah sakit Budi Lestari, faktor-

faktor yang menentukan sukses atau tidaknya adalah sebagai berikut :

1. Menyediakan fasilitas yang maksimal.

Pihak rumah sakit menyediakan fasilitas yang maksimal terkait dengan

kelengkapan peralatan medis yang menunjang rumah sakit tersebut,

khususnya di ruang rawat inap dan juga kelengkapan di fasilitas lainnya

yang dapat membuat pasien merasa nyaman, seperti ruang tunggu,

kafetaria, dan toilet yang bersih. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan

kepuasan pasien selama berada di rumah sakit.

2. Menyediakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas.

Pihak rumah sakit menyediakan SDM yang berkualitas terkait dengan

pekerja-pekerja yang melayani pasien, seperti dokter, perawat, dan staff

lainnya, dimana profesionalisme kerja menjadi syarat utamanya.

3. Menyediakan Inventory Obat yang paling sering dibutuhkan pasien.

Pihak rumah sakit menyediakan inventory obat yang paling sering

dibutuhkan pasien terkait dengan perencanaan dan perhitungan kebutuhan

obat, pengelolaan dan pemantauan obat yang baik dalam hal ketersediaan,

kelengkapan dan kualitas/mutu obat serta ketanggapan dalam pemenuhan

obat ke pasien. Perencanaan inventory obat dapat dilakukan dengan

melakukan Analisis ABC dan Analisis Indeks Kritis ABC untuk

menentukan tingkat prioritas masing-masing obat serta mempermudah

dalam pengelolaan penyimpanan inventory obat tersebut. Kemudian juga

dilakukan perhitungan EOQ dan ROP untuk menentukan jumlah, waktu

dan intensitas pemesanan yang tepat ke PBF pada saat item mencapai titik

pemesanan kembali, sehingga pengelolaan dan pemantauan ketersediaan,

kelengkapan dan kualitas obat dapat dipastikan terpenuhi dan terjaga

dengan baik yang secara otomatis akan mendukung kecepatan dalam

pemenuhan obat yang dibutuhkan oleh pasien. Obat yang mahal dan jarang

dibutuhkan pasien lebih baik dikurangi persediannya.

4. Melakukan Kerja Sama dengan Instansi Terkait.

Pihak rumah sakit melakukan kerjasama dengan perusahaan asuransi, dan

rumah sakit besar rujukan,bertujuan untuk mendukung kelengkapan

layanan yang diberikan.

5. Mengusahakan penetapan harga yang terjangkau.

Pihak rumah sakit melakukan penetapan harga yang terjangkau bertujuan

untuk menunjukan rumah sakit pada fokusnya, yaitu pelayanan sosial bagi

masyarakat, bukan pada profit oriented.

Selain itu, faktor-faktor yang menentukan sukses atau tidaknya kegiatan

billing di rumah sakit adalah sebagai berikut :

1. Kemudahan, karena banyaknya frekuensi transaksi dalam kegiatan

Billing System rumah sakit, maka sistem yang diterapkan harus

memberikan kemudahan dalam penanganan transaksi seperti

percetakan tagihan tiap periode pembayaran.

2. Kecepatan yakni kecepatan dalam proses billing System yang

berhubungan dengan banyak pasien.Termasuk di dalamnya adalah

kecepatan dalam mengakses informasi dan juga pembuatan laporan

yang sangat dibutuhkan pihak manajemen.

3. Keakuratan informasi sangat penting oleh karena itu pengolahan data

harus dilakukan secara teliti.Sedapat mungkin sistem harus dirancang

untuk meminimalisasi kesalahan manusia (human error).

3.7 Rumusan Masalah

Rumusan masalah dari kesalahan yang kerap terjadi pada Rumah Sakit

Budi Lestari adalah sebagai berikut :

1. Kesalahan pencatatan data

Kriteria: Setiap data harus dicatat dengan benar dan disimpan

sesuai dengan waktu dan tempatnya

Sebab: Pencatatan data masih menggunakan sistem manual, yaitu

pencatatan pada buku pendapatan

Akibat: Data yang tercatat tidak akurat dan kerugian pendapatan.

Rekomendasi: Pencatatan data menggunakan sistem yang

terkomputerisasi sehingga kesalahan pencatatan data dapat di

minimalisasi.

Misalnya : Kesalahan dalam pencatatan dokumen yang diterima

sehingga dokemen yang belum diterima dianggap sudah diterima,

seperti dokumen pembayaran jasa dokter.

2. Kesalahan pencatatan nomor urut formulir

Kriteria: Penomoran pada formulir harus unik dan urut.

Sebab: no urut formulir yang sama dapat di catat sebanyak dua

kali

Akibat: Kesulitan jika mencari formulir, dalam pencatatan

pendapatan

Rekomendasi: Pada sistem yang sudah komputerisasi, memiliki

fasilitas jika ingin membuat formulir baru, maka nomornya

secara otomatis melanjutkan dari nomor formulir yang

sebelumnya.

Misalnya : Kesalahan dalam pencatatan nomor formulir karena

dicatat secara manual sehingga menimbulkan pencatatan data yang

sama dicatat lebih dari satu kali.

3. Hilangnya dokumen persyaratan pembayaran

Kriteria : Setiap data harus dicatat dengan benar dan up to date

Sebab : Penyimpanan dokumen dilakukan pada akhir shift dan

tidak di taruh dalam map tertutup

Akibat : Hilangnya dokumen yang digunakan dalam proses

pembayaran sehingga memperlambat proses pelayanan billing

system

Rekomendasi : Pencatatan dilakukan secara terkomputerisasi

Misalnya : Dokumen yang digunakan dalam proses pembayaran

dengan menggunakan jaminan kantor atau asuransi terlalu lama

terpenuhi sehingga dokumen yang telah diterima tidak dicatat

terlebih dahulu dan tidak di simpan dalam file penyimpanan

dokumen.

4. Direktur Rumah Sakit sulit untuk membuat keputusan dikarenakan

keterlambatan dalam proses menghasilkan laporan pendapatan rumah

sakit.

Kriteria: Laporan pendapatan rumah sakit tersedia pada saat

waktu yang dibutuhkan.

Sebab: Penggunaan kertas yang banyak memperlambat proses

menghasilkan laporan.

Akibat: Direktur Rumah Sakit sulit dan lambat dalam membuat

keputusan.

Rekomendasi: Pada sistem yang terkomputerisasi, memiliki

fasilitas pemrosesan pembuatan laporan sendiri.

Misalnya : Akibat terlalu lamanya pembuatan laporan pendapatan

baik dari rawat inap maupun rawat jalan maka proses pembuatan

keputusan yang dihasilkan untuk meningkatkan proses bisnis terlalu

lama.

3.8 Analisis Kebutuhan Informasi

Informasi yang dibutuhkan dalam menjalankan kegiatan billing di rumah

sakit antara lain :

1. Informasi data pasien yang meliputi :

a. Data pribadi pasien termasuk riwayat kesehatan pasien

sebelumnya

b. Tarif yang dikenakan pada pasien

c. Informasi mengenai status pembayaran pasien

2. Informasi tarif rumah sakit yang meliputi :

a. Tarif rawat jalan dari tiap dokter di rumah sakit

b. Tarif rawat inap termasuk di dalamnya tarif untuk kamar, obat-

obatan dan sebagainya.

c. Tarif pemeriksaan Medical Checkup

3. Informasi bagi direktur rumah sakit yang meliputi :

a. Laporan pendapatan dari rawat jalan bulanan

b. Laporan pendapatan dari rawat inap bulanan

c. Laporan bagi hasil jasa dokter baik dari rawat jalan dan rawat inap

d. Laporan tunggakan pasien yang belum melunasi biaya rumah

sakit