bab 3 data dan analisis 3.1 riwayat perusahaan 3.1.1 ...thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-1-00320-si...

42

BAB 3

DATA DAN ANALISIS

3.1 Riwayat Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Dentsu Indonesia sebelumnya adalah salah satu perusahaan

advertising lokal di Indonesia yang berdiri pada Januari 1975 dengan jumlah 130

orang karyawan dan berafiliasi dengan Dentsu Inc.(Tokyo) pada tahun 1978.

Dentsu Inc., adalah salah satu konglomerasi perusahaan advertising

terbesar di dunia yang berdiri sejak tanggal 1 Juni 1901. Pusatnya terletak di

Dentsu Building, Shiodome, di Minato, Tokyo. Founder Dentsu adalah Tateo

Mataki (Chairman and CEO) Tatsuyoshi Takashima (President and COO).

Inti bisnis Grup Dentsu adalah advertising communications. Dentsu

terikat pada empat pasar strategis: (1) pasar periklanan domestik, yang

berkecimpung pada periklanan mass media tradisional; (2) advertising-related

markets, seperti layanan pemasaran khusus dan promosi penjualan; (3) new

markets, content bisnis sangat khusus, termasuk sports marketing dan

entertainment; and (4) overseas markets.

Gambar 3.1 Komposisi Grup Dentsu Dan Empat Target Pasarnya

43

Dentsu Indonesia, salah satu dari 60 overseas subsidiaries yang dimiliki

grup Dentsu merupakan full service advertising company yang melayani

pembuatan produk advertising berupa iklan yang dikemas dalam berbagai

package, yaitu tv, koran, majalah, radio, billboard, dan lain-lain. Beberapa

perusahaan yang mempercayakan periklanan brand product-nya pada Dentsu

adalah Toyota Corporation(Yaris, Fortuner, dll), KAO Corporation(Laurier,

Biore, dll), Otsuka (Pocari Sweat), PT. Garuda Indonesia (brand commercial),

Garuda Food, PT. Djarum( LA Light) dan BNI (ATM BNI, Debit BNI, dll).

Saat ini, Dentsu Indonesia tidak memiliki cabang di Indonesia. Dentsu

Indonesia mengalami kemajuan yang pesat dalam jumlah karyawan. Saat ini,

Dentsu Indonesia memiliki lebih dari 205 karyawan. Manajemen Dentsu

Indonesia terdiri dari Senior Technical Advisor, Junior Technical Advisor,

President Director, dan Strategic Planning, Dentsu Indonesia memiliki delapan

departemen meliputi Dentsu Media, Account Service, Creative, DMSP, Human

Resource, General Affair, MIS, dan Finance.

3.1.2 Visi dan Misi

Berikut adalah visi dan misi dari PT. Dentsu Indonesia:

Visi : Be Digital and Global

Misi :

Menjadi perusahaan advertising yang menyediakan diversifikasi jasa

iklan dalam berbagai media

Untuk menyampaikan solusi komunikasi dengan jangkauan terluas secara

inovatif

Mencapai perencanaan media yang efektif dan efisien secara bersamaan

dalam rangka memaksimalkan value untuk klien.

44

3.1.3 Alamat Perusahaan

PT. Dentsu Indonesia

Lantai 22, GRAHA NIAGA

Jalan Jendral Sudirman Kav. 58

Jakarta 12190, Indonesia

Tel. (Hunting) : (021) 250-5020, 250-5025

Fax : (021) 250-5010, 250-5011

45

3.1.4 Struktur Organisasi

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Dentsu Indonesia

46

3.1.5 Tugas dan Wewenang

Berikut adalah tugas dan wewenang dari setiap elemen-elemen dalam

struktur organisasi PT. Dentsu Indonesia yang meliputi :

1. President Director

Presiden Director merupakan CEO yang memiliki hak dan

wewenang mengambil keputusan-keputusan konseptual dan strategis,

menetapkan aturan-aturan dalam organisasi dan mengarahkan organisasi

menuju visi, misi dan strategi-strategi jangka panjang maupun jangka

pendek yang dibuat agar dapat bersama-sama mencapai tujuan yang telah

ditetapkan sebelumnya.

2. Senior Technical Advisor

Senior Technical Advisor bertugas mengontrol, mengawasi kinerja

bisnis secara fungsional hingga finansial dan membuat laporan rutin

untuk diserahkan kepada President Director. Senior Technical Advisor

merupakan regulator yang memberikan norma-norma, aturan general

dalam perusahaan yang akhirnya membentuk budaya PT. Dentsu

Indonesia.

3. Junior Technical Advisor

Setiap divisi dalam Dentsu memiliki satu Junior Technical

Advisor yang bersama dengan Director maupun Associate Director

bertugas mengontrol, dan mengawasi kinerja masing-masing departemen

yang menjadi tanggung jawabnya. Junior Technical Advisor adalah

perpanjangan tangan Senior Technical Advisor yang bertugas

menjalankan dan mensosialisasikan keputusan-keputusan dan regulasi-

47

regulasi yang telah disetujui oleh Senior Technical Advisor dan

memberikan guidance pada Director maupun Associate Director yang

berada langsung di bawahnya. Segala permasalahan maupun kebutuhan

pengambilan keputusan terkait kepentingan divisi, harus dikonsolidasikan

bersama Senior Technical Advisor.

4. Strategic Planning

Divisi strategic planning memiliki tugas sebagai pemberi

masukan untuk membantu President Director dan Senior Technical

Advisor dalam aktivitas-aktivitas menyelaraskan posisi strategis Dentsu

dalam bisnis dengan berbagai interpretasi atas informasi dari berbagai

sumber guna mengecek kevalidan filosofi-filosofi Dentsu, seperti visi,

misi, strategi, tujuan bisnis agar Dentsu terus dapat bertahan dalam dunia

persaingan global. Strategic planning juga berwenang melakukan riset

atas seluruh kinerja operasional dan fungsional setiap unit departemen di

Dentsu, dan riset-riset lainnya yang harus dilakukan guna mengetahui

lokasi Dentsu dalam peta strategis: kekuatan, kelemahan, peluang, dan

ancaman.

5. Media (Dentsu Media)

Divisi Media, atau disebut juga Dentsu Media, menangani hal-hal

yang berhubungan dengan realisasi produk periklanan dan hal-hal terkait

dengan alokasi budget dan mediasi pihak ketiga (pemilik media iklan).

6. Creative Division

Divisi kreatif, merupakan divisi yang memiliki tugas untuk

melakukan brainstorming ide-ide kreatif untuk konsep iklan dan

48

mengilustrasikannya dalam medium-medium seperti story board, digital

raw illustration, dan lain-lain sesuai dengan keinginan client atas

spesifikasi produk, filosofi perusahaan, hingga detil seperti konsep materi

dan permintaan khusus dari perusahaan berupa “pesan-pesan” tersirat

dalam iklan, dan sebagainya. Divisi Creative memiliki sub departemen

production yang merealisasikan ide-ide berupa story board, raw digital

illustration tadi ke dalam bentuk materi yang siap diberikan ke bagian

media untuk selanjutnya ditayangkan / diterbitkan oleh pihak ketiga.

Pihak Production dapat melakukan tugasnya jika pihak Creative dan

client setuju mengenai konsep iklan yang dibuat. Tugas masing-masing

Creative dan Production spesifik menangani proyek client-client tertentu.

7. Account Service

Account Service adalah salah satu divisi dalam Dentsu yang

bertugas sebagai mediator antara perusahaan dengan client. Tugas

seorang Account Service, juga masing-masing spesifik menangani proyek

client-client tertentu, terutama client-client yang merupakan long standing

client. Kepada client, Account Service bertugas memberitahukan

mengenai paket-paket periklanan atraktif dari Production dan Media.

Oleh karena itu, Account Service wajib untuk mendata seluruh data Client

yang berhubungan dengan Dentsu. Account Service merupakan gerbang

utama client PT. Dentsu Indonesia. Maka dari itu, Account Service adalah

hulu tempat tugas dihasilkan dan didistribusikan sesuai permintaan order

client. Misalnya kepada Dentsu Media, Account Service bertugas

memberikan tugas-tugas berupa permintaan monitoring iklan tertentu,

49

briefing mengenai permintaan pembuatan iklan langsung pada Media

(jika client sudah membawa materi iklan siap tayang), hingga bekerja

sama dalam pembuatan anggaran belanja Media (Media Estimate) guna

menyesuaikan budget client dan perusahaan. Contoh lain, kepada

Creative team, Account Service bertugas menyampaikan permintaan

pembuatan iklan berikut order detail-nya, juga menginformasikan

deadline pekerjaan.

8. Dentsu Marketing Sales and Promotion (DMSP)

DMSP adalah divisi dalam Dentsu yang bertugas menangani

permintaan client atas promosi guna meningkatkan penjualan mereka atau

memperkenalkan program-program atas produk mereka seperti paket-

paket atraktif ataupun produk/ pelayanan baru melalui event-event. DMSP

memiliki 2 sub departemen, yaitu Event Organizer dan Marketing. Event

Organizer bertugas untuk mengatur segala keperluan yang dibutuhkan

guna mengadakan suatu event yang dihendaki client, mulai dari konsep,

tempat, susunan acara, hingga booking pengisi acara. Marketing bertugas

untuk membuat konsep pemasaran atau promosi khusus sesuai dengan

permintaan client. Setiap client yang ingin memakai jasa DMSP harus

menemui Account Service terlebih dahulu.

9. Finance

Divisi Finance dalam Dentsu memiliki tugas sebagai berikut:

Traffic, bertugas merekam data-data transaksi keluar yang

dilakukan Dentsu setiap hari, dan bertugas membuat client invoice

berdasarkan invoice dari Vendor. Traffic yang memegang aplikasi

50

SAP R/3 modul Finance dan beberapa modul lainnya, merupakan

sub departemen yang memeriksa dan mengkoreksi kevalidan data

yang diinput oleh karyawan lain terkait administrasi agar datanya

dapat terekam dengan baik dalam modul Finance SAP.

Accounting, berkewajiban untuk memonitor, menganalisa, dan

membuat summary/pembukuan kinerja keuangan atau cash flow

dan melaporkannya kepada President Director (dalam hal ini

dilakukan oleh Finance Director).

Tax, bertugas untuk mengalokasikan pembayaran berbagai pajak,

seperti pajak pertambahan nilai, dan sebagainya, menghitung

jumlah pajak, mengeluarkan aliran dana pajak dan

membukukannya agar dapat di-trace dan dipertanggung jawabkan

secara hukum pada korporasi maupun pemerintah.

10. Human Resource

Departemen Human Resource merupakan departemen yang

menangani semua masalah yang berhubungan dengan karyawan berikut

dengan hubungan kontrak maupun internship. Hal-hal lain yang menjadi

tugasnya meliputi penggajian, penghitungan uang lembur dan pensiun,

jaminan kehidupan sosial, perekrutan dan mendata seluruh aktivitas

rotasi dan mutasi di dalam PT. Dentsu Indonesia.

51

11. General Affair

Departemen General Affair adalah departemen yang bertugas

mengurus kepentingan-kepentingan umum yang menyangkut dukungan

kelangsungan operasional perusahaan, seperti maintenance fasilitas (AC,

listrik, lift, dan lain-lain). Departemen General Affair juga mengatur

segala aktivitas karyawan seperti office boy, driver, serta messenger dan

mengalokasikan beberapa fasilitas untuk digunakan oleh mereka seperti

alat-alat kebersihan, keamanan, hingga mobil dinas kantor.

12. Management Information System (MIS)

Departemen MIS adalah departemen yang mengelola teknologi

informasi yang mendukung kinerja bisnis Dentsu. Aktivitas-aktivitas

seperti system development, user needs analysis, network administrator,

hingga aktivitas-aktivitas pendukung seperti technical support merupakan

beberapa tugas-tugas yang dilakukan oleh departemen MIS.

52

3.1.6 Proses Bisnis Perusahaan

PT. Dentsu Indonesia merupakan full service advertising company yang

melayani pembuatan produk advertising berupa iklan yang dikemas dalam

berbagai media, yaitu televisi, koran, majalah, radio, billboard, dan media

lainnya. PT. Dentsu Indonesia menyediakan berbagai macam service sesuai

dengan kebutuhan clientnya, dimana setiap servicenya memiliki proses bisnis

yang berbeda-beda.

Berikut ini macam-macam service yang disediakan oleh PT. Dentsu Indonesia

yaitu :

1. Full Service

Dalam full service ini, client cukup memberitahukan budget yang

mereka sediakan, selanjutnya pihak perusahaan yang akan memanage

biaya tersebut untuk membuat iklan yang diinginkan client. Proses

bisnisnya dimulai dari client yang datang membawa job mengenai produk

yang akan mereka iklankan ke bagian Account Service, kemudian

Account Service akan membuat Job Request yang didalamnya berisi

nama client, data-data produk, dan kapan produk tersebut akan

diiklankan. Job Request akan dikirimkan ke bagian Traffic, kemudian

Traffic akan mengirimkan job bag ke bagian Media Planner, bagian

Creative, dan bagian Production.

Bagian Creative akan mendesign iklan berdasarkan Job Bag,

design yang dibuat sesuai dengan keinginan client atas spesifikasi

53

produk, filosofi perusahaan, hingga detil seperti konsep materi dan

permintaan khusus dari perusahaan berupa “pesan-pesan” tersirat dalam

iklan, dan sebagainya. Hasil desain serta biaya internal dan eksternal Job

akan dikirimkan ke bagian Production. Biaya internal merupakan biaya

yang dikeluarkan perusahaan untuk mendesign iklan, sedangkan biaya

eksternal merupakan biaya yang berhubungan dengan supplier dimana di

dalamnya termasuk biaya syuting, biaya sewa tempat dan peralatan, biaya

pemasangan iklan, dll.

Setelah menerima job bag dari bagian Traffic, maka Media

Planner akan membuat surat permintaan harga (Price Request) dan

dikirimkan ke perusahaan media periklanan untuk mendapatkan

informasi mengenai biaya yang diperlukan untuk memasang iklan

tersebut berdasarkan waktu (jam) yang diinginkan dan seberapa sering

iklan tersebut akan ditayangkan jika melalui media elektronik, serta

jangka waktu pemasangan iklan. Kemudian pemilik akan mengirimkan

perincian biaya-biaya yang dibutuhkan oleh Media Planner untuk

membuat Media Plan yang didalamnya terdapat perencanaan belanja

Media. Media plan yang sudah dibuat, dikirim ke bagian Production.

Berdasarkan biaya dari bagian creative dan Media Plan dari

Media Planner, maka bagian Production akan membuat penawaran harga

(Quotation) dan memberikan finished job ke bagian Traffic, kemudian

dari Traffic dikirimkan ke bagian Account Service untuk mendapatkan

54

persetujuan dari client. Apabila client sudah menyetujui job dan harga

yang ditawarkan maka client akan menandatangi Quotation yang

diberikan oleh Account Service. Selanjutnya Account Service akan

membuat penjualan atau Cost Profile dan dikirimkan ke bagian Traffic,

kemudian Traffic akan mengirimkannya ke bagian Production dan bagian

Finance.

Apabila alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan untuk

pembuatan story board, raw digital illustration kurang, maka bagian

Production akan membuat Purchase Order kepada supplier yang dipilih.

Supplier akan mengirimkan barang-barang yang dipesan beserta invoice

yang akan diberikan ke bagian Finance. Berdasarkan invoice dari

Supplier, bagian Finance akan mentransfer sejumlah uang yang ditagih

dan kemudian akan mengirimkan bukti transfer ke supplier. Supplier

akan melakukan konfirmasi apabila sudah menerima uang yang

ditransfer.

Bagian Finance akan membuat faktur penagihan untuk diberikan

kepada client yang berisi total biaya yang harus dibayar client untuk iklan

yang sudah dibuat. Client akan membayar via transfer dan memberikan

bukti transfer ke bagian Finance. Kemudian bagian Finance akan

mencatat pembayaran dari client ke dalam sistem.

55

ACCOUNT SERVICECLIENT

PRODUCTION

TRAFFIC

SUPPLIER A CREATIVE

1. Job 2. Job_Request

5a. Internal + External_Job_Cost+ Finished_Job

$

VISIO CORPORATION

FINANCE

9. Quotation + Finished_Job

10. Approved_Job

8. Quotation + Finished_Job

12. Cost_Profile

3c. Job_Bag

11. Cost_Profile

14. Purchase_Order

7. Quotation +Finished_Job

3a.Job_Bag

16. Payment

13. Cost_Profile

MEDIA PLANNER

3b. Job_Bag

6b. Media_Plan

15. Invoice

17. Invoice

MEDIA IKLAN

18. Bukti Transfer

4b. Price_Request

5b. Price

4a.Quotation_Request

Gambar 3.3 Rich Picture Full Service PT Dentsu Indonesia

56

2. Creative Service

Creative service merupakan layanan jasa yang dilakukan oleh

perusahaan apabila client hanya menginginkan jasa dari bagian Creative

dan Production untuk melakukan brainstorming ide-ide kreatif untuk

konsep iklan dan mengilustrasikannya dalam medium-medium seperti

story board, digital raw illustration, dan lain-lain sesuai dengan

keinginan Client atas spesifikasi produk, filosofi perusahaan, hingga detil

seperti konsep materi dan permintaan khusus dari perusahaan berupa

“pesan-pesan” tersirat dalam iklan, dan sebagainya. Proses bisnis dari

creative service ini kurang lebih sama dengan full service, hanya saja

tidak melibatkan Media Planner di dalamnya.

Berikut ini adalah proses bisnisnya:

57

ACCOUNT SERVICECLIENT

PRODUCTION

TRAFFIC

SUPPLIER CREATIVE

1. Job 2. Job Request

4. Job Procedure

5. Internal &External Job Cost

$

VISIO CORPORATION

FINANCE

8. Quotation & Finished Job

9. Approved Job

7. Quotation &Finished Job

12. Cost_Profile

3a. Job Bag

10. Cost_Profile

14. Purchase Order

6. Quotation

3b. QuotationRequest

17. Invoice

18. Bukti Transfer

16. Payment

15. Invoice

13. Cost_Profile

Gambar 3.4 Rich Picture Creative Service PT Dentsu Indonesia

58

3. Media Consulting

Divisi Media, atau disebut juga Dentsu Media, menangani hal-hal

yang berhubungan dengan realisasi produk periklanan dan hal-hal terkait

dengan alokasi budget dan mediasi pihak ketiga (perusahaan media

periklanan). Divisi Media merupakan departemen yang dapat berdiri

sendiri. Jadi apabila client hanya ingin berkonsultasi mengenai

bagaimana sebaiknya produk mereka diiklankan, media iklan apa yang

tepat, dan berapa biaya yang dibutuhkan untuk pemasangan iklan sesuai

dengan budget mereka, maka client dapat langsung mendatangi divisi

Media.

Service yang dimiliki oleh Media Consulting terbagi atas dua, yaitu :

Indirect Service

Pada Indirect Service ini Client tidak membuat iklan di

PT. Dentsu Indonesia, tapi hanya menggunakan jasa Divisi Media

untuk melakukan konsultasi mengenai Placement dari iklan yang

mereka bawa, dimana Account Service sebagai media

perantaranya.

Account Service akan membuat Media Action dan

memberikannya kepada Media Planner. Media planner membuat

Media Plan yang berisi perencanaan belanja media disesuaikan

dengan budget yang dimiliki oleh client. Media Plan tersebut

akan dikirim ke Account Service untuk mendapatkan persetujuan

dari client. Apabila client menyetujui perencanaan alokasi budget

59

untuk pemasangan iklan, maka Account Service membuat Order

dan dikirimkan ke Media Buyer dan bagian Finance.

Media Buyer kemudian mengirimkan Purchase Order ke

media iklan untuk membeli space pemasangan iklan. Selanjutnya

media iklan akan menyediakan space untuk pemasangan iklan

selama kurun waktu tertentu. Media Admin menerima Invoice dari

media iklan dan memasukkannya ke dalam sistem, kemudian

dikirimkan ke bagian Finance untuk melakukan pembayaran.

Pembayaran tagihan ke media iklan dilakukan via transfer.

Berdasarkan perjanjian, space yang sudah dibeli tidak dapat dijual

lagi ke perusahaan advertising yang lain, apabila media iklan

melakukan hal tersebut maka PT. Dentsu Indonesia akan

mendapatkan bayaran ganti rugi.

Bagian Finance akan mencetak bukti penagihan (Invoice)

dan diberikan kepada client. Pembayaran tagihan dari client

dilakukan via transfer ke no rekening perusahaan, selanjutnya

client akan mengirimkan bukti transfer ke bagian Finance.

60

ACCOUNT SERVICECLIENT MEDIA PLANNER

MEDIA IKLAN

1. Placement

$

VISIO CORPORATION

FINANCE

4. Media_Plan

5. Approved_Media_Plan6a. Order

8. Invoice

11. Invoice

12. Bukti_Transfer

MEDIA ADMIN

MEDIA BUYER

2. Media_Action

7. Purchase_Order

10. Payment$

$

6b. Order

9. Invoice

3. Media_Plan

Gambar 3.5 Rich Picture Indirect Service PT Dentsu Indonesia

61

Direct Service

Direct Service merupakan jasa konsultasi yang diberikan

oleh Divisi Media langsung kepada client tanpa melalui Account

Service.

CLIENT MEDIA PLANNER

MEDIA IKLAN

1. P lacem ent

$

VISIO CORPORATION

FINANCE

2. M edia_ Pl a n

3. Approv ed_Pl a n

4 . O r d er

6. I n voice

9 . I nvoice

10. Bukt i _Tr a nsf er

MEDIA ADMIN

MEDIA BUYER

5. Purchas e_Order

8. Pa ym ent$

$

7. I n voice

Gambar 3.6 Rich Picture Direct Service PT Dentsu Indonesia

62

3.2 Arahan Strategi

Arahan strategi bisnis diperoleh dari analisa terhadap kondisi perusahaan

yang akan memberikan kumpulan arahan strategi yang mampu dilaksanakan dan

mudah dipahami oleh karyawan guna memperbaiki efektifitas strategi dan

operasional organisasi.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Strategic Planner dan Associate

Director dari PT. Dentsu Indonesia, arahan strategi perusahaan adalah sebagai

berikut :

63

Tabel 3.1 Arahan Strategi PT Dentsu Indonesia

Arahan Strategis Tujuan Metrik Bobot

Peningkatan daya

saing perusahaan.

Menjadi perusahaan

advertising agency

terdepan dan inovatif.

Meningkatkan

pendapatan perusahaan.

Tingkat loyalitas

pelanggan dan jumlah

apresiasi atas hasil

karya yang diterima

perusahaan setiap

tahunnya (Ukuran:

Jumlah Award yang

diterima minimal 1 per

tahun).

Tingkat pendapatan

perusahaan (Ukuran :

Mencapai 600 Milyar

tahun 2008).

40

20

Peningkatan efisiensi

operasional.

Mengurangi workload

administratif karyawan dan

memusatkan karyawan pada

tanggung jawab masing-

masing secara optimal

(Meningkatkan

produktivitas karyawan).

Waktu dan jumlah

sumber daya manusia

yang dialokasikan

untuk kegiatan yang

lebih bersifat analisa

(Ukuran : Penentuan

dan monitoring KPI

(Key Performance

Indicator) karyawan

minimal 3).

30

Peningkatan

kompetensi

karyawan.

Meningkatkan kualitas dan

pengetahuan karyawan.

Performa kerja dan

tingkat prestasi

karyawan (Ukurannya:

Training harus lulus

minimal nilai 85).

10

64

3.3 Analisa Kebutuhan dan Pasokan Strategis

Kebutuhan dan pasokan strategis diperoleh dari analisa terhadap arahan

strategis sebagai berikut :

Tabel 3.2 Kebutuhan dan Pasokan Strategis 1

Business Strategic

Context

Strategic Plan for the

Use of IT


Supply of IT

Strategic

Intention

Peningkatan daya saing

perusahaan.

Staf Departemen

Media dapat

menggunakan aplikasi

riset.

Mengimplementasikan

aplikasi riset yang

berbasiskan data-data

pasar yang up to date.

Strategic

Objectives

Menjadi

perusahaan

advertising agency

terdepan dan

inovatif.

Meningkatkan

pendapatan

perusahaan.

Kegiatan riset

menghasilkan

informasi yang padat

dan akurat.

Memanfaatkan

aplikasi riset untuk

mempermudah proses

analisa.

Strategic

Initiatives

Menggunakan jasa riset

dari marketing

research.

Mengubah cara

pencarian data yang

masih bersifat manual

dengan beralih ke

aplikasi riset.

Pengimplementasian

aplikasi Nielsen Media

Research yang dapat

menyajikan informasi-

informasi penting

sesuai kebutuhan

Departemen Media.

65


Business Strategic

Context


Use of IT


Supply of IT

Strategic

Intention

Peningkatan efisiensi

operasional.

Staf dapat

mengoperasikan

aplikasi administratif.

Mengimplementasikan

aplikasi administratif

untuk membantu

kinerja para staf.

Strategic

Objectives

Mengurangi workload

administratif karyawan

dan memusatkan

karyawan pada

tanggung jawab

masing-masing secara

optimal.

Aplikasi yang dapat

meningkatkan efisiensi

kerja para staf.

Memanfaatkan

aplikasi administratif

untuk mempercepat

dan mempermudah

kegiatan operasional.

Strategic

Initiatives

Otomatisasi kegiatan

administratif.

Mengubah proses

administrasi yang

masih bersifat manual

menjadi

terkomputerisasi

dengan menggunakan

aplikasi administratif.

Pengimplementasian

aplikasi Local System

dan SAP Finance serta

pengembangan proyek

Data Binding

Verification yang

dapat mengurangi

administrasi manual

dan memperbaiki

prosesnya.

66


Business Strategic

Context


Use of IT


Supply of IT

Strategic

Intention

Peningkatan

kompetensi karyawan.

Pemanfaatan aplikasi

knowledge untuk staf

Departemen Media.

Pengembangan

aplikasi knowledge

yang menampung

informasi-informasi

yang dibutuhkan oleh

staf Departemen

Media.

Strategic

Objectives

Meningkatkan kualitas

dan pengetahuan

karyawan.

Aplikasi yang

menampung

knowledge dari staf

Departemen Media dan

mendukung

pendistribusian

knowledge tersebut.

Memanfaatkan

aplikasi untuk

mendistribusikan dan

menjamin eksistensi

knowledge dalam

mendukung proses

bisnis perusahaan.

Strategic

Initiatives

Meningkatkan

knowledge dari setiap

staf yang dapat

mendukung

peningkatan kinerja.

Aplikasi yang dapat

meningkatkan

kemampuan setiap

individu serta kualitas

hasil kerja mereka

Pengimplementasian

aplikasi Knowledge

Management System

pada Departemen

Media.

3.4 Portfolio Investasi Sistem dan Teknologi Informasi (SI dan TI) yang sedang

berjalan dan Proyek SI dan TI

Penggunaan portfolio didasarkan pada aplikasi yang sedang berjalan dan

rencana proyek yang akan datang.

67

3.4.1. Lights-On Portfolio

Lights-On Portfolio meliputi portfolio aplikasi, infrastruktur, service dan

manajemen. Nilai-nilai dari portfolio diperoleh dari kuesioner yang telah diisi

oleh para user yang menggunakan aplikasi Lights-On.

3.4.1.1 Lights-On

Lights-on adalah aktivitas operasional teknologi informasi yang

sedang berjalan. Lights-on yang ada di PT. Dentsu Indonesia meliputi :

1. SAP Finance

Tujuan awal : untuk mengintegrasikan data keuangan di PT.

Dentsu Indonesia dengan data keuangan di PT. Dentsu Jepang

(pusat).

Manfaat : Integritas data.

Fungsi :

- Menyimpan dan memproses segala bentuk transaksi

pembayaran dari client.

- Memproses transaksi pembayaran ke supplier/ vendor.

Biaya : Rp 5.580.000.000,-

Departemen yang menggunakan : Departemen Keuangan.

2. Local System

Tujuan awal :

- Mencakup semua kegiatan operasional dengan data elektronik

- Mengarah paperless office

68

Manfaat :

- Integritas data, komunikasi dan distribusi

- Fleksibilitas, produktivitas

- Keamanan data

Fungsi :

- Menyimpan data transaksi yang meliputi job request,

purchase order, job bag, invoice, quotation dll

- Membuat laporan yang dibutuhkan

Biaya : Rp 200.000.000,-

Departemen yang menggunakan : Departemen Account Service,

Media, Traffic dan Production.

3. Nielsen Media Reserach

Tujuan awal : pada awalnya staf media di PT. Dentsu Indonesia

melakukan riset data-data secara manual yang mana sangat

memakan waktu, tenaga dan biaya. Untuk meningkatkan

kemampuan bersaing, maka pihak manajemen memutuskan

untuk menggunakan jasa marketing research melalui

implementasi Nielsen Media Research.

Manfaat :

- Penyediaan informasi yang lengkap dan akurat berkaitan

dengan dunia periklanan mulai dari customer, pesaing hingga

ke vendor atau supplier.

- Analisa rencana pesaing bisnis.

69

Fungsi : PT. Dentsu menggunakan empat buah modul dari Nielsen

Media Research yang meliputi IMS, Arianna, Radio Advisor dan

Ad Quest dengan fungsi sebagai berikut :

- IMS : modul ini berfungsi untuk menyediakan informasi

sebagai hasil riset dari pola nonton audiens secara umum.

- Arianna : modul ini berfungsi untuk menyediakan informasi

sebagai hasil riset dari pola nonton audiens televisi. Selain itu

modul ini juga dapat menyediakan informasi-informasi

mengenai rating acara-acara yang ditayangkan di berbagai

stasiun televisi.

- Radio Advisor : modul ini berfungsi untuk menyediakan

informasi sebagai hasil riset dari kebiasaan audiens dalam

mendengar radio.

- Ad Quest : modul ini berfungsi menyediakan informasi

tentang data pengeluaran iklan perusahaan-perusahaan

pesaing.

Biaya :

Tabel 3.5 Pembiayaan untuk Aplikasi Nielsen Media Research

No Keterangan Biaya

1. IMS Rp 30.000.000,-

2. Arianna Rp 54.000.000,-

3. Radio Advisor Rp 12.400.000,-

4. Ad Quest Rp 30.200.000,-

Total Biaya Rp 126.600.000,-

70

Departemen yang menggunakan : Depertemen Media.

4. Server

Server terdiri dari Domain Server(2), Web Server, Mail Server,

Media Server, dan FTP Server.

Tujuan awal : server digunakan untuk menyimpan data dari semua

aktivitas user dan memudahkan akses data oleh banyak user

dalam waktu yang bersamaan.

Manfaat :

- Kemudahan dan kecepatan dalam mengakses data bagi user

- Menjamin keamanan data

Fungsi : melakukan back-up data sehingga apabila terjadi

kerusakan pada PC personal maka data tidak akan hilang.

Biaya :

Tabel 3.6 Pembiayaan untuk Server

No Keterangan Biaya

1. Domain Server : 2 buah * Rp 65.100.000,- Rp 130.200.000,-

2. Web Server Rp 8.000.000,-

3. Mail Server Rp 8.000.000,-

4. Media Server Rp 46.500.000,-

5. FTP Server Rp 8.000.000,-


Departemen yang menggunakan : semua departemen

71

5. Networking (internet connection)

Tujuan awal : untuk mengintegrasikan modul aplikasi yang

digunakan oleh semua departemen dalam perusahaan dengan

menggunakan LAN dan mendukung kinerja media komunikasi

seperti mail server.

Manfaat :

- Kemudahan komunikasi dan kolaborasi antar staf

- Proses pengiriman data dan informasi yang cepat

- Penghematan waktu dan tenaga

Fungsi :

- Untuk mengirim dan mengakses data

- Media komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal

Biaya :

Tabel 3.7 Pembiayaan untuk Infrastruktur Networking (Internet Connection)

No Keterangan Biaya

1. Internet Connection :

- IP VPN :

- Normal Internet Usage :

Rp 240.000.000,-

Rp 240.000.000,-

2. Domain dentsu.co.id Rp 110.000,-

3. Hosting dentsu.co.id Rp 750.000,-


Departemen yang menggunakan : semua departemen.

72

6. PC Client, printer, scanner, UPS, networking devices

Tujuan awal : untuk mendukung kinerja semua aplikasi dan

sistem dalam perusahaan.

Manfaat :

- Peningkatan efisiensi dan efektivitas

- Menunjang kegiatan operasional

Fungsi :

- Meng-input data

- Mencetak laporan dan hasil rancangan tim kreatif

- Melakukan scan gambar

Biaya :

Tabel 3.8 Pembiayaan untuk Infrastruktur PC Client, printer, scanner, UPS,

networking devices

No Keterangan Biaya

1. PC Client : 135 buah * Rp 5.000.000,- Rp 675.000.000,-

2. Mac Desktop: 30 buah * 20.000.000,- Rp 600.000.000,-

3. Notebook Toshiba : 10 buah * 15.000.000,- Rp 150.000.000,-

4. Notebook Mac : 5 buah * Rp 18.600.000,- Rp 93.000.000,-

5. UPS : 6 buah * Rp 7.000.000 Rp 42.000.000,-

6. Scanner : 5 buah * Rp 1.000.000,- Rp 5.000.000,-

7. Networking devices Rp 150.000.000,-

8. Printer :

Laser Color : 4 buah * Rp 70.000.000,-

Laser Mono : 11 buah * Rp 3.000.000,-

Inkjet : 20 buah * Rp 3.000.000,-

Dotmatriks : 30 buah * Rp 1.600.000,-

Rp 280.000.000,-

Rp 33.000.000,-

Rp 60.000.000,-

Rp 48.000.000,-

Total Biaya Rp 2.136.000.000,-

73


7. License

License yang digunakan pada PT. Dentsu Indonesia mencakup SAP

License, Nielsen Media Research License, Windows Microsoft

License, Mail Server License dan Symantec Antivirus License.

Tujuan awal : mendukung kelancaran penggunaan aplikasi.

Manfaat : mendukung kelancaran penggunaan aplikasi.

Fungsi : sebagai jaminan legal terhadap penggunaan suatu aplikasi

Biaya :

Tabel 3.9 Pembiayaan untuk Infrastruktur License

No Keterangan Biaya

1. SAP Finance License Rp 2.790.000.000,-

2. Nielsen Media Research License Rp 443.100.000,-

3. Mail Server License Rp 17.530.000,-

4. Windows XP Pro English Intl CD

w/SP2 : 130 buah * Rp

2.641.200,-

Rp 343.356.000,-

5. Windows Server Std 2003 R2 OLP

NL : 5 buah * Rp 5.509.227,-

Rp 27.546.135,-

6. Windows Server Cal 2003 Eng

OLP NL : 185 buah * Rp

220.875,-

Rp 40.861.875,-

7. Windows Server Std 2003 R2

English Disk Kit

Rp 241.800,-

8. SQL Server Std Ed OLP NL – 1

Proc

Rp 44.000.160,-

9. SQL Server Std Ed 2005 CD Kit Rp 241.800,-

74

10. ISA Server Std Ed 2006 OLP NL –

1 Proc

Rp 9.931.377,-

11. ISA Server Std Ed 2006 OLP MVL

CD Kit

Rp 241.800,-

12. Office Professional Plus 2007

Eng OLP NL : 53 buah * Rp

3.589.800,-

Rp 190.259.400,-

13. Office Professional Plus 2007

Eng MVL CD Kit

Rp 232.500,-

14. Symantec Antivirus Corp Ed 10.2

Node BNDL STD LIC Express

BAND N BASIC 12 Mo D : 150

buah * Rp 232.500,-

Rp 34.875.000,-

15. Symantec Antivirus Corp Ed 10.2

CD Kit

Rp 227.850,-



8. Maintainance and Service infrastructure

Tujuan awal : untuk menjaga taraf fungsionalitas aplikasi dan

hardware dalam mendukung semua aktivitas-aktivitas user.

Manfaat : memberikan kenyamanan user dalam bekerja.

Fungsi :

- Melakukan pemeliharaan terhadap aplikasi dan hardware

secara berkala

- Mengecek dan mengevaluasi kinerja sistem

- Menanggapi keluhan user tentang sistem dan kebutuhan

hardware serta mengambil tindak lanjut

75

Biaya :

Tabel 3.10 Pembiayaan untuk Maintainance and Service infrastructure

No Keterangan Biaya

1. Local System Maintainance Rp 7.000.000,-

2. Nielsen Media Research Maintainance Rp 30.000.000,-

3. SAP Finance Maintainance Rp 930.000.000,-

4. Service Infrastructure Rp 350.000.000,-



9. Training

PT. Dentsu Indonesia memberikan pelatihan mengenai sistem kepada

semua user yang nantinya akan terlibat dalam penggunaan aplikasi.

Pelatihan ini mencakup SAP Finance Training, Local System

Training dan Nielsen Media Research Training.

Tujuan awal : untuk mengantisipasi timbulnya penolakan dari user

karena kesulitan untuk mengoperasikan fungsi dari aplikasi-

aplikasi baru yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis

perusahaan.

Manfaat :

- Mengembangkan potensi kerja karyawan

- Menambah pengetahuan dan ketrampilan karyawan

Fungsi : Mendidik user dalam menggunakan aplikasi.

76

Biaya :

Tabel 3.11 Pembiayaan untuk Training

No Keterangan Biaya

1. Training Local System Rp 5.000.000,-

2. Training Nielsen Media Research Rp 13.000.000,-

3. Training SAP Finance Rp 65.100.000,-



10. Consulting

Kegiatan consulting ini terdiri dari SAP Consulting dan Nielsen

Media Consulting.

Tujuan awal : mengkaji masalah atau kendala yang dihadapi user

selama menggunakan aplikasi tertentu dengan pihak vendor atau

konsultan sehingga masalah-masalah tersebut dapat diatasi

secepatnya dan tidak mengganggu kinerja user.

Manfaat : memberikan pemahaman yang lebih baik kepada para

user mengenai aplikasi dan cara pengoperasiannya dalam

meningkatkan proses bisnis.

Fungsi : Menyediakan solusi bagi user untuk masalah-masalah

yang terkait dengan penggunaan aplikasi.

Biaya :

Tabel 3.12 Pembiayaan untuk Consulting

No Keterangan Biaya

1. SAP Finance Consulting Rp 11.160.000,-

2. Nielsen Media Research Consulting Rp 20.000.000,-



77

3.4.1.2 Portfolio Aplikasi

Penggunaan aplikasi pada PT. Dentsu Indonesia meliputi SAP

Finance, Local System dan Nielsen Media Research.

Tabel 3.13 Penyelarasan Arahan Strategi dengan Aplikasi berjalan (Lights-on)

40 20 30 10

Unw

eigh

tTot

al

Wei

ghte

dTo

tal

Aplikasi(Skor 1-5) W

eigh

t

Men

jadi

peru

saha

anad

verti

sing

agen

cyte

rdep

anda

nin

ovat

if

Men

ingk

atka

npe

ndap

atan

peru

saha

an

Peni

ngka

tan

efis

iens

iope

rasi

onal

Peni

ngka

tan

kom

pete

nsik

arya

wan

SAP Finance 20 3 3 4 3 13 260

Local System 20 4 4 4 3 15 300

IMS 15 5 5 4 4 18 270

Arianna 20 5 5 4 3 17 340

Radio Advisor 5 4 4 4 3 15 75

Ad Quest 20 4 4 4 3 15 300

Unweight Total 25 25 23 18

Weighted Total 1000 500 690 180

78

Tabel 3.14 Portfolio Aplikasi

Portfolio Aplikasi

Apl

ikas

i

Uni

tKer

ja

Biay

a(J

uta

Rup

iah)

Nila

iPen

yela

rasa

n

Ting

katL

ayan

an

Kua

litas

Inte

nsita

spe

nggu

naK

eter

gant

unga

n

Brea

dth

SAP Finance Bagian Finance 5580 3 3 3 2 2Local System Bagian HRD,

Finance dan Account Service

200 3 4 4 4 4

Nielsen Media Research

Bagian Media 126.6 3 4 4 4 3

IMS Bagian Media 30 3 4 5 4 3Arianna Bagian Media 54 3 4 4 4 3

Radio Advisor Bagian Media 12.4 1 4 4 4 3Ad Quest Bagian Media 30.2 3 4 4 4 3

3.4.1.3 Portfolio Infrastruktur

Infrastruktur berjalan yang digunakan dalam PT. Dentsu

Indonesia meliputi server, networking (LAN, internet connection),

hardware (PC Client, printer, scanner, UPS, networking devices) dan

license.

79

Tabel 3.15 Penyelarasan Arahan Strategi dengan Infrastruktur

40 20 30 10

Unw

eigh

tTot

al

Wei

ghte

dTo

tal

Infrastruktur(Skor = 1-5) W

eigh

t

Men

jadi

peru

saha

anad

verti

sing

agen

cyte

rdep

anda

nin

ovat

if

Men

ingk

atka

npe

ndap

atan

peru

saha

an

Peni

ngka

tan

efis

iens

iope

rasi

onal

Peni

ngka

tan

kom

pete

nsik

arya

wan

Server 20 3 3 3 3 12 240Networking (internet connection) 15 4 4 4 3 15 225

PC Client, printer, scanner, UPS, networking devices

20 4 4 4 3 15 300

SAP Finance License 15 3 3 3 2 11 165Nielsen Media Research License 15 4 4 3 3 14 211

Windows Microsoft License 5 3 3 3 3 12 60

Mail Server License 5 3 3 3 3 12 60Symantec Antivirus License 5 3 3 3 3 12 60



80

Tabel 3.16 Portfolio Infrastruktur

Portfolio Infrastruktur

Infr

astr

uktu

r

Uni

tKer

ja

Biay

a(J

uta

Rup

iah)

Nila

iPen

yela

rasa

n

Ting

katL

ayan

an

Kua

litas

Inte

nsita

spe

nggu

naK

eter

gant

unga

n

Brea

dth

Server Bagian Account Service, Finance, HRD, Media dan MIS

200.7 2 4 4 5 4

Networking (internet connection)

Bagian Account Service, Finance, HRD, Media dan MIS

480.86 2 4 4 5 4

PC Client, printer, scanner, UPS, networking devices


2136 3 3 3 4 4

SAP Finance License Bagian Finance 2790 2 3 3 3 3Nielsen Media Research License

Bagian Media 443.1 2 3 3 3 3

Windows Microsoft License


656.912847 1 3 3 3 3

Mail Server License Bagian Account Service, Finance, HRD, Media dan MIS

17.53 1 3 3 4 3

Symantec Antivirus License


35.10285 1 3 3 3 3

81

3.4.1.4 Portfolio Service

Bentuk service yang disediakan untuk menunjang user di PT.

Dentsu Indonesia meliputi Local System Maintanance, Nielsen Media

Research Maintainance, SAP Maintainance dan Service Infrastructure.

Tabel 3.17 Penyelarasan Arahan Strategi dengan Service

40 20 30 10

Service(Skor = 1-5) W

eigh

t

Men

jadi

peru

saha

anad

verti

sing

agen

cyte

rdep

anda

nin

ovat

if

Men

ingk

atka

npe

ndap

atan

peru

saha

an

Peni

ngka

tan

efis

iens

iope

rasi

onal

Peni

ngka

tan

kom

pete

nsik

arya

wan

Unw

eigh

tTot

al

Wei

ghte

dTo

tal

Local System Maintainance 25 3 3 4 3 13 325

Nielsen Media Research Maintainance 25 3 3 3 3 12 300

SAP FinanceMaintainance 25 2 2 2 2 8 200

Service Infrastructure 25 3 3 3 3 12 300



82

Tabel 3.18 Portfolio Service

Portfolio Service

Serv

ice

Uni

tKer

ja

Biay

a(J

uta

Rup

iah)

Nila

iPen

yela

rasa

n

Ting

katL

ayan

an

Kua

litas

Inte

nsita

spe

nggu

naK

eter

gant

unga

n

Brea

dth

Local SystemMaintanance

Bagian Account Service, Finance, HRD dan Media

7 3 3 4 3 3

Nielsen Media Research Maintainance

Bagian Media 30 3 3 3 3 3

SAP Finance Maintainance

Bagian Finance 930 2 2 2 2 2

Service Infrastructure Bagian Account Service, Finance, HRD, Media dan MIS

350 3 3 4 3 3

3.4.1.5 Portfolio Manajemen

Manajemen dalam mendukung aplikasi berjalan di PT. Dentsu

Indonesia meliputi Training SAP Finance, SAP Finance Consulting,

Training Local System, Training Nielsen Media Research dan Nielsen

Media Research Consulting.

83

Tabel 3.19 Penyelarasan Arahan Strategi dengan Management

40 20 30 10

Manajemen(Skor = 1-5) W

eigh

t

Men

jadi

peru

saha

anad

verti

sing

agen

cyte

rdep

anda

nin

ovat

if

Men

ingk

atka

npe

ndap

atan

peru

saha

an

Peni

ngka

tan

efis

iens

iope

rasi

onal

Peni

ngka

tan

kom

pete

nsik

arya

wan

Unw

eigh

tTot

al

Wei

ghte

dTo

tal

Training SAP Finance 25 3 3 3 3 12 300

SAP Finance Consulting 15 3 3 2 2 10 150

Training Local System 20 3 3 4 4 14 280Training Nielsen Media Research 25 4 4 4 4 16 400

Nielsen Media Research Consulting 15 4 4 3 3 14 210



84

Tabel 3.20 Portfolio Manajemen

Portfolio Manajemen

Man

ajem

en

Uni

tKer

ja

Biay

a(J

uta

Rup

iah)

Nila

iPen

yela

rasa

n

Ting

katL

ayan

an

Kua

litas

Inte

nsita

spe

nggu

naK

eter

gant

unga

n

Brea

dth

Training SAP Finance Bagian Finance 65.1 3 1 2 2 2SAP Finance Consulting

Bagian Finance 11.16 2 1 1 2 2

Training Local System Bagian Account Service, Finance, HRD dan Media

5 3 3 3 4 4

Training Nielsen Media Research


Nielsen Media Research Consulting


3.4.2 Business Value Scorecard dan Portfolio Proyek

Business Value Scorecard digunakan untuk mengukur dampak dari

rencana-rencana proyek terhadap arahan strategi perusahaan. Portfolio proyek

digunakan untuk mengetahui nilai dampak, resiko serta jumlah biaya dari

masing-masing proyek.

85

Business Value Scorecard untuk Knowledge Management System

Tabel 3.21 Business Value Scorecard untuk Knowledge Management System

40 20 30 10

Men

jadi

peru

saha

anad

verti

sing

agen

cyte

rdep

anda

nin

ovat

if

Men

ingk

atka

npe

ndap

atan

peru

saha

an

Men

gura

ngi

wor

kloa

dad

min

istra

tifka

ryaw

anda

nm

emus

atka

nka

ryaw

anpa

data

nggu

ngja

wab

mas

ing-

mas

ing

seca

raop

timal

Men

ingk

atka

nku

alita

sdan

peng

etah

uan

kary

awan

User 1 Associate Director Media 4 4 4 4

User 2 Staf Media 3 3 4 4


User 4 Associate Director MIS 3 3 3 4

User 5 Staf MIS 5 5 4 5

User 6 Staf Creative 4 2 3 4

User 7 Staf Production 4 3 3 4

User 8 Staf Keuangan 4 4 4 4

User 9 Staf Account Service 4 4 3 5

User 10 Staf HRD 4 2 3 5

Total 38 33 35 42

Rata-rata 3.8 3.3 3.5 4.2

Skor 152 66 105 42 365

86

Nilai resiko terdiri atas :

Resiko proyek dan organisasi = 6

Ketidakpastian pendefinisian = 7

Ketidakpastian Teknis = 7

Resiko Infrastruktur SI = 6

Resiko teknis TI = 6

Resiko Investasi = 3

Resiko Manajemen proyek = 6

Jumlah Nilai resiko adalah 6 + 7 + 7 + 6 + 6 + 3 + 6 = 41

87

Business Value Scorecard untuk Data Binding Verification

Tabel 3.22 Business Value Scorecard untuk Data Binding Verification

40 20 30 10

Men

jadi

peru

saha

anad

verti

sing

agen

cyte

rdep

anda

nin

ovat

if

Men

ingk

atka

npe

ndap

atan

peru

saha

an

Men

gura

ngi

wor

kloa

dad

min

istra

tifka

ryaw

anda

nm

emus

atka

nka

ryaw

anpa

data

nggu

ngja

wab

mas

ing-

mas

ing

seca

raop

timal

Men

ingk

atka

nku

alita

sdan

peng

etah

uan

kary

awan

User 1Associate Director Media

4 4 5 4



User 4 Associate Director MIS 4 4 5 3

User 5 Staf MIS 3 3 4 3

User 6 Staf Creative 2 3 4 2

User 7 Staf Production 3 3 5 2

User 8 Staf Keuangan 3 3 4 2

User 9 Staf Account Service 3 3 4 3

User 10 Staf HRD 3 4 4 3

Total 31 34 43 28

Rata-rata 3.1 3.4 4.3 2.8

Skor 124 68 129 28 349

88

Nilai resiko terdiri atas :

Resiko proyek dan organisasi = 7

Ketidakpastian pendefinisian = 7

Ketidakpastian Teknis = 6

Resiko Infrastruktur SI = 8

Resiko teknis TI = 6

Resiko Investasi = 6

Resiko Manajemen proyek = 6

Jumlah Nilai resiko adalah 7 + 7 + 6 + 8 + 6 + 6 + 6 = 46

3.4.2.3 Portfolio Proyek

Portfolio proyek berikut ini memuat rencana proyek dari PT.

Dentsu Indonesia yaitu proyek Knowledge Management System dan

proyek Data Binding Verification.

Tabel 3.23 Portfolio Proyek

Portfolio Proyek

Nama Proyek

Dam

pak

Res

iko

Biay

a(j

uta

rupi

ah)

Portfolio

Knowledge

Management System

365 41 53.7 Factory

Data Binding

Verification

349 46 32.5 Factory

89

Proyek Knowledge Management System dan Data Binding

Verification termasuk dalam kategori portfolio Factory karena

merupakan investasi yang memungkinkan perusahaan untuk tetap

beroperasi dimana investasi ini bertujuan untuk mengurangi biaya,

menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan memiliki tingkat

resiko yang rendah.

3.5 Management Agenda

Pertanyaan-pertanyaan yang dicantumkan di dalam manajemen agenda

berikut merupakan pertanyaan-pertanyaan yang akan memperlihatkan sejumlah

kelemahan proses perencanaan teknologi informasi (TI) yang sedang berjalan

dengan apa yang harus dilakukan.

90

Tabel 3.24 Management Agenda - Menentukan Sasaran

Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak Bila tidak, apa rencana untuk membetulkannya?

Apakah rencana bisnis dan TI sepenuhnya terkait dan terpadu?

Ya

Apakah TI mampu berinovasi memberikan dampak pada rencana bisnis dan mengajukan usulan baru?

Ya

Apakah investasi TI diprioritaskan pada strategi bisnis?

Ya

Apakah seluruh pengeluaran TI (pengembangan, operasi, perawatan, dan layanan) selaras dengan strategi bisnis?

Ya

Apakah bisnis TI dan kinerja teknis terlacak?

Ya

Apakah bisnis dan manajemen TI secara konsisten melaksanakan proses manajemen yang memperbaiki kontribusiTI pada kinerja bisnis lapisan bawah?

Ya

Apakah proses perencanaan dan manajemen fokus pada keseluruhan pengeluaran TI baik operasional maupun proyek?

Ya

Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen?

Ya

91

Tabel 3.25 Management Agenda - Bertanya dengan Pertanyaan yang Tepat


RIGHT DECISION

Apakah investasi TI sudah pada tempat yang tepat?

Ya

Apakah kita tahu apa yang akan kita hasilkan?

Ya

Apakah dapat menghilangkan biaya TI yang tidak perlu?

Ya

Apakah dapat menggunakan biaya yang sudah dikeluarkan untuk mendukung proyek yang lain?

Ya

RIGHT ACTION

Dapatkah mengurangi biaya dari kegiatan yang kinerjanya buruk?

Tidak Meningkatkan kegiatan yang kinerjanya buruk sehingga biaya yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat yang didapat.

Dapatkan kita mengubah strategi bisnis kita pada tindakan TI yang akan menghasilkan hasil yang tepat?

Ya

RIGHT RESULT

Apakah kita akan mendapatkan hasil dan nilai yang cukup dari semua sumber daya operasional?

Ya

Dapatkah kita mengontrol secara efektif biaya TI?

Ya

92

Tabel 3.26 Management Agenda - Menghubungkan dengan Lapisan Bawah


Apakah kita tahu arahan strategi? YaApakah TI dapat memberi contoh dukungan kepada arahan strategi?

Ya

Apakah seluruh biaya TI (pengembangan, operasi, perawatan, layanan) sudah selaras dengan arahan strategis?

Tidak Mengalokasikan biaya TI untuk pengembangan, operasi, perawatan, dan layanan sesuai dengan arahan strategis yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Apakah TI dapat mengurangi pengeluaran yang tidak diperlukan?

Ya

Apakah kita dapat mengevaluasi anggaran operasional berdasarkan arahan strategi?

Ya

Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen?

Ya

Apakah investasi TI diprioritaskan berdasarkan arahan strategi?

Ya

Tabel 3.27 Management Agenda – Memahami Biaya dan Sumber Daya


Apakah ada pengelolaan pada proyek pengembangan dan peningkatan sebagai portfolio proyek?

Ya

Adakah analisis biaya operasional dari sudut pandang portfolio?

Tidak Analisa biaya operasional dengan portfolio.

Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh penyelarasan strategi?

Tidak Membuat penaksiran kegiatan operasional sesuai dengan strategi perusahaan.

Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh kualitas atau tingkat layanan?

Ya

Apakah diketahui seberapa besar investasi TI untuk layanan? Untuk manajemen?

Ya

Adakah strategi investasi pada aplikasi yang ada?

Ya

Bila kita saat ini menerapkan portfolio, apakah kita mampu merawat informasi secara akurat?

Ya

93

Tabel 3.28 Management Agenda - Fokus Pada Sesuatu yang Benar


Apakah proses pelaksanaan dan manajemen perusahaan menghasilkan arahan strategi secara tegas dan mampu untuk dilaksanakan?

Ya

Apakah semua tindakan TI dan biaya didorong oleh arahan strategi bisnis?

Ya

Apakah kegiatan TI dan rencana penggunaan sumber daya diprioritaskan, dilaksanakan dan diukur berdasarkan hubungan mereka dan kontribusinya pada hasil bisnis?

Ya

Apakah sumberdaya – baik pengeluaran operasional dan investasi baru –dialokasikan dan dianggarkan secara tegas terkait dengan arahan strategis?

Ya

Apakah peranan manajer jelas terdefinisi untuk menjamin partisipasi wajar dan menghindari ketiadaan hubungan yang tercipta akibat budaya yang ada?Apakah semua kegiatan TI dan pengeluaran organisasi pada sumber daya dan proses portfolio ditujukan untuk penilaian dampak, pengelolaan kinerja, penilaian tingkat kualitas dan layanan dan kesepakatan sumber daya?

Ya

Apakah proses perencanaan, prioritasasi, pengukuran dikombinasikan untuk mendukung tindakan strategi dengan kemampuan untuk bereaksi atas kejadian yang tak terduga dan perubahan bisnis?

Ya

94

Tabel 3.29 Management Agenda - Mengadopsi Proses yang Efektif Untuk Menghasilkan Tindakan


Perencanaan kebutuhan/pasokan –apakah perusahaan meningkatkan dampak strategis dan operasional pada investasi TI-nya?

Ya

Inovasi – apakah perusahaan punya inovasi yang bagus melalui TI pada produk, proses dan kinerja?

Ya

Prioritasasi – apakah perusahaan memilih investasi yang bernilai tinggi?

Ya

Penyelarasan – apakah perusahaan mendapat peningkatan dari kegiatan TI-nya?

Ya

Pengukuran kinerja – apakah penggunaan pengukuran kinerja mengarah pada perbaikan kinerja TI maupun bisnis?

Ya

Pengelolaan budaya – apakah perusahaan mampu untuk mengoptimalkan kontribusi TI pada kinerja bisnis?

Ya

Manajemen portfolio – apakah semua investasi TI dan sumber daya berkontribusi pada kinerja bisnis?

Ya

Pengelolaan dampak TI – apakah pemanfaatan aplikasi yang efektif pada praktek NIE di semua area bisnis telah meningkatkan pendapatan pada TI?

Ya

95

Tabel 3.30 Management Agenda - Menangani Masalah-Masalah yang Umum Terjadi Pada Praktek

Pertanyaan Manajemen Ya/Tidak Bila Ya, apa rencana untuk membetulkannya?

Apakah terdapat masalah umum pada ketiadaan hubungan dari proses?

Ya Optimalisasi SAP Finance

Apakah terdapat masalah umum dari pola pikir lama dan harapan-harapan kosong?

Ya Sosialisasi secara menyeluruh serta membentuk tim yang bertanggung jawab atas investasi SI/TI yang baru.

Apakah budaya kita merintangi manajer bisnis dan TI untuk mereka bekerja sama?

Tidak

Sanggupkah proses pengelolaan TI bekerja baik dengan proses manajemen perusahaan seperti menganggarkan?

Ya Membuat laporan-laporan yang menunjukkan peningkatan kinerja perusahaan yang dihasilkan atas implementasi SI dan TI pada perusahaan.

Apakah manajer mengharapkan sesuatu yang salah?

Tidak

Apakah manajer bisnis demikian nyaman dengan cara mereka bekerja sekarang dan akan menolak bila ada setiap perubahan yang signifikan?

Tidak

Dapatkah manajer bisnis bersuara bulat tentang kebutuhan mereka dan apa yang harus dilakukan TI untuk memuaskan mereka?

Ya Bekerja sama dalam perencanaan demand/supply,

96

Tabel 3.31 Management Agenda - Membuat Keputusan yang Jitu


Apakah kasus bisnis yang digunakan mencerminkan dukungan pada arahan strategis bisnis?

Ya

Apakah proses prioritasasi saat ini berdasarkan arahan strategis bisnis?

Ya

Apakah tim manajemen paham keseluruhan portfolio pengembangan aplikasi?

Ya

Apakah kita memeriksa dengan seksama siklus anggaran operasional dan membuang komponen yang kinerjanya buruk?

Ya

Apakah kita punya strategi investasi yang tepat untuk anggaran operasional?

Tidak Penilaian dan analisis porfolio untuk perencanaan strategi investasi.

Apakah kita paham dengan biaya-biaya pada anggaran operasional?

Ya

Apakah seluruh pihak terkait berpartisipasi dalam prioritasasi?

Tidak Membuat suatu perencanaan prioritasasi beserta dengan tim yang bertanggung jawab terhadap perencanaan tersebut.

Apakah seluruh pihak terkait berpartisipasi saat menaksir anggaran operasional?

Tidak Membuat taksiran anggaran operasional dengan melibatkan pihak manajemen dan departemen MIS.

Apakah faktor resiko secara formal ditaksir pada prioritasasi proyek?

Ya

Apakah arsitektur perusahaan menyediakan input pada prioritasasi?

Ya

97

Tabel 3.32 Management Agenda - Perencanaan untuk Mendapatkan Hasil yang Benar


Apakah perencanaan bisnis dan TI dikerjakan bersamaan?

Ya

Apakah perencanaan bisnis secara nyata memperhatikan inovasi TI sebagai input dan konsekuensi TI sebagai output?

Ya

Apakah perencanaan TI nyata diperhatikan dan didorong oleh arahan strategis bisnis?

Ya

Tim manajemen senior meminta kegiatan TI langsung mendukung strategi bisnis dan juga arahan strategi lainnya serta adanya keterkaitan ke dua jenis perencanaan ini. Tim mendorong hal ini dan berusaha untuk meningkatkannya.

Ya

Karena perencanaan terkait maka investasi TI fokus pada strategi bisnis yang penting.

Ya

Strategi bisnis bergantung pada kontribusi TI saat strategi tadi dilakukan. Tim manajemen senior memperhatikan implikasi TI pada strategi bisnisnya.

Ya

Rencana-rencana manajer TI berdasarkan strategi bisnis.

Ya

Organisasi TI dikenal di industri sebagai kontributor penting pada strategi perusahaan dan operasional yang unggul.

Ya

Inovasi bisnis diperhatikan, terjadi dan berdasar peluang TI yang baru.

Ya

Peluang TI yang baru diterjemahkan pada kehiatan bisnis yang mungkin dilakukan dan arahan strategi serta diperhatikan secara serius oleh manajemen.

Ya

Peluang TI diajukan dan diperhatikan dengan tujuan untuk mendukung arahan strategis yang ada.

Ya

Harapan manajemen sebagai bagian dari tugas adalah mengembangkan gagasan baru sebagaimana layaknya dilakukan pada bisnis.

Ya

Rencana bisnis fokus pada inovasi dan secara berkesinambungan diperbaharui melalui gagasan-gagasan baru.

Ya

98

Tabel 3.33 Management Agenda – Menjaga Angka Kinerja


Informasi portfolio secara aktif digunakan di semua tingkatan manajemen TI. Informasi portfolio mencakup pengukuran biaya tahunan, tingkat layanan, kualitas, intensitas dan kategori penggunaan.

Ya

Keputusan alokasi sumber daya dan prioritas proyek secara berkala ditinjau ulang diantara daur anggaran.

Ya

Pengukuran kinerja TI dikaitkan pada dampak bisnis menggunakan kaitan sebab-akibat dan taksiran penyelarasan.

Ya

Pertanggungjawaban dari pengelolaan yang dijalankan terhadap pengukuran kinerja TI terdefinisi dengan jelas.

Ya

Penjejakan kinerja TI terjadi secara berkala melalui proses pengukuran yang terdokumentasi dimana pelatihan dan dukungan tersedia.

Ya

Manajemen telah membuat kesepakatan pada satu atau lebih proses model kematangan TI.

Ya

Manajemen TI mampu menjawab pertanyaan: apakah kita mengerjakan sesuatu yang benar?

Ya

Manajemen TI mampu menjawab pertanyaan: apakah kita mengerjakan sesuatu dengan benar?

Ya

Orientasi bisnis mengukur tingkat layanan dan kualitas telah tersedia.

Ya

99

Tabel 3.34 Management Agenda – Berhubungan Dengan Budaya


Budaya manajemen mendukung proses perencanaan bisnis dan TI secara penuh terkait dan terpadu.

Tidak Sosialisasi IT yang menyeluruh terhadap semua departemen yang terlibat dalam penggunaan IT.

Budaya manajemen mendukung TI untuk menciptakan inovasi yang merupakan dampak rencana bisnis dan hasil dari strategi bisnis baru dan cara yang lebih baik untuk mengimplementasikan strategi yang ada.

Ya

Manajer bisnis dan TI dapat bekerja sama sehingga investasi TI diprioritaskan sebab terkait dengan strategi bisnis.

Ya

Keseluruhan pengeluaran TI, termasuk pengembangan, operasi, perawatan, layanan selaras dengan strategi bisnis.

Ya

Pengukuran kinerja adalah bagian dari budaya perusahaan sehingga bisnis TI dan kinerja teknis dapat diketahui.

Ya

Tim manajemen bisnis dan TI dapat bekerja sama secara konsisten dalam melakukan proses manajemen yang akan meningkatkan kontribusi TI pada kinerja lapisan bawah unit bisnis.

Ya

Manajer bisnis dapat berpartisipasi dalam perencanaan dan proses manajemen yang berfokus kepada keseluruhan investasi TI baik operasional maupun proyek.

Ya

Manajer bisnis dan TI secara efektif berpartisipasi dalam proses manajemen

Ya

bab 3 data dan analisis 3.1 riwayat perusahaan 3.1.1 ...thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-1-00320-si...

Documents