53

BAB 3

GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PADA PT. TELESINDO SHOP

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Latar Belakang dan Sejarah PT. Telesindo Shop

Cikal bakal perusahaan yang dimulai sejak 1992 dengan nama PT. Setia Utama

Telesindo, PT. Telesindo Shop didirikan pada 8 Mei 2001 melalui keputusan

pemerintah dengan nomor SIUP (Surat Izin Usaha Perusahaan) 1489/09-

03/SIUP/PK/VIII/2001. Dimulai sebagai toko handphone dengan dibukanya “Outlet

Setia Utama Telesindo” yang terletak di Mall Ciputra, seiring berjalannya waktu

pada tahun 1997 pendiri PT. Telesindo Shop dapat membuktikan bahwa perusahaan

dapat berkembang dengan baik sehingga menjadi dealer resmi Telkomsel

(Authorized Dealer).

Dengan didukung oleh jalur distribusi yang mencakup hampir seluruh wilayah

nusantara, menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai “Leading Distributor” terutama

untuk produk-produk “Wireless Communication”.

Kerja keras, komitmen dan kejujuran menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai

salah satu ikon selular yang disegani di Indonesia. Kualitas kerja yang baik dan

profesionalisme yang terbukti akhirnya membuka jalan bagi PT. Telesindo Shop

untuk berkembang lebih maju lagi dengan diangkat sebagai authorized dealer PT.

Telkomsel dan dipercaya sebagai distribution channel untuk berbagai produk

54

operator selular. Dan sampai saat ini PT. Telesindo Shop merupakan brand dari

Divisi Retail memiliki:

Lebih dari 50 kantor cabang

Lebih dari 380 outlet

Lebih dari 18.000 Reseller

Terletak di lebih dari 100 kota

Lebih dari 2000 karyawan.

Sebagai bagian dari service terhadap kesetiaan pelanggan dan konsumen, PT.

Telesindo Shop meluncurkan website www.telesindoshop.com. Lewat situs ini, PT.

Telesindo Shop juga menyediakan layanan belanja online terhadap kebutuhan selular

pelanggan. Dengan belanja online ini diharapkan dapat melayani secara cepat dan

tepat kebutuhan selular pelanggan. Tidak hanya beragam jenis merek handset,

dilengkapi juga dengan beragam produk selular lainnya, seperti layanan konten, dari

Games hingga Musik, serta beragam asesoris ponsel yang dapat dipesan hanya lewat

online shopping di www.telesindoshop.com.

3.1.2 Visi dan Misi PT. Telesindo Shop

Untuk memenuhi kebutuhan telekomunikasi selular di Indonesia, PT.

Telesindo Shop memberi solusi dalam melengkapi aktifitas berkomunikasi melalui

pelayanannya yang mendukung pengguna kebutuhan telekomunikasi di berbagai

aspek sosial. Dalam menjalankan kegiatan usahanya PT. Telesindo Shop memiliki

55

visi dan misi yang harus dicapai oleh karyawan dalam menjalankan tugas dan

tanggung jawab masing - masing.

3.1.2.1 Visi Perusahaan

PT. Telesindo Shop mempunyai visi perusahaan sebagai berikut:

Menjunjung tinggi Fairly Partnership baik terhadap principle maupun mitra

bisnis.

3.1.2.2 Misi Perusahaan

PT. Telesindo Shop mempunyai misi perusahaan sebagai berikut:

Bertekad untuk menjadi terdepan sebagai distribution channel dan penyedia

solusi telekomunikasi dengan memberikan kepedulian terhadap konsumen,

konsistensi ketersediaan produk dan pengetahuan handal tentang industri

telekomunikasi.

3.1.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Penting bagi setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang baik. Struktur

organisasi perusahaan dapat berjalan baik dan efisien bila terdapat pembagian tugas,

pelimpahan wewenang, serta tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang

digambarkan dalam struktur organisasi.

3.1.3.1 Struktur Organisasi

Dalam sebuah perusahaan terdapat struktur organisasi yang berfungsi

mengatur seluruh kegiatan perusahaan. Berikut ini struktur organisasi yang

56

menggambarkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada PT.

Telesindo Shop:

Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi pada PT. Telesindo Shop

(Sumber : Company Profile 2005)

3.1.3.2 Uraian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang

Tujuan dalam pembagian fungsi, tugas, tanggung jawab, dan wewenang

adalah agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif, ekonomis, dan efisien

agar sasaran yang telah disusun oleh perusahaan dapat dicapai.

Deskripsi tugas, wewenang, serta tanggung jawab dari masing - masing

jenjang manajemen menurut struktur organisasi PT. Telesindo Shop adalah

sebagai berikut:

Direktur

Pembelian Penjualan Akuntansi dan

Keuangan

Personalia

Wakil Direktur

Gudang

Manajer Gudang

TI

Manajer Personalia

Manajer Akuntansi

Manajer Penjualan

Manajer Pembelian

Manajer TIManajer Keuangan

Staf TI SupervisorGudang

Staf HRD Staf Keuangan

Staf Akuntansi

Sales Counter

Staff

Staf Pembelian

Admin Sales

Salesman

57

1. Direktur

Tugas dan tanggung jawab direktur sebagai berikut:

a. Menetapkan dan menentukan berbagai kebijakan perusahaan.

b. Merencanakan, menjalankan, dan mengawasi operasi bisnis perusahaan.

c. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan sistem dan

pengembangan informasi teknologi, umum, sekretariat, dan pengawasan

intern

d. Mengontrol dan mendukung semua kegiatan manager dan mengevaluasi

hasil lapangan.

e. Mengangkat, meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para

manager.

f. Mengambil keputusan dalam menghadapi berbagai persoalan dan

membantu para manager dalam menyelesaikan persoalan.

g. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan – badan di luar

perusahaan.

h. Mempertimbangkan usulan dari bawahannya yang bermanfaat bagi

perusahaan.

i. Menetapkan rencana operasi perusahaan baik jangka pendek maupun

jangka panjang.

j. Bertanggung jawab atas kemajuan perusahaan.

58

k. Memeriksa dan menyetujui (otorisasi) perintah kerja serta yang berkaitan

dengan anggaran perusahaan secara keseluruhan.

2. Wakil Direktur

Tugas dan tanggung jawab wakil direktur sebagai berikut:

a. Menangani semua rencana kerja bersama dengan direktur.

b. Menggantikan posisi direktur bila yang bersangkutan berhalangan.

3. Manajer Pembelian

Tugas dan tanggung jawab Manager Pembelian sebagai berikut:

a. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Pembelian.

b. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas pembelian.

c. Memberikan laporan pembelian ke Wakil Direktur sebagai laporan

pertanggungjawaban.

d. Membuat keputusan untuk menangani masalah pembelian perusahaan.

4. Manajer Penjualan

Tugas dan tanggung jawab Manager Penjualan sebagai berikut:

a. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Penjualan.

b. Menentukan strategi pemasaran yang akan dilakukan.

c. Menganalisis segmen pasar yang baru.

59

d. Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan sesuai yang telah

ditetapkan.

e. Memberikan laporan penjualan ke Wakil Direktur sebagai laporan

pertanggungjawaban.

f. Mengecek laporan penjualan yang dibuat oleh Sales Administrasi.

g. Membuat keputusan untuk menangani masalah penjualan perusahaan.

5. Manajer Akuntansi

Tugas dan tanggung jawab Manajer Akuntansi sebagai berikut:

a. Menyelenggarakan administrasi keuangan dan pembukuan, serta

bertanggung jawab terhadap semua laporan akuntansi yang dikeluarkan.

b. Mempertanggungjawabkan laporan akuntansi kepada Wakil Direktur.

c. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Akuntansi.

d. Memeriksa laporan akuntansi yang dibuat oleh Staf Akuntansi.

e. Membuat keputusan untuk menangani masalah akuntansi perusahaan.

6. Manajer Keuangan

Tugas dan tanggung jawab Manajer Keuangan sebagai berikut:

a. Mengkoordinasikan, dan mengawasi pengelolaan dana dalam perusahaan

dan kegiatan administrasi perusahaan.

60

b. Bertanggung jawab terhadap anggaran keuangan, realisasi dan

pengawasannya.

c. Mempertanggungjawabkan laporan keuangan kepada Wakil Direktur.

d. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Finance.

e. Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh Staf Finance.

f. Membuat keputusan untuk menangani masalah keuangan perusahaan.

7. Manajer Personalia

Tugas dan tanggung jawab Manager Personalia sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas yang berkaitan dengan

karyawan.

b. Menerima, memberhentikan dan menetapkan posisi karyawan dari

masing-masing bagian dan membuat iklan lowongan pekerjaan.

c. Melakukan training atau pelatihan pada karyawan baru.

d. Menjadwalkan rapat rutin perusahaan.

e. Bertanggung jawab kepada Direktur atas SDM dalam perusahaan.

f. Membuat keputusan untuk menangani masalah yang berkaitan dengan

SDM perusahaan.

8. Manajer Gudang

Tugas dan tanggung jawab Manajer Gudang sebagai berikut:

61

a. Mengawasi kegiatan penerimaan barang dan pengiriman barang.

b. Mengecek stok barang.

c. Memeriksa jadwal pengiriman dan penerimaan barang.

d. Melaporkan kegiatan penerimaan, pengiriman dan retur barang yang telah

terjadi.

e. Membuat keputusan untuk menangani masalah persediaan / stok barang

dalam perusahaan.

9. Manajer TI

Tugas dan tanggung jawab Manajer TI sebagai berikut:

a. Melakukan maintenance aset sistem informasi perusahaan secara berkala.

b. Bertanggung jawab atas kelancaran pengoperasian hardware dan

software serta seluruh jaringan yang ada.

c. Bertanggung jawab atas semua pengembangan sistem informasi yang ada

di perusahaan.

d. Melakukan backup data secara rutin.

e. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan

oleh perusahaan.

f. Mengawasi kinerja jaringan dan aktivitas yang berlangsung di dalamnya.

62

g. Membuat keputusan untuk menangani masalah sistem informasi dalam

perusahaan.

10. Staf Pembelian

Tugas dan tanggung jawab Staf Pembelian sebagai berikut:

a. Mencari supplier baru.

b. Melakukan penawaran harga dengan supplier.

c. Bertanggung jawab untuk melakukan pengadaan barang.

11. Bagian Sales Counter Staff

Tugas dan tanggung jawab Bagian Sales Counter Staff sebagai berikut:

a. Membuat Sales Order dan Kwitansi atau Nota Penjualan berdasarkan

pesanan.

b. Mengarsip Sales Order sebagai dokumen perusahaan.

c. Memberi penjelasan kepada customer tentang produk yang ada.

d. Menginput pengeluaran barang yang dipesan dalam daftar stok barang.

12. Sales Administrasi

Tugas dan tanggung jawab Sales Administrasi sebagai berikut:

a. Mengatur dan mengurus hal - hal yang berhubungan dengan administrasi

penjualan.

63

b. Membuat laporan penjualan.

c. Menerima dan menyetujui pesanan.

13. Salesman

Tugas dan tanggung jawab Salesman sebagai berikut:

a. Mengunjungi pelanggan untuk menawarkan barang dan melaporkan hasil

kunjungan.

b. Menerima dan mencatat pesanan barang dari pelanggan.

c. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

d. Berusaha memenuhi target penjualan yang ditetapkan.

e. Melakukan promosi terhadap produk – produk perusahaan kepada

pelanggan.

f. Mencari pelanggan baru.

g. Melakukan survey dan menilai kualitas pelanggan baru.

14. Staf Akuntansi

Tugas dan tanggung jawab Staf Akuntansi sebagai berikut:

a. Mengatur dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran kas.

b. Membuat laporan akuntansi, laporan neraca, laba rugi, jurnal penerimaan

kas dan jurnal keuangan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan dan

64

membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari

semua transaksi yang terjadi.

c. Menangani semua data akuntansi yang berkaitan dengan kegiatan

perusahaan.

d. Mengurus dan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pajak

seperti perhitungan pajak, ketentuan perpajakan, dan juga pembayaran

pajak kepada Pemerintah.

e. Membuat laporan pajak.

f. Melakukan pencatatan – pencatatan dan bertanggung jawab atas

pencatatan transaksi yang berhubungan dengan segala kegiatan

perusahaan.

g. Menyusun laporan neraca, laba rugi dan membuat pembukuan mengenai

pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi.

15. Staf Keuangan

Tugas dan tanggung jawab Staf Keuangan sebagai berikut:

a. Mengawasi pelaksanaan prosedur keuangan yang diterapkan.

b. Melakukan pembayaran utang kepada pihak supplier.

c. Bertanggung jawab untuk mengelola keuangan dalam perusahaan.

d. Mengkoordinir dan mengawasi hasil penagihan piutang pelanggan.

65

e. Menanggani penggajian karyawan.

f. Menyusun Laporan Penerimaan Uang.

g. Melakukan pengecekan pembayaran pelanggan lewat giro, cek, via

transfer dan lain sebagainya.

16. Staf HRD

Tugas dan tanggung jawab Staf HRD sebagai berikut:

a. Menyiapkan keperluan rapat rutin perusahaan.

b. Melakukan pelatihan kepada para karyawan.

c. Mengatasi dan bertanggung jawab atas keluhan karyawan.

d. Mengurus bagian receptionist, house keeping, dan keamanan.

e. Mengkoordinir dan memonitor aktivitas dari para pekerja.

17. Supervisor Gudang

Tugas dan tanggung jawab Supervisor Gudang sebagai berikut:

a. Mengecek stok barang.

b. Menyiapkan barang sesuai dengan pesanan.

c. Mengecek keadaan barang tersebut sebelum dikirim.

d. Mengatur jadwal pengiriman barang.

66

e. Bertanggung jawab untuk mengawasi semua kegiatan yang dilakukan di

gudang agar berjalan dengan baik.

f. Bertanggung jawab atas pemeliharaan mesin – mesin yang ada di pabrik.

g. Mengawasi arus keluar masuknya barang dalam gudang.

h. Bertanggung jawab atas seluruh kehilangan barang di gudang.

i. Membuat Laporan Stok.

18. Staf TI

Tugas dan tanggung jawab Staf TI sebagai berikut:

a. Melakukan maintenance aset sistem informasi.

b. Membuat aplikasi sistem yang baru bila sistem yang lama tidak dapat lagi

mendukung kegiatan di dalam perusahaan.

c. Melakukan backup data secara rutin.

d. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan

oleh perusahaan.

3.2 Sistem yang Berjalan

3.2.1 Deskripsi Prosedur Penjualan Tunai

Fungsi yang terkait dengan kegiatan penjualan tunai antara lain:

67

1. Sales Counter Staff

2. Sales Administrasi / Kasir

2. Bagian Gudang / Logistics

3. Bagian Keuangan / Finance

5. Bagian Akuntansi / Accounting

Adapun uraian proses penjualan pada sistem informasi penjualan PT.

Telesindo Shop sebagai berikut:

Proses penjualan dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan ke sales

counter staff dan customer menentukan jenis pembayarannya secara tunai.

Pemesanan dapat dilakukan melalui via telepon, email, atau facsimile ke perusahaan

dan pelanggan datang langsung ke PT. Telesindo Shop. Kemudian sales counter staff

mengecek data barang di Database Barang, apakah jenis barang yang dipesan

tersedia atau tidak. Jika barang yang diminta ternyata tidak tersedia, maka customer

dapat memesan barang yang lain atau membatalkan pemesanan. Jika stok masih

tersedia, sales counter staff akan langsung meng-input data pesanan. Sesuai dengan

kebijakan perusahaan mengenai penjualan tunai, barang-barang yang dipesan dapat

dibayar dan diterima langsung oleh customer dan barang-barang yang dipesan dapat

juga dikirim dengan opsi pembayaran dilakukan pada saat barang sudah diterima

oleh customer.

68

Jika customer ingin membayar dan menerima langsung barang yang

dipesannya, maka sales counter staff akan membuatkan nota penjualan yang

langsung dibayarkan ke kasir. Kemudian kasir akan mencetak faktur setelah

pembayaran diterima. Faktur ini digunakan customer untuk mengambil langsung

barang yang sudah dibeli di bagian sales counter.

Jika customer ingin agar barang yang dipesan dikirim maka prosedurnya

sebagai berikut:

Pertama barang-barang yang dipesan oleh pelanggan akan dicatat dalam bentuk

Sales Order atau Order Confirmation oleh sales counter staff sebanyak 4 (empat)

rangkap, masing-masing rangkap ke- 1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian

accounting, rangkap ke- 3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales counter staff,

rangkap ke- 4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang dan rangkap ke- 2

berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi.

Sesuai dengan order confirmation rangkap ke- 4 yang diterima dari dari sales

counter staff, maka bagian logistics atau gudang melakukan pengecekan sesuai

dengan jenis dan pesanan customer. Order Confirmation itu juga dijadikan dasar

oleh bagian logistics untuk mencetak surat jalan pengiriman barang atau Delivery

Order sebanyak 3 (tiga) rangkap, masing-masing rangkap ke- 1 berwarna Putih

ditujukan kepada bagian finance/accounting, rangkap ke- 2 berwarna Merah

ditujukan kepada customer, dan rangkap ke- 3 berwarna Kuning disimpan bagian

gudang sebagai arsip.

69

Jika barang yang dipesan tersedia, sales admin. kemudian membuat sales

invoice atau faktur penjualan sebanyak 3 (tiga) rangkap, masing-masing rangkap ke-

1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas), rangkap ke- 3 berwarna

Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting, dan rangkap ke- 2 berwarna

Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi. Sales invoice ini dibuat berdasarkan

Order Confirmation rangkap ke- 2 yang telah diotorisasi oleh bagian sales

administrasi.

Setelah membuat surat jalan 3 (tiga) rangkap, bagian gudang akan

mempersiapkan barang sesuai pesanan.dan memberikan surat jalan beserta barang

kepada supir atau bagian pengiriman dan penagihan untuk dikirim. Dan bagian

gudang mengarsip surat jalan rangkap ke- 3. Setelah itu barang yang telah siap akan

dikirimkan ke pelanggan oleh bagian pengiriman dengan menyertakan Faktur

Penjualan rangkap ke- 1 dan 3. Barang yang telah diterima pelanggan akan diperiksa

kembali. Setelah itu pelanggan akan menandatangani Surat Jalan dan Faktur

penjualan yang ada, Faktur Penjualan rangkap ke- 1 dan surat jalan rangkap ke- 2

disimpan oleh pelanggan.

Setelah menerima uang pembayaran yang disetorkan oleh bagian pengiriman,

maka sales administrasi akan mengecek kesesuaian antara surat jalan yang diterima

dari bagian pengiriman dengan bukti pembayaran atau uang yang diterima dari

customer. Jika telah sesuai maka sales administrasi akan meng-input data

pembayaran ke komputer yang selanjutnya dibuat Laporan Penjualan setiap akhir

bulan. Selanjutnya, sales administrasi akan mengarsip faktur penjualan rangkap ke- 2

dan menyerahkan faktur penjualan rangkap ke- 3, surat jalan rangkap ke- 1 dan uang

70

yang diterima serta laporan penjualan kepada bagian finance atau keuangan.

Nantinya bagian keuangan akan memeriksa dan membuat laporan penerimaan uang.

Tabel 3.1 Event Table Penjualan Tunai

Event Internal Agent

Start When Activity in the event

mencatat pesanan

Staf penjualan

pelanggan datang dan memesan barang

mengecek stok barang dan mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap

melakukan konfirmasi penjualan

admin. sales setelah menerima SO rangkap ke- 2 dari staf penjualan

mencetak Sales Invoice (SI) 3 rangkap dan menghubungi staf gudang untuk menyiapkan barang

menyiapkan barang

staf gudang / logistics

setelah menerima SO rangkap ke- 4 dari staf penjualan

mencetak Surat Jalan (SJ) 3 rangkap

mengirim barang

Staf pengiriman

setelah menerima barang, SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan 3 dari staf gudang

mengirim barang ke pelanggan dan membawa SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan 3.

menerima pembayaran

staf pengiriman

setelah pelanggan menerima dan menandatangani SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan 3.

menerima uang dan SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3.

membuat laporan penerimaan uang

staf keuangan / finance

setelah menerima SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3 serta bukti pembayaran / uang dari admin. sales.

membuat laporan penerimaan uang

membuat laporan stok

staf gudang / logistics

pada saat akhir bulan membuat laporan stok

membuat laporan penjualan

admin. sales pada saat akhir bulan membuat laporan penjualan

71

actor activity pelanggan sales counter staff komputer admin. sales komputer staf gudang komputer staf pengiriman pelanggan staf pengiriman admin. sales

memesan barang 1. memberikan detail pesanan

mencatat pesanan 2. menerima detail pesanan 3. mengecek stok barang 4. mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap 5. memberikan SO rangkap ke- 2 ke admin. sales 6. mengarsip SO rangkap ke- 3 7. memberikan SO rangkap ke- 4 ke bagian gudang / logistics 8. memberikan SO rangkap ke-1 ke staf accounting

melakukan konfirmasi penjualan 9. menerima SO rangkap ke- 2 dari sales counter staff 10. mencetak Sales Invoice (SI) 3 rangkap 11. melakukan konfirmasi ke staf gudang untuk menyiapkan

barang 12. memberikan SI rangkap ke- 1 dan 3 ke staf gudang 13. mengarsip SI rangkap ke- 2

menyiapkan barang 14. menerima SO rangkap ke- 4 dari sales counter staff 15. menerima SI rangkap ke- 1 dan 3 dari admin. sales 16. menyiapkan barang 17. mencetak Surat Jalan (SJ) 3 rangkap 18. mengarsip SJ rangkap ke- 3 19. memberikan SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1

dan 3 ke staf pengiriman mengirim barang

20. menerima SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan 3 dari staf gudang

21. mengirim barang menerima pembayaran

22. menandatangani SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan 3

23. melakukan pembayaran 24. menerima SJ rangkap ke- 2 dan SI rangkap ke- 1 dari staf

gudang 25. menerima barang 26. memberikan SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3 yang

sudah ditandatangani ke staf pengiriman menyetorkan uang

27. menerima SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3 yang ditandatangani pelanggan serta bukti pembayaran / uang

28. memberikan SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3 serta bukti pembayaran / uang tersebut ke admin sales

membuat laporan penjualan 29. menerima SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3 serta bukti

72

staf keuangan staf gudang

pembayaran / uang dari staf pengiriman 30. membuat laporan penjualan 31. memberikan SJ rangkap ke- 1, SI rangkap ke- 3, bukti

pembayaran / uang, dan laporan penjualan ke staf keuangan membuat laporan penerimaan uang

32. menerima SJ rangkap ke- 1, SI rangkap ke- 3, bukti pembayaran / uang, dan laporan penjualan dari admin.sales

33. membuat laporan penerimaan uang 34. memberikan SJ rangkap ke- 1, SI rangkap ke- 3, laporan

penjualan dan laporan penerimaan uang ke staf accounting membuat laporan stok

35. membuat laporan stok 36. memberikan laporan stok ke staf acounting

Tabel 3.2 Workflow Table Penjualan Tunai

73

3.2.2 Overview Activity Diagram dan Detail Activity Diagram

3.2.2.1 Overview Activity Diagram

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai

74

3.2.2.2 Detail Activity Diagram

Gambar 3.3 Detail Activity Diagram Penjualan Tunai

Detail Pemesanan Barang

Detail mencatat pesanan

75

Detail melakukan konfirmasi penjualan

Detail menyiapkan barang

76

Detail mengirim barang

Detail menerima pembayaran

Menerima barang,SI rangkap ke-1 dan 3,

Serta SJ rangkap ke-1 dan 2

Melakukan pembayaran

Memberikan SI rangkap ke-3dan SJ rangkap ke-1

Menerima SI rangkap ke-3,SJ rangkap ke-1,

dan bukti pembayaran/uang

Pelanggan Bag. Pengiriman

SJ

SJ

SI

SI

SJ

SI

77

Detail menyetor uang

Detail membuat laporan penjualan

78

Detail membuat laporan penerimaan uang

SI

SJ

LP

Menerima SJ rangkap ke-1,SI rangkap ke-3, dan LP dari

admin.sales

Membuat laporanpenerimaan

uang

LPUTr_Laporan_Penerimaan_

Uang

Bag. Finance Komputer

Detail membuat laporan stok

Membuat laporan stok

LSTr_Laporan

_Stok

Bag. Gudang Komputer

79

3.2.3 Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan pada proses sistem penjualan tunai PT. Telesindo

Shop:

1. Sales Order (SO) atau Order Confirmation

Sales Order atau Order Confirmation digunakan untuk mencatat produk

pesanan dari customer, dan sebagai dasar untuk membuat Surat Jalan dan

Faktur Penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh sales counter staff, pada saat

customer melakukan pemesanan barang. Sales Order dicetak 4 (empat)

rangkap, masing-masing rangkap ke- 1 berwarna Putih ditujukan kepada

bagian accounting, rangkap ke- 2 berwarna Merah ditujukan kepada sales

administrasi, rangkap ke- 3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales, dan

rangkap ke- 4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang.

2. Faktur Penjualan (Sales Invoice)

Faktur Penjualan dibuat oleh sales administrasi pada PT. Telesindo Shop.

Faktur digunakan oleh perusahaan untuk melakukan penagihan kepada

customer. Faktur Penjualan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap, masing-masing

rangkap ke- 1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas), rangkap

ke- 2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi, dan rangkap ke- 3

berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting. Faktur

Penjualan berisi daftar barang yang dipesan oleh pelanggan, sebagai bukti atas

pemesanan barang yang telah dilakukan.

80

3. Surat Jalan Pengiriman Barang

Surat jalan digunakan untuk menyiapkan barang, dan digunakan untuk

mengirim barang kepada customer. Surat Jalan dicetak sebanyak 3 (tiga)

rangkap, masing-masing rangkap ke- 1 berwarna Putih ditujukan kepada

bagian finance/accounting rangkap ke- 2 berwarna Merah ditujukan kepada

customer, dan rangkap ke- 3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian

gudang.

4. Nota Penjualan

Nota penjualan digunakan sebagai bukti jumlah pesanan barang oleh

customer yang harus dibayarkan customer ke kasir. Nota penjualan dibuatkan

oleh sales counter staff.

5. Faktur / Struk Pembayaran

Faktur atau struk pembayaran dibuat dan di-input oleh kasir setelah

menerima nota penjualan dan bukti pembayaran atau uang dari customer.

Faktur ini dijadikan bukti bahwa barang yang dibeli sudah lunas dibayar oleh

customer.

3.2.4 Laporan yang Dihasilkan

Laporan-laporan yang dihasilkan di dalam sistem penjualan tunai PT.

Telesindo Shop ialah sebagai berikut:

81

1. Laporan Penjualan

Laporan penjualan dibuat oleh sales administrasi untuk melaporkan

hasil penjualan kepada manajer keuangan untuk nantinya ditujukan kepada

manajer akuntansi. Laporan penjualan ada 3 yaitu:

a. Laporan penjualan per item

Laporan ini terdiri dari kode customer yang berbeda, no. invoice berbeda

yang berisi informasi satu item barang yang dijual.

b. Laporan penjualan per customer

Laporan ini terdiri dari tanggal pembelian, item barang yang dibeli, no.

invoice berbeda yang berisi informasi satu nama customer saja.

c. Laporan penjualan per item dan per customer

Laporan ini terdiri dari perincian tanggal pembelian, no. invoice dan no.

nota delivery order atau surat jalan berbeda yang berisi informasi satu

nama customer yang membeli satu barang tertentu.

2. Laporan Penerimaan Uang

Laporan Penerimaan Uang dibuat oleh bagian finance terdiri dari no. dan

nama customer, no.invoice, nama salesman, tanggal, jumlah dan periode

tagihan. Laporan ini diserahkan kepada manajer akuntansi.

82

3.3 Struktur Aplikasi yang Digunakan

3.3.1 Software / Aplikasi & Hardware

PT. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan dengan bahasa

pemrograman Microsoft Visual Basic, dengan database di Ms.Access. Aplikasi ini

dinamakan Inventory Control System. Aplikasi ini dirancang oleh IT Consultant PT.

Telesindo Shop, dengan bantuan perusahaan software lain sebagai pihak ketiga yang

ditunjuk oleh perusahaan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Dengan

adanya aplikasi ini, diharapkan dapat membantu proses pencatatan yang

terkomputerisasi, sehingga dapat mendukung proses penjualan secara keseluruhan.

PT. Telesindo Shop juga merekrut karyawan sebagai IT Consultant yang

bertugas untuk melakukan maintenance aset sistem informasi secara berkala,

merancang program yang dibutuhkan oleh perusahaan, menjaga integritas data, dan

melakukan pelatihan penggunaan komputer kepada karyawan secara berkala.

Spesifikasi aplikasi:

1. Inventory Control System (2001-2003 HaiTek Software)

Spesifikasi software:

1. Microsoft Windows XP

2. Mozilla Firefox

3. Software Winzip : untuk Backup data

4. Yahoo! Messenger

83

Spesifikasi hardware yang digunakan karyawan adalah sebagai berikut:

1. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC

2. Monitor : 17” inch Viewsonic

3. Memory : 256 MB

4. Harddisk : 40 GB

5. Processor : Pentium 4 dengan kecepatan 1,6 GHz

6. Printer : Epson LX 300 dan HP Laser Jet 1100

7. Mouse dan Keyboard

8. CD ROM

Sedangkan untuk spesifikasi hardware server adalah sebagai berikut:

1. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC

2. Monitor : 17” inch LG

3. Memory : 512 MB

4. Harddisk : 80 GB

5. Processor : Pentium 4 dengan kecepatan 2,4 GHz

6. Mouse dan Keyboard

7. CD ROM

84

3.3.2 User dari Aplikasi

Sistem informasi penjualan yang dimiliki PT. Telesindo Shop tidak bisa

diakses secara bebas oleh setiap karyawan. Setiap karyawan sebagai user dari

aplikasi memiliki hak akses yang berbeda-beda. Berikut ini adalah pengambaran hak

akses karyawan terutama terkait dengan proses penjualan tunai:

a. Manajer akuntansi, manajer finance, manajer penjualan, manajer gudang,

staf finance dan staf akuntansi berhak mengakses sistem komputer untuk

memeriksa laporan penjualan, laporan stok dan laporan penerimaan uang.

b. Staf finance berhak mengakses sistem komputer untuk membuat laporan

penerimaan uang.

c. Staf penjualan berhak mengakses sistem komputer untuk menginput

invoice dan membuat laporan penjualan.

d. Supervisor gudang berhak mengakses sistem komputer untuk menginput

delivery order (surat jalan) dan mengupdate stok barang.

e. Manager TI berhak mengakses sistem komputer untuk melakukan backup

data secara rutin.

3.3.3 Database

Adapun PT. Telesindo Shop menggunakan penggunaan database dengan

Microsoft Access. Database ini secara langsung dapat diakses di dalam aplikasi

penjualan tersebut. Database yang tersedia contohnya sebagai berikut:

85

a. Database Barang (Ms_Barang)

Terdiri dari nama, kode barang, imei, posisi, quantity, harga, HPP, grup.

b. Database Karyawan (Ms_Barang)

Terdiri dari nama, alamat, no. tlp, jabatan.

c. Database Supplier (Ms_Supplier)

Terdiri dari nama, alamat, no.tlp, tipe pembayaran, hutang, tgl. pembelian.

d. Database Customer (Ms_Customer)

Terdiri dari nama, alamat, no.tlp, tipe pembayaran, piutang, tgl. penjualan.

e. Database Penjualan (Tr_Penjualan)

Terdiri dari tanggal, no. customer, lokasi, no. surat jalan, no. item, nama

barang, imei, quantity, harga, subtotal, total.

f. Database Pembelian (Tr_Pembelian)

Terdiri dari tanggal, no. BPB, supplier, lokasi, no. surat jalan, no. item, nama

barang, imei, quantity, harga, subtotal, total.

g. Database Laporan (Tr_Laporan)

Terdiri dari tanggal, no. customer / supplier, kode barang, nama barang, no.

imei, quantity, harga jual / HPP, saldo awal, saldo akhir, total.

86

3.3.4 Network

Jaringan dan network yang digunakan pada PT. Telesindo Shop menggunakan

tipe topologi jaringan Star yaitu dimana server berada di pusat atau central dan

bercabang ke komputer lainnya. PT. Telesindo Shop juga mengintegrasikan jaringan

LAN (Local Area Network) untuk memudahkan penggunaan sistem informasi.

3.4 Uraian Cara Penggunaan Aplikasi

PT. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan yang dinamakan

Inventory Control System. Berikut uraian cara penggunaan aplikasi tersebut:

Gambar 3.4 Tampilan Menu Login

87

User tidak dapat masuk atau Log In ke dalam sistem jika user salah meng-input

User ID atau User Name atau Password. Semua field harus diisi termasuk Lokasi.

Masing-masing user mempunyai ID dan Password yang berbeda.

Terdapat option untuk me-reset jika ingin mengulang Log In dan Cancel untuk

membatalkan Log In dan keluar dari sistem.

Gambar 3.5 Tampilan Transaksi

Di dalam menu utama terdapat menu File, Transaksi, Proses, Inquery, Browse

IMEI, Laporan, Audit, Utility dan Help. Pada menu Transaksi terdapat sub menu

Pembelian, Retur Pembelian, Pengiriman Ke Cabang, Penerimaan Dari Cabang,

Penjualan, Retur Penjualan, serta Adjustment Inventory.

88

Gambar 3.6 Tampilan Form Faktur Penjualan

Tampilan form Faktur Penjualan yang terdiri dari nomor, icon opsi untuk jenis

penjualan (yang terdiri dari penjualan retail dan murni), tanggal (untuk tanggal, akan

langsung di-generate), customer, keterangan, no. Surat Jalan, item, nama, quantity,

harga, charge, keterangan, kode barang, nama barang, quantity, harga, charge,

payment, total payment, total disc., total Dpp, total Ppn, grand total. Selain itu di

dalam form ini juga terdapat icon untuk Swap (jika ingin menukar atau mengganti

entry), Post (jika entry sudah selesai), Hapus (jika ada kesalahan entry yang ingin

dihapus), Preview (jika ingin melihat hasil entry), Print (jika ingin mencetak form

ini), Reset (jika ingin mengulang entry dari awal), dan Tutup (jika ingin menutup

form ini dan keluar).

89

Gambar 3.7 Tampilan Browse IMEI

Di dalam menu Browse IMEI terdapat sub menu Join Transaksi, Pembelian,

Retur Pembelian, Pengiriman ke Cabang, Penerimaan dari Cabang, Penjualan, Retur

Penjualan, Adjustmen serta Cari Imei.

90

Gambar 3.8 Tampilan IMEI Penjualan

Tampilan ini menjelaskan sub menu Penjualan pada menu Browse IMEI yang

terdiri dari Tanggal, No. Faktur, Kode, Barang, IMEI, Customer. Terdapat juga icon

untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Penjualan yaitu Index by Nomor

Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no. Bukti Penjualan), Find (jika ingin

mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui), To Top (jika ingin

kembali ke informasi paling atas), To End (jika ingin menuju ke informasi paling

bawah), Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Penjualan), dan Tutup (jika

ingin menutup tampilan ini dan keluar).

91

Gambar 3.9 Tampilan IMEI Retur Penjualan

Sedangkan tampilan ini menjelaskan sub menu Retur Penjualan pada menu

Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal, No. Nota, Kode, Barang, IMEI, Customer.

Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Retur

Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no.

Bukti Retur Penjualan), Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi

yang telah diketahui), To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas), To End

(jika ingin menuju ke informasi paling bawah), Refresh (jika ingin me-refresh

tampilan IMEI Retur Penjualan), dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan

keluar).

92

Gambar 3.10 Tampilan Laporan

Di dalam menu Laporan terdapat sub menu Pembelian, Retur Pembelian,

Pengiriman ke Cabang, Penerimaan dari Cabang, Penjualan, Retur Penjualan,

Adjustment, List Imei, Resume Laporan Selisih Harga, Cross Check serta Stok.

93

Gambar 3.11 Tampilan Sub Menu Laporan

Tampilan ini menjelaskan sub menu Laporan Penjualan pada menu Laporan

yang terdiri dari 3 jenis yaitu Detail, Rekap, dan Khusus.

94

Gambar 3.12 Tampilan Laporan Penjualan

Berikut ini tampilan dari detail Laporan Penjualan pada menu Laporan yang

terdiri dari Periode (menunjukkan periode laporan), Customer, Supplier, Grup

(memilih grup barang yang ingin di-input), Brand, Segment, Lokasi, Payment, Item,

Jenis (terdiri dari semua, konsinyasi, dan putus). Untuk bantuan keyword, terdapat

Tanggal, Customer, Supplier, Barang, Brand, Segmen, Faktur, dan Payment. Untuk

Sales Options, terdapat pilihan Harga Jual, Harga HPP, Retail, Partai, Semua, End

User dan Tanpa HCO / E-Pay. Sedangkan untuk Print Options terdapat pilihan yaitu

Cetak ke Excel, dan Halaman. Pada tampilan ini juga terdapat icon Print (jika ingin

mencetak laporan ini), Reset (jika ingin me-reset laporan ini), dan Tutup (jika ingin

menutup tampilan ini dan keluar).

95

Gambar 3.13 Tampilan Utility

Pada menu Utility terdapat sub menu Maintenance User; yang digunakan user

untuk mengubah atau meng-edit User ID, Ubah Password; yang digunakan user

untuk menganti password, Maintenance Database; digunakan untuk mengubah atau

meng-edit database yang ada, Update Quantity on Hand; digunakan untuk meng-

update jumlah barang, Backup; digunakan untuk meng-back up data, Restore;

digunakan untuk memanggil kembali data, Export; digunakan untuk menggunakan

data dari luar, Saldo Awal Inventory; untuk menampilkan saldo awal persediaan,

Saldo Awal HPP; untuk menampilkan saldo awal Harga Pokok Persediaan,

Download Data; untuk meng-download data, Upload Data; untuk meng-upload

data, Send Message; untuk mengirimkan pesan atau message, Data Changes; untuk

96

mengetahui perubahan data, Barcode; untuk melihat barcode, dan Setup; untuk

pengaturan aplikasi.