54

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. XYZ merupakan perusahaan nasional yang bergerak dalam bidang

jasa pelayanan masyarakat umum di seluruh wilayah Indonesia. Perusahaan

ini didirikan pada tahun 1945 yang berkantor pusat di Jakarta Selatan. Sampai

saat ini PT. XYZ mempunyai 1036 satker yang tersebar di seluruh Indonesia

dan memiliki sekitar 340.000 orang yang bekerja pada perusahaan tersebut.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT. XYZ ialah menjadi perusahaan yang mampu menjadi

pelindung pengayom dan pelayan masyarakat yang selalu dekat dan bersama-

sama masyarakat, serta sebagai penegak hukum yang profesional dan

proposional yang selalu menjunjung tinggi supermasi hukum dan hak azasi

manusia, pemelihara keamanan dan ketertiban serta mewujudkan keamanan

dalam negeri dalam suatu kehidupan nasional yang demokratis dan

masyarakat yang sejahtera.

55

Misi PT. XYZ ialah berdasarkan uraian visi sebagaimana tersebut di

atas, selanjutnya uraian tentang jabaran misi perusahaan kedepan adalah

sebagai berikut :

• Memberikan perlindungan, pengayoman dan pelayanan kepada

masyarakat, sehingga masyarakat bebas dari gangguan fisik dan batin.

• Menegakkan hukum secara profesional dan proporsional dengan

menjunjung tinggi supremasi hukum dan hak azasi manusia menuju

kepada adanya kepastian hukum dan rasa keadilan.

• Memelihara keamanan dan ketertiban masyarakat dengan tetap

memperhatikan norma-norma dan nilai- nilai yang berlaku dalam bingkai

integritas wilayah hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia.

• Mengelola sumber daya manusia perusahaan secara profesional dalam

mencapai tujuan perusahaan yaitu terwujudnya keamanan dalam negeri,

sehingga dapat mendorong meningkatnya gairah kerja guna mencapai

kesejahteraan masyarakat.

• Meningkatkan upaya konsolidasi kedalam (internal perusahaan) sebagai

upaya menyamakan visi dan misi perusahaan kedepan.

• Memelihara soliditas institusi perusahaan dari berbagai pengaruh external

yang sangat merugikan organisasi.

• Meningkatkan kesadaran hukum dan kesadaran berbangsa dari

masyarakat yang berbhinneka tunggal ika.

56

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Organisasi PT. XYZ disusun secara berjenjang dari tingkat pusat sampai ke

wilayah. Organisasi perusahaan tingkat pusat dipimpin oleh kepala institusi

sedangkan organisasi perusahaan tingkat wilayah dipimpin oleh kepala satker.

Struktur organisasi perusahaan pusat terdiri dari :

1. Keuangan & Akuntansi

2. Divisi Penelitian & Pengembangan (Div Litbang).

3. Divisi Operasional.

4. Sumber Daya Manusia (SDM) .

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Perusahaan

Kepala Institusi

Wakil Kepala Institusi

Keuangan & Akuntansi Staf Ahli

Divisi Litbang Divisi Operasional Divisi SDM Divisi Logistik

Divisi Humas Divisi Telematika Divisi Propam Divisi Binkum

Kantor Infolahta

57

5. Divisi Logistik.

6. Staf Ahli.

7. Divisi Hubungan Masyarakat (Div Humas).

8. Divisi Pembinaan Hukum (Div Binkum).

9. Divisi Pertanggungjawaban Profesi dan pengamanan Internal (Div Propam).

10. Divisi Telekomunikasi dan Informatika (Div Telematika).

Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Kantor Cabang

3.2.1 Tugas dan Tanggung Jawab

Tugas dan wewenang dari komponen-komponen organisasi PT. XYZ

adalah sebagai berikut :

1. Kepala Institusi, bertugas :

• Memimpin, menyelenggarakan, mengendalikan dan mengambil

kebijakan tentang kegiatan operasional perusahaan.

• Membuat dan menentukan rencana kerja yang dapat digunakan sebagai

dasar dalam memimpin jalannya operasi perusahaan sesuai dengan

tujuan yang telah ditetapkan.

Kepala Kantor Cabang

Keuangan & Akuntansi Staf Ahli

Bidang Telematika Bidang Operasional Bidang SDM Bidang Logistik

Infolahta

58

• Mengkoordinasi tugas-tugas divisi lain agar tujuan perusahaan

tercapai.

• Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan-badan di luar

perusahaan.

• Mengadakan rapat secara periodik untuk menilai dan mengevaluasi

kegiatan dan memberikan petunjuk kepada divisi-divisi untuk

meningkatkan prestasi di masa yang akan datang.

2. Wakil Kepala Institusi, bertugas membantu kepala institusi dalam

penyelenggaraan pengawasan dan pemeriksaan umum serta

perbendaharaan dalam lingkungan perusahaan, termasuk satuan-satuan

organsiasi non-struktural yang berada di bawah pengendalian kepala

institusi.

3. Keuangan & Akuntansi, bertugas membantu kepala institusi dalam

penyelenggaraan pengawasan dan perbendaharaan dalam lingkungan

perusahaan termasuk satuan-satuan organsiasi non-struktural yang berada

di bawah pengendalian kepala institusi.

4. Divisi Penelitian dan Pengembangan (Div Litbang), bertugas

membantu kepala institusi dalam penyelenggaraan fungsi perencanaan

umum dan pengembangan, termasuk pengembangan sistem organisasi

dan manajemen serta penelitian dan pengembangan dalam lingkungan

perusahaan.

5. Divisi Operasional, bertugas membantu kepala institusi dalam

penyelenggaraan fungsi manajemen divisi operasional dalam lingkungan

59

perusahaan termasuk koordinasi dan kerjasama eksternal serta

pemberdayaan masyarakat dan unsur-unsur pembantu perusahaan lainnya

6. Sumber Daya Manusia (SDM), bertugas membantu kepala institusi

dalam penyelenggaraan fungsi manajemen sumber daya manusia

termasuk upaya perawatan dan peningkatan kesejahteraan pegawai dalam

lingkungan perusahaan.

7. Divisi Logistik, bertugas membantu kepala institusi dalam

penyelenggaraan fungsi manajemen divisi logistik dalam lingkungan

perusahaan.

8. Staf Ahli, bertugas memberikan solusi mengenai masalah tertentu sesuai

bidang keahliannya.

9. Divisi Hubungan Masyarakat (Div Humas), adalah unsur pelaksana staf

khusus divisi hubungan masyarakat.

10. Divisi Pembinaan Hukum (Div Binkum), adalah unsur pelaksana staf

khusus divisi pembinaan hukum masyarakat.

11. Divisi Pertanggungjawaban Profesi dan Pengamanan Internal (Div

Propam), adalah unsur pelaksana staf khusus divisi pertanggungjawaban

profesi dan pengamanan internal.

12. Divisi Telekomunikasi dan Informatika (Div Telematika), adalah unsur

pelaksana staf khusus bidang informatika yang meliputi informasi

kriminal nasional, informasi manajemen dan telekomunikasi.

60

3.3 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Sistem Proses Gaji yang sedang berjalan:

Gambar 3. 3 Proses Penggajian yang sedang Berjalan

PT. XYZ mempunyai sistem untuk proses gaji pegawai, menyimpan data

pegawai, melakukan mutasi pegawai, dan mencetak laporan di kantor pusat.

Kantor pusat dan kantor cabang mempunyai bagian infolahta yang bertugas untuk

mengelola aplikasi gaji. Setiap kantor cabang dan sub-cabang terdiri dari beberapa

satker (satuan kerja/office). Kantor cabang (infolahta) menerima data dari

bendahara satker (bensat) yang berisi data pegawai, mutasi pegawai dan semua

data yang digunakan untuk proses gaji. Setelah itu, kantor cabang menggunakan

aplikasi gaji untuk memproses gaji pegawai dan mencetak laporan yang akan

diserahkan kepada bensat untuk diperiksa kembali. Jika tidak ada kesalahan pada

61

laporan tersebut, bensat yang bersangkutan beserta kepala satker menandatangani

laporan tersebut untuk dibayar oleh KPPN.

Proses tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Flow Chart Proses Gaji yang Sedang Berjalan

Divisi Telematika (Infolahta)BensatDivisi SDM

Surat Keputusan

Start

Membuat Surat

Keputusan (SK)

Menerima Surat

Keputusan

Menyerahkan Surat

Keputusan

Proses Gaji

Menyerahkan Surat

Keputusan

Menerima Surat

Keputusan

Input data pegawai

Mencetak Laporan Gaji

Laporan Gaji

Menyerahkan Laporan Gaji

Menerima Laporan Gaji

A

B

Gambar 3. 4 Diagram Alir Proses Gaji yang sedang Berjalan

62

Gambar 3. 5 Diagram Alir Proses Gaji yang sedang Berjalan (1)

3.4 Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) Sistem Yang Sedang Berjalan

3.4.1 Diagram Konteks

Gambar 3. 6 Diagram Konteks Penggajian Pegawai Sistem yang Sedang Berjalan

63

3.5 Analisis Kebutuhan Data

Dari analisa yang telah dilakukan maka kebutuhan penggajian diantaranya

ialah :

1. Laporan keluaran proses penggajian pegawai.

2. Laporan keluaran dapat membedakan penggajian berdasarkan kategori

pegawai.

3. Bensat tidak berhak merubah aturan penggajian.

4. Aturan PPh 21 harus dibayarkan.

5. Aturan yang diatur manual sudah mengganti dalam bentuk formula-formula

sehingga jika terjadi perubahan aturan gaji tidak mengubah aplikasi

penggajian yang diusulkan.

6. Setiap data pegawai tidak meng-entry besarnya gaji melainkan berdasarkan

jabatan.

7. Menyediakan fasilitas unfreeze proses gaji yang berfungsi untuk mengkoreksi

data pada waktu proses freeze gaji terjadi.

8. Bensat memasukan semua data yang dibutuhkan untuk proses gaji dan

mencetak laporan dalam bentuk draft.

9. Setelah di-freeze gaji final data tidak dapat diubah. Jika ingin mengubah data

harus memberikan notulen kepada pusat.

10. Penambahan pegawai baru dilakukan pada satker masing-masing.

11. Perubahan NIP dapat dilakukan pada satker masing-masing.

12. Penambahan satker baru diatur oleh admin.

13. Perubahan pangkat, jabatan dan keahlian diatur di satker masing-masing.

14. Perubahan tabel statis/referensi di kantor pusat.

64

15. User X diberikan pada saat darurat.

16. Bensat yang mengambil data ke data center.

3.6 Permasalahan yang Dihadapi

Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan saat ini PT. XYZ,

permasalahan yang dihadapi antara lain :

1. Terjadi penumpukan tugas pada bagian Infolahta, diantaranya memasukkan

data pegawai, melakukan mutasi pegawai, proses penggajian, dan pencetakan

laporan.

2. Ketidakseragaman sistem penggajian pada kantor pusat dengan kantor cabang.

3. Pengambilan kebijakan aturan penggajian diputuskan oleh satker masing-

masing, sehingga terjadi perbedaan aturan penggajian pada setiap satker.

4. Terdapat selisih antara pengeluaran perusahaan dengan laporan keuangan yang

diserahkan oleh bensat, karena pada aplikasi yang digunakan saat ini tidak

mendukung fasilitas gaji rapel dan gaji susulan.

5. Terjadi kesulitan dalam pencarian informasi gaji pegawai, karena aplikasi yang

digunakan pada saat ini tidak membuat record, tetapi hanya membuat text file.

6. Jika ada perubahan kebijakan aturan penggajian, maka memerlukan perubahan

program code.

65

3.6 Usulan Pemecahan Masalah

Gambar 3. 7 Data Aplikasi proses gaji yang diusulkan

Dalam aplikasi penggajian pegawai yang diusulkan menggunakan data

inputan yang berasal dari aplikasi lama, sedangkan untuk memproses periode

penggajian pegawai yang selanjutnya menggunakan data inputan aplikasi lama

dengan memakai aplikasi baru dalam memproses gaji pegawai.

Divisi SDM membuat surat keputusan secara manual untuk pegawai yang

bermutasi, kemudian menyerahkan surat keputusan tersebut kepada bensat yang

bersangkutan. Setelah bensat menerima surat keputusan, bensat meng-entry dan

memproses data pegawai menggunakan aplikasi penggajian. Setelah itu, bensat

akan mencetak laporan dan melakukan pengecekan apakah laporan tersebut sudah

sesuai atau tidak. Jika tidak sesuai, laporan tersebut akan diproses kembali oleh

bensat. Tapi jika laporan sudah sesuai, bensat akan menyerahkan laporan tersebut

kepada KPPN.

66

Hal tersebut dapat digambar sebagai berikut:

Gambar 3. 8 Diagram Alir Proses Gaji yang Diusulkan

67

Proses mutasi pegawai yang diusulkan untuk pemecahan masalah pada PT.

XYZ dapat digambar sebagai berikut:

Gambar 3. 9 Proses mutasi pegawai yang diusulkan

Usulan pemecahan masalah yang diusulkan untuk PT. XYZ adalah:

1. Membangun sistem basis-data yang dibutuhkan untuk memproses penggajian

pegawai.

2. Membuat suatu aplikasi yang berbasis web yang mempunyai fungsi dalam

proses penggajian pegawai seperti:

a. Gaji bulanan/periodik.

b. Rapel gaji.

c. Gaji susulan.

68

3.7 Diagram Alir Data (DFD) Sistem yang Diusulkan

3.7.1 Diagram Konteks

Sistem Penggajian

KPPN

Kantor Pajak

Laporan Keuangan Laporan Pajak

Keuangan & Akuntansi

Rekapitulasi Biaya

Daftar Aturan Gaji

Daftar Aturan Pajak

Daftar Mata Anggaran

SDMSurat Keputusan

Laporan Rekapitulasi Formasi Pegawai

Gambar 3. 10 Diagram Konteks Penggajian Pegawai Sistem yang Diusulkan

69

3.7.2 DFD Level Nol

Gambar 3. 11 DFD Level Nol Penggajian Pegawai