73

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Analisis Sistem

3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1.1 Sejarah dan Kondisi Perusahaan

Sejarah berdirinya perusahaan penerbangan pembawa

bendera negara (Flag Carrier) Indonesia, tidak terpisahkan dengan

sejarah perjalanan bangsa Indonesia. Ketika bangsa Indonesia

mengalami masa-masa yang sulit berjuang mempertahankan

kedaulatannya dan dalam kondisi yang serba tidak menentu setelah

proklamasi kemerdekaan, para pejuang Indonesia telah memikirkan

tentang pentingnya keberadaan angkutan udara nasional yang handal.

Berangkat dari pemikiran para pejuang inilah yang akhirnya mewujudkan

hadirnya sebuah maskapai penerbangan pembawa bendera nasional.

Sebagai national flag carrier, yang selanjutnya oleh Soekarno

diberi nama Garuda Indonesian Airways, harus selalu siap

melaksanakan tugas-tugas kenegaraan. Pada tanggal 28 Oktober 1949,

dengan pesawat pertamanya yaitu jenis Dakota beregistrasi PK-DPD

telah membawa Soekarno dari Yogyakarta menuju Jakarta untuk

dilantik menjadi presiden Republik Indonesia Serikat (RIS).

Tiga bulan kemudian pada 31 Maret 1950, Garuda Indonesia

resmi menjadi Perusahaan Negara, yang kemudian berubah

berdasarkan akta No.8 tanggal 4 Maret 1975 dari Notaris Soeleman

74

Ardjasasmita, SH, sebagai realisasi Peraturan Pemerintah No. 67 tahun

1971, serta diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia (RI)

No.68 tanggal 26 Agustus1975.

Anggaran Dasar Perusahaan telah mengalami beberapa kali

perubahan, terakhir dengan Akta No. 63 tanggal 15 Maret 2007 yang

dibuat oleh Notaris Aulia Taufani SH, pengganti Notaris Soetjipto SH.

Akta sudah dicatatkan dalam Tambahan Berita Negara Rl tanggal 27

Juli 2007 No. 60. Modal ditempatkan dan diambil bagian oleh

Pemerintah RI sebanyak 6,826,564 lembar saham, PT (Persero) Angkasa

Pura I sebanyak 124.248 lembar saham dan PT (Persero) Argkasa Pura II

sebanyak 201.817 lembar saham dengan nominal Rp. 1.000.000 per saham.

Akta ini memuat peningkatan modal sehubungan dengan

Obligasi Wajib Konversi dalam rangka merestrukturisasi hutang

perusahaan pada tahun 2001 kepada PT (Persero) Angkasa Pura I dan PT

(Persero) Angkasa Pura II.

Pemerintah Repubiik Indonesia menambah Penyertaan Modal

Negara Rp.500 milyar berdasarkan PP No.45 Tahun 2006 tanggal 28

Desember 2006 dan sebesar Rp.500 milyar berdasarkan PP No. 69

Tahun 2007 tanggal 10 Desember 2007. Penambahan ini sedang dalam

proses untuk dituangkan dalam Akta.

Menurut Akte Pendirian Perusahaan, tujuan Perusahaan

adalah melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan dan program

Pemerintan di bidang pembangunan dan ekonomi nasional pada

umumnya, khususnya di bidang jasa pengangkutan udara dan bidang

75

lainnya yang berkaitan dengan jasa pengangkutan udara serta

memupuk keuntungan bagi perseroan dengan menyelenggarakan

angkutan penerbangan.

Pada akhir 1950, Garuda Indonesia memiliki 38 buah pesawat

yang terdiri dari 22 jenis DC3, 8 pesawat laut Catalina dan 8 pesawat

jenis Convair 240. Pada tahun 1953 armada berkembang menjadi 46

buah pesawat dengan delapan pesawat tambahan Convair 340, dan satu

tahun kemudian 14 pesawat jenis De Havilland Herons bergabung.

Sementara itu pesawat jenis Catalina dipensiunkan dari barisan armada

Garuda Indonesia.

Pada tahun 1956 untuk pertama kalinya Garuda Indonesia

membawa penumpang jamaah Haji ke Mekkah. Pada tahun 1961,

pesawat jenis turbo-prop Lockheed Elektras bergabung dengan jajaran

armada Garuda Indonesia. Garuda Indonesia memulai perjalanan

terbangnya ke Eropa pada tahun 1965 dengan tujuan akhir di

Amsterdam. Pada tahun berikutnya, Garuda Indonesia memiiki pesawat

jet pertama DC8.

Pada tahun 1969, pesawat terbang Fokker F-27 turboprop

bergabung dengan Garuda Indonesia untuk melayani jalur domestik

dan dua pesawat DC9 tiba di Jakarta. Dua pesawat jet F28 menambah

jumlah pesawat yang dimiliki Garuda Indonesia pada 1971 dan pada

1980 Garuda Indonesia memiliki 24 pesawat DC9 dan 33 pesawat F28.

Sepanjang tahun 1980an, armada Garuda Indonesia dan

kegiatan operasionalnya mengalami rasionalisasi dan restrukturisasi

76

besar-besaran didalam masa pertumbuhan karyawan penerbangan

secara global yang sebelumnya tidak pernah terjadi.

Sebagai pengaruh dari kejadian tersebut, Garuda Indonesia

membangun Pusat Perawatan Pesawat Garuda Maintenance Facility

(GMF) di bandara internasional Soekarno-Hatta dan Pusat Pelatihan

Karyawan, Garuda Training Centre yang terletak di Jakarta Barat.

Di masa awal 90an, strategi masa depan Garuda Indonesia

telah disusun sampai melewati tahun 2000. Armada pesawat Boeing

737-300/400 meningkat jumlahnya dan beberapa Boeing 747-400 di

pesan. Pada saat ini, perusahaan Garuda Indonesia masuk dalam 30

besar di dunia.

Sejak awal tahun 2005 tim manajemen yang baru mulai

membuat perencanaan bagi masa depan Garuda Indonesia.

Dibawah manajemen baru, Garuda Indonesia melaksanakan

evaluasi ulang dan restrukturisasi perusahaan secara menyeluruh

dengan tujuan meningkatkan efisiensi kegiatan operasional,

membangun kembali kekuatan keuangan, menambah tingkat kesadaran

para karyawan untuk menanggapi pelanggan, dan yang terpenting

adalah memperbaharui dan membangkitkan semangat Garuda

Indonesia.

Bagi Garuda Indonesia: pelayanan dalam kegiatan

operasional merupakan kunci indicator kinerja. Pengukuran strategi

yang melibatkan restrukturisasi pada seluruh rantai pelayanan (service

chain) menggaris bawahi bahwa perusahaan Garuda Indonesia memiliki

77

komitmen yang tinggi untuk menjadi perusahaan yang berorientasi pada

pelanggan.

Garuda Indonesia per akhir 2007 mengoperasikan 48 pesawat

terbang, termasuk tiga Boeing 747-400, enam Airbus 330-300), tiga

puluh tujuh pesawat Boeing 737 (300, 400, 500 dan 800) dan saat ini

melayani 42 penerbangan baik tujuan dalam negeri maupun luar negeri.

Garuda Indonesia menjalankan kegiatan usaha dibidang-bidang

sebagai berikut ;

1. Pengangkutan udara penumpang, barang dan pos dalam negeri dan

luar negeri.

2. Pengangkutan udara borongan untuk penumpang dan barang

dalam negeri dan luar negeri.

3. Jasa pelayanan sistem informasi yang berkaitan dengan

pengangkutan udara.

4. Jasa konsultasi pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan

pengangkutan udara, dan jasa pelayanan kesehatan personil

penerbangan.

3.1.1.2 Kebijakan Keamanan Perusahaan ( Safety Policy )

Keamanan adalah dasar suatu perusahaan penerbangan agar

dapat tetap berdiri. PT. Garuda Indonesia mempunyai kewajiban mutlak

untuk selalu mempedulikan keamanan karyawan dan pelanggan yang

menggunakan jasa PT. Garuda Indonesia..

78

Komitmen PT. Garuda Indonesia adalah:

1. Memelihara suatu nama baik di dalam industri perusahaan

penerbangan, dengan suatu investasi yang berupa pelatihan

keselamatan, sistem keselamatan dan teknologi keamanan ilmu

penerbangan yang lain.

2. Memantau semua kemampuan mengatur keselamatan, komunikasi

keamanan, dan pemenuhan peraturan tersebut.

3. Memastikan terselenggaranya pengawasan internal keselamatan

reguler.

4. Memastikan setiap karyawan mengambil bagian proses pengawasan

internal keselamatan, termasuk pihak ketiga dan para penyalur.

Semua manajer, di setiap tingkatan harus memastikan

karyawan menerima keterampilan dan pengetahuan cukup untuk

melaksanakan tugas keselamatan mereka menurut peraturan yang

berlaku.

Setiap karyawan yang bertanggung jawab untuk mencapai tugas

mereka. Dengan perhatian utama untuk memelihara keselamatan dari

pelanggan, keselamatan mereka sendiri, keselamatan dari karyawan

sesama mereka, dan peralatan yang dipercayakan kepada mereka.

Kegagalan oleh setiap karyawan untuk mematuhi hasil dari

kebijakan ini, akan mengakibatkan tindakan disipliner. Melalui dedikasi

dari semua personil PT. Garuda Indonesia, kita akan memenuhi

kewajiban mutlak untuk selalu mempedulikan keamanan karyawan dan

pelanggan yang menggunakan jasa PT. Garuda Indonesia.

79

3.1.1.3 Pengertian Keamanan Penerbangan ( Flight Safety )

Flight Safety adalah sebuah Bagian langsung dibawah Direktur Utama

PT. Garuda Indonesia yang memiliki tugas dan peran melakukan pemeriksaan

terhadap kaselamatan penerbangan dalam lingkup PT. Garuda Indonesia. Lalu

Flight Safety juga bertugas melakukan audit pada hanggar pesawat apakah para

teknisi dalam melakukan pekerjaannya telah sesuai dengan aturan yang sudah

ada. Lalu, mereka juga melakukan audit/pemeriksaan pada stasiun-stasiun PT.

Garuda Indonesia yang tersebar diseluruh Indonesia dan luar negeri yang

berjumlah 40 stasiun. Adapun pemeriksaan yang dilakukan tidak ada

hubungannya sama sekali dengan audit keuangan. Audit yang dilakukan Flight

Safety berhubungan dengan problem yang terjadi pada stasiun yang ditemukan

melakukan penyimpangan dari prosedur yang telah ada dalam menjalankan

aktivitasnya.

Tak hanya sebatas itu juga, Flight Safety juga menangani permasalahan

yang berhubungan dengan kecelakaan penerbangan yang dialami maskapai PT.

Garuda Indonesia. Seperti pendaratan darurat, keterlambatan penerbangan,

pendaratan mendadak pada bukan bandara tujuan yang bisa dikarenakan karena

masalah cuaca ataupun teknis, dan lain-lain yang berhubungan dengan

transportasi udara PT. Garuda Indonesia. Flight Safety merupakan Bagian yang

sangat vital pada PT. Garuda Indonesia karena tugasnya menjadi salah satu urat

nadi dalam keselamatan penerbangan maskapai PT. Garuda Indonesia. Nama

baik PT. Garuda Indonesia berada pula ditangan Bagian Fight Safety.

80

Aturan-aturan yang menjadi prosedur dalam pengauditan yang dilakukan

Flight Safety dalam membuat laporan dan dilakukan dilapangan tertulis didalam

Manual Book Flight Safety yang mana buku tersebut dinamakan Flight Safety

Program Manual. Manual Book tersebut menjadi standarisasi pengauditan

penerbangan internasional. Yang memiliki wewenang memegang Manual Book

tersebut hanya Bagian Flight Safety saja.

81

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan Secara Keseluruhan

3.1.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan Secara Keseluruhan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

: Ruang Lingkup

PRESIDENT &

CHIEF EXECUTIVE OFFICER

EVP CORP. STRATEGY &

INFORMATION TECHNOLOGY

EVP FINANCE

EVP ENGINEERING & MAINTENANCE

EVP HUMAN CAPITAL & CORP. SUPPORT

EVP COMMERCIAL

EVP OPERATIONS

Board of Director

VP BUSINESS SUPPORT

VP NETWORK

MANAGEMENT

VP MARKETING

VP REVENUE

MANAGEMENT

VP SERVICE

MANAGEMENT

VP CUSTOMER

RELATION MGT.

VP FLIGHT OPERATION

VP OPERATION SUPPORT

VP CABIN SERVICES

VP GROUND

OPERATIONS

VP INFORMATION

SYSTEM SOLUTION

VP LEARNING &

DEVELOPMENT

VP INTERNAL AUDIT

VP CORPORATE

PLANNING

VP CORPORATE SECRETARY

VP CORP. QUALITY

SAFETY & AVSEC.

CORPORATE SAFETY

COMMITTEE

VP HUMAN CAPITAL MANAGEMENT

VP CORPORATE

AFFAIRS

AREA MEA & EUROPE

AREA SWP

AREA JKC

AREA ASIA

AREA EASTERN INDONESIA

Senior GM AREA WESTERN

INDONESIA

VP HAJJ

SUBSIDIARIES

VP SBU GSM

VP SBU GARUDA

CARGO

VP SBU CITILINK

VP AIRCRAFT

MAINTENANCE MANAGEMENT

VP AIRWORTHINESS

MANAGEMENT

VP COMPTROLLER

VP TREASURY

MANAGEMENT

VP ASSET

MANAGEMENT

VP FINANCIAL ANALYSIS

82

3.1.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab PT.Garuda Indonesia

1. THE CEO / PRESIDENT DIRECTOR

The CEO / President Director bertanggung jawab untuk bisnis

perusahaan, operasi, dan pemeliharaan di perusahaan untuk meyakinkan

operasi keamanan di perusahaan penerbangan menurut aturan

keselamatan ilmu penerbangan sipil dan peraturan.

The CEO mendelegasikan manajemen aspek operasi ke EVP

Operasi dan mendelegasikan manajemen aspek pemeliharaan ke EVP,

Pemeliharaan dan Teknologi Informasi.

2. VP CORPORATE QUALITY, SAFETY &

AVIATION SECURITY

The VP Corporate Quality, Safety & Aviation Security

memenuhi tanggung-jawab dan tugas-tugas dari The Flight Safety Person

yang diperlukan oleh CASR bagian 121. The VP Corporate Quality,

Safety & Aviation Security ini secara langsung bertanggung jawab

kepada CEO untuk mengelola Sistem Manajemen Keselamatan (

Keselamatan Penerbangan, Keamanan Ilmu penerbangan & Program

Lingkungan ) :

a. Melaksanakan fungsi Petugas Keselamatan Ilmu

penerbangan menurut peraturan.

b. Mempersiapkan dan menentukan Program Keselamatan

Penerbangan, Program Keselamatan Ilmu penerbangan

Dan Program Lingkungan.

83

c. Memastikan bahwa semua unit bagian di dalam

perusahaan menyadari keterlibatan mereka di dalam

keselamatan penerbangan, keamanan ilmu penerbangan

dan program lingkungan sebagai hal yang bagian dari

peristiwa atau pencegahan kecelakaan dengan

perencanaan.

d. Memastikan bahwa status keselamatan perusahaan dan

kecenderungan membagian kepada manajemen organisasi

dan semua personil.

e. Menerapkan dan memastikan keselamatan, keamanan dan

melaksanakan audit lingkungan.

f. Mempersiapkan konsep kebijakan manajemen mengenai

keselamatan penerbangan, keamanan ilmu penerbangan

dan lingkungan.

g. Mengatur dan menetapkan sistem laporan keselamatan

menurut pengembangan standar industri.

h. Mempersiapkan dan menentukan kebijakan operasi dan

standardisasi.

i. Mengorganisasikan kegiatan auditor.

84

3. EVP OPERATIONS

The Executive Vice President Operations bertanggung jawab

kepada Dewan Manajemen Dan Presiden Direktur Garuda Indonesia

sebagai tanggung jawab dan laporan langsung untuk organisasi,

administrasi, pengembangan dan mengontrol operasi perusahaan untuk

mencapai suatu efisiensi dan keselamatan operasi sesuai dengan

kebijakan keselamatan.

3.1 VP FLIGHT OPERATIONS

The Vice President Flight Operation bertanggung

jawab kepada The Executive Vice President Operations

untuk :

a. Semua karyawan dan pengembangan di dalam

departemen.

b. Mengelola pelatihan awak kapal terbang yang akan

bertanggung jawab untuk semua pelatihan awak

kapal dari pelatihan dasar melalui pengesahan

lisensi.

c. Pengawasan dan pengarahan Chief Pilot atau

Chief FE dan General Manager di dalam

departemen operasi.

d. Pemeliharaan standard pelatihan yang tinggi oleh

semua instruktur.

e. Mendukung perumusan kebijakan operasi

perusahaan dan berbagai hal lainnya.

85

f. Semua operasional dan teknisi saling berhubungan

ke semua operasi armada.

g. Memastikan bahwa kebijakan teknis dan prosedur

armada di standarisasi.

h. Penanganan semua berbagai hal mengenai

hilangnya pemenuhan asuransi lisensi anak kapal.

i. Mendapatkan pilot dan ahli mesin pesawat terbang

sesuai target perekrutan armada.

j. Memastikan pemenuhan dengan DGAC dan

peraturan internasional yang berhubungan ke

semua operasi armada.

k. Memastikan kedisiplinan dan efisiensi dari semua

karyawan di dalam departemen dan

mengembangkan, memotivasi dan menilai mereka.

86

3.1.2.3 Struktur Organisasi Unit Flight Safety

3.1.2.4 Wewenang dan Tanggung Jawab Unit Flight Safety

PT.Garuda Indonesia

1. VP CORPORATE QUALITY, SAFETY & AVIATION SECURITY

The VP Corporate Quality, Safety & Aviation Security

memenuhi tanggung-jawab dan tugas-tugas dari The Flight Safety Person

yang diperlukan oleh CASR bagian 121. The VP Corporate Quality,

Safety & Aviation Security ini secara langsung bertanggung jawab

kepada CEO untuk mengelola Sistem Manajemen Keselamatan (

Keselamatan Penerbangan, Keamanan Ilmu penerbangan & Program

Lingkungan ) :

a. Melaksanakan fungsi Petugas Keselamatan Ilmu

penerbangan menurut peraturan.

87

b. Mempersiapkan dan menentukan Program Keselamatan

Penerbangan, Program Keselamatan Ilmu penerbangan

Dan Program Lingkungan.

c. Memastikan bahwa semua unit bagian di dalam

perusahaan menyadari keterlibatan mereka di dalam

keselamatan penerbangan, keamanan ilmu penerbangan

dan program lingkungan sebagai hal yang bagian dari

peristiwa atau pencegahan kecelakaan dengan

perencanaan.

d. Memastikan bahwa status keselamatan perusahaan dan

kecenderungan membagian kepada manajemen organisasi

dan semua personil.

e. Menerapkan dan memastikan keselamatan, keamanan dan

melaksanakan audit lingkungan.

f. Mempersiapkan konsep kebijakan manajemen mengenai

keselamatan penerbangan, keamanan ilmu penerbangan

dan lingkungan.

g. Mengatur dan menetapkan sistem laporan keselamatan

menurut pengembangan standar industri.

h. Mempersiapkan dan menentukan kebijakan operasi dan

standardisasi.

i. Mengorganisasikan kegiatan auditor.

88

2. SECRETARY

Secretary ini secara langsung bertanggung jawab kepada VP

Corporate Quality, Safety & Aviation Security :

a. Memberikan surat tugas audit kepada auditor

b. Menerima surat perintah audit

3. SM INCIDENT MANAGEMENT

SM Incident Management ini mempunyai tugas :

Menangani masalah intern

3.1 MGR EMERGENCY RESPONSE PLAN

MGR Emergency Response Plan ini mempunyai

tugas :

Menangani masalah keadaan darurat

3.2 MGR RISK & HAZARD MANAGEMENT

MGR Risk & Hazard Management ini mempunyai

tugas :

Menangani manajemen risiko

3.3 MGR INCIDENT INVESTIGATION

MGR Incident Investigation ini mempunyai tugas :

Menginvestigasi jika ada kesalahan

89

4. SM SAFETY DATA MANAGEMENT

SM Safety Data Management ini mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan seluruh data audit

b. Mengumpulkan seluruh data insiden

4.1 MGR INTERNAL REPORTING SYSTEM

MGR Incident Investigation ini mempunyai tugas :

Menangani sistem pelaporan manual

4.2 MGR FODAM ( FLIGHT OPERATIONS DATA

MANAGEMENT )

MGR Fodam ini mempunyai tugas :

Menangani data operasi penerbangan

5. SM ENVIRONMENT MANAGEMENT SYSTEM

SM Environment Management System ini mempunyai tugas :

Menangani masalah lingkungan

6. SM AVIATION SECURITY

SM Aviation Security ini mempunyai tugas :

Menangani ruang lingkup keamanan penerbangan

90

7. SM CORPORATE QUALITY, SAFETY, SECURITY &

ENVIRONMENT COMPLIANCE

SM Corporate Quality, Safety, Security & Environment

Compliance ini mempunyai tugas :

Menangani semua masalah yang berhubungan dengan audit

7.1 MGR OPERATIONS AUDIT COORDINATOR

MGR Operations Audit Coordinator ini mempunyai

tugas:

Menangani operasional audit

7.2 MGR IOSA ( INTERNAL OPERATIONAL

SAFETY AUDIT ) COMPLIANCE

Menangani audit-audit dari pihak luar

8. AUDITOR

Auditor mempunyai tugas:

a. Menerima form finding atau observation, lalu mengaudit

laporan audit tersebut

b. Menerima surat tugas audit

c. Menganalisa data-data audit

d. Memberikan laporan hasil verifikasi

e. Memberikan laporan hasil audit

91

9. WORKSTATION

Workstation mempunyai tugas :

1. Menanggapi form finding atau observation

2. Menerima form finding atau observation

3.1.3 Sistem yang sedang berjalan

Sampai saat ini, sistem pengauditan yang dilakukan oleh Unit Flight

Safety PT. Garuda Indonesia dikerjakan secara manual. Pada mulanya, auditor

mengisi form audit dengan tulisan tangan. Kemudian hasilnya diketik ke dalam

komputer. Lalu dilakukan proses evaluasi terhadap data-data tersebut dan

kemudian di print. Tujuan data tersebut diprint adalah agar tidak terjadi

perubahan data.

Apabila hasil print data tersebut memiliki status open pada finding atau

observation maka data tersebut di bawa ke workstation untuk dievaluasi kembali

sampai hasil dari status open pada finding atau observation berubah menjadi

closed. Kemudian proses tersebut disusun dalam suatu laporan. Dan apabila

status finding atau observation sudah berubah menjadi closed, maka dibuatlah

laporan yang menyatakan bahwa proses hasil audit telah selesai. Kemudian data

di simpan ke dalam lemari dalam bentuk laporan audit.

Cara tersebut dinilai tidak praktis dikarenakan menghabiskan banyak kertas

dan membutuhkan tempat penyimpanan yang aman dan terbatas. Kemudian

untuk mencari data audit tahun sebelumnya, dilakukan secara manual (membaca

buku hasil audit tahunan dan buku manual-rule), tidak ada pengelolaan data

92

menggunakan aplikasi komputer untuk memudahkan pencarian dokumen hasil

audit dan pengelolaan datanya berdasarkan tahun dilaksanakannya audit.

3.2 Diagram Alir Pada Sistem Yang Berjalan

Berikut akan ditampilkan diagram-diagram alir proses audit Unit Flight

Safety PT. Garuda Indonesia. Diagram alir proses audit yang akan ditampilkan

merupakan bagian dari sistem yang berjalan. Adapun diagram alir proses audit

pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut:

3.2.1 Tata laksana proses pengumpulan data audit

Pada tahap ini, data dikumpulkan dari buku manual-manual perusahaan,

peraturan-peraturan pemerintah, peraturan-peraturan Badan Penerbangan

Internasional, dan peraturan-peraturan negara Asing.

Dari data-data tersebut akan diperoleh daftar persyaratan yang akan

dipakai Safety Auditor untuk melaksanakan sistem audit.

93

Tahap pengumpulan sumber-sumber data:

Mulai

checklist

Badan Penerbangan Sipil

Internasional

Badan Penerbangan Sipil Indonesia

Asosiasi Transportasi Asia

Pacific

Buku Manual-manual

Gambar 3.2 Tahap Pengumpulan Data Pada Unit Flight Safety

94

3.2.2 Tata laksana proses audit

Pada tahap ini dilakukan proses audit. Apabila finding atau observation

ditemukan maka akan berlanjut ke proses pelaporan. Sebaliknya jika

finding atau observation tidak ditemukan, maka proses audit selesai.

Gambar 3.3 Tahap Proses Audit Data Pada Unit Flight Safety

95

3.2.3 Tata laksana proses pelaporan hasil audit

Pada tahap ini dilakukan proses pelaporan hasil audit diiawali dengan

proses penulisan finding atau observation. Apabila tindak lanjut finding

atau observation tidak berlangsung, maka proses akan lanjut ke tahap B.

Apabila tindak lanjut finding atau observation berlangsung, maka

selanjutnya akan di verifikasi. Jika hasil verifikasi tidak diterima maka

workstation menindaklanjuti kembali. Akhirnya, jika hasil verifikasi

diterima maka tindak lanjut finding atau observation akan langsung

terkirim dan tersimpan ke database dan proses selesai.

96

Tahap proses pelaporan:

Gambar 3.4 Tahap Proses Pelaporan Pada Unit Flight Safety

97

3.2.4 Tata laksana proses evaluasi tindak lanjut

Pada tahap ini dilakukan proses yang dikarenakan tindak lanjut

finding atau observation tidak berlangsung.

Pada awalnya, auditor diberikan surat peringatan pertama.

Apabila dalam tenggang waktu maksimal 7 hari, auditor merespon surat

peringatan pertama, maka auditor akan melakukan tindak lanjut finding

atau observation. Kemudian, tindak lanjut tersebut akan diverifikasi.

Apabila tindak lanjut tersebut diterima, maka tindak lanjut tersebut akan

dikirim dan disimpan ke dalam database. Apabila tindak lanjut tersebut

tidak diterima, maka workstation akan menindaklanjuti ulang sampai

tindak lanjut yang dilakukan auditor diterima.

Apabila, dari awal, auditor tidak merespon surat peringatan

pertama dalam tenggang waktu maksimal 7 hari, maka auditor tersebut

akan diberikan surat peringatan terakhir. Apabila auditor merespon surat

peringatan terakhir, maka akan terjadi proses yang sama ketika auditor

tersebut merespon surat peringatan pertama. Namun apabila auditor tidak

merespon surat peringatan terakhir, maka auditor tersebut akan

menghadapi evaluasi pimpinan.

98

Tahap proses evaluasi tindak lanjut:

Gambar 3.5 Tahap Proses Tindak Lanjut Pada Unit Flight Safety

99

3.2.5 Diagram Konteks Pada Unit Flight Safety

Gambar di bawah ini merupakan diagram konteks sistem audit yang

melibatkan berbagai pihak pada Unit Flight Safety.

Sistem Audit Unit Flight Safety

PT.Garuda Indonesia

Admin

Laporan Hasil AuditLaporan Hasil Audit

Laporan Hasil Audit Auditor

Form Finding atau Observation

Surat Tugas Audit

Workstation

Info Follow Up Audit

Hasil Verifikasi

Hasil Audit Online

Laporan Hasil Verifikasi

Data Analisis

Surat Tugas Audit

Laporan Hasil Verifikasi

Vice President

Laporan Hasil Audit

Jadwal Audit

Gambar 3.6 DFD (Diagram Konteks) Sistem Audit Data Pada Unit Flight Safety

100

3.2.6 Diagram Nol Pada Unit Flight Safety

Gambar di bawah ini merupakan diagram nol sistem audit yang

melibatkan berbagai pihak pada Unit Flight Safety.

Workstation

3.0Follow Up Audit

4.0Entry Verifikasi

Admin

Auditor

2.0Entry

Hasil Audit

Vice President

1.0Pembuatan Surat Audit

Database Hasil Audit

Jadwal Audit

5.0Pembuatan

Laporan

Laporan Hasil Audit

Laporan Hasil Audit

Surat Tugas

Hasil Audit

Jadwal Audit

Hasil Verifikasi

Gambar 3.7 Diagram Nol Sistem Audit Data Pada Unit Flight Safety

`

101

3.2.7 Flowchart Pada Unit Flight Safety

Gambar di bawah ini merupakan flowchart sistem audit pada Unit Flight

Safety.

Auditor Verifikasi

Mulai

Mencari data

Pencocokan Data (Audit) Data tidak cocok

Data cocok

Mulai

Datang Ke Unit Flight Safety 1

Membawa form audit

3

Datang Ke WorkStation

Verifikasi

audit respon

Selesai

YES

kembali

NO

Selesai

2

Finding atau Observation

Gambar 3.8 Flowchart Sistem Audit Data Pada Unit Flight Safety

102

3.3 Permasalahan yang dihadapi

Berdasarkan analisis sistem di atas, maka ditemukan beberapa masalah

yang dihadapi Unit Flight Safety PT. Garuda Indonesia. Secara umum masalah

yang dihadapi Unit Flight Safety adalah sistem pelaksanaan audit yang masih

manual dan juga belum adanya sistem yang secara penuh terkomputerisasi dalam

mengendalikan distribusi penyebaran data audit yang tentunya di lingkungan

internal Unit Flight Safety PT. Garuda Indonesia dalam menghasilkan output

berupa laporan audit Unit Flight Safety.

3.4 Analisis Kebutuhan Informasi

Dalam kasus ini, penulis menggunakan metode centralized approach.

Metode centralized approach mengumpulkan setiap kebutuhan user view, lalu

menggabungkannya menjadi satu set kebutuhan untuk aplikasi database baru.

Dalam pembentukkan basis data baru, terdapat 2 (dua) hal yang perlu dianalisis

secara seksama antara lain:

1. Tujuan pembuatan basis data

Adapun tujuan dari pembuatan basis data pada Unit Flight Safety

PT.Garuda Indonesia adalah sebagai berikut:.

• Untuk memelihara data yang ada maupun yang baru diinput

• Untuk mengetahui.pihak yang diimplementasikan (Unit-unit

Intern dan wilayah-wilayah lainnya).

• Untuk memberikan laporan hasil audit pada Unit Flight Safety

103

2. Fasilitas yang didukung basis data

Adapun fasilitas yang didukung dari pembuatan basis data pada

Unit Flight Safety PT. Garuda Indonesia adalah sebagai berikut:

• Pencarian Unit atau Wilayah yang di audit

• Pencarian dokumen Laporan Hasil Audit

• Menentukan status Finding atau Observation

3.5 Usulan Pemecahan Masalah

Perancangan Sistem Basis Data Monitoring Hasil Audit dengan

menggunakan aplikasi database diharapkan dapat membantu Unit Flight Safety

PT. Garuda Indonesia agar dapat bekerja lebih produktif dan lebih efisien.

Adapun basis data yang dimaksudkan untuk mendukung :

1. Pencarian Laporan Audit tiap tahun

2. Memeriksa status audit

3. Memudahkan koordinasi semua pihak yang terlibat audit