bab 3 analisis sistem yang berjalan 3.1 gambaran …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2009-2-00589-if bab...

62

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

PT. Rabana Chemicals telah berdiri sejak 10 Februari 1989 untuk

memenuhi banyaknya permintaan konsumen akan produk kimia untuk kepentingan

public dan pertanian, seperti Termitisida, Larvasida, dab Insektisida. Kemudian,

perusahaan mencoba untuk mengembangkan kegiatan distribusinya kepada segmen

pasar yang lebih luas, yaitu industri cat, tekstil, percetakan, lampu, serta industri

minyak dan gas.

Perusahaan ini merupakan salah satu anak perusahaan yang tergabung

dalam Rabana Group. Kegiatan utama Rabana Group sendiri adalah untuk

menyediakan jasa konstruksi kepada perusahaan-perusahaan di Indonesia. Semenjak

saat itu, Rabana Group telah mengembangkan sayapnya untuk menyediakan pelayanan

yang lebih luas, seperti pertambangan, pertanian, industri, juga financial dan investasi,

tidak hanya untuk pasar local, melainkan juga klien internasional. Diversifikasi dan

ekspansi yang dilakukan menjadi dasar kesinergian bagi divisi-divisi yang tergabung.

PT. Rabana Chemicals memiliki kantor yang terletak di Gedung Lippo,

Jalan Tomang Raya 48A, Jakarta Barat 11430. Kantor tersebut sekaligus merupakan

gudang kecil perusahaan untuk melakukan penjualan dalam jumlah terbatas, sedangkan

gudang pusat perusahaan berada di daerah Cingkarang.

63

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

PT. Rabana Chemicals telah mengembangkan kapabilitas dan

keahliannya dalam proses distribusi yang mengkhususkan diri dalam menjual produk

kimia untuk public, industri, dan juga bagi kegiatan perkebunan dan pertanian.

PT.Rabana Chemicals memiliki visi dan misi yang sejalan dengan tanggung jawabnya

yang melayani berbagai perusahaan internasional. Visi perusahaan adalah untuk

menjadi pemimpin yang menyediakan dan menyebarkan produk kimia mereka di

pasaran Indonesia, sedangkan misinya adalah untuk memberikan pelayanan yang

terbaik untuk mencapai kepuasan pelanggan dengan cara menyediakan produk terpilih

dengan kualitas standar kelas dunia.

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Untuk mencapai tujuannya, suatu perusahaan harus dapat mengatur dan

menyusun struktur organisasi secara tepat. Struktur organisasi ini ditujukan sebagai alat

pengontrol kegiatan dari tiap-tiap departemen yang ada. Setiap bagian-bagian dalam

perusahaan harus diintegrasi dan dikoordinasi dalam suatu struktur organisasi yang

memiliki hubungan kerja yang harmonis dengan mempunyai kesatuan tindakan dalam

mencapai tujuan perusahaan berdasarkan kepentingan bersama. Struktur organisasi

menggambarkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau

kegiatan yang berbeda-beda itu dapat dilaksanakan.

Struktur organisasi PT. Rabana Chemicals dapat dilihat pada gambar 3.1.

64

Gambar 3.1: Struktur Organisasi PT.Rabana Chemicals

Sumber: Dokumentasi Perusahaan

65

3.1.4 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Masing-Masing Bagian

Dari struktur organisasi PT. Rabana Chemicals dapat dijabarkan tugas

dari berbagai bagian sebagai berikut.

I. Direktur Utama

Merupakan bagian dari pemilik perusahaan, yang mengelola

aktivitas yang dijalankan oleh perusahaan, di mana semua tugas

yang ada didelegasikan kepada direktur dan kepala bagian unuk

menjalankan perusahaan. Tugas dan tanggung jawabnya:

1. Memberi pengarahan dan mengawasi pekerjaan direktur.

2. Menetapkan garis-garis kebijaksanaan perusahaan.

3. mengangkat dan memberhentikan direktur.

II. Direktur

Bertugas untuk mengelola aktivitas yang dijalankan oleh perusahaan,

di mana semua tugas yang ada didelegasikan kepada para kepala

bagian untuk menjalankan operasi perusahaan. Tugas dan tanggung

jawabnya:

1. Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara

keseluruhan.

2. Menetapkan kebijakan perusahaan agar dapat dipakai sebagai

dasar pelaksanaan kegiatan sesuai tujuan.

3. Mengambil keputusan yang terbaik dalam rangka mencapai

tujuan perusahaan.

66

4. Mengawasi pelaksanaan kerja para kepala bagian yang ada di

bawah tanggung jawabnya.

5. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan-

badan di luar perusahaan,

III. Sekretaris

Tugas dari sekretaris adalah membantu kerja dari direktur seperti

menyusun jadwal pertemuan dan membantu direktur dalam

mengatur rapat antar bagian.

IV. Bagian Penjualan

i. Bagian penjualan dibagi menjadi penjualan kimia industri dan

bagian kimia pestisida. Tugas dan tanggung jawab dari kepala

bagian adalah :

1. Memberikan laporan kepada direktur.

2. Mengkoordinir bagian penjualan dan mengawasi kegiatan

penjualan

3. Mengadakan perencanaan dan target penjualan per periode

dan mengawasi pelaksanaannya.

4. Membuat dan merencanakan kegiatan promosi kepada

pelanggan

5. Bertanggung jawab kepada direktur dan membawahi bagian

penjualan.

ii. Kepala bagian penjualan membawahi staf asisten dan bagian

penjualan pestisida. Tugas dari staf asiten adalah memberikan

67

informasi dan pengarahan mengenai penggunaan produk,

membantu konsumen menemukan produk yang tepat untuk

mengatasi masalahnya dan memebrikan solusi apabila konsumen

menghadapi masalah dalam pemakaian produk-produknya. Stas

asisten juga diharapkan memiliki pengetahuan lebih mengenai

bahan-bahan kimia untuk menunjang tugasnya.

iii. Bagian penjualan memiliki tugas untuk mencari pelanggan baru,

membina hubungan baik dengan pelanggan lama, melakukan

penjualan produk dengan sebaik mungkin, melaksanakan

perencanaan pemasaran, dan mencari peluang pemasaran baru.

Bagian penjualana juga harus memiliki product knowledge yang

baik karena mereka juga harus dapat memberikan informasi yang

baik kepada pelanggan.

V. Bagian Pembukuan dan Keuangan

i. Tugas dan tanggung jawab dari kepala bagian pembukuan dan

keuangan adalah:

1. Mengkoordinasi, memberi pengarahan dan mengawasi para

bawahan langsungnya dalam melakukan pekerjaan masing-

masing.

2. Memonitor penerimaan uang dan saldo bank secara berkala

untuk mengetahui dana yang ada.

3. Memonitor dan menganalisa umur piutang pelanggan.

4. Memonitor pelaksanaan penagihan.

68

5. Melakukan pencarian dana dan permintaan dana jika terjadi

kekurangan.

6. Berhubungan denga pihak bank .

7. Membuat analisa laporan keuangan.

8. Menangani pemeriksaan pajak perusahaan.

9. Bertanggung jawab dalam memberikan laporan pada

direktur.

ii. Kepala bagian pembukuan dan keuangan membawahi staf

pembukuan, kasir, fakturisasi, penagihan, dan kontrol biaya.

Tugas dan tanggung jawab staf pembukuan:

1. Menyesuaikan pembukuan dan pembuatan laporan keuangan

perusahaan.

2. Menjaga dan mengawasi agar data dan dokumen keuangan

hanya diberikan pada pihak yang berkepentingan.

3. Memasukkan data ke dalam sistem dan memproses lebih

lanjut.

4. Membuat laporan-laporan keuangan secara berkala.

5. Bertanggung jawab kepada kepala bagian keuangan dan

pembukuan.

iii. Tugas dan tanggung jawab kasir adalah:

1. Melaksanakan pembayaran-pembayaran berdasarkan

dokumen pendukung dan prosedur yang berlaku.

2. Membuat dan menyimpan semua dokumen transaksi kas.

69

3. Membuat dan mempertanggungjawabkan laporan kas harian

kepada kepala bagian keuangan setiap bulan.


pembukuan.

iv. Tugas dan tanggung jawab dari staf kontrol biaya adalah:

1. Menangani pengawasan atas biaya operasional perusahaan

setiap hari.


pembukuan.

v. Tugas dan tanggung jawab staf fakturisasi adalah:

1. Membuat faktur dan faktur pajak perusahaan.

2. Mengurus penagihan kepada debitur dan menugaskan staf

penagihan untuk melaksanakannya.

3. Membuat laporan rekapitulasi penjualan.

4. melakukan update terhadap data piutang perusahaan.


pembukuan.

vi. Tugas dan tanggung jawab dari staf penagihan adalah untuk

menagih sisa pembayaran atas penjualan kepada konsumen.

VI. Bagian Logistik

Bagian logistik terbagi menjadi bagian gudang, driver, dan helper.

Tugas dan tanggung jawab utama dari kepala badian logistik adalah

70

mencatat persediaan barang dan mengestimasi barang yang harus

dibeli.

i. Tugas dari bagian gudang adalah:

1. Menjalankan proses keluar masuk barang di gudang .

2. Mengelola dan mengkoordinir barang masuk

3. Membuat laporan yang berkaitan dengan proses keluar

masuk barang.

4. Memeriksa kondisi barang masuk.

5. Melakukan stock opname secara berkala.

6. Membuat surat jalan.

ii. Tugas dari bagian driver adalah melakukan pengiriman barang

kepada pelanggan sesuai dengan pesanan dan tepat waktu.

iii. Tugas dari helper adalah melakukan tugas-tugas bantuan seperti

mengangkat barang, membongkar muatan, dan tugas-tugas

bersifat fisik lainnya.

3.2 Prosedur yang Sedang Berjalan

3.2.1 Kegiatan Utama Perusahaan

PT. Rabana Chemicals merupakan perusahaan perdagangan yang

melakukan pembelian barang-barang yang kemudian dijual kembali kepada konsumen.

Konsumen Rabana Chemicals biasanya merupakan perusahaan penyedia solusi anti

hama seperti Rentokil, dan perusahaan-perusahaan agrobisnis. Jenis-jenis produk yang

71

dijual terdiri dari solvent, heat transfer fluid, surfactant, produk kimia pertanian, dan

produk kimia lainnya.

Kegiatan operasi perusahaan diawali dengan melakukan pembelian

barang dagangan kepada suplier yang telah disetujui. Pembelian ini biasanya dilakukan

secara kredit atau berdasarkan perjanjian yang telah disepakati. Barang yang telah

dibeli kemudian disimpan dalam gudang pusat yang berada di Cingkarang, dan

sebagian kecil disimpan di gudang Tomang.

Ketika ada pesanan pembelian maka barang akan dikeluarkan dari salah

satu gudang yang ada, lalu dikirim kepada konsumen. Kegiatan penjualan dapat berupa

penjualan tunai maupun kredit. Penjualan tunai biasanya dilakukan oleh konsumen

yang melakukan pembelian secara langsung dan dalam jumlah terbatas, sedangkan

pembelian kredit dilakukan oleh konsumen industri yang melakukan pembelian dalam

jumlah yang besar.

PT.Rabana Chemicals telah menjalin hubungan kerja sama yang

semakin baik bersama perusahaan-perusahaan terkemuka, perusahaan-perusahaan besar

yang telah menjadi supplier dari PT.Rabana Chemicals di antaranya adalah Dow

Chemicals, Dow AgroSciences, Sygenta,BASF, dan lain-lain.

Jenis-jenis produk yang dijual oleh PT.Rabana Chemicals adalah:

1. Produk kimia industri yang terdiri dari (a) solvent yang biasanya

digunakan oleh industri cat dan (b) heat transfer fluid untuk

keperluan alat pendingin ruangan.

2. Produk untuk kesehatan publik, yaitu termitisida, insektisida,

larvasida, dan rodentisida.

72

3. Produk kimia pertanian berupa pupuk, pestisida, dan herbisida.

4. Alat-alat aplikator untuk keperluan aplikasi produknya.

3.2.2 Prosedur Pembelian Barang

1. Prosedur Pembelian Barang dimulai dari Bagian Gudang mengajukan

permintaan Pembelian Barang sesuai dengan Stok Barang yang ada di

gudang, kemudian membuat Surat Permintaan Pembelian sebanyak dua

rangkap:

a. Rangkap pertama dikirim ke Sekretaris

b. Rangkap kedua dijadikan arsip untuk Bagian Gudang

2. Sekretaris menerima Surat Permintaan Pembelian rangkap pertama dari

Bagian Gudang

3. Sekretaris menerima penawaran harga barang dari Supplier melalui telepon

atau fax, untuk mendapatkan informasi mengenai harga barang yang

ditawarkan oleh Supplier.

4. Berdasarkan Surat Permintaan Pembelian dari Bagian Gudang, Sekretaris

akan melakukan pemesanan barang kepada Supplier yang dituju dan

melakukan penawaran harga serta konfirmasi kapan barang akan dikirim.

Surat Permintaan Pembelian yang diterima dari Bagian Gudang diarsipkan

oleh Sekretaris.

5. Sekretaris membuat Surat Order Pembelian sebanyak empat rangkap:

a. Rangkap pertama dikirimkan ke Supplier.

b. Rangkap kedua diserahkan ke Bagian Gudang.

73

c. Rangkap ketiga diserahkan ke Bagian Pembukuan dan Keuangan.

d. Rangkap keempat dijadikan arsip untuk Sekretaris.

3.2.3 Prosedur Penerimaan Barang

1. Bagian Gudang menerima Surat Order Pembelian rangkap kedua dari

Sekretaris.

2. Pada saat Penerimaan Barang dari Supplier, Bagian Gudang menerima

Faktur dan Surat Jalan dari Supplier. Bagian Gudan akan melakukan

pemeriksaan kondisi dan kuantitas barang yang diterima sesuai dengan Surat

Order Pembelian yang diterima dari Sekretaris dan Surat Jalan dari

Pemasok.

3. Berdasarkan pemeriksaan atas barang yang dibeli dan Surat Jalan dari

Supplier, Bagian Gudang menandai dan menandatangani Surat Jalan

Pemasok sebagai bukti atas Penerimaan Barang.

4. Berdasarkan barang yang sudah diterima, Bagian Gudang memperbarui

Kartu Gudang yang ada. Surat Order Pembelian rangkap kedua dijadikan

arsip pada Bagian Gudang.

5. Faktur dan Surat Jalan dari Supplier diserahkan ke Sekretaris.

6. Berdasarkan Faktur dan Surat Jalan yang diterima dari Bagian Gudang,

Sekretaris membandingkan Faktur dan Surat Jalan tersebut dengan Surat

Order Pembelian yang diambil dari arsip. Sekretaris mencatat transaksi

pembelian yang terjadi.

7. Kemudian Sekretaris membuat Nota Pembelian sebanyak dua rangkap:

74

a. Rangkap pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan dan Keuangan.

b. Rangkap kedua dijadikan arsip untuk Seketaris.

8. Faktur dan Surat Jalan dari Supplier diserahkan ke Bagian Pembukuan dan

Keuangan.

9. Bagian Pembukuan dan Keuangan menerima Nota Pembelian rangkap

pertama, Faktur, dan Surat Jalan Supplier dari Sekretaris.

10. Berdasarkan Nota Pembelian, Bagian Pembukuan da Keuangan akan

mencatatnya ke dalam Buku Hutang Dagang (jika pembelian dilakukan

secara kredit), di mana pembayaran ditunda sampai menerima Faktur dari

Supplier pada saat Faktur Pembelian Jatuh Tempo.

11. Nota Pembelian rangkap pertama, Faktur dan Surat Jalan Supplier akan

diarsipkan pada Bagian Pembukuan dan Keuangan.

12. Jika pembelian dilakukan secara tunai, maka Bagian Pembukuan dan

Keuangan akan mencatat ke dalam pengeluaran kas dan akan mengarsipkan

Nota Pembelian, Faktur dan Surat Jalan Supplier setelah dilakukan

pembayaran ke Pemasok.

13. Berdasarkan Nota Pembelian, Bagian Pembukuan dan Keuangan

menghitung Harga Pokok Pembelian, memperbarui daftar Stok Barang, dan

menentukan Harga Jual.

3.2.4 Prosedur Perhitungan Stok Barang

1. Bagian Gudang akan menghitung secara fisik Stok Barang yang ada di

gudang dan membuat Laporan Perhitungan Fisik sebanyak dua rangkap:

75

a. Rangkap pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan dan Keuangan

untuk memperbarui daftar Stok Barang.

b. Rangkap kedua digunakan oleh Bagian Gudang sebagai Kartu

Gudang.

3.2.5 Prosedur Penjualan Barang

1. Bagian Penjualan menerima pemesanan barang dari Pelanggan yang

mengidentifikasi jenis dan kuantitias dari barang yang diminta oleh pelanggan

dengan memeriksa Stok Barang.

2. Bagian penjualan membuat Surat Order Penjualan kemudian memberikannya

ke Bagian Pembukuan dan Keuangan untuk permintaan persetujuan kredit.

3. Berdasarkan Surat Order Penjualan, Bagian Pembukuan dan Keuangan

memeriksa batas kredit Pelanggan pada Buku Piutang Dagang untuk

kelayakan pemberian kredit kepada Pelanggan. Kemudian Bagian Pembukuan

dan Keuangan akan menginformasikan serta mengembalikan Surat Order

Penjualan kepada Bagian Penjualan atas diterima atau ditolaknya persetujuan

kredit untuk Pelanggan.

4. Jika Pelanggan tersebut telah mencapai atau melebihi batas kredit, maka

Bagian Pembukuan dan Keuangan akan menginformasikan kepada Pelanggan

bahwa persetujuan kredit ditolak dan pemesanan barang batal.

5. Jika Pelanggan tersebut belum mencapai batas kredit, maka persetujuan kredit

diterima, dan Bagian Penjualan akan mengirikman Surat Order ke Bagian

Gudang.

76

6. Berdasarkan Surat Order Penjualan, Bagian Gudang menyiapkan barang dan

menandatangani Surat Order Penjualan sebagai bukti pengeluaran barang dan

menyerahkan ke Bagian Penjualan.

7. Bagian Gudang memperbarui Kartu Gudang.

8. Bagian Penjualan menerima Surat Order Penjualan dan barang dari Bagian

Gudang.

9. Selanjutnya Bagian Gudang memeriksa kondisi dan kuantitas barang yang

diterima dari Bagian Gudang.

10. Bagian Penjualan akan membuat Faktur Penjualan sebanyak tiga rangkap dan

Surat jalan sebanyak dua rangkap

a. Faktur Penjualan rangkap pertama, kedua, dan ketiga, dan Surat Jalan

rangkap pertama, dan kedua beserta barang dikirim ke Pelanggan untuk

ditandatangani oleh Pelanggan. Barang dan Faktur Penjualan rangkap

kedua serta Surat Jalan rangkap kedua diserahkan ke Pelanggan.

Sedangkan Faktur Penjualan pertama, ketiga dan Surat Jalan rangkap

pertama dikembalikan ke Bagian Penjualan.

b. Faktur Penjualan rangkap ketiga diarsipkan pada Bagian Penjualan.

c. Faktur Penjualan rangkap pertama dan Surat Jalan rangkap pertama

diserahkan ke Bagian Pembukuan dan Keuangan.

11. Dari Faktur Penjualan rangkap pertama dan Surat Jalan rangkap pertama yang

diterima, Bagian Penjualan mencatat transaksi penjualan yang telah terjadi.

12. Bagian Pembukuan dan Keuangan menerima Faktur Penjualan rangkap

pertama dan Surat Jalan rangkap pertama dari Penjualan.

77

13. Berdasarkan Faktur Penjualan, Bagian Pembukuan dan Keuangan mencatat

transaksi ke dalam Buku Piutang Dagang (jika pembelian dilakukan secara

kredit oleh Pelanggan), di mana piutang dagang akan ditagih pada saat Faktur

Penjualan Jatuh tempo.

14. Faktur Penjualan rangkap pertama dan Surat Jalan rangkap pertama akan

diarsipkan sementara pada Bagian Pembukuan dan Keuangan untuk

penagihan piutang kepada pelanggan pada saat Faktur Penjualan jatuh tempo.

15. Jika pembelian dilakukan secara tunai, maka Faktur Penjualan rangkap

pertama dan Surat Jalan rangkap pertama beserta barang diserahkan ke

Pelanggan, sementara Bagian Pembukuan dan Keuangan menerima Faktur

Penjualan rangkap kedua dan Surat Jalan rangkap kedua beserta pembayaran

dari pelanggan dan mencatat dalam penerimaan kas. Faktur Penjualan rangkap

kedua da Surat Jalan rangkap kedua diarsipkan pada Bagian Pembukuan dan

Keuangan.

16. Bagian Akuntansi dan Keuangan akan memperbarui daftar Stok Barang.

3.2.6 Prosedur Retur Pembelian

1. Pada saat terjadi retur pembelian, Sekretaris akan membuat Surat Retur

Pembelian sebanyak tiga rangkap:

a. Rangkap pertama dan ketiga diserahkan ke Bagian Gudang.

b. Rangkap kedua diserahkan ke Bagian Pembukuan dan Keuangan

2. Bagian Gudang menerima Surat Retur Pembelian rangkap pertama dan ketiga

dari Sekretaris.

78

3. Berdasarkan Surat Retur Pembelian, Bagian Gudang akan menyiapkan barang

yang akan diretur dan mengirikan kembali ke Supplier. Bagian Gudang akan

memperbarui daftar Stok Barang. Surat Retur Pembelian rangkap pertama dan

ketiga ditandatangani oleh Supplier.

4. Surat Retur Pembelian rangkap pertama beserta barang yang diretur diserahkan

ke Pemasok.

5. Surat Retur Pembelian rangkap ketiga diarsipkan pada Bagian Pembelian.

6. Bagian Pembukuan dan Keuangan menerima Surat Retur Pembelian rangkap

kedua dari Bagian Pembelian dan mengarsipkan sementara, sampai diterima

kembali barang ganti dari Supplier.

7. Berdasarkan Surat Retur Pembelian, Bagian Pembukuan dan Keuangan akan

memperbarui daftar Stok Barang.

3.2.7 Prosedur Retur Penjualan

1. Pada saat terjadi retur penjualan, bagian Penjualan akan membuat Bukti Retur

Penjualan sebannyak dua rangkap:

a. Rangkap pertama dikirimkan ke Bagian Pembukuan dan Keuangan.

b. Rangkap kedua dikirimpan ke Bagian Gudang.

2. Bagian Gudang menerima Bukti Retur Penjualan rangkap kedua dari Bagian

Penjualan.

3. Bagian Gudang akan menghitung dan memeriksa barang yang diretur oleh

Pelanggan dan menandatangani Bukti Retur Penjualan rangkap kedua.

79

4. Bukti Retur Penjualan rangkap kedua dikembalikan ke Bagian Penjualan untuk

diarsipkan sementara yang akan digunakan pada saat pengiriman barang

kembali ke Pelanggan.

5. Bagian Pembukuan dan Keuangan menerima Bukti Retur Penjualan rangkap

pertama dari Bagian Penjualan dan diarsipkan sementara.

6. Berdasarkan Bukti Retur Penjualan, setelan dilakukan pengiriman barang

kembali ke Pelanggan, Bagian Pembukuan dan Keuangan akan memperbarui

daftar Stok Barang.

3.2.8 Prosedur Pembayaran Hutang Dagang

1. Supplier akan menagih Hutang pada saat Faktur Pembelian jatuh tempo. Bagian

Pembukuan dan Keuangan akan mencocokkan Faktur supplier yang diambil

dari arsip dengan Faktur dari supplier. Jika tidak cocok, maka Bagian

Pembukuan dan Keuangan akan menolak pembayaran dan mengembalikan

Faktur kepada Supplier.

2. Jika arsip Faktur cocok dengan Faktur dari supplier, Bagian Pembukuan dan

Keuangan akan meminta cek dari pimpinan dan melakukan pembayaran kepada

Supplier.

3. Bagian Pembukuan dan Keuangan akan memperbarui Buku Hutang Dagang.

4. Faktur dari Supplier yang telah dilunasi diarsipkan pada Bagian Pembukuan dan

Keuangan sebagai kewajiban yang telah dibayar.

80

3.2.9 Prosedur Penagihan Piutang

1. Bagian Pembukuan dan Keuangan akan menagih piutang kepada Pelanggan pada

saat Faktur Penjualan jatuh tempo.

2. Pada saat Faktur Penjualan jatuh tempo, Bagian Pembukuan dan Keuangan akan

mengirimkan Faktur Penjualan yang diambil dari arsip kepada Pelanggan.

3. Setelah Pelanggan melakukan Pembayaran, Bagian Pembukuan dan Keuangan

akan menandai Faktur Penjualan sebagai bukti kewajiban Pelanggan telah

dipenuhi oleh Pelanggan.

4. Selanjutnya, Bagian Pembukuan dan Keuangan mencatat penerimaan kas yang

terjadi.

5. Bagian Pembukuan dan Keuangan akan memperbarui Buku Piutang Dagang.

6. Faktur Penjualan yang telah dilunasi diarsipkan pada Bagian Pembukuan dan

Keuangan sebagai kewajiban Pelanggan yang telah dibayar.

3.2.10 Diagram Konteks Sistem yang Sedang Berjalan

81

Sistem Persediaan,Pembelian, dan Penjualan

pada PT. Rabana Chemicals

Supplier Pelanggan

DirekturStaff(Sekretaris, Gudang,Bagian Penjualan, Bagian

Pembukuan dan Keuangan)

Surat Order Pembelian

Order/memesan barang

Bayar

Pengiriman Barang

Faktur Pembelian

Surat Jalan Pembelian

Daftar dan harga barang

Laporan

Pemsanan Barang

Pembayaran

Retur Penjualan

Retur Pembelian

Melakukan Pembayaran Pembelian

Menerima PelunasanPiutang

Surat Jalan

Faktur Penjualan

Mengirimkan FakturPenjualan

Mengirimkan Surat Jalan

Menerima pengiriman barang

Membuat Surat order Pembelian

Gambar 3.2: Diagram Konteks Prosedur yang Sedang Berjalan

82

3.2.11 Diagram Nol Sistem yang Sedang Berjalan

PelangganSupplier

Staf

Direktur

Barang

5.MelakukanPembayaranPembelian

10.MenerimaPelunasan

Piutang

8.MembuatFaktur Penjualan

1.MelakukanOrder

Pembelian

7.MelakukanOrder Penjualan

OrderPenjualan

OrderPembelian

ReturPembelian

ReturPenjualan

DaftarSurat Jalan

6.MelakukanRetur

Pembelilan

9.MelakukanRetur Pembelian

DaftarPembayaran Lunas

Daftar PelunasanHutang

11.MembuatLaporan

4. MengecekPenerimaan

Order

PenerimaanOrder

2. MembuatSPP

3.MenerimaFaktur

Pembelian

FakturPembelian

FakturPenjualan

12.MengirimPesananBarang

13.Menyerahkan

daftar danahrga barang

Daftar danharga Barang

13.MenyerahkanSurat Jalan

Gambar 3.4: Diagram Nol Prosedur yang Sedang Berjalan

83

3.2.12 Diagram Alir Dokumen Sistem yang Sedang Berjalan

3.2.12.1 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian

Gambar 3.4: Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Barang

Surat OrderPembelian

(SOPembelian)Mulai

Membuat Surat

Permintaan Pembelian

Surat PermintaanPembelian (SPP)

1

2

N

Surat Permintaanpembelian (SPP)

Menerima PenawaranHarga dari Supplier

(Via Telp/Fax)

Membuat Surat OrderPembelian (SOPemb)

4

SPP 1

Surat OrderPembelian(SOPem)

1

3

2

Supplier

1

N

N

Bagian Gudang SekretarisBagian Pembukuan

dan Keuangan

84

3.2.12.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Barang

Sekretaris

2 Surat Order Pembelian (SOPemb)

1Surat Jalan Supplier

Faktur dari Supplier

Memeriksa secara fisik kondisi dan

kuatiitas barang yang diterima sesuai

dengan Surat jalan dari Supplier dan

SOPemb

Memperbarui Kartu Gudang

Kartu Gudang

SOPemb 2 Surat Jalan Supplier

Faktur dari Supplier N

Surat Jalan Supplier


Mencocokkan dengan

SOPemb dari arsip

Mencatat Transaksi pembelian

yang terjadi

Transaksi Pembelian

Membuat Nota Pembelian



2

1 Nota Pembelian

N

1

Bagian Gudang

85

Gambar 3.5: Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Barang (lanjutan)

Kredit

Bagian Pembukuan dan Keuangan

1



1 Nota Pembelian

Jenis Pembelian Tunai

Mencatat total hutang kepada supplier pada Buku Hutang

Dagang

Melakukan pembayaran

kepada supplier

Mencatat Pengeluaran Buku Hutang

Dagang

Menghitung HPP dan menentukan Harga Jual serta

memperbarui Daftar Persediaan Barang



1 Nota Pembelian

N

86

Gambar 3.6: Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Barang (lanjutan)

3.2.12.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Perhitungan Stok Barang

Gambar 3.7: Diagram Alir Dokumen Prosedur Perhitungan Stok Barang

3.2.12.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan

Bagian Pembukuan dan Keuangan Bagian Gudang

Digunakan sebagai Kartu Gudang

Mulai

Menghitung secara fisik barang yang ada di gudang

Membuat Laporan Perhitungan Fisik

2 1

Laporan Perhitungan Fisik

1 Laporan Perhitungan Fisik

Memperbarui daftar Persediaan B

N

Daftar Persediaan Barang

87

Bagian Pembukuan dan Keuangan Bagian penjualan

Mulai

Menerima Pesanan Pelanggan dan mengidentifikasi tipe dan kuantitas barang dan mengecek persediaan

Membuat Surat Order Penjualan (SOPenj)

Surat Order Penjualan (SOPenj)



Cek Kredit

Buku Piutang dagang


Persetujuan Kredit


1 Menginformasikan kepada Pelanggan dan membatalkan Pesanana

88

Gambar 3.8: Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan

Faktur Penjualan 1

3

Beserta Barang

Bagian Gudang

1




Bagian Penjualan

Menyiapkan Barang dan menandatangani SOPenj

Memperbarui Kartu Gudang Kartu

Gudang

Beserta Barang

Memeriksa dan menyesuaikan barang secara fisik berdasarkan SOPenj

Membuat Faktur Penjualan dan Surat Jalan

2 Faktur Penjualan 1

2

1 Surat Jalan

Mencatat Transaksi Penjualan yang terjadi

Transaksi Penjualan

Mengirikan ke Pelanggan

1 Surat Jalan

2

Beserta Barang

Surat Jalan Rangkap ke-2, Faktur Oenjualan Rangkap ke-2 dan barang diserahkan ke pelanggan

89

Gambar 3.9: Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan(lanjutan)

Kredit

Tunai


2

Faktur Penjualan 1

1 Surat Jalan

Jenis Penjualan

Mencatat total piutang pada Buku Piutang

Dagang

Memperbarui Daftar

Persediaan Barang

Faktur Penjualan 1

1 Surat Jalan

N

Buku Piutang Dagang

Faktur Penjualan rangkap ke -1 dan surat jalan rangkap ke-2 diserahkan ke pelanggan. Faktur Penjualan rangkap ke-2 dan surat jalan rangkap ke-1 diarsipkan Bagian Penjualan

Menerima Pembayaran dari

Pelanggan

Mencatat penerimaan kas

yang terjadi Penerimaan kas

90

Gambar 3.10: Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan(lanjutan)

3.2.12.5 Diagram Alir Dokumen Retur Pembelian

Gambar 3.11: Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Pembelian

Bagian Pembukuan dan Keuangan Bagian Gudang Sekretaris

Surat Retur Pembelian rangkap ke-1 dan ke-3 ditandatangani oleh supplier, Surat Retur Pembelian rangkap ke-1 dan barang diserahkan ke Summplier

Mulai

Membuat Surat Retur Pembelian

3

2

1 Surat Retur Pembelian

3


Menyiapkan barang yang akan diretur

Mengirimkan barang kepada supplier



N

A


N

Diarsipkan sementara sampai diterima barang ganti dari supplier

Memperbarui Daftar

Persedian Barang

A

91

3.2.12.6 Diagram Alir Data Prosedur Retur Penjualan

Gambar 3.12: Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Penjualan

Setelah dilakukan pengiriman barang kembali ke pelanggan

Bagian Pembukuan dan Keuangan Bagian Gudang Bagian Penjualan

Mulai

Membuat Bukti Retur Penjualan

2

1 Bukti Retur Penjualan

Memeriksa dan menghitung secara fisik barang yang

diterima dari Pelanggan dan

menandatangani Bukti Retur Penjualan

N

A

N

Diarsipkan sementara sampai barang dikirim lagi ke pelanggan

Memperbarui Daftar

Persedian Barang

A





92

3.2.12.7 Diagram Alir Data Prosedur Pembayaran Hutang Dagang

Faktur supplier yang telah dilunasi

Sesuai

Tidak Sesuai


Membandingkan Faktur dan Buku Hutang Dagang

N

Faktur dari supplier

Mulai

Faktur supplier

Buku Hutang Dagang

Faktur sesuai

Mengembalikan Faktur ke supplier

Meminta cek dari pimpinan dan

melakukan pembayaran

Memperbarui Buku Hutang Dagang

Mencatat pengeluaran kas

Faktur supplier

Buku Hutang Dagang

Pengeluaran kas

93

Gambar 3.13: Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembayaran Hutang Dagang

3.2.12.8 Diagram Alir Data Prosedur Penagihan Piutang

Faktur Penjualan yang telah jatuh tempi yang diambil dari arsip


Mengirimkan Faktur Penjualan

kepada pelanggan

N

Mulai

Menerima piutang dari pelanggan

Memperbarui Buku Piutang Dagang

Mencatat penerimaan kas

Faktur Penjualan

Buku Piutang Dagang

penerimaan kas

Pelanggan Pelanggan melakukan pembayaran

Faktur Penjualan Faktur Penjualan yang

telah dilunasi Pelanggan

94

Gambar 3.14: Diagram Alir Dokumen Prosedur Penagihan Piutang

3.3 Permasalahan yang dihadapi

Dari prosedur-prosedur yang sedang berjalan di atas terdapat beberapa

terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, yaitu:

1. Perusahaan mengalami kesulitan untuk mengetahui persediaan barang yg ada di

gudang secara cepat.

2. Sulit mencari data lama, karena harus mencari dari banyak berkas yang

disimpan terpisah.

3. Keterlambatan menerima laporan persediaan, pembelian dan penjualan

sehinggai menghambat pengambilan keputusan untuk strategi penjualan untuk

bulan berikutnya.

4. Sering terjadi kesalahan dalam kalkulasi jumlah barang dan harga satuan.

5. Dokumen tidak aman, karena berupa berkas dari kertas sehingga mudah rusak

dan dapat dimanfaatkan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

3.4 Usulan pemecahan masalah

Dari permasalahan yang dihadapai perusahaan seperti di atas, maka

penulis mengusulkan pemecahan untuk masalah-masalah di atas, yaitu:

1. Sistem basis data yang memungkinkan untuk pengolahan data-data

barang, transaksi penjualan dan transaksi pembelian yang terjadi secara

langsung dan saling berhubungan dan memperngaruhi, sehingga

perusahaan bisa mendapatkan laporan mengenai stok barang, transaksi

penjualan, dan transaksi pembelian secara lebih cepat.

95

2. Sistem basis data dilengkapi dengan perhitungan otomatis yang

memungkinkan tidak terjadinya kesalahan dalam perhitungan.

3. Sistem basis data yang mempunyai fasilitas login yang membatasi hak

user dalam mengakses data dalam sistem basis data.

3.5 Analisa Kebutuhan Informasi

Berdasarkan hasil wawancara, dapat diketahui data apa saja yang

diperlukan perusahaan untuk dimasukkan ke dalam basis data dan informasi apa saja

yang akan dihasilkan oleh basis data untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Kebutuhan informasi PT. Rabana Chemicals dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Kebutuhan untuk mengumpulkan data supplier agar mudah dalam mendapatkan

informasi supplier yang ada.

2. Kebutuhan untuk mengumpulkan data pelanggan agar mudah dalam mendapatkan

informasi pelanggan yang ada.

3. Kebutuhan untuk mengumpulkan data semua jenis barang agar mudah dalam

mendapatkan informasi jenis barang yang ada.

4. Kebutuhan untuk mengumpulkan data persediaan barang yang ada di gudang agar

mudah dalam mendapatkan informasi persediaan barang apa saja yang masih ada di

gudang.

5. Kebutuhan untuk mengumpulkan data pemesanan pembelian yang dilakukan

dengan supplier agar mudah dalam mendapatkan informasi pemesanan pembelian

yang telah dilakukan.

96

6. Kebutuhan untuk mengumpulkan data transaksi pembelian yang dilakukan dengan

supplier, baik tunai maupun kredit agar mudah dalam mendapatkan informasi

transaksi pembelian yang telah dilakukan.

7. Kebutuhan untuk mengumpulkan data mengenai hutang perusahaan kepada

supplier agar mudah dalam mendapatkan informasi hutang yang ada ketika akan

melakukan pembayaran kepada supplier .

8. Kebutuhan untuk mengumpulkan data pemesanan barang yang telah dilakukan oleh

pelanggan agar mudah dalam mendapatkan informasi pemesanan barang yang telah

dilakukan pelanggan.

9. Kebutuhan untuk mengumpulkan data transaksi penjualan yang dilakukan dengan

pelanggan, baik tunai maupun kredit agar mudah dalam mendapatkan informasi

transaksi penjualan yang telah terjadi akan dipakai ketika membuat faktur penjualan

dan jumlah penjualan.

10. Kebutuhan untuk mengumpulkan data mengenai piutang pelanggan kepada

perusahaan agar mudah dalam mendapatkan informasi piutang pelanggan yang ada

ketika pelanggan melakukan pembayaran kepada perusahaan.

11. Kebutuhan untuk mengumpulkan data pengiriman barang kepada pelanggan agar

mudah dalam mendapatkan informasi tentang pengiriman barang kepada pelanggan.

Dari analisa kebutuhan informasi di atas maka dapat diidentifikasi entitiy

yang akan digunakan dalam basis data PT.Rabana Chemicals sebegai berikut:

97

Tabel 3.1 : Entity Dari Analisa Kebutuhan

Entity Deskripsi

Barang Data Barang, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar

Karyawan

Berisi data-data karyawan seperti nama, alamat, nomor

telepon, kota, dan kode pos.

Supplier Berisi data-data Supplier seperti nama, alamat, nomor telepon,

kota, dan kode pos.

Pelanggan Berisi data-data Pelanggan seperti nama, alamat, nomor

telepon, kota, dan kode pos.

Pembelian Berisi data-data transaksi pembelian yang terjadi seperti nama

supplier barang yang dibeli, barang yang dibeli, Jumlah, dan

tanggal terjadinya transaksi pembelian.

Jenis Barang Berisi data mengenai jenis barang yang ada di gudang.

Penjualan

Berisi data-data transaksi penjualan yang terjadi seperti nama

pelanggan yang membeli barang, barang yang dibeli oleh

pelanggan , Jumlah, dan tanggal terjadinya transaksi

pembelian.

Hutang

Berisi data-data hutang perusahaan dengan supplier seperti

nama supplier, barang yang dibeli, Jumlah, dan tanggal jatuh

tempo faktur.

98

Piutang

Berisi data-data piutang yang dimiliki perusahaan dengan

pelanggan seperti nama pelanggan, barang yang dibeli

pelanggan, Jumlah, dan tanggal jatuh tempo faktur.

ReturPembelian

Berisi data-data, mengenai retur pembelian yang terjadi,

seperti kode pembelian pada faktur pembelian, nama barang

yang diretur, jumlah, tanggal pembelian sesuai faktur, dan

tanggal terjadinya retur.

ReturPenjualan Berisi data-data, mengenai retur penjualan yang terjadi, seperti

kode penjualan pada faktur penjualan, nama barang yang

diretur, jumlah, tanggal penjualan sesuai faktur, dan tanggal

terjadinya retur.

bab 3 analisis sistem yang berjalan 3.1 gambaran …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2009-2-00589-if bab...

Documents