40

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. China Cargo International adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang

jasa pengiriman barang. Yang melayani pengiriman barang dari luar negeri ( import ),

khususnya dari negara China. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Charles Homan pada

tanggal 26 November 2001 di hadapan notaris Eko Prasetio, S.H. dengan akta notaris

NO. C-1832.HT.03.01-TH 2001 TGL 26 Novenber 2001 dengan NPWP 02.189.055.4-

036.000.

Perusahaan ini terletak di Taman Palem Lestari, Ruko Galaxi blok T no. 26,

Jalan Kamal Raya Outer Ring Road, Cengkareng, Jakarta-Barat. Telp. (021) 55963604

Fax. (021) 55963605.

PT. China Cargo International terdiri dari 2 lantai. Lantai 1 digunakan oleh

bagian Pemasaran untuk menawarkan jasa. Sedangkan lantai 2 digunakan oleh bagian

Operasional, Akuntansi dan ruang Direktur.

Dalam proses monitoring barang, saat ini perusahaan tidak menggunakan

teknologi apapun dalam memonitor barang.

41

Pada saat ini, perusahaan memiliki 100 pelanggan tetap yang berada di

Jabodetabek dan 60 pelanggan diluar Jabodetabek, diantaranya yaitu:

1. PT. Dinamika sejahtera ( Pondok Gede, Bekasi )

2. PT. Petra ( Jawa Barat, Bekasi )

3. PT. Putra Mandiri ( Jakarta - Barat )

4. PT. Sarana Cipta Sentosa Mulia ( Jakarta - Barat )

5. CV. Tunggal Perkasa ( Jakarta - Pusat )

6. PT. Danumitra Nusantara ( Jakarta - Timur )

3.1.2 Visi Perusahaan

Visi PT. China Cargo adalah menjadi salah satu perusahaan jasa pengiriman

barang terbesar di Indonesia.

3.1.3 Misi Perusahaan

Misi PT. China Cargo :

1. Memberikan layanan terbaik bagi Customer dalam mengirim barang.

2. Memberikan kontribusi yang positif bagi : Customer, Pegawai, Management.

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Pada setiap perusahaan, memiliki struktur organisasi adalah suatu kebutuhan

yang mendasar dalam membangun sebuah perusahaan yang bonafit, karena dengan

adanya struktur organisasi maka pembagian tugas dan tanggung jawab dapat terarah,

agar tercipta kerjasama yang baik antar bagian dalam perusahaan.

42

Struktur Organisasi PT. China Cargo International

Direktur

ManajerPemasaran

ManajerOperasional Akuntansi

Bag.Operator

Staf Pemasaran

Bag.Gudang

Bag.Dokumen

Bag.Pengiriman

Bag. GudangCina

Bag. DokumenCina

Bag.Penagihan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. China Cargo International

Sumber PT. China Cargo International Tahun 2009

43

3.3 Tugas dan Tanggung Jawab

1. Direktur

Tugas dan tanggung jawab Direktur adalah sebagai berikut :

a. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan - badan diluar perusahaan.

b. Menetapkan kebijaksanaan dan tujuan perusahaan serta melakukan pengawasan dan

pengendalian secara umum terhadap seluruh kegiatan operasional perusahaan,

mengadakan perencanaan keuangan dan mengurus masalah pembagian gaji dan

kesejahteraan karyawan.

c. Mengangkat, meminta pertanggung jawaban dan memberhentikan para manajer.

d. Mengontrol dan mendukung kegiatan semua manajer dan mengevaluasi hasil kerja.

2. Manajer Pemasaran

Tugas dan tanggung jawab Manajer Pemasaran adalah sebagai berikut :

a. Memantau bagian pemasaran mengenai order yang masuk ke perusahaan.

b. Memberikan laporan barang yang akan masuk kepada Manajer Operasional dengan

data-data yang lengkap disertai contoh barang, packing list, invoice.

c. Menanyakan harga order untuk full container kepada forwarder lain seperti untuk

selanjutnya diberitahukan kepada Direktur.

d. Memastikan order barang agar masuk ke gudang China dengan kode marking yang

telah disepakati oleh Customer masing-masing.

e. Setiap hari memantau staf pemasaran untuk keluar kantor dan mencari order mulai

pukul 10:30 WIB dan wajib kembali ke kantor pada pukul 16:30 WIB kecuali staf

pemasaran yang ada janji dengan customer.

f. Memberikan dan menerima laporan hasil market dari bagian pemasaran lainnya

untuk selanjutnya dilaporkan kepada Direktur.

44

g. Menjalin hubungan kerjasama yang baik dengan Expedisi lain serta menjaga nama

baik perusahaan.

h. Membuat jadwal piket harian untuk bagian pemasaran.

3. Manajer Operasional

Tugas dan tanggung jawab Manajer Operasional adalah sebagai berikut :

a. Menerima contoh barang dari Pemasaran guna untuk diberikan kepada Bea Cukai

tentang barang tersebut apakah barang tersebut bisa masuk atau tidak.

b. Memantau dan memberikan laporan data barang yang ada di gudang China kepada

Customer.

c. Memberikan informasi kepada Customer tentang status barang dan proses

pengeluarannya.

d. Membuat packing list dan invoice untuk diproses ke Bea dan Cukai.

e. Membuat B/L (Bill of Lading), Invoice, Packing List untuk di proses ke Bea dan

Cukai.

f. Membuat Surat Jalan dan mengatur pengiriman barang dengan data alamat yang

sudah diberikan oleh bagian Pemasaran / customer masing-masing.

g. Memberikan laporan kepada Akuntansi setelah pengiriman barang dengan disertai

surat jalan untuk proses penagihan.

h. Mengatur dana operasional untuk proses pembongkaran barang / Container.

i. Menerima Complaint dari Customer tentang kehilangan / kekurangan barang tapi

jika karton utuh dan tidak cacat / rusak dapat menolak Complaint dari Customer.

45

4. Akuntansi

Tugas dan tanggung jawab bagian Akuntansi adalah sebagai berikut :

a. Membuat budget untuk keperluan kantor per minggu dan per bulan dan laporan rugi

laba perusahaan.

b. Membuat perencanaan keuangan untuk keperluan perusahaan seperti membayar

telepon, membayar gaji karyawan, membayar transportasi, membayar uang lembur dan

segala kebutuhan perusahaan.

c. Membuat perencanaan pembayaran hutang / piutang perusahaan dengan pihak lain.

d. Memberikan laporan keuangan dengan lengkap dan benar kepada Direktur.

e. Membuat invoice berupa tagihan ke pelanggan dengan terlebih dahulu meminta

informasi harga dari setiap pemasaran.

f. Segera melakukan penagihan ke pelanggan selama 3 hari setelah barang dikirim dan

diterima oleh pelanggan dengan disertai surat jalan dari bagian operasional.

5. Bagian Operator

a. Menjawab panggilan telepon dari pelanggan / non pelanggan.

b. Memberikan panggilan telepon kepada bagian yang dituju oleh penelpon.

6. Staf Pemasaran

a. Bertanggung jawab kepada Manajer Pemasaran mengenai order.

b. Memastikan pelanggan untuk kirim barang ke gudang China dengan diberikan nomor

GBU ( code customer ) yang sesuai dengan barang yang akan dikirim.

c. Menerima order dari pelanggan melalui telepon, fax, e-mail maupun datang langsung

ke kantor.

d. Menawarkan order kepada pelanggan baru sesuai harga yang sudah ditetapkan oleh

perusahaan.

46

e. Memberitahukan ke bagian dokumen tentang pengiriman barang tersebut dan

bertanggung jawab tentang pengiriman barang dan tertanggung jawab tentang harga

yang diberitahukan kepada pelanggan.

7. Bagian Pengiriman

a. Bertanggung jawab atas kehilangan barang selama pengiriman.

b. Melaksanakan pengiriman barang dan menyerahkan barang sampai tempat pelanggan.

c. Menyerahkan tanda terima dari pelanggan ke bagian gudang.

d. Memberikan laporan kepada Manajer Operasional setiap barang dikirim atau diterima

di gudang.

8. Bagian Dokumen / Bagian Dokumen Cina

a. Membuat dokumen - dokumen yang berhubungan dengan jasa pengiriman dan

pelanggan.

b. Mengarsip dokumen - dokumen yang sudah dibuat.

9. Bagian Gudang / Bagian Gudang Cina

a. Bertanggung jawab kepada pimpinan atas barang pelanggan yang ada di gudang,

serta mengatur tata letak barang di gudang.

b. Mengawasi arus keluar masuknya barang.

c. Menjamin keamanan dan kebersihan penyimpanan barang di gudang agar terhindar

dari kerusakan maupun kehilangan.

d. Menerima dan menyimpan barang yang akan dikirim.

10. Bagian Penagihan

a. Memberikan invoice kepada pelanggan dan melakukan penagihan pembayaran dari

pelanggan.

47

b. Melaporkan status penagihan berupa tunai, cek, giro atau faktur penjualan kepada

bagian Akuntansi agar dapat dijurnal.

3.4 Dokumen yang digunakan

a. Packing List

Adalah daftar nama barang dan banyaknya barang yang ada dalam satu container.

b. Surat Tanda Terima Barang ( STTB )

Adalah surat tanda bukti bahwa PT. CHINA CARGO telah menerima barang dari

Suplier.

c. Bill of Lading ( B/L )

Adalah surat tanda bukti pengiriman barang dengan tanda nomor tertentu yang telah

disetujui oleh pihak jasa pengiriman barang dan armada pengangkutan mitra bisnisnya.

d. Pemberitahuan Import Barang ( PIB )

Adalah surat pemberitahuan bahwa barang yang dikirim sudah sampai di gudang Bea

Cukai.

e. Surat Persetujuan Pengeluaran Barang ( SPPB )

Adalah surat persetujuan keluarnya barang dari gudang Bea Cukai dan barang dapat di

ambil oleh perusahaan.

f. Surat Jalan ( SJ )

Adalah surat yang di keluarkan oleh perusahaan untuk mengantarkan barang ke

Customer sebagai bukti tanda terima.

g. Invoice

Adalah surat tagihan jasa pengiriman barang yang dikeluarkan oleh pihak penyedia jasa

pengiriman barang.

48

3.5 Prosedur Sistem Pengiriman Yang Sedang Berjalan

1. Customer menghubungi bagian operator via telepon / e-mail untuk meminta

harga penawaran. Kemudian bagian pemasaran mengirimkan SPH ( Surat Penawaran

Harga ) via fax kepada customer. Apabila customer tidak setuju dengan penawaran

tersebut, maka customer akan mengirimkan SPPH ( Surat Permintaan Penawaran Harga

) via fax ke bagian pemasaran. Apabila China Cargo tidak setuju, maka bagian

pemasaran melakukan penawaran harga kembali atau transaksi dibatalkan. Apabila

kedua belah pihak telah setuju, maka customer akan mengirimkan SPH yang sudah

ditandatangani via fax ke bagian pemasaran. Bagian pemasaran akan memberikan kode

pelanggan ( GBU ), setelah itu customer mengirim barang ke gudang Cina.

2. Pihak gudang Cina menerima barang dan membuat packing list rangkap 2 (

rangkap 1 akan diarsip di gudang Cina, rangkap 2 akan diserahkan ke bagian operasional

) sesuai kode GBU yang telah diberikan. Setelah barang dimasukkan ke dalam kontainer

sampai full, bagian gudang Cina menghubungi jasa pelayaran untuk mengirim barang ke

Indonesia dan membuat bill of lading rangkap 3 ( rangkap 1 diberikan ke pelayaran,

rangkap 2 untuk diarsip, rangkap 3 diserahkan ke bagian operasional ), kemudian barang

siap di kirim ke Indonesia.

3. Bagian operasional mengirim packing list, bill of lading, dan PIB (

Pemberitahuan Impor Barang ) ke bea cukai. Setelah barang tiba di pelabuhan Indonesia,

maka pihak bea cukai akan memeriksa barang yang ada di dalam kontainer sesuai

dengan packing list, bill of lading dan PIB. Apabila barang yang dikirim tidak sesuai

maka pihak bea cukai akan memberikan Notul ( Nota pembetulan ) kepada pihak bagian

operasional dan akan dikenai denda sesuai jenis barang yang dikirim. Pihak China Cargo

akan membebani denda yang diterima dari pihak bea cukai kepada customer, karena

49

tidak sesuai dengan packing list. Jika sesuai selanjutnya pihak bea cukai akan

mengeluarkan SPPB ( Surat Perintah Pengeluaran Barang ). Maka dari bagian

operasional akan menyewa truk untuk mengambil barang yang ada di pelabuhan untuk

dikirimkan ke gudang beserta SPPB.

4. Setelah barang tiba di gudang, maka pihak gudang akan membongkar kontainer

dan memeriksa barang sesuai packing list. China Cargo akan memberitahukan customer

via telepon bahwa barangnya sudah ada di gudang perusahaan. Dan bagian pengiriman

mengirim barang ke customer beserta surat jalan dua rangkap. Customer menerima dan

memeriksa barang, jika sesuai maka customer akan menandatangani surat jalan ( surat

jalan rangkap 1 diarsip dan rangkap 2 diberikan ke customer ). Apabila barang yang

dikirimkan tidak sesuai, maka customer menulis keluhan di surat jalan atas barang yang

tidak sesuai, maka bagian gudang akan memeriksa kondisi barang tersebut. Jika benar

ada kesalahan maka pihak China Cargo akan bertanggung jawab atas keluhan customer.

5. Jika barang yang diterima customer sesuai maka bagian Akuntansi membuat

invoice dan mengirim ke customer melalui fax 1 hari setelah barang dikirim. Batas

waktu pembayaran paling lambat 3 hari setelah barang dikirim, jika belum dibayar maka

bagian penagihan akan datang ke tempat customer untuk melakukan penagihan. Setelah

customer melakukan pembayaran maka invoice akan dicap lunas dan dikirim ke

customer via fax.

6. Setelah menerima pembayaran, bagian Akuntansi mengarsip invoice dan

melakukan pembukuan / jurnal untuk memberikan laporan keuangan kepada direktur

untuk diperiksa.

50

3.6 Event Table

EVENT INTERNAL AGENT STARTS WHEN ACTIVITIES

Menerima Order Mengirim Barang Menerima Barang Mengirim Barang ke customer Melakukan Pembayaran Melakukan penagihan

Bag. Pemasaran Gudang Cina Bag. Gudang Bag. Pengiriman Bag. Akuntansi Bag. Penagihan

Menerima telp dr customer Barang sampai di Gudang Cina Barang sampai di Jakarta Barang siap dikirim Barang sampai di customer. Jatuh tempo pembayaran.

Membuat surat penawaran harga, memberikan kode pelanggan (GBU..) Mempacking barang, membuat packing list 2 rangkap,membuat bill of lading 3 rangkap. Menerima packing list rangkap 2, membuat PIB, mengirim packing list, bill of lading dan PIB ke bea cukai, menerima SPPB. mencocokan barang dengan packing list. membuat surat jalan 2 rangkap, mengirim barang ke customer. Membuat invoice, mengirim invoice ke customer via fax, menerima pembayaran, mencap lunas invoice. Mendatangi customer beserta

51

EVENT INTERNAL AGENT STARTS WHEN ACTIVITIES Melakukan Pembukuan

Bag. Akuntansi

Customer melakukan

pembayaran

invoice.

Mengarsip

invoice,membuat

jurnal,memberikan

laporan keuangan

kepada direktur.

Tabel 3.1 Event Table

52

3.7 Workflow Table Actor Activities MENERIMA ORDEROperator Bag. Pemasaran Bag. Dokumen Bag. Pemasaran

1. Menerima pesanan dari customer. 2. Mengirim surat penawaran harga (SPH). 3. Jika tidak setuju maka menerima SPPH dari customer. 4. Apabila customer setuju maka mengirim SPH yang

ditandatangani via fax. 5. Mengarsip SPH. 6. memberikan kode pelanggan (GBU).

MENGIRIM BARANGGudang Cina Bag. Dokumen Cina Gudang Cina

7. Menerima barang dari customer untuk dikirim. 8. Mempacking barang. 9. Membuat packing list 2 rangkap. 10. Mengarsip packing list rangkap satu (1). 11. Mengirim packing list rangkap dua (2) ke bagian operasional. 12. Membuat bill of lading rangkap 3. 13. Mengirim rangkap satu (1) ke pelayaran. 14. Mengarsip rangkap dua (2). 15. Mengirim rangkap tiga (3) ke bagian operasional. 16. Mengirim barang ke gudang Jakarta.

MENERIMA BARANGBag. Operasional Bag. Dokumen Bag. Operasional Bag. Gudang

17. Menerima packing list rangkap dua (2) dan bill of lading rangkap tiga (3).

18. Membuat PIB (Pemberitahuan Impor Barang) 19. Mengirim packing list, bill of lading, dan PIB ke bea cukai. 20. Setelah diperiksa, jika tidak sesuai packing list bagian operasional

menerima Notul (Nota Pembetulan). 21. Jika sesuai menerima barang yang sudah diperiksa bea cukai

beserta SPPB. 22. Mencocokan barang dengan packing list rangkap dua (2).

MENGIRIM BARANG KE CUSTOMER Bag. dokumen Bag. Pengiriman Bag. Dokumen

23. Membuat surat jalan dua rangkap. 24. Mengirim barang ke customer dan surat jalan. 25. Jika tidak sesuai menerima surat keluhan dari customer yang

ditulis di Surat Jalan dan mengecek kembali kondisi barang. 26. Jika sesuai menerima Surat Jalan yang sudah ditandatangani. 27. Mengarsip surat jalan rangkap satu (1).

MENERIMA PEMBAYARAN Bag.Akuntansi

28. Membuat invoice. 29. Mengirim invoice ke customer via fax. 30. Menerima pembayaran. 31. Mencap lunas invoice dan mengirim via fax ke customer

53

Actor Activities MELAKUKAN PENAGIHAN Bag. Penagihan Bag. Akuntansi

32. Mendatangi customer yang sudah jatuh tempo 33. Menerima pembayaran dari customer 34. Mencap lunas invoice dan mengirimkan ke customer via fax.

MELAKUKAN PEMBUKUAN

Bag. Dokumen Bag. Akuntansi

36. Mengarsip invoice. 37. Membuat jurnal. 38. Membuat laporan keuangan kepada direktur.

Tabel 3.2 Workflow Table

54

3.8 Rich Picture

Customer

1.Menghubungi Via Telp/email

18.Mengirim Invoice cap lunas via fax

12.Memberitahu barang yangSusah sampai Via telp.

Bag_Pengiriman

Bag_Pemasaran

Bag_Operator Bag_Akuntansi

Bea Cukai

Gudang China

Gudang Di Indonesia

Bag_Operasional

Bag_Penagihan

Pelayaran

7. Memberikan P/L

5.Mengirim barang

15. Mengirim Invoice

16.MendatanginCustomer

17.MelunasiPembayaran

8. Mengirim Barang

Direktur

9. Mengirim P/L,B/L& PIB

10. ,Menyerahkan SPPB

11.Mengirim barang& SPPB

19.MemberikaLaporan

Keuangan

13.Mengirim barang & SJ

2. Mengirim SPH via fax

3. Mengirim SPH yang di TTDVia fax

14. Memberikan SJ yang telah diTTD

4.Memberikan Kd_pelanggan

Gambar 3.2 Rich Picture

55

3.9 Overview Activity Diagaram ( OAD )

Bagian Penagihan

Bagian Akuntansi

Bagian Pengiriman

Bagian GudangGudang CinaBagian Pemasaran

Menerima Order

Menerima Barang

Menerima Barang

Mengirim Barang keCustomer

Melakukan Pembukuan

SPH

billoflading

packinglist

PIB

surat jalan

invoice

MelakukanPembayaran

MelakukanPenagihan

Gambar 3.3 Overview Activity Diagram

56

3.10 Detailed Activity Diagram

1. DAD Menerima Pesanan

Bagian DokumenBagian PemasaranOperator

Menerima pesanan dari customer

Mengirim surat penawaran harga (SPH)

[Tidak setuju]

Mengirim SPH yang ditanda tangani

via fax

Menerima SPPHDari customer

[Setuju]

Mengarsip SPH

Memberikan Kode Pelanggan (GBU)

SPH

SPH

Gambar 3.4 DAD Menerima Pesanan

57

2. DAD Mengirim barang

Gambar 3.5 DAD Mengirim Barang

58

3. DAD Menerima Barang

Gambar 3.6 DAD Menerima Barang

59

4. DAD Mengirim Barang ke Customer

Gambar 3.7 DAD Mengirim Barang Ke Customer

60

5. DAD Melakukan Pembayaran

Gambar 3.8 DAD Melakukan Pembayaran

61

6. DAD Melakukan Penagihan

Gambar 3.9 DAD Melakukan Penagihan

62

7. DAD Melakukan Pembukuan

Bagian AkuntansiBagian Dokumen

Mengarsip invoice

Membuat jurnal

Mmbuat laporan Keuangan untuk Direktur

Gambar 3.10 DAD Melakukan Pembukuan

63

3.11 Masalah Yang Dihadapi dan Usulan Pemecahan Masalah

1. Sistem yang digunakan tidak terintegrasi dengan baik

Hal ini disebabkan oleh kurangnya pengetahuan yang dimiliki perusahaan

tentang sistem informasi. Hal ini dapat mengakibatkan terjadinya mis-

communication antar bagian dalam perusahaan dan menghambat kinerja

perusahaan.

Kami mengusulkan untuk menggunakan aplikasi sistem komputer yang

menghubungkan antar bagian dalam perusahaan.

2. Dalam Pencarian informasi masih lambat.

Karena perusahaan berjalan masih secara manual maka data – data tidak

tersimpan dengan rapi. Hal ini juga menyebabkan pencarian informasi yang

dibutuhkan dalam melakukan setiap transakasi masih lamban, sehingga waktu

kerja menjadi tidak efisien.

Kami mengusulkan untuk menggunakan sistem yang terkomputerisasi agar

pencarian data dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.

3. Data – data yang ada tidak aman

Karena tidak adanya back-up data yang menjamin keamanan data maka ini

dapat menyebabkan perusahaan kehilangan data yang penting sehingga

menyebabkan kekacauan dalam sistem perusahaan tersebut.

Kami menyarankan penggunaan sistem back – up data yang

terkomputerisasi.

64

3.12 Analisis Kebutuhan Informasi

1. Sales Order

2. Bukti kas keluar

3. Surat pemberitahuan barang rusak.

4. Database pelanggan yang terkomputerisasi.

5. Laporan packing list bulanan

6. Laporan Pengiriman bulanan

7. Laporan Biaya pengiriman

8. Laporan Summary Pengiriman ( Tahunan )