bab 3 analisis sistem yang berjalan 3.1 gambaran …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00017-aksi...

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

CV. Dekatama didirikan oleh Widyo Prakoso Sakti Putro dan Bugie

Triyoga Wisnumurti selaku pemilik perusahaan sekaligus sebagai business

director pada bulan Juni 2006, berdasarkan Akta Notaris nomor 1 tanggal 27

Maret 2006, Notaris Ny. Etty Nurjayawanti, R.SH., dengan No NPWP

02.541.738.7.432.000 dan No SIUP 510/511-perindag/PM/VIII/2006 yang

dikeluarkan pada tanggal 11 agustus 2006.

Kantor CV. Dekatama berlokasi di kawasan Bintaro–Tangerang,

tepatnya di Jalan Bintaro Tengah Blok Y3 No. 11, Sektor II, Bintaro Jaya,

Tangerang. Sedangkan toko CV. Dekatama berlokasi di Jalan Bintaro Utama I,

Blok J3 No. 11, Sektor I, Bintaro Jaya, Tangerang. Dalam menjalankan

usahanya, perusahaan ini dipegang sepenuhnya oleh pemilik.

3.1.2 Bidang Usaha

CV. Dekatama merupakan perusahaan yang bergerak di bidang trading

produk jadi (pakaian, dompet, ikat pinggang, dsb). Konsep dasar perusahaan

ini berbentuk distro (distribution outlet) yang terdiri dari barang–barang dalam

negeri dengan produksi terbatas. Selain dipasarkan melalui distro miliknya

sendiri, CV. Dekatama juga melayani penjualan pada wholeseller dan juga

penjualan secara konsinyasi. Hal ini dilakukan agar pangsa pasar terus meluas.

69

Saat ini distro telah berkembang dan memiliki pangsa pasar sejak

adanya komunitas yang ingin menunjukkan eksistensinya dengan cara

membuat atau menjual produk yang mereka gunakan. Dengan melihat

banyaknya minat konsumen terhadap produk jadi tersebut, maka CV.

Dekatama membuka distro dengan nama 10dencies. Rata – rata penjualan yang

ditangani oleh CV. Dekatama berikisar 80 – 100 transaksi per hari. Karyawan

yang dimiliki oleh CV. Dekatama saat ini berkisar 75 orang termasuk

karyawan di toko.

3.1.3 Visi dan Misi

Visi :

• Memenuhi permintaan akan produk–produk fashion di area Jakarta

Selatan.

• Mengembangkan potensi industri kreatif di Indonesia, khususnya untuk

produk–produk fashion.

• Menjadi key brand dalam industri fashion di Indonesia pada umumnya,

dan di Jakarta pada khususnya.

Misi :

Menjadi “teman” dalam memenuhi kebutuhan pasar akan produk–

produk fashion, berdasarkan jumlah dari penjualan produk fashion lokal

yang terus bertambah setiap tahunnya.

70

3.1.4 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Sumber: CV. Dekatama

71

3.1.5 Pembagian Tugas dan Wewenang

Deskripsi tugas dan wewenang dari masing–masing jenjang

managemen menurut struktur organisasi CV. Dekatama adalah sebagai berikut:

1. Business Director

• Tugas:

- Memimpin dan mengurus perusahaan.

- Menyiapkan rencana jangka panjang.

- Menyiapkan rencana kerja dan anggaran tahunan.

- Mengawasi kegiatan yang dikerjakan oleh para manajer.

• Wewenang:

- Menerima laporan pertanggungjawaban dari setiap manajer.

- Menetapkan dasar kebijakan perusahaan.

2. Marketing Manager

• Tugas:

- Bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan kegiatan–kegiatan

yang berhubungan dengan pemasaran dan promosi perusahaan.

- Bekerja sama dengan sales and operational division untuk

menunjang program penjualan secara teknis dan non teknis.

- Bertanggung jawab atas perencanaan, pengorganisasian,

pelaksanaan, dan pengawasan kerja promotion team.

- Memberikan laporan yang terkait dengan kegiatan yang ada

dalam divisi pada business director.

72

• Wewenang:

- Mengawasi kinerja marketing dan promotion staff.

- Menerima laporan pertanggungjawaban dari marketing dan

promotion staff.

- Memberikan arahan atau dasar untuk pelaksanaan kegiatan yang

terkait dengan marketing dan promotion.

- Menyampaikan keluhan atau kebutuhan yang berkaitan dengan

aktivitas divisi.

3. Sales and Operational Manager

• Tugas:

- Bertanggung jawab atas perencanaan, pengorganisasian,

pelaksanaan, dan pengawasan kerja tim sales.

- Bertanggung jawab atas segala kegiatan operasi perusahaan

dimulai dari dalam hingga luar toko.

- Bertanggung jawab atas efisiensi waktu, tenaga kerja, dan alat

operasional perusahaan.

- Bertanggung jawab atas segala bentuk unsur-unsur penunjang

kerja maupun keindahan lingkungan perusahaan yang dimulai

dari bangunan hingga sumber daya manusia.

- Bekerja sama dengan marketing division untuk menunjang

program penjualan secara teknis dan non teknis.

- Bekerja sama dengan production division dalam kegiatan yang

terkait dengan pengadaan barang.

73

- Bertanggung jawab atas pelaksanaan aturan-aturan perusahaan

perihal kedisiplinan seluruh karyawan.



- Memberikan laporan penjualan pada bagian accounting.

• Wewenang:

- Mengawasi kinerja chief store dan chief inventory.

- Menerima laporan pertanggungjawaban dari chief store dan

chief inventory .


ada pada toko maupun gudang (inventory).


aktivitas penjualan dan pelayan klien.

4. Accounting Manager

• Tugas:

- Bertanggung jawab atas pengelolaan data akuntansi perusahaan.

- Bertanggung jawab dalam mengelola aset dan uang perusahaan.

- Bertanggung jawab dalam pencatatan setiap kegiatan

perusahaan yang berkaitan dengan keuangan.



• Wewenang:

- Mengawasi kinerja accounting staff.

74

- Menerima laporan pertanggungjawaban dari accounting staff.

- Menerima laporan penjualan dan produksi barang dari sales and

operational division dan production division.


berhubungan dengan keuangan dan akuntansi perusahaan.


aktivitas akuntansi dan keuangan perusahaan.

5. Chief Store

• Tugas:

- Bertanggung jawab langsung kepada sales and operational

manager atas kondisi toko (kerapihan toko).


manager atas laporan penjualan di toko.

- Berkoordinasi dengan chief inventory atas control penerimaan,

pengeluaran, dan pemasukan barang yang ter-display di toko.

- Bertanggung jawab atas administrasi shopkeeper.

- Bertanggung jawab langsung kepada finance division atas

laporan pendapatan toko per hari.

- Bertanggung jawab atas performa toko baik sumber daya

manusia maupun properti untuk operasional.

- Menangani keluhan pelanggan toko.

75

• Wewenang:

- Mengawasi kinerja para karyawan toko (shopkeeper dan

cashier).

- Menerima laporan pertanggungjawaban dari cashier.


ada di toko.


aktivitas rumah tangga toko.

6. Chief Inventory

• Tugas:


manager atas kondisi stok barang yang tersedia di gudang.

- Bekerja sama dengan production division dalam kegiatan yang

terkait dengan pengadaan barang.

- Berwenang melakukan pengawasan terhadap pemasukan dan

pengeluaran barang yang terjadi di gudang untuk kemudian

dilaporkan kepada sales and operational manager (kondisi

stok), production division, dan finance division.

• Wewenang:

- Mengawasi kinerja inventory staff.

- Menerima laporan pertanggungjawaban dari inventory staff.

76


berhubungan dengan pencatatan penerimaan dan pengeluaran

barang.


aktivitas gudang.

- Melakukan evaluasi barang untuk kemudian melaporkannya

kepada sales and operational manager atau finance manager.

7. Marketing Staff

• Tugas:

- Bertanggung jawab dalam menentukan jenis dan jumlah barang

konsinyasi.

- Bertanggung jawab dalam menentukan dan menyeleksi

consignee dan wholeseller.

- Bekerja sama dengan bagian sales and operational untuk

menunjang program penjualan secara teknis maupun nonteknis.

- Menyiapkan laporan yang terkait dengan kegiatan pemasaran

perusahaan.

- Menyimpan setiap dokumen yang terkait.

• Wewenang:

- Menentukan target pasar.

- Menyampaikan keluhan atau kebutuhan untuk meningkatkan

kinerja pemasaran perusahaan.

77

8. Promotion Staff

• Tugas:

- Bertanggung jawab langsung pada marketing manager dalam

menentukan strategi yang akan ditempuh untuk memperluas

pangsa pasar.

- Bekerja sama dengan bagian sSales and operational untuk

menunjang program penjualan secara teknis maupun nonteknis.

- Menyiapkan laporan yang terkait dengan kegiatan promosi

perusahaan.


• Wewenang:

- Menentukan event–event yang akan diikuti serta bertanggung

jawab mengenai syarat dan ketentuannya.

- Menyampaikan keluhan atau kebutuhan untuk meningkatkan

kinerja promosi perusahaan.

9. Inventory Staff

• Tugas:

- Bertanggung jawab langsung kepada chief inventory atas

penerimaan dan pengeluaran barang di gudang.

- Melaporkan kondisi stok barang kepada chief inventory.


- Berkoordinasi dengan chief inventory atas kebutuhan

pengelolaan barang di gudang.

78

- Bertanggung jawab atas administrasi data di gudang.

- Bertanggung jawab atas pembuatan laporan yang dibutuhkan

untuk pengambilan keputusan.

• Wewenang:

- Menyampaikan keluhan atau kebutuhan untuk menunjang

kinerja perusahaan.

10. Accounting Staff

• Tugas:

- Melakukan pengolahan data keuangan perusahaan.

- Melakukan pencatatan setiap transaksi keuangan perusahaan

baik yang tunai maupun yang lain.

- Menyiapkan laporan yang dibutuhkan untuk pengambilan

keputusan.

- Menjurnal setiap transaksi.


• Wewenang:

- Menyampaikan keluhan atau kebutuhan yang berkaitan guna

meningkatkan kinerja keuangan perusahaan.

11. Shop Keeper

• Tugas:

- Bertanggung jawab langsung atas kerapihan dan keindahan

display toko selama waktu bekerja.

79

- Bersikap ramah dan memiliki sifat melayani konsumen yang

berkunjung ke toko.

- Memiliki rasa empati yang besar terhadap kebutuhan dan

keluhan konsumen.

- Melayani kebutuhan konsumen dengan sigap, cepat, dan tepat.

- Tidak keluar lokasi kerja tanpa seizin chief shop.

- Menaati seluruh peraturan dan prosedur yang ada.

- Menjaga nama baik perusahaan di mata konsumen.

• Wewenang:


aktivitas penjualan dan pelayan konsumen kepada chief shop.

12. Cashier

• Tugas:

- Bertanggung jawab dalam menerima pembayaran dari hasil

penjualan harian.

- Mengumpulkan struk pembayaran dan uang kemudian

disetrokan pada bagian accounting.

• Wewenang:


aktivitas penjualan dan pelayan konsumen kepada chief shop.

80

3.1.6 Logo Perusahaan

Gambar 3.2 Logo Perusahaan

Sumber: CV. Dekatama

3.2 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan

3.2.1 Prosedur Sistem Yang Sedang Berjalan

Penjualan dari CV. Dekatama dapat terjadi melalui tiga cara, yaitu:

1. Penjualan di Toko

Cashier:

• Jika customer sudah menentukan pilihan atau produk telah sesuai

dengan keinginannya, maka customer akan mendatangi cashier

untuk melakukan pembayaran.

• Cashier akan menginput nomor struk, kode barang, nama barang,

jumlah barang yang dibeli, dan harga satuan. Total harga akan

terhitung dengan sendirinya. CV. Dekatama saat ini menggunakan

suatu sistem yang digunakan khusus untuk mencetak struk

pembayaran, tetapi belum terhubung dengan database apapun. Jadi

81

bisa dikatakan masih manual. Setelah itu, bagian cashier akan

mencetak struk pembayaran (rangkap 3):

- Lembar pertama: diberikan pada customer bersama produk yang

dibelinya.

- Lembar kedua: diberikan pada bagian accounting bersama

dengan uang hasil penjualan tiap hari di toko.

- Lembar ketiga: diberikan pada bagian gudang untuk meng-

update database persediaan.

Bagian Accounting:

• Setiap harinya bagian accounting akan menerima struk pembayaran

lembar kedua bersama dengan uang dari cashier.

• Setelah itu bagian accounting akan membuat laporan penjualan.

• Laporan penjualan yang dihasilkan yaitu laporan penjualan toko dan

laporan penjualan per consignor (khusus untuk penjualan barang

komisi di toko dan dibuat satu kali sebulan).

• Bagian accounting menerima laporan pengeluaran barang yang

diterima oleh bagian gudang.

• Setelah membuat laporan dan menerima laporan dari bagian

gudang, maka bagian accounting akan membandingkan laporan–

laporan tersebut, untuk mengecek kesesuaiannya.

82

• Setelah meyakini bahwa laporan telah benar, maka bagian

accounting akan menyiapkan bukti setor kas ke bank. Kas yang

disetor merupakan hasil penjualan harian toko.

• Bagian accounting akan menyetorkan kas ke bank bersamaan

dengan uang. Bukti setor terdiri dari dua lembar, yaitu:

- Lembar pertama: akan diberikan pada bank bersama dengan

uang dan diarsipkan oleh bank.

- Lembar kedua: akan diberikan pada bank bersama dengan uang

kemudian akan dikembalikan lagi oleh bank sebagai bukti setor

kas dan diarsipkan.

Untuk setiap consignor, bagian accounting akan menyetorkan kas

ke bank atau melakukan transfer (setiap bulan) kemudian

mengirimkan bukti tersebut pada consignor. Jumlah uang telah

dikurangi dengan komisi sebesar 28%.

• Laporan penjualan per consignor juga akan di fax oleh bagian

accounting kemudian laporan tersebut akan diarsipkan.

• Laporan penjualan toko, struk pembayaran lembar kedua, dan bukti

setor lembar kedua juga akan diarsipkan.

Bagian Gudang:

• Gudang pada CV. Dekatama memiliki lokasi yang sama dengan

toko CV. Dekatama (10Dencies).

83

• Bagian gudang menerima struk pembayaran lembar ketiga dari

cashier.

• Bagian gudang akan membuat laporan pengeluaran barang toko.

• Laporan pengeluaran barang toko terdiri dari dua lembar, yaitu:

- Lembar pertama: akan diarsipkan oleh bagian gudang bersama

dengan struk pembayaran lembar ketiga.

- Lembar kedua: akan diberikan pada bagian accounting agar

dapat dibandingkan.

• Bagian gudang meng-update kartu persediaan.

2. Penjualan pada Wholeseller

Bagian Marketing:

• Setelah wholeseller menentukan pilihan, maka Purchase Order

(PO) akan dibuat lalu dikirim pada bagian marketing melalui fax.

• Bagian marketing akan mencetak sales order (SO), kemudian SO

akan di-fax ke wholeseller sebagai bukti telah diterimanya PO dari

wholeseller. SO diarsipkan seperti berikut ini:

- Lembar pertama: diberikan pada bagian accounting untuk

diarsipkan.

- Lembar kedua: diarsipkan oleh bagian marketing bersama

dengan PO.

- Lembar ketiga: diberikan pada bagian gudang sebagai dasar

untuk membuat surat jalan.

84

Bagian Gudang:

• Bagian gudang menerima SO lembar ketiga dari bagian marketing.

• Setelah menerima SO, maka bagian gudang akan menyiapkan

barang yang diperlukan.

• Setelah itu, bagian gudang akan membuat Delivery Order (DO).

Kemudian bagian gudang akan memberikan konfirmasi pada bagian

accounting agar invoice dapat dicetak.

• DO dicetak rangkap tiga, yaitu:

- Lembar pertama: diberikan pada bagian accounting untuk

diarsipkan bersama dengan slip pengiriman barang yang

diterima dari jasa pengiriman, copy SO, dan bukti transfer bank

pertama kali (DP 50%) dari pelaggan.

- Lembar kedua: diberikan pada bagian gudang untuk diarsipkan

bersama dengan SO lembar ketiga.

- Lembar ketiga: dikirimkan ke wholeseller bersama dengan

barang, invoice, dan SO asli.

• Bagian gudang menerima SO lembar pertama dan invoice lembar

pertama dari bagian accounting untuk dikirimkan bersamaan

dengan barang dan DO tiga lembar. Pengiriman yang dilakukan

menggunakan jasa pengiriman atau ekspedisi. Metode pencatatan

biaya pengiriman adalah FOB Shipping Point.

• Jasa pengiriman atau ekspedisi akan menandatangani DO kemudian

menyerahkan DO lembar pertama dan kedua beserta slip

85

pengiriman pada bagian gudang sebagai bukti bahwa barang

tersebut telah dikirim.

• Bagian gudang akan membuat laporan pengeluaran barang dua

rangkap, dimana lembar pertama akan diarsipkan oleh bagian

gudang dan lembar kedua akan diberikan ke bagian accounting.

• Bagian gudang meng-update kartu persediaan berdasarkan DO.

• DO lembar pertama yang telah ditandatangani oleh jasa pengiriman

dan slip pengiriman akan diberikan pada bagian accounting untuk

dirasipkan. DO lembar kedua akan diarsipkan oleh bagian gudang

sebagai bukti barang tersebut telah dikirim.

Bagian Accounting:

• Bagian accounting menerima SO lembar pertama dari bagian

marketing.

• Lalu bagian accounting akan memfotokopi SO lembar pertama.

• Setelah menerima informasi dari bagian gudang bahwa barang telah

siap, maka bagian accounting akan membuat invoice.

• Invoice terdiri dari empat lembar, yang diarsipkan sebagai berikut:

- Lembar pertama: akan diarsipkan sementara. Jika customer

telah melunasi tagihan invoice tersebut, maka bagian accounting

akan mengirimkannya pada pelanggan sebagai tanda pelunasan.

- Lembar kedua: diberikan pada bagian gudang untuk dikirimkan

bersama dengan barang ke customer.

86

- Lembar ketiga: digunakan sebagai dasar untuk mencatat kartu

piutang per pelanggan dan dijadikan satu dengan kartu piutang

tersebut.

- Lembar keempat: diarsipkan sementara oleh bagian accounting

kemudian digunakan untuk pelaporan pajak.

• Setelah itu, bagian accounting akan mengkonfirmasi pada

wholeseller agar pembayaran DP 50% dapat dilakukan.

• Bagian accounting akan mengecek transfer bank dari wholeseller

dan mengarsipkan bukti transfer bank (DP) yang telah di-fax oleh

wholeseller.

• Jika wholeseller telah membayar DP, maka bagian accounting akan

memberikan invoice lembar kedua dan SO lembar pertama pada

bagian gudang agar dapat dikirimkan bersama dengan barang.

• Bagian accounting akan menerima DO lembar pertama (yang telah

ditandatangani oleh jasa pengiriman) bersama dengan slip

pengiriman dari bagian gudang. DO lembar pertama dan slip

pengiriman akan diarsipkan.

• Bagian accounting akan membuat laporan penjualan kredit.

• Bagian accounting menerima laporan pengeluaran barang dari

bagian gudang.

• Kemudian bagian accounting akan membandingkan kedua laporan

tersebut untuk melihat kesesuaiannya.

87

• Setelah itu, bagian accounting akan menerima pelunasan

pembayaran dari wholeseller dan bukti trasfer dari wholeseller akan

dikirim melalui fax. Wholeseller memiliki umur piutang yang

berbeda-beda, seperti 30 hari atau 60 hari (sesuai dengan

perjanjian).

• Bagian accounting akan mencatat pelunasan piutang tersebut dan

mencetak laporan kemudian mengarsipkan bukti transfer bersama

dengan DO lembar pertama, slip pengiriman, copy SO, dan bukti

transfer bank pertama (DP 50%). Invoice lembar pertama akan

dikirimkan ke pelanggan sebagai bukti pelunasannya.

3. Penjualan Konsinyasi (CV. Dekatama sebagai consignor)

Bagian Marketing:

• Proses penjualan secara konsinyasi dimulai saat bagian marketing

menentukan consignee dan produk apa saja yang akan

dikonsinyasikan serta berapa jumlahnya.

• Setelah menentukan, maka bagian marketing akan mencetak Surat

Permintaan Barang (SPB) rangkap tiga, yaitu:

- Lembar pertama: diarsipkan oleh bagian marketing.

- Lembar kedua: diberikan pada bagian accounting.

- Lembar ketiga: diberikan pada bagian gudang.

88

Bagian Gudang:

• Bagian gudang menerima SPB lembar ketiga dari bagian marketing.

• Bagian gudang akan menyiapkan barang yang diminta. Kemudian

bagian gudang akan mencetak Delivery Order (DO) tiga lembar.

DO berisikan daftar barang apa saja yang dikirim.

• Bagian gudang akan mengirimkan barang melalui jasa pengiriman

atau ekspedisi bersama dengan DO tiga lembar.

• Kemudian jasa pengiriman atau ekspedisi akan menandatangani DO

lalu memberikan DO lembar pertama dan kedua serta slip

pengiriman barang pada bagian gudang.

• Setelah menerima dua lembar DO dan slip pengiriman maka DO

lembar pertama dan slip pengiriman akan diberikan pada bagian

accounting dan DO lembar kedua akan diarsip oleh bagian gudang.

• Bagian gudang setiap bulannya menerima copy laporan konsinyasi

dari bagian accounting kemudian meng-update kartu persediaan.

Copy laporan konsinyasi akan diarsipkan oleh bagian gudang.

• Copy laporan penjualan konsinyasi akan diarsipkan bersama SPB

lembar ketiga, dan DO lembar kedua.

Bagian Accounting:

• Bagian accounting menerima SPB lembar kedua dari bagian

marketing.

89

• Bagian accounting menerima DO lembar pertama yang telah

ditandatangani oleh jasa pengiriman dan slip pengiriman dari bagian

gudang.

• Dari dokumen–dokumen tersebut, bagian accounting kemudian

membandingkannya untuk memastikan kebenarannya.

• SPB lembar kedua, DO lembar pertama dan slip pengiriman akan

diarsipkan oleh bagian accounting.

• Setiap bulannya, consignee akan mengirimkan laporan penjualan

barang konsinyasi dan bukti transfer atau setor bank melalui fax

(setelah konfirmasi).

• Bagian accounting akan mengecek transfer di bank dan membuat

copy laporan penjualan konsinyasi.

• Bagian accounting akan membuat jurnal yang berkaitan.

• Bagian accounting akan mengirimkan faktur penjualan lembar

pertama sebagai bukti pelunasan yang telah dilakukan.

• Laporan penjualan konsinyasi yang diterima akan diarsipkan

bersama dengan DO lembar pertama, SPB lembar kedua dan slip

pengiriman oleh bagian accounting.

90

3.2.2 Rich Picture Sistem Yang Sedang Berjalan

3.2.2.1 Rich Picture Penjualan Tunai di Toko

Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Penjualan Tunai di Toko

91

Rich Picture Definition:

1. Customer telah merasa cocok dan menyerahkan barang yang ingin dibeli

tersebut beserta dengan uang untuk melakukan pembayaran.

2. Cashier akan meng-entry data barang kemudian mencetak struk

pembayaran (tiga rangkap). Struk pembayaran lembar pertama diberikan

pada customer bersama dengan barang yang telah dibeli.

3. Setiap harinya, cashier menyerahkan struk pembayaran lembar kedua dan

uang pada bagian accounting.

4. Setiap harinya, cashier menyerahkan struk pembayaran lembar ketiga

pada bagian gudang untuk meng-update data barang.

5. Bagian gudang akan mencetak laporan pengeluaran barang yang

kemudian akan diberikan pada bagian accounting.

6. Bagian accounting yang telah menerima laporan pengeluaran barang dari

bagian gudang, akan mencocokkan dengan laporan penjualan yang telah

dibuatnya, lalu memberikan laporan penjualan tersebut pada manajer.

7. Setiap harinya, bagian accounting akan menyetorkan kas ke bank.

8. Bank memberikan bukti setor dan atau bukti transfer sebagai tanda kas

telah disetorkan.

9. Setiap bulannya, bagian accounting akan mencetak laporan penjualan

barang komisi dan dikirimkan pada consignor.

Kelemahan:

1. Tidak ada bukti setor kas dari cashier ke bagian accounting.

92

2. Pada struk pembayaran, tidak tertera karyawan yang bertanggung jawab

atau yang menangani transaksi tersebut.

3. Untuk menghasilkan suatu laporan, membutuhkan waktu yang lama

karena karyawan harus melakukan input berkali–kali.

4. Lemahnya pengendalian internal pada bagian accounting karena

penyetoran, pengecekan, dan pencatatan dilakukan oleh satu orang yang

sama.

93

3.2.2.2 Rich Picture Penjualan Kredit (pada Wholeseller)

Gambar 3.4 Rich Picture Prosedur Penjualan Kredit (pada Wholeseller)

94


1. Bagian marketing mengirimkan katalog produk baru pada wholeseller.

2. Wholeseller akan memilih produk apa saja yang ingin dibeli kemudian

membuat Purchase Order (PO) dan mengirimkannya pada bagian

marketing.

3. Bagian marketing akan membuat Sales Order (SO) setelah PO diterima.

SO lembar kedua akan disimpan oleh bagian marketing. SO lembar

pertama akan diberikan pada bagian accounting sebagai dasar penagihan.

4. Bagian marketing memberikan SO lembar ketiga pada bagian gudang.

5. Bagian accounting meng-copy SO lembar pertama.

6. Bagian accounting akan mengarsipkan SO lembar pertama untuk

sementara dan copy SO secara permanen.

7. Bagian accounting mencetak invoice, kemudian menyerahkannya pada

bagian gudang bersama dengan SO lembar pertama.

8. Wholeseller akan melakukan pembayaran 50% dari total tagihan yang

telah diberitahukan oleh bagian accounting. Pembayaran dapat berupa

transfer atau setor kas.

9. Wholeseller menerima bukti transfer dari bank kemudian bukti tersebut

di-fax ke bagian accounting untuk diarsipkan.

10. Bagian accounting akan mengecek transfer dari wholeseller.

11. Bagian accounting telah mengetahui jumlah transfer bank dari

wholeseller.

12. Bagian gudang mengirimkan barang pada jasa pengiriman bersama

dengan Delivery Order (DO), SO lembar pertama, dan invoice.

95

13. Jasa pengiriman akan menandatangani DO lalu menyerahkan DO lembar

pertama dan kedua serta slip pengiriman lembar pertama pada bagian

gudang.

14. Bagian gudang menyerahkan DO lembar pertama (yang sudah

ditandatangani) dan slip pengiriman pada bagian accounting untuk

diarsipkan. DO lembar kedua akan diarsipkan oleh bagian gudang.

15. Jasa pengiriman akan mengirimkan barang tersebut pada wholeseller

bersama dengan DO lembar ketiga, SO lembar pertama, invoice, dan slip

pengiriman.

16. Setelah slip pengiriman ditandatangani oleh wholeseller maka slip

tersebut akan diarsipkan oleh jasa pengiriman sebagai bukti bahwa

barang telah dikirim.

Kelemahan:

1. Terlambatnya penagihan piutang sehingga risiko piutang tak tertagih

cukup besar.

2. Adanya piutang pelanggan yang menumpuk karena tidak ada standar

limit kredit.

3. Lemahnya pengendalian internal pada bagian accounting karena

penyetoran, pengecekan, dan pencatatan dilakukan oleh satu orang yang

sama.

96

3.2.2.3 Rich Picture Penjualan Konsinyasi (sebagai Consignor)

Gambar 3.5 Rich Picture Prosedur Penjualan Konsinyasi (sebagai Consignor)

97


1. Bagian marketing menentukan barang konsinyasi kemudian mencetak

Surat Permintaan Barang (SPB) tiga rangkap. Lembar pertama akan

diarsipkan oleh bagian marketing kemudian lembar ketiga diberikan pada

bagian gudang sebagai dasar untuk mengeluarkan barang.

2. Bagian marketing memberikan SPB lembar kedua pada bagian

accounting.

3. Bagian gudang menyiapkan barang dan mencetak Delivery Order (DO)

tiga rangkap kemudian mengirimkan pada wholeseller melalui jasa

pengiriman.

4. Jasa pengiriman akan menandatangani DO kemudian DO lembar pertama

dan kedua diberikan pada bagian gudang bersama dengan slip

pengiriman.

5. Bagian gudang akan mengarsipkan DO lembar kedua dan DO lembar

pertama bersama dengan slip pengiriman diberikan pada bagian

accounting.

6. Jasa pengiriman mengirimkan barang pada wholeseller bersama dengan

DO lembar ketiga dan slip pengiriman.

7. Wholeseller menandatangani slip pengiriman kemudian

mengembalikannya pada jasa pengiriman untuk diarsipkan dan sebagai

bukti bahwa barang telah dikirim.

8. Wholeseller akan mengirimkan laporan penjualan konsinyasi setiap

bulannya pada bagian accounting.

98

9. Wholeseller membayar hasil penjualan kosinyasi yang sudah dipotong

komisi. Pembayaran dapat berupa setor kas atau transfer bank.

10. Wholeseller akan menerima bukti transfer dari bank lalu bukti tersebut

akan di-fax ke bagian accounting.

11. Bagian accounting akan mengecek transfer dari wholeseller.

12. Bagian accounting telah mengetahui jumlah transfer bank dari

wholeseller.

13. Bagian accounting akan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya

pada consignee.

Kelemahan:

1. Lemahnya pengendalian internal pada bagian akuntansi dan keuangan

yang dijadikan satu sehingga penerimaan, pengecekan, dan pencatatan

penerimaan kas dilakukan oleh satu orang.

99

3.2.3 Flow Chart Sistem yang Sedang Berjalan

3.2.3.1 Flow Chart Penjualan Tunai di Toko

3.2.3.1.1 Barang Sendiri

Menerima Pembayaran

32

1

Struk Pembayaran

Kepada Pembeli

Bersamaan dengan

penyerahan barang

Cashier

1

2

Mulai

Bersama dengan uang

Setelah pelanggan menentukan produk

yang ingin dibeli.

Gambar 3.6 Flow Chart Penjualan Tunai Barang Sendiri–Cashier

100

Bagian Accounting

2

Struk Pembayaran

T

Selesai

1

3

N

Setiap Hari

Membuat Laporan

Penjualan

Laporan Penjualan Toko

2Laporan

Pengeluaran Barang Toko

Membanding-kan Laporan

4

4

Menyiapkan Bukti Setor

Kas

21

Bukti Setor2

Laporan Pengeluaran Barang Toko


Bank

2Bukti Setor

Bersama dengan uang

2

Struk Pembayaran

2Laporan



2

Struk Pembayaran

2Laporan



2

Struk Pembayaran

2

Struk Pembayaran

Jurnal Penjualan

Jurnal Penerimaan

Kas

Bersama Uang

Gambar 3.7 Flow Chart Penjualan Tunai Barang Sendiri–Bagian Accounting

101

Gambar 3.8 Flow Chart Penjualan Tunai Barang Sendiri–Bagian Gudang

102

3.2.3.1.2 Barang Komisi

Menerima Pembayaran

32

1

Struk Pembayaran

Kepada Pembeli

Bersamaan dengan

penyerahan barang

Cashier

1

2

Mulai

Bersama dengan uang

Setelah pelanggan menentukan produk

yang ingin dibeli.

Gambar 3.9 Flow Chart Penjualan Tunai Barang Komisi–Cashier

103

Gambar 3.10 Flow Chart Penjualan Tunai Barang Komisi–Bagian Accounting

104

Gambar 3.11 Flow Chart Penjualan Tunai Barang Komisi–Bagian Gudang

105

3.2.3.2 Flow Chart Penjualan Kredit (pada Wholeseller)

Mulai

N

Dari Pelanggan

Bagian Marketing

1

2

32

1Sales Order

Membuat Sales Order

Purchase Order (PO)

Purchase Order (PO)

Di fax ke customer

Gambar 3.12 Flow Chart Penjualan Kredit–Bagian Marketing

106

Gambar 3.13 Flow Chart Penjualan Kredit–Bagian Accounting

107

Gambar 3.14 Flow Chart Penjualan Kredit–Bagian Gudang

108

3.2.3.3 Flow Chart Penjualan Konsinyasi (sebagai Consignor)

Mulai

Bagian Marketing

1

2

N

32

1

SPB

Gambar 3.15 Flow Chart Penjualan Konsinyasi–Bagian Marketing

109

Gambar 3.16 Flow Chart Penjualan Konsinyasi– Bagian Accounting

110

Gambar 3.17 Flow Chart Penjualan Konsinyasi–Bagian Gudang

111

3.2.4 Permasalahan yang Dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi

Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas, Beserta Usulan untuk

Mengatasinya

1. Terlambatnya penagihan piutang dan terjadinya piutang yang sudah jatuh

tempo namun belum dibayar (telat bayar) atau bahkan tidak tertagih karena

pengecekan dilakukan secara manual atau satu–persatu sehingga

pengawasan terhadap sistem yang berjalan menjadi berkurang.

Penyebabnya adalah bagian accounting melakukan pengecekan

piutang pelanggan secara satu per satu dengan cara melihat arsip – arsip

yang ada.

Akibatnya adalah adanya kemungkinan piutang pelanggan yang

terlewatkan sehingga telat ditagih, dan bila diteruskan kemungkinan

piutang tersebut menjadi benar–benar tidak tertagih (bad debt).

Rekomendasinya adalah merancang sistem informasi yang mampu

menampilkan daftar piutang pelanggan yang akan jatuh tempo dan yang

sudah jatuh tempo sehingga memudahkan dalam melaksanakan penagihan.

2. Tidak adanya standar pasti mengenai limit kredit per customer dan

lemahnya pengendalian internal untuk otorisasi kredit pada prosedur

penjualan.

Penyebabnya adalah tidak adanya penetapan limit kredit untuk

setiap pelanggan yang digunakan sebagai dasar dalam memberikan

persetujuan kredit pada pelanggan. Selain itu, pemberian kredit tidak

melalui otorisasi pihak yang berwenang.

112

Akibatnya adalah risiko terjadinya piutang yang menumpuk pada

satu pelanggan akan meningkat dan lambat laun risiko terjadinya piutang

tidak tertagih (bad debt) akan ikut meningkat karena pelanggan dapat terus

membeli barang dengan terus berhutang.

Rekomendasinya adalah merancang kriteria limit kredit pelanggan

yang disertai dengan pengecekan dan otorisasi lebih lanjut apabila

pelanggan yang over limit tetap ingin membeli secara kredit. Setiap

pelanggan memiliki kriteria yang berbeda – beda dan penilaiannya

dilakukan oleh bagian kredit. Kriteria – kriteria yang digunakan untuk

menilai pelanggan baru yaitu: karakteristik, kapasitas, kapital, kolateral,

dan kondisi si pelanggan. Selain itu, bila saldo limit pelanggan lebih kecil

dari pada total penjualan yang akan dilakukannya, maka staf bagian kredit

harus meminta otorisasi pada manajer kredit mengenai transaksi tersebut.

Manajer Kredit akan mencetak Surat Persetujuan Kredit yang isinya

mengenai pernyataan manajer atas transaksi pelanggan tersebut. Manajer

dapat memilih untuk menyetujui, tidak menyetujui atau menyetujui dengan

syarat seperti umur piutang pelanggan tidak boleh lebih dari 30 hari, dan

seterusnya.

3. Lemahnya pengendalian internal pada bagian accounting dimana

penerimaan kas, penyetoran kas ke bank, pengecekan transfer bank, dan

pencatatannya dilakukan oleh satu orang yang sama.

Penyebabnya adalah tidak adanya kebijakan yang mengatur

pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas antara fungsi yang

113

menerima, menyetor, mengecek transfer, dan melakukan pencatatan kas,

yang semestinya melibatkan orang yang berbeda.

Akibatnya adalah lemahnya pengendalian internal atas prosedur

yang berkaitan dengan penerimaan kas sehingga membuka kesempatan

bagi karyawan bagian accounting untuk melakukan kecurangan yang

didukung dengan kemampuan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi

kecurangan yang dilakukannya. Selain itu, walaupun tidak terjadi

kecurangan, tetapi tidak ada cek silang, sehingga terdapat kemungkinan

pencatatan atau penyetoran kas dalam jumlah yang salah.

Rekomendasinya adalah merancang sebuah sistem informasi

dimana setiap orang memiliki level akses yang berbeda, sesuai dengan

tingkatannya. Jadi antara bagian keuangan dengan bagian akuntansi akan

dipisahkan tugas dan wewenangnya.

4. Tidak adanya bukti setor kas dari cashier ke bagian accounting.

Penyebabnya adalah sistem yang berjalan belum menghasilkan atau

menggunakan bukti setor kas dari cashier ke bagian accounting sebagai

bukti bahwa uang penjualan yang diterima oleh bagian accounting sudah

sesuai dengan penjualan pada hari tersebut, jadi hanya berdasarkan

kepercayaan semata.

Akibatnya adalah jika terjadi kekeliruan jumlah uang yang

disetorkan oleh cashier kepada bagian accounting maka tidak ada bukti

tertulis yang dapat dijadikan acuan, sehingga kekeliruan tersebut tidak

dapat dibuktikan. Lambat laun, hal ini bisa menjadi masalah, karena jika

114

sering terjadi masalah seperti ini, perusahaan akan dirugikan dan tidak bisa

menuntut pada salah satu pihak.

Rekomendasinya adalah merancang suatu sistem yang dapat

menghasilkan bukti setor kas dari cashier kepada bagian keuangan (bukan

bagian accounting lagi karena pada sistem yang diusulkan, bagian

keuangan dan accounting dipisah).

5. Pada struk pembayaran yang diterima oleh customer toko, tidak tercantum

nama karyawan (cashier) yang bertanggung jawab, sehingga bila terjadi

masalah sulit untuk melacaknya.

Penyebabnya adalah sistem yang berjalan belum memiliki

kemampuan untuk mengetahui person in charge saat transaksi tersebut

terjadi.

Akibatnya adalah bila terjadi masalah seperti uang kembali yang

kurang atau salah input data (kode barang, harga atau kelebihan menginput

kuantitas), maka customer toko akan mengalami hambatan saat melakukan

protes karena tidak mengetahui siapa yang melakukan kesalahan tersebut.

Rekomendasinya adalah pada perancangan sistem yang disulkan

nantinya akan dibuat suatu aplikasi form login sehingga pada saat cetak

struk pembayaran, user name karyawan juga ikut tercetak. Jadi bila nanti

terjadi masalah, managemen perusahaan dapat langsung menghubungi

karyawan yang terkait dengan transaksi tersebut.

115

6. Terjadinya retur penjualan (di toko) tanpa menggunakan dokumen

pencatatan.

Penyebabnya adalah tidak adanya prosedur resmi yang mengatur

mengenai retur penjualan yang dilakukan oleh pelanggan, selain itu

penerimaan retur ini berdasarkan pada kepercayaan dan tidak dilakukannya

pencatatan apapun.

Akibatnya adalah terdapat kemungkinan terjadinya masalah

mengenai jumlah persediaan yang ada. Jadi jumlah persediaan mungkin

saja tidak sama dengan dokumen – dokumen yang ada. Pada saat terjadinya

penjualan di toko, bagian cashier akan mencetak struk pembayaran yang

berisi kode barang, nantinya struk pembayaran (rangkap ketiga) ini akan

digunakan oleh bagian gudang sebagai dasar untuk pengurangan

persediaan. Dan bila terjadi retur namun tidak memiliki pencatatan apapun,

akan mengakibatkan jumlah persediaan yang sebenarnya ada di gudang

tidak sama dengan kartu persediaan. Hal ini nantinya akan menimbulkan

masalah yang rumit, dan bisa saja, karyawan bagian gudang akan

melakukan kecurangan.

Rekomendasinya adalah perancangan sistem yang diusulkan

nantinya akan menghasilkan dokumen retur penjualan, dan dokumen

tersebut akan terintegrasi dengan database sehingga data persediaan pun

akan langsung ter-update dengan sendirinya.

7. Proses pembuatan laporan membutuhkan input berkali–kali, sebagai

contoh: untuk menghasilkan laporan penjualan umum toko, bagian

116

accounting akan menginput satu–persatu nomor struk, kode barang, kode

kategori, group, nama barang, harga, dan jumlah barang dibeli. Hal ini

membutuhkan waktu yang lama belum lagi untuk menghasilkan laporan

yang lainnya juga harus melakukan input data yang tidak sedikit. Situasi

yang seperti ini dapat menghambat kinerja managemen dalam mengambil

keputusan.

Penyebabnya adalah sistem yang berjalan belum memiliki integrasi

antar data sehingga karyawan harus melakukan input satu–persatu dan ini

memakan waktu yang tidak sebentar.

Akibatnya adalah proses untuk menghasilkan laporan memakan

waktu yang tidak sebentar, sedangkan managemen membutuhkan laporan

tersebut untuk sesegera mungkin mengambil keputusan. Selain itu, laporan

yang dihasilkan menjadi kurang detail dan tentunya hal ini bisa menjadi

informasi yang ambigu bagi managemen.

Rekomendasinya adalah perancangan sistem yang diusulkan telah

memiliki integrasi data sehingga karyawan tidak perlu input data terlalu

banyak seperti sebelumnya. Karyawan yang memiliki hak akses terhadap

laporan tersebut akan memilih laporan apa yang ingin dihasilkan kemudian

karyawan akan memilih periode tanggal laporan dihasilkan lalu menekan

tombol cetak, dan laporan tersebut akan tercetak. Hal ini akan menghemat

waktu karyawan, sehingga proses bisnis dapat berjalan lebih baik.

3.3 Control Matrix Prosedur Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas

Tabel 3.1 Control Matrix Prosedur Penjualan, Piutang, dan Penerimaan Kas Control Goals of the OE/S Business Process

Recommended Control Plans

Control goals of the Operations Process Control Goals of the Information Process

Ensure Effective of Operations

Ensure Efficient Employment of Resourc

es

Ensure Security

of Resources

For Sales Inputs

For Sales, Receivabels and

Inventory Master Data

For Receivables

Input

A B C D E F IV IC IA UC UA IV IC IA

Present Control P-1 adanya pengarsipan dokumen di tiap bagian yang membuat dokumen tersebut

P-1 P-1

P-2 adanya sistem yang membantu untuk pencetakkan struk

P-2 P-2 P-2 P-2

P-3 adanya crosscheck laporan dari bagian

P-3 P-3

accounting dengan gudang

P-4 adanya bukti setor uang ke bank

P-4 P-4

P-5 adanya update status piutang per customer

P-5 P-5

P-6 adanya crosscheck dokumen fisik dan data status piutang customer oleh bagian accounting sebelum pembukuan

P-6

P-7 adanya penyetoran kas yang rutin setap hari

P-7

Missing Control

M-1 tidak adanya bukti setor kas dari cashier ke bagian accounting

M-1

M-2 tidak ada nama cashier pada struk pembayaran

M-2 M-2 M-2 M-2 M-2

M-3 pencatatan, penyimpanan, dan penyetoran kas dilakukan oleh satu orang

M-3 M-3

M-4 pembuatan laporan yang lama karena menggunakan Microsoft Excel

M-4 M-4 M-4 M-4

M-5 data yang disimpan hanya bisa dibaca dan di-update secara manual

M-5 M-5 M-5 M-5 M-5 M-5 M-5

M-6 tidak adanya standard limit kredit tiap pelanggan

M-6 M-6

M-7 pengecekan status piutang pelanggan yang masih manual

M-7 M-7

M-8 tidak adanya prosedur standar mengenai retur penjualan

M-8 M-8

Legend Effectiveness

Goals A: Respon yang cepat ke customer IV = Input Validity B: Penyetoran kas yang tepat waktu IC = Input Completeness C: Penagihan dan pembayaran piutang customer tepat waktu IA = Input Accuracy D: Pembuatan laporan yang tepat waktu UC = Update Completeness E: Pemisahan tanggung jawab yang jelas UA = Update Accuracy F: Prosedur retur penjualan yang jelas

3.4 Temuan dan Rekomendasi

Tabel 3.2 Temuan dan Rekomendasi No Temuan Rekomendasi

M1 Tidak adanya bukti setor kas dari kasir ke

bagian accounting.

Sistem yang diusulkan akan memiliki kemampuan untuk menghasilkan

bukti setor kas yang akan dicetak oleh bagian keuangan saat kas diterima

dari kasir toko.

M2 Tidak adanya kode karyawan yang tertera

pada dokumen struk pembayaran.

Sistem yang diusulkan akan men-generate kode kasir ketika login pertama

kali sehingga pada saat pencetakan struk, kode kasir tersebut tertera di

dalamnya.

M3 Pencatatan, penyimpanan, dan penyetoran

kas dilakukan oleh satu orang.

Sistem yang diusulkan akan dirancang dengan menggunakan level akses

yang berbeda – beda sesaui dengan tingkatannya sehingga terdapat

pemisahan tugas antara bagian accounting dengan bagian keuangan, jadi

bagian accounting yang akan melakukan pencatatan dan bagian keuangan

yang akan menerima dan menyetor kas serta melakukan penagihan

piutang.

M4 Pembuatan laporan yang lama karena

menggunakan Microsoft Excel.

Sistem yang diusulkan akan memiliki kemampuan untuk menghasilkan

laporan dengan lebih cepat yaitu dengan cara mengambil data dari

database–database yang berkaitan kemudian menampilkannya sesuai

dengan keinginan pengguna.

M5 Data yang disimpan hanya bisa dibaca

dan di-update secara manual.

Sistem yang diusulkan akan memiliki kemampuan untuk meng-update

langsung database yang terkait dengan transaksi tersebut.

M6 Tidak adanya standard limit kredit setiap

pelanggan.

Sistem yang diusulkan akan memiliki kemampuan untuk memberikan

perkiraan limit kredit bagi setiap pelangan berdasarkan kriteria–kriteria

tertentu yang juga berdasarkan kesepakatan dengan CV. Dekatama.

Pelanggan lama dan pelanggan baru akan memiliki kriteria yang berbeda.

Untuk pelanggan baru akan menggunakan kriteria 5C (karakter, kapasitas,

capital, kolateral, dan kondisi) sedangkan untuk pelanggan lama akan

ditambahkan beberapa kriteria yaitu frekuenasi penjualan, besarnya

penjualan, dan ketertiban pembayaran.

M7 Pengecekan status piutang pelanggan Sistem yang diusulkan memiliki kemampuan untuk menampilkan daftar

yang masih manual. piutang pelanggan yang sudah jatuh tempo dan yang akan jatuh tempo.

Sehingga penagihan piutang pelanggan dapat berjalan lebih mudah.

M8 Tidak adanya pencatatan bila terjadi retur

penjualan di toko.

Pada sistem yang diusulkan ada penetapan kriteria–kriteria untuk

menentukan apakah retur dapat diterima atau tidak, salah satu kriteria yang

digunakan adalah rentang waktu pengembalian barang yang tidak boleh

lebih dari dua hari setelah tanggal yang tertera pada struk. Nantinya sistem

akan mengecek tanggal berapa transaksi penjualan dilakukan dan

disesuaikan dengan tanggal retur diterima. Jika rentang waktunya tidak

sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, maka retur

tidak dapat diterima dengan alasan apapun. Sistem yang diusulkan juga

memiliki kemampuan untuk menghasilkan dokumen surat retur penjualan.

bab 3 analisis sistem yang berjalan 3.1 gambaran …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00017-aksi...

Documents