51

BAB 3

ANALIS IS PROSES BISNIS

3.1. Pengenalan Perusahaan

3.1.1 Profil Perusahaan

PT. Ceria Plas merupakan perusahaan manufaktur khususnya memproduksi

beraneka macam mainan yang terbuat dari plastik. Perusahaan ini didirikan

pada tahun 1974 dan bergerak dalam bidang manufaktur yang memfokuskan

diri untuk menyediakan mainan-mainan plastik yang bermutu keseluruh toko

dan distributor-distributor seluruh Indonesia. Dengan pengalaman menjual

plastik kurang lebih 20 tahun, PT Ceria Plas terus menerus berjuang untuk

menjad i perusahaan berkelas di Indonesia, yang mampu memberikan kualitas

barang tertinggi bagi para pelanggan dan karyawan.

Perusahaan kini memperkerjakan lebih dar i 100 karyawan dan mempunyai

puluhan mesin produksi p lastik yang beroperasional. Dengan mesin p roduksi

plastik yang ada, perusahaan menghasilkan p roduk utamanya yaitu bola

mandi terbuat dar i p lastik (dengan beraneka macam ukuran) dan barang

plastik lainnya yang dapat diproduksi sesuai dengan musim dan permintaan

pelanggan. Pada saat ini, PT Ceria Plas memiliki 4 cabang gudang yang

tersebar diseluruh Jabodetabek untuk mempermudah pendistribusian mainan-

mainan plastik berkualitas yang dimana peminatnya terus berkembang setiap

tahunnya.

52  

3.1.2 Visi dan Misi

3.1.2.1 Visi Perusahaan

Menjadi perusaahan manufaktur p lastik terbaik se-Indonesia

3.1.2.2 Misi Perusahaan

- Menjaga kecepatan p roses dan kualitas hasil p roduksi untuk

setiap p roduk yang dipesan.

- Menyediakan harga kompetitif kepada para pelanggannya.

- Mengurangi devisa dengan menyediakan distributor produk

yang dibuat didalam negeri.

- Meningkatkan kreatifitas anak-anak dengan mainan yang

dihasilkan.

53  

3.1.3 S truktur Organisasi

 

Gambar 3.1 St ruktur Organisasi

3.1.4. Fungsi Setiap Bagian Secara Keseluruhan

o Direktur

Menetapkan dan menjaga rencana operasi agar sesuai dengan tujuan

dan sasaran perusahaan, baik dalam jangka pendek dan jangka

panjang

Mewakili perusahaan didalam hubungan dengan instansi-instansi

pemerintah, swasta, dan badan-badan lainnya ataupun dalam

masyarakat.

54  

Mengkaji ulang dan menganalisis kemajuan dari keuangan

perusahaan, serta membandingkan hasil nyata dengan rencana-rencana

yang telah di tetapkan.

Menerima laporan – laporan dan rekomendasi dari manajer – manajer

untuk tindakan perbaikan bila diperlukan.

o Bagian Penjualan dan Pemasaran

Meriset dan meneliti barang pasaran. Setelah dilakukan perhitungan

cost barang dan barang tersebut dapat menguntungkan maka bagian

penjualan akan membuat surat permintaan p roduksi barang baru

kepada bagian produksi.

Mencari dan menentukan distributor sehat (secara finansial dan

reputasi).

Membuat surat penawaran kepada pelanggan.

Membuat sales order.

Membuat surat permintaan pengeluaran barang kepada supervisor

gudang.

Membuat surat permintaan produksi barang baru apabila terdapat

pesanan barang jenis baru yang belum pernah dip roduksi.

Membuat surat jalan.

Membuat surat tagih pelanggan untuk pembayaran yang telah jatuh

tempo.

Melakukan advertising dan p romosi

Menghasilkan laporan penjualan bulanan

Mengupdate data pelanggan ( input dan edit)

55  

o Bagian Produksi

Manager Produksi

‐ Melakukan pengawasan pada proses p roduksi.

‐ Menerima surat penambahan stok dan surat permintaan

produksi barang baru.

‐ Membuat surat permintaan bahan baku.

‐ Melakukan pengecekan kualitas pada barang hasil p roduksi.

‐ Membuat surat hasil p roduksi.

‐ Menghasilkan laporan hasil p roduksi setiap bulan.

Supervisor teknisi

‐ Melakukan modifikasi pada mesin produksi sehingga dapat

menghasilkan bentuk p roduk yang baik.

‐ Melakukan perbaikan pada mesin produksi yang rusak.

‐ Membuat surat permintaan sparepart.

o Bagian gudang

Melakukan packing terhadap barang yang akan dikirim.

Membuat surat pengeluaran barang sebanyak dua rangkap.

Membuat Surat Pembelian Bahan Baku kepada bagian pembelian.

Memantau jumlah bahan baku pada gudang dan membuat surat

pembelian bahan baku.

Melakukan pengecekan stok barang dan membuat surat penambahan

stok.

56  

o Bagian Keuangan

Memastikan transaksi-transaksi keuangan dapat tercatat dengan benar

sesuai dengan p rinsip-p rinsip akuntansi yang lazim dan ber laku

dengan pengendalian intern yang baik.

Membayar pembelian-pembelian perusahaan yang dilakukan terhadap

supplier (biasaanya dikir im surat tagih supplier dari supplier).

Menerima rangkap Surat tagih pelanggan dari bagian Penjualan.

Menyediakan biaya gaji karyawan setiap bulan.

Membuat akumulasi laporan keuangan setiap bulan.

Menyiapkan, menganalisis, dan mengintrep retasikan hasil-hasil

keuangan supaya dimanfaatkan oleh manajemen di dalam proses

pengambilan keputusan.

o Bagian Personalia

Mengelola absensi.

Mengarsip semua data yang berkaitan dengan kepegawaiaan dan data

pribadi karyawan.

Mengadakan perekrutan berdasarkan permintaan sumber daya

manusia dar i setiap divisi sesuai dengan persyaratan yang diminta.

Mengatur administrasi gaji dengan baik serta mengawasi pembayaran

gaji dan tunjangan-tunjangan untuk pegawai.

o Bagian Pembelian

Memilih supplier yang dapat dipercaya.

57  

Menerima surat pembelian bahan baku dari supervisor gudang lalu

membuat purchase order kepada supp lier.

Menerima surat permintaan sparepart dari supervisor teknisi lalu

membuat purchase order kepada supplier.

Menerima pembelian dari div isi lain.

Mengupdate data supplier (input dan edit)

o Bagian IT

Bertanggungjawab dalam perencanaan dan pelaksanaan

pengembangan dari p royek sistem yang ada d i dalam perusahaan.

Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan, perawatan, dan penyediaan

hardware & software, serta jaringan yang ada pada perusahaan.

3.2. Gambaran Proses Bisnis Berjalan

Pada bagian ini akan membahas proses bisnis yang berjalan di dalam semua bagian

yang ada pada perusahaan PT. Ceria Plas.

3.2.1. S ystem Definition

PT Ceria Plas bergerak dibidang plastik dan memasarkan p roduknya kepada

dua tipe pelanggan yaitu supermarket dan toko. Beberapa pelanggannya

Carrefour, Giant dan Hypermart dan selain kepada supermarket besar mereka

juga mend istribusikan produknya kepada toko mainan diberbagai kota.

58  

Proses yang berjalan secara umum :

Proses bisnis di perusahaan ini diawali dengan adanya surat penawaran yang

dibuat oleh bagian penjualan dan pemasaran kepada pelanggan. Kemudian

pelanggan yang berminat akan memberikan purchase order. Untuk barang

jenis baru yang belum pernah diproduksi, bagian penjualan dan pemasaran

akan mengeluarkan surat permintaan produksi kepada bagian gudang.

Sedangkan untuk barang yang sudah pernah dip roduksi, bagian penjualan dan

pemasaran akan membuat surat persiapan barang kepada bagian gudang.

Apabila barang telah siap , bagian gudang akan memberikan surat pengeluaran

barang kepada bagian penjualan dan pemasaran. Kemudian bagian penjualan

dan pemasaran akan membuat surat jalan dan diserahkan kepada supir.

Bagian gudang akan meny iapkan barang dan dimasukkan kedalam truk untuk

dikirim ke pelanggan.

Setelah sales order untuk pelanggan tersebut telah jatuh tempo maka bagian

penjualan dan pemasaran akan membuat surat tagih kepada pelanggan.

Setelah pelanggan membayar, rangkap surat tagih dan uang akan diberikan

kepada bagian keuangan.

Apabila bagian p roduksi menerima surat permintaan produksi dari bagian

penjualan dan pemasaran. Bagian p roduksi akan melakukan p roses p roduksi

barang tersebut. Selain itu bagian produksi juga mener ima surat penambahan

stok dari bagian gudang untuk melakukan p roses p roduksi. Bila dalam proses

produksi, terdapat kekurangan bahan baku, maka bagian p roduksi akan

membuat surat permintaan bahan baku kepada bagian gudang. Setelah proses

59  

produksi selesai, maka akan dibuat surat hasil p roduksi oleh bagian p roduksi

dan diberikan kepada bagian gudang untuk menambah stok barang digudang.

Surat hasil p roduksi tersebut kemudian dikembalikan kembali ke bagian

produksi.

Bagian gudang akan mengecek stok bahan baku, apabila ada kekurangan

maka akan dibuat surat pembelian bahan baku dah diberikan kepada bagian

pembelian. Bagian pembelian kemudian akan melakukan pemesanan kepada

supplier dengan membuat purchase order. Rangkap purchase order akan

diberikan kepada bagian keuangan.

Bagian p roduksi juga dapat melakukan pembelian sprarepart dengan

membuat surat pembelian sparepart dan diberikan kepada bagian pembelian

untuk dibuatkan purchase order kepada supplier. Rangkap purchase order

akan diber ikan kepada bagian keuangan.

Setiap menerima surat tagih dari supplier, bagian keuangan akan

mengeluarkan pembayaran dalam bentuk giro / cek / kas. Apabila ada surat

retur dari pelanggan, maka barang akan dikembalikan ke bagian gudang

untuk di daur ulang. Dan barang pengganti akan d i kir imkan pada saat

pengiriman berikutnya.

Karyawan akan meberikan daftar absensi kepada bagian personalia untuk

dilakukan penghitungan total gaji yang d idapat. Bagian personalia akan

member ikan total gaji yang harus dibayar kepada bagian keuangan. Bagian

60  

keuangan akan memberikan uang tersebut. Bila karyawan ingin melakukan

cuti, karyawan dapat mengisi surat permohonan cuti yang kemudian akan

dip roses. Apabila di setujui maka akan dikeluarkan surat keterangan cuti.

Proses yang berjalan di Bagian Penjualan dan Pemasaran :

‐ Perusahaan membuat surat penawaran (terdiri dari spesifikasi barang dan

harganya) kepada pelanggan yang dituju untuk menyepakati harga dan

kondisi transaksi lainnya.

‐ Pesanan yang dipesan pelanggan, akan dibuat sales order yang berisi

sesuai dengan spesifikasi barang-barang yang d ipesan.

‐ Kemudian, bagian penjualan memberikan surat persiapan barang kepada

supervisor gudang untuk melakukan p roses packing pada barang yang

dipesan.

‐ Setelah barang sudah siap kirim, maka supervisor gudang memberikan

rangkap surat pengeluaran barang kepada bagian penjualan untuk

dibuatkan surat jalan yang d iberikan kepada sup ir.

‐ Pada akhirnya supir akan mengirim barang dan surat jalan kepada

pelanggan.

‐ Bagian penjualan akan membuat surat tagih yang diberikan kepada

pelanggan yang pemabayarannya telah jatuh tempo. Surat tagih yang

sudah lunas, rangkapnya akan diberikan kepada bagian keuangan

perusahaan.

‐ Pada suatu saat bagian pemasaran melihat barang yang mempunyai

potensi keuntungan maka akan dilakukan perhitungan-perhitungan untuk

memasarkan dan memproduksi barang tersebut. Jika barang

61  

dipersetujukan maka bagian penjualan akan membuat surat permintaan

produksi barang baru.

‐ Pada saat retur penjualan, pelanggan akan membuat surat retur yang

diberikan pada bagian penjualan yang kemudian daftar produk yang akan

diganti akan dibarengi dengan sales order pelanggan yang berikutnya.

Proses yang berjalan di bagian produksi.

‐ Jika bagian p roduksi menerima surat penambahan stok (untuk barang

yang sudah pernah di p roduksi) atau surat permintaan p roduksi barang

baru (untuk barang jenis baru) maka sta ff p roduksi akan membuat surat

permintaan bahan baku yang diserahkan kepada supervisor gudang, yang

kemudian digunakan untuk mengeluarkan bahan baku yang diperlukan.

‐ Barang yang sudah jadi, sebelum disimpan pada gudang, melewati proses

pengawasan kualitas dan dilakukan pencatatan terhadap barang cacat.

Setelah melakukan p roses pengecekan kemudian d ibuat surat hasil

produksi yang diberikan kepada supervisor gudang. Supervisor gudang

akan memasukan jumlah data barang kemudian surat hasil p roduksi

tersebut dikembalikan kepada manager produksi.

‐ Apabila terdapat kerusakan pada mesin p roduksi, maka teknisi akan

melaporkan kepada supervisor teknisi. Supervisor teknisi akan membuat

surat permintaan sparepart yang di berikan kepada bagian pembelian.

Proses yang berjalan di bagian keuangan

‐ Menerima rangkap surat tagih yang sudah dibayar, untuk kemudian

dicatat.

62  

‐ Ketika bagian pembelian sudah membuat purchase order ke supplier,

rangkap dua dar i purchase order tersebut diberikan kepada bagian

keuangan untuk dicatat. Setelah jatuh tempo, maka bagian keuangan akan

membayar utang dagang tersebut kepada supplier.

‐ Bagian keuangan yang menerima surat permintaan gaji dari bagian

personalia maka bagian keuangan akan memberikan jumlah biaya yang

ditentukan pada surat tersebut.

‐ Setiap bulannya, bagian keuangan akan mencatat semua pengeluaran

perusahaan untuk gaji pegawai, admin istrasi (listrik, bensin, air minum,

dan lain-lain).

Proses yang berjalan di bagian pembelian

‐ Setelah menerima surat pembelian bahan baku dar i supervisor gudang,

maka bagian pembelian akan membuat purchase order untuk diberikan

kepada supplier.

‐ Menerima surat penerimaan sparepart dar i supervisor teknisi, kemudian

membuat purchase order kepada supplier

‐ Setiap purchase order dibuat rangkap dua. Rangkap kedua diberikan

kepada bagian keuangan.

‐ Setiap bulannya bagian pembelian mengevaluasi setiap supplier untuk

mengetahui harga baru bahan baku yang diberikan supplier, dan

melakukan perubahan harga jika ada.

63  

Proses yang berjalan di bagian gudang

‐ Jika supervisor gudang menerima surat persiapan barang maka barang

akan dipacking.

‐ Kemudian supervisor gudang akan membuat surat pengeluaran barang

dua rangkap. Rangkap kedua diber ikan kepada bagian penjualan untuk

dibuatkan surat jalan.

‐ Setelah supir menerima surat jalan dan barang yang sudah di packing

maka sup ir akan mengirim barang ke pelanggan yang dituju.

‐ Pada setiap harinya, supervisor gudang melakukan pengecekan jumlah

stok barang dan jika suatu barang dilihat jumlahnya sudah sedikit akan

dibuat surat penambahan stok.

‐ Jika p roses produksi telah selesai, maka supervisor gudang akan

menerima surat hasil produksi dari bagian produksi. Supervisor gudang

akan menambah jumlah stok barang, dan kemudian surat hasil p roduksi

akan di kembalikan kepada bagian p roduksi.

‐ Supervisor gudang secara berkala melakukan pengecekan jumlah stok

bahan baku, apabila bahan baku perlu ditambah, maka akan d ibuat surat

pembelian bahan baku dan d iberikan kepada bagian pembelian.

‐ Apabila bahan baku yang dipesan sudah datang, supervisor gudang akan

memasukan jumlah data bahan baku yang datang.

‐ Ketika terjadi retur penjualan, bagian gudang akan menerima barang

retur dari sup ir, dan melakukan pencatatan barang retur tersebut.

64  

Proses yang berjalan di Bagian Personalia

- Setiap bulan karyawan akan member ikan data absensi kepada bagian

personalia untuk mengurus pembayaran gaji

- Kemudian bagian personalia akan merekap seluruh data absensi

karyawan dan dan membuat surat permintaan gaji kebagian keuangan.

- Keuangan akan mengeluarkan biaya gaji yang d iperlukan pada bagian

personalia. Bagian personalia kemudian akan membayarkan gaji

kepada setiap karyawan.

- Jika karyawan ingin memohon cuti maka karyawan mengisi surat

permohonan cuti yang kemudian d i p roses. Jika disetujui maka bagian

personalia akan memberikan surat keterangan cuti kepada karyawan

tersebut.

- Pada setiap akhir bu lan bagian personalia akan membuat laporan

absensi kepada direktur perusahaan.

65  

3.2.2. Rich Picture

   

Gambar 3. 2 Rich picture keseluruhan

66  

Rich p icture bagian penjualan dan pemasaran

Gambar 3. 3 Rich picture bagian penjualan dan pemasaran

67  

Rich p icture bagian produksi

$

Gambar 3. 4 Rich picture bagian produksi

68  

Rich p icture bagian keuangan

$$

Gambar 3. 5 Rich picture bagian keuangan

69  

Rich p icture bagian gudang

 

Gambar 3.6 Rich picture bagian gudang

70  

Rich p icture bagian pembelian

$$

Bagian Pembelian

1a. Surat PembelianBahan Baku

Bagian Gudang

$

Supplier2. Purchase

Order

3. Rangkap Purchase Order

$$

Bagian Keuangan

1b. Surat Pembelian Spare Part

Bagian Produksi

Direktur

4. Laporan Pembelian

Gambar 3. 7 Rich picture bagian pembelian

71  

Rich p icture bagian personalia

 

Gambar 3. 8 Rich picture bagian personalia

72  

3.2.3. Use Case sistem berjalan

Use case bagian penjualan dan pemasaran

 

Gambar 3.9 Use case bagian penjualan dan pemasaran

73  

Use case bagian produksi

 

Gambar 3.10 Use case bagian produksi

74  

Use case bagian keuangan

 

Gambar 3. 11 Use case bagian keuangan

Use case bagian pembelian

 

Gambar 3. 12 Use case bagian pembelian

75  

Use case bagian personalia

  

Gambar 3. 13 Use case bagian personalia

76  

Use case bagian gudang

  

Gambar 3.14 Use case bagian gudang

77  

3.2.4. Aplikasi yang Berjalan

Pada saat in i, perusahaan mempunyai 6 aplikasi yang tidak terhubung

antara satu dan yang lain. Aplikasi dikembangkan dengan software

pemrograman object oriented, Visual Basic .NET dan menggunakan

database SQL Server. Ap likasi yang berjalan dan database yang ada

pada setiap bagian tidak saling terhubung.

3.2.4.1. Aplikasi Sistem Penjualan

Fitur – fitur yang terdapat dalam Aplikasi Sistem Penjualan :

a. Create Sales Order

b. Create Tagihan (Invoice)

c. Create Persiapan Barang

d. Create Permintaan Produksi

e. Create Delivery Order

f. Mengupdate data pelanggan ( input dan edit)

g. Create Laporan Penjualan

User : Staff Bagian Penjualan

Output :

o Sales Order

o Invoice

o Surat Persiapan Barang

o Surat Permintaan Produksi

o Delivery Order

o Laporan Penjualan (Penjualan Bulanan)

78  

3.2.4.2. Aplikasi Sistem Produksi

Fitur – fitur yang terdapat dalam Aplikasi Sistem Produksi :

a. Create Record Hasil Produksi

b. Create Permintaan Bahan Baku

c. Create Laporan Produksi

User : Staff produksi

Fitur :

a. Create Permintaan Sparepart

User : Supervisor teknisi

Output :

o Surat Hasil Produksi

o Surat Permintaan Bahan Baku,

o Laporan Produksi (Produksi per bulan)

o Surat Permintaan Sparepart.

3.2.4.3. Aplikasi Sistem Keuangan

a. Create Laporan Keuangan

b. Record Buku Besar

User : Staff Keuangan

Output :

o Laporan Keuangan

o Pencatatan Buku Besar

79  

3.2.4.4. Aplikasi Sistem Pembelian

a. Create Purchase Order

b. Mengupdate data supplier (input dan edit)

c. Create Laporan Pembelian

User : Staff Pembelian

Output :

o Purchase Order

o Laporan Pembelian (Pembelian Per Bulan)

3.2.4.5. Aplikasi Sistem Gudang

a. Create Penambahan Stok

b. Create Pembelian B ahan Baku

c. Create Pengeluaran Barang

d. Mengupdate Stok Barang

e. M engupdate Stok Bahan Baku

f. Create Laporan Persediaan Barang dan Bahan Baku

User : Supervisor Gudang

Output :

o Surat Penambahan Stok

o Surat Pembelian Bahan Baku

o Surat Pengeluaran Barang

o Laporan Persediaan Barang dan Bahan Baku (Per Bulan)

80  

3.2.4.6. Aplikasi Sistem Personalia

a. Menginput Data Karyawan

b. Memproses Absensi

c. Create Keterangan Cuti

d. Create Permintaan Gaji

e. Create Laporan Absensi

User : Staff Personalia

Output :

o Surat Keterangan Cuti

o Surat Permintaan Gaji

o Laporan Absensi (Per Bulan)

Tabel 3.1 Pengguna aplikasi ber jalan

3.2.5 Masalah Sistem Berjalan

Sistem Penjualan :

- Sering kehilangan dokumen yang terkait dengan bagian penjualan seperti:

rangkap purchase order dan rangkap surat retur dari konsumen.

- Tidak dapat menentukan spesifikasi produk baru yang akan dip roduksi.

Spesifikasi menyangkut harga produk, bahan baku p roduk, dan lain-lain.

User Bagian Penjualan dan Pemasaran

Bagian Produksi

Bagian Keuangan

Bagian Pembelian

Bagian Gudang

Bagian Personalia Aplikasi

Penjualan X   

Produksi X   

Keuangan X   

Pembelian X   Gudang X   

Personalia                X

81  

Sistem Gudang :

‐ Sering keh ilangan dokumen yang terkait dengan bagian gudang seperti :

surat permintaan bahan baku dan surat hasil produksi.

‐ Tempat peny impanan barang dicatat secara manual dalam bentuk

laporan.

Sistem Produksi :

‐ Bagian produksi tidak efisien dalam meminta bahan baku.

Bagian p roduksi harus mencetak surat permintaan bahan baku, yang

kemudian di berikan kepada supervisor gudang. Supervisor gudang

kemudian akan mengeluarkan bahan baku sesuai dengan permintaan. Hal

tersebut kurang efisien, diharapkan bagian p roduksi dapat langsung

meminta bahan baku tanpa mencetak surat permintaan, dan juga

langsung mengurangi jumlah stok bahan baku.

‐ Produksi tidak dilakukan secara terjadwal

Pada saat ini permintaan p roduksi masih berdasarkan permintaan dari

supervisor gudang. Sebelum meminta p roduksi, supervisor gudang akan

mengecek stok p roduk yang sudah mencapai titik minimum.

Sistem Keuangan :

‐ Proses pengumpulan data transaksi sulit karena harus meminta data dari

setiap bagian sehingga pembuatan laporan pun memerlukan waktu yang

cukup lama.

82  

Sistem Personalia :

‐ Proses pembagian gaji karyawan yang terlalu lama karena bagian

personalia harus meminta dana gaji karyawan kepada bagian keuangan

Sistem Pembelian :

‐ Sulitnya menentukan perbandingan harga dari supplier.

‐ Sulitnya filtering supplier mana yang berkompeten untuk bekerjasama

dengan perusahaan kita dalam bidang pembelian.

83  

3.2.6. Masalah dan Perkembangan Aplikasi

Aplikasi Permasalahan Pengembangan Penjualan - Tidak ada fitur penentuan waktu pengiriman - Waktu pengiriman bisa terotomatisasi - Tidak ada fitur penagihan otomatis - Otomatisasi Surat Tagih - Tidak ada fitur pencatatan retur - Fitur untuk menganalisis finansial pelanggan berdasarkan kurva penjualannya    - Tidak ada fitur credit limit - Fitur pencatatan retur         Gudang - Tidak adanya fitur reorder point - Bila ada barang atau bahan baku yang sudah sampai jumlah tertentu akan mengeluarkan

warning.    - Tidak fitur lokasi penyimpanan barang - Dapat menentukan storage location - Tidak ada otomatisasi proses permintaan bahan baku - Proses permintaan bahan baku tidak perlu mencetak surat lagi         Produksi - Tidak ada fitur penjadwalan produksi - Adanya jadwal produksi yang terencana setiap hari         Keuangan - Tidak ada fitur pembuatan laporan profit & loss

secara otomatisasi - Fitur untuk membuat laporan khusus (profit & loss dll) untuk lebih mengetahui kondisi finansial perusahaan

- Tidak ada otomatisasi proses journal entry - Fitur untuk menganalisis cash flow perusahaan sehingga mengetahui bagaimana meningkatkan profi t

        Personalia - Tidak ada fitur otomatisasi absensi - Sistem absensi otomatis      Pembelian - Tidak adanya otomatisasi proses purchase order - Adanya fitur penganalisisan supplier yang terbaik    - Adanya otomatisasi purchase order untuk bagian keuangan

- Adanya otomatisasi purchase order dari surat permintaan spare part dan surat pembelian bahan baku

Tabel 3.2 Masalah dan pengembangan aplikasi berjalan

84  

Aplikasi Penjualan

Masalah :

- Tidak ada fitur penentuan waktu pengiriman

Waktu pengiriman tidak langsung ditentukan secara tetap karena bisa saja

apabila pelanggan tertentu ingin meminta pengiriman barang esok hari,

hal tersebut dapat dilakukan sehingga membuat jadwal pengiriman

lainnya yang sudah ada menjadi terundur.

- Tidak ada fitur penagihan otomatis

Bagian penjualan dan pemasaran ser ing dapat masalah untuk mengetahui

sales order mana saja yang sudah jatuh tempo dan harus di tagih, sehingga

hal ini menyebabkan staf harus melihat kembali sales order tercetak yang

sudah jatuh tempo.

- Tidak ada fitur pencatatan retur

Surat retur yang d idapat dari pelanggan belum dicatat secara

komputerisasi sehingga menyulitkan perusahaan untuk mengetahui

jumlah retur pada setiap pengiriman barang yang dilakukan.

- Tidak ada credit limit

Bagian Keuangan tidak dapat menentukan kredit limit secara otomatis

untuk pelanggan tertentu sehingga bagian keuangan tidak mengetahui

jumlah hutang pelanggan yang belum dilunasi sehingga menyebabkan

perusahaan rugi dan transaksi sebelumnya tidak tertagih.

Pengembangan

- Waktu pengiriman dapat terotomatisasi sehingga prioritas terhadap

pengiriman leb ih teratur.

85  

- Otomatisasi surat tagih

Bila ada sales order yang sudah jatuh tempo langsung dicetak surat tagih

secara otomatis sehingga semua tagihan pun tertagih pada waktu yang

tepat.

- Fitur untuk menganalisis finansial pelanggan berdasarkan kurva

penjualannya untuk mengetahui tingkat pembelian dari pelanggan

tersebut

- Fitur pencatatan retur, sehingga perusahaan mengetahui jumlah retur

yang telah terjadi sehingga perusahaan bisa menganalisis tingkat kerugian

yang ditimbulkan dari retur tersebut.

Aplikasi Gudang

Masalah :

- Tidak adanya fitur reorder point

Dalam proses penambahan stok bahan baku dan p roduk, harus ada batas

minimal stok yang ada agar proses penjualan atau produksi tidak harus

melihat database stok p roduk atau bahan baku.

- Tidak ada lokasi penyimpanan barang

Ada 4 gudang di perusahaan ini. Yang satu sebagai pusat letaknya

bersamaan dengan tempat p roduksi. Sedangkan yang lainnya hanya

menampung p roduk dan bahan baku. Selama in i gudang pusat

mendistribusikan p roduk dan bahan bakunya ke gudang lainnya hanya

melalui report secara manual saja. Sehingga supervisor gudang terkadang

kesulitan untuk mengetahui lokasi penyimpanan barang tertentu.

86  

Pengembangan

- Bila ada barang atau bahan baku yang sudah sampai jumlah tertentu

(ROP) akan mengeluarkan warning.

Jadi ketika seorang user login dalam aplikasi akan mendapat warning stok

barang yang sudah menjad i batas minimal stok.

- Dapat menentukan storage location

Menambah database sendiri untuk setiap peny impanan barang, jadi ada

atribut storage location untuk setiap database persediaan barang yang ada

di gudang.

Aplikasi Keuangan

Masalah :

- Tidak ada fitur pembuatan laporan profit & loss secara otomatisasi

Selama ini pembuatan laporan masih dilakukan dengan proses yang lama dan

t idak real time karena harus menunggu proses journal entry yang lama karena di

input satu persatu bill set iap bagian.

- Tidak ada otomatisasi proses journal entry

Proses journal ent ry masih harus di input satu per satu dan harus menunggu

rangkap dua dari dokumen-dokumen yang diberikan oleh set iap bagian.

Perkembangan :

- Fitur untuk membuat laporan khusus (profit dan loss) untuk lebih

mengetahui kondisi finansial perusahaan

Pencip taan laporan laba rugi secara langsung dari ap likasi.

- Fitur untuk menganalisis cash flow perusahaan sehingga mengetahui

bagaimana meningkatkan profit

Pembuatan cash flow secara langsung dari ap likasi.

87  

Aplikasi Personalia

Masalah :

- Tidak ada fitur otomatisasi absensi

Absensi yang digunakan menggunakan kartu. Sehingga setiap bulan

ketika absensinya dikumpulkan, bagian personalia akan mengumpulkan

kartu seluruh karyawan dan masih secara manual diperiksa satu per satu.

Perkembangan :

- Sistem absensi otomatis

Proses absensi sebaiknya menggunakan RFID, dan p roses absensi

langsung terkomputerisasi sehingga ketika setiap bulan waktu

pengumpulan absensi dapat secara langsung dan mempermudah

pengumpulan data, sehingga p roses pembagian gaji dapat dilakukan

secara cepat.

Aplikasi Pembelian

Masalah :

- Tidak adanya otomatisasi proses purchase order

Seharusnya ketika adanya surat permintaan sparepart atau surat

pembelian bahan baku maka purchase order akan langsung tercetak dan

tersimpan di dalam database sehingga bagian keuangan akan langsung

mengetahui secara real time mengenai pembelian tersebut.

Perkembangan :

- Adanya fitur penganalisisan supplier yang terbaik

Adanya sistem summary tentang supplier mana yang terbaik, baik dar i

88  

harga p roduk, p roses delivery, serta cost dan diskon.

- Adanya otomatisasi purchase order untuk bagian keuangan

Tidak memer lukan lagi rangkap purchase order yang harus diberikan

oleh bagian pembelian ke bagian keuangan. Karena data yang ada dapat

diakses oleh bagian keuangan.

- Adanya otomatisasi purchase order dari surat permintaan sparepart

dan surat pembelian bahan baku

Purchase order akan d i crea te secara otomatis begitu surat permintaan

sparepart / surat pembelian bahan baku dicip takan.

Aplikasi Produksi

Masalah :

- Tidak ada otomatisasi permintaan bahan baku

Adanya standard operasional produksi dalam memproses suatu produk

sehingga bagian p roduksi tidak perlu lagi memperkirakan berapa jumlah

bahan baku yang harus disediakan dalam proses produksi.

- Tidak ada fitur penjadwalan produksi

Adanya jadwal p roduksi yang rutin dilakukan. Seh ingga setiap shift

produksi yang ada pada tiap harinya dapat dengan jelas memproduksi

suatu barang dan mencegah terjad inya kehabisan suatu p roduk.

Perkembangan :

- Proses permintaan bahan baku tidak perlu mencetak surat lagi

- Adanya jadwal produksi yang terencana setiap hari

89  

3.2.7 Permasalahan Aplikasi Secara Umum

Permasalahan umum yang sering terjad i di setiap ap likasi antara bagian

adalah :

‐ Data tidak terintegrasi antara setiap bagian, sehingga terjadi dup likasi data

antar tiap bagian dan penggunaan kertas yang masih banyak untuk menjalani

setiap p roses antar bagian.

‐ Tidak ada signal pesan antar setiap bagian. Karena bagian p roduksi, bagian

penjualan dan bagian p roduksi memerlukan sebuah ap likasi yang dapat

member itahu pesan, tanpa memakai telepon intern perusahaan.