70

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN DAN TUJUAN

SISTEM BASISDATA

3.1 Perumusan Objek Penelitian

3.1.1 Latar Belakang Perusahaan

PT Suri Tani Pemuka merupakan anak perusahaan PT Japfa Comfeed

Indonesia Unit Lampung. Sejalan dengan bisnis yang dikelola oleh PT Japfa Comfeed

Indonesia Unit Lampung yang bergerak dalam bidang produksi dan penjualan pakan

ternak, maka PT Suri Tani Pemuka menjalankan bisnis yang sama yang lebih

dikhususkan pada produksi dan penjualan produk pakan ternak ayam.

PT Suri Tani Pemuka beroperasi sejak tahun 2004 bertempat di Jl. Moch.

Salim No. 24 Way Lunik, Teluk Betung, Bandar Lampung. Berikut ini adalah

komposisi kepemilikan saham PT Suri Tani Pemuka pada tahun 2004:

Pemegang Saham Jumlah Saham

(lembar)

Jumlah Nominal

(Rp)

Persentase

(%)

PT OMETRACO 43.744.750 43.744.750.000 33 %

PT BIMANTARA CITRA 24.190.200 24.190.200.000 18,20 %

PT DANASWARA UTAMA 2.902.550 2.902.550.000 2,20 %

MASYARAKAT 61.780.979 61.780.979.000 46,60 %

Jumlah 132.618.479 132.618.479.000 100 %

Tabel 3-1 Komposisi Kepemilikan Saham PT Suri Tani Pemuka per 30 Juni 2004

Kini PT Suri Tani Pemuka menghasilkan 14 produk pakan ternak ayam. Total

bahan baku yang digunakan PT Suri Tani Pemuka berjumlah 15 jenis dan bahan

pembantu berjumlah 16 jenis, dimana bahan bakunya secara garis besar terbagi atas 2

71

bagian, yaitu lokal dan impor, sedangkan bahan pembantunya semua berasal dari

lokal. Bahan baku lokal didapatkan dari berbagai macam supplier dalam negeri, dan

untuk mendapatkan bahan baku impor, PT Suri Tani Pemuka harus melaporkan daftar

pesanan kepada Unit Pusat di Jakarta, sehingga Unit Pusat yang melakukan impor

bahan baku.

Berikut ini adalah jenis bahan baku yang berasal dari lokal :

1. Jagung lokal

2. Katul Super

3. DCP Poultry

4. Biji Batu PMK

5. Garam

6. CPO

7. W. Brand Pellet

Jenis-jenis bahan baku impor adalah :

1. Sawut

2. SBM (Soya Bean Meal)

3. PBM

4. MBM (Meat Bone Meal)

5. HCFM

6. CGM

7. Tepung Tulang

8. Tepung Kerang

72

Sedangkan yang termasuk bahan pembantu adalah :

1. Anilox

2. Lysine

3. Choline Cloride

4. DL-Methionine (99 %)

5. Bambermycin-Flavomycin 80

6. Biotin

7. Colistin

8. Copper Sulfat (CuSO4)

9. Feed Curb

10. IDA Tartazine

11. LUPROSIL

12. Mold Ban

13. VIT Mix-Broiler

14. VIT Mix-Layer

15. Vitamin C-Coated

16. Vitamin E

Sejak berdiri dan sampai saat ini, mesin-mesin maupun teknologi yang

digunakan merupakan buatan negara Belanda, selain itu perusahaan juga mengikuti

perkembangan teknologi yang mutakhir dari luar negeri.

Dengan pendekatan pemasaran dan mutu produk yang berkualitas, hasil

produksi PT Suri Tani Pemuka umumnya dipasarkan di dalam negeri, khususnya

pulau Sumatera, yaitu: Lampung, Palembang, Bengkulu, Jambi, dan Riau.

73

Total produk jadi pakan ternak ayam di PT Suri Tani Pemuka berjumlah 48

jenis, dimana secara garis besar terbagi atas 3 bagian, yaitu pakan ayam layer

(petelur), pakan ayam broiler (pedaging), dan konsentrat (untuk campuran broiler

dan layer).

Jenis-jenis pakan ayam layer adalah pakan ayam layer Doc, pakan ayam layer

Starter, pakan ayam layer Grower, pakan ayam layer I (usia 1 – 4 minggu), dan pakan

ayam layer II (usia diatas 4 minggu). Jenis-jenis pakan ayam broiler adalah pakan

ayam broiler Starter (usia 1 – 4 minggu) dan pakan ayam broiler Finisher (usia diatas

4 minggu). Pakan ayam broiler Starter dibagi menjadi 3, yaitu BR I, Suryafeed SB 11

Crumble, dan MS 42 Hijau Crumble. Pakan ayam broiler Finisher juga dibagi

menjadi 3, yaitu BR II, Suryafeed SB 12 Pelet, dan MS 44 Pelet. Sedangkan jenis-

jenis pakan ayam konsentrat adalah konsentrat layer dan konsentrat broiler.

Konsentrat layer dibagi menjadi 2, yaitu KLB dan KLK, sedangkan konsentrat

broiler tidak dibagi-bagi lagi.

Data permintaan produk jadi adalah data permintaan dari bulan Januari 2006

sampai bulan Oktober 2006 untuk masing-masing jenis pakan ternak ayam yang

diproduksi. Data-data selengkapnya dapat dilihat pada Lampiran A.

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi perusahaan merupakan struktur fungsi yang operasional,

dimana didalamnya tercermin spesialisasi, tugas, tanggung jawab serta wewenang

yang dimiliki setiap karyawan dalam pekerjaannya. Struktur organisasi PT Suri Tani

Pemuka yang berhubungan dengan tujuan dari skripsi ini dapat dilihat pada gambar

3-1.

74

Head of Unit

Plant Manager- Warehouse- Production- PPIC- Information Technology

Marketing- Adm Marketing- Technical Service

Purchasing- Adm Purchasing- Purchasing Order

Quality Control

Gambar 3-1 Struktur Organisasi Perusahaan

3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab

a. Marketing

Divisi marketing pada perusahaan ini mempunyai wewenang untuk

memasarkan serta menjual produk. Divisi ini menjadi satu dengan divisi

penjualan. Kegiatan yang dilakukan oleh divisi marketing ini secara umum adalah

segala kegiatan yang berhubungan dengan menjual produk jadi ke konsumen.

Divisi marketing ini terdiri dari dua subdivisi, yaitu:

o Administrasi marketing

Fungsinya adalah mencatat laporan penjualan, mengisi form-form, dan

mendokumentasikan segala kegiatan yang berhubungan dengan penjualan

(misalnya: mencatat piutang, mencatat transaksi penjualan yang terjadi, dan

lain-lain).

o Technical Service

Fungsinya adalah menyampaikan order pelanggan ke tangan konsumen,

melayani keluhan konsumen dan menyampaikan kepada pihak lantai produksi

untuk diperbaiki.

75

b. Plant Manager

Plant Manager pada PT Suri Tani Pemuka berfungsi untuk merencanakan,

mengkoordinasikan, melaksanakan, mengawasi, dan melakukan supervisi seluruh

aktivitas produksi, pergudangan, agar dapat berjalan efektif serta sesuai dengan

planning dan target yang ditetapkan serta menjamin produksi berjalan lancar dan

berkelanjutan. Divisi plant manager ini terdiri dari empat subdivisi, yaitu:

o Warehouse

Fungsi warehouse adalah untuk merencanakan, mengkoordinasikan,

melaksanakan, mengawasi, dan melakukan supervisi seluruh aktivitas

pergudangan (penimbangan, penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, dan

pemakaian produksi) bahan baku maupun pakan jadi secara efektif dan efisien

sesuai dengan sistem prosedur yang berlaku dengan memanfaatkan SDM

secara optimal.

o Production

Fungsi production adalah untuk mengkoordinasikan, melaksanakan,

mengawasi, dan melakukan supervisi seluruh aktivitas proses produksi (mulai

dari intake sampai bagging) agar dapat berjalan efektif dan efisien sesuai

dengan planning dan target yang ditetapkan dengan memanfaatkan SDM

secara optimal.

o Production Planning Inventory Control (PPIC)

Fungsi PPIC adalah untuk mengatur dan mengawasi ketersediaan bahan baku,

bahan pembantu, bahan pembungkus, penjadwalan, laporan produksi,

operasional mesin, kerusakan mesin, dan konsultasi efisiensi mesin produksi.

76

o Information Techonology

Fungsi information techonology adalah mengendalikan sistem dan

memelihara sistem yang telah ada pada PT Suri Tani Pemuka ini. Divisi yang

sudah menggunakan information techonology pada perusahaan ini sampai

pada saat ini adalah divisi KIM (Kartu Ijin Masuk), purchasing saja.

c. Purchasing

Fungsi purchasing adalah untuk melaksanakan kegiatan pembelian bahan

baku serta barang pembantu yang diperlukan untuk mendukung operasional

produksi. Divisi purchasing pada PT Suri Tani Pemuka ini terbagi atas dua divisi,

yaitu:

o Administrasi purchasing

Fungsi dari administrasi purchasing pada PT Suri Tani Pemuka ini adalah

untuk menganalisis dan memberitahukan ke purchasing order mengenai

bahan-bahan baku serta barang pembantu yang perlu dibeli dan kapan

pembelian itu harus dilakukan.

o Purchasing Order

Fungsinya adalah mengisi form-form, dan mendokumentasikan segala

kegiatan yang berhubungan dengan pembelian (misalnya: mencatat hutang,

mencatat transaksi pembelian yang terjadi ,dan lain-lain).

d. Quality Control

Divisi Quality Control pada perusahaan ini berfungsi untuk menguji kulitas

bahan baku serta barang pembantu yang diterima perusahaan sehingga kemudian

dapat mengambil keputusan untuk menerima bahan baku serta barang pembantu

77

tersebut atau menolak bahan baku serta barang pembantu sesuai dengan uji

kualitas yang dilakukan.

3.2 Penentuan Fakta Kebutuhan dan Tujuan Pengembangan Sistem

3.2.1 Mempelajari Dokumen

Dokumen yang ada dibedakan menjadi dua bagian, yaitu dokumen masukan

(input) dan dokumen keluaran (output) dari setiap pihak yang berkaitan. Di mana

setiap dokumen yang ada digunakan untuk mempermudah proses yang ada dalam

proses bisnis yang berjalan.

Dokumen input adalah segala bentuk masukan berupa dokumen yang akan

diproses sehingga menghasilkan sistem keluaran atau output yang digunakan untuk

memenuhi kebutuhan. Adapun dokumen input adalah sebagai berikut:

a) Nama dokumen : Form Purchase Order

Fungsi : Untuk mendatakan jenis bahan baku dan pembantu

yang dibeli.

Sumber : Bagian Purchasing

Media : Kertas

Jumlah : 3 Berkas

Frekuensi : Setiap ada proses penerimaan bahan baku dan barang

pembantu ke gudang bahan baku.

b) Nama dokumen : Form Delivery Order

Fungsi : Untuk mendatakan produk jadi yang dijual.

Sumber : Bagian Marketing

78

Media : Kertas

Jumlah : 3 Berkas

Frekuensi : Setiap ada proses pengeluaran produk jadi ke

konsumen.

c) Nama dokumen : Form Surat Jalan

Fungsi : Untuk mendatakan jenis dan jumlah produk jadi yang

dibeli dan dibawa oleh konsumen dari gudang produk

jadi.

Sumber : Bagian Timbang

Media : Kertas

Jumlah : 5 Berkas

Frekuensi : Setiap ada proses pembelian produk jadi.

d) Nama dokumen : Form Penimbang Bongkar

Fungsi : Untuk mendatakan menimbang bobot bahan baku dan

barang pembantu yang masuk dari supplier.

Sumber : Bagian Timbang

Media : Kertas

Jumlah : 5 Berkas

Frekuensi : Setiap ada proses penerimaan bahan baku dan barang

pembantu ke gudang bahan baku.

e) Nama dokumen : Form Penimbang Muat

Fungsi : Untuk mendatakan dan menimbang bobot produk jadi

yang dibawa oleh konsumen dari gudang produk jadi.

79

Sumber : Bagian Timbang

Media : Kertas

Jumlah : 2 Berkas

Frekuensi : Setiap ada proses pengeluaran produk jadi ke

konsumen.

f) Nama dokumen : Form Bon Permintaan Bahan Baku / Pembantu

Fungsi : Untuk mendatakan jenis dan jumlah bahan baku dan

barang pembantu yang dibutuhkan oleh lantai

produksi untuk proses produksi.

Sumber : Bagian Produksi

Media : Kertas

Jumlah : 3 Berkas

Frekuensi : Setiap ada proses permintaan bahan baku / pembantu

untuk proses produksi.

g) Nama dokumen : Form Pengeluaran Bahan Baku dan Bahan Pembantu

Fungsi : Untuk mendatakan jenis dan jumlah bahan baku dan

barang pembantu yang dikeluarkan dari gudang

bahan baku untuk diserahkan ke lantai produksi

(menanggapi form permintaan bahan baku).

Sumber : Bagian Produksi

Media : Kertas

Jumlah : 3 Berkas

80

Frekuensi : Setiap ada proses permintaan bahan baku dan barang

pembantu.

3.2.2 Analisa Sistem Berjalan

Pada PT Suri Tani Pemuka sistem yang berjalan masih menggunakan cara

konvensional. Yang dimaksud cara konvensional disini adalah dengan cara

menggunakan pembukuan secara manual dalam mendaftarkan penjualan, pembelian,

dan persediaan barang mereka. PT Suri Tani Pemuka ini hanya menggunakan 2 jenis

gudang, yaitu Gudang Bahan Baku dan Gudang Barang Jadi, dimana di masing-

masing gudang tersebut kegiatan operasional yang berbeda-beda.

3.2.2.1 Kegiatan Operasional Gudang Bahan Baku dan Bahan Pembantu

Ada 2 kegiatan yang terjadi di gudang bahan baku PT Suri Tani Pemuka,

yaitu:

1. Penerimaan Bahan Baku dan Bahan Pembantu dari Supplier.

2. Pengeluaran Bahan Baku dan Bahan Pembantu ke Lantai Produksi.

A. Prosedur Penerimaan Bahan Baku dan Bahan Pembantu Dari Supplier

Sebelum prosedur ini, bagian purchasing memberikan informasi mengenai

bahan baku atau bahan pembantu yang ingin dipesan kepada supplier, lalu supplier

memberikan konfirmasi kepada pihak purchasing mengenai bahan baku atau bahan

pembantu tersebut. Sistem dan prosedur penerimaan bahan baku dan bahan pembantu

dari supplier adalah sebagai berikut :

1. Mobil masuk dan sopir daftar kebagian KIM (Kartu Ijin Masuk) dengan

memberikan surat jalan dan STNK.

81

2. Bagian KIM melakukan pendaftaran / penginputan isi angkutan dan nomor

kendaraan ke komputer sesuai surat jalan dan STNK.

3. Bagian KIM memberitahukan ke bagian purchasing untuk membuat PO

(Purchase Order). PO yang dibuat sebanyak 3 lembar untuk diberikan kepada

bagian Finance (1 lembar putih tebal asli), Accounting (1 lembar kuning), dan

untuk arsip purchasing (1 lembar putih tipis).

4. Setelah PO keluar, bagian KIM menyimpan nomor PO tersebut pada komputer

dan memberitahukan QC untuk mengambil sampel, lalu Bagian KIM menunggu

QC mengeluarkan Ijin Masuk. Bila tidak lolos tes QC, maka mobil dipersilahkan

untuk keluar dan tidak diberi surat apa-apa, hanya diberi tahu alasannya.

5. Setelah PO tersimpan dan Ijin Masuk ada, bagian KIM memberikan Kartu Ijin

Masuk (KIM) 1 lembar, Surat Jalan (1 lembar), dan STNK kepada sopir.

6. Mobil masuk ke ruang timbang untuk ditimbang dengan sopir menyerahkan KIM

dan Surat Jalan terlampir kepada bagian timbang untuk ditimbang pertama.

7. Bagian timbang memberikan SPB (Surat Pengantar Bongkar) 5 lembar (merah,

putih tebal asli, hijau, kuning, dan putih tipis) yang sudah ditandatangani, KIM,

dan Surat Jalan.

8. Setelah timbang pertama, mobil masuk ke gudang bahan baku untuk dibongkar.

9. Selama pembongkaran, QC mengambil sampel kedua dan krani gudang bahan

baku menghitung karung dan susunan, serta melakukan pengawasan terhadap

buruh dan bongkaran. Adapun penempatan kavling ditentukan oleh kepala

gudang. Apabila ada bahan baku yang tidak lolos tes QC, maka bahan baku

tersebut dipisahkan dulu kemudian dinaikkan lagi ke mobil untuk dibawa pulang.

82

10. Setelah bongkar, krani gudang mengisi SPB (jumlah karung, kadar air, karung

plastik/goni, dan jumlah bahan baku yang diafkir bila ada).

11. Setelah itu SPB ditandatangani oleh krani gudang dan kepala gudang.

12. Setelah bongkar, mobil kembali ke kamar timbang untuk ditimbang kedua,

dengan membawa SPB yang telah ditandatangani dan diisi, KIM, dan Surat Jalan.

Bagian timbang hanya mengambil SPB 3 lembar untuk diberikan kepada

accounting (1 lembar kuning), purchasing (1 lembar putih tipis), dan untuk arsip

kamar timbang (1 lembar merah). Bagian Timbang juga mengambil KIM untuk

disimpan sebagai arsip, dan Surat Jalan untuk diberikan ke bagian Purchasing.

13. Bagian timbang mencetak BBM sebanyak 5 lembar (putih tebal asli, hijau, merah,

kuning, dan putih tipis) dan Surat Ijin Keluar (1 lembar), lalu memberikan BBM

(Bukti Barang Masuk) sebanyak 2 lembar (putih tebal asli dan hijau) dan Surat

Ijin Keluar (1 lembar) kepada sopir. BBM yang lain diberikan kepada accounting

(1 lembar kuning), purchasing (1 lembar putih tipis) dan untuk arsip timbang (1

lembar merah).

14. Mobil keluar dengan sopir memberikan Surat Ijin Keluar dan menstempel BBM

ke satpam.

15. Mobil keluar hanya membawa BBM 2 lembar dan SPB 2 lembar.

Flowchart Prosedur Penerimaan Bahan Baku Dari Supplier dapat dilihat pada gambar

3-2.

83

B. Prosedur Pengeluaran Bahan Baku dan Bahan Pembantu ke Lantai

Produksi

Sistem dan prosedur pengeluaran bahan baku dan bahan pembantu ke lantai

produksi adalah sebagai berikut :

1. Krani intake membuat Bon Permintaan Bahan Baku produksi 3 lembar (merah,

kuning, dan putih tebal asli).

2. Krani intake memberikan Bon Permintaan Bahan Baku itu ke kepala gudang /

koord gudang bahan baku (2 lembar, yaitu putih tebal asli dan merah) dan

accounting (1 lembar kuning).

3. Setelah menerima Bon Permintaan tersebut, Kepala Gudang bahan baku

mengecek stok. Bila stok tidak memenuhi, maka diberitahukan kepada krani

intake untuk merevisi Bon Permintaan Bahan Baku. Bila stok memenuhi, maka

Kepala Gudang menandatangani Bon Permintaan itu dan memerintahkan krani

gudang bahan baku untuk menyerahkan bahan baku yang diminta.

4. Bon Permintaan Bahan Baku yang ditandatangani warna merah disimpan sebagai

arsip gudang bahan baku, sedangkan Bon Permintaan yang ditandatangani putih

tebal asli dikembalikan ke krani intake untuk disimpan sebagai arsip produksi.

Flowchart Prosedur Pengeluaran Bahan Baku ke Lantai Produksi dapat dilihat pada

gambar 3-2.

3.2.2.2 Kegiatan Operasional Gudang Produk Jadi

Ada 2 kegiatan yang terjadi di gudang produk jadi PT Suri Tani Pemuka,

yaitu :

1. Penerimaan Produk Jadi Dari Lantai Produksi.

84

2. Pengeluaran Produk Jadi Untuk Diambil Oleh Konsumen.

A. Prosedur Penerimaan Produk Jadi Dari Lantai Produksi

Sistem dan prosedur penerimaan produk jadi dari lantai produksi adalah sebagai

berikut :

1. Produk jadi yang sudah di bagging, datang ke gudang produk jadi dengan chain

conveyor.

2. Dari chain conveyor, produk jadi tersebut diambil oleh krani produk jadi untuk

disusun di palet dan dihitung jumlahnya.

3. Setelah dihitung per jenis produk jadi, lalu dilakukan serah terima antara bagian

Bagging dan krani Gudang Produk Jadi dengan sepengetahuan Supervisor

Produksi. Bagian Bagging mengeluarkan Bon Serah Terima Produk Jadi (2

lembar, untuk disimpan bagian produksi dan untuk kepala gudang produk jadi)

untuk diperiksa, apakah jumlah yang keluar dari lantai produksi sama dengan

jumlah yang diterima oleh krani Gudang Produk Jadi. Bila hasilnya tidak cocok,

maka krani Gudang Produk Jadi memberitahukan kepada bagian bagging untuk

merevisi Bon Serah Terima Produk Jadi itu. Sedangkan bila hasilnya cocok, maka

krani Gudang Produk Jadi menyimpan Bon Serah Terima Produk Jadi.

Flowchart Prosedur Penerimaan Produk Jadi Dari Lantai Produksi dapat dilihat pada

gambar 3-2.

B. Prosedur Pengeluaran Produk Jadi Untuk Diambil Oleh Konsumen

Sistem dan prosedur pengeluaran produk jadi untuk diambil oleh konsumen

adalah sebagai berikut :

1. Konsumen mengirimkan Order Pelanggan ke Marketing.

85

2. Setelah menerima Order Pelanggan, bagian marketing langsung memeriksa stok

produk jadi. Jika stok tidak ada, maka Order Pelanggan itu langsung

dikembalikan ke konsumen. Jika stok ada, maka Order Pelanggan itu

ditandatangani dulu lalu dikembalikan ke konsumen.

3. Sopir menyerahkan STNK dan Surat Pengantar Ekspedisi ke bagian KIM, lalu

bagian KIM menginput plat nomor dan nama sopir ke komputer. STNK dan Surat

Pengantar Ekspedisi dikembalikan langsung.

4. Sopir datang ke bagian Marketing dengan membawa STNK dan Surat Pengantar

Ekspedisi, lalu bagian Marketing mengeluarkan DO 3 lembar (1 lembar putih

tipis untuk disimpan sebagai arsip marketing, 2 lembar putih tebal asli dan merah

untuk diberikan ke sopir). Surat Pengantar Ekspedisi diambil Marketing

sedangkan STNK-nya dikembalikan.

5. Sopir menunjukkan DO (2 lembar) ke bagian KIM untuk mengambil KIM (1

lembar).

6. Sopir menunjukkan KIM ke bagian shower, setelah mobil disemprot / disanitasi,

bagian shower memberi tandatangan di KIM untuk menyatakan mobil layak

untuk ditimbang.

7. Mobil ke ruang timbang untuk timbang pertama, dengan sopir menyerahkan KIM

dan DO (2 lembar) ke bagian timbang untuk diisi dan di cap.

8. Bagian timbang memberikan SPM (Surat Pengantar Muat) 2 lembar (merah dan

putih tebal asli), DO (2 lembar), KIM (1 lembar) kepada sopir.

86

9. Mobil ke gudang produk jadi untuk muat dengan memberikan SPM (2 lembar),

DO (2 lembar), dan KIM ke koordinator gudang produk jadi untuk dimuat pakan

ternaknya, berdasarkan DO dan FIFO pakan.

10. Setelah mobil selesai muat, sopir menerima SPM (1 lembar putih tebal asli) yang

sudah diisi dan ditandatangani koordinator gudang produk jadi, DO (1 lembar

putih tebal asli), dan KIM (1 lembar). SPM merah dan DO merah disimpan oleh

koordinator gudang produk jadi.

11. Mobil beserta isinya ke bagian timbang untuk timbang kedua. Sopir menyerahkan

SPM, DO, dan KIM ke bagian timbang, lalu DO itu dilanjutkan ke bagian

marketing, SPM dan KIM untuk arsip timbang. Setelah selesai ditimbang, bagian

timbang mencetak Surat Jalan 5 lembar (putih tebal asli, merah, kuning, hijau,

dan putih tipis) dan kemudian menyerahkan ke sopir 2 lembar (putih tebal asli

untuk konsumen dan merah untuk ekspedisi) serta KIK (Kartu Ijin Keluar) 1

lembar. Surat Jalan yang lain untuk bagian accounting (kuning), bagian marketing

(putih tipis), dan untuk arsip timbang (hijau).

12. Setelah timbang, sopir menyerahkan KIK dan menstempel Surat Jalan (2 lembar)

ke satpam.

13. Setelah itu mobil keluar dan sopir membawa Surat Jalan 2 lembar.

Flowchart Prosedur Pengeluaran Produk Jadi Untuk Diambil Oleh Konsumen dapat

dilihat pada gambar 3-2.

87

88

3.3 Penentuan Kebutuhan dan Tujuan Sistem Basisdata

Need

1. Adanya kebutuhan bagian purchasing memeriksa dulu stok bahan baku dan bahan

pembantu di gudang melalui komputer sebelum memesan bahan baku dan bahan

pembantu yang baru.

2. Adanya kebutuhan bagian QC selalu membuat Surat Penolakan Barang jika ada

bahan baku / bahan pembantu yang ditolak.

3. Diperlukannya data customer untuk mengetahui informasi pelanggan yang ada.

4. Diperlukannya data supplier untuk mengetahui informasi pemasok yang ada.

5. Membutuhkan data mengenai bahan baku dan bahan pembantu yang dibutuhkan

untuk proses produksi dan produk jadi yang dihasilkan setelah proses produksi.

6. Membutuhkan informasi mengenai kuantitas bahan baku dan produk jadi.

7. Membutuhkan informasi dari bagian marketing mengenai transaksi penjualan

produk jadi.

8. Membutuhkan informasi aliran material mulai dari bahan baku sampai menjadi

produk jadi.

9. Membutuhkan informasi jenis dan jumlah bahan baku dan pembantu yang akan

diterima oleh gudang.

10. Membutuhkan informasi jenis dan jumlah produk jadi yang akan dikeluarkan oleh

gudang.

Goal

1. Perancangan sistem pergudangan dengan pemodelan Continuous Review dan

Periodic Review.

89

2. Perancangan aplikasi dengan visual basic 6.0 sebagai aplikasi dalam pengaksesan

informasi.

3. Perancangan sistem informasi pergudangan dengan menggunakan Microsoft SQL

Server 2000.

3.4 Analisa SWOT Aplikasi Sistem

Internal External

Strength 1. Adanya dukungan manajemen. 2. Antusias pegawai yang tinggi. 3. Menghemat kertas untuk

dokumentasi, yang berarti penghematan biaya.

4. Mampu menampung data yang akurat dan up to date.

Weakness 1. Tenaga kerja yang ada tidak

terbiasa menggunakan IT. 2. Dana pengembangan sistem

terbatas.

Opportunity 1. Berpeluang untuk dijadikan dasar

untuk membuat sistem IT yang lebih baik.

2. Adanya peningkatan kinerja perusahaan.

- Mengadakan pemeliharaan sistem secara terus-menerus sesuai dengan kondisi lingkungan (S1,O1).

- Menghemat pembelian perlengkap-an dokumentasi operasional sehing-ga dapat menghemat pengeluaran dan meningkatkan keuntungan perusahaan (S3,O2).

- Mendisiplinkan pekerja agar memperbarui data secara kontinu sehingga semua data terekam dengan baik dan dapat diambil bila diperlukan untuk meningkatkan kinerja perusahaan (S2,S4,O2).

- Mengadakan pelatihan IT yang berhubungan kepada pekerja (W1,O2).

- Melakukan pengembangan IT secara bertahap (W2,O1).

Threat 1. Relatif rentan terhadap serangan

virus dari luar. 2. Adanya perusak sistem (hacker) yang

dapat menyusup ke dalam sistem. 3. Masalah teknis yang tidak terduga,

seperti: mati listrik sehingga aplikasi pendukung sistem basisdata tidak dapat berfungsi.

- Menggunakan software anti virus (S1,T1).

- Menggunakan password yang terenkripsi dan dapat diubah oleh user yang berwenang (S1,T2).

- Dilakukannya backup data secara berkala (S1,S2,T2,T3).

- Melakukan training penanganan virus dan hacker (W1,T1,T2).

- Menggunakan dana pengembangan sistem yang terbatas untuk mencegah dan mengatasi masalah teknis (W2,T3).

Tabel 3-2 Analisa SWOT untuk Aplikasi Sistem

90