47 

 

BAB 3

ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Tentang Perusahaan

3.1.1 Profil Perusahaan

Perusahaan yang didirikan pada tahun 1972 ini berlatar belakang

dengan mengawali sebuah perusahaan yang bergerak dibidang

perhubungan dan pembangunan dengan menggunakan truk untuk

pengangkutan alat-alat berat. Namun pada sekitar tahun 1990 perusahaan

ini memperluas jaringan perusahaan dengan mendirikan sebuah

perusahaan perkapalan. PT. Pelayaran Parna Raya Nusantara sendiri

membeli 5 buah kapal kargo(pengangkut) sebagai awal perluasan

perusahaan tersebut. Namun sebelum mendirikan perusahaan kapal,

PT.Pelayaran Parna Raya Nusantara sudah bekerja sama dengan beberapa

perusahaan. Diantaranya adalah PT.Semen Padang dan PT. Pusri

Palembang. Kapal-kapal tersebut dikontrak oleh perusahaan-perusahaan

tersebut untuk kepentingan pengangkutan dan pengiriman barang-barang

perusahaan tersebut ke beberapa kota maupun provinsi khususnya dalam

negeri di seluruh Indonesia.

47 

48 

 

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Tujuan dari PT. Pelayaran Parna Raya Nusantara adalah

memberikan suatu pelayanan dan kepercayaan bagi setiap pelanggan atau

customer dengan sebaik-baiknya dan semaksimal mungkin khususnya

dalam bidang pembangunan dan pengangkutan dalam negeri.

PT.Pelayaran Parna Raya Nusantara juga menjalin kerjasama dengan

perusahaan-perusahaan BUMN demi terciptanya jaringan dan hubungan

bisnis yang luas dan baik serta saling menguntungkan bagi perusahaan

maupun konsumen dengan berusaha memberikan pelayanan yang terbaik.

3.1.3 Struktur Organisasi

 

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi

49 

 

3.1.4 Tugas Setiap Bagian

• DIVISI KEUANGAN DAN GENERAL AFFAIRS

Kepala Divisi mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai

berikut :

Bertanngung jawab terhadap segala tugas dan kegiatan yang berada

dalam lingkup Divisi Keuangan & General Affairs agar dapat

terselenggara dengan baik, terarah dan bermanfaat bagi perusahaan serta

mengusahakan terciptanya lingkungan dan etos kerja yang serasi dalam

mendukung tercapainya tujuan perusahaan, dengan tanggung jawab

umum :

Menyusun rencana dan anggaran divisi serta bertanggung jawab

dalam pelaksanaan anggaran dan biaya

Mengupayakan terbinanya ketenangan / ketertiban untuk

memperoleh produktivitas kerja yang maksimal dan menjaga

terciptanya hubungan harmonis dalam line relation, fungsional

relation dan lateral relation.

Mengkoordinir unit-unit kerja serta membina hubungan kerja

yang baik intern divisi.

Mengatur dan mengawasi terselenggaranya keputusan-

keputusan managemen yang berkaitan dengan bidang keuangan,

umum dan personalia.

50 

 

TUGAS DIBIDANG KEUANGAN

Menyiapkan dana yang cukup untuk kegiatan operasi perusahaan

serta mengatur dengan baik penggunaan dana di antara pihak-

pihak yang berkepentingan.

Menyiapkan sistem dan prosedur keuangan, mengawasi

pelaksanaannya serta melakukan pembaharuan yang diperlukan.

Membantu VP. Keuangan dalam merumuskan kebijakan / strategi

dibidang keuangan serta membantu mengawasi pelaksanaannya.

Menjalin dan memelihara hubungan baik dengan lembaga-

lembaga keuangan yang mempunyai kaitan dengan perusahaan.

Mengatur pelaksanaan kegitan penagihan atas hasil operasi

perusahaan.

Menyiapkan laporan keuangan pada tingkat korporasi baik untuk

kebutuhan intern maupun untuk kebutuhan ekstern.

Membantu Vice President Keuangan melakukan analisis faktor-

faktor eksternal yang mempengaruhi posisi keuangan saat ini dan

saat nanti.

Membantu masing-masing divisi untuk menyusun anggaran

operasional serta anggaran lainnya, mengkonsolidasikannya serta

membantu divisi lainnya menyajikan pada direksi untuk disetujui.

51 

 

TUGAS DIBIDANG GENERAL AFFAIRS & PERSONALIA

Menyusun rencana pelaksanaan di bidang General Affairs

termasuk hal-hal yang memerlukan penanganan secara rutin,

periodik dan tertentu

Mengatur dan memonitor penyelenggaraan tugas di bidang

General Affair yang meliputi antara lain : perawatan & perbaikan,

pengadaan dan distribusi, keamanan, komunikasi, pelayanan

kebutuhan kantor dan keperluan tugas, pelayanan rutin kantor,

kebersihan, dokumentasi dan kearsipan, perijinan serta tugas-

tugas lain yang menjadi kewajiban bidang General Affairs.

Mengatur penyelesaian kewajiban perusahaan yang menyangkut

beban-beban tiap bulannya, perijinan dan lain-lain.

Menyusun rencana pelaksanaan dan pengembangan dibidang

Sumber Daya Manusia.

Mengatur dan mengawasi penyelenggaraan tugas dan fungsi

personalia (selain dari personalia laut) untuk kantor pusat, operasi

dan cabang dalam hal mendapatkan / memperoleh(procuring),

pengembangan/penempatan (development) & pemanfaatan

(maintain).

Menyiapkan perankat pendukung dibidang personalia berupa

peraturan, keputusan dan ketentuan pelaksanaan.

52 

 

Melakukan hubungan-hubungan ekstern untuk hal-hal yang ada

kaitannya dengan urusan umum dan personalia.

KEPALA BAGIAN ANGGARAN

Kepala Bagian Anggaran memiliki tugas dan tanggung jawab

sebagai berikut:

Menyiapkan anggaran kas (outflow dan inflow) bulanan dan

harian serta melaksanakannya setelah mendapat persetujuan dari

Kepala Divisi Keuangan.

Mengatur jadwal dan besarnya pembayaran hutang-hutang.

Mengarahkan urusan penagihan supaya melakukan penagihan

secepat mungkin.

Menyusun skala prioritas pembayaran kepada pihak luar dan

melaksanakannya setelah mendapat persetujuan.

Mengawasi dan mengelola piutang-piutang yang ada sehingga

dapat ditagih tepat pada waktunya.

Membantu Kepala Divisi Keuangan merumuskan kriteria prioritas

pembayaran.

Mengawasi pelaksanaan pembayaran oleh kasir.

Tugas-tugas lain yang terkait yang ditetapkan oleh Kepala Divisi

Keuangan.

53 

 

KEPALA BAGIAN AKUNTANSI

Kepala Bagian Akuntansi memiliki tugas dan tanggung jawab

sebagai berikut:

Menyiapkan pedoman akuntansi yang harus ditaati dalam

penyusunan laporan keuangan tiap divisi opersi maupun korporasi

secara keseluruhan baik yang sifatnya umum (general accounting)

maupun yang sifatnya khusus (spesial purpose).

Melaksanakan pemenuhan kewajiban perpajakan lainnya sesuai

dengan peraturan yang berlaku.

Bertanggung jawab atas segala pencatatan dan mencatat semua

transaksi perusahaan sesuai dengan prosedur akuntansi dan

mengelompokkan sedemikian rupa agar menghasilkan laporan

keuangan yang analitis, antara lain :

‐ Iktisar Laba / Rugi ( Profit & Loss Account ) yang

memberikan informasi mengenai kemampuan laba yang

dipeeroleh dari seluruh kegiatan yang ada.

‐ Neraca ( Balance Sheet ) yang memberikan informasi

mengenai aktiva, posisi sumber dana yang telah diperoleh

seluruh kegiatan usaha, termasuk informasi dari mana asal

sumber dana tersebut.

54 

 

‐ Laporan perubahan posisi keuangan (Change Of Financial

Position) yang memberikan informasi perubahan sumber dana

selama jangka waktu tertentu, ataupun pada setiap terjadinya

penambahan aset (investasi) .

Bertanggung jawab atas kerahasiaan seluruh data akuntasi

Perusahaan.

Menyiapkan kertas kerja (worksheet) realisasi kegiatan divisi pada

setiap ditetapkan , untuk keperluan rapat realisasi anggaran.

Mengawasi dan memperbaiki sistem-sistem akuntansi yang belum

sesuai.

Meminta anggaran pendapatan dan pengeluaran baik tahunan

maupun bulanan dari setiap bagian untuk diolah guna penetapan

strategi keuangan perusahaan.

Membuat laporan realisasi ataupun analisa keuangan atas

pelaksanaan kegiatan bagian selama periode tertentu atau paling

sedikit 6 (enam) bulan tahun berjalan.

Mengawai dan mengatur jalannya arus dana agar tepat waktu dan

efisien.

55 

 

KEPALA BAGIAN GENERAL AFFAIRS & PERSONNEL

Kepala Bagian General Affairs & Personnel memiliki tugas dan

tanggung jawab sebagai berikut :

Bertanggung jawab atas terselenggaranya dengan lancar dan

terarah segala tugas kewajiban bidang General Affairs dan

personalia sehingga terciptanya kerjasama yang serasi dengan

unit-unit kerja lainnya serta terjalin hubungan yang harmonis

antar personel sebagai aset yang berdaya guna bagi perusahaan.

Mengkoordinir unit-unit kerja dalam pelaksanaan tugas dan

tanggungjawab secara fungsional, dalam bidang administrasi dan

Office Service yang meliputi antara lain : perawatan & perbaikan,

pengadaan & distribusi, keamanan, komunikasi, pelayanan

kebutuhan kantor dan keperluan tugas, kebersihan, dokumentasi /

kearsipan, serta kewajiban lain yang menjadi tugas general

service.

Menginventarisir dari waktu ke waktu, hal-hal yang memerlukan

penanganan secara rutin, periodik maupun waktu tertentu

menyangkut kebutuhan/keperluan kantor, pengadaan, perawatan,

perbaikan, penggantian, penambahan dan lain-lain.

Mengurus dan menyelesaikan kewajiban perusahaan yang

menyangkut beban rutin bulanan maupun tahunan.

56 

 

Mengatur pekerjaan dan memonitor pelaksanaan tugas/pekerjaan

yang berkaitan dengan administrasi dan ketatalaksanaan urusan

General Affairs.

Melaksanakan kontak/hubungan dengan pihak lain baik intern

maupun ekstern untuk hal-hal yang ada hubungannya dengan

bidang umum.

Melaksanakan tugas dibidang personalia (darat) yang berkenan

dengan managemen personalia serta pengadministrasian data

karyawan termasuk perubahan-perubahan.

Melaksanakan hal-hal yang berkaitan dengan usaha mendapatkan,

mengembangkan dan memelihara sumber daya manusia,

sedemikian rupa sehingga mencapai tujuan dan sasaran

perusahaan

Menyiapkan laporan ketenagakerjaan dan hal-hal yang

menyangkut pengawasan ketenagakerjaan.

Bersama dengan Kepala Divisi merencanakan dan menyusun hal-

hal yang berkaitan dengan pengembangan dan kesejahteraan

karyawan.

Mengatur, mendata, menyusun dan mengurus dokumen-dokumen

perusahaan yang menyangkut pendirian/proses pendirian,

pengesahan termasuk ijin-ijin dan dokumen pendukung lainnya.

57 

 

• DIVISI PELAYARAN

Kepala bagian divisi pelayaran mempunyai tugas dan tanggung

jawab sebagai berikut :

Bertanggung jawab penuh didalam memimpin Divisi Pelayaran.

Membantu direksi didalam menentukan jalannya policy

perusahaan dan membantu direksi di dalam mengontrol dan

menganalisa performance divisi.

Mengawasi departemen operasi dan departemen armada pelayaran

agar dapat berfungsi secara efektif efisien, sesuai dengan policy

perusahaan.

Melakukan pemeliharaan hubungan baik dengan pemerintah dan

biro klasifikasi Shipper, charter dan perusahaan-perusahaan

pelayaran.

Mempersiapkan, menyusun rencana tahunan dan anggaran dan

mengawasinya secara rutin.

Menganalisa dan mengevaluasi performance divisi pelayaran dan

bersama-sama kepala bagian operasi dan armada mencari

pemecahan dan permasalahannya.

Merencanakan program-program pelatihan/training bagi staff dan

karyawan/i divisi.

58 

 

Melaksanakan tugas-tugas khusus yang diberikan oleh direksi.

Secara routine membuat laporan ke direksi Vice President operasi

& Marketing mengenai performance divisi pelayaran.

Secara periodik bersama-sama kepala bagian melaksanakan ship’s

inspection dan berdialog dengan para nakhoda, perwira dan ABK

dan juga mengunjungi cabang-cabang.

Mengawasi dan menyetujui permintaan bagian operasi dan

armada pelayaran dan kapal- kapal.

KEPALA BAGIAN OPERASI

Kepala Bagian Operasi mempunyai tugas dan tanggung jawab

sebagai berikut :

Mengoperasikan kapal-kapal milik dan charter sesuai route yang

ditentukan.

Melaksanakan sales/marketing terlebih dalam agency dan charter.

Bertanggung jawab dan mengawasi seluruh cabang-cabang dan

memelihara/membina hubungan baik dengan agen-agen di tiap-

tiap pelabuhan.

59 

 

Mengatur lalu lintas cargo, menyelesaikan masalah-masalah yang

berkaitan dengan cargo charterers dan melaksanakan komunikasi

dengan cabang-cabang, agen-agen mengenai pengoperasian kapal.

Mengecek keberadaan port disbursement yang diajukan oleh

agent/cabang.

Memonitor peraturan kepelabuhan, yang dikeluarkan oleh Dirjen

Perla, PT. Pelindo dan peraturan-peraturan apel di tiap-tiap

pelabuhan.

Mengawasi dan melakukan pembinaan cabang-cabang , PMB

sesuai dengan policy yang ditetapkan oleh direksi.

Menyelenggarakan administrasi terminal sesuai dengan ketentuan

yang berlaku dan

Menyusun laporan kegiatan terminal secara sendiri-sendiri

maupun keseluruhannya.

Bersama-sama dengan bagian armada untuk mengatur/mengawasi

supply bunker semua kapal-kapal milik charter.

Membuat laporan routine untuk kegiatan kapal-kapal setiap

bulannya.

Bersama-sama kepala divisi membuat anggaran pendapatan &

biaya tahunan

60 

 

KEPALA BAGIAN ARMADA

Kepala Bagian Armada mempunyai tugas dan tanggung jawab

sebagai berikut :

Mengatur dan melaksanakan segala persiapan, perlengkapan &

supply setiap kapal-kapal milik, agar selalu dalam kondisi “

Layak Laut”.

Memeriksa semua jumlah spare parts yang diharuskan dan telah

ditentukan di atas setiap kapal-kapal milik sesuai persyaratan &

peraturan pemerintah, maupun badan klasifikasi, yang masih

berlaku.

Mengkoordinir dan melaksanakan semua Repair & Maintenance

di atas kapal, antara pada bagian Deck/Radio/Catering dan bagian

Mesin / Listrik, untuk pekerjaan yang dilaksanakan oleh para

ABK maupun kontraktor serta mengadakan inspeksi atas semua

pekerjaan tersebut, serta melaporkan ke kepala divisi.

Bersama-sama dengan kepala divisi membuat dan merencanakan

suatu maintenance sistem secara cermat dan terperinci untuk

dapat dilaksanakan dengan seksama dan tepat waktu, sehingga

mencapai hasil operasi maksimal dengan biaya yang efisien.

Mengadakan inspeksi diatas setiap kapal milik secara routine

untuk mengetahui kondisi kapal apakah maintenance sistem yang

61 

 

telah direncanakan dapat dilaksanakan secara konsisten/baik, dan

melaporkan kepada kepala divisi.

Bersama-sama dengan kepala divisi membuat rencana dan

mengajukan anggaran biaya docking kapal dalam waktu minimal

1 (satu) bulan sebelum kapal naik dock, lengkap dengan schedule

pembayarannya, berdasarkan repair list / physical survey yang

dilakukan oleh pihak kapal maupun bagian teknik.

Menyusun rencana anggaran biaya tahunan repair & maintenance

setiap kapal milik termasuk biaya annual survey dan special

survey.

Memeriksa jumlah supply yang telah disetujui dari “ Requisition

List “ yang diajukan oleh setiap kapal, sebelum hal tersebut

diajukan untuk dilaksanakan oleh logistik.

Memeriksa dan meneliti semua laporan dari setiap kapal milik,

antara lain:

a. Invectori List : 1 x 6 bulan

b. Repair & Maintenance report : 1 x 1 bulan

c. Spare part & running Stores Consumption : 1 x 1 bulan

d. Port Log : 1 x 1 voyage

e. Deck Abstract Log : 1 x 1 voyage

62 

 

f. Engine Abstract Log : 1 x 1 voyage

Mengadakan penelitian atas semua kapal milik serta membuat

suatu kesimpulan apakah supply dan pemakaian spare parts /

running store dalam keadaan lancar, tepat waktu, hemat dan

efisiaen, serta melaporkan kepada kepala divisi

Mengatur dan memonitor pelaksanaan tugas dan tanggung jawab

di bidang nautica dan personalia laut.

Mengatur dan memonitor pelaksanaan tugas dan tanggung jawab

bidang logistic.

Bertanggung jawab dan mengurus masalah- masalah pengawakan

yang berhubungan dengan nakhoda, perwira dan SK, serta stand

by Crew sesuai dengan persyaratan – persyaratan yang berlaku.

Mempersiapkan dan melengkapi kapal dengan sertifikat-sertifikat

yang lengkap dan masih berlaku agar kapal selalu siap untuk

dioperasikan.

Bertanggung jawab dan mengurus masalah asuransi kapal – kapal

dan klaim - klaim yang timbuk.

Melakukan tugas – tugas yang berkaitan dengan survey class,

Perla dan Syahbandar.

63 

 

Bertanggung jawab & mengurus semua yang berhubungan dengan

penggajian nahkoda, perwira dan ABK kapal-kapal milik

termasuk tunjangan-tunjangan dan administrasi yang berhubungan

dengan hal tersebut.

Memeriksa Log abstrack dengan memberikan guidance kepada

kapal untuk setiap persoalan yang timbul sehubungan dengan hal

tersebut, bersama –sama seksi teknik armada, mengatur dan

memeriksa langsung alat navigasi, peta dan buku-buku sebagai

penghubung dan mewakili direksi dan pihak kapal melakukan

Ship’s Inspection secara tetap dan teratur ke kapal – kapal milik

dan membuat laporan secara khusus mengenai kondisi kapal

secara umum.

Memonitor masa berlaku sertifikat-sertifikat dan asuransi kapal –

kapal milik

Membuat laporan rutin mengenai pengawakan kapal dan laporan

routine dari semua crew serta menganalisa dan menilai kecakapan

pelaut.

Memeriksa dan meneliti setiap Requisition List / permintaan

barang supply spare part / running stores yang telah diajukan oleh

pihak kapal serta ikut menentukan jumlah dan qualitas yang

seharusnya di supply, sebelum hal tersebut dilaksanakan oleh

seksi logistik.

64 

 

Membantu membuat rencana anggaran biaya Docking dan

anggaran biaya tahunan dari setiap kapal milik.

Membuat dan menyusun rencana “Docking Repair List”

berdasarkan daftar permintaan pihak kapal dan hasil pemeriksaan

kondisi kapal serta berkonsultasi dengan Kabag. Sebelum

Docking Repair List tersebut diajukan kepada pihak-Dock Yard.

Mengawasi secara aktip pelaksanaan docking setiap kapal sebagai

Owner Surveyor, mencatat semua jenis dan volume pekerjaan

yang sudah dilaksanakan, mulai dari floating repair dan selama

kapal diatas dock sampai selesai dengan Sea Trial dan dibantu

oleh salah seorang dari para teknisi sebagai pengawas lapangan.

Memeriksa dan menghitung kembali semua jumlah volume dan

jenis repair yang telah dilaksanakan, sesuai kenyataan di atas

kapal, sehingga dapat mengadakan negosiasi harga biaya repair

dengan pihak Dock Yard ataupun Kontraktor dan

menyelesikannya secara bersama-sama dengan Kabag. dan Kadiv.

ataupun dengan team perusahaan.

Mengatur dan menunjuk pembagian tugas dari Superintendent

melayani dan melaksanakan semua pekerjaan suvervisi yang perlu

ditangani secara cepat dan tepat di atas semua kapal milik,

sehingga jalannya operasi kapal selalu tetap lancar.

65 

 

Memberikan saran dan pengarahan, petunjuk maupun nasehat,

sesuai keadaan dan kondisi kapal, kepad para Nahkoda/KKM dan

Perwira lainnya secara lisan maupun tulisan, agar dapat

melaksanakan tugas masing-masing dengan baik dan efektif,

sehingga kedaan kapal tetap dalam kondisi yang baik serta prima.

Membantu untuk memeriksa dan meneliti semua laporan kapal

serta dapat memberikan suatu saran dan tanggapan maupun

mengambil suatu kesimpulan sehingga segala sesuatunya dapat

dilaksanakan dengan baik dan sebagaimana mestinya. Adapun

laporan yang dimaksud adalah, antara lain Engine Abstract Log,

deck abstract Log, Radio Adm. Log Port Log laporan pemakaian

spare part & running stores dan Inventori List.

Mengatur dan memberikan tugas kepada Bagian administrasi

yang menyangkut semua administrasi armada antara lain,

mencatat dan menentukan semua biaya sesuai dengan program

yang telah yang telah ditentukan sehingga dengan mudah dapat

menentukan bagian dari DRC.

Dapat membuat dan mengadakan surat-menyurat keluar

perusahaan dengan sepengetahuan Kabag. dan dapat pula

melaksanakan pekerjaan dan tugas harian dari Kabag. bilamana

yang bersangkutan berhalangan.

66 

 

Pengurusan surat-surat sertifikat class/BKI setelah kapal selesai

melaksanakan Docking dan menyerahkan ke bagian operasi untuk

penyelesaian keberangkatan Kapal.

KEPALA BAGIAN LOGISTIK

Kepala Bagian Logistik mempunyai tugas dan tanggung jawab

sebagai berikut :

Bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan supply dan kelancaran

supply termasuk jumlah dan kualitas barang-barang spare parts,

running stores untuk kebutuhan armada laut secara tepat waktu

berdasarkan permintaan dari Armada.

Bertugas dan bertanggung jawab untuk memeriksa dan meneliti

barang – barang yang telah disupply dan menyesuaikan dengan

laporan pemakaian barang dan daftar inventaris yang dibuat sekali

6 (enam) bulan.

Mengadakan koordinasi dengan kasir. Teknik untuk transportasi

barang – barang yang turun dari kapal untuk diperbaiki/rekondisi

di bengkel.

Tugas dari Seksi Logistik adalah untuk mengantar barang tersebut

kekapal setelah diperbaiki dan dinyatakan kondisi baik oleh pihak

tehnik.

67 

 

Membuat inventori list dari semua peralatan kapal baik peralatan

deck, radio, mesin untuk diadakan pengecekan kembali.

Membuat rencana pembelian spare parts, running stores dalam

kurun waktu minimal setahun dan selalu mengadakan koordinasi

dengan Seksi Teknik Armada.

Membuat rencana program kerja dengan staff-staff Seksi Logistik

dan Laporan tahunan.

Menyusun dan membuat permintaan barang dari kapal setelah

diadakan koreksi oleh Seksi Teknis, sesuai dengn yang telah

direncanakan untuk dibeli.

Membuat Purchase Order (PO) berdasarkan permintaan kapal-

kapal yang telah disetujui.

Menerima barang-barang yang telah dibeli dengan dengan kredit

ataupun dengan uang tunai.

Mengirim dan menyerahkan barang barang yang telah diterima ke

kapal, baik melalui transport darat, laut maupun udara.

Membuat Surat Jalan dan atau Tanda Terima kapal dari setiap

barang yang telah di supply.

Melaksanakan pembelian urgent yang diperintahkan oleh Kabag.

Armada sesuai kebutuhan.

68 

 

Bertanggung jawab atas jumlah dan kualitas barang – barang yang

telah diterima maupun barang yang telah dibeli.

Membantu membuat Inventory List, termasuk pemakaian spare

parts.

Membuat laporan penerimaan, pengeluaran dan pembelian barang

– barang yang disupply setiap bulan untuk setiap kapal milik.

Bertanggung jawab atas segala pencatatan dan mencatat semua

transaksi Perusahaan sesuai dengan prosedur akuntansi dan

mengelompokkan sedemikian rupa agar menghasilkan laporan

keuangan yang analitis, antara lain :

‐ Iktisar Laba / Rugi ( Profit & Loss Account ) yang memberikan

informasi mengenai kemampuan laba yang diperoleh dari seluruh

kegiatan yang ada.

‐ Neraca ( Balance Sheet ) yang memberikan informasi mengenai

aktiva, posisi sumber dana yang telah diperoleh seluruh kegiatan

usaha, termasuk informasi dari mana asal sumber dana tersebut.

‐ Laporan Perubahan Posisi Keuangan (Change Of Financial

Position) yang memberikan informasi perubahan sumber dana

selama jangka waktu tertentu, ataupun pada setiap terjadinya

penambahan asset ( investasi )

69 

 

Bertanggung jawab atas kerahasiaan seluruh data akuntasi

Perusahaan.

Menyiapkan kertas kerja (worksheet) realisasi kegiatan divisi

pada setiap ditetapkan , untuk keperluan rapat realisasi anggaran.

Mengawasi dan memperbaiki sistem-sistem akuntansi yang belum

sesuai.

Meminta anggaran pendapatan dan pengeluaran baik tahunan

maupun bulanan dari setiap Bagian untuk diolah guna penetapan

strategi keuangan perusahaan.

Membuat laporan realisasi ataupun analisa keuangan atas

pelaksanaan kegiatan bagian selama periode tertentu atau paling

sedikit 6 (enam ) bulan tahun berjalan.

Mengawasi dan mengatur jalannya arus dana agar tepat waktu dan

efisien.

70 

 

3.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Sistem yang sedang berjalan pada saat ini di PT.Pelayaran Parna Raya

Nusantara adalah sistem yang bekerja secara manual. Dengan kata lain, segala

prosedur dan sistem yang dijalankan belum bersifat komputerisasi.

Semua data-data pelayaran kapal disimpan secara manual dalam cacatan

perusahaan. Jika perusahaan ingin mengetahui posisi kapal pada saat pelayaran,

perusahaan menghubungi petugas kapal / nahkoda kapal yang sedang melakukan

pelayaran tersebut dengan menggunakan sistem jaringan radio. Dimana setiap

laporan posisi dan informasi kapal tersebut dibuat dalam bentuk catatan kertas

yang kemudian akan dibukukan menjadi sebuah inventarisasi.

3.3 Permasalahan Yang Dihadapi

Dengan penggunaan cara tersebut maka ada beberapa masalah yang

dihadapi antara lain :

1. Tidak adanya data tracking atau sejarah perjalanan pelayaran suatu

kapal dari awal keberangkatan sampai tujuan.

2. Penyimpanan data perjalanan suatu kapal dari asal sampai tujuan

masih disimpan secara manual, dalam bentuk teks.

71 

 

3.4 Usulan Pemecahan Masalah

Dari beberapa masalah yang dihadapi dari sistem yang sedang berjalan,

maka usulan pemecahan masalah yang akan dilakukan pada PT.Pelayaran Parna

Raya Nusantara sebagai berikut :

Merancang Sistem Informasi Geografi dengan kemampuan :

Menampilkan hasil tracking kapal pada peta digital yang disediakan

berdasarkan nama kapal serta hari dan waktu dan berdasarkan detail

pengiriman pada perusahaan.

Menampilkan sejarah tracking kapal dengan menunjukan rute yang telah

dilalui dalam satu perjalanan.

Menampilkan informasi tracking kapal dan informasi detail pengiriman

pada saat pelayaran.

Menampilkan informasi tracking kapal dan informasi detail pengiriman

history pelayaran.

3.5 Perancangan Sistem

Dalam merancang Sistem Informasi Geografis yang baik maka

diperlukan sumber data yang lengkap, tepat dan cepat, dan up-to-date agar dapat

memberikan output informasi yang sesuai dengan keinginan pengguna.

Melihat akan kebutuhan dan tujuan yang dicapai, serta keperluan

database ruang (spasial) yang memegang peranan penting dalam sistem yang

72 

 

Flowchart Tracking Kapal

AplikasiE-mail serverServer ProviderSatelit KomunikasiSatelit GPSGPS Receiver

Mulai

Selesai

Kirim data NMEA mentah

Terima data NMEA

Kirim data NMEA mentah

Terima data NMEA mentah

Proses data NMEA

Kirim data via POP3 e-mail

Kirim data NMEA mentah

Tampung data hasil olahan

Server Provider

Data dari e-mail diolah

Baca e-mail yang masuk

dirancang ini. Karena SIG merupakan sistem yang cocok untuk diterapkan dalam

kondisi ini.

Pada tahap ini dilakukan pembuatan sistem informasi geografis pada

PT.Pelayaran Parna Raya Nusantara. Rancangan yang dilakukan terdiri dari

rancangan proses, rancangan basis data, rancangan layar (interface), dan

pengkodean.

3.5.1 Flowchart Tracking Kapal

Gambar 3.2 : Flowchart Tracking Kapal

73 

 

Penjelasan gambar rancangan sistem :

a. Satelit akan mengirimkan data NMEA mentah secara terus-menerus kepada

Receiver.

b. Receiver menerima data NMEA mentah yang dikirim oleh satelit dengan

menggunakan GPS Receiver.

c. GPS Receiver akan mengirimkan data NMEA mentah ke server provider

menggunakan koneksi satelit.

d. Data NMEA mentah yang telah diterima oleh server provider, akan

diterjemahkan oleh sebuah aplikasi dan ditampung di e-mail server.

e. Data yang telah masuk di e-mail server dikirim ke client menggunakan

protokol POP3.

f. Dan aplikasi client akan secara otomatis membaca email yang masuk.

g. E-mail yang masuk diolah menjadi database tracking kapal.

h. Proses ini akan terus berlangsung selama koneksi antara Receiver dan Client

terjalin dan satelit terus menerus mengirimkan data mentah kepada Receiver.

74 

 

3.5.2 Diagram Konteks  

 

Gambar 3.3 : Diagram Konteks

3.5.3 Diagram Nol

Gambar 3.4 : Diargram Nol

75 

 

3.5.4 Kamus Data

MsKapal = IDKapal (PK) + NamaKapal

MsDetailPengiriman = IDPengiriman (PK) + IDKapal(FK1) + IDNahkoda(FK2)

+ IDPosisi(FK3) + Keberangkatan + Tujuan +Jadwal_berangkat+

Jadwal_tiba + Nahkoda + Keterangan

MsPosisi = IDPosisi (PK) + PositionDateandTime + Longitude + Latitude +

AverageSpeed + Speed + Heading + ProximityDirection + ProximityName

MsNahkoda = IDNahkoda(PK) + NamaNahkoda

3.5.5 Perancangan Database

1. Tabel Kapal

Nama tabel = MsKapal

Deskripsi = berisi informasi mengenai data kapal

Primary Key = IDKapal

Tabel 3.1 Tabel MsKapal

Nama Field Type Panjang Keterangan

IDKapal Varchar 15 Informasi kode kapal

NamaKapal Varchar 15 Informasi nama kapal

76 

 

2. Tabel Detail Pengiriman

Nama tabel = DetailPengiriman

Deskripsi = berisi informasi-informasi mengenai Detail Pengiriman

Primary Key = IDPengiriman, IDKapal

Tabel 3.2 Tabel DetailPengiriman

Nama Field Type Panjang Keterangan

IDPengiriman Varchar 15 Informasi kode pengiriman

IDKapal Varchar 15 Informasi kode kapal

IDPosisi Varchar 15 Informasi Kode Posisi Kapal

Keberangkatan Varchar 15 Informasi Tempat Keberangkatan

Tujuan Varchar 15 Informasi Tujuan Pelayaran

Jadwal_Berangkat Datetime 15 Informasi jadwal berangkat

Jadwal _Tiba Datetime 15 Informasi jadwal tiba

IDNahkoda Varchar 15 Informasi nahkoda kapal

Keterangan Varchar 40 Informasi keterangan kondisi kapal

77 

 

3. Tabel Posisi Kapal

Nama tabel = MsPosisiKapal

Deskripsi = berisi informasi tentang posisi detail kapal

Primary Key = IDPosisi

Tabel 3.3 Tabel MsPosisiKapal

Nama Field Type Panjang Keterangan

IDPosisi Varchar 15 Informasi Kode Posisi

PositionDateAndTime Datetime 15 Informasi posisi kapal diukur

dalam hari dan waktu

Longitude Decimal 15 Informasi posisi derajat bujur

Latitude Decimal 15 Informasi posisi derajat lintang

AverageSpeed Decimal 15 Informasi kecepata rata-rata

Speed Decimal 15 Informasi kecepatan sekarang

Heading Varchar 15 Informasi derajat arah kapal

ProximityName Varchar 15 Informasi tujuan terdekat

ProximityDirection Varchar 15 Informasi arah kapal dalam

mata angin

78 

 

4. Tabel Nahkoda

Nama Tabel = MsNahkoda

Deskripsi = berisi informasi tentang nahkoda kapal

Primary Key = IDNahkoda

Tabel 3.4 Tabel MsNahkoda

Nama Field Type Panjang Keterangan

IDNahkoda Varchar 15 Informasi kode Nahkoda Kapal

NamaNahkoda Varchar 15 Informasi nama nahkoda

3.5.6 Diagram Hubungan Entitas (ERD)

Gambar 3.5 : ERD

79 

 

3.5.7 Perancangan Layar

• Layar Depan

Tampilan layar Depan ini akan muncul pertama kali saat aplikasi

dijalankan. Pada saat user meng-klik tombol lanjut maka halaman akan

menuju ke halaman Posisi Pelayaran Saat ini.

Gambar 3.6 : Rancangan Layar Depan

80 

 

• Layar Posisi Pelayaran Saat Ini

Layar Posisi Pelayaran Saat Ini adalah tampilan setelah layar

depan. Pada layar ini pengguna dapat melihat Posisi Kapal Saat Ini dengan

memilih menu Nama / Kode Kapal (menu dropdown).

Gambar 3.7 : Rancangan Layar Posisi Pelayaran Saat Ini

81 

 

Setelah memilih Nama / Kode Kapal, layar ini akan menampilkan

posisi kapal saat ini dan akan menampilkan informasi-informasi kapal yang

telah dipilih. Pengguna juga dapat memilih button zoom in dan zoom out

untuk memperbesar dan meperkecil ukuran peta.

Gambar 3.8 : Rancangan Layar Posisi Pelayaran Saat Ini sesuai Nama /

Kode Kapal

82 

 

• Layar Posisi History Pelayaran

Layar ini Posisi History Pelayaran menampilkan jalur pelayaran

Kapal yang telah dilalui dalam satu perjalanan. Pengguna dapat memilih

Posisi History Pelayaran berdasarkan Nama / Kode Kapal, Detail

Pengiriman, dan Posisi Hari dan Waktu.

Gambar 3.9 : Rancangan Layar Posisi History Pelayaran

83 

 

Setelah memilih Nama / Kode Kapal dan Detail Pengiriman dari

Kapal tersebut, layar ini akan menampilkan tracking kapal yang telah dilalui

dalam satu perjalanan.

Gambar 3.10 : Rancangan Layar Posisi History Pelayaran sesuai Detail

Pengiriman

84 

 

Setelah memilih berdasarkan Detail Pengiriman, pengguna juga

dapat menampilkan posisi kapal berdasarkan Posisi Hari dan Waktu. Setelah

memilih Posisi Hari dan Waktu, layar ini akan menampilkan posisi kapal

berdasarkan Posisi Hari dan Waktu yang dipilih dan akan dipeta. Layar ini

juga akan menampilkan informasi posisi kapal dan informasi pengiriman

berdasarkan pilihan Nama/Kode Kapal, Detail Pengiriman, dan Posisi Hari

dan Waktu. Pengguna juga dapat memperbesar dan mengecilkan peta

dengan button zoom in dan zoom out.

Gambar 3.11 : Rancangan Layar Posisi History Pelayaran sesuai Posisi Hari

dan Waktu

85 

 

• Layar Tambah Data

Layar Tambah Data ini merupakan layar untuk menambah atau

meng-update data informasi detail pengiriman kapal. Pengguna akan

memasukan Nama / Kode Kapal dan akan memilih button (find/search)

untuk mengambil data Nama / Kode Kapa yang sudah ada. Setelah

menambah data atau meng-update data pengguna bisa menyimpan dengan

button save dan button add, jika status tambah data berubah menjadi warna

“hijau”, data telah tersimpan atau di-update. Setelah selesai pengguna akan

memilih button exit dan layar akan kembali ketampilan sebelumnya.

Gambar 3.12 : Rancangan Layar Tambah Data

86 

 

Layar ini merupakan layar yang akan ditampilkan jika terjadi

duplikat data atau data yang sama yang dimasukan oleh pengguna.

Gambar 3.13 : Rancangan Layar Duplikat Data

87 

 

• Layar Keluar

Layar keluar menampilkan pilihan bagi pengguna apakah ingin

keluar dari aplikasi atau tidak. Jika “yes”, maka tampilan aplikasi akan

ditutup dan tampilan kembali ke sistem operasi, namun jika “no” maka

tampilan akan kembali ke layar sebelumnya.

Gambar 3.14: Rancangan Layar Keluar

88 

 

3.5.8 Diagram Hierarki

Gambar 3.15 : Diagram Hierarki

89 

 

3.5.9 STD

Gambar 3.16 : STD Tampilan Awal

90 

 

Menu Utama Posisi Pelayaran Saat iniTampilkan “Posisi Pelayaran Saat Ini

Klik “Posisi Pelayaran Saat Ini”

Peta Tracking

Zoom In

Zoom Out

Tampilkan Peta Tracking

Nama / Kode KapalKlik “Nama / Kode Kapal”

Klik “Zoom In”

Klik “Zoom Out”

Tampilkan DaftarNama / Kode Kapal

Memperbesar Tampilan Peta

Memperkecil TampilanPeta

Tampilkan Informasi dan Posisi Kapal Saat Ini

Keluar

OS

Klik “Keluar”

Tampilkan Menu KonfirmasiTampilkan Menu Konfirmasi

Klik “Keluar”

Klik “No”

Keluar dari Aplikasi

Klik “Yes”

Kembali ke “Posisi Pelayaran Saat Ini”  

Gambar 3.17 : STD Tracking Kapal Berdasarkan Posisi Pelayaran Saat Ini

Menu Utama Posisi History PelayaranTampilkan “Posisi History Pelayaran”

Klik “Posisi History Pelayaran”

Peta Tracking

Zoom In

Zoom Out

Tampilkan Peta Tracking

Nama / Kode KapalKlik “Nama / Kode Kapal”

Klik “Zoom In”

Klik “Zoom Out”

Tampilkan DaftarNama / Kode Kapal

Memperbesar Tampilan Peta

Memperkecil TampilanPeta

Tampilkan Informasi dan Posisi Kapal Saat Ini

Keluar

OS

Klik “Keluar”

Tampilkan Menu KonfirmasiTampilkan Menu Konfirmasi

Klik “Keluar”

Klik “No”

Keluar dari Aplikasi

Klik “Yes”

Kembali ke “Posisi Hiistory Pelayaran”

Detail Pengiriman

Posisi Hari dan Waktu

Klik “Detail Pengiriman”

Tampilkan DaftarDetail Pengiriman

Tampilkan DaftarDetail Pengiriman

Klik “Posisi Hari dan Waktu”

Tampilkan Daftar Hari dan Waktu

 

Gambar 3.18 : STD Tracking Kapal Berdasarkan History Pelayaran

91 

 

 

Gambar 3.19 : STD Tambah Data

  

Gambar 3.20 : STD Keluar

92 

 

3.5.10 Perancangan Spesifikasi Proses

Modul Layar Depan

Panggil Layar Depan

Menampilkan Layar “SISTEM INFORMASI GEOGRAFI APLIKASI

SISTEM TRACKING KAPAL”

Tekan Tombol “Lanjut”

Akhiri Modul

Modul Posisi Pelayaran Saat Ini

Menampilkan Layar “Posisi Pelayaran Saat Ini”

Lakukan Pilihan

Pilih “Nama / Kode Kapal”

Tampilkan Daftar Nama / Kode Kapal

Tampilkan Peta Tracking Kapal Saat ini

Tampilkan Informasi Kapal

Akhir Pilihan

Pilih “Zoom In”

Lakukan Zooming Map

Pilih “Zoom Out”

Lakukan Zooming Map

Akhir Modul

93 

 

Modul Posisi History Pelayaran

Menampilkan Layar “Posisi History Pelayaran”

Lakukan Pilihan

Pilih “Nama / Kode Kapal”

Tampilkan Daftar Nama / Kode Kapal

Pilih “Detail Pengiriman”

Tampilkan Daftar Detail Pengiriman

Tampilkan Peta Tracking Kapal

Tampilkan Informasi Kapal

Pilih “Posisi Hari dan Waktu”

Tampilkan Daftar Posisi Hari dan Waktu

Tampilkan Peta Tracking Kapal Pada Hari dan Waktu

Tampilkan Informasi Kapal

Akhir Pilihan

Pilih “Zoom In”

Lakukan Zooming Map

Pilih “Zoom Out”

Lakukan Zooming Map

Akhir Modul

94 

 

Modul Tambah Data

Menampilan Layar “Tambah Data”

Masukan Data

Lakukan Pilihan

Pilih “Add”

Rubah Status Tambah Data

Pilih “Save”

Simpan Data

Pilih “Exit”

Akhiri Pilihan

Akhiri Modul

Modul Keluar

Menampilkan Layar “Keluar”

Lakukan Pilihan

Verifikasi “Yes”

Keluar Aplikasi Secara Keseluruhan

Verifikasi “No”

Kembali ke “Menu Utama”

Akhir Pilihan

Akhir Modul