bab 3 analisa strategi dan sistem informasi 3.1 …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2006-2-00932-si-bab...

36

BAB 3

ANALISA STRATEGI DAN SISTEM INFORMASI

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT. Pager Wodjo mulai didirikan pada pertengahan tahun 1968 oleh

bapak Thim Junaedi yang berlokasi di Jl. Mangga Dua no. 150. Tetapi sejak

tanggal 24 Juni 1996, PT. Pager Wodjo mulai memperluas usahanya dengan

cara mencari lahan yang sesuai. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk

meningkatkan mutu pelayanannya. Oleh karena itu, secara resmi PT. Pager

Wodjo berpindah lokasi ke Jl. Parang Tritis no. 1 Jakarta Utara.

Perusahaan ini bergerak dalam bidang jasa transportasi darat, yaitu

pengangkutan barang dengan menggunakan truk (usaha ekspedisi). Jasa

pengangkutan ini melayani jurusan Jakarta–Surabaya–Malang dan sebaliknya,

dengan jumlah tenaga kerja kurang lebih 100 orang yang antara lain adalah staf

akuntansi, operasional, pembelian, administrasi penjualan, kolektor, supir dan

kuli. Dalam melakukan kegiatan operasionalnya, PT. Pager Wodjo memiliki 48

unit truk yang terdiri dari 46 truk tronton dan 2 colt diesel.

Jasa pengangkutan yang ditawarkan perusahaan meliputi berbagai

ukuran dan bentuk seperti per unit, per kilo, kubikasi, per drum, maupun per

ball. Selain itu, ada juga penghitungan ukuran yang khusus seperti pengiriman

AC (Air Conditioner), yang menggunakan penghitungan per PK. PT. Pager

Wodjo melayani pengangkutan barang baik eceran maupun grosiran,

tergantung dari permintaan pelanggan.

37

3.1.2 Lokasi Perusahaan

PT. Pager Wodjo memiliki kantor pusat yang terletak di Jakarta dan

kantor cabang yang terletak di Surabaya dan Malang.

1. Kantor Pusat

Jl. Lodan – Parang Tritis no. 1 EA-EB Jakarta Utara

Telp : (021) 6916605 – 6 – 7 – 8

2. Kantor Cabang

a. Jl. Raya Tanjung Sari no. 3 Blok D-5 (Tandes) Surabaya

Telp : (031) 7492239 - 7482387

b. Jl. Pattimura no. 40-42 Malang

Telp : (0341) 364299 – 326299

3.2 Analisa Strategi Bisnis

3.2.1 Analisa Lingkungan

3.2.1.1 Analisa Sifat Dasar Lingkungan

Analisa sifat dasar lingkungan diperoleh dengan menganalisa

faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi organisasi. Dengan

memonitor faktor-faktor ini secara teratur, dapat membawa pada

kesempatan yang penting bagi perusahaan untuk mengembangkan

bisnisnya. Selain itu dapat pula mengidentifikasikan ancaman yang

berpotensi sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan untuk

mengurangi efeknya. Untuk PT. Pager Wodjo, faktor-faktor yang

mempengaruhi tersebut, antara lain:

38

o Politik/Hukum

Faktor politik dan hukum mempengaruhi perusahaan dalam hal

kepemilikan dan peraturan untuk menjalankan izin usaha dan

mengoperasikan kegiatan perusahaan. Faktor politik dan hukum

yang mempengaruhi perusahaan adalah peraturan pemerintah

mengenai transportasi darat, khususnya untuk perusahaan

ekspedisi. Seperti pada PP No. 41 Tahun 1993 tentang angkutan

jalan dan izin usaha (Presiden RI, 1993). Selain itu juga terdapat

peraturan dan hukum mengenai perekrutan dan jaminan sosial

tenaga kerja seperti terdapat pada PP No. 14 tahun 1993

(Dharmabumi, 2005) yang berpengaruh terhadap organisasi.

Situasi politik dan keamanan negara juga mempengaruhi

kegiatan operasional perusahaan. Bila kondisinya tidak baik,

maka kegiatan perusahaan akan terganggu.

o Ekonomi

Faktor ekonomi yang berhubungan dengan lingkungan

perusahaan adalah mengenai biaya dan ketersediaan energi.

Karena dalam perusahaan jasa angkutan, sumber energi utama

adalah bahan bakar yang digunakan oleh kendaraan. Seperti

halnya ketika mulai tanggal 1 Oktober 2005 yang lalu,

pemerintah menaikkan harga bahan bakar minyak yang

menyebabkan terjadinya kesulitan memperoleh sumber bahan

bakar. Hal ini tentu saja sangat mempengaruhi kegiatan

operasional perusahaan.

39

o Sosial Budaya

Faktor sosial yang mempengaruhi perusahaan adalah mengenai

pertumbuhan populasi dan perubahan gaya hidup di negara yang

bersangkutan. Dalam hal ini adalah negara Indonesia.

Pertumbuhan populasi yang tinggi, mengakibatkan terjadinya

pengangguran. Oleh karena itu perusahaan berusaha untuk

memperluas usahanya guna membuka lapangan pekerjaan.

o Teknologi

Faktor penggunaan dan perkembangan teknologi informasi

seperti komputer dan perangkat lain mempengaruhi organisasi

dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Selain itu faktor

proteksi terhadap penggunaan teknologi seperti HAKI (Hak

Atas Kekayaan Intelektual) berpengaruh terhadap teknologi

yang akan digunakan dalam organisasi. Dengan adanya faktor-

faktor tersebut, maka dapat dijadikan sebagai bahan

pertimbangan bagi perusahaan untuk mengambil keputusan

terhadap penggunaan hardware dan software.

Hasil analisa dari sumber daya lingkungan adalah bahwa

perusahaan membutuhkan sekumpulan data eksternal mengenai faktor

lingkungan yang mempengaruhi kegiatan perusahaan. Dengan memilah

apakah faktor tersebut kompleks atau sederhana yang kemudian akan

diolah menjadi informasi yang berguna bagi perusahaan dalam

merumuskan strategi dan pengambilan keputusan.

40

3.2.1.2 Analisa Model Lima Daya Porter

Berdasarkan analisa lima daya Porter, maka diperoleh lima

faktor yang mempengaruhi PT. Pager Wodjo dalam kegiatan usahanya

dan dapat digambarkan seperti gambar berikut ini.

Gambar 3.1-Model Lima Daya Porter

1. Rivalry amongst existing competitors

PT. Pager Wodjo memiliki beberapa pesaing dalam menjalankan

usahanya. Perusahaan-perusahaan tersebut menjadi pesaing bagi PT.

Pager Wodjo karena merupakan perusahaan yang bergerak di

Threat of new entrants Perusahaan jasa angkutan barang yang

baru seperti PT. Hutama Inti Usaha

Bargaining power of suppliers

Mega Samudra BB Diesel Jayakarta Motor Jaya Mulia Robella Unicorn Delta Motor Arimbi Jaya Motor Teratai Patsean

Bargaining power of buyers

Jabatex Kurniatex BASF Darmagunawibawa Syngenta Daikin Unicorn Karya Nusantara

Threat of substitute products or services

Jasa angkutan laut atau udara seperti DHL

Rivalry amongst existing competitors

o PT. Dinoyo

o PT. Angkunas

o PT. Kalimas

o PT. Sumber Karya

41

bidang yang sama dan memiliki potensi di bidang tersebut.

Perusahaan tersebut antara lain: PT. Dinoyo, PT. Angkunas, PT.

Kalimas dan PT. Sumber Karya. PT. Pager Wodjo harus

memanfaatkan peluang dan kekuatan yang dimiliki dan mengatasi

kelemahan dan ancaman untuk memenangkan persaingan dengan

pesaingnya.

2. Threat of new entrants

Entry barrier dari pendatang baru untuk masuk ke dalam industri

usaha ini antara lain kesulitan dalam memperoleh pelanggan tetap,

kurangnya modal, rute pengangkutan yang terbatas dan kesulitan

dalam memperoleh sumber daya, dalam hal ini adalah bahan bakar

serta kesulitan menetapkan harga yang bersaing, seperti yang

dialami PT. Hutama Inti Usaha. Untuk menambah entry barrier

bagi masuknya pendatang baru, perusahaan harus memiliki

perluasan usaha/cabang dan memanfaatkan teknologi informasi.

3. Threat of substitute products or services

Jasa substitusi yang dimaksud dalam hal ini adalah jasa pengganti

yang dapat dilakukan untuk mengirimkan barang selain melalui jasa

perusahaan. Dalam hal ini adalah perusahaan-perusahaan yang

menyediakan jasa pengiriman barang yang melalui jalur transportasi

selain jalur darat. Seperti TIKI dan DHL yang dapat mengirimkan

barang melalui jalur udara dan laut. PT. Pager Wodjo harus

memberikan harga yang kompetitif dan pelayanan yang baik agar

pelanggan tetap setia.

42

4. The power of buyers

PT. Pager Wodjo memiliki beberapa pelanggan tetap dengan pangsa

pasar yang beragam yang menjalin mitra bisnis dengan perusahaan

dalam waktu yang cukup lama, antara lain: dalam bidang tekstil

(Jabatex, Kurniatex), chemical (BASF, Darmagunawibawa,

Syngenta), AC (Daikin), Oli (Unicorn, Karya Nusantara). Dalam

hal ini, pembeli (buyer) memegang kendali untuk memilih jasa

angkutan yang diinginkan. Karena terdapat banyak perusahaan

dengan jasa yang sama. Oleh karena itu perusahaan harus dapat

memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan untuk

menciptakan hubungan kerjasama jangka pendek dan jangka

panjang yang baik.

5. The power of supplier

Perusahaan memegang kendali atas pembelian dan pemesanan

bahan baku terhadap supplier karena ketersediaan supplier yang ada

cukup banyak. Selain memiliki hubungan kerjasama yang baik

dengan pelanggan, perusahan juga harus memiliki hubungan

kerjasama yang baik dengan para supplier-nya, salah satu caranya

adalah dengan melakukan pembayaran tepat waktu. PT. Pager

Wodjo memiliki beberapa supplier, antara lain: pemasok spare

parts (Mega Samudra, BB Diesel, Jayakarta Motor), pemasok accu

(Jaya Mulia), pemasok ban (Robella), pemasok oli (Unicorn),

pemasok kanvas kopling (Delta Motor), pemasok truk (Arimbi Jaya

Motor , Teratai Patsean).

43

Menurut hasil analisa kami melalui teori Porter, kondisi

persaingan yang dihadapi PT. Pager Wodjo dampaknya tidak terlalu

besar bagi perusahaan. Karena perusahaan dapat berjalan sampai saat

ini dan memiliki pelanggan yang cukup banyak. Tetapi PT. Pager

Wodjo tetap termotivasi untuk selalu berkembang dan memanfaatkan

peluang dan perkembangan teknologi dalam menjalankan dan

meningkatkan usahanya.

3.2.1.3 Analisa Industry Life Cycle

PT. Pager Wodjo dalam menjalankan usahanya dewasa ini,

berfokus pada beberapa hal, yaitu:

1. Perusahaan berusaha mengurangi biaya unit operasional dan

fokus pada industri.

2. Fleksibel dalam pemberian harga.

3. Merupakan perusahaan yang telah lama menjalankan usahanya.

4. Memiliki sejumlah pelanggan tetap.

5. Aktivitas atau penjualan tetap tinggi tetapi tidak ada

peningkatan aktivitas atau penjualan lebih jauh. Dengan kata

lain permintaan lebih besar atau sama dengan penawaran.

Berdasarkan analisa di atas, maka dapat disimpulkan bahwa PT. Pager

Wodjo termasuk ke dalam siklus mature. Dimana pada tahap ini,

perusahaan telah mengalami perkembangan dan kemajuan yang cukup

berarti dalam bisnisnya. Tetapi perusahaan harus mempertahankan

posisinya dengan melakukan pengembangan bisnisnya agar usahanya

tidak menjadi decline.

44

3.2.1.4 Analisa Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats (SWOT)

Analisa SWOT yang dilakukan pada PT. Pager Wodjo

dimaksudkan untuk mengetahui faktor internal dan eksternal

perusahaan yang mempengaruhi operasional perusahaan. Faktor

internal terdiri dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki perusahaan.

Sedangkan faktor eksternal terdiri dari peluang dan ancaman yang

harus dihadapi oleh perusahaan. Selanjutnya dilakukan analisa strategi

untuk menghasilkan strategi yang dapat diterapkan oleh perusahaan

untuk menghadapi atau memanfaatkan faktor-faktor yang

mempengaruhi kegiatan perusahaan. Tabel berikut ini akan

menggambarkan matrik faktor-faktor tersebut.

Internal Factor

Strengths Weaknesses o Terdapat sejumlah pelanggan tetap

karena reputasi perusahaan yang baik o Pemberian harga pengiriman yang

lebih murah dari pesaing o Tepat waktu dalam pengiriman barang o Modal yang kuat o Perawatan truk yang baik oleh bagian

Maintenance

o Kurangnya sumber daya manusia yang terlatih dalam menangani sistem informasi perusahaan

o Penggunaan surat angkut 6 lembar yang dapat terjadi resiko kehilangan atau rusak

o Pencatatan persediaan barang masih dengan cara manual sehingga dapat terjadi kehilangan barang

o Penggajian karyawan berdasarkan kartu absensi yang dapat mengakibatkan kesalahan

o Rute ekspedisi yang tidak luas o Pengambilan keputusan pihak manajemen tidak

cepat

Opportunities Threats

Eks

tern

al F

acto

r

o Penggunaan bahan bahar Hybrid yang lebih hemat dan murah

o Peluang untuk membuka cabang di Luar pulau Jawa

o Teknologi dan sistem informasi yang berkembang dengan dinamis untuk mendukung kegiatan perusahaan

o Kesempatan untuk membangun kerjasama dengan perusahaan lain

o Perubahan harga bahan bakar o Keamanan yang labil misalnya ada

kerusuhan o Perubahan peraturan pemerintah tentang

angkutan jalan o Masuknya perusahaan dengan jenis usaha

yang sama

Tabel 3.1-Matrik SWOT

45

Matrik IFAS

Tabel 3.2-Matrik IFAS

Matrik EFAS Peluang Bobot Rating Bobot x Rating o Penggunaan bahan bahar Hybrid yang lebih

hemat dan murah 0.20 4 0.8

o Peluang untuk membuka cabang di Luar pulau Jawa 0.10 3 0.3


0.20 3 0.6

o Kesempatan untuk membangun kerjasama dengan perusahaan lain 0.10 2 0.2

Total Peluang 0.6 1.9 Ancaman o Perubahan harga bahan bakar 0.05 4 0.2 o Keamanan yang labil misalnya ada kerusuhan 0.10 3 0.3 o Perubahan peraturan pemerintah tentang

angkutan jalan 0.10 2 0.2

o Masuknya perusahaan dengan jenis usaha yang sama 0.15 1 0.15

Total Ancaman 0.4 0.85 Tabel 3.3-Matrik EFAS

Kekuatan Bobot Rating Bobot x Rating o Terdapat sejumlah pelanggan tetap karena

reputasi perusahaan yang baik 0.10 4 0.4

o Pemberian harga pengiriman yang lebih murah dari pesaing 0.10 3 0.3

o Tepat waktu dalam pengiriman barang 0.15 2 0.3 o Modal yang kuat 0.15 1 0.15 o Perawatan truk yang baik oleh bagian

Maintenance 0.10 1 0.1

Total Kekuatan 0.6 1.25 Kelemahan o Kurangnya sumber daya manusia yang terlatih

dalam menangani sistem informasi perusahaan 0.025 4 0.1

o Penggunaan surat angkut 6 lembar yang dapat terjadi resiko kehilangan atau rusak 0.10 4 0.4


0.025 4 0.1

o Penggajian karyawan berdasarkan kartu absensi yang dapat mengakibatkan kesalahan 0.05 4 0.2

o Rute ekspedisi yang tidak luas 0.10 4 0.4 o Pengambilan keputusan pihak manajemen tidak

cepat 0.10 3 0.3

Total Kelemahan 0.4 1.5

46

Titik x : kekuatan – kelemahan = 1.25 - 1.5 = -0.25

Titik y : peluang – ancaman = 1.9 – 0.85 = 1.05

Gambar 3.2-Diagram Analisa SWOT

Kesimpulan :

Posisi PT. Pager Wodjo berada pada kuadran ketiga. Perusahaan

memiliki peluang pasar yang sangat besar, tetapi di pihak lain,

perusahaan juga harus berhadapan dengan beberapa kendala/kelemahan

internal. Fokus strategi yang harus diterapkan PT. Pager Wodjo ini adalah

meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat

merebut peluang pasar yang lebih baik (mendukung strategi turn-around).

Strategi yang perlu dikembangkan oleh perusahaan untuk

menjalankan strategi turn-around adalah dengan memanfaatkan peluang

Ancaman

Kelemahan Kekuatan

Peluang

Kuadran 3 (-0.25;1.05)

47

yang ada dan meminimalkan kelemahan yang ada dalam perusahaan,

dengan cara:

• Meningkatkan rute ekspedisi yang lebih luas, bukan hanya di

pulau Jawa

• Meningkatkan kualitas sumber daya manusia

• Penggunaan teknologi automatisasi dan jaringan komunikasi

untuk mempermudah kegiatan operasional

• Perbaikan atau penggantian terhadap truk lama atau truk yang

telah rusak

• Penggunaan teknologi dan sistem informasi untuk

meningkatkan pelayanan dan mendukung pengambilan

keputusan serta integrasi dengan kantor cabang

• Memperluas kerjasama dengan perusahaan-perusahaan lain

48

IFAS EFAS

Strengths (S) o Terdapat sejumlah

pelanggan tetap karena reputasi perusahaan yang baik

o Pemberian harga pengiriman yang lebih murah dari pesaing

o Tepat waktu dalam pengiriman barang

o Modal yang kuat o Perawatan truk yang baik

oleh bagian Maintenance

Weaknesses (W) o Kurangnya sumber daya manusia

yang terlatih dalam menangani sistem informasi perusahaan

o Penggunaan surat angkut 6 lembar yang dapat terjadi resiko kehilangan atau rusak


o Penggajian karyawan berdasarkan kartu absensi yang dapat mengakibatkan kesalahan

o Rute ekspedisi yang tidak luas o Pengambilan keputusan pihak

manajemen tidak cepat Opportunities (O) o Penggunaan bahan bahar

Hybrid yang lebih hemat dan murah

o Peluang untuk membuka cabang di Luar pulau Jawa


o Kesempatan untuk membangun kerjasama dengan perusahaan lain

Maxi-Maxi (SO) o Mempertahankan

pelanggan tetap yang ada dengan memberikan kualitas pelayanan terbaik melalui analisa permintaan pasar

o Menjaga reputasi dan meningkatkan kinerja perusahaan dengan peningkatan kegiatan operasional dan pemanfaatan sumber daya secara hemat dan tepat

o Pengaturan modal agar dapat dimanfaatkan secara efektif untuk investasi dan pembukaan cabang baru

Mini-Maxi (WO) o Meningkatkan rute ekspedisi yang

lebih luas, bukan hanya di pulau Jawa o Merekrut sumber daya manusia yang

berkualitas o Penggunaan teknologi automatisasi

dan jaringan komunikasi untuk mempermudah dan mendukung kegiatan operasional

o Penggunaan teknologi informasi untuk meningkatkan pelayanan dan mendukung pengambilan keputusan dan integrasi dengan kantor cabang

o Memperluas kerjasama dengan perusahaan lain misalnya untuk perusahaan manufaktur

Threats (T) o Perubahan harga bahan

bakar o Keamanan yang labil

misalnya ada kerusuhan o Perubahan peraturan

pemerintah tentang angkutan jalan

o Masuknya perusahaan dengan jenis usaha yang sama

Maxi-Mini (ST) o Menetapkan harga tarif

yang bersaing sesuai dengan harga bahan bakar

o Menjaga dan menjalin hubungan yang baik dengan pihak luar

Mini-Mini (WT) o Menekan harga dengan menjaga

keseimbangan pasokan bahan bakar dan menggunakan bahan bakar yang hemat dan ramah lingkungan

o Meningkatkan penggunaan teknologi informasi dengan penggunaan aplikasi seperti GPS, DSS, EIS

o Membuat kebijaksanaan untuk perusahaan yang sesuai dengan peraturan pemerintah

Tabel 3.4-Matrik Komposisi Strategi

49

3.2.2 Analisa Nilai dan Tujuan

3.2.2.1 Strategi dan Budaya

Budaya dalam PT. Pager Wodjo bersifat lintas fungsional

dalam interaksinya antara anggota organisasi. Karyawan PT. Pager

Wodjo bekerja dimulai dari hari Senin sampai Jumat mulai pukul

08.30-17.00 dan hari Sabtu pukul 08.30-16.00. Masing-masing anggota

organisasi memiliki tanggung jawab besar terhadap pekerjaan dan

perusahaan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku dalam

perusahaan.

Selain itu, PT. Pager Wodjo memiliki tenaga kerja yang cukup

dan berkualitas serta selalu bekerja keras dan memiliki keinginan untuk

mempelajari sesuatu yang baru. Karena itu diharapkan tenaga kerja

yang dimiliki perusahaan dapat memanfaatkan waktu mereka dengan

sebaik-baiknya dan produktif sehingga dapat mencapai tujuan dan

mendukung strategi perusahaan.

3.2.2.2 Strategi dan Tujuan

PT. Pager Wodjo memiliki beberapa tujuan/sasaran dalam

melaksanakan kegiatan usahanya, yaitu:

1. Tujuan jangka panjang

o Penyebaran rute lokasi pengiriman yang luas

o Perluasan usaha hingga mencapai seluruh Indonesia

o Kesejahteraan semua anggota yang berkepentingan terhadap

perusahaan

2. Tujuan jangka pendek

50

o Peningkatan laba penjualan jasa pengiriman

o Pemberian harga yang bersaing tanpa terpengaruh perubahan

harga BBM

o Peningkatan jumlah truk dan modal

o Pemanfaatan teknologi di semua kantor pusat dan cabang

Untuk mencapai tujuan jangka pendek dan panjangnya, maka

perusahaan memiliki beberapa strategi untuk mencapainya, yaitu:

1. Mengantarkan barang tepat waktu dengan kondisi yang baik

2. Merekrut dan melatih tenaga kerja yang potensial

3. Menggunakan teknologi dan sistem informasi untuk mendukung

kegiatan operasional dan mendukung pengambilan keputusan

dan integrasi dengan kantor cabang

4. Melakukan riset pasar untuk mengetahui keadaan yang

mempengaruhi kegiatan perusahaan sehingga dapat

meningkatkan kualitas pengambilan keputusan

5. Menciptakan hubungan baik dengan supplier dan pelanggan

6. Memperluas usaha dengan melakukan kerjasama dengan

perusahaan lain

3.2.3 Analisa Sumber Daya

3.2.3.1 Analisa Value Chain

Berikut ini merupakan gambaran dari analisa value chain dari

PT. Pager Wodjo yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam

bidang jasa transportasi darat, khususnya jasa angkutan barang melalui

jalur darat dengan menggunakan truk (ekspedisi).

51

Operations :pengawasan,

pemeriksaan danpengiriman barang,

pemeliharaan

Administration and infrastructure :listrik, jaringan kabel telepon, jaringan PC, bangunan (gedung)

Procurement : pembelian alat operasional

Technology : alat-alat transportasi dan penyimpanan

Human resource management : penyeleksian, perekrutan

Margin

Support Activities

Primary Activities

Inbound logistics :tenaga kerja, saranatransportasi, barang

dari pelanggan

Outboundlogistics:

barang diterimapelanggan

Sales andMarketing:

penentuan tarif,pencatatan

penjualan, analisispenjualan

Services:pemberian

kompensasi

Gambar 3.3-Analisa Value Chain

Aktivitas dalam PT. Pager Wodjo meliputi:

1. Primary activities, yang meliputi:

o Inbound logistics

Dalam hal ini, yang menjadi input dalam kegiatan utama PT.

Pager Wodjo adalah tenaga kerja, sarana transportasi dan

barang yang berasal dari pelanggan. Tanpa input tersebut,

maka kegiatan utama perusahaan tidak dapat berjalan.

o Operations

PT. Pager Wodjo memiliki kegiatan proses operasinya, yaitu

melakukan pengawasan, pemeriksaan barang dari pelanggan,

kemudian melakukan pengiriman barang dan pemeliharaan.

o Outbound logistics

Output yang dihasilkan adalah berupa diterimanya barang oleh

pelanggan di tempat tujuan.

52

o Sales and marketing

Kegiatan ini berkaitan dengan penyediaan sarana yang dalam

melakukan transaksi yang meliputi penentuan tarif, pencatatan

penjualan dan analisa penjualan.

o Services

Kegiatan utama ini adalah memberikan pelayanan yang baik

kepada pelanggan dengan pemberian kompensasi apabila

terjadi kerusakan terhadap barang yang dikirim.

2. Suppport activities, yang meliputi:

o Procurement

Kegiatan pendukung PT. Pager Wodjo salah satunya adalah

kegiatan pembelian. Dalam hal ini, yang dilakukan adalah

pembelian terhadap alat operasional perusahaan.

o Product/technology development

Perkembangan teknologi yang mendukung kegiatan

operasionalnya sehari-hari, yaitu penggunaan alat-alat

transportasi dan penyimpanan barang.

o Human resource management

Dalam hal ini yang perlu dilakukan oleh PT. Pager Wodjo

adalah melakukan penyeleksian dan perekrutan karyawan.

o Administration and infrastructure

Hal yang diperlukan perusahaan sebagai alat pendukung

administrasi kantor, seperti listrik, jaringan kabel telepon dan

PC (personal computer) serta gedung sebagai infrastruktur.

53

3. Margin yang dimaksudkan adalah pengurangan hasil penjualan

keseluruhan terhadap biaya yang dikeluarkan untuk melakukan

aktivitas primary dan support.

Hasil dari analisa value chain terhadap PT. Pager Wodjo

diperoleh dengan menganalisa setiap aktivitas utama perusahaan dan

menemukan orientasi strateginya untuk merumuskan strategi informasi.

Perumusan strategi informasi ini digunakan untuk mendukung setiap

aktivitas dalam rantai nilai tersebut, sehingga menghasilkan nilai bagi

perusahaan untuk memperoleh profit margin.

3.2.3.2 Penilaian Kinerja

PT. Pager Wodjo telah berpengalaman kurang lebih 37 tahun

yang telah memiliki hubungan yang baik dengan para pelanggan dan

pemasoknya, serta mencapai pasar ke Surabaya dan Malang. Secara

garis besar penilaian kinerja terhadap PT. Pager Wodjo dapat dikatakan

cukup baik. Kemajuan yang dicapai PT. Pager Wodjo sampai saat ini

adalah perusahaan mampu berkembang dengan baik, terbukti dengan

adanya kenaikan tingkat pengiriman sejak tahun 2003-2004 yang

mencapai 8 %.

Pengaturan keuangan dalam kegiatan operasional PT. Pager

Wodjo berjalan dengan baik dengan arus masuk dan keluar kas

perusahaan yang terkendali. Kegiatan penerimaan pesanan, pelayanan

dan pengiriman barang dapat dikatakan cukup baik, walaupun terdapat

beberapa kesulitan, antara lain: penggunaan surat angkut yang

berbentuk kertas yang berjumlah enam rangkap yang memiliki resiko

54

kehilangan atau rusak. Selain itu manajemen tingkat atas kesulitan

dalam melakukan pengambilan keputusan. Terkadang karyawan juga

menghadapi kesulitan mengenai masalah mengakses database dengan

kata lain mengalami hang. Untuk itu diperlukan perbaikan terhadap

kinerja operasionalnya dari sudut pandang bisnis dan teknis.

3.2.3.3 Analisa Product Portfolio

Berdasarkan analisa product portfolio terhadap PT. Pager

Wodjo, maka perusahaan dapat digolongkan kedalam kuadran wildcat

atau question mark. Karena perusahaan beroperasi dengan tingkat

pertumbuhan pasar yang tinggi dan berada pada tingkat pasar yang

mature, namun pangsa pasarnya rendah. Pangsa pasar yang rendah

dalam artian memiliki pelanggan kalangan menengah dan atas dan

dapat menyediakan jasa yang cukup untuk pelanggan namun cakupan

operasional perusahaan masih rendah karena tidak ada perluasan usaha

dan perusahaan hanya beroperasi pada lokasi Jakarta-Surabaya-Malang.

Pertumbuhan pasar untuk usaha pengangkutan barang cukup

tinggi dan tingkat pertumbuhan ekonomi di pasar cukup tinggi pula.

Untuk itu perusahaan perlu untuk menentukan bagaimana strategi

korporat yang terbaik untuk mencapai tingkat yang lebih baik.

3.2.3.4 Analisa Core Competencies

Dalam usahanya untuk tetap menjadi yang terdepan, PT.

Pager Wodjo berusaha bersaing dengan perusahaan pesaingnya dengan

mengembangkan dan memanfaatkan kompetensi atau kelebihan yang

dimiliki perusahaan. Keunggulan kompetensi yang dimiliki oleh PT.

55

Pager Wodjo, antara lain: hubungan yang baik dengan pelanggan,

tenaga kerja yang loyal, ketepatan waktu pengiriman dan alat

transportasi yang baik.

3.3 Tahap Rencana Strategi Informasi

3.3.1 Tahap 0: Menentukan konteks dan ruang lingkup untuk sebuah

perencanaan strategi sistem informasi

3.3.1.1 Gambaran Perusahaan dan Permasalahan Yang Dihadapi

PT. Pager Wodjo merupakan perusahaan yang bergerak dalam

bidang jasa ekspedisi, yang telah didirikan pada tahun 1968 dan telah

menjalankan usahanya selama kurang lebih 37 tahun hingga saat ini.

Rute yang dilalui adalah melalui jurusan Jakarta–Surabaya–Malang.

Jumlah tenaga kerja dalam perusahaan kurang lebih 100 orang. PT.

Pager Wodjo menawarkan jasa pengangkutan dalam berbagai bentuk.

Jasa pengangkutan yang ditawarkan juga meliputi berbagai ukuran. PT.

Pager Wodjo juga melayani pengangkutan barang baik eceran maupun

grosiran, tergantung dari permintaan pelanggan. PT. Pager Wodjo

dalam kegiatan operasionalnya didukung dengan sistem dan teknologi

informasi yang masih sederhana. Perusahaan menggunakan software

yang mendukung aplikasi fungsional serta dilengkapi dengan hardware

yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Namun perusahaan mengalami beberapa masalah dalam

menjalankan kegiatan operasionalnya. Misalnya dalam penggunaan

surat angkut yang menggunakan 6 rangkap yang mungkin beresiko

56

terhadap kehilangan atau kerusakan karena perusahaan belum

terintegrasi dengan kantor cabang. Selain itu penggunaan sistem dan

teknologi informasi belum sepenuhnya efektif. Masalah lain adalah

mengenai masalah penagihan yang terkadang tidak tepat waktu.

Pencatatan terhadap persediaan juga masih dilakukan secara manual

serta pengambilan keputusan yang tidak cepat. Untuk itu, perusahaan

perlu mengambil langkah strategis dengan menerapkan perencanaan

strategi sistem dan teknologi informasi yang dibutuhkan untuk

mengatasi masalah dalam perusahaan. Selain itu perlu dilakukan

beberapa perbaikan untuk meningkatkan kinerja organisasi, selain

perbaikan dan penambahan dalam hal teknis.

3.3.1.2 Visi, Misi, Tujuan dan Strategi

Visi

Visi dari PT. Pager Wodjo adalah menjadi perusahaan

ekspedisi nomor satu yang memberikan pelayanan optimal dengan

armada-armada yang handal kepada pelanggan dan menciptakan serta

memelihara nilai kekeluargaan dalam budaya organisasi.

Misi

PT. Pager Wodjo yang bergerak dalam bidang jasa

transportasi darat, yaitu pengangkutan barang dengan menggunakan

truk (ekspedisi) yang memiliki sejumlah misi, antara lain:

o Menggunakan teknologi yang tepat dan sesuai untuk

mencapai visi perusahaan

57

o Mengoptimalkan pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk

meningkatkan kinerja perusahaan

Tujuan

PT. Pager Wodjo memiliki beberapa tujuan/sasaran dalam

melaksanakan kegiatan usahanya, yaitu:

1. Tujuan jangka panjang

o Penyebaran rute lokasi pengiriman yang luas

o Perluasan usaha hingga mencapai seluruh Indonesia

o Kesejahteraan semua anggota yang berkepentingan terhadap

perusahaan

2. Tujuan jangka pendek

o Peningkatan laba penjualan jasa pengiriman

o Pemberian harga yang bersaing tanpa terpengaruh

perubahan harga BBM

o Peningkatan jumlah truk dan modal

o Pemanfaatan teknologi di semua kantor pusat dan cabang

Strategi

Perusahaan memiliki beberapa strategi untuk mencapai tujuan

yang telah ditetapkan, yaitu:

1. Mengantarkan barang tepat waktu dengan kondisi yang baik

2. Merekrut dan melatih tenaga kerja yang potensial

3. Menggunakan teknologi dan sistem informasi untuk

mendukung kegiatan operasional dan mendukung

pengambilan keputusan dan integrasi dengan kantor cabang

58

4. Melakukan riset pasar untuk mengetahui keadaan yang

mempengaruhi kegiatan perusahaan sehingga dapat

meningkatkan kualitas pengambilan keputusan

5. Menciptakan hubungan baik dengan supplier dan pelanggan

6. Memperluas usaha dengan melakukan kerjasama dengan

perusahaan lain

3.3.1.3 Struktur Organisasi, Wewenang, Tugas dan Tanggung Jawab

Struktur organisasi yang terdapat pada PT. Pager Wodjo dapat

digambarkan sebagai berikut:

Manajer Umum

Penjualan Keuangan SDM

Direktur utama

AdministrasiPenjualan Operasional Kasir Kolektor Akuntansi Pembelian Gudang

Maintenance

Personalia

Gambar 3.4-Struktur Organisasi PT. Pager Wodjo

Wewenang, tugas dan tanggung jawab yang telah ditetapkan

dari masing-masing bagian pada PT. Pager Wodjo adalah sebagai

berikut :

59

1. Wewenang dan tanggung jawab Direktur Utama

a. Memiliki wewenang untuk melakukan pengawasan dan

pengarahan kegiatan perusahaan.

b. Berhak memutuskan untuk melakukan kerjasama dengan

pihak luar yang terkait.

c. Menentukan kebijakan harga jual atau harga pengiriman.

d. Memberikan penilaian kepada seluruh karyawan.

e. Menyetujui pengeluaran dengan pertimbangan yang

bijaksana.

2. Wewenang dan tanggung jawab Manajer Umum

a. Memiliki wewenang untuk melakukan pengawasan dan

pengendalian kegiatan operasional perusahaan.

b. Berhak meminta laporan kepada bagian-bagian yang terkait.

c. Memiliki wewenang untuk melakukan pengawasan,

memberikan persetujuan dan penolakan atas pengeluaran

uang perusahaan.

d. Bertanggung jawab atas kemacetan pembayaran piutang.

3. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Penjualan

a. Menerima data dari divisi lain maupun staf di bawahnya

untuk diperiksa dan dianalisa kebenarannya kemudian

secara berkala dilaporkan atau didiskusikan dengan pihak

manajemen perusahaan.

b. Bertanggung jawab terhadap kelancaran arus data dari satu

bagian ke bagian lain secara administrasi. Apabila terjadi

60

hambatan terhadap arus data tersebut harus dilakukan

penyelesaian dalam waktu sesingkat-singkatnya.

c. Bertugas untuk menyajikan laporan penjualan secara tepat

waktu dan bertanggung jawab atas keakuratan data pada

setiap akhir bulan berikutnya.

d. Berwenang menentukan harga jual yang sesuai dengan

kesepakatan dan persetujuan pihak manajemen yang terlibat.

e. Berwenang untuk memberi tugas dan kewajiban kepada

bawahannya, selama tugas dan kewajiban tersebut masih

termasuk dalam ruang lingkup tanggung jawabnya.

f. Menyusun dan menetapkan perencanaan target penjualan

yang ingin dicapai oleh perusahaan.

4. Wewenang dan tanggung jawab Administrasi Penjualan

a. Membuat SA (Surat Angkut) dan mendistribusikan sesuai

dengan prosedur yang ditetapkan.

b. Menerima order dan aktif menarik pelanggan serta

menjawab pertanyaan pelanggan sehubungan dengan tarif

perusahaan maupun persoalan pelanggan.

c. Menerima dan mengentri data pelanggan yang baru

mendaftar.

d. Merespon keluhan pelanggan atas pelayanan jasa

perusahaan.

e. Menindaklanjuti persoalan keluhan-keluhan maupun klaim

dari pelanggan.

61

f. Surat menyurat dengan pihak intern maupun ekstern

perusahaan.

5. Wewenang dan tanggung jawab Operasional

a. Bertugas mengendalikan dan mengawasi terhadap SA (Surat

Angkut) yang sudah dikirim, melakukan pengecekan dengan

DM (Daftar Muatan) sesuai dengan nomor truk.

b. Mengontrol dan mendistribusikan titipan dokumen dari

kantor cabang Surabaya dan Malang.

c. Menginventarisir SA (Surat Angkut) yang belum kembali

dari Surabaya maupun Malang. Jika memang terdapat SA

yang hilang atau belum kembali segera menindaklanjuti

dengan mengecek bagian-bagian yang berkepentingan

kemudian melaporkannya kepada Manajer Penjualan.

d. Mengarsipkan SA (Surat Angkut).

e. Membuat DM (Daftar Muatan).

6. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Keuangan

a. Menerima data dari divisi lain maupun staf di bawahnya

untuk diperiksa dan dianalisa kebenarannya kemudian

secara berkala dilaporkan atau didiskusikan dengan pihak

manajemen perusahaan.

b. Bertanggung jawab terhadap kelancaran arus data dari satu

bagian ke bagian lain secara administrasi. Apabila terjadi

hambatan atas arus data tersebut, maka harus dilakukan

penyelesaian dalam waktu sesingkat-singkatnya.

62

c. Bertugas untuk menyajikan laporan keuangan secara tepat

waktu dan bertanggung jawab atas keakuratan data pada

setiap akhir bulan berikutnya.

d. Manajer keuangan wajib melaporkan kepada manajemen

perusahaan bila terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam

proses transaksi secara sengaja maupun tidak sengaja agar

dapat dilakukan pencegahan sedini mungkin.

e. Berwenang untuk memberi tugas dan kewajiban kepada



f. Wajib menjaga kerahasiaan dokumen-dokumen perusahaan

dan bisa memilah-milah dokumen-dokumen yang hanya

dapat dilihat oleh yang berhak.

7. Wewenang dan tanggung jawab Kasir

a. Menerima kas dan membuat voucher dari transaksi:

i. Penjualan tunai

ii. Hasil penagihan Jakarta melalui seksi penagihan

iii. Penagihan petty cash

iv. Penerimaan kas dan transaksi lain

b. Mengeluarkan kas dan membuat voucher untuk kegiatan

sebagai berikut :

i. Operasional sehari-hari sesuai dengan persetujuan

pimpinan perusahaan

63

ii. Pengeluaran lainnya sesuai dengan persetujuan

pimpinan perusahaan

c. Mempersiapkan semua pembayaran cek/giro setelah

mendapat persetujuan dari pimpinan perusahaan dan telah

diperiksa kebenarannya oleh bagian Akuntansi.

d. Mencatat mutasi hutang piutang semua pegawai maupun

karyawan perusahaan.

8. Wewenang dan tanggung jawab Kolektor

a. Melakukan penagihan.

b. Bertanggung jawab atas keutuhan uang hasil penagihan

yang harus diserahkan ke perusahaan.

c. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan

maupun pihak perusahaan.

9. Wewenang dan tanggung jawab Akuntansi

a. Mencatat (input computer) dan menginventarisir seluruh

penjualan Jakarta, Surabaya dan Malang melalui dokumen

SA (Surat Angkut) atau DM (Daftar Muatan) yang diterima

dari bagian kasir.

b. Mencatat data pembayaran atau pelunasan dari pelanggan

melalui beberapa sumber data yang harus diperiksa, yaitu :

i. Hasil penagihan yang masuk ke Kas Jakarta

ii. Hasil penagihan yang masuk ke Bank (BCA)

iii. Hasil penagihan melalui kantor cabang Surabaya

iv. Hasil penagihan melalui kantor cabang Malang

64

c. Melakukan pencatatan terhadap mutasi kas yang ada di

Jakarta, Surabaya dan Malang.

d. Atas hasil pekerjaan-pekerjaan di atas, staf Akuntansi

bertugas melengkapi dan menyajikan kepada atasannya yang

antara lain berupa saldo piutang dagang dan utang dagang

serta laporan keuangan.

e. Mencatat tagihan kantor pusat kepada kantor cabang

Surabaya dan Malang.

f. Membuat rekonsiliasi bank pada setiap akhir bulan.

g. Membuat pembukuan penerimaan dan pengeluaran bank.

10. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Maintenance

a. Menerima data dan laporan mengenai pembelian dan

persediaan.

b. Berwenang untuk melakukan perencanaan terhadap

persediaan dan pembelian untuk keperluan operasional

perusahaan.

c. Manajer Maintenance wajib melaporkan kepada manajemen

perusahaan bila terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam

operasional secara sengaja maupun tidak sengaja agar dapat

dilakukan pencegahan sedini mungkin agar tidak terjadi hal-

hal yang merugikan perusahaan.

65

d. Berwenang untuk memberi tugas dan kewajiban kepada



11. Wewenang dan tanggung jawab Pembelian

a. Melakukan pembelian kebutuhan persediaan perusahaan,

seperti truk dan spare parts.

b. Melakukan penyeleksian untuk memilih pemasok.

c. Membuat laporan mengenai pembelian.

d. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan

maupun pihak perusahaan.

12. Wewenang dan tanggung jawab Gudang

a. Bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengelola

persediaan spare parts dan aset lain perusahaan agar

digunakan sesuai dengan kebutuhan operasional.

b. Bertanggung jawab untuk memelihara dan melakukan

perbaikan terhadap truk yang rusak.

c. Menganalisa dan membuat laporan mengenai persediaan

yang ada di gudang.

d. Mengawasi penggunaan persediaan dengan bijaksana.

e. Menjaga keamanan dan kerapihan penempatan persediaan di

gudang.

f. Mencatat pembelian dan pemakaian spare parts sesuai

dengan Nomor Polisi Truk, juga mencatat pembelian dan

pemakaian spare parts dari cabang Surabaya dan Malang.

66

13. Wewenang dan tanggung jawab Divisi Sumber Daya Manusia

a. Berwenang untuk mengawasi pelaksanaan kebijakan dan

prosedur yang menyangkut kepegawaian.

b. Menjaga hubungan kerjasama yang baik antar karyawan dan

pihak luar.

c. Mengawasi jalannya kelancaran pembayaran pendapatan

karyawan serta perhitungan pajak karyawan yang benar.

14. Wewenang dan tanggung jawab Personalia

a. Melakukan seleksi dan perekrutan terhadap calon pegawai

dan melakukan penempatan dan pemberhentian pegawai dari

posisinya.

b. Melakukan input terhadap data karyawan perusahaan.

c. Mengatur dan menghitung pembagian gaji, bonus dan

tunjangan karyawan.

d. Memberikan laporan mengenai kepegawaian.

3.4.1.4 Area Bisnis, Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis

Area fungsi merupakan fungsional utama dalam perusahaan

yang menjalankan aktivitas bisnis perusahaan. Dalam setiap area fungsi

memiliki fungsi bisnis yang menggambarkan aktivitas di dalam

perusahaan yang berguna untuk mendukung pencapaian visi perusahaan

di masa yang akan datang. Area bisnis, fungsi bisnis dan proses bisnis

ini merupakan hirarki fungsional. Dalam proses bisnis menggambarkan

tindakan-tindakan spesifik yang dilakukan secara bertahap. Tabel

67

berikut ini menggambarkan kegiatan bisnis yang dilakukan oleh PT.

Pager Wodjo.

Area Fungsi Fungsi Bisnis Proses Bisnis Menganalisa hasil penjualan per tahun Mencari informasi market growth dan market share Mencari informasi harga pesaing Membuat target penjualan

Perencanaan Penjualan

Membuat strategi penjualan Menerima order pengangkutan dari pelanggan Merumuskan tarif pengangkutan Mencatat data pelanggan Membuat Surat Angkut (SA) Merespon keluhan pelanggan

Administrasi Penjualan

Membuat laporan penjualan Menerima SA dari bagian administrasi penjualan Membuat Daftar Muatan (DM) Melakukan pengecekan DM dan SA

Pembuatan Daftar Muatan

Membuat laporan DM Mengecek kondisi barang yang akan dikirim dan kondisi truk Mengirimkan barang ke pelanggan dan mencatat biaya operasional

Penjualan

Pengangkutan Barang

Memberikan bukti SA Melakukan analisa laporan keuangan per tahun Perencanaan

Keuangan Menyusun anggaran keuangan Mencatat penerimaan kas Mencatat pengeluaran kas Mencatat mutasi utang piutang

Pencatatan Aliran Kas

Membuat laporan SA yang sudah lunas Menyusun daftar penagihan yang telah jatuh tempo dari bagian kasir Melakukan penagihan Menerima pembayaran piutang dari pelanggan

Penagihan

Mempersiapkan jurnal untuk dibukukan Membukukan penerimaan dan pengeluaran kas Membukukan piutang, utang, biaya pajak, biaya operasional dan biaya gaji

Keuangan

Pembukuan

Melakukan posting buku besar

68

Area Fungsi Fungsi Bisnis Proses Bisnis Melakukan pengecekan aliran kas dan pembukuan

Membuat laporan keuangan

Melakukan seleksi pemasok Membuat pesanan pembelian Melakukan pembelian truk dan kebutuhan operasional lain

Pembelian alat-alat operasional

Membuat laporan pembelian Mencatat pemakaian dan pembelian spare parts Menyimpan dan mengatur spare parts

Pengadaan Spare Parts

Membuat laporan persediaan Memeriksa kondisi truk 2 kali dalam 1 bulan

Maintenance

Pemeliharaan Memperbaiki truk yang rusak Menyebarkan berita lowongan pekerjaan Melakukan wawancara dan menyeleksi calon karyawan Merekrut karyawan

Perekrutan Karyawan

Mencatat data karyawan Mencatat waktu masuk karyawan Mencatat waktu pulang karyawan Mencatat keterlambatan, ketidakhadiran dan jam lembur

Pengaturan Absensi

Membuat laporan absensi karyawan Menyiapkan data karyawan Menyiapkan data absensi

Sumber Daya Manusia

Penggajian Karyawan

Menentukan gaji

Tabel 3.5-Area Bisnis, Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis

Subyek data

Subyek data terdiri dari sekumpulan entitas yang menjadi sumber bagi data

yang dibutuhkan di dalam sistem yang dikelompokkan menjadi suatu kelompok

tertentu. Berikut ini adalah subyek data dalam PT. Pager Wodjo, yaitu:

69

69

o Pesaing

o Pelanggan

o Tarif pengangkutan

o Surat Angkut

o Daftar Muatan

o Kas

o Piutang

o Utang

o Biaya Pajak

o Biaya Operasional

o Pemasok

o Pesanan pembelian

o Truk

o Persediaan spare parts

o Karyawan

o Absensi

o Biaya Gaji

3.3.2 Tahap 1: Menentukan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung

Setelah menentukan konteks dan ruang lingkup, maka langkah perencanaan

strategi berikutnya adalah dengan menentukan informasi bisnis dan kebutuhan

pendukung yang dibutuhkan oleh PT. Pager Wodjo.

3.3.2.1 Persiapan mengumpulkan informasi (Tahap 1.2)

Pada tahap persiapan mengumpulkan informasi, dilakukan

perolehan data mengenai aset teknologi dan aplikasi yang digunakan

dalam perusahaan saat ini. PT. Pager Wodjo memiliki beberapa aset

teknologi informasi dalam menjalankan kegiatannya walaupun masih

terbatas pada tugas-tugas dasar seperti menginput data, mencari data,

menyimpan data, kalkulasi data dan pembuatan laporan. Jadi teknologi

yang digunakan masih bersifat sederhana. Teknologi yang digunakan

oleh perusahaan saat ini dapat dilihat seperti pada tabel berikut.

70

Tabel 3.6-Aset Teknologi Informasi

Lokasi Jumlah Komputer Spesifikasi Hardware Server 1 PC Processor intel pentium IV 2.8 GHz

Memory 512 MB Hard Disk internal 80 GB Hard Disk eksternal 40 GB UPS 600 VA

Direktur Utama 1 Laptop Compaq 14” Intel Centrino 1.5 GHZ Hard Disk Internal 40 GB Memory 256 MB DVD-CDRW

Penjualan 1 PC

Processor intel pentium IV 2.4 GHz Memory 256 MB Hard Disk internal 20 GB LQ 2170 Epson UPS 600 VA

Operasional 1 PC

Processor intel pentium IV 2.4 GHz Memory 256 MB Hard Disk internal 20 GB LQ 2170 Epson UPS 600 VA

Keuangan 2 PC

Processor intel pentium IV 2.4 GHz Memory 256 MB Hard Disk internal 20 GB LQ 1170 Epson (1 buah) LX 300 (2 buah) Fax Panasonic (2 buah) UPS 600 VA (2 buah)

Akuntansi 1 PC

Processor intel pentium IV 2.4 GHz Memory 256 MB Hard Disk internal 20 GB LQ 2170 Epson (1 buah) Fax Panasonic (1 buah) UPS 600 VA (1 buah)

Personalia 1 PC Processor intel pentium IV 2.4 GHz Memory 256 MB Hard Disk internal 20 GB LQ 2170 Epson UPS 600 VA

71

Aplikasi Status Plan-P

Develop-D Live-L

Thn pertama digunakan

HW / SW User interface

Penjualan L 2004 Pent IV

Windows XP Linkware

Interaktif

Operasional L 2004 Pent IV

Windows XP Linkware

Interaktif

Keuangan

L 2004 Pent IV

Windows XP Linkware

Interaktif

Akuntansi

L 2004 Pent IV

Windows XP Linkware

Batch

Personalia

L 2004 Pent IV

Windows XP Linkware

Interaktif

Tabel 3.7-Aplikasi Saat Ini

3.3.2.2 Menentukan informasi bisnis dan kebutuhan pendukung(Tahap1.3)

3.3.2.2.1 Analisa Strategi Sistem Informasi

Dalam tahapan menentukan informasi bisnis dan

kebutuhan pendukung dilakukan melalui analisa strategi

sistem informasi. Analisa strategi sistem informasi diperoleh

dari analisa hasil wawancara dengan manajemen perusahaan.

Analisa strategi sistem informasi yang dilakukan terdiri dari:

Fungsi Bisnis yang menjelaskan fungsional bisnis

perusahaan.

Tujuan menggambarkan sasaran yang telah ditentukan

oleh fungsi yang ingin dicapai dari tiap divisi perusahaan.

72

Critical Success Factor (CSF) menampilkan faktor-faktor

yang sangat mempengaruhi keberhasilan maupun

kegagalan dalam fungsi manajemen untuk mencapai

tujuan.

Eksternal/Internal mengindikasikan apakah CSF

berhubungan dengan masalah internal atau eksternal

organisasi.

Pengaruh mengindikasikan apakah orang yang

diwawancara secara langsung mempengaruhi CSF.

Ukuran kinerja membantu dalam hal pelaksanaan fungsi

bisnis, mengetahui tingkat sejauh mana keberhasilan telah

dicapai atau kegagalannya.

Informasi bisnis dan pendukung menjelaskan informasi

bisnis yang terkait dan kebutuhan dukungan berdasarkan

analisa kita terhadap kategori di atas.

Priority merupakan kategori dari kebutuhan bisnis yang

yang diidentifikasi sebelumnya dan dinilai prioritasnya

dari sudut pandang bisnis dan terlepas dari ketentuan-

ketentuan saat ini.

Analisa strategi sistem informasi pada PT. Pager Wodjo dapat

digambarkan dengan tabel seperti di bawah ini.

73Fungsi Tujuan/Sasaran CSF Eks/

Int Pengaruh

Ukuran Kinerja (KPI)

Informasi bisnis dan kebutuhan pendukung

Priority

Perencanaan penjualan

Membuat target dan strategi untuk

meningkatkan penjualan yang ingin dicapai

perusahaan

o Melakukan analisa hasil penjualan

o Melakukan analisa kinerja perusahaan

o Evaluasi informasi pasar, penjualan dan keuangan

Int & Eks Y

o Pencapaian dan peningkatan hasil penjualan sebesar target yang telah ditetapkan

Laporan penjualan, informasi permintaan

pasar, informasi keuangan

H

Administrasi penjualan

Melakukan proses administrasi dan mengelola data

penjualan dengan cepat dan baik

o Negosiasi yang baik dengan pelanggan

o Penetapan harga yang lebih murah

o Melakukan input dengan benar

Int & Eks Y

o Kesesuaian transaksi penjualan dengan laporan penjualan

o Permintaan pelanggan terpenuhi

o Tidak ada keluhan pelanggan

Pelayanan jasa yang baik dan permintaan

pasar, informasi harga pesaing,

laporan penjualan

H

Pembuatan daftar muatan

Membuat daftar muatan dan memastikan

ketepatan waktu dan kualitas pengangkutan

o Pengaturan yang baik terhadap waktu pengangkutan dan pengecekan kualitas dan kuantitas barang dengan teliti

Int Y

o Truk yang diberangkatkan tepat waktu dan kuantitas dan kualitas barang dalam kondisi baik

Informasi waktu pengangkutan, daftar

pengangkutan, informasi

penggunaan truk dan barang

H

Pengangkutan barang

Melakukan proses pengiriman barang yang

tepat waktu

o Ketersediaan truk yang cukup

o Bahan bakar tersedia Int Y

o Barang sampai pada tempatnya tepat waktu dan dalam keadaan yang baik

Jumlah barang yang akan dikirim,

kapasitas dan kualitas truk, rute pengiriman

H

Perencanaan keuangan

Memantau seluruh penerimaan dan

pengeluaran kas serta menyusun anggaran

o Analisa laporan keuangan

o Evaluasi informasi keuangan

Int Y

o Laporan keuangan yang dihasilkan tepat waktu dan data keuangan yang terjamin kebenarannya

Berkas aliran kas dan susunan anggaran M


Int Pengaruh



Priority

Pencatatan aliran kas

Menyediakan data penerimaan dan

pengeluaran kas dan mengelola catatan biaya

agar tidak terjadi penyimpangan

o Ketelitian dalam melakukan pencatatan keuangan

o Alat bantu seperti sistem aplikasi pencatatan

Int Y

o Pengeluaran dan penerimaan kas yang terorganisir dengan baik

o Kesesuaian dengan laporan keuangan

Nota penerimaan kas dan nota pengeluaran

kas H

Penagihan

Melakukan penagihan terhadap piutang yang

jatuh tempo

o SDM dan kemampuan untuk melakukan penagihan dengan baik

Int Y o Piutang usaha yang berhasil ditagih tepat waktu

Surat tagih, data pelanggan yang akan

ditagih M

Pembukuan

Bertanggung jawab terhadap seluruh

kegiatan posting buku besar dengan melakukan

pembukuan terhadap seluruh transaksi

o Analisa hasil pembukuan

o Kesesuaian transaksi keuangan dengan hasil pembukuan

Int Y o Laporan pembukuan yang

dihasilkan tepat waktu dan sesuai dengan berkas keuangan

Informasi transaksi semua nama akun dan tanggal jatuh

tempo

H

Pembelian alat-alat operasional

Mengurus kegiatan

pembelian yang diperlukan agar tidak terjadi over capacity

o Pemilihan pemasok yang memiliki kualitas yang baik

o Ketelitian bagian pembelian dalam memilih

Int & Eks Y

o Alat angkutan dan material yang baik dan memenuhi kebutuhan perusahaan

Permintaan persediaan dari

gudang, kualitas dan kuantitas barang,

harga truk, informasi penjual

M

Pengadaan spare parts

Mengurus pembelian, pemakaian dan

penyimpanan spare parts yang dimiliki

perusahaan

o Pengaturan kondisi gudang yang baik dan terawat

o Pengawasan kuantitas dan kualitas spare parts

Int Y o Inventaris perusahaan yang

tersimpan dan terjaga dengan baik dan jumlah yang sesuai

Jumlah spare parts yang dibutuhkan, informasi harga

barang

H


Int Pengaruh



Priority

Pemeliharaan Memeriksa kondisi truk dan memperbaiki truk

yang rusak

o Kemampuan karyawan dalam memelihara kondisi truk

o Perawatan dan pemeliharaan kondisi truk secara konsisten

Int Y

o Truk yang dapat beroperasi dengan baik dan dapat digunakan dalam waktu yang lama

Jadwal pengecekan kondisi truk dan pemakaian spare

parts

H

Perekrutan karyawan

Mengadakan seleksi dan perekrutan karyawan

yang berkompeten

o Melakukan wawancara untuk menentukan kriteria pemilihan calon karyawan secara ketat dan selektif

Int & Eks Y

o Kinerja karyawan yang baik dalam menjalankan proses bisnis

Latar belakang calon tenaga kerja,

pengalaman, fasilitas training

M

Pengaturan absensi

Menilai kinerja

karyawan dengan menentukan absensi

karyawan

o Pengisian absensi dengan baik dan benar Int Y

o Absensi karyawan yang penuh dan peningkatan kinerja karyawan

Kegiatan tenaga kerja, jam masuk, jam pulang, jam

lembur, keterlambatan

M

Penggajian karyawan

Memberikan gaji dan tunjangan yang sesuai

dengan kinerja karyawan

o Analisa laporan absensi dan kinerja karyawan dan penetapan kebijakan gaji yang sesuai terhadap karyawan

Int Y o Peningkatan kinerja dan kepuasan karyawan

Kehadiran tenaga kerja dan laporan kinerja karyawan

serta kondisi sosial tenaga kerja

M

Keterangan : H : High Eks : Eksternal Y : Ya

M : Medium Int : Internal Tabel 3.8-Analisa Strategi Sistem Informasi

76

3.3.2.2.2 Konsolidasi Informasi dan Kebutuhan Pendukung

Konsolidasi dan kebutuhan pendukung pada tahap ini

mendeskripsikan aplikasi yang terdapat pada perusahaan saat

ini dan sumbernya. Tabel ini diperoleh dengan wawancara

dengan sumber yang langsung menggunakan aplikasi tersebut.

Nama nara sumber ini diberi dengan inisial.

Pada saat ini, aplikasi yang ada pada perusahaan hanya

berada pada tingkatan transaksi dan pendukung kebutuhan

saja. Karena aplikasi yang ada saat ini dilakukan untuk

mendukung kegiatan operasional perusahaan secara sederhana.

Pada kolom judul menerangkan aplikasi apa saja yang

ada di perusahaan saat ini dan dideskripsikan kegunaan dari

aplikasi tersebut pada kolom deskripsi. Inisial merupakan

inisial nama dari nara sumber. Prioritas diberikan oleh nara

sumber tersebut, apakah aplikasi tersebut penting atau tidak

terhadap bisnis perusahaan. Pada kolom sumber dan basis

keuntungan merupakan gambaran sumber data dari aplikasi

tersebut. Selengkapnya, konsolidasi informasi bisnis,

kebutuhan pendukung dan prioritas pada PT. Pager Wodjo

dapat dilihat pada tabel berikut ini.

77Informasi/kebutuhan pendukung Sumber

Ref Judul Deskripsi Inisial Prty H/M

/L

Joint prty

H/M/L

Sumber dan basis keuntungan bisnis yang potensial

PLANNING & ANALYSIS

MONITORING & CONTROL NEEDS

TRANSACTION AND SUPPORT NEEDS

AP 17 Aplikasi Penjualan

Pengumpulan data untuk melakukan transaksi penjualan F M M data transaksi penjualan dengan pembuatan

surat angkut yang diolah ke dalam database

AP 18 Aplikasi Operasional

Pengumpulan data untuk mendukung kegiatan pembelian, pengangkutan dan pemeliharaan

AN H H data mengenai surat angkut untuk membuat

daftar muatan dan dimasukkan ke dalam database

AP 19 Aplikasi Keuangan

Pengumpulan data untuk melakukan transaksi keuangan L L L data keuangan untuk pencatatan tansaksi

keuangan yang diolah ke dalam database

AP 20 Aplikasi Akuntansi

Pengumpulan data untuk melakukan pembukuan L M M data nama-nama akun yang diposting ke buku

besar

AP 21 Aplikasi Personalia

Pengumpulan data untuk mendukung kegiatan personalia Y L L data karyawan yang diinput ke database

Keterangan : H : High L : Low

M : Medium Prty : Priority

Tabel 3.9-Konsolidasi Informasi Bisnis dan Kebutuhan Pendukung (CBINS)

78

3.3.3 Tahap 2: Membangun arsitektur informasi dan pilihan-pilihan untuk

solusi

Pada tahap 2 dilakukan kegiatan dengan tahapan berikut ini yang

bertujuan untuk menganalisa arsitektur informasi sebagai dasar pengembangan

jangka panjang.

3.3.3.1 Menilai status aplikasi dan teknikal teknologi informasi saat ini

dan menyesuaikan dengan kebutuhan (Tahap 2.1)

Untuk menilai status aplikasi saat ini pada PT. Pager Wodjo,

terlebih dahulu kita menentukan aplikasi yang ada pada perusahaan saat

ini yang diperoleh dari tahap sebelumnya yaitu tahap 1.3 pada tabel 3.9-

konsolidasi informasi bisnis dan kebutuhan pendukung (CBINS).

. Kemudian dilakukan penilaian dengan memberikan kuisioner

untuk mengetahui kepuasan dan kondisi aplikasi menurut user yang

menggunakan aplikasi tersebut dalam perusahaan. Setelah itu, penilaian

tersebut dilakukan dengan analisa audit grid, dimana setiap aplikasi

dinilai berdasarkan nilai bisnis dan kualitas teknisnya. Hasil analisa

audit grid tersebut merupakan analisa rinci dari penilaian terhadap

aplikasi yang ada pada perusahaan saat ini.

Berikut ini akan digambarkan tabel aplikasi yang ada dalam PT.

Pager Wodjo serta tabel penilaian terhadap aplikasi tersebut.

793.3.3.1.1 Aplikasi Saat Ini

Tabel berikut ini menguraikan aplikasi yang digunakan oleh PT. Pager Wodjo dalam menjalankan kegiatan

operasionalnya.

Tabel 3.10-Aplikasi Yang Digunakan

Tingkat penilaian 0(buruk)-5(baik) Aplikasi Status Plan-P

Develop-D Live-L

Thn pertama

digunakan

HW / SW User interface

Komentar Kepuasan pengguna

Stabilitas

Respon dan output

Keamanan

Dasar pengembangan ke depan

Penjualan L 2004 Pent IV

Windows XP Linkware

Interaktif Sudah cukup bagus karena sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan

4 3 2 2 3

Operasional L 2004 Pent IV

Windows XP Linkware

Interaktif Cukup baik karena sesuai dengan kebutuhan user 3 3 4 2 3

Keuangan

L 2004 Pent IV

Windows XP Linkware

Interaktif

Kurang baik karena dalam aplikasi ini tidak memenuhi kebutuhan user misalnya total pengeluaran per hari

3 3 2 2 3

Akuntansi

L 2004 Pent IV

Windows XP Linkware

Batch

Cukup baik karena sesuai dengan kepuasan user, tetapi aplikasi ini belum berfungsi sepenuhnya untuk akuntansi seperti general ledger

5 3 2 2 3

Personalia

L 2004 Pent IV

Windows XP Linkware

Interaktif

Cukup baik dalam input tetapi kurang baik dalam penghitungan gaji dan tunjangan

3 3 3 2 3

80

3.3.3.1.2 Analisa Audit Grid

Analisa audit grid dilakukan untuk menilai aplikasi yang

berjalan di perusahaan saat ini. Analisa ini terdiri dari penilaian

terhadap nilai bisnis dan kualitas teknis masing-masing aplikasi.

Penilaian tersebut dapat dilihat pada tabel-tabel berikut ini.

A. Penjualan Nilai Bisnis

Ya Ragu Tidak 3 2 1

Jumlah Responden

Nilai

Kepuasan terhadap sistem yang berjalan 4 1 0 5 14

Perubahan prosedur kerja 2 1 2 5 10

Penambahan fasilitas pada aplikasi 1 3 1 5 10

Kepuasan terhadap laporan yang dihasilkan

2 2 1 5 11

Efesiensi biaya terhadap sistem 4 1 0 5 14

Penerapan sistem untuk jangka panjang 5 0 0 5 15

74 Total Rata-rata 2.47

Tabel 3.11-Nilai Bisnis Aplikasi Penjualan

Kualitas Teknis Ya Ragu Tidak 3 2 1

Jumlah Responden

Nilai

Kemudahan penggunaan sistem 5 0 0 5 15

Kecepatan proses komputer 1 0 4 5 7

Pelatihan terhadap penggunaan komputer 1 3 1 5 10

Penyesuaian tren teknologi 3 2 0 5 13


Tabel 3.12-Kualitas Teknis Aplikasi Penjualan

81

B. Operasional Nilai Bisnis

Ya Ragu Tidak 3 2 1

Jumlah Responden

Nilai





4 0 0 4 12




Tabel 3.13-Nilai Bisnis Aplikasi Operasional

Kualitas Teknis

Ya Ragu Tidak 3 2 1

Jumlah Responden

Nilai






Tabel 3.14-Kualitas Teknis Aplikasi Operasional

82

C. Keuangan Nilai Bisnis

Ya Ragu Tidak 3 2 1

Jumlah Responden

Nilai





2 2 0 4 10




Tabel 3.15-Nilai Bisnis Aplikasi Keuangan

Kualitas Teknis

Ya Ragu Tidak 3 2 1

Jumlah Responden

Nilai






Tabel 3.16-Kualitas Teknis Aplikasi Keuangan

83

D. Akuntansi Nilai Bisnis

Ya Ragu Tidak 3 2 1

Jumlah Responden

Nilai





1 3 1 5 10




Tabel 3.17-Nilai Bisnis Aplikasi Akuntansi

Kualitas Teknis

Ya Ragu Tidak 3 2 1

Jumlah Responden

Nilai






Tabel 3.18-Kualitas Teknis Aplikasi Akuntansi

84

E. Personalia Nilai Bisnis

Ya Ragu Tidak 3 2 1

Jumlah Responden

Nilai





2 2 0 4 10




Tabel 3.19-Nilai Bisnis Aplikasi Personalia

Kualitas Teknis

Ya Ragu Tidak 3 2 1

Jumlah Responden

Nilai






Tabel 3.20-Kualitas Teknis Aplikasi Personalia

85

Nilai kualitas teknis dan nilai bisnis

Keterangan Kualitas Teknis (x) Nilai Bisnis (y) A. Penjualan 2.25 2.47 B. Operasional 1.88 2.54 C. Keuangan 2.18 2.38 D. Akuntansi 2.15 2.53 E. Personalia 2.44 2.42

Tabel 3.21-Nilai Kualitas Teknis dan Nilai Bisnis

Hasil analisa audit grid terhadap aplikasi pada PT. Pager Wodjo

berdasarkan hasil kuisioner menggambarkan bahwa aplikasi yang

terdapat pada perusahaan memiliki nilai bisnis yang tinggi dan

memiliki kualitas teknis yang tinggi. Dengan demikian maka sistem

yang ada dalam perusahaan harus dikembangkan dan ditingkatkan

(maintain and enhance) dengan melakukan pengembangan terhadap

beberapa aplikasi yang sudah ada dan meningkatkan kualitasnya.

1

A (2.25;2.47)

B (1.88;2.54)

C (2.18;2.38)

D (2.15;2.53)

E (2.44;2.42)

Divest Reassess

Maintain andenhanceRenew

Kualitas teknis

Nilai Bisnis

T

TR

R

2 3

2

3

Gambar 3.5-Analisa Audit Grid

863.3.3.2 Mengembangkan Arsitektur Informasi (Tahap 2.2)

Pada tahap ini akan digambarkan arsitektur data, informasi dan teknik yang terdapat pada perusahaan saat ini.

3.3.3.2.1 Arsitektur Data

Arsitektur data menggambarkan keterkaitan antara entitas dalam kegiatan operasional perusahaan.

many to many

zero to many

one to many

one to one

Pelanggan

Biaya Pajak

Karyawan

Surat AngkutDaftar Muatan

Truk

TarifPengangkutan

Kas

Piutang

PesananPembelian

Pemasok

PersediaanSpare Parts

Biaya GajiAbsensi

Pesaing

Utang

BiayaOperasional

menerima ordermenentukan

membuat

terdiri dari

mengisi

menerima

membayar

membayar

menentukan

mengisi

menciptakan

menagih

mempengaruhi

menerima

membeli

membayar

mencatat

Gambar 3.6-Arsitektur Data Saat Ini

873.3.3.2.2 Arsitektur Informasi

Arsitektur informasi yang terdapat pada perusahaan saat ini berupa aplikasi yang hanya

mendukung kegiatan transaksional saja. Sedangkan untuk manajemen tingkat atas belum terdapat aplikasi

yang mendukung untuk pembuatan keputusan.

Penjualan Keuangan Maintenance SDM

Strategic

Planning &

Analysis

Monitor &

Control

TransactionOperational S

upport

Transaksimenentukan tarifdan pembuatan

SA dan DM

data penjualan

TransaksiKeuangan

data keuangan data pemasokdan persediaan

Transaksi inputdata karyawan

data karyawan,absensi

Office Automation, communication

High LowMedium

Keterangan :

Gambar 3.7-Peta Aplikasi Saat Ini

883.3.3.2.3 Arsitektur Teknik

Berikut ini adalah gambaran arsitektur teknik yang menggambarkan jaringan sistem yang terdapat

pada PT. Pager Wodjo untuk saat ini.

Kantor Pusat

LQ 2170 Epson

Personalia

Printer LQ 2170 Epson


LX300


LX300

Hub

Laptop Direktur Utama Akuntansi

Keuangan

Operasional

Server

Keuangan

Penjualan

LQ 2170 Epson

Gambar 3.8-Arsitektur Teknik Saat Ini

bab 3 analisa strategi dan sistem informasi 3.1 …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2006-2-00932-si-bab...

Documents