BAB 2 PENGANTAR PEMEROSESAN TRANSAKSI

BAB 2 PENGANTAR PEMEROSESAN TRANSAKSINama KelompokI Nyoman Wisnu Aditya Raharja (1214081200)Gede Anton Mardina(1214081167)Ida Bagus Gede Sumardika (1214081168)I Gusti Agung Gede Dharma Putra(1214081171)Putu Adhitya Hari Wiguna(1214081177)

1. Gambaran Umum Pemerosesan TransaksiTransaksi keuangan adalah kegiatan bisnis umum yang terjadi secara rutin. Misalnya, ribuan transaksi dari satu jenis tertentu bisa terjadi setiap hari. Untuk menghadapi volume yang besar tersebut secara efisien, perusahaan mengelompokkan jenis jenis transaksi yang sama ke dalam siklus siklus transaksi.Siklus transaksiSiklus pengeluaranSiklus konversiSiklus pendapatan 2. PENCATATAN AKUNTANSI

A. System Manual

Bagian ini mendeskripsikan tujuan setiap jenis catatan akuntansi (accounting record) yang digunakan dalam siklus transaksi.

Dokumen

Dokumen menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Beberapa dokumen merupakan hasil dari pemrosesan transaksai antara lain sebagai berikut:Dokumen sumber. Peristiwa ekonomi menimbulkan beberapa dokumen yang diciptakan pada awal atau (sumber) transaksi. Ini disebut dengan dokumen sumber (source document).kegiatan ekonomi (penjualan) menyebabkan staf penjualan menyiapkan pesanan penjual berbagai bagian, yang merupakan bukti formal bahwa penjualan terjadi. Dokumen produk. Dokumen produk (produk document) adalah hasil dari pemrosesan transaksi, bukan dokumen yang memicu mekanisme prosses. Misalnya, cek pembayaran gaji yang diberikan kepada karyawan adalah dokumen produk dari system penggajian. Jurnal

Jurnal (journal) adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Pada titik tertentu dalam proses akuntansi, ketika sumua fakta yang relevan tentang transaksi diketeahui, peristiwa dicatat dalam jurnal secara kronologis. Register

Istilah rergister mengacu pada jenis-jenis tertentu dari junal khusu. Misalnya, jurnal penggajian sering disebut sebagai register penggajia. Akan tertapi, Kita juga menggunakan istilah register untuk menunjukkan catatan harian (log).Jurnal umum

Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau yang tidak sama. Misalnya, kita biasanya mencatat dopresiasi periodic dan ayat penutup di jurnal umum.

Jurnal khusus.

Jurnal khusus di gunakan untuk mencatat kelas transaksi khusus yang muncul pada volume besar, transaksi seperti ini dapat di kelompokkan ke dalam jurnal khusus atau atau dip roses secara lebih efisien daripada yang di lakukan di jurnal umum.Buku Besar

Buku besar (ledger) adalah buku akun keuangan, yang mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Terdapat dua jenis buku besar: (1) buku besar umum, yang berisi informasi akun perusahan dalam bentuk rangkuman dari akun pengendali, dan (2) buku besar pembantu yan gberisi akun individual yang membentuk akun pengendali tertentu. Buku besar umum (general ledger) merangkum aktivitas dari setiap akkun organisasi. Departemen buku besar umum memperbarui catatan-catatan tersebut dari voucvher(tanda bukti) jurnal yang disispaikan dari jurnal khusus dan sumber lainnya dari seluruh lokasi perusahaan. buku besar umum menyediakan nilai tunggal untuk setiapakun pengendali, seeperti uatang, piutang, dan persediaan . informasi dengan tingakti rangkuman tinggi ini memadai untuk pelaporan keungan, tetapi tidak berguna dalam mendukung keghiatan operasi bisnis sehari-hari. Misalnya, untuk tujuan pelaporan keuangan nilai total akunpiutang harus disajikan dalamangka tunggla di neraca. B. Jejak Audit

Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya menyediakan jejeak audit (audit trail) untuk enelusuti transaksi dari dokumen sumber ke lapaoran keungan. Dianatara berbagai tujuan dari jejak audit, yang paling penting bagi akuntnan adalah audit akhir tahun.

Audit eksternal secara berkala mengevaluasi lapaoran keungan dari oraganisasi bisinis yang terbuka atas nama pemegang sahamnya dan pihak-pihak lain yang bekepentingan. Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan akun-akun dan transaksi tertentu untu menentukan validilitas, akurasi dan kelengkapannya. Maisalkan seornag auditor ingin melakukan verifikasi atas akun piutang kliennya yang di publikasikan dalam laporan keungan tahunan. Audit piutang dagang sering kali mencakup prosedur yang disebut konfirmasi. prosedur ini melibatkan dengan kontak dengan pelanggan tertentu untuk menentukan apakah transaksi yang dicatat dalam akun benar-benar terjadi dan bahwa pelanggan setuju dengan saldo yang dicatat. C. Sistem Berbasis Komputer

Jenis file

Meskipun dalam jejak audit dalamsistem berbasisi computer kurang bisa diamati daripada system manula tradisisonal, jejak audit tetap ada. Catatan akuntansi dalam sisem berbasisi computer disajiakan dalam empat jenis file meagnetis yang berbeda: file master, file transaksi, file referensi, dan file arsip. File master. Umumnya berisi data akun. Buku besar umm dan buku besar pembantu adalah vontoh dari file master. Nilai data dalam file master diperbarui dar transaksi.

File transaksi File sementara yang menyimpan catatan transaksi yang akan dihunakan untuk mengubah atau memperbarui data dalam file master. Pesanan penjual, penerimaan persediaan, dan penerimaan kas adalah contoh-contoh dari file transaksi.

File referensi. File refensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi.

File arsip berisi catatan transasksi masa lalu yang dipertahankan utnuk refernsi di masa depan ,file arsip ini meliputi: jurnal, inforamsi penggajian sebelumnya, catatan akun yang dihapus dan buku besar periode sebelumnya.Jejak Audit Digital

Sama dengan jejak kertas. Jejak audit digital memungkinkan penelusuran transaksi. Auditor yang berusaha utnuk mengevaluasi akurasi dari angka piutang yang dipublikasi dalam neraca, dapat melakukannya melalui langkah langkah berikkut ini:

Bandingkan saldo piutang dagang dalam neraca dengan saldo akun pengendali piutang dagang di file master. Rekonsiliasikan anka akun pengendali AR dengan total akun pembantu AR. Pilih percontoh (sampel)dari ayat ayat yang diperparui pada akun dibuku besarDari ayat ayat jurnal berikut ini, identifikasi dokumen sumber spesifik yang dapat ditarik dari file file ini dan diverifikasi.Teknik dokumentasi Ada enam teknik dokumentasi dasar yang diperkenalkan dalam bagian ini yaitu diagaram arus data, diagaram relasi entitas, bagan alir dokumen, bagan alir sistem, bagan alir program, dan diagram tata letak catatan.Diagaram arus data dan diagram relasi entitas.Dua teknik desain dan dokumentasi yang banyak digunakan adalah diagaram relasi entitas dan diagram arus data.Diagaram arus dataDiagram arus data (data flow diagram DFD) menggunakan simbol simbol untuk menyajikan entitas, proses, arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem. DFD digunakan untuk menyajikan sistem dalam beberapa tingkat perincian dari yang sangat umum ke yang sangat terperinci. Diagram relasi entitasDiagram relasi entitas (entity relationship ER) adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi anatara entitas. Salah satu penggunaan umum dari diagram ER adalah untuk memodelkan basis data organisasi.

Hubungan antara diagram ER dan diagaram arus dataDiagaram arus data dan diagram ER mencerminkan berbagai aspek dari sistem yang sama, namun saling berhubungan dan bisa direkonsiliasi. Kedua diagram ini saling terhubung melalui data setiap data yang disimpan dalam DFD mewakili entitas data dalam diagram ER.

Bagan alirBagan alir (flowchart) adalah representasi grafis dari sistem yang mendiskripsikan relasi fisik di antara entitas entitas intinya. Bagan alir digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, ativitas pemrosesan komputer, atau keduanya. Bagan alir dokumen (document flowchart) Bagan alir sistem (system flowchart).Dikotomi antara bagan alir dokumen dan bagan alir sistem mencerminkan dikotomi yang secara tradisional ada di antara sistem informasi manual dan komputer.

Pemrosesan Batch

Pemrosesan batch (batch processing) memungkinkan efisiensi manajemen untuk volume transaksi dalam jumlah besar. Batch adalah sekelmpok transaksi yang serupa (misalnya pesanan penjualan) yang diakumulasi sepanjang waktu dan kemudian diproses bersama-sama.Bagan Alir Sistem

Bagan alir sistem untuk mewakili sebuah sistem yang mencakup proses manual dan komputer. Rangkaian simbol yang digunakan untuk mengonstruksi bagan alir sistem berasal dari Figur 2-17 dan Figur 2-21.

Simbol untuk Bagan Aliran Sistem

Salinan fisik (dokumen sumber dan output)Proses komputer (program yang berjalan)Akses langsung kea lat penyimpanan (paket disket)Pita magnetis (alat penyimpanan)Alat input/output terminalAliran prosesKoneksi real-time (online)Perangkat tampilan videoMenata Letak Area Fisik dari Aktivitas. Proses pembuatan bagan alir mulai dengan membuat sebuah pola yang menggambarkan area aktivitas yang serupa dengan Figur. 2-16. Satu-satunya perbedaannya adalah bahwa sistem ini memiliki departemen operasi komputer dan tidak memiliki departemen kredit. Menyajikan Fakta Tertulis ke dalam Format Visual. Sama seperti bagan alir dokumen, langkah berikutnya adalah menerjemahkan secara sistematis fakta-fakta tertulis ke dalam objek visual. Figure 2-22 mengilustrasikan bagaiamana fakta 1, 2, dan 3 diterjemahkan secara visual. Simbol-simbol pelanggan, dan file dalam bagan alir ini sama dengan contoh bagan alir dokumen. PelangganPesanan PelangganTerminalPemeriksaanKreditdan EditFile Sejarah KreditPesanan PenjualanProgram PembaruanFile AHFile AHDepartemen PenjualanDepartemen Operasi KomputerGedungDepartemen pengirimanBagan Alir yang Menunjukkan penyajian Fakta 1,2, dan 3 ke dalam Simbol Visual

Departemen Operasi KomputerGedungDepartemen pengirimanFile AHAAmbil BarangCatatan stokPesanan Penjualan 1APesananPenjualan 3Pesanan Penjualan 2

Ambil BarangPesanan Penjualan 1

Pesanan Penjualan 2

Pesanan Penjualan 3

NPelangganBagan Alir yang Menunjukkan Semua Fakta yang Diterjemahkan ke dalam Simbol Visual

PelangganPesanan PelangganTerminalPemeriksaanKreditdan EditFile Sejarah KreditPesanan PenjualanProgram PembaruanFile AHDepartemen PenjualanPesananPenjualan 3Pesanan Penjualan 2

Pesanan Penjualan 1

Pesanan Penjualan 1Bagan Alir Program

Bagan alir sistem dalam Figur 2-23 menunjukan relasi antara dua program komputer, file yang digunakan dan output yang dihasilkan. Akan tetapi, tingkat dokumentasi ini tidak memberikan perincian operasional yang kadang-kadang diperlukan. Misalnya, seorang auditor yang ingin menilai kebenaran logika program edit tidak dapat melakukannya dari bagan alir sistem. Hal ini memerlukan adanya bagan alir program (program flowchat).Simbol Bagan Alir ProgramProses LogisKeputusanOperasi mulai dan Akhir TerminalOperasi input/output (baca dan tulis record)Aliran prosesMulaiBaca RecordEOFKesalahanKesalahanTandai Record BurukTandai Record BurukYaBerhentiYaYaTidakTidakKesalahanTandai Record BurukRecord BurukTulis di File KeselahanTulis di File KeselahanYaTidakTidakTidakYa Bagan Alir ProgramPesanan PenjualanEDITTransaksi yang DieditEDITKesalahanFile MasterTransaksi yang DieditLaporan ProgramDokumenLaporanBagan Aliran SistemDiagram Tata Letak Record

Diagram tata letak record (record layout diagram) digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk file atau tabel basis data. Diagram tata letak biasanya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atribut (atau filed) dalam record. Informasi struktur data yang terperinci diperlukan untuk tugas-tugas seperti identifikasi jenis-jenis tertentu kegagalan sistem, analisis laporan kesalahan, dan desain uji logika komputer untuk tujuan audit dan debungging.

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

Sistem akuntansi berbasis komputer dibagi menjadi dua kelompok besar : sistem batch, dan sistem real-time. Setiap konfigurasi alternatif terdapat dalam setiap kelompok. Perbedaan Antara Sistem Batch dan Real-Time.Jeda Waktu

Sistem Batch (batch system) menyusun transaksi ke dalam kelompok-kelompok untuk pemerosesan. Dalam pendekatan ini, selalu terdapat jeda waktu antara terjadinya suatu peristiwa ekonomi dan waktu yang direflesikan dalam akun perusahaan. Panjangnya jeda waktu tersebut bergantung pada frekuensi pemerosesan batch. Sistem real-time (real-time system) memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa ekonomi muncul. Karena record tidak dikumpulkan dalam batch, tidak terdapat jeda waktu antara munculnya peristiwa ekonomi dan pencatatannya. Salah satu contoh dari pemrosesan real-time adalah sistem pemesanan tiket pesawat terbang, yang memproses permintaan calon penumpang secara langsung.Sumber Daya

Secara umum, sistem batch memerlukan lebih sedikit sumber daya (seperti biaya pemrograman, waktu komputer, dan pelatihan bagi pengguna) daripada sistem real-time. Perbedaan sumber daya yang paling signifikan adalah di bidang pengembangan (pemrograman) sitem dan operasi komputer. Karena sistem batch biasanya lebih sederhana dari real-time, sistem batch cenderung memiliki periode pengembangan yang lebih pendek dan lebih mudah untuk dipelihara oleh para pemrograman.Efisiensi Operasional

Sistem pemrosesan real-time yang menangani sejumlah besar transaksi setiap hari dapat menciptakan ketidakefisienan operasional. Satu transaksi dapat mempengaruhi berbagai akun. Namun demikian, beberapa dari akun ini mungkin tidak perlu diperbarui secara real-time. Bahkan, tugas untuk melakukan hal ini memerlukan banyak waktu, sehingga jika dikalikan dengan ratusan atau ribuan transaksi, bisa menyebabkan penundaan pemrosesan yang signifikan. Namun demikian, pemerosesan batch dari akun yang nonkritis memperbaiki efisiensi operasional dengan mengeliminasi aktivitas yang tidak diperlukan pada saat-saat penting dalam pemrosesan.Efisiensi Versus Efektivitas

\Dalam memilih cara pemrosesan data, desainer haru mempertimbangkan masalah efisiensi dan efektivitas. Misalnya, para pengguna sistem reservasi penerbangan tidak bisa menunggu hingga 100 orang penumpang (ukuran batch yang efisien) sebelum transaksi diproses. Jika akses informasi saat ini penting bagi kebutuhan pengguna, maka pemrosesan real-time merupakan pilihan yang logis. Ketika jeda pengguna, dan efisiensi operasional bisa dicapai melalui pemrosesan data secara batch, maka pemrosesan batch merupakan pilihan yang lebih tepat.Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif

Sistem Warisan Versus Sistem Modern

Tidak semua organisasi menggunakan sistem informasi modern. Beberapa perusahaan menggunakan sistem warisan untuk beberapa aspek pemrosesan data. Ketika sistem warisan digunakan untuk proses transaksi yang signifikan secara keuangan, auditor perlu mengetahui cara mengevaluasi dan mengujinya. Sistem modern cenderung berbasis klien-server dan proses transaksi secara real-time. Meskipun ini merupakan tren di banyak organisasi, pembaca perlu menyadari bahwa banyak sistem modern yang berbasis mainframe dan dan menggunakan pemrosesan batch. Berbeda dengan yang sebelumnya, sistem modern menyimpan transaksi dan file utama dalam tabel basis data relasional. Keuntungan utama dari penyimpanan basis data adalah bahwa proses bisa diintegrasikan dan data bisa saling dibagi dalam organisasi. Meskipun konfigurasi sistem warisan tidak lagi menjadi fitur utama dari SIA, sistem ini masih cukup penting bagi akuntan.

Pembaruan File Master dari Transaksi

Baik pemrosesan batch maupun pemrosesan ral-time yang digunakan, pembaruan record file utama mencangkup perubahan nilai dari satu atau beberapa field untuk merelesasikan pengaruh dari suatu transaksi. Kunci primer (primary key-PK) pengidentifikasian unikuntuk file persediaan adalah Nomor Persediaan. Kunci primer piutang dadang adalah Nomor Akun. Struktur record untuk file pemesanan dan penjualan berisi kunci primer (Nomor Pesanan Penjualan) dan dua field kunci sekunder, Nomor Akun dan Nomor Persediaan.Prosedur Pembuatan Cadangan Basis Data

Langkah-langkah utama dalam proses ini adalah :

Staf departemen penjualan menangkap data penjualan pelanggan yang berkaitan dengan item yang dibeli dan akun pelanggan.Sistem kemudian memeriksa batas kredit pelanggan dari data dalam record pelanggan dan memperbarui saldo akunnya untuk merefleksikan jumlah penjualan.Selanjutnya, sistem memperbarui jumlah yang ada di record persediaanuntuk mereflesikan pengurangan persediaan.Record penjualan kemudian ditambah ke file pesanan penjualan , yang diproses secara batch pada akhir kerja. Proses batch ini mencatat setiap transaksi dalam jurnal penjualan dan memperbarui akun buku besar umum yang terkait.Pemrosesan Real-Time

Sistem real-time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Sistem semacam ini memiliki banyak potensi keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas, pengurangan persediaan, peningkatan perputran persediaan dan perbaikan kepuasan pelanggan. Karena informasi transaksi ditranmisikan secara elektronik, dokumen dumber fisik bisa dieliminasi atau dikurangi. Pemrosesan real-time sesuai dengan sitem yang memproses volume transaksi yang rendah dan yang saling tidak berbagi record umum.