8

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Akuntansi

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Gondodiyoto dan Idris (2003, h.27), Sistem Informasi Akuntansi

adalah struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber

daya fisik dan komponen lain, untuk mengubah data transaksi keuangan atau

akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi

kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakainya (user).

Menurut Weygandt et al, (2005, h.377), Sistem Informasi Akuntansi

adalah sistem yang mengumpulkan data transaksi dan informasi keuangan

untuk pihak-pihak yang membutuhkannya.

Jadi, sistem informasi akuntansi adalah sebuah struktur yang menyatu

dalam suatu entitas, yang terdiri dari kumpulan sumber daya seperti manusia

dan peralatan, yang digunakan untuk mengubah data menjadi informasi yang

berguna bagi users dalam mengambil keputusan.

2.1.2 Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi

2.1.2.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Hall (2001, h.18) pada dasarnya tujuan disusunnya

sistem informasi adalah:

9

a. Untuk mendukung fungsi pertanggungjawaban (responsibility)

kepengurusan (management) suatu organisasi/perusahaan, karena

manajemen bertanggung jawab untuk menginformasikan

pengaturan dan penggunaan sumber daya organisasi dalam rangka

pencapaian tujuan organisasi tersebut.

b. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, karena

sistem informasi memberikan informasi yang diperlukan oleh

pihak manajemen untuk melakukan tanggung jawab pengambilan

keputusan.

c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari

(day-to-day). Sistem informasi membantu personil operasional

untuk bekerja lebih efektif dan efisien.

2.1.2.2 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Gondodiyoto (2007, h.124) yang dirangkum dari

berbagai sumber, sistem informasi akuntansi memiliki

manfaat/kegunaan sebagai berikut :

a. Untuk melakukan pencatatan (recording) transaksi dengan biaya

klerikal seminimal mungkin dan menyediakan informasi

(Information Value Added Mechanism) bagi pihak untuk

pengelolaan kegiatan usaha (manajer) serta para pihak terkait

(stakeholder).

10

b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang

sudah ada, mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur

informasinya.

c. Untuk menerapkan (implementation) sistem pengendalian,

memperbaiki kinerja dan tingkat kehandalan (reliability)

informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap

mengenai pertanggungjawaban.

d. Menjaga atau meningkatkan perlindungan kekayaan perusahaan.

2.1.3 Siklus Proses Transaksi Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, h.6), bahwa arus transaksi

operasional dapat dikelompokan sesuai dengan 4 (empat) siklus aktivitas

bisnis, yaitu:

1. Siklus Pengeluaran (Expenditure cycle)

Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan memperoleh barang dan jasa

dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang

berkaitan.

2. Siklus Produksi (Conversion cycle)

Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya

menjadi barang dan jasa.

3. Siklus pendapatan (Revenue cycle)

Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa

ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang

berkaitan.

11

4. Siklus Keuangan (financial cycle)

Pemrosesan data yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana

modal, termasuk kas.

2.1.4 Siklus Sistem Informasi Persediaan

Menurut Romney dan Steinbart (2003, h.23), Siklus Transaksi Sistem

Informasi Persediaan terdiri dari:

1. Siklus Pendapatan (Revenue Cycle)

Meliputi peristiwa penjualan dan penerimaan kas. Perusahaan menjual

barang jadinya kepada pelanggan melalui siklus pendapatan yang

meliputi penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas.

Subsistem yang terdapat dalam siklus penerimaan yaitu :

a. Proses pemesanan penjualan (Sales order processing)

Perusahaan banyak melakukan penjualan kredit yang meliputi

langkah-langkah yakni : menyiapkan Formulir Pesanan Penjualan

(Sales Order), memberikan kredit, mengirimkan produk ke

pelanggan, menagih ke pelanggan, dan mencatat transaksi dalam

akun (piutang usaha, persediaan, beban, dan penjualan).

b. Penerimaan Kas (Cash receipts)

Meliputi tahap menerima kas, menyimpan kas dalam bank, dan

mencatat transaksi dalam akun piutang usaha dan kas.

Siklus pendapatan mencakup fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk

mengubah produk atau jasa menjadi (pendapatan dari) pelanggan. Fungsi-

12

fungsi umum meliputi pemberian kredit , penerimaan dan pemrosesan

order, pengiriman barang, dan piutang dagang.

Fungsi order penjualan mengawali pemrosesan order pelanggan

dengan menyiapkan order penjualan. Order penjualan memuat deskripsi

mengenai produk yang dipesan, harga produk, dan keterangan mengenai

pelanggan, seperti nama, alamat pengiriman, dan jika perlu alamat

penagihan. Pada titik ini jumlah aktual yang dikirimkan dan biaya

pengiriman (jika ada) belum diketahui. Faktur dibuat setelah barang

dikirimkan dengan memberitahukan kegiatan ini ke department

penagihan.

Dalam beberapa kasus, order pelanggan bahwa order produksi

harus diterbitkan untuk memproduksi barang, karena barang ada dalam

persediaan. Catatan-catatan persediaan untuk menunjukkan kuantitas

aktual tercatat dipersediaan dari order penjualan yang kemudian akan

disampaikan bersamaan dengan barang ke fungsi pengiriman.

Setiap organisasi mendefinisikan sistem aplikasi sesuai kebutuhannya

sendiri. Organisasi besar mungkin memiliki beberapa subsistem aplikasi

khusus dalam sistem aplikasi piutang dagang dan penjualan. Contohnya,

sistem aplikasi penjualan dan pencatatan order mencakup subsistem

penentuan harga secara terpisah sampai pengumpulan file, dokumen dan

prosedur-prosedur digunakan untuk menentukan harga barang yang

kompleks seperti peralatan-peralatan elektronik. Subsistem lainnya

adalah yang mencakup daftar produk dan jasa yang diberikan perusahaan.

Aplikasi pengiriman dapat mencakup subsistem gudang yang

13

menunjukkan lokasi gudang dimana barang harus diambil. Sistem gudang

otomatis harus dapat menunjukkan jalur yang paling efisien dalam

mengambil barang untuk meminimalkan jarak yang harus dilalui dalam

mengambil order barang.

2. Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle)

Meliputi aktivitas pembelian yang terdiri dari kegiatan pemesanan,

penerimaan dan penyimpanan, dan pembayaran barang, perlengkapan,

dan jasa. Pemesanan barang merupakan kegiatan utama dalam siklus

utama pengeluaran. Pertama kali akan ditentukan apa, kapan, dan berapa

banyak jumlah barang yang akan dibeli, serta menentukan suppliernya.

Kegiatan pemesanan dimulai dari fungsi pengendali persediaan

(inventory control function) akan meminta pembelian barang atau

perlengkapan. Dalam perusahaan besar, biasanya permintaan pembelian

akan dilakukan jika barang persediaan berada di bawah reorder point.

Tapi dalam perusahaan kecil, yang meminta pembelian barang adalah

pegawai yang mengawasi catatan persediaan barang.

Untuk pembelian barang, akan dimulai dari pembuatan purchase

requisition. Purchase requisition adalah dokumen, atau formulir

elektronik, yang mengidentifikasi dan meminta pembelian, lokasi dan

tanggal pengiriman, item number, deskripsi, kuantitas, dan harga tiap

barang yang dipesan, dan supplier yang disarankan. Purchase requisition

juga mengindikasi department number dan account number, serta orang

yang bertanggung jawab. Kemudian purchase requisition akan

diserahkan ke bagian pembelian. Bagian pembelian kemudian akan

14

memilih supplier untuk menyediakan barang yang dibutuhkan. Setelah itu

akan dibuat Purchase Order dan dikirimkan ke supplier yang telah

dipilih. Purchase Order adalah dokumen atau formulir elektronik yang

meminta supplier untuk menjual dan mengirim produk sesuai spesifikasi

dan harga yang telah disetujui. Purchase Order berisi nama supplier dan

agen pembelian, tanggal order dan pengiriman, lokasi pengiriman dan

metode shipping, dan informasi tentang barang yang dipesan.

Untuk penerimaan dan penyimpanan barang, dimulai dari bagian

penerimaan yang bertanggung jawab menerima pengiriman barang dari

supplier. Setelah barang datang, petugas penerimaan akan

membandingkan referensi nomor purchase order dalam slip pembungkus

supplier dengan file open purchase order untuk memverifikasi bahwa

barang yang diterima adalah benar barang yang dipesan. Petugas

penerimaan juga menghitung kuantitas barang yang dikirim. Kegiatan ini

sangat penting, karena jika perusahaan menerima kiriman barang yang

tidak sesuai dengan pesanan atau yang memiliki kualitas yang tidak

sesuai, maka barang tersebut akan menunggu lama di dalam gudang

sebelum dapat dikembalikan. Sebelum meneruskan barang ke gudang

atau pabrik, petugas penerimaan akan memeriksa barang jika ada

kesalahan. Kesalahan ini ada 3 (tiga) macam, yaitu jika kuantitas yang

diterima tidak sama dengan yang dipesan, barang yang diterima rusak,

atau barang yang diterima memiliki kualitas yang buruk dan lolos dari

pemeriksaan. Jika terjadi kesalahan tersebut, maka Department

Pembelian akan menyelesaikannya dengan supplier. Biasanya supplier

15

akan mengijinkan pembeli untuk memperbaiki kuantitas yang tidak

sesuai. Untuk barang yang rusak atau memiliki kualitas buruk, dokumen

yang disebut Memo Debit akan disiapkan setelah supplier setuju untuk

menerima kembali pengurangan barang atau harga. Salinan dari Memo

Debit ini akan dikirimkan kepada supplier. Departemen Account Payable

akan menyesuaikan hutang kepada supplier berdasarkan Memo Debit.

Salinan Memo Debit lainnya akan digunakan oleh Bagian Pengiriman

untuk mengembalikan barang kepada supplier.

Departemen Penyimpanan Persediaan bertugas menyimpan barang

dan melaporkan kepada Kepala Gudang. Informasi tentang penerimaan

barang harus dikomunikasikan kepada fungsi pengendalian persediaan

untuk mengupdate catatan persediaan. Setelah barang diterima dan

dipesan, maka dibuat laporan penerimaan (receiving report). Laporan

penerimaan adalah dokumen sumber yang digunakan dalam subsistem

penerimaan dalam siklus pengeluaran, isi dokumen tersebut adalah detail

dari tiap pengiriman, meliputi tanggal penerimaan, pengirim, supplier,

dan nomor purchase order. Untuk setiap barang yang diterima,

menampilkan item number, deskripsi, unit of measure, dan kuantitas,

serta tempat kosong yang mengidentifikasi orang menerima dan

memeriksa barang untuk memastikan kualitas barang yang diterima.

3. Siklus Sumber daya (Human Resourc cycle)

Meliputi peristiwa memperkerjakan dan membayar karyawan.

4. Siklus Produksi (Production cycle)

Meliputi peristiwa transformasi bahan mentah menjadi produk jadi.

16

5. Siklus Keuangan (Financing cycle)

Meliputi peristiwa pengumpulan data dari investor dan kreditur dan

membayar mereka kembali.

2.2 Sistem Pengendalian Intern

2.2.1 Pengertian Pengendalian Intern

Menurut Weber (1999, h.35), “A control is a system that prevents,

detects, or correct unlawful events”. Pengendalian adalah suatu sistem untuk

mencegah, mendeteksi, dan mengkoreksi kejadian yang timbul saat transaksi

dari serangkaian pemrosesan yang tidak terotorisasi secara sah.

Menurut Mulyadi (2001, h.165), Sistem Pengendalian Intern meliputi

struktur organisasi, prosedur pencatatan, tugas dan fungsi organisasi dan

ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,

mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan

dipatuhinya kebijakan manajemen.

Jadi, sistem pengendalian intern adalah kumpulan kebijakan, prosedur,

latihan, sturktur organisasi, dan metode-metode yang disusun top management

dengan tujuan menjaga kekayaan organisasi, serta keefektifan dan keefisienan

operasi dari sebuah organisasi.

2.2.1.1 Pentingnya Sistem Pengendalian Intern

Menurut Gondodiyoto (2007, h.249) ada beberapa faktor-faktor

yang menyebabkan makin pentingnya sistem pengendalian , yaitu:

17

1. Perkembangan kegiatan dan skalanya menyebabkan kompleksitas

struktur, sistem dan prosedur suatu organisasi makin rumit. Untuk

dapat mengawasi operasi organisasi, manajemen hanya

mengandalkan kepercayaan atas berbagai laporan dan analisa.

2. Tanggung jawab utama untuk melindungi aset organisasi,

mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan serta

kecurangan-kecurangan terletak pada manajemen, sehingga

manajemen harus mengatur sistem pengendalian yang sesuai

untuk memenuhi tanggung jawab tersebut.

3. Pengawasan oleh dari satu orang (saling cek) merupakan cara

yang tepat untuk menutup kekurangan-kekurangan yang bisa

terjadi pada manusia. Saling cek ini merupakan salah satu

karakteristik sistem pengendalian yang baik.

4. Pengawasan yang “built-in” langsung pada sistem berupa

pengendalian yang baik dianggap lebih tepat dari pada

pemeriksaan secara langsung dan detil oleh pemeriksa (khususnya

yang berasal dari luar organisasi).

2.2.1.2 Keterbatasan Sistem Pengendalian intern

Menurut Gondodiyoto (2007, h.253), disamping perlu diingat

bahwa sistem pengendalian yang terbaik adalah bukan struktur

pengendalian yang seketat mungkin secara maksimal, sistem

pengendalian juga mempunyai keterbatasan-keterbatasan, antara lain

sebagai berikut :

18

1. Persekongkolan (kolusi)

Pengendalian intern mengusahakan agar persekongkolan dapat

dihindari sejauh mungkin, misalnya dengan mengharuskan giliran

bertugas, larangan dalam menjalankan tugas yang bertentangan

oleh mereka yang mempunyai hubungan kekeluargaan, keharusan

mengambil cuti dan seterusnya. Akan tetapi pengendalian intern

tidak dapat menjamin bahwa persekongkolan tidak terjadi.

2. Perubahan

Struktur pengendalian intern pada suatu organisasi harus selalu

diperbaharui sesuai dengan perkembangan kondisi dan teknologi.

3. Kelemahan manusia

Banyak kebobolan terjadi pada sistem pengendalian intern yang

secara teoritis sudah baik. Hal tersebut dapat terjadi karena

lemahnya pelaksanaan yang dilakukan oleh personil yang

bersangkutan. Oleh karena itu personil yang paham dan kompeten

untuk menjalankannya merupakan salah satu unsur terpenting

dalam pengendalian intern.

4. Azas biaya-manfaat

Pengendalian juga harus mempertimbangkan biaya dan

kegunaannya. Biaya untuk mengendalikan hal-hal tertentu

mungkin melebihi kegunaannya, atau manfaat tidak sebanding

dengan biaya yang dikeluarkan (Cost-Benefit Analysis). Mengenai

pengendalian intern, seringkali menghadapi dilema antara

menyusun sistem pengendalian yang komprehensif dengan biaya

19

yang relatif menjadi makin mahal, atau seoptimal mungkin

dengan risiko, biaya dan waktu yang memadai.

2.2.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Menurut Gondodiyoto (2007, h.260), tujuan dari sistem pengendalian

intern adalah:

a. Meningkatkan pengamanan (improve safeguard) assets sistem informasi.

b. Meningkatkan integritas data (improve data integrity), sehingga dengan

data yang benar dan konsisten akan dapat dibuat laporan yang benar.

c. Meningkatkan efektifitas sistem (improve system effectiveness).

d. Meningkatkan efisiensi sistem (improve system efficiency).

2.2.3 Komponen sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2001, h.165), komponen sistem pengendalian intern,

terdiri dari:

1. Unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern, yaitu:

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional

secara tegas. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh

untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan,

dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas

dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk

menyetujui terjadinya transaksi tersebut.

20

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap

unit organisasi. Praktik yang sehat yang umum ditempuh

perusahaan ialah:

- Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh yang

berwenang.

- Pemeriksaan mendadak (surprised audit).

- Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai

akhir oleh satu orang atau unit organisasi, tanpa campur

tangan dari orang atau unit organisasi lain.

- Perputaran jabatan (job rotation).

- Keharusan pengambilan cuti bagi yang berhak. Jadi, saat

orang yang bersangkutan mengambil cuti, jika terjadi

kecurangan diharapkan dapat diungkap oleh orang yang

menggantikan.

- Secara periodik dilakukan mencocokan fisik kekayaan

dengan catatan.

- Pembentukan unit organisasi yang bertugas mengecek

efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang

lain.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya:

- Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang

dituntut pekerjaannya.

21

- Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi

karyawan perusahaan, sesuai tuntutan perkembangan

pekerjaannya.

2. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik

dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian internal

perusahaan. Efektivitas unsur pengendalian internal sangat ditentukan

oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian, yang memiliki

empat unsur, yaitu:

a. Filosofi dan gaya operasi

Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang

menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi

merupakan apa yang seharusnya dikerjakan oleh perusahaan.

Sedangkan gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang

bagaimana operasi suatu kesatuan usaha harus dilaksanakan.

b. Berfungsi Dewan Komisaris dan Komite Pemeriksaan

Dewan Komisaris adalah wakil pemegang saham dalam perusahaan

berbadan hukum Perseroan Terbatas. Dewan ini berfungsi

mengawasi pengelolaan perusahaan yang dilaksanakan oleh

manajemen (direksi).

Komite Pemeriksaan (Audit Committee) adalah komite yang

anggotanya seluruh atau terutama terdiri dari pihak luar perusahaan.

Tujuan dibentuknya komite ini adalah untuk memperkuat

independensi akuntan publik yang oleh masyarakat dipercaya untuk

22

menilai kewajaran pertanggungjawaban keuangan yang dilakukan

oleh manajemen. Fungsi komite pemeriksaan yang secara langsung

berdampak terhadap akuntan publik adalah:

- Menunjuk akuntan publik yang melaksanakan pemeriksaan

tahunan terhadap laporan keuangan perusahaan.

- Membicarakan luas pemeriksaan dengan akuntan publik.

- Meminta komunikasi langsung dengan akuntan publik

mengenai masalah-masalah besar yang ditemukan oleh

akuntan dalam pemeriksanaannya.

- Menelaah laporan keuangan dan laporan akuntan pada saat

pemeriksaan akuntan selesai dilakukan.

3. Metode Pengendalian Manajemen

Metode pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan

pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan

perusahaan. Perencanaan dan pengendalian manajemen dilakukan melalui

4 (empat) tahap, yaitu penyusunan program (rencana jangka panjang),

penyusunan anggaran (rencana jangka pendek), pelaksanaan dan

pengukuran, dan pelaporan dan analisis.

4. Kesadaran Pengendalian

Kesadaran pengendalian dapat tercermin dari reaksi yang ditunjukkan

oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan

pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan internal atau akuntan publik.

23

2.2.4 Sistem Pengendalian Intern pada sistem berbasis komputer

2.2.4.1 Pengendalian Umum (General Controls)

Menurut Gondodiyoto dan Hendarti (2006, h.250), Pengendalian

Umum ialah sistem pengendalian intern komputer yang berlaku umum

meliputi seluruh kegiatan komputerisasi sebuah organisasi secara

menyeluruh.

Menurut Gondodiyoto dan Hendarti (2006, h.251) ruang lingkup

yang termasuk dalam pengendalian umum adalah sebagai berikut :

1. Pengendalian top manajemen (top management controls), dalam

lingkup ini termasuk pengendalian manajemen sistem operasi

(information system management controls).

2. Pengendalian manajemen pengembangan sistem (system

development management controls), termasuk manajemen

program (programming management controls).

3. Pengendalian manajemen sumber data (data resources

management controls).

4. Pengendalian manajemen jaminan kualitas (quality assurance

management controls).

5. Pengendalian manajemen operasi (operations management

controls).

Merupakan jenis pengendalian intern yang didesain untuk

menciptakan kerangka kerja organisasi, pendayagunaan sumber

daya informasi, dan pembagian tugas yang baik dalam suatu

organisasi yang menggunakan sistem berbasis teknologi

24

informasi. Sumber daya informasi meliputi hardware, software,

netware, brainware, data itu sendiri dan seluruh komponen yang

diperlukan untuk mendukung berlangsungnya operasi sistem

informasi yang baik.

Menurut Gondodiyoto dan Hendarti (2006, h.297) operasi

jaringan yang digunakan terdiri dari 2 (dua) jenis, yaitu :

a. Wide Area Network Controls

Area network yang luas memerlukan intervensi manusia,

sebagai contoh, adanya jaringan komunikasi yang gagal,

program diberhentikan secara tidak normal, antrian berita

memenuhi seluruh kapasitas penyimpanan, operator harus

dapat mengidentifikasi kapan masalah itu dapat terjadi dan

memastikan bahwa jaringan dapat mengakomodasi masalah

tersebut.

b. Local Area Network Controls

Server memainkan peranan penting untuk mekanisme kontrol

akses data pada local area network. Utilities operating system

di server membuat staf operasional dapat mengelola kegiatan

operasi menjadi lebih baik, misalnya:

- Jumlah space kosong pada harddisk server dapat selalu

dimonitor, jika tempat kosong pada server tinggal sedikit

maka kinerja network dapat menjadi kacau.

- Aktivitas pemakaian dan pola perjalanan data pada

jaringan dapat dimonitor. Informasi ini dapat membuat

25

operator dapat menentukan konfigurasi jaringan untuk

meningkatkan kinerja jaringan, melakukan identifikasi

pemakai yang menggunakan jaringan secara tidak

pantas, dan mengetahui tingkat interaksi dengan jaringan

lain dengan menggunakan gateway atau bridge.

- Kartu network khusus sering digunakan untuk masuk ke

jaringan pada LAN (Local area network).

- File pada server dapat digunakan untuk menjalankan

software yang dapat melakukan tindakan preventif,

detektif, dan menghilangkan virus.

File server merupakan komponen kritis LAN, server berisi

data yang sensitif dan program yang digunakan untuk

berkompromi dengan keamanan dan integrity dengan jaringan.

Auditor dapat menggunakan interview, observasi, dan review

dokumentasi untuk mengevaluasi keandalan kontrol terhadap

operasional local area network.

6. Pengendalian manajemen keamanan (security management

controls).

Pengendalian ini dimaksudkan untuk menjamin agar aset sistem

informasi tetap aman. Aset sumber daya informasi mencakup fisik

(perangkat mesin dan fasilitas penunjangnya) serta aset tak

berwujud (non-fisik, misalnya data / informasi, dan program

aplikasi komputer).

26

Keamanan sistem komputer mencakup keamanan perangkat

keras, perangkat lunak, data / informasi, sistem prosedur dan

manusia. Dimensi keamanan informasi mencakup penggunaan

teknologi komputer, proses, dan orang yang dapat dijabarkan

sebagai berikut:

a. Peranan teknologi yang mendukung keamanan komputer

terkait (network) dan media komunikasi yang terkait

kehandalan dan kecepatan penyampaian informasi dari

sumber informasi ke tujuan.

b. Proses dilihat dari penyusunan kebijakan keamanan

informasi, peranan manajemen, dan jaminan terhadap

keamanan informasi agar tidak dapat disusupi oleh pihak

yang ingin mendapatkan informasi dengan cara yang tidak

benar.

c. Pemakai akhir, staf, IT department, maupun manajemen

puncak. Resiko yang dimulai dari proses rekuitmen, dan

pelatihan karyawan.

2.2.4.2 Pengendalian Aplikasi (Application Control)

Menurut Gondodiyoto dan Hendarti (2006, h.328), Pengendalian

Aplikasi adalah sistem pengendalian intern pada sistem informasi

berbasis teknologi informasi yang berkaitan dengan pekerjaan/aplikasi

tertentu (setiap aplikasi memiliki karakteristik dan kebutuhan

pengendalian yang berbeda). Pengendalian aplikasi diperlukan untuk

27

mengurangi terjadinya resiko, atau jika resiko ternyata terjadi juga,

hendaknya tingkat kerugiannya supaya seminimal mungkin.

Menurut Gondodiyoto dan Hendarti (2006, h.328), Pengendalian

Aplikasi terdiri dari:

1 Boundary controls ( Pengendalian Batasan )

Boundary adalah interface antara para pengguna (user) dengan

sistem berbasis TI. Tujuan utama Boundary controls ialah:

a. Untuk mengenal identitas dan otentik atau tindakan user /

pemakai sistem.

b. Untuk menjaga agar sumber daya informasi digunakan oleh

user tersebut dengan cara yang ditetapkan.

Beberapa kontrol yang diimplementasikan dalam boundary

controls:

a. Chryptographic control

Adalah sistem pengendalian internal yang didesain untuk

menjaga privacy, serta menjaga agar orang / pihak tidak

berwenang tidak dapat melakukan kegiatan yang berkaitan

dengan merubah atau menambah data, dan menghapus data.

b. Access control

Access control bertujuan agar sumber daya sistem

digunakan hanya oleh orang-orang yang berhak, menjamin

agar kegiatan pengguna dilakukan sesuai dengan ketentuan,

dan menjamin bahwa peralatan yang digunakan sesuai

dengan semestinya. Ada beberapa cara yang diterapkan

28

dalam kontrol ini, antara lain dengan password. Kelemahan

password, antara lain: password dicatat, sehingga

kemungkinan dibaca orang lain, orang cenderung membuat

password dengan angka tertentu yang mudah ditebak,

password tidak pernah diperbaharui, password sering

dianggap tidak penting dan dibuat menjadi rahasia umum

dengan menyuruh orang lain mengetik password kita.

c. Audit trail

Adalah catatan-catatan atau data tertentu yang disimpan di

dalam sistem komputer dengan tujuan apabila di kemudian

hari ada masalah, maka catatan / data tersebut dapat

digunakan untuk pelacakan. Cakupan audit trail: identitas

user, informasi otentiknya, identitas sumber daya yang

digunakan, jenis kegiatan yang dilakukan, apakah yang

bersangkutan harus mencoba akses beberapa kali karena

akses gagal, dan kapan mulai serta berakhirnya kegiatan.

d. Existance control

Didesain untuk menjaga agar jika aktivitas user terhenti

karena suatu sebab kegagalan tertentu, akses tersebut tidak

diproses lebih lanjut demi untuk menjaga data integrity

maupun pengamanan aset.

2. Input controls ( Pengendalian Masukan )

Input merupakan salah satu tahap dalam sistem komputerisasi

yang paling penting dan mengandung resiko. Input controls

29

dirancang dengan tujuan untuk mendapat keyakinan bahwa data

transaksi input adalah valid, lengkap, serta bebas dari kesalahan

dan penyalahgunaan.

Mekanisme masuknya data input ke sistem dapat

dikategorikan dalam dua cara, yaitu:

a. Batch delayed processing system

Pada cara ini, data tiap transaksi diolah dalam satuan

kelompok dokumen, dan pengolahan bersifat tertunda, yaitu

updating data di komputer tidak sama dengan terjadinya

transaksi.

b. Online transaction processing system (real time system)

Pada cara ini, peng-update-an data di komputer bersamaan

dengan terjadinya transaksi. Sistem ini beresiko tinggi.

Pada umumnya perusahaan sekarang ini menggunakan

jaringan publik karena biaya yang lebih murah dan alasan

keterbukaan akses ke pasar, vendor, partners, dan lingkungan

perusahaan lainnya (entity’s environment). Konsekuensinya

adalah tingkat keamanan sistem dan data.

Pengendalian input dalam sistem online real time dilakukan

pada tahap:

a. Entry data & validation

Dalam sistem ini, seringkali sudah tidak dengan dokumen

lagi (paperless). Data lazimnya langsung di entry ke sistem

komputer, misalnya dengan workstation, automatic teller

30

machine, atau point of sales. Mesin-mesin tersebut sudah

dilengkapi dengan software yang antara lain berisi fungsi

validasi terprogram.

b. Pada sistem ini, data di entry langsung oleh pemakai

maupun petugas operasional.

c. Masalah audit trail menjadi semakin penting pada sistem ini

karena pada umumnya paperless. Oleh karena itu, masalah

audit trail dalam bentuk existance control betul-betul

diperhatikan.

3. Process controls ( Pengendalian Proses )

Ialah pengendalian intern untuk mendeteksi jangan sampai data

(khususnya data yang sesungguhnya sudah valid) menjadi error

karena adanya kesalahan proses.

4. Output controls ( Pengendalian Keluaran )

Output controls merupakan pengendalian yang dilakukan untuk

menjaga output sistem agar akurat, lengkap dan digunakan

sebagaimana mestinya. Output controls ini didesain untuk

menjamin agar output atau informasi dapat disajikan secara

akurat, lengkap, mutakhir, dan didistribusikan kepada orang-orang

yang berhak secara cepat dan tepat waktu. Kemungkinan resiko

yang terkait dengan keluaran dan harus dideteksi ialah: laporan

tidak akurat, tidak lengkap, terlambat atau data tidak up-to-date,

banyak item data yang tidak relevan, bisa dibaca oleh pihak yang

tidak berhak.

31

Metode pengendalian bersifat preventive objective misalnya

ialah perlunya disediakan tabel atau matriks pelaporan : jenis

laporan, periode laporan, dan siapa pengguna, serta check list

konfirmasi tanda terima oleh penggunanya. Pengendalian bersifat

detection objevtive misalnya ialah cek antar program pelaporan,

perlunya dibuat nilai-nilai subtotal dan grand-total yang dapat

diperbandingkan untuk mengevaluasi keakurasian laporan, judul

dan kolom-kolom laporan perlu didesain dengan sungguh-

sungguh. Sedangkan pengendalian intern yang bersifat corrective

objective misalnya ialah prosedur-prosedur klaim ketidakpuasan

pelayanan, tersedianya help-desk dan contact person, persetujuan

dengan users mengenai service level yang disepakati.

Yang termasuk pengendalian keluaran antara lain ialah :

a. Rekonsiliasi Keluaran dengan Masukan dan Pengelolahan

Rekonsiliasi keluaran dilakukan dengan cara

membandingkan hasil keluaran dari sistem dengan

dokumen asal.

b. Penelahaan dan Pengujian hail-hasil pengolahan

Pengendalian ini dilakukan dengan cara melakukan

penelahaan, pemeriksaan dan pengujian terhadap hasil-

hasil pengolahan dari sistem.

c. Pendistribusian Keluaran

Pengendalian ini didesain untuk memastikan bahwa

keluaran didistribusikan kepada pihak yang berhak,

32

dilakukan secara tepat waktu dan hanya keluaran yang

diperlukan saja yang disistribusikan.

5. Pengendalian file / database atau files / database controls, terdiri

dari akses dan integritas data.

6. Pengendalian komunikasi aplikasi / communication controls

terdiri dari pengendalian kegagalan unjuk kerja dan gangguan

komunikasi.

2.3 Audit Sistem Informasi

2.3.1 Pengertian Audit Sistem Informasi

Menurut Weber (1999, h.10), ”Information System Auditing is the

process of collecting and evaluating evidence to determine whether a computer

systems safeguards assets, maintains data integrity , allows organizational

goals to be achieves effectively and uses resources efficiently.” Dengan kata

lain, Audit Sistem Informasi adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian

bukti-bukti untuk menentukan apakah sistem komputer telah memenuhi tujuan

untuk mengamankan aset perusahaan, menjaga integritas data dan

meningkatkan efektivitas serta mendorong efisiensi dalam penggunaan sumber

daya.

2.3.2 Tujuan Audit Sistem Informasi

Menurut Weber (1999, h.11) tujuan dari audit sistem informasi lebih

ditekankan pada beberapa aspek penting, yaitu pemeriksaan dilakukan untuk

dapat menilai keempat tujuan dibawah ini, yaitu:

33

1. Pengamanan Aset

Aset informasi suatu perusahaan seperti hardware, software, sumber

daya manusia, data harus dijaga oleh suatu sistem pengendalian yang

baik. Dengan demikian sistem pengamanan asset merupakan hal yang

sangat penting yang harus dipenuhi oleh perusahaan.

2. Menjaga integritas Data

Integritas data adalah salah satu konsep dasar sistem informasi. Data

memiliki atribut-atribut tertentu seperti : kelengkapan, kebenaran dan

keakuratan. Jika integritas data tidak terpelihara, maka suatu

perusahaan tidak akan lagi memiliki informasi atau laporan yang benar,

bahkan perusahaan dapat menderita kerugian karena pengawasan tidak

tepat.

3. Efektifitas Sistem

Efektifitas sistem informasi perusahaan memiliki peranan penting

dalam proses pengambilan keputusan. Suatu sistem informasi dapat

dikatakan efektif bila sistem informasi tersebut telah sesuai dengan

kebutuhan dan dirancang dengan benar.

4. Efisiensi Sistem

Efisiensi menjadi hal yang sangat penting ketika suatu komputer tidak

lagi memiliki kapasitas yang memadai. Jika cara kerja dari sistem

aplikasi komputer menurun, maka pihak manajemen harus

mengevaluasi apakah efisiensi sistem masih memadai atau harus

menambah sumber daya, karena suatu sistem dapat dikatakan efisien

34

jika sistem informasi dapat memenuhi kebutuhan user dengan sumber

daya informasi yang minimal.

5. Ketersediaan (Availability)

Berhubungan dengan ketersediaan dukungan / layanan teknologi

informasi . Teknologi informasi hendaknya dapat mendukung secara

terus-menerus terhadap proses bisnis.

6. Kerahasiaan (Confidentiality)

Fokus pada proteksi terhadap informasi dan supaya terlindungi dari

akses dari pihak-pihak yang tidak berwenang.

7. Kehandalan (Realibility)

Berhubungan dengan kesesuaian dan keakuratan bagi manajemen

dalam pengelolaan organisasi, pelaporan dan pertanggung jawaban.

2.3.3 Tahapan Audit Sistem Informasi

Menurut Weber (1999, h.47) ada 5 (lima) tahap dalam Audit Sistem

Informasi yaitu:

1. Perencanaan Audit (Planning the audit)

Perencanaan merupakan fase pertama dari kegiatan audit, bagi auditor

eksternal hal ini berarti melakukan investigasi terhadap klien untuk

mengetahui apakah penugasan audit (audit engagement) dapat diterima,

menempatkan staf audit, mendapatkan surat penugasan, mendapatkan

informasi mengenai latar belakang klien, memahami informasi

mengenai kewajiban hukum klien dan melakukan analisa terhadap

prosedur yang ada untuk memahami bisnis klien dan mengidentifikasi

35

area-area yang berisiko. Pada tahap ini auditor juga harus memahami

pengendalian intern organisasi lalu menentukan tingkat risiko

pengendalian yang berhubungan dengan setiap segmen audit.

2. Pengujian Pengendalian (Tests of controls)

Auditor melakukan test of controls ketika mereka menilai bahwa

tingkat risiko pengendalian berada pada level kurang dari maksimum

(pengendalian masih dapat dipercaya). Test of controls diarahkan

kepada efektifitas pengendalian perusahaan, baik dalam rancangan

maupun operasinya (pelaksanaannya).

Tahap ini diawali dengan fokus pada pengendalian manajemen

(management controls), jika pengendalian manajemen dinilai

beroperasi secara tidak handal, maka auditor hanya akan melakukan

sedikit pengujian pada pengendalian aplikasi (application controls).

Namun jika auditor menemukan kelemahan yang serius pada

pengendalian manajemen maka auditor akan memberikan opini tidak

wajar (adverse opinion) terhadap pengendalian yang ada di dalam

perusahaan atau melakukan pengujian substantif (substantive test) atas

transaksi dan pengujian keseimbangan dan hasil keseluruhan (balances

or overall result).

Jika auditor menyatakan pengendalian manajemen telah

beroperasi secara memadai, maka auditor akan melakukan evaluasi

terhadap kehandalan pengendalian aplikasi dengan menelusuri jenis-

jenis materialitas dari transaksi melalui masing-masing pengendalian

yang dijalankan pada subsistem pengendalian aplikasi.

36

3. Pengujian Transaksi (Tests of transaction)

Auditor menggunakan pengujian ini untuk mengevaluasi apakah

kesalahan atau pemrosesan yang keliru terhadap transaksi telah

mengarah pada kesalahan yang material pada pernyataan laporan

keuangan. Pengujian pembuktian ini mencakup penelusuran terhadap

jurnal hingga ke dokumen sumbernya, menguji kebenaran data, dan

menguji akurasi perhitungan. Jika hasil pengujian transaksi

mengindikasikan terjadi kehilangan atau kesalahan pencatatan yang

material maka auditor dapat mengembangkan tingkat pengujiannya

dengan melakukan test of balances or overall result untuk mendapatkan

estimasi yang lebih baik terhadap kehilangan / kesalahan pencatatan.

4. Tests of balances or overall results

Auditor melakukan pengujian ini untuk memperoleh bukti yang cukup

dalam membuat penilaian akhir (final judgement) mengenai tingkat

kehilangan atau kesalahan pencatatan yang terjadi ketika fungsi sistem

informasi gagal melindungi aset, memelihara integritas data, mencapai

efektifitas dan efisiensi sistem informasi.

5. Completion of the audit

Tahap ini merupakan tahap akhir dari tahapan audit sistem informasi.

Pada tahap ini auditor merumuskan opininya terhadap kehilangan

material dan kesalahan pencatatan yang terjadi sekaligus membuat

rekomendasi untuk manajemen yang nantinya disajikan pada laporan

audit.

37

2.3.4 Prosedur Audit Sistem Informasi

Menurut Arens dan Loebbecke (1996, h.153) menyatakan bahwa ada 7

(tujuh) kategori bahan bukti audit yang dapat dipilih auditor yaitu :

1. Pemeriksaan Fisik

Merupakan penghitungan secara fisik atas aktiva berwujud seperti uang

tunai, inventory, dan lain-lain.

2. Konfirmasi

Konfirmasi digambarkan sebagai penerimaan jawaban tertulis maupun

lisan dari pihak ketiga yang independent dalam memverifikasi akurasi

informasi yang telah diminta oleh auditor.

3. Dokumentasi (Pemeriksaan dokumen / vouching)

Merupakan pemeriksaan auditor atas dokumentasi dan catatan klien

untuk menyokong informasi yang ada atau seharusnya ada dalam

laporan keuangan.

4. Pengamatan

Adalah penggunaan panca indera untuk menilai/menetapkan suatu

aktivitas tertentu.

5. Tanya jawab dengan klien

Yaitu mendapatkan informasi tertulis atau lisan dari klien dengan

menjawab pertanyaan dari auditor.

6. Pelaksanaan ulang (Reperformance)

Mencakup pengecekan ulang suatu sampel penghitungan dan

perpindahan informasi yang dilakukan klien selama periode yang

diaudit. Pengecekan ulang penghitungan berisi pengujian akurasi

38

aritmatika klien. Sedangkan pengecekan ulang atas perpindahan

informasi berisi penelusuran jumlah untuk meyakinkan bahwa kalau

informasi yang sama dimasukkan ke tempat yang lebih dari satu, akan

dicatat dengan jumlah yang sama pada waktu yang berbeda.

7. Prosedur analisis

Adalah prosedur yang menggunakan perbandingan dan hubungan untuk

menentukan apakah saldo akun tersaji secara layak.

2.3.5 Standar Audit

Menurut Information System Audit and Control Association (ISACA),

Standar Audit adalah sebagai berikut :

1. Audit Charter

Responbility, Auhtority and Accountability adalah tanggung jawab,

otoritas, dan akuntabilitas dari fungsi audit sistem informasi lebih tepat

bila didokumentasikan dalam suatu surat perjanjian.

2. Independence

a. Profesional Independece

Semua hal yang berkaitan dengan audit, auditor sistem informasi

harus bersifat independen dalam hal tingkah laku maupun tindakan.

b. Organiational Relationship

Fungsi audit sistem informasi harus independen dari area yang diaudit

untuk mencapai tujuan objektivitas dari suatu proses audit.

3. Proffesional Ethics and Standards

39

a. Code of professional Ethics

Auditor dari sistem informasi harus menghormati dan mentaati etika

profesional dari Information System Audit and Control Association.

b. Due Profesional Care

Standard auditing profesional harus diterapkan dalam segala aspek

dalam pekerjaan yang dilakukan oleh auditor sistem informasi.

4. Competence

Auditor sistem informasi harus kompeten secara profesional, memiliki

keahlian dan pengetahuan untuk melakukan penugasan audit dan harus

menjaga kompetensi profesionalnya melalui pendidikan lanjut

profesional yang tepat.

5. Planning

Audit Planning adalah auditor sistem informasi harus merencanakan

perencanaan audit sistem untuk menempatkan tujuan audit dan untuk

melengkapi standar profesional audit.

6. Performace of Audit Work

a. Supervision

Staff dari audit sistem informasi harus diawasi untuk dapat menjamin

tujuan dari audit yang dijalankan dan standar profesional auditing

dapat terpenuhi.

b. Evidence

Selama masa pekerjaan audit auditor sistem informasi harus

mendapatkan bukti yang tepat, dapat dipercaya, relevan dan berguna

untuk mencapai tujuan objektif dari suatu audit.

40

7. Reporting

Report Content and Form adalah auditor sistem informasi harus

menyediakan report dalam bentuk yang tepat apada saat penyelesaian

tugas audit. Laporan audit berupa lingkup, tujuan, periode audit, dan

lingkungan dimana audit dijalankan. Laporan audit harus

mengidentifikasikan permasalahan yang terjadi dalam jangka waktu

audit. Laporan audit juga untuk memberikan rekomendasi dari layanan

atau kualisifikasi yang diberikan auditor terhadap tugas audit yang

dijalankan.

8. Follow Up Activities

Follow Up adalah auditor sistem informasi harus meminta dan

mengevaluasi informasi yang sesuai dari penemuan yang terdahulu dan

rekomendasi yang dihasilkan pada periode audit terdahulu untuk

mendefinisikan tindakan yang tepat yang harus diimplementasikan dalam

satu periode waktu.

2.3.6 Instrumen Audit

Menurut Gondodiyoto dan Hendarti (2006, h.447) terdapat berbagai

teknik pemeriksaan yang bisa diterapkan dalam melaksanakan audit. Teknik-

teknik pemeriksaan tersebut sering disebut dengan istilah instrumen audit.

Berikut ini adalah contoh-contoh instrumen audit yang dapat digunakan pada

saat pelaksanaan audit :

41

1. Observasi (Observation)

Observasi adalah cara memeriksa dengan menggunakan panca indera

terutama mata, yang dilakukan secara berkelanjutan selama kurun waktu

tertentu untuk membuktikan suatu keadaan atau masalah.

2. Wawancara (Interview)

Wawancara merupakan teknik pemeriksaan berupa tanya-jawab secara

lisan antara auditor dengan auditee untuk memperoleh bahan bukti audit.

Tanya-jawab dapat dilakukan secara lisan (wawancara) atau tertulis.

3. Kuesioner (Questionaire)

Teknik ini merupakan teknik pemeriksaan yang mudah dan praktis karena

tertulis. Dengan metode ini, responden ditentukan, kemudian dikirim

surat pengantar beserta daftar pertanyaan (Questionaire) tentang hal-hal

yang ditanyakan dengan pedoman pengisian dan tanggal jawab yang

ditentukan.

4. Inspeksi fisik (physical inspection)

Inspeksi merupakan cara memeriksa dengan memakai panca indera

terutama mata, untuk memperoleh bukti atas suatu keadaan atau suatu

masalah pada saat tertentu. Inspeksi merupakan usaha pemeriksa untuk

memperoleh bukti-bukti secara langsung di tempat dimana keadaan atau

masalah ingin dibuktikan.

5. Prosedur analisis

Analisis artinya memecah atau menguraikan suatu keadaan atau masalah

ke dalam beberapa bagian atau elemen dan memisahkan bagian tersebut

untuk digabungkan dengan keseluruhan atau dibandingkan dengan yang

42

lain. Dengan analisis pemeriksa dapat melihat hubungan penting antara

satu unsur dengan unsur lainnya.

6. Penelaahan dokumen

Pada teknik ini dilakukan penelaahan pada dokumen yang tersedia pada

suatu organisasi, seperti bagan arus, bagan organisasi, manual program,

manual operasi, manual referensi, notulen rapat, surat perjanjian, dan

catatan-catatan historis lainnya. Jika mungkin, dokumen-dokumen

penting harus ditelaah sebelum wawancara.

Dokumentasi yang bermanfaat adalah diagram (flowchart / Bagan Alir)

dan DFD (data flow diagram / diagram arus data). DFD menekankan

pada hubungan arus data dan pemrosesan. DFD sangat sederhana dan

mudah digunakan.

2.4 Evaluasi Sistem Informasi Persediaan

2.4.1 Pengertian Persediaan

Persediaan merupakan suatu elemen yang penting bagi perusahaan

dagang maupun perusahaan manufaktur. Perusahaan harus dapat mengelola

persediaan mereka dengan baik, jumlah persediaan yang tinggi memang dapat

membuat perusahaan dapat memenuhi kebutuhan konsumennya, namun

persediaan yang tinggi dapat menghambat kegiatan perusahaan karena

sebagian besar dana perusahaan tertanam di persediaan dan tidak dapat

diputarkan lagi. Untuk itu jumlah optimum persediaan yang dimiliki

perusahaan tersebut dapat mempengaruhi tingkat keuntungan yang diperoleh

perusahaan.

43

Perusahaan dalam pengendalian persediaannya memerlukan adanya

sistem informasi persediaan agar menghasilkan informasi yang akan digunakan

untuk pengambilan keputusan oleh manajemen dalam rangka menunjang

kegiatan perusahaan.

Menurut Wegandt et al, (2005, h.230), persediaan pada perusahaan

manufaktur juga dimiliki oleh perusahaan lainnya, akan tetapi tidak semua

persediaan tersebut belum dapat dijual.

Menurut Warren et al, (2005, h.355), istilah persediaan digunakan untuk

menunjukan barang dagangan dimiliki untuk dijual kembali dalam kegiatan

usaha normal dan persediaan dalam proses produksi atau dimiliki untuk

produksi.

Jadi, persediaan adalah tersedia untuk dijual pada perusahaan dagang atau

eceran dan bahan baku, barang dalam proses, barang pembantu dan barang jadi

untuk perusahaan manufaktur.

Mengingat peran persediaan sangat penting bagi perusahaan dan sifat

persediaan yang sangat sensitif, maka dalam audit persediaan suatu perusahaan

memerlukan adanya sistem informasi persediaan yang baik.

Pengendalian persediaan pada perusahaan yang bergerak di bidang

retailer pakaian anak-anak, proses pemrograman dan penganggaran

selanjutnya dijelaskan sebagai perencanaan kebutuhan persediaan. Operasi dan

pengukuran meliputi kegiatan pelaksanaan rencana kebutuhan barang serta

pencatatan pelaksanaan rencana tersebut dengan menggunakan cara tertentu

untuk mewujudkan pengendalian. Operasi ini meliputi pembelian, penerimaan,

44

penyimpanan, serta pengiriman dan pendistribusian juga pencatatan dan

pelaporan.

Kebijakan pembelian yang baik akan memperoleh barang dengan harga

yang paling menguntungkan dengan waktu yang tepat. Kebijakan penerimaan

dimaksudkan agar pesediaan yang diterima dan yang akan disimpan di gudang

benar-benar yang dipesan perusahaan.

Pencatatan digunakan sebagai sarana pengendalian yaitu dengan

membandingkan antara rencana kebutuhan persediaan dengan realisasinya dan

apabila terdapat penyimpangan dilakukan analisa untuk mengetahui sebab

terjadi penyimpangan tersebut.

Dengan demikian manajemen dapat mengambil tindakan perbaikan agar

penyimpangan tersebut tidak berlanjut, dan biasanya berupa perubahan

anggaran atau rencana kebutuhan persediaan operasi yang sedang berjalan,

bahkan pertimbangan untuk melaksanakan alternatif baru, misalnya merubah

program pemeliharaan pelaporan dan analisa merupakan sarana komunikasi

bagi manajemen untuk mengetahui seberapa jauh pengelolaan persediaan telah

dilaksanakan.

Berdasarkan uraian-uraian di atas dapat disimpulkan bahwa audit

persediaan membutuhkan tahap-tahap yang harus dikoordinir dengan baik. Hal

ini dimaksudkan agar dapat diperoleh hasil yang optimal bagi perusahaan,

yaitu tingkat persediaan yang mendukung dapat diselenggarakan pengelolaan

persediaan yang efektif, efisien dan ekonomis serta menekan biaya

penyelenggaraan persediaan.

45

2.4.2 Tujuan Evaluasi Persediaan

Tujuan evaluasi persediaan adalah untuk merencanakan dan

mengendalikan persediaan pada tingkat yang optimal dan menjaga agar tingkat

persedian tidak menghambat kegiatan perusahaan dengan memperhatikan

semua kebutuhan untuk produksi, penjadwalan, biaya dan keinginan

pelanggan. Jumlah persediaan yang berlebihan mencerminkan adanya

pemborosan dan kekurangan persediaan akan mengakibatkan terganggunya

kelancaran operasi perusahaan.

Kepuasan pelanggan dalam hal pengendalian persediaan dapat terlihat

dari kecepatan pelayanan atas pesanan pelanggan serta tingkat permintaan yang

dapat dilayani oleh perusahaan. Makin cepat daya tanggap perusahaan dalam

menghadapi pesanan dan makin besar daya jangkau perusahaan menunjukkan

adanya sistem pengendalian manajemen atas persediaan yang baik.

2.4.3 Pentingnya Evaluasi Persediaan

Pengelolaan persediaan tidak kalah penting dengan pengelolaan

dibidang lainnya karena pengelolaan persediaan dikenal sebagai fase yang

penting dalam proses pengelolaan perusahaan dan mempengaruhi setiap fungsi

seperti penjualan, produksi, pembelian, akuntansi dan administrasi.

Pengendalian persediaan menjadi begitu penting karena persediaan

merupakan aktiva yang sensitif terhadap kekunoan, penurunan harga,

pencurian, pemborosan, kerusakan dan kelebihan biaya, disamping itu

persediaan juga merupakan investasi penting dan bagian yang cukup besar dari

total aktiva lancar.

46

Pada perusahaan yang bergerak di bidang retailer pakaian anak-anak

dimana penjualan persediaan merupakan kegiatan utama maka adanya sistem

pengendalian persediaan yang baik mutlak diperlukan oleh perusahaan, karena

persediaan yang optimal akan menunjang kelancaran penjualan.

2.4.4 Evaluasi Persediaan pada Sistem Berbasis Komputer

Volume data yang banyak dalam pengelolaan persediaan dan banyaknya

variasi penyajian informasi untuk keperluan manajemen menyebabkan sangat

baik untuk mengaplikasikan komputer dalam sistem persediaan. Penggunaan

komputer yaitu data entry terminal atau database system secara intensif akan

memberikan pengendalian tepat waktu terhadap persediaan.

Pengelolaan dan pengendalian persediaan merupakan bagian dari sistem

pengelolaan perusahaan. Kemajuan yang tercapai dalam pengelolaan data

melalui komputer memungkinkan penggunaan teknik yang lebih rumit. Banyak

program komputer yang tersedia yang dengan mudah dapat dipergunakan

untuk memenuhi kebutuhan khusus dari perusahaan tertentu juga telah

dikembangkan berbagai paket program untuk sistem persediaan perusahaan

tertentu.

Dalam pengembangan sebagian besar sistem persediaan yang

dipergunakan adalah sistem database. Database tersebut akan mencakup

banyak informasi sebagai berikut :

1. Data pelanggan

Meliputi alamat, posisi kredit, banyaknya order, produk-produk yang

lazim dan informasi lain.

47

2. Persediaan

Meliputi uraian kode barang, kuantitas yang tersedia, dan pada jadwal

yang mana, lama penyimpanan, lokasi penyimpanan dalam gudang,

dan lain-lain.

3. Perencanaan produksi

Meliputi daftar uraian barang untuk setiap jenis produk yang

dihasilkan, standar waktu dan jadwal serta urutan operasi.

4. Pengendalian kualitas

Yaitu pengujian yang diperlukan, hasil menurut pengalaman dan

dasar pengujiannya.

5. Catatan dan data historis

Yaitu memelihara sejarah tentang produksi penjualan, tingkat

persediaan dan data mengenai semua transaksi persediaan.

6. Laporan

Yaitu catatan mengenai semua laporan yang diterbitkan dan tindakan

yang telah diambil.

Dengan menggunakan komputer secara tepat, suatu jumlah data yang

besar dapat disediakan dengan biaya sekecil-kecilnya, yang memungkinkan

controller melakukan analisa ekonomis terhadap persediaan. Tujuannya adalah

manajemen persediaan secara wajar, dan ini mengharuskan adanya catatan dan

laporan yang cukup. Dengan adanya komputer maka banyak laporan

persediaan tidak perlu dihasilkan lagi. Data persediaan disimpan dalam

komputer, didapat kembali dan diperlihatkan pada layar komputer. Ini

48

memungkinkan mereka untuk bertanggung jawab dalam pengambilan

keputusan karena memperoleh data secara tepat waktu.

Kemajuan teknologi ini akan memajukan manajemen dalam pengendalian

persediaan dan membantu controller dalam memaksimumkan hasil

penghasilan atas investasi.

2.4.5 Metode Evaluasi Persediaan

Menurut Mulyadi (2001, h.556), metode pencatatan terdiri dari :

1. Metode mutasi persediaan (perpetual inventory method)

Dalam metode ini, setiap mutasi dicatat dalam kartu persediaan.

Metode ini cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam

perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan dengan metode

harga pokok pesanan.

2. Metode persediaan fisik (physical inventory method)

Dalam metode ini, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja

yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena

pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Untuk mengetahui

berapa harga pokok persediaan yang dipakai atau dijual, harus

dilakukan dengan perhitungan fisik sisa persediaan yang masih ada di

gudang pada akhir periode akuntansi. Cocok digunakan dalam

penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok

produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok proses.

49

Menurut Beisel (1993, h.280), ada 2 (dua) metode yang biasanya

digunakan untuk perusahaan yang bergerak dibidang retail :

1. Metode Stock Sales Ratio (SSR)

Metode ini biasanya digunakan untuk perusahaan yang bergerak

dibidang retail dalam perencanaan stock setiap bulannya.

B.O.M. Stock = Planned sales x desired stock-sales ratio

Metode ini dapat digunakan untuk toko, department atau klasifikasi

barang dengan sebuah department. Para pengusaha retail dapat

membandingkan rasio mereka dengan periode keseluruhan atau dengan

ratio dari beberapa toko.

2. Open To Buy

Pembeli harus mengetahui semua waktu dalam jumlah yang

tersedia untuk membeli barang-barang baru dalam satu bulan atau

setiap season. Jumlah ini disebut Open To Buy (OTB). OTB tidak sama

dengan jumlah untuk rencana pembelian. Walaupun OTB berbeda

antara rencana pembelian dan pembelian yang sudah dibuat. Metode ini

menggunakan rumus :

OTB = Planned sales + Planned reductions + Planned E.O.M.

stock – Current inventory – Outstanding orders

50

OTB : Open To Buy

Planned sales : Rencana penjualan

Planned reduction : Rencana reduksi

Planned E.O.M. stock : Rencana stok akhir bulan

Current inventory : Persediaan saat ini

Outstanding orders : Order masih dalam perjalanan (on order)