6

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 TEORI UTAMA / BASIS DATA

2.1.1 Basis Data

Menurut Elmasri dan Navathe (1994, p2), data merupakan fakta-fakta yang

telah diketahui untuk dapat disimpan dan yang mempunyai arti yang mutlak atau

selengkapnya. Pengertian data, informasi, dan sistem informasi menurut Turban E. et

al (2003, p15), data adalah fakta-fakta yang belum diolah atau gambaran-gambaran

lebih lanjut dari benda-benda, kejadian-kejadian, kegiatan-kegiatan, dan transaksi-

transaksi yang ditangkap, direkam, disimpan dan diklasifikasikan, tetapi tidak

disusun untuk menyampaikan arti khusus lainnya. Informasi adalah sebuah

kumpulan dari fakta-fakta (data) yang disusun di dalam beberapa cara, jadi

kumpulan fakta tersebut bisa berarti bagi penerimanya. Sistem Informasi adalah

sebuah sistem yang mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menganalisa, dan

menyebarkan informasi untuk sebuah tujuan tertentu.

Menurut Connolly dan Begg (2002, p14), basis data merupakan kumpulan

hubungan yang masuk akal dari data atau deskripsi data yang dapat digunakan

bersama dan dibuat untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Secara logika, hubungan antar data terdiri dari entitas-entitas, atribut, dan

relationship dari informasi organisasi atau perusahaan.

Pengertian basis data menurut Date (1990, p10), adalah suatu koleksi atau

kumpulan data yang persisten digunakan oleh sistem aplikasi dari suatu perusahaan.

Yang dimaksud dengan persisten adalah data yang berbeda satu dengan yang lainnya

7

dan biasanya merupakan data yang bersifat sementara. Sedangkan pengertian basis

data menurut Jogiyanto (1990, p13), basis data merupakan kumpulan dari data yang

saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras

komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

Dalam praktek, penggunaan istilah basis data menurut Elmasri dan Navathe

(1994, p2), lebih dibatasi pada arti implisit yang khusus, yaitu:

1. Basis data merupakan penyajian suatu aspek dari dunia nyata.

2. Basis data merupakan kumpulan data dari berbagai sumber yang secara logika

mempunyai arti implisit. Sehingga data yang terkumpul secara acak dan tanpa

mempunyai arti, tidak dapat disebut basis data.

3. Basis data perlu dirancang, dibangun, dan data dikumpulkan untuk suatu tujuan.

Basis data dapat digunakan oleh beberapa pemakai dan beberapa aplikasi yang

sesuai dengan kepentingan pemakai.

Dari batasan tersebut, dapat dikatakan bahwa basis data mempunyai berbagai

sumber data dalam pengumpulan data bervariasi derajat interaksi kejadian dari dunia

nyata, dirancang dan dibangun agar dapat digunakan oleh beberapa pemakai untuk

berbagai kepentingan.

Menurut Connolly dan Begg (2002, p16), DBMS (Database Management

System) adalah sistem software yang memungkinkan atau mengijinkan pengguna

untuk mendefinisikan, membuat, memelihara basis data, dan menyediakan akses

kontrol kepada basis data. Sedangkan menurut Elmasri dan Navathe (1994, p2),

sebuah DBMS merupakan sebuah kumpulan dari program-program yang

memungkinkan atau mengijinkan pengguna untuk menciptakan dan memelihara

sebuah basis data. Oleh sebab itu, suatu DBMS adalah sebuah sistem general-

8

purpose software (software bertujuan umum) yang memudahkan proses-proses

penentuan, pembangunan, dan pelaksanaan manipulasi data pada banyak basis data

untuk berbagai macam aplikasi.

Menurut Connolly dan Begg (2002, p18), komponen-komponen dari DBMS:

1. Data

Data pada sebuah sistem basis data baik itu sistem single-user maupun sistem

multi-user harus terintegrasi (terhubung) dan dapat digunakan bersama.

2. Hardware

Terdiri dari:

a. Penyimpanan permanen (magnetic disk atau hard disk), perangkat I/O

(contohnya : disk drives), Device Controller, I/O Channels, dan lainnya.

b. Hardware processor dan main memory, digunakan untuk mendukung saat

eksekusi sistem software basis data.

3. Software

DBMS, sistem operasi (seperti Microsoft Windows atau Linux), network

software (jika diperlukan) dan program aplikasi pendukung lainnya.

4. Users

a. Application Programmers, bertanggung jawab untuk membuat aplikasi basis

data dengan menggunakan bahasa pemrograman yang ada, seperti: C++,

Java, dan lainnya.

9

b. End Users, siapapun yang berinteraksi dengan sistem secara online melalui

workstation atau terminal.

c. DA (Data Administrator), seseorang yang berwenang untuk membuat

keputusan stategis dan kebijakan mengenai data yang ada, DBA (Database

Administrator), menyediakan dukungan teknis untuk implementasi keputusan

tersebut, dan bertanggungjawab atas keseluruhan kontrol sistem pada

tingkatan teknis.

Keuntungan DBMS menurut Connolly dan Begg (2002, p25):

1. Penggunaan data bersama (sharing of data)

2. Mengurangi kerangkapan data

3. Menghindari ketidakkonsistenan data

4. Integritas data terpelihara

5. Keamanan terjamin

6. Penyimpanan data dalam jumlah yang besar

7. Penetapan standarisasi

8. Meningkatkan produktivitas

9. Layanan Back up dan Recovery semakin baik

Kerugian DBMS menurut Connolly dan Begg (2002, p29):

1. Rumit

10

Karena penetapan fungsi dari DBMS yang baik, menyebabkan DBMS menjadi

software yang cukup rumit. Seluruh user harus mengetahui fungsi-fungsi yang

ada dengan baik, sehingga dapat memperoleh manfaatnya.

2. Ukuran

Kerumitan dan banyaknya fungsi yang ada menyebabkan DBMS memerlukan

banyak software pendukung yang mengakibatkan penambahan tempat

penyimpanan dan memori.

3. Biaya DBMS

4. Biaya tambahan hardware

5. Biaya konversi

6. Penampilan (performance)

Pada dasarnya DBMS dibuat untuk menyediakan banyak aplikasi, akibatnya

mungkin beberapa aplikasi akan berjalan tidak seperti biasanya.

7. Dampak yang tinggi dari kegagalan

Karena sistem yang terpusat, jika seluruh pengguna dan aplikasi terakses dari

DBMS maka kerusakan pada bagian manapun dari sistem, akan menyebabkan

operasi terhenti.

2.1.2 Perkembangan Database

Pada awalnya, perusahaan-perusahaan yang ada masih menggunakan sistem

operasional secara manual, yaitu semua proses penyimpanan barang, transaksi-

transaksi pembelian, penjualan, dan lain-lain masih dicatat secara langsung dan

11

untuk data penyimpanan barang masih ditempatkan pada sistem pembukuan saja.

Namun pada saat sekarang ini, semua proses-proses tersebut sudah dilakukan

menggunakan sistem komputerisasi, seperti sistem basis data untuk menyimpan

data-data, aplikasi-aplikasi yang dibuat dan terhubung dengan basis data untuk

melakukan transaksi-transkasi yang dilakukan suatu perusahaan, dan lain

sebagainya.

Basis data pada saat sekarang ini sudah merupakan suatu bagian penting bagi

perusahaan untuk memenuhi kebutuhan penyimpanan data. Basis data juga sudah

mengalami beberapa perkembangan yang sangat penting dengan menggunakan

aplikasi-aplikasi yang dibuat dari masing-masing perusahaan. Aplikasi basis data

adalah program sederhana yang berinteraksi dengan basis data pada nilai tertentu

dalam eksekusinya. Kita juga menggunakan istilah sistem basis data untuk

memasukkan koleksi dari program-program aplikasi yang berinteraksi dengan basis

data.

2.1.3 Daur Hidup Database (Database Lifecycle)

Menurut Connolly dan Begg (2002, p271), sistem basis data adalah komponen

penting dari suatu sistem informasi sebuah perusahaan atau organisasi yang besar.

Aplikasi daur hidup basis data adalah pengumpulan pewarisan dengan daur hidup

dari sistem informasi. Sebagai contoh, masalah yang dihadapi selama perancangan

basis data mengharuskan penambahan koleksi dan analisis kebutuhan.

Untuk aplikasi basis data yang kecil, dengan jumlah pengguna yang sedikit,

tidak dibutuhkan daur hidup yang kompleks. Bagaimanapun, saat merancang

aplikasi basis data menengah sampai yang besar dengan sepuluh sampai seribu

12

pengguna, menggunakan ratusan dari query dan aplikasi program, daur hidup dapat

menjadi kompleks sekali.

Menurut Connolly dan Begg (2002, p273), berikut ini adalah tahapan-tahapan

dari aplikasi daur hidup basis data beserta aktivitas-aktivitas utama yang dilakukan

oleh setiap tahapnya:

1 Database planning

Merencanakan bagaimana tahapan-tahapan daur hidup basis data dapat

direalisasikan dengan efisien dan efektif.

2 System definition

Menspesifikasikan jangkauan dan batasan-batasan dari aplikasi basis data,

pengguna basis data, dan area-area aplikasi.

3 Requirements collection and analysis

Mengkoleksi dan menganalisis kebutuhan pengguna dan area-area aplikasi.

4 Database design

Merancang konseptual, logikal, dan fisikal dari basis data.

5 DBMS selection (optional)

Memilih DBMS yang cocok untuk aplikasi basis data.

6 Application design

Merancang user interface dan program aplikasi yang akan menggunakan dan

memproses basis data.

7 Prototyping (optional)

membangun sebuah model kerja untuk aplikasi basis data yang memungkinkan

perancang atau pengguna untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi bentuk

serta fungsi akhir dari sistem.

13

8 Implementation

Membuat definisi basis data eksternal, konseptual, dan internal serta program-

program aplikasi.

9 Data conversion and loading

Mengisi data dari sistem yang lama ke sistem yang baru.

10 Testing

Aplikasi basis data diuji terhadap kesalahan dan divalidasi terhadap spesifikasi

kebutuhan pengguna.

11 Operational Maintenance

Aplikasi basis data diimplementasikan secara penuh. Sistem tersebut ditinjau dan

dirawat secara terus menerus. Saat dibutuhkan, maka permintaan-permintaan

baru akan dimasukkan ke dalam aplikasi basis data melalui tahap-tahap daur

hidup sebelumnya.

Berikut ini adalah gambar tahapan-tahapan aplikasi daur hidup basis data

menurut Connolly dan Begg (2002, p272):

14

Gambar 2.1 Tahapan Aplikasi Daur Hidup Basis Data

15

2.1.4 Entity-Relationship

Menurut Connolly dan Begg (2002, p330), salah satu bagian yang sulit dalam

perancangan basis data adalah suatu fakta bahwa para perancang, pembuat-pembuat

program, dan end-user cenderung untuk melihat data dan menggunakannya dengan

cara-cara yang berbeda. Kecuali kalau kita memperleh sebuah pemahaman sama

yang mencerminkan bagaimana suatu perusahaan beroperasi, suatu perancangan

yang kita hasilkan akan gagal untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan user. Untuk

meyakinkan bahwa kita mendapat sebuah pemahaman yang tepat dari suatu data dan

bagaimana data tersebut digunakan oleh suatu perusahaan, kita harus mempunyai

sebuah model untuk membuat komunikasi yang non teknikal dan tidak bersifat

ambigu. Entity-Relationship (ER) adalah salah satu contohnya.

Pemodelan ER adalah sebuah pendekatan top-down untuk perancangan basis

data yang dimulai dengan mengidentifikasi suatu data penting yang disebut entitas-

entitas dan relationships diantara suatu data yang harus direpresentasikan dalam

suatu model. Lalu kita menambah perincian-perincian lagi seperti suatu informasi

yang ingin kita ambil tentang suatu entitas-entitas dan relationships yang disebut

atribut-atribut dan batasan-batasan yang lain pada suatu entitas-entitas, relationships,

dan atribut-atribut.

Berikut ini adalah notasi Entity-Relationship Modelling menurut Connolly dan

Begg (2002, p333-335):

16

Gambar 2.2 Notasi Entity-Relationship Modelling

Pengertian Multiplicity menurut Connolly dan Begg (2002, p350) adalah

sejumlah kemungkinan kejadian-kejadian dari sebuah tipe entitas di dalam sebuah

hubungan n-nary ketika nilai-nilai yang lain (n-1) ditentukan. Multiplicity biasanya

terdiri dari dua batasan terpisah, yaitu:

a. Cardinality: Mendeskripsikan jumlah maksimum dari kemungkinan kejadian-

kejadian yang saling berhubungan untuk sebuah partisipasi entitas dalam proses

penentuan tipe relationship.

b. Participation: Menentukan apakah semua kejadian-kejadian entitas akan ikut

berpartisipasi dalam sebuah relationship atau hanya beberapa saja yang ikut

berpartisipasi.

Jenis-jenis multiplicity menurut Connolly dan Begg (2002, p345) adalah:

1. One-to-One (1 : 1) Relationships

A B Relate to

Entity Name

Relationship Name

17

Gambar 2.3 One-to-One Relationships

Pada gambar 2.3, kita bisa melihat bahwa A hanya terhubung One-to-One (1 :

1) dengan C, dan B hanya terhubung One-to-One (1 : 1) dengan D. Jadi dari gambar

tersebut kita dapat menulis notasi multiplicity-nya dengan gambar di bawah ini.

Gambar 2.4 Notasi One-to-One Relationships

2. One-to-Many (1 : *) Relationships

Gambar 2.5 One-to-Many Relationships

A •

B •

C •

• D

• E

• F

r1 • r2 • r3 •

Group 1 Relate to Group 2

A •

B •

• C

• D

r1 • • r2

Group 1 Relate to Group 2

Group 1 Group 2 Relate to

1..1 1..1

Multiplicity

18

Pada gambar 2.5, kita bisa melihat bahwa B terhubung One-to-Many (1 : *)

dengan D dan E. Jadi dari gambar tersebut kita dapat menulis notasi multiplicity-nya

dengan gambar di bawah ini.

Gambar 2.6 Notasi One-to-Many Relationships

3. Many-to-Many (* : *)Relationships

Gambar 2.7 Many-to-Many Relationships

Pada gambar 2.7, kita bisa melihat bahwa A terhubung One-to-Many (1 : *)

dengan D dan E. Sedangkan E terhubung One-to-Many (1 : *) dengan A dan B. Jadi

dari entitas Group 1 (value-nya A dari gambar di atas) dan Group 2 (value-nya E dari

A •

B •

C •

• D

• E

• F

• G

r1 • r2 • r3 • r4 •

Group 1 Relate to Group 2

Group 1 Group 2 Relate to

1..1 0..*

Multiplicity

19

gambar di atas) terhubung Many-to-Many (* : *). Dari gambar tersebut kita dapat

menulis notasi multiplicity-nya dengan gambar di bawah ini.

Gambar 2.8 Notasi Many-to-Many Relationships

2.1.5 Keys

Menurut Connolly dan Begg (2002, p340), Keys memiliki peran yang sangat

penting untuk menghubungkan satu objek dengan objek yang lainnya. Keys

diletakkan pada suatu atribut yang telah ditentukan kedudukannya, agar dapat

dihubungkan dengan atribut pada entitas yang lain.

Beberapa jenis keys yang biasa digunakan, menurut Connolly dan Begg (2002,

p340), antara lain:

1. Candidate key

candidate key yaitu himpunan atribut minimal yang secara unik

mengidentifikasikan tiap-tiap keberadaan suatu tipe entitas.

2. Primary key

Primary key yaitu candidate key yang dipilih secara unik untuk

mengidentifikasikan tiap-tiap keberadaan suatu tipe entitas.

3. Foreign key

Group 1 Group 2 Relate to

0..* 1..*

Multiplicity

20

Foreign key yaitu himpunan atribut dalam suatu relasi yang cocok dengan

candidate key dari beberapa relasi.

4. Alternate key

Alternate key yaitu candidate key yang tidak terpilih menjadi primary key.

2.1.6 Normalisasi

Menurut Connolly dan Begg (2002, p376), normalisasi adalah sebuah teknik

untuk menghasilkan sebuah kumpulan dari relasi-relasi dengan atribut-atribut yang

diinginkan, yang berdasarkan kebutuhan-kebutuhan data sebuah perusahaan.

Tujuan normalisasi menurut Petroutsos (2000, p65) adalah:

1. Membuat sekecil mungkin kerangkapan data

2. Menghindari adanya data yang tidak konsisten terutama bila dilakukan

penghapusan, atau penambahan data sebagai akibat adanya kerangkapan data

3. Menjamin bahwa identitas tabel secara tunggal sebagai determinan semua

atribut.

Tahapan normalisasi menurut Connolly dan Begg (2002, p386), adalah sebagai

berikut:

1. Unnormalized (UNF), sebuah tabel yang berisi satu atau lebih grup yang

berulang. Yang dimaksud grup yang berulang itu adalah atribut-atribut yang

multivalued.

2. Normalisasi pertama (1NF), menghilangkan perulangan. Sebuah relasi dimana

setiap baris dan kolom hanya berisi satu nilai saja.

Bentuk Normal pertama ini, dicapai apabila setiap nilai atribut adalah tunggal.

Kondisi ini dapat diperoleh dengan melakukan eliminasi terhadap terjadinya data

21

ganda (repeating groups). Pada kondisi normal pertama ini kemungkinan masih

terjadi adanya data rangkap.

3. Normalisasi kedua (2NF), bentuk ini mempunyai syarat yaitu data harus

memenuhi kriteria 1NF dan setiap data barang yang bukan key harus bergantung

secara fungsional pada primary key-nya.

Bentuk normal kedua adalah berdasarkan konsep ketergantungan fungsional

penuh (full functional dependency). Full functional dependency dinyatakan jika

A dan B adalah atribut dari suatu relasi, B adalah fungsional ketergantungan

penuh (fully functional dependency) pada A jika B adalah secara fungsional

bergantung pada A, tetapi bukan merupakan himpunan bagian dari A. Bentuk

normal kedua menciptakan sebuah relasi pada bentuk normal pertama dan semua

atribut yang bukan primary key adalah fungsional tergantung penuh pada

primary key.

4. Normalisasi ketiga (3NF), sebuah relasi dalam bentuk normal pertama dan kedua

serta setiap atribut bukan key yang bergantung secara transitif kepada bukan key

juga.

Bentuk normal ketiga adalah berdasarkan pada konsep peralihan ketergantungan

(transitive dependency). Transitive dependency adalah sebuah kondisi dimana A,

B, dan C adalah atribut dari sebuah relasi bahwa jika A B dan B C, maka C

adalah transitive dependent pada A melewati B (menyatakan bahwa A bukan

functional dependent pada B atau C). Pada bentuk normal ketiga, sebuah relasi

pada bentuk normal pertama dan kedua serta dimana tidak ada atribut non-

primary key secara transitif bergantung (transitively dependent) pada primary

key.

22

5. Normalisasi Boyce-Codd (Boyce-Codd Normal Form / BCNF), suatu relasi

dinyatakan BCNF, jika dan hanya jika setiap determinannya adalah sebuah

candidate key.

Untuk menguji apakah suatu relasi sudah dalam BCNF, dilakukan identifikasi

semua determinan dan memastikan bahwa determinan tersebut adalah candidate

key. Determinan adalah sebuah atribut, atau kumpulan atribut, dimana beberapa

atribut yang lain masih bergantung secara fungsional penuh (fully functionally

dependent).

Perbedaan antara 3NF dan BCNF dalam hal functional dependency. A B, 3NF

mengijinkan ketergantungan ini dalam sebuah relasi jika B adalah atribut

primary key dan A bukan candidate key. Sedangkan dalam BCNF

ketergantungan ini tetap ada di dalam sebuah relasi, dimana A harus sebuah

candidate key.

6. Normalisasi keempat (4NF), sebuah relasi dalam BCNF dan tidak mengandung

ketergantungan multi-valued nontrivial (nontrivial multi-valued dependencies).

Bentuk normal keempat merupakan bentuk yang lebih kuat dari BCNF dimana

4NF mencegah relasi dari nontrivial multi-valued dependency dan data

redundancy. Normalisasi dari BCNF ke 4NF meliputi pemindahan multi-valued

dependency dari relasi dengan menempatkan atribut dalam sebuah relasi baru

bersama dengan determinan.

Multi-valued dependency menggambarkan ketergantungan antara atribut-atribut

dalam suatu relasi.

7. Normalisasi kelima (5NF), sebuah relasi yang tidak mempunyai ketergantungan

gabungan (join dependency).

23

Join dependency menggambarkan sebuah tipe ketergantungan. Sebagai contoh,

untuk sebuah relasi R dengan subset-subset atribut dari R yang dimisalkan

dengan A, B, ..., Z , sebuah relasi R menunjukkan join dependency, jika dan

hanya jika, setiap nilai dari R sama dengan gabungan dari proyeksi-proyeksinya

pada A, B, ..., Z.

Adapun anomali atau penyimpangan di dalam melakukan perubahan terhadap

data yang ada pada suatu tabel. Ada 3 anomali atau penyimpangan menurut

Connolly dan Begg (2002, p377), yaitu:

1. Insertion Anomalies

a. Penyimpangan yang terjadi ketika ingin memasukkan suatu data baru yang

bersifat foreign key maka harus memasukkan detil dari data tersebut secara

berulang apabila ada data yang sama. Tujuannya untuk mencegah terjadinya

ketidakkonsistenan data.

b. Penyimpangan yang terjadi ketika ingin memasukkan suatu data baru yang

bersifat foreign key, tetapi primary key dari data tersebut belum bisa

dimasukkan karena alasan tertentu. Ini melanggar aturan dari integrity

constraints, yaitu entity integrity (dalam sebuah relasi, atribut primary key

tidak boleh bersifat null)

2. Deletion Anomalies

Penyimpangan yang terjadi apabila ingin menghapus suatu data di mana data

tersebut merupakan foreign key dari tabel gabungan dan tidak ada duplikasi dari

foreign key tersebut, maka detil dari foreign key tersebut akan bebar-benar hilang

dari basis data.

3. Modification Anomalies

24

Penyimpangan yang terjadi apabila ingin mengubah suatu detil data foreign key

pada tabel gabungan maka harus mengubah detil data foreign key pada setiap

baris lainnya sesuai dengan data foreign key yang diubah.

2.1.7 Database Design

Menurut Connolly dan Begg (2002, p279), Database design (perancangan

basis data) adalah proses pembuatan sebuah perancangan untuk suatu basis data yang

akan mendukung operasi dan tujuan suatu perusahaan. Proses perancangan basis data

menurut Connolly dan Begg (2002, p419), terdiri dari tiga tahap utama, yang

pertama yaitu, perancangan konseptual basis data adalah proses untuk membuat

sebuah model informasi yang digunakan dalam suatu perusahaan, serta bebas dari

semua pertimbangan fisik. Yang kedua yaitu, perancangan logikal basis data adalah

proses untuk membuat sebuah model informasi yang digunakan dalam suatu

perusahaan, berdasarkan suatu data model spesifik, namun bebas dari DBMS

tertentu dan pertimbangan fisik lainnya. Dan yang ketiga yaitu, perancangan fisikal

basis data adalah proses untuk menghasilkan sebuah gambaran dari

pengimplementasian basis data pada secondary storage, menggambarkan hubungan

dasarnya, pengaturan file, pengindeksan yang digunakan untuk memenuhi akses data

yang efisien, batasan integritas terkait lainnya, dan pengukuran keamanan.

Berikut ini merupakan langkah-langkah metodologi dari perancangan basis

data, menurut Connolly dan Begg (2002, p420):

1. Perancangan konseptual basis data

Langkah 1 : Membuat data model lokal yang konseptual untuk setiap tampilan

1.1 : Mengidentifikasikan tipe-tipe dari entitas

25

1.2 : Mengidentifikasikan tipe-tipe dari relationship

1.3 : Mengidentifikasikan dan mengasosiasikan atribut dengan tipe-tipe

entitas atau relationship

1.4 : Menentukan atribut domain

1.5 : Menentukan candidate key dan primary key

1.6 : Pertimbangkan penggunaan konsep enhanced modelling (optional

step)

1.7 : Periksa model yang redundancy

1.8 : Memvalidasikan model konseptual lokal terhadap transaksi

pengguna

1.9 : Melihat kembali data model konseptual lokal dengan pengguna

2 Perancangan logikal basis data untuk model relasional

Langkah 2 : Membuat dan memvalidasikan data model lokal yang logikal untuk

setiap tampilan

2.1 : Hilangkan fitur-fitur yang tidak kompatibel dengan model relasional

(optional step)

2.2 : Turunkan relasi-relasi untuk data model logikal lokal

2.3 : Memvalidasikan relasi-relasi menggunakan normalisasi

2.4 : Memvalidasikan relasi-relasi terhadap transaksi pengguna

2.5 : Menentukan integrity constraints (batasan-batasan yang diberlakukan

dalam rangka menjaga suatu database agar tidak berubah menjadi

tidak konsisten)

2.6 : Melihat kembali data model logikal lokal dengan pengguna

Langkah 3 : Membuat dan memvalidasikan data model global yang logikal

26

3.1 : Menggabungkan data model logikal lokal menjadi model global

3.2 : Memvalidasikan data model logikal global

3.3 : Periksa untuk perkembangan mendatang

3.4 : Melihat kembali data model logikal global dengan pengguna

3 Perancangan fisikal basis data untuk basis data relasional

Langkah 4 : Mengubah data model global yang logikal untuk target DBMS

4.1 : Merancang relasi-relasi dasar

4.2 : Merancang representasi data turunan

4.3 : Merancang enterprise constraints

Langkah 5 : Merancang representasi fisik

5.1 : Analisa transaksi-transaksi

5.2 : Memilih pengorganisasian file

5.3 : Memilih pengindeksan-pengindeksan

5.4 : Memperkirakan kebutuhan disk space

Langkah 6 : Merancang tampilan pengguna

Langkah 7 : Merancang mekanisme keamanan

Langkah 8 : Mempertimbangkan pengenalan dari kontrol pengulangan

Langkah 9 : Mengawasi dan mengatur sistem operasional.

2.1.8 Data Definition Language (DDL)

Menurut Martina (2003, p58), DDL merupakan bagian dari sistem manajemen

basis data, dipakai untuk mendefinisikan dan mengatur semua atribut dan properti

dari sebuah basis data. DDL digunakan untuk mendefinisikan basis data, tabel, dan

view. Berikut ini adalah beberapa pernyataan yang termasuk dalam DDL, yaitu:

27

1. Create Table

Digunakan untuk membuat tabel dengan mengidentifikasikan tipe data untuk

tiap kolom.

2. Alter Table

Digunakan untuk menambah dan menghapus kolom dan konstrain.

3. Drop Table

Menghapus tabel beserta semua data yang terkait di dalamnya.

4. Create Index

Digunakan untuk membuat indeks pada suatu tabel.

5. Drop Index

Digunakan untuk menghapus indeks yang sudah dibuat sebelumnya.

2.1.9 Data Manipulation Language (DML)

Menurut Martina (2003, p60), DML digunakan untuk menampilkan,

menambah, mengubah, dan menghapus data dalam objek-objek yang didefinisikan

oleh DDL. Berikut ini adalah beberapa pernyataan yang termasuk dalam DML,

yaitu:

1. Select

Digunakan untuk menampilkan sebagian atau seluruh isi dari suatu tabel dan

menampilkan kombinasi isi dari beberapa tabel.

2. Update

Digunakan untuk mengubah isi satu atau beberapa atribut dari suatu tabel.

3. Insert

28

Digunakan untuk menambah satu atau beberapa baris nilai baru ke dalam suatu

tabel.

4. Delete

Digunakan untuk menghapus sebagian atau seluruh isi dari tabel.

2.1.10 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Igor Hawryszkiewycz (1998, p143), pengertian DFD (Data Flow

Diagram) adalah sebuah metode atau cara untuk menggambarkan bagaimana data

mengalir atau berjalan di dalam sebuah sistem. Data Flow Diagram menggunakan

sejumlah simbol untuk mewakili sistem-sistem. Kebanyakan metode-metode

pemodelan aliran data menggunakan empat macam simbol untuk mewakili

komponen-komponen sistem. Komponen sistemnya yaitu:

1. Proses, adalah suatu representasi tentang apa yang sistem-sistem lakukan. Setiap

proses memiliki satu atau lebih input-input data dan menghasilkan satu atau lebih

output-output data.

2. Entitas Eksternal, adalah sebuah objek diluar batasan dari suatu sistem. Entitas

Eksternal yang menyuplai atau memberikan data ke dalam sebuah sistem

kadang-kadang disebut sources. Entitas Eksternal yang menggunakan data dari

suatu sistem kadang-kadang disebut sinks.

3. Penyimpanan data, adalah sebuah komponen dari suatu DFD yang

menggambarkan suatu penyimpanan data di dalam suatu sistem.

4. Aliran data, adalah data yang mengalir antara proses-proses, penyimpanan-

penyimpanan data, dan entitas-entitas eksternal. Aliran-aliran dari data di dalam

suatu sistem bisa berlaku:

29

a. Antara dua Proses

b. Dari sebuah Penyimpanan Data ke sebuah Proses

c. Dari sebuah Proses ke sebuah Penyimpanan Data

d. Dari sebuah sources ke sebuah Proses

e. Dari sebuah Proses ke sebuah sinks.

Simbol yang ada:

Konteks Diagram menurut Igor Hawryszkiewycz (1998, p144), adalah diagram

yang menunjukkan masukkan (input) dan keluaran (output) dari suatu sistem.

2.1.11 State Transition Diagram STD

Menurut Hoffer. J. A. et al (1996, p364), State Transition Diagram adalah

suatu diagram yang menggambarkan bagaimana suatu proses dihubungkan satu sama

lain dalam waktu yang bersamaan. State Transition Diagram digambarkan dengan

Mewakili Proses

Mewakili Eksternal Entitas

Mewakili Penyimpanan Data

Mewakili Aliran Data atau Data Flow

30

sebuah state yang berupa komponen sistem yang menunjukan bagaimana kejadian-

kejadian tersebut dari satu state ke state lain.

Ada dua macam simbol yang menggambarkan proses dalam State Transition

Diagram (STD), yaitu:

1. Gambar persegi panjang menunjukan state dari sistem

Mewakili State dalam STD

2. Gambar panah menunjukan transisi antar state. Tiap panah diberi label dengan

ekspresi aturan. Label yang di atas menunjukan kejadian atau kondisi yang

menyebabkan transisi yang terjadi. Label yang dibawah menunjukan aksi yang

terjadi akibat dari kejadian tadi.

Mewakili Transisi dalam STD

2.2 TEORI PENDUKUNG

2.2.1 Penjualan

Menurut Swatsha (1989, p8), penjualan adalah ilmu dan seni mempengaruhi

pribadi yang dilakukan oleh penjualan untuk mengajak orang lain agar bersedia

membeli barang atau jasa yang ditawarkannya.

Fungsi yang terkait dengan sistem penjualan adalah:

1. Fungsi penjualan, bertanggung jawab untuk menerima order, mengedit order,

meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan bertanggung

jawab atas transaksi penjualan.

31

2. Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan dan menyiapkan barang

yang dipesan dan mengirimkan ke bagian pengiriman.

3. Fungsi pengiriman, bertanggung jawab untuk menyerahkan barang ke pelanggan

berdasarkan surat order pengiriman yang diterima dari bagian penjualan.

Sistem informasi penjualan terbentuk prosedur-prosedur yang bekerja satu

sama lainnya untuk mencapai tujuan. Prosedur-prosedur yang membentuk sistem

informasi penjualan adalah:

1. Prosedur Order Penjualan

Dalam prosedur ini bagian order penjualan menerima order dari pembeli dan

menambah informasi penting pada surat order. Bagian ini kemudian

mengirimkan kepada bagian kredit untuk meminta persetujuan kredit. Setelah

disetujui bagian penjualan mengisi faktur penjualan dan surat order pengiriman

ke bagian yang terkait.

2. Prosedur Pengiriman

Bagian pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan

informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari

bagian order penjualan.

3. Prosedur Distribusi Penjualan

Yaitu mendistribusi data-data penjualan menurut informasi yang diperlukan

manajemen.

Dokumen yang digunakan menurut Mulyadi (1993, p216) adalah sebagai

berikut:

1. Surat order pengiriman dan tembusannya

2. Faktur dan tembusannya

32

3. Rekapitulasi harga pokok penjualan

4. Bukti memorial.

Informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen dari transaksi penjualan

adalah sebagai berikut:

1. Jumlah pendapatan penjualan menurut produk atau kelompok produk persatuan

waktu

2. Jumlah piutang setiap debitur dari transaksi penjualan

3. Jumlah harga pokok yang dijual

4. Nama dan alamat pembeli

5. Kuantitas barang yang dijual

6. Nama wiraniaga yang melakukan.

2.2.2 Pembelian

Pembelian dilakukan untuk memenuhi kebutuhan. Pemenuhan kebutuhan

tersebut ada dua macam:

1. Dikonsumsikan, umumnya oleh perusahaan industri dan rumah tangga.

2. Dijual kembali, meskipun tujuannya berbeda, bagaimanapun sifatnya adalah

membeli barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan.

Menurut Mulyadi (1993, p301), pembelian adalah suatu usaha yang digunakan

dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.

Menurut Assauri (1993, p205), pembelian merupakan salah satu fungsi yang

penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan yang dibebani tanggung jawab

untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu

dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku.

33

Secara umum definisi pembelian adalah usaha pengadaan barang atau jasa

dengan tujuan yang akan digunakan sendiri, untuk kepentingan proses produksi

maupun untuk dijual kembali, baik dengan atau tanpa proses, dalam proses

pembelian yang ada, agar kegiatan pembelian dapat dilakukan dengan benar. Jenis

transaksi dalam pembelian dibedakan menjadi 2, yaitu:

a. Pembelian Tunai yaitu jenis transaksi, dimana pembayaran langsung dilakukan

pada saat penerimaan barang.

b. Pembelian kredit yaitu jenis transaksi, dimana pembayaran tidak dilakukan pada

saat penyerahan barang, tetapi dilakukan selang beberapa waktu sesuai perjanjian

dengan pihak pemasok.

Sedangkan berdasarkan jenis pemasok, pembelian dibedakan menjadi 2, yaitu:

a. Pembelian lokal, yaitu pembelian dari pemasok dalam negeri.

b. Pembelian impor, yaitu pembelian yang dilakukan dari pemasok luar negeri.

Fungsi pembelian pada perusahaan industri adalah melakukan pembelian bahan

baku yang sesuai dengan kebutuhan proses produksi. Dalam melaksanakan

pembelian ada beberapa faktor yang harus diperhatikan yaitu mutu bahan baku atau

barang jadi, jumlah bahan yang dibutuhkan, waktu, serta harga bahan. Untuk dapat

melaksanakan fungsi pembelian secara efektif dan efisien dibutuhkan adanya

kemampuan dari bagian pembelian. Pengawasan perlu dilakukan terhadap

pelaksanaan fungsi ini, karena pembelian menyangkut investasi dana dalam

persediaan dan kelancaran arus barang ke dalam perusahaan. Di samping itu, untuk

menghindari praktek-praktek yang tidak sehat dalam fungsi pembelian

Menurut Mulyadi (1993, p302), fungsi yang terkait dalam sistem pembelian

adalah:

34

a. Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian

sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan

barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

b. Fungsi pembelian, bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai

harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan

mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

c. Fungsi penerimaan, bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap

jenis, mutu, dan kuantitas bahan yang diterima dari pemasok untuk menentukan

dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

Menurut Mulyadi (1993, p303-305), jaringan prosedur yang membentuk sistem

pembelian adalah:

1. Prosedur permintaan pembelian, dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan

permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi

pembelian.

2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, fungsi pembelian

mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok untuk

memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian

yang lain untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai

pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

3. Prosedur order pembelian, fungsi pembelian mengirim surat order pembelian

kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi

lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh

perusahaan.

35

4. Prosedur penerimaan barang, dalam prosedur ini fungsi penerimaan barang

melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu bahan yang

diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang

untuk menyatakan penerimaan dari pemasok tersebut.

5. Prosedur distribusi pembelian, prosedur ini meliputi distribusi rekening yang

didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan

manajemen.

Menurut Mulyadi (1993, p305-311), informasi yang diperlukan oleh

manajemen dari kegiatan pembelian adalah:

a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (Re-order Point)

b. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok

c. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok

d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu

e. Total utang dagang pada tanggal tertentu

f. Tambahan kualitas dan harga pokok persediaan dari pembeli.

Berikut ini dokumen yang digunakan adalah:

a. Surat permintaan pembelian, formulir ini diisi oleh fungsi gudang atau fungsi

pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang

dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang disebutkan dalam surat tersebut, dan

biasanya terdiri dari dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk

fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

b. Surat permintaan penawaran harga, digunakan untuk meminta penawaran harga

bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang

menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

36

c. Surat order pembelian, digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang

telah terpilih.

d. Laporan penerimaan barang, dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk

menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,

spesifikasi, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

e. Surat perubahan order pembelian, digunakan apabila terjadi perubahan terhadap

isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan.

Bukti kas keluar, dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar

pencatatan transaksi pembelian dan juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas

untuk pembayaran hutang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat

pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

2.2.3 Persediaan

Menurut Assauri (1993, p219), persediaan adalah aktiva yang meliputi barang-

barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha

yang normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau

proses produksi atau persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam

suatu proses produksi.

Menurut Handoko (1994, p333), persediaan adalah suatu istilah umum yang

menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang

disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Permintaan akan

sumber daya mungkin internal maupun eksternal. Ini meliputi persediaan bahan

mentah, barang dalam proses, barang jadi atau produk akhir, bahan-bahan pembantu

37

atau pelengkap, dan komponen-komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk

perusahaan.

Menurut Smith dan Skousen (1993, p326-327), persediaan adalah barang-

barang yang dimiliki untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan, serta untuk

perusahaan manufaktur, barang-barang yang tengah diproduksi atau ditempatkan di

dalam produksi.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah barang-barang

yang dibeli untuk diproduksi, serta dijual kembali dan habis dipakai oleh perusahaan.

Karena pentingnya peranan persediaan barang bagi perusahaan, kekayaan tersebut

haruslah berada dalam pengendalian dan pengawasan ketat.

Tujuan pengawasan persediaan menurut Rangkuti (1995, p9) adalah:

a. Menjaga agar jangan sampai kehabisan persediaan

b. Supaya pembentukan persediaan stabil

c. Menghindari pembelian secara kecil-kecilan (menjadi tidak efisien)

d. Pemesanan yang ekonomis.

Menurut Rangkuti (1995, p7-8), jenis-jenis persediaan menurut fungsinya

dapat dibedakan menjadi:

a. Batch stock atau Lot size inventory, yaitu persediaan yang diadakan karena

pembelian atau pembuatan bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang

lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu.

b. Fluctuation stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi

permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.

c. Anticipation stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi

permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pada maksimal yang terdapat

38

dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan atau

permintaan meningkat.

Jenis dan posisi barang menurut Rangkuti (1995, p14), dapat dibedakan

menjadi:

1. Persediaan bahan baku yaitu persediaan barang-barang berwujud seperti besi,

kayu serta komponen-komponen lainnya yang digunakan dalam proses produksi.

2. Persediaan bagian produk atau komponen yang dibeli, yaitu persediaan barang-

barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan

lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.

3. Persediaan barang-barang setengah jadi atau barang dalam proses, yaitu

persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam

proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu

diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.

Menurut Smith dan Skousen (1993, p329), ada dua sistem yang umum dipakai

dalam pencatatan persediaan akhir atau periode, yaitu dengan:

1. Sistem periodik, yaitu setiap akhir periode dilakukan perhitungan secara fisik

dalam menentukan jumlah persediaan akhir.

2. Sistem perseptual (Book Inventories), yaitu pencatatan dalam administrasi

persediaan. Setiap mutasi daripada persediaan sebagai akibat daripada pembelian

ataupun penjualan dicatat atau terlihat dalam kartu Administrasi Persediaan. Bila

metode ini yang dipakai, maka perhitungan secara fisik paling tidak setahun

sekali.