bab 1 - universitas bina darmaeprints.binadarma.ac.id/885/1/pengantar teknologi... · web...

B. Aplikasi Pengolah Angka

Microsoft Excel merupakan program aplikasi pengolah angka yan dikeluarkan oleh Microsoft Corporation yang memadukan berbagai kemampuan komputer. Jika dibandingkan software pengolah angka sebelumnya, seperti Lotus 123, Microsoft Excel mempunyai banyak kelebihan.

Selain itu, Microsoft Excel yang berbasis Window banyak memberikan kemudahan dalam penggunaanya. Microsoft Excel juga banyak memiliki fasilitas – fasilitas yang dapat mempermudah pekerjaan. Misalnya, untuk pekerjaan akunting, perhitungan matematis, pembuatan dokumentasi tabular, dan basis data.

1. Pengantar Microsoft Excel

a. Alamat Sel ( Name Box )

Data terletak pada sebuah sel. Data juga dapat terletak dalam kumpulan sel yang disebut range. Setiap sel memiliki alamat tertentu yang diawali dengan alamat kolom kemudian baris. Perhatikanlah contoh berikut :

A1 : Sel di kolom A baris ke-1B3 : Sel di kolom B baris ke-2A1..B3 : Range dengan batas atas sel A1 dan batas bawah sel B3.

Pengantar Teknologi Informasi 145

b. Tombol Berpindah Sel

Anda dapat menggunakan pointer mouse untuk memindahkan sel aktif ke sel yang lainya. Selain itu, anda juga dapat memindahkan satu halaman ke halaman yang lainnya menggunakan pointer mouse. Tombol yang ada pada keyboard pun dapat digunakan untuk memindahkan sel dan halaman.

Ikon Keterangan

Ctrl [ +

Ctrl [ +

Ctrl [ +

Ctrl [ +

Home

Page Down

Page Up

Geser pointer satu sel ke atas

Geser pointer satu sel ke bawah

Geser pointer satu sel ke kanan

Geser pointer satu sel ke kiri

Geser pointer satu layar ke atas

Geser pointer satu layar ke bawah

Geser pointer satu layar ke kanan

Geser pointer satu layar ke kiri

Geser pointer ke awal sel dalam satu layar

Geser pointer satu layar ke bawah

Geser pointer satu layar ke atas


End +

End +

End +

End +

Geser pointer ke sel paling atas

Geser pointer ke sel paling bawah

Geser pointer ke sel paling kanan

Geser pointer ke sel paling kiri

Table 7.1 Tombol pada Keyboard untuk memindahkan Sel

c. Tipe Data

1. Label atau Huruf

Tipe data ini tidak dapat dioperasikan secara matematis. Contoh penulisan tipe ini adalah ’354, Zahra, ’Zahra, dan ’=(A1 + B1).

2. Value atau Data

Tipe data yang dapat dioperasikan secara matematis. Contoh penulisan data ini adalah 354 dan 777.

3. Rumus atau Formula


Data tipe ini berupa angka dan operator – operator matematika. Contoh penulisan data ini adalah = ( A1+B1).

4. Waktu

Data ini menunjukkan waktu. Data waktu ini dapat berupa jam : menit : detik atau jam : menit. Contoh penulisan data ini adalah 19:30:25.

5. Tanggal

Data ini menunjukkan waktu penanggalan. Contoh penulisannya 27/11/06 atau 27-Nov-2006.

d. Memperbaiki Data

Secara sederhana, perbaikan data dapat dilakukan sebagai berikut : Tunjukkan pointer ke sel yang akan diperbaiki datanya. Tekan tombol F2 pada keyboard. Ketik / edit data yang akan diperbaiki pada sel tersebut.

2. Cara Mengelola Sel

Sel atau cell pointer adalah perpotongan antara baris dan kolom. Adapun range adalah kumpulan dari beberapa sel yang dibatasi blok tertentu atau alamat sel. Pada saat tertentu, anda mungkin perlu menyisipkan sel baris atau kolom yang tertinggal atau terlewat. Selain proses menyisipkan sel, mungkin anda akan menemukan kasus pengeditan data sel, penghapusan sel, juga penyalinan isi sel.

A. Menyisipkan Sel


Aktifkan sel yang akan anda sisipkan. Misalnya, anda akan menyisipkan angka 2 di antara sel bernomor 1 dan 3. sel yang anda aktifkan adalah sel yang bernomor 3.

Pilihlah menu Insert. Kemudian, pilih Cells.

Selanjutnya, akan tampil dialog Insert seperti berikut.


Pilihlah Shift cell right. Kemudian klik OK. Kamu telah mendapatkan sisipan diantara sel berangka 1 dan sel berangka 3.

Jika kamu memilih Shift cells down dalam dialog menu Insert, sel akan berubah seperti gambar berikut.

B. Memasukkan Data ke Dalam Sel

Data Teks atau Label

Data ini terdiri atas kumpulan huruf. Jika kamu akan memasukkan teks tetapi disisipkan bilangan, harus didahului oleh tanda petik (’), misalnya ’23.

Berikut ini beberapa karakter yang dapat dimasukkan ke dalam sel.

Huruf 9 A, a, B, b, C, c, ... ). Angka ( 1, 2, 3, 4, 5, ... ). Simbol ( @, $, %, dan lain – lain ).


Spasi.

Data Angka atau Value

Berikut ini data angka yang dapat dimasukkan.

1. Bilangan bulat ( contoh : 354 ).2. Bilangan pecahan desimal ( contoh : 3.54 ).3. Bilangan pecahan bulat ( contoh ; ¾ ).

4. Bilangan dengan notasi ilmiah ( contoh : 10.2E + 3, artinya : 10.2, x 10³).

5. Bilangan negatif yang diawali tanda minus (-) (contoh : -23).

Data Waktu atau Time

Format data tanggal yang dapat dimasukkan ke dalam sel sebagai berikut.

1. Feb 20, 2006.2. 2/20/2006.3. 20-Feb-2006.4. 20-2-2006.

Untuk memasukkan data, area kerja Microsoft Excel harus sudah terbuka. Dengan demikian, kamu dapat memasukkan data ke dalam area kerja tersebut. Memasukkan data pada program Microsoft Excel berbeda dengan cara memasukkan data pada program Microsoft Word.

Pada Microsoft Excel, area kerja anda dibatasi dengan garis, atau yang disebut gridlines. Jadi, jika anda memasukkan data melebihi garis batas, data tersebut akan dipotong atau dapat melewati gridlines. Hal ini bergantung pada pengaturan Text control pada kotak dialog Format Cells. Adapun langkah – langkahnya sebagai berikut :


Pilih dan kliklah menu Format. Kemudian, pilih dan klik Cells.

Perhatikan kotak isian Teks control. Pada bagian itu terdapat 3 pilihan, antara lain Wrap text, Srink to fit, dan Merge cells. Jika anda klik pada Wrap text, data yang anda entri akan

ditampilkan dalam sayu sel saja. Jika anda klik pada Srink to fit, data yang anda entri dibuat

cukup dalam satu sel. Ukuran huruf atau angkanya disesuaikan secara otomatis agar cukup dengan ukuran sel.


Jika anda klik pada Merge cells, beberapa sel akan bergabung. Namun, sebelum membuka kotak dialog Format cells ini, beberapa sel harus diblok sesuai panjangnya data.

Setelah anda tentukan Teks control, klik OK.

C. Menghapus Sel

Adapun cara – cara jika kita ingin menghapus sel, baris, atau kolom yang tidak kita inginkan, yaitu :

Blok sel atau range yang akan anda hapus.

Pilih atau klik menu pull down Edit. Kemudian pilih dan klik Delete.


Kemudian, klik kanan mouse, selanjutnya, akan muncul tampilan dialog menu.

Pilihlah salah satu di antara keempat pilihan. Kemudian, klik OK untuk melanjutkan perintah atau Cancel untuk membatalkan perintah. Arti dari pilihan menu Delete adalah :

Shift Cells Left untuk menghapus seluruh isi sel atau range yang akan kita blok dan menggantinya dengan data pada baris yang sama yang ada di sebelah kanannnya.

Shift Cells Up untuk menghapus seluruh sel atau range yang anda blok dan menggantinya dengan data pada kolom yang ada di bawahnya.

Entire row untuk menghapus seluruh baris pada sel atau range yang anda blok.

Entire column untuk menghapus seluruh kolom pada sel atau range yang anda blok.

D. Menyalin atau Mengcopy isi sel

Seperti halnya Microsoft Word, Microsoft Excel juga dapat menyalin atau mengcopy.


Yang membedakannya adalah Microsoft Excel memberikan tanda garis putus – putus yang aktif pada area data yang di kopi. Adapun langkah – langkahnya antara lain :

Blok sel atau range yang akan dikopi.

Pilih menu pull down Edit dan klik Copy.

Sel yang aktif kita beri perintah Copy.


Arahkan pointer mouse ke sel yang menjadi tujuan, kemudian pilih menu pull down Edit dan klik Paste.

Untuk membatalkan perintah Copy, anda dapat menekan tombol Esc pada Keyboard.

E. Mengunakan Rumus dan Mengolah Data

Menggunakan Rumus.

Sesuai dengan fungsinya sebagai pengolah angka, Microsoft Excel dapat melakukan perhitungan otomatis secara mudah dan cepat. Fasilitas yang dimiliki oleh Microsoft Excel untuk mengolah angka ini terdapat pada fasilitas rumus ( formula ).

Dengan menggunakan rumus, kita dapat mempercepat pekerjaan mengolah angka. Format pengetikan rumus ini diawali oleh tanda sama dengan ( = ). Selain itu, data pada sel harus berjenis numerik ( angka ) dan tidak boleh menggunakan karakter ( huruf ).

Penulisan operasi matematika dalam Microsoft Excel berbeda dengan penulisan perhitungan matematika biasa. Misalnya, penulisan operasi perkalian 4 x 5 di dalam Microsoft Excel ditulis 4 * 5. Penulisan operasi matematika lainnya dalam Microsoft Excel adalah


Operator Nama Contoh Keterangan

^

+

-

*

/

Pangkat( Exponentation )

Penambahan( Addition )

Pengurangan( Subtarction )

Perkalian( Multiplication )

Pembagian( Division )

= D1^3

= D3 + A2

= E3 – A3

= A3 * 2

= D3 / 5

Isi sel D1 dipangkatkan dengan 3.

Isi sel D3 ditambahkan dengan isi sel A2.

Isi sel E3 dikurangi dengan isi sel A3.

Isi sel A3 dikali dengan 2.

Isi sel D3 dibagi dengan 5.

Untuk memudahkan perhitungan matematika yang sering digunakan, Microsoft Excel mencantumkan fungsi rumus yang sering digunakan pada ikon Sum. Rumus yang sering digunakan adalah sebagai berikut :

= MINUntuk menemukan angka terendah dari kumpulan angka.

= MAXUntuk menemukan angka tertinggi dari kumpulan angka.

= AVERAGEUntuk mendapatkan angka rata – rata dari kumpulan data.


= SUMUntuk menjumlahkan kumpulan angka.

= COUNTUntuk menjumlahkan banyaknya data.

Mengolah Data

Mengolah data meliputi memasukkan data, menghapus data, membetulkan data yang salah ( edit ), atau membuat tampilan data supaya bisa lebih menarik. Data yang dimasukkan ke lembar kerja tersebut berupa data teks, numerik, data formula, data tanggal, dan data jam.

F. Cara Mengatur Margin dan Mencetaknya

Mengatur Halaman / Margin.

Untuk mengatur halaman, pada menu toolbar pilih File, kemudian pilih dan klik Page Setup. Pada kotak dialog Page Setup ini terdapat empat pilihan menu perintah. Adapun keempat menu tersebut adalah Page, Margins, Header / Footer, dan Sheet.

Page.

Pada kotak dialog ini terdapat beberapa menu perintah seperti berikut :

Portrait untuk menghasilkan cetakan tegak.

Landscape untuk menghasilkan cetakan menyamping.


Scalling untuk menentukan persentasi pencetakan.

Paper Size untuk menentukan jenis dan ukuran kertas. Terdapat beberapa pilihan ukuran kertas, seperti A4, letter, A5, dan lain-lain.

Print quality untuk menentukan kualitas cetakan.

First page number untuk menentukan halaman pertama yang akan dicetak.

Gambar. Kotak dialog Page Setup

Margins


Margins adalah jarak tepi kertas dengan area kerja. Margin membatasi tepi atas, bawah, kanan, dan kiri area kerja.Selain itu, ada juga margin yang membatasi jarak area untuk header atau footer. Ada dua pilihan yang dapat anda pilih dalam pengetahuan ini, yaitu horizontaly dan verticaly.

Gambar Kotak dialog Page Setup Margins

Header / Footer


Salah satu fungsi header / footer adalah membuat nomor halaman. Untuk menampilkan nomor halaman pada setiap halamannya, anda dapat mengaktifkan perintah header / footer. Penomoran halaman ini berguna untuk mengetahui urutan halaman pada dokumen kerja.

Ada beberpa posisi penempatan nomor halaman pada setiap halamannya. Nomor halaman dapat ditempatkan di bagian atas ( header ) atau di bagian bawah ( footer ).

Agar lebih memahami header / footer, lakunlah kegiatan berikut :

1. Klik tombol Custom Header atau Custom Footer.


2. Pilih posisi peletakan nomor dengan cara arahkan pointer mouse ke salah satu pilihan kotak isian. Ada tiga pilihan, yaitu bagian kiri ( Left section ), bagian tengah ( Center section ), dan bagian kanan ( Roght section ).

3. Klik tombol Insert a page number.

Setelah itu, muncul teks & [ Page ] pada kotak isian peletakan nomor halaman.

4. Selanjutnya klik OK. Kotak dialog akan kembali ke menu awal Header / Footer. Pada awalnya, kotak tampilan untuk header atau footer itu kosong, sekarang berisi nomor.


Jenis dan ukuran huruf untuk nomor halaman dapat diatur. Untuk mengaturnya, anda dapat mengklik ikon Font botton pada pilihan tombol Custom Header / Footer.

Gambar. Tampilan kotak dialog Font.

Pada kotak dialog Font ini terdapat berbagai pilihan jenis huruf ( font ), pilihan bentuk huruf, dan pilihan ukuran


huruf. Anda tinggal memilih jenis, bentuk, dan ukuran huruf yang anda suka.

Sheet

Penggunaan Sheet dilakukan dengan cara memilih sub menu Sheet pada kotak dialog Page setup.

Anda dapat menentukan urutan halaman data ( page order ) yang anda kehendaki. Ada dua pilihan Page order yang kamu pilih, yaitu down, then over dan over, then down.

Gambar. Tampilan kotak dialog sheet.

Pada kotak dialog sheet ini terdapat beberapa menu perintah lain, di antaranya Print Area dan Print titles. Untuk menentukan area data yang akan dicetak, pilihlah menu perintah Print Area. Adapun untuk menentukan


judul baris dan kolom yang akan dicetak pada setiap workbook, pilihlah menu perintah Print titles.

Mencetak Lembar Kerja

1. Pilih dan klik menu bar File. Kemudian, pilih dan klik Print atau klik langsung ikon Print pada Toolbar untuk mencetak lembar kerja.

2. Pililah printer yang telah diinstal dan tersambung dengan komputermu pada kotak isian Printer Name.

3. Perhatikan kotak isian Print Range untuk mencetak lembar kerja. Ada dua pilihan yang dapat anda pilih.

a. All untuk mencetak seluruh halaman pada lembar kerja aktif.

b. Page(s) untuk mencetak halaman tertentu. Untuk pilihan page(s) ini dilengkapi kotak isian From (halaman awal yang akan dicetak ) dan kotak isian To ( halaman akhir yang akan dicetak ).


4. Klik Print What. Tombol ini untuk memilih apa yang akan dicetak. Pada Print What ini terdapat tiga pilihan.a. Pilihlah Selection jika ingin mencetak range

tertentu pada lembar kerja.

b. Pilihlah Active sheet(s) jika ingin mencetak seluruh lembar kerja yang aktif.

c. Pilihlah Entire workbook jika ingin mencetak seluruh worksheet yang ada.

5. Klik Number of copies untuk menentukan berapa banyak dokumen dicetak.

6. Klik OK setelah semua isian pada kotak dialog Print telah diipilih.

G. Cara Membuat Grafik

Data dalam bentuk angka, kadang-kadang kurang mudah dimengerti. Umumnya, data tersebut diubah ke dalam bentuk grafik. Dengan demikian, anda akan lebih mudah melihat pola-pola data tersebut. Untuk membuat grafik ini, anda membutuhkan program pengolah angka seperti Microsoft Excel.

Untuk membuat grafik dengan program Microsoft Excel, anda harus mengikuti langkah-langkahnya antara lain :

1. Ketikkanlah data-data seperti tabel berikut :


2. Pola kebutuhan dapat dilihat dengan membuta grafik. Untuk membuat grafik ini, sorotlah sel C10 : D14. Kemudian, pilihlah menu pull down Insert dan klik Chart atau klik ikon Chart.


3. Pilihlah jenis grafik yang sesuai dengan kebutuhan anda. Selanjutnya kliklah tombol Next.

4. Setelah semua hal dipastikan sesuai, klik Next.


Pada kotak dialog ini anda dapat melihat tampilan grafik yang dibuat. Selain itu, anda dapat mengisi judul grafik pada Chart title. Anda juga dapat mengisi kategori data pada sumbu-x di kotak isian Category (X) axis dan nama data angka di sumbu-y pada kotak Value (Y) axis. Selanjutnya, klik Next.

5. Pada kotak dialog ini, anda dapat menentukan lokasi penempatan grafik. Kemudian klik Finish.


Tahukah Kamu ?

Anda bisa mencegah sebagian kertas yang tersangkut dalam printer dengan menyimpan kertas di printer tidak terlalu banyak.

Sumber : Learn about Computers, 1999

Uji Bab 7

Pilihlah Jawaban Yang Tepat

1. ClipArt biasa digunakan untuk .....a. Mengambil gambar.b. Membuat gambar.c. Mengedit gambar.d. Menambahkan gambar.

2. Mengatur margin dan menentukan ukuran kertas dapat dilakukan dengan cara .....a. klik File – Previewb. klik File – Print


c. Klik Edit – Page Setupd. Klik File – Page Setup

3. Menu yang digunakan untuk membuat tabel adalah .....a. Formatb. Insertc. Filed. Tables

4. Untuk mengubah huruf kecil menjadi huruf kapital atau sebaliknya, dapat dilakukan dengan cara .....a. Insert – Change case – lower caseb. Format – Change case – UPER CASEc. Insert – Change case – Title Cased. Look – Change case – Toogle Case

5. Font pada menu bar Format digunakan untuk .....a. mengubah tampilan garisb. mengubah jarak antar spasic. mengubah tampilan hurufd. mengubah nama file

6. Worksheet pada Microsoft Excel terdiri atas .....a. Kolomb. Barisc. Kolom dan barisd. Kolom, baris, dan sel

7. Untui menghasilkan cetakan menyamping, gunakan perintah ..... pada kotak dialog Page Setup – Page .....a. Potraitb. Landscapec. Scallingd. Paper size


8. Ikon pada keyboard berfungsi untuk .....a. Mengeser pointer ke awal sel paling kiri.b. Mengeser pointer satu sel ke kiri.c. Mengeser pointer satu layar ke kiri.d. Mengeser pointer ke sel paling kiri.

9. Mencetak dokumen dapat dilakukan dengan menggunakan menu bar .....a. Printb. Print Previewc. Printerd. Print Screen

10. Menyimpan dokumen dapat dilakukan dengan menggunakan menu bar .....a. File. c. Saveb. Edit d. Insert


bab 1 - universitas bina darmaeprints.binadarma.ac.id/885/1/pengantar teknologi... · web...

Documents