AUDIT SIKLUS PENJUALAN DAN PENAGIHAN

Akun-akun dan Kelompok-kelompok Transaksi dalam Siklus Penjualan dan Penagihan

Tujuan keseluruhan dalam audit siklus penjualan dan penagihan adalahmengevaluasi saldo akun yang dipengaruhi oleh siklus telah disajikan secara wajardengan SAK. Sifat dari setiap akun dapat beragam, tergantung terhadap industri dan klien yangterkait.

(Akun-akun dalam siklus penjualan dan penagihan)

figur 1 : akun-akun dalam siklus penjualan dan penagihan

figure diatas menunjukan cara informasi perusahaan mengalir melalui beberapa akun berbeda dalam siklus penjualan dan penagihan. Figure tersebut menunjukan bahwa ada lima kelompok transaksi berikut dalam siklus penjualan dan penagihan :

1. Penjualan (penjualan tunai dan penjualan kredit)2. Penerimaan kas3. Retur penjualan dan pengurangan harga4. Penghapusan piutang tak tertagih5. Estimasi beban piutang tak tertagih

Fungsi-fungsi Bisnis dalam Siklus Penjualan dan Penagihan serta Dokumen dan Catatan Terkait

Kelompok Transaksi

Akun Fungsi Bisnis Dokumen dan Catatan

Penjualan PenjualanPiutang dagang

Pemrosesan pesanan pelanggan

Pemberian kredit

Pengiriman barang

Penagihan pelanggan dan mencatat penjualan

Permintaan pelanggan

Pesanan pelanggan

Pesanan pelanggan atau pesanan penjualan

Dokumen pengiriman

Faktur penjualan

Arsip transaksi penjualan

Jurnal atau daftar penjualan

Arsip utama piutang dagang

Neraca saldo piutang dagang

Laporan penagihan bulanan

Penerimaan kas Kas di Bank (debit dari penerimaan kas)Pitang dagang

Pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas

Slip pembayaran

Daftar awal penerimaan kas

Arsip transaksi penerimaan kas

Jurnal atau daftar penerimaan kas

Retur penjualan dan pengurangan harga

Retur penjualan dan pengurangan hargaPiutang dagang

Pemrosesan dan pencatatan retur penjualan harga

Memo kredit Jurnal retur

penjualan dan pengurangan harga

Penghapusan Piutang dagang Penghapusan Formulir otorisasi

piutang tak tertagih

Penyisihan piutang tak tertagih

piutang tak tertagih

piutang tak tertagih

Beban piutang tak tertagih

Beban piutang tak tertagihPenyisihan piutang tak tertagih

Pembebanan piutang tak tertagih

Jurnal umum

Table 1 : kelompok transaksi, akun, fungsi bisnis, serta dokumen dan catatan terkait untuk siklus penjualan dan penagihan

Sebelum auditor dapat mengukur risiko pengendalian dan merancang pengujian pengendalian serta pengujian substantive transaksi, auditor perlu memahami fungsi-fungsi bisnis serta dokumen dan catatan dalam suatu bisnis. Delapan fungsi bisnis untuk siklus penjualan dan penagihan yaitu :

1. Pemrosesan pesanan pelangganSebuah permintaan pelanggan atas barang akan memulai keseluruhan siklus. Secara hukum, permintaan pesanan pelanggan merupakan penawaran untuk membeli barang dalam kondisi tertentu yang disepakati. Penerimaan pesanan pelanggan sering kali mangakibatkan terciptanya pesanan penjualan dengan segera.dokumen terkait:

Permintaan pelanggan merupakan permintaan atas barang yang dilakukan oleh pelanggan.

pesanan penjualan merupakan suatu dokumen yang menginformasikan deskripsi, kuantitas, serta informasi lainnya yang terkait untuk barang yang dipesan oleh pelanggan.

2. Pemberian kreditSebelum barang dikirim, orang yang memiliki otorisasi yang sah harus menyetujiu permohonan kredit dari seorang pelanggan.sebuah indikasi adanya persetujuan kredit terhadap suatu pesanan penjualan sering kali berlaku sebagai persetujuan untuk pengiriman barang.

3. Pengiriman barangFungsi ini sangat penting karena merupakan titik pertama dalam siklus ini dimana perusahaan menyerahkan asetnya. Sebagian besar perusahaan mengakui adanya penjualan pada saat barang dikirimkan.

Dokumen yang terkait : Dokumen pengiriman

Dokumen pengiriman disiapkan untuk memulai pengiriman barang, yang mengindikasikan deskripsi barang, kuantitas yang dikirim serta data lainnya yang relevan

4. Penagihan pelanggan dan pencatatan penjualanKarena penagihan pelanggan merupakan sebuah cara agar pelanggan diinformasikan mengenai jumlah tertagih atas barang yang dibeli, penagihan ini harus dilakukan dengan benar dan tepat waktu. aspek-aspek berikut merupakan hal yang paling penting dalam penagihan :

a semua pengiriman yang dilakukan telah ditagih (kelengkapan);

b tidak ada pengiriman yang ditagih lebih dari sekali (keterjadian);

c masing-masing ditagih dengan jumlah yang tepat (akurasi).

Dokumen yang terkait : Faktur penjualan

Merupakan suatu dokumen yang mengindikasikan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga, biaya pengiriman, asuransi, syarat-syarat, serta data terkait lainnya.

Arsip transaksi penjualanMerupakan asrip yang dihasilkan oleh computer yang memasukkan semua transaksi penejualan yang diproses oleh sistem akuntansi untuk suatu periode, dimana satu periode tersebut dapat berupa satu hari, satu minggu atau satu bulan.

Jurnal atau daftar penjualanMerupakan sebuah daftar atau laporan yang dihasilkan dari arsip transaksi penjualan yang biasanya mencakup nama pelanggan, tanggal, dan klasifikasi akunatau klasifikasi untuk setiap transaksi, seperti divisi atau lini produk.

Arsip utama akun piutang dagangMerupakan arsip computer yang digunakan untuk mencatat setiap penjualan, penerimaan kas serta retur penjualan dan pengurangan harga untuk setiap pelanggan dan untuk mencatat saldo akun piutang pelanggan

Neraca saldo akun piutang dagangMerupakan daftar atau laporan yang menunjukan jumlah yang terutang dari setiap pelanggan pada setiap titik waktu

Laporan penagihan bulananMerupakan dojumen yang dikirmkan melaui pos atau secara elektronik kepada setiap pelanggan yang berisis informasi saldo awal piutang mereka, jumlah dan tanggal dari setiap penjualan, pembayaran kas yang diterima, memo kredit yang diterbitkan, dan saldo akhir yang terutang.

5. Memproses dan mencatat penerimaan kasPemrosesan dan pencatatan penerimaan kas termasuk penerimaan, penyetoran dan pencattan kas. Arsip ini digunakan untuk menyusun jurnal penerimaan kas dan memutakhirkan arsip utaman piutang dagang dan jurnal umum. Dokumen terkait diantaranya :

Slip pembayaranMerupakan sebuah dokumen yang dikirmkan kepada para pelanggan dan biasanya dikembalikan kepada penjual beserta pembayaran kasnya.

Daftar awal penerimaan kasAdalah suatu daftar yang disusun ketika kas diterima oleh seseorang yang tidak memiliki tanggung jawab untuk melakukan pencatatan penjualan, piutang dagang, atau kas dan tidak memiliki akses terhadap catatan akuntansi.

Arsip transaksi penerimaan kasMerupakan arsip yang dihasilkan oleh computer yang mencakup semua transaksi penerimaan kas yang diproses oleh sistem akuntansi pada suatu periode tertentu

Daftar atau jurnal penerimaan kasAdalah daftar atau laporan yang dihasilkan dari arsip transaksi penerimaan kas serta mencakup semua transaksi di suatu periode waktu tertentu.

6. Pemrosesan dan pencatatan retur penjualan dan pengurangan hargaPerusahaan menyusun laporan penerimaan untuk barang-barang yang dikembalikan dan mengembalikannya ke gudang penyimpanan. Retur penjualan dan pengurangan harga dicatat dalam arsip transaksi retur penjualan dan pengurangan harga, demikian pula diarsip utama piutang dagangnya. Dokumen yang terkait diantaranya :

Memo kreditMerupakan dokumen yang mengindikasikan adanya pengurangan dalam jumlah yang tertagih dari suatu pelanggan karena adanya barang yang dikembalikan

Jurnal retur penjualan dan pengurangan harga

Adalah suatu jurnal yang digunakan untuk mencatat retur penjualan dan pengurangan harga.

7. Menghapus piutang tak tertagihSetelah menyimpulkan bahwa suatu jumlah tidak dapat ditagih, perusahaan harus menghapuskannya. Biasanya ini terjadi setelah pelanggan mengalami kebangkrutan atau piutang dipindahtangankan kepada sebuah agensi penagihan. Dokumen yang terkait :

Formulir otorisasi piutang tak tertagihMerupakan dokumen yang digunakan secara internal untuk menandai adanya otoritas untuk menghapus piutang sebagai titik tertagih.

8. Beban piutang tak tertagihKarena perusahaan tidak dapat berharap untuk menagih 100% penjualan kredit mereka, prinsip akuntansi mengharuskan mereka mencatat beban piutang tak tertagih sejumlah nilai tagihan

Metodologi untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif Transaksi Penjualan

Memahami pengendalian internal- penjualan

Dengan mengunakan suatu pendekatan yang tipikal untuk penjualan, auditor mempelajari bagan arus klien, menyusun kuesioner pengendalian internal serta melakukan pengujian penelusuran penjualan

Mengukur risiko pengendalian yang direncanakan- penjualan

1 Auditor memerlukan kerangka untuk mengukur risiko pengendalian. Enam tujuan audit terkait transaksi memberikan kerangka ini.

2 Auditor harus mengidentifikasikan pengendalian internal kunci serta kekurangan-kekurangannya untuk penjualan.

3 Setelah mengidentifikasikan pengendalian dengan kekurangannya, auditor mengaitkannya dengan tujuan audit.

4 Auditor menilai risiko pengendalian untuk setiap tujuan dengan cara mengevaluasi pengendalian dan kekurangannya untuk setiap tujuan, karena akan berpengaruh pada keputusan auditor mengenai pengujian pengendalian dan pengujian substantif.

Pemisahan Tugas Yang Tepat

Dapat membantu mencegah beragam jenis salah saji yang disebabkan oleh kesalahan maupun kecurangan. Untuk mencegah kecurangan, manajemen tidak boleh memberikan akses terhadap kas bagi setiap orang yang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas ke dalam komputer.

Otorisasi yang tepat:

1. Kredit harus diotorisasi dengan tepat sebelum terjadi penjualan.

2. Barang harus dikirimkan hanya setelah ada otorisasi yang tepat

3. Harga, termasuk syarat-syarat dasarnya, pengiriman. Serta diskon, harus diotorisasi

Dokumen dan Catatan yang memadai,

Prosedur pembukuan yang memadai harus ada sebelum tujuan audit terkait transaksi dapat terpenuhi. Misalnya secara otomatis membuat beberapa salinan faktur penjualan yang telah diberi nomor terlebih dahulu pada saat permintaan pelanggan diterima.

Dokumen telah diberi nomor terlebih dahulu,

Dimaksudkan untuk mencegah kegagalan untuk menagih atau mencatat penjualan serta terjadinya duplikasi penagihan dan pencatatan.

Laporan Tagihan Bulanan,

Penagihan ini akan memacu respons pelanggan jika saldonya disajikan dengan tidak tepat. Laporan ini harus diawasi oleh seseorang yang tidak bertanggungjawab untuk menangani kas atau mencatat penjualan atau piutang dagang untuk mencegah kegagalan pengiriman tagihan yang disengaja.

Prosedur Verifikasi Internal,

Program komputer atau personel yang independen harus mengecek bahwa pemrosesan dan pencatatan transaksi penjualan telah memenuhi keenam tujuan audit terkait transaksi.

Menentukan keluasan pengujian pengendalian

Setelah auditor mengidentifikasi pengendalian internal dan kekurangan pengendalian kunci, auditor akan mengukur risiko

pengendalian. pengukuran ini sering kali dengan menggunakan format matriks.

Merancang pengujian pengendalian untuk penjualan

Untuk setiap pengendalian kunci, satu atau lebih pengujian pengendalian harus dirancang untuk memverifikasi efektifitasnya. Dalam hampir sebagian besar pengauditan, akan lebih mudah untuk menentukan sifat pengujian pengendalian internal dari sifat pengendaliannya.

Merancang pengujian substantive

Dalam menentukan pengujian substantive transaksi, auditor biasanya menggunakan beberapa prosedur dalam setiap pengauditan tanpa melihat kondisinya, sedangkan yang lainnya bergantung pada pengendalian dan hasil dari pengujian pengendalian.

Penjualan yang dicatat benar-benar terjadi

Untuk tujuan ini, auditor sangat memperhatikan kemungkinan 3 jenis salah saji berikut.

1. Penjualan dimasukkan ke dalam jurnal yang mana tidak ada pengiriman yang dilakukan

2. Penjualan dicatat lebih dari sekali3. Pengiriman dilakukan kepada pelanggan yang fiktif dan dicatat

sebagai penjualan

Dua salah saji pertaman dapat terjadi akibat kesalahan atau kecurangan. Jenis salah saji yang terakhir pasti selalu disebabkan oleh kecurangan. Kemungkinan dampak dari tiga jenis salah saji diatas sangat signifikan karena akan memicu terjadinya lebih saji aset dan laba.

Pengujian substantif yang tepat untuk menguji tujuan keterjadian bergantung pada dimana auditor yankin kemungkinan salah saji tersebut terjadi. Banyak auditor yang melakukan pengujian substantif transaksi untuk tujuan keterjadian hanya jika mereka yanki terdapat kekurangan dalam pengendalian internal.

Penjualan yang dicatat adalah untuk barang yang tidak pernah dikirimkan ke pelanggan

Auditor dapat menelusuri ayat-ayat jurnal pada jurnal penjualan pada salinan dokumen pengiriman terkait dan dokumen pendukung lainnya untuk meyakinkan bahwa penjualan tersebut benar-benar terjadi.

Penjualan dicatat lebih dari sekali

Duplikasi penjualan dapat ditemukan dengan mengkaji daftar yang diurutkan berdasarkan nomor pada transaksi penjualan yang telah dicatat untuk duplikasi nomor. Auditor juga dapat menguji pembatalan dokumen pengiriman yang tepat.

Pengiriman dilakukan kepada pelanggan fiktif

Jenis kecurangan ini biasanya hanya terjadi jika personel yang mencatat penjualan juga berada dalam posisi untuk mengesahkan pengiriman. Pengendalian internal yang lemah akan membuatnya makin sulit untuk mendeteksi pengiriman fiktif. Untuk menguji keberadaan pelanggan fiktif, auditor dapat menelusuri informasi pelanggan dari faktur penjualan ke arsip utama pelanggan.

Transaksi penjualan yang ada telah dicatat

Untuk menguji pengiriman yang tidak ditagih, auditor dapat menelusuri beberapa dokumen pengiriman yang dipilih dari arsip dari departemen pengiriman ke salinan faktur penjualan yang terkait dan jurnal penjualannya.

Arah Pengujian

Auditor perlu memahami perbedaan antara penelusuran dari dokumen sumber ke jurnal dan penelusuran dari jurnal kembali ke dokumen sumber. Pengujian dari dokumen sumber ke jurnal bertujuan untuk mencari transaksi-transaksi yang dihilangkan. Sedangkan pengujian dari arah sebaliknya bertujuan untuk menguji keberadaan transaksi-transaksi fiktif.

Penjualan telah dicatat dengan akurat

Pencatatan yang akurat untuk transaksi meliputi penjualan menyangkut tiga hal penting berikut.

Mengirimkan barang sejumlah kuantitas yang dipesan Menagih dengan tepat untuk sejumlah barang yang dikirim Mencatat dengan akurat jumlah yang ditagih di catatan akuntansi

Transaksi penjualan telah dimasukkan pada arsip utama dan telah diikhtisarkan dengan benar

Memasukkan semua transaksi penjualan dengan benar pada arsip utama piutang dagang merupakan hal yang penting karena akurasi catatan ini mempengaruhi kemampuan klien untuk menagih piutang yang belum dilunasi. Demikian pula, jurnal penjualan harus dijumlah dengan benar dan dipindahbukukan ke jurnal umum jika laporan keuangannya ingin disajikan dengan benar.

Penjualan yang dicatat telah diklasifikasikan dengan benar

Meskipun lebih sedikit masalah dalam penjualan dibandingkan dengan beberapa siklus transaksi lainnya, auditor harus tetap memperhatikan agar transaksi-transaksi tersebut dibukukan ke akun buku besar yang benar.

Penjualan dicatat pada tanggal yang benar

Penjualan harus ditagih dan dicatat segera setelah terjadi pengiriman untuk mencegah penghapusan transaksi yang tidak disengaja dari catatan dan untuk meyakinkan bahwa penjualan telah dicatat pada periode yang tepat.

Retur penjualan dan pengurangan harga

Tujuan audit terkait transaksi dan metode klien untuk mengendalikan salah saji pada dasarnya sama seperti untuk memproses memo kredit sebagaimana digambarkan pada pengendalian untuk penjualan, dengan dua perbedaan:

Pertama, materialitas (dalam banyak kondisi, retur penjualan dan pengurangan harga tidak material sehingga auditor dapat mengabaikannya).

Kedua, penekanan pada tujuan keterjadian (auditor biasanya menekankan pengujian pengendalian yang dicatat untuk membongkar setiap pencurian kas dari penagihan piutang dagang yang ditutupi oleh retur penjualan dan pengurangan harga yang fiktif)

Metodologi untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif transaksi penerimaan kas

Auditor menggunakan metodologi yang sama untuk menguji pengujian pengendalian dan pengujian substantif transakasi penerimaan kas seperti halnya untuk penjualan. Prosedur pengujian pengendalian dan pengujian substantif penerimaan kas dikembangkan berdasarkan kerangka yang sama seperti yang dipergunakan untuk penjualan, namun tentunya tujuan tertentu diterapkan pada penerimaan kas ini. Berdasarkan tujuan audit terkait transaksi, auditor harus mengikuti proses berikut.

1 Menentukan pengendalian-pengendalian internal kunci untuk setiap tujuan audit.

2 Merancang pengujian pengendalian untuk setiap pengendalian yang digunakan untuk mendukung adanya pengurangan risiko pengendalian.

3 Merancang pengujian substantif transaksi untuk menguji salah saji moneter untuk setiap tujuan.

Merancang Apakah Kas yang Diterima Telah Dicatat

Jenis penggelapan kas yang paling sulit dideteksi auditor adalah ketika pencurian ini terjadi sebelum kas dicatat dalam jurnal penerimaan kas atau daftar kas lainnya, khususnya jika penjualan dan penerimaan kas dicatat secara simultan.

Merupakan praktik yang wajar untuk menelusuri dari slip penerimaan kas atau daftar awal penerimaan kas ke jurnal penerimaan kas dan buku besar pembantu piutang sebagai pengujian substantif pencatatan transaksi penerimaan kas aktual. Pengujian ini hanya akan efektif bilamana rekaman register kas atau daftar awal lainnya disusun pada saat kas diterima.

Menyiapkan Pembuktian Penerimaan Kas

Prosedur audit yang berguna untuk menguji apakah semua penerimaan kas yang dicatat telah disetorkan ke rekening bank adalah dengan pembuktian penerimaan kas. Dalam pengujian ini, total penerimaan kas yang dicatat pada jurnal penerimaan kas untuk suatu periode tertentu, misalnya satu bulan, direkonsiliasi dengan setoran yang benar-benar dilakukan ke rekening bank selama periode yang sama.

Pengujian untuk Mengungkap Lapping dalam Piutang Dagang

Lapping dalam piutang dagang merupakan penundaan penjurnalan piutang yang sudah ditagih untuk menutupi kekurangan kas yang ada. Pencurian ini dilakukan oleh orang yang menangani penerimaan kas dan memasukkannya ke dalam sistem komputer.

Pencurian ini akan mudah dicegah dengan memisahkan tugas dan kebijakan cuti liburan yang diwajibkan bagi karyawan yang menangani penerimaan kas maupun karyawan yang mencatat penerimaan kas ke sistem pembukuan. Hal tersebut dapat dideteksi dengan membandingkan nama, jumlah dan tanggal yang tertera dalam slip penerimaan kas dengan ayat jurnal penerimaan kasnya serta slip setoran terkait.

Pengujian Audit untuk penghapusan piutang tak tertagih

Sama seperti halnya retur penjualan dan pengurangan harga, perhatian utama auditor dalam mengaudit penghapusan piutang tak tertagih adalah kemungkinan adanya personel klien yang menutupi pencurian dengan menghapus piutang yang sebelumnya sudah ditagih. Pengendalian utama untuk mencegah kecurangan ini adalah dengan melakukan otorisasi penghapusan piutang yang tepat oleh manajemen yang berwenang setelah penyelidikan secara menyeluruh atas alasan penlanggan yang tidak mampu melunasi piutang tersebut.

Pengendalian internal tambahan terhadap saldo akun serta penyajian dan pengungkapan

Jika pengendalian internal untuk kelompok transaksi tersebut disimpulkan secara efektif dan pengujian substantif transaksi yang terkait juga mendukung kesimpulan tersebut, kemungkinan salah saji dalam laporan keuangan dapat berkurang. Dua pengendalian lainnya yaitu :

Penyusunan neraca saldo umur piutang dagang untuk dikaji ulang dan ditidak lanjuti oleh personel manajemen yang tepat

Kebijakan penghapusan piutang ketika piutang tersebut kemungkinan besar tidak dapat tertagih

Dampak pengujian pengendalian dan pengujian substantif

Pengaruh yang paling signifikan yang merupakan akibat dari pengujian pengendalian dan pengujian substantif transaksi dalam siklus penjualan dan penagihan adalah pada konfirmasi piutang dagang. Jenis konfirmasi, ukuran sample, dan penentuan waktu pengujian semuanya akan terpengaruhi.

Jika hasil pengujian tersebut tidak memuaskan, maka penting untuk melakukan pengujian substantif transaksi tambahan untuk penjualan, retur penjualan dan pengurangan harga, penghapusan piutang piutang tak tertagih serta pemrosesan penerimaan kas.

Pengaruh yang paling signifikan yang merupakan akibat dari pengujian pengendalian dan pengujian substantif transaksi dalam siklus penjualan dan penagihan adalah pada konfirmasi piutang dagang. Jenis konfirmasi, ukuran sampel, dan penentuan waktu pengujian semuanya akan terpengaruhi.