STANDAR OPERASI DAN PROSEDUR (SOP)

KEGIATAN KEMAHASISWAAN Di Lingkungan Institut Teknologi Kalimantan

BAB I

UMUM

1.1 Pengantar

1.2 Tujuan

Terdapat beberapa tujuan dalam penyusunan Standart Operational Procedure (SOP)

pendirian UKM/ORMAWA dilingkungan Institut Teknologi Kalimantan, diantaranya :

1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait dalam pelaksanaan proses kegiatan

mahasiswa

2. Merangsang mahasiswa untuk menyampaikan aspirasi mengenai masalah

pembangunan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

3. Mengembangkan kegiatan ekstrakulikuler ditingkat perguruan tinggi yang bersifat

penalaran dan keilmuan, minat dan kegemaran, kerohanian, kesejahteraan mahasiswa,

serta pengabdian pada masyarakat.

4. Mengembangkan kemampuan mahasiswa berkomunikasi secara ilmiah

5. Mendorong mahasiswa agar peka terhadap permasalahan pembangunan dan ikut

berperan melalui pemikiran-pemikiran ilmiah.

1.3 Pengertian Istilah

1. Perguruan Tinggi adalah Institut Teknologi Kalimantan

2. Kegiatan Mahasiswa adalah jenis-jenis pelaksanaan kegiatan mahasiswa dalam

menunjang proses pembelajaran yang dilaksanakan oleh Bagian Kemahasiswaan ITK,

KM ITK, Jurusan dan UKM/ORMAWA.

3. Rektor adalah pimpinan tertinggi Institut Teknologi Kalimantan (IKT)

4. PR I adalah pembantu Rektor bidang kemahasiswaan

5. UKM/ORMAWA adalah organisasi yang terdaftar dan di SK-kan oleh pejabat yang

berwenang, dalam hal ini Rektor ITK.

6. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar pada Institut Teknologi

Kalimantan.

BAB II

KEGIATAN MAHASISWA

2.4 Kegiatan Kemahasiswa

Kegiatan Mahasiswa secara umum bersifat fasilitator mahasiswa yang berhubungan

dengan minat, bakat dan kapasitas mahasiswa dalam hal pengembangan diri, kemampuan dan

bakat, seni, olah raga, serta kepedulian social. Kegiatan mahasiswa tersebut perlu difasilitasi dan

didukung oleh Institut Teknologi Kalimantan (ITK) sesuai dengan kebijakan atau pedoman yang

telah ditetapkan. Produk yang dapat dihasilkan dari kegiatan kemahasiswaan diharapkan

memperoleh prestasi nasional dan internasional.

Dalam aturan ini, kegiatan mahasiswa akan di bentuk menjadi sebuah unit ataupun

Ormawa (Organisasi Mahasiswa) tertentu sesuai dengan bidang yang digeluti.

2.4.1 Ketentuan Utama Kegiatan Kemahasiswaan

a. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus diselaraskan dengan penalaran dan keilmuan,

minat, dan bakat, kesejahteraan mahasiswa dan kegiatan social.

b. Setiap program kegiatan kemahasiswaan harus mendahulukan kepentingan

mahasiswa Institut Teknologi Kalimantan daripada kepentingan pihak lain dan tidak

menggangu perkuliahan.

c. Setiap program kegiatan kemahasiswaan harus direncanakan dan dirancang dengan

baik dan terperinci dengan selalu memperhatikan dan mendahulukan kepentingan

akademik serta dapat dipertanggungjawabkan.

d. Setiap program kemahasiswaan harus memperhatikan dan sesuian dengan sistem dan

aturan yang berlaku di Institut Teknologi Kalimantan dengan tidak mengabaikan

ketertiban masyarakat sekitar kampus Institut Teknologi Kalimantan.

e. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaksanakan oleh pengurus organisasi atau

panitia yang ditunjuk resmi oleh organisasi dalam bentuk kepanitian

f. Setiap rapat kegiatan kemahasiswaan harus disertai dengan Berita Acara Rapat (BAR)

yang ditanda tangani oleh seluruh mahasiswa yang hadir dalam rapat itu.

g. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaporkan secara tertulis yang mencakup

penggunaan biaya hasil kegiatan.

h. Setiap organisasi kemahasiswaan yang tidak melaporkan kegiatannya akan dikenakan

sanksi berupa teguran dan tidak diperkenankan mengadakan kegiatan berikutnya.

1.4.2 Prosedur Ijin Pendirian Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM/ORMAWA)

Pendirian Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM/ORMAWA) merupakan prosedur administrasi

berupa pengajuan persetujuan tentang pendirian UKM/ORMAWA kepada pimpinan Institut

Teknologi Kalimantan. Hal ini dimaksudkan untuk :

1. Mengatur seluruh proses pengajuan pendirian UKM/ORMAWA di Institut Teknologi

Kalimantan.

2. Memberikan kepastian hokum tentang keberadaan UKM di lingkungan Institut

Teknologi Kalimantan.

Adapun garis besar dari prosedur dari tata cara pendirian UKM/ORMAWA yang akan

dijelaskan pada Bab selanjutnya.

1.4.3 Prosedur Pengambilan Biaya Penyelenggaraan Kegiatan

Prosedur pengajuan biaya dimaksudkan untuk mempermudah pihak ITK dalam

mengalokasikan dana yang akan digunakan oleh kegiatan Mahasiswa. Selain itu juga

dimaksudkan untuk memudahkan pihak ITK dalam mengawasi dan mengontrol setiap

penggunaan dana pada kegiatan Mahasiswa.

Prosedur pengajuan biaya penyelenggaraan kegiatan akan dijelaskan lebih rinci pada

bab selanjutnya.

1.4.3 Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas Kampus

Prosedur pengajuan permohonan penggunaan fasilitas di ITK dimaksudkan untuk

mempermudah pihak Kampus dalam penjadwalan penggunaan fasilitas serta mengetahui

penanggungjawab dari kegiatan yang dilaksanakan.

Prosedur pengajuan permohonan penggunaan fasilitas Kampus akan dijelaskan pada

bab selanjutnya.

1.4.4 Prosedur pengajuan penyelenggaraan Kegiatan di Luar Kampus

1.4.5 Proposal Kegiatan

Proposal Kegiatan adalah rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja atau

dengan kata lain adalah usulan/uraian kegiatan yang direncanakan. Proposal kegiatan meliputi

jenis kegiatan, maksud kegiatan, detail kegiatan, struktur organisasi kepanitiaan kegiatan dan

unsur pembiayaan kegiatan.

Proposal kegiatan akan dijelaskan pada bab selanjutnya.

BAB III

PENDIRIAN UKM/ORMAWA

3.1 Ketentuan Umum

Ketentuan umum dalam pendirian Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dilingkungan ITS

meliputi garis besar dari UKM tersebut. Berikut beberapa ketentuan umum pendirian UKM :

3.1.1 Nama UKM & ORMAWA

Nama UKM yang diajukan harus “eye catching” dan berkaitan dengan ITK.

3.1.2 Logo UKM & ORMAWA

Logo UKM sebisa mungkin bersifat modern dan berkaitan dengan ITK

3.1.3 Penjelasan UKM & ORMAWA

UKM yang akan didirikkan harus memiliki tujuan dan maksud yang jelas sesuai dengan

tujuan ITK dan memajukan prestasi ITK.

3.1.4 Visi & Misi UKM & ORMAWA

UKM yang diajukan harus memiliki Visi & misi sesuai dengan Visi & Misi ITK

3.1.5 Struktur Organisasi UKM & ORMAWA

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam

organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan

bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan

(koordinasi). Selain daripada itu, struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi

pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

UKM yang akan didirikan harus sudah memiliki struktur organisasi yang jelas (akan

dijelaskan pada bab selanjutnya).

3.1.6 Program Kerja UKM & ORMAWA

UKM yang akan didirikan harus memiliki program kerja yang jelas dan berkaitan dengan

kemajuan ITK.

3.1.7 AD/ART UKM & ORMAWA

Setiap UKM & ORMAWA yang akan didirikan wajib untuk memiliki AD/ART (Aturan

Dasar & Aturan Rumah Tangga).

3.2 Ketentuan Khusus

Ketentuan khusus dalam pendirian UKM/ORMAWA dilingkungan ITK adalah kelengkapan

penunjang yang harus dipenuhi calon UKM/ORMAWA, diantaranya :

- Mengisi dan melengkapi formulir pendaftaran yang disediakan oleh Kemahasiswaan

ITK.

- Setiap calon UKM/ORMAWA memiliki ciri khas masing-masing dan tidak memiliki

kesamaan bentuk dan program kerja dengan UKM/ORMAWA lain.

- Mempunyai calon anggota minimal 20 orang dari lintas jurusan (minimal 40%) yang

dinyatakan dengan tanda-tangan seluruh calon anggota dan dilampiri fotokopi Kartu

Tanda Mahasiswa.

- Setiap calon UKM/ORMAWA wajib memiliki akun social media, seperti :

a. Twitter

b. Facebook

c. Website/WebBlog (Opsional saat pendirian dan wajib setelah 1 tahun diresmikan)

- Setiap calon UKM/ORMAWA diharapkan memiliki kostum/jersey dengan ciri khas

masing-masing yang didalamnya terdapat identitas UKM/ORMAWA dan ITK.

- Setiap calon UKM/ORMAWA diharapkan memiliki sekretariat.

Persyaratan penunjang dimaksudkan untuk memudahkan kemahasiswaan dalam

memonitor dan mengontrol keaktifan UKM/ORMAWA, selain itu hal ini dimaksudkan

untuk membantu proses solialisasi dan branding ITK di kancah Nasional &

Internasional. Sebisa mungkin setiap calon UKM/ORMAWA nantinya akan selalu

memperbarui (mengupdate) setiap kegiatan yang dilaksanakan kea kun-akun media

social masing-masing.

3.3 Prosedur Pendirian UKM/ORMAWA

Berikut adalah prosedur pengajuan ijin pendirian UKM/ORMAWA dilingkungan ITK :

a. Penyusunan proposal & dokumen kelengkapan calon UKM/ORMAWA di ITK

b. Proposal pengajuan ijin pendirian UKM/ORMAWA disampaikan kepada Rektor ITK

c. Pembantu Rektor I (PR I) mempelajari proposal dan mendisposisika ke Bagian

Kemahasiswaan untuk dilakukan verivikasi pengajuan ijin tersebut, apakah memenuhi

kriteris untuk diajukan sebagai UKM/ORMAWA baru.

d. Mahasiswa mempresentasikan rencana pembentukan UKM/ORMAWA baru dihadapan

tim pertimbangan (Bagian Kemahasiswaan) dan KM ITK.

e. Hasil evaluasi tim pertimbangan disampaikan ke PR I untuk mendapatkan rekomendasi

diterima/ditolak

f. Rektor menerbitkan SK Pendirian UKM Baru.

Berikut bagai alir dari prosedur pendirian UKM/ORMAWA baru dilingkungan ITK.

3.4 Format Dokumen Pendirian UKM/ORMAWA

Pada proses pendirian UKM/ORMAWA, terdapat format dokumen yang harus di ikuti

petunjuknya guna memudahkan pihak Kemahasiswaan dalam melakukan verifikasi pendaftaran.

Format dokumen dapat dilihat pada Lampiran.

BAB VI

PENGAJUAN PEMBIAYAAN KEGIATAN MAHASISWA

a. Rektor mendisposisikan proposal biaya penyelenggaraan kegiatan kepada PR I dan

kepada Bagian Kemahasiswaan.

b. Bagian kemahasiswaan menginformasikan pencairan biaya penyelenggaraan kegiatan

kepada panitia/pengurus.

c. Panitia/pengurus mengambil biaya penyelenggaraan kegiatan di Bagian

Kemahasiswaan

d. Panitia/pengurus menyelenggarakan kegiatan sesuai dengan biaya yang disetujui

oleh Institut Teknologi Kalimantan.

e. Panitia/pengurus membuat laporan pertanggujawaban penggunaan biaya kepada

Kepala Bagian Kemahasiswaan dan PR I.

BAB VII

PENGAJUAN PENGUNAAN FASILITAS KAMPUS

a. Panitian/pengurus mengajukan surat permohonan penggunaan fasilitas berupa

ruang, peralatan atau fasilitas lainnya kepada Rektor diketahui PR I.

b. PR I memutuskan fasilitas kampus yang dapat digunakan setelah mendengarkan

kebutuhan penggunaan dan ketersediaan fasilitas dari panitia/pengurus dan

berkoordinasi dengan Bagian Kemahasiswaan

BAB II

Penjelasan

2.1 Penjelasan

2.1.1 Struktur Organisasi UKM/ORMAWA