TATA TERTIB ART

1. ALUR PROPOSAL

PENGUMUMAN->PEMBUATAN PROPOSAL->PENGECEKAN OLEH SETKAB-

>BUDGETING OLEH BPM->TANDA TANGAN KETUA BEM->PENGECEKAN KEMBALI

OLEH SBA->PERSETUJUAN DANA->PELAKSANAAN

2. PROPOSAL : DIBUAT 4 RANGKAP : 1 ASLI: PD II, 3 COPYAN ARSIP BEM, ARSIP

DEPT/KKM,LK, DAN SBA. SETELAH KE EMPATNYA DITANDA TANGANI OLEH

KETUA BEM. MAKA PROPOSAL ASLI DAN COPYAN 1 DISERAHKAN KE KETUA BEM.

DUA COPYAN SERAHKAN KE SBA DAN SETKAB SEGERA.

3. FORMAT PROPOSAL

I. Belakang Kegiatan

II. Tema Kegiatan

III. Maksud &Tujuan Kegiatan

IV. Sasaran Kegiatan

V. Waktu dan Tempat

Tanggal : ….

Tempat : ….

Waktu : ….

VI. Susunan Kepanitiaan

Pelindung

Penasehat

Penanggung jawab

Steering Committe

Ketua Pelaksana

Sekretaris

Bendahara

Bidang-bidang (sesuai dengan kebutuhan kepanitiaan)

VII. Susunan Acara

VIII. Anggaran Dana

IX. Penutup

LEMBAR PENGESAHAN

LEMBAR PENGESAHAN

PROPOSAL KEGIATAN…………

KKM…………………

Jatinangor, 07 Februari 2013

Hormat kami

Ketua KKM

Nama

NPM

Ketua Pelaksana

Nama

NPM

Mengetahui,

Ketua BEM KEMA FPIK UNPAD

Eli Riswandi

NPM. 230210100055

Menyetujui,

Pembantu Dekan III

Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan

Universitas Padjadjaran

Drs. Herman Hamdani M.Si

NIP 19570805 198601 1002

4. STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

Kegiatan

Besar (Internasional, Nasional, Regional)

Pengesahan Proposal : H – 4 bulan

Sedang (Diluar FPIK dan sekitar UNPAD, tapi tidak termasuk besar)

Pengesahan Proposal : H – 2 bulan

Kecil (Didalam FPIK UNPAD)

Pengesahan Proposal : H – 2 bulan

Kasubag : H – 2 hari sebelumpengesahan

Tanda tangan Ketua BEM : H – 1 hari sebelum ke Kasubag

Cek Sekretaris : H – 1 hari sebelum ke Tanda tangan Ketua BEM

Pembuatan Proposal : H – 1 hari sebelum Cek Sekretaris

Publikasi : H – 1 hari (paling telat, tidak boleh pada hari H)

Permohonan Dana : paling lambat 2 hari setelah pengesahan proposal

*dilaksanakan lebih cepat lebih baik

5. KODE SURAT

Keterangan Kode Jenis Surat

Surat keluar

eksterna

lditujukan

kepada pihak

lain (luar BEM)

A-m Surat mandat/surat tugas

A-k Surat keputusan/ketetapan

A-b Surat keterangan

A-c Surat permohonan

kesediaan/penawaran kerjasama

A-d Surat pemberitahuan

A-e Surat undangan

A-f Surat laporan

A-g Surat bantuan dana

A-h Surat permohonan

dispensasi/rekomendasi

A-i Surat perjanjian

A-j Surat permohonan izin

kegiatan/peminjaman

Surat keluar

interna

lditujukan

dari dan untuk

departemen

(lingkup BEM)

B-a Surat panggilan

B-b Surat peringatan

B-g Undangan Rapat koordinasi/rapat

kerja/rapat internal

B-i Surat permohonan dana internal

B-l Surat peminjaman

Nomor surat :

Angka urut/kode jenis surat/nama dept (Ketua BEM)/BEM FPIK/bulan dalam

romawi/tahun

Contoh nomor surat departemen:

01/A-e/PSDM/BEM FPIK/I/2012

artinya: pertama kalinya Surat Undangan dikeluarkan oleh Departemen PSDM pada

bulan Januari 2012.

Penomoran Surat Kepanitiaan

Nomor surat :

No surat /kode surat/nama kepanitiaan/BEM FPIK/bulan dalam romawi/tahun

Contoh nomor surat kepanitiaan

01/A-e/PAB-2012/BEM FPIK/VII/2012

artinya : pertama kalinya surat dikeluarkan oleh panitia PAB 2012 pada bulan Agustus

2012

6. PENGARSIPAN SURAT

SURAT YANG DIARSIPKAN TIAP DEPARTEMEN,KKM/LK, DIBUAT DALAM BENTUK

WORD DENGAN FORMAT: KODE SURAT,NAMA SEKRETARIS.DOC DAN D BUAT

DALAM SATU FILE DENGAN NAMA DEPARTEMEN/KKN,LK. SURAT YANG TELAH DI

TANDA TANGANI DI BUAT COPYAN SEBANYAK SATU KALI DAN SERAHKAN KE

SETKAB BEM.

ALUR PENANDATANGANAN SURAT:

1. SURAT YANG DITUJUKAN KE PD 3

DITANDA TANGANI OLEH KETUA PELAKSANA,SEKRETARIS, DAN KETUA BEM

2. SURAT YANG DITUJUKAN KE PIHAK LAIN SEPERTI PD 2 UNTUK

PEMINJAMAN TEMPAT,ALAT,PERMINTAAN BARANG

DITANDA TANGANI OLEH KETUA PELAKSANA,SEKRETARIS, DAN KETUA BEM,

ACC OLEH PA DUDUH-> TANDA TANGAN PD 3 -> ACC PD2 -> SERAHKAN KE PA

SUPRI

3. SURAT IZIN SENTINEL

DITANDA TANGANI OLEH KETUA PELAKSANA,SEKRETARIS, DAN KETUA BEM,

ACC OLEH PA DUDUH-> TANDA TANGAN PD 3

SETIAP KEGIATAN YANG AKAN DIADAKAN DI DEKANAT WAJIB LAPOR KE PIHAK

DEKAN DENGAN MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN YANG MENYATAKAN BAHWA

AKAN DIADAKAN KEGIATAN .

SELAIN ITU SETIAP PENANDATANGAN KE PD 3 DILAKUKAN H-3 SEBELUM ACARA

DIADAKAN.

7. TANDA TANGAN SURAT

Surat yang dikeluarkan sekretariat kabinet/departemen (surat keluar eksternal

BEM KEMA FPIK UNPAD) ditandatangani oleh Sekretaris Kabinet/Kepala

Departemen dan ketua BEM.

Contoh:

Ketua BEM KEMA FPIK

UNPAD,

NAMA

NPM

Sekretaris

Kabinet/KaDep,

Nama

NPM

Surat yang dikeluarkan oleh sekretariat kabinet/departemen (surat keluar

internal BEM KEMA FPIK UNPAD) ditandatangani oleh sekretaris kabinet/KaDep

dan Sekretaris Departemen yang bersangkutan tetapi sepengetahuan ketua BEM dan

Sekretaris Kabinet.

Contoh:

KaDep, Sekretaris

Nama

NPM

Departemen

Nama

NPM

Mengetahui,

Ketua BEM KEMA FPIK UNPAD

NAMA

NPM

Surat Kepanitiaan

Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, sekretaris panitia, dan Ketua BEM

Contoh:

Ketua Pelaksana,

Nama

NPM

Sekretaris

Nama

NPM

Mengetahui,

Ketua BEM KEMA FPIK UNPAD

NAMA

NPM

8. LPJ

PEMBUATAN LPJ MAX 2 MINGGU SETELAH KEGIATAN->DISERAHKAN KE SETKAB-

>PENANDATANGAN BUKU LAPORAN

NP : BAGI YANG TELAT DIDENDA 5.000/HARI

9. FORMAT LPJ

Pendahuluan

Tema Kegiatan

Maksud dan Tujuan Kegiatan

Sasaran Kegiatan

Waktu dan Tempat

Tanggal :Tempat :Waktu :

Susunan Kepanitiaan

Pelindung

Penasehat

Penanggung jawab

Steering Committee

Ketua Pelaksana

Sekretaris

Bendahara

Bidang-bidang (sesuai dengan kebutuhan kepanitiaan)

Susunan Acara

Anggaran dana

Pandangan umum Ketua Pelaksana (meliputi evaluasi kegiatan dan kepanitiaan)

Evaluasi Bidang

Uraian ini berisi tentang proses pelaksanaan kegiatan, dari tahap persiapan

hingga pelaksanaan :

Tahapan Persiapan

Berisi tentang hal-hal yang terjadi pada saat persiapan kegiatan, mulai dari rapat

persiapan dan keputusan-keputusan yang diambil pada saat persiapan kegiatan.

Tahapan Pelaksanaan

Berisi tentang yang terjadi saat pelaksaan kegiatan. Disusun secara kronologis,

berdasarkan waktu.

Evaluasi Kegiatan

Berisi tentang hambatan dan keberhasilan kegiatan.

Penutup

Lembar Pengesahan sama dengan proposal

Lampiran (foto,nota pembayaran, dll)

10.TATA TERTIB PEMINJAMAN SEKRE

1. Penggunaan sekretariat, diharuskan mengkonfirmasi kepada Biro ART dan mengisi jadwal pemakaian sekretariat

2. Diwajibkan menjaga kebersihan sekretariat3. Merapikan kembali inventaris yang dipakai dan mengembalikan pada tempatnya4. Menjaga inventaris agar tidak hilang maupun kotor5. Ruang sekretariat hanya boleh dipakai maximal 1 hari6. Untuk perpanjangan waktu peminjaman harap konfirmasi kepada Biro ART7. Ruang sekretariat tidak boleh digunakan untuk hal–hal negatif8. Jika aturan di atas dilanggar akan dikenakan sanksi, berupa :- Membeli alat kebersihan

- Denda berupa uang Rp 10.000,00

11. NOTULENSI

BUKU INI WAJIB DIMILIKI OLEH TIAP SEKRETARIS DEPARTEMEN

Dalam notulensi memuat : a. Nama departemen/Kepala Bidang/biro yang menyelenggarakan rapat. b. Data rapat yang berisi hari, tanggal, waktu, tempat diselenggarakannya rapat. c. Nama dan jabatan pemimpin rapat. d. Jumlah anggota yang hadir.e. Daftar peserta rapat.f. Isi rapat. g. Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

12. ATURANSETIAP SURAT DAN PROPOSAL YANG AKAN DIAJUKAN WAJIB DI REVISI KE :

1. BAGI KKM/LK KIRIM KE : rohmat_supriadi@yahoo.com , (085624363323)

2. BAGI DEPARTEMEN KIRIM KE : salzsa.seranatadia@yahoo.co.id, 085721535321

NP : BAGI YANG BERWARNA MERAH TIDAK WAJIB UNTUK KKM DAN LK