I. Latar Belakang

Inovasi di oleh pimpinan untuk membantu perwujudan tujuan organisasinya.

Kemajuan bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dewasa ini telah

mentransformasikan organisasi dan manajemen dan proses kerja tradisional.

Contoh perkembangan terkini antara lain penggunaan cloud computing,

pertumbuhan pelayanan melalui platform berbasis komputer laptop dan telepon

genggam, dan pemanfaatan jejaring sosial tersebut memungkinkan organisasi

untuk menciptakan model baru dalam pelayanan dan cara pelaksanaan

pekerjaan sehari-hari.

Seiring dengan kemajuan tersebut kemampuan organisasi untuk

memproduksi informasi dengan memanfaatkan TIK semakin berkembang. Hal ini

telah diprediksi oleh Toffler bahwa umat manusia akan memasuki era peradan

baru yang ditandai dengan banjir informasi. Informasi yang membanjir di era ini

merupakan pisau bermata dua. Pada satu sisinya, informasi bisa merupakan

asset strategis bagi mereka yang mampu mengelolanya. Namun pada sisi lainnya,

informasi tersebut bisa pula menenggelamkan dan menyesatkan bagi mereka

yang tidak memiliki strategi pengelolaan informasi dan pengolahan data yang

baik.

II. Masalah

1. Pengertian data, informasi, sistem manajemen

2. Pengertian sistem informasi dan SIM

3. Syarat informasi yang baik

4. Perlunya mempelajari SIM

5. Hubungan SIM dengan ilmu pengetahuan

1

III. Pembahasan

1. Pengertian Data, Informasi, Sistem Manajemen

Data

Data adalah fakta-fakta mentah yang harus dikelola untuk

menghasilkan suatu informasi yang memiliki arti bagi suatu organisasi atau

perusahaan. Data terdiri atas fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif

tidak berarti bagi pemakai atau fakta mentah yang belum diolah.

Informasi

Informasi adalah hasil pengolahan data yang telah mempunyai arti

sehingga dapat digunakan khususnya oleh manajemen dalam membuat

keputusan.

Agar mudah dipahami perhatikan contoh sederhana berikut ini.

FE UMI memiliki 50 orang pegawai

FE UMI memiliki 30 buah meja kerja

Kedua hal tersebut di atas merupakan dua fakta atau data yang masih

berdiri sendiri yaitu 50 orang pegawai dan 30 buah meja kerja. Jika kedua

data yang terpisah tadi diolah atau diproses, misalnya seperti berikut ini:

30 [meja] - 50 [pegawai] = -20 [meja]

Operasi matematika dalam bentuk pengurangan memadukan kedua

data yang tadinya terpisah dan pengurangan tersebut merupakan salah satu

bentuk proses pengolahan data.

Jika dikalimatkan maka akan berbunyi kurang lebih sebagai berikut:

hanya ada 30 meja kerja padahal ada 50 orang pegawai jadi

kekurangan 20 buah meja

"Kekuranga 20 buah meja" dalam konteks di atas adalah informasi.

Selanjutnya Informasi seperti ini bisa dipakai oleh pimpinan FE UMI untuk

mengabil keputusan, misalnya membeli 20 buah meja baru agar setiap

pegawai miliki meja kerja, atau hanya membeli 10 buah meja kerja karena 10

orang pegawai merupakan petugas lapangan yang tidak memerlukan meja

kerja secara permanen, dan lain-lain sebagainya.

2

Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan yang

terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk

memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu

tujuan. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling

berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item

penggerak.

Manajemen

Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara

universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai

seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa

seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk

mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen

sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian,

dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan

efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan

perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan

secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

2. Pengertian Sistem Informasi Dan SIM

Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Komponen-komponen dari sistem informasi yaitu blok model, blok masukan,

blok basis data, blok kendali, blok teknologi dan blok keluaran.

Pada prinsipnya sistem informasi, termasuk sistem informasi untuk

manajemen, merupakan sistem yang mengumpulkan data dengan cara

3

tertentu lalu mengolahnya sedemikian rupa untuk menghasilkan informasi.

Hal ini biasa dikonsepsualkan sebagai Input-Proses-Output.

Setiap sistem informasi memiliki teknik dan alat pengumpulan data

sendiri. Dalam bentuk yang tradisional, data bisa dikumpulkan menggunakan

formulir isian atau dokumen-dokumen organisasi lainnya. Namun sistem

informasi yang computerised biasanya mengumpulkan data melalui formulir

elektronik dan sering bisa diisi secara online. Pemrosesan bisa secara

matematis atau logika. Alat pemrosesannya bisa menggunakan kalkulator

atau komputer atau secara manual.

Output bisa dalam bentuk laporan-laporan berkala baik dibuat secara

manual dan dalam bentuk cetak atau secara otomatis dalam bentk elektronis.

Storage adalah tempat penyimpanan data mentah ataupun informasi

yang berguna untuk pemrsesan selanjutnya. Secara tradisional bisa

berbentuk mapfolder, document keeper atau filing cabinet. Sistem informasi

manajemen yang berbasis komputer menggunakan media penyimpanan data

seperti hard disk, optical disks dan sebagainya.

Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) mewarisi berbagai deskripsi

mengenai sistem di atas. Sistem informasi Manajemen memberi kekuatan

kepada pekerja informasi untuk menghasilkan informasi yang berkualitas.

SIM juga mampu mengendalikan atau bahkan memaksa perilaku individu

untuk bekerja lebih efektif, efisien dan objektif dan konsisten. SIM juga terdiri

dari berbagai komponen seperti sumber daya manusia, teknologi dan

database. Terakhir, SIM juga bekerja atas prinsip input-proses-output.

Inputnya adalah data mentah, prosesnya mengolah data mentah secara

logika dan matematis. Outputnya adalah informasi yang berguna bagi

pengambilan keputusan dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya.

Secara khusus SIM memiliki komponen lainnya yaitu penyimpnan data.

Sistem informasi manajemen berfungsi baik untuk pengolahan transaksi

manajemen kontrol maupun sebagai sistem pendukung pengambilan

keputusan.

4

3. Syarat Informasi Yang Baik

1) Ketersediaan (availability), informasi tersebut harus dapat diperoleh bagi

orang yang hendak memanfaatkannya

2) Mudah dipakai (comprehensibility), informasi tersebut harus dapat

dipakai oleh pembuat keputusan

3) Relevan, dalam konteks organisasi informasi yang diperlukan adalah yang

relevan dengan permaslahan, misi dan tujuan organisasi

4) Bermanfaat, konsekuensi dari syarat relevan adalah bahwa informasi

tersebut harus bermanfaat

5) Tepat waktu, informasi harus ada pada situasi yang diperlukan atau tepat

waktu

6) Keandalan (reliability), informasi harus didapat dari sumber yang dapat

diandalkan kebenarannya

7) Akurat, syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan

dan kekeliruan

8) Konsisten, informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalam

penyajiannya karena konsisten merupakan syarat penting bagi dasar

pengambilan keputusan

4. Perlunya Mempelajari SIM

Suatu pertanyaan mendasar yang perlu dijawab adalah "mengapa

sistem informasi manajemen itu penting?" Secara hipotetis, jika tidak ada

SIM, atau ada namun tidak optimal, apa dampaknya bagi individu, kelompok,

organisasi, negara atau entitas sosial yang lebih besar lainnya?".

Pentingnya SIM dapat ditelusuri ke tahun 1970 ketika Alvin Toffler

memperingatkan akan datangnya masa depan yang penuh kekagetan dalam

bukunya "Furute Shock". Toffler memprediksi datangnya suatu banjir

bandang yang dahsyat dan mematikan. Jauh lebih mematikan dibanding

Tzunami yang pernah melanda pesisir Sumatra dan Jawa. Namun banjir yang

5

dimaksud Toffler bukanlah banjir air, melainkan banjir informasi. Apakah

banjir informasi yang diprediksi Toffler sudah terasa atau menimpa anda?

Dapatkah mengidentifikasi beberapa fenomena keseharian kita

dewasa ini yang merupakan bukti terjadinya banjir informasi tersebut?

Dewasa ini, banjir tersebut telah melanda dunia yang ditandai dengan

berubahnya bumi ini menjadi layaknya sebuah desa kecil yang didalamnya

mengalir informasi tanpa batas. Gosip tetangga dengan cepat menyebar

keseluruh pelosok desa. Dengan analogi seperti itu, dunia inipun sudah

menjadi desa global dimana informasi dengan volume yang begitu besar dan

isi yang sangat kaya menjadi terakses dengan mudah tanpa dibatasi oleh

kendala ruang dan waktu.

Bagi individu, kelompok, organisasi atau negara yang memiliki sistem

untuk menata informasi maka tentu akan mendapatkan manfaat dari banjir

informasi ini. Sebaliknya, bagi pihak yang mengabaikan peringatan Alfin

Toffler dan tidak membangun sistem informasi maka akan banyak merugi

dari membanjirnya informasi ini. Oleh karena itu, sistem informasi

manajemen perlu.

Selain alasan phenomena global tersebut di atas, sistem informasi

manajemen menjadi penting karena adanya kecenderungan untuk

mengadospi konsep reinventing government. Dalam konsep ini, pemerintah

dikembalikan ke urusan penataan melalui pembuatan aturan main

(kebijakan) dan memastikan ketaatan terhadap kebijakan yang telah dibuat

(pengendalian). Penyusunan kebijakan dan pengendalian sesungguhnya

merupakan kegiatan yang sangat membutuhkan ketersediaan informasi yang

berkualitas. Untuk itu, diperlukan sistem informasi manajemen untuk

menyuplai pembuat kebijakan publik dengan informasi bekualitas agar

melahirkan aturan main yang berkualitas pula.

Perubahan dalam sistem pemerintahan di Indonesia dari model

sentralistis ke desentralistis juga membuat sistem informasi manajemen

menjadi relevan. Dalam sistem pemerintahan yang terdesentrliasi, propinsi,

kabupaten dan kota memiliki otonomi yang begitu luas untuk menjalankan

6

berbagai urusan. Dengan volume dan kompleksitas urusan yang ada, sistem

informasi manajemen mutlak dibutuhkan.

Dengan ketersedian dan keterjangkauan harga teknologi informasi

pendukung dewasa ini, maka tidak ada alasan untuk tidak mengembangkan

sistem informasi manajemen dalam organisasi.

5. Hubungan SIM Dengan Ilmu Pengetahuan

1) AKUNTANSI MANAJEMEN

Konseptual SIM lebih banyak mengandung Akuntansi Manajemen

daripada Akuntansi Keuangan, karena system pendukung yang digunakan

oleh pemakai dengan pengambilan data dan model, berada dalam lingkup

Akuntansi Manajemen.

Akuntansi Keuangan : Berhubungan dengan pengukuran pendapatan

dalam suatu periode tertentu.

Akuntansi Manajerial : Berhubungan dengan pengukuran perilaku biaya

dan analitis lain yang bermanfaat untuk keputusan manajerial.

Contoh : Mengatur biaya dan menganalisa anggaran belanja

2) RISET OPERASIONAL

Riset Operasional mengembangkan prosedur untuk analisis dan

penyelesain berbagai tipe masalah keputusan berdasarkan komputer.

a. Penekanan pada pendekatan sistematis untuk penyelesain masalah

b. Memakai model (flowchart) dan prosedur matematik serta statistik

dalam analisis

c. Bertujuan mencari keputusan atau kebijakan secara optimal

Contoh :

Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu keputusan yang

diprogramkam dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa

menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah. Misal :

suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari

7

Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan

untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan

program untuk memilih kandidat.

3) MANAJEMEN DAN TEORI ORGANISASI

Bidang Manajemen Dan Organisasi memberikan beberapa konsep

yang penting dan pengertian tentang fungsi SIM dalam suatu organisasi.

Konsep-konsep itu antara lain :

Motivasi dari setiap pribadi

Bagian proses dan pengambilan keputusan

Teknik kepemimpinan

Keorganisasian yang mengubah proses

Struktur dan desain keorganisasian

Fungsi Manajemen dibagi menjadi 4, yaitu :

a) Planning

Manajer menggunakan logika dan metode tertentu untuk memikirkan

dan menyusun tujuan dan tindakan untuk mencapai tujuan tersebut

b) Controlling

Manajer memastikan bahwa organisasi bergerak untuk mencapai

tujuan atau sasaran dalam berorganisasi

c) Organizing

Manajer mengatur dan mengalokasikan pekerjaan, wewenang dan

sumber daya untuk mencapai tujuan atau sasaran organisasi

d) Leading

Manajer mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi anggota

organisasi untuk melaksanakan tugasnya

4) PENGETAHUAN KOMPUTER

Pengaturan komputer penting untuk SIM karena pengetahuan

komputer meliputi hal-hal antara lain : Algoritma, Komputasi, Software

dan Struktur Data.

8

Konsep Sistem manusia dan mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas

sebaiknya dilaksanakan oleh manusia dan lainnya lebih baik dilakukan

oleh mesin. Rantai Manajemen Pengetahuan Komputer terdiri atas :

a) Kemahiran Pengetahuan

Untuk mengelola sebuah system informasi maka dibutuhkan sumber

daya manusia yang mempunyai pengetahuan secara teknis dibidang

keahlian Teknologi Informasi dan memiliki pengalaman dalam

mengelola sistem informasi

b) Penyimpanan Pengetahuan

Karena ada dorongan orang untuk merekam, menyimpan data dalam

bentuk teks, gambar, dokumen dan sebagainya. Maka dibutuhkan

knowledge Storage untuk memprosesnya. Misalnya software yang

dapat membantu proses menyimpan dan mempublikasikan informasi

jika diminta oleh user

c) Penyebaran Pengetahuan

Untuk menyebarkan tulisan, informasi, gambar dan dokumen ke

lingkungan perusahaan secara online agar bisa diakses oleh seluruh

karyawan perusahaan maka dibangunlah suatu jaringan.

IV. Simpulan

SIM memberi kekuatan kepada pekerja informasi untuk menghasilkan

informasi yang berkualitas. SIM juga mampu mengendalikan atau bahkan

memaksa perilaku individu untuk bekerja lebih efektif, efisien dan objektif dan

konsisten. SIM juga terdiri dari berbagai komponen seperti sumber daya

manusia, teknologi dan database. SIM juga bekerja atas prinsip input-proses-

output. Perlunya mempelajari SIM :

• SIM penting karena diperlukan di era informasi

• Menghidarkan dari efek kebanjiran informasi dengan mengolah data

menjadi informasi & mengelola informasi

9

• Diperlukan untuk membantu mengatasi meningkatnya volume dan

kompleksitas pekerjaan sebagai konsekuensi dari otonomi daerah di

Indonesia

V. Daftar pustaka

http://fridaus.org/index.php/perkuliahan/sim-strata-1

http://hanihohoy.blogspot.com/2012/11/definisi-data-informasi-dan-sistem.html

http://idhoidhoy.blogspot.com/2012/04/hubungan-sim-dengan-disiplin-ilmu-lain.html

http://id.shvoong.com/social-sciences/education/2190843-syarat-syarat-informasi-yang-baik/

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen

10