art_agus s, yunita brs, lucia nk_ pengembangan sistem kearsipan_full text.pdf

Jurnal Teknologi Informasi-Aiti, Vol. 10. No.1, Februari 2013 : 1 - 100

46

Pengembangan Sistem Kearsipan Elektronik BerbasisClient-Server (Studi Pada Kantor Yayasan Perguruan

Tinggi Kristen Satya Wacana)

1)Agus Sugiarto, 2)Yunita B. R. Silintowe

Fakultas Ekonomika dan BisnisaUniversitas Kristen Satya Wacana

Jl. Diponegoro 52 – 60, Salatiga 50711, IndonesiaEmail: 1)[email protected]; 2)[email protected]

Lucia N. Kartika

Universitas Kristen Duta WacanaJl. DR. Wahidin no 5-25 Yogyakarta 55224

Email :[email protected]

1. Pendahuluan

Kebutuhan akan informasi menjadi dasar bagi organisasi untuk melakukanpengelolaan informasi dengan menggunakan teknologi informasi. Sistem pengelolaaninformasi dalam sebuah organisasi disebut dengan sistem informasi. Dengan alasanefisiensi dan efektivitas, saat ini setiap organisasi membangun sistem informasi berbasisteknologi informasi. Untuk mendapatkan sistem informasi yang dapat diandalkanoleh organisasi, diperlukan dilakukan suatu pengembangan (development) sisteminformasi secara terus menerus. Demikian juga yang dilakukan oleh kantor Yayasanperguruan Tinggi Kristen Satya Wacana (YPTKSW). Dalam rangka pelayananinformasi kepada semua pemangku kepentingannya, kantor YPTKSW telah

47

membangun berbagai sistem informasi. Salah satu sistem informasi yang telah dibangundan diterapkan adalah sistem kearsipan elektronik. Sistem ini diterapkan dalam upayapengelolaan dokumen (arsip) organisasi yang semakin banyak jumlahnya seiringdengan dinamika organisasi.

Dalam aktivitasnya, para staf kantor telah melakukan pengelolaan ribuandokumen secara konvensional. Staf kantor YPTKSW banyak menerima dokumendan juga membuat dokumen untuk berbagai kepentingan. Dokumen yayasan meliputidokumen kepegawaian, dokumen legal, dokumen akademik, dan sebagainya. Setiapdokumen yang diterima dan dibuat selalu disimpan dalam tempat penyimpanan arsip.Selain penyimpanan yang dilakukan para staf kantor, mereka juga melakukan pencariankembali arsip-arsip yang telah disimpan tersebut. Dalam praktiknya, banyak kendalayang dihadapi, yaitu sulitnya pencarian dokumen, ruangan kantor yang terbatas untukpenyimpanan dokumen, bahkan sering kali staf kantor mengalami kehilangandokumen asli. Frekuensi transaksi dokumen yang semakin tinggi, mengakibatkanstaf kantor kewalahan, sehingga dapat mengurangi kualitas pelayanan di kantoryayasan. Menyadari fakta tersebut, maka kantor yayasan perguruan tinggi KristenSatya Wacana, beralih menggunakan sistem pengelolaan arsip elektronik berbasiskomputer. Selama 1 (satu) tahun kantor YPTKSW menerapkan sistem kearsipanelektronik. Dalam proses penerapan sistem kearsipan elektronik, staf kantor yayasanmenghadapi berbagi permasalahan, yakni kapasitas memori penyimpanan yangterbatas, fitur program yang masih kurang lengkap, sistem masih bersifat offlinesehingga belum bisa diakses dari banyak tempat, kemampuan sumber daya manusiadan kendala teknis lainnya.

Penelitian ini mengkaji dan mengidentifikasi proses transaksi dokumen dananalisa kebutuhan user untuk mengembangkan sistem kearsipan elektronik berbasisclient-server pada kantor Yayasan perguruan Tinggi Satya Wacana. Sistem tersebutdikembangkan agar dapat memenuhi kebutuhan manajemen akan pengelolaankearsipan yang baik, sehingga dapat menjadi sumber informasi yang lengkap danterintegrasi saat dibutuhkan untuk pengambilan keputusan-keputusan penting bagiorganisasi. Lebih spesifik, kajian ini bertujuan untuk Melakukan analisis danperancangan sistem yang akan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan. Selain itukajian ini bertujuan mengembangkan perangkat lunak Sistem Kearsipan Elektronikyang siap digunakan untuk kantor yang bersangkutan.

2. Kajian Pustaka

Informasi diolah dari data-data yang terekan dan tersimpan dalam suatuorganisasi. Data-data direkam, disimpan dan diolah menjadi informasi yang bermanfaatdalam pengambilan keputusan pimpinan organisasi. Data-data yang terekam denganberbagai media disebut dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwadalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasidan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, danperseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

Pengembangan Sistem Kearsipan (Sugiarto, dkk)


48

bernegara [1]. Sedangkan menurut International Standars Organization (ISO),arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalamkomputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalamtransaksi bisnis, menyimpannya sebagai bukti aktivitas [2]. Dengan demikian, arsipmerupakan salah satu sumber informasi yang digunakan sebagai pengambilankeutusan pimpinan. Dari hal ini dapat dilihat peranan arsip sangat penting dalamSistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management Information System (MIS).Sistem informasi Manajemen adalah suatu sistem yang berbasis komputer yangmembuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa[3].

Pengelolaan arsip dengan media elektronik sering dilakukan organisasi melaluisistem kearsipan elektronik (electronic filing system). Dengan menggunakan mediaelektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengeloladokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan,pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Sugiarto dalam publikasinyayang berjudul Manajemen Kearsipan Modern menuliskan pentingnya melakukanmodernisasi manajemen kearsipan dengan menggunakan media komputer sebagaialat bantunya. Komputer dalam hal ini akan membantu mengelola dokumen denganbaik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan,pendistribusian, dan perawatan dokumen. Manajemen Kearsipan Modern berkaitanerat dengan sistem pengarsipan elektronik atau yang dikenal dengan ElectronicFiling Sistem [4]. The Georgia Archieve menyebutkan bahwa dokumen elektronisdapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku,microfilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisik ataukarakterstik, dibuat atau diterima menurut undang-undang [2]. Lebih lanjut Roltmengemukakan bahwa manajemen kearsipan elektronik adalah pengelolaan berbagaijenis dokumen dalam organisasi yang menggunakan program komputer danpenyimpanan. Sebuah sistem Kearsipan elektronik memungkinkan suatu organisasidan pengguna untuk membuat dokumen, memindai hard copy dalam bentukelektronik dan menyimpan, mengedit, mencetak, proses, dan juga mengeloladokumen[5]. Penelitian-penelitian tentang sistem kearsipan elektronik sebenarnyatelah banyak dilakukan. Putri melakukan penelitian dengan judul Rancang BangunSistem Informasi Persuratan dan Kearsipan Universitas Udayana MenggunakanParadigma Berorientasi Obyek. Dalam sistem tersebut, praktek administrasi yangsarat dengan verifikasi manual dapat digantikan dengan verifikasi elektronik.Pendekatan paradigma pemrograman yang digunakan adalah pendekatanberorientasi objek dengan aktivitas meliputi proses surat masuk beserta disposisinya,proses surat keluar dan metode pengarsipan surat [6]. Penelitian Putri di atasmemberikan pemahaman bahwa sangat dimungkinkan pengembangan perangkatlunak sistem kearsipan yang mengikuti pola alur dalam proses persuratan dankearsipan sesungguhnya. Sedangkan penelitian Hakim, memberikan pemahamanbahwa arsitektur Multitier tepat digunakan pada aplikasi yang akan dikembangkannanti, terutama untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pemrosesan data yangtersebar. Selain manfaat efisien transaksi dokumen, penerapan sistem kearsipanelektronik akan memberikan manfaat secara ekonomis. Dari perspektif bisnis,

49

penyimpanan dan penanganan dokumen secara elektronik membantu perusahaanuntuk mengelola dokumen dengan biaya pengelolaan rendah [7].

Pentingnya Pengembangan Sistem InformasiPengembangan system informasi perlu dilakukan agar system informasi yang

diterapkan tetap memiliki kinerja yang optimal. Pemahaman tentang siklus hidupsistem informasi (Information Systems Life Cycle ), harus dimiliki oleh setiaporganisasi. Adapun fase ISLC tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu : a. SystemsDevelopment (Design), b. Systems Implementation, c. Systems Operation(Maintenance), dan d. Systems Obsolescence [3]. Sedangkan beberapa alasanmengapa diperlukan pengembangan sistem adalah adanya permasalahan (prob-lem) yang timbul pada sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :Ketidakberesan dan Pertumbuhan Organisasi . Alasan yang kedua adalah untukmeraih kesempatan (opportunities), serta adanya instruksi-instruksi (directives),sehingga memaksa diperlukan suatu pengembangan sistem.

Tahap pengembangan sistem informasi juga memiliki siklus. Sikluspengembangan sistem informasi ( Systems Development Life Cycle -SDLC)berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah darisetiap tahapan. Ahituv dan Neumann mengemukakan terdapat tujuh tahapan yangterbagi dalam tiga fase dalam pengembangan sistem informasi, yaitu fase satu adalahDefinition Phase (1.Preliminary analysis, 2.Feasibilitystudy, 3.Informationanalysis, 4. System design). Fase dua adalah Construction Phase (5.Programming, 6. Development of procedures). Fase tiga adalah ImplementationPhase (7.Training, conversion and testing)[8].

Pengembangan Aplikasi Berbasis Arsitektur Client - ServerClient-Server adalah pembagian kerja antara server dan client yang

mengakses server dalam suatu jaringan. Jadi arsitektur client-server adalah desainsebuah aplikasi terdiri dari client dan server yang saling berkomunikasi ketikamengakses server dalam suatu jaringan. Dalam konteks basis data, client mengaturantarmuka berfungsi sebagai workstation tempat menjalankan aplikasi basis data.

Gambar 1 Arsitektur Client-Server

Client menerima permintaan pemakai, memeriksa sintaks dan generate



50

kebutuhan basis data dalam SQL atau bahasa yang lain. Kemudian meneruskanpesan ke server, menunggu response dan bentuk response untuk pemakai akhir.Server menerima dan memproses permintaan basis data kemudian mengembalikanhasil ke client. Proses-proses ini melibatkan pemeriksaan autorisasi, jaminan integritas,pemeliharaan data dictionary dan mengerjakan query serta proses update. Selainitu juga menyediakan kontrol terhadap concurrency dan recovery [9].

3. Metode Penelitian

Metode dalam penelitian ini adalah waterfall yang merupakan model prosespengembangan perangkat lunak pertama kali dipublikasikan dari model lainnya.Metode ini cocok untuk pembangunan atau pengembangan aplikasi sistem yangtidak terlalu luas dan rumit. Kelebihan dari metode ini yaitu pada setiap tahap yangdilewati dapat kembali ke tahap sebelumnya ataupun diteruskan ke tahap berikutnya[10] .

Gambar 2 Ilustrasi Metode Waterfall (Sommerville, 2001)

Berikut ini hasil observasi dan wawancara yang dilakukan penelitian kepadabeberapa user di kantor YPTKSW:a) Sistem diperlukan oleh kantor YTKSW dapat terintegrasi dengan sistem alur

surat masuk dan alur surat keluar. Hal ini diperlukan karena frekuensi transaksidokumen semakin meningkat dari waktu ke waktu. Pemilahan antara dokumenmasuk dan dokumen keluar harus dilakukan. Dokumen masuk adalah dokumendari pihak luar kantor YPTKSW. Sedangkan kategori dokumen keluar adalahsetiap dokumen yang diciptakan atau dibuat oleh kantor YPTKSW.

b) Untuk memberikan kemudahan pada semua user, maka diperlukan system yangberbasis jaringan/ web/ Information and Communication Technology (ICT).Hal ini sangat diperlukan agar semua staff kantor dapat mengakses ataumengunakan system ini dari mana saja dengan mudah, sehingga pelayanantransakasi dokumen kepada stakeholder semakin optimal. Keberadaan prasarana teknologi informasi sangat mendukung, sehingga sistem kearsipanelektronik berbasis jaringan atau web sangat dimungkinkan.

c) Mengingat pengelolaan arsip secara konvensional masih tetap berjalan, maka

51

diperlukan system kearsipan elektronik yang juga mendukung proses pencariandokumen secara manual.

d) Standarisasi sistem untuk srsip yang dikerjakan secara manual dan secaraelektronik untuk menjamin semua pengguna dapat mengoperasikan sistem inidan sebagai penjamin sistem kearsipan tetap dapat berjalan apabila terjadi matilampu atau permasalahan teknis lainnya.

e) Format dokumen yang dapat diupload dalam sistem lebih banyak, tidak hanyaformat jpg saja melainkan lebih bervariasi kemudian output ditampilkan dalambentuk pdf.

f) Setting Daftar Klasifikasi perlu ditambahkan, untuk fleksibilitas pengelompokanindeks subjek dokumen.

g) Retensi Otomatis perlu ditambahkan untuk mempermudah pengurangankapasitas penyimpanan untuk dokumen yang sudah tidak berguna/berfungsi,dengan jangka waktu yang ditentukan (setting) oleh organisasi.

h) Kapasitas penyimpanan mutlak diperlukan penambahan, mengingat kapasitasyang tersedia pada system yang lama tidak memadai lagi, sehingga aplikasi sudahtidak berfungsi.

i) Hak akses perlu disempurnakan, mengingat ada beberapa level hak akses :Administrator, Manajemen, dan Staff.

j) Diperlukan fasilitas pendistribusian dokumen yang ditemukan, misalnya via email,atau copy ke data D/ Flashdisk, print (cetak).

k) Penyediaan kata kunci atau keywords sehingga sekilas dapat memudahkanapakah file tersebut perlu dibuka atau tidak.

Sistem Kearsipan Elektronik ini dikembangkan berbasis web denganmenggunakan tools aplikasi AppServ for windows versi 2.5. Aplikasi tersebutmerupakan paket open source terintegrasi yang didalamnya terdapat paket aplikasiweb dan basis data server sebagai berikut, yaitu web server apache 2.2.3; bahasapemrograman PHP 5.1; basis data server MySQL 5.0 dan perangkat manipulasibasis data phpMyAdmin 2.9. Dengan basis web yang dimilikinya, maka aplikasi inimemiliki flexibilitas yang tinggi untuk diterapkan secara jaringan. Sedangkan secaraarsitektur, aplikasi ini dapat diakses oleh beberapa layer pengguna seperti Gambar3.

Gambar 3 Arsitektur Sistem



52

Arsip yang tersimpan di dalam basis data server, di kelola di dalam webserver dan bisa diakses oleh tiga layer pengguna yaitu Manager, Administrator danStaff. Dalam hak akses yang dimilikinya, Administrator merupakan user denganhak akses tertinggi karena mampu mengelola beberapa user yang lain, baik untukregistrasi, memelihara maupun menghapus user-user lainnya. Administrator jugaberhak mengakses seluruh menu administrasi file yang ada di dalam sistem. UserManajer berhak mengorganisasi dan melakukan pencarian dokumen seluruhkategori, sedangkan user staf hanya bisa mengakses atau mencari dokumen ketegoriumum saja. Metode desain sistem kearsipan elektronik menggunakan DFD (DataFlow Diagram). Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu diagram yangmenggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yangpenggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, sistematis,terstruktur dan jelas. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasipada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambarananalisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh perancang sistemkepada pemakai (user) maupun pembuat program. Gambar 4 adalah hasil desainsistem kearsipan elektronik.

Gambar 4 Data Flow Diagram (DFD) Level 0

Dari diagram tersebut nampak bahwa administrator melakukan input dataarsip, setting beberapa fitur (user, subject, retensi) serta juga melakukan pencariandokumen. Kemudian data hasil pencarian yang diminta administrator diterimaadministrator dari sistem. Staf melakukan pencarian dokumen dengan input keywordkedalam sistem, kemudia hasilnya akan diperoleh dalam bentuk data arsip kategorinon konfidensial. Sedangkan manajer melakukan pencarian dokumen melalui inputkeyword, kemudian hasilnya berupa data semua arsip, baik kategori konfidensialmaupun non konfidensial. Untuk alur data lebih lanjut dapat digambarkan dalamdata flow diagram level satu, seperti Gambar 5.

Berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan user, maka perancangan danpengembangan sistem elektronik dapat dijelaskan bahwa sistem kearsipan elektronikdikembangkan dengan berbasis jaringan client-server, yang berarti bahwa sistemtersebut dapat diakses dari beberapa komputer melalui jaringan Local Area Network(LAN). Hal ini bertujuan untuk mempermudah user untuk mengakses sistem dari

53

berbagai komputer dan dari berbagai tempat. Format dokumen yang di-uploaddalam sistem ini adalah format portable document format (PDF), hal ini bertujuanagar user dapat mengelola file atau dokumen dari berbagai jenis. Beberapa filedengan berbagai jenis dapat dialihkan dalam bentuk pdf melalui perangkat lunakpdf creator.

Gambar 5 Data Flow Diagram (DFD) Level Satu

Pengelolaan dokumen elektronik secara garis besar dibedakan menjadidokumen masuk dan dokumen keluar. Dokumen atau surat masuk merupakandokumen atau surat yang diterima organisasi dari berbagai pihak.Sedangkan dokumenatau surat keluar adalah semua dokumen atau surat yang telah dibuat dan divalidasioleh organisasi yang akan dikirimkan ke berbagai pihak baik pihak internal maupunpihak eksternal organisasi.

Gambar 6 Tampilan Aplikasi

Gambar 7 Menu Utama dalam Sistem Kearsipan Elektronik

Beberapa menu atau fitur dari sistem yang telah dirancang dan dibangun adalahAgenda, Document Management, User Management, Setting Retensi, SettingSubject, dan Setting Sub Subject. Berikut uraian fitur utama dalam sistem yangtelah dirancang dan dibangun.



54

Agenda merupakan pencatatan otomatis yang dilakukan oleh sistem tentanginput dokumen yang dilakukan oleh user. Pencatatan otomatis dilakukan secarakronologis. Melalui fitur ini, user dapat mendapatkan informasi tentang dokumenapa saja yang telah tersimpan di basis data dalam jangka waktu atau dalam periodetertentu. Untuk mendapatkan informasi tersebut user harus memasukan kategoridokumen masuk, keluar atau keduanya (semua). Setelah itu tentukan periode agendayang diinginkan. User juga harus memilih apakah informasi yang dibutuhkan adalahdata berdasarkan tanggal dokumen atau tanggal input dalam sistem tersebut.Langkah terakhir adalah melihat hasil pencarian. Laporan yang tersedia adalah dalambentuk tabel yang berisi informasi tentang nomor urut, tanggal dokumen atau tanggalinput, indeks/nama dokumen, subjek, lokasi/kota, nomor referensi, serta informasisingkat tiap dokumen. Daftar agenda yang telah ditemukan dapat dicetak dalambentuk portabel document format (pdf) melalui tombol print, dan selanjutnya dapatdicetak menggunakan printer.

Gambar 8 Formulir Permintaan Agenda Dokumen

Document Management merupakan menu yang digunakan untuk mengelolaandokumen yang meliputi kegiatan memasukan dokumen (input document) danPencarian Dokumen dengan melalui kanta kunci yang diinginkan. Input dokumenmerupakan menu yang digunakan untuk memasukan data dokumen dan file dalamsistem. Dalam formulir input dokumen terdapat beberapa field yang harus dilengkapioleh administrator.

Gambar 9 Formulir Indeks Untuk Memasukan Dokumen Dalam Sistem

55

Beberapa field yang harus diisi oleh administrator adalah Kategori Dokumen,Field ini terdiri dari dua pilihan yaitu dokumen masuk, dan dokumen keluar. IndeksDokumen, merupakan kata kunci dokumen yang diambil dari nama dokumen yangakan di-input. Subjek, merupakan isi dokumen. Isi dokumen sering juga disebutsebagai perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat [11]. Daftarsubjek dapat ditentukan atau disetting dalam menu Setting Subject. Sub Subjek,merupakan bagian dari Sujek yang telah ditentukan sebelumnya. Pembuatan ataupenentuan sub subjek dapat dilakukan melalui menu Setting Sub Subject. Lokasi/Kota, merupakan indentitas geografis dari sebuah indeks. Tanggal Dokumen,merupakan informasi tanggal, bulan dan tahun pembuatan sebuah dokumen. Dataini diambil dari tanggal dokumen yang dicantumkan dalam sebuah dokumen. Sifat,merupakan pengkategorian dokumen yang didasarkan pada tingkat kerahasiaandokumen yang akan berimplikasi pada hak akses para user. Informasi, merupakanuraian singkat tentang dokumen tersebut. Informasi ini akan membantu user untukmengenali dokumen yang akan dicari. No. Ref, merupakan informasi yang merujukpada pencatatan nomer agenda dokumen dalam buku agenda surat masuk ataukeluar. Lokasi fisik, merupakan informasi tempat penyimpanan dokumen fisik (apabilalembaga masih menyimpan dokumen fisik). Informasi bisa berupa nomor lemari,laci, folder, atau yang lain. Sifat kepentingan, merupakan pengkategorian dokumenuntuk kepentingan masa retensi (penahanan) yang berimplikasi pada masa simpandokumen dalam sistem. Kategori dan masa simpan dapat ditentukan oleh adminis-trator melalui menu setting Retensi.

Merupakan formulir permintaan (query) untuk mencari dokumen sesuai dengankategori atau klasifikasi yang ditentukan.Beberapa field kunci yang bisa ditentukanadalah Kata kunci, yaitu istilah kunci yang akan digunakan sebagai dasar pencarian,kemudian dilanjutkan dengan kategori kata kunci tersebut, apakah indeks, subjek,place (tempat) atau nomor referensi.

Gambar 10 Formulir Pencarian Dokumen

Untuk penemuan dokumen, akan tampil dalam bentuk tabel daftar dokumen,yang berisi informasi tentang nomor, tanggal dokumen/input, indeks/nama, subjek,lokasi/kota, no.ref, dan informasi dari dokumen yang ditemukan. Dalm daftar tesebutakan muncul tombol AKSI. Apabila user sebagai administrator, akan muncul pilihanaksi Detail dan Del (delete). Detail berarti melanjutkan pencarian lebih rinci yangakan dilanjutkan dengan rincian informasi dokumen, kemudian tombol uploaddokumen, Daftar file yang tersimpan, view (untuk membuka dan membaca file),dan Del untuk menghapus file yang tersimpan. Del (delete) merupakan tombol yang



56

digunakan untuk menghapus sebuah record atau dokumen yang tersimpansebelumnya.

Gambar 11 Laporan Daftar Dokumen Yang DitemukanSedangkan apabila user melakukan login sebagai non Administrator, maka

AKSI hanya ada detail, dan dilanjutkan dengan rincian dokumen dan daftar fileserta tombol view untuk membuka dan membaca file yang tersimpan dalam melaluiAcrobat reader.

Gambar 12 Uraian Dokumen Yang Ditemukan Dan File-nya

User Management merupakan fitur yang mengelola siapa saja yang berhakmenggunakan atau mengakses sistem. Hal ini merupakan perwujudan dari manajemenkeamanan sistem yang telah di rancang dan dibangun. Manajemen keamanan sistemmerupakan aktivitas agar sumber daya informasi tetap aman, sedangkan salah satutujuan dari keamanan informasi adalah Kerahasiaan, yaitu melindungi data daninformasinya dari pengungkapan dari orang-orang yang tidak berwenang [3].Untukmewujudkan manajemen keamanan sistem, telah dirancang manajemen pemakai.Dalam hal ini, administrator dapat menentukan siapa saja yang berhak menggunakanatau mengakses sistem serta kategori user-nya. Setiap pemakai yang akan mengaksessistem, akan melakukan login terlebih dahulu, dengan memasukan username danpassword.

Gambar 13 Formulir Login bagi Pemakai (User)

57

Untuk melakukan setting user, administrator menggunakan menu usermanagement. Ada dua fitur dalam menu user management dan daftar user yangtelah ditentukan dalam sistem.Administrator akan mengisi formulir registrasi userdengan beberapa field, yaitu nama pemakai, level (Administrator, Manajer atauStaff). Jika Administrator, seorang user akan berhak mengakses seluruh menu dalamsistem. level manajer, akan berhak melakukan pencarian dokumen seluruh kategori(umum dan konfidensial). Sedangkan level staff hanya bisa mengakses atau mencaridokumen ketegori umum saja.

Gambar 14 Formulir User Management

Tidak selamanya sebuah dokumen harus disimpan. Dengan kata lain, dalampengelolaan dokumen harus menyimpan dokumen yang benar-benar bermanfaat.Dengan demikian dengan alasan efisiensi kapasitas penyimpanan, maka perludilakukan penetapan usia penyimpanan (retensi) bagi setiap dokumen. Penetapankategori dan usia penyimpanan akan dilakukan administrator berdasarkan kebijakanyang berlaku dalam sebuah lembaga atau organisasi. Arti secara harafiah retensibermakna penahanan. Dalam kearsipan, retensi artinya lama suatu arsip atau dokumendisimpan (ditahan) pada file aktif atau di file in-aktif sebelumnya dipindahkan ataudimusnahkan [11]. Melalui formulir setting retensi, administrator akan dapatmenentukan kategori sifat kepentingan sebuah dokumen beserta usianya dalam satuantahun. Khusus untuk kategori dokumen yang harus disimpan selamanya (abadi/vital)diberi usia nol tahun. Sedangkan kategori yang lain dapat ditentukan dalam satuantahun sesuai dengan kebijakan lembaga yang sudah ditentukan.Dalam menu settingretensi terdapat dua tombol yaitu add retensi untuk menentukan kategori dan usiadokumen, serta daftar kategori retensi yang telah disetting sebelumya, seperti terlihatpada Gambar 15.

Gambar 15 Formulir Add Retensi



58

Subject merupakan merupakan pokok masalah dari sebuah dokumen. Dalampraktiknya, banyak pencarian dokumen yang dilakukan berdasarkan pokok masalahatau perihal dari sebuah dokumen. Oleh karena ini sistem ini mengakomodasipencarian melalui kata kunci Subject dari sebuah dokumen. Untuk dapat melakukanpencarian dokumen melalui kategori subyek, maka Administrator harus melakukanpenentuan kategori-kategori subjek dokumen. Pengkategorian subjek dokumensering disebut dengan daftar klasifikasi subjek. Pembuatan daftar klasifikasi subjekbertujuan agar jenis dan level dari subjek yang akan digunakan tidak berlebihan.Administrator akan menentukan subjek-subjek berdasarkan daftar klasifikasi subjekyang telah ditentukan sebelumnya oleh lembaga. Subjek dapat juga dilengkapi dengankode tentu. Ada dua macam subjek, yaitu subjek murni (berdasarkan urutan abjad)dan subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu) [2]. Menu settingsubject berisi dua hal, yaitu tombol add subject, yaitu pembuatan atau penentuansubject baru oleh administrator, dan daftar subject yang sudah ditetapkansebelumnya.

Gambar 16 Menu dan Formulir Add Subject

Sub subject merupakan bagian dari sebuah subject yang telah ada. Sub subjectdiperlukan apabila untuk mengkategorikan subject menjadi beberapa sub subjectagar lebih rinci.Setting sub subject dilakukan apabila subject tersebut sudah digunakanoleh banyak dokumen.Dalam menu setting sub subject terdapat dua hal, yaitu addsub subject, dan daftar sub subject yang telah ada. Untuk menentukan sub subject,administrator meng-clik tombol add sub subject, kemudia mengisi formulir add subsubject, dengan memilih subject yang telah ada, kemudian memasukan sub subjectbaru.

Gambar 17 Menu dan Formulir Add Sub Subject

59

Pengujian sistem bertujuan menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi padasistem dan melakukan revisi sistem. Tahap ini penting untuk memastikan bahwasistem bebas dari kesalahan [12]. Pengujian sistem yang telah kembangkanmerupakan tahapan akhir dari proses penelitian. Lebih lanjut Simarmatamengungkapkan bahwa pengujian sistem informasi berbasis web dapat menggunakanteknik dan metode pengujian perangkat lunak tradisional. Pengujian aplikasi webmeliputi pengujian tautan, pengujian browser, pengujian usabilitas, pengujian muatan,tegangan dan pengujian malar [13]. Tabel 1 merupakan hasil pengujian sistemkearsipan elektronik yang telah dirancang, dibangun dan diaplikasikan di kantorYayasan Perguruan Tinggi Kristen Satya Wacana.

Tabel 1 Hasil Pengujian Sistem Kearsipan Elektronik

No Tahapan Hasil

1 Install sistem di komputer server Berhasil 2 Akses ke FTP Server yang dilakukan dari jaringan local Berhasil 3 Akses ke FTP Server yang dilakukan dari jaringan luar Berhasil 4 Pengujian Menggunakan Browser Mozilla Firefox Berhasil 5 Upload File ke sistem melalui Jaringan local Berhasil 6 Upload File ke sistem melalui jaringan luar Berhasil 7 Download dan view dokumen dengan pdf reader melalui jaringan

lokal Berhasil

8 Download dan view dokumen dengan pdf reader melalui jaringan luar Berhasil 9 Print (cetak) dokumen Berhasil

4. Simpulan

Sistem kearsipan yang telah dirancang dan dibangun serta diaplikasikan padakantor yayasan perguruan tinggi kristen Satya Wacana (YPTKSW), memilikibeberapa fitur utama yang pada dasarnya mengadopsi dari sistem kearsipan secarakonvensional. Aspek kesederhanaan dalam pengoperasian, kemudahan dalam akses,kapasitas penyimpanan yang memadai serta keamanan sistem menjadi hal yang pentingdalam pengembangan sistem kearsipan elektronik ini. Kesederhanan pengoperasiansistem menjadikan para staf kantor YPTKSW dengan mudah menguasai teknikpengoperasian sistem dalam waktu singkat. Kemudahan dalam akses terwujudkarena sistem ini dirancang dan dibangun berbasis client-server. Dengan demikansistem ini bisa diakses dari berbagai komputer melalui jaringan Local Area Net-work (LAN). Dengan multiuser memungkinkan para staf kantor dapat melakukantransaksi dokumen (penyimpanan dan pencarian) secara bersamaan dari berbagaikomputer. Kapasitas penyimpanan yang memadai, dan bisa disesuaikan dengankebutuhan kantor. Aspek keamanan sistem dapat diwujudkan karena administratordapat mengendalikan user yang berhak mengakses atau menggunakan sistem ini.Terdapat tiga lever user, yaitu administrator, manajer, dan staf. Administrator memilikiwewenang untuk mengakses dan mengoperasikan semua fitur yang ada dalam sistem



60

kearsipan ini. Administrator bisa mengakses Fitur Document Management(memasukan dan menghapus) dokumen, setting rentensi atau usia dokumen, settingklasifikasi, serta pengelolaan pengguna sistem (user management). User manajemenmemiliki hak akses untuk mencari dokumen dengan semua kategori. Sedangkanuser staf hanya memiliki hak akses mencari dokumen kategori tertentu saja.Pengembangan sistem kearsipan elektronik ini diharapkan dapat menjadi solusipengelolaan arsip secara elektronis di kantor YPTKSW. Beberapa hal yang menjadipotensi kendala dalam pengelolaan dokumen secara elektronik adalah kemampuandan kemauan staf atau user dalam pemanfaatan sistem yang telah dibangun dandikembangkan. Persoalan Peralatan pendukung sistem pengelolaan arsip elektronikjuga menjadi persoalan, mengingat sistem sistem jaringan di kantor YPTKSW belumtertata dengan baik. Selain itu alat pemindai dokumen (scanner) yang selama inidigunakan kurang dapat mendukung kegiatan pemindaian dokumen dengan jumlahyang ada di kantor YPTKSW.

Beberapa rekomendasi yang diberikan kepada Manajemen Kantor YayasanPendidikan Tinggi Kristen Satya Wacana, adalah a). Diperlukan komitmen dandukungan pimpinan kantor YTPKSW dalam penerapan pengelolaan kearsipansecara elektroni; b). Diperlukan komitmen dan peningkatan kemampuan staf kantordalam pengetahuan dan pengoperasian alat, aplikasi dan sistem jaringan kantor; c).Diperlukan manajemen jaringan komputer di kantor YPTKSW yang lebih baik; d).Diperlukan penambahan alat pendukung sistem kerasipan elektronik, yaitu alatpemindai dokumen yang lebih handal (terdapat fasilitas ADF- Automatic DocumentFeeder), agar proses pemindaian dokumen dapat dilakukan dengan cepat, mengingatjumlah dokumen yang dikelola kantor YPTKSW sangat banyak.

6. Daftar Pustaka

[1] Indonesia, Republik.Undang Undang No.43 Tahun 2009 TentangKearsipan.

[2] Sukoco, Badri, Munir. 2007. Manajemen Administrasi Modern. Jakarta :Penerbit Erlangga.

[3] McLeod, Raymond, & George P. Schell. 2008. Management InformationSystem. New Jersey : Pearson Prentice Hall,

[4] Sugiarto, Agus dan T. Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern(Dari Konvensional ke Basis Komputer). Yogyakarta : Penerbit Gava Media,2005.

[5] Rolt, Júlio da Silva Dias e Carlos Roberto De. 2007. Holonic Document: ANew Approach To Electronic Document Management. IADIS InternationalConference WWW/Internet 2007, pp. 122-127.

[6] Putri, Gusti Agung. 2005. Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan danKearsipan di Universitas Udayana. : Laporan penelitian di Program StudiTeknik Elektro Universitas Udayana, Laporan penelitian di ProgramStudi Teknik Elektro Universitas Udayan,Denpasar.

[7] Thilmany, Jean,. 2009. The Death Of The Filling Cabinet, Mechanical

61

Engineering; Dec2009, Vol. 131 Issue 12, pp. p44-46.[8] Ahituv, Niv and Neumann, Seev. 1984. A Flexible Approach to Information

System Development., s.l. : MIS Quarterly, (Vol. 8). Issue 2[9] Anonim. 2012. Arsitektur Client Server http://top-ilmu.blogspot.com/2012/

09/ arsitektur-client-server.html[10] Sommerville, I. 2001. Software Engineering. Edisi ke-6. United States Of

America : Addison-Weley Publishers.[11] Amsyah, Zulkifli.Manajemen Kearsipan.1993.Jakarta : PT Gramedia

Pustaka Utama.[12] Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi.Yogyakarta

: PT Pustaka Pelajar.[13] Simarmata, Janner. 2009. Perancangan Basis Data, Yogyakarta: Andi Offset.


art_agus s, yunita brs, lucia nk_ pengembangan sistem kearsipan_full text.pdf

Documents