analys system of library with easycase 98 (analisa sistem perpustakaan)
TRANSCRIPT
BAB III
PEMBAHASAN
A. Analisa Sistem
Tahapan awal dari analisa sistem adalah melakukan identifikasi
masalah-masalah yang timbul dari penerapan sistem lama. Berikutnya, perlu
dilakukan identifikasi terhadap kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi
agar pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan SMP Negeri 1 Padangan
menjadi lebih efektif dan efisien (Agus Mulyanto, 2009: 243).
1. Identifikasi Masalah
Pengurus perpustakaan SMP Negeri 1 Padangan dalam kegiatan
pengelolaan, pengolahan dan pelayanan perpustakaan selama ini masih
menggunakan sistem manual. Artinya, di perpustakaan SMP Negeri 1
Padangan masih menggunakan pola dan tatakerja pelayanan perpustakaan
tradisional, belum menerapkan sistem digitalisasi dan otomatisasi
perpustakaan yang telah banyak dikembangkan dalam perpustakaan semi
modern dan modern.
Berikut ini beberapa indikator masalah yang ditemukan dalam
kegiatan observasi di SMP Negeri 1 Padangan:
a. Proses pendaftaran anggota perpustakaan membutuhkan waktu sekitar
dua sampai tiga hari.
b. Anggota perpustakaan harus mencari dan mengambil sendiri apabila
akan meminjam buku di rak-rak buku yang telah disediakan.
c. Penambahan koleksi bahan pustaka yang relatif sedikit karena
minimnya alokasi dana.
d. Keadaan sebagian bahan pustaka yang telah rusak disebabkan oleh
faktor usia dan binatang pengerat.
e. Dibutuhkan waktu cukup lama apabila anggota perpustakaan akan
meminjam, membaca atau memanfaatkan bahan pustaka di ruang baca
karena harus mengantri atau bahkan berebut terlebih dahulu.
f. Belum adanya pembaharuan data katalog bahan pustaka sehingga
menyulitkan dalam pencarian buku.
g. Ruang baca yang relatif sempit dan panas untuk kegiatan membaca
anggota perpustakaan.
h. Kegiatan-kegiatan inventarisasi, katalogisasi dan klasifikasi masih
menggunakan sistem pencatatan di buku tulis.
i. Semakin berkurangnya pengunjung perpustakaan setiap bulan.
j. Beberapa koleksi VCD pembelajaran yang dimiliki perpustakaan telah
mengalami kerusakan.
k. Belum adanya penetapan nomor klasifikasi buku atau nomor panggil
bahan pustaka.
l. Tempat penyimpanan bahan pustaka, misalnya, rak buku bacaan,
alamari buku referensi dan almari penyimpanan alat pandang dengar
atau audio-visual tidak memadai dan tidak sebanding dengan jumlah
bahan pustaka.
2. Sistem Manual di Perpustakaan SMP Negeri 1 Padangan
a. Prosedur Sistem Pengolahan Bahan Pustaka:
1) Bahan pustaka yang baru oleh petugas Urusan Pengelolaan
diperiksa terlebih dahulu data-data fisiknya, kemudian dicatat
dalam Kartu Katalog, Kartu Pustaka, Kantong Kartu Pustaka, Buku
Daftar Pustaka, dan Buku Katalog Pustaka. Pada bahan pustaka
tersebut dibubuhi cap perpustakaan dan pada bagian dalam
halaman sampul belakang bahan pustaka ditempelkan Kantong
Kartu Pustaka. Selanjutnya, Kartu Katalog, Kartu Pustaka, Buku
Daftar Pustaka, Buku Daftar Katalog Pustaka disimpan oleh
petugas Urusan Pelayanan.
2) Petugas Urusan Pelayanan membuatkan Laporan Daftar Pustaka
dan Laporan Katalog Pustaka, yang dibuat rangkap satu. Lembar
asli untuk arsip petugas Urusan Pelayanan sedangkan lembar kedua
diserahkan kepada Kepala Perpustakaan sebagai arsip.
b. Prosedur Sistem Pendaftaran Anggota Perpustakaan:
1) Calon anggota mengisi biodata lengkap pada formulir regristasi
anggota perpustakaan.
2) Formulir yang telah diisi lengkap diberikan kepada petugas Urusan
Pelayanan disertai dengan menunjukkan kartu OSIS atau tanda
pengenal lainnya.
3) Formulir yang telah diisi dicatat dalam Buku Registrasi Anggota
Perpustakaan dan dibuatkan Daftar Anggota oleh Petugas Urusan
Pelayanan.
4) Setelah lengkap persyaratan registrasi, calon anggota harus
menunggu dua sampai tiga hari. Calon anggota perpustakaan dapat
menikmati fasilitas perpustakaan setelah mendapatkan Kartu
Anggota Perpustakaan (KAP) yang telah ditandatangani oleh
Kepala Sekolah.
5) Setiap akhir bulan, Petugas Urusan Pelayanan membuat Laporan
Registrasi Anggota Perpustakaan yang diserahkan kepada Kepala
Perpustakaan rangkap satu, lembar asli dikembalikan kepada
petugas urusan pelayanan sebagai arsip dan lembar kedua untuk
Kepala Perpustakaan.
c. Prosedur Sistem Pelayanan Membaca:
1) Anggota perpustakaan yang telah terdaftar menunjukkan Kartu
Anggota Perpustakaan (KAP) saat masuk perpustakaan di ruang
baca kepada petugas Urusan Pelayanan dan mengumpulkan KAP
tersebut untuk dicatat dalam Daftar Pengunjung Ruang Baca.
2) Anggota perpustakaan mencari dan memilih serta mengambil
sendiri buku di rak-rak buku dan dibaca atau di ruang baca
perpustakaan.
3) Selesai membaca, anggota perpustakaan mengembalikan sendiri
buku di tempat semula, dan dapat meninggalkan ruang baca atau
meminjam buku setelah mengambil KAP yang sebelumnya
dikumpulkan dan disimpan oleh petugas Urusan Pelayanan.
4) Petugas Urusan Pelayanan membuatkan Laporan Pengunjung
Ruang Baca yang diserahkan kepada Kepala Perpustakaan rangkap
satu, lembar asli dikembalikan kepada petugas Urusan Pelayanan
sebagai arsip.
d. Prosedur Sistem Pelayanan Referensi:
1) Anggota perpustakaan menunjukkan KAP kepada petugas Urusan
Pelayanan saat masuk perpustakaan di ruang referensi dan
mengumpulkan KAP kepada petugas tersebut untuk dicatat dalam
Daftar Pengunjung Referensi.
2) Anggota perpustakaan menanyakan topik tertentu yang ingin
diketahui kepada petugas Urusan Pelayanan.
3) Petugas Urusan Pelayanan menjawabnya secara langsung
didasarkan pada bahan pustaka referensi yang dimiliki oleh
perpustakaan.
4) Selesai mendapatkan jawaban langsung dari petugas Urusan
Pelayanan, anggota perpustakaan dapat meninggalkan ruang baca
atau meminjam buku setelah mengambil KAP yang sebelumnya
dikumpulkan dan disimpan oleh petugas Urusan Pelayanan.
5) Petugas Urusan Pelayanan membuatkan Laporan Pengunjung
Referensi yang diserahkan kepada Kepala Perpustakaan rangkap
satu, lembar asli dikembalikan kepada petugas Urusan Pelayanan
sebagai arsip.
e. Prosedur Sistem Pelayanan Multimedia:
1) Anggota perpustakaan menunjukkan kepada petugas Urusan
Pelayanan KAP saat masuk perpustakaan di ruang multimedia dan
mengumpulkan KAP kepada petugas tersebut untuk dicatat dalam
Daftar Pengunjung Multimedia.
2) Anggota mencari sendiri VCD atau slide atau audio-video yang
akan dipinjam dan menyerahkannya kepada petugas Urusan
Pelayanan.
3) Setelah dicek, petugas Urusan Pelayanan menyerahkan kepada
peminjam untuk dibawa dan diputar di ruang multimedia.
4) Selesai dipinjamkan dan waktunya dikembalikan, bahan pustaka
diserahkan kembali kepada petugas Urusan Pelayanan
Perpustakaan.
5) Petugas Urusan Pelayanan mengembalikan KAP kepada pemiliknya
dan anggota perpustakaan dapat meminjam lagi bahan pustaka atau
meninggalkan ruang perpustakaan.
6) Petugas Urusan Pelayanan membuatkan Laporan Pengunjung
Multimedia yang diserahkan kepada Kepala Perpustakaan rangkap
satu, lembar asli dikembalikan kepada petugas Urusan Pelayanan
sebagai arsip.
f. Prosedur Sistem Sirkulasi Bahan Pustaka Buku/ Sejenisnya:
1) Anggota perpustakaan menunjukkan kepada petugas Urusan
Pelayanan KAP saat masuk perpustakaan di tempat penyimpanan
bahan pustaka buku/ sejenisnya dan mengumpulkan KAP kepada
petugas tersebut.
2) Anggota mencari sendiri bahan pustaka yang akan dipinjam dan
menyerahkannya kepada petugas Urusan Pelayanan.
3) Petugas Urusan Pelayanan kemudian mencatat peminjam dalam
Daftar Peminjam sesuai KAP dan judul bahan pustaka, lalu bahan
pustaka yang diinginkan peminjam dan KAP diberikan untuk
dibawa pulang oleh anggota.
4) Setelah dipinjamkan selama 1 minggu, bahan pustaka bersama
dengan KAP diserahkan kepada petugas Urusan Pelayanan
Perpustakaan, selanjutnya dicek dari Daftar Peminjam apakah ada
atau tidak keterlambatan pengembalian bahan pustaka.
5) Jika ada keterlambatan, peminjam didenda Rp 100,- perhari. Akan
tetapi jika tidak ada, Petugas Urusan Pelayanan mengembalikan
KAP kepada pemiliknya dan anggota perpustakaan dapat meminjam
lagi bahan pustaka atau meninggalkan ruang perpustakaan.
6) Petugas Urusan Pelayanan membuatkan Laporan Peminjam Bahan
Pustaka Buku/ sejenisnya yang diserahkan kepada Kepala
Perpustakaan rangkap satu, lembar asli dikembalikan kepada
petugas Urusan Pelayanan sebagai arsip.
Berikut ini prosedur-prosedur sistem manual perpustakaan SMP Negeri
1 Padangan dalam bentuk bagan alir dokumen (documents flowchart):
Petugas
Urusan Pengelolaan
Petugas
Urusan Pelayanan
Kepala
Perpustakaan
Gambar 4. Bagan Alir Dokumen Sistem Manual Pengolahan Bahan Pustaka
Bahan Pustaka
Memeriksaan &
mencatat data bahan
pustaka
Kartu Katalog
Kartu Pustaka
Kantong Kartu
Pustaka
Buku Daftar
Pustaka
Buku Katalog
Pustaka
Membuat Lap. Daftar
Pustaka & Lap.Katalog
Pustaka
Laporan Daftar
Pustaka 2
Laporan Katalog
Pustaka 2
Bahan Pustaka
Laporan Daftar
Pustaka 1
Laporan Katalog
Pustaka 1
1
N 1
2
2
Otorisasi
Laporan Daftar
Pustaka 2
Laporan Katalog
Pustaka 2
Laporan Daftar
Pustaka 1
Laporan Katalog
Pustaka 1
Laporan Daftar
Pustaka 2
Laporan Katalog
Pustaka 2
Laporan Daftar
Pustaka 1
Laporan Katalog
Pustaka 1
3 N
3
Laporan Daftar
Pustaka 2
Laporan Katalog
Pustaka 2
N
Calon Anggota
Perpustakaan
Petugas
Urusan Pelayanan
Kepala
Perpustakaan
Gambar 5. Bagan Alir Dokumen Sistem Manual Pendaftaran Anggota
Kartu OSIS atau
Tanda Pengenal
Biodata
Calon Anggota
Mengisi
Formulir
Registrasi
Kartu OSIS atau
Tanda Pengenal
Formulir
Pendaftaran
N
Mencatat dlm Kartu
Anggota,Buku
Registrasi & Membuat
Daftar Anggota
N
Kartu Anggota
Otorisasi
N Tiap 1
Bulan
Daftar Anggota
dalam 1 bulan
4
Membuat
Laporan Daftar
Anggota
Laporan Anggota 2
Laporan Anggota 1
Kartu
Anggota
4
Kartu Anggota
5
Laporan Anggota 2
Laporan Anggota 1
5
Otorisasi
Laporan Anggota 2
Laporan Anggota 1
N 6
6
Laporan
Anggota 1
N
7
7
Kartu Anggota
N
Tunggu 2
hari
Formulir
Pendaftaran
Daftar Anggota
Anggota
Perpustakaan
Petugas
Urusan Pelayanan
Kepala
Perpustakaan
Gambar 6. Bagan Alir Dokumen Sistem Pelayanan Membaca
Kartu Anggota Mencatat dalam
Daftar Pengunjung
Ruang Baca
Kartu Anggota
Laporan Pengunjung
Ruang Baca 2
Laporan Pengunjung
Ruang Baca 1
Otorisasi
Laporan Pengunjung
Ruang Baca 2
Laporan Pengunjung
Ruang Baca 1
N 8
Kartu Anggota
Membaca
Bahan Pustaka
di Ruang Baca
N
8
Laporan Pengunjung
Ruang Baca 2
N
9
9
N
Anggota
selesai baca
Anggota
Perpustakaan
Petugas
Urusan Pelayanan
Kepala
Perpustakaan
Gambar 7. Bagan Alir Dokumen Sistem Pelayanan Referensi
Kartu Anggota Mencatat dalam
Daftar Pengunjung
Referensi
Kartu Anggota
Laporan Pengunjung
Referensi 2
Laporan Pengunjung
Referensi 1
Otorisasi
Laporan Pengunjung
Referensi 2
Laporan Pengunjung
Referensi 1
N 11
Kartu Anggota
Bertanya
tentang topik
kepada Urusan
Pelayanan
N
11
Laporan Pengunjung
Referensi 1
N
10
10
N
Buku Catatan
Selesai
ditanya
Anggota
Anggota
Perpustakaan
Petugas
Urusan Pelayanan
Kepala
Perpustakaan
Gambar 8. Bagan Alir Dokumen Sistem Pelayanan Multimedia
Kartu Anggota
Kartu Anggota Mencatat dalam
Daftar Pengunjung
Multimedia
Kartu Anggota
Otorisasi
Laporan Pengunjung
Multimedia 2
Laporan Pengunjung
Multimedia 1
N 14
Memakai
Bahan Pustaka
Multimedia
14
Laporan Pengunjung
Referensi 2
N 15
12
N
BP. Multimedia
BP. Multimedia
12
13
BP. Multimedia
Mencari
Bahan Pustaka
Multimedia
BP. Multimedia
BP. Multimedia
15
N
Kartu Anggota
13
Laporan Pengunjung
Multimedia 2
Laporan Pengunjung
Multimedia 1
Anggota
Perpustakaan
Petugas
Urusan Pelayanan
Kepala
Perpustakaan
Gambar 9. Bagan Alir Dokumen Sistem Sirkulasi Bahan Pustaka Buku
Kartu Anggota
Kartu
Anggota
Kartu Anggota
Kartu Anggota Mencatat dalam
Daftar Peminjam
BP.Buku atau
Sejenisnya
Kartu Anggota
Otorisasi
Laporan Peminjam
BP.Buku atau
Sejenisnya 2
Laporan Peminjam
BP.Buku atau
Sejenisnya 1
N
17
Membawa
pulang BP.Buku
atau Sejenisnya
17
Laporan Peminjam
BP.Buku atau
Sejenisnya 1
N
18
16
N
BP.Buku atau
Sejenisnya
BP.Buku atau
Sejenisnya
16
Mencari
BP.Buku atau
Sejenisnya
BP.Buku atau
Sejenisnya
BP.Buku atau
Sejenisnya
18
N
Kartu Anggota
19
Waktu
kembali
Kartu Anggota
BP.Buku atau
Sejenisnya
19 Mengecek
keterlambatan
pengembalian
Denda
Laporan Denda 2
Laporan Denda 1
Otorisasi
Laporan Denda 2
Laporan Denda 1
N
20
20
Laporan
Denda 1
Laporan Peminjam
BP.Buku atau
Sejenisnya 2
Laporan Peminjam
BP.Buku atau
Sejenisnya 1
3. Solusi Sistem Alternatif
Dari hasil analisa sistem manual perpustakaan di SMP Negeri 1
Padangan yang telah dijelaskan sebelumnya, maka dapat diberikan sistem
alternatif sebagai alat bantu untuk mengatasi masalah-masalah yang
terjadi, yaitu dengan mengimplementasikan sistem informasi perpustakaan
digital. Beberapa kebutuhan yang harus dipenuhi agar sistem perpustakaan
digital ini dapat berjalan dengan baik, antara lain:
a. Kebutuhan hardware:
1) Komputer Server, dengan spesifikasi komputer minimal:
• Processor Intel Pentium IV atau yang lebih atas
• RAM 1 GB
• Hard disk 80 GB
• Monitor 15”
• VGA 32 MB
• CD Room
• Jaringan komputer
• Scanner
• Printer
• Sistem Operasi Microsoft Windows atau Linux
2) Komputer Client, dengan spesifikasi komputer minimal:
• Processor Intel Pentium III atau yang lebih atas
• RAM 256 GB
• Hard disk 40 GB
• Monitor 15”
• VGA 16 MB
• Jaringan komputer
• CD Room
• Sistem Operasi Microsoft Windows atau Linux
b. Kebutuhan Brainware:
1) Administrator, yaitu orang yang bertugas sebagai manajer dari
sistem informasi perpustakaan.
2) Operator, yaitu orang yang bertugas mendigitalasi bahan-bahan
pustaka, melakukan kegiatan katalogisasi dan inventarisasi.
3) Programmer, yaitu orang yang mampu dalam menyusun dan
mengembangkan suatu program aplikasi dalam salah satu bahasa
pemrograman.
Berikut gambaran sistem perpustakaan yang akan dikembangkan:
Gambar 10. Alur Sistem Alternatif
Keterangan:
Calon Anggota perpustakaan yang sudah memiliki Kartu Anggota
Perpustakaan dapat melakukan login user pada komputer klien yang sudah
disediakan. Melalui jaringan LAN, permintaan-permintaan anggota yang
meliputi layanan membaca, referensi, dan multimedia kemudian diteruskan
ke database system yang ada di komputer server. Selanjutnya komputer
server memberikan informasi-informasi yang diinginkan oleh anggota
perpustakaan. Di dalam komputer server telah disediakan berbagai bahan
Client
Login User
Info dan Layanan
Perpustakaan
Server
Jaringan LAN
Permintaan Info
Perpustakaan
Anggota
Perpustakaan
Database
PerpustakaanAkses
Database
Permintaan
Database
Info Perpustakaan
Info
Perpustakaan
pustaka dari bentuk menjadi bentuk digital yang dapat dilihat oleh banyak
anggota perpustakaan secara bersamaan.
B. Desain Sistem Alternatif
Pendekatan yang dirasa tepat untuk mengembangkan sistem
perpustakaan digital ini adalah pendekatan terstruktur (structure approach).
Dengan pendekatan terstruktur suatu masalah yang besar dan rumit kemudian
dipecah menjadi beberapa masalah yang lebih kecil dalam bentuk modul-
modul agar lebih mudah penanganannya. Oleh sebab itu dibutuhkan
perangkat pemodelan sebagai alat bantu untuk memecah suatu sistem menjadi
beberapa bagian yang dapat diatur dan mengkomunikasikan ciri konseptual
dan fungsional (Agus Mulyanto, 2009: 259-260).
Perangkat-perangkat pemodelan sistem yang sering dipakai dalam
pengembangan sistem informasi antara lain diagram arus data (data flow
diagram), kamus data (data dictionary) dan diagram HIPO. Diagram arus
data digunakan menunjukkan aliran data dalam sistem. Kamus data berfungsi
untuk mendefinisikan elemen data dalam sebuah sistem. Sedangkan HIPO
dipakai untuk menggambarkan arus data yang masuk, kemudian diproses
sehingga menghasilkan informasi yang diinginkan oleh pengguna (Jogiyanto,
2005: 54).
P0
Sisfo
Perpustakaan
a
Anggota
Perpustakaan
b
Urusan
Pengelolaan
c
Urusan
Pelayanan
d
Kepala
Perpustakaan
Login User Klasifikasi
dan Katalogisasi
Inventarisasi
Info Perpustakaan
Layanan
Perpustakaan
Laporan
Perpustakaan
Registrasi
Anggota
Info Akses
Anggota
Project Name:
Project Path:
Chart File:
Chart Name:
Created On:
Created By:
Modified On:
Modified By:
Sisfo Perpustakaan
d:\sisfop~1\
dfd00000.dfd
Context Diagram
Mar-16-2010
miftahul ala
Mar-16-2010
miftahul ala
1. Diagram Arus Data (DAD)
a. Diagram Konteks
Gambar 11. Diagram Konteks Sistem Informasi Perpustakaan Digital
Keterangan:
Seluruh bahan pustaka yang telah didigitalkan di-input-kan menurut
cara-cara inventarisasi, klasifikasi dan katalogisasi oleh petugas Urusan
Pengelolaan. Selanjutnya, anggota perpustakaan yang telah memiliki
account dan password, dapat menggunakan sistem untuk membaca
buku, melihat referensi dan menikmati layanan multimedia. Dari
sistem, petugas Urusan Pelayanan dapat mengetahui informasi akses
anggota untuk dibuatkan Laporan-Laporan Perpustakaan yang juga
diketahui oleh Kepala Perpustakaan melalui sistem.
b. Diagram Berjenjang
Gambar 12. Diagram Berjenjang Sistem Informasi Perpustakaan Digital
Keterangan:
Sistem Informasi Perpustakaan Digital terdiri dari tiga submenu. Yaitu:
1) Pengolahan Bahan Pustaka, yang terdiri dari Inventarisasi,
Klasifikasi dan Katalogisasi; 2) Kegiatan Anggota Perpustakaan, yang
terdiri dari Akses Layanan Baca, Akses Layanan Referensi dan Akses
Layanan Multimedia; 3) Pembuatan Laporan Perpustakaan, yang terdiri
dari Laporan Bahan Pustaka, Laporan Data Anggota dan Laporan
Kegiatan Anggota.
Top Level
Level 0
Level 1
0
Sisfo
Perpustakaan
Digital
1
Pengolahan
Bahan
Pustaka
2
Kegiatan
Anggota
Perpustakaan
3
Pembuatan
Laporan
Perpustakaan
1.1
Inventarisasi
1.2
Klasifikasi
dan
Katalogisasi
2.1
Akses
Layanan
Baca
2.2
Akses
Layanan
Referensi
2.3
Akses
Layanan
Multimedia
3.1
Laporan
Bahan
Pustaka
3.2
Laporan
Data
Anggota
3.3
Laporan
Kegiatan
Anggota
P1
Pengolahan
Bahan
Pustaka
P2
Kegiatan
Anggota
Perpustakaan
P3
Pembuatan
Laporan
Perpustakaan
b
Urusan
Pengelolaan
a
Anggota
Perpustakaan
c
Urusan
Pelayanan
d
Kepala
Perpustakaan
D3Bahan
Pustaka
D4 AnggotaD5Akses
Anggota
D2
Katalog
Bahan
Pustaka
D1
Inventaris
Bahan
Pustaka
Update Bahan
Pustaka
Identitas
Bahan Pustaka
Login User
Layanan
Perpustakaan
Data Bahan
Pustaka
Daftar Bahan
Pustaka
Registrasi
Anggota
Info Akses
Anggota
Registrasi
Anggota
Verifikasi
Anggota
Akses Anggota
Data Bahan
Pustaka
Laporan-Laporan
Perpustakaan
Akses Anggota
Data Anggota
Klasifikasi
Bahan Pustaka
Data Katalog
Bahan Pustaka
Daftar Induk
Bahan Pustaka
Daftar Inventaris
Project Name:
Project Path:
Chart File:
Chart Name:
Created On:
Created By:
Modified On:
Modified By:
Sisfo Perpustakaan
d:\sisfop~1\
dfd00001.dfd
Level 0
Mar-16-2010
miftahul ala
Mar-16-2010
miftahul ala
c. Diagram Level 0
Gambar 13. Diagram Level 0 Sistem Informasi Perpustakaan Digital
Keterangan:
Input-an oleh petugas Urusan Pengelolaan ke dalam sistem
menghasilkan database Inventaris Bahan Pustaka. Database Bahan
Pustaka dijadikan rujukan bagi Anggota Perpustakaan untuk diakses.
Hanya saja Anggota Perpustakaan harus diregistrasi terlebih dahulu
oleh petugas Pelayanan agar mendapatkan account dan password.
P1.1
Inventarisasi
b
Urusan
Pengelolaan
D1
Inventaris
Bahan
Pustaka
P1.2
Klasifikasi
dan
Katalogisasi
D2
Katalog
Bahan
Pustaka
D3Bahan
Pustaka
Identitas
Bahan Pustaka
Nomor Induk
Daftar Katalog
Pustaka
Daftar Induk
Bahan Pustaka
Menentukan
Kata Utama
dan Tajuk
Data Inventaris
Daftar Bahan
Pustaka
Jenis Bahan
Pustaka
Project Name:
Project Path:
Chart File:
Chart Name:
Created On:
Created By:
Modified On:
Modified By:
Sisfo Perpustakaan
d:\sisfop~1\
dfd00012.dfd
Pengolahan Bahan Pustaka
Mar-16-2010
miftahul ala
Mar-16-2010
miftahul ala
Proses registrasi menghasilkan database Anggota. Sedangkan kegiatan
anggota perpustakaan tercatat dalam database Kegiatan Anggota.
Seluruh kegiatan diproses menjadi Laporan Bahan Pustaka, Laporan
Data Anggota dan Laporan Kegiatan Anggota untuk Kepala
Perpustakaan.
d. Diagram Level 1 Pengolahan Bahan Pustaka
Gambar 14. Diagram Level 1 Pengolahan Bahan Pustaka
Keterangan:
Petugas Urusan Pengelolaan terlebih dahulu mengecek identitas, jenis
dan memberikan nomor induk bahan pustaka sebelum dilakukan
kegiatan inventarisasi. Dari kegiatan inventarisasi dihasilkan database
P2.1
Akses
Layanan
Baca
a
Anggota
Perpustakaan
c
Urusan
Pelayanan
D4 Anggota
P2.2
Akses
Layanan
Referensi
P2.3
Akses
Layanan
Multimedia
D5Akses
Anggota
Login UserRegistrasi
Anggota
Data Anggota
Info Perpustakaan
Layanan Baca
Layanan
Referensi
Verifikasi
Anggota
Login Anggota
Login Anggota Layanan
Multimedia
Layanan Baca
Project Name:
Project Path:
Chart File:
Chart Name:
Created On:
Created By:
Modified On:
Modified By:
Sisfo Perpustakaan
d:\sisfop~1\
dfd00006.dfd
Kegiatan Anggota Perpustakaan
Mar-16-2010
miftahul ala
Mar-16-2010
miftahul ala
Inventaris Bahan Pustaka. Database Inventaris Bahan Pustaka diproses
dalam kegiatan Klasifikasi dan Katalogisasi yang menghasilkan
database Katalog Bahan Pustaka dan Bahan Pustaka.
e. Diagram Level 1 Kegiatan Anggota Perpustakaan
Gambar 15. Diagram Level 1 Kegiatan Anggota Perpustakaan
Keterangan:
Calon anggota perpustakaan yang telah diregistrasi oleh petugas
Pelayanan mendapatkan account dan password untuk melakukan Login
P3.1
Pembuatan
Lap.
Bahan
Pustaka
D3Bahan
Pustaka
P3.2
Pembuatan
Lap.
Data
Anggota
P3.3
Pembuatan
Lap.
Kegiatan
Anggota
D1
Inventaris
Bahan
Pustaka
d
Kepala
Perpustakaan
b
Urusan
Pengelolaan
c
Urusan
Pelayanan
D5Akses
Anggota
D4 Anggota
Data Bahan
Pustaka
Data Inventaris
Bahan Pustaka
Data Akses
Anggota
Lap. Inventaris
Bahan Pustaka
Lap. Bahan
Pustaka
Lap. Inventaris
Bahan Pustaka
Lap. Daftar
Anggota
Lap. Kegiatan
Anggota
Lap. Kegiatan
Anggota
Lap. Bahan
Pustaka
Data Anggota
Lap. Daftar
Anggota
Project Name:
Project Path:
Chart File:
Chart Name:
Created On:
Created By:
Modified On:
Modified By:
Sisfo Perpustakaan
d:\sisfop~1\
dfd00013.dfd
Pembuatan Laporan Perpustakaan
Mar-16-2010
miftahul ala
Mar-16-2010
miftahul ala
User yang tersimpan dalam database Anggota. Kemudian anggota
perpustakaan dapat menikmati Layanan Baca, Layanan Referensi dan
Layanan Multimedia. Akses anggota perpustakaan tersebut tersimpan
dalam database Akses Anggota.
f. Diagram Level 1 Pembuatan Laporan Perpustakaan
Gambar 16. Diagram Level 1 Pembuatan Laporan Perpustakaan
Keterangan:
Dari Database Inventaris Bahan Pustaka dan Bahan Pustaka diproses
menjadi Laporan Inventaris Bahan Pustaka dan Laporan Bahan Pustaka
yang disimpan oleh petugas Urusan Pengelolaan dan Ketua
Perpustakaan. Database Anggota dan Akses Anggota diproses menjadi
Laporan Daftar Anggota dan Laporan Kegiatan Anggota untuk diakses
oleh petugas Pelayanan dan Ketua Perpustakaan.
2. Desain Input
Dalam sistem informasi perpustakaan digital ini, ada empat obyek
input-an yang dirancang. Antara lain:
a. Desain Input Data Inventaris Bahan Pustaka
Gambar 17. Desain Input Inventaris Bahan Pustaka
Input Data Inventaris Bahan Pustaka
No Induk :
Tanggal :
Jenis :
Pengarang :
Judul :
Penerbit :
Tahun Terbit :
Asal Sumber :
b. Desain Input Data Katalog Bahan Pustaka
Gambar 18. Desain Input Katalog Bahan Pustaka
c. Desain Input Data Anggota
Gambar 19. Desain Input Data Anggota
Input Data Katalog Bahan Pustaka
No. Induk :
No. Panggil :
Judul :
Jenis File :
Pengarang :
Kategori :
Penerbit :
Tahun Terbit :
Deskripsi :
Input Data Anggota
No. Anggota :
Nama Lengkap :
Kelas :
Account :
Password :
Alamat :
Telpon :
Email :
d. Desain Input Kegiatan Anggota
Gambar 20. Desain Input Kegiatan Anggota
3. Desain Output
a. Laporan Inventaris Bahan Pustaka
Tabel 8. Desain Laporan Inventaris Bahan Pustaka
Nomor
Induk Tgl Jenis Pengarang Judul Penerbit
Tahun
Terbit
Asal
Sumber
b. Laporan Katalog Bahan Pustaka
Tabel 9. Desain Laporan Katalog Bahan Pustaka
Nomor
Induk
No.
Panggil Jenis Pengarang Judul Penerbit
Tahun
Terbit Kategori
Input Data Kegiatan Anggota
No Anggota :
Nama Lengkap :
Account :
Password :
Jumlah akses anggota perpustakaan dalam layanan:
Baca : Referensi : Multimedia:
c. Laporan Data Anggota
Tabel 10. Desain Laporan Data Anggota
Nomor
Anggota
Nama
Lengkap Kelas Account Password Alamat Telpon Email
d. Laporan Kegiatan Anggota
Tabel 11. Desain Laporan Kegiatan Anggota
Nomor
Anggota
Nama
Lengkap Account Password
Banyaknya Akses Anggota Layanan
Baca Referensi Multimedia
4. Kamus Data
Kamus Data atau Data Dictionary merupakan katalog fakta tentang
data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
Kamus Data digunakan sebagai alat komunikasi tentang data yang masuk
ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem.
Diagram Arus Data (DAD) menjelaskan arus data yang ada dalam sistem
secara global, sedangkan Kamus Data memperjelas struktur dari suatu arus
data DAD lebih terperinci (Jogiyanto, 2005: 725).
a. Data Inventaris Bahan Pustaka
Nama tabel : tb_inventaris
Digunakan untuk : mencatat inventaris bahan pustaka.
Primary key : no_induk
Spesifik dari tb_inventaris adalah sebagai berikut:
Tabel 12. Struktur Data Inventaris Bahan Pustaka
Nama Field Tipe
Data
Lebar
Field Keterangan
no_induk bigint 50 primary key
tanggal date 2 dd/mm/yyyy
jenis varchar 50 jenis digital: buku/ ensiklopedia/
peta/ kamus/ majalah/ surat kabar/
film/ video/ slide/ audio/ gambar
pengarang varchar 50 nama pengarang
judul varchar 100 judul/subyek bahan pustaka
penerbit varchar 50 nama penerbit dan tempat
tahun_terbit year 4 tahun diterbitkan
asal_sumber varchar 10 membeli/ hadiah/ alamat
download
b. Data Katalog Bahan Pustaka
Nama tabel : tb_katalog
Digunakan untuk : mencatat katalog dari bahan pustaka
Primary key : no_induk
Spesifik dari tb_katalog adalah sebagai berikut:
Tabel 13. Struktur Data Katalog Bahan Pustaka
Nama Field Tipe
Data
Lebar
Field Keterangan
no_induk bigint 50 primary key
no_panggil varchar 50 sesuai aturan nomor panggil dan Dewey Decimal Catalog (DDC)
judul varchar 100 judul bahan pustaka
jenis_file varchar 5 doc/ rtf/ pdf/ wav/ mp3/ mpg/ avi/ flv/
swf/ jpg/ gif/ ppt
pengarang varchar 50 nama pengarang
kategori varchar 50 Baca/ referensi/ multimedia
penerbit varchar 50 nama penerbit dan tempat
tahun_terbit year 4 tahun diterbitkan
deskripsi varchar 500 sekilas tentang bahan pustaka
c. Data Anggota
Nama tabel : tb_anggota
Digunakan untuk : mencatat data-data anggota perpustakaan
Primary key : no_anggota
Spesifik dari tb_anggota adalah sebagai berikut:
Tabel 14. Struktur Data Anggota
Nama Field Tipe
Data
Lebar
Field Keterangan
no_anggota bigint 50 primary key
nama_lengkap varchar 50 nama anggota
kelas varchar 4 7/ 8/ 9/ g/ k
account varchar 50 nama akun login
password varchar 10 kata sandi
alamat varchar 100 alamat anggota
telpon varchar 25 telpon anggota
email varchar 20 alamat email
d. Data Kegiatan Anggota
Nama tabel : tb_kegiatan
Digunakan untuk : mencatat kegiatan-kegiatan anggota perpustakaan
Primary key : no_anggota
Spesifik dari tb_kegiatan adalah sebagai berikut:
Tabel 15. Struktur Data Kegiatan Anggota
Nama Field Tipe
Data
Lebar
Field Keterangan
no_anggota bigint 50 primary key
nama_lengkap varchar 50 nama anggota
account varchar 50 nama akun login
password varchar 10 kata sandi
baca varchar 10 banyaknya akses baca
referensi varchar 10 banyaknya akses referensi
multimedia varchar 10 banyaknya akses multimedia