ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN

INTERNAL SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA

PT. BUKIT BERLIAN PLANTATION

IFAN SYAHPUTRA

23211468

Latar Belakang

Sistem informasi akuntansi penggajian sangat diperlukan guna

menunjang keefektifan pengendalian internal serta menghindari pengeluaran

perusahaan yang fiktif, sehingga dapat menimbulkan kerugian pada

perusahaan. Dalam suatu perusahaan berskala besar, terdapat pembagian

departemen-departemen yang menangani tiap-tiap bidang tertentu. Hal ini

dilakukan karena seorang pimpinan perusahaan tidak mungkin mengatur dan

mengendalikan seluruh biaya tenaga kerja. Untuk menghindari kesalahan data

tentang gaji, maka diperlukan sistem pengendalian internal.

Untuk mengetahui Perusahaan telah menerapkan sistem informasi

akuntansi penggajian efektif atau tidak, hal ini terlihat dari kriteria-kriteria yang

telah ditetapkan mulai dari penerimaan dan penempatan karyawan, pencatatan

kehadiran, prosedur pembuatan dan pembayaran gaji sehingga dapat

menunjang keefektifan sistem pengendalian internal atas penggajian.yang

menyajikan lima komponen menurut Comimittee of Sponsoring Organization

(COSO) yaitu :(1) Lingkungan pengendalian, (2) Penetapan resiko, (3) Aktivitas

pengendalian, (4) Informasi dan Komunikasi, (5) Pemantauan.

Rumusan Masalah :

1. Apakah pengendalian internal pada sistem informasi akuntansi

penggajian yang ditetapkan oleh perusahaan sudah efektif ?

Tujuan Penelitian :

1. Untuk mengetahui dan menilai apakah pengendalian internal atas

sistem informasi akuntansi penggajian yang ditetapkan perusahaan

telah efektif.

Batasan Masalah :

1. penulisan memfokuskan masalah hanya pada : penerimaan dan

penempatan karyawan, pencatatan kehadiran, prosedur pembuatan

daftar gaji dan prosedur pembayaran gaji.

Prosedur Penerimaan dan

Penempatan Karyawan

Prosedur penerimaan dan penempatan karyawan menurut (Mulyadi, 2001)

merupakan prosedur yang sangat penting dalam pemilihan sumber daya

manusia yang berkualitas dan penempatan sumber daya tersebut pada posisi

yang sesuai (the right man in the right place) sehingga sasaran organisasi

dapat dicapai

• Tahapan prosedur penerimaan dan penempatan karyawan menurut mulyadi

ada 5 tahap adalah sebagai berikut

Tahap 1 : mencari karyawan

Tahap 2 : seleksi karyawan

Tahap 3 : wawancara setelah lolos seleksi

Tahap 4 : pengangkatan karyawan

Tahap 5 : penempatan karyawan

Prosedur Pencatatan waktu dan

perhitungan Gaji

Prosedur pencatatan waktu ini dibagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu:

1. Pencatatan waktu hadir (attendance time keeping), yaitu pencatatan jumlah

jam kerja karyawan selama satu periode dengan cara menggunakan kartu

hadir (clock card).

2. Pencatat waktu kerja (shop time keeping), yaitu pencatatan jumlah jam

kerja menurut bagian dimana pengawai ini bekerja

Prosedur Perhitutungan Gaji

1. Mengumpulkan catatan waktu kehadiran dari masing-masing karyawan

dari kartu jam kehadiranngan Gaji

2. Menyusun daftar gaji dengan mencatumkan nama karyawan pangkat dan

bagian, susunan keluarga dan gaji pokok

3. Mengumpulkan data untuk pembayaran berdasarkan insentif

4. Menghitung semua pajak penghasilan

Prosedur Pembayaran Gaji

• Membuat daftar gaji.

• Membuat daftar check pembayaran atau amplop pembayaran gaji atau

cek gaji.

• Membuat daftar earning statement yaitu suatu penjelasan tentang

perhitungan gaji yang diberikan dan potongan-potongan.

• Membuat

• yaitu daftar gaji pada suatu masa yang dibayarkan pada pegawai tersebut.

• Membuat formulir-formulir yang diperlukan untuk berbagai keperluan

sesuai dengan ketentuan.

Sehubungan dengan aktivitas penggajian, diperlukan adanya formulir-

formulir yang menunjang aktivitas tersebut untuk menjamin bahwa harta

perusahaan berada pada pengawasan yang semestinya dan setip transaksi

dicatat dengan benar.formulir yang digunakan meliputi:

1. Daftar Permintaan Tenaga Kerja

2. Surat Panggilan

3. Surat Pengangkatan Karyawan

4. Kartu Induk Karyawan

5. Formulir Absensi Hadir

6. Surat Perintah Lembur

7. Daftar Gaji dan Potongan

8. Rekapitulasi Gaji dan Potongan

9. Struk Gaji

10. Rekapitulasi Voucher Gaji dan Potongan

11. Voucher Gaji

12. Surat perintah Membayar

13. Bukti kas Keluar

14. Bukti Pengeluaran Keuangan

15. Register Gaji Bulanan

16. Perincian Gaji Bulanan

FLOWCHART PROSEDUR

PEMBAYARAN GAJI 1.1 PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN

KANTOR KEBUN FCFH-1.3

KTU

Menarik Data Absen dari Divisi

Kartu Presensi

Diperiksa sdh sesuai/ blm

KRANI DIVISI

Ya

Tidak

Konfirmasi Penyesuaian

ESTATE MANAGER REGIONAL CONTROLLER KANTOR PUSAT

Update karyawan baru

Input di Zahir Payroll

Melakukan Perhitungan

gaji

Rekap Absensi

Rekap Dist HK

Daftar Upah Kary

Membuat permintaan dana

Permintaan Dana

Periksa sdh sesuai/blm

Tidak

Rekap Absensi

Rekap Dist HK

Daftar Upah Kary

Ya

Permintaan Dana untuk persetujuan

ke RC

Rekap Absensi

Rekap Dist HK

Daftar Upah Kary

Permintaan Dana dlm bentuk RPDO

FCFN-2.1

Karyawan

FCFH-1.4

FLOWCHART PROSEDUR

PEMBAYARAN GAJI 1.2 PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN-LANJUTAN

KANTOR KEBUN FCFH-1.4

KANTOR PUSAT KTU KRANI DIVISI & ASISTEN KARYAWAN

FCFH-1.3

Menarik Dana dari Bank

Giro/Cek

Buat bukti kasbon untuk serah terima dana ke

krani dan Asisten

Menerima dana dari KTU

Serah Terima Gaji

Daftar Upah Karyawan

Bukti Kasbon

Daftar Upah Kary

Menerima Gaji

Periksa dan Hitung

Ya

Tidak

Klaim Sesuai Prosedur

Menyerahkan Bukti Daftar upah yang sdh di

tandatanganiMengarsipkan Bukti

Daftar Upah Kary

T

Prosedur Pembayaran Gaji

PT. Bukit Berlian Plantations Kepala bagian Tata usaha (KTU) - Kantor Kebun

1.KTU akan menarik data Absensi karyawan dari Krani Divisi secara perhari.

2.Sementara kartu presensi akan di tarik per tgl 25 bulan berjalan pada sore hari setelah di tanda tangani

Mandor, Asisten, untuk di cek dan di sesuaikan dengan data absensi.

3.Setelah itu akan dikembalikan kembali ke karyawan pada tgl 27 bulan berjalan, agar kartu tersebut dapat di

bawa pada saat pengambilan gaji.

4.Melakukan pengecekan terhadap kesesuaian antara jam kerja/HK, jam kerja lembur, dari kartu presensi

maupun mesin absen finger print dengan SPL (Surat Perintah Lembur), jika tidak sesuai akan

dikonfirmasikan kepada Bagian Krani Divisi, Mandor, dan Asisten.

5.KTU memasukkan data absensi, jam lembur karyawan pada program payroll zahir. 6.KTU melakukan update data keluar masuk karyawan secara berkala pada data setup karyawan, yang

diinformasikan dan di konfirmasikan kepada mandor, asisten.

7.Melakukan perhitungan gaji karyawan berdasarkan :

( Data setup karyawan, Data Rekap Absensi, Data pinjaman karyawan bila ada)

8. Membuat rekapan absensi, rekapan distribusi HK, dan daftar upah karyawan.KTU akan memeriksa dan di

setujui bila sudah sesuai.

9. TU akan membuat permintaan dana untuk pembayaran gaji berdasarkan Rekapan Absensi, Rekapan

Distribusi HK dan daftar upah karyawan.

10. Kemudian mengajukan permintaan dana kepada Estate Manager untuk dilakukan persetujuan

•.

Estate Manager-Kantor Kebun

1. Estate Manager akan memeriksa dan menandatangani rekap absensi, rekap distribusi HK, daftar upah

karyawan, serta permintaan dana jika sudah dianggap sesuai.

2. Dan mengembalikan kepada KTU untuk di tindak lanjuti ke Regional Controller untuk persetujuan.

Regional Controller-Kantor Kebun

1. Regional Controller akan memeriksa rekap absensi, Distribusi HK, Daftar Upah karyawan, serta

permintaan dana untuk di setujui, jika sudah sesuai.

KTU-Kantor Kebun

1. Setelah mendapatkan persetujuan, RC melalui KTU akan mengirim permintaan dana ke kantor pusat

(FCFN-2.1).

2. KTU membuat schedule dan menyiapkan dana supaya tidak terjadi keterlambatan proses pembayaran

gaji.

3. Melakukan serah terima dana kepada krani divisi, Asisten divisi yang di rolling dengan dilakukan

penghitungan bersama di depan KTU dan setelah sesuai di buatkan kwitansi tanda terima/kasbon sebagai

bukti tertulis serah terima uang.

Krani Divisi-Kantor Kebun

1. Krani divisi akan membagikan gaji kepada karyawan dan karyawan diharuskan menandatangani Daftar

Upah Karyawan pada “kolom tanda tangan” dan mengumpulkan Daftar Upah Karyawan tersebut untuk

di serahkan kepada KTU setelah pembagian Gaji ke karyawan selesai dilaksanakan.

Prosedur Pembayaran Gaji

PT. Bukit Berlian Plantations

1. Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian adalah pondasi

dari keempat komponen pengendalian

internal lainnya. Lingkungan

pengendalian menetapkan suasana

organisasi dan mempengaruhi kesadaran

pengendalian dari pada manajemen dan

pegawainya

a) Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika

b) Filosofi pihak manajemen dan gaya operasi

c) Struktur organisasional

d) Badan audit dewan komisaris

e) Metode untuk memberikan otoritas dan

tanggung jawab

f) Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber

daya manusia

g) Pengaruh-pengaruh eksternal

Sistem pengendalian internal

(COSSO)

Committee of Sponsoring Organization

(COSO) adalah kelompok kelompok sektor

swasta yang terdiri dari American Accounting

Organization (AAA), AICPA, Institute of Internal

Auditor, Institute of Management Accountants,

and Financial Executive Institute, Pada tahun

1992, COSO mengeluarkan hasil penelitian untuk

mengembangkan definisi pengendalian internal

Menurut COSO, pengendalian adalah

proses karena hal tersebut menembus kegiatan

operasional organisasi dan merupakan bagian dari

integral dari kegiatan manajemen dasar. COSO

menyajikan 5 komponen model pengendalian

internal yang saling berhubungan. Kelima

komponen tersebut

Sistem pengendalian internal

(COSSO)

4. Informasi dan komunikasi

Sistem informasi akuntansi terdiri atas

catatan-catatan dan metode yang digunakan

untuk memulai, mengidentifikasi,

menganalisis, dan mencatat transaksi

organisasi serta untuk memperhitungkan

aktiva dan kewajiban terkait.

5. Pengawasan

Pengawasan adalah proses di mana kualitas

desain pengendalian internal dan operasinya

dapat dinilai. Metode utama untk mengawasi

kinerja mencakup supervisi yang efektif,

pelaporan yang bertanggung jawab, dan audit

internal.

2. Penilaian risiko

Penilaian risiko diperlukan untuk

mengidentifikasi, menganalisa, dan mengatur

risiko-risiko yang relevan dengan pelaporan

keuangan.

3. Aktivitas pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan

prosedur yang digunakan untuk memastikan

bahwa tindakan yang benar diambil untuk

menghadapi risiko organisasi yang diidentifikasi,

secara umum ada lima kategori tradisional dari

aktivitas pengendalian, yaitu: a. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai

b. Pemisahan tugas

c. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan

d. yang memadai

e. Pemeriksaan independen atas kinerja

Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan,

penulis menyimpulkan hal-hal sebagai berikut:

PT. Bukit Berlian Plantation telah menetapkan sistem informasi

akuntansi pengajian secara efektif, hal ini dapat dilihat melalui:

1. Adanya tujuan yang jelas tentang diadakannya sistem informasi

akuntansi penggajian diperusahaan yaitu untuk meningkatkan kualitas

dari informasi tentang gaji yang dihasilkan dan membantu

mengefektifkan pengendalian internal penggajian.

2. Adanya lima aktivitas sistem pengendalian Internal sesuai dengan teori

yang dikemukakan oleh Committee of Sponsoring Organization (COSO).

Berdasarkan hasil pembahasan dan penelitian, dapat disimpulkan

bahwa sistem informasi akuntansi gaji yang memadai dapat menunjang

keefektifan pengendalian internal penggajian