analisis respon time distribusi rekam medis di …

78

ANALISIS RESPON TIME DISTRIBUSI REKAM MEDIS DI INSTALASI REKAM MEDIS DAN PUSAT DATA INFORMASI

RUMAH SAKIT UMUM PUSAT FATMAWATI TAHUN 2014

Maya Rasita1, Puput Oktamianti2

1. Peminatan Manajemen Rumah Sakit, Fakultas Kesehatan Masyarakat

2. Departemen Administrasi dan Kebijakan Kesehatan, Fakutas Kesehatan Masyarakat Abstrak

Pelayanan rekam medis di Instalasi Rekam Medis dan Pusat Data Informasi RSUP Fatmawati yang berkaitan dengan Respon Time Distribusi rekam medis terdiri dari Proses di Bagian Registrasi dan bagian penyimpan dan mendapat pengaruh dari proses di bagian pengolahan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui gambararan Respon Time distribusi rekam medis di Instalasi Rekam Medis dan Pusat Data Informasi yang dilihat dari input, proses dan output. Metode penelitian yang digunakan adalah studi kualitatif. Seluruh data dalam penelitian ini diperoleh dari hasil wawancara mendalam dan telaah dokumen. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Respon Time Distribusi rekam medis di Instalasi Rekam Medis dan Pusat Data Informasi RSUP Fatmawati belum mencapai target pelayanan, baik target rumah sakit maupun target Standar Pelayanan Minimal penyiapan berkas rawat jalan. Kesimpulan dari penelitian ini, penyebab belum tercapainya target Respon Time Distribusi rekam medis ini dipengaruhi oleh belum cukupnya SDM dibagian penyimpanan, minimnya pelatihan tentang penyimpanan belum optimalnya lemari penyimpanan rekam medis yang ada dibagian penyimpanan, serta jarak ruang penyimpanan dengan Instalasi Rawat Jalan.

Kata Kunci : Respon Time Distribusi, Rekam Medis Abstract

Medical Record services in Medical Record and Center Data Information Installation RSUP Fatmawati relating to the Response Time Distribution of medical record consists of a process in the Registration section and storage section and under the influence of the process on the medical record processing.. The aims of this study is to get the description of distribution Response Time medical records in Medical Record and Center Data Information Installation from input, process and output. The research method has been used is a qualitative study. All of the data in this study were obtained from in-depth interviews and document review. The results showed that the medical record Response Time Distribution in Medical Record and Center Data Information Installation RSUP Fatmawati has not reached the target, either the hospital’s target or the target Standards Minimum Serviceses of outpatient setup file. The conclusion of this study, the cause of not achieving the target of Response Time Distribution of medical records is not influenced by the storage section of inadequate human resources, lack of training on storage cabinets storage, storage cabinets not optimal existing medical record storage section, and the distance between the storage space Outpatient Installation. Key Word : Respon Time Distribution, Medical Record

Analisa respon…, Maya Rasita, FKM UI, 2014

Pendahuluan

Pada saat ini kita telah memasuki era globalisasi persaingan pasar bebas diperlukan

peningkatan mutu dari segala bidang yang salah satu nya adalah peningkatan layanan bermutu

di rumah sakit menuju pada kualitas pada layanan global yang diakui secara internasional,

yang harus di dukung dengan peningkatan mutu pelayanan rekam medik melalui sistem

pengelolaan manajemen informasi kesehatan yang baik dan benar di rumah sakit (Kemenkes

RI, 2011).

Rumah sakit sebagai salah satu institusi pelayanan umum membutuhkan keberadaan

suatu sistem informasi yang akurat dan andal serta cukup memadai untuk meningkatkan

pelayanannya kepada para pasien. Mengacu pada UU Nomor 44 Tahun 2009, tentang Rumah

Sakit yaitu pasal 52 Ayat 1 yang berbunyi : “ Setiap Rumah Sakit wajib melakukan

pencatatan dan peloparan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam

bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit”.

Tujuan pengelolaan rekam medis adalah untuk menunjang tertib administrasi dalam

rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit yang didukung oleh suatu

sistem pengelolaan rekam medis yang cepat, tepat, bernilai dan dapat dipertanggung

jawabkan. (Kemenkes RI, 2011)

Berdasarkan Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit tahun 2008, waktu yang

dibutuhkan untuk menyiapkan rekam medis rawat jalan adalah ≤10 menit

Tabel 1.1. Hasil Monev Instalasi Rekam Medis dan Pusat Data periode Januari – Desember 2013

Indikator Target (%)

Realisasi (%)

Capaian (%)

Respon Time Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan

75 59 78.7

Ketepatan Waktu Kembali Rekam Medis 100 92.5 92.5

Ketepatan Waktu Penyelasaian Surat Keterangan Dokter 100 9 9.4 99.4

Sumber : Monev Instalasi Rekam Medis dan Pusat Data periode tahun 2013

Dari tabel diatas masih terdapat beberapa masalah seperti yang tergambar di Respon

Time Distribusi rekam medis yang menggambarkan pencapaian ketepatan waktu pengiriman


rekam medis rawat jalan di dapatkan hasil masih dibawah target yang ditetapkan sebesar 75%

selama tahun 2013. Pencapaian ResponTime Distribusi rekam medis didapatkan dari

prmbagian antara persentase realisasi dengan persenatse target yang telah ditetapkan. Dari

hasil monev tahun 2013 didapatkan beberapa akar masalah seperti jumlah SDM Instalasi

Rekam Medis dan Pusat Data Informasi masih belum sesuai kebutuhan, tidak ada petugas

distribusi khusus, dan jauhnya ruang penyimpanan rekam medis dari Instalasi Rawat Jalan

(IRJ).

Tinjauan Teoritis

Rekam Medis

Berdasarkan Pasal I ayat (1) Permenkes Nomor 269/MENKES/PER/III/2008, Rekam

Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Tujuan Rekam Medis

Menurut (Hatta, 2011), tujuan rekam medis dapat digolongkan menjadi dua, yaitu:

1. Tujuan utama (primer), terbagi dalam lima kepentingan yaitu untuk:

1. Pasien, rekam kesehatan merupakan alat bukti utama yang mampu membenarkan

adanya pasien dengan identitas yang jelas dan telah mendapatkan berbagai

pemeriksaan dan pengobatan di sarana pelayanan kesehatan dengan segala hasil serta

konsekuensi biayanya.

2. Pelayanan pasien, rekam kesehatan mendokumentasikan pelayanan yang diberikan

oleh tenaga kesehatan, penunjang medis, dan tenaga lainyang bekerja dalam berbagai

fasilitas pelayanan kesehatan.

3. Manajemen pelayanan, rekam kesehatan yang lengkap memuat segala aktivitas yang

terjadi dalam manajemen pelayanan sehinga digunakan dalam menganalisis berbagai

penyakit, menyusun pedoman praktik, serta untuk mengevaluasi mutu pelayanan yang

diberikan.

4. Menunjang pelayanan, rekam kesehatan yang rinci akan mampu menjelaskan aktivitas

yang berkaitan dengan penanganan sumber-sumber yang ada pada organisasi

pelayanan di rumah sakit, menganalisis kecenderungan yang terjadi dan

mengkomunikasikan informasi di antara klinik yang berbeda.


5. Pembiayaan, rekam kesehatan yang akurat mencatat segala pemberian pelayanan

kesehatan yang diterima pasien. Informasi ini menentukan besarnya pembayaran yang

harus dibayar, baik secara tunai atau melalui asuransi.

2. Tujuan Sekunder

Tujuan sekunder rekam kesehatan ditujukan kepada hal yang berkaitan dengan

lingkungan seputar pelayanan pasien yaitu untuk kepentingan edukasi, riset, peraturan dan

pembuatan kebijakan.

Pendistribusian Rekam Medis

Berdasarkan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor : 129/Menkes/SK/II/2008

Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit Menteri Kesehatan Republik Indonesi,

dokumen rekam medis rawat jalan adalah dokumen rekam medis pasien baru atau pasien lama

yang digunakan pada pelayanan rawat jalan. Waktu penyediaan dokumen rekam medik mulai

dari pasien mendaftar sampai rekam medis disediakan/ditemukan oleh petugas. Dengan

standar waktu rerata yang ditetapkan adalah 10 menit.

Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Proses penyimpanan yang dilakukan pada pengelolaan instalasi rekam medis memiliki tujuan,

1. Menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis.

2. Mempunyai arti penting sehubungan dengan riwayat penyakit seseorang guna

menjaga kesinambungan.

3. Mempermudah pengambilan kembali dokumen rekam medis (retrieve)

Berdasarkan Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Cara penyimpanan dokumen rekam

medis terbagi menjadi 2 yaitu, penyimpanan sentralisasi dan desentralisasi.

Penyimpanan Sentralisasi

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentralisasi yaitu sistem penyimpanan

dokumen rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan catatan kunjungan poliklinik

maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat.

1. Kelebihan Sentralisasi :

a. Mengurangi terjadinya duplikasi pemeliharaan dan penyimpanan

b. Mengurangi jumlah biaya untuk peralatan dan ruangan


c. Tata kerja dan peraturan kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi

d. Memungkinkan peningkatan efesiensi kerja petugas penyimpanan

e. Mudah menerapkan sistem unit record

2. Kekurangan Sentralisasi :

a. Petugas lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap

b. Petugas filing dokumen rekam medis harus jaga 24 jam

c. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam

3. Penyimpanan Desentralisasi

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu sistem

penyimpanan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis antara rawat jalan, rawat inap,

gawat darurat terpisah dengan tempat, folder, rak penyimpanan.

1. Kelebihan Desentralisasi :

a. Efesiensi waktu sehingga pelayanan pasien lebih cepat

b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan

2. Kekurangan Desentralisasi :

a. Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medis

b. Biaya yang diperlukan untuk pengadaan peralatan dan ruangan lebih banyak

c.

Secara teori cara sentralisasi lebih baik dari pada desentralisasi, tetapi pada pelaksanaannya

tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit

Pengambilan Rekam Medis

Berdasarkan Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis penjajaran adalah suatu sistem

penataan rekam medis dalam suatu sekuens yang khusus agar rujukan dan pengambilan

kembali (retrieve) menjadi mudah dan cepat.

Terdapat 3 cara dalam sistem penjajaran rekam medis, yaitu :

1. Alphabetical

2. Alphanumerical

3. Numerical (penomoran)


Diantara 3 diatas yang peling sering digunakan adalah sistem penjajaran secara numerical

yang terbagi menjadi 3, yaitu:

4. Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)

Sistem penjajaran nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam

medis dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung

nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.

Dengan Kelebihan :

a. Mudah dalam mengambil dokumen rekam medis sekaligus secara berurutan

b. Mudah dalam melatih petugas yang melaksanakan penjajaran

Kekurangan :

1. Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis sehingga

mudah terjadi kekeliruan dalam mengambil, apabila dokumen dengan nomor

urutan tengah.

2. Petugas sulit ditentukan seksi yang menjadi tanggung jawabnya.

3. Pekerjaan tidak tersebar merata diantara petugas

4. Kesulitan dalam penerapan standarisasi atau mengontrolnya.

5. Makin besar angka yang diperhatikan, makin besar kemungkinan membuat

kesalahan

6. Terjadinya konsentrasi petugas pada rak penyimpanan untuk nomor terbesar

7. Petugas saling berhimpitan apabila mengambil dokumen pada sub rak yang

sama

2. Sistem Penjajaran Berdasarkan 2 Angka Kelompok Akhir (Terminal Digit Filing)

Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen

rekam medis dengan mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor

rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.

Kelebihan :

a. Petambahan jumlah dokumen rekam medis tersebar di 100 section

b. Pekerjaan akan terbagi secara merata untuk setiap petugas

c. Mudah dilakukan standarisasi

d. Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section


e. Dokumen rekam medis yang inaktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari

setiap section oleh petugas

f. Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap section dapat terkontrol dan

terhindar dari timbulnya rak-rak kosong

g. Kesalahan dalam penjajaran (misfiled) dapat dihindari

Kekurangan :

a. Lebih lama dalam melatih petugas yang melaksanakan penjajaran

b. Membutuhkan biaya awal lebih besar harus menyiapkan rak penyimpanan

terlebih dahulu

3. Sistem Penjajaran Berdasarkan 2 Angka Kelompok Tengah (Middle Digit Filing)

Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah yaitu suatu sistem penyimpanan

dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan

urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah.

Kelebihan :

a. Konvensi dari sistem penjajaran straight numerical lebih mudah, berkas dapat

ditransfer dengan blok terdiri dari 100 charts

b. Sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata pada rak

penyimpanan

c. Kejadian misfiled dapat dihindari

d. Petugas dapat diberi tanggung jawab untuk masing-masing section

Kekurangan :

a. Lebih lama dalam melatih petugas yang melaksanakan penjajaran

b. Membutuhkan biaya awal lebih besar harus menyiapkan rak penyimpanan

terlebih dahulu

Tracer

Tracer atau kartu petunjuk yaitu kartu yang digunakan untuk pengganti dokumen rekam

medis yang diambil dari rak penyimpanan untuk digunakan berbagai keperluan.

Isi atau data pada Tracer :

1. Nomor rekam medis

2. Tanggal peminjaman

3. Tanggal pengembalian

4. Unit atau orang yang menggunakan


5. Keperluan

Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia (SDM) dapat dilihat melalui dua aspek, yakni kuantitas dan

kualitas. Dari aspek kuantitas diketahui bahwa jumlah sumber daya manusia yang kurang

penting dalam pembangunan dibandingkan dengan aspek kualitas sumber daya. Bahkan

kuantitas sumberdaya manusia tanpa disertai dengan kualitas yang baik akan menjadi beban.

Kualitas menyangkut mutu sumber daya manusia tersebut yang menyangkut kemampuan fisik

maupun kemampuan non-fisik (kecerdasan dan mental) kualitas sumber daya ini menyangkut

dua aspek juga, yakni aspek fisik (kualitas fisik) dan aspek non fisik (kualitas non fisik) yang

menyangkut kemampuan bekerja, berpikir dan keterampilan-keterampilan lain (Notoatmodjo,

2009).

Berdasarkan KepMenKes RI No. 377 tahun 2007, peningkatan pengetahuan dan

kemampuan profesional, baik anggota maupun organisasi dituntut untuk meningkatkan

pengetahuan, kemampuan profesi melalui penerapan ilmu dan teknologi yang berkaitan

dengan perkembangan dibidang Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Perekam medis

wajib meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan sesuai dengan perkembangan IPTEK yang

ada.

Kebijakan

Thomas Dye menyebutkan kebijakan sebagai pilihan pemerintah untuk melakukan

atau tidak melakukan sesuatu. Definisi ini dibuat dengan menggabungkan beberapa definisi

lain antara David Easton, Laswell dan Kaplan, serta Carl Friedrich. Easton menyebutkan

kebijakan pemerintah sebagai kekuasaan, mengalokasi nilai-nilai untuk masyarakat secara

keseluruhan. Ini mengandung konotasi tentang kewenangan pemerintah yang meliputi

keseluruhan kehidupan masyarakat. Sementara Laswell dan Kaplan yang melihat kebijakan

sebagai sarana untuk mencapai tujuan, menyebutkan kebijakan sebagai program yang

diproyeksikan bekenaan dengan tujuan, menyebutkan kebijakan sebagi prgram yang

diproyeksikanbekenaan dengan tujuan, nilai dan praktek (a projected program of goals,

values and practices). Carl Friedrich juga mengatakan bahwa yang paling poko bagi suatu

kebijakan adalah adanya tujuan (goal), sasaran(objective) atau kehendak (purpose) (Abidin,

2004)


Pasien

Berdasarkan Undang-undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang rumah sakit mengatkan

pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi masalah kesehatannya untuk

memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan, baik secara langsung maupun tidak

langsung di Rumah Sakit.

1. Jumlah Pasien

Kebutuhan (demand) atau permintaan akan sumber daya manusia oleh suatu organisasi

merupakan ramalan kebutuhan organisasi itu untuk waktu yang mendaatang. Ramalan akan

kebutuhan sumber daya ini bukan sekedar kuantitas atau jumlah saja tetapi juga menyangkut

kualitas. Dalam meramalkan kebutuhan sumber daya manusia yang akan datang perlu

memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi itu, baik faktor internal maupun

faktor eksternal. Faktor internal itu sendiri misalnya persediaan tenaga, rencana

pengembangan organisasi, dan sebagainya. Sedangkan faktor ekternal berasal dari lingkungan

diluar organisasi itu (Notoadmodjo, 2009).

2. Kriteria Pasien

Pasien di rumah sakit dapat dikategorikan sebagai Pasien Rawat Jalan (pasien poliklinik

dan pasien gawat darurat) dan pasien Rawat Inap. Berdasarkan Pedoman Penyelenggaraan

Rekam Medis Rumah Sakit tahun 2006 kriteria pasien dibagi menjadi dua bagian, dilihat dari

segi pelayanannya dan dari jenis kedatangannya.

Dilihat dari segi pelayanan rumah sakit pasien datang kerumah sakit dapat dibedakan

menjadi:

1. Pasien yang dapat menunggu

a. Pasien berobat jalan yang datang dengan perjanjian

b. Pasien yang datang tidak dalam keadaan gawat

2. Pasien yang segera ditolong (pasien gawat darurat)

Sedang menurut jenis kedatangannya pasien dapat dibedakan menjadi :

1. Pasien Baru

Adalah pasien yang baru pertama kali datang kerumah sakit untuk keperluan mendapatkan

pelayanan kesehatan.

2. Pasien Lama

Adalah pasien yang pernah datang sebelumnya untuk keperluan mendapatkan pelayanan

kesehatan.


Metode

Desain penelitian ini adalah studi kualitatif menggunakan pendekatan sistem tentang

analisis Respon Time Distribusi Rekam Medis di Istalasi Rekam Medis dan Pusat Data

(IRMPDI) RSUP Fatmawati tahun 2014 dikembangkan dari teori Azrul Azwar (2010).

Pendekatan sistem ini dipengaruhi oleh Input (SDM, Kebijakan, Pasien dan Sarana

Prasarana), Proses (Proses di bagian Pendaftaran, Penyimpanan, dan Pengolahan), dan Output

(Respon Time Distribusi rekam maedis). Data yang digunakan adalah data primer teknik

wawancara mendalam dan observasi menggunakan instrumen wawancara mendalam, dan data

sekunder dengan teknik telaah dokumen menggunakan daftar tilik dokumen.

Analisa data dengan pengumpulan semua instrumen penelitian lalu dilakukan pengolahan

data dengan tahapan deskripsi informan, meringkas data, kemudian dimasukkan ke dalam matrik

wawancara hasil sehingga terlihat dan dianalisis secara tersusun, dan disajikan dalam bentuk tabel

dan narasi yang tersusun secara sistematis .

Hasil Penelitian dan Pembahasan

Input

1. Sumber Daya Manusia

Berdasarkan hasil penelitian didapatkan informasi bahwa jumlah SDM di bagian

penyimpanan masih belum mencukupi. Pada bagian penyimpanan, jumlah petugas dibagian

penyimpanan terdapat 14 orang, termasuk koordinator dan penanggung jawab. Dengan

keterbatasan jumlah SDM yang ada, maka dirasakan masih terdapat hambatan dalam proses

pendistribusian rekam medis. (Ilyas, 2011) mengatakan salah satu indikator keberhasilan

rumah sakit yang efektif dan efisien adalah tersedianya SDM yang cukup dengan kualitas

yang tinggi, profesional sesuai dengan fungsi dan tugas setiap personil. Menurut Giddings

(2005) dan Hanafi (2005) yang dikutip dari Gayatri (2010), masalah jumlah SDM yang tidak

sesuai dengan kebutuhan dapat mempengaruhi lama waktu tunggu.

Latar belakang pendidikan petugas yang ada di bagian penyimpanan rekam medis

adalah SMA, D3 RM dan S1 Kesmas atau sekitar 64,3 % pegawainya berpendidikan D3

keatas. Dengan latar belakang seperti itu, menurut peneliti sudah sesuai stardar walaupun

masih tedapat yang SMA dilihat dari pengalaman yang mereka miliki selama bekerja di sana.

Hal itu juga sesuai dengan (Ilyas, 2011) dimasa yang akan datang, untuk meningkatkan

produktivitas dan kualitas rumah sakit, proporsi tenaga profesional sebaiknya lebih besar dari


tenaga non-profesional dengan komposisi perbandingan berkisar 65% : 35%. Kinerja

organisasi akan dipengaruhi dengan proporsi profesional, makin tinggi proporsi kelompok

pegawai profesional, akan makin tinggi kinerja dari organisasi. Yang dimaksud profesional

adalah personal dengan tingkat pendidikan minimal Diploma 3.

Selain pengaruh latar belakang pendidikan keterampilan dari SDM pun perlu

diperhatikan, keterampilan dari seorang pegawai dapat ditingkatkan melalui pelatihan yang

berkesinambungan. Namun berdasarkan hasil penelitian yang telah didapat, pelatihan

terhadap petugas yang ada memang masih minim terkhusus yang berkaitan tentang

penyimpanan rekam medis. Pelatihan yang dilakukan pihak rumah sakit terkait rekam medis

biasanya tentang pengolahan rekam medis seperti koding dan perakitan ataupun terkait

pelaporan yang ada di rekam medis.

2. Kebijakan

Dari hasil penelitian, peneliti mendapati adanya kebijakan tertulis berupa buku pedoman

pelaksanaan rekam medis, surat keputusan direktur dan alur rekam medis yang tertuang

dalam SOP. SOP adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai

dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator

teknis, administratif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja

pada unit kerja yang bersangkutan. Standar tersebut dapat meningkatkan efektifitas dan

efisiensi pekerjaan dapat meningkatkan motivasi dan pendayagunaan staf, dapat digunakan

untuk mengukur mutu pelayanan serta melindungi masyrakat/klien dari pelayanan yang tidak

bermutu (Kepmenkes 836/2005).

Selain itu, peneliti menemukan adanya kebijakan yang terkait dengan Respon Time

Distribusi rekam medis berupa SOP diruangan penyimpanan rekam medis berupa SOP

penyimpanan dan SOP pengembalian rekam medis yang tertuang dalam Keputusan Direktur

HK.03.05/II.1/2719/2012 (031/RMK). Hal itupun sesuai dengan hasil wawancara kepada para

informan mengenai keberadaan SOP tersebut.

Menurut Notoadmodjo (2009), petugas dalam melakukan pekerjaannya dengan efisien

tidak hanya bergantung kepada kemampuan atau keterampilannya dalam pekerjaan tersebut,

tetapihal tersebut akan dipenaruhi oleh beberapa hal, dimana satu diantaranya adalah prosedur

kerja yang berisikan uraian tugas yang jelas. Melihat hal tersebut , maka peneliti mengambil

kesimpulan bahwa adanya kebijakan dalam suatu lingkungan kerja akan sangat berpengaruh


bagi kelangsungan kerja. Hal tersebut menjadi sangat penting, dikarenakan kebijakan

merupakan suatu petunjuk baku bagi pegawai dalam melakukan tugasnya. Dengan adanya

kebijakan, maka kedepannya pegawai akan terhindar dari penyimpangan dalam pelaksanaan

tugas sehingga menciptakan kualitas kerja yang optimal.

3. Pasien

Dilihat dari jumlah dan karakteristik pasien yang mendaftar ternyata yang berpengaruh

adalah jumlah pasien. Dengan keahlian yang dimiliki petugas TPP karakteristik pasien lama

maupun baru tidak mempengaruhi waktu pengiriman berkas rekam medis.

Jumlah pasien yang mendaftar di rawat jalan setiap harinya sangat mempengaruhi

kinerja dari petugas penyimpanan. Kinerja menurut Indra Bastian dalam Fahmi (2011) adalah

gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan/kebijaksanaan/praogram

dalam mewujudkan sasaran, tujuan, misi dan visi organisasi yang tertuang dalam perumusan

skema strategis (strategic planning) suatu organisasi.

Jumlah pasien berkaitan dengan beban kerja petugas sehingga ada kaitan antara

jumlah pasien yang ada dengan jumlah SDM yang tersedia. Sehingga jika jumlah pasien

banyak, dan jumlah SDM terbatas, maka akan menghambat proses pelayanan rekam medis

dalam hal ini terkait dengan pendistribusian rekam medis karena beban kerja meningkat. Hal

ini sesuai dengan pernyataan Mutiah (2009) dalam Pahlevi (2009) bahwa untuk rumah sakit

dengan keterbatasan jumlah petugasnya, maka pekerjaanya menjadi beban kerja.

Menurut (Ilyas, 2011) kualitas pelayanan tidak hanya bergantung pada kemampuan

dan mutu SDM, Tetapi juga tergantung pada beban kerja yang harus dipikul oleh SDM,

Karena dengan beban kerja yang tinggi, SDM menjadi letih secara fisik dan mental.

4. Sarana dan Prasarana

Ketersedian sarana prasarana yang berada di bagian penyimban sudah cukup baik. Hal

ini sesuai dengan standar fasilitas yang tertuang dalam buku pedoman pelaksanaan rekam

medis RSUP Fatmawati tentang ketersedian di ruang kerja penyimpanan rekam medis.

Namun peneliti melihat adanya masalah lemari penyimpanan rekam medis yang sudah penuh.

Hal tersebut telah sesuai dengan Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis tahun 2006 terkait

dengan pengadaan fasilitas fisik ruang penyimpanan, harus tersedia alat penyimpanan yang

baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu, dan pemeliharaan ruangan.


Keberadaan sarana seperti lemari/ rak penyimpanan yang masih kurang jumlahnya. Hal

ini sesuai dengan hasil observasi langsung oleh peneliti yang melihat berkas rekam medis

yang sudah sangat menumpuk dan tumpang tindih bahkan untuk mengambil atau

mengembalikannya sangat kesulitan. Tentu hal ini diakui oleh para informan yang merasa

kesulitan untuk mencari rekam medis diantara tumpukan tersebut. Hal ini sesuai dengan

(Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2000 Tentang

Standar Penyimpanan Fisik Arsip) yang mengatakan Penyimpanan arsip harus

memperhatikan kemudahan akses arsip yang diinginkan yaitu harus mudah diidentifikasi,

mudah diketahui lokasinya dan mudah ditemukan kembali.

(Sedarmayanti, 2009) mengatakan tata ruang yang baik yang baik akan membuat

pelaksanaan pekerjaan rdapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi

kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah

serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja

Jarak atau lokasi adalah letak wilayah yang berhubungan dengan keterjangkauan tempat

dan waktu. Dengan jarak yang jauh dari lokasi penyimpanan rekam medis dengan IRJ

mempengaruhi Respon Time Distribusi rekam medis.

Menurut (Razak, 2000) apabila lokasi tempat pelayanan jauh tentu akan menambah

waktu untu menjangkau tempat tersebut, dengan bertambahnya waktu akan membuat waktu

tunggu semakin lama dan otomatis akan mempepengaruhi kepuasan pelanggan dan mutu

pelayanan dalam hal ini adalah Respon Time Distribusi rekam medis

Proses

Berdasarkan hasil pengamatan, proses yang ada meliputi alur dari pelayanan rekam

medis itu sendiri melalui 2 tahapan proses di pendaftaran, proses di penyimpanan, dan

mendapatkan pengaruh dari proses dibagian pengolahan.

1. Proses Di Bagian Pendaftaran (TPP) Rekam Medis

Bagian pendaftaran merupakan awal mula proses dimulai. Dimana pada proses dimulai

dari mendaftarnya pasien hinggan dikeluarkannya formulir pendaftaran yang diterima oleh

pasie sedangkan pada bagian penyimpanan disertai oleh terbitnya formulir Tracer. Setiap

pasien yang datang di RSUP Fatmawati untuk keperluan berobat baik rawat jalan, gawat

darurat maupun rawat inap harus melalui Tempat Penerimaan Pasien (TPP) sesuai yang sudah


ditetapkan oleh Direktur Utama Rumah Sakit Umum Pusat Fatmawati dalam Surat Keputusan

nomor.HK.03.05/II.1/471/2012. Hal ini pun juga sesuai dengan tujuan pendaftaran rekam

medis yakni Dibuatnya Nomor Rekam Medik dan Nomor Registrasi untuk pasien baru dan

Nomor Registrasi untuk pasien lama. Dicetaknya bukti layanan pasien sebagai jaminan

pelayanan di RS. Tercatatnya data pasien yang berobat jalan di RSUP Fatmawati. Tersedianya

pedoman bagi petugas terkait dalam melaksanakan kegiatan penerimaaan pasien di Instalasi

Rawat Jalan

Dari proses diatas masalah yang ditemui bila terjadi error pada komputer namun hal

tersebut dapat ditangani dengan baik dikarenakan respon cepat petugas yang menghubungi

bagian Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit dan ketanggapan petugas yang dengan segera

menanganinya. Dengan kerja sama yang baik akan memperlancar proses pendaftaran.

Pendaftaran yang dilkukan dengan baik akan menbuat Respon Time Distribusi rekam medis

berjalan sesuai dengan target.

2. Proses Penyimpanan Rekam Medis

Sistem penyimpanan sentralisasi yang dilakukan RSUP Fatmawati ini memiliki

kelebihan untuk menghindari adanya duplikasi rekam medis, sehingga memudahkan petugas

mengecek rekam medis yang masuk, melihat masih ada pasien yang datang tidak membawa

kartu berobatnya selain itu sistem ini lebih efisien dalam hal biaya karena tidak perlu

tambahan ruang dan lemari untuk memisahkan rekam medis rawat jalan dan rawat inap

mengingat lokasi gedung rekam medis yang berada di tengah-tengah rumah sakit yang akan

sulit bila harus dilakukan pelebaran. Namun hal ini juga berdampak pada petugas, dimana

petugas akan menjadi lebih sibuk karena harus menangani rawat jalan dan rawat inap. Hal

tersebut sesuai dengan Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis tentang kelebihan dan

kekurang sistem sentralisasi.

Dari hasil penelitian proses di Penyimpan Rekam Medis dibagi menjadi 2 yakni

penyimpanan dan pengambilan rekam medis. Setiap RM harus disimpan sebaik mungkin,

sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Untuk itu RM harus

segera dikirim ke Intalasi Rekam Medis dan Pusat Data Informasi segera setelah selesai

pelyanan kepada pasien dan sistem filling atau penjajaran RM yang dipakai di RSUP

Fatmawati adalah berdasarkan Terminal Digit Filing Sistem (sistem angka akhir) sesuai

kebijakan yang sudah Surat Keputusan Direktur Utama RSUP Fatmawati

No.HK.03.05/II.1/471/2012 tentang penyelenggarana Rekam Medis dan Informasi Kesehatan


di RSUP Fatmawati dan Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Revisi ke VI, Nomor HK.03.05/II.1/1587/2012.

Terlaksananya tujuan penyimpanan rekam medis berupa tersusunnya rekam medis

dalam rak penyimpanan sesuai dengan nomor rekam medisnya, terciptanya kemudahan

dalam pengambilan rekam medis apabila sewaktu-waktu dibutuhkan untuk pelayanan pasien

dan keperluan lain, tersedianya acuan/ pedoman bagi petugas terkait dengan penyimpanan dan

pengambilan rekam medis di RSUP Fatmawati dapat meningkatkan Respon Time Distribusi

rekam medis. Hal ini lah yang dijadikan acuan dalam menjalani proses penyimpanan rekam

medis. Hal diatas diyakini oleh para informan yang menjadi dasar dalam keberhasilan Respon

Time Distribusi rekam medis.

Masalah yang terjadi saat proses pengambilan berkaitan dengan proses pengembalian.

Bila semua berkas kembali sesuai dengan tempatnya akan memudahkan pengambilan rekam

medis. Hal ini pun diakui oleh para informan yang terkadang masih kesulitan mencari apabila

terjadi misfile atau salah peletakan kembali rekam medis yang ada sehingga nomor rekam

medis menjadi tidak urut. Hal ini tentu akan memerlambat Respon Time Distribusi rekam

medis.

Hasil pencapaain Respon Time Distribusi mempengaruhi hasil dari monev bagian

penyimpanan yang secara otomatis akan mempengaruhi monev dari Instalasi Rekam Medis

dan Pusat Data Informasi.

3. Proses Pengolahan Rekam Medis

Tugas IRMIK adalah mengelola Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang

berkualitas sehingga dapat mewujudkan pelayanan kesehatan yang berkualitas dengan

memprioritaskan keselamatan pasien (Surat Keputusan Direktur Utama tentang Pemberlakuan

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

No.HK.03.05/II.1/2499/2012). Dengan mengacu pada hal itu petugas bagian pengolahan

mempunyai tujuan menyediakan rekam medis pasien yang tersusun rapi dan mudah

digunakan. Dengan berlangsungnya proses pengolahan rekam medis yang sesuai dengan

waktunya dan segera memulangkan kebagian penyimpanan akan membantu proses

pendistribusian rekam medis saat rekam medis tersebut dibutuhkan apabila pasien tersebut

melakukan kunjungan ulang di rawat jalan.


Output

Respon Time Distribusi Rekam Medis

Respon Time Distribusi rekam medis dalam hal ini adalah ketepatan waktu dalam

distribusi rekam medis dari ruang penyimpanan rekam medis hingga ke poli yang dituju.

Target waktu yang ditetapkan oleh Instalasi Rekam Medis dan Pusat Data Informasi adalh 35

menit, hal ini tidak sesuai dengan waktu penyiapan rekam medis rawat jalan yang ditetapkan

dalam Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit yaitu ≤ 10 menit. Selain itu target waktu yang

dijadikan target lama dari hasil penelitian sebelumnya oleh O'om Komariah (2000) Analisis

waktu pelayanan rekam medis di instalasi rawat jalan rumah sakit Fatmawati, rata – rata

waktu yang diperlukan untuk pelayanan rekam medis di Instalasi Rawat Jalan mulai dari

pendaftaran sampai dengan berkas rekam medis diterima di poliklinik adalah 24,82 menit.

Faktor - faktor yang berhubungan dengan kelancaran waktu pelayanan rekam medis antara

lain persiapan berkas rekam medis, pencatatan pada buku register, penyeleksian berkas rekam

medis per poliklinik pencatatan pada buku ekspedisi, kepadatan rak penyimpanan, keberadaan

berkas rekam medis di ruang rawat, keberadaan berkas rekam medis di SMF, keberadaan

berkas rekam medis di poliklinik jarak sub bagian rekam medic dengan ruang rawat, jarak sub

bagian rekam medis dengan ruang penyimpanan berkas rekam medis in aktif jumlah pasien

rawat pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani peminjaman apabila

diperlukan untuk kepentingan pasien dan keperluan lainnya.

Dari data yang didapat terjadi penurunan pencapaian target dari hasil tahun lalu. Hal

ini dirasakan oleh para informan sangat dipengaruhi oleh ketersedian jumlah tenaga mereka

dan jumlah pasien yang banyak serta ketersedian lemari penyimpan yang sudah sangat sesak.

Hal ini sejalan dengan hasil penelitian Khusnul Khatimah Soebarto (2011), yang dilakukan di

RSUD Datu mengenai waktu tunggu pelayanan rekam medis didapatkan hasil penelitian

menunjukkan bahwa faktor yang sangat mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis

di pendaftaran rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau pada kegiatan rekam medis yaitu di

penyimpanan. Pada Sumber Daya Manusia yaitu pendidikan dan pada Sumber Daya Material

yaitu bahan dan fasilitas.

Kesimpulan

Masih kurangnya jumlah SDM dan minimnya pelatihan di bagian penyimpanan

mempengaruhi respon time distribusi rekam medis ke gedung instalasi rawat jalan.Jumlah

pasien yang banyak mempengaruhi Respon Time Distribusi rekam medis. Keadaan lemari


penyimpanan rekam medis yang penuh menyulitkan dalam Respon Time Distribusi rekam

medis. Respon Time Distribusi rekam medis akan semakin meningkat bila dipengaruhi oleh

proses pendaftaran yang lebih cepat lagi, penyimpanan dan pengambilan rekam medis yang

baik akan mempercepat serta mendapat pengaruh dari proses pengolahan yang bila tepat dan

cepat akan mempengaruhi pencarian rekam medis dan akan meningkatkan Respon Time

Distribusi rekam medis. Belum tercapainya Respon Time Distribusi rekam medis. Rata-rata

pencapaian Respon Time Distribusi rekam medis di bagian penyimpanan ke gedung Instalasi

Rawat Jalan pada bulan Mei 2014 adalah 53,03 % dari target 75 %. Rata-rata pencapaian

Respon Time Distribusi rekam medis didapatkan dari rata-rata hasil pembagian realisasi

Respon Time Distribusi dengan Target.Untuk target waktu yang ditetapkan sebagai target

adalah 35 menit, selama bulan Mei 2014didapatkan waktu tercepat adalah 2 menit dan yang

terlama adalah 111 menit

Saran

Disarankan agar meningkatkan kembali ketersedian sarana prasarana yang diharapkan dapat

mempermudah dan mempersingkat waktu pendistribusian rekam medis. Meningkatkan

kembali kualitas tenaga kerja yang ada dengan memberikan seminar yang dibutuhkan terkait

penyimpanan rekam medis. Melakukan pengurangan berkas yang tidak aktif dengan

memindahkan bentuk penyimpanan berupa soft file yang suatu saat dapat di akses kembali

bila dibutuhkan serta mengoptimalkan retensi atau pemusnahan rekam medis yang sudah

tidak aktif. Melakukan perencanaan penggunaan Rekam Medis Elektronik agar dapat

mengurangi penggunaan ruang penyimpanan rekam medis serta menghemat waktu dalam

mengakses rekam medis pasien oleh pihak terkait. Meningkat penggunaan sarana prasarana

yang ada seperti alat barcode yang sudah tidak dipakai dengan memperbaharui sistemnya agar

sistem pengambilan dan pengembalian rekam medis menjadi lebih cepat.

Kepustakaan

1. Abidin, S. Z. (2004). Kebijakan Publik. Jakarta: Yayasan Pancur Siwah.

2. Aditama, T. Y. (2003). Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: UI-Press.

3. Ahaddyah, R. M. (2012). Analisis Pelaksanaan Supervisi Keperawatan Di RSUD Depok Tahun 2012. Depok: Skripsi. FKM -UI.

4. Azwar, A. (2010). Pengantar Administrasi Kesehatan (Edisi Ketiga). Jakarta: Binarupa Aksara.


5. Departemen Kesehatan, R. (2006). Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta: Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik.

6. Hatta, G. R. (2011). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Depok: Universitas Indonesia.

7. Ilyas, Y. (2011). Perencanaan SDM Rumah Sakit. Depok: FKM-UI.

8. Kemenkes RI, D. B. (2011). Pengembangan Pelayanan Rekam Medis Di Rumah Sakit. Dipetik Mei 14, 2014, dari https://www.buk.depkes.go.id.

9. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2000 Tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip.

10. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 377/Menkes/SK/III/2007 Tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.

11. Komariah, O. (2000). Analisis Waktu Pelayanan Rekam Medis di Instalasi Rawat Jalan Rumah Sakit Fatmawati. Skripsi, Program Sarjana: FKM-UI.

12. Notoadmodjo, S. (2009). Pengembangan Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Rieneka Cipta.

13. Pahlevi, W. (2009). Analisis Pelayanan Pasien Rawat Inap Di Unit Admisi RSUD Budhi Asih Jakarta Timur 2009. Skripsi, Program Sarjana: FKM-UI.

14. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor : 129/Menkes/SK/II/2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.

15. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis.

16. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 340/Menkes/PER/III/2010 Tentang Klasifikasi Rumah Sakit.

17. Razak. (2000). Pemanfaatan Pelayanan Kesehatan Masyarakat. Makasar: Kalam Media Pustaka.

18. Sedarmayanti. (2009). Tata Kerja dan Produktifitas Kerja. Bandung: Mandar Maju.

19. Sudarti Kresno, e. a. (2000). Aplikasi Mode Kualitatif dalam Penelitian Kesehatan. Depok: The British Council.

20. Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.


analisis respon time distribusi rekam medis di …

Documents