analisis perancangan sistem informasi akuntansi · sumber daya seperti orang dan perlengkapan, ......

1

Praktikum APSIA 2017 – 2018

Laboratotium AKuntansi Lanjut A

Universitas Gunadarma

ANALISIS PERANCANGAN SISTEM informasi AKUNTANSI

Sistem informasi akuntansi adalah informasi yang berhubungan dengan data finansial

terutama informasi keuangan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun

dalam perusahaan. Ada berbagai macam definisi tentang system informasi akuntansi, salah

satunya :

Menurut Bodnar dan Hopwood (2010) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan

sumber daya seperti orang dan perlengkapan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan

dan data lainnya menjadi informasi .

Menurut Krismiaji (2015:4) sistem informasi akuntansi adalah sebuah system yang

memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk

merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Untuk dapat menghasilkan

informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus

melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut :

1. Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukkannya ke dalam sistem

2. Memproses data transaksi

3. Menyimpan data untuk keperluan dimasa mendatang

4. Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan, atau

memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan di komputer.

5. Mengendalikan seluruh proses sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan

akurat dan dapat dipercaya

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam

bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi

permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga

dapat diusulkan perbaikan (Jogiyanto, 2005).

Analisis perancangan sistem informasi akuntansi merupakan identifikasi terhadap

permasalahan yang terjadi pada sebuah sistem informasi akuntansi, kemudian sistem

informasi akuntansi tersebut diperbaiki agar kinerjanya lebih efektif dan efisien.

2




Sistem informasi akuntansi yang lama perlu diperbaiki disebabkan karena beberapa

hal, yaitu :

a. Adanya permasalahan yang timbul di sistem yang lama, dapat berupa:

- Ketidakberesan

- Pertumbuhan Organisasi

b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan

c. Adanya instruksi-instruksi

Dalam Pembelajaran ini, kita akan menganalisis dan merancang sistem baru dari 2

jenis kegiatan Sistem Akuntansi, yaitu Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai dan

Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai.

3




KASUS 1 SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI

.

4




Sistem INFORMASI Akuntansi PeMBELIAN TUNAI

A. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Tunai

Sistem Akuntansi Pembelian adalah sistem yang digunakan untuk pengadaan

barang yang diperlukan oleh perusahaan.

Pembelian Tunai adalah sistem pengadaan barang yang diperlukan oleh

perusahaan dan pembayarannya dilakukan secara tunai.

Sistem ini dijalankan perusahaan saat perusahaan membutuhkan pengadaan

barang yang diperlukan perusahaan baik untuk memenuhi persediaan persediaan atau

memenuhi kebutuhan lainnya dari perusahaan.

Jaringan Prosedur yang yang membentuk sistem akuntansi pembelian:

a. Prosedur Permintaan Pembelian

b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

c. Prosedur Order Pembelian

d. Prosedur Penerimaan Barang

e. Prosedur pencatatan pembelian tunai

B. Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian

Fungsi Gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian

sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang

yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang – barang yang

langsung pakai (tidak ada persediaan barangnya di gudang), permintaan

pembelian diajukan oleh pemakai barang.

Fungsi Pembelian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga

barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan

mengeluarkan order pembeliaan kepada pemasok yang dipilih.

Fungsi Penerimaan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis,

mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan apakah

barang tersebut dapat diterima atau tidak oleh perusahaan.

5




Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam arsip

dokumen sumber. Fungsi ini juga bertanggung jawab melakukan penjurnalan

akuntansi. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan bertanggung

jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dicatat ke dalam kartu

persediaan.

C. Dokumen terkait yang digunakan dalam system akuntansi pembelian tunai

Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini diisi oleh fungsi gudang atau pemakai barang untuk meminta fungsi

pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti

yang tersebut dalam surat permintaan. surat permintaan pembelian ini biasanya

dibuat dua lembar.

Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang tidak

bersifat berulang , yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah

dipilih.

Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang

yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan

kuantiitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian

Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi

pembelian.

Faktur

Bukti transaksi pembelian barang yang diterima dari pihak penjual atas

dikirimnya barang .p

Faktur Lunas

Faktur yang diterima dari pihak penjual sebagai bukti bahwa barang yang sudah

dikirim pihak penjual sudah dibayar secara lunas oleh perusahaan.

6




Laporan Pembelian Tunai

Laporan Pembelian Tunai dibuat oleh fungsi akuntansi yang akan diserahkan

kepada pimpinan.

D. Catatan akuntansi yang digunakan

a. Jurnal Pengeluaran Kas

Jurnal ini digunakan untuk mencatat semua transaksi pembelian barang dagang

dan barang lainnya.

b. Kartu Persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk

mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Untuk mendeskripsikan sistem secaa keseluruhan, digunakan flowchart dan DFD

sebagai teknik dan dokumentasi sistem. Selain itu, keduanya berfungsi untuk

memermudah dalam menganalisis sebuah sistem yang telah berjalan.

7




Bagan Alir Dokumen (Flowchart)

Memganalisis suatu sistem berarti menentukan hal yang menjadi masalah dalam sistem

tersebut, maka dari itu flowchar bertujuan untuk menggambarkan secara jelas keseluruhan

sistem yang akan dianalisis. Dan akan lebih mudah menganalisis sebuah sistem menggunakan

flowchart.

Simbol-Simbol Flowchart beserta maknanya

Simbol Nama Simbol Makna Simbol

Terminal

Digunakan untuk memulai, mengakhiri,

atau titik henti dalam sebuah proses atau

program, juga digunakan untuk pihak

eksternal.

Dokumen

Sebuah dokumen atau laporan, dokumen

dapat dibuat dengan tangan atau dicetak

oleh komputer

Dokumen rangkap

Digambarkan dengan menumpuk simbol

dokumen dan pencetakan nomor dokumen

di bagian depan dokumen pada bian kiri

atas

Input/output

Digunakan untuk menggambarkan berbagai

media input dan output dalam sebuah bagan

alir program.

Menggambarkan jurnal dan buku besar

dalam bagan alir dokumen

2

Faktur 1

8




Tampilan

Informasi ditampilkan oleh alat output on-

line seperti terminal CRT atau monitor

komputer PC

Pemasukan Data

On-line

Entri data oleh alat on-line seperti terminal

CRT atau komputer pribadi

Kegiatan campuran

Sebuah fungsi pemrosesan yang

dilaksanakan dengan menggunakan alat

selain komputer

Pemrosesan

Komputer

Sebuah fungsi pemrosesan yang

dilaksanakan oleh komputer, biasanya

menghasilkan perubahan terhadap data atau

informasi

Kegiatan Manual

Sebuah kegiatan pemrosesan yang

dilaksanakan secara manual

Disk Bermagnit

Data disimpan secara permanen pada disk

bermagnit, digunakan untuk menyimbolkan

file induk (master file).

Arsip

Arsip dokumen disimpan dan diambil

secara manual. Huruf didalamnya

menunjukan cara pengurutan arsip:

A = menurut Abjad

N = Menurut Nomor Urut

T = Menurut Tanggal

9




(Krismiaji, 2015)

Penghubung dalam

sebuah Halaman

Menghubungkan bagan alir pada halaman

yang sama. Penggunaan simbol ini adalah

untuk menghindari terlalu banyak anak

panah yang saling melintang dan

membingungkan

Penghubung pada

Halaman Berbeda

Menghubungkan bagan alir yang berada di

halaman yang berbeda

Anotasi

Tambahan penjelasan deskriptif atau

keterangan, atau catatan sebagai klarifikasi

Keputusan

Sebuah tahap pembuatan keputusan,

digunakan dalam bagan alir program

komputer untuk menunjukan cabang bagi

alternatif cara.

Ya

Tidak

10




KASUS 1

SISTEM PEMBELIAN TUNAI

PT. Vigano Cipta Perdana yang terletak di Jl. Kebon Pala No. 76E, TPI 1, Jelambar,

Jakarta Barat merupakan perusahaan yang bergerak di bidang Sepatu dan Sandal Kulit. Untuk

dapat memproduksi sepatu dan sandal kulit, perusahaan menggunakan sistem pembelian

tunai dalam pembelian bahan bakunya. PT. Vigano Cipta Perdana melakukan training secara

berkala baik kepada karyawan baru maupun lama untuk diperbaharui kemampuannya serta

mengasah karyawan menjadi lebh baik . Prosedur – prosedur yang terjadi dalam sistem

pembelian tunai PT. Vigano Cipta Perdana adalah sebagai berikut :

BAGIAN GUDANG

Sistem pembelian tunai PT. Vigano Cipta Perdana dimulai dari bagian Gudang

membuka Database Persediaan untuk melihat persediaan. Kemudian menampilkan Database

Persediaan. Lalu melanjutkan dengan kegiatan membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP)

berdasarkan Database Persediaan. Kemudian mencetak SPP sebanyak 1 lembar.

Selanjutnya, bagian gudang menyerahkan SPP ke bagian pembelian.

Bagian gudang menerima SOP lembar 2 dari bagian pembelian. Setelah itu, menerima

Faktur bersama barang dari pemasok. Kemudian, mencocokkan SOP lembar 2, Faktur

bersama barang. Jika tidak cocok, SOP lembar 2 dikembalikan ke bagian pembelian, Faktur

bersama barang dikembalikan ke pemasok. Apabila cocok, maka akan dilanjutkan ke

kegiatan selanjutnya yaitu melakukan kegiatan entry data kedalam Database Persediaan

berdasarkan SOP lembar 2 dan Faktur . Setelah itu membuat Laporan Penerimaan Barang

(LPB). Kemudian mencetak Laporan Penerimaan Barang (LPB) sebanyak 2 lembar.

Selanjutnya LPB lembar 1, Faktur, dan SOP lembar 2 diserahkan ke bagian keuangan,

sedangkan LPB lembar 2 diarsip berdasarkan tanggal.

BAGIAN PEMBELIAN

Bagian pembelian menerima SPP dari bagian gudang. Lalu kegiatan selanjutnya yaitu

membuat Surat Order Pembelian (SOP). Kemudian mencetak SOP sebanyak 3 lembar.

Setelah itu, bagian pembelian menyerahkan SOP lembar 1 kepada pemasok, SOP

11




lembar 2 ke bagian gudang, sedangkan SOP lembar 3 dan SPP diarsip berdasarkan

tanggal.

BAGIAN KEUANGAN

Bagian keuangan menerima LPB lembar 1, Faktur, dan SOP lembar 2 dari bagian

gudang. Lalu memeriksa LPB lembar 1, Faktur, dan SOP lembar 2. Setelah itu melakukan

pembayaran via ATM. Selanjutnya, menerima Bukti Transfer (BT). Selanjutnya melakukan

kegiatan entry data kedalam Database Pembayaran berdasarkan Bukti Transfer (BT). Lalu

membuat BKK berdasarkan database pembayaran. Kemudian memfotocopy Bukti Transfer

(BT) sebanyak 1 lembar. Kemudian mencetak BKK sebanyak 2 lembar. Setelah itu, BKK

lembar 1 dan Fotokopi Bukti Transfer diberikan kepada pemasok, sedangkan BKK

lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP lembar 2, dan Bukti Transfer (BT) diarsip

berdasarkan tanggal.

Bagian keuangan menerima Faktur Lunas (FL) dari pemasok. Lalu mencocokkan

dokumen BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP lembar 2 dengan FL. Jika tidak cocok,

FL dikembalikan ke pemasok. Apabila cocok, maka BKK lembar 2, LPB lembar 1,

Faktur, SOP lembar 2 dan Faktur Lunas (FL) diserahkan kebagian akuntansi.

BAGIAN AKUNTANSI

Bagian akuntansi menerima BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP lembar 2 dan

Faktur Lunas (FL) dari bagian keuangan. Setelah itu, memeriksa BKK lembar 2, LPB lembar

1, Faktur, SOP lembar 2, dan Faktur Lunas (FL). Selanjutnya membuat Jurnal. Lalu membuat

Laporan Pembelian Tunai (LPT). Kemudian mencetak LPT. Kemudian LPT diserahkan ke

pimpinan, BKK lembar 2, LPB lembar 1, Faktur, SOP lembar 2 dan Faktur Lunas

diarsip berdasarkan tanggal, lalu Jurnal dicatat ke Buku Besar (BB) dan dicatat di

Kartu Persediaan

Tugas !

Buatlah flowchart system pembelian tunai berdasarkan prosedur diatas!

12




SISTEM PENGENDALIAN INTERN

Sistem pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran

yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan

keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan

manajemen (Mulyadi : Sistem Akuntansi : 163).

Pengendalian intern adalaha rencana organisasi organisasi dan metode yang

digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan

dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan

manajemen (Krismiaji: Sistem Informasi Akuntansi:216).

Sistem pengendalian intern menurut COSO (Committee of Sponsoring Organization of

The Treadway Commission) :

Sistem pengendalian internal merupakan suatu proses yang melibatkan dewan

komisaris, manajemen, dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan keyakinan

memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut ini:

Efektivitas dan efisiensi operasi

Keandalan pelaporan keuangan

Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Tujuan sistem pengendalian intern menurut mulyadi adalah :

Menjaga kekayaan organisasi

Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

Mendorong efisiensi

Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Komponen-komponen pengendalian internal menurut COSO antara lain:

1. A control environment (lingkungan pengendalian).

Merupakan tanggung jawab manajemen puncak untuk menyatakan dengan jelas nilai-

nilai integritas dan kegiatan tidak etis yang tidak dapat ditoleransi.

13




2. Risk assessment (penaksiran resiko).

Perusahaan harus mengidentifikasi dan menganalisis faktor-faktor yang menciptakan

resiko bisnis baik dari intern atau ekstern dan harus menentukan bagaimana caranya

mengelola resiko tersebut.

3. Control activities (aktivitas pengendalian).

Untuk mengurangi terjadinya kecurangan, manajemen harus merancang kebijakan dan

prosedur untuk membantu menghadapi resiko-resiko tertentu yang dihadapi

perusahaan sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

4. Information and communication (informasi dan komunikasi).

Sistem informasi yang relevan terhadap tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi

mengumpulkan, mencatat, memproses, menyimpan, meringkas, dan

mengkomunikasikan informasi mengenai sebuah organisasi. Sistem pengendalian

internal harus dikomunikasikan dan diinfokan kepada seluruh karyawan perusahaan

dari atas hingga bawah.

5. Monitoring (pemantauan).

Sistem pengendalian internal harus dipantau secara berkala. Apabila terjadi

kekurangan yang signifikan, harus segera dilaporkan kepada manajemen puncak dan

ke dewan komisaris.

Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai

1. Lingkungan Pengendalian

Pada PT. Vigano Cipta Perdana harus mempunyai struktur organisasi yang

jelas dalam bentuk grafis, serta harus menetapkan otoritas dan tanggung jawab bagi

setiap pekerjaan, sehingga dapat diketahui secara jelas penanggung jawabnya. Selain

itu, setiap karyawan yang direkrut oleh perusahaan harus mempunyai komitmen

terhadap integritas dan nilai nilai etika serta memiliki kemampuan yang sesuai dengan

pekerjannya.

2. Penilaian Resiko

Akuntan memainkan peran yang penting dalam membantu manajemen

mengontrol bisnis dengan mendesain sistem pengendalian yang efektif, dan

mengevaluasi sistem yang ada untuk memastikan bahwa sistem tersebut berjalan

dengan efektif. Akuntan dapat mengevaluasi sistem pengendalian internal dengan

menggunakan strategi manajemen resiko. PT. Vigano Cipta Perdana sudah terdapat

14




bagian akuntansi sehingga dapat membantu manajemen mengontrol bisnis dan

mengevaluasi sistem dengan baik.

3. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan peraturan yang menjamin bahwa

tujuan pengendalian pihak manajemen dicapai.


Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai menurut Mulyadi (2008) terdiri

dari :

A. Struktur Organisasi

Fungsi Pembelian Harus Terpisah dari Fungsi Penerimaan

Kegiatan fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual yang

dapat dipercaya sebagai pemasok barang yang diperlukan perusahaan. Untuk

menjamin barang yang dipesan oleh fungsi pembelian, diperlukan fungsi lain

untuk melakukan pengecekan secara independen mengenai kesesuaian jenis,

spesifikasi, kuantitas dan mutu barang. Oleh karena itu, perlu dibentuk fungsi

penerimaan terpisah dari fungsi pembelian agar dapat dilakukan pengecekan

intern terhadap berbagai informasi barang yang dibeli fungsi pembelian.

Pada PT. Vigano Cipta Perdana, fungsi pembelian sudah terpisah dari

fungsi penerimaan. Walaupun belum ada fungsi penerimaan, tetapi fungsi

pembelian sudah dijalankan dengan baik oleh Bagian Pembelian tanpa

merangkap fungsi penerimaan .

Fungsi Pembelian harus terpisah dari Fungsi Akuntansi

Dalam sistem pembelian tunai, fungsi akuntansi yang melaksanakan

pencatatan pesediaan barang dan harga pokok pembelian harus dipisahkan dari

fungsi pembelian yang melaksanakan transaksi pembelian.

Pada PT. Vigano Cipta Perdana, fungsi akuntansi sudah terpisah dari

fungsi penjualan. Fungsi akuntansi sudah dijalankan dengan baik oleh

Bagian Akuntansi tanpa merangkap fungsi pembelian yang sudah

dijalankan oleh bagian pembelian.

15




Fungsi Penerimaan harus terpisah dari Fungsi Penyimpanan Barang

Fungsi penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan atau penolakan barang

yang diterima oleh pemasok sementara fungsi penyimpanan barang

bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah dinyatakan diterima

oleh fungsi penerimaan. Kedua fungsi tersebut perlu dipisahkan.

Pada PT. Vigano Cipta Perdana belum terdapat pemisahan fungsi antara

fungsi penerimaan dengan fungsi penyimpanan barang. Sehingga proses

pengecekan kualitas dan mutu barang masih dilakukan fungsi penyimpanan

barang yang seharusnya dilakukan oleh fungsi penerimaan.

B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Permintaan Pembelian Diotorisasi oleh Fungsi Gudang dengan

menggunakan Surat Permintaan Pembelian

Transaksi pembelian dimulai dengan diterimanya surat permintaan pembelian

oleh fungsi pembelian dari fungsi gudang. Kegiatan pembelian diwujudkan

dalam bentuk pembuatan surat permintaan pembelian yang dibuat oleh fungsi

gudang.

Pada PT. Vigano Cipta Perdana fungsi gudang sudah mengotorisasi surat

permintaan pembelian sebagai awal mula terlaksananya transaksi

pembelian.

Laporan Penerimaan Barang diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan

Sebagai bukti telah diterimanya barang dari pemasok, fungsi penerimaan harus

membuat laporan penerimaan barang .

Pada PT. Vigano Cipta Perdana belum terdapat fungsi penerimaan sehingga

otorisasi Laporan Penerimaan Barang (LPB) belum dilakukan oleh fungsi

penerimaan dan masih dilakukan oleh fungsi gudang.

Permintaan Penawaran Harga diotorisasi oleh Fungsi Pembelian dengan

menggunakan Surat Permintaan Penawaran Harga

16




Fungsi pembelian harus melakukan penawaran harga kepada para pemasok

sebelum akhirnya menentukan pemasok yang akan dipilih Kegiatan ini

diwujudkan dalam bentuk pembuatan surat permintaanpenawaran harga.

Pada PT. Vigano Cipta Perdana fungsi pembelian belum membuat Surat

Permintaan Penawaran Harga yang ditujukan kepada pemasok.

C. Praktik yang Sehat

Penggunaan Dokumen Urut Tercetak

Semua dokumen diatas merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan

biaya ke dalam jurnal dan kartu persediaan.Pengawasan terhadap pemakaian

berbagai dokumen dapat dilakukan dengan membuat dokumen tersebut dalam

bentuk bernomor urut tercetak. Penggunaan nomor urut tercetak tersebut harus

dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang berwenang untuk menggunakannya.

Pada PT. Vigano Cipta Perdana dokumen-dokumen yang digunakan sudah

menggunakan nomor urut tercetak.

Barang diperiksa mutu dan kuantitasnya oleh Fungsi Penerimaan

Barang

Barang yang diterima harus diperiksa dahulu mutu serta kuantitas barangnya

sesuai dengan Surat Permintaan Pembelian yang diajukan oleh fungsi

penyimpanan barang untuk mencegah terjadinya kesalahan .

Pada PT. Vigano Cipta Perdana belum melakukan kegiatan pemeriksaan

mutu dan kuantitas barang karena belum adanya fungsi penerimaan .

Bukti Kas Keluar di cap “Lunas” oleh Fungsi Akuntansi setelah faktur

diterima dari pemasok.

Bukti kas keluar harus di otorisasi dengan memberikan cap “Lunas” setelah

fungsi akuntansi menerima faktur lunas dari pemasok . Untuk memastikan

bahwa kas yang dikeluarkan sudah sesuai dengan pembayaran yang dilakukan

kepada pemasok.

Pada PT. Vigano Cipta Perdana belum ada kegiatan otorisai cap “Lunas”

pada Bukti Kas Keluar.

17




D. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya.

PT. Vigano Cipta Perdana melakukan training secara berkala baik kepada

karyawan baru maupun lama untuk diperbaharui kemampuannya serta mengasah

karyawan menjadi lebh baik lagi. Penempatan karyawan serta pekerjaannya sudah

sesuai dengan kualifikasi yang ditetapkan perusahaan.

4. Informasi dan Komunikasi

Pada PT.Vigano Cipta Perdana setiap kebijakan, jobdesk, dan wewenang yang telah

ditetapkan oleh perusahaan harus dikomunikasikan dan diinformasikan kepada setiap

seluruh karyawan perusahaan. Serta adanya komunikasi antara manajer puncak

dengan bawahan setidaknya minimal terjalin 1 kali komunikasi sehingga tidak

mengurangi kesalahpahaman yang akan timbul. Dan harus menghasilkan pelaporan

keuangan yang mencatat semua transaksi secara absah, menguraikan engan tepat

waktu menurut periode yang ditentukan dan secara tepat menyajikan laporan

keuangan.

5. Pemantauan

Pada PT.Vigano Cipta Perdana adanya pengawasan ataupun pemantauan terhadap

sistem pengendalian internal yang telah ditentukan sehingga setiap kekurangan yang

masih ada dapat langsung dilaporkan kepada manajemen puncak untuk dilakukan

evaluasi dan mengambil tindakan yang diperlukan.

Tugas :

Buatlah usulan setelah dilakukannya SPI dan buatlah flowchartnya yang telah

disesuailan usulan yang telah dibuat !

18




Data Flow Diagram (DFD)

DFD (Data Flow Diagram) adalah diagram aliran data untuk memisahkan secara jelas

proses logis dalam analisis sistem dari proses fisik perancangan sistem.

Ada 3 jenis diagram dalam DFD, yaitu :

1. Diagram Konteks : Diagram yang menjelaskan gambaran umum / garis besar

dalam suatu sistem.

2. Diagram Nol : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan

yang ada dalam Diagram Konteks.

3. Diagram Level : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan

yang ada dalam Diagram Nol.

Simbol-Simbol dalam DFD :

Simbol Nama Simbol Shape Keterangan

Entity (External

Entity 1)

Miscellaneous Orang atau organisasi

yang mengirim data ke

atau menerima data

dari sistem yang

mewakili terminal.

Proses (Devided

Process 2)

Miscellaneous Menggambarkan

pemrosesan data dalam

sistem.

Arus Data Line / Connector

Tool

Menggambarkan arus

data dalam sistem.

Data Store

Data Flow

Diagram Shapes

Tempat untuk

menyimpan /

mengambil data dalam

suatu sistem.

19




KASUS DFD SIA PEMBELIAN TUNAI

Sistem informasi akuntansi pembelian tunai PT.Vigano Cipta Perdana diawali dari

sistem memberikan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada Pemasok. Kemudian

Pemasok menyerahkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada sistem. Lalu

sistem menghasilkan Surat Order Pembelian (SOP) yang diserahkan kepada Pemasok.

Kemudian Pemasok menyerahkan Faktur kepada Sistem. Kemudian Bank memberikan Bukti

Transfer kepada Sistem. Lalu Sistem menyerahkan Bukti Kas Keluar (BKK) dan BT kepada

Pemasok. Selanjutnya Sistem menerima Faktur Lunas (FL) dari Pemasok. kemudian sistem

meghasilkan Laporan Pembelian Tunai (LPT) yang diserahkan kepada Pimpinan.

Dalam Sistem informasi akuntansi pembelian terdapat 6 proses, yaitu membuat Surat

Permintaan Pembelian (SPP), Membuat Dokumen Pembelian, Membuat Laporan Penerimaan

Barang (LPB), memperbaharui Data Persediaan, Otorisasi Bukti Kas Keluar (BKK), dan

Pencatatan Akuntansi. Dalam proses Membuat Dokumen Pembelian terdapat proses lanjutan

yaitu proses Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) dan Membuat Surat

Order Pembelian (SOP). Kemudian pada proses Otorisasi Bukti Kas Keluar (BKK) dan

penandatanganan Bukti Kas Keluar (BKK). Lalu pada proses Pencatatan Akuntansi terdapat

proses lanjutan yaitu Membuat Jurnal dan Membuat Laporan Pembelian Tunai (LPT).

Dalam proses Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) sistem membutuhkan

DATA PERSEDIAAN untuk menginput DATA PERSEDIAAN. Lalu sistem menghasilkan

Surat Permintaan Pembelian (SPP) yang diserahkan ke proses selanjutnya.

Dalam proses Membuat Dokumen Pembelian terdapat proses lanjutan yaitu proses

Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) dan Membuat Surat Order Pembelian

(SOP). Pada kegiatan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) sistem menerima

Surat Permintaan Pembelian (SPP) dari proses sebelumnya, lalu sistem menyerah Surat

Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada Pemasok. Lalu Pemasok meyerahkan Surat

Permintaan Penawaran Harga (SPPH) ke kegiatan selanjutnya yaitu Membuat Surat Order

Pembelian (SOP). Pada kegiatan Membuat Surat Order Pembelian (SOP) sistem menerima

Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) dari pemasok. Lalu sistem meghasilkan Surat

Ord er pembelian (SOP) dan diserakan kepada Pemasok, proses selanjutnya, dan Proses

Memperbaharui Data Persediaan.

20




Pada proses Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) sistem menerima Surat

Order Pembelian (SOP) dari proses sebelumnya. Lalu sistem juga menerima Faktur dari

Pemasok. Selanjutnya sistem menghasilkan LPB yang diserahkan ke proses selanjutnya dan

Faktur diserahkan ke proses Otorisasi Bukti Kas Keluar (BKK).

Pada proses Memperbahatui Data Persediaan sistem menerima Laporan Penerimaan

Barang (LPB) dari proses sebelumnya. Lalu sistem juga menerima Surat Order Pembelian

dari proses Membut Dokumen Pembelian. Kemudian sistem membutuhkan DATA

PERSEDIAAN untuk menginput dan mengupdate DATA PERSEDIAAN. Selanjutnya

sistem melanjutkan Laporan Penerimaan barang (LPB) ke proses selanjutnya.

Pada proses Otorisasi BKK terdapat proses lanjutan yaitu Membuat Bukti Kas Keluar

(BKK) dan Penandatanganan Bukti Kas Keluar (BKK). Pada kegiatan Membuat Bukti Kas

Keluar (BKK) sistem menerima Faktur dari proses Membuat Laporan Penerimaan Barang

dan menerima Laporan Penerimaan Barang (LPB) dari proses sebelumnya. Lalu sistem juga

menerima Bukti Transfer (BT) dari Bank. Lalu sistem membutuhkan DATA

PEMBAYARAN untuk meginput dan mengupdate DATA PEMBAYARAN. Lalu sistem

menghasilkan Bukti Kas Keluar (BKK), Laporan Penerimaan Barang (LPB), dan Faktur yang

akan diteruskan ke kegiatan selanjutnya. Pada kgiatan Penandatanganan Bukti Kas Keluar

(BKK) sistem menerima Faktur Lunas (FL) dari Pemasok. Selanjutnya sistem menghasilkan

Faktur Lunas (FL), Bukti Kas keluar (BKK) otorisasi ke proses selanjutnya.

Dalam proses Pencatatan Akuntansi terdapat proses lanjutan yaitu Membuat Jurnal dan

membuat Laporan Pembelian Tunai (LPT). Pada kegiatan Membuat Jurnal sistem menerima

Faktur Lunas (FL) dan Bukti Kas keluar (BKK) otorisasi dari proses sebelumnya. Lalu sistem

menghasikan Jurnal Umum yang akan diserahkan ke kegiatan selanjutnya. Pada kegiatan

Membuat Laporan Pembelian Tuni (LPT) sistem menerima Jurnal Umum (JU) dari kegiatan

sebelumnya. Kemudian sistem menghasilkan laporan Penjulan Tunai (LPT) yang diserahkan

ke Pimpinan.

TUGAS !!!

Buatlah DFD system akuntansi pembelian tunai dari prosedur diatas !

21




MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access adalah salah satu pengolah database termudah dan handal, produk

Microsoft walaupun dalam penereapan program berorientasi objek mengalami kesulitan

tetapi Microsoft Access tercepat dan termudahdalam membuat program aplikasi bisnis.

Memulai Microsoft Access dapat dilakukan beberapa cara antara lain:

1. Memulai menu utama Window Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft

Access.

2. Klikdua kali ikon/shortcut Microsoft Access jika telahdibuat di wallpaper window.

ELEMEN DASAR MICROSOFT ACCESS

Untuk memperlancar membuat program sebaiknya mengenal elemen dasar Microsoft

Access terlebih dahulu , yang terdiridari :

[1] Baris Judul (Title Bar)

Baris judul merupakan informasi yang berada pada pojok kiri window berisi

informasi aplikasi yang sedang aktif.

[2] Baris Menu (Menu Bar)

Baris menu adalah menu yang berbentuk pull down dapat di pilih dengan mengklik

menunya. Menu pilihan antara lain: File, Edit, View, Insert, Tools, Windows dan

Help.

[3] Baris Toolbar (Toolbars)

Baris toolbar adalahikon yang berisi perintah yang sering digunakan, berada di

bawah baris menu.

[4] Task Pane

Task Pane adalah jendela yang ditampilkan sebelah kanan area kerja, yang

membantu pemakai dalam mengedit atau menyunting database, isinya disesuaikan

dengan pekerjaan yang sedang dilakukan.

22




[5] TombolUkuran (Sizing Button)

Tombol ukuran berisi tombol minimize untuk memperkecil ukuran window,

tombol maximize untuk memperbesar ukuran window, tombol restore untuk

mengembalikan ke ukuran semula atau ukuran sebelumnya dan tombol close untuk

menutup jendela dan mengakhiri program aplikasi.

[6] BarisPenggulung (Scroll Bar)

Baris penggulung adalah fasilitas untuk melihat objek-objek yang terdapat pada

jendela database dengan menarik batang mendatar (Horizontal Scroll Bar) dan

batang tegak (Vertical Scroll Bar).

Tipe-tipe data (Data Type) di Microsoft Access terdiridari :

a. Text

Text dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca. Kapasitas text dapat

menampung hingga 255 karakter.

b. Memo

Memo dapat menerima teks apa saja Panjang maksimal 65535 karakter.

c. Number

Number dapat menerima data yang berisi bilangan.

d. Date / Time

Date / Time dapat menerima tanggal / waktu range tahun 100 hingga 9999.

e. Currency

Currency data dalam bentuk mata uang, dengan karakter 15 digit di sebelah kiri titik

decimal dan 4 digit di sebelah titik desimal.

f. AutoNumber

Auto Number berisibilangan yang berurutan atau bilangan acak yang unik secara

otomatis.

g. Yes / No

Yes / No berisinilai Yes atau No.

h. OLE Object

OLE Object berisiobjek yang dikaitkan (linked) atau disisipkan (embedded).

23




i. Hyperlink

Hyperlink dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) supaya terkait dengan objek atau

data yang tersimpan di lokasitertentu.

j. Lookup Wizard

Lookup Wizard untuk memilih nilai dari table lain atau dari daftar nilai menggunakan

list box atau combo box.

MEMBUAT DATABASE BARU

Database adalah suatu wadah tempat table-table, queries, forms, reports, pages, macros,

modules dan lainnya.

Cara membuat Database baru, sebagai berikut :

[1] Pilih New Blank Database-Blank Database

[2] Pada kotak isian File Name, ketik nama file database db_labala

[3] Klik Create, sehingga tampilan seperti gambar di bawah ini:

24




MEMBUKA DATABASE MICROSOFT ACCESS

Tahapan membuka Database, sebagai berikut :

[1] Pilih File-Open

[2] kemudian pilih db_labala

25




SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN TUNAI

MERANCANG DAN MEMBUAT TABLE BARU

DENGAN FASILITAS CREATE TABLE IN DESIGN VIEW

Tabel adalah tempat data atau record-record diletakkan, tabel terdiri dari baris (row)

sering juga disebut dengan record dan kolom (column) sering juga disebut dengan field.

Berikut adalah struktur daftar table

Keterangan : (*) Primary Key

(**) Secondary Key

1. Tabel_Pemasok

Field Name Data Type Field Size

*Kode_Pemasok Text 10

Nama_ Pemasok Text 30

Alamat Text 45

No_Telp Text 15

2. Tabel_Mengirim

Field Name Data Type Field Size Format

**Kode_Pemasok Text 10

**Kode_Persediaan Text 10

3. Tabel_Persediaan


*Kode_Persediaan Text 10

Nama_Persediaan Text 20

Jumlah_Perediaan Text 20

Harga_Satuan Currency “Rp” #,###

26




4. Tabel_Mengurangi


**Kode_Persediaan Text 10

**Id_Transaksi Text 20

5. Tabel_Pembayaran


*Id_Transaksi Text 20

Tgl_Kas_Keluar Date/Time Medium Date

Jumlah_Kas_Keluar Currency “Rp” #,###

Berikut Daftar Tabel pada Sistem Pembelian Tunai PT.Vigano Cipta Perdana:

1. Tabel_Pemasok

Kode_Pemasok Nama_Pemasok Alamat No_Tlp

MI Meilita Ifdial JL.Harapan No.121 Tangsel 021-76563

LI Lista Fitri JL.Kepastian No.1 Jakarta 021-76654

MS Megawati

Simbolon

JL.Impian II No.2 Depok 021-76765

2. Tabel_Mengirim

Kode_Pemasok Kode_Persediaan

MI KS-345

LI LM-267

MS BS-865

3. Tabel_Persediaan

Kode_Persediaan Nama_Persediaan Jumlah_Persediaan Harga_Satuan

KS-345 Kulit Sintesis 80 Rp.85.000

LM-267 Lem 50 Rp.20.000

BS-865 Benang Sol 60 Rp.30.000

27




4. Tabel_Mengurangi

Kode_Persediaan Id_Transaksi

KS-345 LS-123

LM-267 LS-124

BS-865 LS-125

5. Tabel_Pembayaran

Id_Transaksi Tgl_Kas_Keluar Jumlah_Kas_Keluar

LS-123 27-Sept-2017 Rp.640.000

LS-124 15-Nov-2017 Rp.150.000

LS-125 22-Des-2017 Rp.270.000

Membuat Database dengan Menggunakan Ms. Access

1. MEMBUAT TABEL

Langkah-langkah membuat tabel :

Pilih New Blank Database-Blank Database

[2] Pada kotak isian File Name, ketik nama file database Nama_Kelas

[3] Klik Create

28




[4] Lalu akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini. Pilih tool bar View

dipojok kiri dan pilih Design View. Lalu isi table name dengan Tabel_Pemasok. Klik

OK.

[5] Setelah itu akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini. Isi Field Name, Data

Type dan Field Size sesuai struktur Tabel_Pemasok diatas.

[6] Kemudian untuk field Kode_Pemasok dijadikan kunci utama (Primary Key).

Untuk membuats uatu field yang akan menjadi kunci utama, klik field yang akan

menjadi kunci utama, kemudian klik ikon primary key atau klik kanan pada field

Kode_Pemasok dan pilih Primary Key.

29




[7] Bila semua sudah selesai dikerjakan, maka simpanlah tabel yang telah dibuat dengan

mengklik kanan pada Tabel_Pemasok, kemudian klik kanan pilih Save.

[8] Setelah itu masukkan record dengan cara mengetik manual isi data yang ada pada

Tabel_Pemasok dengan cara mengklik View pojok kiri atas pada menu bar, maka

tabel akan tampil menjadi seperti dibawah ini:

Untuk langkah-langkah pembuatan Tabel_Mengirim, Tabel_Persediaan,

Tabel_Mengurangi, dan Tabel_Pembayaran sama saja, yang membedakan hanya

pada saat membuat beberapa field menjadi kunci utama (primary key).

30




2. MERELASIKAN TABEL

Untuk menjaga integritas data maka perlu menghubungkan field-field dari satu tabel

dengan tabel yang lain, hubungan antar tabel biasanya berdasarkan field-field yang

sama (field penghubung). Model objek juga dapat dipakai untuk mengetahui

hubungan antar tabel, hubungan antar tabel biasanya berdasarkan kunci utama

(primary key).

Langkah-langkah merelasikan tabel :

[1] Close semua tabel, lalu pilih Database Tools pada menu bar, lalu klik Relationships.

[2] Setelah itu klik Show Table dan muncul kotak dialog seperti dibawah ini :

[3] Pilih seluruh tabel dengan menekan Ctrl + Nama Tabelnya, kemudian klik add.

31




[4] Sehingga akan tampil window seperti ini :

[5] Cara merelasikan fieldnya dilakukan secara manual yaitu dengan klik field kunci

primary key dari tabel produksi lalu Drag ke masing-masing tabel lainnya sesuai dengan

field kunci yang sama, maka akan muncul kotak dialog seperti ini :

32




[6] Klik Create dan akan muncul tampilan seperti ini :

Lalu lakukan langkah-langkah sebelumnya untuk merelasikan field dari tabel masing-

masing

[7] Setelah itu close semua table kecuali tabel Relationship untuk fasilitas di perangkat

lunak Microsoft Access dengan memberi tanda ceklis pada pilihan Enforce Referential

Integrity di Edit Relationships lalu pilih Tabel_Pemasok pada Table/Query dan pada

Related Table/Query akan keluar Tabel_Mengirim secara otomatis. Setelah itu klik

OK.

33




[8] Lakukan langkah diatas untuk semua tabel sehingga akan menampilkan hasil akhir

relationship tabel Sistem Pembelian Tunai seperti dibawah ini :

34




35




ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem informasi akuntansi adalah informasi yang berhubungan dengan data finansial

terutama informasi keuangan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun

dalam perusahaan. Ada berbagai macam definisi tentang system informasi akuntansi, salah

satunya :

Menurut Bodnar dan Hopwood (2004) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan

sumber daya seperti orang dan perlengkapan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan

dan data lainnya menjadi informasi .

Menurut Krismiaji (2015:4) sistem informasi akuntansi adalah sebuah system yang

memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk

merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Untuk dapat menghasilkan

informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus

melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut :

6. Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukkannya ke dalam sistem

7. Memproses data transaksi

8. Menyimpan data untuk keperluan dimasa mendatang

9. Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan, atau

memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan di komputer.

10. Mengendalikan seluruh proses sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkan

akurat dan dapat dipercaya

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam

bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi

permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga

dapat diusulkan perbaikan (Jogiyanto, 2005).

Analisis perancangan sistem informasi akuntansi merupakan identifikasi terhadap

permasalahan yang terjadi pada sebuah sistem informasi akuntansi, kemudian sistem

informasi akuntansi tersebut diperbaiki agar kinerjanya lebih efektif dan efisien.

36




Sistem informasi akuntansi yang lama perlu diperbaiki disebabkan karena beberapa

hal, yaitu:

d. Adanya permasalahan yang timbul di sistem yang lama, dapat berupa:

- Ketidakberesan

- Pertumbuhan Organisasi

e. Untuk meraih kesempatan-kesempatan

f. Adanya instruksi-instruksi

Dalam Pembelajaran ini, kita akan menganalisis dan merancang sistem baru dari 2

jenis kegiatan Sistem Akuntansi, yaitu Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai dan

Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai.

37




KASUS 2 SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS

DARI PENJUALAN TUNAI

38




SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS


A. Pengertian Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Sistem Akuntansi Penerimaan Kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk

melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang

siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan.

Penjualan Tunai adalah apabila pembeli sudah memilih barang yang akan

dibeli, pembeli diharuskan membayar ke bagian kassa. (Narko, 2008:71)

Sistem Akuntansi Penjualan Tunai didefinisikan sebagai metode dan prosedur

pencatatan dengan mengidentifikasi, merangkai, menganalisis dan melaporkan atas

pembayaran harga barang yang terlebih dahulu dilakukan pembeli

Jaringan Prosedur yang yang membentuk sistem akuntansi penjualan:

a. Prosedur Order Penjualan

b. Prosedur Penerimaan Kas

c. Prosedur Penyerahan Barang

d. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank

e. Prosedur pencatatan penerimaan kas

B. Fungsi yang terkait

Fungsi Penjualan

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung

jawab menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan

menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran

harga barang ke fungsi kas.

Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. Fungsi ini

berada di tangan kasir.

Fungsi Gudang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh

pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

39




Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan, penerima kas,

dan pembuat laporan penjualan.

C. Dokumen Yang Digunakan

Faktur Penjualan Tunai (FPT)

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh

manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.

Pita Register Kas (Cash Register Tape) / (PRK)

Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas.

Dokumen PRK ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin

register kas (cash register).

Surat Pengeluaran Barang (SPB)

Dokumen ini merupakan bukti pengeluarang barang yang dikeluarkan oleh fungsi

Gudang.

Bukti Setor Bank (BSB)

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti

setor bank dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk

pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal

penerimaan kas.

Laporan Penerimaan Kas (LPK)

Laporan ini digunakan untuk memberitahukan penerimaan kas perusahaan kepada

pimpinan

D. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari

berbagai sumber, diantaranya dari penjualan jasa.

Jurnal Umum

Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi selain yang

dicatat dalam jurnal khusus

40




Bagan Alir Dokumen (Flowchart)

Memganalisis suatu sistem berarti menentukan hal yang menjadi masalah dalam

sistem tersebut, maka dari itu flowchar bertujuan untuk menggambarkan secara

jelas keseluruhan sistem yang akan dianalisis. Dan akan lebih mudah

menganalisis sebuah sistem menggunakan flowchart.

Simbol-Simbol Flowchart beserta maknanya

Simbol Nama Simbol Makna Simbol

Terminal

Digunakan untuk memulai, mengakhiri, atau

titik henti dalam sebuah proses atau program,

juga digunakan untuk pihak eksternal.

Dokumen

Sebuah dokumen atau laporan, dokumen dapat

dibuat dengan tangan atau dicetak oleh

komputer

Dokumen rangkap

Digambarkan dengan menumpuk simbol

dokumen dan pencetakan nomor dokumen di

bagian depan dokumen pada bian kiri atas

Input/output

Digunakan untuk menggambarkan berbagai

media input dan output dalam sebuah bagan alir

program.

Menggambarkan jurnal dan buku besar dalam

bagan alir dokumen

2

Faktur 1

41




Tampilan Informasi ditampilkan oleh alat output on-line

seperti terminal CRT atau monitor komputer PC

Pemasukan Data

On-line

Entri data oleh alat on-line seperti terminal CRT

atau komputer pribadi

Kegiatan campuran Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan

dengan menggunakan alat selain komputer

Pemrosesan

Komputer

Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan

oleh komputer, biasanya menghasilkan

perubahan terhadap data atau informasi

Kegiatan Manual

Sebuah kegiatan pemrosesan yang dilaksanakan

secara manual

Disk Bermagnit

Data disimpan secara permanen pada disk

bermagnit, digunakan untuk menyimbolkan file

induk (master file).

Arsip

Arsip dokumen disimpan dan diambil secara

manual. Huruf didalamnya menunjukan cara

pengurutan arsip:

A = menurut Abjad

N = Menurut Nomor Urut

42




(Krismiaji, 2015)

T = Menurut Tanggal

Penghubung dalam

sebuah Halaman

Menghubungkan bagan alir pada halaman yang

sama. Penggunaan simbolini adalah untuk

menghindari terlalu banyak anak panah yang

saling melintang dan membingungkan

Penghubung pada

Halaman Berbeda

Menghubungkan bagan alir yang berada di

halaman yang berbeda

Anotasi

Tambahan penjelasan deskriptif atau

keterangan, atau catatan sebagai klarifikasi

Keputusan

Sebuah tahap pembuatan keputusan, digunakan

dalam bagan alir program komputer untuk

menunjukan cabang bagi alternatif cara.

Ya

Tidak

43




Kasus 2

Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

LABALA SHOES yang terletak di daerah Bekasi merupakan perusahaan yang

bergerak di bidang penjualan sepatu. Dalam menerima kas dari customer, perusahaan

menggunakan system penerimaan kas dari penjualan tunai. LABALA SHOES melakukan

training secara berkala baik kepada karyawan baru maupun lama untuk diperbaharui

kemampuannya serta mengasah karyawan menjadi lebh baik . Prosedur – prosedur yang

terjadi dalam system penerimaan kas dari penjualan tunai LABALA SHOES adalah sebagai

berikut:

Bagian Penjualan

Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai pada LABALA SHOES dimulai dengan

bagian penjualan menerima order dari pelanggan. Kemudian membuka database barang

untuk melihat ketersediaan barang, lalu menampilkan menampilkan database barang pada

layar monitor PC. Kemudian membuat Faktur Penjualan Tunai, lalu mencetak Faktur

Penjualan Tunai sebanyak 3 lembar. Kemudian FPT 1 diberikan kepada pembeli, FPT 2

diserahlan kepada bagian penyerahan barang, dan FPT 3 diarsip berdasarkan tanggal.

Bagian Kas

Bagian menerima FPT 1 beserta uang dari pembeli, kemudian bagian kas mencocokan

antara FPT 1 dan jumlah uang yang diterima, jika tidak cocok FPT 1 beserta uang

dikembalikan kepada pembeli. Jika cocok, FPT 1 diotorisasi dengan membubuhkan tanda

tangan. Kemudian bagian kas mengentry data kas sesuai dengan FPT 1 yang telah ditanda

tangani ke dalam database kas. Lalu, FPT 1 yang telah ditandatangani dikembalikan

kepada pembeli.

Bagian Penyerahan Barang

Bagian penyerahan barang menerima FPT 2 dari bagian penjualan dan menerima FPT

1 yang telah diotorisasi dari pembeli. Kemudian bagian penyerahan barang mencocokan

antara FPT 2 dengan FPT 1 otorisasi, jika tidak cocok FPT 1 otorisasi dikembalikan ke

44




pembeli dan FPT 2 dikembalikan ke bagian penjualan. Jika cocok, bagian penyerahan barang

melakukan entry data base barang berdasarkan FPT 1 otorisasi dan FPT 2 . lalu,

memberikan FPT 1 otorisasi bersama barang kepada pelanggan dan FPT 2 diarsip

berdasarkan tanggal.

Tugas !

Buatlah flowchart sistem penerimaan kas dari penjualan tunai berdasarkan prosedur

diatas!

45




SISTEM PENGENDALIAN INTERN

Sistem pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran

yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan

keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan

manajemen (Mulyadi : Sistem Akuntansi : 163).

Pengendalian intern adalaha rencana organisasi organisasi dan metode yang

digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan

dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan

manajemen (Krismiaji: Sistem Informasi Akuntansi:216).

Sistem pengendalian intern menurut COSO (Committee of Sponsoring Organization of

The Treadway Commission) :

Sistem pengendalian internal merupakan suatu proses yang melibatkan dewan

komisaris, manajemen, dan personil lain, yang dirancang untuk memberikan keyakinan

memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut ini:

Efektivitas dan efisiensi operasi

Keandalan pelaporan keuangan

Kepetuhan kerhadap hukum dan peraturan yang berlaku)

Tujuan sistem pengendalian intern menurut mulyadi adalah :

Menjaga kekayaan organisasi

Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

Mendorong efisiensi

Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Komponen-komponen pengendalian internal menurut COSO antara lain:

1. A control environment (lingkungan pengendalian).

Merupakan tanggung jawab manajemen puncak untuk menyatakan dengan jelas nilai-

nilai integritas dan kegiatan tidak etis yang tidak dapat ditoleransi.

46




2. Risk assessment (penaksiran resiko).

Perusahaan harus mengidentifikasi dan menganalisis faktor-faktor yang menciptakan

resiko bisnis baik dari intern atau ekstern dan harus menentukan bagaimana caranya

mengelola resiko tersebut.

3. Control activities (aktivitas pengendalian).

Untuk mengurangi terjadinya kecurangan, manajemen harus merancang kebijakan

dan prosedur untuk membantu menghadapi resiko-resiko tertentu yang dihadapi

perusahaan sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

4. Information and communication (informasi dan komunikasi).

Sistem informasi yang elevan terhadap tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi

mengumpulkan, mencatat, memproses, menyimpan, meringkas, dan

mengkomunikasikan informasi mengenai sebuah organisasi. Sistem pengendalian

internal harus dikomunikasikan dan diinfokan kepada seluruh karyawan perusahaan

dari atas hingga bawah.

5. Monitoring (pemantauan).

Sistem pengendalian internal harus dipantau secara berkala. Apabila terjadi

kekurangan yang signifikan, harus segera dilaporkan kepada manajemen puncak dan

ke dewan komisaris.

Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari

Penjualan Tunai

1. Lingkungan Pengendalian

Pada LABALA SHOES harus mempunyai struktur organisasi yang jelas dalam

bentuk grafis, serta harus menetapkan otoritas dan tanggung jawab bagi setiap

pekerjaan, sehingga dapat diketahui secara jelas penanggung jawabnya. Selain itu,

setiap karyawan yang direkrut oleh perusahaan harus mempunyai komitmen terhadap

integritas dan nilai nilai etika serta memiliki kemampuan yang sesuai dengan

pekerjannya.

2. Penilaian Resiko

Pada LABALA SHOES tidak adanya bagian akuntansi yang menjalankan fungsi

akuntansi untuk mencatat bukti transaksi sehingga menimbulkan resiko kecurangan,

47




dan tidak adanya pertanggung jawaban atas transaksi yang terjadi. Serta perusahaan

tidak menyetorkan uang ke Bank, menimbulkan resiko pencurian.

3. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan peraturan yang menjamin bahwa

tujuan pengendalian pihak manajemen dicapai.


Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai menurut Mulyadi (2008) terdiri dari :

A. Struktur Organisasi

Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.

Fungsi penjualan yang merupakan fungsi operasi harus dipisahkan dari fungsi

kas yang merupakan fungsi penyimpanan. Penerimaan kas dilakukan oleh

bagian kasa akan dicek kebenarannya oleh Bagian Order Penjualan, karena

dalam sistem penjualan tunai transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai

tidak akan terjadi tanpa diterbitkannya faktur penjualan tunai oleh Bagan Order

Penjualan.

Pada LABALA SHOES, fungsi penjualan sudah terpisah dari fungsi

penerimaan kas. Fungsi penjualan sudah dijalankan dengan baik oleh

Bagian penjualan tanpa merangkap fungsi penerimaan kas yang sudah

dijalankan oleh bagian kas.

Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

Berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus

dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain : fungsi operasi dan fungsi

penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan

menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.

Pada LABALA SHOES, belum terdapat fungsi akuntansi yang bertanggung

jawab dalam pencatatan akuntansi sehingga belum terlaksananya pencatatan

akuntansi.

48




Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan,

fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.

Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap hanya

oleh satu fungsi tersebut. Dengan dilaksanakannya pengecekan intern pekerjaan

setiap fungsi tersebut oleh fungsi yang lain.

Pada LABALA SHOES, belum terdapat fungsi akuntansi yang bertanggung

jawab dalam pencatatan akuntansi sehingga transaksi penjualan tunai yang

terlaksana pada LABALA SHOES hanya dilaksanakan oleh fungsi

penjualan, dan fungsi kas.

B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Penerimaan order dari pembelian diotorisasi oleh fungsi-fungsi penjualan

dengan menggunakan formulir faktur penjulan tunai.

Transaksi penjualan tunai dimulai dengan diterbitkannya faktur penjualan

tunai oleh fungsi penjualan. Faktur penjualan tunai harus diotorisasi oleh

fungsi penjualan agar menjadi dokumen yang sahih.

Pada LABALA SHOES sudah terdapat fungsi penjualan sehingga otorisasi

dalam menerima orderan dan pembuatan formulir faktur penjualan tunai

telah dilakukan oleh fungsi penjualan.

Penerimaan kas diotorisasikan oleh fungsi kas dengan cara

membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan

menempelkan pita register kas pada faktur tersebut.

Sebagai bukti bahwa fungsi penerimaan kas telah menerima kas dari pemebli,

fungsi tersebut harus membubuhkan cap “lunas” dan menempelkan pita

registerkas tersebut dokumen faktur penjualan tunai dapat memberikan

otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli.

Pada LABALA SHOES penerimaan kas telah diotoriasi oleh fungsi kas

dengan cara membubuhkan tanda tangan sebagai ganti bentuk kegiatan

memberikan cap “lunas” akan tetapi fungsi kas belum melaksanakan

49




kegiatan mengoperasikan pita register kas sehingga belum terlaksananya

kegiatan menempelkan pita register kas pada faktur yang telah diotorisasi.

Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi gudang dengan cara membuat

dokumen Surat Pengeluaran Barang (SPB)

Membuat dokumen Surat Pengeluaran Barang (SPB) untuk membuktikan telah

diserahkannya barang kepada pembeli yang berhak.

Pada LABALA SHOES fungsi gudang belum melaksanakan kegiatan

membuat dokumen Surat Pengeluaran Barang (SPB) saat barang telah

diserahkan kepada pelanggan

Pencatatan ke dalam Catatan Akuntansi Harus Didasarkan atas

Dokumen Sumber yang Dilampiridengan Dokumen Pendukung yang

Lengkap.

Catatan informasi yang berasal dari dokumen sumber yang sahih. Kesahihan

dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung

yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

Pada LABALA SHOES belum terlaksananya kegiatan pencatatan akuntansi

yang dilaksanakan oleh fungsi akuntansi yang dimana akan menghasilkan

jurnal umum dan Laporan Penerimaan Kas

C. Praktik yang sehat

Faktur penjualan Tunai Bernomor Urut Cetak dan Pemakaiannya

Dipertaggungjawabkan oleh Fungsi Penjualan.

Dalam organisasi ini, setiap transaksi keuangan hanya akan terjadi jika

medapat otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi dari yang berwenang

tersebut diwujudkan dalam bentuk tanda tangan pada formulir.

Pada LABALA SHOES Faktur penjualan tunai yang dipertanggung

jawabkan oleh fungsi penjualan telah bernomor urut tercetak.

50




Jumlah Kas yang Diterima dari Penjualan Tunai Disetorkan Seluruhnya

ke Bank pada Hari yang Sama dengan Trnasaksi Penjualan Tunai atau

Hari Kerja Berikutnya.

Penyetoran segera seluruh jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai ke

Bank akan menjadikan jurnal kas perusahaan dapat diuji ketelitian dan

keandalannya dengan menggunakan informasi dari bank yang tercantum

dalam rekening koran bank.

Pada LABALA SHOES Belum terlaksananya kegiatan penyetoran kas ke

bank pada saat LABALA SHOES telah menerima sejumlah uang dari

penjualan tunai yang terjadi

4. Informasi dan Komunikasi

Pada LABALA SHOES setiap kebijakan, jobdesk, dan wewenang yang telah

ditetapkan oleh perusahaan harus dikomunikasikan dan diinformasikan kepada setiap

seluruh karyawan perusahaan. Serta adanya komunikasi antara manajer puncak

dengan bawahan setidaknya minimal terjalin 1 kali komunikasi sehingga tidak

mengurangi kesalahpahaman yang akan timbul.

5. Pemantauan

Pada LABALA SHOES adanya pengawasan ataupun pemantauan terhadap sistem

pengendalian internal yang telah ditentukan sehingga setiap kekurangan yang masih

ada dapat langsung dilaporkan kepada manajemen puncak untuk dilakukan evaluasi

dan mengambil tindakan yang diperlukan.

Tugas !

Berdasarkan Sistem Pengendalian Intern tersebut, anda diminta untuk:

1. Buatlah usulan untuk sistem penerimaan kas pada LABALA SHOES sesuai dengan sistem

pengendalian intern! (berdasarkan evaluasi sistem)

2. Buatlah prosedur dan flowchart yang sudah sesuai dengan Sistem Pengendalian Intern!

51




Diagram (DFD)

DFD (Data Flow Diagram) adalah diagram aliran data untuk memisahkan secara jelas

proses logis dalam analisis sistem dari proses fisik perancangan sistem.

Ada 3 jenis diagram dalam DFD, yaitu :

4. Diagram Konteks : Diagram yang menjelaskan gambaran umum / garis besar

dalam suatu sistem.

5. Diagram Nol : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan

yang ada dalam Diagram Konteks.

6. Diagram Level : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan

yang ada dalam Diagram Nol.

Simbol-Simbol dalam DFD :

Simbol Nama Simbol Shape Keterangan

Entity (External

Entity 1)

Miscellaneous Orang atau organisasi

yang mengirim data ke

atau menerima data dari

sistem yang mewakili

terminal.

Proses (Devided

Process 2)

Miscellaneous Menggambarkan

pemrosesan data dalam

sistem.

Arus Data Line / Connector

Tool

Menggambarkan arus

data dalam sistem.

Data Store

Data Flow Diagram

Shapes

Tempat untuk

menyimpan / mengambil

data dalam suatu sistem.

52




DFD KASUS 2

SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI

Sistem Penerimaan Kas LABALA SHOES diawali dari dari system menyerahkan

Faktur Pembelian Tunai (FPT) kepada pembeli. Kemudian system menerima Faktur

Pembelian Tunai (FPT) dari pembeli. Kemudian system menyerahkan Faktur Pembelian

Tunai “lunas” (FPT “lunas”) dan Pita Register Kas (PRK) kepada pembeli. Lalu, system

menerima Bukti Setor Bank (BSB) dari Bank. Kemudian system menyerahkan Laporan

Penerimaan Kas (LPK) kepada pimpinan.

Dalam system penerimaan kas terdapat 5 proses, yaitu Membuat Faktur Penjualan

Tunai (FPT), Membuat Dokumen Keuangan, Membuat Surat Pengeluaran Barang (SPB),

Input Bukti Setor Bank (BSB), dan Pencatatan Akuntansi. Dalam proses Membuat Dokumen

Keuangan terdapat proses lanjutan yaitu Membuat Pita Register Kas (PRK) dan Mencap

“lunas” FPT, lalu dalam proses Pencatatan Akuntansi terdapat proses lanjutan yaitu Membuat

Jurnal Umum (JU) dan Membuat Laporan Penerimaan Kas (LPK)

Dalam proses Membuat Faktur Penjualan Tunai (FPT), system membutuhkan DATA

BARANG untuk menginput DATA BARANG. Lalu, menghasilkan Faktur Penjualan Tunai

(FPT) yang akan diserahkan kepada pembeli.

Dalam proses Membuat Dokumen Keuangan terdapat proses lanjutan yaitu Membuat

Pita Register Kas (PRK) dan Mencap “lunas” Faktur Penjualan Tunai (FPT). Pada kegiatan

membuat Pita Register Kas (PRK) system menerima Faktur Penjualan Tunai (FPT) dari

pembeli. Kemudian system membutuhkan DATA KAS untuk menginput dan mengupdate

DATA KAS. Kemudian system menghasilkan Faktur Penjualan Tunai (FPT) dan Pita

Register Kas (PRK) yang diserahkan ke kegiatan selanjutnya yaitu Mencap “lunas” FPT.

Pada kegiatan Mencap “lunas” FPT system menerima Faktur Penjualan Tunai (FPT) dan Pita

53




Register Kas (PRK) dari kegiatan sebelumnya. Kemudian system menghasilkan FPT “lunas

PRK yang akan diserahkan ke proses Membuat Surat Pengeluaran Barang (SPB), Input Bukti

Setor Bank (BSB), dan Pencatatan Akuntansi.

Dalam proses membuat Surat Pengeluran Barang (SPB) system menerima FPT

“lunas” dan Pita Register Kas (PRK) dari proses Membuat Dokumen Keuangan. Kemudian

system membutuhkan DATA BARANG untuk menginput dan mengupdate DATA

BARANG. Kemudian system menghasilkan FPT “lunas” dan Pita Register Kas (PRK) yang

diserahkan kepada pembeli, kemudian menghasilkan Surat Pengeluaran Barang (SPB) yang

diserahkan ke proses Pencatatan Akuntansi.

Dalam proses Input Bukti Setor Bank (BSB), system menerima FPT “lunas”dan Pita

Register Kas (PRK) dari proses Membuat Dokumen Keuangan. Kemudian system menerima

Bukti Setor Bank (BSB) dari Bank. Lalu system membutuhkan DATA KAS untuk

menginput DATA KAS. Kemudian system menghasilkan BSB yang akan diserahkan kepada

proses Pencatatan Akuntansi.

Dalam proses Pencatatan Akuntansi terdapat proses lanjutan yaitu Membuat Jurnal

Umum (JU) dan Membuat LPK. Pada kegiatan Membuat Jurnal Umum, system menerima

FPT “lunas” dan PRK dari proses Membuat Dokumen Keuangan, Surat Pengeluaran Barang

(SPB) dari Proses Membuat SPB dan Bukti Setor Bank (BSB) dari proses Input BSB.

Kemudian system menghasilkan Jurnal Umum (JU) yang akan diserahkan kegiatan

selanjutnya yaitu membuat LPK. Pada kegiatan membuat LPK system menerima Jurnal

Umum dari kegiatan sebelumnya. Kemudian system menghasilkan LPK yang akan

diserahkan kepada Pimpinan.

Tugas !

Buatlah Data Flow Diagram berdasarkan prosedur yang telah diuraikan diatas !

54




MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access adalah salah satu pengolah database termudah dan handal, produk

microsoft walaupun dalam penereapan program berorientasi objek mengalami kesulitan tetapi

Microsoft Access tercepat dan termudah dalam membuat program aplikasi bisnis.

Memulai Microsoft Access dapat dilakukan beberapa cara antara lain:

1. Memulai menu utama Window Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft

Access.

2. Klik dua kali ikon/shortcut Microsoft Access jika telah dibuat di wallpaper window.

ELEMEN DASAR MICROSOFT ACCESS

Untuk memperlancar membuat program sebaiknya mengenal elemen dasar Microsoft

Access terlebih dahulu , yang terdiri dari :

[1] Baris Judul (Title Bar)

Baris judul merupakan informasi yang berada pada pojok kiri window berisi

informasi aplikasi yang sedang aktif.

[2] Baris Menu (Menu Bar)

Baris menu adalah menu yang berbentuk pulldown dapat di pilih dengan mengklik

menunya. Menu pilihan antara lain: File, Edit, View, Insert, Tools, Windows dan

Help.

[3] Baris Toolbar (Toolbars)

Baris toolbar adalah ikon yang berisi perintah yang sering digunakan, berada di

bawah baris menu.

[4] Task Pane

Task Pane adalah jendela yang ditampilkan sebelah kanan area kerja, yang

membantu pemakai dalam mengedit atau menyunting database, isinya disesuaikan

dengan pekerjaan yang sedang dilakukan

55




[5] Tombol Ukuran (Sizing Button)

Tombol ukuran berisi tombol minimize untuk memperkecil ukuran window,

tombol maximize untuk memperbesar ukuran window, tombol restore untuk

mengembalikan ke ukuran semula atau ukuran sebelumnya dan tombol close untuk

menutup jendela dan mengakhiri program aplikasi.

[6] Baris Penggulung (Scroll Bar)

Baris penggulung adalah fasilitas untuk melihat objek-objek yang terdapat pada

jendela database dengan menarik batang mendatar (Horizontal Scroll Bar) dan

batang tegak (Vertical Scroll Bar).

Tipe-tipe data (Data Type) di Microsoft Access terdiri dari :

k. Text

Text dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca.Kapasitas text dapat

menampung hingga 255 karakter.

l. Memo

Memo dapat menerima teks apa saja panjang maksimal 65535 karakter.

m. Number

Number dapat menerima data yang berisi bilangan.

n. Date / Time

Date / Time dapat menerima tanggal / waktu range tahun 100 hingga 9999.

o. Currency

Currency data dalam bentuk mata uang, dengan karakter 15 digit di sebelah kiri titik

desimal dan 4 digit di sebelah titik desimal.

p. AutoNumber

Auto Number berisi bilangan yang berurutan atau bilangan acak yang unik secara

otomatis.

56




q. Yes / No

Yes / No berisi nilai Yes atau No.

r. OLE Object

OLE Object berisi objek yang dikaitkan (linked) atau disisipkan (embedded).

s. Hyperlink

Hyperlink dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) supaya terkait dengan objek atau

data yang tersimpan di lokasi tertentu

t. Lookup Wizard

Lookup Wizard untuk memilih nilai dari tabel lain atau dari daftar nilai menggunakan

list box atau combo box.

MEMBUAT DATABASE BARU

Database adalah suatu wadah tempat table-table, queries, forms, reports, pages, macros,

modules dan lainnya.

Cara membuat Database baru, sebagai berikut :

[1] Pilih New Blank Database-Blank Database

[2] Pada kotak isian File Name, ketik nama file database db_nama_kelas

[3] Klik Create, sehingga tampilan seperti gambar di bawah ini:

57




58




SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS


MERANCANG DAN MEMBUAT TABLE BARU

DENGAN FASILITAS CREATE TABLE IN DESIGN VIEW

Tabel adalah tempat data atau record-record diletakkan, tabel terdiri dari baris (row)

sering juga disebut dengan record dan kolom (column) sering juga disebut dengan field.

Berikut adalah struktur daftar table

Keterangan : (*) Primary Key

(**) Secondary Key

1. Tabel_Pembeli

Field Name Data Type Field Size

*Kode_Pembeli Text 10

Nama_Pembeli Text 20

Alamat Text 40

No_Telp Text 15

2. Tabel_Memiliki


**Kode_Pembeli Text 10

**No_Kas_Masuk text 25

3. Tabel_Kas


*No_Kas_Masuk Text 25

Tgl_Kas_Masuk Date/Time Medium Date

Jumlah_Kas currency “Rp”#,###

59




4. Tabel_Mengurangi


**No_Kas_Masuk Text 25

**Kode_Barang Text 10

5. Tabel_Barang


*Kode_Barang Text 10

Nama_Barang Text 20

Jumlah_Barang Text 20

Harga_Satuan currency “Rp”#,###

Berikut Daftar Tabel pada Sistem Pembelian Tunai LABALA SHOES:

1. Tabel_Pembeli

Kode_Pembeli Nama_Pembeli Alamat No_Tlp

AP Andika Pratama Jl.Sakti Guna No.23 Jakarta 021-64793

RA Rani Andriyani Jl.Siliwangi No.54 Bogor 021-65743

NE Noviana Elizami Jl.Pemuda 5 No.8 Depok 021-68326

2. Tabel_Memiliki

Kode_Pembeli No_Kas_Masuk

AP KS-001

RA KS-002

NE KS-003

60




3. Tabel_Kas

No_Kas_Masuk Tgl_Kas_Masuk Jumlah_Kas

KS-001 27-Sept-2017 Rp.12.650.000

KS-002 15-Nov-2017 Rp.18.000.000

KS-003 22-Des-2017 Rp.7.500.000

4. Tabel_Mengurangi

No_Kas_Masuk Kode_Barang

KS-001 SJ-847

KS-002 SJ-479

KS-003 SJ-285

5. Tabel_Barang

Kode_Barang Nama_barang Jumlah_Barang Harga_Satuan

SJ-847 Sepatu Anak 55 Rp.230.000

SJ-479 Sepatu Running 40 Rp.450.000

SJ-285 Sepatu wanita 25 RP.300.000

Membuat Database dengan Menggunakan Ms. Access

2. MEMBUAT TABEL

Langkah-langkah membuat tabel :

Pilih New Blank Database-Blank Database

[2] Pada kotak isian File Name, ketik nama file database Nama_Kelas

[3] Klik Create

61




[4] Lalu akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini. Pilih tool bar View

dipojok kiri dan pilih Design View.Lalu isi table name dengan Tabel_Pembeli. Klik

OK.

62




[5] Setelah itu akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini. Isi Field Name,

Data Type dan Field Size sesuai struktur Tabel Pembeli diatas.

[6] Kemudian untuk field Kode_Pembeli dijadikan kunci utama (Primary Key). Untuk

membuat suatu field yang akan menjadi kunci utama, klik field yang akan menjadi

kunci utama, kemudian klik ikon primary key atau klik kanan pada field

Kode_Pembeli dan pilih Primary Key.

63




[7] Bila semua sudah selesai dikerjakan, maka simpanlah tabel yang telah dibuat dengan

mengklik kanan pada Tabel Pemasok, kemudian pilih Save.

64




[8] Setelah itu masukkan record dengan cara mengetik manual isi data yang ada pada

Tabel Pembeli dengan cara mengklik View pojok kiri atas pada menu bar, kemudian

pilih Datasheet_view maka tabel akan tampil menjadi seperti dibawah ini:

65




[9]. Untuk menambah tabel baru caranya pada menu bar pilih Create – kemudian pilih Table

Kemudian ulangi langkah nomor 4 – 9 untuk pembuatan Tabel Memiliki, Tabel Kas, Tabel

Mengurangi, , dan Tabel Kas, yang membedakan hanya pada saat membuat beberapa field

menjadi kunci utama (primary key).

3. MERELASIKAN TABEL

Untuk menjaga integritas data maka perlu menghubungkan field-field dari satu tabel

dengan tabel yang lain, hubungan antar tabel biasanya berdasarkan field-field yang sama

(field penghubung). Model objek juga dapat dipakai untuk mengetahui hubungan antar

tabel, hubungan antar tabel biasanya berdasarkan kunci utama (primary key).

Langkah-langkah merelasikan tabel :

[1] Close semua tabel , lalu pilih Database Tools pada menu bar, lalu klik Relationships.

66




67




[2] Setelah itu klik akan muncul kotak dialog Show Table. Kemudian pilih seluruh table

bisa dengan cara memblok semua data table yang tersedia, kemudian klik add. Setelah itu

klik close

[3] Sehingga akan tampil window seperti ini :

68




Kemudian rapihkan table sesuai dengan gambar diwah ini :

[4] Cara merelasikan fieldnya dilakukan secara manual yaitu dengan klik field kunci primary key

daritabel produksi lalu Drag ke masing-masing tabel lainnya sesuai dengan field kunci yang

sama, maka akan muncul kotak dialog dibawah. Kemudian lakukan penceklisan pada Enforce

Referential Integrity di Edit Relationships.

69




[5] Klik Create dan akan muncul tampilan seperti ini :

[6] Lalu lakukan langkah-langkah sebelumnya untuk merelasikan field dari masing-masing table

[7] Lakukan langkah diatas untuk semua tabel sehingga akan menampilkan hasil akhir relationship

tabel Sistem Pembelian Tunai seperti dibawah ini :

70




71




analisis perancangan sistem informasi akuntansi · sumber daya seperti orang dan perlengkapan, ......

Documents