slide 5 perlengkapan arsip

20
1 FILING EQUIPMENT FILING EQUIPMENT Pertimbangkan: 1. Bentuk fisik arsip 2. Frekuensi penggunaan arsip 3. Lama arsip disimpan (file aktif dan inaktif 4. Lokasi (sentralisasi atau desentralisasi) 5. Ukuran ruangan yang tersedia 6. Bentuk organisasi 7. Tingkat perlindungan arsip (jaminan keamanan)

Upload: florencia-monica

Post on 31-Oct-2014

234 views

Category:

Leadership & Management


3 download

DESCRIPTION

Filing system

TRANSCRIPT

Page 1: Slide 5 perlengkapan arsip

1

FILING EQUIPMENTFILING EQUIPMENTPertimbangkan:

1. Bentuk fisik arsip

2. Frekuensi penggunaan arsip

3. Lama arsip disimpan (file aktif dan inaktif

4. Lokasi (sentralisasi atau desentralisasi)

5. Ukuran ruangan yang tersedia

6. Bentuk organisasi

7. Tingkat perlindungan arsip (jaminan keamanan)

Page 2: Slide 5 perlengkapan arsip

2

Tipe Peralatan

• Alat penyimpanan tegak (Vertical File)

• Alat penyimpanan menyamping (Lateral File)

• Alat penyimpanan berat (Power File)

Page 3: Slide 5 perlengkapan arsip

Yakin Bakhtiar

3

Vertical Filing Cabinet• Filing Cabinet merupakan

tempat untuk menyimpan arsip dinamis yang masih aktif.

• Penggunaannya menurut susunan vertikal laci-laci filing cabinet dan dimulai dari atas bawah.

• Filing cabinet ada yang mempunyai 2, 3, dan 4 laci.

Page 4: Slide 5 perlengkapan arsip

4

Map

Map adalah lipatan kertas atau karton manila (kertas manila) yang dipergunakan untuk menampung surat-surat.

Map jepitan, adalah map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga tidak mudah lepas.

Page 5: Slide 5 perlengkapan arsip

5

FOLDER

Manila Folder

Bentuknya seperti map tetapi tanpa daun penutup, dan di atas terdapat bagian yang menonjol yang juga disebut TAB. Tab gunanya untuk menuliskan titel dan kode klasifikasi arsip terakhir.

Hanging Folder

Hanging FolderManila Folder

Page 6: Slide 5 perlengkapan arsip

6

TAB

Sekat dibuat dari karton berbentuk segi empat memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan TAB.

Sebagai petunjuk/ pemisah antara pokok masalah satu dengan yang lain beserta rinciannya (sub masalah dan sub-sub masalah).

Gunanya:GUIDE atau SEKAT

Page 7: Slide 5 perlengkapan arsip

7

Page 8: Slide 5 perlengkapan arsip

8

ORDNER Map tebal, adalah map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri/tegak. Map jenis ini sering disebut Briefordner atau Ordner saja.

Page 9: Slide 5 perlengkapan arsip

9

Lateral Filing Cabinet

Page 10: Slide 5 perlengkapan arsip

10

Mobile Shelving

Page 11: Slide 5 perlengkapan arsip

11

RAK ARSIP

Page 12: Slide 5 perlengkapan arsip

12

Rotary Filing

Page 13: Slide 5 perlengkapan arsip

13

TAB

Page 14: Slide 5 perlengkapan arsip

14

BOKS ARSIP INAKTIF

Page 15: Slide 5 perlengkapan arsip

15

Visible Card

Page 16: Slide 5 perlengkapan arsip

16

MICROFILM

• FREE up your office space • FIND your information more easily • ACCESS your information faster • SECURE your information over time • SAVE on data, document,

micofilm/fiche management and storage cost

Can help you:

Microfilm Reader/Printer

Page 17: Slide 5 perlengkapan arsip

17

Roll film

• The standard length for using roll film is 30.48 m (100 ft). One roll of 35 mm film may carry 600 images of large engineering drawings or 800 images of broadsheet newspaper pages.

• 16 mm film may carry 2.400 images of letter sized images as a single stream of micro images along the film set so that lines of text are parallel to the sides of the film or 10.000 small documents, perhaps cheques or betting slips, with both sides of the originals set side by side on the film.

16 mm or 35 mm film to motion picture standard is used.

Page 18: Slide 5 perlengkapan arsip

18

Rotary Address Card File

Page 19: Slide 5 perlengkapan arsip

19

Tickler File

Page 20: Slide 5 perlengkapan arsip

20

Index Card