analisis penanganan arsip pada pt surveyor …
TRANSCRIPT
LAPORAN TUGAS AKHIR
ANALISIS PENANGANAN ARSIP PADA PT SURVEYOR
INDONESIA (PERSERO) CABANG MEDAN
Diajukan Oleh:
CHRISTINE ANGELINA BR HUTASOIT
NIM 1705092066
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN
2020
ii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas kasih
karunia-Nya yang memberikan pengetahuan, kesehatan, dan kesempatan kepada
penulis sehingga mampu menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini dengan baik.
Adapun laporan ini dapat diselesaikan hanya dengan bimbingan dan
dorongan dari berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung. Penulis
mengucapkan terima kasih kepada kedua orang tua tercinta ayahanda Freddy
Hutasoit dan ibunda Denny Purba atas segala doa, dukungan, materi, pemikiran,
tenaga dan memberikan semangat baik spiritual maupun moril kepada penulis.
Pada kesempatan ini penulis juga menyampaikan rasa terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Abdul Rahman, S.E., Ak., M.Si., Direktur Politeknik Negeri Medan.
2. Agus Edy Rangkuti, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Medan.
3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga.
4. Suri Purnami, S.E., M.A., Kepala Program Studi Administrasi Bisnis.
5. Erwinsyah S, S.Si., M.Kom., Sekretaris Program Studi Administrasi Bisnis.
6. Rismawati, S.E., M.Si., Dosen pembimbing I penulis yang telah memberikan
arahan, bimbingan, saran dan waktu dalam penulisan Tugas Akhir ini.
7. Desri Wiana, S.S., M.Hum., Dosen pembimbing II penulis yang telah
memberikan arahan, bimbingan, saran dan waktu dalam penulisan Tugas
Akhir ini.
8. Seluruh Staf Pengajar dan Staf Administrasi di Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Medan yang telah mengajar dan memberikan ilmu kepada
penulis selama di bangku perkuliahan.
9. Seluruh karyawan dan karyawati PT Surveyor Indonesia (Persero) Cabang
Medan.
10. Winanda Nova Aprilya Hutasoit, Joel Tulus Hutasoit dan Marvel Jonathan
Hutasoit adik terkasih yang selalu memberi semangat kepada penulis.
11. Teman-teman penulis di Administrasi Bisnis khususnya kelas AB-6F.
iii
Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan baik dari segi
isi, bahasa dan penulisan dalam penulisan Tugas Akhir ini. Untuk itu penulis
berharap dan berterimakasih apabila pembaca berkenan untuk memberikan kritik
dan saran yang membangun untuk menyempurnakan penulisan Tugas Akhir ini.
Demikian Tugas Akhir ini disusun, penulis berharap Tugas Akhir ini dapat
bermanfaat untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan bagi setiap
pembaca.
Medan, Juli 2020
Penulis,
Christine Angelina Hutasoit
NIM 1705092066
iv
ABSTRAK
Arsip merupakan warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai kegunaan sebagai pengingat, agar setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali. Arsip mempunyai peranan penting dalam sebuah
kantor, apabila arsip yang dimiliki kurang baik dalam penanganannya dapat
mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya
dapat menghambat proses pekerjaan selanjutnya. Oleh karena itu, sebaiknya arsip
ditangani menggunakan sistem penanganan arsip yang baik dan benar.
Permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana penanganan arsip serta
kendala yang dihadapi dalam penanganan arsip. Tujuan dari penelitian ini adalah
untuk mengetahui bagaimana penanganan arsip serta kendala yang dihadapi dalam
penanganan arsip di PT Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Medan.
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif dengan metode
analisis deskriptif. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah studi
kepustakaan (library research) dan studi lapangan (field research) dengan
menggunakan teknik observasi dan wawancara. Jenis sumber data terdiri dari data
primer dan data sekunder.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa
penanganan arsip pada PT Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Medan belum
optimal. Hal ini dibuktikan dengan belum diberlakukannya pengindeksan dalam
penyimpanan arsip, peminjaman tidak dilakukan dengan pengendalian serta
belum diberlakukannya penyusutan dan pemusnahan arsip secara teratur.
Kata kunci: Arsip, Penanganan Arsip
v
ABSTRACT
Files are systematically stored because they have the use of reminders, so
that whenever needed can be quickly rediscovered. Files have an important role
to play in an office, if the files are poorly handled can make it difficult to find
information that has been stored and may ultimately hinder the process of further
work. Therefore, it is recommended that files be handled using a good and correct
files handling system. The problems in this study are how files are handled as well
as the obstacles faced in the handling of files. The purpose of this research is to
find out how files are handled as well as the obstacles faced in the handling of
files at PT Surveyor Indonesia (Persero) Medan Branch.
The type of research used is qualitative research with descriptive analysis
methods. The methods of data collection used are library research and field
research using observation and interview techniques. The data source type
consists of primary data and secondary data.
Based on the research done can be concluded that the handling of files in
PT Surveyor Indonesia (Persero) Medan Branch has not been optimal. This is
evidenced by the unsanmination of indexing in the storage of records, borrowing
is not carried out with control and has not been enforced depreciation and
destruction of files on a regular basis.
Keywords: files, handling of files
vi
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................................ i
KATA PENGANTAR ......................................................................................... ii
ABSTRAK .......................................................................................................... iv
ABSTRACT .......................................................................................................... v
DAFTAR ISI ....................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................ viii
DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... ix
BAB 1 PENDAHULUAN .................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .............................................................................. 2
1.3 Tujuan Penulisan ................................................................................ 2
1.4 Manfaat Penulisan .............................................................................. 2
1.5 Sistematika Penulisan ......................................................................... 3
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 4
2.1 Kajian Pustaka .................................................................................... 4
2.2 Landasan Teori ................................................................................... 6
2.2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ............................................... 6
2.2.2 Jenis Arsip ................................................................................ 8
2.2.3 Fungsi dan Peranan Arsip ....................................................... 11
2.2.4 Kegunaan Arsip ...................................................................... 11
2.2.5 Asas Kearsipan ....................................................................... 13
2.2.6 Sistem Kearsipan .................................................................... 17
2.2.7 Penanganan Arsip ................................................................... 23
2.2.8 Kendala dalam Penanganan Arsip .......................................... 29
vii
BAB 3 METODE PENELITIAN ..................................................................... 31
3.1 Rancangan/Jenis Penelitian .............................................................. 31
3.2 Tempat dan Waktu Penelitian .......................................................... 31
3.3 Jenis dan Sumber Data ..................................................................... 31
3.4 Metode Analisis Data ....................................................................... 32
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................. 33
4.1 Gambaran Umum PT Surveyor Indonesia (Persero) Cabang
Medan............................................................................................... 33
4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ............................................................. 33
4.1.2 Visi, Misi dan Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan ...................... 34
4.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan ....................................................... 37
4.2 Hasil Penelitian ................................................................................ 37
4.2.1 Asas Kearsipan pada PT Surveyor Indonesia (Persero) Cabang
Medan............................................................................................... 37
4.2.2 Peralatan Kearsipan pada PT Surveyor Indonesia (Persero)
Cabang Medan ................................................................................. 38
4.2.3 Penanganan Arsip pada PT Surveyor Indonesia (Persero)
Cabang Medan ................................................................................. 41
4.2.4 Kendala dalam Penanganan Arsip pada PT Surveyor Indonesia
(Persero) Cabang Medan .................................................................. 47
4.3 Pembahasan Hasil Penelitian ........................................................... 48
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ................................................................... 51
5.1 Simpulan........................................................................................... 51
5.2 Saran ................................................................................................ 51
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1: Sistem abjad .................................................................................................... 19
Gambar 2: Sistem subjek .................................................................................................. 20
Gambar 3: Sistem geografis .............................................................................................. 21
Gambar 4: Sistem kronologis ............................................................................................ 22
Gambar 5: Sistem nomor .................................................................................................. 23
Gambar 6: Kartu tunjuk silang .......................................................................................... 24
Gambar 7: Map arsip ........................................................................................................ 38
Gambar 8: Map ordner ...................................................................................................... 39
Gambar 9: Perforator ........................................................................................................ 39
Gambar 10: Stepler ........................................................................................................... 40
Gambar 11: Box ................................................................................................................ 40
Gambar 12: Lemari arsip .................................................................................................. 41
Gambar 13: Arsip aktif bagian SDM ................................................................................ 43
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Daftar Pertanyaan Wawancara
Lampiran 2 Struktur Organisasi PT Surveyor Indonesia (Persero) Cabang Medan
Lampiran 3 Kartu Bimbingan Mahasiswa (Dosen Pembimbing 1)
Lampiran 4 Kartu Bimbingan Mahasiswa (Dosen Pembimbing 2)
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap kegiatan di suatu perusahaan yang sangat penting adalah sarana
informasi. Informasi yang sangat dibutuhkan di suatu perusahaan adalah rekaman
dari kegiatan perusahaan itu sendiri. Rekaman tersebut terdapat pada arsip atau
dokumen. Arsip atau dokumen diperlukan untuk membantu pelayanan informasi.
Setiap perusahaan pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu
yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi di suatu
perusahaan pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan
menyimpan berbagai surat, formulir, laporan dan lain sebagainya. Penanganan
surat, formulir, dan laporan yang dihasilkan dan yang diterima oleh suatu kantor
pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.
Arsip diolah baik secara manual maupun menggunakan komputer agar
menjadi suatu informasi yang dapat dipakai sebagai dasar dalam pengambilan
keputusan. Jika arsip diolah dengan baik maka akan mempermudah dalam
penemuan kembali, sehingga ketika arsip digunakan dalam pengambilan
keputusan, arsip tersebut dapat segera ditemukan. Akan tetapi, sampai sekarang
masih banyak orang yang menganggap pekerjaan kearsipan hanya pekerjaan yang
mudah dan remeh, sehingga penanganan arsip yang dilakukan tidak efektif.
Dalam menjalankan tugas di perusahaan, setiap orang memerlukan arsip
sebagai penunjang kelancaran tugas pokok. Oleh karena itu, penanganan arsip
harus dapat dilaksanakan dengan teratur dan terkendali. Hal tersebut dikarenakan
arsip merupakan sarana informasi yang dijadikan sebagai dasar untuk mengambil
keputusan-keputusan yang harus diambil oleh setiap orang. Penanganan arsip
yang baik dan benar akan memperlancar komunikasi dan tugas-tugas yang
nantinya akan dikerjakan. Apabila penanganan arsip dapat dilakukan dengan baik,
maka kegiatan di suatu perusahaan akan berjalan dengan lancar.
Kegiatan penanganan arsip meliputi penyimpanan, peminjaman, pemindahan,
penyusutan hingga pemusnahan. Kegiatan penanganan arsip selalu berkembang
sesuai dengan perkembangan jaman dan sesuai dengan perkembangan tujuan
2
organisasi. Salah satu faktor yang menyebabkan kegiatan penanganan arsip terus
berkembang yaitu volume atau jumlah arsip yang juga terus bertambah. Apabila
volume atau jumlah arsip yang terus bertambah tanpa diimbangi dengan
penanganan yang baik, dapat menyebabkan arsiparis mengalami kesulitan ketika
akan menemukan kembali arsip. Berdasarkan kondisi tersebut maka penanganan
arsip harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang baik agar arsip mudah
ditemukan kembali.
Penanganan arsip juga dilakukan pada PT Surveyor Indonesia Cabang Medan
yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang survei, inspeksi dan
konsultasi. Arsip yang disimpan tentunya memerlukan penanganan yang baik,
karena aktivitas setiap harinya selalu berurusan dengan arsip yang volumenya
cukup banyak dan arsip yang ditangani termasuk arsip penting.
Hal tersebut yang melatarbelakangi penulis tertarik untuk membahas suatu
penelitian dengan judul “Analisis Penanganan Arsip pada PT Surveyor
Indonesia (Persero) Cabang Medan”.
1.2 Rumusan Masalah
Dalam penelitian ini, rumusan masalah yang dibahas adalah “Bagaimana
penanganan arsip pada PT Surveyor Indonesia Cabang Medan?”.
1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui penanganan arsip
pada PT Surveyor Indonesia Cabang Medan.
1.4 Manfaat Penulisan
Manfaat penulisan Tugas Akhir ini:
1. Menambah wawasan dan pengetahuan penulis mengenai penanganan arsip
pada PT Surveyor Indonesia Cabang Medan.
2. Masukan dan mempertimbangkan bagi PT Surveyor Indonesia Cabang
Medan.
3. Menambah referensi bagi mahasiswa yang akan menyelesaikan Tugas Akhir
yang berkaitan dengan penanganan arsip.
4. Menjadi sumbangan informasi bagi instansi pemerintah maupun organisasi
yang membutuhkan guna mengetahui tentang penanganan arsip.
3
1.5 Sistematika Penulisan
Penulisan Tugas Akhir ini dibuat dengan prosedur yang ditentukan oleh
Jurusan Administrasi Niaga. Adapun sistematika penulisan Tugas Akhir ini adalah
sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Berisi latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan
penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Berisi pengertian arsip dan kearsipan, jenis arsip, fungsi dan peranan
arsip, kegunaan arsip, azas kearsipan, sistem kearsipan, prosedur
penanganan arsip dan kendala dalam penanganan arsip.
BAB 3 METODE PENELITIAN
Berisi rancangan/jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, jenis dan
sumber data.
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Berisi gambaran umum perusahaan, seperti sejarah singkat, visi, misi,
ruang lingkup dan struktur organisasi, serta analisis penanganan arsip
pada perusahaan.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Berisi simpulan dan saran berdasarkan penelitian dan pembahasan yang
telah dilakukan sebelumnya.