ANALISIS DISBURSEMENT-FLOAT PENCAIRAN DANA PADA SISTEM PERBENDAHARAAN DAN ANGGARAN NEGARA (SPAN)

by : alfiah kusumaningrum 8C Khusus / 03

LATAR BELAKANG

• Implementasi SPAN secara penuh manajemen kas dirubah penutupan RPK BUN KPPN harapan : time-float turun

• Problem : Meningkatnya jangka waktu pencairan dana (disbursement float). Penelitian awal jumlah retur naik disbursement float naik

RUMUSAN MASALAH

• Mengapa disbursement float meningkat setelah implementasi SPAN?

LANDASAN TEORI• Disbursement Float (Gitman (2012)– adl akumulasi waktu antara timbulnya kewajiban

pembayaran dan kapan pembayaran dilakukan oleh bank

– Ada 3 jenis• Mail float, penundaan karena perbedaan waktu dari

pengiriman cek sampai dengan penerimaan cek• Processing float, penundaan terkait dengan waktu yang

dibutuhkan untuk proses sebelum cek didepositokan ke sistem perbankan• Clearing float, jangka wangktu yang dibutuhkan oleh

perbankan untuk clearing the banking system

LANDASAN TEORI

• Disbursement Float, menurut Gitman (2012)

LANDASAN TEORI

• Penyebab meningkatnya Disbursement Float (Phoenix-Hect, 2009) :– checks that do not match the company's issue file– checks that do not equal the issued dollar amount– duplicate checks/ failed check– checks that carry dates long past (stale dated checks)

LANDASAN TEORI

“….. develop and document the following :1.Timely, accurate and secure transmission processes for check issuance 2.Confirmation procedure to verify the successful receipt of each payment3.Procedures regarding transaction processec outside system, including manually issued check, voided checks, stop payments and similar transaction” (Department of State Treasurer. Section 30)

Variabel Data Faktor Variabel Data Sumber Data Metode

Clearing Float 1. checks that do not match the company's issue file

• Data Retur SP2D Aplikasi Monitoring SPAN

Observasi data realtime pada aplikasi, wawancara

Processing FLoat 2. checks that do not equal the issued dollar amount

• Jumlah Hold Invoice

• Data Penolakan PMRT

Aplikasi Monitoring SPAN

Observasi, wawancara

Processing Float 3. duplicate checks/ failed check

SP2D Void Aplikasi Monitoring SPAN

Observasi, wawancara

Processing Float 4. checks that carry dates long past (stale dated checks)

SP2D Backdate Aplikasi Monitoring SPAN

Observasi, wawancara

Variabel DataVariabel Data Sumber Data MetodeMail Float Jarak KPPN ke Bank KPPN Observasi

Jangka waktu antara petugas KPPN membawa data SP2D dengaDn waktu sampainya data di Bank

Routing slip SP2D Data Sekunder

Clearing Float Data cut off rekening BUN

CMS KPPN Observasi

Data pada KPPN X (Jan-Juli 2015) Data JumlahDaftar Invoice Hasil Konversi Yang Belum Diproses di SPAN

375

Data Retur SP2D 784Hold Invoice (status : cancelled) 125Data Penolakan PMRT 3SP2D Void 34SP2D Backdate -

Analisis dan Hasil Wawancara

• Kepala Seksi Bank KPPN X• Implementasi SPAN sebenarnya tidak berpengaruh

terhadap jumlah retur.• Retur diakibatkan kesalahan satker dalam mengisi

informasi rekening daftar resume tagihan• Pada awal SPAN, jumlah SP2D Void (gagal bayar) dan

hold invoice memang meningkat signifikan.• Ini wajar karena system baru butuh penyesuaian

Analisis dan Hasil Wawancara• Kepala Seksi Bank KPPN X• KPPN selalu berusaha agar pencairan dana tepat waktu sesuai

dengan jatuh tempo tagihan• Jika ada keterlambatan akibat sistem SPAN, KPPN segera

memberitahu satker yang bersangkutan

• KPPN memiliki system CMS untuk memantau secara real time apakah dana sudah masuk rekening penerima Confirmation procedure to verify the successful receipt of each payment

• Kasi dituntut untuk melakukan approval tagihan secara tepat waktu. Cut off harian : 13.30 timely accurate

Analisis dan Hasil Wawancara• Bendahara Pengeluaran Satker • Retur, SP2D Void, Hold Invoice memang menghambat

pencairan dana. Karena jatuh tempo pembayaran menjadi terlewat disbursement float naik

• Retur biasanya memang disebabkan kesalahan bendahara dalam menginput kode resume tagihan

• Awal implementsi SPAN, bendahara masih kesulitan menyesuaikan dengan format baku Resume Tagihan SPAN.

• Adapun jika ada Sp2d Void/ hold invoice, kami menerima notifikasi dari KPPN jika resume tagihan (SPM) tertolak

Analisis dan Hasil Wawancara• Pelaksana KPPN X• Retur sama saja dengan sebelum SPAN. Yang nambah ketika

implementasi adalah : hold invoice, void.• Kebanyakan karena satker belum memahami format pengisian

resume tagihan, terutama NRS yang tidak benar• Kalau ada yang void, hold invoice akan ada pemberitahuan via email

• Penyelesaian tagihan dituntut untuk selalu on time dan akurat. Ada monitoring durasi penyelesaian yang mengharuskan penyelesaian secara tepat Timely, accurate and secure transmission processes for check issuance

Analisis dan Hasil Wawancara• Pelaksana KPPN X

• Jika terjadi void dari database pusat, Kantor Pusat biasanya akan menghentikan proses secara keseluruhan. Hal ini memang menghambat waktu tetapi jika tidak di close, maka akan menambah masalah. Penerbitan SP2D manual tidak bias dilakukan Procedures regarding transaction processec outside system, including manually issued check, voided checks, stop payments and similar transaction

Analisis dan Hasil Wawancara

• Pelaksana KPPN• Yang jadi hambatan sebenarnya antara lain Void

SP2D , Backdate, Double SP2D, XML tidak terkirim ke bank, Salah pembebanan/tanggal, Kesalahan sistem

• Diperlukan kehati-hatian petugas KPPN dalam mencantumkan tanggal serta hindari menginput tanggal ketika cut-off harian. (jam 13.30)

• Jika ada backdate/void/double SP2D, Kanpus akan melakukan pembatalan berdasarkan notifiikasi dr KPPN.

Analisis dan Hasil Wawancara

• Pelaksana KPPN• Petugas yang membawa softcopy SP2D ke bank

wajib mencatumkan jam keberangkatan dan tanda terima dari bank bahwa data Sp2D telah diterima oleh bank.

Analisis dan Hasil Wawancara• Bendahara Satker • Retur seringkali disebabkan karena rekening supplier tidak

aktif/ ganti/ salah rekening• Jika ada retur, otomatis pembayaran terlambat. Harus bikin

SPM lagi, dst.• Kalau ada hold invoice, sp2d void ada pemberitahuan

segera dr KPPN• Pada awal implementasi jika ada trouble biasanya akan di

stop pelayanannya Procedures regarding transaction processec outside system, including manually issued check, voided checks, stop payments and similar transaction

Analisis

• Mail Float – Berdasarkan wawancara, terdapat data XML atau data SP2D

ke bank yang tidak disertakan ke bank. Hal ini merupakan kelalaian petugas KPPN yg tidak teliti dalam mengambil data SP2D sehingga terdapat SP2D yang terlambat ditransfer.

– Petugas yang membawa SP2D wajib mencantumkan jam dan tanggal berangkat serta tanda terima bank bahwa data SP2D telah diterima di bank.

– Pengendalian internal terhadap petugas KPPN yang membawa data SP2D ke bank sangat penting untuk menjamin bahwa pencairan dana dilakukan tepat waktu.

Analisis

• Processing Float– Pihak perbankan hanyalah eksekutor terhadap data SP2D

yang dibawa oleh KPPN. Pada proses ini dimungkinkan terjadi Retur SP2D atau Void SP2D. Jika terdapat Void SP2D, maka KPPN sesegera mungkin harus menghubungi pihak bank untuk membatalkan transaksi.

– Void SP2D yang telah dibayarkan tidak bisa di-cancel kembali dilakukan koreksi pembukuan SP2D

Analisis dan Hasil Wawancara• Clearing Float– clearing float : kondisi di rekening BUN setelah proses

payment. akan terlihat pada akhir hari kerja dimana bank telah melakukan pendebetan SP2D dan saldo di rekening telah nihil. Dengan CMS, Pihak KPPN secara realtime juga dapat langsung mengetahui kondisi saldo di rekening BUN. (apakah sudah zero balance atau bersaldo)

– Dan jika saldo tidak nihil/dana kurang dapat segera dilakukan tindak lanjut, misal : konfirmasi ke dit PKN, konfirmasi ke bank.

Simpulan• Ada tiga jenis float dalam disbursement– Mail float– Processing float– Clearing floatSetiap aspek memiliki indikator yang mempengaruhi

disbursement float secara keseluruhanPada awal impementasi SPAN, disbursement float meningkatLangkah-langkah/ strategi telah dimiliki oleh DJPBN untuk

menanggulangi time float ini

Terima kasih~~