analisis dan perancangan sistem informasi rekam medis pada
TRANSCRIPT
Template Jurnal IJCCSJatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 149
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis
Pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya
Fransiska Prihatini Sihotang
STMIK MDP Palembang
[email protected]
Abstrak
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien. Berkas rekam medis dibutuhkan pihak manajemen untuk merencanakan,
mengendalikan, dan mengevaluasi mutu pelayanan. Puskesmas adalah unit pelaksana teknis
dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan
pembangunan kesehatan di satu atau sebagian wilayah kecamatan. Pelayanan di puskesmas
cukup kompleks mulai dari kegiatan pelayanan rawat jalan, rawat inap, pemeriksaan
laboratorium, dan apotek. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sebuah sistem
informasi rekam medis yang terintegrasi pada puskesmas Simpang Timbangan Indralaya
sehingga dapat memperbaiki sistem yang lama. Pengembangan sistem menggunakan
metodologi FAST, pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi, dan studi literatur.
Hasil penelitian ini adalah rancangan sistem informasi rekam medis Puskesmas Simpang
Timbangan Indralaya yang terdiri dari pelayanan rawat inap, pelayanan rawat jalan,
pengelolaan laboratorium, pengelolaan apotek, dan pembuatan laporan rekam medis.
Rancangan yang dihasilkan berupa DFD, ERD, diagram dekomposisi, rancangan antar muka
aplikasi, rancangan laporan, dan rancangan arsitektur jaringan.
Kata kunci—Sistem Informasi, rekam medis, puskesmas, FAST, prototyping
Abstract Medical record is a file containing records and documents about the patient’s identity,
examination, treatment, medical action, and other services that have been administered to
patients. Management need a medical record file for planning, controlling, and evaluating the
quality of care. Puskesmas (local medical center) is a technical unit of the District/City Health
Office held responsible for health development in one or some districts. Puskesmas has a fairly
complex service such as outpatient services, inpatient, laboratory tests, and pharmacy. The
purpose of this research is to design an integrated medical record information systems at
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya to repair the old system. This study used FAST as
system development, and to colect the data used interview, observation, and literature study.
The results of this study is the design of medical record information system on Puskesmas
Simpang Timbangan Indralaya consisting of inpatient services, outpatient services, laboratory
management, pharmacy management, and medical reports. The design is generated in the form
of DFD, ERD, decomposition diagrams, application design interface, report design, and
network architecture design.
ISSN: 1978-1520
150 ISSN : 2407-4322
1. PENDAHULUAN
ekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien[1]. Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem rekam medis sangat dibutuhkan
untuk pengobatan pasien, peningkatan kualitas pelayanan, pendidikan, dan penelitian. Selain itu
pemerintah juga mewajibkan setiap tenaga kesehatan membuat rekam medis dan akan
dikenakan sanksi jika tidak membuatnya[2].
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya menggunakan komputer dengan
memanfaatkan program Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel terbatas pada
pembuatan laporan, sedangkan kegiatan pendaftaran pasien, pencatatan pemeriksaan, pemberian
obat, sampai pasien pulang masih berupa lembaran-lembaran kertas. Hal tersebut sering
menimbulkan masalah dalam penyajian data pasien, pembuatan laporan, dan memberikan
pelayanan terhadap pasien.Contoh kasus yang sering terjadi dalam pendataan pasien adalah
ketika pasien kehilangan atau lupa membawa kartu pasien. Petugas harus mencari kembali data
pasien tersebut dan jika tidak ditemukan akan dilakukan pendataan ulang sehingga terjadi
duplikasi data tanpa mengetahui riwayat medis pasien sebelumnya. Hal tersebut merugikan
puskesmas karena membutuhkan waktu yang lama untuk penyajian data, tidak akuratnya
laporan tentang rekam medis di puskesmas tersebut sehingga menyulitkan pengambilan
keputusan oleh pihak manajemen, dan mengurangi kualitas pelayanan terhadap pasien.
Untuk mengatasi masalah tersebut, perlu digunakan komputer dan sistem basis data
yang baik sebagai alat bantu dalam mengelola data rekam medis menjadi suatu sistem informasi
yang berguna bagi perkembangan puskesmas di masa yang akan datang.Dengan program
berbasis komputer pada rekam medis, diharapkan kinerja Puskesmas Simpang Timbangan
Indralaya dapat ditingkatkan, sehingga kualitas dan mutu pelayanan menjadi meningkat.
Tujuan dari penelitian ini adalah mengidentifikasi dan menganalisis masalah pencatatan
dan penyimpanan rekam medis, merancang proses bisnis baru dalam sebuah sistem informasi
rekam medis yang terintegrasi pada puskesmas Simpang Timbangan Indralaya sehingga dapat
memperbaiki sistem yang lama.Penelitian ini diharapkan dapat mempermudah penyajian
informasi rekam medis, meningkatkan konsistensi data rekam medis sehingga laporan yang
dihasilkan lebih akurat dan mempermudah pengambilan keputusan oleh pihak manajemen, dan
meningkatkan mutu pelayanan Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya.
2. METODE PENELITIAN
Bagian ini berisi tentang metode dan dasar teori yang digunakan pada tulisan ini.
2.1 Pengumpulan Data
memberikan kuisioner. Wawancara dilakukan kepada beberapa narasumber dari Puskesmas
Simpang Timbangan Indralaya. Wawancara dilakukan secara langsung dan tidak langsung.
Secara langsung dilakukan dengan tatap muka, sedangkan secara tidak langsung dilakukan
melalui media telekomunikasi seperti telepon dan percakapan online.Teknik observasi
dilakukan untuk mengetahui secara langsung proses bisnis yang terjadi pada Puskesmas
Simpang Timbangan Indralaya.Penulis juga melakukan studi literatur untuk memperkaya
pengetahuan terkait rekam medis.
2.2 Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien[1]. Isi rekam medis harus memuat beberapa hal sebagai berikut[3]:
R
Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 151
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
a. Catatan, merupakan uraian tentang identitas pasien, pemeriksaan pasien, diagnosis,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain baik dilakukan oleh dokter dan dokter gigi
maupun tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kompetensinya.
b. Dokumen, merupakan kelengkapan dari catatan tersebut, antara lain foto rontgen, hasil
laboratorium dan keterangan lain sesuai dengan kompetensi keilmuannya.
Manfaat rekam medis berbagai aspek sebagai adalah berikut [3]:
a. Pengobatan Pasien
menganalisis penyakit serta merencanakanpengobatan, perawatan dan tindakan medis
yang harus diberikankepada pasien.
b. Peningkatan Kualitas Pelayanan
pencapaian kesehatan masyarakatyang optimal.
c. Pendidikan dan Penelitian
medis, pengobatan dan tindakan medis, bermanfaatuntuk bahan informasi bagi
perkembangan pengajaran dan penelitian dibidang profesi kedokteran dan kedokteran
gigi.
Berkas rekam medis dapat dijadikan petunjuk dan bahan untuk menetapkan pembiayaan
dalam pelayanan kesehatan pada saranakesehatan. Catatan tersebut dapat dipakai sebagai
bukti pembiayaankepada pasien.
e. Statistik Kesehatan
mempelajari perkembangan kesehatan masyarakatdan untuk menentukan jumlah
penderita pada penyakit-penyakit tertentu.
Rekam medis merupakan alat bukti tertulis utama, sehingga bermanfaatdalam
penyelesaian masalah hukum, disiplin dan etik.
2.3 Puskesmas
Sedangkan menurut Delimayanti, puskesmas merupakan penyelenggara pelayanan kesehatan
yang paling dekat dengan masyarakat dan memiliki berbagai macam unit pelayanan kesehatan
antara lain pelayanan kesehatan poli umum, ibu hamil dan balita, gizi, gigi dan laboratorium
dasar[5].
2.4 FAST
Dalam Penelitian ini metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metodologi
FAST (Framework for the Aplication of System Thinking). Alasan penulis menggunakan
metode FAST karena standarisasinya baik serta proses yang stabil dan terencana[6]. Adapun
tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut:
Scope Definition merupakan batasan-batasan masalah pada sistem. Pada tahap ini
dilakukan pendefinisian ruang lingkup sistem, masalah-masalah, serta kesempatan- kesempatan
dan perintah-perintah yang akan diterima sistem dalam pengelolaan rekam medis. Sebelum
melakukan analisa masalah hal yang pertama kali dilakukan adalah pendefinisian lingkup
proyek, yang bertujuan untuk menentukan tujuan pengembangan dan gambaran proyek sistem
ISSN: 1978-1520
152 ISSN : 2407-4322
informasi yang akan dikembangkan, menentukan masalah dan kesempatan dari sistem yang ada,
menentukan batasan bisnis dan teknologi dari sistem yang akan dikembangkan, serta
menentukan ruang lingkup awal proyek. Ruang lingkup sistem informasi rekam medis ini
adalah proses pendaftaran pasien, pencatatan pemeriksaan, penggunaan obat, petugas medis
yang melayani, dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. Masalah yang sering dihadapi
adalah kehilangan kartu berobat pasien, pencatatan kurang lengkap, penyajian data lama, dan
tidak akuratnya laporan rekam medis.
2. Problem Analysis
Pada tahap ini, dilakukan analisa lebih mendalam mengenai sistem yang sudah ada.
Tujuan dari tahap ini adalah untuk mempelajari dan memahami business process dari sistem
yang ada dan domain permasalahan yang ditemukan pada tahap penganalisaan awal
(preliminary investigation). Dengan memahami business process dan problem domain dari
sistem yang ada, maka dapat dihasilkan suatu system improvement objective yang mencangkup
problems, opportunities, dan directives dari sistem yang ada, dan juga constraint dalam
pengembangan sistem yang baru. Berdasarkan pendefinisian lingkup proyek akan dilakukan
analisa masalah dengan melihat masalah berdasarkan domain permasalahan dari sistem yang
ada berdasarkan analisa data, proses dan interface. Kemudian dilanjutkan dengan cause and
effect analysis, yang akan menghasilkan solusi dari permasalahan yang ada.
3. Requirements Analysis
proyek, mengkomunikasikan pernyataan persyaratan. Kebutuhan fungsional pada sistem ini
adalah harus mampu menangani proses pendaftaran pasien, menangani pencatatan kegiatan
rekam medis pasien, menangani pengelolaan data-data rekam medis, dan menangani pembuatan
laporan. Kebutuhan nonfungsional di ukur berdasarkan kerangka kerja PIECES. Dimana
performance, information, economy, control, efficiency, dan service menjadi tolak ukur analisa
kebutuhan nonfungsional.
digambarkan menggunakan DFD (Data Flow Diagram).
5. Desicion Analysis
Tahapan ini menganalisis solusi terbaik untuk kebutuhan sistem yang akan
dikembangkan. Analisa keputusan bertujuan mengidentifikasi berbagai alternatif kandidat solusi
untuk pengembangan sistem. Kandidat solusi sistem akan dibandingkan berdasarkan
karakteristik proses bisnis yang terkomputerisasi, keuntungan, software dan hardware serta
perangkat lunak yang digunakan pendukung sistem guna memilih kandidat terbaik yang akan
digunakan dalam pengembangan sistem.
Pada tahapan ini dilakukan transformasi persyaratan-persyaratan bisnis (diwakilkan
sebagian oleh model sistem logis) ke dalam spesifikasi desain fisik yang akan memandu
konstruksi sistem. Produk yang akan dihasilkan pada tahap ini adalah prototype desain dan
proses bisnis yang didesain ulang.
Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 153
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
7. Contruction and Testing
Pada tahap ini akan dilakukan pengkodean sistem yang telah didesain pada tahap
sebelumnya, dan kemudian menguji sistem tersebut. Produk jadi pada tahap ini adalah sistem
fungsional yang siap untuk diimplementasikan.
8. Instalasi dan Pengiriman
2.5 Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sekumpulan elemen atau komponen yang terdiri dari
manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang mengubah data menjadi
informasi, dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan[7]. Sedangkan menurut
Jogiyanto, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan[8].
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Bagian ini berisi tentang profil Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya dan hasil dari
penelitian yang telah dilakukan.
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya terletak di Jalan Lintas Timur Kecamatan
Timbangan Kabupaten Ogan Ilir dan berada di bawah naungan Dinas Kesehatan Kabupaten
Ogan Ilir. Seperti puskesmas pada umumnya, pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya
terdapat berbagai poli untuk melayani pasien sesuai dengan keluhan. Poli tersebut antara lain
adalah poli umum, poli gigi, poli KB/KIA/Lansia/MTBS, dan poli TB/Jiwa.
Untuk menjalankan fungsinya dengan baik, Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya
memiliki visi, misi, dan motto. Adapun visi Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya adalah
“Tercapainya masyarakat yang berprilaku hidup bersih dan sehat di wilayah Puskesmas
Simpang Timbangan, Kabupaten Ogan Ilir”. Misi Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya
adalah:
kesehatan yang diselenggarakan;
3. Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu prima;
4. Meningkatkan seumber daya manusia yang profesional dan berkualitas.
Sedangkan motto dari Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya yaitu “Pelayanan yang
terbaik siap melayani Anda”.
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya melayani pasien rawat jalan, pasien rawat
inap, dan pasien gawat darurat. Alur rekam medis di Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya
diperlihatkan pada Gambar 1.
154 ISSN : 2407-4322
(Sumber: Bagian Kepegawaian Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya, 2011)
2.8 Identifikasi masalah
Dalam melakukan analisa terhadap berbagai masalah yang terdapat pada rekam medis
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya, penulis melakukan kategorisasi permasalahan-
permasalahan yang ada pada bagian berdasarkan rangkaian kerja (framework) PIECES
(Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service). Berdasarkan wawancara
yang dilakukan penulis terhadap karyawan di puskesmas tersebut, didapat hasil sebagai berikut:
1. Proses pendaftaran pasien tidak teratasi dengan baik
Proses pendaftaran pasien saat ini masih menggunakan pencatatan di sebuah buku yang
ditulis oleh petugas berdasarkan keterangan pasien. Data yang dicatat oleh petugas
tersebut seringkali tidak lengkap. Setelah melakukan pendaftaran, pasien seharusnya
menerima kartu anggota tetapi seringkali petugas tidak memberikan kartu tersebut dengan
alasan kehabisan stok kartu kosong atau karena kecerobohan. Dalam kasus kartu anggota
tertinggal atau hilang, petugas merasa kesulitan mencari kartu rekam medis pasien karena
harus membongkar file-file yang tersimpan di rak penyimpanan untuk mencari datanya.
Sedangkan dalam kasus pasien rawat jalan yang akhirnya harus dirawat inap secara tiba-
tiba, harus dilakukan pencatatan data kembali karena sistem belum terintegrasi. Hal
tersebut dapat menghambat pasien untuk mendapatkan pelayanan yang cepat dan
menyebabkan akan ada data yang dicatat berulang kali. Permasalahan ini dapat
dikategorikan sebagai permasalahan Performance dan Service.
2. Penyajian data lama
Data-data rekam medis masih disimpan dalam bentuk lembaran kertas dan belum
terintegrasi. Dalam kasus pasien tidak membawa kartu anggota, petugas biasanya mencari
data pasien di tumpukan berkas pasien karena selama ini puskesmas tidak didukung
dengan sistem basis data. Begitu juga pada saat data rekam medis dibutuhkan, petugas
harus mencari di rak penyimpanan data. Hal tersebut membutuhkan waktu yang cukup
lama. Permasalahan ini dikategorikan sebagai permasalahan Information, Performace dan
Efficiency.
Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 155
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
3. Data rekam medis tidak lengkap
Tidak lengkapnya data rekam medis seringkali terjadi karena petugas bagian pemeriksaan
dan pihak terkait lainnya kurang sadar akan pentingnya data rekam medis pasien.
Permasalahan ini dikategorikan sebagai permasalahan Information dan Control.
4. Proses rekapitulasi dan pembuatan laporan lama
Data-data sumber pembuatan laporan berasal dari data yang berbentuk hard copy yaitu
dari kartu rekam medis pasien. Data dari kartu rekam medis pasien harus dicatat ulang
satu persatu ketika membuat laporan. Hal ini tentunya memerlukan waktu yang lama.
Permasalahan ini dikategorikan sebagai permasalahan Performance dan Efficiency.
5. Laporan rekam medis tidak akurat
Laporan rekam medis bersumber dari kartu rekam medis pasien yang tidak lengkap, dan
didukung pula dengan kemungkinan kesalahan petugas saat merekapitulasinya (human
error). Dengan demikian laporan yang dihasilkan pun menjadi tidak akurat.
Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan Performance, Information,
Control, Efficiency, dan Service.
6. Banyaknya penggunaan kertas
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya selama ini mengandalkan media kertas dalam
semua hal yang berhubungan dengan rekam medis, mulai dari pencatatan data diri pasien
sampai pembuatan laporan rekam medis pasien yang akan diserahkan kepada kepala
puskesmas dan dinas kesehatan kabupaten Ogan Ilir. Permasalahan ini dikategorikan
sebagai permasalahan Economics dan Efficiency.
Tabel 1. Pernyataan Masalah
1 Proses pendaftaran
pasien tidak teratasi
registrasi pasien sudah
informasi yang terintegrasi pada
peringatan ketika data rekam
dan memusatkan penyimpanan
terintegrasi dan terpadu.
4 Proses rekapitulasi
informasi yang terintegrasi.
5 Laporan rekam
medis tidak akurat
yang memusatkan penyimpanan
yang paperless.
ISSN: 1978-1520
156 ISSN : 2407-4322
Kesempatan yang menjadi faktor pendorong pengembangan sistem ini adalah sebagai
berikut:
1. Peraturan pemerintah yang mewajibkan setiap lembaga pelayanan kesehatan membuat
rekam medis pasien secara lengkap (Pasal 79 UU Praktik Kedokteran dan Peraturan
Konsil Kedokteran Indonesia Nomor 16/KKI/PER/VIII/2006).
2. Pertumbuhan organisasi dan kemajuan di bidang Teknologi Informasi menyebabkan
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya mulai merasakan bahwa Teknologi Informasi
perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung
pelayanan pasien dan proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3. Tenaga kerja pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya rata-rata berpendidikan
sarjana lulusan tahun 2000 ke atas, sehingga akan cepat memahami jika ada perubahan
pada sistem informasi rekam medis.
2.10 Hambatan Pengembangan Sistem
Berikut ini adalah business constraint yang ada:
1. Sistem ini akan dikembangkan dengan metode FAST dan perangkat lunak akan
dikembangkan dengan metode prototyping;
2. Sistem ini tidak akan merubah file–file yang ada pada saat ini tanpa adanya izin dari
pihak Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya.
3. Sistem yang akan dibangun harus memenuhi technology constraint yang ada.
2.10.2 Technology Constraint
Solusi awal yang diberikan adalah dengan mengembangkan aplikasi sistem informasi
rekam medis berbasis web. Berikut adalah standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh
sistem:
1. Sistem akan dibangun di atas sistem operasi Microsoft Windows 7;
2. Sebagai tempat penyimpanan data akan digunakan basis data dengan MySQL;
3. Sistem akan dibangun sebagai aplikasi web.
2.11 Ruang Lingkup Awal Pengembangan Sistem
Fungsi-fungsi yang akan didukung dan terpengaruhi dalam pengembangan sistem ini
adalah:
Pendaftaran pasien pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya saat ini masih dicatat
ke sebuah buku dan sering terjadi kekurangan pencatatan data pasien. Seringkali petugas
tidak memberikan kartu anggota kepada pasien baru. Dengan adanya sistem baru ini,
pendaftaran pasien dilakukan dengan komputer dan mencegah kekurangan pencatatan
data pasien. Setelah proses pendaftaran selesai, pasien akan menerima kartu anggota yang
dicetak dari sistem.
2. Data Rekam Medis Pasien
Saat ini proses pencatatan rekam medis masih menggunakan kertas, sehingga antara satu
data dengan data yang lain masih terpisah dan belum terintegrasi. Hal ini mengakibatkan
suatu ketidakefisienan dan sering kali menimbulkan kesalahan serta berulangnya data
(redudansi). Dengan adanya sistem baru ini, proses pencatatan rekam medis dapat
dilakukan dengan menggunakan komputer, sehingga antara satu data dengan data yang
lain dapat terintegrasi sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dan redudansi
data.
Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 157
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
3. Pelaporan kepada kepala puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Ilir
Saat ini belum ada sistem yang menghubungkan atau mengintegrasikan seluruh informasi
yang dihasilkan, sehingga petugas Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya harus
merekap data tersebut untuk membuat laporan bulanan untuk kepala puskesmas dan
Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Ilir. Dengan adanya sistem ini dapat mempermudah
petugas untuk merekap data sehingga mempermudah pelaporan kepada pihak Top Level
Management.
2.12 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Sistem harus dapat menangani proses pendaftaran pasien.
2. Sistem harus dapat menangani pencatatan pemeriksaan pasien, obat dan pelayanan
lain yang diberikan kepada pasien, serta tenaga medis yang memberikan pelayanan
kepada pasien.
3. Sistem harus dapat menangani pencarian data pasien, pencarian data kunjungan,
pencarian data rekam medis, pencarian data resep, dan pencarian data obat.
4. Sistem harus dapat menangani pencetakan kartu pasien, kartu rekam medis, laporan
data pasien, laporan kunjungan pasien, laporan bulanan penyakit, laporan obat
masuk, dan laporan obat keluar.
2.13 Kebutuhan Non Fungsional
Kebutuhan nonfungsional adalah kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input,
proses, dan output. Namun demikian, kebutuhan nonfungsional ini sebaiknya dipenuhi, karena
akan sangat menentukan apakah sistem ini akan digunakan user atau tidak. Kebutuhan
nonfungsional ini dapat dikategorikan berdasarkan PIECES framework.
- Performance: Dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap
pekerjaan, dalam hal ini mempercepat proses pendaftaran pasien, pencatatan data-data
rekam medis pasien, dan pembuatan laporan(semakin sedikit waktu yang dibutuhkan,
semakin besar troughput yang dapat dihasilkan).
- Information: Terintegrasinya data rekam medissehingga pengelolaan data akan lebih
mudah dan cepat, mencegah terjadinya pengulangandata, dan dapat menjaga akurasi dan
konsistensi data.
disimpan, dan memiliki backup data.
- Efficiency: Sistem dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk pengolahan data
rekam medis dan pembuatan laporan, sehingga pekerjaan pegawai terkait lebih ringan.
- Service: Sistem memiliki tampilan yang user friendly, agar dapat memudahkan user
dalam mempelajari, memahami, dan menggunakan sistem. Tampilan data pada sistem
juga diharapkan terstruktur dengan baik, sehingga mudah dibaca. Sistem diharapkan
dapat memberikan data-data yang akurat dan lengkap, sehingga dapat membantu pihak
eksekutif dalam mengambil keputusan. Data-data untuk pihak eksekutif berupa laporan.
2.14 Rancangan Sistem
Dalam penelitian ini rancangan untuk menggambarkan aliran data menggunakan Data
Flow Diagram (DFD) yang dapat dilihat pada Gambar 2. Perancangan basis data digambarkan
dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) yang dapat dilihat pada Gambar 3. Diagram
dekomposisi dari sistem yang dirancang dapat dilihat pada Gambar 4. Sedangkan rancangan
antarmuka program dapat dilihat pada Gambar 5, Gambar 6, dan Gambar 7.
ISSN: 1978-1520
158 ISSN : 2407-4322
Gambar 2 merupakan rancangan diagram konteks yang diusulkan dari Sistem Informasi
Rekam Medis Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya. Dalam perancangan ini terdapat 10
entitas yaitu pasien, pasien baru, petugas rekam medis, petugas rawat jalan, petugas rawat inap,
petugas apotek, petugas laboratorium, petugas UGD, kepala puskesmas, dan kepala dinas
kesehatan kabupaten Ogan Ilir. Arus data yang mengalir ke dalam sistem adalah username dan
password pengguna, biodata pasien, hasil periksa, surat rujukan, resep, obat keluar, hasil lab,
dan tindakan. Sedangkan arus data yang mengalir dari sistem ke entitas terdiri dari validasi
login, salinan resep, karcis berobat, salinan surat rujukanm dan laporan.
Gambar 3 merupakan rancangan Entity Relational Diagram (ERD) yang dirancang
pada penelitian ini. Terdapat sembilan belas entitas yang dirancang, yaitu pasien, petugas rawat
inap, petugas rawat jalan, petugas UGD, petugas laboratorium, kunjungan, register rawat inap,
pemeriksaan rawat inap, pemeriksaan rawat jalan, layanan laboratorium, tindakan UGD, resep
obat, surat rujukan, obat keluar, obat, salinan resep, penyakit, riwayat penyakit, dan petugas
apotek. Semua entitas saling berhubungan dan memiliki atribut, contohnya entitas obat memiliki
atribut kode obat, nama obat, jenis obat, harga, satuan, dan stok. Entitas obat berelasi dengan
entitas resep yang menjelaskan bahwa setiap ada resep yang keluar dari sistem, maka sistem
dapat melakukan pengecekan keberadaan obat dari resep tersebut dengan mengecek kode
obatnya.
Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 159
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
ISSN: 1978-1520
160 ISSN : 2407-4322
Gambar 4 merupakan rancangan diagram dekomposisi yang dirancang pada penelitian
ini. Terdapat tujuh bagian utama dari sistem yaitu login, pendaftaran pasien, pengelolaan pasien
rawat jalan, pengelolaan pasien rawat inap, pendataan, UGD, dan cetak laporan, Ketujuh bagian
utama dari sistem tersebut masing-masing memiliki sub sistem, misalnya pada UGD terdapat
sub sistem pencatatan tindakan UGD pembuatan surat rujukan, dan pasien pulang.
Gambar 5. Rancangan Antar Muka Halaman Login
Gambar 5 merupakan rancangan antar muka dari halaman login. Halaman tersebut
merupakan halaman awal ketika program dibuka. Pengguna diwajibkan untuk memasukkan
username dan password serta memilih hak akses kemudian menekan tombol Login. Sistem akan
melakukan autentikasi terhadap data yang dimasukkan dan menampilkan halaman sesuai
dengan hak akses si pengguna.
Gambar 6. Rancangan Antar Muka Halaman Pendaftaran Rawat Jalan
Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 161
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Gambar 6 merupakan rancangan antar muka dari halaman pendaftaran rawat jalan.
Halaman ini dapat diakses oleh petugas setelah melakukan login. Pada halaman ini petugas
memasukkan data pelayanan yang akan dilakukan oleh pasien rawat jalan. Halaman ini juga
menampilkan biodata pasien secara otomatis yang merupakan hasil dari tindakan petugas pada
halaman sebelumnya.
Gambar 7. Rancangan Antar Muka Halaman Pendaftaran Rawat Jalan
Gambar 7 merupakan rancangan antar muka dari halaman pendaftaran rawat inap.
Halaman ini dapat diakses oleh petugas setelah melakukan login. Pada halaman ini petugas
memasukkan data pelayanan yang akan dilakukan oleh pasien rawat inap. Halaman ini juga
menampilkan biodata pasien secara otomatis yang merupakan hasil dari tindakan petugas pada
halaman sebelumnya. Yang membedakan halaman ini dengan rawat jalan yaitu pada halaman
ini terdapat informasi tentang kamar yang digunakan oleh pasien untuk menginap. Petugas juga
dapat melakukan perubahan data kamar jika diperlukan.
Gambar 8. Rancangan Laporan Pemeriksaan Pasien
ISSN: 1978-1520
162 ISSN : 2407-4322
Gambar 8 merupakan rancangan laporan pemeriksaan pasien rawat jalan. Laporan
tersebut dapat diakses oleh petugas rekam medis. Petugas rekam medis mencetak laporan
tersebut dan memberikannya kepada kepala puskesmas untuk diperiksa dan ditandatangani,
kemudian dilaporkan kepada kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Ilir untuk disahkan.
SISI CLIENT
SISI SERVER
Gambar 9 memperlihatkan rancangan arsitektur jaringan sistem yang akan
dikembangkan. Arsitektur jaringan menggambarkan bagaimana hubungan antara perangkat
yang digunakan oleh user dengan server. Perangkat lunak aplikasi dan basisdata rekam medis
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya tersimpan dalam satu server dan di tiap unit layanan
terdapat perangkat komputer yang terhubung dengan server menggunakan jaringan intranet.
4. KESIMPULAN
Berdasarkan penjelasan sebelumnya dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Rancangan aplikasi yang dibuat terdiri atas pelayanan rawat inap, pelayanan rawat jalan,
pengelolaan laboratorium, pengelolaan apotek, dan pembuatan laporan rekam medis.
2. Rancangan yang dihasilkan berupa DFD, ERD, diagram dekomposisi, dan antar muka
aplikasi.
Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 163
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
5. SARAN
Penelitian ini tidak terlepas dari kekurangan, berikut ini saran yang dapat diberikan
sebagai bahan pertimbangan peneliti selanjutnya:
1. Untuk pengembangan aplikasi dari perancangan ini, diharapkan ada penelitian lebih
lanjut untuk mengidentifikasi masalah maupun kebutuhan secara lebih mendalam;
2. Diharapkan dapat ditambahkan modul lain sebagai pemeriksaan penunjang pasien seperti
fisiotherapi dan rekam jantung;
3. Apabila rancangan sistem informasi rekam medis ini akan diaplikasikan, maka perlu
dipastikan tersedianya fasilitas/sarana yang mendukung di Puskesmas Simpang
Timbangan Indralaya.
DAFTAR PUSTAKA
[Online]. Tersedia: http://www.apikes.com/files/permenkes-no-269-tahun-2008.pdf. [14
http://www.hukor.depkes.go.id/up_prod_pp/PP%20No.%2032%20Th%201996%20ttg%2
0Tenaga%20Kesehatan.pdf. [14Maret 2014]
[3] Sjamsuhidajat, dkk. 2006. Manual Rekam Medis. Jakarta Selatan: Konsil Kedokteran
Republik Indonesia
[4] Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 128 Tahun 2004. [Online]. Tersedia:
http://bksikmikpikkfki.net/file/download/KMK%20No.%20128%20Th%202004%20ttg%
20Kebijakan%20Dasar%20Puskesmas.pdf. [14 Oktober 2014]
[5] Delimayanti. 2007. “Perancangan dan Analisis Perangkat Lunak Berbasis Web Sebagai
Alat Rekam Medis Pasien di Puskesmas”. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi
Informasi 2007 (SNATI 2007). 37-40
[6] Whitten, L Jeffery. 2004. Metode Desain dan Analisis Sistem. Yogyakarta: ANDI
[7] Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI
[8] Jogiyanto, HM. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: ANDI
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis
Pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya
Fransiska Prihatini Sihotang
STMIK MDP Palembang
[email protected]
Abstrak
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien. Berkas rekam medis dibutuhkan pihak manajemen untuk merencanakan,
mengendalikan, dan mengevaluasi mutu pelayanan. Puskesmas adalah unit pelaksana teknis
dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan
pembangunan kesehatan di satu atau sebagian wilayah kecamatan. Pelayanan di puskesmas
cukup kompleks mulai dari kegiatan pelayanan rawat jalan, rawat inap, pemeriksaan
laboratorium, dan apotek. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sebuah sistem
informasi rekam medis yang terintegrasi pada puskesmas Simpang Timbangan Indralaya
sehingga dapat memperbaiki sistem yang lama. Pengembangan sistem menggunakan
metodologi FAST, pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi, dan studi literatur.
Hasil penelitian ini adalah rancangan sistem informasi rekam medis Puskesmas Simpang
Timbangan Indralaya yang terdiri dari pelayanan rawat inap, pelayanan rawat jalan,
pengelolaan laboratorium, pengelolaan apotek, dan pembuatan laporan rekam medis.
Rancangan yang dihasilkan berupa DFD, ERD, diagram dekomposisi, rancangan antar muka
aplikasi, rancangan laporan, dan rancangan arsitektur jaringan.
Kata kunci—Sistem Informasi, rekam medis, puskesmas, FAST, prototyping
Abstract Medical record is a file containing records and documents about the patient’s identity,
examination, treatment, medical action, and other services that have been administered to
patients. Management need a medical record file for planning, controlling, and evaluating the
quality of care. Puskesmas (local medical center) is a technical unit of the District/City Health
Office held responsible for health development in one or some districts. Puskesmas has a fairly
complex service such as outpatient services, inpatient, laboratory tests, and pharmacy. The
purpose of this research is to design an integrated medical record information systems at
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya to repair the old system. This study used FAST as
system development, and to colect the data used interview, observation, and literature study.
The results of this study is the design of medical record information system on Puskesmas
Simpang Timbangan Indralaya consisting of inpatient services, outpatient services, laboratory
management, pharmacy management, and medical reports. The design is generated in the form
of DFD, ERD, decomposition diagrams, application design interface, report design, and
network architecture design.
ISSN: 1978-1520
150 ISSN : 2407-4322
1. PENDAHULUAN
ekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien[1]. Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem rekam medis sangat dibutuhkan
untuk pengobatan pasien, peningkatan kualitas pelayanan, pendidikan, dan penelitian. Selain itu
pemerintah juga mewajibkan setiap tenaga kesehatan membuat rekam medis dan akan
dikenakan sanksi jika tidak membuatnya[2].
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya menggunakan komputer dengan
memanfaatkan program Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel terbatas pada
pembuatan laporan, sedangkan kegiatan pendaftaran pasien, pencatatan pemeriksaan, pemberian
obat, sampai pasien pulang masih berupa lembaran-lembaran kertas. Hal tersebut sering
menimbulkan masalah dalam penyajian data pasien, pembuatan laporan, dan memberikan
pelayanan terhadap pasien.Contoh kasus yang sering terjadi dalam pendataan pasien adalah
ketika pasien kehilangan atau lupa membawa kartu pasien. Petugas harus mencari kembali data
pasien tersebut dan jika tidak ditemukan akan dilakukan pendataan ulang sehingga terjadi
duplikasi data tanpa mengetahui riwayat medis pasien sebelumnya. Hal tersebut merugikan
puskesmas karena membutuhkan waktu yang lama untuk penyajian data, tidak akuratnya
laporan tentang rekam medis di puskesmas tersebut sehingga menyulitkan pengambilan
keputusan oleh pihak manajemen, dan mengurangi kualitas pelayanan terhadap pasien.
Untuk mengatasi masalah tersebut, perlu digunakan komputer dan sistem basis data
yang baik sebagai alat bantu dalam mengelola data rekam medis menjadi suatu sistem informasi
yang berguna bagi perkembangan puskesmas di masa yang akan datang.Dengan program
berbasis komputer pada rekam medis, diharapkan kinerja Puskesmas Simpang Timbangan
Indralaya dapat ditingkatkan, sehingga kualitas dan mutu pelayanan menjadi meningkat.
Tujuan dari penelitian ini adalah mengidentifikasi dan menganalisis masalah pencatatan
dan penyimpanan rekam medis, merancang proses bisnis baru dalam sebuah sistem informasi
rekam medis yang terintegrasi pada puskesmas Simpang Timbangan Indralaya sehingga dapat
memperbaiki sistem yang lama.Penelitian ini diharapkan dapat mempermudah penyajian
informasi rekam medis, meningkatkan konsistensi data rekam medis sehingga laporan yang
dihasilkan lebih akurat dan mempermudah pengambilan keputusan oleh pihak manajemen, dan
meningkatkan mutu pelayanan Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya.
2. METODE PENELITIAN
Bagian ini berisi tentang metode dan dasar teori yang digunakan pada tulisan ini.
2.1 Pengumpulan Data
memberikan kuisioner. Wawancara dilakukan kepada beberapa narasumber dari Puskesmas
Simpang Timbangan Indralaya. Wawancara dilakukan secara langsung dan tidak langsung.
Secara langsung dilakukan dengan tatap muka, sedangkan secara tidak langsung dilakukan
melalui media telekomunikasi seperti telepon dan percakapan online.Teknik observasi
dilakukan untuk mengetahui secara langsung proses bisnis yang terjadi pada Puskesmas
Simpang Timbangan Indralaya.Penulis juga melakukan studi literatur untuk memperkaya
pengetahuan terkait rekam medis.
2.2 Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien[1]. Isi rekam medis harus memuat beberapa hal sebagai berikut[3]:
R
Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 151
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
a. Catatan, merupakan uraian tentang identitas pasien, pemeriksaan pasien, diagnosis,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain baik dilakukan oleh dokter dan dokter gigi
maupun tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kompetensinya.
b. Dokumen, merupakan kelengkapan dari catatan tersebut, antara lain foto rontgen, hasil
laboratorium dan keterangan lain sesuai dengan kompetensi keilmuannya.
Manfaat rekam medis berbagai aspek sebagai adalah berikut [3]:
a. Pengobatan Pasien
menganalisis penyakit serta merencanakanpengobatan, perawatan dan tindakan medis
yang harus diberikankepada pasien.
b. Peningkatan Kualitas Pelayanan
pencapaian kesehatan masyarakatyang optimal.
c. Pendidikan dan Penelitian
medis, pengobatan dan tindakan medis, bermanfaatuntuk bahan informasi bagi
perkembangan pengajaran dan penelitian dibidang profesi kedokteran dan kedokteran
gigi.
Berkas rekam medis dapat dijadikan petunjuk dan bahan untuk menetapkan pembiayaan
dalam pelayanan kesehatan pada saranakesehatan. Catatan tersebut dapat dipakai sebagai
bukti pembiayaankepada pasien.
e. Statistik Kesehatan
mempelajari perkembangan kesehatan masyarakatdan untuk menentukan jumlah
penderita pada penyakit-penyakit tertentu.
Rekam medis merupakan alat bukti tertulis utama, sehingga bermanfaatdalam
penyelesaian masalah hukum, disiplin dan etik.
2.3 Puskesmas
Sedangkan menurut Delimayanti, puskesmas merupakan penyelenggara pelayanan kesehatan
yang paling dekat dengan masyarakat dan memiliki berbagai macam unit pelayanan kesehatan
antara lain pelayanan kesehatan poli umum, ibu hamil dan balita, gizi, gigi dan laboratorium
dasar[5].
2.4 FAST
Dalam Penelitian ini metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metodologi
FAST (Framework for the Aplication of System Thinking). Alasan penulis menggunakan
metode FAST karena standarisasinya baik serta proses yang stabil dan terencana[6]. Adapun
tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut:
Scope Definition merupakan batasan-batasan masalah pada sistem. Pada tahap ini
dilakukan pendefinisian ruang lingkup sistem, masalah-masalah, serta kesempatan- kesempatan
dan perintah-perintah yang akan diterima sistem dalam pengelolaan rekam medis. Sebelum
melakukan analisa masalah hal yang pertama kali dilakukan adalah pendefinisian lingkup
proyek, yang bertujuan untuk menentukan tujuan pengembangan dan gambaran proyek sistem
ISSN: 1978-1520
152 ISSN : 2407-4322
informasi yang akan dikembangkan, menentukan masalah dan kesempatan dari sistem yang ada,
menentukan batasan bisnis dan teknologi dari sistem yang akan dikembangkan, serta
menentukan ruang lingkup awal proyek. Ruang lingkup sistem informasi rekam medis ini
adalah proses pendaftaran pasien, pencatatan pemeriksaan, penggunaan obat, petugas medis
yang melayani, dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. Masalah yang sering dihadapi
adalah kehilangan kartu berobat pasien, pencatatan kurang lengkap, penyajian data lama, dan
tidak akuratnya laporan rekam medis.
2. Problem Analysis
Pada tahap ini, dilakukan analisa lebih mendalam mengenai sistem yang sudah ada.
Tujuan dari tahap ini adalah untuk mempelajari dan memahami business process dari sistem
yang ada dan domain permasalahan yang ditemukan pada tahap penganalisaan awal
(preliminary investigation). Dengan memahami business process dan problem domain dari
sistem yang ada, maka dapat dihasilkan suatu system improvement objective yang mencangkup
problems, opportunities, dan directives dari sistem yang ada, dan juga constraint dalam
pengembangan sistem yang baru. Berdasarkan pendefinisian lingkup proyek akan dilakukan
analisa masalah dengan melihat masalah berdasarkan domain permasalahan dari sistem yang
ada berdasarkan analisa data, proses dan interface. Kemudian dilanjutkan dengan cause and
effect analysis, yang akan menghasilkan solusi dari permasalahan yang ada.
3. Requirements Analysis
proyek, mengkomunikasikan pernyataan persyaratan. Kebutuhan fungsional pada sistem ini
adalah harus mampu menangani proses pendaftaran pasien, menangani pencatatan kegiatan
rekam medis pasien, menangani pengelolaan data-data rekam medis, dan menangani pembuatan
laporan. Kebutuhan nonfungsional di ukur berdasarkan kerangka kerja PIECES. Dimana
performance, information, economy, control, efficiency, dan service menjadi tolak ukur analisa
kebutuhan nonfungsional.
digambarkan menggunakan DFD (Data Flow Diagram).
5. Desicion Analysis
Tahapan ini menganalisis solusi terbaik untuk kebutuhan sistem yang akan
dikembangkan. Analisa keputusan bertujuan mengidentifikasi berbagai alternatif kandidat solusi
untuk pengembangan sistem. Kandidat solusi sistem akan dibandingkan berdasarkan
karakteristik proses bisnis yang terkomputerisasi, keuntungan, software dan hardware serta
perangkat lunak yang digunakan pendukung sistem guna memilih kandidat terbaik yang akan
digunakan dalam pengembangan sistem.
Pada tahapan ini dilakukan transformasi persyaratan-persyaratan bisnis (diwakilkan
sebagian oleh model sistem logis) ke dalam spesifikasi desain fisik yang akan memandu
konstruksi sistem. Produk yang akan dihasilkan pada tahap ini adalah prototype desain dan
proses bisnis yang didesain ulang.
Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 153
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
7. Contruction and Testing
Pada tahap ini akan dilakukan pengkodean sistem yang telah didesain pada tahap
sebelumnya, dan kemudian menguji sistem tersebut. Produk jadi pada tahap ini adalah sistem
fungsional yang siap untuk diimplementasikan.
8. Instalasi dan Pengiriman
2.5 Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sekumpulan elemen atau komponen yang terdiri dari
manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang mengubah data menjadi
informasi, dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan[7]. Sedangkan menurut
Jogiyanto, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan[8].
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Bagian ini berisi tentang profil Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya dan hasil dari
penelitian yang telah dilakukan.
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya terletak di Jalan Lintas Timur Kecamatan
Timbangan Kabupaten Ogan Ilir dan berada di bawah naungan Dinas Kesehatan Kabupaten
Ogan Ilir. Seperti puskesmas pada umumnya, pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya
terdapat berbagai poli untuk melayani pasien sesuai dengan keluhan. Poli tersebut antara lain
adalah poli umum, poli gigi, poli KB/KIA/Lansia/MTBS, dan poli TB/Jiwa.
Untuk menjalankan fungsinya dengan baik, Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya
memiliki visi, misi, dan motto. Adapun visi Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya adalah
“Tercapainya masyarakat yang berprilaku hidup bersih dan sehat di wilayah Puskesmas
Simpang Timbangan, Kabupaten Ogan Ilir”. Misi Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya
adalah:
kesehatan yang diselenggarakan;
3. Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu prima;
4. Meningkatkan seumber daya manusia yang profesional dan berkualitas.
Sedangkan motto dari Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya yaitu “Pelayanan yang
terbaik siap melayani Anda”.
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya melayani pasien rawat jalan, pasien rawat
inap, dan pasien gawat darurat. Alur rekam medis di Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya
diperlihatkan pada Gambar 1.
154 ISSN : 2407-4322
(Sumber: Bagian Kepegawaian Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya, 2011)
2.8 Identifikasi masalah
Dalam melakukan analisa terhadap berbagai masalah yang terdapat pada rekam medis
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya, penulis melakukan kategorisasi permasalahan-
permasalahan yang ada pada bagian berdasarkan rangkaian kerja (framework) PIECES
(Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service). Berdasarkan wawancara
yang dilakukan penulis terhadap karyawan di puskesmas tersebut, didapat hasil sebagai berikut:
1. Proses pendaftaran pasien tidak teratasi dengan baik
Proses pendaftaran pasien saat ini masih menggunakan pencatatan di sebuah buku yang
ditulis oleh petugas berdasarkan keterangan pasien. Data yang dicatat oleh petugas
tersebut seringkali tidak lengkap. Setelah melakukan pendaftaran, pasien seharusnya
menerima kartu anggota tetapi seringkali petugas tidak memberikan kartu tersebut dengan
alasan kehabisan stok kartu kosong atau karena kecerobohan. Dalam kasus kartu anggota
tertinggal atau hilang, petugas merasa kesulitan mencari kartu rekam medis pasien karena
harus membongkar file-file yang tersimpan di rak penyimpanan untuk mencari datanya.
Sedangkan dalam kasus pasien rawat jalan yang akhirnya harus dirawat inap secara tiba-
tiba, harus dilakukan pencatatan data kembali karena sistem belum terintegrasi. Hal
tersebut dapat menghambat pasien untuk mendapatkan pelayanan yang cepat dan
menyebabkan akan ada data yang dicatat berulang kali. Permasalahan ini dapat
dikategorikan sebagai permasalahan Performance dan Service.
2. Penyajian data lama
Data-data rekam medis masih disimpan dalam bentuk lembaran kertas dan belum
terintegrasi. Dalam kasus pasien tidak membawa kartu anggota, petugas biasanya mencari
data pasien di tumpukan berkas pasien karena selama ini puskesmas tidak didukung
dengan sistem basis data. Begitu juga pada saat data rekam medis dibutuhkan, petugas
harus mencari di rak penyimpanan data. Hal tersebut membutuhkan waktu yang cukup
lama. Permasalahan ini dikategorikan sebagai permasalahan Information, Performace dan
Efficiency.
Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 155
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
3. Data rekam medis tidak lengkap
Tidak lengkapnya data rekam medis seringkali terjadi karena petugas bagian pemeriksaan
dan pihak terkait lainnya kurang sadar akan pentingnya data rekam medis pasien.
Permasalahan ini dikategorikan sebagai permasalahan Information dan Control.
4. Proses rekapitulasi dan pembuatan laporan lama
Data-data sumber pembuatan laporan berasal dari data yang berbentuk hard copy yaitu
dari kartu rekam medis pasien. Data dari kartu rekam medis pasien harus dicatat ulang
satu persatu ketika membuat laporan. Hal ini tentunya memerlukan waktu yang lama.
Permasalahan ini dikategorikan sebagai permasalahan Performance dan Efficiency.
5. Laporan rekam medis tidak akurat
Laporan rekam medis bersumber dari kartu rekam medis pasien yang tidak lengkap, dan
didukung pula dengan kemungkinan kesalahan petugas saat merekapitulasinya (human
error). Dengan demikian laporan yang dihasilkan pun menjadi tidak akurat.
Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan Performance, Information,
Control, Efficiency, dan Service.
6. Banyaknya penggunaan kertas
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya selama ini mengandalkan media kertas dalam
semua hal yang berhubungan dengan rekam medis, mulai dari pencatatan data diri pasien
sampai pembuatan laporan rekam medis pasien yang akan diserahkan kepada kepala
puskesmas dan dinas kesehatan kabupaten Ogan Ilir. Permasalahan ini dikategorikan
sebagai permasalahan Economics dan Efficiency.
Tabel 1. Pernyataan Masalah
1 Proses pendaftaran
pasien tidak teratasi
registrasi pasien sudah
informasi yang terintegrasi pada
peringatan ketika data rekam
dan memusatkan penyimpanan
terintegrasi dan terpadu.
4 Proses rekapitulasi
informasi yang terintegrasi.
5 Laporan rekam
medis tidak akurat
yang memusatkan penyimpanan
yang paperless.
ISSN: 1978-1520
156 ISSN : 2407-4322
Kesempatan yang menjadi faktor pendorong pengembangan sistem ini adalah sebagai
berikut:
1. Peraturan pemerintah yang mewajibkan setiap lembaga pelayanan kesehatan membuat
rekam medis pasien secara lengkap (Pasal 79 UU Praktik Kedokteran dan Peraturan
Konsil Kedokteran Indonesia Nomor 16/KKI/PER/VIII/2006).
2. Pertumbuhan organisasi dan kemajuan di bidang Teknologi Informasi menyebabkan
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya mulai merasakan bahwa Teknologi Informasi
perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung
pelayanan pasien dan proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3. Tenaga kerja pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya rata-rata berpendidikan
sarjana lulusan tahun 2000 ke atas, sehingga akan cepat memahami jika ada perubahan
pada sistem informasi rekam medis.
2.10 Hambatan Pengembangan Sistem
Berikut ini adalah business constraint yang ada:
1. Sistem ini akan dikembangkan dengan metode FAST dan perangkat lunak akan
dikembangkan dengan metode prototyping;
2. Sistem ini tidak akan merubah file–file yang ada pada saat ini tanpa adanya izin dari
pihak Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya.
3. Sistem yang akan dibangun harus memenuhi technology constraint yang ada.
2.10.2 Technology Constraint
Solusi awal yang diberikan adalah dengan mengembangkan aplikasi sistem informasi
rekam medis berbasis web. Berikut adalah standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh
sistem:
1. Sistem akan dibangun di atas sistem operasi Microsoft Windows 7;
2. Sebagai tempat penyimpanan data akan digunakan basis data dengan MySQL;
3. Sistem akan dibangun sebagai aplikasi web.
2.11 Ruang Lingkup Awal Pengembangan Sistem
Fungsi-fungsi yang akan didukung dan terpengaruhi dalam pengembangan sistem ini
adalah:
Pendaftaran pasien pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya saat ini masih dicatat
ke sebuah buku dan sering terjadi kekurangan pencatatan data pasien. Seringkali petugas
tidak memberikan kartu anggota kepada pasien baru. Dengan adanya sistem baru ini,
pendaftaran pasien dilakukan dengan komputer dan mencegah kekurangan pencatatan
data pasien. Setelah proses pendaftaran selesai, pasien akan menerima kartu anggota yang
dicetak dari sistem.
2. Data Rekam Medis Pasien
Saat ini proses pencatatan rekam medis masih menggunakan kertas, sehingga antara satu
data dengan data yang lain masih terpisah dan belum terintegrasi. Hal ini mengakibatkan
suatu ketidakefisienan dan sering kali menimbulkan kesalahan serta berulangnya data
(redudansi). Dengan adanya sistem baru ini, proses pencatatan rekam medis dapat
dilakukan dengan menggunakan komputer, sehingga antara satu data dengan data yang
lain dapat terintegrasi sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dan redudansi
data.
Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 157
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
3. Pelaporan kepada kepala puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Ilir
Saat ini belum ada sistem yang menghubungkan atau mengintegrasikan seluruh informasi
yang dihasilkan, sehingga petugas Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya harus
merekap data tersebut untuk membuat laporan bulanan untuk kepala puskesmas dan
Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Ilir. Dengan adanya sistem ini dapat mempermudah
petugas untuk merekap data sehingga mempermudah pelaporan kepada pihak Top Level
Management.
2.12 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Sistem harus dapat menangani proses pendaftaran pasien.
2. Sistem harus dapat menangani pencatatan pemeriksaan pasien, obat dan pelayanan
lain yang diberikan kepada pasien, serta tenaga medis yang memberikan pelayanan
kepada pasien.
3. Sistem harus dapat menangani pencarian data pasien, pencarian data kunjungan,
pencarian data rekam medis, pencarian data resep, dan pencarian data obat.
4. Sistem harus dapat menangani pencetakan kartu pasien, kartu rekam medis, laporan
data pasien, laporan kunjungan pasien, laporan bulanan penyakit, laporan obat
masuk, dan laporan obat keluar.
2.13 Kebutuhan Non Fungsional
Kebutuhan nonfungsional adalah kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input,
proses, dan output. Namun demikian, kebutuhan nonfungsional ini sebaiknya dipenuhi, karena
akan sangat menentukan apakah sistem ini akan digunakan user atau tidak. Kebutuhan
nonfungsional ini dapat dikategorikan berdasarkan PIECES framework.
- Performance: Dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap
pekerjaan, dalam hal ini mempercepat proses pendaftaran pasien, pencatatan data-data
rekam medis pasien, dan pembuatan laporan(semakin sedikit waktu yang dibutuhkan,
semakin besar troughput yang dapat dihasilkan).
- Information: Terintegrasinya data rekam medissehingga pengelolaan data akan lebih
mudah dan cepat, mencegah terjadinya pengulangandata, dan dapat menjaga akurasi dan
konsistensi data.
disimpan, dan memiliki backup data.
- Efficiency: Sistem dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk pengolahan data
rekam medis dan pembuatan laporan, sehingga pekerjaan pegawai terkait lebih ringan.
- Service: Sistem memiliki tampilan yang user friendly, agar dapat memudahkan user
dalam mempelajari, memahami, dan menggunakan sistem. Tampilan data pada sistem
juga diharapkan terstruktur dengan baik, sehingga mudah dibaca. Sistem diharapkan
dapat memberikan data-data yang akurat dan lengkap, sehingga dapat membantu pihak
eksekutif dalam mengambil keputusan. Data-data untuk pihak eksekutif berupa laporan.
2.14 Rancangan Sistem
Dalam penelitian ini rancangan untuk menggambarkan aliran data menggunakan Data
Flow Diagram (DFD) yang dapat dilihat pada Gambar 2. Perancangan basis data digambarkan
dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) yang dapat dilihat pada Gambar 3. Diagram
dekomposisi dari sistem yang dirancang dapat dilihat pada Gambar 4. Sedangkan rancangan
antarmuka program dapat dilihat pada Gambar 5, Gambar 6, dan Gambar 7.
ISSN: 1978-1520
158 ISSN : 2407-4322
Gambar 2 merupakan rancangan diagram konteks yang diusulkan dari Sistem Informasi
Rekam Medis Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya. Dalam perancangan ini terdapat 10
entitas yaitu pasien, pasien baru, petugas rekam medis, petugas rawat jalan, petugas rawat inap,
petugas apotek, petugas laboratorium, petugas UGD, kepala puskesmas, dan kepala dinas
kesehatan kabupaten Ogan Ilir. Arus data yang mengalir ke dalam sistem adalah username dan
password pengguna, biodata pasien, hasil periksa, surat rujukan, resep, obat keluar, hasil lab,
dan tindakan. Sedangkan arus data yang mengalir dari sistem ke entitas terdiri dari validasi
login, salinan resep, karcis berobat, salinan surat rujukanm dan laporan.
Gambar 3 merupakan rancangan Entity Relational Diagram (ERD) yang dirancang
pada penelitian ini. Terdapat sembilan belas entitas yang dirancang, yaitu pasien, petugas rawat
inap, petugas rawat jalan, petugas UGD, petugas laboratorium, kunjungan, register rawat inap,
pemeriksaan rawat inap, pemeriksaan rawat jalan, layanan laboratorium, tindakan UGD, resep
obat, surat rujukan, obat keluar, obat, salinan resep, penyakit, riwayat penyakit, dan petugas
apotek. Semua entitas saling berhubungan dan memiliki atribut, contohnya entitas obat memiliki
atribut kode obat, nama obat, jenis obat, harga, satuan, dan stok. Entitas obat berelasi dengan
entitas resep yang menjelaskan bahwa setiap ada resep yang keluar dari sistem, maka sistem
dapat melakukan pengecekan keberadaan obat dari resep tersebut dengan mengecek kode
obatnya.
Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 159
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
ISSN: 1978-1520
160 ISSN : 2407-4322
Gambar 4 merupakan rancangan diagram dekomposisi yang dirancang pada penelitian
ini. Terdapat tujuh bagian utama dari sistem yaitu login, pendaftaran pasien, pengelolaan pasien
rawat jalan, pengelolaan pasien rawat inap, pendataan, UGD, dan cetak laporan, Ketujuh bagian
utama dari sistem tersebut masing-masing memiliki sub sistem, misalnya pada UGD terdapat
sub sistem pencatatan tindakan UGD pembuatan surat rujukan, dan pasien pulang.
Gambar 5. Rancangan Antar Muka Halaman Login
Gambar 5 merupakan rancangan antar muka dari halaman login. Halaman tersebut
merupakan halaman awal ketika program dibuka. Pengguna diwajibkan untuk memasukkan
username dan password serta memilih hak akses kemudian menekan tombol Login. Sistem akan
melakukan autentikasi terhadap data yang dimasukkan dan menampilkan halaman sesuai
dengan hak akses si pengguna.
Gambar 6. Rancangan Antar Muka Halaman Pendaftaran Rawat Jalan
Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 161
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
Gambar 6 merupakan rancangan antar muka dari halaman pendaftaran rawat jalan.
Halaman ini dapat diakses oleh petugas setelah melakukan login. Pada halaman ini petugas
memasukkan data pelayanan yang akan dilakukan oleh pasien rawat jalan. Halaman ini juga
menampilkan biodata pasien secara otomatis yang merupakan hasil dari tindakan petugas pada
halaman sebelumnya.
Gambar 7. Rancangan Antar Muka Halaman Pendaftaran Rawat Jalan
Gambar 7 merupakan rancangan antar muka dari halaman pendaftaran rawat inap.
Halaman ini dapat diakses oleh petugas setelah melakukan login. Pada halaman ini petugas
memasukkan data pelayanan yang akan dilakukan oleh pasien rawat inap. Halaman ini juga
menampilkan biodata pasien secara otomatis yang merupakan hasil dari tindakan petugas pada
halaman sebelumnya. Yang membedakan halaman ini dengan rawat jalan yaitu pada halaman
ini terdapat informasi tentang kamar yang digunakan oleh pasien untuk menginap. Petugas juga
dapat melakukan perubahan data kamar jika diperlukan.
Gambar 8. Rancangan Laporan Pemeriksaan Pasien
ISSN: 1978-1520
162 ISSN : 2407-4322
Gambar 8 merupakan rancangan laporan pemeriksaan pasien rawat jalan. Laporan
tersebut dapat diakses oleh petugas rekam medis. Petugas rekam medis mencetak laporan
tersebut dan memberikannya kepada kepala puskesmas untuk diperiksa dan ditandatangani,
kemudian dilaporkan kepada kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Ilir untuk disahkan.
SISI CLIENT
SISI SERVER
Gambar 9 memperlihatkan rancangan arsitektur jaringan sistem yang akan
dikembangkan. Arsitektur jaringan menggambarkan bagaimana hubungan antara perangkat
yang digunakan oleh user dengan server. Perangkat lunak aplikasi dan basisdata rekam medis
Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya tersimpan dalam satu server dan di tiap unit layanan
terdapat perangkat komputer yang terhubung dengan server menggunakan jaringan intranet.
4. KESIMPULAN
Berdasarkan penjelasan sebelumnya dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Rancangan aplikasi yang dibuat terdiri atas pelayanan rawat inap, pelayanan rawat jalan,
pengelolaan laboratorium, pengelolaan apotek, dan pembuatan laporan rekam medis.
2. Rancangan yang dihasilkan berupa DFD, ERD, diagram dekomposisi, dan antar muka
aplikasi.
Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 163
Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
5. SARAN
Penelitian ini tidak terlepas dari kekurangan, berikut ini saran yang dapat diberikan
sebagai bahan pertimbangan peneliti selanjutnya:
1. Untuk pengembangan aplikasi dari perancangan ini, diharapkan ada penelitian lebih
lanjut untuk mengidentifikasi masalah maupun kebutuhan secara lebih mendalam;
2. Diharapkan dapat ditambahkan modul lain sebagai pemeriksaan penunjang pasien seperti
fisiotherapi dan rekam jantung;
3. Apabila rancangan sistem informasi rekam medis ini akan diaplikasikan, maka perlu
dipastikan tersedianya fasilitas/sarana yang mendukung di Puskesmas Simpang
Timbangan Indralaya.
DAFTAR PUSTAKA
[Online]. Tersedia: http://www.apikes.com/files/permenkes-no-269-tahun-2008.pdf. [14
http://www.hukor.depkes.go.id/up_prod_pp/PP%20No.%2032%20Th%201996%20ttg%2
0Tenaga%20Kesehatan.pdf. [14Maret 2014]
[3] Sjamsuhidajat, dkk. 2006. Manual Rekam Medis. Jakarta Selatan: Konsil Kedokteran
Republik Indonesia
[4] Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 128 Tahun 2004. [Online]. Tersedia:
http://bksikmikpikkfki.net/file/download/KMK%20No.%20128%20Th%202004%20ttg%
20Kebijakan%20Dasar%20Puskesmas.pdf. [14 Oktober 2014]
[5] Delimayanti. 2007. “Perancangan dan Analisis Perangkat Lunak Berbasis Web Sebagai
Alat Rekam Medis Pasien di Puskesmas”. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi
Informasi 2007 (SNATI 2007). 37-40
[6] Whitten, L Jeffery. 2004. Metode Desain dan Analisis Sistem. Yogyakarta: ANDI
[7] Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI
[8] Jogiyanto, HM. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: ANDI