ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN

SISWA BARU PADA SMP NEGERI 1 KARANGDOWO KLATEN

Naskah Publikasi

diajukan oleh :

Sri Widodo

09.11.3105

Kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2012

ANALYSIS AND DESIGN OF NEW ADMISSION ON SMP NEGERI 1 KARANGDOWO

KLATEN

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU

PADA SMP NEGERI 1 KARANGDOWO KLATEN

Sri Widodo Bambang Sudaryatno

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Development of science and technology today is rapidly progressing, so bring a

dynamic change in various sectors. growing technology can help human needs in

managing the data into information with a fast and accurate, thus simplifying the

processing of data is a good student. SMP Negeri 1 Karangdowo Klaten not yet fully

computerized so that the data search still takes a very long time because of the data and

manage data.

Therefore constructed a system of Information Systems “Analysis and Design of

New Admission On SMP Negeri 1 Karangdowo Klaten” in order to change the student

data collection process to a new system based computer by using Netbeans 6.9.1 and

MySQL 5.1.37 as database is built in a menu input and output on the form. That is

expected to assist in overcoming the problems found during this study, and can improve

human resources and computerization technology resources.

In this case the data processing must provide solutions that can be processed

effectively, efficiently and data processing must be performed or carried out to facilitate

the filling of data, processing data, update data and delete data and report results.

Keywords: Information, Database, Solutions

1. Pendahuluan

Era globalisasi yang semakin pesat perkembangan teknologi sistem informasi banyak digunakan oleh suatu instansi untuk pengembangan kebutuhan kantor, di samping untuk keperluan dalam pendidikan, perbankan, perdagangan, perusahaan dan lain-lainnya. Dengan kata lain komputer adalah sebagai alat pengolahan data yang mampu menghasilkan informasi yang lebih baik dan memudahkan dalam penanganan suatu basis data. Sehingga informasi yang dihasilkan akan sangat membantu dalam proses pengambilan keputusan.

Penerimaan siswa baru merupakan suatu kegiatan yang dilakukan secara periodik setiap tahun sehingga tidak menutup kemungkinan data yang dikelola akan berubah setiap saat pengolahannya. Sistem penerimaan siswa baru di dalam pelaksanaannya memerlukan informasi yang cepat sehingga laporan yang dihasilkanakan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam hal ini komputer sebagai media elektronik dapat membantu kegiatan pengolahan data tersebut yang disertai dengan pembuatan laporan-laporan data yang dibutuhkan.

Selama ini SMP Negeri 1 Karangdowo Klaten bisa dikatakan kurang optimal. Sebagai contoh yaitu saat penerimaan siswa baru SMP Negeri 1 Karangdowo Klaten masih menggunakan system manual yang mana setiap siswa yang mendaftar harus mengisi formulir pendaftaran terlebih dahulu. Selanjutnya guru dan staff petugas yang bertanggung jawab harus menyeleksi setiap formulir yang di isi oleh calon siswa. Tentunya ini akan membutuhkan waktu yang sangat lama, Karena setelah menyeleksi calon siswa panitia harus merekap ulang daftar nama dan nilai siswa yang diterima.

Padahal kegiatan penerimaan siswa baru merupakan salah satu kegiatan rutin setiap tahun ajaran baru pada lembaga pendidikan, Selain itu tanpa adanya sistem informasi yang mendukung pada saat penerimaan siswa baru akan memberikan dampak yang negatif pada sekolah tersebut karena keterlambatan dalam pengambilan keputusan saat penerimaan siswa baru. Padahal para pendaftar sangat menginginkan hasil yang cepat, tepat dan akurat untuk dapat mengetahui apakah diterima atau tidaknya di sekolah itu.

1.1 Rumusan Masalah

Berdasarkan dari latar belakang tersebut dan dari pengamatan di lapangan, maka dapat dirumuskan permasalahan yang ada ialah :

1. Bagaimana instansi menyampaikan informasi yang berkualitas dan efektif kepada pihak yang membutuhkan?

2. Bagaimana membangun sebuah sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMP Negeri 1 Karangdowo Klaten agar dapat mempercepat dalam proses pangambilan keputusan?

2. Landasan Teori 2.1 Kosep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.

” Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.” 1

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur didefinisiskan oleh Richard F.Neuschel sebgai berikut.

” Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), bisanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.” 2

1 JogiyantoHartono,MBA, Ph.D. 1999. Analisis dan Desain sistem Informasi Pendekatan Terstruktur dan Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset, Halaman 1 2 JogiyantoHartono,MBA, Ph.D. 1999. Analisis dan Desain sistem Informasi Pendekatan Terstruktur dan Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset, Halaman 1

Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.

” Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatau tujuan tertentu. ” 3

Berdasarkan hal di atas, definisi secara umum mengartikan sistem sebagai kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bertanggungjawab memproses masukkan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output). Kedua kelompok ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang beda adalah pendekatannya.

2.2 Kateristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukkan (input), keluaran (output), pengolahan (process) dan sasaran (goal).

1. Komponen Sistem (components system)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah sistem yang saling berinteraksi, saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Penghubung Sistem (interface system) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukkan (input) untuk subsistem yang lainnya. Penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya yang membentuk suatu kesatuan.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environments system) Lingkungan luar sistem dari suatu sistem adalah apapun yang berada atau di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Batas Sistem (boundary system) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.

5. Sasaran Sistem (objectives system) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Sistem yang baik adalah sistem yang dapat mengenai atau mencapai tujuan dan sasarannya.

6. Masukkan Sistem (input system) Masukkan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan dapat berupa masukkan perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Misalnya di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input, yang digunakan untuk mengopersikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

7. Pengolahan sistem (process system) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukkan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

8. Keluaran Sistem (output system) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan di klasisfikasikan menjadi keluaran yang berguna sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukkan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang penting dan dibutuhkan.

3 JogiyantoHartono,MBA, Ph.D. 1999. Analisis dan Desain sistem Informasi Pendekatan Terstruktur dan Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset, Halaman 1

2.3 Konsep Dasar Informasi 2.3.1 Pengertian Informasi

Informasi dalam sebuah sistem sangat penting karena berdasarkan informasi itu para pengelola dapat mengetauhi kondisi obyektif kelembagaannya. Informasi terseb ut merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan cara tertentu. yang disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan untuk menambah wawasan bagi pemakainya guna tercapainya suatu tujuan.

Informasi itu sendiri menurut Gordon B Davis dapat didefinisikan sebagai berikut : “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi

yang menerimanya.”4 Sedangkan pengertian informasi secara umum adalah hasil dari pengolahan data-data

tertentu sehingga menghasilkan sesuatau yang bermakna dan dapat dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan.

Data merupakan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah lebih lanjut untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan suatu model proses tertentu. Data diolah melalui suatu dan seterusnya membentuk suatu siklus.

Melihat pentingnya informasi maka dibutuhkan sarana pendukung yang handal, yaitu hardware, software, brainware yang unggul dan profesional. Jika kriteria tersebut di atas telah dipenuhi, maka akan menghasilkan tindakan yang berarti bagi tingkat manajemen.

Gambar 2.1 Siklus Informasi

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.4.1 Pengertian Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem atau disebut juga processing system. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A.Laitch dan K.Roscoe Davis sebagai berikut :

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”5

2.4.2 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Menurut Barry E.Cushing sistem informasi manajemen yaitu :

4 JogiyantoHartono,MBA, Ph.D. 1999. Analisis dan Desain sistem Informasi Pendekatan Terstruktur dan

Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset 5 JogiyantoHartono,MBA, Ph.D. 1999. Analisis dan Desain sistem Informasi Pendekatan Terstruktur dan Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset, Halaman 11

Proses

Data Source

Keputusan/

tindakann

Informasi

Hasil

Tindakan

Input Data

“ Kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi, bertanggungjawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengolahan.”6

2.5 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru

Secara umum penerimaan siswa baru merupakan rangkaian kegiatan pengolahan data yang mendukung kegiatan pokok lembaga pendidikan dalam rangka menyelenggarakan proses pendidikan. Adapun kegiatan ini berkenaan dengan proses penerimaan siswa baru, pendaftaran, pengumuman siswa baru yang diterima.

Kegiatan ini di laksanakan tepat pada tahun ajaran baru, dalam sistem ini data diolah dan di tujukan kepada masing-masing pihak yang berkepentingan dalam proses tersebut, Adapun bentuk akhir dari penyusunan aplikasi ini adalah berkenaan dengan jumlah siswa yang di terima dalam satu tahun ajaran dan jumlah data siswa dalam kelas yang bersangkutan.

3. Konsep Dasar Teori Analisis 3.1 Definisi Teori Analisis Sistem

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan–permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.7

Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi masalah 2. Memahami kerja dari sistem yang ada 3. Menganalisis sistem 4. Membuat laporan hasil analisis

3.2 Teori Analisis PIECES

Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan nalisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES ( performance, information, economy, control, efficiency dan service ). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.8

3.2.1 Analisis Kinerja (Performance) Kinerja merupakan bagian pendukung di dalam menyelesaikan proses kerja dalam suatu

instansi atau perusahaan. Kenerja diukur dengan jumlah produksi (troughput) dan waktu respon (respontime) dari suatu sistem.

3.2.2 Analisis Informasi (Information)

Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, maka perusahaan akan mendapatkan informasi yang akurat dan tepat waktu sesuai dengan yang diharapkan. Kecepatan pada proses pengolahan data dan perhitungan-perhitungan nilai dan lain-lainnya menjadi tolak ukur agar informasi dapat benar-benar berkualitas dan dapat dikatakan tepat waktu, karena informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga jika digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang diambil.

6 JogiyantoHartono,MBA, Ph.D. 1999. Analisis dan Desain sistem Informasi Pendekatan Terstruktur dan Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset, Halaman 14 7 Hanif Al Fatta. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta: Andi Ofset 8 Hanif Al Fatta. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta: Andi Ofset. Hal.51

3.2.3 Analisis Ekonomi (Economy) Pengembangan sistem informasi merupakan suatu investasi proyek sistem. Investasi berarti

dikeluarkanya sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa yang akan datang. Oleh karena itu sebelum dikembangkannya suatu bentuk sistem informasi maka perlu diperhitungkan lagi kelayakan ekonominya. Berdasarkan penilaian secara ekonomis maka sistem baru dapat meningkatkan keuntungan bagi instansi dengan ditekannya biaya kesalahan opersional dan biaya operasional.

3.2.4 Analisis pengendalian (Control)

Merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kasalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang akan terjadi. Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan. Keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data atau informasi. Dengan adanya control, maka tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diperbaiki.

3.2.5 Anilisis Efisiensi (Efficiency)

Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya. Dengan tingkat beban kerja, akan membutuhkan sumber daya yang sedikit pula.

3.2.6 Analisis Pelayanan (service)

Merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Kualitas pelayanan merupakan ujung tombak untuk meningkatkan kepuasan serta kepercayaan dalam pengambilan keputusan. Jika informasi yang disajikan baik dan informasi yang dihasilkan memiliki keakuratan serta ketepatan waktu, maka nilai informasi yang diberikan akan menjadi berkualitas sesuai dengan jumlah yang diinginkan.

3.3 Perangkat Lunak Yang Digunakan

Didalam penulisan skripsi ini penulis menggunakan bahasa pemrograman java dengan NetBeans 6.9.1 dan MySQL 5.1.37 sebagai pengolahan data dan system yang diusulkan.

3.3.1 Bahasa Pemrograman Java Bahasa pemrograman Java pertama lahir dari The Green Project, yang brjalan selama 18

bulan dari awal tahun 1991 hingga musim panas 1992. Proyek tersebut belum menggunakan versi yang dinamakan Oak. Proyek ini dimotori oleh Patrick Naughton, Mike Sheridan, James Gosling dan Bill Joy, beserta Sembilan programmer lainya dari Sun Microsystems. Salah satu hasil proyek ini adalah Maskot Duke yang dibuat oleh Joe Palrang.

Gambar 2.4 Fase-fase Pemrograman Java

Java adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) dan dapat dijalankan pada berbagai platform system operasi. Perkembangan Java tidak hanya terfokus pada satu system operasi, tetapi dikembangkan untuk berbagai system operasi dan bersifat open source.

3.3.2 MySQL 5.1.37 MySQL (My Struktur Query Language) atau yang sering dibaca “mai-se-kuel” Sadalah

sebuah program pembuat database yang bersifat open source, artinya siapa saja boleh menggunakannya dan tidak dicekal. Saat kita mendengar open source, kita ingat dengan system operasi handal keturunan Unix, yaitu Linux. MySQL sebenarnya produk yang berjalan pada platform Linux, karena sifatnya open source dan dapat dijalankan pada semua platform baik Windows maupun Linux. Selain itu, MySQL juga merupakan program pengakses database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi Multi User (Banyak Pengguna).

3.4 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan dalam mendukung kinerja sistem. Apakah

sistem yang dibuat sudah sesuai dengan yang dibutuhkan atau belum, karena kebutuhan sistem akan mendukung tercapainya tujuan suatu instansi atau perusahaan. Fungsi sistem informasi yang penulis buat ini adalah untuk memberikan sistem informasi penerimaan siswa baru yang lebih baik dari sebelumnya.

Perancangan dan pengembangan sistem mempunyai tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Dengan adanya sistem baru diharapkan membantu proses penerimaan siswa baru pada SMP Negeri I Karangdowo Klaten. Di mana dalam menciptakan sistem yang baru ini dibutuhkan teknologi (hardware, software, brainware).

1. Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang digunakan adalah processor, mainboard, memory, hardisk, monitor, casing, keyboard, mouse dan printer.

2. Perangkat Lunak (software) Perangkat lunak adalah instruksi-instruksi yang jika dieksekusi suatu fungsi yang diinginkan sebuah komputer tidak akan dapat digunakan apabila tidak ada perangkat lunak. Perangkat lunak tersebut berupa sekumpulan perintah yang disusun secara logis dengan bahasa pemrograman yang dimengerti oleh komputer sehingga menghasilkan keluaran sesuai dengan yang diinginkan.

Adapun software yang digunakan dalam perancangan dan pengembangan aplikasi ini adalah:

1. Windows XP professional 2. MySQL 5.1.37 3. NetBeans 6.9.1

3. Sumber Daya Manusia (Brainware)

Selain perangkat keras dan perangkat lunak komponen sistem juga dipengaruhi oleh manusia sebagai pengguna. Yang termasuk pengguna antara lain analis sistem, programmer, dan operator.

3.5 Analisis Kelayakan Analisis kelayakan digunakan untuk menentukan pengembangan proyek sistem, layak atau

tidak untuk diteruskan. Kelayakan sebuah sistem bergantung pada analisis kelayakan yang disebut analisis biaya dan manfaat.

3.5.1 Analisis kelayakan Teknologi

Teknologi yang ada pada sistem lama ini belum cukup bagus dan belum dapat menunjang penyelesaian pekerjaan. Teknologi yang digunakan untuk mendukung sebuah sistem baru yaitu menggunakan seperangkat komputer dan selain itu sistem yang baru mudah untuk dioperasikan.

3.5.2 Analisis Kelayakan Operasi

Penilaian terhadap kelayakan operasi digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam instansi. Secara operasi diharapkan lebih mengoptimalkan sumber daya yang ada dengan pendayagunaan waktu dan personil secara efisiensi, serta mampu melakukan pengendalian dari kesalahan-kesalahan.

3.5.3 Analisis Kelayakan Hukum Penerapan sistem yang baru harus tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari

karena menyimpang dari hukum yang berlaku terutama dalam perijinan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan harus resmi dan sesuai dengan perijinan yang ada, sehingga tidak menyimpang dari ketentuan hukum yang berlaku dan tidak akan menimbulkan masalah hukum baik pada waktu sekarang maupun yang akan datang.

3.5.4 Analisis Kelayakan Ekonomi

Kelayakan ekonomi pada penerapan dan pengembangan suatu sistem dipertimbangkan pada dua aspek, yaitu: Besarnya dana yang diperlukan untuk mengembangkan sistem ini dan manfaat yang diperoleh oleh sistem dibandingkan dengan biaya pengembangannya. Perkiraan besarnya dana yang akan dikeluarkan untuk pengembangan sistem ini harus dibandingkan dengan dana yang telah dianggarkan oleh instansi atau perusahaan. Bila biaya pengembangan sistem ini melebihi dana yang telah dianggarkan, maka dapat menganggu aliran kas di dalam instansi atau perusahaan dan sebagai akibatnya sasaran sistem tidak dapat sejalan lagi dengan tujuan instansi atau perusahaan. Oleh karena itu jauh hari sebelumnya perusahaan atau instansi harus mempertimbangkan dengan langkah-langkah yang matang di dalam mengambil keputusan. Jika manfaat yang diperoleh lebih kecil dari sumber daya yang dikeluarkan maka sistem informasi dikatakan tidak layak. Dalam proses analisis kelayakan ekonomi diperlukan dua komponen utama, yaitu komponen biaya dan manfaat. Apabila dilihat dari nilai manfaatnya yang lebih besar dari nilai yang dikeluarkan, tingkat efisiensi tinggi dan efektifitas maksimal, hal ini menunjukkan sistem yang akan dikembangkan cukup menguntungkan.

3.5.5 Analisis Biaya dan Manfaat

Analisis biaya dan manfaat digunakan untuk menentukan apakah suatu proyek sistem layak atau tidak untuk dikembangkan. Adapun komponen-komponen biaya dan manfaat yang menjadi acuan sebagai analisis biaya dan manfaat dalam pengembangan system informasi penerimaan siswa baru ini, yaitu :

3.6 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan bagian awal dari pembuatan sistem informasi di mana tahapan ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah ditetapkan pada perancangan sistem.

3.6.1 Rancangan Model

Rancangan model merupakan suatu gambaran yang menjelaskan suatu bentuk atau model. Secara umum rancangan model yang diusulkan mempunyai dua bentuk. Bentuk pertama physical model, bentuk ini biasanya digambarkan dengan diagram alir sistem (sistem flowchart). Bentuk physical model menunjukkan bagaimana nantinya sistem secara fisik deterapkan.

Bentuk kedua adalah logical model yang digambarkan dengan diagram arus data. Model ini menjelaskan kepada pengguna bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja.

3.6.1.1 Flowchart yang diusulkan

Gambar 3.1 Flowchart yang diusulkan

3.6.1.2 Data Flow Diagram ( DFD ) Data flow diagram ( DFD ) merupakan logika data proses yang menggambarkan arah arus

data apa saja yang disimpan dan proses apa saja yang akan menghasilkan data tersebut dengan interaksi antar data tersebut. Dibawah ini adalah data flow diagram ( DFD ) yang diusulkan pada sistem penerimaan siswa baru pada SMP Negeri 1 Karangdowo Klaten.

3.6.1.2.1 DFD Level 0

Gambar 3.2 Data Flow Diagram ( DFD ) Level 0

3.6.1.2.2 DFD Level 1

Gambar 3.3 Data Flow Diagram ( DFD ) Level 1

4. Penerapan Rencana Implementasi Implementasi sistem (Sytem Implementation) merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi

sistem supaya siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Maka suatu rencana implementasi perlu dibuat terlebih dahulu agar rencana yang dibuat dapat digunakan untuk mengatur biaya dan waktu selama tahap implementasi. Kegiatan implementasi juga perlu diatur dalam rencana implementasi skedule penjadwalan waktu agar berfungsi sebagai pengendalian waktu dan tidak melebihi target yang sudah ditentukan. 4.1 Kegiatan Implementasi

Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam penerapan rencana implementasi, kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan dalam tahap implementasi ini berguna untuk mempermudah dalam implementsi yang akan dilakukan.

4.1.1 Pemrograman 4.1.1.1 Implementasi Basis Data MySQL

Untuk pembuatan database yang akan digunakan pada sistem dibutuhkan database server MySQL yang terdapat dalam satu paket XAMPP dengan langkah implementasi sebagai berikut : 1. Pembuatan database “dbpenerimaan”

Sebelum menjalankan phpMyAdmin terlebih dahulu mengaktifkan Apache dan MySQL yang terdapat pada XAMPP setelah itu ketikkan alamat http://localhost/phpmyadmin/ pada web browser IE, Firefox, dll Setelah semua proses tersebut diatas selesai tinggal membuat database dengan cara mengetikkan database yang akan dibuat pada kolom create new database seperti gambar dibawah ini.

Gambar 4.1 Pembuatan Database 2. Pembuatan Tabel

Pembuatan table dalam database dapat dilakukan mengetikkan nama table dan jumlah field yang akan dibuat pada kolom create new table kemudian tekan tombol GO secara otomatis akan terbentuk table baru pada database tersebut.

Gambar 4.2 Pembuatan Tabel 3. Pembuatan Field

Pembuatan field dilakukan setelah pembuatan table dengan memasukkan nama field, tipe, ukuran serta index dan tekan tombol save. Pada pembuatan field selanjutnya yang mempunyai relasi tipe dan ukuran akan mempunyai nilai sama sehingga field yang berlasi dapat terhubung satu dengan lainya.

Gambar 4.3 Pembuatan Field

4. Struktur Tabel Database “dbpenerimaan” Struktur ini adalah hasil dari pembuatan database, table dan field yang sudah selesai dan memiliki 9 jumlah tabel seperti dibawaah ini.

Gambar 4.4 Struktur Tabel Database “dbpenerimaan”

4.1.1.2 Pembuatan User Interface Pembuatan user interface ini merupakan proses dimana pembuatan form untuk menginputkan

data dikerjakan dalam Netbeans dengan langkah sebagai berikut. 1. Membuat Project Baru

Membuat project baru merupakan langkah awal yang dilakukan dalam pembuatan user interface dengan cara klik file-new project-java-Java application lalu klik next sampai selesai.

Gambar 4.5 Pembuatan Project Baru 2. Membuat Frame

Langkah selanjutnya yaitu membuat frame baru. Pembuatan frame ini berfungsi untuk membuat form pada program yang nantinya akan diletakkan Swing yang dibutuhkan dengan langkah Klik source package-form-pilih new-pilih JFrame Form dan finish.

Gambar 4.6 Pembuatan Frame Baru

3. Meletakkan Swing yang diperlukan Dalam tahapan ini tinggal memasukkan swing ke layer yang diperlukan agar dapat mempermudah dalam pembuatan formnya.

Gambar 4.7 Meletakkan Swing yang Diperlukan

4.1.1.3 Koneksi Database Koneksi Database merupakan bagian penting karena akan menghubungkan antara database dan

user interface yang telah dibuat sehingga dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan. 1. Pembuatan Koneksi Database

Dalam pembuatan koneksi database dapat dilakukan dengan cara Klik source package-koneksi-new-Entity Classer From Database dan finish.

Gambar 4.8 Pembuatan Koneksi Database

2. Pembuatan Driver Koneksi Database

Gambar 4.9 Pembuatan Driver Koneksi Database

4.2 Manual Program Manual Program adalah suatu modul untuk mempermudah pengguna untuk mengoperasikan

system sehingga dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. 4.2.1 Manual Program Aplikasi

Program aplikasi ini digunakan sebagai sarana penghubung antara pemakai sistem dan komputer, sehingga dengan adanya program aplikasi kerja pemakai sistem menjadi lebih mudah. Berikut halaman yang terdapat dalam program aplikasi.

4.2.1.1 Halaman Login Sistem

Halaman ini merupakan halaman antar muka bagi pengguna yang ingin login. Pada proses pengguna user diminta untuk memesukkan nama user dan password, di mana fungsi password ini sebagai sarana keamanan dari program ini. Apabila terjadi kesalahan program akan memberikan pesan kesalahan, di mana user dapat mengulangi proses. Apabila password anda benar, maka program tersebut akan masuk ke menu utama. Tampilan halam login dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

\

Gambar 4.30 Tampilan halaman login Sistem

4.2.1.2 Halaman utama Halaman utama adalah halaman yang akan muncul setelah halaman login muncul. Halaman ini

merupakan halaman utama, di mana pengguna atau user dapat berinteraksi dengan apkikasi system penerimaan siswa baru ini. Menu utama memiliki data induk yang terdiri dari data pendaftar, data nilai, data bagi kelas, data kelas, data orangtua, data wali, panitia, dan data daftar ulang. Data Laporaan yang terdiri dari laporan seluruh pendaftar, lapora siswa yang diterima, laporan data kelas dan file master yang terdiri dari administrator.

Gambar4.31 Tampilan Menu Utama

5 Penutup 5.1 Kesimpulan

Dari proses analisis dan perancangan sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMP

Negeri 1 Karangdowo Klaten ini, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Dengan program aplikasi yang baru ini dapat mempermudah pengguna dalam pengolahan data penerimaan siswa baru guna mendapatkan hasil laporan yang diinginkan sesuai dengan tujuannya.

2. Sistem penerimaan siswa baru ini dapat menyajikan informasi yang lebih cepat, tepat dan akuarat sehingga efektifitas waktu dan efisiensi biaya dapat diminimalisir bila dibandingkan dengan sistem yang lama.

3. Meminimalkan tingkat kesalahan yang akan terjadi pada saat proses pemasukkan data dalam proses penerimaan siswa baru.

4. Pembuatan fasilitas login bertujuan untuk melindungi sistem dari pihak yang berkepentingan dan pihak yang tidak berkepentingan.

5.2 Saran

Melihat hasil rancangan sistem informasi penerimaan siswa baru ini, maka terdapat beberapa

saran yang dapat mengembangkan system :

1. Program aplikasi sistem penerimaan siswa baru ini masih dapat dikembangkan lebih lanjut dengan merubah perangkat keras atau perangkat lunak yang digunakan.

2. Pengguna disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kesalahan yang terjadi dalam sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalahannya.