ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BIMBINGAN KONSELING PADA SMK MUHAMMADIYAH

SALAMAN KAB. MAGELANG

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Siti Mundayani 09.12.3758

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

2

3

ANALYSIS AND DESIGN OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS MENTORING COUNSELING AT SMK MUHAMMADIYAH

SALAMAN KAB. MAGELANG

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BIMBINGAN KONSELING PADA SMK MUHAMMADIYAH

SALAMAN KAB. MAGELANG

Siti Mundayani Kusrini

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Guidance and counselling in schools is an important part of the national

education system. Guidance and counselling services in schools are basically helping in the process to achieve the goals of national education, which is individuals who embody the whole, well rounded, the development of the optimal personality and be able to take advantage of potential optimally in order to overcome the problems encountered. The role can run effectively in BK at school is supported with a good school system.

Management information system of guidance and counseling at SMK Muhammadiyah Salaman is a software which is expected to be able to resolve the problems that often arise before because the system is still manual. This system can store and organize data as well in order to be processed properly and can produce quality, accurate information, and timely.

So hopefully with the management information system of guidance and counseling will facilitate counselor and chief school for obtaining information that is true, accurate, and complete to assist in decision making.

Keywords: information systems, management, guidance and counselling.

4

1. Pendahuluan Bimbingan dan konseling di sekolah merupakan bagian penting dari sistem

pendidikan nasioanal. Pelayanan bimbingan dan konseling di sekolah pada dasarnya

membantu dalam proses tercapainya tujuan pendidikan nasional, yaitu mewujudkan

individu yang utuh, berpengetahuan luas, perkembangan kepribadian yang optimal dan

mampu memanfaatkan potensi yang dimiliki secara optimal untuk mengatasi

permasalahan yang dihadapi. Peran tersebut dapat berjalan secara efektif apabila BK di

sekolah didukung dengan sistem yang baik di sekolah.

Alur proses sistem informasi manajemen bimbingan dan konseling di SMK

Muhammadiyah Salaman yang sedang berjalan saat ini dapat dikatakan masih manual

karena pengolahan datanya masih menggunakan kertas dan peyimpanan datanya

berada dalam binder-binder sehingga mengalami kesulitan saat pemanggilan data

kembali. Pemanggilan data secara manual sangat rentan oleh kesalahan dikarenakan

jumlah data yang sangat banyak untuk diseleksi. Proses manual tersebut juga sangat

menyita waktu konselor atau guru BK, dan data yang terkumpul memerlukan ruang

penyimpanan yang cukup luas.

Dengan pertimbangan di atas, perlu dikembangkan sebuah sistem informasi

manajemen bimbingan dan konseling (SIM BK) yang mampu mengakomodasi berbagai

kepentingan stakeholders dan sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas infrastruktur yang

dimiliki oleh SMK Muhammadiyah Salaman. Sehingga diharapkan dengan adanya SIM

BK akan memfasilitasi konselor dan pimpinan sekolah untuk memperoleh informasi yang

benar, akurat, dan lengkap untuk membantu dalam pengambilan keputusan-keputusan

strategis.

2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem

Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks di mana pengertian

sistem itu digunakan. Secara sederhana sistem dapat diartukan sebagai suatu kumpulan

atau himpunan dari unsur atau variable-variabel yang saling terorganisasi, saling

berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. (Hanif Al Fatta, 2007 : 3)

2.2 Definisi Informasi Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai data yang telah diolah

menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam

pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. (Davis dalam Hanif Al Fatta, 2007 : 9)

Informasi juga dapat diartikan sebagai hasil olahan data, di mana data

tersebut sudah diproses dan diinterpretasikan menjadi sesuatu yang bermakna untuk

pengambilan keputusan. (Kusrini, 2007 : 4)

5

2.3 Definisi Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara

sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Tujuannya adalah penyajian

informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan,

pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan

menyajikan sinergi organisasi pada proses. (Murdik dan Ross dalam Hanif Al

Fatta,2007:9)

2.4 Definisi Sistem Informasi Manajemen Bimbingan Konseling Proses memberikan bantuan kepada siswa agar ia sebagai pribadi memiliki

pemahaman yang benar akan diri pribadinya dan akan dunia disekitarnya, mengambil

keputusan untuk melangkah maju secara optimal dalam perkembangannya dan dapat

menolong dirinya sendiri menghadapi serta memecahkan masalah-masalahnya,

semuanya demi tercapainya penyesuaian yang sehat dan demi kemajuan dan

kesejahteraan mentalnya. (Slameto, 2010)

3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis

Pembuatan sistem yang baru memerlukan analisis sistem yang digunakan

sebagai panduan arah. Hal ini diperluakan untuk menemukan masalah-masalah yang

dihadapi dalam sistem yang akan dibangun. Selain itu, identifikasi masalah berfungsi

sebagai studi kelayakan sistem yang akan dibangun dan menganalisa kebutuhan sistem

yang diperlukan.

Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis pada objek di bagian BK SMK

Muhammadiyah Salaman, ada beberapa kendala yang dihadapi, yaitu:

1. Pengelolaan data siswa yang masih manual sehingga memerlukan waktu

yang lama dalam penyajian data-data siswa. Selain itu juga menimbulkan

resiko kesalahan yang lebih besar.

2. Laporan yang dihasilkan kurang lengkap dan terkadang tidak sesuai dengan

yang diharapkan. Pendataan dilakukan dengan proses manual dalam

lembaran buku yang berbentuk arsip.

3.1.1 Analisis Kelemahan Sistem Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan sistem yang

sedang berjalan. Dari hasil analisis ditemukan beberapa kendala, diantaranya:

1. Pengukuran pekerjaan

Analisis ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana standar kinerja dan

produktivitas personil dalam pekerjaannya. Standar kinerja dari guru BK SMK

6

Muhammadiyah Salaman dinilai cukup bagus, tetapi dari segi produktivitas

pekerjaan masih kurang. Hal ini dapat dilihat dari kecepatan dalam mengolah

data dan pemanggilan data kembali yang membutuhkan waktu yang cukup

lama karena masih mengguanakan cara manual.

2. Kehandalan

Sebuah sistem dapat dikatakan baik bila ketelitian dalam mengerjakan

sebuah pekerjaan sangat tepat, akurasi kesalahan dalam mengerjakan

relative kecil. Hasil analisis menunjukan bahwa kehandalan sistem BK yang

sedang digunakan masih rendah, sebab masih sering terjadi kesalahan yang

pada akhirnya dibetulkan. Hal ini mengakibatkan perlu dilakukannya

pembetulan kesalahan sehingga sistem bekerja tidak efisien.

3. Dokumentasi

Sebuah sistem membutuhkan media penyimpanan untuk menampung data di

dalam satu tempat yang sama agar mudah dalam melakukan pencarian ketika

dibutuhkan sewaktu–waktu. Analisis ini berkaitan dengan kualitas informasi

dan nilai informasi yang dihasilkan. Dokumen yang berada di SMK

Muhammadiyah Salaman semakin hari semakin menumpuk karena masih

berbentuk kertas, kemungkinan terjadi kerusakan atau hilangnya dokumen

tersebut juga sangat tinggi.

3.1.1.1 Analisis PIECES Analisis kelemahan yang lama dapat diukur dengan metode PIECES. Maka

analisisnya adalah sebagai berikut :

1. Analisis Kinerja (Performance)

Kinerja merupakan suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas

dengan cepat sehingga sasaran dapat tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah

produksi (Througput) yaitu jumlah pekerjaan yang bisa di selesaikan selama

jangka waktu tertentu dan waktu tanggap (Respontime) yaitu keterlambatan

rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang di berikan transaksi

tersebut. Berikut ini perhitungan mengenai analisis perbandingan Tp dan Tr

pada sistem yang sedang berjalan, yaitu:

Lama kerja : 7 jam (07.00 am – 02.00 pm)

Jumlah permintaan pembuatan laporan : 4 bagian (misal x)

Waktu yang diperlukan : 30 menit (misal y)

Throught (Tp) : x*y : 4*30 menit : 120 menit : 2 jam (misal z)

Respontime (Tr) : 7 jam – 2 jam = 5 jam = 300 menit

Dari hasil analisis menunjukkan bahwa Tp < Tr, maka kinerja kurang efektif.

7

2. Analisis Informasi (Information)

Informasi merupakan hal yang tidak kalah pentingnya dalam hal ini informasi

harusnya akurat, relevan dan tepat waktu karena dengan informasi tersebut

pihak manajemen perusahaan dapat melakukan langkah selanjutnya.

Pada bagian BK terkadang masih terdapat beberapa situasi yang masih

membutuhkan peningkatan kualitas dan kecepatan pemberian informasi yaitu:

a. Informasi yang dihasilkan oleh sistem lama kurang relevan karena

sering ada data yang hilang dan kurang lengkap, serta hilangnya

kertas hasil laporan-laporan.

b. Informasi yang dihasilkan oleh sistem lama kurang tepat waktu, sering

terjadi keterlambatan didalam proses pembuatan laporan karena

seringnya terjadi kesalahan dalam pencatatan data.

3. Analisis Ekonomi (Economy)

Analsis ekonomi sangat erat kaitannya dengan biaya dan manfaat. Sebuah

sistem informasi yang baik, apabila diterapkan pada sebuah organisasi harus

memiliki manfaat yang lebih besar daripada biaya yang digunakan untuk

mendapatkan sistem informasi tersebut.

Ditinjau dari segi ekonomi sistem yang sedang berjalan saat ini masih belum

efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya

pengadaan kertas dan alat tulis lainnya sehingga membutuhkan biaya yang

dianggarkan cukup besar serta pengolahan secara manual dengan waktu

yang lama dapat meningkatkan biaya operasional.

4. Analisis Kontrol (Control)

Pengendalian terhadap sistem sangat dibutuhkan untuk menghindari terhadap

penyalahgunaan atau kesalahan sistem yang didasarkan pada segi ketepatan

waktu, kemudahan akses data, ketelitian data yang diproses, menjamin

keamanan data dan informasi yang ada di dalam sistem.

Pada sistem lama ini pengendalian mengenai keamanan data serta

pemantauan data untuk meningkatkan kinerja sistem sulit dijalankan. Contoh:

apabila data yang dicatat dalam buku pencatatan hilang karena tidak ada

sistem keamanan dan mudah rusak yang mengakibatkan pengelolaan data

terganggu yang mengakibatkan penyajian informasi terhambat.

5. Analisis Efisiensi (Effisiency)

Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan

pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian

secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia,

informasi, uang, peralatan, ruang, dan keterlambatan pengolahan data.

8

Sumber daya yang dipakai pada sistem lama lebih banyak karena masih

melakukan dokumentasi manual yaitu terjadi pemborosan waktu, personil,

dan kertas, terlebih jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan.

6. Analisis Pelayanan (Servis)

Proses pelayanan yang baik terhadap perusahaan dank lien perusahaan akan

menunjang kemajuan perusahaan dan kepuasan klienya. Focus analisis ini

yaitu sejauh mana kemudahan yang diberikaan oleh sistem yang diterapkan

untuk menyelesaikan pekerjaan.

Dari hasil analisis sistem lama menunjukan bahwa dalam penyajian data dan

pencarian data lebih sulit karena harus mencari satu per satu data didalam

buku jurnal..

3.2 Perancangan Sistem 3.2.1 Perancangan Proses 3.2.1.1 Flowchart Sistem yang Diusulkan

Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang Diusulkan

3.2.1.2 Data Flow Diagram 3.2.1.2.1 Data Flow Diagram Level 0

0

SIM-BK SMK Muhammadiyah Salaman

Pengguna(Staf/Guru BK/BP)

Laporan:1. Data Orang Tua Siswa2. Data Siswa3. Data Kelas4. Data Presensi5. Data Pelanggaran6. Data Beasiswa

Input Data:1. Orang Tua Siswa2. Siswa3. Kelas4. Presensi5. Pelanggaran6. Beasiswa

Gambar 3.2 DFD Level 0

9

3.2.1.2.2 Data Flow Diagram Level 1

Gambar 3.3 DFD Level 1

3.2.2 Perancangan Basis Data 3.2.2.1 Entity Relationship Diagram

Ortu Siswa : {id_ortu, nama_a, tempat_lahir_a, tanggal_lahir_a, alamat_a, notel_a, agama_a, kwn_a, pendidikan_a, pekerjaan_a, penghasilan_a, keterangan_a, nama_i, tempat_lahir_i tanggal_lahir_i, alamat_i, notel_i, agama_i, kwn_i, pendidikan_i, pekerjaan_i, penghasilan_i, keterangan_i, nama_w, tempat_lahir_w, tanggal_lahir_w, alamat_w, notel_w, agama_w, kwn_w, pendidikan_w, pekerjaan_w, penghasilan_w, keterangan_w}

Siswa : {nis, nama, tempat_lahir, tanggal_lahir, jenis_kelamin, agama, alamat, notel, kwn, anak_ke, jumlah_saudara_kandung, jumlah_saudara_tiri, jumlah_saudara_angkat, status_dalam_keluarga, bahasa_sehari-hari, tinggal_dengan, jarak_kesekolah, status_rumah, jenis_rumah, golongan_darah, penyakit, kelainan_jasmani, tinggi_badan, berat_badan, kesenian, olahraga, organisasi, mulai_diterima, kelas, no_ijasah, asal_sekolah, lain-lain}

Gambar 3.4 Entity Relationship Diagram

10

4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi 4.1.1 Implementasi Perangkat Lunak

Sistem operasi yang digunakan pada pembuatan SIM-BK ini adalah Microsoft

Windows XP. Sedangkan editor yang digunakan untuk membangun perangkat lunak ini

adalah NetBeans IDE 6,9 dan MySQL sebagai basis datanya.

4.1.2 Perangkat Keras yang digunakan Perangkat keras yang dibutuhkan oleh pengguna (staf BK), bersifat relatif,

tergantung dari spesifikasi yang dimiliki yang akan digunakan, namun sebagai gambaran

berikut ini sistem minimal yang dapat dipakai adalah:

1. Prosesor : Intel Pentium 4 3,0 GHZ

2. Mainboard : ECS G41-M16

3. Memory : VGEN DDR3 1GB

4. Hardisk : WDC SATA 160GB

5. Monitor : Monitor 15” TREQ

6. Keyboard & Mouse : Optic Standart

4.1.3 Implementasi Program Tahap implementasi sistem merupakan tahap penerapan sistem agar dapat

dioperasikan secara optimal sesuai kebutuhan. Proses implementasi dilakukan sebagai

hasil akhir dari desain sistem informasi manajemen bimbingan konseling pada bagian

bimbingan dan konseling SMK Muhammadiyah Salaman.

4.1.4 Implementasi Basis Data Berikut merupakan query untuk menciptakan tabel-tabel yang dibutuhkan

dalam database yaitu:

Gambar 4.1 Implementasi Basis Data

11

4.1.5 Implementasi Tampilan Antar Muka Program 4.1.5.1 Tampilan Form Login

Gambar 4.2 Implementasi Form Log In

4.1.5.2 Tampilan Menu Utama

Gambar 4.3 Implementasi Menu Utama

Adapun menu-menu utama dalam form ini adalah:

a. Tab data master yang berisi form input kelas, pelanggaran, beasiswa,

jenis presensi, siswa dan orang tua, pengguna.

b. Tab transaksional berisi form presensi siswa, beasiswa, dan

pelanggaran.

c. Tab laporan yang berisi laporan siswa, laporan orang tua, , laporan

kelas, laporan presensi siswa, laporan beasiswa siswa, dan

pelanggaran siswa.

d. Tab beranda yang berisi log out yang berfungsi untuk menutup hak

akses pengguna, pengaturan, dan keluar yang berarti keluar aplikasi.

12

5. Penutup 5.1 Kesimpulan

Dari uraian, penjelasan dan pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab

sebelumnya dan dalam pengakhiri pembahasan Sistem Informasi Manajemen Bimbingan

Konseling pada SMK Muhammadiyah Salaman, maka penyusun mengambil kesimpulan

bahwa:

1. Berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pengguna dan sistem,

bagian bimbingan konseling SMK Muhammadiyah Salaman membutuhkan

sebuah sistem yang mampu mendukung dan menangani kegiatan operasional

yang meliputi pengelolaan data siswa dan pembuatan laporan.

2. Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara

manual yang mengakibatkan pelayanan informasi mengenai data bimbingan

konseling masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan dalam

pencarian data yang perlu dibenahi. Oleh karena itu sistem manual saat ini

perlu dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi.

3. Fungsi yang disediakan sistem terkomputerisasi ini dapat menangani kegiatan

pencatatan yang dilakukan oleh bimbingan konseling, masih terdapat

beberapa kekurangan namun sistem ini mampu menggantikan sistem manual

yang sedang berjalan.

5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, sebagai pertimbangan bagi bagian BP/BK

SMK Muhammadiyah Salaman dalam peningkatan kinerja sistem serta untuk

pengembangan sistem selanjutnya, saran yang ingin disampaikan adalah:

1. Sistem yang baru dirancang ini masih berdasis desktop, belum menggunakan

jaringan internet sebagai media komunikasi data. Dengan menggunakan

teknologi internet, tentunya akses terhadap sistem akan lebih meluas, tetapi

faktor keamanan data harus lebih diperhatikan.

2. Bagian BP/BK SMK Muhammadiyah Salaman dapat mempertimbangkan

penerapan sistem informasi ini karena dengan adanya sistem ini, pencatatan

data bimbingan konseling dan pembuatan laporan akan mudah diatasi.

Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun sampaikan. Penyusun

berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu meningkatkan pelayanan bagian

BP/BK SMK Muhammadiyah Salaman serta dapat membanntu dalam proses pengolahan

data serta pembuatan laporan yang berkualitas.

13

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta; Andi Offset.

Hariyanto, Bambang. 2007. Esensi-Esensi Bahasa Pemograman Java, Bandung;

Informatika Offset. Kusrini, 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Yogyakarta; Andi

Offset. Utami, Ema. 2008. RDBMS Menggunakan MS SQL Server 2000, Yogyakarta; Graha Ilmu.