analisis dan perancangan sistem informasi...

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

KEPEGAWAIAN PADA BALAI PENYULUHAN PERTANIAN

PERIKANAN DAN KEHUTANAN (BP3K) NGADIREJO TEMANGGUNG

Naskah Publikasi

diajukan oleh

SOLICHIN 08.12.3309

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2012

ANALYSIS AND DESIGN OF PROSESSING DATA EMPLOYMENT INFORMATION SYSTEM AT BALAI PENYULUHAN PERTANIAN PERIKANAN DAN KEHUTANAN

(BP3K) NGADIREJO TEMANGGUNG

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA BALAI

PENYULUHAN PERTANIAN PERIKANAN DAN KEHUTANAN (BP3K) NGADIREJO TEMANGGUNG

SOLICHIN

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Human life is always now faced with technological advancements are constantly

changing and progressing so fast, that is one of the development of computer and communications technology used by humans as a tool to search for for information or tofind the required data. Because the computer has the advantage of including the data search process fast, accurate, time and energy efficiency. The computer becomes a very helpful tool in everyday human life, namely in the office, education, health and many others.

Therefore, by the Information System Analysis and Design Of Employment Information System At Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung is the facilitate the employees and employees in the search data qickly, accurately, efficiently time and effort. Information provided to the user, ie employees and the employees are very helful in addition to the documents also for monthly date and information obtained can be justified.

Visual basic application redes to the method used to create interfaces that are Graphical User Interface (GUI). With the Application and Design of Information System Officer The Istitute of At Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung, so employess can leam and understand this program. Hopefully with this program enhances staff performance and service to those who need the information data Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung. Keywords: Analysis And Design Of Employment Information System At Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung.

2

INTISARI

Kehidupan manusia sekarang ini selalu dihadapkan pada kemajuan teknologi

yang terus berubah dan mengalami perkembangan begitu cepatnya, yaitu salah satunya perkembangan teknologi komputer dan komunikasi yang digunakan manusia sebagai alat bantu untuk mencari informasi atau mencari data yang dibutuhkan. karena komputer mempunyai kelebihan diantaranya yaitu proses pencarian data yang cepat, akurat, efisiensi waktu dan tenaga. Komputer menjadi alat yang sangat membantu dalam kehidupan manusia sehari-hari, yaitu dalam dunia perkantoran, pendidikan, kesehatan dan masih banyak yang lainya.

Oleh karena itu dengan adanya Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi

Kepegawaian Pada Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung ini supaya memudahkan para karyawan dan pegawai dalam proses pencarian data dengan cepat, akurat , efisien waktu dan tenaga. Informasi yang diberikan kepada pengguna, yaitu karyawan dan pegawai sangat bermanfaat disamping untuk dokumen juga untuk data-data bulanan serta informasi yang diperoleh dapat dipertanggung jawabkan.

Aplikasi visual basic merujuk pada metode yang digunakan untuk membuat antar

muka yang bersifat Graphical User Interface (GUI). Dengan adanya Aplikasi Dan Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung, sehingga para pegawai dapat mempelajari dan memahami program ini.

Kata Kunci: Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung.

3

1. Pendahuluan

Kehidupan manusia sekarang ini selalu dihadapkan pada kemajuan teknologi

yang terus berubah dan mengalami perkembangan begitu cepatnya, yaitu salah

satunya perkembangan teknologi komputer dan komunikasi yang digunakan manusia

sebagai alat bantu untuk mencari informasi atau mencari data yang dibutuhkan.

Karena komputer mempunyai kelebihan diantaranya yaitu proses pencarian data

yang cepat, akurat, efisiensi waktu dan tenaga. Komputer menjadi alat yang sangat

membantu dalam kehidupan manusia sehari-hari, yaitu dalam dunia perkantoran,

pendidikan, kesehatan dan masih banyak yang lainya.

Petani memerlukan suatu lembaga yang dapat menampung aspirasi dan

keluhan-keluhan para petani dan masyarakat yang membutuhkan serta mencari

informasi tentang berbagai macam cara-cara atau penyuluhan dalam bertani yang

benar dan baik. Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K)

Ngadirejo Temanggung adalah suatu kantor yang membantu para petani atau

masyarakat dalam menentukan bagaimana cara bercocok tanam yang baik dan

benar serta menampung aspirasi masyarakat , sehingga para petani tidak mengalami

kerugian dan gagal panen. Dengan melakukan tindakan-tindakan tanggap yang di

lakukan para pegawai secara langsung memberikan penyuluhan di lapangan serta

memberikan buku-buku panduan bagi para petani dan masyarakat yang

membutuhkan informasi.

Di Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo

Temanggung memberikan pelayanan antara lain yaitu cara pola tanam, pengetahuan

luas lahan, reboisasi dan penghijauan tanaman keras. Semakin banyak orang

melakukan penyuluhan semakin banyak juga data-data yang masuk, maka proses

pemasukan data kepegawaian dan proses pengambilan dokumen laporan bulanan

untuk kepentingan rekap data Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan

(BP3K) Ngadirejo Temanggung sehingga laporanya menjadi komplek. Kegiatan

tersebut diatas tidak akan berjalan dengan baik kalau masih menggunakan sistem

manual, sehingga membutuhkan sesuatu sistem pengolahan data Kepegawaian

elektronik guna menunjang proses-proses transaksi dalam kegiatan pemasukan data

kepegawaian.

4

2. Landasan Teori Kualitas Informasi Menurut: Jogiyanto HM. Analisis dan Desain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Hal 7-12. Edisi KeTiga; Andi

Offeset.Yogyakarta.2005

Informasi yang berkualitas tentu akan membantu fungsional manajemen

dalam mengambil keputusan organisasi. Kualitas informasi tergantung dari 3 hal

yaitu

a) Akurat yaitu informasi yang akurat akan mengurangi kesalahan dalam

pengambilan keputusan. Maksudnya informasi harus bebas dari kesalahan –

kesalahan yang menyesatkan bagi penerima informasi dan harus jelas tujuan –

tujuan dan maksudnya.

b) Relevan yaitu informasi harus mempunyai manfaat bagi penggunanya. Relevansi

untuk orang – orang berbeda – beda atau sesuai dengan kebutuhan yang

diperlukan pengguna. Informasi yang memiliki kebaikan dan keunggulan dalam

hal pengolahannya apabila tidak ditujukan kepada pihak yang benar maka

informasi tersebut tidak akan memiliki nilai apapun.

c) Tepat Waktu adalah informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat,

karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila

pengambilan keputusan terlambat, maka akan dapat berakibat pada kinerja

organisasi.

Nilai Informasi Nilai informasi ditentukan dari dua hal yaitu

• Manfaat

• Biaya.

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan

dengan biaya yang dikeluarkan. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang

digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa

kegunaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya

dengan suatu nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.

Analisis Pieces Menurut: Hanif Al Fatta. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi;

Yogyakarta.

a) Kinerja ( Performance )

Kinerja bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu

perusaahan atau instansi. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat

diukur dari throughput dan response time.

5

Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu sistem

tertentu. Response time adalah jumlah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua

pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menangani pekerjaan tersebut.

b) Informasi ( Information )

Informasi merupakan salah satu faktor yang penting sebab informasi merupakan

titik awal untuk mengoreksi keadaan dalam organisasi pada Balai Penyuluhan

Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung terdapat sistem

informasi yang kurang baik. Dengan adanya sistem baru diharapkan Informasi yang

diterima lebih akurat, tepat waktu dan relevan.

c) Ekonomi

Peningkatan terhadap manfaat – manfaat atau keuntungan – keuntungan atau

penurunan – penurunan yang terjadi.

d) Pengendalian ( Control )

Menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau

kesalahan sistem serta untuk keamanan data dan informasi sehingga tidak

menimbulkan masalah dikemudian hari.

e) Efisiensi ( Eficiency )

Efisiensi sering dihubungkan dengan bagaimana sumberdaya digunakan dengan

pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari hasil output dibagi

dengan inputnya.

f) Analisis Pelayanan ( Service)

Adalah peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

Konsep Pemodelan Sistem Flowchart (Bagan Alir)

Menurut: Fathansyah, IR. Buku Teks Komputer Basis Data.

Flowchart adalah suatu model logika yang digunakan untuk menggambarkan

sistem secara fisik, menunjukkan arus dari suatu proses program.

Ada lima macam bagan alir yang dikenal antara lain :

1. Bagan alir sistem

Merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari

sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur – prosedur yang ada dalam

sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan oleh sistem.

2. Bagan alir dokumen

Bagan alir dokumen disebut juga dengan bagan alir formulir atau paper work

flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir

termasuk tembusan – tembusannya. Bagan alir ini menggunakan simbol – simbol sama

dengan yang digunakan dalam bagan alir sistem.

6

3. Bagan alir skematik

Merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem yaitu untuk

mengambarkan prosedur didalam sistem. Perbedaannya adalah bagan alir skematik

selain menggunakan simbol – simbol bagan alir sistem juga menggunakan gambar-

gambar komputer dan peralatan lainnya maksudnya untuk memudahkan komunikasi

kepada orang yang kurang paham dengan bagan alir.

4. Bagan alir program

Merupakan bagan alir yang menjelaskan secara rinci langkah – langkah dari

proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem.

5. Bagan alir proses

Merupakan bagan alir yang banyak digunakan diteknik industri. Bagan alir ini

juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur.

DFD ( Data Flow Diagram ) Menurut: I Jerry Fizt Geraid. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi;

Yogyakarta.

DFD adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumber

dayanya dalam obyek kemudian melewati suatu proses yang mentranformasikan dalam

ketujuan yang lain yang ada pada obyek yang lain. DFD memuat proses yang

mentransformasi data, aliran data yang menggerakkan data. Objek yang memproduksi

serta mengkonsumsi data serta data store yang menjadi tempat penyimpanan data.

Teknik Normalisasi Adalah suatu teknik untuk menstruktur rangkaian atau relasi entity kedalam ciri-

ciri tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang

berhubungan dengan pengolahan data dalam database. Fungsi normalisasi ini

dimaksudkan untuk tujuan menghindarkan basis data dari anomali-anomali (hal yang

tidak diharapkan) dari hasil manipulasi data (penyisipan, penghapusan, perubahan) yang

mengakibatkan redunansi ( kotoran atau pengacau).

Tahapan Normalisasi : 1. Bentuk Tidak Normal

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam tidak ada keharusan

untuk mengikuti formal tertentu dapat saja data tidak lengkap atau terduplikat.data

dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangan.

2. Normalisasi Bentuk Pertama

Tahap ini dilakukan beberapa penghilangan group elemen yang berulang agar

menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi diantara setiap baris pada suatu tabel, dan

setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomic. Syarat – syarat normal kesatu

adalah :

7

a. Setiap data dibentuk dalam file, data dibentuk dalam satu record demi satu

record nilai dari field berupa atomic value.

b. Tidak ada satu attribute yang berulang atau bernilai ganda.

c. Telah ditentukan primary key untuk tabel atau relasi tersebut.

d. Setiap atribut hanya memiliki satu pengertian

3. Normalisasi Bentuk kedua

Bentuk normal kedua didasari atas konsep ketergantungan fungsional

sepenuhnya (full functional dependency) syarat normal kedua adalah:

a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu.

b. Attribute bukan kunci harus memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya

pada kunci utama atau primary key

4. Normalisasi Bentuk Ketiga

Syarat normal ketiga adalah:

a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua.

b. Attribute bukan key harus tidak memiliki ketergantungan transitif dengan kata lain

suatu attribute bukan kunci tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional

terhadap attribute bukan key lainnya, seluruh attribute bukan kunci pada suatu

relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key direlasi itu.

5. Boyce –Codd Normal Form (BCNF)

Suatu relasi dikatakan telah memenuhi criteria boyce-codd normal form jika dan

hanya jika setiap determinan adalah suatu candidate key.

3. Analisis ( Proses Penelitian ) Dari penyelenggaraan pengolahan data dalam sistem ada beberapa

masalah yang terjadi maupun yang berpotensi timbul :

a) Sistem pengolahan data yang terdapat pada Balai Penyuluhan Pertanian

Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung sekarang ini masih

kurang efektif khususnya sistem kepegawaian yang masih sederhana atau

manual.

b) Proses pencarian data yang membutuhkan waktu cukup lama disebabkan karena

banyaknya data dan letak lokasi yang tidak teratur atau terlalu jauh.

• Identifikasi penyebab masalah

Masalah kepegawaian dapat timbul karena :

a) Proses pendataan pegawai yang dilakukan secara manual sehingga

mambutuhkan waktu yang cukup lama dan sering terjadi kesalahan dalam

pendataan pegawai.

b) Sistem pembuatan laporan kepegawaian yang masih menggunakan sistem

manual.

8

1. Analisis Pieces Mengacu pada sistem yang ada selama ini yang digunakan maka proses

analisis khususnya proses analisis sistem informasi pengolahan data akademik yang

dilakukan dengan beberapa analisis. Untuk menyelesaikan permasalahan

sebagaimana disebutkan sebelumya maka disusun beberapa alternatife yang

dibutuhkan untuk mengidentifikasi sistem yaitu dengan menggunakan ANALISIS

PIECES ( Performance, Information, Control, Efisiensi, dan Service ) a. Analisis Kinerja ( Performance )

Kinerja bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu

perusaahan atau instansi. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat

diukur dari throughput dan response time.

Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu sistem

tertentu.. Response time adalah jumlah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua

pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menangani pekerjaan tersebut.

Tabel : Analisis Kinerja

No Faktor Hasil Analisis

1

2

Throughput

Response Time

Untuk membuat laporan data kepegawaian, pegawai

membutuhkan waktu ±15menit yaitu pengisian arsip

data pegawai karena pencatatanya masih manual

Proses pencatatan data memerlukan waktu ±15 menit

untuk setiap proses.

b. Informasi ( Information )

Analisis Informasi merupakan hal yang penting dan sangat menunjang bagi

pemimpin dalam proses pengambilan keputusan, laporan – laporan yang sudah

selesai diproses nantinya digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan

manajemen maupun pihak lain yang membutuhkan. Informasi disajikan dinilai dari

tiga hal yaitu akurat, relevan dan up to date (tepat waktu).

Tabel : Analisis Informasi

No Faktor Hasil analisis

1

2

Keakuratan

Ketepatan

waktu

- Informasi tentang data yang diolah yakni data

pegawai,data jabatan ,data pangkat belum tentu akurat

karena pencatan masih manual. misal penulisan yang

tidak jelas dan kesalahan pencatatan.

- Dari segi laporan sering terjadi keterlambatan antara

permintaan terhadap laporan dengan kedatangan laporan

itu sendiri yang disebabkan oleh hilang atau rusaknya

9

3

Relevan

data-data yang dibutuhkan untuk menyusun laporan.

- Misalkan adanya kerangkapan data sehingga informasi

yang dihasilkan tidak akurat sesuai dengan kenyataan

c) Ekonomi ( Economy )

Dalam pengolahan data kepegawaian yang dilakukan pada Balai Penyuluhan

Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung membutuhkan

waktu yang cukup lama karena pengolahan data dilakukan secara manual dan

membutuhkan biaya yang banyak. Nilai ekonomis merupakan salah satu motivasi

dalam suatu proyek pengembangan. Untuk membuat sistem baru tentu saja

memerlukan biaya tambahan dalam pengembangannya.

Tabel : Analisis Ekonomi


1 Biaya - Penggunaan Kertas dan alat tulis membutuhkan biaya

yang tidak sedikit.

- Biaya operasional meningkat karena pengolahan data

kepegawaian sirkulasi masih dilakukan secara manual.

d) Pengendalian ( Control )

Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk

menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan

sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi.

Tabel : Analisis Pengendalian


1 Hak Akses Sistem hanya dapat diakses oleh admin karena keamanan

data harus terjamin.

e) Efisiensi ( Efficiency )

Efisiensi berhubugan dengan bagaimana suatu sumber daya digunakan dengan

pemborosan minimal.

Tabel : Analisis Efisiensi


1 Sumber Daya

yang digunakan

Sumber daya yang dipakai lebih banyak karena masih

melakukan dokumentasi manual yaitu terjadi pemborosan

waktu, personil dan peralatan berupa kertas, terlebih jika

terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan.

10

f) Analisis Pelayanan ( Service)

Tabel : Analisis Pelayanan


1 Pelayanan - Pencarian data kepegawaian yang membutuhkan waktu

lama ±15 menit

- Pelayanan informasi membutuhkan waktu yang cukup

lama sehingga pelayanan yang diberikan kurang

memuaskan.

2. Analisis Kebutuhan Sistem Perancangan dan pengembang sistem memiliki tujuan agar dapat

memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja.

Dalam rangka pengembangan sistem informasi akademik. Peralatan yang diperlukan

dalam pengembangan sistem antara lain :

1. Perangkat Keras ( Hardware )

Perangkat keras disini adalah alat yang digunakan untuk pengolahan

data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan diantaranya

komputer, printer, scanner dll.

2. Perangkat Lunak ( Software )

Program software yang digunakan untuk mengendalikan kegiatan dari sistem ini

adalah dengan menggunakan sistem operasi Windows XP Profesional SP 3,

Visual Basic dan SQL Server sebagai Databasenya.

3. Teknologi Teknisi ( Brainware )

Dalam pengembangan sistem ini dibutuhkan orang – orang yang

mengerti cara kerja sistem dan pemeliharaan sistem.

3. Studi Analisis Kelayakan Menurut: Jogiyanto HM. Analisis dan Desain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Edisi KeTiga; Andi

Offeset.Yogyakarta.2005

Studi kelayakan merupakan proses mempelajari dan menganalisa masalah

yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang harus dicapai. Tujuan utama

dari analisa kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan

diterapkan sebagai pengembang dari sistem yang lama layak dipakai atau tidak.

Beberapa analisis yang digunakan untuk menguji sistem baru ini :

a) Kelayakan Teknologi

Teknologi komputer dalam berbagai macam bentuk dapat menunjang kinerja

yang sangat dibutuhkan khususnya untuk menghasilkan informasi yang akurat.

11

b) Kelayakan Hukum

Dalam hal ini perangkat lunak yang harus digunakan harus resmi sesuai dengan

perijinan yang ada, sehingga tidak menyimpang dari ketentuan hukum yang

berlaku dan ditinjau dari segi hokum yang berlaku di Indonesia maka rancangan

sistem baru layak untuk diterapkan.

c) Kelayakan Operasional

Ditinjau dari fasilitas yang telah dimiliki dan adanya keinginan untuk

menjadikan sistem informasi akademik yang lama menjadi sistem informasi

akademik yang baru di Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan

(BP3K) Ngadirejo Temanggung, maka sangat pantas hal ini direalisasikan.

d) Kelayakan Ekonomi

Dengan sistem yang baru manfaat yang diperoleh lebih besar dari biaya

yang dikeluarkan serta dasar yang digunakan untuk membangun sistem yang

sudah tersedia maka sistem yang baru ini dkatakan layak.

• Analisis Biaya dan Manfaat

Untuk mendukung penerapan dan pengembangan sistem, agar dapat

berjalan dengan baik tidak lepas dari faktor biaya untuk melakukan perubahan

sistem yang diperlukan juga analisis mengenai efektifitas sistem baru supaya

biaya yang dikeluarkan sesuai dengan menfaat, oleh karena itu sebelum sistem

ini ditetapkan perlu diperhitungkan kelayakan ekonominya.

1) Komponen – komponen biaya

a) Biaya Pengadaan

Biaya pengadaan termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan

memperoleh perangkat keras.

b) Biaya Persiapan Operasi

Biaya persiapan operasi juga biasanya merupakan biaya – biaya yang terjadi

diawal tahun sebelum sistem dioperasikan.

c) Biaya Proyek

Biaya proyek ( Project Related Cost ) berhubungan dengan biaya – biaya untuk

mengembangkan sistem termasuk penerapannya.

d) Biaya Operasi dan Biaya Perawatan

Biaya operasi adalah biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem

supaya sistem dapat dioperasikan. Sedangkan biaya perawatan adalah biaya

yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya.

2) Komponen – komponen manfaat

12

Manfaat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk

keuntungan berwujud ( Tangible Benefits ) merupakan keuntungan yang berupa

penghematan – penghematan atau peningkatan dalam instansi yang dapat

diukur secara kuantitas dalam bentuk nilai uang dan keuntungan tidak berwujud (

Intangible Benefits ) merupakan keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur

dalam bentuk satuan nilai uang, maka cara pengukurannya dapat dilakukan

dengan taksiran. Selain komponen – komponen diatas proses pengembangan

sistem ini agar menjadi sistem yang lebih baik harus ditunjang dengan perangkat

– perangkat teknologi yang memadai seperti :

a) Perangkat Lunak ( Software )

Perangkat lunak yang digunakan untuk pengembangan sistem adalah sistem

operasi Microsoft XP Profesional SP 3.

b) Perangkat Keras ( Hardware )

Perangkat keras untuk memasukkan data, memproses data dan data keluaran.

c) Perangkat Manusia ( Brainware )

Perangkat manusia memegang peranan penting dalam pengembangan suatu

sistem. Perangkat inilah yang nantinya akan mengoperasikan teknologi tersebut.

d) Perangkat Lunak ( Software )

Perangkat lunak yang digunakan untuk pengembangan sistem adalah sistem

operasi Microsoft XP Profesional.

Jenis Perangkat Lunak ( Software ) Rupiah

Windows XP Profesional SP 3

Microsoft SQL server 2000

Total

Rp 1.706.550,-

Rp 3.440.625,- +

Rp 5.147.175,-

Tabel 3.9 : Rincian Biaya Software Sumber : www.amazon.com

e) Perangkat Keras ( Hardware )

Konfigurasi perangkat keras yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

Jenis Hardware Harga

Komputer 1 Unit Lengkap

Printer Canon MP 258

Rp 3.314.000

Rp 650.000

Total Biaya Rp 3.964.000

Tabel 3.10 : Rincian Biaya Hardware

Sumber : Brosur ASC Computer tanggal 05 Des 2011

f) Perangkat Manusia ( Brainware )

Perangkat manusia memegang peranan penting dalam pengembangan

suatu sistem. Perangkat inilah yang nantinya akan mengoperasikan teknologi

13

http://www.amazon.com/

tersebut. Oleh karena itu perlu dilakukan pelatihan bertahap perangkat manusia

yang akan menggunakan sistem baru tersebut nantinnya. Dan penelitian

dilapangan dan berdasarkan kebutuhan untuk mengembangkan sistem lama dan

sistem baru, maka dapat dijelaskan rincian biaya dan manfaat proyek berikut :

Analisis Biaya dan Manfaat

Keterangan Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2

A. Biaya – Biaya 1. Biaya Pengadaan Biaya Hardware Biaya Software

Total 2. Biaya Operasi Biaya Konversi Sistem Biaya Pelatihan Personil

Total 3. Biaya Perawatan & Operasi Biaya Overhead Listrik Biaya Perawatan Sistem

Total Total Keseluruhan Biaya

B. Manfaat –Manfaat 1. Keuntungan berwujud Pengurangan Biaya Operasi Pengurangan Kesalahan

Proses Total

2. Kentungan tak berwujud Peningkatan Kinerja Personil

Rp 3.964.000 Rp 5.147.175 Rp 9.111.175 Rp 425.452 Rp 138.500 Rp 563.952

Rp 989.424 Rp 410.000 Rp 1.399.424 Rp 1.399.424 Rp 4.776.000 Rp 612.000 Rp 5.388.000 Rp 1.728.000

Rp 1.088.366 Rp 410.000 Rp1.498.366 Rp1.498.366 Rp 7.750.000 Rp 680.000 Rp 8.430.000 Rp 1.900.800

Total Keseluruhan Manfaat Rp 9.675.127 Rp 7.116.000 Rp 10.330.800

Selisih Total Manfaat dengan Total biaya

Rp 9.675.127 Rp 5.716.576 Rp 8.832.434

Tabel 3.1 : Hasil Analisis Biaya dan Manfaat

• Metode Periode Pengembalian ( Payback Period )

Payback Period = Proceed (total manfaat - total biaya).

Total biaya investasi / tahun (9.675.127) Proceed I 5.716.576 _

3.958.551

14

Biaya investasi pada tahun pertama bisa ditutup dengan menggunakan

Proceed ke-II sebesar Rp. 9.675.127,-. Dengan perhitungan 3.958.551 / 9.675.127.

= 0.40. Sehingga waktu yang dibutuhkan untuk membayar kembali investasi adalah

1 + 0,40 = 1,40. Jadi waktu yang dibutuhkan selama 1 tahun 4 bulan. Karena nilai

pengembalian modal bisa dilakukan sebelum 2 tahun, maka proyek ini dinyatakan

layak.

• Metode Pengembalian Investasi ( Return Of Invesment )

ROI : Total Manfaat – Total Biaya × 100%

Total Biaya

Biaya tahun 0 = Rp 9.675.127,-



Jadi total biaya adalah Rp 12.572.917,-

Manfaat tahun 1 = Rp 7.116.000,-

Manfaat tahun 2 = Rp 10.330.800,-

Jadi total manfaat adalah Rp.17.446.800,-

= 17.446.800 - 12.572.917 x 100%

12.572.917

= 38,76 %.

Karena nilai ROI di atas 0, maka proyek ini dinyatakan layak.

• Metode Nilai Sekarang Bersih ( Net Present Value )

Rumus :

NPV (Net Persent Value) = -Biaya tahun 0 + Proceed 1 + Proceed 2

(1+i)^1 (1+i)^2

- NPV : Net Present Value

i : Tingkat Bunga Diskonto

n : Umur Proyek Investasi

NPV (Net Persent Value) = - 9.675.127 + 5.716.576 + 8.832.434

15

(1+0,1)^1 (1+0,1)^2

= - 9.675.127 + 5.196.887,27 + 7.299.532,23

= 2.821.292,5

Jadi nilai NPV adalah Rp 2.821.292,5,-.

Dari hasil tersebut diatas dapat diambil kesimpulan bahwa proyek ini dinyatakan

layak untuk diterapkan, karena NPV > 0. Jika Sistem baru sekarang diterapkan atau

dipakai, keuntungan yang diterima adalah sebesar Rp 2.821.292,5

Item Penelitian Syarat Nilai Hasil

Payback Period

Return Of Invesment

Net Present Value

≤ 2 Tahun

>0

>0

1 Tahun 4 Bulan

38,76 %

Rp 2.821.292,5

Layak

Layak

Layak

Tabel 3.12 : Kelayakan Ekonomi

4. Kesimpulan Dengan adanya sistem informasi akademik baru yang berbasis komputer maka

sistem ini diharapkan mampu mengatasi masalah – masalah pada sistem lama, serta

mampu menghasilkan informasi yang berkualitas sehingga dapat membantu pihak –

pihak yang terkait dalam mengambil keputusan. Dengan penggunaan sistem informasi

Kepegawaian yang baru maka pihak (BP3K) bisa memperoleh beberapa keuntungan

antara lain yaitu :

1. Sistem dapat menyajikan informasi kepegawaian secara cepat, tepat, dan

akurat

2. Dapat menghemat waktu dalam proses penginputan ( penyimpanan ) data.

3. Memudahkan dalam proses pencarian data yang dibutuhkan.

4. Hasil laporan data kepegawian yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan

mudah dan tepat waktu.

5. Dengan menerapkan sistem informasi kepegawaian yang berbasis komputer

maka beban kerja user menjadi lebih ringan.

6. Sistem baru yang diusulkan nantinya diharapkan mampu menggantikan

sistem yang lama sehingga dapat mengerjakan tugas – tugas yang efektif.

16

17

DAFTAR PUSTAKA Fathansyah, IR. Buku Teks Komputer Basis Data.

Hanif Al Fatta. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi; Yogyakarta.

Heri Sismoro. Pengatar Logika Informatika, Algoritma, dan Pemrograman Komputer. Andi; Yogyakarta.

I Jerry Fizt Geraid. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi; Yogyakarta.

Jogiyanto HM. Analisis dan Desain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Edisi KeTiga; Andi Offeset.Yogyakarta.2005

Komputer ,W. Tips & Trik Pemrograman Visual Basic 6.0 Utami, E. RDBMS USING MS. SQL SERVER 2000.

.

analisis dan perancangan sistem informasi...

Documents