ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMA NEGERI 3 MODEL

SORONG

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Yuliana Irianti Making

08.12.2904

kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2012

THE ANALYSIS AND DESIGN LIBRARY INFORMATION SYSTEM OF SMA NEGERI 3 MODEL SORONG

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

PADA SMA NEGERI 3 MODEL SORONG

Yuliana Irianti Making Bambang Sudaryatno

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Currently, technological developments occur rapidly. The development of this

technology resulted in all aspects of life developed. Humans want things effectively and

efficiently. This makes the role of computers in human life becomes very important.

Systems that have been computerized promising faster service compared with the

manual system.

Existing library information systems at SMA Negeri 3 Model Sorong currently still

using manual systems, by taking notes, recording manually which takes longer.

Final purposes from their experiment is to make easier assist librarians in

particular and generally SMA Negeri 3 Model Sorong in order to provide maximum

service to its students. This information system will be built by using Microsoft Visual

Basic 6.0 software and Microsoft SQL Server 2000.

Keyword : SMA Negeri 3 Model Sorong, Library, Information System.

1. PENDAHULUAN

Dalam era globalisasi saat ini, pelayanan yang cepat dalam melakukan suatu

transaksi, baik transaksi keuangan maupun non-keuangan menjadi pilihan banyak

orang.

Perpustakaan dalam sebuah lingkup pendidikan, sangat berperan penting dalam

membantu proses belajar mengajar.. Para guru bisa mencari referensi untuk

keperluan bahan mengajar. Para siswa bisa memanfaatkan perpustakaan untuk

menambah pengetahuan, dengan membaca di perpustakaan, atau dengan

meminjam buku Perpustakaan yang ada di SMA Negeri 3 Model Sorong, dalam

melakukan transaksi pinjam meminjam buku masih menggunakan pencatatan secara

manual.

2. LANDASAN TEORI

2.1. Definisi Sistem

Dalam mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua metode pendekatan yang

menekankan pada pendekatan prosedur dan pendekatan elemen atau komponen.

1. Pendekatan Prosedur

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk

menyelesaikan suatu sasaran tertentu”1

2. Pendekatan Elemen atau Komponen

“Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai

tujuan tertentu”2

2.2. Definisi Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga

informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi Menurut Barry E Cushing,

informasi didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data yang di organisasikan dan

berguna bagi orang atau pihak yang menerimanya

Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

1 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik

Aplikasi Bisnis, (Edisi Ketiga ; Yogyakarta : Andi Offet, 2005), hal 1. 2 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik

Aplikasi Bisnis, (Edisi Ketiga ; Yogyakarta : Andi Offet, 2005), hal 2.

2.2.1. Kualitas Informasi

Informasi yang berkualitas akan sangat mempengaruhi keputusan yang

akan diambil oleh seorang manajer atau pemimpin. Adapun kualitas dari

suatu informasi ditentukan oleh karakteristik-karakteristik sebagai berikut :

1. Akurat berarti informasi yang dihasilkan harus benar-benar

terbebas dari kesalahan-kesalahan. Informasi yang akurat dapat

mengurangi kesalahan dalam pengambilan keputusan.

2. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk

pemakainya. Relevansi informasi bagi setiap orang atau organisasi

pasti berbeda-beda antara yang satu dengan yang lainnya.

3. Tepat Waktu berarti informasi yang disampaikan pada penerima

tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak bernilai

lagi. Keterlambatan mengakibatkan perubahan dalam pengambilan

keputusan.

2.3. Definisi Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam

pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information

systems) atau disebut juga dengan processing system. Sistem informasi adalah

suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-

laporan yang diperlukan.

2.4. Definisi Sistem Informasi Perpustakaan

Perpustakaan adalah sebuah ruangan atau bagian dari sebuah gedung yang

digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan

menurut tata susunan tertentu digunakan pembaca dan bukan untuk dijual. Sistem

informasi perpustakaan adalah proses komputerisasi untuk mengelola data suatu

perpustakaan, mulai dari katalogisasi koleksi, pengolahan data anggota sampai

proses peminjaman dan pengembalian koleksi beserta aturan-aturannya seperti

lamanya peminjaman dan perhitungan denda keterlambatan.

2.5. Teori Analisis

Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-

fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan

masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari

seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi

untuk mencapai tujuan mereka

2.6. Konsep Pemodelan Sistem

2.6.1. Flowchart

Flowchart terbagi menjadi dua yaitu flowchart program dan flowchart

sistem. Flowchart program adalah suatu program yang menggambarkan atau

mempresentasikan suatu algoritma atau prosedur untuk menyelesaikan

masalah. Sedangkan flowchart sistem adalah bagan yang menggambarkan suatu

prosedur dan proses suatu file dalam suatu media menjadi file dalam media

yang lain dalam suatu sistem data.

Flowchart digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu

yang dapat berupa input, output, proses, storage media, laporan, dan lain-lain.

2.6.2. DFD

Data flow diagram (DFD) adalah penggambaran sistem secara logika.

Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai (user) yang

kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti isi sistem yang akan

dikerjakan/dikembangkan..

2.7. Konsep Dasar Sistem Basis Data

Sistem basis data adalah suatu sistem yang menyusun dan mengelola record-

record dengan menggunakan komputer untuk merekam atau menyimpan serta

memelihara data sebuah organisasi atau perusahaan, sehingga mampu

menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan

keputusan.

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1. Identifikasi Masalah

Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang harus dipecahkan.

Masalah yang ada inilah yang menjadi penyebab tidak tercapainya sasaran dari

sebuah sistem. Adapun masalah yang timbul dalam sirkulasi perpustakaan pada

SMA Negeri 3 Model Sorong adalah sebagai berikut :

1. Dalam pencatatan data sirkulasi baik peminjaman maupun pengembalian masih

terdapat banyak kendala dikarenakan pencatatan sirkulasi masih manual

menggunakan lembaran-lembaran buku yang berbentuk arsip (arsipnya tidak

beratur).

2. Pencarian data anggota dan data buku masih sulit karena untuk mencari data

tersebut, petugas harus membuka lembaran-lembaran buku arsip yang

membutuhkan waktu yang lebih lama dan juga dibutuhkan ketelitian yang tinggi

dari petugas.

3. Pembuatan laporan-laporan masih mengalami kesulitan. Petugas harus

mengecek dengan teliti point-point yang akan di masukkan ke dalam laporan dari

arsip-arsip sirkulasi peminjaman dan pengembalian.

3.2. Analisis Kebutuhan Sistem

Tujuan dari fase analisis kebutuhan sistem adalah memahami dengan sebenar-

benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem untuk

memenuhi kebutuhan sistem tersebut atau bahkan memutuskan bahwa sebenarnya

pengembangan sistem baru tidak di butuhkan.

3.3. Analisis Kelayakan Sistem

Studi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menentukan

kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau

dihentikan. Fase ini merupakan fase yang cukup penting, dimana akan dilakukan

studi kelayakan terhadap sistem yang akan dibuat. Studi kelayakan akan menilai dari

berbagai sisi apakah sistem layak untuk diimplementasikan atau tidak.

3.4. Perancangan Sistem

3.4.1. Flowchart Sistem

Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem

berjalan.

3.4.2. DFD

Data Flow Diagram sebagai perancangan alur data pengembangan sistem

informasi penjualan yang terstruktur dan jelas.

3.5. Perancangan Basis Data

Perancangan basis data adalah tahap untuk menemukan struktur komponen

database yang paling tepat untuk sistem yang sedang dibangun. Tahapan dalam

perancangan basis data dimulai dari tahapan normalisasi, hingga relasi tabel berikut

tipe datanya.

3.6. Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka sistem dilakukan dengan membuat desain tampilan

antar muka sistem yang berfungsi sebagai alat komunikasi antar pengguna dengan

sistem yang dibangun.

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

Implementasi merupakan tahapan dimana sistem siap untuk dioperasikan, pada

tahap ini sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan

teknologi telah dilakukan seleksi.

4.1. Pembuatan Program

Sebelum proses implementasi sistem di lakukan, terlebih dahulu dilakukan

pembuatan program tersebut untuk membangun sistem yang diinginkan. Dalam

pembuatan program ini dilakukan dengan cara pembuatan database, pembuatan

form tampilan program, mengkoneksikan program dengan database dan penulisan

script program.

4.2. Pengujian Program

Sebelum program diterapkan, perlu dilakukan pengetesan terhadap program

untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Jika sistem yang

dibuat telah memenuhi permasalahan yang diminta maka sistem dapat dinyatakan

layak penggunaannya tetapi jika belum sesuai maka dilakukan pengecekan dan

perbaikan ulang terhadap kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem.

4.3. Instalasi Program

Instalasi program ini adalah mengimplementasikan sistem informasi

perpustakaan baru yang telah dibangun. Instalasi program dilakukan pada komputer

yang telah dipersiapkan dengan menggunakan CD yang telah diisi program aplikasi

tersebut.

4.4. Pengujian Sistem

Tahapan ini bertujuan untuk memeriksa kinerja antar sistem yang

diimplementasikan dan untuk memastikan semua komponen-komponen dari sistem

telah berfungsi sesuai dengan yang diinginkan.

4.5. Pemilihan dan Pelatihan Personil

1. Pemilihan Personil

Personil yang dipilih adalah pegawai perpustakaan SMA Negeri 3 Model

Sorong, dengan pertimbangan bahwa karyawan tersebut sudah memahami

kinerja perpustakaan, sehingga hanya diperlukan penyesuaian terhadap

sistem yang baru.

2. Pelatihan Personil

Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal

yang belum dipahami. Metode yang biasa ditempuh untuk melakukan

pelatihan personil, yaitu:

1) Pelatihan Prosedur

2) Pelatihan Tutorial

3) Pelatihan Praktek Kerja

4.6. Konversi Sistem

Konversi sistem merupakan pengalihan sistem dari sistem yang lama ke sistem

yang baru. Pada sistem informasi perpustakaan ini mengunakan konversi sistem

parallel. Pendekatan konversi parallel dilakukan dalam jangka waktu satu periode

waktu tertentu. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan bahwa apabila sistem tidak

berjalan sesuai yang diharapkan, maka masih ada data-data pada sistem yang lama,

sehingga kegiatan pengolahan data tetap dapat berjalan.

4.7. Manual Program

Digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan program

aplikasi. Berikut petunjuk menjalankan aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan pada

SMA Negeri 3 Model Sorong.

4.7.1 Tampilan Menu Login

Form login ini berfungsi untuk membatasi hak akses pengguna aplikasi ini. Form

ini adalah yang pertama kali muncul, saat aplikasi perpustakaan ini di jalankan.

Gambar 4.11 Form Login

4.7.2 Tampilan Menu Utama

Gambar 4.10 Form Menu Utama Form utama ini menampilkan menu utama dalam sistem informsi perpustakaan, yaitu

file, master data, peminjaman, pengembalian dan laporan.

1. File, digunakan untuk mengganti password, meminimizekan aplikasi dan

untuk keluar dari aplikasi.

2. Master data, digunakan untuk menginputkan data : data anggota, data

pengarang, data penerbit, data jenis buku, data buku dan data denda

3. Peminjaman, digunakan untuk merecord peminjaman buku yang terjadi

di perpustakaan SMA Negeri 3 Model Sorong.

4. Pengembalian, digunakan untuk merecord pengembalian buku yang di

pinjam di perpustakaan SMA Negeri 3 Model Sorong.

5. Laporan, digunakan untuk melihat aktivitas dan data yang telah

tersimpan dalam program: laporan anggota, laporan buku, laporan

peminjaman dan laporan pengembalian buku.

4.7.3 Form Input Data Anggota

Form input data Anggota adalah form yang digunakan untuk menambah,

mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan data anggota. Jadi form

anggota ini dapat menyimpan data-data anggota yang ada di perpustakaan SMA

Negeri 3 Model Sorong.

Gambar 4.11 Form Input Data Anggota 4.7.4 Input Data Petugas

Form input data petugas adalah form yang digunakan untuk menambah,

mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan data petugas. Jadi form

petugas ini dapat menyimpan data-data petugas perpustakaan yang ada di

perpustakaan SMA Negeri 3 Model Sorong.

Gambar 4.13 Form Data Petugas

4.7.5 Input Data Pengarang

Form input data Pengarang adalah form yang digunakan untuk menambah,

mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan data Pengarang . Jadi form

pengarang ini dapat menyimpan data-data Pengarang buku.

Gambar 4.14 Form Data Pengarang 4.7.6 Form input data Penerbit

Form input data Penerbit adalah form yang digunakan untuk menambah,

mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan data penerbit . Jadi form

petnerbit ini dapat menyimpan data-data penerbit buku.

Gambar 4.14 Form Data Penerbit

4.7.7 Form Jenis Buku

Form input jenis buku adalah form yang digunakan untuk menambah,

mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan jenis buku . Jadi form jenis

buku ini dapat menyimpan jenis-jenis buku.

Gambar 4.15 Form Jenis Buku

4.7.8 Form Data Buku

Form input buku adalah form yang digunakan untuk menambah, mengubah,

menyimpan, menghapus, dan membatalkan jenis buku . Jadi form buku ini dapat

menyimpan data-data buku.

Gambar 4.16 Form Buku

4.7.9 Form Peminjaman

Form peminjaman adalah form yang digunakan untuk mencatat record

peminjaman buku yang di pinjam oleh anggota perpustakaan . Jadi form peminjaman

ini dapat menyimpan data-data peminjaman buku.

Gambar 4.17 Form Peminjaman buku

4.7.10 Form Pengembalian Buku

Form pengembalian buku adalah form yang digunakan untuk mencatat

record pengembalian buku yang di kembalikan oleh anggota perpustakaan . Jadi

form pengembalian buku ini dapat menyimpan data-data pengembalian buku.

Gambar 4.17 Form Pengembalian buku

4.7.11 Form Denda

Form denda ini digunakan untuk mengatur besarnya denda yang harus di

bayar oleh anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan buku.

Dihitung per hari dan per buku.

Gambar 4.18 Form Denda

4.7.12 Laporan Anggota

Gambar 4.19 Laporan Anggota

4.7.13 Laporan Buku

Gambar 4.20 Laporan Buku

4.7.14 Laporan Peminjaman

Gambar 4.21 Laporan Peminjaman

4.7.15 Laporan Pengembalian Buku

Gambar 4.22 Laporan Pengembalian Buku

5 KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-

bab sebelumnya dan dalam pengakhiri pembahasan “Analisis dan Perancangan

Sistem Informasi Perpustakaan pada SMA Negeri 3 Model Sorong” maka penulis

mengambil kesimpulan bahwa :

1. Proses pencatatan dan pengolahan data anggota maupun data buku

yang berjalan selama ini masih menggunakan cara manual. Belum

adanya program aplikasi khusus untuk mencatat dan mengolah data-

data perpustakaan mengakibatkan pelayanan informasi mengenai data

buku, anggota maupun laporan-laporan yang dihasilkan masih kurang

memuaskan. Misalnya saja kerumitan dalam pencarian data anggota,

data buku, data peminjaman dan pengembalian buku. Hal ini tentu

menghabiskan banyak waktu. Selain itu kesalahan-kesalahan dalam

pencatatan yang membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu

sangat perlu dibenahi sehingga pelayanan yang dapat diberikan oleh

para petugas perpustakaan juga menjadi lebih cepat. Oleh karena itu

sistem manual saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem yang

terkomputerisasi.

2. Adapun kelebihan sistem terkomputerisasi dibandingkan sistem yang

ada saat ini (manual) adalah :

a. Dapat mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data

anggota, data jenis buku, data pengarang, data penerbit, data buku,

data peminjaman dan pengembalian buku.

b. Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas dan lebih cepat

sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan.

c. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan,

pencarian data dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang

hasilkan lebih tepat waktu, akurat dan relevan bagi pihak-pihak yang

membutuhkan informasi mengenai perpustakaan.

Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan pencatatan,

pencarian data serta pembuatan laporan akan lebih efektif dan efisien. Sehingga

pelayanan terhadap anggota dan pihak-pihak lain yang berkepentingan dapat

ditingkatkan.

5.2. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis juga mempunyai beberapa saran

bagi pihak SMA Negeri 3 Model Sorong yang dapat dipertimbangkan dalam

meningkatkan pelayanan dan kinerja petugas perpustakaan.

Adapun saran yang penulis usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak

SMA Negeri 3 Model Sorong guna untuk meningkatkan kualitas pelayanan

perpustakaan yaitu :

1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang

terkomputerisasi, dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah dan

menyajikan data lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem

yang manual.

2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penulis usulkan, dalam

sistem tersebut dapat digunakan untuk proses pencatatan dan

pengolahan data.

3. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh pihak SMA Negeri

3 Model Sorong, maka perlu diadakan pelatihan personil dalam

menangani pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan bertindak

sebagai admin dan petugas lainnya, supaya proses penginputan data

dapat berjalan dengan lancar.

4. Dalam pembuatan aplikasi ini penulis menyadari bahwa masih banyak

kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan

aplikasi dikarenakan keterbatasan penulis, untuk itu saran dan kritik

sangat penulis harapkan. Penulis juga berharap semoga sistem ini dapat

dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.

Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penulis sampaikan. Penulis

berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan,

pencarian dan pengolahan data-data perpustakaan serta pembuatan laporan-

laporan. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang

berguna dalam pengambilan keputusan bagi kemajuan SMA Negeri 3 Model

Sorong.

DAFTAR PUSTAKA

Kusrini dan Andi Koniyo (2008).Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi

Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft Sql Server, Yogyakarta :

Penerbit Andi.

Utami, Ema.2008. RDBMS menggunakan MS SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi

Offset.

M Areif, Rudiyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000, Yogyakarta : Andi Offset

HM, Jogiyanto.2005.Analisis dan Desain Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis(Edisi Ketiga), Yogyakarta : Andi Offset

Teguh, Wahyono.2004.SISTEM INFORMASI(Konsep Dasar, Analisis Desain dan

Implementasi), Yogyakarta : Graha Ilmu

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft

SQL. Yogyakarta : Andi Offset

HM Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yoygakarta : Andi

Offset

http://artikelit.com/artikel/sistem -informasi-perpustakaan

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta :

Andi Offset