ANALISA JABATAN( JOB ANALYSIS )

Analisa

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memenuhi Tugas Mata KuliahMANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA ( MSDM )Dosen :

OlehEVI SILVIA AGUSTIN31 13 019

JURUSAN ADMINISTRASI BISNISUNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL ULUMJOMBANG2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah swt atas limpahan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penyusun dapat menyelesaikan Makalah tentang ANALISA JABATAN ( JOB ANALYSIS ) ini dengan lancar. Penyusunan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia.Makalah ini disusun dari hasil penyusunan data-data sekunder yang penyusun peroleh dari sumber informasi yang berkaitan dengan Analisa Jabatan ( Job Analysis ). Tak lupa penyusun ucapkan terima kasih kepada pengajar mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia atas bimbingan dan arahan dalam penyusunan makalah ini. Juga kepada rekan-rekan mahasiswa yang telah mendukung sehingga dapat diselesaikannya makalah ini.Penyusun harap, dengan membaca laporan ini dapat memberi manfaat bagi kita semua. Memang makalah ini masih jauh dari sempurna, maka penyusun mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi perbaikan menuju arah yang lebih baik.Jombang, 18 Juni 2015 Penyusun

DAFTAR ISI

Kata Pengantar .iDaftar Isi ii

BAB IPENDAHULUAN1.1 Latar Belakang Masalah11.2 Rumusan Masalah 31.3 Manfaat 3

BAB IIPEMBAHASAN2.1 Definisi Dan pengertian Job Analysis42.2 Informasi Yang Diperoleh Dari Job Analysisi82.3 Tujuan Analisis Jabatan102.4 Kegunaan Analisa Jabatan112.5 Metode Dan Pengumpulan Informasi Bagi Analis Jabatan122.6 Teknik Melakukan Analisis Jabatan13

BAB IIIPENUTUP3.1 Kesimpulan163.2 Saran16DAFTAR PUSTAKA

i

BAB IPendahuluan

1.1 Latar BelakangKualitas organisasi atau lembaga biasanya dilihat dari kuantitas dan kulitas produk yang berupa barang atau jasa. Untuk mendapatkan produk dengan kuantitas yang banyak dan kualitas yang baik, kinerja pimpinan dan anak buahnya sangat menentukan. Manusia yang ada di dalamnya sangat besar pengaruhnya sekalipun suatu perusahaan menggunakan alat modern dan canggih faktor. Hal ini seperti apa yang dikatakan Robert L. Mathis dan John H Jackson (2001; 4) Sumber Daya Manusia dipandang semakin besar peranannya bagi kesuksesan organisasi, maka banyak organisasi kini menayadari bahwa unsur manusia dalam organisasi dapat memberikan keunggulan bersaing.Organisasi atau lembaga di bidang pendidikan juga sama seperti halnya sebuah perusahaan, sumber daya manusia (SDM) merupakan faktor penentu keberhasilan tujuan pendidikan. Hal ini sejalan dengan pernyataan Sergiovanni, et.al (1987:134) yang menyatakan bahwa :Perhaps the most critical difference between the school and most other organization is the human intensity that characterize its work. School are human organization in the sense that their products are human and their processes require the sosializing of humans (Barangkali perbedaan yang paling kritis (menonjol) antara sekolah dan hampir semua organisasi adalah intensitas manusia yang menandai pekerjaannya. Sekolah adalah organisasi manusia yang di dalamnya memproduk manusia dan prosesnya memerlukan sosialisasi dari manusia.Pendapat tersebut menunjukan bahwa masalah sumberdaya manusia menjadi hal yang sangat dominan dalam proses pendidikan/pembelajaran, hal ini juga berarti bahwa mengelola sumberdaya manusia merupakan bidang yang sangat penting dalam melaksanakan proses pendidikan/pembelajaran di sekolah.Uraian di atas menunjukkan bahwa sumber daya manusia perlu dikelola dengan sebaik-baiknya. Pengelolaan tersebut merupakan tugas dari Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM).Salah satu tugas MSDM adalah untuk mendayagunakan sumberdaya manusia yang dimilikinya secara optimal. Pendayagunaan ini seringkali berarti mengupayakan agar sumberdaya manusia itu mampu dan mau bekerja secara optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Upaya tersebut dilakukan melalui proses manajemen terhadap sumberdaya manusia, dengan berbagai kegiatannya Manusia akan mau dan mampu untuk bekerja dengan dengan baik bilamana ditempatkan pada posisi dengan jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, serta bila mana bisa memenuhi kebutuhannya dengan melakukan pekerjaan itu. lni berarti bahwa perusahaan harus bisa menempatkan orang pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, dengan tidak lupa mempertimbangkan upaya pemenuhan kebutuhannya. Secara singkat dapat dikatakan bahwa manajemen sumberdaya manusia sangat erat kaitannya dengan motto "The Right Man on the Right Place and the Right Time". Jadi manajemen sumber daya manusia pada saat yang tepat harus bisa mengusahakan agar tenaga kerja itu ditempatkan pada posisi yang tepat sesuai dengan minat dan kemampuannya. Penerapan motto "The Right Man on the Right Place at the Right Time" ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur "Place-" nya, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (man) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai Jabatan.Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih jauh, sehingga perlu ada pengertian yang seragam dalam memahami tulisan ini.Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda. Bahkan ironisnya para pemegang jabatan itu sendiri kadangkala tidak tahu atau merasa ragu tentang apa yang seharusnya dikerjakan Permasalahan tersebut perlu dilakukan Analisa Jabatan. Suatu studi yang secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berhubungan dengan suatu jabatan 1.2 Rumusan MasalahBerdasarkan uraian tersebut penulis dapat merumuskan hal-hal sebagai berikut :1. Apa definisi dan pengertian Job Analysis ( Analisa Jabatan ) ?2. Informasi apa saja yang diperoleh dari job analysis ?3. Apa tujuan analisis jabatan ?4. Bagaimana Metode dan proses pengumpulan informasi bagi analisis jabatan ?5. Bagaimana Teknik melakukan analisis jabatan ?6. Apa saja Elemen elemen cakupan analisa jabatan ?

1.3 Manfaat PenulisanSesuai dengan rumusan masalah yang telah dibuat oleh penulis, maka makalah ini tentunya berguna untuk memberikan informasi dan gambaran kepada para pembaca mengenai Analisa Jabatan, mulai dari definisi hingga elemen elemen yang menjadi pokok bahasan Analisa Jabatan.

BAB IIPEMBAHASAN

2.1 Definisi dan Pengertian Job AnalisisMenurut Malayu (2005;28) Job Analisis (analisis pekerjaan) adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana pekerjaannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan.Menurut Umar (2005:6) bahwa analisis pekerjaan adalah merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan orang lain untuk tujuan manajemen. Menuurt Gomes (2003;91) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati atau mengadakan interview pada pekerjaan, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Benandin & Russell dalam Gomes (2003:91) mengatakan analisis pekerjaan ini akan menghasilkan daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan penglaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin (1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.Job analisis is involves developing a detailed description of the tasks involve in a job, determining the relationship of a given job to other jobs, and ascertain the knowledge, skills, and abilities necessary for an employee to successfully perform the job (Robbin, 1993).Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi terpercaya dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu (job analisis is the systematic process of collecting relevant, work-related information related to the nature of a specific job). Hal senada juga dikemukan oleh Bernardin & Russel: job analisis is the process of gathering information about a job (Bernardin & Russel, 1993).Berdasarkan batasan-batasan di atas maka menurut penulis analisis pekerjaan memiliki arti yang sama dengan analisis jabatan, yaitu proses pengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematisJenis analisis jabatan menurut Gomes (2003;95-101) membagi dua jenis analisis jabatan, yaitu analisis jabatan tradisional (traditional job description) dan analisis jabatan yang berorientasikan hasil (result-oriented job description).1. Traditional Job analysisAnalisis jabatan secara tradisonal yaitu dengan mencari informasi melalui tiga aspek, yaitu: (1) tanggung jawab (responsibilities), (2) merinci unit organisasi agar pekerja bertanggung jawab, tunduk kepada pengarah dan bagian pengendali pelaksana; kewajiban-kewajiban (duties) umum seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan;dan (3) kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan.Kelemahan dari analisis jabatan tradisional adalah perhatian perusahaan tidak ditujukan pada sifat-sifat pekerjaan secara spesifik, tidak ada syarat-syarat bagi pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standar-standar performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja, tidak merinci kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu dari suatu pelayanan yang diinginkan, tidak memikirkan output analysis sehingga tidak bermanfaat bagi perencana SDM yang memerlukannya.2. Result-Oriented Job Description (RODs)Analisis yangberorientasi hasil ini juga dinamakan output-oriented job description, dan ini merupakan suatu kehidupan kecil dalam program-oriented budgets. Uraian pekerjaan yang berorientasikan hasil menguraikan harapan-harapan organisasi yang jelas kepada para pekerja dan sekaligus mendorong para supervisor dan pekerja untuk mengetahui bahwa baik standar maupun imbalan tergantunng pada persyaratan tertentu. Analisis jabatan jenis ini memuat pertanyaan-pertanyaan tentang tasks, conditions, standards, SKAs, qualification. Kelebihan dari model Result-Oriented Job Description (RODs) adalah bahwa model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input personil dan output organisasi bagi para perencana program, menyediakan sarana untuk memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan tujuan yang ditetapkan untuk evaluasi terhadap performansi pekerja bagi para manajer, memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan performansi, kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi dan penempatan para pegawai, dan meningkatkan dampak bagi para manajer kepegawaian terhadap produktifitas organisasi. Selain kelebihan yang telah dipaparkan, model analisis hasil juga mempunyai beberapa kelemahan yaitu perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan peninjauan kembali atas RODs, setiap kedudukan memerlukan RODs tersendiri, dan beberapa kedudukan tidak mempunyai standar performansi yang tidak dapat diukur.Analisis Jabatan mencakup 2 (dua) elemen, yaitu : 1. Uraian Jabatan (Job Description) 2. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)

Uraian Jabatan ( Job Description )Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatujabatan tertentu,yang ditulisberdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan iniadalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untukmenghindariterjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahuibatas-batas tanggungjawab dan wewenang masing-masing jabatan. Hal-halyang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi: 1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan 2. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabilanama jabatan tidak cukup jelas3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagianyangpaling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yangditerima. Bagian ini menjelaskan nama-namajabatan yang adadiatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasanyang terlibat 5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian inimenjelaskan hubunganvertikal dan horizontaljabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja 6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan 7. Kondisi kerja, yangmenjelaskan tentang kondisifisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerjayangberbahaya 8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas

Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah: 1.Persyaratanpendidikan,latihan dan pengalaman kerja 2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 3. Persyaratan fisik dan mental 4. Persyaratan umur dan jeniskelamin

2.2 Informasi yang diperoleh dari job analysisInformasi yang diperoleh dari job analysis adalah perencanaan tenaga kerja (manpower planning), perekrutan dan penempatan (recruitment and placement), pengembangan organisasi (organisation development), pelatihan dan pengembangan (training and development), penggajian dan imbal jasa (compensation and benefit), hubungan industrial (industrial relation), dan juga sistem informasi SDM (human resources information sistem).Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job specification, dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut.1. Perekrutan dan Seleksi (Recruitment and Selection)Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan. Isi spesifikasi dipergunakan menjadi dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.

2. Kompensasi (Compensation)Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dan lain-lain) orang yang akan menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya.

3. Evaluasi JabatanInformasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya risiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan personil. Dengan demikian, perusahaan dapat menetapkan oaji pada posisi jabatan tersebut.

4. Penilaian Prestasi Kerja (Performance Appraisal)Penilaian ptestasi kerja merupakan upaya membandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan atau diselesaikan dengan baik maka uraian pekerjaan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.

5. Latihan (Training)Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program latihan pengembangan. Uraian pekerjaan, perlengkapan, dan jenis keterampilan pekerja digunakan bahan pembantu dalam pengembangan program-program latihan.6. Promosi dan PemindahanInformasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan.

7. OrganisasiInformasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.

8. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.

9. Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplification)Informasi analisis pekerjaan digunakan juga untuk penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.

10. Penempatan (Placement)Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif.

11. Peramalan dan PerekrutanInformasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.

12.Orientasi dan InduksiInformasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi, dan lainnya

2.3 Tujuan Analisis JabatanTujuan Analisis Jabatan menurut Gomes (2003;92) Ada 12 tujuan analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta, yaitu:1. Job description,yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.2. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-kelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu3. Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat4. Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok5. Personel requirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan6. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja7. Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu9. Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja10. Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan11. Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi12. Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi.

2.4 Kegunaan Analisa JabatanUraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain : 1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan 2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang 3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru 4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan 5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi6. Untuk rnerencanakan perubahan - perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja 7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja

2.5 Metode dan Proses Pengumpulan Informasi bagi Analis JabatanJoseph E. Morsh dalam Asad (2004) memperbincangkan beberapa motode dalam analisis jabatan. Metode-metode tersebut adalah metode dengan Questionaire (angket), metode dengan Check-List, dengan wawancara individual, pengamatan, wawancara kelompok, technical conference, catatan harian, metode dengan ikut bersama-sama kerja dan yang terakhir adalah metode teknik critical incident1.WawancaraWawancara harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:a. Pro dan Kontra.Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaannya yang luas mencerminkan keunggulan.b. Pertanyaan pertanyaan yang Khas.Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan secara luas.c. Pedoman Wawancara.

2.KuesionerMeminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.3. ObservasiObservasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik.4. Buku Harian (diary/log)Pendekatan yang lain adalah meminta karyawan membuat buku harian (diary/log) atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk setiap kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan tersebut (bersama dengan waktunya) dicatat oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian.

Analisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa. Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan analisa jabatan) akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi mengenai suatu jabatan. Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah ada, analis jabatan akan terjun ke lapangan mengadakan :1. Penyebaran questioner, 2. Wawancara dengan pemangku jabatan/incumbent, atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate, 3. Observasi. Proses terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah berjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analis jabatan akan menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan, tugastugas yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala dan hambatan, pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan (stake holders). Analis jabatan sebelum mengadakan wawancara, biasanya akan menyebarkan questioner yang berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas. Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan menggenggam informasi yang akan diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Dia akan membuat draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan jabatan tersebut selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan pemangku jabatan, sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan.

2.6 Teknik Melakukan Analisis JabatanAnalisa jabatan adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan dan kemudian menyadurnya ke dalam format yang memungkinkan orang lain untuk mengerti tentang jabatan tersebut.Ada 3 tahap penting dalam proses analisis jabatan yaitu : Mengumpulkan informasi Menganalisis dan mengelola informasi jabatan Menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku.

Analisis jabatan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan). Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan proses analisis jabatan, yaitu:1. Proses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi. Hal ini, nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas. 2. Proses analisis jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut. Ini penting untuk menghindari bias dalam menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini. 3. Kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan adalah kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai rancangan strategi dan struktur organisasi.Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di banyak organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan selera masing-masing atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. Ini membuat tidak adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan mudah untuk diperkirakan munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih tanggung jawab antarjabatan, atau rangkap-merangkap tanggung jawab oleh karena ada beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun, juga akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat besar/luas, sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak masalah seperti kecemburuan dan demotivasi.Format isi uraian jabatan memang bisa sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi yang lain. Namun, dengan kerangka berpikir bahwa uraian jabatan ini diperlukan sebagai bahan dasar informasi untuk proses pengelolaan SDM yang lainnya, maka dalam format uraian jabatan tersebut sebaiknya tersedia informasi minimum sebagai berikut: identitas jabatan, tujuan jabatan, tanggung jawab utama, indikator kinerja, dimensi/ukuran jabatan, dan spesifikasi jabatan. Di luar itu, organisasi dapat memasukkan juga informasi tambahan lainnya, misalnya kewenangan, tantangan, hubungan kerja, dan struktur organisasi.

BAB IIIPENUTUP

3.1 SimpulanPembahasan di atas dapat simpulkan sebagai berikut: 1. Analisis pekerjaan/jabatan yaitu proses pengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis. Hasil dari analisis pekerjaan adalah uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (Job specification)2. Job description atau uraian pekerjaan adalah Dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Urian pekerjaan tersebut biasanya berisi: a. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, b. Hubungan tugas dan tanggung jawab, c. Standar wewenang dan pekerjaan, d. Syarat kerja/Stndar Kerja, e. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, dan f. Spesifiksi Pekerjaan (Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya)3. Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification) adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Job spesification berisi: a. Tingkat pendidikan pekerja, b. Jenis kelamin pekerja, c. Keadaan fisik pekerja, d. Pengetahuan dan kecakapan pekerja, e. Batas umur pekerja, f. Nikah atau belum., g. Minat pekerja, h Emosi dan temperamen pekerja, dan i. Pengalaman pekerja

3.2 Saran Saran yang dapat penulis ajukan adalah hendaknya pembaca dapat mengimplemantasikan analis jabatan apabila dengan sebenar-benarnya seandainya mendapat tugas sebagai analis jabatan atau sebagai pemimpin suatu oraganisasi atau lembaga.

DAFTAR PUSTAKAAdi, Isbandi Rukminto. 2002. Pemikiran-pemikiran dalam Pembangunan Kesejahteraan Sosial, (Jakarta: Lembaga Penerbit FE-UIAnonim, 2010. Anlissi Jabatanhttp://www.pemimpin-unggul.com/analisa_jabatan.htmlhttp://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/04/analisa-jabatan-pengantar-dankonsep.html , akses, 14 April 2010)Dessler, Gerry, 1993, Manajemen Sumber Daya Manusia. Human Ressouce Management 7 c, Edisi Indonesia, Jilid 2, Jakarta, PrenhaliindoHandoko dan Tjiptono. 1996. KepemimpinanTransformasional dan Pemberdayaan, (Dimuat dalam Jurna Ekonomi dan Bisnis Indonesia. Fakultas Ekonomi Universitas Gajah MadaHasibuan, H.Malayu S.P. 2005; Manajemen Sumber Daya Manusia; , Jakarta: Bumi Aksara.Husna Suad & Heiddjrachman (1997). Manajemen Personalia. Penerbit BPFE. Yogyakarta. Mathis, Robert L. dan John H Jackson, 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia, , Jakarta , Salemba Empat.Moekiat (1998). Analisis Jabatan. Penerbit Mandar Maju. Bandung Said, Ismail. 2001. Pemberdayaan Sumber Daya Aparatur Pemerintah Ditinjau dari Sudut Hukum Kepegawaian. Jurnal : 204 ANALISIS, TAHUN II, NOMOR 4, Oktober 2001Saydam GouzaJi (1996). Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit DjambatanUmar, Husen. 2005. Riset Sumber Daya Manusia. Jakarta; PT Gramedia Utama.Wexley Kenneth N & Yulk Gary (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia. Penerbit Rineka Cipta.

17