ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SKRIPSI DAN TUGAS AKHIRRina Ernawati, NID: 0418098601

Dosen: program studi Teknik Informatika Fakultas teknologi informasi Universitas serang rayacemoy_26@yahoo.co.id

Abstrak Dalam memberikan informasi setiap perguruan tinggi diharapkan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, salah satunya sistem informasi untuk mempermudah mahasiswa yang telah menjalani masa akhir studinya dalam melakukan pendaftaran skripsi dan tugas akhir. Hal ini sangat berpengaruh terhadap kinerja pihak-pihak yang terkait dalam proses pendaftaran tersebut karena dapat menghemat waktu dan lebih efektif dalam penggunaannya. Sistem informasi pendaftaran skripsi dan tugas akhir ini dapat mempermudah mahasiswa yang ingin melakukan pendaftaran skripsi. Selain itu, dapat membantu pihak akademik dan ketua prodi dalam pendataan mahasiswa yang telah melakukan pendaftaran skripsi dan tugas akhir pada STMIK Serang. Sistem informasi ini perlu diterapkan di kampus STMIK Serang, dengan catatan bahwa sebelum penggunaannya pihak kampus harus menyediakan jaringan terlebih dahulu. Kata kunci : sistem informasi, pendaftaran skripsi dan tugas akhir

Pendahuluan STMIK Serang telah memakai sistem komputerisasi dalam memberikan setiap informasi yang dibutuhkan mahasiswa maupun pihak pihak yang bersangkutan. Selain itu kampus ini juga dituntut untuk memberikan pelayanan yang terbaik untuk setiap informasi yang dibutuhkan mahasiswa dalam bentuk apapun. Namun, kampus ini masih membutuhkan sistem informasi untuk mempermudah mahasiswa yang akan mendaftar skripsi atau tugas akhir, dimana mahasiswa tidak perlu lagi menyesuaikan waktu dengan ketua prodi jika ingin melakukan pendaftaran skripsi atau tugas akhir khususnya pada fakultas teknik informatika dan sistem informasi. Sehingga dalam hal ini diperlukan adanya sistem informasi pendaftaran skripsi dan tugas akhir yang dapat mempermudah mahasiswa yang ingin mendaftarkan skripsi atau tugas akhir. Permasalahan yang sedang terjadi dalam tingkat mahasiswa saat ini adalah adanya kendala jika ingin melakukan pendaftaran skripsi atau tugas akhir yaitu keterbatasan waktu bila ingin bertemu dengan ketua prodi. Dalam hal ini dibutuhkan adanya sistem yang dapat memberikan setiap informasi apa saja yang dibutuhkan mahasiswa bila ingin melakukan pendaftaran skripsi atau tugas akhir. Perumusan masalah dalam analisa dan perancangan sistem informasi pendaftaran skripsi dan tugas akhir adalah : 1. Bagaimana membuat sistem informasi pendaftaran skripsi dan tugas akhir pada STMIK Serang? 2. Bagaimana mahasiswa dapat melakukan pendaftaran skripsi dan tugas akhir tanpa harus bertemu dan menyesuaikan jadwal dosen? Maksud dan tujuan dalam penelitian adalah: 1. Menganalisa sistem pendaftaran skripsi dan tugas akhir di STMIK Serang. 2. Merancang dan mengimplementasikan program sistem informasi pendaftaran skripsi dan tugas akhir. 3. Untuk mempermudah mahasiswa yang ingin melakukan pendaftaran skripsi atau tugas akhir.

4.

Memudahkan pihak akademik dalam pendataan mahasiswa yang telah mendaftarkan skripsi dan tugas akhir. 5. Sebagai media informasi tentang hal apa saja yang harus dilakukan mahasiswa jika ingin mendaftar skripsi atau tugas akhir. Adapun pembatasan masalah dalam pembahasan ini hanya terbatas pada analisa dan perancangan sistem informasi pendaftaran skripsi dan tugas akhir pada STMIK Serang mulai dari pembayaran hingga judul skripsi diterima. Metodologi Penelitian Penelitian ini dilakukan di STMIK Serang Jl. KH. Amin Jasuta No. 15 C Serang Banten. Jenis data yang digunakan yaitu data primer yang diperoleh secara langsung dari sumber penelitian dan juga data sekunder yang diperoleh dalam bentuk sudah jadi sumber penelitian. Metode penelitian yang dilakukan dalam pengumpulan data meliputi studi pustaka dan studi lapangan. Dalam studi pustaka dilakukan dengan penelitian kepustakaan dengan membaca buku buku yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. Sedangkan studi lapangan dilakukan melalui wawancara dan observasi. a. Library Research (Studi Pustaka) Yaitu penelitian yang dilakukan dengan membaca sumber buku, peraturan-peraturan dan sumber sumber lain yang dapat dijadikan bahan materi laporan ini b. Studi Lapangan 1) Observasi Yaitu mengadakan pengamatan secara langsung terhadap obyek yang diperlukan melalui kegiatan riset pada STMIK Serang. 2) Wawancara Yaitu metode yang dilakukan melalui wawancara atau tanya jawab secara langsung dengan dosen STMIK Serang untuk mendapatkan data dan informasi yang diperlukan dalam penelitian ini.

Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam analisa dan perancangan sistem informasi pendaftaran skripsi dan tugas akhir dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Analisa Sistem Dalam menganalisa sistem dilakukan melalui langkahlangkah berikut: a. Analisa Masalah Seiring dengan pergantian tahun dan perkembangan teknologi komputer maka dari tahun ke tahun STMIK Serang telah memakai sistem komputerisasi dalam memberikan setiap informasi yang dibutuhkan mahasiswa maupun pihak pihak yang bersangkutan. Selain itu kampus ini juga dituntut untuk memberikan pelayanan yang terbaik untuk setiap informasi yang dibutuhkan mahasiswa dalam bentuk apapun. Namun pada kenyataannya, kampus ini masih membutuhkan sistem informasi untuk mempermudah mahasiswa yang akan mendaftar skripsi atau tugas akhir, dimana mahasiswa tidak perlu lagi menyesuaikan waktu dengan ketua prodi jika ingin melakukan pendaftaran skripsi atau tugas akhir. Sehingga dalam hal ini diperlukan adanya sistem informasi pendaftaran skripsi dan tugas akhir yang dapat mempermudah mahasiswa yang ingin mendaftarkan skripsi atau tugas akhir. b. Analisa Data Terdiri dari data masukan, data proses, dan data keluaran. c. Analisa Kebutuhan Terdiri dari Perangkat Lunak (Software) dan Perangkat Keras (Hardware). d. Analisa Biaya Terdiri dari perincian biaya yang diperlukan untuk pembangunan Sistem Informasi Pendaftaran Skripsi dan Tugas Akhir. 2. Desain Sistem Dalam mendesain sistem digunakan Diagram Arus Data (DAD). Adapun Digram Arus Data (DAD) yang diusukan dapat dilihat pada gambar berikut:

MAHASISWA- Pendaftaran - Persyaratan

Data_Pembayaran

BAGIAN KEUANGAN

- Slip - Nota_Dinas - Form_Bimbingan

0Analisa dan Perancangan Sistem InformasiPendaftaran Skripsi dan TA Pada

- Data_Persyaratan

STMIK SERANG

- Laporan_ Persyaratan

AKADEMIK

Persyaratan_Ok

- Persetujuan

PRODI

- Laporan_Pendaftaran - Laporan_Persetujuan

PUKET

Gambar 1 Diagram Konteks

3. Implementasi Sistem Dalam mengimplementasikan Sistem Informasi Pendaftaran Skripsi dan Tugas Akhir memiliki kelebihan dan kekurangan, diantaranya: 1. Kelebihan: a) Mahasiswa dapat dengan mudah mendaftarkan skripsi atau tugas akhir. b) Pihak akademik dan ketua prodi dapat langsung melihat data mahasiswa yang telah mendaftar skripsi atau tugas akhir. c) Tidak sembarangan orang dapat menambah, merubah ataupun menghapus data yang telah ada. 2. Kekurangan: Progaram ini tidak dapat langsung dipakai karena belum dibuat jaringannya. Hasil & Pembahasan Berikut ini akan dijelaskan hasil penelitian dari berbagai sumber serta hasil perancangan program yang telah dilakukan yang berisi beberapa tampilan yang mempunyai masing-masing fungsi, antara lain : 1) Tampilan Progress Berfungsi sebagai keterangan bahwa akan memasuki program. Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 2 Tampilan Progress

2) Tampilan Login Berfungsi sebagai keamanan program agar tidak sembarangan orang dapat menjalankan program ini, di dalamnya terdapat 3 tombol diantaranya : a) Tombol Login User berfungsi untuk user membuka program dengan memasukan user id dan password. b) Tombol OK berfungsi untuk melakukan validasi setelah user memasukkan user id dan password, jika user id dan password masukkan tidak benar atau salah program tidak akan jalan tapi jika benar program akan terbuka. c) Cancel berfungsi untuk membatalkan pengisian user id dan password. Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 3 Tampilan Login 3) Form Menu Berfungsi untuk Menu pilihan berisi beberapa submenu dan pemakai dapat memilih beberapa pilihan submenu yang telah tersedia, diantaranya: a) Master, berisi data mahasiswa, dan data dosen. b) Transaksi, berisi pembayaran, pendaftaran mahasiswa, persyaratan dan persetujuan. c) Laporan, berisi laporan pendaftaran dan persetujuan.

Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 4 Form Menu 4) Form Data Mahasiswa Berfungsi untuk mendata mahasiswa yang sudah terdaftar sebagai mahasiswa pada STMIK Serang. Di dalamnya terdapat beberapa tombol antara lain : a Tombol Add berfungsi untuk menambah data. b Tombol Edit berfungsi untuk merubah data. c Tombol Update berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinput. d Tombol Delete berfungsi untuk menghapus data. e Tombol Close berfungsi untuk keluar dari form.

Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 5 Form data Mahasiswa 5) Form Data Dosen Berfungsi untuk mendata Dosen yang sudah terdaftar sebagai dosen pada STMIK Serang. Di dalamnya terdapat beberapa tombol antara lain : a Tombol Add berfungsi untuk menambah data. b Tombol Update berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinput. c Tombol Delete berfungsi untuk menghapus data. d Tombol Close berfungsi untuk keluar dari form. Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 6 Form data Mahasiswa

6) Form Pembayaran Berfungsi untuk mendata mahasiswa yang ingin melakukan pembayaran skripsi dan tugas akhir. Di dalamnya terdapat beberapa tombol antara lain : a. Tombol Add berfungsi untuk menambah data. b. Tombol Update berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinput. c. Tombol Edit berfungsi untuk merubah data. d. Cetak Slip berfungsi sebagai tanda bukti pembayaran. e. Laporan berfungsi sebagai laporan pembayaran. f. Tombol Close berfungsi untuk keluar dari form. Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 7 Form Pembayaran 7) Form Pendaftaran Skripsi dan Tugas Akhir Berfungsi untuk mendata mahasiswa yang ingin melakukan pendaftaran skripsi dan tugas akhir serta berisi tentang persyaratan yang harus dipenuhi. Di dalamnya terdapat beberapa tombol antara lain : a. Tombol Edit berfungsi untuk merubah data. b. Tombol Simpan Data berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinput. c. Tombol kunci akses berfungsi sebagai password yang dimiliki mahasiswa untuk melihat data pendaftaran.

d. Tombol Lihat Data berfungsi untuk melihat data pendaftaran. e. Tombol Clear berfungsi untuk mengosongkan data. Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 8 Form Pendaftaran Skripsi dan Tugas Akhir 8) Form Persyaratan Berfungsi untuk mengisi dan mengecek persyaratan yang telah dikumpulkan oleh mahasiswa yang ingin melakukan pendaftaran skripsi dan tugas akhir. Di dalamnya terdapat beberapa tombol antara lain : a. Tombol Edit untuk merubah data. b. Tombol Simpan Data yang berfungsi untuk menyimpan data yang telah diinput. c. Tombol Laporan Persyaratan berfungsi untuk mengecek persyaratan yang telah diberikan mahasiswa.

Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 9 Form Persyaratan 9) Form Persetujuan Berfungsi untuk mengisi judul yang diterima oleh ketua prodi dan berisi nama dosen pembimbing materi dan tulisan. Di dalamnya terdapat beberapa tombol antara lain : a. Tombol Edit berfungsi untuk merubah data. b. Tombol Simpan Data untuk menyimpan data yang telah diinput. c. Tombol Cetak Nota Dinas Berfungsi sebagai bukti disetujui untuk melanjutkan dalam pembuatan skripsi atau tugas akhir. d. Tombol Cetak Form Bimbingan Berfungsi sebagai bukti untuk melakukan proses bimbingan skripsi atau tugas akhir.

Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 10 Form Persetujuan 10) Form Cetak Slip Berfungsi sebagai bukti pembayaran skripsi atau tugas akhir kepada mahasiswa. Di dalamnya terdapat beberapa tombol antara lain : a. Tombol Print berfungsi untuk mencetak slip. b. Tombol Print Setup berfungsi untuk menentukan printer yang digunakan. c. Tombol Close berfungsi untuk keluar dari form.

Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 11 Form Cetak Slip 11) Form Laporan Pembayaran Berfungsi untuk melihat data mahasiswa yang telah melakukan pembayaran skripsi atau tugas akhir dalam bentuk laporan. Di dalamnya terdapat beberapa tombol antara lain : a. Tombol Print berfungsi untuk mencetak laporan. b. Tombol Print Setup berfungsi untuk menentukan printer yang digunakan. c. Tombol Close berfungsi untuk keluar dari form. Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 12 Form Laporan Pembayaran

12) Form Laporan Pendaftaran Berfungsi untuk melihat data mahasiswa yang telah mendaftar dalam bentuk laporan. Di dalamnya terdapat beberapa tombol antara lain : a. Tombol Print berfungsi untuk mencetak laporan. b. Tombol Print Setup berfungsi untuk menentukan printer yang digunakan. c. Tombol Close berfungsi untuk keluar dari form. Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 13 Form Laporan Pendaftaran 13) Form Laporan Persetujuan Berfungsi untuk melihat data mahasiswa yang telah disetujui pendaftaran dan persyaratannya dalam bentuk laporan. Di dalamnya terdapat beberapa tombol antara lain : a. Tombol Print berfungsi untuk mencetak laporan. b. Tombol Print Setup berfungsi untuk menentukan printer yang digunakan. c. Tombol Close berfungsi untuk keluar dari form. Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 14 Form Laporan Persetujuan

14) Form Laporan Persyaratan Berfungsi untuk melihat data mahasiswa yang telah disetujui persyaratannya dalam bentuk laporan. Di dalamnya terdapat beberapa tombol antara lain : a. Tombol Print berfungsi untuk mencetak laporan. b. Tombol Print Setup berfungsi untuk menentukan printer yang digunakan. c. Tombol Close berfungsi untuk keluar dari form. Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 15 Form Laporan Persyaratan 15) Form Cetak Nota Dinas Berfungsi sebagai bukti disetujui untuk melanjutkan dalam pembuatan skripsi atau tugas akhir. Di dalamnya terdapat beberapa tombol antara lain : a. Tombol Print berfungsi untuk mencetak laporan. b. Tombol Print Setup berfungsi untuk menentukan printer yang digunakan. c. Tombol Close berfungsi untuk keluar dari form.

Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 16 Form Cetak Nota Dinas 16) Form Cetak Form Bimbingan Berfungsi sebagai bukti untuk melakukan proses bimbingan skripsi atau tugas akhir. Di dalamnya terdapat beberapa tombol antara lain : a. Tombol Print berfungsi untuk mencetak laporan. b. Tombol Print Setup berfungsi untuk menentukan printer yang digunakan. c. Tombol Close berfungsi untuk keluar dari form.

Adapun tampilan gambarnya sebagai berikut :

Gambar 17 Form Form Bimbingan Sistem informasi pendaftaran skripsi atau tugas akhir di kampus ini sangat diperlukan, karena proses ini tidak memakan waktu yang cukup lama, dimana mahasiswa dapat langsung mendaftar dengan cara mengisi perintah-perintah yang ada sesuai dengan proses pendaftaran tanpa harus menyesuaikan jadwal dengan dosen atau ketua prodi. Selain itu, sistem informasi pendaftaran juga sangat membantu dosen agar tidak lagi mendata satu-persatu mahasisawa yang ingin mendaftar melainkan hanya melihat data yang telah diinput sendiri oleh mahasiswa yang sudah melakukan pendaftaran. Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan di atas, maka diharapkan sistem informasi pendaftaran skripsi dan tugas akhir ini dapat diterapkan, khususnya pada kampus STMIK Serang. Sehingga proses pendaftaran dapat lebih mudah dilakukan bagi mahasiswa maupun pihak akademik dan ketua prodi.

Simpulan Berdasarkan hasil dan pembahasan yang telah diuraikan di atas, dapat ditarik simpulan bahwa dengan adanya sistem informasi pendaftaran skripsi dan tugas akhir ini dapat mempermudah mahasiswa yang ingin melakukan pendaftaran skripsi. Selain itu, dapat membantu pihak akademik dan ketua prodi dalam pendataan mahasiswa yang telah melakukan pendaftaran skripsi dan tugas akhir pada STMIK Serang.

Pustaka

Al-Bahra. 2004. Konsep Sistem Basis Data dan Inplementasinya. Edisi ke1. Yogyakarta: Graha Ilmu. Djaundi, Feri. 2003. Pemrograman PowerBuilder. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Fathansah. 2007. Buku Teks Komputer Basis Data. Edisi ke 6. Bandung: Informatika. Jogiyanto. 1992. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Yogyakarta: ANDI. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Edisi ke 1. Yogyakarta: ANDI.