tugas akhir peranan administrasi perkantoran dalam
Post on 15-Oct-2021
4 Views
Preview:
TRANSCRIPT
TUGAS AKHIR
PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM
MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR DI
KANTOR GUBERNUR SUMATERA UTARA
OLEH:
FENI
172103029
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan
Pendidikan pada Program Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2021
Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
i
Universitas Sumatera Utara
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat
rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Peranan
Admisnistrasi Peerkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Kantor Di Kantor
Gubernur Sumatera Utaara” ini dengan lancar. Tugas Akhir ini merupakan syarat
wajib mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Studi DIII Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis mendapat banyak bimbingan
dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini ingin mengucapkan terima
kasih kepada:
1. Bapak Prof. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis
Universitas Smatera Utara.
2. Ibu Dra. Marhayanie M.Si, selaku Ketua Program Studi DIII
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
dan sebagai dosen penguji.
3. Ibu Inneke Qamariah SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi DIII
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Yulinda M.Si, sebagai dosen pembimbing yang telah meluangkan
banyak untuk memberi arahan kepada penulis.
5. Seluruh Dosen Pengajar dan Staf di Fakultas Ekonomi Dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
ii
6. Seluruh Staf dan Pegawai Pada Biro Umum Setdaprovsu yang telah
memberikan informasi dan dukungan moril selama penulis mengikuti proses
magang.
7. Seluruh pegawai pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu Kantor
Gubernur Sumatera Utara yang telah banyak membantu penulis dalam
proses penelitian.
8. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis yang telah memberikan
sepenuhnya kepada penulis, dari doa, dukungan, perhatian, motivasi, dan
juga materi kepada penulis dengan ikhlas. Sehingga penulis dapat
menyelesaikan pendidikan pada DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi
Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
9. Kepada saudara sedarah tersayang, Zefri dan Liliani yang telah mendoakan
dan mendukung penulis dalam segala hal.
10. Kepada sahabat saya Yuyun Aritonang yang telah memberikan saya
semangat sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan.
11. Kepada sahabat penulis Novelina, Rilinda, Audrey, Yenni, Jen, Maul, Fira,
Rahmad.
12. Seluruh keluarga besar HIDEAKI yang telah membantu penulis dan terus
memberikan dorongan semangat kepada penulis.
13. Kepada abang-abangan penulis yang ada di Bundaran, yang membuat
Penulis merasa aman dan nyaman ketika berada di kampus.
Universitas Sumatera Utara
iii
Atas bantuan dan dorongan diatas, penulis mendoakan semoga semua
kebaikan yang telah diberikan kepada penulis dapat dibalas Allah Swt dengan
yang lebih baik. Dan semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi orang lain.
Medan, Februari 2021
Penulis
Feni
NIM: 172103029
Universitas Sumatera Utara
iv
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ............................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................................ iii
DAFTAR TABEL.................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ............................................................................... vi
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................... vii
BAB I PENDAHULUAN ................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ........................................................... 3
1.3 Tujuan Penelitian ............................................................ 4
1.4 Manfaat Penelitian .......................................................... 4
1.5 Jadwal Kegiatan .............................................................. 4
1.6 Sistematika Penulisan...................................................... 5
BAB II PROFIL INSTANSI ............................................................. 7
2.1 Sejarah Singkat Kantor Gubernur Sumatera Utara ......... 7
2.2 Visi dan Misi ................................................................... 8
2.3 Struktur Organisasi.......................................................... 8
2.4 Job Description ............................................................... 12
2.5 Kinerja Usaha Terkini ..................................................... 13
2.6 Rencana Kegiatan............................................................ 14
BAB III PEMBAHASAN ................................................................... 15
3.1 Pengertian Administrasi .................................................. 15
3.2 Peranan dan Tujuan Administrasi ................................... 17
3.2.1 Peranan Administrasi ............................................. 17
3.2.2 Tujuan Administrasi .............................................. 18
3.3 Fungsi Administrasi Perkantoran .................................... 18
3.4 Unsur Administrasi Perkantoran ..................................... 20
3.5 Karakteristik Administrasi Perkantoran .......................... 21
3.6 Sasaran Kegiatan Administrasi Perkantoran ................... 22
3.7 Kegiatan Administrasi Perkantoran Pada Biro Umum
dan Perlengkapan Setdaprovsu ....................................... 24
3.8 Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Pada Biro
Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu .......................... 30
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............................................ 41
4.1 Kesimpulan ..................................................................... 41
4.2 Saran ................................................................................ 42
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................. 43
LAMPIRAN ............................................................................................. 44
Universitas Sumatera Utara
v
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Halaman
1.1 Jadwal Kegiatan ................................................................................. 5
Universitas Sumatera Utara
vi
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Halaman
2.1 Struktur Organisasi Pada Kantor Gubernur Sumatera Utara ............. 10
2.2 Struktur Organisasi Pada Biro Umum dan Perlengkapan
Setdaprovsu ........................................................................................ 11
2.3 Kartu Kendali Surat Masuk ................................................................ 35
2.4 Kartu Kendali Surat Keluar ................................................................ 38
Universitas Sumatera Utara
vii
DAFTAR LAMPIRAN
No. Lampiran Judul Halaman
1. Surat Izin Riset ................................................................................... 44
Universitas Sumatera Utara
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari
berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Oleh sebab itu,
agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan administrasi
perkantoran yang baik. Setiap perusahaan mempunyai administrasi perkantoran
dengan tata cara yang berbeda dalam menyikapi prosedur dan tata cara
administrasinya. Administrasi perkantoran merupakan suatu hal yang sangat vital
bagi perusahaan karena untuk mengukur baik atau tidaknya suatu perusahaan
salah satunya dapat dilihat melalui administrasi perkantoran.
Kegiatan perkantoran atau kegiatan tata usaha merupakan bagian dari
kegiatan administrasi yang dipimpin oleh administrator. Dalam hubungan ini
administrator merupakan pucuk pimpinan organisasi administrasi. Menurut
Siagian (2014), kegiatan yang biasanya dilakukan pada administrasi perkantoran
adalah mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran, diantaranya
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor tersebut.
Semua pekerjaan kantor tersebut saling berkaitan, apabila salah satu dari
pekerjaan tersebut diabaikan maka pekerjaan administrasi perkantoran lainnya
juga akan terganggu. Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa,
administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam
suatu organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat
Universitas Sumatera Utara
2
ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi perkantoran yang baik
memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk
menilai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah
berhasil. Administrasi perkantoran memiliki peranan yang sangat diperlukan demi
kelancaran pekerjaan kantor. Adapun peranan administrasi perkantoran yang
pertama adalah melayani pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan
pekerjaan pokok. Tanpa adanya administrasi dalam perkantoran, proses
operasional tidak akan berjalan dengan baik. Kedua, untuk menyediakan
keterangan bagi pimpinan organisasi untuk mengambil keputusan. Ketiga,
membantu melancarkan proses dan perkembangan dalam perkantoran. Jadi, tanpa
dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu.
Pada Kantor Gubernur Sumatera Utara, Unit Layanan Administrasi berada
dibawah naungan Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu. Kantor Gubernur
Sumatera Utara merupakan suatu instansi pemerintahan yang bersifat mewadahi
dan melayani masyarakat yang berkaitan dengan pemerintahan. Namun dalam
menjalankan pekerjaannya, seorang administrasi mengalami beberapa kendala.
Kendala yang dibahas dalam penelitian ini adalah mengenai peranan administrasi
perkantoran dalam menerima tamu dan pengelolaan surat masuk dan keluar.
Kendala yang dialami dalam menerima tamu di Kantor Gubernur Sumatera
Utara yaitu karena adanaya renovasi pada ruangan kerja yang menyebabkan ruang
konsultasi dan meja resepsionis dihapuskan sementara. Hal tersebut
mengakibatkan tamu-tamu yang berasal dari luar lingkup kantor Gubernur
Sumatera Utara menjadi lebih bebas untuk keluar masuk. Tetapi hal ini tidak
Universitas Sumatera Utara
3
dapat dibiarkan mengingat masa pandemi Covid-19 yang virusnya dapat tersebar
dengan mudah dan seluruh masyarakat harus tetap menjaga diri dengan tetap
melakukan social distancing dan mematuhi protokol kesehatan. Sehingga para
tamu yang datang harus dibatasi jumlahnya. Sedangkan kendala dalam
pengelolaan surat masuk dan keluar pada Biro Umum dan Perlengkapan
Setdaprovsu, yaitu kemampuan Sumber Daya Manusia dalam mengelola surat
masih terbatas. Sehingga mereka membutuhkan pendidikan dan pelatihan dalam
mengelola surat karena segala prosedur surat-menyurat telah diatur dalam
Permendagri No.135 Tahun 2017.
Untuk itu penulis akan melakukan penelitian tentang peranan administrasi
perkantoran pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu. Materi penelitian
yaitu mengenai pelaksanaan administrasi perkantoran selama ini di Biro Umum
dan Perlengkapan Setdaprovsu yang menunjang kelancaran pekerjaan kantor itu
sendiri.
Sehubungan dengan hal di atas maka penulis memilih judul “Peranan
Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Kantor Pada Biro
Umum Dan Perlengkapan Setdaprovsu”.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun masalahnya yaitu “Bagaimanakah Peranan Administrasi
Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Kantor Pada Biro Umum Dan
Perlengkapan Setdaprovsu?”.
Universitas Sumatera Utara
4
1.3 Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi perkantoran Pada Biro
Umum Dan Perlengkapan Setdaprovsu.
1.4 Manfaat Penelitian
1. Bagi penulis
a) Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti.
b) Agar penulis lebih memahami tentang peranan administrasi
perkantoran dalam memperlancar pekerjaan kantor di Kantor
Gubernur Sumatera Utara.
2. Bagi instansi
a) Sebagai bahan pertimbangan dan informasi baik bagi perusahaan
maupun pihak-pihak yang berkepentingan dalam penelitian ini.
b) Dapat digunakan sebagai dasar rancangan yang tepat bagi masa yang
akan datang.
3. Bagi peneliti selanjutnya
a) Sebagai bahan referensi untuk penelitian selanjutnya.
b) Sebagai bahan pertimbangan terhadap perkembangan peranan
administrasi perkantoran pada Biro Umum dan Perlengkapan
Setdaprovsu.
1.5 Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Kantor Gubernur Sumatera Utara Jl. Pangeran
Diponegoro No. 30 medan. Penelitian ini berlangsung mulai tanggal 20 Agustus
Universitas Sumatera Utara
5
s/d 4 September 2020. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada
table 1.1 berikut ini:
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
No Kegiatan
Agustus September
Minggu Ke- Minggu Ke-
I II III IV I II III IV
1 Persiapan
2 Pengumpulan data
3 Penulisan Sumber: Penulis (2020)
1.6 Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah penulis membagi Pembahasan Tugas Akhir dalam empat bagian. Dengan
tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini lebih relevan dan sistematis. Adapun uraian
adalah sebagai berikut:
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan
Penelitian, Manfaat Penelitian, dan pemaparan Rencana Penelitian yang terdiri
dari Jadwal Kegiatan dan Sistematika Penelitian.
BAB II: PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang Sejarah Singkat Instansi, Struktur
Organisasi dan Personalia, Job Description, Kinerja Usaha Unit Layanan
Administrasi Kantor Gubernur Sumatera Utara.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang pengertian Administrasi Perkantoran,
Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran, Sistem Perkantoran, Kontrol
Universitas Sumatera Utara
6
Perkantoran, Sasaran Administrasi perkantoran, Jenis Pekerjaan Kantor,
Pengertian Kelancaran Pekerjaan, dan Pelaksanaan Administrasi Perkantoran
Pada Biro Umum Dan Perlengkapan Setdaprovsu.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran penulis berdasarkan hasil
penelitian yang dilakukan mengenai Peranan Administrasi Perkantoran Dalam
Memperlancar Pekerjaan Kantor Pada Biro Umum Dan Perlengkapan
Setdaprovsu.
Universitas Sumatera Utara
7
BAB II
PROFIL INSTANSI
2.1 Sejarah Singkat Kantor Gubernur Sumatera Utara
Pada zaman pemerintahan Belanda, Sumatera Utara merupakan suatu
pemerintahan yang bernama Gouvernement van Sumatra dengan wilayah meliputi
seluruh pulau Sumatera, dipimpin oleh seorang Gubernur yang berkedudukan di
kota Medan. Setelah kemerdekaan, dalam sidang pertama Komite Nasional
Daerah (KND), Provinsi Sumatera kemudian dibagi menjadi tiga sub provinsi
yaitu: Sumatera Utara, Sumatera Tengah, dan Sumatera Selatan. Provinsi
Sumatera Utara sendiri merupakan penggabungan dari tiga daerah administratif
yang disebut keresidenan yaitu: Keresidenan Aceh, Keresidenan Sumatera Timur,
dan Keresidenan Tapanuli. Dengan diterbitkannya Undang-Undang Republik
Indonesia (R.I.) No. 10 Tahun 1948 pada tanggal 15 April 1948, ditetapkan bahwa
Sumatera dibagi menjadi tiga provinsi yang masing-masing berhak mengatur dan
mengurus rumah tangganya sendiri yaitu: Provinsi Sumatera Utara, Provinsi
Sumatera Tengah, dan Provinsi Sumatera Selatan. Tanggal 15 April 1948
selanjutnya ditetapkan sebagai hari jadi Provinsi Sumatera Utara. Pada awal tahun
1949, dilakukan kembali reorganisasi pemerintahan di Sumatera. Dengan
Keputusan Pemerintah Darurat R.I. Nomor 22/PEM/PDRI pada tanggal 17 Mei
1949, jabatan Gubernur Sumatera Utara ditiadakan. Selanjutnya dengan Ketetapan
Pemerintah Darurat R.I. pada tanggal 17 Desember 1949, dibentuk Provinsi Aceh
dan Provinsi Tapanuli/Sumatera Timur. Kemudian, dengan Peraturan Pemerintah
Pengganti Undang-Undang No. 5 Tahun 1950 pada tanggal 14 Agustus 1950,
Universitas Sumatera Utara
8
ketetapan tersebut dicabut dan dibentuk kembali Provinsi Sumatera Utara.Dengan
UndangUndang R.I. No. 24 Tahun 1956 yang diundangkan pada tanggal 7
Desember 1956, dibentuk Daerah Otonom Provinsi Aceh, sehingga wilayah
Provinsi Sumatera Utara sebahagian menjadi wilayah Provinsi Aceh.
2.2 Visi dan Misi Provinsi Sumatera Utara
Visi Provinsi Sumatera Utara
“Menjadi provinsi yang berdaya saing menuju Sumatera Utara sejahtera”
Misi Provinsi Sumatera Utara
1. Membangun sumber daya manusia yang memiliki integritas dalam
berbangsa dan bernegara, religius dan berkompetensi tinggi.
2. Membangun dan meningkatkan kualitas infrastruktur daerah untuk
menunjang kegiatan ekonomi melalui kerjasama antar daerah, swasta,
regional dan internasional.
3. Meningkatkan kualitas standar hidup layak, kesetaraan dan keadilan serta
mengurangi ketimpangan antar wilayah.
4. Membangun dan mengembangkan ekonomi daerah melalui pengolaan
sumber daya alam lestari berkelanjutan dan berwawasan lingkungan.
5. Reformasi birokrasi berkelanjutan guna mewujudkan tata kelola
pemerintah yang baik dan bersih (good governance dan clean
governance).
2.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan sebuah garis hierarki atau bertingkat yang
mendeskripsikan komponen-komponen yang menyusun perusahaan. Dimana
Universitas Sumatera Utara
9
setiap individu atau SDM yang berada pada lingkup perusahaan tersebut memiliki
posisi dan fungsinya masing-masing. Dengan demikian setiap anggota dapat
mengetahui kedudukan, tugas dan tanggung jawab serta batas wewenang masing-
masing dalam melaksanakan tugas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
oleh organisasi atau instansi.
Adapun struktur organisasi Kantor Gubernur Sumatera Utara dapat dilihat
pada bagan berikut:
Universitas Sumatera Utara
10
Struktur Organisasi Pada Kantor Gubernur Sumatera Utara
Sunber: Kantor Gubernur Sumatera Utara (2020)
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Kantor Gubernur Sumatera Utara
GUBERNUR
WAKIL GUBERNUR
SEKRETARIS DAERAH
ASISTEN ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN
ASISTEN PEREKOOMIAN
DAN PEMBANGUNAN
ASISTEN ADMINISTRASI
UMUM DAN ASET
KEPALA BIRO UMUM DAN
PERLENGKAPAN
KEPALA BIRO BINA
PEREKONOMIAN
KEPALA BIRO
PEMERINTAHAN
KEPALA BIRO HUKUM KEPALA BIRO ADM
PEMBANGUNAN KEPALA BIRO ORGANISASI
KEPALA BIRO OTDA DAN
KERJASAMA KEPALA BIRO SOSIAL DAN
KESEJAHTERAAN
KEPALA BIRO HUMAS DAN
KEPROTOKOLAN
Universitas Sumatera Utara
11
Struktur Organisasi Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu
Sumber: Kantor Gubernur Sumatera Utara (2020)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu
BIRO UMUM DAN PERLENGKAPAN
BAGIAN UMUM
SUB BAGIAN KEUANGAN
SEKRETARIAT
SUB BAGIAN TATA USAHA
DAN KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT
SUB BAGIAN TATA USAHA SEKDA, STAF AHLI DAN
ASISTEN
SUB BAGIAN PROGRAM DAN
PELAPORAN
BAGIAN RUMAH TANGGA
SUB BAGIAN RUMAH TANGGA
PIMPINAN
SUB BAGIAN RUMAH TANGGA
SEKRETARIAT
SUB BAGIAN OPERASIONAL MESS
DAN GEDUNG
BAGIAN PENGADAAN
DAN PERAWATAN
SUB BAGIAN PENGADAAN
SUB BAGIAN PERAWATAN
SUB BAGIAN RETRIBUSI DAN ASET
SEKRETARIAT
Universitas Sumatera Utara
12
2.4 Job Description
Biro Umum dan Perlengkapan
1. Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu di Kantor Gubernur
Sumatera Utara mempunyai tugas dan membantu Setdaprovsu dalam
menyusun kebijakan kepala daerah dalam menyelenggarakan urusan
pemerintah atas pelaksanaan pembinaan, koordinasi, fasilitasi,
monitoring, evalusi pengendalian dan kebijakan pelaksanaan umum,
bagian rumah tangga serta bagian pengadaan dan perawatan.
2. Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, menyelenggarakan fungsi:
a. Penyelengaraan penyiapan dan mengkoordinasikan konsep kebijakan
kepala daerah dalam menyelenggarakan pembinaan, koordinasi,
fasilitasi, monitoring, evaluasi pengendalian pelaksanaan bagian
umum, bagian rumah tangga serta bagian pengadaan dan perawatan.
b. Penyelenggaraan fasilitas, koordinasi, monitoring, evaluasi, dan
pengendalian pelaksanaan kebijakan kepala daerah dibidang
pengelolaan arsip/administrasi, ketatausahaan, kepegawaian,
keuangan, tata laksana rumah tangga.
3. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan, mempunyai uraian tugas sebagai
berikut:
a. Menyelenggarakan pembinaan, bimbingan, arahan dan penegakan
disiplin pegawai pada lingkup Biro Umum dan Perlengkapan.
b. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penetapan bahan/data
dibidang urusan umum.
Universitas Sumatera Utara
13
c. Menyelenggarakan penetapan perencanaan dan program kegiatan
dibidang penyelenggaraan umum sesuai ketentuan perundang-
undangan.
4. Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), ayat (2) dan ayat (3) kepala Biro umum dan
Perlengkapan dibantu oleh:
a. Bagian umum;
b. Bagian rumah tangga;
c. Bagian pengadaan dan perawatan.
2.5 Kinerja Usaha Terkini
Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu merupakan salah satu
komponen Pemerintah Daerah yang berada pada Sekretariat Daerah Provinsi
Sumatera Utara yang disebut Organisasi Perangkat Daerah.
Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu dibentuk berdasarkan Peraturan
Daerah Provinsi Sumatera Utara Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan
Susunan Perangkat Daerah Sumatera Utara dan Peraturan Gubernur Sumatera
Utara Nomor 37 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi Sekretariat Daerah dan
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara
sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Gubernur
Nomor 63 Tahun 2018 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Gubernur
Sumatera Utara Nomor 37 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi Sekretariat
Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera
Universitas Sumatera Utara
14
Utara. Adapun kinerja terkini pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu,
yaitu:
a. Penyelenggaraan Penyiapan dan Mengkoordinasikan Konsep Kebijakan
Kepala Daerah dalam Menyelenggarakan Pembinaan, Koordinasi, Fasilitasi,
Monitoring, Evaluasi Pengendalian Pelaksanaan Bagian Umum, Bagian
Rumah Tangga serta Bagian Pengadaan dan Perawatan.
b. Penyelenggaraan Fasilitasi, Koordinasi, Monitoring, Evaluasi Pengendalian
Pelaksanaan Kebijakan Kepala Daerah dibidang Pengelolaan
Arsip/Administrasi, Ketatausahaan, Kepegawaian, Keuangan, Tatalaksana
Rumah Tangga.
2.6 Rencana Kegiatan
a. Penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang urusan rumah tangga
gubernur, urusan rumah tangga wakil gubernur, urusan dalam.
b. Penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang urusan
rumah tangga gubernur, urusan rumah tangga wakil gubernur, urusan dalam.
Universitas Sumatera Utara
15
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Pengertian Administrasi
Pengertian Administrasi adalah sebuah bentuk usaha dan aktivitas yang
berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target/ tujuan
organisasi. Jadi, boleh dibilang bahwa administrasi punya peranan yang sangat
krusial dalam semua aktivitas sebuah organisasi.
Menurut Fahmi (2015), administrasi adalah sebuah bangunan hubungan
yang tertata secara sistematis yang membentuk sebuah jaringan yang saling
bekerja sama satu sama lainnya untuk mendukung terwujudnya suatu mekanisme
kerja yang tersusun dan mencapai tujuan yang diharapkan. Sementara itu menurut
Kamaluddin dan Rapanna (2017), administrasi didefinisikan sebagai “keseluruhan
proses kerjasama” antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas
tertentu dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya
dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan
berhasil guna. Maryati (2014) mengartikan administrasi perkantoran merupakan
bagian fungsionalistik yang kegiatannya menghimpun data-data baik internal
maupun eksternal, menganalisis data agar menjadi informasi yang signifikan,
mendistribusikan hasil analisis ke bagian-bagian yang membutuhkan dan
mengelola sumber daya dan sarana perkantoran, sedangkan Siagian (2014)
berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara
dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Universitas Sumatera Utara
16
Pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori yaitu :
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit yaitu sebagai bentuk aktivitas yang meliputi
catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan
kegiatan lain yang sifatnya teknis ketatausahaan, (Silalahi,2011).
2. Pengertian dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas yaitu semua proses kerjasama antara dua orang
atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana
dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna, (Siagian,2014).
Dari definisi administrasi diatas dapat diketahui 3 hal penting yaitu sebagai
berikut:
a. Administrasi adalah sebuah seni sekaligus proses. Sebagai seni, administrasi
membutuhkan kiat khusus yang sifatnya kondisional dan situasional karena
selalu terkait dengan situasi, kondisi, waktu, dan tempat.
b. Dalam administrasi terdapat unsur-unsur tertentu, diantaranya; terdapat dua
atau lebih orang di dalamnya, terjadi kerjasama antar orang tersebut yang
sifatnya formal dan hirarkis, memiliki tujuan, terdapat tugas, ketersediaan
sarana dan prasarana.
c. Administrasi muncul secara bersamaan dengan munculnya peradaban manusia
dimana administrasi tersebut untuk mencapai tujuan bersama.
Menurut Endang (2014), administrasi perkantoran merupakan rangkaian
kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan,
Universitas Sumatera Utara
17
mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai
pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan.
Menurut Sutha (2018), administrasi perkantoran merupakan segenap
rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh
sekelompok orang dalam suatu bentuk kerjasama dalam mencapai tujuan tertentu.
3.2 Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran
3.2.1 Peranan Administrasi Perkantoran
Pekerjaan kantor meliputi kegiatan pengumpulan data dan pencatatan.
Berikut adalah peranan pekerjaan kantor bagi pimpinan, yaitu :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan
pekerjaan pokok untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Administrasi
melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operasional dengan menyediakan
berbagai informasi yang dibutuhkan pimpinan. Keterangan ini memudahkan
tercapainya tujuan yang diinginkan, atau memungkinkan penyelesaian
pekerjaan operasional yang bersangkutan secara lebih baik.
2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk mengambil
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. Selanjutnya administrasi
membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan
melaksanakan tindakan yang tepat. Peranan administrasi disini adalah
menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan.
3. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
Universitas Sumatera Utara
18
3.2.2 Tujuan Administrasi Perkantoran
Menurut Endang (2014), tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai
berikut:
1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan
dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-
rendahnya.
3. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat.
5. Membuat catatan dengan biaya yang minimal.
3.3 Fungsi Administrasi
Menurut Sutha (2018), fungsi administasi secara umum adalah sebagai
berikut:
a. Planning (perencanaan) adalah penyusunan perencanaan memerlukan kegiatan
administrasi, seperti pengumpulan data, pengolahan data dan penyusunan
perencanaan.
b. Organizing (pengorganisasian) adalah aktivitas menyusun dan membentuk
hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu
kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
c. Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia
pada suatu organisasi mulai dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya
sampai dengan usaha untuk setiap tenaga petugas memberi daya guna yang
maksimal kepada organisasi.
Universitas Sumatera Utara
19
d. Directing (pengarahan atau bimbingan) adalah fungsi manajemen yang
berhubungan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas
yang dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang telah
ditetapkan semula.
e. Coordinating adalah sebagian dari fungsi manajemen untuk melakukan
sejumlah kegiatan agar berjalan baik dengan menghindari terjadinya
kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan yang dilakukan dengan
menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga
terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
f. Reporting adalah manajemen yang berada pada peyampaian perkembangan
atau hasil dari kegiatan dengan pemberian keterangan dari tugas dan fungsi
para pejabat yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan sehingga dalam
menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas
orang yang memberi laporan.
3.4 Unsur-Unsur Administrasi
Menurut Priansa (2015), unsur-unsur administrasi terdiri dari 8 unsur yang
saling berhubungan, yaitu sebagai berikut:
a. Organisasi
Organisasi adalah keseluruhan kelompok yang menyusun kerangka kerja yang
menjalin hubungan kerjasama tertentu dalam suatu tempat untuk mencapai
tujuan khusus.
b. Manajemen
Universitas Sumatera Utara
20
Manajemen adalah proses yang berhubungan dengan perencanaan,
pengorganisasian, pembinaan, serta menggerakkan kelompok organisasi agar
tujuan tercapai dengan baik seperti yang telah ada sebelumnya.
c. Komunikasi
Komunikasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan penyampaian berita,
pemberian ide dan gagasan dari suatu atau lebih kepada yang lain yang
mempunyai hubungan timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan,
pimpinan dengan bawahan, baik itu secara formal maupun non formal.
d. Informasi
Informasi adalah pesan yang mempunyai makna guna dikelola dalam
pencatatan data, dihimpun ke dalam kata dan dikaitkan dengan data untuk
disampaikan kepada orang yang ada atau terlibat dalam kantor.
e. Personalia
Personalia adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan perorangan dalam
perkantoran untuk keperluan kerja dan hubungan dengan orang kerjanya.
f. Keuangan
Keuangan adalah kegiatan yang berhubungan dengan bendahara dimana bagian
ini bertanggung jawab dalam melaporkan pendanaan yang ada untuk
dipertanggung jawabkan.
g. Perbekalan
Perbekalan adalah kegiatan dalam pengadaan barang-barang yang diperlukan
untuk menunjang suatu pekerjaan.
h. Hubungan Masyarakat (humas)
Universitas Sumatera Utara
21
Hubungan masyarakat adalah kegiatan menjalin hubungan dengan intra dan
intern dalam perusahaan untuk mendapatkan dukungan dalam setiap keputusan
yang akan diambil.
3.5 Karakteristik Administrasi Perkantoran
Menurut Pujiasri (2020), karakteristik administrasi perkantoran adalah
sebagai berikut:
a. Bersifat Memberi Pelayanan
Bersifat memberi pelayanan artinya melayani pelaksanaan pekerjaan operatif
(tugas-tugas pokok organisasi) dalam mencapai tujuan organisasi. Konsekuensi
dari fungsi peayanan adalah pekerjaan administrasi tidak dapat berdiri sendiri
dan selalu dengan suatu pekerjaan operatif sehingga fungsi pelayanan dan
bantuan yang diberikan kepada satuan-satuan operatif dapat mendukung
tercapainya tujuan lebih efektif dan efisien.
b. Bersifat Terbuka dan Luas
Artinya memberikan kemudahan atau meringankan dalam melakukan aktivitas
pekerjaan kantor karena dalam upaya mewujudkan tujuan kantor pasti
membutuhkan keterangan-keterangan atau dokumen-dokumen yang dijadikan
bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan atau bertindak.
c. Bersifat Merembet ke Segenap Bagian Organisasi
Artinya pekerjaan kantor tidak hanya dikerjakan dalam suatu bagian, tetapi
dikerjakan dalam tiap-tiap bagian dari sebuah perusahaan/lembaga. Pekerjaan
ini merembet dari pucuk pimpinan tertinggisampai ke satuan kerja terbawah
Universitas Sumatera Utara
22
dan dalam pelaksanannya dapat mencapai segala tempat dan tidak terbatas
dalam lingkungan kantor tetapi juga sampai di luar kantor yang bersangkutan.
d. Dilakukan Oleh Semua Pihak dalam Organisasi
Artinya semua akibat pekerjaan yang terpencar dan merembet ke setiap bagian,
maka pekerjaan kantor itu akan dilakukan oleh semua orang dalam setiap
organisasi.
3.6 Sasaran Kegiatan Administrasi Perkantoran
Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah
pekerjaan perkantoran (office work) walaupun demikian, sasaran kegiatan
Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang
disusun oleh Libbey (dalam Gie, 2009) adalah sebagai berikut:
1. Ruang perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruangan, pemanasan dan
peredaran udara, pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas
kebersihan, ruang pertemuan, faktor keselamatan, pemindahan kantor,
perubahan-perubahan dan pemeliharaan.
2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telepon, susunan
kabel, sistem laporan antar kantor, papan pengumuman dan pelayanan
menerima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Universitas Sumatera Utara
23
Kepegawaian perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan, latihan, pengujian,
kenaikan pangkat, pergantian, sistem saran, keterlambatan, wawancara
pemberhentian, fasilitas ruang, semangat kerja dan disiplin.
4. Perabot dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabot dan perlengkapan meliputi meja, kursi, meja panjang, perlengkapan
arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gudang,
pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan, penempatan rak dan Perabot
perpustakaan.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan mesin meliputi mesin tik, mesin hitung, perlengkapan kirim
surat, perlengkapan kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan, penilaian
peralatan dan mesin baru.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan tulis, kertas
surat, formulir, perbekalan kebersihan, perbekalan penggandaan, dan penilaian
perbekalan baru.
7. Metode (Methods)
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan perkantoran,
pengukuran hasil kerja tulis dan penjadwalan prosedur rutin.
8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir, perancangan formulir, pelayanan
surat-menyurat, pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat pengetikan,
Universitas Sumatera Utara
24
metode pelaporan (typing rools), jadwal penyimpanan, praktek kearsipan dan
penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksanaan (Exclusive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksanaan meliputi perencanaan organisasi, pemusatan dan
pemencaran pelayaanan, perencanaan anggaran, perkiraan (forecasting),
Pedoman petunjuk kerja, latihan pemindahan tugas, dan analisis tugas
pekerjaan.
3.7 Kegiatan Administrasi Perkantoran Pada Biro Umum dan
Perlengkapan Setdaprovsu
1. Bagian Umum
a. Unit Layanan Administrasi
Unit Layanan Administrasi bertanggung jawab penuh atas surat
menyurat sampai dengan menerima tamu. Seluruh surat yang masuk
ke Kantor Gubernur Sumatera Utara akan diterima oleh Unit Layanan
Administrasi. Surat yang diterima terlebih dahulu dicatat dalam buku
agenda dan didisposisikan, selanjutnya surat tersebut akan
disampaikan kepada alamat yang ditujukan. Penerima surat harus
menandatangani ekspedisi surat untuk dijadikan bukti fisik bahwa
surat tersebut telah sampai ke alamat tujuan.
b. Kepegawaian Sekretariat
Bagian ini bertanggung jawab atas realisasi bulanan dari aplikasi
Sasaran Kinerja Pegawai (SKP). Kepegawaian sekretariat harus
memeriksa apakah sasaran kinerja pegawai sudah terealisasi dengan
Universitas Sumatera Utara
25
baik atau belum yang selanjutnya akan dijadikan bahan evaluasi
sehingga bulan selanjutnya akan terealisasi dengan lebih baik lagi.
c. Keuangan
Bagian keuangan bertanggung jawab penuh atas seluruh administrasi
keuangan. Bagian keuangan akan membayar seluruh tagihan biro-biro
yang ada di Kantor Gubernur Sumatera Utara. Bendahara pengeluaran
secara administratif wajib mempertanggungjawabkan penggunaan
uang persediaan/ganti uang persediaan/tambah uang persediaan
(UP/GU/TU) kepada kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)
melalui Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)-Satuan Kerja Perangkat
Daerah (SKPD) paling lambat 10 bulan berikutnya.
Dokumen yang digunakan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)-
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dalam menatausahakan
pertanggungjawaban pengeluaran mencakup:
1) Register penerimaan laporan pertanggungjawaban pengeluaran
(SPJ);
2) Register pengesahan laporan pertanggungjawaban pengeluaran
(SPJ);
3) Surat penolakan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ);
4) Register penolakan laporan pertanggungjawaban pengeluaran
(SPJ);
5) Register penutupan kas.
Universitas Sumatera Utara
26
Bendahara Pengeluaran Pembantu membuat Surat
Pertanggungjawaban (SPJ) Uang Persediaan (UP), Tambahan Uang
(TU), dan Pembebanan Langsung (LS) rangkap 3:
1) Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu;
2) Lembar 1 dan 2 bersama Surat Permintaan Pembayaran Ganti Uang
(SPP GU) lembar 1 dan 2 dikirim ke Bendahara Pengeluaran-
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD).
3) Sedangkan pada mekanisme GU, SPJ dibuat rangkap 2 yang
keduanya diserahkan ke bendahara pengeluaran.
d. Bendahara Pengeluaran
Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran memiliki tugas:
1. Menguji kebenaran dan kelengkapan dokumen
pertanggungjawaban.
2. Melakukan pencatatan bukti-bukti pembelanjaan dana dari
UP/GU/TU dan LS pada dokumen Buku Pengeluaran, Buku
Pembantu Simpanan/Bank, Buku Pembantu Pajak, Buku Pembantu
Panjar, dan Buku Pembantu Pengeluaran per Objek.
3. Melakukan rekapitulasi pengeluaran dan mencatatnya dalam SPJ
yang akan diserahkan ke Pengguna Anggaran (melalui PPK-SKPD)
untuk disahkan.
e. Pejabat Pengelola Keuangan (PPK)-Satuan Kerja Perangkat Daerah
SKPD
Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas:
Universitas Sumatera Utara
27
1. Meneliti kelengkapan dokumen pertanggungjawaban dan
keabsahan bukti-bukti pengeluaran yang dilampirkan;
2. Menguji kebenaran perhitungan atas pengeluaran per rincian obyek
yang tercantum dalam ringkasan per rincian obyek;
3. Menghitung pengenaan Pajak Pertambahan Nilai (PPN)/Pajak
Penghasilan (PPh) atas beban pengeluaran per rincian obyek; dan
4. Menguji kebenaran sesuai dengan Surat Perintah Membayar (SPM)
dan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan
periode berikutnya.
5. Meregister SPJ pengeluaran yang disampaikan oleh Bendahara
Pengeluaran dalam buku register penerimaan SPJ pengeluaran,
meregister SPJ pengeluaran yang telah disahkan oleh Pengguna
Anggaran ke dalam buku register pengesahan SPJ pengeluaran, dan
meregister SPJ pengeluaran yang telah ditolak oleh Pengguna
Anggaran ke dalam buku register penolakan SPJ pengeluaran.
f. Pengguna Anggaran
Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki tugas:
Menyetujui atau menolak SPJ pengeluaran yang diajukan oleh
Bendahara Pengeluaran.
2. Bagian Rumah Tangga
a. Fasilitas Makan dan Minum
Bagian rumah tangga akan menyiapkan segala urusan makan dan
minum dirumah tangga pimpinan. Contohnya seperti diadakan acara
Universitas Sumatera Utara
28
pertemuan di rumah dinas gubernur maka bagian rumah tangga harus
menyiapkan segala keperluan untuk makan dan minum. Setiap
diadakan acara yang membutuhkan makan dan minum maka itu
menjadi tanggung jawab bagian rumah tangga. Dan setiap
pengeluaran dana yang dilakukan harus memiliki bukti nota
pembelian yang selanjutnya akan diserahkan kepada bagian keuangan
untuk proses pencairan dana.
b. Maintenance
Maintenance bertanggung jawab penuh atas kerusakan-kerusakan
kecil yang terjadi di Kantor Gubernur Sumatera Utara. Seperti ketika
ada bola lampu yang mati maka maintenance harus segera melakukan
perbaikan atas kerusakan tersebut. Pembelian peralatan yang
dibutuhkan juga harus memiliki nota pembelian untuk proses
pencairan dana oleh bagian keuangan.
c. Perbaikan Mobil Dinas Setdaprovsu
Bagian rumah tangga juga bertanggung jawab atas mobil-mobil dinas
pimpinan yang ada di lingkup Kantor Gubernur Sumatera Utara.
Bagian rumah tangga harus mengecek kesehatan mobil-mobil tersebut
secara berkala dan jika ada kerusakan maka bagian rumah tangga
harus memiliki bukti pembayaran atas perbaikan mobil-mobil tersebut
guna kepentingan pencairan dana ke bagian keuangan.
3. Bagian Pengadaan
a. Pengadaan Barang dan Jasa
Universitas Sumatera Utara
29
Bagian pengadaan bertanggung jawab ada penyediaan barang dan jasa
pada lingkup Kantor Gubernur Sumatera Utara. Contohnya seperti
ketika ada peralatan dan perlengkapan kantor yang rusak maka bagian
pengadaan bertanggung jawab untuk menyediakan yang baru. Dan
setiap dana yang dikeluarkan oleh bagian pengadaan dalam pengadaan
barang dan jasa yang dibutuhkan harus disertai dengan nota pembelian
guna proses pencairan dana ke bagian keuangan.
b. Penyusunan Standar Harga Satuan
Bertanggung jawab atas Aplikasi Pengolahan dan Kamus Data untuk
Standarisasi Harga yang Meliputi :
1) Standart Satuan Harga (SSH)
2) Harga Satuan Pokok Kegiatan (HSPK)
3) Analisa Standar Belanja (ASB)
c. Perawatan
Bagian pengadaan juga bertanggung jawab atas pemeliharaan gedung
kantor dan juga seluruh mess pemprovsu. Seperti ketika ada mess
pemprovsu yang harus direhab maka itu akan menjadi tanggung jawab
bagian pengadaan tepatnya pada bidang perawatan. Dan seluruh
pengeluarannya harus memiliki bukti yang valid guna pencairan dana
ke bagian keuangan.
Universitas Sumatera Utara
30
3.8 Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Pada Biro Umum dan
Perlengkapan Setdaprovsu
Administrasi perkantoran pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu
adalah suatu tempat menangani kegiatan yang berhubungan dengan administrasi
di lingkungan kantor Gubernur Sumatera Utara.
Adapun rincian tugas secara umum pada Biro Umum dan Perlengkapan
Setdaprovsu adalah sebagai berikut:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian Biro Umum dan Perlengkapan
Setdaprovsu.
2. Melakukan administrasi pelayanan publik.
3. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana prasarana.
4. Menerima surat masuk dari OPD (Organisasi Perangkat daerah)/Instansi
lainnya.
5. Menomori surat keluar yang ditanda tangani Gubernur, Wakil Gubernur,
Sekda, Staf Ahli dan Kepala Biro.
6. Menerima tamu-tamu untuk konsultasi dengan biro-biro yang ada di Kantor
Gubernur Sumatera Utara.
7. Melakukan urusan kegiatan untuk konsultasi dengan biro-biro di lingkungan
Kantor Gubernur Sumatera Utara.
8. Mengarsip seluruh surat masuk dan surat keluar yang ada di kantor Gubernur
Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
31
Kegiatan administrasi perkantoran pada Kantor Gubernur Sumatera Utara
dilakukan oleh Unit Layanan Administrasi yang bertanggung jawab penuh atas
seluruh kegiatan administrasi.
Secara spesifik, kegiatan administrasi perkantoran pada Biro Umum dan
Perlengkapan Setdaprovsu adalah sebagai berikut:
1. Menerima Tamu Untuk Konsultasi
Pada Biro Umum dan Setdaprovsu, saat masa pandemi Covid 19 yang
menerima tamu adalah Unit Layanan Administrasi. Namun saat masa pandemi
Covid 19 seperti sekarang ini, yang menerima tamu adalah petugas Satuan Polisi
Pamong Praja (Satpol PP).
Pada saat sebelum masa pandemi setiap tamu yang datang ke Kantor
Gubernur Sumatera Utara harus mengikuti beberapa prosedur berikut ini:
a. Tamu harus menunjukkan identitas diri terlebih dahulu, seperti KTP, SIM atau
identitas diri yang lainnya
b. Lalu bagian Unit Layanan Administrasi akan mengscan kartu identitas tersebut
menggunakan mesin scanner untuk memastikan identitas tersebut benar adanya
atau tidak
c. Selanjutnya Unit Layanan Administrasi akan menelpon ke bagian yang dituju
oleh tamu tersebut
d. Dan jika Kepala Biro yang dituju memiliki waktu maka tamu tersebut akan
diarahkan langsung ke ruang konsultasi
Universitas Sumatera Utara
32
Namun pada saat masa pandemi Covid 19 ini, penerimaan tamu dilakukan
oleh petugas Satpol PP. Adapun prosedur yang harus diikuti oleh tamu yang
datang ke Kantor Gubernur Sumatera Utara, adalah sebagai berikut:
a. Tamu harus menunjukkan identitas diri
b. Kemudian Satpol PP akan menanyakan kepada tamu ingin bertemu dengan
siapa
c. Kemudian tamu akan diarahkan kelantai dimana ruangan biro yang dituju oleh
tamu tersebut
d. Selanjutnya ketika tamu telah sampai pada lantai yang dituju maka tamu akan
bertemu dengan petugas Satpol PP yang berjaga disetiap lantai. Dan Satpol PP
tersebut akan betanya lagi kepada tamu tersebut ingin bertemu dengan siapa
e. Selanjutnya Satpol PP akan mengarahkan tamu tersebut ke ruangan Kepala
Biro
Menurut Yatimah (2018), seorang administrasi perkantoran yang bertugas
menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut ini:
a. Mengetahui nama tamu, nama kantor atau perusahaan dan maksud
kunjungannya.
b. Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukkan kesan
tersebut agar terjalin goodwill yang baik.
c. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan
memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.
d. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada
tamu.
Universitas Sumatera Utara
33
e. Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang dibawa oleh
tamu sesuai dengan kebijakan kantor.
f. Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.
g. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang
dikemukakan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai
masalahnya.
h. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu
agar meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan beritahukan kepada pejabat yang
dikehendaki tamu.
Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, pelayanan terhadap tamu
belum maksimal dilakukan. Saat sebelum renovasi dilakukan, pelayanan terhadap
tamu juga belum sesuai dengan teori di atas. Dimana penerima tamu harus
bersikap ramah dan menyenangkan kepada tamu yang datang. Penerima tamu
pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu tidak menunjukkan sikap
senyum ramahnya kepada tamu yang datang dan malah memasang wajah yang
datar. Apalagi saat ini sedang ada renovasi ruangan sehingga yang menerima tamu
adalah petugas Satpol PP dan hanya menggunakan meja kecil di depan pintu
masuk kantor.
2. Pengelolaan Surat Masuk
Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, segala pengelolaan surat
diatur dalam Permendagri No. 135 Tahun 2017. Surat masuk adalah surat yang
berasal dari masyarakat ataupun dari lembaga/dinas.
Universitas Sumatera Utara
34
Alur surat masuk pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu adalah
sebagai berikut:
a. Surat diterima oleh Unit Layanan Administrasi
b. Surat disortir berdasarkan sifatnya, apakah surat rahasia, surat mendesak, surat
rutin atau surat biasa
c. Surat di input ke dalam aplikasi e-arsip, dengan memasukkan nomor surat dan
tanggal terima. Dan selanjutnya kartu kendali akan tercetak otomatis
d. Kartu kendali dicetak menjadi 3 rangkap, yaitu kertas berwarna putih sebagai
ekspedisi, hijau sebagai pertinggal untuk bagian yang dituju dalam surat untuk
ditindak lanjut dan merah sebagai pertinggal untuk Unit Layanan
Administrasi.
e. Kemudian surat dicatat dalam buku agenda dengan memasukkan nomor urut
surat, nomor surat, tanggal terima, nama pengirim dan isi ringkas.
f. Kemudian surat didistribusikan ke bagian yang dituju dalam surat tersebut
untuk ditindak lanjuti apakah surat perlu dibalas atau tidak.
Berikut adalah contoh kartu kendali surat msauk pada Biro Umum dan
Perlengkapan Setdaprovsu:
Universitas Sumatera Utara
35
Sumber: Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu (2020)
Gambar 3.1
Kartu Kendali Surat Masuk
Menurut Yatimah (2018), dalam menangani surat masuk terdapat beberapa
kegiatan yang harus dilakukan seorang administrasi perkantoran, yaitu:
a. Penerimaan surat.
b. Penyortiran surat.
c. Pencatatan surat.
d. Pengarahan surat.
e. Penyimpanan surat.
Berdasarkan teori yang dikemukakan oleh Yatimah, pengelolaan surat
masuk pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu sudah sesuai dengan teori
tersebut. Akan tetapi, pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu sudah
menggunakan aplikasi e-arsip dan sismaker. Sehingga sebelum pencatatan surat
pada kartu kendali dan buku agenda, surat harus di input ke dalam aplikasi e-arsip
terlebih dahulu.
Universitas Sumatera Utara
36
3. Pengelolaan Surat Keluar
Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, segala pengelolaan surat
diatur dalam Permendagri No. 135 Tahun 2017. Surat keluar adalah surat yang
ditujukan kepada masyarakat atau kepada lembaga/dinas.
Alur surat keluar pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu adalah
sebagai berikut:
a. Pendiktean konsep surat yang dilakukan oleh Gubernur/Wakil Gubernur/Staf
Ahli/Kepala Biro
b. Pembuatan konsep surat yang dilakukan oleh Unit Layanan Administrasi
c. Unit Layanan Administrasi meminta peersetujuan konsep surat yang sudah
dibuat kepada pimpinan yang telah mendiktekan konsep surat
d. Setelah surat disetujui maka Unit Layanan Administrasi akan membuat surat
e. Kemudian Unit Layanan Administrasi harus melakukan penyuntingan surat
untuk memastikan sudah tidak ada lagi ejaan yang salah dalam surat
f. Selanjutnya surat ditandatangani oleh pimpinan yang mendiktekan surat
g. Setelah surat ditandatangani dilanjutkan dengan penomoran surat
h. Surat siap untuk dikirim. Namun sebelum surat dikirim, surat harus digandakan
sebagai petinggal untuk diarsip
Berikut ini adalah contoh penomoran surat keluar (surat izin riset) pada Biro
Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu:
Sumber: Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu 2020
Gambar 3.2
Penomoran Surat Keluar Pada Biro Umum dan Perlengkpan Setdaprovsu
071/442.6/BUP/VIII/2020
Universitas Sumatera Utara
37
Keterangan:
071 : Klasifikasi dari Kementrian yang diatur dalam Permendagri No.135
Tahun 2017 tetang riset.
442.6 : Jumlah surat yang sudah keluar dan jumlah klasifikasi dalam surat yang
keluar.
BUP : Biro Umum dan Perlengkapan.
VIII : Bulan surat dikeluarkan.
2020 : Tahun surat dikeluarkan.
Berikut ini adalah contoh kartu kendali surat keluar pada Biro Umum dan
Perlengkapan Setdaprovsu:
Sumber: Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu (2020)
Gambar 3.3
Kartu Kendali Surat Keluar
Menurut Yatimah (2018), kegiatan yang dapat dilakukan dalam penanganan
surat keluar adalah sebagai berikut:
a. Pendiktean konsep surat.
b. Pembuatan konsep surat.
Universitas Sumatera Utara
38
c. Persetujuan konsep surat.
d. Pengetikan surat.
e. Penyuntingan surat.
f. Penandatanganan surat.
g. Penomoran surat.
h. Penyimpanan surat dan pengiriman surat.
Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, pengelolaan surat keluar
sudah sangat sesuai dengan teori di atas. Konsep surat yang dibuat harus disetujui
terlebih dahulu oleh pimpinan yang memberi perintah atas pembuatan surat
tersebut dan dilanjutkan dengan pengetikan surat yang harus diperiksa ejaannya
agar tidak ada kesalahan lagi. Setelah surat selesai diketik surat akan
ditandatangani oleh pimpinan dan surat siap untuk dikirim.
4. Mengarsip Surat Masuk dan Surat Keluar
Setelah surat masuk dan surat keluar pada Biro Umum dan Perlengkapan
Setdaprovsu diproses, maka surat akan diarsip berdasarkan kode klasifikasi yang
telah ditetapkan dalam Permendagri No. 135 Tahun 2017. Adapun langkah-
langkah pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Biro Umum dan
Perlengkapan Setdaprovsu adalah sebagai berikut:
a. Surat dipisahkan berdasarkan kode klasifikasi yang telah ditetapkan dalam
Permendagri No. 135 Tahun 2017.
b. Setelah surat dipisahkan, surat diurutkan kembali berdasarkan tanggal surat.
c. Setelah surat diurutkan dengan baik dan benar, maka surat langsung disimpan
dalam filling cabinet yang telah dibubuhi kode klasifikasi.
Universitas Sumatera Utara
39
Menurut Yatimah (2018), secara umum, kegiatan dalam menata arsip dapat
dibagi ke dalam beberapa kegiatan di antaranya, terdiri dari:
a. Memisah-misahkan, yaitu merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk
mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya.
b. Pemeriksaan arsip atau meneliti disposisi, yaitu mengadakan penelitian, agar
diketahui surat yang akan disimpan telah mendapat posisi atau belum. Surat
yang belum ada disposisinya harus mendapat persetujuan oleh pejabat yang
berwenang. Hal ini dilakukan untuk menghindari masuknya surat-surat yang
masih aktif ke dalam tempat penyimpanan.
c. Memadukan, yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung
dari suatu masalah atau yang saling berkaitan.
d. Mengklasifikasi, yaitu klasifikasi arsip merupakan pengelompokan
urusan/masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan
kantor yang menciptakan atau menghimpunnya.
e. Mengindeks, yaitu menentukan inti dari isi surat dan menentukan indeksnya.
f. Mempersiapkan tunjuk silang, yaitu menggunakan formulir tunjuk silang untuk
mempermudah pencarian kembali arsip.
g. Menyusun arsip yang sudah diberi kode, Bersama tunjuk silang sesuai dengan
system yang digunakan.
h. Menyimpan arsip secara benar kedalam tempat penyimpanan sesuai kode
masing-masing.
Pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu, pengarsipan surat masuk
dan surat keluar sudah lebih mudah dibandingkan dengan teori yang telah
Universitas Sumatera Utara
40
dinyatakan oleh Yatimah di atas. Hal tersebut dikarenakan pada Biro Umum dan
Perlengkapan Setdaprovsu sudah menggunakan kartu kendali, dimana kartu
kendali dijadikan sebagai ekspedisi dan disposisi surat. Sehingga pemeriksaan
disposisi tidak diperlukan lagi karena sudah otomatis terisi ketika surat akan
masuk dan surat akan keluar.
Universitas Sumatera Utara
41
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Setelah melakukan penelitian pada Biro Umum dan Perlengkapan
Setdaprovsu, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Penanganan surat pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu sudah
menggunakan aplikasi e-arsip dan sismaker. Dimana dengan menggunakan
aplikasi-aplikasi tersebut menjadikan penanganan surat-menyurat menjadi
lebih praktis.
2. Kegiatan surat-menyurat pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu
sudah sesuai dengan Permendagri No.135 Tahun 2017.
3. Pelayanan terhadap tamu belum maksimal dilakukan. Dimana penerima tamu
tidak bersikap ramah dan menyenangkan kepada tamu yang datang dan malah
memasang wajah yang datar. Apalagi saat ini sedang ada renovasi ruangan
sehingga yang menerima tamu adalah petugas Satpol PP dan hanya
menggunakan meja kecil di depan pintu masuk kantor.
4. Pengarsipan surat masuk dan surat keluar sudah lebih mudah dibandingkan
dengan teori yang telah dinyatakan oleh Yatimah. Hal tersebut dikarenakan
pada Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu sudah menggunakan kartu
kendali, dimana kartu kendali dijadikan sebagai ekspedisi dan disposisi surat.
Sehingga pemeriksaan disposisi tidak diperlukan lagi karena sudah otomatis
terisi ketika surat akan masuk dan surat akan keluar.
Universitas Sumatera Utara
42
4.2 Saran
Adapun saran untuk Biro Umum dan Perlengkapan Setdaprovsu yang
dikemukakan oleh penulis yaitu:
1. Pendidikan dan pelatihan (diklat) pegawai harus dilakukan agar ilmu tentang
dunia administrasi dan surat menyurat terus berkembang.
2. Pemahaman tentang teknologi perlu ditingkatkan karena penanganan surat
sudah menggunakan aplikasi sehingga para pegawai lebih paham.
3. Hendaknya meja resepsionis yang terletak di pintu masuk harus selalu dijaga
oleh petugas agar tamu yang datang tidak kebingungan harus kemana karena
tidak adanya petugas yang berjaga.
4. Penerima tamu harus lebih menunjukkan sikap ramah tamah agar tamu lebih
nyaman dan merasa lebih dihargai.
5. Agar ketika akan mengarsip dan menemukan arsip kembali menjadi lebih
mudah, sebaiknya penyusunan filling cabinet disusun berjajar dan jaraknya
tidak berjauhan dengan filling cabinet yang lain.
Universitas Sumatera Utara
43
DAFTAR PUSTAKA
Buku:
Fahmi, Irham. 2015. Pengantar Ilmu Administrasi Bisnis. Bandung: Alfabeta.
Kamaluddin, Apiaty dan Patta Rapanna. 2017. Administrasi Bisnis, Makassar:
Sah Media.
Maryati. 2014. Manajemen Perkantoran Efektif, Edisi Kedua, Yogyakarta: UPP
STIM YKPN.
Priansa, Donni Juni dan Fenny Damayanti. 2015. Administrasi & Operasional
Perkantoran. Bandung: Alfabeta.
Pujiasri, Eny, Tuginem dan Badrus Suryadi. 2020. Administrasi Umum untuk
SMK/MAK Kelas X, Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia.
Rahman, Mariati. 2017. Ilmu Administrasi, Cetakan Pertama. Makassar: Sah
Media.
Siagian, Sondang P. 2014. Filsafat Administrasi, Edisi Revisi, Jakarta: Rineka
Cipta.
Silalahi, U. 2011. Studi Tentang Ilmu Administrasi: Konsep, Teori, dan Dimensi,
Cetakan Kesembilan. Bandung: Sinar Baru Algesindo.
Sutha, Diah Wijayanti. 2018. Administrasi Perkantoran, Sidoarjo: Indomedia
Pustaka.
Yatimah, Durotul. 2018. Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang Keahlian:
Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung: Pustaka
Setia
Website:
https://www.sumutprov.go.id/artikel/halaman/sejarah/18 September 2020/15.00
http://repository.usu.ac.id/handle/123456789/41639/15 Oktober 2020/21.15
https://journal.uniga.ac.id/index.php/JPKP/article/viewFile/192/181/15 Oktober
2020/22.15
Universitas Sumatera Utara
44
LAMPIRAN
1. Surat Izin Riset
Universitas Sumatera Utara
top related