standard operating procedures (sop) layanan …
Post on 30-Oct-2021
20 Views
Preview:
TRANSCRIPT
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
JAKARTA
2012
ii
Kata Pengantar
Segala puji kami sembahkan kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa bahwa atas
rahmat dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan Buku Prosedur Layanan TI,
SOP dan Regulasi e-Procurement Direktorat e-Procurement, Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).
Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif dan
efisien adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh proses
penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Hal ini dinilai penting karena Standar Operasional
Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan
fungsi dan SOP juga merupakan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan
indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur dan
sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Dengan adanya Standar Operasional Prosedur, penyelenggaraan administrasi
pemerintahan dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari
atau sekalipun terjadi penyimpangan di lingkungan pemerintahan, hal tersebut dapat
ditemukan penyebabnya dan bisa diselesaikan dengan cara yang tepat. Apabila semua kegiatan
sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam Standar Operasional Prosedur, maka secara
bertahap kualitas pelayanan publik akan lebih profesional, cepat dan mudah.
Kami menyadari bahwa Buku ini masih jauh untuk dikatakan sempurna, oleh karena itu
kritik, saran dan masukan yang bersifat membangun agar tercapainya tujuan dari Penyusunan
Buku ini sangat kami nantikan.
Jakarta, Desember 2012
Tim Penyusun
iii
Daftar isi
Kata Pengantar.................................................................................................................................................................. ii Daftar Isi............................................................................................................................................................................... iii SOP Layanan Pengguna SPSE.................................................................................................................. 1
1. SOP Perubahan Email Penyedia……………………………............................................................................... 2 2. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Admin Agency …........................ 10 3. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Auditor........................................... 18 4. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Helpdesk…………………………... 26 5. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Verifikator………………………... 33 6. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID PPK………………………………….. 41 7. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Panitia Pokja ULP……………… 48 8. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Admin PPE……………………….. 55 9. SOP Perubahan NPWP Penyedia………………………………………………………………………………….... 63
10. SOP Perubahan Data Lelang………………………………………………………………………………………….. 71 11. SOP Pemberian Informasi User ID Penyedia…………………………………………………………………... 76 12. SOP Penggunaan Akses Intranet Internet di Bidding Room Bagi Pengguna..……………………. 84 13. SOP Pengumuman Informasi Ke Pengguna SPSE Terkait Kendala Sistem SPSE………………... 87 14. SOP Pengumuman Informasi Ke Pengguna SPSE Terkait Pemeliharaan Sistem SPSE……….. 90 15. SOP Eskalasi Permasalahan Melalui Aplikasi TTS…………………………………………………………… 93 16. SOP Eskalasi Permasalahan Melalui E-Mail...………………………………………………………………….. 97 17. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui Telepon…………………………………… 101 18. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui TTS…………………………………………. 107 19. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui E-Mail……………………………………… 112 20. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE di LPSE………………………………………………... 115 21. SOP Pendampingan Upload di Bidding Room………………………………………………………………... 121 22. SOP Agregasi Data Penyedia…………………………………………………………………………………………. 127 23. SOP Perubahan Jadwal Batas Akhir Upload dan Awal Pembukaan Dokumen Penawaran… 130
SOP Pedoman Bimbingan Teknis......................................................................................................................... 134 24. SOP Pelaksanaan Training Penggunaan LPSE............................................................................................ 135 25. SOP Sosialisasi e-Procurement......................................................................................................................... 138
SOP Pedoman Pemeliharaan Kinerja dan Kapasitas SPSE.................................................................... 141 26. SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktu SPSE...................................................................... 142 27. SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Aplikasi SPSE............................................................................... 148 28. SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE.................................................................... 155
SOP Pedoman Pengamanan dan Pemeliharaan Infrastruktur SPSE................................................ 162 29. SOP Monitoring dan Pemeliharaan Data Center....................................................................................... 163 30. SOP Pengelolaan Asset Informasi.................................................................................................................... 171 31. SOP Pengelolaan Software Pendukung......................................................................................................... 180 32. SOP Prosedur Perbaikan Secara Remote...................................................................................................... 184 33. Instruksi Kerja Monitoring Log Pada Server.............................................................................................. 187 34. Instruksi Kerja Pengelolaan Data Center...................................................................................................... 190 35. SOP Prosedur Monitoring dan Pemeliharaan Jaringan.......................................................................... 193
SOP Pedoman Pengarsipan Dokumen Elektronik SPSE.......................................................................... 197 36. SOP Pengarsipan Dokumen……………………………………………………………………………….................. 198 37. SOP Pelaksanaan Backup Server...................................................................................................................... 204 38. Instruksi Kerja Backup and Recovery……………………………………………………………………………. 209
SOP Pedoman Pengembangan Sistem e-Procurement…........................................................................ 226 39. SOP Pedoman Pengembangan Aplikasi Pendukung e-Procurement oleh LPSE…….................. 227 40. SOP Pedoman Implementasi Aplikasi SPSE............................................................................................... 236 41. SOP Pedoman Pendampingan Pembangunan Infrastruktur IT LPSE.............................................. 244 42. SOP Pedoman User Acceptance Test Terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur IT LPSE 247 43. SOP Prosedur Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE……………………… 251
iv
44. Instruksi Kerja Instalasi Aplikasi E-procurement…………………………………………………………… 258 SOP Pedoman Registrasi dan Verifikasi Pengguna SPSE ………………………………………………… 302 45. SOP Registrasi dan Verifikasi Penyedia Barang Jasa……………………………………………………….. 303 46. SOP Registrasi PPK……………………………………………………………………………………………………… 308 47. SOP Registrasi Panitia Pengadaan…………………………………………………………………………………. 313 48. SOP Registrasi Admin Agency K/L/D/I………………………………………………………………………….. 318 49. SOP Registrasi Auditor/Pemeriksa/Penyidik………………………………………………………………… 323 50. SOP Registrasi Helpdesk/Verifikator/Admin Agency……………………………………………………. 328 51. SOP Registrasi Helpdesk/Verifikator/Admin Agency untuk LPSE Service Provider………… 333 52. SOP Registrasi Admin PPE…………………………………………………………………………………………….. 338 53. SOP Pengaktifan Kembali Akun Penyedia……………………………………………………………………… 341 54. SOP Penonaktifan Akun Penyedia………………………………………………………………………………….. 344 55. SOP Penonaktifan Akun PPK dan Panitia Pengadaan Pokja ULP……………………………………… 347
SOP Penanganan Masalah SPSE………………………………………………………………………………………… 350 56. SOP Prosedur Pemulihan Keadaan Aplikasi SPSE Akibat Kendala Teknis………………………… 351 57. SOP Prosedur Uji Forensik……………………………………………………………………………………………. 358 58. SOP Penanganan Insiden Keamanan Informasi SPSE……………………………………………………… 365 59. SOP Penanganan Insiden Infrastruktur SPSE…………………………………………………………………. 370 60. SOP Penanganan Insiden SPSE……………………………………………………………………………………… 374 61. Instruksi Kerja Error Handling E-procurement……………………………………………………………… 378
Lampiran Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE………………………………………………….. 392
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGGUNA SPSE
JAKARTA
2012
2
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN EMAIL PENYEDIA BARANG/JASA
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
3
1/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
Nomor Revisi
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 Penyedia Barang/Jasa
2 Verifikator
3 Helpdesk LPSE
4 Front office
1. Surat Permohonan Ganti E-mail Penyedia
2. Surat Kuasa Pembawa Berkas
3 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE
4 Formulir Tanda Terima Berkas
1.
SOP Pengarsipan Dokumen
2.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas
melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
Nomor SOP
Definisi :
PERUBAHAN EMAIL PENYEDIA BARANG/JASA
Pencatatan dan Pendataan :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Peralatan/Perlengkapan :
Tujuan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peringatan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar
di SPSE dalam melakukan permintaan penggantian alamat e-mail penyedia barang/jasa.
Tanggal Pembuatan
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia untuk mengganti
e-mail penyedia.
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
4
Penyedia Front office Helpdesk LPSE Verifikator Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas
berkop perusahaan, ditandatangani
pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai.
2. jika yang datang selain pimpinan
perusahaan harus membawa Surat Kuasa
dibuat diatas kertas berkop perusahaan,
ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap
dan bermaterai.
3. Dokumen perusahaan seperti pada saat
registrasi terdiri dari asli dan copy yaitu KTP
direktur, NPWP, SIUP/ SIUJK/ ijin untuk
menjalankan kegiatan/usaha sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku , Akta pendirian perusahaan
dan Akta perubahan terakhir
4. Berkas permohonan diatas dimasukan
dalam map/amplop dan diberi sampul
identitas perusahaan
2 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office
dan mengisi buku tamu
N/A isian data penyedia
pada buku tamu
3 Memberikan nomor antrian dan
mempersilahkan penyedia untuk menunggu
giliran menghadap helpdesk diruang tunggu
telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung
setelah mengisi buku
tamu
4 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai
nomor antrian
Nomor antrian N/A
5 Melakukan pengecekan kelengkapan berkas. Berkas permohonan 10 menit hasil pengecekan
6 Apabila berkas lengkap maka helpdesk
menyerahkan tanda terima berkas kepada
penyedia dan meminta penyedia untuk
menunggu konfirmasi perubahan email melalui
email penyedia. Kemudian helpdesk
menyerahkan berkas permohonan kepada
verifikator untuk diproses lebih lanjut.
Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan
ditindakanjuti
kepada verifikator
Jangka waktu lamanya
proses perubahan
email mengacu pada
Tabel Prioritas
Penyelesaian
Permasalahan SPSE
7 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk
mengembalikan berkas kepada penyedia dan
meminta penyedia untuk melengkapi berkas.
Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit permohonan tidak
ditindaklanjuti
8 Menerima dan memeriksa berkas permohonan Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan
ditindaklanjuti
untuk diverifikasi
1
SOP PERUBAHAN EMAIL PENYEDIA BARANG/JASA
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
N/A Berkas
Permohonan
Mempersiapkan berkas permohonan berkas
permohonan ganti e-mail Mulai
YaTidak
5
9 Melakukan verifikasi ulang disesuaikan dengan
berkas yang telah diarsip sebelumnya. Apakah
berkas benar/valid ?
Berkas permohonan lengkap 15 menit hasil verifikasi
berkas
permohonan
10 Apabila tidak sesuai verifikator melalui
Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi
berkas/menunjukan berkas yang sesuai.
berkasi tidak lengkap ketika dilakukan
verifikasi
5 menit permohonan
ditolak/tidak
ditindaklanjuti
11 Melakukan perubahan e-mail penyedia
barang/jasa pada aplikasi SPSE
berkas lengkap dan sesuai ketika di
verifikasi
10 menit hasil perubahan
Tata cara perubahan e-
mail penyedia pada
aplikasi SPSE mengacu
pada panduan
pengguna (user guide)
aplikasi SPSE
12 Memberitahu helpdesk bahwa permohonan
perubahan alamat e-mail penyedia telah
dilaksanakan
hasil perubahan email 5 menit hasil perubahan
email diterima oleh
penyedia
13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada
SOP pengarsipan berkas
hasil perubahan email
10 menit
Arsip berkas
permohonan
14 Menerima dan meneruskan pemberitahuan
melalui e-mail kepada Penyedia barang/jasa
bahwa permohonan perubahan alamat e-mail
penyedia telah dilaksanakan
hasil perubahan email 5 menit perubahan alamat
email diterima oleh
penyedia
Tidak Ya
Selesai
6
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN EMAIL PENYEDIA BARANG/JASA
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
7
Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID
Kop Surat perusahan
Tempat, Tanggal
No : Kepada
Lampiran : Yth : Kepala LPSE …..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini
Nama :
Jabatan :
e-mail :
Untuk dan atas nama
Nama perusahaan :
Alamat perusahaan :
Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail
e-mail semula :
e-mail baru :
Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami
ucapkan terima kasih
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
(………………………………)
8
Template Surat Kuasa
Kop Surat Perusahaan
SURAT KUASA
No :
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] , memberi kuasa kepada:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
No. KTP :
Untuk membawa dokumen perusahaan berupa:
1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan
kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] , [tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,-
[nama]
[jabatan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
[nama]
[jabatan]
9
Form Tanda Terima Berkas
TANDA TERIMA BERKAS
Tanggal :
Telah kami terima dari :
Berkas Berupa
Yang Menerima, Yang Menyerahkan,
Nama Nama
Jabatan Instansi/ Jabatan
10
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
11
2/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Admin Agency
2 2 Helpdesk LPSE
3 Admin PPE
3 4 Front Office
4
5
1. Surat Permohonan Reset Password atau informasi User ID
2 SK Pengangkatan Admin Agency
1.
1. 2
2.
1 SOP Pengarsipan Dokumen
Keterkaitan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia
Pengadaan/Pokja ULP/PPK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN
INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY
Pencatatan dan Pendataan :
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Admin Agency yang
terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan
informasi user ID miliknya
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi
user ID Admin Agency sehingga Admin Agency dapat melakukan login pada aplikasi SPSE
Tujuan : Definisi :
Peringatan :
12
Admin Agency Front Office Helpdesk Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Permohonan Reset Password atau
pemberian informasi User ID
2. SK pengangkatan sebagai Admin Agency
(apabila datang langsung ke LPSE membawa
asli SK pengangkatan sebagai Admin Agency)
2 Admin Agency melapor ke front office dan mengisi
buku tamu (apabila disampaikan langsung ke
LPSE)
N/A isian data
Admin
Agencypada
buku tamu
3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan
penyedia untuk menunggu giliran menghadap
helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan
langsung ke LPSE)
telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung
setelah mengisi buku
tamu
4 - Apabila permohonan disampaikan langsung
maka helpdesk memanggil penyedia untuk
menghadap sesuai nomor antrian.
- Apabila permohonan disampaikan melalui email
maka helpdesk membuka email
Nomor antrian (apabila permohonan
disampaikan langsung kepada LPSE)
N/A
helpdesk membuka
email pada hari yang
sama dengan hari
email tersebut
masuk (hari dan jam
kerja)
5 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas
permohonan. Apakah berkas permohonan
lengkap?
Berkas permohonan lengkap 5 Menit hasil
pemeriksaan
kelengkapan
berkas
permohonan
6 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk
meminta kepada Admin Agency untuk melengkapi
berkas permohonan
Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit Pemberitahuan
permintaan
melengkapi
berkas
permohonan
7 Melengkapi kekurangan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi
berkas permohonan
N/A
8 Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk
menyerahkan berkas permohonan kepada Admin
PPE
Berkas permohonan lengkap Permohonan
ditindaklanjuti
kepada Admin
PPE
SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
N/A Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
Admin Agency yang
bersangkutan(softco
py)
1 Menyampaikan berkas permohonan Reset
Password Dan Informasi User ID (apabila datang
langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui
email lanjut ke nomor 4)
Mulai
YaTidak
13
1. Data pada berkas permohonan sesuai
dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau
dengan arsip permohonan pada saat
registrasi awal2. Melakukan konfirmasi kepada Admin
Agency melalui telepon atau bertemu
langsung (jika diperlukan)
10 Melakukan reset password atau mencari informasi
user ID Admin Agency pada aplikasi SPSE
Berkas permohonan benar/valid 10 menit hasil perubahan
password/infor
masi user id
11 Memberitahu Admin Agency melalui Helpdesk
bahwa permohonan ditolak
Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit pemberitahuan
permohonan
ditolak
12 Memberitahukan password baru atau informasi
user ID Admin Agency melalui helpdesk untuk
disampaikan kepada Admin Agency
hasil perubahan password/informasi user id 5 menit pemberitahuan
hasil perubahan
password/infor
masi user id
Diinformasikan
untuk segera
melakukan login
dengan User ID dan
Password tersebut
serta mewajibkan
untuk melakukan
perubahan password
13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
hasil perubahan password/informasi user id
10 menit
Arsip berkas
permohonan
14 Memberitahukan password baru atau informasi
user ID Admin Agency kepada Admin Agency
hasil perubahan password/informasi user id 5 menit perubahan
perubahan
password atau
informasi user
id diterima oleh
Admin Agency
9 Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan
memeriksa kebenaran berkas permohonan.
Apakah berkas permohonan benar/valid ?
15 menit hasil
pengecekan
berkas
permohonan
Selesai
Selesai
YaTidak
14
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
15
Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID
Kop Surat perusahan
Tempat, Tanggal
No : Kepada
Lampiran : Yth : Kepala LPSE …..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini
Nama :
Jabatan :
e-mail :
Untuk dan atas nama
Nama perusahaan :
Alamat perusahaan :
Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail
e-mail semula :
e-mail baru :
Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami
ucapkan terima kasih
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
(………………………………)
16
Template Surat Kuasa
Kop Surat Perusahaan
SURAT KUASA
No :
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] , memberi kuasa kepada:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
No. KTP :
Untuk membawa dokumen perusahaan berupa:
1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan
kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] , [tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,-
[nama]
[jabatan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
[nama]
[jabatan]
17
Form Tanda Terima Berkas
TANDA TERIMA BERKAS
Tanggal :
Telah kami terima dari :
Berkas Berupa
Yang Menerima, Yang Menyerahkan,
Nama Nama
Jabatan Instansi/ Jabatan
18
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
19
3/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 Auditor
2 Front Office
3 Helpdesk
4 Admin PPE
1. Surat Permohonan Reset Password atau Informasi User ID
2 Surat Perintah Pemeriksaan
1.
2.
SOP Pengarsipan Dokumen
Nomor SOP
Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa).
Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Peralatan/Perlengkapan :
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN
INFORMASI USER ID AUDITOR
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Tujuan :
Definisi :
Penjelasan Singkat :
Pencatatan dan Pendataan :
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi
user ID Auditor sehingga Auditor dapat melakukan login pada aplikasi SPSE
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Auditor yang terdaftar
di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user
ID miliknya
20
Auditor Front Office Helpdesk Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Permohonan Reset Password dan
Info User ID
2. Surat Perintah Tugas Pemeriksaan
(apabila datang langsung ke LPSE membawa
asli Surat Perintah Tugas Pemeriksaan)
2 auditor melapor ke front office dan mengisi buku
tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE)
N/A isian data
auditorpada
buku tamu
3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan
penyedia untuk menunggu giliran menghadap
helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan
langsung ke LPSE)
telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung
setelah mengisi buku
tamu
4 - Apabila permohonan disampaikan langsung
maka helpdesl memanggil penyedia untuk
menghadap sesuai nomor antrian.
- Apabila permohonan disampaikan melalui email
maka helpdesk membuka email
Nomor antrian (apabila permohonan
disampaikan langsung kepada LPSE)
N/A
helpdesk membuka
email pada hari yang
sama dengan hari
email tersebut
masuk (hari dan jam
kerja)
5 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas
permohonan. Apakah berkas permohonan
lengkap?
Berkas permohonan lengkap 5 Menit hasil
pemeriksaan
kelengkapan
berkas
permohonan
6 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk
meminta kepada Auditor untuk melengkapi berkas
permohonan
Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit Pemberitahuan
permintaan
melengkapi
berkas
permohonan
7 Melengkapi kekurangan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi
berkas permohonan
N/A
8 Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk
menyerahkan berkas permohonan kepada Admin
PPE
Berkas permohonan lengkap Permohonan
ditindaklanjuti
kepada Admin
PPE
SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
N/A Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
auditor yang
bersangkutan(softco
py)
1 Menyampaikan berkas permohonan Reset
Password Dan Informasi User ID (apabila datang
langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui
email lanjut ke nomor 4)
Mulai
YaTidak
21
1. Data pada berkas permohonan sesuai
dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau
dengan arsip permohonan pada saat
registrasi awal2. Melakukan konfirmasi kepada Auditor
melalui telepon atau bertemu langsung (jika
diperlukan)
10 Melakukan reset password atau mencari informasi
user ID Auditor pada aplikasi SPSE
Berkas permohonan benar/valid 10 menit hasil perubahan
password/infor
masi user id
11 Memberitahu Auditor melalui Helpdesk bahwa
permohonan ditolak
Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit pemberitahuan
permohonan
ditolak
12 Memberitahukan password baru atau informasi
user ID Auditor melalui helpdesk untuk
disampaikan kepada Auditor
hasil perubahan password/informasi user id 5 menit pemberitahuan
hasil perubahan
password/infor
masi user id
Diinformasikan
untuk segera
melakukan login
dengan User ID dan
Password tersebut
serta mewajibkan
untuk melakukan
perubahan password
13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
hasil perubahan password/informasi user id10 menit
Arsip berkas
permohonan
14 Memberitahukan password baru atau informasi
user ID Auditor kepada Auditor
hasil perubahan password/informasi user id 5 menit perubahan
perubahan
password atau
informasi user
id diterima oleh
Auditor
9 Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan
memeriksa kebenaran berkas permohonan.
Apakah berkas permohonan benar/valid ?
15 menit hasil
pengecekan
berkas
permohonan
Selesai
Selesai
YaTidak
22
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
23
Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID
Kop Surat perusahan
Tempat, Tanggal
No : Kepada
Lampiran : Yth : Kepala LPSE …..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini
Nama :
Jabatan :
e-mail :
Untuk dan atas nama
Nama perusahaan :
Alamat perusahaan :
Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail
e-mail semula :
e-mail baru :
Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami
ucapkan terima kasih
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
(………………………………)
24
Template Surat Kuasa
Kop Surat Perusahaan
SURAT KUASA
No :
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] , memberi kuasa kepada:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
No. KTP :
Untuk membawa dokumen perusahaan berupa:
1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan
kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] , [tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,-
[nama]
[jabatan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
[nama]
[jabatan]
25
Form Tanda Terima Berkas
TANDA TERIMA BERKAS
Tanggal :
Telah kami terima dari :
Berkas Berupa
Yang Menerima, Yang Menyerahkan,
Nama Nama
Jabatan Instansi/ Jabatan
26
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
27
4/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 Admin PPE
2 Helpdesk LPSE
1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID
2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Helpdesk
1.
2.
SOP Pengarsipan Dokumen
Peralatan/Perlengkapan :
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN
INFORMASI USER ID HELPDESK
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa).
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Helpdesk yang terdaftar
di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user
ID miliknya
Pencatatan dan Pendataan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Tujuan :
Definisi :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi
user ID Helpdesk sehingga Helpdesk dapat melakukan login pada aplikasi SPSE
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Nomor SOP
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
28
Helpdesk LPSE Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Permohonan Reset Password dan
Info User ID
2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai
Helpdesk
2 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas
permohonan. Apakah berkas permohonan
lengkap?
Berkas permohonan 5 Menit hasil
pengecekan
berkas
3 Meminta Helpdesk untuk melengkapi berkas
permohonan
berkas permohonan tidak lengkap 5 Menit pemberitahuan
untuk
melengkapi
berkas
4 Melengkapai kekurangan berkas permohonan pemberitahuan untuk melengkapi berkas N/A
1. Data pada berkas permohonan sesuai
dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau
dengan arsip permohonan pada saat
registrasi awal
2. Melakukan konfirmasi kepada Helpdesk
melalui telepon atau bertemu langsung (jika
diperlukan)
6 Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin
PPE melakukan reset password atau mencari
informasi user ID Helpdesk pada aplikasi SPSE
hasil pengecekan berkas bahwa berkas
permohonan lengkap dan benar/valid
15 menit hasil reset
password/infor
masi user id7 Apabila berkas tidak lengkap dan tidak
benar/tidak valid, Admin PPE Memberitahu
Helpdesk bahwa permohonan ditolak
hasil pengecekan berkas bahwa berkas
permohonan tidak lengkap atau tidak
benar/tidak valid
5 menit pemberitahuan
permohonan di
tolak8 Memberitahukan password baru atau informasi
user ID Helpdesk kepada Helpdesk
hasil reset password/informasi user id 10 menit pemberitahuan
password
baru/informasi
user id diterima
oleh helpdesk
Diinformasikan
untuk segera
melakukan login
dengan User ID dan
Password tersebut
serta mewajibkan
untuk melakukan
perubahan password
9 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
hasil reset password/informasi user id dan
pemberitahuan password baru/informasi
user id
5 menit Arsip berkas
permohonan
N/A Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
helpdesk (softcopy)
5 Memeriksa kebenaran berkas permohonan.
Apakah berkas permohonan benar/valid ?
15 menit
1 Menyampaikan berkas permohonan Reset
Password Dan Info User ID
hasil
pengecekan
berkas
SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
Selesai
YaTidak
Selesai
YaTidak
29
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
30
Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID
Kop Surat perusahan
Tempat, Tanggal
No : Kepada
Lampiran : Yth : Kepala LPSE …..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini
Nama :
Jabatan :
e-mail :
Untuk dan atas nama
Nama perusahaan :
Alamat perusahaan :
Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail
e-mail semula :
e-mail baru :
Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami
ucapkan terima kasih
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
(………………………………)
31
Template Surat Kuasa
Kop Surat Perusahaan
SURAT KUASA
No :
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] , memberi kuasa kepada:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
No. KTP :
Untuk membawa dokumen perusahaan berupa:
1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan
kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] , [tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,-
[nama]
[jabatan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
[nama]
[jabatan]
32
Form Tanda Terima Berkas
TANDA TERIMA BERKAS
Tanggal :
Telah kami terima dari :
Berkas Berupa
Yang Menerima, Yang Menyerahkan,
Nama Nama
Jabatan Instansi/ Jabatan
33
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
34
5/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Verifikator
2 2 Front Office
3 Helpdesk LPSE
3 4 Admin PPE
4
5
1. Surat Permohonan Reset Password atau Informasi User ID
2 Surat Keputusan/Surat Pengangkatan Verifikator
1.
1. 2.
2.
3.
1 SOP Pengarsipan Dokumen
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Tujuan : Definisi :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi
user ID Verifikator sehingga Verifikator dapat melakukan login pada aplikasi SPSE
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peralatan/Perlengkapan :
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN
INFORMASI USER ID VERIFIKATOR
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Pencatatan dan Pendataan :
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Penjelasan Singkat :
Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa).
Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas
melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Verifikator yang
terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan
informasi user ID miliknya
35
Verifikator Front Office Helpdesk LPSE Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Permohonan Reset Password dan
Info User ID
2. SK Pengangkatan sebagai Verifikator
(apabila datang langsung ke LPSE membawa
asli SK Pengangkatan sebagai Verifikator )
2 Verifikator melapor ke front office dan mengisi
buku tamu (apabila disampaikan langsung ke
LPSE)
N/A isian data
Verifikatorpada
buku tamu
3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan
penyedia untuk menunggu giliran menghadap
helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan
langsung ke LPSE)
telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung
setelah mengisi buku
tamu
4 - Apabila permohonan disampaikan langsung
maka helpdesk memanggil penyedia untuk
menghadap sesuai nomor antrian.
- Apabila permohonan disampaikan melalui email
maka helpdesk membuka email
Nomor antrian (apabila permohonan
disampaikan langsung kepada LPSE)
N/A
helpdesk membuka
email pada hari yang
sama dengan hari
email tersebut
masuk (hari dan jam
kerja)
5 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas
permohonan. Apakah berkas permohonan
lengkap?
Berkas permohonan lengkap 5 Menit hasil
pemeriksaan
kelengkapan
berkas
permohonan
6 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk
meminta kepada Verifikator untuk melengkapi
berkas permohonan
Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit Pemberitahuan
permintaan
melengkapi
berkas
permohonan
7 Melengkapi kekurangan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi
berkas permohonan
N/A
N/A Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
Verifikator yang
bersangkutan(softco
py)
1 Menyampaikan berkas permohonan Reset
Password Dan Informasi User ID (apabila datang
langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui
email lanjut ke nomor 4)
SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
YaTidak
36
8 Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk
menyerahkan berkas permohonan kepada Admin
PPE
Berkas permohonan lengkap Permohonan
ditindaklanjuti
kepada Admin
PPE
1. Data pada berkas permohonan sesuai
dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau
dengan arsip permohonan pada saat
registrasi awal2. Melakukan konfirmasi kepada Verifikator
melalui telepon atau bertemu langsung (jika
diperlukan)
10 Melakukan reset password atau mencari informasi
user ID Verifikator pada aplikasi SPSE
Berkas permohonan benar/valid 10 menit hasil perubahan
password/infor
masi user id
11 Memberitahu Verifikator melalui Helpdesk bahwa
permohonan ditolak
Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit pemberitahuan
permohonan
ditolak
12 Memberitahukan password baru atau informasi
user ID Verifikator melalui helpdesk untuk
disampaikan kepada Verifikator
hasil perubahan password/informasi user id 5 menit pemberitahuan
hasil perubahan
password/infor
masi user id
Diinformasikan
untuk segera
melakukan login
dengan User ID dan
Password tersebut
serta mewajibkan
untuk melakukan
perubahan password
13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
hasil perubahan password/informasi user id10 menit
Arsip berkas
permohonan
14 Memberitahukan password baru atau informasi
user ID Verifikator kepada Verifikator
hasil perubahan password/informasi user id 5 menit perubahan
password atau
informasi user
id diterima oleh
Verifikator
9 Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan
memeriksa kebenaran berkas permohonan.
Apakah berkas permohonan benar/valid ?
15 menit hasil
pengecekan
berkas
permohonan
Selesai
Selesai
YaTidak
37
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
38
Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID
Kop Surat perusahan
Tempat, Tanggal
No : Kepada
Lampiran : Yth : Kepala LPSE …..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini
Nama :
Jabatan :
e-mail :
Untuk dan atas nama
Nama perusahaan :
Alamat perusahaan :
Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail
e-mail semula :
e-mail baru :
Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami
ucapkan terima kasih
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
(………………………………)
39
Template Surat Kuasa
Kop Surat Perusahaan
SURAT KUASA
No :
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] , memberi kuasa kepada:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
No. KTP :
Untuk membawa dokumen perusahaan berupa:
1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan
kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] , [tanggal]
Form Tanda Terima Berkas
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,-
[nama]
[jabatan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
[nama]
[jabatan]
40
TANDA TERIMA BERKAS
Tanggal :
Telah kami terima dari :
Berkas Berupa
Yang Menerima, Yang Menyerahkan,
Nama Nama
Jabatan Instansi/ Jabatan
41
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
42
6/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 PPK
2 Admin Agency
1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID
2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK
1
2.
SOP Pengarsipan Dokumen
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Tujuan : Definisi :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi
user ID PPK sehingga PPK dapat melakukan login pada aplikasi SPSE
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Nomor SOP
Keterkaitan :
Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia
Pengadaan/Pokja ULP/PPK
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan PPK yang terdaftar di
SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID
miliknya
Peralatan/Perlengkapan :
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN
INFORMASI USER ID PPK
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna
Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung
jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Pencatatan dan Pendataan :
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
43
PPK Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Permohonan Reset Password dan
Info User ID
2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai
PPK (Apabila disampaikan langsung
membawa asli Surat Keputusan/SK
pengangkatan sebagai PPK)
2 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas
permohonan. Apakah berkas permohonan
lengkap?
Berkas permohonan 5 Menit hasil
pengecekan
berkas
3 Meminta PPK untuk melengkapi berkas
permohonan
berkas permohonan tidak lengkap 5 Menit pemberitahuan
untuk
melengkapi
berkas4 Melengkapai kekurangan berkas permohonan pemberitahuan untuk melengkapi berkas N/A
1. Data pada berkas permohonan sesuai
dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau
dengan arsip permohonan pada saat
registrasi awal
2. Melakukan konfirmasi kepada PPK
melalui telepon atau bertemu langsung (jika
diperlukan)
6 Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin
Agency melakukan reset password atau mencari
informasi user ID PPK pada aplikasi SPSE
hasil pengecekan berkas bahwa berkas
permohonan lengkap dan benar/valid
15 menit hasil reset
password/infor
masi user id7 Apabila berkas tidak lengkap dan tidak
benar/tidak valid, Admin Agency Memberitahu
PPK bahwa permohonan ditolak
hasil pengecekan berkas bahwa berkas
permohonan tidak lengkap atau tidak
benar/tidak valid
5 menit pemberitahuan
permohonan di
tolak8 Memberitahukan password baru atau informasi
user ID PPK kepada PPK
hasil reset password/informasi user id 10 menit pemberitahuan
password
baru/informasi
user id diterima
oleh PPK
Diinformasikan
untuk segera
melakukan login
dengan User ID dan
Password tersebut
serta mewajibkan
untuk melakukan
perubahan password
9 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
hasil reset password/informasi user id dan
pemberitahuan password baru/informasi
user id
5 menit Arsip berkas
permohonan
SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
N/A Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
PPK (softcopy)
5 Memeriksa kebenaran berkas permohonan.
Apakah berkas permohonan benar/valid ?
15 menit
1 Menyampaikan berkas permohonan Reset
Password Dan Info User ID
hasil
pengecekan
berkas
Mulai
Selesai
YaTidak
Selesai
YaTidak
44
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
45
Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID
Kop Surat perusahan
Tempat, Tanggal
No : Kepada
Lampiran : Yth : Kepala LPSE …..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini
Nama :
Jabatan :
e-mail :
Untuk dan atas nama
Nama perusahaan :
Alamat perusahaan :
Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail
e-mail semula :
e-mail baru :
Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami
ucapkan terima kasih
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
(………………………………)
46
Template Surat Kuasa
Kop Surat Perusahaan
SURAT KUASA
No :
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] , memberi kuasa kepada:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
No. KTP :
Untuk membawa dokumen perusahaan berupa:
1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan
kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] , [tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,-
[nama]
[jabatan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
[nama]
[jabatan]
47
Form Tanda Terima Berkas
TANDA TERIMA BERKAS
Tanggal :
Telah kami terima dari :
Berkas Berupa
Yang Menerima, Yang Menyerahkan,
Nama Nama
Jabatan Instansi/ Jabatan
48
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA POKJA ULP
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
49
7/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 Panitia Pengadaan/Pokja ULP
2 Admin Agency
1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID
2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan/Pokja ULP
1.
SOP Pengarsipan Dokumen
Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia
Pengadaan/Pokja ULP/PPK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN
INFORMASI USER ID PANITIA POKJA ULP
Pencatatan dan Pendataan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Panitia
Pengadaan/Pokja ULP yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset
password dan permintaan informasi user ID miliknya
Dasar Hukum :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Peringatan :
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Keterkaitan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Kualifikasi Pelaksana :
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi
user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP sehingga Panitia Pengadaan/Pokja ULP dapat
melakukan login pada aplikasi SPSE
Tujuan :
Definisi :
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
50
Panitia
Pengadaan/Pokja
ULP
Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Permohonan Reset Password dan
Info User ID2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai
Panitia Pengadaan/Pokja ULP (Apabila
disampaikan langsung membawa asli Surat
Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia
Pengadaan/Pokja ULP)
2 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas
permohonan. Apakah berkas permohonan
lengkap?
Berkas permohonan 5 Menit hasil
pengecekan
berkas
3 Meminta Panitia Pengadaan/Pokja ULP untuk
melengkapi berkas permohonan
berkas permohonan tidak lengkap 5 Menit pemberitahuan
untuk
melengkapi
berkas4 Melengkapai kekurangan berkas permohonan pemberitahuan untuk melengkapi berkas N/A
1. Data pada berkas permohonan sesuai
dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau
dengan arsip permohonan pada saat
registrasi awal
2. Melakukan konfirmasi kepada Panitia
Pengadaan/Pokja ULP melalui telepon atau
bertemu langsung (jika diperlukan)
6 Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin
Agency melakukan reset password atau mencari
informasi user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP
hasil pengecekan berkas bahwa berkas
permohonan lengkap dan benar/valid
15 menit hasil reset
password/infor
masi user id7 Apabila berkas tidak lengkap dan tidak
benar/tidak valid, Admin Agency Memberitahu
Panitia Pengadaan/Pokja ULP bahwa
permohonan ditolak
hasil pengecekan berkas bahwa berkas
permohonan tidak lengkap atau tidak
benar/tidak valid
5 menit pemberitahuan
permohonan di
tolak
8 Memberitahukan password baru atau informasi
user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP kepada
Panitia Pengadaan/Pokja ULP
hasil reset password/informasi user id 10 menit pemberitahuan
password
baru/informasi
user id diterima
oleh Panitia
Pengadaan/Pok
ja ULP
Diinformasikan
untuk segera
melakukan login
dengan User ID dan
Password tersebut
serta mewajibkan
untuk melakukan
perubahan password
9 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
hasil reset password/informasi user id dan
pemberitahuan password baru/informasi
user id
5 menit Arsip berkas
permohonan
SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA PENGADAAN/POKJA ULP
No Aktivitas
Mutu Baku
Keterangan
Pelaksana
N/A Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
Panitia
Pengadaan/Pokja
ULP (softcopy)
5 Memeriksa kebenaran berkas permohonan.
Apakah berkas permohonan benar/valid ?
15 menit
1 Menyampaikan berkas permohonan Reset
Password Dan Info User ID
hasil
pengecekan
berkas
Mulai
Selesai
YaTidak
Selesai
YaTidak
51
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA POKJA ULP
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
52
Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID
Kop Surat perusahan
Tempat, Tanggal
No : Kepada
Lampiran : Yth : Kepala LPSE …..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini
Nama :
Jabatan :
e-mail :
Untuk dan atas nama
Nama perusahaan :
Alamat perusahaan :
Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail
e-mail semula :
e-mail baru :
Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami
ucapkan terima kasih
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
(………………………………)
53
Template Surat Kuasa
Kop Surat Perusahaan
SURAT KUASA
No :
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] , memberi kuasa kepada:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
No. KTP :
Untuk membawa dokumen perusahaan berupa:
1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan
kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] , [tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,-
[nama]
[jabatan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
[nama]
[jabatan]
54
Form Tanda Terima Berkas
TANDA TERIMA BERKAS
Tanggal :
Telah kami terima dari :
Berkas Berupa
Yang Menerima, Yang Menyerahkan,
Nama Nama
Jabatan Instansi/ Jabatan
55
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN PPE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
56
8/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Admin PPE
2 2 Helpdesk LPSE
3 Program Manager Direktorat e-Procurement
3 4 Front Office
4
5
1. Surat Permohonan Reset Password atau informasi User ID
2 SK Pengangkatan Admin PPE
1. 1.
2.
2.
1 SOP Pengarsipan Dokumen 3.
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Tujuan :
Definiisi :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi
user ID Admin PPE sehingga Admin PPE dapat melakukan login pada aplikasi SPSE
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Admin PPE yang terdaftar di
SPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan permohonan reset password dan
permintaan informasi user ID Admin PPE
Peralatan/Perlengkapan :
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN
INFORMASI USER ID ADMIN PPE
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
Pencatatan dan Pendataan :
Program Manager yang selanjutnya disebut PM adalah Tim yang terdiri dari personil
pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Penyiapan
Kebijakan E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-Procurement
Direktorat e-Procurement
Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa).
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
57
Admin PPE Front Office Helpdesk LPSE
Program
Manager
Direktorat e-
Procurement
Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Permohonan Reset Password atau
pemberian informasi User ID
2. SK pengangkatan sebagai Admin PPE
(apabila datang langsung ke LPSE membawa
asli SK pengangkatan sebagai Admin PPE)
2 Admin PPE melapor ke front office dan mengisi
buku tamu (apabila disampaikan langsung ke
LPSE)
N/A isian data
Admin PPE
pada buku tamu
3 Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan
penyedia untuk menunggu giliran menghadap
helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan
langsung ke LPSE)
telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung
setelah mengisi buku
tamu
4 - Apabila permohonan disampaikan langsung
maka helpdesk memanggil penyedia untuk
menghadap sesuai nomor antrian.
- Apabila permohonan disampaikan melalui email
maka helpdesk membuka email
Nomor antrian (apabila permohonan
disampaikan langsung kepada LPSE)
N/A
helpdesk membuka
email pada hari yang
sama dengan hari
email tersebut
masuk (hari dan jam
kerja)
5 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas
permohonan. Apakah berkas permohonan
lengkap?
Berkas permohonan lengkap 5 Menit hasil
pemeriksaan
kelengkapan
berkas
permohonan
6 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk
meminta kepada Admin PPE untuk melengkapi
berkas permohonan
Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit Pemberitahuan
permintaan
melengkapi
berkas
permohonan
7 Melengkapi kekurangan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi
berkas permohonan
N/A
N/A Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
Admin PPE yang
bersangkutan(softco
py)
1 Menyampaikan berkas permohonan Reset
Password Dan Informasi User ID (apabila datang
langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui
email lanjut ke nomor 4)
SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN PPE
No Aktivitas
Mutu Baku
Keterangan
Pelaksana
Mulai
YaTidak
58
8 Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk
menyerahkan berkas permohonan kepada
Program Manager Direktorat e-Procurement
Berkas permohonan lengkap Permohonan
ditindaklanjuti
kepada
Program
Manager
Direktorat e-
Procurement
1. Data pada berkas permohonan sesuai
dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau
dengan arsip permohonan pada saat
registrasi awal2. Melakukan konfirmasi kepada Admin PPE
melalui telepon atau bertemu langsung (jika
diperlukan)
10 Melakukan reset password atau mencari informasi
user ID Admin PPE pada aplikasi SPSE
Berkas permohonan benar/valid 10 menit hasil perubahan
password/infor
masi user id
11 Memberitahu Admin PPE melalui Helpdesk bahwa
permohonan ditolak
Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit pemberitahuan
permohonan
ditolak
12 Memberitahukan password baru atau informasi
user ID Admin PPE melalui helpdesk untuk
disampaikan kepada Admin PPE
hasil perubahan password/informasi user id 5 menit pemberitahuan
hasil perubahan
password/infor
masi user id
Diinformasikan
untuk segera
melakukan login
dengan User ID dan
Password tersebut
serta mewajibkan
untuk melakukan
perubahan password
13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
hasil perubahan password/informasi user id
10 menit
Arsip berkas
permohonan
14 Memberitahukan password baru atau informasi
user ID Admin PPE kepada Admin PPE
hasil perubahan password/informasi user id 5 menit perubahan
perubahan
password atau
informasi user
id diterima oleh
Admin PPE
9 Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan
memeriksa kebenaran berkas permohonan.
Apakah berkas permohonan benar/valid ?
15 menit hasil
pengecekan
berkas
permohonan
Selesai
Selesai
YaTidak
59
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN PPE
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
60
Template Surat Permohonan Reset Password dan Lupa User ID
Kop Surat perusahan
Tempat, Tanggal
No : Kepada
Lampiran : Yth : Kepala LPSE …..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini
Nama :
Jabatan :
e-mail :
Untuk dan atas nama
Nama perusahaan :
Alamat perusahaan :
Bersama ini kami mengajukan permohonan reset password/perubahan alamat e-mail
e-mail semula :
e-mail baru :
Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami
ucapkan terima kasih
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
(………………………………)
61
Template Surat Kuasa
Kop Surat Perusahaan
SURAT KUASA
No :
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] , memberi kuasa kepada:
Nama :
Jabatan :
Alamat :
No. KTP :
Untuk membawa dokumen perusahaan berupa:
1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [asli dan fotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan
kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] 4. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 5. Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] , [tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,-
[nama]
[jabatan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
[nama]
[jabatan]
62
Form Tanda Terima Berkas
TANDA TERIMA BERKAS
Tanggal :
Telah kami terima dari :
Berkas Berupa
Yang Menerima, Yang Menyerahkan,
Nama Nama
Jabatan Instansi/ Jabatan
63
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
64
9/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Penyedia Barang/Jasa
2 2 Verifikator
3 Helpdesk LPSE
3 4 Helpdesk LKPP5 Front office
4
5
1. Surat Permohonan Perubahan NPWP Penyedia
2. Surat Kuasa Pembawa Berkas
1. 3 Tabel Prioritas Penanganan Permasalahan SPSE
4 Formulir Tanda Terima Berkas
1.
2.
1.
1 SOP Pengarsipan Dokumen
2
3
4 Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas
melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE, Peyedia yang terdaftar di
SPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan permintaan penggantian NPWP
penyedia barang/jasa.
Keterkaitan :
Pencatatan dan Pendataan :
Defniisi :
Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia untuk mengganti
NPWP penyedia.
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)Tanggal Revisi
Tanggal Pembuatan
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)Disahkan Oleh
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Peralatan/Perlengkapan :
Tujuan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peringatan :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA
65
Penyedia Front office Helpdesk LPSE Verifikator Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas
berkop perusahaan, ditandatangani
pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai.
2. jika yang datang selain pimpinan
perusahaan harus membawa Surat Kuasa
dibuat diatas kertas berkop perusahaan,
ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap
dan bermaterai.
3. Asli dan copy NPWP baru dan Copy
NPWP Lama
2 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office
dan mengisi buku tamu
N/A isian data penyedia
pada buku tamu
3 Memberikan nomor antrian dan
mempersilahkan penyedia untuk menunggu
giliran menghadap helpdesk diruang tunggu
telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung
setelah mengisi buku
tamu
4 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai
nomor antrian
Nomor antrian N/A
5 Melakukan pengecekan kelengkapan berkas. Berkas permohonan 10 menit hasil pengecekan
6 Apabila berkas lengkap maka helpdesk
menyerahkan tanda terima berkas kepada
penyedia dan meminta penyedia untuk
menunggu konfirmasi perubahan NPWP melalui
email penyedia. Kemudian helpdesk
menyerahkan berkas permohonan kepada
verifikator untuk diproses lebih lanjut.
Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan
ditindakanjuti
kepada verifikator
7 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk
mengembalikan berkas kepada penyedia dan
meminta penyedia untuk melengkapi berkas.
Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit permohonan tidak
ditindaklanjuti
8 Menerima dan memeriksa berkas permohonan Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan
ditindaklanjuti
untuk diverifikasi
1
SOP PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
N/A Berkas
Permohonan
Mempersiapkan berkas permohonan berkas
permohonan perubahan NPWPMulai
YaTidak
66
9 Melakukan verifikasi ulang disesuaikan dengan
berkas yang telah diarsip sebelumnya. Apakah
berkas benar/valid ?
Berkas permohonan lengkap 15 menit hasil verifikasi
berkas
permohonan
10 Apabila tidak sesuai verifikator melalui
Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi
berkas/menunjukan berkas yang sesuai.
berkasi tidak lengkap ketika dilakukan
verifikasi
5 menit permohonan
ditolak/tidak
ditindaklanjuti
11 Melakukan perubahan NPWP penyedia
barang/jasa pada aplikasi SPSE
berkas lengkap dan sesuai ketika di
verifikasi
10 menit hasil perubahan
NPWP
Tata cara perubahan
NPWP penyedia pada
aplikasi SPSE mengacu
pada panduan
pengguna (user guide)
aplikasi SPSE
Memberitahu helpdesk LPSE bahwa
permohonan perubahan NPWP penyedia telah
dilaksanakan
hasil perubahan NPWP 5 menit hasil perubahan
NPWP diterima
oleh penyedia
Helpdesk LPSE menerima pemberitahuan dari
verifikator kemudian mengirimkan email
kepada Helpdesk LKPP untuk melakukan
perubahan NPWP secara Nasional dengan
menginformasikan bahwa penyedia yang
bersangkutan sudah diverifikasi ulang dan data
telah sesuai
pemberitahuan perubahan npwp dari
verifikator
5 menit email permohonan
perubahan npwp
secara nasional
email berisi data npwp
lama dan npwp baru
beserta keterangan
bahwa data tersebut
telah sesuai
helpdesk LKPP memproses perubahan NPWP
secara nasional
email permohonan dari helpdesk LPSE N/A hasil perubahan
NPWP secara
nasional
-Mengacu pada Tabel
Prioritas Penanganan
Permasalahan SPSE
- Helpdesk LKPP
membuka email pada
hari dan jam kerja
email tersebut masuk.
helpdesk LKPP memberitahukan kepada
verifikator bahwa NPWP telah dilakukan
perubahan
hasil perubahan npwp secara nasional 5 menit pemberitahuan
perubahan NPWP
5 menit setelah
dilakukan perubahan
12 Menerima dan meneruskan pemberitahuan
melalui e-mail kepada Penyedia barang/jasa
bahwa permohonan perubahan NPWP penyedia
telah dilaksanakan
pemberitahuan perubahan NPWP
5 menit
pemberitahuan
perubahan NPWP
diterima penyedia
13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada
SOP pengarsipan berkas
hasil perubahan NPWP
10 menit
Arsip berkas
permohonan dan
perubahan NPWP
Tidak Ya
Selesai
67
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
68
Template Surat Permohonan Perubahan data NPWP
Kop Surat perusahan
Tempat, Tanggal
No : Kepada
Lampiran :NPWP lama danbaruYth : Kepala LPSE …..
Perihal : Perubahan data NPWP
Dengan hormat, yang bertandatangan dibawah ini
Nama:
Jabatan :
e-mail :
Untuk dan atas nama
Nama perusahaan :
User ID :
Alamat perusahaan :
Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan data NPWP
No NPWP semula :
No NPWP baru :
Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami
Ucapkan terimakasih
Hormat kami
Pimpinan,
Dicap dan bermaterai
(………………………………)
69
Template Surat Kuasa
Kop Surat
SURAT KUASA No :
Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] , memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [aslidanfotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin usaha sesuai bidang masing-
masing [asli dan fotokopi] 4. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) [asli dan fotokopi] 5. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 6. Surat Permohonan perubahan data NPWPbeserta lampirannya [asli]
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] , [tanggal]
Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] [nama]
[jabatan]
Penerima Kuasa, [nama perusahaan] [nama]
[jabatan]
70
Form TandaTerimaBerkas
TANDA TERIMA BERKAS
Tanggal :
Telah kami terimadari :
BerkasBerupa
Yang Menerima, Yang Menyerahkan,
Nama Nama
Jabatan Instansi/
Jabatan
71
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN DATA LELANG
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
72
10/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Panitia Pengadaan
2 2 Helpdesk LKPP
3 Helpdesk LPSE
3
4
5
1. Surat Permohonan Perubahan Data Lelang
2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan
1. 1
2.
2
3
1 SOP Pengarsipan Dokumen
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Panitia Pengadaan yang
terdaftar di SPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan permohonan
permintaan perubahan data lelang
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup persyaratan perubahan data lelang, proses permohonan dan
pelaksanaan permohonan perubahan data lelang tersebut
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Tujuan :
PERUBAHAN DATA LELANG
Pencatatan dan Pendataan :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Definiisi :Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement
73
Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Menyampaikan berkas pemohonan perubahan
data lelang kepada Helpdesk LPSE
Surat Permohonan Perubahan Data Lelang
yang ditujukan kepada Kepala LPSE (surat
permohonan berkop, tanda tangan dan
stample basah instansi) jika dikirimkan
melalui email harus scan surat asli.
N/A Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-
mail/TTS (softcopy)
2 Menerima permohonan dan menindaklanjuti
permohonan ke LKPP melalui Helpdesk LKPP
5 Menit
setelah
surat
diterima
helpdesk
LPSE
Mengacu pada SOP
eskalasi
permasalahan
melalui e-mail/TTS
3 Menerima dan menindaklanjuti eskalasi dari
Helpdesk LPSE
N/A Mengacu pada SOP
eskalasi
permasalahan
melalui e-mail/TTS
4 Menerima hasil eskalasi dan menyampaikannya
kepada Panitia Pengadaan
5 Menit
5 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
10 Menit Arsip berkas
permohonan
SOP PERUBAHAN DATA LELANG
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
Selesai
74
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN DATA LELANG
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
75
Template Surat Permohonan Permintaan Perubahan Data Lelang
Kop Surat Instansi
Tempat, Tanggal
No : Kepada
Lampiran :Yth : Pimpinan LPSE …..
Perihal : Permohonan Permintaan
Perubahan Data Lelang
Denganhormat, yang bertanda tangan dibawah ini
Nama :
NIP :
Jabatan : Ketua Panitia Pengadaan
e-mail :
No Telepon/HP :
Bersama ini kami mengajukan permohonan permintaan perubahan data lelang sebagai berikut
Nama Paket :
Kode Lelang :
No Data Lama Data Baru
Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami
Ucapkan terimakasih
Hormat kami
Pemohon,
(………………………………)
76
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
77
11/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Penyedia Barang/Jasa
2 2 Verifikator
3 Helpdesk LPSE
3 4 Front office
4
5
1. Surat Permohonan pemberian informasi user id Penyedia
1. 2. Surat Kuasa Pembawa Berkas
3 Formulir Tanda Terima Berkas
1.
2.
1
1 SOP Pengarsipan Dokumen
2.
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA
Pencatatan dan Pendataan :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Peralatan/Perlengkapan :
Tujuan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peringatan :
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas
melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar
di SPSE dalam melakukan permintaan informasi ulang user id penyedia.
Keterkaitan :
Definiisi :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia dan pengelola
LPSE untuk memberikan informasi ulang user id
Tanggal Revisi
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
78
Penyedia Front office Helpdesk LPSE Verifikator Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas
berkop perusahaan, ditandatangani
pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai.
2. jika yang datang selain pimpinan
perusahaan harus membawa Surat Kuasa
dibuat diatas kertas berkop perusahaan,
ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap
dan bermaterai.
3. Dokumen perusahaan seperti pada saat
registrasi terdiri dari asli dan copy yaitu KTP
direktur, NPWP, SIUP/ SIUJK/ ijin untuk
menjalankan kegiatan/usaha sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku , Akta pendirian perusahaan
dan Akta perubahan terakhir
2 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office
dan mengisi buku tamu
N/A isian data penyedia
pada buku tamu
3 Memberikan nomor antrian dan
mempersilahkan penyedia untuk menunggu
giliran menghadap helpdesk diruang tunggu
telah mengisi daftar tamu 5 menit Nomor antrian 5 menit terhitung
setelah mengisi buku
tamu
4 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai
nomor antrian
Nomor antrian N/A
5 Melakukan pengecekan kelengkapan berkas. Berkas permohonan 10 menit hasil pengecekan
berkas
6 Apabila berkas lengkap maka helpdesk
menyerahkan tanda terima berkas kepada
penyedia dan meminta penyedia untuk
menunggu konfirmasi perubahan email melalui
email penyedia. Kemudian helpdesk
menyerahkan berkas permohonan kepada
verifikator untuk diproses lebih lanjut.
Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan
ditindakanjuti
kepada verifikator
7 Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk
mengembalikan berkas kepada penyedia dan
meminta penyedia untuk melengkapi berkas.
Berkas permohonan tidak lengkap 5 menit permohonan tidak
ditindaklanjuti
8 Menerima dan memeriksa berkas permohonan Berkas permohonan lengkap 5 menit permohonan
ditindaklanjuti
untuk diverifikasi
1
SOP PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
N/A Berkas
Permohonan
Mempersiapkan berkas permohonan berkas
permohonan informasi user idMulai
YaTidak
79
9 Melakukan verifikasi ulang disesuaikan dengan
berkas yang telah diarsip sebelumnya. Apakah
berkas benar/valid ?
Berkas permohonan lengkap 15 menit hasil verifikasi
berkas
permohonan
10 Apabila tidak sesuai verifikator melalui
Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi
berkas/menunjukan berkas yang sesuai.
berkasi tidak lengkap ketika dilakukan
verifikasi
5 menit permohonan
ditolak/tidak
ditindaklanjuti
11 Melakukan pengecekan user id penyedia
barang/jasa pada aplikasi SPSE
berkas lengkap dan sesuai ketika di
verifikasi
10 menit hasil pengecekan
user id
12 Memberitahu helpdesk bahwa permohonan
informasi user id penyedia telah dilaksanakan
hasil pengecekan user id 5 menit informasi user id
13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada
SOP pengarsipan berkas
informasi user id
10 menit
Arsip berkas
permohonan
14 Menerima dan meneruskan pemberitahuan
melalui e-mail kepada Penyedia barang/jasa
bahwa permohonan perubahan alamat e-mail
penyedia telah dilaksanakan
informasi user id 5 menit informasi user id
diterima oleh
penyedia
Tidak Ya
Selesai
80
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
81
Template Surat Permohonan Informasi User ID Penyedia
Kop Surat perusahan
Tempat, Tanggal
No : Kepada
Lampiran :Yth : Kepala LPSE …..
Perihal : Permohonan Informasi User ID
Dengan hormat, yang bertandatangan di bawah ini
Nama:
Jabatan :
e-mail :
Untuk dan atas nama
Nama perusahaan :
Alamat perusahaan :
Bersama ini kami mengajukan permohonan Informasi User ID Kami sebagai Penyedia yang telah
terdaptar di aplikasi SPSE.
Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami
Ucapkan terimakasih
Hormat kami
Pimpinan,
dicapdanbermateraiRp.6000,-
(………………………………)
82
Template Surat Kuasa
Kop Surat
SURAT KUASA No :
Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] , memberi kuasa kepada: Nama : Jabatan : Alamat : No. KTP : Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [aslidanfotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin usaha sesuai bidang masing-
masing [asli dan fotokopi] 4. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) [asli dan fotokopi] 5. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 6. Surat Permohonan Informasi User ID beserta lampirannya [asli]
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] , [tanggal]
Pemberi Kuasa, [nama perusahaan] [nama]
[jabatan]
Penerima Kuasa, [nama perusahaan] [nama]
[jabatan]
83
Form TandaTerimaBerkas
TANDA TERIMA BERKAS
Tanggal :
Telah kami terimadari :
BerkasBerupa
Yang Menerima, Yang Menyerahkan,
Nama Nama
Jabatan Instansi/
Jabatan
84
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENGGUNAAN AKSES INTRANET/INTERNET DI BIDDING ROOM
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
85
12/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Pengguna SPSE
2 2 Helpdesk LPSE
3 Front office
3
4
5
1. Kartu Identitas Pengguna
1.
2.
1.
1 SOP Pengarsipan Dokumen
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan pengguna SPSE dalam
menggunakan akses intranet/internet di bidding room LPSE
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Keterkaitan :
Definiisi :
PENGGUNAAN AKSES INTRANET/INTERNET DI
BIDDING ROOM
Pencatatan dan Pendataan :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Peralatan/Perlengkapan :Tujuan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Peringatan :
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Prosedur ini mencakup proses penggunaan akses intranet/internet di bidding room LPSE
sehingga pengguna SPSE dapat melakukan proses e-procurement dengan lancar
Tanggal Revisi
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Tanggal Efektif
Penjelasan Singkat :
86
Pengguna SPSE Front office Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Mendatangi lokasi bidding room yang
disediakan oleh LPSE
N/A
2 Melapor ke front office dan mengisi buku tamu 5 menit isian data pengguna
SPSE pada buku
tamu
Meninggalkan KTP /
Tanda pengenal asli
3 Menawarkan fasilitas bidding room (akses
intranet/internet, tempat untuk laptop,
komputer desktop, hot spot) dan memberikan
nomor antrian jika fasilitas terpakai semua
isian data pengguna SPSE pada buku tamu 5 menit nomor antrian
4 Memilih fasilitas bidding room yang tersedia
dan mengisi daftar penggunaan fasilitas bidding
room
Nomor antrian 5 menit
5 Menggunakan fasilitas bidding room untuk
melakukan proses e-procurement
Nomor antrian N/A fasilitas bidding
room dapat
digunakan
disesuaikan dengan
kebutuhan
6 Dalam menggunakan fasilitas bidding room
pengguna SPSE memerlukan bantuan Helpdesk
Mengalami kendala dalam menggunakan
bidding room
N/A
7 Meminta Helpdesk untuk melakukan
pendampingan
Mengalami kendala dalam menggunakan
bidding room
5 menit pendampingan oleh
helpdesk
8 Mendampingi Pengguna SPSE dalam
menyelesaikan permasalahan/kendala yang
sedang dihadapi
Mengalami kendala dalam menggunakan
bidding room
N/A pendampingan oleh
helpdesk
sesuai dengan
kebutuhan
9 Setelah selesai menggunakan fasilitas bidding
room melapor kembali ke front office
selesai menggunakan bidding room 5 menit laporan selesai
menggunakan
bidding room ke
front office10 Mencatat waktu kapan pengguna SPSE
selesai/meninggalkan fasilitas bidding room
laporan selesai menggunakan bidding room
ke front office
5 menit catatan
penggunaan
bidding room
11 Mengembalikan kartu identitas Pengguna SPSE catatan penggunaan bidding room 5 menit bidding room dapat
digunakan dengan
baik
SOP PENGGUNAAN AKSES INTRANET/INTERNET DI BIDDING ROOM
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
Mulai
YaTidak
Selesai
87
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT KENDALA SISTEM SPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
88
13/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Administrator Sistem LPSE
2 2 Helpdesk LPSE
3
4
5
1. 1
2.
2.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE atau Admin Sistem, Admin
PPE dalam mengumumkan terjadinya kendala dalam system SPSE melalui website
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses pengumuman terjadinya kendala pada sistem SPSE
melalui website sehingga pengguna SPSE mengetahui informasi tersebut
Tujuan :
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
Keterkaitan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
PENGUMUMAN INFROMASI KE PENGGUNA SPSE
TERKAIT KENDALA SISTEM SPSE
Pencatatan dan Pendataan :
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Definisi :Peringatan :
89
Administrator
Sistem LPSEHelpdesk Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Mengetahui/mendapat informasi adanya kendala
pada sistem SPSE yang menyebabkan aplikasi
SPSE tidak dapat diakses/down
N/A
2 Membuat pengumuman melalui running
text ,berita di halaman web LPSE, portal resmi
K/L/D/I, papan pengumuman dan media lain yang
terkait
Pengumumaan berisi informasi mengenai :
• Jenis kendala yang dialami
• Waktu mulai terjadinya kendala dan kapan
waktu sistem kembali jalan/up (jika bisa
dipastikan)
• Kemungkinan adanya pemunduran jadwal
paket lelang oleh Panitia
• Mencantumkan kontak helpdesk untuk
informasi lebih lanjut
15 Menit pengumuman
adanya kendala
pada sistem
SPSE
3 Memberitahukan pengumuman tersebut kepada
Helpdesk untuk diteruskan kepada panitia
pengadaan
Terjadinya kendala pada sistem SPSE 5 menit kendala pada
sistem SPSE
terinformasikan
kepada
helpdesk dan
panitia
4 Helpdesk LPSE meneruskan pengumuman
tersebut kepada panitia pengadaan untuk
menyesuaikan jadwal paket lelang (jika
diperlukan) melalui e-mail atau surat dan apabila
diperlukan dapat dikonfirmasi melalui telepon
informasi terjadinya kendala pada sistem
SPSE
15 menit saran kepada
panitia untuk
memundurkan
jadwal
5 Apabila sistem telah kembali berjalan/up , Admin
Sistem menginformasikan kepada pengguna SPSE
melalui halaman web LPSE resmi K/L/D/I, dan
dapat ditambahkan pada media lain yang terkait
serta kepada Helpdesk untuk diteruskan kepada
panitia Pengadaan
kendala pada sistem sudah diperbaiki 5 menit pengumuman
sistem sudah
normal
5 menit setelah
sistem normal
6 Helpdesk LPSE meneruskan informasi tersebut
melalui e-mail atau surat dan apabila diperlukan
dapat dikonfirmasi melalui telepon kepada panitia
pengadaan dan menyarankan untuk menyesuaikan
jadwal paket lelang sesuai dengan lamanya terjadi
kendala pada sistem.
kendala pada sistem sudah diperbaiki 15 menit panitia
terinformasikan
bahwa sistem
sudah normal
kembali
SOP PENGUMUMAN INFROMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT KENDALA SISTEM SPSE
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
Selesai
90
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT PEMELIHARAAN SISTEM SPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
91
14/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Administrator Sistem LPSE
2 2 Helpdesk LPSE
3
4
5
Penjelasan Singkat :
1. 1.
2.
2
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE
TERKAIT PEMELIHARAAN SISTEM SPSE
Nomor SOP
Keterkaitan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
Peringatan :Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Pencatatan dan Pendataan :
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Definiisi :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE (Admin Sistem dan
Helpdesk) dalam mengumumkan terjadinya pemeliharaan system SPSE melalui website
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Peralatan/Perlengkapan :
Tujuan :
Prosedur ini mencakup proses pengumuman terjadinya pemeliharaan pada sistem SPSE
melalui website sehingga pengguna SPSE mengetahui informasi tersebut
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
92
Administrator Sistem
LPSEHelpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Mengetahui adanya jadwal pemeliharaan pada
sistem SPSE atau mendapat yang menyebabkan
aplikasi SPSE tidak dapat diakses untuk sementara
N/A
2 Menampilkan pengumuman mengenai waktu
pemeliharaan dan lamanya melalui Running text
dan Pengumuman pada aplikasi SPSE minimal tiga
(3) hari sebelum waktu pelaksanaannya
adanya pemeliharaan sistem pada SPSE N/A pengumuman
waktu
pemeliharaan
sistem
pengumuman
dilakukan 5 hari
kerja sebelum
dilakukan
pemeliharaan sistem
3 Memberitahukan pengumuman tersebut kepada
Helpdesk untuk diteruskan kepada panitia
pengadaan
adanya pemeliharaan sistem pada SPSE 30 menit terinformasikan
nya helpdesk
mengenai
adanya
pemeliharaan
sistem
4 Helpdesk LPSE meneruskan pengumuman
tersebut kepada panitia pengadaan untuk
menyesuaikan jadwal paket lelang (jika
diperlukan) melalui e-mail atau surat dan apabila
diperlukan dapat dikonfirmasi melalui telepon
informasi pemeliharaan sistem 30 menit terinformasikan
nya panitia
pengadaan
mengenai
adanya
pemeliharaan
sistem dan
saran untuk
menyesuaikan
jadwal
SOP PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT PEMELIHARAAN SISTEM SPSE
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
Selesai
93
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI APLIKASI TTS
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
94
15/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 Helpdesk LPSE
2 Helpdesk LKPP
3 Pengguna SPSE
1 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE
1
2
3.
4
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan melaluai aplikasi TTS oleh
Helpdesk LPSE, Helpdesk LKPP untuk mengeskalasi Permasalahan kepada Helpdesk
LKPP
Peringatan :
Definisi :
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI APLIKASI
TTS
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Penjelasan Singkat :
Peralatan/Perlengkapan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.Keterkaitan :
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE
Aplikasi Trouble Ticketing System (TTS) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh
Direktorat e-Procurement LKPP sebagai media yang digunakan oleh pengguna SPSE
untuk menyampaikan permasalahan.
Tujuan :
Pencatatan dan Pendataan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Helpdesk LPSE, Helpdesk LKPP dalam
mengeskalasikan permasalahan
95
Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Mengeskalasikan permasalahan pengguna SPSE
yang tidak dapat ditangani olehnya kepada
helpdesk LKPP melalui aplikasi TTS
Permasalahan tidak dapat
ditangani oleh helpdesk LPSE
5 menit eskalasi
permasalahan
5 menit setelah helpdesk
mengetahui tidak dapat
menangani permasalahan
2 Menerima dan mempelajari permasalahan yang
disampaikan Helpdesk LPSE.
eskalasi permasalahan 15 menit mengetahui
pokok
permasalahan
3 Memutuskan apakah permasalahan dapat
ditangani oleh LPSE dan merupakan kewenangan
LPSE
mengetahui pokok permasalahan
yang dieskalasikan
5 menit putusan
permasalahan
merupakan
kewenangan
LPSE/LKPP
4 - apabila "ya", helpdesk LKPP membalas tiket
permasalahan denganmemberikan informasi
bahwa permasalahan dapat ditangani oleh
helpdesk LPSE dengan menyertakan panduan tata
cara penyelesaiannya. dan menutup tiket dengan
mengklik tombol "CLOSED"
- Apabila "tidak" maka helpdesk LKPP
melanjutkan mempelajari permasalahan dan
dapat meminta data tambahan apabila informasi
permasalahan yang diterima belum jelas dan
lengkap serta butuh data tambahan dari helpdesk
LPSE
putusan permasalahan merupakan
kewenangan LPSE/LKPP
60 menit tindak lanjut
penganan
masalah
berdasarkan
kewenangan
5 - Apabila memerlukan data tambahan maka lanjut
ke nomor 6 sampai dengan 11
- Apabila tidak memerlukan data tambahan maka
lanjut ke nomor 11
permasalahan merupakan
permasalahan yang memang
ditangani oleh Helpdesk LKPP
N/A
6 apabila memerlukan data tambahan maka
helpdesk LKPP mengirimkan permintaan data
tambahan yang diperlukan dan
mengkonfirmasikannya melalui telepon (apabila
diperlukan) kepada helpdesk LPSE
permasalahan merupakan
permasalahan yang memang
ditangani oleh Helpdesk LKPP
15 menit permintaa data
tambahan
kepada
Helpdesk LPSE
7 Helpdesk LPSE menerima balasan tiket
permasalahan berisi permintaan data tambahan
dari Helpdesk LKPP kemudian menyampaikan
permintaan tersebut kepada pengguna SPSE
permintaan data tambahan 10 Menit permintaa data
tambahan
kepada
Pengguna
10 menit setelah
membuka tiket
permasalahan, LPSE harus
membuka tiket
permasalahan yang masuk
pada hari yang sama di
jam kerja dengan waktu
tiket permaslahan masuk.
8 Pengguna SPSE mengirimkan data tambahan yang
diminta kepada helpdesk LPSE
Permintaan data tambahan N/A
SOP ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI APLIKASI TTS
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
TidakYa
Ya Tidak
Selesai
96
9 Helpdesk LPSE menerima data tambahan dan
meneruskannya (data tambahan) kepada
Helpdesk LKPP
Permintaan data tambahan 5 menit data tambahan 5 menit setelah membuka
tiket permasalahan, LPSE
harus membuka tiket
permasalahan yang masuk
pada hari yang sama di
jam kerja dengan waktu
tiket permaslahan masuk.
10 Helpdesk LKPP menerima balasan tiket
permasalahan berisi data tambahan dari Helpdesk
LPSE
Permintaan data tambahan N/A data tambahan
11 Melanjutkan penanganan penyelesaian
permasalahan dan jika diperlukan dapat
berkoordinasi dengan pihak/unit lain di LKPP jika
diperlukan
N/A Mengacu pada Tabel
Prioritas Penyelesaian
Permasalahan SPSE
12 Apakah permasalahan yang dieskalasikan telah
berhasil diselesaikan
Apabila dalam 2 hari kerja
permasalahan belum dapat
diselesaikan maka Helpdesk LKPP
wajib memberitahukan status
penanganan masalah kepada
Helpdesk LPSE melalui aplikasi
TTS
N/A Mengacu pada Daftar
Prioritas Penyelesaian
Permasalahan SPSE
13 jika "ya" helpdesk LKPP Membalas tiket yang
berisi informasi bahwa permasalahan telah
diselesaikan dan menutup tiket dengan mengklik
tombol "CLOSED"
Permasalahan dapat diselesaikan 5 menit permasalahan
Closed
5 menit setelah
permasalahan diselesaikan
14 Jika "Tidak" maka helpdesk LKPP menyampaikan
perkembangan penanganan masalah setiap 1 hari
kerja sampai masalah dapat ditangani melalui
aplikasi TTS
permasalahan tidak dapat
diselesaikan
N/A perkembanagan
penanganan
masalah
Ya Tidak
Selesai
97
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI E-MAIL
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
98
16/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Helpdesk LPSE
2 2 Helpdesk LKPP
3 Pengguna SPSE
3
4
5
1 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE
1.
2.
1
2
3
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Penjelasan Singkat :
Peralatan/Perlengkapan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan
dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Tujuan :
Pencatatan dan Pendataan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Helpdesk LPSE dan Helpdesk LKPP dalam
proses eskalasi permasalahan
Peringatan :
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI E-MAIL
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan melaluai e-mail oleh Helpdesk
LPSE untuk mengeskalasi Permasalahan kepada Helpdesk LKPP
Definisi :
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
99
Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Mengeskalasikan permasalahan pengguna SPSE
yang tidak dapat ditangani olehnya kepada
helpdesk LKPP melalui e-mail
Permasalahan tidak dapat
ditangani oleh helpdesk LPSE
5 menit eskalasi
permasalahan
5 menit setelah helpdesk
mengetahui tidak dapat
menangani permasalahan
2 Menerima dan mempelajari permasalahan yang
disampaikan Helpdesk LPSE.
eskalasi permasalahan 15 menit mengetahui
pokok
permasalahan
3 Memutuskan apakah permasalahan dapat
ditangani dan merupakan kewenangan LPSE
mengetahui pokok permasalahan
yang dieskalasikan
5 menit putusan
permasalahan
merupakan
kewenangan
LPSE/LKPP
4 Membalas e-mail dengan mengisi informasi agar
permasalahan dapat ditangani oleh helpdesk LPSE
dan menyertakan panduan tata cara
penyelesaiannya
putusan permasalahan merupakan
kewenangan LPSE/LKPP
60 menit tindak lanjut
penganan
masalah
berdasarkan
kewenangan
5 Apakah informasi permasalahan yang diterima
belum jelas dan lengkap serta butuh data
tambahan dari helpdesk LPSE
permasalahan merupakan
permasalahan yang memang
ditangani oleh Helpdesk LKPP
N/A
6 Membalas e-mail berisi permintaan data
tambahan yang diperlukan dan
mengkonfirmasikannya melalui telepon (apabila
diperlukan) kepada helpdesk LPSE
permasalahan merupakan
permasalahan yang memang
ditangani oleh Helpdesk LKPP
15 menit permintaan
data tambahan
kepada
Helpdesk LPSE
7 Menerima balasan e-mail berisi permintaan data
tambahan dari Helpdesk LKPP kemudian
menyampaikan permintaan tersebut kepada
pengguna SPSE
permintaan data tambahan 10 Menit permintaa data
tambahan
kepada
Pengguna
10 menit setelah
membuka tiket
permasalahan, LPSE harus
membuka tiket
permasalahan yang masuk
pada hari yang sama di
jam kerja dengan waktu
tiket permaslahan masuk.
8 Menerima dan membalas e-mail berisi data
tambahan yang diminta kepada helpdesk LPSE
Permintaan data tambahan N/A
9 Menerima dan meneruskan e-mail dari Pengguna
SPSE berisi data tambahan kepada Helpdesk LKPP
Permintaan data tambahan 5 menit data tambahan 5 menit setelah membuka
tiket permasalahan, LPSE
harus membuka tiket
permasalahan yang masuk
pada hari yang sama di
jam kerja dengan waktu
tiket permaslahan masuk.
10 Menerima e-mail berisi data tambahan dari
Helpdesk LPSE
Permintaan data tambahan N/A data tambahan
SOP ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI E-MAIL
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
TidakYa
Ya Tidak
Selesai
Tidak
100
11 Melanjutkan penanganan penyelesaian
permasalahan dengan berkoordinasi dengan
pihak/unit lain di LKPP jika diperlukan
N/A Berdasarkan
pada Tabel
Prioritas
Penyelesaian
Permasalahan
SPSE
Mengacu pada Daftar
Prioritas Penyelesaian
Permasalahan SPSE
12 Apakah permasalahan yang dieskalasikan telah
berhasil diselesaikan
Apabila dalam 2 hari kerja
permasalahan belum dapat
diselesaikan maka Helpdesk LKPP
wajib memberitahukan status
penanganan masalah kepada
Helpdesk LPSE melalui e-mail
N/A - Mengacu pada Daftar
Prioritas Penyelesaian
Permasalahan SPSE
13 Membalas e-mail kepada helpdesk LPSE berisi
informasi bahwa permasalahan telah diselesaikan
untuk diteruskan kepada Pengguna SPSE
Permasalahan dapat diselesaikan 5 menit permasalahan
selesai
5 menit setelah
permasalahan diselesaikan
14 Jika "Tidak" maka helpdesk LKPP menyampaikan
perkembangan penanganan masalah setiap 1 hari
kerja sampai masalah dapat ditangani melalui
aplikasi TTS
permasalahan tidak dapat
diselesaikan
N/A perkembangan
penanganan
masalah
Ya Tidak
Selesai
101
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
102
17/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 Pengguna SPSE
2 Helpdesk LPSE
1 Formulir Konsultasi
2 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE
3 Rekap Penangannan Permaslahan Melalui Telepon
1
SOP Pengarsipan Berkas
Definisi :
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE
dan Pengelola LPSE dalam menyelesaikan permasalahan melalui telepon
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan
pengguna SPSE melalui telepon
Peringatan :
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Tujuan :
Pencatatan dan Pendataan :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE
MELALUI TELEPON
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Penjelasan Singkat :
Peralatan/Perlengkapan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
103
Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Menghubungi helpdesk LPSE melalui telepon
untuk berkonsultasi atas permasalahan terkait e-
Procurement
N/A
2 Menerima telepon dengan ramah dan sopan,
mengucapkan salam
10 detik
3 Menanyakan identitas pengguna dan
permasalahan yang ingin disampaikan sambil
menggali infromasi lebih lengkap dan rinci terkait
permasalahan
Semua informasi yang didapat
dicatat pada Formulir Konsultasi
2 menit isian data
penyedia pada
formulir
konsultasi
4 Memberikan informasi identitas pengguna dan
pertanyaan atas permasalahan yang ingin diajukan
oleh helpdesk LPSE secara lengkap dan rinci
permintaan informasi dari
helpdesk kepada pengguna
N/A pemberian
informasi dari
pengguna
Sesuai kebutuhan
5 Apakah helpdesk LPSE dapat menjawab atau
memberikan solusi dari permasalahan yang
disampaikan
N/A Sesuai kebutuhan
6 Apabila "ya" maka helpdesk memberikan
penjelasan/ solusi untuk menyelesaikan
permasalahan terebut
Pertanyaan pengguna N/A jawaban/solusi
dituangkan
dalam formulir
konsultasi
sesuai kebutuhan
7 Mengarsipkan lembar konsultasi dengan mengacu
pada SOP Pengarsipan Berkas
jawaban/solusi pada formulir
konsultasi
10 Menit arsip berkas
8 Apabila tidak, helpdesk meminta waktu untuk
menemukan solusinya, memberikan nomor
formulir konsultasi dan no tiket untuk
memudahkan pelacakan penanganan
permasalahan dan jika memungkinkan
mengalihkan penanganan permasalahan melalui e-
mail/TTS
Permasalahan tidak dapat
diberikan solusi
10 Menit solusi diberikan
dengan
mengacu pada
Tabel Prioritas
Penyelesaian
Permasalahan
SPSE
waktu 10 menit adalah
waktu untuk membuat
dan memberikan nomor
formulir konsultasi serta
memberitahukan untuk
mengirimkan
permasalahan tersebut
melalui email/TTS
SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
Ya Tidak
Selesai
Selesai
Tidak
104
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
105
Formulir Konsultasi
FORM KONSULTASI PENGGUNA SPSE
Hari/Tanggal Konsultasi :
Waktu :
A. IDENTITAS PENGGUNA SPSE
a. Nama :
b. Nama Instansi/Perusahaan :
c. Alamat :
d. Nomor Telepon/HP :
B
PERMASALAHAN
C. JAWABAN/SOLUSI PERMASALAHAN
Pemberi Penjelasan
(...........................................)
106
Rekap Penangannan Permasalahan Melalui Telepon
REKAP PENANGANNAN PERMASLAHAN MELALUI TELEPON
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
No Tgl Alamat E-mail Nama Isi Pesan Kategori DirektoratTujuan Tgljawaban Isi Jawaban Petugas
Keterangan :
1 = No Urut Pencatatan
2 = Tanggal Telepon
3 = Alamat Email
4 = Nama Pengirim sebutkan juga instansinya (kalau ada)
5 = Isi Telepon
6 = Pengaduan, Pertanyaan atau Konsultasi
7 = Sebutkan Direktorat Tujuan
8 = Tgl Penerimaan Form Jawaban
9 = Isi Jawaban
10 = Nama Penginput Rekap Telepon
107
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
108
18/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Pengguna SPSE
2 2 Helpdesk LPSE
3
4
5
1 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE
1.
2.
1
1 SOP Eskalasi Permasalahan melalui aplikasi TTS
2 Aplikasi Trouble Ticketing System (TTS) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh
Direktorat e-Procurement LKPP sebagai media yang digunakan oleh pengguna SPSE
untuk menyampaikan permasalahan
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE
dan Pengelola LSPE dalam menyelesaikan permasalahan melalui aplikasi TTS
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Penjelasan Singkat :
Peralatan/Perlengkapan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Keterkaitan : Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Peringatan :
Definisi :
Tujuan :
Pencatatan dan Pendataan :
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE
MELALUI APLIKASI TTS
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan
pengguna SPSE melalui aplikasi TTS
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
109
Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Mengirimkan tiket permasalahan melalui aplikasi
Trouble Ticketing System (TTS) untuk
berkonsultasi atas permasalahan terkait e-
Procurement
Tata cara pengisian TTS sesuai
dengan (user guide) petunjuk
pengguna aplikasi TTS
N/A
2 Menerima tiket permasalahan dari pengguna SPSE,
mempelajari dan menetukan prioritas
penentuan prioritas masalah
berdasarkan Daftar Prioritas
Penyelesaian Permasalahan SPSE
5 Menit hasil penentuan
prioritas
penanganan
permasalahan
5 Menit adalah waktu
untuk mennetukan
prioritas permasalahan
3 Apakah informasi permasalahan yang diterima
belum jelas dan lengkap serta butuh data
tambahan dari Pengguna SPSE
N/A
4 Apabila "Ya" helpdesk LPSE membalas tiket berisi
permintaan data tambahan yang diperlukan dan
mengkonfirmasikannya kepada pengguna SPSE
melalui telepon
Data dan informasi yang
disampaikan masih kurang
5 menit pemberitahuan
permintaan
data tambahan
kepada
pengguna SPSE
5 Menerima tiket dan membalasnya dengan
menyertakan data tambahan yang diminta
Helpdesk LPSE
pemberitahuan permintaan data
tambahan kepada pengguna SPSE
N/A
6 Menerima balasan tiket berisi data tambahan dari
pengguna SPSE
pemberitahuan permintaan data
tambahan kepada pengguna SPSE
N/A Data tambahan
dari pengguna
SPSE
7 Menganalisa dan mencari solusi penyelesaian
permasalahan dan berkoordinasi dengan
pihak/unit lain di LPSE jika diperlukan
Permasalahan yang disampaikan
sudah memiliki cukup data dan
informasi untuk dilakukan analisa
1 hari hasil analisa
permasalahan
8 Apakah permasalahan dapat diselesaikan oleh
Helpdesk LPSE
hasil analisa permasalahan N/A Solusi /
jawaban/hasil
penyelesaian
masalah
Lamanya penyelesaian
masalah mengacu pada
Tabel Prioritas
Penyelesaian Masalah
SPSE
9 Apabila dapat diselesaikan, helpdesk Membalas
tiket berisi pemberitahuan bahwa permasalahan
telah diselesaikan dan menutup tiket dengan
mengklik tombol "CLOSED"
Permasalahan dapat diselesaikan 10 menit pemberitahuan
permasalahan
selsai kepada
pengguna
10 Menit setelah
permasalahan berhasil
diselesaikan
10 Apabila tidak dapat diselesaikan maka helpdesk
LPSE Mengeskalasikan permasalahan kepada
helpdesk LKPP dengan mengklik tombol
“ESCALATE” dan membalas tiket permasalahan
yang memberitahukan bahwa permasalahan
sedang ditangani helpdesk LKPP serta dimohon
untuk menunggu balasan tiket selanjutnya
permasalahan tidak dapat
diselesaikan oleh helpdesk LPSE
5 menit eskalasi
permasalahan
Mengacu pada SOP
Eskalasi Permasalahan
melalui aplikasi TTS
SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
Ya Tidak
Selesai
Selesai
Ya Tidak
110
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
111
Rekap penanganan permasalahan pengguna SPSE melalui TTS
Keterangan :
1 = No Urut Pencatatan
2 = No tiket
3 = Nama instansi/perusahaan
4 = Pengaduan, Pertanyaan atau Konsultasi
5 = Jawaban solusi dari permasalahan
6 = Tanggal e-mail diterima
7 = Tanggal selesai permasalahan
8 = Keterangan
REKAPITULASI PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TTS
1 2 3 4 5 6 7 8
No No TTS Nama Permasalahan Solusi Tglditerima Tglselesai Keterangan
112
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI E-MAIL
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
113
19/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Pengguna SPSE
2 2 Helpdesk LPSE
3
4
5
1 Tabel Prioritas Penyelesaian Masalah SPSE
1.
2.
1
1 SOP Eskalasi Permasalahan melalui aplikasi e-mail
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE
MELALUI E-MAIL
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Definisi :
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Tujuan :
Pencatatan dan Pendataan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan
pengguna SPSE melalui e-mail
Peringatan :
Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE
dan Pengelola SPSE dalam menyelesaikan permasalahan melalui e-mail
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Penjelasan Singkat :
Peralatan/Perlengkapan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
114
Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Mengirimkan tiket permasalahan melalui e-mail
untuk berkonsultasi atas permasalahan terkait e-
Procurement
N/A
2 Menerima e-mail dari pengguna SPSE, mempelajari
dan menetukan prioritas
penentuan prioritas masalah
berdasarkan Daftar Prioritas
Penyelesaian Permasalahan SPSE
5 Menit hasil penentuan
prioritas
penanganan
permasalahan
5 Menit adalah waktu
untuk mennetukan
prioritas permasalahan
3 Apakah informasi permasalahan yang diterima
belum jelas dan lengkap serta butuh data
tambahan dari Pengguna SPSE
N/A
4 Apabila "Ya" helpdesk LPSE membalas e-mail
berisi permintaan data tambahan yang diperlukan
dan mengkonfirmasikannya kepada pengguna
SPSE melalui telepon
Data dan informasi yang
disampaikan masih kurang
5 menit pemberitahuan
permintaan
data tambahan
kepada
pengguna SPSE
5 Menerima e-mail dan membalasnya dengan
menyertakan data tambahan yang diminta
Helpdesk LPSE
pemberitahuan permintaan data
tambahan kepada pengguna SPSE
N/A
6 Menerima balasan e-mail berisi data tambahan
dari pengguna SPSE
pemberitahuan permintaan data
tambahan kepada pengguna SPSE
N/A Data tambahan
dari pengguna
SPSE
7 Menganalisa dan mencari solusi penyelesaian
permasalahan dan berkoordinasi dengan
pihak/unit lain di LPSE jika diperlukan
Permasalahan yang disampaikan
sudah memiliki cukup data dan
informasi untuk dilakukan analisa
1 hari hasil analisa
permasalahan
8 Apakah permasalahan dapat diselesaikan oleh
Helpdesk LPSE
hasil analisa permasalahan N/A Solusi /
jawaban/hasil
penyelesaian
masalah
Lamanya penyelesaian
masalah mengacu pada
Tabel Prioritas
Penyelesaian Masalah
9 Apabila dapat diselesaikan, helpdesk LPSE
membalas e-mail berisi pemberitahuan bahwa
permasalahan telah diselesaikan
Permasalahan dapat diselesaikan 10 menit pemberitahuan
permasalahan
selsai kepada
pengguna
10 Menit setelah
permasalahan berhasil
diselesaikan
10 Mengeskalasikan permasalahan kepada helpdesk
LKPP dengan meneruskan e-mail tersebut dan
membalas e-mail kepada pengguna SPSE yang
memberitahukan bahwa permasalahan sedang
ditangani helpdesk LKPP serta dimohon untuk
menunggu balasan e-mail selanjutnya
Mengacu pada SOP Eskalasi
Permasalahan melalui e-mail
5 menit eskalasi
permasalahan
Mengacu pada SOP
Eskalasi Permasalahan
melalui e-mail
SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI E-MAIL
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
Ya Tidak
Selesai
Selesai
Ya TidakTidak
115
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
116
20/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Pengguna SPSE
2 2 Helpdesk LPSE
3 Front office
3
4
5
1. Formulir Konsultasi
2 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE
1.
2.
1
1 SOP Pengarsipan Dokumen
Keterkaitan :
Definisi :
PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE
DI LPSE
Pencatatan dan Pendataan :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Peralatan/Perlengkapan :Tujuan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peringatan :
Menjamin terselesaikannya permasalahan pengguna SPSE dalam pelaksanaan
pengadaan secara elektronik melalui LPSE
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE
dan pengelola LPSE dalam menyelesaikan permasalahan dengan datang langsung ke
LPSE
Tanggal Revisi
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Tanggal Efektif
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Disahkan Oleh
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
117
Pengguna SPSE Front office Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office
dan mengisi buku tamu
N/A Isian data
pengguna SPSE
pada buku tamu
Tugas Front Office
dapat dilaksanakan
oleh Help Desk,
Security, atau
Resepsionis
2 Memberikan formulir konsultasi kepada
pengguna SPSE
formulir konsultasi 5 menit
3 Mengisi formulir konsultasi dan memberikan
kembali formulir konsultasi yang telah diisi
dengan lengkap kepada front office
formulir konsultasi 5 menit Isian Formulir
Konsultasi
4 Menerima dan memeriksa formulir konsultasi
dari pengguna SPSE. Apakah formulir konsultasi
telah diisi dengan lengkap ?
Isian Formulir Konsultasi 5 menit Isian Formulir
Konsultasi sudah
lengkap
5 Jika "Ya" Front Office memberikan nomor
antrian dan mempersilahkan penguna SPSE
untuk menunggu panggilan menghadap
helpdesk diruang tunggu
Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap 5 menit Nomor antrian
6 Jika "tidak" Front Office meminta pengguna
SPSE untuk melengkapi isian Formulir
Konsultasi
Isian Formulir Konsultasi belum lengkap 5 menit meminta
melengkapi
formulir konsultasi
7 Helpdesk menerima formulir konsultasi dari
front office LPSE
Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap 5 menit ditindaklanjuti
kepada helpdesk
SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
Mulai
YaTidak
118
8 Memanggil pengguna SPSE sesuai nomor antrian Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap dan
Nomor Antrian
N/A Jika pengguna SPSE
telah dipanggil
sebanyak 3 kali namun
pengguna SPSE tidak
merespon maka
Helpdesk akan
memanggil nomor
antrian berikutnya.
Pengguna yang dilewat
akan dipanggil kembali
pada giliran
berikutnya
9 Melakukan analisis permasalahan dengan
menggali informasi sedalam-dalamnya dari
pengguna SPSE . Apakah solsui permasalahan
dapat ditemukan ?
Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap 30 menit informasi
tambahan terkait
masalah
sesuai dengan
kebutuhan
(berdasarkan Tabel
Prioritas Penyelesaian
Permasalahan SPSE)
10 Apabila "Ya" Memberikan jawaban/solusi atas
permasalahan yang disampaikan dalam bentuk
tertulis dalam Formulir Konsultasi
Formulir konsultasi ditandatangani/diparaf
oleh petugas Helpdesk yang memberikan
jawaban/solusi
10 menit jawaban/solusi
atas permasalahan
sesuai dengan
kebutuhan
11 Mengeskalasikan permasalahan kepada
Helpdesk LKPP melalui e-mail/TTS.
Mengacu pada SOP Eskalasi Permasalahan
Melalui Aplikasi TTS/e-Mail
5 menit Tiket/e-mail
permasalahan
pengguna SPSE
yang dieskalasikan
12 Memberikan salinan Formulir Konsultasi
kepada pengguna SPSE dan mengarsipkan
lembar Formulir Konsultasi asli dengan
mengacu pada SOP pengarsipan berkas
formulir konsultasi yang telah diisi oleh
helpdesk
10 Menit Arsip Formulir
KonsultasiSelesai
YaTidak
119
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
120
Formulir Konsultasi
FORM KONSULTASI PENGGUNA SPSE
Hari/Tanggal Konsultasi :
Waktu :
A. IDENTITAS PENGGUNA SPSE
a. Nama :
b. Nama Instansi/Perusahaan :
c. Alamat :
d. Nomor Telepon/HP :
B
PERMASALAHAN
C. JAWABAN/SOLUSI PERMASALAHAN
Pemberi Penjelasan
(...........................................)
121
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDDING ROOM
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
122
21/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Penyedia Barang/Jasa
2 2 Helpdesk LPSE
3 Front office
3
4
5
1.
2.
1
Tanggal Efektif
Tanggal Revisi
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
Dasar Hukum :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDING ROOM
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Pencatatan dan Pendataan :
Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Peralatan/Perlengkapan :Tujuan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peringatan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan penyedia yang terdaftar
di SPSE dalam proses pemberian pendampingan dari Helpdesk untuk proses upload
dokumen lelang di biding room LPSE
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Definisi :
Prosedur ini mencakup proses permohonan pemdampingan upload dokumen lelang dan
pelaksanan pendampingan kepada Penyedia pada Bidding Room
123
Pengguna SPSE Front office Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Mendatangi lokasi bidding room yang
disediakan oleh LPSE
2 Melapor ke front office dan mengisi buku tamu 5 menit isian data pengguna
SPSE pada buku
tamu
3 Menanyakan kepada Penyedia apakah sudah
mengikuti pelatihan aplikasi SPSE ?
Helpdesk hanya memberikan arahan dalam
proses upload kepada penyedia yang telah
mendapatkan pelatihan aplikasi SPSE
5 menit
4 Menyarankan kepada Penyedia untuk
mengikuti pelatihan penggunaan SPSE terlebih
dahulu
5 menit
5 Memberikan nomor antrian untuk mendapat
pendampingan dari helpdesk
5 menit Nomor antrian
6 Memanggil Penyedia untuk mendapat
pendampingan sesuai nomor antrian
Telah memiliki nomor antrian dan
membutuhkan pendampingan
5 menit pendampingan oleh
helpdesk LPSE
7 Menanyakan kepada penyedia apakah telah
mengisi data kualifikasi dan upload dokumen
pendukungnya
5 menit
8 Memberikan penjelasan dalam mengisi data
kualifikasi dan upload dokumen pendukungnya
10 menit
SOP PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDING ROOM
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
Mulai
YaTidak
YaTidak
Selesai
124
9 Mengisi data kualifikasi dan mengupload
dokumen pendukungnya dengan didampingi
oleh helpdesk LPSE. Apakah pengisian data dan
upload dokumen berhasil ?
15 menit
10 Menangani permasalahan untuk diselesaikan
dengan meminta bantuan pihak/unit lain di
LPSE jika diperlukan. Apakah permasalahan
dapat diselesaikan ?
15 menit
11 Mengeskalasikan permasalahan kepada
Helpdesk LKPP melalui e-mail/TTS. Proses
pendampingan selesai, penyedia akan segera
dihubungi jika permasalahan yang dieskalasikan
telah diselesaikan
Permasalahan yang dieskalasikan
dikonfirmasikan melalui telepon kepada
helpdesk LKPP
5 menit eskalasi
permasalahan
Mengacu pada SOP
eskalasi melalui email
atau eskalasi melalui
TTS
12 Memberikan penjelasan dan petunjuk dalam
mengenkripsi file dokumen penawaran
menggunakan aplikasi enkripsi yang disediakan
SPSE
15 menit
13 Melakukan enkripsi file dokumen penawaran
dan upload dokumen penawaran didampingi
oleh helpdesk LPSE. Apakah proses enkripsi
dan upload dokumen penawaran berhasil ?
15 menit
14 Proses pendampingan upload dokumen selesai.
Penyedia dapat meninggalkan bidding room
dengan terlebih dulu melapor kembali ke front
office
5 menit
Selesai
Ya Tidak
Selesai
Ya Tidak
Ya Tidak
125
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDDING ROOM
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
126
Formulir Konsultasi
FORM KONSULTASI PENGGUNA SPSE
Hari/Tanggal Konsultasi :
Waktu :
A. IDENTITAS PENGGUNA SPSE
a. Nama :
b. Nama Instansi/Perusahaan :
c. Alamat :
d. Nomor Telepon/HP :
B
PERMASALAHAN
C. JAWABAN/SOLUSI PERMASALAHAN
Pemberi Penjelasan
(...........................................)
127
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
AGGREGASI DATA PENYEDIA
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
128
22/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Penyedia Barang/Jasa
2 2 LPSE
3 LKPP
3
4
5
1.
2.
1 SOP penanganan permasalahan melalui email, TTS atau datang langsung
2 SOP Eskalasi penanganan permasalahan melalui email atau TTS
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Menjamin Penyedia dapat melakukan Login pada sistem SPSE sebagai sebuah
mekanisme Single Sign On SPSE di seluruh LPSE yang terintegrasi
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Menjelaskan langkah-langkah yang dilakukan penyedia pada sistem ADP untuk
melakukan aktivasi aggregasi data sebagai sebuah single sign on SPSE
Tujuan :
Definisi :
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Peringatan :
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
AGGREGASI DATA PENYEDIA
Pencatatan dan Pendataan :
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
129
Penyedia LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Melakukan login pada SPSE. sudah memiliki user id dan password SPSE N/A
2 Apakah pengguna telah melakukan aktivasi ? N/A
3 Jika sudah melakukan aktivasi penyedia dan
terdaftar di 1 LPSE maka penyedia dapat
melakukan login pada semua SPSE yang
terintegrasi dengan akun penyedia tersebut. Jika
sudah aktivasi tapi terdaftar di lebih 1 LPSE maka
penyedia harus melakukan login dengan akun atau
UserID Default untuk masuk pada SPSE secara
roaming
sudah aktivasi N/A
4 Jika penyedia belum aktivasi maka berikutnya
muncul halaman aktivasi dilanjutkan kepada
proses aktivasi akun penyedia pada SPSE dan ikuti
langkah-langkahnya
belum aktivasi N/A
5 Jika Penyedia belum aktivasi dan tidak muncul
halaman aktivasi setelah itu muncul halaman non
aktif maka Akun lokal di non aktifkan dan diganti
dengan akun yang tampil pada halaman akun non
aktif. Selanjutnya melakukan proses aktivasi akun
penyedia SPSE
belum aktivasi N/A
6 Jika halaman akun non aktif tidak muncul tetapi
yang muncul adalah notifikasi dari admin maka
penyedia harus menghubungi LPSE atau LKPP
untuk menyelesaikan masalahnya sesuai dengan
notifikasi yang muncul
belum aktivasi dan mengalami kendala
untuk aktivasi
N/A Mengacu pada SOP
penanganan masalah
melalui email, datang
langsung atau
melalui TTS dan SOP
Eskalasi penanganan
masalah melalui
email atau TTS
7 LKPP akan menyelesaikan masalahnya sehingga
admin dapat melakukan login secara terintegrasi
penyedia tidak dapat aktivasi N/A Mengacu pada SOP
penanganan masalah
melalui email, datang
langsung atau
melalui TTS dan SOP
Eskalasi penanganan
masalah melalui
email atau TTS
8 Penyedia dapat Login Lokal Maupun Roaming di
Semua LPSE Ter-Aggregasi
sudah aktivasi N/A aktivasi user
penyedia
SOP AGGREGASI DATA PENYEDIA
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
Selesai
Selesai
130
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERUBAHAN JADWAL BATAS AKHIR UPLOAD DAN AWAL PEMBUKAAN DOKUMEN
PENAWARAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
131
23/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Panitia Pengadaan
2 2 Helpdesk LPSE
3
4
5
1. Surat Permohonan Perubahan Jadwal Batas Akhir Upload dan Awal Pembukaan Penawaran
2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan
3 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE
1. 1
2.
1 SOP Pengarsipan Dokumen
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
PERUBAHAN JADWAL BATAS AKHIR UPLOAD DAN
AWAL PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN
Pencatatan dan Pendataan :
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Panitia Pengadaan yang
terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan permintaan perubahan data lelang
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup persyaratan perubahan jadwal lelang untuk batas akhir upload
dokumen pernawaran dan awal pembukaan penawaran mulai dari proses permohonan
sampai dengan pelaksanaan permohonan perubahan data lelang tersebut
Tujuan :
Definisi :
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Peringatan :
132
s
Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Menyampaikan berkas pemohonan perubahan
data lelang kepada Helpdesk LPSE
Surat Permohonan Perubahan Jadwal Lelang
yang ditujukan kepada Kepala LPSE (surat
permohonan berkop, tanda tangan dan
stample basah instansi), jadwal lama dan
baru dengan disertakan dengan alasan dan
pernyataan bahwa segala akibat yang timbul
dari perubahan jadwal ini seluruhnya
tanggung jawab panitia pengadaan/Pokja
ULP. (jika dikirimkan melalui email harus
scan surat asli)
N/A Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-
mail/TTS (softcopy)
2 Menerima permohonan N/A
3 Melakukan pengecekan apakah perubahan
tersebut tidak melanggar peraturan perundang-
undangan yang berlaku? Jia ierlukan dapat
meminta rekomendasi dari LKPPSurat permohonan perubahan jadwal
N/A hasil
pengecekan
melanggra/tida
knya
permohonan
Mengacu pada Tabel
Prioritas
Penyelesaian
Permasalahan SPSE
4 Jika melanggar maka helpdesk memberitahukan
kepada panitia perubahan tidak dapat dilakukan
permohonan tidak sesuai dengan aturan
yang berlaku
15 Menit permohonan
ditolak
5 Jika tidak melanggar maka helpdesk dapat
melakukan perubahan jadwal tersebut.
permohonan sesuai dengan aturan yang
berlaku
N/A
permohonan di
tindaklanjuti
Mengacu pada Daftar
Prioritas
Penyelesaian
Permasalahan SPSE
6
Helpdesk memberitahukan kepada panitia
pengadaan/Pokja ULP bahwa jadwal sudah
dilakukan perubahan hasil perubahan 10 Menit
pemberitahuan
perubahan
10 Menit setelah
dilakukan perubaha
7
Panitia/Pokja ULP menerima pemberitahuan
perubahan jadwal dari helpdesk LPSE pemberitahuan perubahan N/A
8 LPSE melakukan arsip dokumen 10 Menit
Arsip berkas
permohonan
SOP PERUBAHAN JADWAL LELANG TAHAPAN BATAS AKHIR UPLOAD DAN AWAL PEMBUKAAN PENAWARAN
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
Tidak
Ya
Selesai
Selesai
133
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
134
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PEDOMAN BIMBINGAN TEKNIS
JAKARTA
2012
135
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PELAKASANAAN TRAINING PENGGUNA LPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
136
24/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Kepala SPSE
2 2 Unit Layanan dan Dukungan LPSE
3 Training
3
4
5
1. Form Laporan Training
2 Kuesioner
1.
2.
Keterkaitan :
Definisi :
PELAKSANAAN TRAINING PENGGUNAAN LPSE
Pencatatan dan Pendataan :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Peralatan/Perlengkapan :Tujuan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peringatan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam pelaksanaan training peggunaan SPSE
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Prosedur ini mencakup proses penyusunan program training, persiapan, mengundang
peserta dan pelaksanaan training peggunaan SPSE.
Tanggal Revisi
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
137
Kepala LPSEUnit Layanan dan
Dukungan LPSETrainer Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Rencana pelaksanaan meliputi:
a. Jadwal pelaksanaan training
b. Penentuan peserta training
c. Sarana dan prasarana training
d. Materi training
e. Penentuan trainer
f. Anggaran
Persiapan yang dilakukkan meliputi :
a. Memastikan kehadiran peserta maksimal 7
hari kerja sebelum pelaksanaan training
dengan meminta lembar konfirmasi
kehadiran
b. Memastikan ketersedian sarana dan
prasarana pelakasanaan training maksimal 7
hari kerja sebelum pelaksanaan training
antara lain tempat, akses internet, konsumsi
dan lain-lain
c. Mempersiapkan materi training maksimal
2 hari kerja sebelum pelaksanaan training
d. Memastikan ketersediaan trainer
maksimal 5 hari kerja sebelum pelaksanaan
training
Pelaksanaan training meliputi: Kuesioner 15 menit setelah
a. Trainer memberikan materi sesuai dengan
yang telah ditetapkan oleh LKPP
b. Trainer menyediakan waktu tanya jawab
minimal 15 menit untuk setiap sesi dan
mencatat identitas peserta (nama peserta
dan asal instansi/perusahaan). Jika
pertanyaan tidak dapat dijawab maka
trainer menampung jawaban tersebut untuk
dikonsultasikan kepada pihak yang
berkompeten dan akan dijawab setelah
kegiatan training selesai dengan meminta
alamat e-mail dan nomor handphone peserta
Menyesuaikan jadwal
training pada masing-
masing LPSE
c. Trainer memberikan kuesioner sebagai
bahan evaluasi pelaksanaan training pada
hari terakhir kegiatan training
15 menit setelah sesi
terakhir berakhir
4 Menyusun laporan pelaksanaan training sesuai
dengan form terlampir
1 jam Form Laporan
Training
1 Jam setelah
pelaksanaan training
berakhir
N/A
N/AMenyusun rencana pelaksanaan training
penggunaan SPSE bagi Pengguna SPSE
N/AMelakukan persiapan pelaksanaan training
1
SOP PELAKSANAAN TRAINING PENGGUNAAN LPSE
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
2
3 Melaksanaan training penggunaan SPSE
Mulai
Selesai
138
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
SOSIALISASI e-PROCUREMENT
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
139
25/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Pimpinan K/L/D/I
2 2 Direktur Direktorat e-Procurement
3 Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
3 4 Pejabat atauStaf
4
5
1.
2.
SOSIALISASI e-PROCUREMENT
Keterkaitan :
Definiisi :
Tujuan :
Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Meliputi proses sosialisasi layanan LKPP dilingkungan internal dan eksternal
Memastikan pelaksanaan sosialisasi layanan LKPP/LPSE di lingkungan internal dan
eksternal LKPP/LPSE dapat dilaksanakan dengan efektif dan tepat sasaran
Pencatatan dan Pendataan :
Dasar Hukum :
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Kualifikasi Pelaksana :
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
140
Pimpinan K/L/D/I
Direktur
Direktorat e-
Procurement
Kepala Sub
Direktorat
Pengelolaan dan
Pembinaan LPSE
Pejabat atauStaf Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
2 Menerima dan mendisposisi surat kepada Kepala
Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
1 hari kerja
3 Menunjuk pejabat atau staf untuk melaksanakan
sosialisasi
4 Memerintahkan staf untuk menyiapkan kebutuhan
administrasi dan pembiayaan
1 hari kerja
5 Staf memberikan laporan kesiapan administrasi
dan pembiayaan kepada Kepala Sub Direktorat
Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
maksimal 3
hari sebelum
pelaksanaan
Pejabat atau staf yang telah melaksanakan
sosialisasi membuat dan memberikan laporan hasil
sosialisasi kepada Kepala Sub Direktorat
Pengelolaan dan Pembinaan LPSE sesuai dengan
form terlampir
Pejabat atau staf yang ditunjuk melaksanakan
sosialisasi sesuai surat penugasan yang diterima.
6
1 hari kerja
setelah
pelaksanaan
sosialisasi
7
1 Mengirimkan surat permohonan sosialisasi e-
procurement ditujukan kepada Direktur e-
Procurement
SOP SOSIALISASI E-PROCUREMENT
No Aktivitas
Mutu Baku
Keterangan
Pelaksana
Mulai
Selesai
141
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PEDOMAN PEMELIHARAAN KINERJA DAN KAPASITAS SPSE
JAKARTA
2012
142
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
143
26/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Administrator Sistem LPSE
2 2 ITO LKPP
3
4
5
1 Formulir Permintaan Perubahan.
2 Lampiran Pengisian Formulir Permintaan Perubahan.
1.
2. Mencegah terjadinya gangguan dukungan terhadap aplikasi SPSE.
3 Memastikan dilakukannya lesson learned dari kinerja Infrastruktur SPSE.
1
Peringatan :1. 2
2.
3
4
Keterkaitan :
Menjamin tingkat ketersediaan infrastruktur pendukung Aplikasi SPSE kepada pengguna
memenuhi tingkat layanan yang didefinisikan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Definisi :
Penjelasan Singkat :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
MONITORING DAN EVALUASI KINERJA
INFRASTRUKTUR SPSE
Peralatan/Perlengkapan :
Pencatatan dan Pendataan :
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-
Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Kualifikasi Pelaksana :
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Dasar Hukum :
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Disahkan Oleh
Perubahan Minor Infrastruktur adalah perubahan yang tidak mempengaruhi fitur fisik
dalam infrastruktur tetapi hanya merubah setting atau konfigurasinya saja.
Perubahan Major Infrastruktur adalah perubahan yang mempengaruhi Fitur Fisik
dalam infrastruktur, perubahan ini bisa dalam bentuk upgrade atau penggantian
perangkat infrastruktur SPSE.
Tujuan :
SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkah-langkah
yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam pengawasan dan evaluasi Kinerja
Infrastruktur SPSE. Ruangan lingkup pengawasan dan evaluasi Infrastruktur SPSE
adalah dukungan komunikasi data dan komputasi perangkat keras SPSE.
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
144
Administrator Sistem
LPSEITO LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Memastikan Sistem Monitoring perangkat keras dan
jaringan komunikasi data dalam keadaan aktif
Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring
yang dimiliki
15 menit Memastikan software untuk
monitoring berjalan tanpa ada
masalaha. Secara periodik setiap hari, administrator memantau
kinerja dari perangkat komputasi dan perangkat jaringan
komunikasi data.
Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring
yang dimiliki
N/A Memastikan server aplikasi masih
memberi data kepada server
monitoring
b. Pemantauan dilakuan secara khusus pada beban kerja
komputasi dan lalu lintas data.
Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring
yang dimiliki
N/A Memastikan kapasitas cpu,memory
dan jaringan sesuai dengan beban
kerja < 85% kapsitas maksimal2 Selain secara harian, administrator pada Data Center SPSE
melakukan pemantuan beban komputasi dan perangkat
jaringan komunikasi data pada saat tahapan pelaksanaan
suatu kegiatan e-procurement yang memerlukan proses
komputasi , upload dan download pada intensitas tinggi
Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring
yang dimiliki
30 menit Memastikan kinerja resource
server < 85 % bila melebihi maka
perlu dibuat catatan
3 Pada aktivitas pemantauan tersebut adminstrator
memastikan setiap proses upload dan download yang
dilakukan oleh pengguna dapat dilakukan dan diterima oleh
sistem SPSE secara lengkap dan utuh
Dilakukan test kapasitas harddisk, kualitas koneksi,
dan beban aplikasi LPSE
30 menit Memastikan kinerja resource
server < 85 % bila melebihi maka
perlu dibuat catatan
4 Jika pada saat pemantauan tersebut atau sesudahnya, ada
laporan keluhan yang masuk maka adminstrator harus
melakukan identifikasi dan evaluasi terhadap konfigurasi
pada perangkat keras dan jaringan komunikasi data
Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring
yang dimiliki dan akses ke server
30 menit Memastikan kinerja resource
server < 85 % bila melebihi maka
perlu dibuat catatan
5 Hasil identifikasi dan evaluasi terhadap konfigurasi pada
perangkat komputasi dan jaringan komunikasi data di
analisis dan dikonsultasikan dengan technical support
internal ataupun LKPP jika diperlukan
Melakukan kontak ke helpdesk lalu helpdesk akan
meneruskan ke tim ITO untuk segera
ditindaklanjuti
1 jam Permasalahan dijelaskan secara
jelas agar solusi yang diambil
segera dapat dilakukan
6 Bersama ITO LKPP, administrator menentukan perubahan
konfigurasi yang diperlukan pada perangkat.
1. Formulir Permintaan Perubahan
1-3 jam Segera dilakukan perbaikan agar
service berjalan tanpa adanya
gangguan
Jika perubahan minor perangkat yang diperlukan maka
technical support akan melakukan perubahan tersebut dan
jika perubahan major yang diperlukan maka akan proses
pengadaan baik berupa upgrade atau penggantian. Proses
pengajuan perubahan harus dilakukan melalui formulir
permintaan perubahan
2. Lampiran Pengisian Formulir Permintaan
Perubahan
45 menit Segera dilakukan perbaikan agar
service berjalan tanpa adanya
gangguan
7 Pada setiap kegiatan pemantauan, administrator wajib
melakukan dokumentasi begitu juga layanan penyelesaian
keluhan yang masuk dan ditangani. Dokumentasi ini akan
diperlukan dalam melakukan manajemen kapasitas
infrastruktur
Laporan aktifitas administrator 1 - 3 jam Output dari pelaksanaan SOP
Monitoring dan Evaluasi Kinerja
Infrastruktur SPSE adalah
terjaminnya tingkat ketersediaan
dukungan komunikasi data dan
komputasi perangkat keras
Aplikasi SPSE.
1
MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
MinorMajor
Selesai
Minor
145
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
146
LAMPIRAN-LAMPIRAN
1. Form Permintaan Perubahan, petunjuk pengisian
1. Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan Infrastruktur
2. Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai
3. A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan dalam
prosedur ini adalah perubahan infrastruktur, maka penjelasan yang diperlukan adalah kondisi perangkat keras dan
perangkat lunak serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan
4. B. Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini
diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas
5. C. Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan.
147
FORM PERMINTAAN PERUBAHAN
Hari/Tanggal :
Waktu :
Jenis Perubahan Prioritas Perubahan
Perubahan Aplikasi Perubahan Kritis
(berdampakpadainfrastrukturdanharussegeradiselesaikan)
Perubahan Infrastruktur Perubahan Mayor (adaimplikasikeoperasional TIK)
Perubahan Layanan Perubahan Minor
(tidakberpengaruhlangsungterhadapinfrastruktur)
A. URAIAN KONDISI TERKINI(uraiansebagaiacuandarimasing-masingkondisi)
B
DASAR ANALISA PERMASALAHAN
C. URAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN
d. PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN
Disetujui
Tidakdisetujui
Catatan:
Pengusul Pimpinan
(...........................................) (...........................................)
148
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
149
27/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Administrator Sistem LPSE
2 2 ITO LKPP
3 Kepala LPSE
3
4
5
1 Laporan Kinerja Aplikasi SPSE.
2 Formulir Permintaan Perubahan.
1.
2. Mencegah terjadinya gangguan terhadap aplikasi SPSE. 1
3 Memastikan dilakukannya lesson learned dari penggunaan Aplikasi SPSE.
2
Peringatan :1. 3
2.
4
5
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Keterkaitan :
Menjamin tingkat ketersediaan Aplikasi SPSE kepada pengguna memenuhi tingkat
layanan yang didefinisikan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Definisi :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Tanggal Pembuatan
Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
Teknis dan Fungsional aplikasi adalah suatu bentruk kelengkapan teknis dari aplikasi
berupa database , perangkat keras dan insfrastruktur lainnya yang mendukung
operasional aplikasi SPSE, sedangkan fungsional adalah bagian dari proses bisnis yang
tercakup dalam aplikasi SPSE.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Tanggal Revisi
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI
SPSE
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-
Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Peralatan/Perlengkapan :
Pencatatan dan Pendataan :
Perubahan Minor adalah perubahan yang tidak mempengaruhi proses bisnis utama
yang didukung oleh aplikasi SPSE dan bersifat melengkapi fitur atau modul saja.Perubahan Major adalah perubahan yang mempengaruhi proses bisnis utama yang
didukung oleh aplikasi SPSE dan bersifat mengganti, atau mengupgrade dari versi
sebelumnya.
Tujuan :
SOP Monitoring dan Evaluasi Aplikasi SPSE ini menjelaskan langkah-langkah yang harus
dilakukan oleh setiap LPSE dalam pengawasan dan evaluasi aplikasi SPSE. Ruang lingkup
pengawasan dan evaluasi aplikasi SPSE adalah dukungan teknis (database , perangkat)
dan fungsionalnya.
150
Administrator LPSE ITO LKPP Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Memastikan Sistem Application Monitoring dan Database
Server Log dalam keadaan aktif
Laporan Kinerja Aplikasi SPSE 1 jam Memastikan software untuk
monitoring berjalan tanpa ada
masalah
a. Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator
merangkum kinerja dari Aplikasi dan Database Server
berdasarkan Sistem Monitoring dan Log
sistem monitoring aplikasi dan aktifitas
database
3 jam Memastikan sistem monitoring
berjalan sempurna
b. Rangkuman kinerja yang didokumentasikan terdiri dari
Kemunculan Jenis Error yang paling sering muncul
pada Database dan Aplikasi.
Waktu Transaksi Query yang paling sering digunakan.
Kegagalan transaksi data dan proses yang terekam
oleh sistem Application Monitoring .
2 Melakukan analisa terhadap kinerja Aplikasi khususnya
penentuan kebutuhan perubahan konfigurasi database atau
aplikasi yang diperlukan.
Sistem monitoring serta akses ke server 1 jam Laporan Kinerja Aplikasi SPSE
Secara setiap bulan rutin juga merangkum dokumentasi
penyelesaian masalah/layanan kepada pengguna, yang
terkait dengan :
a. Teknis upload dan download Data.
b. Penggunaan Aplikasi SPSE.
c. Keluhan lainnya terkait aplikasi SPSE.
4 Rangkuman yang telah dilakukan dilanjutkan dengan
melakukan analisa perubahan yang diperlukan terhadap
konfigurasi dan/atau Fitur Aplikasi SPSE
Sistem monitoring serta akses ke server 1 jam Laporan Kinerja Aplikasi SPSE
5 Hasil analisa perubahan dipaparkan dalam dokumen
permintaan perubahan, jika perubahan bersifat minor atau
terkait konfigurasi maka pelaksanaan dapat ditangani
sendiri di internal LPSE, tetapi jika perubahan bersifat
major maka hal tersebut harus dikonsultasikan dengan
Technical Support LKPP
Laporan Kinerja Aplikasi SPSE 1 jam Segera dilakukan perbaikan
agar service berjalan tanpa
adanya gangguan
6 Jika dari hasil konsultasi diperlukan bantuan teknis dari
LKPP maka LPSE mengajukan permohonan bantuan teknis
kepada LKPP tetapi jika hasil konsultasi diperlukan bantuan
pihak ketiga/vendor maka technical support mengajukan
usulan kegiatan kepada kepala LPSE
N/A Output dari pelaksanaan SOP
Monitoring dan Evaluasi
aplikasi SPSE adalah
terjaminnya tingkat
ketersediaan layanan Aplikasi
SPSE dari sisi dari sisi teknis
maupun fungsional
Laporan Kinerja Aplikasi SPSE
1
3 2 jam
Sistem monitoring serta akses ke server 3 jam Laporan Kinerja Aplikasi SPSE
Laporan Kinerja Aplikasi SPSE
MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
Minor
Mayor
Tidak
Ya
Selesai
Selesai
Selesai
151
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
152
LAMPIRAN – LAMPIRAN
1. Form Permintaan Perubahan, petunjuk pengisian
1. Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan Aplikasi
2. Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai
3. A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan dalam
prosedur ini adalah perubahan Aplikasi, maka penjelasan yang diperlukan adalah fitur, alur secara umum dan
konfigurasi lingkungan aplikasi serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan
4. B. Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini
diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas
5. C. Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan.
2. Form Kinerja Aplikasi
a. Periode pelaporan: pilih salah satu periode pelaporan yang sesuai dengan kegiatan pelaporan yang sedang
dilakukan
b. Uraian Kondisi Terkini: adalah isian parameter-parameter berikut ini
i. Ukuran Database :
ii. Jumlah Pengguna :
iii. Jumlah Transaksi Database :
iv. Bandwidth Upstream:
v. Bandwidth Downstream:
c. Uraian Error yang sering muncul adalah pesan kesalahan pada saat penggunaan SPSE yag paling sering terjadi .
d. Uraian Lesson Learned dan Analisisnya adalah penjelasan dan rangkuman dari keluhan, masukan, kritik dan usulan
yang diberikan oleh pengguna dan diakhiri analisis yang dilakukan terhadap penjelasan sebelumnya dalam Lesson
Learned.
153
FORM PERMINTAAN PERUBAHAN
Hari/Tanggal Konsultasi :
Waktu :
Perubahan Aplikasi Perubahan Kritis
Perubahan Infrastruktur Perubahan Mayor
Perubahan Layanan Perubahan Minor
A. URAIAN KONDISI TERKINI
B
DASAR ANALISA PERMASALAHAN
C. URAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN
Pengusul Pimpinan
D. PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN
Disetujui
Tidakdisetujui
Catatan:
Pengusul Pimpinan
(...........................................) (...........................................)
154
LAPORAN KINERJA APLIKASI SPSE
Hari/Tanggal :
Waktu :
INSIDENTAL
RUTIN BULANAN
RUTIN SEMESTERAN
A. URAIAN KONDISI TERKINI
1. Ukuran Database : 2. Jumlah Pengguna : 3. Jumlah Transaksi
Database : 4. Bandwidth Upstream: 5. Bandwidth Downstream:
B
URAIAN ERROR YANG PALING
SERING MUNCUL
C. URAIAN LESSON LEARNED DAN ANALISISNYA
Administrator Pimpinan
(...........................................) (...........................................)
155
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
156
28/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Administrator Sistem LPSE
2 2 ITO LPSE
3
4
5
1 Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE2 LampiranKinerja Infrastruktur SPSE
3 Formulir Permintaan Perubahan\Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur
1.
1
2. Mencegah terjadinya kelebihan kemampuan terhadap kapasitas maksimum layanan SPSE.
3 2
Peringatan : 3
1.
2. 4
5 Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
SOP Monitoring dan Evaluasi Kapasitas Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkah-
langkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam mengawasi tingkat kapasitas
infrastruktur yang tersedia dalam layanan SPSE. Cakupan kapasitas yang diawasi adalah
Storage , Lalu lintas Data dan Beban Komputasi . Ketiga komponen ini merupakan
komponen krusial yang dapat menjamin layanan SPSE selalu pada tingkat ketersediaan
yang tinggi.
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS
INFRASTRUKTUR SPSE
Peralatan/Perlengkapan :
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Dasar Hukum :
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-
Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Memastikan perencanaan kapasitas sesuai dengan tingkat kebutuhan kapasitas yang
terus berkembang.
Definisi :
Beban Kerja Komputasi adalah kemampuan pemrosesan yang dilakukan oleh perangkat
server terkait proses pengolahan data dan instruksi pada SPSE
Penjelasan Singkat :
Keterkaitan :
Menjamin tingkat ketersediaan layanan SPSE kepada pengguna memenuhi tingkat
layanan yang didefinisikan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Pencatatan dan Pendataan :
Storage adalah media penyimpanan yang terhubung atau ada didalam sebuah
perangkat keras seperti server ataupun personal komputer
Lalu lintas data adalah arus perpindahan data baik masuk atau keluar yang terjadi
didalam perangkat keras atau di dalam jaringan lokal atau di dalam jaringan internet
Tujuan :
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Kualifikasi Pelaksana :
157
Pelaksana
Administrator
Sistem LPSEITO LKPP Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Memastikan sistem monitoring perangkat keras dan jaringan
telah terinstall dan bekerja dengan baik
1. Laporan Status dan Unjuk Kerja
Infrastruktur SPSE
15 menit -
a. Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator
merangkum kinerja perangkat keras dan perangkat
jaringan.
2. Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE N/A -
b. Rangkuman kinerja yang didokumentasikan oleh
administrator terdiri dari :
N/A
Grafik perkembangan kapasitas storage.
Grafik beban kerja prosesor dan memory dari
perangkat server.
Grafik beban lalu lintas data dari dan keluar jaringan.
Berdasarkan Laporan bulanan kinerja perangkat keras dan
perangkat jaringan, Administrator melakukan analisa
kebutuhan peningkatan kapasitas infrastruktur SPSE yang
terkait dengan peningkatan storage dan bandwidth jaringan
internet serta penggantian/upgrade perangkat server .
Analisa dilakukan setiap semester dengan fokus analisa
a. Tingkat kekritisan kapasitas storage.
b. Tingkat kekritisan beban lalu lintas data.
c. Tingkat kekritisan beban kerja komputasi.
3 Membuat usulan kebutuhan peningkatan kapasitas
berdasarkan analisa yang telah dilakukan dan dalam
pelaksanaanya jika diperlukan dapat meminta rekomendasi
dan dukungan dari LKPP atas perencanaan tersebut
2. Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE 3 jam Memastikan
kinerja resource
server < 85 % bila
melebihi maka
perlu dibuat
catatan
4 Menyampaikan usulan peningkatan kapasitas dalam bentuk
formulir permintaan perubahan dengan melampirkan
dokumen analisis dan perencanaan kapasitas tersebut
kepada pimpinan LPSE setempat
Formulir Permintaan
Perubahan\Dokumen Usulan Peningkatan
Kapasistas Infrastruktur SPSE
3 jam Segera dilakukan
perbaikan agar
service berjalan
tanpa adanya
gangguan
Kepala LPSE memproses usulan tersebut :
a. Jika disetujui usulan tersebut dilanjutkan dengan proses
pengadaan
b. Jika tidak disetujui administator mendapatkan catatan
atas usulan tersebut
c. Administrator melakukan perbaikan dan analisa ulang
seperti pada langkah 2
5 - 4 jam Segera dilakukan
perbaikan agar
service berjalan
tanpa adanya
gangguan
MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE
No AktivitasMutu Baku
Keterangan
1
2
Detil pelaksanaan aktifitas 1
dan 2 merujuk pada pedoman
pengelolaan infrastruktur LPSE
- N/A - Detil pelaksanaan aktifitas 1
dan 2 merujuk pada pedoman
pengelolaan infrastruktur LPSE
- -
YaTidak
Mulai
Selesai
158
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
159
LAMPIRAN-LAMPIRAN
1. Form Permintaan Perubahan, petunjuk pengisian
1. Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan
Infrastruktur
2. Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai
3. A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan
dalam prosedur ini adalah perubahan infrastruktur, maka penjelasan yang diperlukan adalah kondisi
perangkat keras dan perangkat lunak serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan
4. B. Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini
diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas
5. C. Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan.
2. Form Kinerja Infrastruktur
a. Jenis Infrastruktur: pilih salah satu jenis infrastruktur yang dilaporkan
b. Periode pelaporan: pilih salah satu periode pelaporan yang sesuai dengan kegiatan pelaporan yang sedang
dilakukan
c. Uraian Kondisi Terkini: adalah penjelasan terkait parameter-parameter dan nilainya masing-masing sesuai
dengan jenis infrastruktur yang sedang dilaporkan. Misalnya Storage, maka dalam Uraian kondisi terkini
dijelaskan, Ukuran Volume Total, Ukuran Volume Terpakai, Ukuran Volume Kosong dan seterusnya.
d. Tabel dan Grafik Kinerja adalah uraian kondisi jenis infrastruktur yang dilaporkan dalam bentuk tabular dan
grafis.
e. Analisis Kinerja adalah uraian analisis unjuk kerja dari jenis infrastruktur yang dilaporkan. Analisis ini dapat
mempergunakan data pada kegiatan pelaporan sebelumnya sebagai bahan perbandingan perubahan kinerja
baik itu menurun atau meningkat.
160
FORM PERMINTAAN PERUBAHAN
Hari/Tanggal :
Waktu :
Jenis Perubahan Prioritas Perubahan
Perubahan Aplikasi Perubahan Kritis (berdampak pada infrastruktur dan harus segera diselesaikan)
Perubahan Infrastruktur Perubahan Mayor (ada implikasi ke operasional TIK)
Perubahan Layanan Perubahan Minor (tidak berpengaruh langsung terhadap infrastruktur)
A. URAIAN KONDISI TERKINI(uraiansebagaiacuandarimasing-masingkondisi)
B
DASAR ANALISA PERMASALAHAN
C. URAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN
d. PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN
Disetujui Tidakdisetujui
Catatan:
Pengusul Pimpinan
(...........................................) (...........................................)
161
LAPORAN KINERJA INFRASTRUKTUR
Hari/Tanggal Konsultasi :
Waktu :
Jenis Infrastruktur Periode Laporan
STORAGE INSIDENTAL
LALULINTAS DATA RUTIN BULANAN
BEBAN KOMPUTASI RUTIN SEMESTERAN
A. URAIAN KONDISI TERKINI
B
TABEL DAN GRAFIK KINERJA
C. ANALISIS KINERJA
Administrator Pimpinan
(...........................................) (...........................................)
162
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PEDOMAN PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN INFRASTRUKTUR
SPSE
JAKARTA
2012
163
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
164
29/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Administrator sistem LPSE
2 2 Kepala LPSE
3
4
5
1 Laporan Kondisi Perangkat dan Lingkungan Data Center .
2 Formulir Permohonan Kunjungan Kegiatan di Dalam Data Center .
1 Menjamin data center yang reliabel , aman dan terlindungi sebagai fasilitas vital.
2 Mengelola data center secara terpusat agar penanganan lebih terkoordinasi.
1
2
Peringatan :1. 3
2.
4
MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER
Peralatan/Perlengkapan :
Pencatatan dan Pendataan :
Data center adalah fasilitas vital yang didalamnya terdapat perangkat penyimpanan,
komputasi dan komunikasi yang mengendalikan proses TIK di lingkungan LPSE
Tujuan :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Perangkat adalah alat, media atau peralatan yang terkait dengan pengelolaan teknis TIK
di dalam data center
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Lingkungan adalah alat, media atau peralatan pendukung operasional perangkat didalam
data center mendapat jaminan pasokan udara, listrik dan kebersihan.
Keterkaitan :
Dokumen ini menetapkan standar dan prosedur bagi LKPP & LPSE untuk mengelola data
center secara terpusat baik perangkatnya sewa atau pun milik sendiri. Prosedur ini
diterapkan pada pegawai yang mempunyai otorisasi terhadap data center ataupun mitra
kerja yang terkait yang diotorisasi. Prosedur ini mencakup beberapa topik yang tidak
terbatas hanya pada: keselamatan, keamanan, permintaan ruangan, perbaikan
perangkat, instalasi dan un-install perangkat keras, kabel, daya, terkait kebersihan dan
perangkat lainnya di dalam data center .
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Definisi :
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Disahkan Oleh
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
165
Administrator
Sistem SPSEKepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Administrator Sistem LPSE melakukan kegiatan di dalam data
center mencatatkan kegiatannya dalam logbook
15 menit Catatan aktifitas di dalam data
center
Administrator Sistem LPSE memastikan operasional perangkat
keras, penyimpanan dan jaringan berjalan dengan baik serta
lingkungan di dalam center sesuai standar
1. Laporan Kondisi Perangkat dan
Lingkungan Data Center
1 jam Memastikan service LPSE
berjalan tanpa adanya gangguan
A. Secara periodik setiap satu bulan sekali, Administrator Sistem
LPSE melakukan pemeriksaan atas lingkungan dan perangkat data
center yang mencakup :
2. Formulir Permohonan Kunjungan
Kegiatan di Dalam Data Center
1 jam Memastikan service LPSE
berjalan tanpa adanya gangguan
Perangkat tetap berada pada rack sesuai dengan
penempatannnya.
Pintu Rack selalu terkunci.
Tidak ada barang-barang diluar perangkat data center.
Ruangan dan Lantai dalam keadaan bersih.
Kondisi raised floor sesuai pada tempatnya.
Suhu udara dalam ruang data center antara 17 ̊C – 24 ̊
Ventilasi udara dibawah raised floor , dan rack perangkat
berjalan dengan baik.
APAR dalam kondisi siap pakai
Pengkabelan baik untuk data ataupun listrik sesuai pada
tempatnya
Panel listrik terlindungi dan terkunci
B. Rangkuman kondisi lingkungan data center dicatatkan pada
laporan bulanan kondisi lingkungan dan perangkat data center
1. Laporan Kondisi Perangkat dan
Lingkungan Data Center
1 jam Memastikan service LPSE
berjalan tanpa adanya gangguan
Kondisi perangkat Pendingin Udara.
Kondisi raised Floor dan lingkungan lainnya.
Kondisi rack dan perangkat di dalamnya.
Kondisi perangkat pendukung seperti APAR dalam kondisi
siap pakai
3 Laporan tersebut disampaikan kepada kepala LPSE untuk
didokumentasikan
-
2 jam Output dari pelaksanaan SOP
Monitoring dan Pemeliharaan
Data Center adalah untuk
menjamin pengelolaan Data
Center yang terpusat dan handal
2
MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER
No AktivitasMutu Baku
Keterangan
Prosedur Kegiatan Monitoring
Pelaksana
Mulai
Selesai
166
Administrator
Sistem LPSEKepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Prosedur Kegiatan Pemeliharaan1 Administrator Sistem LPSE menyampaikan Formulir permohonan
kunjungan dari luar (vendor pemeliharaan AC, Perangkat dan
lingkungan data Center atau pihak lainnya) kepada Kepala LPSE
untuk tujuan pemeliharaan, perbaikan dan/atau modifikasi pada
lingkungan atau perangkat data center
Formulir Permohonan Kunjungan
Kegiatan di Dalam Data Center
1 jam Memastikan service LPSE
berjalan tanpa adanya gangguan
2 Kepala LPSE memproses permohonan tersebut dan menugaskan
Administrator Sistem LPSE untuk mendampingi kegiatan yang
dilakukan di dalam data center
Formulir Permohonan Kunjungan
Kegiatan di Dalam Data Center
N/A Memastikan service LPSE
berjalan tanpa adanya gangguan
3 Selama kegiatan dan sesudahnya Administrator Sistem LPSE
memastikan kondisi lingkungan Data Center sesuai standar yang
ditetapkan -
N/A Memastikan service LPSE
berjalan tanpa adanya gangguan
4 Sesudah Kegiatan selesai dilakukan Administrator Sistem LPSE
dan Tamu Pengunjung Data Center membuat berita acara kegiatan
selama di dalam data center -
1 jam Memastikan service LPSE
berjalan tanpa adanya gangguan
5 Berita acara tersebut di rekam dan didokumentasikan pada sistem
Helpdesk
-
45 menit Output dari pelaksanaan SOP
Monitoring dan Pemeliharaan
Data Center adalah untuk
menjamin pengelolaan Data
Center yang terpusat dan handal
Mulai
Selesai
167
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
168
LAMPIRAN – LAMPIRAN
1. Form Permohonan Kunjungan & Kegiatan Di Data Center, petunjuk pengisian:
a. Tujuan Kunjugan dan Kegiatan : berisi uraian tujuan dari apa yang akan dilakukan di dalam Data Center
dijelaskan secara singkat dan jelas.
b. Jenis Kegiatan dipilih salah satu yang sesuai dengan tujuan kunjungan.
c. Prioritas Kegiatan dipilih salah satu dari pendefinisian sifat tujuan kunjungan.
d. Deskripsi Kegiatan yang akan dilaksanakan diurakan secara rinci kegiatan selama di dalam Data Center.
e. Ruang Lingkup kegiatan adalah cakupan kegiatan yang akan dilaksanakan terhadap lingkungan dan/atau
perangkat apa saja.
f. Dampak dan Keluaran Pasca Kegiatan adalah uraian pengaruh dan juga hasil nyata kegiatan berupa keluaran
yang terukur atau nampak secara fisik.
2. Laporan Kondisi Perangkat & Lingkungan Data Center
a. Perangkat dan Lingkungan Data Center ini adalah pilihan yang harus ditandai dan pilihan yang ada bisa
ditandai semua atau sebagian ataupun hanya satu tergantung dari laporan kegiatan yang telah dilakukan.
b. Kondisi umum adalah penjelasan secara umum terkait perangkat dan lingkungan yang menonjol untuk
dijelaskan.
c. Tabel Pengamatan Perangkat dan Lingkungan adalah tabel presentasi kondisi perangkat dan lingkungannya
sesuai dengan parameternya masing-masing, misalnya terdiri dari kolom nama perangkat/lingkungan, standar
parameter yang diharuskan, kondisi/status dari perangkat terkait standar parameter.
d. Kesimpulan dan Rekomendasi adalah uraian penutup yang merupakan rangkuman umum perangkat dan
lingkungan data center serta usulan yang harus ditindaklanjuti.
169
FORM PERMOHONAN KUNJUNGAN & KEGIATAN DI DATA CENTER
Hari/Tanggal :
Waktu
Nama Pemohon
Asal Institusi/Dept/Bagian
:
:
:
Tujuan Kunjungan & Kegiatan
Jenis Kegiatan Prioritas Kegiatan
Perubahan/Modifikasi Perangkat Kegiatan Kritis
Perubahan/Modifikasi Lingkungan Kegiatan Minor
Pemeliharaan Umum Kegiatan Mayor
A. Deskripsi Kegiatan yang akan dilaksanakan
B
Ruang Lingkup Kegiatan
C. Dampak dan Keluaran Pasca Kegiatan
Pengusul Pimpinan
(...........................................) (...........................................)
170
LAPORAN KONDISI PERANGKAT & LINGKUNGAN DATA CENTER
Hari/Tanggal Konsultasi :
Waktu :
Perangkat dan Lingkungan Data Center
STORAGE RAISED FLOOR
SERVER PENDINGIN UDARA
PERANGKAT JARINGAN VENTILASI DAN LAINNYA
A. URAIAN KONDISI UMUM
B
TABEL PENGAMATAN PERANGKAT DAN LINGKUNGAN
C. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
Administrator Pimpinan
(...........................................) (...........................................)
171
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENGELOLAAN ASSET INFORMASI
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
172
30/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Administrator Sistem LPSE
2 2 Kepala LPSE
3 Helpdesk LPSE
3 4 Pengguna SPSE
5 Vendor
4
5
1 Laporan Inventory Asset Informasi.
2 Formulir Dukungan Layanan Asset Informasi.
1 Menjamin asset informasi terlindungi dan digunakan secara semestinya.
2 Mengelola asset informasi untuk mendukung kegiatan di LPSE.
1
Peringatan :1.
2. 2
3
Asset informasi adalah perangkat yang digunakan dalam pengelolaan TIK yang
merupakan perangkat akhir yang digunakan oleh pengguna seperti Komputer Desktop,
laptop dan tablet .
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
Dokumen ini menetapkan prosedur untuk pengelolaan asset informasi seperti komputer
desktop , laptop dan tablet dan lain-lainnya. Pengelolaan meliputi pemeliharaan,
penggunaan dan mutasi perangkat dan penggantian atau penghapusan perangkat.
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Definisi :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
Tujuan :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
PENGELOLAAN ASSET INFORMASI
Peralatan/Perlengkapan :
Pencatatan dan Pendataan :
Keterkaitan :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
173
Administrator Sistem
LPSEKepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Prosedur Kegiatan Pemeliharaan Rutin Asset Informasi
1 Administrator Sistem LPSE melakukan kegiatan
pemeliharaan rutin terhadap asset informasi secara rutin 1
bulan sekali dan jika diperlukan melayani perbaikan ringan
terhadap perangkat keras atau perangkat lunak
Network tools 1 hari dokumen asset
2 Administrator Sistem LPSE membuat laporan kegiatan
pemeliharaan dan melakukan pembaharuan status dan
konfigurasi asset informasi pada sistem Helpdesk
Laporan Kegiatan Pemasaran 1 hari dokumen asset
3 Laporan disampaikan kepada Kepala LPSE untuk
didokumentasikan
dokumen asset 1 hari dokumen asset
PENGELOLAAN ASSET INFORMASI
No Aktivitas
Mutu Baku
Keterangan
Pelaksana
Mulai
Selesai
174
Administrator LPSE Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Prosedur Perbaikan Ringan Asset Informasi
1 Administrator Sistem LPSE menerima permintaan
perbaikan ringan yang menyangkut perangkat keras atau
lunak
surat pemohonan perbaikan 1 jam jadwal perbaikan
2 Administrator Sistem LPSE melakukan identifikasi
permasalahan berdasarkan diagnosa awal
2 jam hasil analisa
permasalahan
3 Administrator Sistem LPSE melakukan perbaikan kecil pada
perangkat keras atau perangkat lunak jika diperlukan.
Apabila ditemukan permasalahan yang tidak bisa
diselesaikan maka dilakukan eskalasi pada prosedur
penanganan masalah atau penanganan insiden
2 hari hasil perbaikan
4 Jika setelah selesai melakukan perbaikan kecil maka
Administrator Sistem LPSE merekam kegiatannya dalam
berita acara dukungan layanan asset informasi dan
pengguna melakukan pengesahan pada berita acara
tersebut
2 jam Berita Acara
5 Jika masalah tersebut dieskalasi maka Administrator Sistem
LPSE mencatatkan rekomendasi yang diperlukan pada
berita acara tersebut dan memperbaharui status layanan
menjadi di eskalasi ke prosedur berikutnya
1 hari analisa
permasalahan dan
rekomendasi
6 Eskalasi tersebut dicatatkan dalam berita acara dukungan
layanan asset informasi dan disetujui serta disahkan oleh
pengguna
1 hari permasalahan
selesai
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
Mulai
Selesai
175
Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Prosedur Penggunaan Asset Informasi Oleh Pengunjung/Tamu di Bidding Room
1 Pengguna yang merupakan pengunjung/tamu mengisi
logbook penggunaan komputer sebagai Asset Informasi di
Bidding Room lingkungan LPSE
logbook layanan asset informasi 30 menit daftar hadir
pengunjung
2 Petugas mencatatkan dan merekam logbook dalam sistem
Helpdesk serta menyiapkan akun sementara serta no
komputer yang bisa digunakan
logbook layanan asset informasi 30 menit daftar hadir
pengunjung
3 Pengguna mengakses dan menggunakan komputer yang
telah ditunjukan oleh petugas. Pengguna tidak disarankan
menyimpan file yang berisi informasi penting di dalam
media penyimpanan lokal
Komputer bidding room 1 hari komputer bidding
room dapat
digunakan
4 Pengguna melakukan logoff , setelah menggunakan
komputer sebagai Asset Informasi di lingkugan LPSE
Komputer bidding room N/A Log out
Administrator LPSE Vendor Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Prosedur Mutasi Perangkat Untuk Perbaikan
1 Pemohon mutasi perangkat mengajukan mutasi perangkat
pada Administrator Sistem LPSE/ Pihak yang berwenang di
LPSE
Formulir Dukungan Layanan Asset
Informasi
N/A
2 Administrator Sistem LPSE merekam permohonan dan
melakukan update atas item konfigurasi tersebut menjadi
tidak aktif atau sedang dalam perbaikan
Formulir Dukungan Layanan Asset
Informasi
1 jam status perangkat
tidak aktif
3 Administrator Sistem LPSE/ Pihak yang berwenang di LPSE
mencatatkan informasi mutasi dalam sebuah formulir
mutasi perangkat untuk perbaikan
Formulir Dukungan Layanan Asset
Informasi
1 jam formulir mutasi
perangkat untuk
perbaikan
daftar permasalahan
dituangkan pada formulir
mutasi perangkat untuk
perbaikan
4 Formulir diotorisasi oleh Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan LPSE / Pihak yang berwenang di LPSE sebagai
bukti pemeliharaan perangkat
formulir mutasi perangkat untuk
perbaikan
1 hari persetujuan
formulir mutasi
perangkat untuk
perbaikan
5 Pemohon mutasi perangkat menghubungi vendor untuk
melakukan perawatan
persetujuan formulir mutasi perangkat
untuk perbaikan
N/A proses mutasi di
pihak vendor
6 Perangkat yang sudah kembali dari vendor akan direkam
dan diperbaharui statusnya menjadi aktif kembali dan
mencatatkan tanggal kembali perangkat tersebut dalam
formulir mutasi perangkat untuk perbaikan
proses mutasi telah diselesaikan 1 hari mengaktifkan
perangkat yang
telah dimutasi
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
Mulai
Selesai
Mulai
Selesai
176
Administrator LPSE Vendor Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Prosedur Penarikan dan Penghapusan Perangkat
1 Administrator Sistem LPSE melakukan pemberitahuan
penarikan dan penghapusan komputer kepada pengguna
surat pemberitahuan 1 hari
2 Pengguna diminta untuk melakukan backup jika mampu
dan meminta bantuan Administrator Sistem LPSE jika
diperlukan
2 hari backup data selesai
3 Jika mampu melakukan backup secara mandiri, pengguna
harus melakukan penghapusan data pada perangkat yang
akan ditarik
2 hari data terhapus
4 Jika tidak, Administrator Sistem LPSE akan memberikan
bantuan teknis proses backup pada pengguna
2 hari backup data
5 Setelah backup selesai dilakukan pemohon menandatangani
berita acara penarikan perangkat
1 jam Berita Acara
Penarikan
6 Administrator Sistem LPSE akan melakukan update pada
item konfigurasi yang ditarik dengan cara menonaktifkan
perangkat tersebut atau dihapus jika dimungkinkan
Berita Acara Penarikan 2 hari menonaktifkan
perangkat lama
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
Mulai
Selesai
177
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENGELOLAAN ASSET INFORMASI
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
178
LAMPIRAN – LAMPIRAN
FORM DUKUNGAN LAYANAN ASSET INFORMASI
Hari/Tanggal :
Waktu
Nama Pengguna
:
:
Jenis Layanan (pilih salah satu) Produk Layanan (pilih salah satu)
Perbaikan/Troubleshooting
Perangkat Keras
Instalasi/Upgrade Perangkat Lunak
Konsultasi
Lainnya, sebutkan
Jaringan
Lainnya, sebutkan
A. URAIAN KELUHAN
B
LANGKAH DUKUNGAN
C. CATATAN-CATATAN
d. STATUS PENYELESAIAN DUKUNGAN
SELESAI PERLU DIESKALASI DITUNDA
Catatan:
Personil IT Pengguna
(...........................................) (...........................................)
179
LAPORAN INVENTORY ASSET INFORMASI
Hari/Tanggal :
Periode Laporan
Nama Penyusun
:
:
A. Rangkuman Asset Informasi:
1. Komputer Server : ...... unit 2. Komputer Desktop : ..... unit 3. Komputer Laptop : ...... unit 4. Printer Fungsi Tunggal : ...... unit inkjet dan ..... unit laserjet 5. Printer Multi Fungsi : ...... unit inkjet dan ..... unit laserjet 6. Perangkat Lunak Komersial BerLisensi : ...... paket 7. Perangkat Lunak Berbasis OpenSource : ....... paket 8. Switch : ....... unit 9. Access Point : ....... unit 10. Router : ...... unit 11. Scanner : ...... unit 12. Lainnya, sebutkan satu persatu : ....... unit
B
Daftar Asset Informasi Normal Beroperasi (terdiri dari kolom no, nama perangkat, jenis perangkat, Serial Number, tahun, PIC, tahun beli)
C. Daftar Asset Informasi Bermasalah(terdiri dari kolom no, nama perangkat, jenis perangkat, Serial Number, tahun, PIC, tahun beli)
d. Rencana Kebutuhan (sebutkan satu persatu disertai jumlah unit yang diusulkan dan harga pasaran)
Personil IT Pengguna
(...........................................) (...........................................)
180
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENGELOLAAN SOFTWARE PENDUKUNG
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
181
31/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 ITO (LKPP)
2 2 Administrator Sistem LPSE
3
4
5
1 Formulir Konsultasi
2 Jawaban atau Tanggapan
Mengatur pengelolaan lisensi di LKPP/LPSE agar dapat berjalan secara efektif.
1
Peringatan :1.
2.
2
PENGELOLAAN SOFTWARE PENDUKUNG
Meliputi pengelolaan lisensi software pada PC / notebook personil unit kerja serta lisensi
software yang terdapat di server LKPP/LPSE.
Peralatan/Perlengkapan :
Pencatatan dan Pendataan :
Keterkaitan :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Tujuan :
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-Procurement
pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Direktorat e-Procurement LKPP.Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Definisi :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
182
ITO LKPP Kepala LPSE ULP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Pemohon mengajukan permohonan lisensi software berupa
CD dan serial number kepada ITO / Administrator Sistem
LPSE
Formulir pengajuan instalasi 1 jam Formulir
pengajuan instalasi
2 Personil ITO / Administrator Sistem LPSE mengecek
ketersediaan lisensi software yang dibutuhkan oleh
pemohon
Formulir pengajuan instalasi 1 jam pencarian
ketersediaan
lisensi
3 Memastikan kesersediaan lisensi 1 jam informasi
ketersediaan
lisensi
4 Apabila lisensi software tersedia, maka ITO / Administrator
Sistem LPSE melaksanakan instalasi dan didokumentasikan
dalam Berita Acara Instalasi
ketersediaan lisensi 1 hari instalasi dan
dokumentasi
5 Apabila lisensi belum tersedia, maka ITO / Administrator
Sistem LPSE melakukan verifikasi kebutuhan software
untuk personil pemohon
lisensi tidak tersedia 2 hari hasil verifikasi
kebutuhan lisensi
software
6 Personil ITO / Administrator Sistem LPSE memastikan
apakah pengadaan bisa diajukan atau tidak
2 hari hasil konfirmasi
pengadaan
7 Apabila pengadaan lisensi dapat diajukan, maka ITO /
Administrator Sistem LPSE membuat rencana anggaran
pengadaan sesuai dengan Prosedur Pengadaan Barang /
Jasa
konfirmasi pengadaan disetujui 5 hari rencana anggaran
pengadaan
8 Personil ITO / Administrator Sistem LPSE mengajukan
permohonan pengadaan software beserta lisensinya kepada
Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE /
Kepala LPSE
2 hari permohonan
pengadaan
9 Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE /
Kepala LPSE memutuskan apakah menyetujui pengadaan
software dan lisensinya atau tidak. Jika tidak menyetujui,
maka alur proses selesai
2 hari persetujuan
permohonan
pengadaan lisensi
10 Apabila Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan
LPSE / Kepala LPSE menyetujui permohonan pengadaan,
maka Pejabat Pengadaan / ULP melaksanakan pengadaan
software dan lisensi sesuai kebutuhan
persetujuan pengadaan N/A proses pengadaan
11 Pejabat Pengadaan / ULP memberitahukan ITO /
Administrator Sistem LPSE untuk pelaksanaan instalasi
lisensi software yang diperlukan sudah
tersedia
1 hari Proses instalasi
12 ITO / Administrator Sistem LPSE melakukan update database
asset register untuk aset perangkat lunak
software terinstalasi 2 jam update database
asset register
PENGELOLAAN SOFTWARE PENDUKUNG
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Pelaksanaan Instalasi Untuk Software Berlisensi
Mulai
Tidak
Ya
Selesai
Selesai
183
Administrator
Sistem LPSEKabid Pemeliharaan Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Personil mengajukan pelaksanaan instalasi ke Administrator
Sistem LPSE dengan menggunakan form instalasi software
Form Instalasi Software 1 jam permintaan
instalasi software
2 Administrator Sistem LPSE melakukan pengecekan
kesesuaian software yang diajukan dengan Standard
Operating Environment (SOE) untuk software di Unit LPSE
permintaan instalasi software 2 jam Analisa software
yang akan diinstall
3 Apabila software yang diajukan terdapat dalam SOE LPSE,
maka Administrator Sistem LPSE dapat melakukan instalasi
langsung di PC/Notebook personil. Dan apabila tidak
terdapat dalam SOE LPSE, maka Administrator Sistem LPSE
meminta persetujuan Kepala Bagian/Bidang Pemeliharaan
untuk melakukan instalasi
1 hari proses instalasi
software
4 Sub Bagian/Bidang Pemeliharaan Sistem meminta
persetujuan Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan LPSE / Kepala LPSE untuk melakukan instalasi
software yang tidak terdapat di dalam SOE LPSE
Software tidak ada pada SOE 2 jam pengajuan instalasi
software yang
tidak ada pada SOE
5 Apabila Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan
LPSE / Kepala LPSE menyetujui, maka proses penginstalan
dapat dilakukan. Dan apabila tidak disetujui, maka proses
selesai
pengajuan instalasi software yang tidak
ada pada SOE
2 jam keputusan
persetujuan
6 Administrator Sistem LPSE melakukan penginstalan
software apabila terdapat dalam SOE LKPP/LPSE atau telah
disetujui oleh KepalaBagian/Bidang Pemeliharaan
Persetujuan instalasi software 1 hari software terinstal
Mutu BakuKeterangan
Pelaksanaan Instalasi Untuk Software Tidak Berlisensi
No AktivitasPelaksana
Mulai
Tidak
ya
Tidak
ya
Selesai
Selesai
184
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PROSEDUR PERBAIKAN SECARA REMOTE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
185
32/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-12
Bima H. Wibisana
1 1 Administrator Sistem LPSE
2 2 Dit E-Proc/Pihak Yang Diberikan Kewenangan
3
4
5
1 Form Laporan Pelaksanaan Perbaikan Secara Remote.
1
Peringatan :1.
2. 2
3
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Definisi :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Prosedur ini bertujuan untuk mencapai dan memelihara sistem perlindungan yang tepat
terhadap aset sistem informasi LKPP/LPSE selama pelaksanaan perbaikan secara remote .
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
Akses Remote adalahAkses terhadap aset teknologi informasi yang dilakukan dari lokasi
yang terpisah (jarak jauh) dengan menggunakan fasilitas jaringan internet/ekstranet .
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Keterkaitan :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
PROSEDUR PERBAIKAN SECARA REMOTE
Prosedur ini mengatur tata cara pelaksanaan perbaikan secara remote yang dilakukan
personil dari luar ruang kerja LKPP/LPSE melalui jaringan internet .
Peralatan/Perlengkapan :
Pencatatan dan Pendataan :
Komputer host / server adalah Komputer tempat data maupun aplikasi yang hendak
diakses secara
Tujuan :
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
186
Administrator
Sistem LPSEDit E-Proc Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Ketentuan Pelaksanaan Perbaikan Secara Remote
1 Untuk memastikan keamanan proses perbaikan, hal – hal
berikut harus diperhatikan pada workstation (PC /
Notebook ) yang digunakan untuk melakukan perbaikan
secara remote , yaitu
a. Diusahakan menggunakan PC/Notebook milik Personil
LKPP/LPSE.
b. Perbaikan secara Remote yang diizinkan hanya dari
jaringan kantor LPSE dan LKPP atau Alamat IP yang
diijinkan.
c. Akses remote tidak diijinkan untuk menggunakan
akun root secara langsung.
d. Memiliki kemampuan teknis untuk mendukung
pelaksanaan akses secara remote .
e. Terhubung ke internet melalui jaringan yang stabil
dan aman (workstation tidak berada di tempat umum
atau diakses oleh publik / umum dan menggunakan
jaringan yang terlindungi dengan baik) .
2 Sebagai dokumentasi, rincian pelaksanaan perbaikan secara
remote berikut harus didokumentasikan :
a. Lokasi perbaikan
b. Jaringan yang digunakan
c. Waktu pelaksanaan perbaikan (tanggal, waktu mulai
akses, waktu selesai)
d. Analisa gangguan dan perbaikannya
Prosedur Pelaksanaan Perbaikan Secara Remote
1 Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan
kewenangan menerima laporan terjadinya gangguan yang
bersifat urgent untuk segera ditangani
2 Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan
kewenangan menyiapkan workstation (PC /Notebook ) yang
sesuai untuk melakukan perbaikan secara remote sesuai
dengan bagian A nomor 2 di atas
1 jam Perangkat siap
digunakan
3 Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan
kewenangan mengakses computer host /server melalui
internet untuk memperbaiki sistem yang mengalami
gangguan
N/A proses perbaikan
4 Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan
kewenangan melakukan perbaikan awal untuk menutup
gangguan sehingga sistem dapat berjalan kembali
Form Laporan Pelaksanaan Perbaikan
Secara Remote
N/A penyelesaian
masalah
5 Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan
kewenangan melakukan perbaikan lanjutan dengan
mencari akar penyebab gangguan dan memperbaikinya
untuk mencegah gangguan terulang lagi. Perbaikan lanjutan
ini dilakukan melalui jaringan intranet LKPP/LPSE
N/A Analisa masalah
dan perbaikan
6 Administrator Sistem LPSE/Dit E-Proc/Pihak yang diberikan
kewenangan mencatatkan pelaksanaan perbaikan secara
remote dalam Logbook
1 jam Dokumentasi
Pelaksana
Laporan terjadinya gangguan 1 jam informasi
gangguan
N/A
PROSEDUR PERBAIKAN SECARA REMOTE
Aktivitas
Mutu Baku
KeteranganNo
A.
B.
Mulai
Selesai
187
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
INSTRUKSI KERJA MONITORING SECURITY LOG PADA SERVER
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
188
1/IK/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Administrator Sistem LPSE
2 2 ITO LKPP
3
4
5
Instruksi kerja ini menjelaskan tahapan monitoring security log pada :
1 Server , yang meliputi: server aplikasi, database , dan backup .
2 Perangkat jaringan melalui server security .
1
Peringatan :1.
2.
2
Tujuan :
Definisi :
Penjelasan Singkat :
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Peralatan/Perlengkapan :
Pencatatan dan Pendataan :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
INSTRUKSI KERJA MONITORING SECURITY LOG
PADA SERVER
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-
Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam memonitor log pada server dan
jaringan untuk memastikan keamanan server dan jaringan.
Keterkaitan :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
189
Pelaksana
Administrator
Sistem LPSEPersyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Administrator Sistem LPSE mengaktifkan log pada OS server
serta mengaturnya untuk dapat menyimpan log sekurang-
kurangnya selama 90 hari. Jika kapasitas penyimpanan
server tidak memadai dapat dipindahkan ke media backup
lain. Detail log yang diaktifkan berpedoman pada Pedoman
Pengelolaan Infrastruktur
Akses ke server 45 menit memastikan
aktifitas daemon di
server tercatat
dengan baik
2 Administrator Sistem LPSE melakukan analisis terhadap log
tersebut setiap 3 bulan sekali atau pada saat diperlukan
Akses ke server atau software pemroses
log sistem
1 jam memastikan
aktifitas daemon di
server tercatat
dengan baik
3 Administrator Sistem LPSE melakukan analisa jumlah failure
audit untuk Log Otentikasi dan Log Catatan Login serta
penyebab failure audit tersebut
Akses ke server atau software pemroses
log sistem
3 jam memastikan
aktifitas daemon di
server tercatat
dengan baik
Administrator Sistem LPSE melaporkan hasil analisa jumlah
failure audit untuk Log Otentikasi dan Log Catatan Login
serta penyebab failure audit tersebut
Akses ke server atau software pemroses
log sistem
memastikan
aktifitas daemon di
server tercatat
dengan baik
a. Administrator Sistem LPSE melaporkan kepada Kasubdit
Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
b. Administrator Sistem LPSE melaporkan kepada Kepala
LPSE
5 Administrator Sistem LPSE melaksanakan tindaklanjut
apabila diperlukan
Akses ke server atau software pemroses
log sistem
N/A memastikan
aktifitas daemon di
server tercatat
dengan baik
INSTRUKSI KERJA MONITORING SECURITY LOG PADA SERVER
No AktivitasMutu Baku
Keterangan
4 3 jam
Mulai
Selesai
190
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN DATA CENTER
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
191
2/IK/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 ITO (LKPP) atau Administrator Sistem LPSE
2
3
4
5
1
Peringatan :1.
2.
2
Penjelasan Singkat :
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN DATA CENTER
Peralatan/Perlengkapan :
Nomor SOP
Keterkaitan :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-
Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Instruksi Kerja ini mengatur penempatan fisik server di ruang server LKPP/LPSE serta
pengelolaan Data Center LKPP/LPSE beserta sarana pendukungnya
Definisi :
Instruksi kerja ini bertujuan sebagai petunjuk dalam pengelolaan Data Center agar
tercapai pengamanan yang memadai.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Tujuan :
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Pencatatan dan Pendataan :
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Dasar Hukum :
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
Kualifikasi Pelaksana :
192
Administrator Sistem
LPSEPersyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Administrator Sistem LPSE memastikan kondisi lingkungan
dan perangkat di dalam ruang server . Aspek yang perlu
diperhatikan sebagai berikut :
Jumlah server.
Jenis server.
Kapasitas ruang.
Kapasitas daya listrik dan sumber cadangannnya.
Kapasitas daya UPS.
Jadwal Instalasi Server.
Kapasitas pendingin ruangan (AC).
Kapasitas jaringan data.
Kerapian dan Kebersihan Lingkungan Ruang Server
Tata letak Perangkat
Keteraturan dan pelabelan kabel dan Listrik
Raised Floor/Lantai yang ditinggikan
CCTV, APAR dan Smoke Detector
Sensor Suhu di ruang Data Center dan di dalam Rak
Perangkat.
Administrator Sistem LPSE memastikan akses fisik kedalam
ruang server dibatasi hanya untuk personil yang
berwenang, dengan cara :
Menerapkan pembatas fisik yang memadai.
Menerapkan Logbook Aktivitas Data Center
Menerapkan sistem single point of access (hanya ada
satu pintu) pada data center
Menerapkan Pengelolaan kunci Data Center dilakukan
oleh Administrator Sistem LPSE yang bertanggungjawab
atas Data Center .
3 Administrator Sistem LPSE memastikan sarana pendeteksi
kebakaran (smoke detector ) dan CCTV bekerja dengan baik
- N/A Memastikan data
center sudah
sesuai dengan
standard yang
telah ditetapkan
Administrator Sistem LPSE melaksanakan pemeliharaan
APAR sekali dalam 1 tahun untuk memastikan
Tersedia dalam jumlah mencukupi,
Dalam kondisi siap digunakan,
Dimonitor dan dipelihara dengan baik.
Masa kadaluarsa belum habis
Panduan Penggunaan melekat pada APAR
Memastikan data
center sudah
sesuai dengan
standard yang
telah ditetapkan
INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN DATA CENTER
No AktivitasMutu Baku
Keterangan
1 Memastikan data
center sudah
sesuai dengan
standard yang
telah ditetapkan
2
4
Akses Data Center 4 jam
- N/A Memastikan data
center sudah
sesuai dengan
standard yang
telah ditetapkan
N/A
Mulai
193
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PROSEDUR MONITORING DAN PEMELIHARAAN JARINGAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
194
33/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Administrator Sistem LPSE
2 2 Kepala LPSE
3
4
5
1 Form analisis pada konfigurasi dan kapasitas jaringan
1 Form analisis pada konfigurasi dan kapasitas jaringan
1
2
1
Peringatan :1.
2.
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Keterkaitan :
Menjamin jaringan dapat dimonitoring secara realibel
Menjamin kapasitas jaringan tidak melebihi batas yang ditentukan
Dokumen ini menetapkan standar dan prosedur bagi LPSE untuk monitoring dan pemeliharaan
jaringan. Prosedur ini diterapkan pada pegawai yang mempunyai otorisasi terhadap jaringan
ataupun mitra kerja yang terkait yang diotorisasi.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output
dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Definisi :
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan
perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun
2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Peralatan/Perlengkapan :
Pencatatan dan Pendataan :
Penjelasan Singkat :
Tujuan :
Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PROSEDUR MONITORING DAN PEMELIHARAAN
JARINGAN
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
195
Administrator Sistem LPSE Kepala LPSEPersyaratan/
PerlengkapanWaktu Output
1 Memastikan bahwa sistem monitoring jaringan
telah terpasang dengan baik
Akses ke system
monitoring dan
akses ke server
15 menit Memastikan
software untuk
monitoring berjalan
tanpa ada masalah
2 Secara periodik atau pada saat dibutuhkan,
Admin Sistem SPSE mengambil riwayat atau
log yang terkait dengan lalu lintas jaringan
komunikasi data dari perangkat jaringan dan
server
Akses ke system
monitoring dan
akses ke server
1 jam Log sistem
3 Berdasarkan log tersebut, Admin Sistem SPSE
menganalisa aktivitas/status port, service dan
alert yang terekam dalam log.
Akses ke system
monitoring dan
akses ke server
3 jam Analisa aktifitas
4 Melakukan klasifikasi hasil analisa terhadap
port, service atau alert yang harus segera
ditindaklanjuti.
Analisa aktifitas 3 jam Analisa aktifitas
5 Dari hasil klasifikasi tersebut apakah ada
potensi insiden keamanan informasi maka
langkah lanjutan dengan melakukan eskalasi
pada Prosedur Penanganan Insiden Kemanan
Informasi, jika tidak lanjut ke langkah
selanjutnya
Analisa aktifitas 3 Jam Analisa aktifitas
6 Melakukan analisa pada konfigurasi dan
kapasitas jaringan berdasarkan
aktivitas/status service dan port
Analisa aktifitas 4 Jam Analisa aktifitas
Keterangan
Mutu Baku
PROSEDUR MONITORING DAN PEMELIHARAAN JARINGAN
No Aktivitas
Pelaksana
Mulai
196
7 Dari hasil analisa pada konfigurasi dan
kapasitas jaringan, Admin Sistem SPSE
melakukan perencanaan perubahan
konfigurasi dan kapasitas jaringan jika
diperlukan. Jika tidak maka lanjut ke langkah
selanjutnya
Form hasil analisis
pada konfigurasi
dan kapasistas
jaringan
3 jam hasil analisa pada
konfigurasi dan
kapasistas jaringan
8 Jika diperlukan perubahan konfigurasi dan
kapasitas jaringan, Admin Sistem SPSE
melakukan konsultasi/validasi atas rencana
tersebut untuk dilaksanakan kepada Kepala
LPSE
hasil analisa pada
konfigurasi dan
kapasistas jaringan
2jam Rencana Perbaikan
9 Jika rencana tersebut dapat divalidasi untuk
dilanjutkan maka Admin Sistem SPSE
menyusun rencana kerja perubahan
konfigurasi dan kapasitas jaringan
Rencana Perbaikan 1 jam Rencana Perbaikan
10 Melaksanakan rencana kerja tersebut dengan
terlebih dahulu melakukan backup yang
diperlukan dan membuat dokumentasi
pelaksanaan pekerjaan
Rencana Perbaikan 2 jam Rencana Perbaikan
11 Setelah selesai makaAdmin Sistem SPSE
membuat laporan pekerjaan monitoring dan
pemeliharaan jaringan untuk
dilaporkan/dikonsultasikan atau menjadi
bahan pembelajaran di masa mendatang
Rencana Perbaikan 3 jam Laporan Akhir
Selesai
197
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PEDOMAN PENGARSIPAN DOKUMEN ELEKTRONIK SPSE
JAKARTA
2012
198
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENGARSIPAN DOKUMEN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
199
34/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Staff LPSE/Pengguna SPSE
2
3
4
5
Peringatan :1.
2.
Keterkaitan :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
PENGARSIPAN DOKUMEN
Prosedur ini mencakup proses penentuan lokasi/kategori dokumen, digitalisasi dokumen
dan penyimpanan dokumen dalam satu folder.
Peralatan/Perlengkapan :
Pencatatan dan Pendataan :
Prosedur ini bertujuan untuk menjamin bahwa proses pengarsipan dokumen dapat
dilaksanakan.
Definisi :
Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Tujuan :
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Dasar Hukum :
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
200
Pengguna SPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Prosedur Pengarsipan Dokumen1 Menentukan lokasi folder dari dokumen yang akan
diarsipkan sesuai kategori (penamaan folder) yang telah
ditetapkan. Jika folder yang dimaksud belum tersedia maka
dibuat baru
3 jam lokasi file/folder
backup
2 Membuat folder baru pada dilokasi yang telah ditentukan
sebelumnya untuk dokumen yang akan diarsipkan dengan
nama folder sesuai ketentuan
3 jam file/folder backup
Dokumen yang akan diarsipkan sudah berbentuk file
komputer ?
Apabila ”Ya”, maka : Melanjutkan keproses berikutnya
Apabila ”Tidak”, maka : Melakukan konversi dokumen ke
dalam file komputer, meliputi :
Men-scan semua dokumen yang masih berbentuk
kertas
Memindahkan semua isi percakapan (kirim/balas)
dan waktunya yang dilakukan melalui e-mail/TTS kedalam
sebuah file komputer
Simpan dengan nama file sesuai ketentuan pada
lokasi folder yang telah dibuat sebelumnya.
4 Memasukan semua file yang terkait kedalam folder baru
yang telah dibuat sebelumnya
1 hari file/folder backup
PENGARSIPAN DOKUMEN
No AktivitasMutu Baku
Keterangan
3 1 hari file/folder backup
Selesai
Mulai
Tidak
Ya
201
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENGARSIPAN DOKUMEN
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
202
Daftar Informasi Rahasia:
Informasi yang ada di LKPP/LPSE digolongkan menjadi empat bagian, yaitu :
1. Informasi Sangat Rahasia (Strictly Confidential), adalah informasi yang sangat khusus dan
terbatasuntuk pejabat tertentu yang mengandung kerahasiaan negara.
2. Informas iRahasia (Confidential), adalah informasi yang secara khusus terbatas untuk
jabatan structural padaLKPP/LPSE .
3. Informasi Terbatas, adalah informasi yang dibatasi untuk pegawai pada tingkat level
manajemen tertentu atau pegawai yang ditunjuk untuk menangani informasi tersebut.
Hanya pengguna yang diberi kewenangan yang mendapatkan akses terhadap asset
informasi tersebut.
4. Umum :adalah informasi yang dapat dirilis di luar Organisasi.
203
Daftar informasi rahasia dan terbatas yang ada di LKPP/LPSE adalah :
No NamaInformasi Format Klasifikasi Perlakuan
1 Dokumen Administrasi
rekanan
Hardcopy Rahasia diberi label
"Rahasia" pada
ordner
2 Data Aktivasi Softcopy Rahasia diberi label
"Rahasia" pada tiap
halaman
3 Dokumen Pending
Administrasi
Hardcopy Rahasia diberi label
"Rahasia" pada
ordner
4 Laporan Pengelolaan SPSE Hardcopy Rahasia diberi label
"Rahasia" pada
halaman judul
5 Data User ID dan password Softcopy Rahasia Diberi label
“Rahasia” pada tiap
halaman
6 Data Password, IP, dan
Security Server
Softcopy Terbatas Password
7 Database Production SPSE Softcopy Terbatas Password
8 Database Back-Up SPSE Softcopy Terbatas password
204
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PELAKSANAAN BACKUP-SERVER
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
205
35/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 ITO
2 2 Administrator Sistem LPSE
3
4
5
1 Log Pelaksanaan Backup
2 Laporan Analisa Kegagalan Backup
3 Form Permintaan Restore
4 Berita Acara Pelaksanaan Restore
5 Daftar Backup Database dan Aplikasi
Peringatan :1.
2.
2
Pencatatan dan Pendataan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
1
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.Keterkaitan :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Prosedur ini bertujuan untuk menjamin bahwa proses backup dan restore dapat
dilaksanakan secara efektif dan efisien
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Back Up Server adalah kegiatan menggandakan file/database agar data tetap tersedia
ketika terjadi kegagalan hardware / bencana. Back up dapat juga diartikan sebagai
pembuatan salinan untuk data-data penting pada media penyimpanan yang berbeda
untuk tujuan keamanan.
Prosedur ini mencakup proses backup, uji coba hasil backup, dan pelaksanaan restore
database dan aplikasi.
Peralatan/Perlengkapan :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
PELAKSANAAN BACK-UP SERVER
Definisi :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
Tujuan :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
206
Administrator
Sistem LPSEKepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Pelaksanaan Backup Server1 Metode backup yang dilakukan adalah Incremental dengan
jangka waktu harian untuk database dan data upload. ITO /
Administrator Sistem LPSE memastikan penggunaan media
backup yang sesuai dengan urutannya
3 jam hasil backup
2 Untuk mencegah risiko kegagalan, setiap adanya perubahan
di sistem (database, konfigurasi ataupun aplikasi), ITO /
Administrator Sistem LPSE harus terlebih dahulu melakukan
backup perubahan tersebut
Daftar Backup Database dan aplikasi 3 jam backup data
3 ITO / Administrator Sistem LPSE mendokumentasikan
pelaksanaan backup dan hasilnya dalam Log Pelaksanaan
Backup
Log Pelaksanaan Backup 3 jam dokumentasi
pelaksanaan
backup
4 Untuk memastikan kehandalan sistem back-up dan restore,
dilakukan pengujian restore hasil back-up sedikitnya 1
(satu) kali dalam tiga bulan secara random sampling yang
dilaporkan kepada Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan LPSE / Kepala LPSE
Form Permintaan Restore 1 hari hasil pengujian
restore hasil
backup
5 Setiap kegagalan proses back-up harus dilaporkan kepada
Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE /
Kepala LPSE untuk ditentukan tindak lanjut pencegahan
kegagalan di masa mendatang
Laporan Analisa Kegagalan Backup 1 hari laporan
kegagagalan dan
analisa
ITO / Administrator Sistem LPSE melakukan analisa
efektivititas proses backup sekurang – kurangnya 1 bulan
sekali yang dituangkan dalam notulen rapat. Analisa
dilakukan berdasarkan:
Laporan Analisa Kegagalan Backup
a. Jenis kegagalan backup
b. Jumlah kegagalan backup
c. Tren terjadinya kegagalan backup
d. Tindaklanjut yang dilakukan
7 Pelaksanaan Restore dapat dilakukan jika ada permintaan
dari ITD (LKPP )/ pergantian perangkat keras Server
Form Permintaan Restore 1 hari hasil restore
8 Proses restore database dan aplikasi didokumentasikan oleh
ITO / Administrator Sistem LPSE dalam bentuk beritaa cara
pelaksanaan restore yang ditandatanganioleh unit – unit
terkait (pemohon, pelaksana, dan pimpinannya)
Berita Acara Pelaksanaan Restore 1 hari dokumentasi
restore
PELAKSANAAN BACKUP SERVER
No Aktivitas
Mutu Baku
Keterangan
Pelaksana
6 2 hari laporan pengujian
backup
Mulai
Selesai
207
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PELAKSANAAN BACKUP-SERVER
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
208
Daftar Informasi Yang Harus Di Back Up:
Daftar informasi yang harus di back up di LKPP/LPSE adalah :
No NamaInformasi Format Bentuk File Back Up
2 Dokumentasi Aset Softcopy Softcopy
3 Laporan Kegiatan Layanan Softcopy Softcopy
5 Laporan Pengelolaan SPSE
Hardcopy/
Softcopy
Softcopy
6 Laporan Kegiatan Infrastruktur
Hardcopy/
Softcopy
Softcopy
7 Laporan Kegiatan Hukum dan
Verifikasi
Hardcopy/
Sofcopy
Softcopy
8 Data Password, IP, dan Security Server Softcopy Softcopy
9 Database Production SPSE Softcopy Softcopy
10 Database Back-Up SPSE Softcopy Softcopy
12 Database Aplikasi Helpdesk SPSE
Production
Softcopy Softcopy
14 Dokumen yang dianggap penting oleh
personil untuk di back up
Softcopy/
Hardcopy
Softcopy
209
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
INSTRUKSI KERJA BACKUP DAN RECOVERY
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
210
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
INSTRUKSI KERJA (IK)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
Nomor IK 3/IK/LPSE/D.2/2012
TanggalPembuatan 30-Nov-12 Tanggal Revisi TanggalEfektif 2-Jan-13 DisahkanOleh Bima H. Wibisana
INSTRUKSI KERJA BACKUP AND RECOVERY
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi
Elektronik.
2. Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem
dan Transaksi Elektronik
3. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah dan perubahannya.
4. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
1. ITO (Information Technology Operation)
2. LPSE (Lembaga Pengadaan barang/jasa Secara Elektronik)
Tujuan : Perlengkapan :
Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam Membackup data yang akan
dipindahkan dan Membantu proses migrasi server.
Penjelasan Singkat : Output Pelaksanaan Kegiatan :
211
Backup dan Recovery adalah salah satu aktivitas ITO yang memfasilitasi backup
dan recovery data LPSE. Aktivitas ini dilakukan melalui empat prosedur yaitu
backup dan recovery HDD external, server via SSH/remote, server via NFS,
storage dedicated. Prosedur backup dan recovery dilakukan dengan full backup
(database) dan incremental backup (datafile upload/download).
1. Membackup data yang akan dipindahkan.
2. Membantu proses migrasi server.
Teknik Penyajian : Peringatan :
Teknik yang digunakan untuk menyusun dan menyajikan Instruksi Kerja Backup
and Recoveryadalah sebagai berikut :
1. Bagan Arus
2. Tabular
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan
oleh Pelaksana.
Keterkaitan : Definisi :
1. HDD: Hard Disk Drive
2. NFS: Network File System
3. SDM: Sumber Daya Masyarakat
4. SSH: Secure Shell
5. PIC: People In Charge
212
Instruksi Kerja :
1. Backup and Recovery
ITO
(II)
E-Proc error
handling
(III)
Training
admin
(I)
Instalasi e-
Procurement
(V)
Backup &
Recovery
(IV)
Logistic IT
Kebutuhan
InfrastrukturSkenario
Media/ Storage SDM Cycle data Infrastruktur
(5.1)
HDD externalServer Lain Teknisi PIC
(5.3)
NFS
(5.2)
via Remote
Gambar 1. Struktur Backup & Recovery
213
Tabel 1. Prosedur dan Aktifitas Backup & Recovery
Prosedur Aktivitas Jangka waktu
B&R HDD External 1. Full backup (database)
2. Incremental (datafile upload/download)
B&R Server via SSH
(remote) 1. Full backup (database)
2. Incremental (datafile upload/download)
B&R Server via NFS 1. Full backup (database)
2. Incremental (datafile upload/download)
B&R Storage dedicated 1. Full backup (database)
2. Incremental (datafile upload/download)
2.1 Backup & recovery
2.1.1 B&R HDD Eksternal
Ruang Lingkup
a. Membackup database LPSE ke HDD external.
b. Memindahkan database ke HDD external yang tersedia.
c. Konfirmasi database yang sudah dipindahkan
Definisi
HDD External: Hard Disk Drive external
LPSE: Lembaga Pengadaan barang/jasa Secara Elektronik
214
Prosedur Backup & Recovery HDD external
B&R HDD External
ITOLPSE
START
Request backup
database HDD
External
Penerimaan
request backup
database
Koneksikan HDD
External
Mounting HDD
External
Konfigurasi
settingan crontab
Konfirmasi selesai
backup database
Pemeriksaan
backup database
Finish
Erro
r
Com
plet
e
215
Proses backup & recovery melalui HDD External
1. Koneksikan HD eksternal terlebih dahulu.
2. Mounting HD eksternal tersebut dan buat direktori untuk backupnya, tahapannya:
# fdisk -l (lihat settingan konfigurasi harddisk, misal kita menggunakan harddisk dengan file system NTFS atau FAT32, akan ada keterangan di System(file system) NTFS
atau FAT32, lihat tampilan Device Bootnya, contoh tampilannya seperti di bawah ini:
Device Boot Start End Blocks Id System
/dev/sda1 * 1 9727 78124032 83 Linux
/dev/sda2 9727 38914 234444801 5 Extended
/dev/sda5 9727 38914 234444769+ 86 NTFS volume set
keterangan : Dari tampilan di atas, diketahui Drive dengan File System NTFS volume set tampilan Device Bootnya /dev/sda5.
# mkdir /mnt/backup (membuat direktori backup untuk tempat drive ntfsnya)
# mount -t ntfs-3g /dev/sda5 /mnt/backup (mount drive ntfs, menyesuaikan dengan device boot dari harddisk eksternalnya)
command : mount -t (file system dari hd eks, mis ntfs=ntfs-3g atau fat32=vfat) (disesuaikan dengan device boot hd ekst) (direktori dalam server yang akan dimount hd
ekst)
# cd /mnt/backup (masuk ke dalam direktori backup drivenya)
216
# mkdir database (membuat direktori untuk backup database)
# mkdir file_prod (membuat direktori untuk backup file upload user/ attachment)
# mdkir -p /home/backup (membuat direktori backup pada /home sebagai tempat dari hasil backup databasenya).
3. konfigurasi settingan crontab untuk membuat penjadwalan secara otomatis untuk copy data-data yang dibutuhkan, backup database maupun data file upload user/
attachment.
# crontab -e (untuk melakukan pengeditan pada crontab)
akan terbuka jendela seperti di bawah ini, lalu tambahkan beberapa command.
COMMAND 1 (backup database epns)
0 0 * * * su postgres -c 'pg_dump –Fc –f /home/backup/epns_prod_`date '+%d-%m-
%Y'`.backupepns_prod '
(command untuk dump/backup database epns_prod)
Keterangan:
5 angka paling depan yaitu 0(menit) 0(jam) *(hari) *(bulan) *(tahun)
0 0 * * * artinya, command untuk backup database tersebut dijalankan pada pukul 12.00, tanda * disini mengartikan semua, jadi command backupdatabase ini dijalankan
pada pukul 12.00 pada semua hari(setiap hari), pada semua bulan(setiap bulan) serta pada semua tahun(setiap tahun).
217
Command untuk melakukan backup database :
su postgres -c 'pg_dump –Fc –f (nama file backupnya serta dimana ditempatkan file backupnya(nama
database)'
contoh:
su postgres -c 'pg_dump –Fc –f /home/backup/epns_prod_`date '+%d-%m-%Y'`.backupepns_prod '
COMMAND 2 (backup database secman)
0 0 * * * su postgres -c 'pg_dump –Fc –f /home/backup/secman_prod_`date '+%d-%m-%Y'`.backup
secman_prod ' (command untuk dump/backup database secman_prod)
Keterangan:
seperti penjelasan pada command sebelumnya, yang berbeda hanya nama databasenya saja
COMMAND 3 (database file upload ke hard disk external)
218
0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /mnt/backup/file_prod (command untuk backup file
upload user/ attachment dari server ke harddisk eksternal)
Keterangan:
0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun
Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di harddisk eksternal :
rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di harddisk eksternal)
contoh:
rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /mnt/backup/file_prod
COMMAND 4 (backup database dari hard disk system ke hard disk external)
0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /mnt/backup/database (command untuk backup
file database hasil dump dari server ke harddisk eksternal)
Keterangan:
219
0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun
Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database
di harddisk eksternal :
rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di harddisk eksternal).
2.2 B&R Server via SSH/remote
Ruang Lingkup
a. Backup database dari satu server ke server lain.
b. Mengubah akses SSH menjadi tanpa password.
Definisi
SSH: Secure Shell
220
Prosedur Backup & Recovery Server via SSH/Remote
B&R Server via SSH/Remote
ITOLPSE
Request backup &
recovery via SSH/
Remote
Pemeriksaan
backup & recovery
via SSH/Remote
Koneksikan server
utama dengan
server lain
Penerimaan
request backup &
Recovery via SSH/
Remote
Konfirmasi selesai
backup & recovery
via SSH/Remote
START
Konfigurasi
settingan crontab
Mounting Server
External
Finish
Erro
r
Comp
lete
221
COMMAND SSH tanpa password
ssh-keygen
ssh-copy-id –i /root/ .ssh/id_rsa.pub 10.1.25.77 (portal yang dituju)
Keterangan
ssh-keygen: command ini berfungsi untuk
ssh-copy-id –i /root/ .ssh/id_rsa.pub 10.1.25.77 command ini untuk menambahkan rsa id yang akan meremote ke server tujuan.
COMMAND (backup database server ke server)
0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /10.1.25.77/backup/database
(command untuk backup file database hasil dump dari server ke server tujuan)
Keterangan:
0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun
Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database
di server :
rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server)
COMMAND (backup file upload dari server ke server lainnnya)
0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /10.1.25.77/backup/file_prod
(command untuk backup file upload user/ attachment dari server ke harddisk eksternal)
222
Keterangan:
0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun
Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di server lainnya:
rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server lainnya)
contoh:
rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /10.1.25.77/backup/file_prod
2.3 B&R Server via NFS
Ruang Lingkup
a. Membuat server nfs yang bisa diakses oleh client dan server utama.
b. Backup database ke server NFS.
c. Membuat server untuk klien.
Definisi
NFS: Network File System
223
Prosedur backup & recovery via NFS
224
B&R Server via NFS
ITOLPSE
Pemeriksaan backup
& recovery via NFS
START
Koneksikan server
utama ke server
NFS
Konfigurasi
settingan crontab
Erro
r
Finish
Koneksikan server
client ke server
NFS
Request backup &
recovery via NFS
Konfirmasi selesai
backup & recovery
via NFS
Penerimaan
request backup &
Recovery via NFS
Comp
lete
225
COMMAND (create server)
# apt-get install nfs-common portmap nfs-kernel-server
File /etc/exports
# exportfs –a
# /etc/init.d/nfs-common restart
Keterangan:
# apt-get install nfs-common portmap nfs-kernel-server, command ini untuk install paket yang akan di butuhkan.
File /etc/exports, command ini untuk share server yang sudah dibuat. Contoh: /home/ 192.168.0.100 (rw, no_root_squash)
# exportfs –a, command ini berfungsi untuk mengaktifkan file system nfs tersebut.
COMMAND (create client side)
$ sudo apt-get install nfs-common
File /etc/fstab
# mount –t nfs 192.168.0.103:/home /mnt
Keterangan:
$ sudo apt-get install nfs-common, command ini untuk install paket yang dibutuhkan olehserver client.
File /etc/fstab, command ini digunakan untuk mengaktifkan file system dari segi client
# mount –t nfs 192.168.0.103:/home /mnt, command ini digunakan untuk
COMMAND (backup database server ke nfs)
0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /192.168.0.100/mnt/database (command
untuk backup file database hasil dump dari server ke nfs)
226
Keterangan:
0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun
Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database
di server nfs :
rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server nfs)
COMMAND (backup file upload dari client server ke nfs)
0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /192.168.0.103/mnt/file_prod (command untuk
backup file upload user/ attachment dari client server ke nfs)
Keterangan:
0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun
Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di server nfs:
rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server nfs)
contoh:
rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /192.168.0.103/backup/file_prod
227
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PEDOMAN PENGEMBANGAN SISTEM E-PROCUREMENT
JAKARTA
2012
228
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG E-PROCUREMENT YANG DILAKUKAN OLEH LPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
229
36/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 ITD (IT Development )
2 2 Kasi Pengembangan e-Procurement
3 Kasubdit Pengembangan e-Procurement
3 4 Direktur e-Procurement5 LPSE
4
5
1 Deskripsi Rencana Pengembangan Aplikasi
2 Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi
3 Laporan Pengembangan Aplikasi
Pencatatan dan Pendataan :1 Deskripsi Rencana Pengembangan Aplikasi2 Daftar Rencana Pengembangan Aplikasi
1.
2. 1.
1.
2.
Prosedur ini memuat dan mengatur mengenai pelaksanaan dan semua tindakan yang
terkait dalam pengembangan aplikasi pendukung e-Procurement yang dilakukan oleh
LPSE. Apabila diperlukan keputusan ataupun tindakan yang tidak sesuai prosedur, maka itu
harus dilakukan atas persetujuan Direktur e-Procurement.
Peralatan/Perlengkapan :
Tujuan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Definisi :
Penjelasan Singkat :
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
DIREKTORAT e-PROCUREMENT STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Disahkan Oleh
PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG
E-PROCUREMENT YANG DILAKUKAN OLEH LPSE
IT Development yang selanjutnya disebut ITD adalah Tim yang terdiri dari personil
pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Strategi
Pengembangan Sistem E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-
Procurement Direktorat e-Procurement LKPP.
Keterkaitan :
Sebagai standar dan kontrol untuk LPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan
pengembangan aplikasi Pendukung e-Procurement.
Peringatan :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Menjamin terlaksananya kegiatan dan pemrosesan pengembangan aplikasi pendukung e-
Procurement yang sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
230
LPSE ITD
Kasi
Pengembangan
e-Procurement
Kasubdit
Pengembangan
e-Procurement
Direktur e-
ProcurementPersyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 LPSE menjabarkan rencana pengembangan
aplikasi dalam Deskripsi Rencana Pengembangan
Aplikasi.
N/A Daftar Rencana
Pengembangan Aplikasi
2 LPSE membuat Daftar Rencana Pengembangan
Aplikasi dan mengajukan permohonan
pengembangan kepada Direktur e-Procurement.
1.Formulir Isian Pengembangan
aplikasi
2.Daftar Rencana Pengembangan
Aplikasi
N/A 1.Formulir Isian
Pengembangan aplikasi
2.Daftar Rencana
Pengembangan Aplikasi
Formulir isian beserta
daftar rencana
pengembangan aplikasi
sudah ditandatangani oleh
LPSE
3 Direktur e-Procurement menyampaikan
permohonan tersebut kepada Kasubdit
Pengembangan e-Procurement.
1.Formulir Isian Pengembangan
aplikasi
2.Daftar Rencana Pengembangan
Aplikasi
1 hari 1.Formulir Isian
Pengembangan aplikasi
2.Daftar Rencana
Pengembangan Aplikasi
3.Lembar disposisi
4 Kasubdit Pengembangan e-Procurement akan
menyampaikan kembali kepada Kasi
Pengembangan e-Procurement.
1.Formulir Isian Pengembangan
aplikasi
2.Daftar Rencana Pengembangan
Aplikasi
3. Lembar Disposisi
1 hari 1.Formulir Isian
Pengembangan aplikasi
2.Daftar Rencana
Pengembangan Aplikasikasubdi memberikan
arahan kepada Kasie
terkait pengembangan
aplikasi
5 Kasi Pengembangan e-Procurement akan meminta
ITD untuk mempelajari Daftar Rencana
Pengembangan Aplikasi tersebut. Tata cara
pengembangan aplikasi pendukung LPSE
berpedoman pada Pedoman Pengembangan
Aplikasi Pendukung LPSE.
1.Formulir Isian Pengembangan
aplikasi
2.Daftar Rencana Pengembangan
Aplikasi
1 hari N/A
PENGEMBANGAN APLIKASI e-PROCUREMENT
PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG e-PROCUREMENT YANG DILAKUKAN OLEH LPSE
No Aktivitas
Mutu Baku
Keterangan
Mulai
231
6 ITD akan membuat rekomendasi dan
menyampaikannya kepada Kasi Pengembangan e-
Procurement.
1.Formulir Isian Pengembangan
aplikasi
2.Daftar Rencana Pengembangan
Aplikasi
3. Formulir rekomendasi
3 hari Hasil laporan dan
Rekomendasi
7 Kasi Pengembangan e-Procurement akan
menyampaikan rekomendasi dari ITD kepada
Kasubdit Pengembangan e-Procurement.
1. Formulir Isian Pengembangan
aplikasi
2.Daftar Rencana Pengembangan
Aplikasi
3.Hasil laporan dan Rekomendasi
1 hari 1. Formulir Isian
Pengembangan aplikasi
2.Daftar Rencana
Pengembangan Aplikasi
3.Hasil laporan dan
Rekomendasi
8 Kasubdit Pengembangan e-Procurement akan
menyampaikan rekomendasi ini kepada Direktur e-
Procurement. Jika rekomendasi yang disampaikan
adalah rekomendasi persetujuan maka Direktur e-
Procurement akan mengeluarkan Keputusan
Pengembangan Aplikasi. Jika "Tidak" maka
Direktur e-Procurement akan mengeluarkan
rekomendasi dan LPSE tidak dapat melanjutkan
proses pengembangan aplikasi.
1. Formulir Isian Pengembangan
aplikasi
2.Daftar Rencana Pengembangan
Aplikasi
3.Hasil laporan dan Rekomendasi
1 hari 1. Formulir Isian
Pengembangan aplikasi
2.Daftar Rencana
Pengembangan Aplikasi
3.Hasil laporan dan
Rekomendasi
9 Apabila disetujui, LPSE melakukan pengembangan
dan mencatat detail progress pelaksanaan
pengembangan aplikasi sesuai dengan jadwal dan
rencana kerja yang telah ditentukan.
N/A N/A Dokumen rencana
pelaksanaan
pengembangan
10 LPSE membuat Laporan Pengembangan Aplikasi
dan menyampaikannya kepada Direktur e-
Procurement.
Laporan Pengembangan Aplikasi N/A Laporan penyelesaian
pelaksanaan
pengembangan aplikasi
TidakYa
Selesai
232
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENGEMBANGAN APLIKASI PENDUKUNG E-PROCUREMENT YANG DILAKUKAN OLEH LPSE
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
233
DESKRIPSI RENCANA PENGEMBANGAN APLIKASI e-PROCUREMENT
Nama Aplikasi
:
.........................................................
Anggota Tim (Jika pengembangan
aplikasi dilakukan secara internal) :
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
Release (Versi aplikasi)
:
.........................................................
Penanggung Jawa
bPengembangan
:
.........................................................
Pihak Pengembang
:
Internal / Konsultan
Estimasi Waktu Pengembangan
:
.........................................................
DeskripsiAplikasi
Rencana Arsitektur Aplikasi
(Arsitektur mencakup rencana aplikasi pendukung dan keterkaitannya dengan SPSE)
234
Data yang diperlukan dari SPSE
Daftar Pengguna Aplikasi yang dikembangkan
Layanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (LPSE)
Tanggal
Nama
:
:
................................
................................
235
DAFTAR RENCANA PENGEMBANGAN APLIKASI
Nama Aplikasi
:
.........................................................
Release (versi aplikasi)
:
.........................................................
Penanggung Jawab
Pengembangan
:
.........................................................
Jadwal Pengembangan
No Tahapan PIC Bulan
Layanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik
(LPSE)
Tanggal
Nama
:
:
................................
................................
236
LAPORAN PENGEMBANGAN APLIKASI
Nama Aplikasi
:
.................................................
Tanggal:
Release (Versiaplikasi)
:
.................................................
Penanggung Jawab Pengembangan
:
.................................................
Deskripsi Aplikasi Tujuan Pengembangan
Tanggal Testing :
Jenis Testing :
Uraian Testing
Layanan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (LPSE) Ketua Tim Review Aplikasi (TRA)
Tanggal
Nama
:
:
................................
................................
Tanggal
Nama
:
:
....................................
....................................
237
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
IMPLEMENTASI APLIKASI SPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
238
37/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 PM (Program Manager)
2 2 TRA (Tim Review Aplikasi)
3 ITO (IT Operation)
3 4 Kepala LPSE
4
5
1 Memo
2 Daftar Rencana Install atau Upgrade Aplikasi
3 Berita Acara Install atau Upgrade Aplikasi
4 Checklist Kelengkapan LPSE
Pencatatan dan Pendataan :
1.
2.
1
1.
2.
2
1 Instruksi Kerja Instalasi Aplikasi e-Procurement
IMPLEMENTASI APLIKASI SPSE
Prosedur ini memuat dan mengatur mengenai pelaksanaan dan semua tindakan yang
terkait dalam proses implementasi aplikasi SPSE yang dilakukan oleh Dit e-Proc.
Apabila diperlukan keputusan ataupun tindakan yang tidak sesuai prosedur, maka itu
harus dilakukan atas persetujuan Direktur e-Procurement.
Peralatan/Perlengkapan :
Tujuan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Definisi :
Penjelasan Singkat :
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-
Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Program Manager yang selanjutnya disebut PM adalah Tim yang terdiri dari personil
pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Penyiapan
Kebijakan E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-Procurement Direktorat
e-Procurement LKPP
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Keterkaitan :
Sebagai standar dan kontrol untuk Direktorat e-Procurement dalam melakukan proses
implementasi aplikasi e-Procurement.
Peringatan :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Menjamin terlaksananya kegiatan proses implementasi e-Procurement yang sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
239
PM TRA ITO Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 ITO menerima Form Rencana Instalasi dan
Checklist Kelengkapan LPSE dari bagian PM
(Program Manager)
a). Checklist Kelengkapan LPSE
b). Form Rencana Instalasi
1 jam Data server
LPSE
2 ITO membuat tanda terima. 30 Menit tanda terima
3 ITO melakukan instalasi aplikasi. Proses instalasi secara detil
mengacu pada Instruksi Kerja
Instalasi Aplikasi e-Procurement.
1 hari
4 Proses instalasi berjalan dengan baik ? Berita Acara Install atau Update
Aplikasi
N/A
5 Membuat Berita Acara Instalasi Aplikasi dan
menyampaikan ke bagian PM, satu salinan Berita
Acara disimpan untuk arsip.
1 jam Laporan Install
6 ITO mengisi Laporan Install atau Update Aplikasi. 1 jam Laporan Install
atau Update
7 PM menerima laporan bahwa instalasi telah selesai
dari ITO.
1 jam
8 PM mengkonfirmasikan kepada Kepala LPSE
bahwa instalasi telah selesai.
1 jam
INSTALASI APLIKASI e-PROCUREMENT
IMPLEMENTASI APLIKASI SPSE
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
Selesai
Tidak Ya
240
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
IMPLEMENTASI APLIKASI SPSE
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
241
DAFTAR RENCANA INSTALL/UPDATE APLIKASI
Nomor: ......................................
No
LPSE
IP Address
Release
New Release
Range Tgl Update
Keterangan
*) Sebelum melakukan update pastikan tidak bentrok dengan jadwal Lelang. Range Tgl Update adalah range waktu pelaksanaan Update, misal 10 - 12 Oktober 2012.
Program Manager (PM)
Tanggal Nama
: :
................................
................................
242
BERITA (INSTALL / UPDATE) APLIKASI
Telah kami lakukan (install/Update) aplikasi release .................untuk LPSE berikut:......
No
LPSE
IP Address
Tgl Pelaksanaan Update
Keterangan
IT OPERATION (ITO)
Tanggal Nama
: :
................................
................................
243
LAPORAN (INSTALL/UPDATE) APLIKASI
Bulan: ......................................
No
LPSE
IP Address
Release
Awal
Release Akhir
TglInstall
Tgl Update Akhir
Keterangan
*) Release Awal = Release aplikasi Pertama kali diinstall Release Akhir = Release aplikasi pada saat laporan ini dibuat Tgl Install = Tgl instalasi aplikasi pertama kali Tgl Update = Tgl update terakhir
IT OPERATION (ITO)
Tanggal Nama
: :
................................
................................
244
Perihal : KelengkapanPersyaratanPembentukan LPSE Informasi: Checklist ini sebagai dasar Program Manager (PM) untuk meminta memberikan password aplikasi LPSE ke instansi terkait
Instansi : ............................................................................................. Alamat : ............................................................................................. PIC : .............................................................................................
.............................................................................................
Telepon : Email : .............................................................................................
No
Uraian
Ada Spesifikasi
Keterangan Good NG Good NG
Infrastruktur
1 Komputer
Sebutkan Jumlah dan Spesifikasinya
2 Server
Sebutkan Jumlah dan Spesifikasinya
3 Jaringan Internet
Sebutkan bandwidth dan providernya
4 OS Server
Sebutkan nama OS-nya
Ruangan
1 Ruang Bidding
Sebutkan kapasitas ruangnya
2 Ruang Server
3 Ruang Training
Sebutkan kapasitas ruangnya
4 Ruang Helpdesk
5 Ruang Admin
Regulasi/Peraturan
1 Tentang Pembentukan Tim
Sebutkan no registrasinya
2 Tentang Implementasi e-Procurement
Sebutkan no registrasinya
3 Tentang Organisasi Unit LPSE
Sebutkan no registrasinya
Training of Trainer
1 Penguasaan aplikasi LPSE
2 TOT dilaksanakan pada
Tanggal Tempat
JumlahPeserta
Dengan ini saya menyatakan bahwa:
Instansi diatas sudah memenuhi persyaratan
Instansi diatas belum memenuhi persyaratan
Ca
tata
n
TandaTangan
IT Operation Program Manager
Tanggal: Tanggal:
245
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENDAMPINGAN PEMBANGUNAN INFRASTUKTUR IT LPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
246
38/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Administrator Sistem LPSE
2 2 Vendor Pelaksana Kegiatan
3 ITO
3 4 Kepala LPSE
4
5
1 Dokumen Rencana Transisi
Pencatatan dan Pendataan :1 Dokumen Rencana Transisi
1.
2. 1
2
1.
2. 3
4
Peringatan :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Membantu pelaksana dalam menetapkan pekerjaan sesuai dengan rencana dan jadwal
yang telah disepakati.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Menjamin proses pembangunan dilaksanakan sesuai dengan kerangka acuan kerja.
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
PENDAMPINGAN PEMBANGUNAN
INFRASTRUKTUR IT LPSE
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Definisi :
SOP Pendampingan Pembangunan Infrastruktur IT LPSE berisi langkah-langkah
pendampingan yang harus dilakukan pada saat kegiatan pembangunan infrastruktur.
Kegiatan pembangunan infrastruktur mempunyai ruang lingkup: instalasi perangkat
keras server, jaringan, data storage dan juga perangkat pelindung keamanan.
Peralatan/Perlengkapan :
Tujuan :
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Keterkaitan :
Kerangka Acuan Kerja adalah dokumen panduan pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh
internal LPSE yang ditujukan untuk semua pihak yang terkait dengan pekerjaan
tersebut.
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-Procurement
pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Direktorat e-Procurement LKPP.
Infrastruktur IT adalah sarana dan prasarana operasional IT yang tidak termasuk di
dalamnya perangkat lunak.
Penjelasan Singkat :
247
Administrator
Sistem LPSE
Vendor
PelaksanaITO Kepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Administrator Sistem berkoordinasi dengan ITO
dalam melakukan identifikasi kebutuhan
pelaksanaan kegiatan.
N/A Lampiran
rencana
kebutuhan
infrastruktur
LPSE
Kegiatan pendampingan
dimulai ketika Kick Off
proyek sudah
dilaksanakan dan pihak
LPSE menunjuk salah satu
staf-nya untuk melakukan
pendampingan
pembangunan
infrastruktur IT.
2 Administrator Sistem mempersiapkan keperluan
pelaksanaan proyek dan memastikan bahwa
kebutuhan tersebut tidak mengganggu operasional
LPSE.
N/A
3 Administrator Sistem melakukan monitoring dan
pengendalian pelaksanaan kegiatan secara rutin
dengan melakukan workshop.
1 hari
4 Keluaran dari kegiatan monitoring dan
pengendalian pelaksanaan kegiatan dilaporkan
kepada ITO dan pimpinan LPSE.
1 jam
5 Pada akhir pekerjaan Administrator Sistem
memastikan vendor pelaksana sudah mempunyai
rencana transisi yang telah disepakati bersama dan
disetujui oleh pimpinan LPSE.
Rencana Transisi 1 jam
6 Administrator Sistem memastikan setiap tahap
transisi dilaksanakan sesuai dengan rencana yang
telah disahkan termasuk di dalamnya pengujian
infrastruktur sesuai dengan skenario pengujian
yang dibuat.
2 jam
7 Pada masa akhir transisi, Administrator Sistem dan
vendor pelaksana melakukan review atas semua
pekerjaan dan dokumentasi yang disiapkan oleh
vendor pelaksana.
2 jam
8 Hasil review diproses oleh Kepala LPSE. Apakah
hasilnya disetujui ?
N/A
9 Vendor pelaksana melakukan serah terima
operasional infrastruktur IT kepada LPSE
1 jam
10 Administrator Sistem melakukan konfirmasi dan
meminta perbaikan pada vendor pelaksana sampai
disetujui oleh Kepala LPSE.
N/A Selesainya
Pendampingan
Pembangunan
Infrastruktur IT
LPSE
PENDAMPINGAN PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR IT LPSE
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPELAKSANA
Mulai
Selesai
Tidak
Ya
248
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
USER ACCEPTENCE TEST (UAT) TERHADAP HASIL PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR IT
LPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
249
39/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Administrator Sistem LPSE
2 2 Pihak Ketiga
3 Kepala LPSE
3
4
5
1 Dokumen UAT
Pencatatan dan Pendataan :1.
1
1.
2. 2
3
4
Definisi :
Penjelasan Singkat :
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
SOP User Acceptance Test (UAT) terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur SPSE berisi
langkah-langkah Perencanaan, penetapan, pelaksanaan dan pengesahan User Acceptance
Test pada hasil pembangunan Infrastruktur SPSE.
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Menjamin terlaksananya kegiatan User Acceptance Test untuk memastikan hasil
pembangunan infrastruktur dapat diterima.
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
User Acceptance Test (UAT) terhadap Hasil
Pembangunan Infrastruktur IT LPSE
Peringatan :
User Acceptance Test (UAT) adalah sebuah dokumen panduan pelaksanaan pengujian
atas sebuah pekerjaan yang dilakukan,
Kerangka Acuan Kerja adalah dokumen panduan pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh
Internal LPSE ditujukan untuk semua pihak yang terkait dengan pekerjaan tersebut.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Keterkaitan :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Peralatan/Perlengkapan :
Infrastruktur TIK adalah sarana dan prasarana operasional TIK yang tidak temasuk
didalamnya perangkat lunak,
Tujuan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
250
ADMINISTRATOR
SISTEM LPSE
Vendor
PelaksanaKepala LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Pada tahapan akhir sebuah kegiatan pembangunan
infrastruktur Administrator Sistem meminta Pihak
Ketiga menyusun rancangan User Acceptance Test
dengan ruang lingkupnya.
N/A Rancangan UAT
Volume testing yang dimaksudkan untuk
memastikan bahwa infrastruktur dapat
beroperasi sesuai dengan kapasitas dan
jangka waktu yang telah ditentukan.
Stress Testing yang dimaksudkan untuk
memastikan bahwa infrastruktur dapat
beroperasi pada beban maksimum dan
bahkan berlebih dengan toleransi sekitar
25% dari beban maksimum yang
didefinisikan.
Recovery Testing yang dimaksudkan untuk
memastikan bahwa proses backup dan
restore infrastruktur berjalan dengan baik
dan sesuai dengan skenario yang
didefiinisikan.
Performance Testing yang dimaksudkan
untuk memastikan bahwa kriteria
performance dari infrastruktur terpenuhi,
misalnya kriteria waktu respon.
3 Administrator Sistem melakukan review atas dokumen
UAT yang diajukan oleh Pihak Ketiga. Jika diperlukan
perbaikan maka dokumen UAT dikembalikan kepada
Pihak Ketiga sampai disepakati.
3 jam Dokumen UAT
4 Administrator Sistem memastikan bahwa Pihak Ketiga
telah melaksanakan pengujian internal dan memastikan
hasilnya telah diserahkan kepada LPSE.
1 jam Hasil pengujian
Interal
5 Administrator Sistem menyusun tim pemeriksa dan
penguji untuk melaksanakan kegiatan UAT.
2 jam Tim pemeriksa
dan penguji UAT
User Acceptance Test (UAT) terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur IT LPSE
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPELAKSANA
N/A Lampiran
kapasitas
Administrator Sistem harus memastikan bahwa metode
test yang akan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan
infrastruktur. Metode test harus mempunyai ruang
lingkup volume, recovery, stress dan performance
testing.
2
Mulai
251
6 Administrator Sistem memastikan bahwa tim
pemeriksaan dan penguji telah menyelesaikan UAT dan
menyerahkan hasilnya.
1 jam Hasil UAT
7 Administrator Sistem berkoordinasi dengan Kepala LPSE
untuk melakukan pengesahan hasil UAT
N/A Pengesahan UAT
8 Apakah Kepala LPSE menyetujui pengesahan ? N/A
9 Jika disetujui maka vendor harus melaksanakan kegiatan
tahap berikutnya
N/A
10 Jika tidak disetujui vendor diberitahu dan harus
menindaklanjuti rekomendasi hasil UAT.
N/A Rekomendasi
UAT
Selesai
Ya
Tidak
252
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRATRUKTUR SPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
253
40/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Administrator Sistem LPSE
2 2 Helpdesk LKPP
3 Pimpinan LPSE
3
4
5
1 Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE
2 Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE
3 Formulir Permintaan Perubahan4 Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE.
Pencatatan dan Pendataan :
1.
1
1.
2. 2
3
4
5
6
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Beban Kerja Komputasi adalah kemampuan pemrosesan yang dilakukan oleh perangkat
server terkait proses pengolahan data dan instruksi pada SPSE.
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS
INFRASTRUKTUR SPSE
Peralatan/Perlengkapan :
Storage adalah media penyimpanan yang terhubung atau ada didalam sebuah
perangkat keras seperti server ataupun personal komputer,
Tujuan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Penjelasan Singkat :
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
SOP Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkah-
langkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam mengawasi tingkat kapasitas
infrastruktur yang tersedia dalam layanan SPSE. Cakupan kapasitas yang diawasi adalah
Storage, Lalulintas Data, memori server dan beban komputasi. Ketiga komponen ini
merupakan komponen krusial yang dapat menjamin layanan SPSE selalu pada tingkat
ketersediaan yang tinggi.
Lalu lintas data adalah arus perpindahan data baik masuk atau keluar yang terjadi
didalam perangkat keras atau di dalam jaringan lokal atau di dalam jaringa internet,
Definisi :
Keterkaitan :
Menjamin tingkat ketersediaan layanan SPSE dari sisi storage, lalu lintas data dan beban
kerja komputasi.
Peringatan :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
254
ADMINISTRATOR
SISTEM LPSEHelpdesk LKPP Pimpinan LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
a.
b.
o Grafik perkembangan kapasitas storage
o Grafik beban kerja prosesor dari server
o Grafik penggunaan memori dari server
o Grafik beban lalu lintas data dari dan keluar jaringan
2 Lampiran Kinerja Infrastruktur
SPSE
1 jam Lampiran Kinerja
Infrastruktur SPSE
2 jam Lampiran
penggunaan
storage, memori,
processor &
bandwidth
a.
b.
c.
d.
3 Dokumen Usulan Peningkatan
Kapasistas Infrastruktur SPSE
1 jam Dokumen Usulan
Peningkatan
Kapasistas
Infrastruktur SPSE
4 Formulir Permintaan Perubahan 1 jam Dokumen Usulan
Peningkatan
Kapasistas
Infrastruktur SPSE
Dokumen Usulan Peningkatan
Kapasistas Infrastruktur SPSE
1 jam Dokumen Usulan
Peningkatan
Kapasistas
Infrastruktur SPSE
a. N/A
b. N/A
c. 1 jam
PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE
No
Mutu Baku
Keterangan
PELAKSANA
Aktivitas
Prosedur Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE
Administrator Sistem LPSE pada setiap Data Center memastikan
sistem monitoring perangkat keras dan jaringan telah terinstall
dan bekerja dengan baik
Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator
merangkum kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan.
Rangkuman kinerja yang didokumentasikan oleh
administrator terdiri dari:
Laporan Status dan Unjuk Kerja
Infrastruktur SPSE
1 jam Laporan Status dan
Unjuk Kerja
Infrastruktur SPSE
1
Berdasarkan Laporan bulanan kinerja perangkat keras dan
perangkat jaringan,
Administrator Sistem LPSE melakukan analisa kebutuhan
peningkatan kapasitas infrastruktur SPSE yang terkait dengan
peningkatan storage dan bandwidth jaringan internet serta
penggantian/upgrade perangkat server. Analisa dilakukan setiap
semester dengan fokus analisa pada .
Tingkat kekritisan kapasitas storage
Tingkat kekritisan beban lalu lintas data
Tingkat kekritisan beban kerja komputasi
Tingkat kekritisan kapasitas memori server
Administrator Sistem LPSE membuat usulan kebutuhan
peningkatan kapasitas berdasarkan analisa yang telah dilakukan
dan untuk Adminstrator Sistem LPSE dalam pelaksanaanya
mendapatkan rekomendasi dan dukungan dari Direktorat e-Proc
atas perencanaan tersebut.
Administrator Sistem LPSE menyampaikan usulan peningkatan
kapasitas dalam bentuk formulir permintaan perubahan dengan
melampirkan dokumen analisis dan perencanaan kapasitas
tersebut kepada Kepala LPSE setempat.
Kepala LPSE memproses usulan tersebut:
Jika disetujui usulan tersebut dilanjutkan dengan proses
pengadaan.
Jika tidak disetujui Administrator Sistem LPSE
mendapatkan catatan atas usulan tersebut.
Administrator Sistem LPSE / ITO melakukan perbaikan dan
analisa ulang seperti pada langkah 2.
5
Mulai
Selesai
Ya
Tidak
255
ADMINISTRATOR
SISTEM LPSEHelpdesk LKPP Pimpinan LPSE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Laporan Status dan Unjuk Kerja
Infrastruktur SPSE
1 jam Laporan Status dan
Unjuk Kerja
Infrastruktur SPSEa.
b.
o Grafik perkembangan kapasitas storage
o Grafik beban kerja dan memory dari perangkat server
o Grafik beban lalu lintas data dari dan keluar jaringan
2 Lampiran Kinerja Infrastruktur
SPSE
1 jam Lampiran Kinerja
Infrastruktur SPSE
a.
b.
c.
3 Dokumen Usulan Peningkatan
Kapasistas Infrastruktur SPSE
1 jam Dokumen Usulan
Peningkatan
Kapasistas
Infrastruktur SPSE4 Formulir Permintaan Perubahan 1 jam Dokumen Usulan
Peningkatan
Kapasistas
Infrastruktur SPSE
5 Dokumen Usulan Peningkatan
Kapasistas Infrastruktur SPSE
N/A
a. N/A
b. N/A
c. 1 jam
PELAKSANA Mutu Baku
Keterangan
1 Administrator sistem pada setiap Data Center LPSE memastikan
sistem monitoring perangkat keras dan jaringan telah terinstall
dan bekerja dengan baik.Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator
merangkum kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan.Rangkuman kinerja yang didokumentasikan oleh
administrator terdiri dari:
Prosedur Perencanaan dan Monitoring Evaluasi Kapasitas Infrastruktur SPSE
No Aktivitas
Administrator sistem menyampaikan usulan peningkatan
kapasitas dalam bentuk formulir permintaan perubahan dengan
melampirkan dokumen analisis dan perencanaan kapasitas
tersebut kepada pimpinan LPSE setempat.
Pimpinan LPSE memproses usulan tersebut:
Jika disetujui usulan tersebut dilanjutkan dengan proses
pengadaan
Jika tidak disetujui administator mendapatkan catatan atas
usulan tersebutAdministrator melakukan perbaikan dan analisa ulang
seperti pada langkah 2
Berdasarkan Laporan bulanan kinerja perangkat keras dan
perangkat jaringan, Administrator sistem melakukan analisa
kebutuhan peningkatan kapasitas infrastruktur SPSE yang
terkait dengan peningkatan storage dan bandwidth jaringan
internet serta penggantian/upgrade perangkat server. Analisa
dilakukan setiap semester dengan fokus analisa pada
Tingkat kekritisan kapasitas storage
Tingkat kekritisan beban lalu lintas data
Tingkat kekritisan beban kerja komputasi
Administrator sistem membuat usulan kebutuhan peningkatan
kapasitas berdasarkan analisa yang telah dilakukan dan dalam
pelaksanaanya jikadiperlukandapatmeminta rekomendasi dan
dukungan dari LKPP atas perencanaan tersebut.
Mulai
Selesai
Ya
Tidak
256
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRATRUKTUR SPSE
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
257
FORM PERMINTAAN PERUBAHAN
Hari/Tanggal :
Waktu :
Jenis Perubahan Prioritas Perubahan
Perubahan Aplikasi Perubahan Kritis (berdampak pada infrastruktur dan harus segera diselesaikan)
Perubahan Infrastruktur Perubahan Mayor (ada implikasi ke operasional TIK)
Perubahan Layanan Perubahan Minor (tidak berpengaruh langsung terhadap infrastruktur)
A. URAIAN KONDISI TERKINI(uraiansebagaiacuandarimasing-masingkondisi)
B
DASAR ANALISA PERMASALAHAN
C. URAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN
d. PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN
Disetujui Tidakdisetujui
Catatan:
Pengusul Pimpinan
(...........................................) (...........................................)
258
LAPORAN KINERJA INFRASTRUKTUR
Hari/Tanggal Konsultasi :
Waktu :
Jenis Infrastruktur Periode Laporan
STORAGE INSIDENTAL
LALULINTAS DATA RUTIN BULANAN
BEBAN KOMPUTASI
MEMORI SERVER
RUTIN SEMESTERAN
A. URAIAN KONDISI TERKINI
B
TABEL DAN GRAFIK KINERJA
C. ANALISIS KINERJA
Administrator Pimpinan
(...........................................) (...........................................)
259
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
INSTRUKSI KERJA INSTALASI E-PROCUREMENT
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
260
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
INSTRUKSI KERJA (IK)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
Nomor IK 4/IK/LPSE/D.2/2012
TanggalPembuatan 30-Nov-2012 Tanggal Revisi TanggalEfektif 2-Jan-2013 DisahkanOleh Bima H. Wibisana
INTRUKSI KERJA INSTALASI E-PROCUREMENT
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi
Elektronik.
2. Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem
dan Transaksi Elektronik
3. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah dan perubahannya.
4. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
1. ITO (Information Technology Operation)
2. PM (Program Manager )
3. Customer (calon SPSE)
4. Dispatcher ITO
5. ITO Head
6. ITO Staff
Tujuan : Perlengkapan :
Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam Instalasi e-Procurement
untuk customer (calon LPSE) dan Memudahkan proses lelang di daerah
customer (calon LPSE)
1. Form Instalasi
2. Ticketing CRM (Create)
3. Ticketing CRM (assign back)
Penjelasan Singkat : Output Pelaksanaan Kegiatan :
E-Procurement bertujuan untuk merubah proses lelang yang selama ini
dijalankan secara manual menjadi secara otomatis(elektronik). Aplikasi yang
Terselesaikannya Instalasi e-Procurement untuk customer (calon LPSE) sesuai dengan
261
digunakan untuk e-Procurement disebut SPSE.Servis instalasi e-Procurement di
implementasikan melalui beberapa tahap prosedur, Prosedur itu terdiri dari
Pre-Instalasi, Proses Instalasi dan Post-Instalasi.Prosedur ini harus dilakukan
sesuai urutannya masing-masing.Pertama kita harus melaksanakan Pre-
Instalasi.Setelah itu kita melaksanakan Proses Instalasi.Terakhir kita
melaksanakan Post-Instalasi.Instalasi e-procurement akan dibuat berdasarkan
form instalasi yang sudah terisi oleh customer (calon LPSE). Ada 3 peran utama
yang saling berhubungan dalam Instalasi e-Procurement.Mereka adalah
Program Manager (PM), calon LPSE (Customer) dan Information Technology
operation (ITO).Sebagian besar ITO berperan dalam instalasi e-Procurement.
standar dan Memudahkan proses lelang di daerah customer (calon LPSE)
Teknik Penyajian : Peringatan :
Teknik yang digunakan untuk menyusun dan menyajikan Instruksi Kerja
Instalasi e-Procurement adalah sebagai berikut :
1. Bagan Arus
2. Tabular
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan
oleh Pelaksana.
Keterkaitan Definisi :
Prosedur Implementasi Aplikasi e-Procurement 1. LPSE: Layanan Pengadaan Secara Elektronik
2. SPSE: Sistem Pengadaan Secara Elektronik
262
Instruksi Kerja :
1.1 Aktivitas instalasi e-procurement
Aktivitas Instalasi E-Procurement
PM ITOCustomer
START
Request
Konfirmasi
1. Infrastruktur
2. Cara install
PM
Pengisian form
instalasiMenugaskan Staff
Check Infrastruktur
Proses InstalasiKonfirmasi SelesaiCheck
Finalisasi
Finish
CRM
CRM
CRM
Visit
Remote
263
1.2 Pre-instalasi SPSE
1.2.1 Request Install
Ruang Lingkup
a. Pengisian form Instalasi melibatkan dua (2) Instansi internal di LKPP, yaitu Information Technology Operation (ITO) dan Project Manager (PM).
b. Pertama PM akan mengisi form instalasi sesuai dengan informasi yang diberikan oleh customer (calon LPSE). Informasi tersebut terdiri dari infrastruktur customer
dan cara penginstalan yang diinginkan oleh customer.
c. Request tersebut akan disetujui dan diteruskan oleh PIC PM ke dispatcher ITO dalam bentuk CRM ticket.
d. Jika dispatcher ITO menyetujui CRM ticket tersebut, maka CRM ticket akan masuk sebagai request di departemen ITO.
e. Penerimaan request oleh ITO head dari dispatcher ITO dalam bentuk CRM ticket.
f. Penugasan ITO staff ditentukan oleh ITO head. Staff yang ditunjuk akan menjadi penanggung jawab dalam penginstalan untuk customer.
Definisi
Program Manager (PM): Departemen yang bertanggung jawab atas program-program yang dibutuhkan oleh LKPP.
Information Technology Operation (ITO): Departemen khusus yang menangani masalah IT di LKPP.
CRM ticket:Form elektronik yang berisi tentang infrastruktur customer dan cara penginstalan yang diinginkan customer. Serta penghubung antara ITO dan PM di aktivitas
instalasi e-Procurement.
PIC PM: Orang yang berhubungan langsung dengan customer.
Dispatcher ITO: Orang yang memberikan tugas instalasi ke staff ITO yang sudah ditunjuk oleh ITO head.
264
Prosedur request instal aplikasi SPSE
Request Install Aplikasi SPSE
Dispatcher ITO ITO Head ITO StaffPM
Mulai
Pengisian form
instalasi
Form instalasi
disetujui oleh PIC
PM
Ticketing CRM
disetujui oleh
dispatcher ITO
Pemindahan
informasi form
install ticketing
CRM
Pemilihan staff &
penugasan
instalasi oleh ITO
head
Penerimaan tugas
dari ITO head
Selesai
Ticketing CRM
masuk
sebagai
request di ITO
CRM
CRM CRM
265
1.3 Instalasi SPSE
Instalasi Aplikasi SPSE di system operasi Debian
Keterangan:
Untuk semua tanda #, $, postgres=#, epns_latihan=#, secman_latihan=# tidak perlu diketikan.
Untuk perintah yang wajib hurufnya diketik tebal.
1.3.1 Check user infrastruktur
Ruang Lingkup
a. Dalam check user infrastruktur ada dua (2) instansi yang terlibat dalam pelaksanaan aktivitas ini yaitu Program Manager (PM) dan Information Technology Operation
(ITO).
b. Pengecekan infrastruktur dilaksanakan berdasarkan form instalasi CRM. Secara tidak langsung ITO memberikan service kepada customer berupa pengecekan
infrastruktur.
c. Proses pengecekan infrastruktur sendiri terbagi menjadi 5 aktivitas: Check IP, Check user port, Check remote, Check koneksi internet user dan Check Operating System
(OS).
d. ITO tidak bisa menghubungi customer secara langsung apabila ada masalah atau kekurangan pada infrastruktur user. ITO harus meminta request update informasi
kepada PM, yang diberi istilah “call”.
e. PIC PM akan menghubungi langsung customer untuk meminta informasi yang dibutuhkan ITO terkait pengecekan infrastruktur.
Definisi
Infrastruktur Customer: Infrastruktur customer terdiri dari aset-aset yang dimiliki oleh customer yang berguna dalam penginstalan e-Procurement.
Form instalasi: Form instal yang berisi tentang infrastruktur customer dan cara penginstalan yang diinginkan customer. Serta penghubung antara ITO dan PM di aktivitas
instalasi e-Procurement.
266
PIC PM: Orang yang berhubungan langsung dengan customer
PIC ITO: Orang yang mengerjakan instalasi e-Procurement untuk customer
Prosedur checking user infrastruktur
Checking user infrastructure
ITO UraianPM
Mulai
Check user IP
address
Check user port
Check remote
Check koneksi
internet
Check operating
system (OS)
Call
Call
Call
Call
Call
Selesai
done
done
done
done
done
Not done
Not done
Not done
Not done
Not done
# Traceroute IP
(port SSH)
# nmap IP
# Test SSH
# Check outgoing
post (80.25)
# Update repository
267
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam check users infrastructure
1. Traceroute
Command: traceroute IP
2. nmap IP
Command: nmap -p 22 IP
3. test SSH
Command: ssh user@IP –p22
4. Test outgoing post (80.25)
Command: TopTraceroute inaproc
TopTraceroute mail pengadaan
5. Add Repositori
# nano /etc/apt/sources.list
Setelah file sources.list terbuka, ketikan url dibawah ini:
debhttp://kambing .vlsm.org/debian squeeze main contrib non-free
deb-srchttp://kambing.vlsm.org/debian squeeze main contrib non-free
debhttp://etc.inittab.org/~agi/debian/libapache-mod-security2/old./
6. Lakukan updating, setiap selesai melakukan add repository, masukan command:
# apt-get update
1.3.2 Proses Instalasi SPSE
Ruang Lingkup
a. Di proses instalasi hanya ada 1 instansi yang terlibat, yaitu ITO.
b. Pengerjaan proses instalasi dilakukan oleh PIC ITO.
268
c. PIC ITO sepenuhnya bertanggung jawab atas proses instalasi.
d. Proses instalasi disesuaikan dengan infrastruktur customer yang terdapat di form instalasi.
Definisi
PIC ITO: Orang yang melakukan instalasi e-Procurement untuk customer
Infrastruktur Customer: Infrastruktur customer terdiri dari aset-aset yang dimiliki oleh customer yang berguna dalam penginstalan e-Procurement.
Prosedur instalasi
Cara Instalasi Aplikasi SPSE di System Operasi Debian
ITO
Mulai
Create header
application
Create customer ID
Install database
menggunakan
postgresql
Install webserver
menggunakan
apache
Install java dan
tomcat
12
Penyelesaian error
aplikasi SPSE sesuai
dengan feedback
request (terhubung
dengan prosedur check
aplikasi)
269
Cara Instalasi Aplikasi SPSE di System Operasi Debian
ITO
1 2
Konfigurasi
Install aplikasi
SPSE
Konfirmasi
penyelesaian error
(terhubung dengan
check aplikasi)
Selesai
270
1. Framework
Gambar Framework SPSE
Postgresql
Operating System
Apache
Tomcat
Java
SPSE application
271
Latihan
Production
Gambar Detail Framework SPSE
272
Gambar workflow SPSE
273
Working Directory komponen SPSE
1. Web Service SPSE
File Konfigurasi :
/etc/apache2/site-available/default
/etc/apache2/apache2.conf
/etc/apache2/working.properties
Command Binary
/usr/sbin/apache2ctl
/usr/sbin/apache2
Script /etc/init.d/apache2
274
Log system
/var/log/apache2/access.log
/var/log/apache2/error.log
/var/log/apache2/audit_apache.log
/var/log/apache2/mod_jk.log
/var/log/apache2/modsec_debug.log
2. Java Container SPSE
File Konfigurasi
/usr/local/src/apache-tomcat-production/conf/server.xml
/usr/local/src/apache-tomcat-latihan/conf/server.xml
275
Command Binari
/usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/catalina.sh
/usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/startup.sh
/usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/catalina.sh
/usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/startup.sh
/usr/local/src/jdk1.6.0/bin/java
Log sistem
/usr/local/src/apache-tomcat-production/logs/catalina.out
/usr/local/src/apache-tomcat-production/logs/epns.log
3. Database
File Konfigurasi
/etc/postgresql/8.3/main/postgresql.conf
/etc/postgresql/8.3/main/pg_hba.conf
276
Command Binari
/usr/lib/postgresql/8.3/bin/*
Script binary /etc/init.d/postgresql
Log sistem
/var/log/postgresql/postgresql-8.3-main.log
4. Mail server
File konfigurasi
Terdapat di database
Command binari
Log system
5. File Configuration untuk Upload Download
Terdapat di file konfigurasi database
2. Software yang dibutuhkan
Install via Console:
Install aplikasi yang dibutuhkan, diantaranya;
277
a. Aplikasi apache :
apache2
apache2-threaded-dev
build-essential
libapache2-mod-evasive
libapache2-mod-security2
libapache2-mod-jk
b. Database :
postgresql
c. Complementary :
unzip
rsync
postfix
Perintah untuk melakukan instalasi aplikasi tersebut:
#apt-get install apache2 apache2 –threaded-dev postgresql unzip build-essential libapache2-mod-
evasive libapache2-mod-security2 rsync
#apt-get install apache2 apache2 –threaded-dev postgresql unzip build-essential libapache2-mod-
evasive libapache2-mod-security2 rsync postfix
Copy Source:
Copy semua data yang dibutuhkan untuk proses instalasi SPSE di /home, diantaranya;
jdk 1.6.0 zip untuk java
apache-tomcat-latihan
apache-tomcat-production
278
epns-web-3.2.5.zip (atau disesuaikan dengan nama zip file aplikasinya) untuk source SPSE
SQL (atau disesuaikan dengan nama folder tempat file .sql) untuk instal SQL SPSE
application.properties untuk konfig connect DB & App SPSE
apache2 (configurasi apache), tomcat-connectors-1.2.25-src (atau yang lebih baru lagi)
3. Versi
WebService apache Versi 2.*
Java Container Tomcat versi 6.0.*
Database Postgresql 8.* (Recommended 8.4)
4. Langkah-langkah penginstalan:
1. Membuat header aplikasi untuk customer (calon LPSE)
2. Membuat customer ID dan mendaftarkannya di database ITO untuk mempermudah ITO mengontrol customer ID.
3. Penginstalan database menggunakan posgresql
Keterangan : versi aplikasi posgresql harus lebih dari 8.3
Perintah konfigurasi postgresql:
# su postgres (masuk ke user postgres)
$ psql(masuk ke psql)
279
postgres=# create user epns password ‘epns’; (membuat user epns dan passwordnya)
postgres=# create user secman password ‘secman’; (membuat user secman dan passwordnya)
postgres=# \q (keluar dari psql, dan kembali ke user postgres)
$ createdb-U postgres –O epns epns_latihan (membuat database epns_latihan)
$ createdb-U postgres –O epns secman_latihan (membuat database secman_latihan)
$ psql(masuk ke psql)
postgres=# \c epns_latihan (masuk ke dalam database epns_latihan)
epns_latihan=#\cd/home/SQL_323/Master/latihan (untuk membuka direktori file sql yang akan diimport)
epns_latihan=#\i ./1_epns_master_latihan_220.sql (untuk mengimport database pertama)
epns_latihan=#\i ./2_sql_upgrade_lengkap.sql (untuk mengimport database kedua)
epns_latihan=#\i ./3_update_230.sql (untuk mengimport database ketiga)
epns_latihan=#\i ./4_patch_230.sql (untuk mengimport database keempat)
epns_latihan=#\i ./5_metode_konsultansi.sql (untuk mengimport database kelima)
epns_latihan=#\i ./6_update-230r3.sql(untuk mengimport database keenam)
epns_latihan=#\i ./7_update-epns35.sql(untuk mengimport database ketujuh)
epns_latihan=#\i ./8_update-3.1.sql(untuk mengimport database kedelapan)
280
epns_latihan=#\i ./9_Lelang_Konstruksi.sql(untuk mengimport database kesembilan)
epns_latihan=#\i ./10_update-to-3.2.1.sql(untuk mengimport database kesepuluh)
epns_latihan=#\i ./11_update-to-3.2.3.sql(untuk mengimport database kesebelas)
epns_latihan=#\i ./12_tahapan-perpres54.sql(untuk mengimport database keduabelas)
epns_latihan=#\i ./13_update_324.sql(untuk mengimport database ketigabelas)
epns_latihan=#\c secman_latihan (masuk ke dalam database secman_latihan)
secman_latihan=#\cd SECMAN (masuk ke direktori secman)
secman_latihan=#\i ./1_secman_master_latihan_220.sql (untuk mengimport database pertama)
secman_latihan=#\i ./2_update_230_secman_lat.sql (untuk mengimport database kedua)
Konfigurasi Postgresql
a) ITO harus memastikan bahwa instalasi servis DB sudah selesai.
b) Database dibuat menjadi 2 bentuk yaitu 2 folder ( epns dan secman) dan 4 folder (epns_prod & epns_latihan), (secman_prod & secman_latihan).
c) Set user untuk masing-masing database (epns-prod and epns-training).
d) Beberapa hal yang harus diperhatikan :
i. File pg_hba.conf di file konfigurasi postgresql.
ii. File postgresql.conf di file konfigurasi postgresql.
Konfigurasi postgresql selesai.
281
4. Penginstalan webserver menggunakan apache
Keterangan : apache harus dilengkapi dengan modul JK, security, deflate dan evasive.
Perintah konfigurasi apache2 (debian dan keturunannya)/httpd(redhat/centos dan keturunannya):
# cd/home (masuk ke direktori home)
# cp -r apache2 /etc (copy folder apache2 (konfigurasi apache) debian di /etc)
# cd /etc/apache2 (masuk ke direktori apache2)
# vim /etc/apache2/sites-available/default
a) Proses instalasi apache harus dipastikan sudah selesai terlebih dahulu.
b) Membuat folder akses untuk handler static page
Alias /latihan /home/appserv/epns-lat-325/latihan
Alias /eproc /home/appserv/epns-prod-325/eproc
c) Membuat folder akses untuk file upload/download
Alias /file_latihan /home/file/file_latihan
Alias /file_prod /home/file_prod
282
d) Membuat folder source code SPSE agar tidak bisa diakses dari luar.
<DirectoryMatch /home/appserv/epns-prod-325/eproc/WEB-INF>
AllowOverride None
Order deny,allow
deny from all
</DirectoryMatch>
<DirectoryMatch /home/appserv/epns-lat-325/latihan/WEB-INF>
AllowOverride None
Order deny,allow
deny from all
</DirectoryMatch>
283
e) Konfigurasi untuk koneksi antara apache (webserver) dan tomcat (aplikasi webserver)
JkWorkersFile /etc/apache2/workers.properties
JkLogFile /var/log/apache2/mod_jk.log
JkLogLevel debug
JkLogStampFormat "[%a %b %d %H:%M:%S %Y] "
JkMount /latihan* worker1
JkMount /eproc* worker2
f) Konfigurasi untuk modul deflate (pertukaran data antara server dan client dimuat dalam bentuk .zip agar lebih ringan.)
LoadModule deflate_module /usr/lib/apache2/modules/mod_deflate.so
SetOutputFilter DEFLATE
DeflateBufferSize 65536
DeflateCompressionLevel 9
DeflateFilterNote Input instream
DeflateFilterNote Output outstream
DeflateFilterNote Ratio ratio
DeflateMemLevel 9
284
DeflateWindowSize 15
BrowserMatch ^Mozilla/4\.0[678] no-gzip
BrowserMatch "Windows 98" gzip-only-text/html
BrowserMatch "MSIE [45]" gzip-only-text/html
BrowserMatch \bMSI[E] !no-gzip !gzip-only-text/html
SetEnvIfNoCase Request_URI
\.(?:gif|jpeg|jpe|jpg|png|ico|t?gz|zip|rar|pdf|doc|xls|dat)$ no-gzip dont-vary
LogFormat '"%r" %{outstream}n/%{instream}n (%{ratio}n%%)' deflate
CustomLog /var/log/apache2/deflate_log deflate
g) Konfigurasi client ID. Bertujuan agar setiap client mempunyai ID yang berbeda.
<IfModule mod_headers.c>
Header append Vary User-Agent env=!dont-vary
</IfModule>
285
h) Konfigurasi untuk host (identitas host server)
<VirtualHost *:80>
LogLevel warn
CustomLog /var/log/apache2/access.log combined
RedirectMatch ^/$ /eproc/app
RedirectMatch ^/latihan$ /latihan/app
AddOutputFilterByType DEFLATE text/html text/plain text/xml text/css
application/x-javascript application/x-httpd-php
SetInputFilter DEFLATE
SetOutputFilter DEFLATE
</VirtualHost>
286
i) Konfigurasi untuk modul evasive (Bertujuan untuk mengurangi flooding request/DOS/brute force attack.)
<IfModule mod_evasive20.c>
DOSHashTableSize 6194
DOSPageCount 25
DOSSiteCount 80
DOSPageInterval 1
DOSSiteInterval 1
DOSBlockingPeriod 10
</IfModule>
j) Konfigurasi untuk modul security webserver (Membuat aplikasi server firewall)
SecAuditEngine RelevantOnly
SecRequestBodyAccess On
SecResponseBodyAccess On
SecAuditLogParts ABCFHZ
SecAuditLog /var/log/apache2/audit_apache.log
SecDebugLog /var/log/apache2/modsec_debug.log
287
SecDebugLogLevel 3
SecDefaultAction log,auditlog,deny,status:403,phase:2,t:none
SecRuleEngine On
SecServerSignature "Netscape-Enterprise/6.0 PHP5.2.0 mod_asp/3.4.5"
SecRule ARGS "\.\./"
SecRule ARGS "<[[:space:]]*script"
SecRule REQUEST_BODY "(document\.cookie|Set-Cookie|SessionID=)"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*meta*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*style*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*script*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*iframe*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*object*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*img*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*applet*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*form*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_HEADERS:User-Agent "Nikto" "log,deny,status:403,msg:'Nikto Scanners
Identified'"
288
SecRule HTTP_HOST "\x25"
SecRule HTTP_HOST "^$" "log,allow,msg:'no http host'"
SecRule HTTP_USER_AGENT "^$" "log,allow,msg:'No user agent'"
SecRule REQUEST_BODY "/^(etc|bin|sbin|tmp|var|opt|dev|kernel|exe)$/"
SecRule ARGS "delete[[:space:]]+from"
SecRule ARGS "insert[[:space:]]+into"
SecRule ARGS "select.+from"
SecRule ARGS "\<\!--\#"
#SecRule ARGS "((=))[^\n]*(<)[^\n]+(>)"
SecRule REQUEST_BODY "(\'|\")"
SecRule REQUEST_BODY "!^[\x20-\x7f]+$"
SecRule REQUEST_URI "^/(bin|cgi|cgi(\.cgi|-91[45]|-sys|-local|s|-win|-exe|-home|-
perl)|(mp|web)cgi|(ht|ows-)bin|scripts|fcgi-bin)/"
SecRule REQUEST_BODY "/bin/ps"
SecRule ARGS "wget\x20"
SecRule ARGS "uname\x20-a"
SecRule REQUEST_BODY "/nessus_is_probing_you_"
289
SecRule REQUEST_URI "^OR 1=1--*"
SecRequestBodyLimit 800000000
SecResponseBodyLimit 800000000
<LocationMatch /cgi-bin/>
SecRule REQUEST_URI "!(script1\.cgi|script2\.cgi|custom_email\.pl|form\.cgi\.exe)"
</LocationMatch>
k) Additional apache configuration in file workers.properties
ps=/
worker.list=worker1 worker2 worker3
worker.worker1.port=8009
worker.worker1.host=localhost
worker.worker1.type=ajp13
worker.worker1.lbfactor=1
worker.worker2.port=7009
worker.worker2.host=localhost
290
worker.worker2.type=ajp13
worker.worker2.lbfactor=1
l) Konfigurasi apache selesai.
5. Penginstalan java dan tomcat
Keterangan : versi aplikasi java harus lebih dari versi 1.6.0
versi aplikasi tomcat harus lebih dari versi 6.0.19
# vim /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/conf/server.xml
(untuk mengedit file server.xml)
Pada context path, sesuaikan isian docBase dengan gambar dibawah ini:
291
Konfigurasi Tomcat
a) ITO harus memastikan instalasi tomcat sudah selesai.
b) Konfigurasi untuk koneksi apache ke tomcat/aplication container
<!-- Define an AJP 1.3 Connector on port 8009 -->
<Connector port="8009" protocol="AJP/1.3" redirectPort="8443"
maxThreads="800" />
c) Konfigurasi untuk letak source (Diletakkan di antara konfigurasi <Host></Host>)
292
<Context path="/latihan" docBase="/home/appserv/epns-lat-325/latihan"
reloadable="false" ></Context>
d) Konfigurasi tomcat selesai.
6. Instal aplikasi SPSE
Perintah konfigurasi aplikasi SPSE:
# cd /home (masuk ke direktori home)
# mkdir –p appserv/epns-lat-325/latihan (untuk membuat direktori appserv/epns-prod-325/eproc)
# cd appserv/epns-lat-325/latihan (masuk ke direktori appserv/epns-lat-325/latihan)
# unzip /home/epns-web-3.2.5.zip (melakukan unzip file aplikasi SPSE)
# cp /home/application.properties WEB-INF/classes/ (copy file application.properties ke dalam folder WEB-INF/classes)
# nano WEB-INF/classes/application.properties (membuka file application.properties untuk melakukan konfigurasi file tersebut). Database dari isi file tersebut dirubah
untuk menyesuaikan dengan nama database yang akan kita buat, misalny, database yang akan kita buat adalah epns_latihan dan secman_latihan, maka konfigurasi pada:
secman.jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost secman_prod
menjadi
secman.jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost secman_latihan (secman_prod diganti sesuai dengan database yang kita buat, dalam hal ini secman_latihan)
293
jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost/epns_prod
menjadi
jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost/epns_latihan (epns_proddiganti menyesuaikan dengan database yang kita buat, dalam hal ini epns_latihan)
7. Test konfigurasi
1. Restart service
# /etc/init.d/apache2restart(untuk restart service apache2)
# /etc/init.d/postgresql restart(untuk restart service postgresql)
2. Check running aplikasi
# /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/catalina.sh run (melakukan
start-up java secara debug)
Selanjutnya, buka browser, lalu ketikan pada address di browser yang anda pakai:
localhost/latihan(jika anda melakukan pengistalan di dalam computer tersebut)
192.168.1.23 (ip-address)/latihan (jika anda melakukan penginstalan di dalam computer yang berbeda)
Jika sudah berhasil, untuk keluar dari menu debug catalina ketik Ctrl+C
294
3. Perintah aplikasi agar tetap running selama server on :
# /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/startup.sh
4. Perintah aplikasi agar up saat direstart sekalipun :
# vim/rtc/rc.local (membuka file rc.local)
Setelah terbuka filenya, tambahkan dua command dibawah ini setelah exit 0
/usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/startup.sh
5. Install aplikasi selesai
8. Install snmp
1. Perintah install snmp
apt-get install snmp snmpd
295
2. Konfigurasi snmp
3. Restart snmp
etc/init.d/snmpd restart
296
9. Test hasil instalasi
Check login
Check email
Check upload
1.4 Post-Instalasi SPSE
1.4.1 Konfirmasi hasil instalasi SPSE
Ruang lingkup
a. Konfirmasi hasil instalasi SPSE berfungsi sebagai pernyataan bahwa proses instalasi e-Procurement telah selesai melalui CRM.
b. Konfirmasi hasil instalasi SPSE melibatkan dua departemen yaitu ITO dan PM.
c. Konfirmasi instalasi SPSEdilaksanakan setelah penginstalan SPSE sudah selesai.
d. PM akan menggunakan hasil konfirmasi instalasi SPSE dari ITO untuk pemberitahuan kepada customer bahwa penginstalan SPSE telah selesai.
Definisi
ITO: Departemen yang menangani masalah-masalah operasional IT di LKPP
PM:Departemen yang bertanggung jawab atas program-program yang dibutuhkan oleh LKPP.
297
Prosedur konfirmasi hasil instalasi SPSE
Konfirmasi Selesai Penginstalan SPSE
PMITO
Mulai
Pastikan instalasi
aplikasi SPSE
selesai
Pemberitahuan
selesai
penginstalan ke
PM (Assign back
ticketing CRM)
Pemberitahuan
selesai
penginstalan dari
PIC ITO
Konfirmasi
penginstalan
selesai
Pemberitahuan
selesai
penginstalan ke
customer
Selesai
CRM
298
1.4.2 Check hasil instalasi SPSE
Ruang lingkup
a. Check hasil instalasi SPSE dilakukan oleh customer.
b. Informasi/feedback antara customer, PM, dan ITO dilakukan secara elektronik melalui CRM.
c. Setelah pemberitahuan dari PM customer akanmencoba aplikasi SPSE. Apabila aplikasi SPSE tidak berjalan dengan baik atau error maka customer akan
menginformasikan hal tersebut ke PM (feedback).
d. Error yang sudah diterima oleh PM akan dilanjutkan ke ITO sebagai permintaan perbaikan.
e. Jika instalasi SPSE berjalan dengan baik maka customer akan menginformasikan hal tersebut ke PM (feedback).
f. Feedback yang diterima akan digunakan oleh PM untuk melakukan finalisasi SPSE.
g. PM akan mengirim informasi tersebut ke ITO dan digunakan untuk pencatatan buku sebagai tanda bukti bahwa instalasi SPSE sudah selesai dan terlaksana.
h. Jika ITO tidak menerima feedback lebih dari 2 hari maka instalasi SPSE dianggap selesai.
Definisi
ITO: Departemen yang menangani masalah-masalah operasional IT di LKPP
PM: Departemen yang bertanggung jawab atas program-program yang dibutuhkan oleh LKPP.
Feedback: Informasi kembali dari customer.
299
Prosedur Check SPSE
Check Aplikasi SPSE
PM ITOCustomer
Mulai
Pemeriksaan
aplikasi SPSE oleh
customer
Pemeriksaan
aplikasi SPSE
selesai
Feedback
report dari
customer
Penerimaan error
aplikasi SPSE
Finalisasi
Install aplikasi
SPSE dianggap
selesai
Pencatatan buku
(bukti instalasi
aplikasi SPSE
selesai)
Penginstalan e-
procurement
selesai (ticketing
CRM closed)
Konfirmasi
penyelesaian error
ke customer
Selesai
Complete
Error
> 2 hari
< 2 hari
Konfirmasi
penyelesaian error
(terhubung dengan
proses instalasi
SPSE)
Peyelesaian error
aplikasi SPSE
(terhubung dengan
proses instalasi
SPSE)
300
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
INSTRUKSI KERJA INSTALASI APLIKASI E-PROCUREMENT
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
301
1. Lampiran-lampiran
Form instalasi
BERITA (INSTALL ) APLIKASI
Telah kami lakukan (install) aplikasi release .................untuk Customer berikut:......
No
Customer
Nama
Aplikasi
Tgl Pelaksanaan Instalasi
Keterangan
IT OPERATION (ITO) Program Manager (PM)
Tanggal
Nama
:
:
................................
................................
Tanggal
Nama
:
:
................................
................................
302
Ticketing CRM (Create)
Ticketing CRM (assign back)
303
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PEDOMAN REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENGGUNA SPSE
JAKARTA
2012
304
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
305
41/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Penyedia Barang/Jasa
2 2 Verifikator
3 Helpdesk LPSE
3 4 Front office
4
5
1. Formulir Data Penyedia
1. 2. Formulir Keikutsertaan
2
1.
2.
1
1 SOP Pengarsipan Dokumen
2
3
Pencatatan dan Pendataan :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Peralatan/Perlengkapan :
Tujuan :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peringatan :
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas
melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Definiisi :
Menentukan kelayakan (eligibility) penyedia barang/jasa melalui mekanisme kontrol atas
registrasi calon penyedia barang/jasa
Prosedur ini mencakup proses tata cara regristrasi dan verifikasi calon penyedia
barang/jasa seperti: mendownload formulir, mengisi formulir, melakukan verifikasi
dokumen dan menyetujui atau menolak registrasi penyedia barang/jasa
Tanggal Revisi
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Memberikan arahan prosedur bagi pelaksanaan proses registrasi dan verifikasi calon
penyedia barang/jasa (vendor) untuk mendapatkan akun SPSE
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA
BARANG/JASA
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
306
Penyedia Front office Helpdesk LPSE Verifikator Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Wajib menggunakan e-mail perusahaan
(tidak boleh e-mail pribadi)
2. Tata cara registrasi pada aplikasi SPSE
mengacu pada panduan pengguna (user
guide) aplikasi SPSE
2 Mengunduh (download) formulir data penyedia
dan formulir keikutsertaan yang tersedia pada
aplikasi SPSE.
N/A Blanko Formulir
Data Penyedia dan
Blanko Formulir
Keikutsertaan
3 Mengisi formulir data penyedia N/A Formulir data
penyedia yang
sudah terisi
4 Mengisi formulir keikutsertaan Dibuat diatas kertas berkop perusahaan,
ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap
dan bermaterai.
N/A Fromulir
keikutsertaan yang
sudah terisi
1. Dibuat diatas kertas berkop perusahaan
ditandatangani pimpinan perusahaan dan
admin yang ditunjuk, dicap serta bermaterai.
2. Apabila Adminnya adalah pimpinan
perusahaan itu sendiri maka membuat surat
pernyataan bahwa dirinya sebagai admin
1. Pimpinan perusahaan dapat menguasakan
kepada pihak manapun untuk melakukan
proses verifikasi di LPSE.
2. Surat kuasa dibuat diatas kertas berkop
perusahaan dan ditandatangani pimpinan
perusahaan serta penerima kuasa, dicap dan
bermaterai.
3. Apabila pimpinan perusahaan yang
melakukan verifikasi maka tidak perlu
membuat surat kuasa.
1. Formulir data penyedia, Formulir
keikutsertaan dan Dokumen perusahaan asli
serta copy nya (softcopy/hardcopy) terdiri
dari 1.KTP pemilik/ direktur/ pengurus; 2.
NPWP; 3. SIUP/ SIUJK/ SBU/ ijin untuk
menjalankan kegiatan/usaha sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku; 4. Akta pendirian perusahaan
dan Akta perubahan terakhir. Untuk
Perseorangan dan Koperasi persyaratan
menyesuaikan dengan ketentuan yang
berlaku
2. Berkas permohonan dimasukan kedalam
amplop/map bersampul identitas
perusahaan
8 Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office
dan mengisi buku tamu
N/A
7 Mempersiapkan berkas permohonan N/A Berkas
Permohonan
Surat Kuasa Untuk
Verifikasi
Blanko
tersedia/menyatu
dengan formulir
keikutsertaan
Melakukan registrasi oline pada website
LPSE/aplikasi SPSE
1 N/A
SOP REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
5 Membuat Surat Penunjukan Admin N/A Surat Penunjukan
Admin
Blanko
tersedia/menyatu
dengan formulir
keikutsertaan
Membuat Surat Kuasa untuk verifikasi6 N/A
Mulai
307
9 Memberikan nomor antrian dan
mempersilahkan penyedia untuk menunggu
giliran menghadap helpdesk diruang tunggu
5 menit Nomor antrian
10 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai
nomor antrian
N/A
11 Menanyakan kepada penyedia apakah sudah
melakukan registrasi online,
5 menit
12 Melakukan aktivitas No.1 di bidding room
mengacu pada SOP penggunaan akses
intranet/internet di Bidding Room bagi
pengguna SPSE
N/A mengacu pada SOP
penggunaan akses
intranet/internet di
Bidding Room bagi
pengguna SPSE
13 Menerima berkas permohonan dan memeriksa
apakah penyedia masuk daftar hitam/black list
yang tercantum pada portal inaproc
5 menit
14 Memberitahu penyedia permohonan ditolak dan
mengembalikan berkasnya serta memberitahu
verifikator untuk memasukan ID penyedia
tersebut kedalam daftar hitam pada aplikasi
SPSE
5 menit
15 Memeriksa apakah berkas permohonan lengkap
dengan mengisi formulir ceklis kelengkapan
berkas permohonan
5 menit Formulir ceklis
kelengkapan
berkas
permohonan
16 Membertahu penyedia untuk melengkapi berkas
sesuai yang tercantum di formulir ceklis
kelengkapan berkas permohonan
5 menit
Selesai
Ya
Tidak
Tidak
Ya
belum
Ya
308
17 Menyerahkan tanda terima berkas kepada
penyedia dan menyerahkan berkas permohonan
kepada verifikator
5 menit Tanda terima
berkas
18 Menerima berkas permohonan dan memeriksa
apakah penyedia sudah terdaftar di LPSE lain
5 menit
19 Memberitahu penyedia agar penyedia tersebut
menggunakan user id yang sudah terdaftar
5 menit
20 Menerima pemberitahuan dari verifikator
melalui helpdesk untuk login pada aplikasi SPSE
menggunakan user ID yang sudah terdaftar
N/A
21 Melakukan verifikasi dan validitas berkas
permohonan. Apakah berkas sesuai/lolos
verifikasi ?
Berkas asli dan copy harus sesuai, dokumen
masih berlaku dan data antar dokumen
sesuai dan konsisten
10 menit
hasil verifikasi
22 Menyetujui permohonan dengan mengklik
tombol " SETUJU" pada aplikasi SPSE hasil verifikasi 5 menit
permohonan
disetujui
23 Mencantumkan kekurangan pada amplop/map
berkas permohonan, menyerahkannya kepada
penyedia melalui helpdesk untuk dilengkapi dan
kembali dilakukan verifikasi
5 menit
24 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada
SOP pengarsipan berkas 10 Menit Arsip Berkas
Ya
Tidak
Selesai
Tidak
Ya
309
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
REGISTRASI PPK
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
310
42/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 PPK
2 2 Admin Agency
3
4
5
1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun PPK
2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan PPK
1. 1.
2.
2.
1 SOP Pengarsipan Dokumen
Keterkaitan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Tujuan :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana. Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja
ULP/PPK
Pencatatan dan Pendataan :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Prosedur ini mencakup proses permohonan akun PPK, verifikasi dan pembuatan akun
oleh Admin Agency sehingga PPK dapat melakukan login dengan akun yang telah
didaftarkan tersebut
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Definiisi :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi PPK dalam melakukan permohonan
pembuatan akun pada aplikasi SPSE kepada Admin Agency
PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna
Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung
jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
Peringatan :
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
REGISTRASI PPK
311
PPK Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Formulir permohonan pembuatan akun
PPK
2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan PPK
2 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas
permohonan. Apakah berkas permohonan
lengkap?
Berkas permohonan lengkap dan dokumen
copy sesuai aslinya
10 menit
4 Meminta PPK untuk melengkapi/memperbaiki
berkas permohonan
Admin Agency mencantumkan kekurangan
berkas Permohonan yang harus dilengkapi
5 menit
Melengkapi kekurangan berkas permohonan N/A
1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE
berdasarkan formulir permohonan
pembuatan akun PPK
2. Aktivasi akun dilakukan jika PPK telah
mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi
3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi
SPSE mengacu pada panduan pengguna
(user guide) aplikasi SPSE
6 Menginformasikan melalui e-mail akun (user id
dan password) PPK yang telah dibuat dengan
tembusan kepada Kepala LPSE
5 menit e-mail
informasi akun
PPK
7 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
10 Menit Arsip berkas
permohonan
SOP REGISTRASI PPK
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
5 15 menit
Berkas dapat
disampaikan secara
langsung (hardcopy)
atau melalui e-mail
(softcopy)
Membuat Akun PPK pada aplikasi SPSE
1 Menyampaikan berkas permohonan pembuatan
akun (user id, password) kepada Admin Agency
N/AMulai
Selesai
Ya
Tidak
312
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
REGISTRASI PPK
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
313
Permohonan Pembuatan Akun PPK
Data Instansi
NamaInstansi
Alamat
KodePos
Telepon
Fax
Kontak Person
Data PPK (sesuai SK pengangkatan)
Nama
NIP
User ID
Password Sementara
Instansi
Alamat Kantor
Telepon
Pangkat
Golongan
Jabatan
No SK
MasaBerlaku SK
Tanggal Pemohon Tandatangan
314
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
REGISTRASI PANITIA PENGADAAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
315
43/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Panitia Pengadaan
2 2 Admin Agency
3
4
5
1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Panitia Pengadaan
2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan Panitia Pengadaan
1. 1.
2.
1 SOP Pengarsipan Dokumen
Keterkaitan :
Definisi :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Panitia Pengadaan dalam melakukan
permohonan pembuatan akun pada aplikasi SPSE kepada Admin Agency
Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia
Pengadaan/Pokja ULP/PPK
Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Pencatatan dan Pendataan :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Prosedur ini mencakup proses permohonan akun Panitia Pengadaan, verifikasi dan
pembuatan akun oleh Admin Agency sehingga Panitia Pengadaan dapat melakukan login
dengan akun yang telah didaftarkan tersebut
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Tujuan :
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
REGISTRASI PANITIA PENGADAAN
316
Panitia
PengadaanAdmin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Formulir permohonan pembuatan akun
Panitia Pengadaan
2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan
Panitia Pengadaan (jika disampaikan
langsung membawa asli dan copy, jika
disampaikan melalui email SK asli di scan)
2 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas
permohonan. Apakah berkas permohonan
lengkap?
Berkas permohonan lengkap dan dokumen
copy sesuai aslinya
10 menit
4 Meminta Panitia Pengadaan untuk
melengkapi/memperbaiki berkas permohonan
Admin Agency mencantumkan kekurangan
berkas Permohonan yang harus dilengkapi
5 menit
Melengkapai kekurangan berkas permohonan N/A
1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE
berdasarkan formulir permohonan
pembuatan akun Panitia Pengadaan
2. Aktivasi akun dilakukan jika Panitia
Pengadaan telah mengikuti pelatihan
penggunaan aplikasi
3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi
SPSE mengacu pada panduan pengguna
(user guide) aplikasi SPSE
6 Menginformasikan melalui e-mail akun (user id
dan password) Panitia Pengadaan yang telah
dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE
5 menit e-mail
informasi akun
Panitia
Pengadaan
7 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
10 Menit Arsip berkas
permohonan
SOP REGISTRASI PANITIA PENGADAAN
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
5 15 menit
Berkas dapat
disampaikan secara
langsung (hardcopy)
atau melalui e-mail
(softcopy)
Membuat Akun Panitia Pengadaan pada aplikasi
SPSE
1 Menyampaikan berkas permohonan pembuatan
akun (user id, password) kepada Admin Agency
N/AMulai
Selesai
Ya
Tidak
317
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
REGISTRASI PANITIA PENGADAAN
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
318
Formulir Permohonan Pembuatan Akun Panitia
Nama Instansi
Alamat
Kode Pos
Telepon
Kontak Person
No Nama NIP
User
ID
Password
sementara Instansi
Alamat
Kantor Telp E-Mail Pangkat Golongan Jabatan
Pengangkatan
Sebagai No SK
Masa
Berlaku SK
1 Ketua Panitia
2 Sekretaris
3 Anggota
4 Anggota
5 Anggota
Tanggal Tanda tangan
Nama Kepanitian
Tahun
Data Instansi
Data Panitia Pengadaan (sesuai SK Pengangkatan)
Data Kepanitian Pemohon
Fax
319
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
REGISTRASI ADMIN AGENCY K/L/D/I
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
320
44/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Pimpinan Instansi Admin Agency K/L/D/I
2 2 Admin PPE
3 Kepala LPSE
3 4 Admin Agency K/L/D/I
4
5
1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Admin Agency
2 Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Admin Agency
1. 1
2.
2
1 SOP Pengarsipan Dokumen
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Tujuan :
Definisi :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan akun admin agency K/L/D/I., verifikasi dan
pembuatan akun oleh Admin PPE sehingga admin agency dapat melakukan login dengan
akun yang telah didaftarkan tersebut
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Nomor SOP
Peralatan/Perlengkapan :
REGISTRASI ADMIN AGENCY K/L/D/I
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa)
Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja
ULP/PPK
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Pimpinan Instansi
Admin Agency dalam melakukan permohonan pembuatan akun pada aplikasi SPSE
kepada Kepala LPSE
Pencatatan dan Pendataan :
321
Pimpinan Instansi
Admin AgencyAdmin Agency Kepala LPSE Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Formulir permohonan pembuatan akun
Admin Agency
2. Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai
Admin Agency
3. Surat Permohonan Kepada Pimpinan LPSE
2 Menerima berkas permohonan, menjawab surat
permohonan kepada pimpinan instansi pemohon
dan mendisposisikan kepada Admin PPE untuk
ditindaklanjuti
N/A Surat Jawaban
Permohonan
Pembuatan
Akun
3 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas
permohonan. Apakah berkas permohonan
lengkap?
Berkas permohonan lengkap dan dokumen
copy sesuai aslinya
5 Menit
4 Meminta Admin Agency untuk melengkapi berkas
permohonan
Admin PPE mencantumkan kekurangan
berkas Permohonan yang harus dilengkapi
5 Menit
5 Melengkapai kekurangan berkas permohonan N/A
1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE
berdasarkan formulir permohonan
pembuatan akun Admin Agency
2. Aktivasi akun dilakukan jika Admin
Agency telah mengikuti pelatihan
penggunaan aplikasi
3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi
SPSE mengacu pada panduan pengguna
(user guide) aplikasi SPSE
1. Akun diberikan melalui e-mail milik
masing-masing personil (Admin Agency)
yang terdaftar pada aplikasi SPSE
2. Dalam e-mail diinformasikan untuk segera
melakukan login dengan User ID dan
Password tersebut serta mewajibkan untuk
melakukan perubahan password
8 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
hasil pembuatan akun Admin Agency 10 Menit Arsip berkas
permohonan
SOP REGISTRASI ADMIN AGENCY K/L/D/I
No Aktivitas
Mutu Baku
Keterangan
Pelaksana
N/A Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
(softcopy)
6 Membuat Akun Admin Agency pada aplikasi SPSE. 15 menit
1 Menyampaikan berkas permohonan pembuatan
akun (user id, password) kepada Kepala LPSE
7 Menginformasikan melalui e-mail akun (user id
dan password) Admin Agency yang telah dibuat
dengan tembusan kepada Kepala LPSE
10 menit e-mail
informasi akun
Admin Agency
Mulai
Selesai
Ya
Tidak
322
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
REGISTRASI ADMIN AGENCY K/L/D/I
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
323
Formulir Permohonan Pembuatan Akun Admin Agency
Data Instansi dan Penanggung Jawab
Nama Instansi
Alamat
Propinsi
Kab/Kota
Telepon
Fax
Website
Nama Penangung Jawab
NIP
Data Admin Agency (sesuai SK Pengangkatan)
Nama
NIP
User ID
Password Sementara
Instansi
Alamat Kantor
Telepon
Pangkat
Golongan
Jabatan
No SK
Tanggal Pemohon Tandatangan
324
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
325
45/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Pimpinan Instansi Auditor/Pemeriksa/Penyidik
2 2 Auditor/Pemeriksa/Penyidik
3 Kepala LPSE
3 4 Admin PPE
4
5
1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik
2. Surat Perintah Pemeriksaan
1
1.
2.
2
1 SOP Pengarsipan Dokumen
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun
Auditor/Pemeriksa/Penyidik dan pembuatan akun oleh Admin PPE sehingga
Auditor/Pemeriksa/Penyidik dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan
tersebut
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pimpinan Instansi
Auditor/Pemeriksa/Penyidik dalam melakukan permohonan pembuatan akun kepada
Kepala LPSE
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK
Keterkaitan :
Definiisi :
Tujuan :
Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Auditor/Pemeriksa/Penyidik adalah pihak yang ditunjuk dari lembaga yang
memerintahkannya dan ditugaskan untuk memeriksa proses pengadaan sejak awal
disusun hingga selesai dilaksanakan
Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa).
Pencatatan dan Pendataan :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
326
Pimpinan Instansi
Auditor/Pemeriks
a/Penyidik
Auditor/Pemeriks
a/PenyidikKepala LPSE Admin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Permohonan Pembuatan Akun
2. Formulir permohonan pembuatan akun
Auditor/Pemeriksa/Penyidik
3. Surat Perintah Pemeriksaan
2 Menerima berkas permohonan, menjawab surat
permohonan kepada pimpinan instansi pemohon
dan mendisposisikan kepada Admin PPE untuk
ditindaklanjuti
N/A Surat Jawaban
Permohonan
Pembuatan
Akun
3 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas
permohonan. Apakah berkas permohonan
lengkap?
Berkas permohonan lengkap dan dokumen
copy sesuai aslinya
5 Menit
4 Meminta Auditor/Pemeriksa/Penyidik untuk
melengkapi berkas permohonan
Admin PPE mencantumkan kekurangan
berkas Permohonan yang harus dilengkapi
5 Menit
5 Melengkapai kekurangan berkas permohonan N/A
1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE
berdasarkan formulir permohonan
pembuatan akun
Auditor/Pemeriksa/Penyidik
2. Aktivasi akun dilakukan jika
Auditor/Pemeriksa/Penyidik telah
mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi
3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi
SPSE mengacu pada panduan pengguna
(user guide) aplikasi SPSE
1. Akun diberikan melalui e-mail milik
masing-masing personil
(Auditor/Pemeriksa/Penyidik) yang
terdaftar pada aplikasi SPSE
2. Dalam e-mail diinformasikan untuk segera
melakukan login dengan User ID dan
Password tersebut serta mewajibkan untuk
melakukan perubahan password
8 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
Hasil pembuatan akun 10 Menit Arsip berkas
permohonan
SOP REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK
No Aktivitas
Mutu Baku
Keterangan
Pelaksana
1 Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
(softcopy)
Menyampaikan berkas permohonan pembuatan
akun (user id, password) kepada Kepala LPSE
N/A
15 menitMembuat Akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik pada
aplikasi SPSE.
6
informasi akun
Auditor/Pemeri
ksa/Penyidik
10 menit7 Menginformasikan melalui e-mail akun (user id
dan password) Auditor/Pemeriksa/Penyidik yang
telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE
Mulai
Selesai
Ya
Tidak
327
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
328
Formulir Permohonan Pembuatan Akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik (untuk 1 orang)
Data Instansi
Nama Instansi
Alamat
Kode Pos
Telepon
Fax
Kontak Person
Data Auditor/Pemeriksa/Penyidik (sesuai Surat Perintah Pemeriksaan)
Nama
NIP
User ID
Password Sementara
Instansi
Alamat Kantor
Telepon
E-mail**
Pangkat
Golongan
Jabatan
No SK
Akhirmasa audit
Instansi yang diaudit
NamaPaket yang diaudit
1……. 2……. n…..
Tanggal Pemohon Tandatangan
329
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
330
46/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Kepala LPSE
2 2 Admin PPE
3
4
5
1.
2. SK Pembuatan Akun
1.
1.
2.
1 SOP Pengarsipan Dokumen
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN
AGENCY LPSE
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Pencatatan dan Pendataan :
Prosedur ini mencakup proses perintah pembuatan akun oleh Kepala LPSE kepada
Admin PPE, pembuatan akun oleh Admin PPE dan penyampaian akun yang telah dibuat
kepada masing-masing personil (Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE)
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Keterkaitan :
Peralatan/Perlengkapan :
Definiisi :Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa).
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE dalam melakukan perintah
pembuatan akun registrasi verifikator/ helpdesk/admin agency LPSE kepada Admin PPE.
Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE
Tujuan :
Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
331
Kepala
LPSEAdmin PPE Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Mengeluarkan SK Pembuatan Akun
Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE,
dilengkapi Formulir Pembuatan Akun
Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE
3 hari SK Pembuatan
Akun
Verifikator/Helpde
sk/Admin Agency
LPSE
Memerintahkan Admin PPE untuk membuat akun
(User id dan password) Sesuai SK dan Formulir
Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin
Agency LPSE
N/A
1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE
saat pembuatan berdasarkan pada data yang
tercantum dalam Formulir Pembuatan Akun
Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE
2. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi
SPSE mengacu pada panduan pengguna
(user guide) aplikasi SPSE
1. Akun diberikan melalui e-mail milik
masing-masing personil
(Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE)
yang terdaftar pada aplikasi SPSE
2. Dalam e-mail diinformasikan untuk segera
melakukan login dengan User ID dan
Password tersebut serta mewajibkan untuk
melakukan perubahan password
4 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
hasil pembuatan akun 10 menit
Arsip Berkas
Akun
Verifikator/Helpde
sk/Admin Agency
LPSE pada aplikasi
SPSE
2 Membuat Akun Verifikator/Helpdesk/Admin
Agency LPSE pada aplikasi SPSE
60 menit
SOP REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
Menginformasikan melalui e-mail akun (user id
dan password ) yang telah dibuat kepada
Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE dengan
tembusan kepada Kepala LPSE
3 30 menit e-mail informasi
akun
Verifikator/Helpde
sk/Admin Agency
LPSE
Mulai
Mulai
332
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
333
Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE
Data Paengguna (sesuai SK Pengangkatan)
No Nama NIP User
ID E-Mail Pengangkatan
Sebagai No SK
1 Admin Agency
2 Verifikator
3 Helpdesk
4 Trainer
Tanggal Pemohon Tandatangan
334
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
335
47/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Kepala LPSE Service Provider
2 2 Kepala LPSE Sistem Provider
3 Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider
3 4 Admin PPE LPSE Sistem Provider
4
5
1.
2.
1. 1
2.
2
3
1 SOP Pengarsipan Dokumen 4
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun
Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider dan pembuatan akun oleh Admin
PPE LPSE Sistem Provider sehingga Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider
dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE Service Provider dalam
melakukan permohonan pembuatan akun kepada Kepala LPSE Sistem Provider
Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service
Provider
Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE
Service Provider
REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN
AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER
Pencatatan dan Pendataan :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas
melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.
Keterkaitan :
Definiisi :
Tujuan :
Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa).
Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja
ULP/PPK
LPSE Service Provider adalah LPSE yang menginduk pada LPSE terdekat dan tidak
memiliki fungsi pengelolaan server yang telah terinstalasi SPSE.
336
Kepala LPSE
Service Provider
Verifikator/Helpdes
k/Admin Agency
Service Provider
Kepala LPSE Sistem
Provider
Admin PPE
Sistem ProviderPersyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Permohonan Pembuatan Akun
2. Formulir permohonan pembuatan akun
Verifikator/Helpdesk/Admin Agency
Service Provider
3. Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai
Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE
Service Provider
2 Menerima berkas permohonan, menjawab surat
permohonan kepada pimpinan instansi pemohon
dan mendisposisikan kepada Admin PPE Sistem
Provider untuk ditindaklanjuti
N/A Surat Jawaban
Permohonan
Pembuatan
Akun
3 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas
permohonan. Apakah berkas permohonan
lengkap?
Berkas permohonan lengkap dan dokumen
copy sesuai aslinya
5 Menit
4 Meminta Verifikator/Helpdesk/Admin Agency
Service Provider untuk melengkapi berkas
permohonan
Admin PPE Sistem Provider mencantumkan
kekurangan berkas Permohonan yang harus
dilengkapi
5 Menit
5 Melengkapai kekurangan berkas permohonan N/A
1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE
berdasarkan formulir permohonan
pembuatan akun
Verifikator/Helpdesk/Admin Agency
Service Provider
2. Aktivasi akun dilakukan jika
Verifikator/Helpdesk/Admin Agency
Service Provider telah mengikuti pelatihan
penggunaan aplikasi
3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi
SPSE mengacu pada panduan pengguna
(user guide) aplikasi SPSE
1. Akun diberikan melalui e-mail milik
masing-masing personil
(Verifikator/Helpdesk/Admin Agency
Service Provider) yang terdaftar pada
aplikasi SPSE
2. Dalam e-mail diinformasikan untuk segera
melakukan login dengan User ID dan
Password tersebut serta mewajibkan untuk
melakukan perubahan password
8 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
Hasi pembuatan akun 10 Menit Arsip berkas
permohonan
SOP REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER
No Aktivitas
Mutu Baku
Keterangan
Pelaksana
1 Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
(softcopy)
Menyampaikan berkas permohonan pembuatan
akun (user id, password) kepada Kepala LPSE
Sistem Provider
N/A
15 menitMembuat Akun Verifikator/Helpdesk/Admin
Agency Service Provider pada aplikasi SPSE.
6
informasi akun
Verifikator/Hel
pdesk/Admin
Agency Service
Provider
10 menit7 Menginformasikan melalui e-mail akun (user id
dan password) Verifikator/Helpdesk/Admin
Agency Service Provider yang telah dibuat dengan
tembusan kepada Kepala LPSE Sistem Provider
Mulai
Selesai
Ya
Tidak
337
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
338
Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE Service Provider
Data Paengguna (sesuai SK Pengangkatan)
No Nama NIP User
ID E-Mail Pengangkatan Sebagai No SK
1 Admin Agency
2 Verifikator
3 Helpdesk
Tanggal Pemohon Tanda tangan
339
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
REGISTRASI ADMIN PPE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
340
48/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Kepala LPSE
2 2 Program Manager Direktorat e-Procurement LKPP
3
4
5
12
34
1. 1.
2.
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
REGISTRASI ADMIN PPE
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Pencatatan dan Pendataan :
Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun oleh Kepala LPSE kepada
PM Direktorat e-Procurement LKPP dan pembuatan akun oleh PM Direktorat e-
Procurement LKPP
Surat Keputsan/SK pembentukan dan penunjukan personil LPSE
Data Profile LPSE
Peralatan/Perlengkapan :
Definisi :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE dalam melakukanpermohonan
pembuatan akun Admin PPE kepada PM Direktorat e-Procurement LKPP
Tujuan :
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Program Manager yang selanjutnya disebut PM adalah Tim yang terdiri dari personil
pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Penyiapan
Kebijakan E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-Procurement
Direktorat e-Procurement LKPP
Keterkaitan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Peringatan :
Data Personil Admin PPE
KTP Admin PPE
341
Kepala
LPSE
PM Direktorat
e-Procurement
LKPP
Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Keputsan/SK pembentukan dan
penunjukan personil LPSE
2. Data Profile LPSE
3. Data Personil Admin PPE
4. KTP Admin PPE
2 Menerima dan melakukan pemeriksaan
kelengkapan berkas. Apakah berkas lengkap ?
berkas permohonan 10 Menit hasil pemeriksaan
berkas
3 Meminta kelengkapan berkas kepada Kepala LPSE 5 Menit
4 Melengkapai kekurangan berkas permohonan N/A
5 Membuat Akun Admin PPE pada aplikasi SPSE Tata cara pembuatan akun pada aplikasi
SPSE mengacu pada panduan pengguna
(user guide) aplikasi SPSE
30 menit
6 Menginformasikan melalui e-mail akun (user id
dan password ) admin PPE yang telah dibuat
kepada Kepala LPSE
Dalam e-mail diinformasikan untuk segera
melakukan login dengan User ID dan
Password tersebut serta mewajibkan untuk
melakukan perubahan password
10 menit e-mail informasi
akun Admin PPE
7 Memberitahukan user id dan password kepada
Admin PPE
hasil pembuatan akun 5 Menit informasi akun
sampai kepada
LPSE
8 Pengarsipan Dokumen
hasil pembuatan akun
10 Menit Arsip Dokumen
N/A Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
(softcopy)
Menyampaikan berkas permohonan pembuatan
akun (user id, password) kepada Program
Manager Direktorat e-Procurement LKPP
1
SOP REGISTRASI ADMIN PPE
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Keterangan
Mulai
Selesai
YaTidak
342
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENGAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
343
49/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Kepala LPSE
2 2 Verifikator
3
4
5
1. 1.
2.
1 SOP Pengarsipan Dokumen
Keterkaitan :
Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Tujuan :
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Pencatatan dan Pendataan :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk
pengaktifkan kembali akun penyedia
Peralatan/Perlengkapan :
Definisi :Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas
melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.
Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam pengaktifkan kembali akun
penyedia
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PENGAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
344
Kepala LPSE Verifikator Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Permohonan Pengaktifan kembali
akun
2. Dokumen pendukung penyelesaian
pelanggaran
2 Mendisposisi kepada verifikator untuk melakukan
klarfikasi kebenaran bukti pendukung yang
disampaikan
surat disposisi 3 hari kerja
3 Melakukan klarifikasi kebenaran bukti pendukung
kepada pihak terkait
surat disposisi1 hari hasil klarifikasi
4 Melaporkan hasil klarifikasi serta usulan tindak
lanjut kepada kepala LPSE
1 hari kerja
setelah
verifikasi
5 Menerima laporan hasil klarifikasi dari verifikator
dan mengambil keputusan apakah akun penyedia
barang/jasa akan diaktifkan kembali atau tidak
N/A
6 Mengrimkan surat pemberitahuan penolakan
permohonan kepada penyedia barang/jasa
7 Memerintahkan Verifikator untuk mengaktifkan
kembali akun penyedia
Instruksi Kepala LPSE
8 Mengaktifkan kembali akun penyedia barang/jasa
melalui aplikasi SPSE
Tata cara pengaktifan kembali akun pada
aplikasi SPSE mengacu pada panduan
pengguna (user guide) aplikasi SPSE
10 menit Akun penyedia aktif
kembali
9 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
berkas permohonan dan proses pengaktifan
akun
10 Menit Arsip berkas
10 Melaporkan bahwa akun penyedia telah diaktifkan
kembali kepada Kepala LPSE
10 Menit
11 Mengrimkan surat pemberitahuan bahwa akun
telah diaktifkan kembali kepada penyedia
barang/jasa
1 hari kerja
1 hari kerja
SOP PENGAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
N/A Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
(softcopy)
Menerima permohonan pengaktifan kembali akun
(user ID dan Password) dari penyedia barang/jasa
disertai bukti pendukung penyelesaian
pelanggaran yang terjadi
1Mulai
Selesai
YaTidak
Selesai
345
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENONAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
346
50/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Kepala LPSE
2 2 Helpdesk LKPP
3
4
5
1. 1.
2.
2.
1. SOP Pengarsipan
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PENONAKTIFAN AKUN PENYEDIA
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Pencatatan dan Pendataan :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk
penonaktifan akun penyedia
Peralatan/Perlengkapan :
Definiisi :Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam pengonaktifan akun penyedia
Tujuan :
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Keterkaitan :
Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
347
Kepala LPSE Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Pengaduan
2. Dokumen pendukung terjadinya
pelanggaran
2 Mempelajari pengaduan, dan melakukan
klarifikasi kepada pihak terkait atas pengaduan
atau informasi yang diterima, apakah akun
penyedia tersebut dapat dinonaktifkan /tidak?
Surat Pengaduan 3 hari kerja
hasil analisa dan
klarifikasi
3 -Jika tidak dapat dinonaktifkan lanjut ke nomor 4
-Jika dapat di nonaktifkan lanjut ke nomor 5
N/A
4 Mengrimkan jawaban atas surat pengaduan bahwa
pengaduan atau informasi yang disampaikan tidak
benar/tidak dapat dijadikan dasar penonaktifan
akun
hasil analisa dan klarifikasi
1 hari kerja Jawaban Surat
Pengaduan
5 Menerbitakan surat pernyataan telah terjadinya
pelanggaran terhadap Persyaratan dan Ketentuan
Penggunaan SPSE, melakukan pemalsuan
dokumen registrasi dan verifikasi penyedia
barang/jasa atau telah ditetapkan dalam daftar
hitam oleh PA/KPA
hasil analisa dan klarifikasi
1 hari kerja Surat Pernyataan
telah terjadinya
pelanggaran
6 Mengirimkan surat usulan penonaktifan dengan
melampirakan surat pernyataan dan bukti-bukti
pendukung terjadinya pelanggaran oleh penyedia
barang/jasa kepada Helpdesk LKPP
Surat Pernyataan telah terjadinya
pelanggaran
1 hari kerja
7 Menerima surat usulan dan melakukan klarifikasi
kepada LPSE yang mengusulkan. Apakah surat
usulan yang disampaikan benar ?
Surat permohonan/usulan dan Pernyataan
telah terjadinya pelanggaran dari LPSE
2 hari kerja hasil analisa dan
klarifikasi
8 Menonaktifkan akun penyedia barang/jasa
tersebut
Tata cara penonaktifan akun pada aplikasi
SPSE mengacu pada panduan pengguna
(user guide) aplikasi SPSE
10 menit akun penyedia non
aktif
9 Memberitahukan penonaktifan kepada penyedia
barang/jasa dan LPSE tempat penyedia
barang/jasa tersebut terdaftar
1 hari kerja
10
Melakukan pengarsipan
berkas pengaduan dan proses penonaktifan
akun 10 Menit Arsip berkas
N/A Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
(softcopy)
Menerima pengaduan atau informasi bahwa
penyedia melakukan pelanggaran terhadap
Persyaratan dan Ketentuan Penggunaan SPSE,
melakukan pemalsuan dokumen registrasi dan
verifikasi penyedia barang/jasa atau telah
ditetapkan dalam daftar hitam oleh PA/KPA
1
SOP PENONAKTIFAN AKUN PENYEDIA
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
Mulai
Selesai
YaTidak
Selesai
YaTidak
Selesai
348
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENONAKTIFAN AKUN PPK DAN PANITIA PENGADAAN / POKJA ULP
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
349
51/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 PA/KPA
2 2 Admin Agency
3
4
5
1. 1
2.
2
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Disahkan Oleh
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PENONAKTIFAN AKUN PPK DAN PANITIA
PENGADAAN/POKJA ULP
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Pencatatan dan Pendataan :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk
penonaktifan akun PPK dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Keterkaitan :
Peralatan/Perlengkapan :
Definiisi :
Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia
Pengadaan/Pokja ULP/PPK
Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam pengonaktifan akun PPK dan
Panitia Pengadaan/Pokja ULP
Tujuan :
Peringatan :Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna
Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung
jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
350
PA/KPA Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1. Surat Permohonan Penonaktifan Akun
2. Surat Keputusan/SK dari PA/KPA tentang
pemberhentian atau perubahan PPK
dan/atau Panitia Pengadaan/Pokja ULP
2 Menerima berkas permohonan dari PA/KPA Berkas permohonanN/A
3 Melakukan analisa dan klarifikasi kepada PA/KPA
apakah benar mengajukan permohonan
Berkas permohonan 3 hari kerja hasil analisa dan
klarifikasi
4 Menonaktifkan akun pada aplikasi SPSE Tata cara penonaktifan akun pada aplikasi
SPSE mengacu pada panduan pengguna
(user guide) aplikasi SPSE
10 menit akun non aktif
5 Mengrimkan pemberitahuan kepada PPK dan/atau
Panitia Pengadaan/Pokja ULP yang dinonaktifkan
serta tembusan kepada Kepala LPSE
1 hari kerja
6 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP
pengarsipan berkas
berkas permohonan dan proses non aktif 10 Menit arsip berkas
SOP PENONAKTIFAN AKUN PPK DAN PANITIA PENGADAAN/POKJA ULP
No AktivitasPelaksana Mutu Baku
Keterangan
N/A Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
(softcopy)
Mengirimkan berkas permohonan penonaktifan
akun kepada Admin Agency
1Mulai
YaTidak
Selesai
Selesai
351
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PENANGANAN MASALAH SPSE
JAKARTA
2012
352
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PEMULIHAN KEADAAN APLIKASI SPSE AKIBAT KENDALA TEKNIS
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
353
52/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 ITO
2 2 Helpdesk LKPP3 Vendor/Pihak Ketiga
3
4
5
1 Lembar Perubahan Dokumen
2 Daftar Revisi
1.
Peringatan :1.
2.
2.
3.
4 Bagian Infrastruktur LPSE adalah personil yang memiliki tugas dan kewenangan pada
infrastruktur LPSE
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Definisi :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Pencatatan dan Pendataan :
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peralatan/Perlengkapan :
Mencakup tindakan pemulihan keadaan aplikasi SPSE akibat kendala teknis apapun yang
terjadi.
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
PEMULIHAN KEADAAN APLIKASI SPSE AKIBAT
KENDALA TEKNIS
Keterkaitan :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Untuk memastikan aplikasi SPSE selalu terkendali dan dapat segera dipulihkan pada saat
terjadi kendala teknis.
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Tujuan :
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-
Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
354
Bagian Infrastruktur
LPSE
Administrator
LPSE/Technical
Support
ITO LKPP Vendor Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Pemulihan Keadaan Aplikasi SPSE Akibat Kendala Teknis
Access ke Ruang Data Center 10 menit
a. Orang yang masuk ruang data center diharuskan
mengunakan ID Card ( Secure Access ).
10 menit
b. Pembersihan ruang data center petugas yang sudah
ditetapkan.
1 jam
Pemulihan Kendala Teknis Akibat Daya Listrik Terputus
Listrik sering down/mati
a. Administrator/Technical Support menyediakan power listrik
backup (second power backup yaitu Genset), disamping
power utamanya yaitu PLN
N/Apower listrik
backupb. Administrator/Technical Support memeriksa second power
backup yaitu Genset tidak berfungsi untuk menyediakan
cadangan listrik
30 menithasil
pemeriksaan
second power
backup
Pemulihan Kendala Teknis Akibat Akses Internet Terputus
Akses internet sering down/bottleneck
a. ITO LKPP menghubungi Technical Support Penyedia Jasa
Internet
30 menit
b. ITO LKPP segera memindahkan koneksi internet ke akses
Link internet backup, jika tersedia
15 menit koneksi
internet ke
akses Link
internet backupc. ITO LKPP melakukan pengecekan Server Collocation, jika
tersedia
30 menit hasil
pengecekan
Server
Collocation
Aktivitas
Mutu Baku
Keterangan
3.1
1.1
No
2.1
Mulai
Selesai
Mulai
Selesai
Mulai
Selesai
355
Bagian Infrastruktur
LPSE
Administrator
LPSE/Technical
Support
ITO LKPP Vendor Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu OutputAktivitas
Mutu Baku
KeteranganNo
Pemulihan Kendala Teknis Akibat Server Tidak berfungsi
Server down/mati
a. ITO LKPP melakukan pemeriksaan power server, power
distribution unit rack system dan power UPS
15 menit hasil
pemeriksaan
power server, b. ITO LKPP melakukan pemeriksaan temperatur server
dengan mengecek Led Fan Processor di panel front
15 menit hasil
pemeriksaan
temperatur c. ITO LKPP melakukan pemeriksaan terhadap virus yang
menyerang server yang mengakibatkan server selalu
restart sendiri
30 menit hasil
pemeriksaan
terhadap virus d. ITO LKPP melakukan pemeriksaan power supply server 15 menit hasil
pemeriksaan
power supply e. Jika masalah tidak ditemukan, maka dilakukan
pemeriksaan atau pengecekan system secara keseluruhan
dan akan dilakukan identifikasi kronologis proses yang
telah dilakukan
1 jam
hasil
pemeriksaan
sistem secara
keseluruhan
Server Over Heat
a. ITO LKPP mematikan server terlebih dahulu 5 menit
b. ITO LKPP melepaskan kabel power server dari power
supply dan mendiamkannya sampai kondisi server dingin
kembali
1 jam
c. ITO LKPP melakukan pengecekan suhu Air Conditioner
(AC) apakah kondisi pendinginan masih bagus
5 menit
hasil
pemeriksaan
suhu
Server SPSE tidak dapat diakses dari internet/intranet
a. Setelah menerima keluhan, ITO LKPP untuk melakukan
tes akses ke SPSE
5 menit
b. Jika berhasil, maka ITO LKPP akan memberitahukan ke
client bahwa seharusnya tidak ada masalah dan memberi
masukan perbaikan di tempat client
30 menit
c. Jika tidak berhasil, maka ITO LKPP akan memberitahukan
ke Kepala Sub Direktorat e-Procurement tentang adanya
masalah
30 menit
d. Berkomunikasi dengan Technical Support penyedia akses
internet tentang adanya masalah untuk ditindaklanjuti
15 menit
e. Kemudian dilakukan pengecekan sistem secara
keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologi
proses yang telah dilakukan
1 jam
hasil
pengecekan
4.3
4.2
4.1Mulai
Selesai
Mulai
Selesai
Mulai
Selesai
356
Bagian Infrastruktur
LPSE
Administrator
LPSE/Technical
Support
ITO LKPP Vendor Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu OutputAktivitas
Mutu Baku
KeteranganNo
Power Distribution Unit (PDU) mati/down
a. Melakukan identifikasi masalah yang dilakukan oleh ITO
LKPP untuk mengecek kondisi PDU Rack System
15 menit hasil
identifikasi
masalahb. ITO LKPP melakukan pemeriksaan kabel Output dari UPS
dan kabel input di PDU Rack System
10 menithasil
pemeriksaan
kabel Output c. Jika masalah tidak ditemukan, maka dilakukan
pemeriksaan atau pengecekan PDU secara keseluruhan
dan akan dilakukan identifikasi kronologis proses yang
telah dilakukan
1 jam
hasil
pengecekan
keseluruhan
TFT 17” Monitor, Mouse, dan Keyboard mati atau tidak
bisa tampil di layar LCD TFT
a. ITO LKPP melakukan pemeriksaan Kabel power TFT 17”
apakah sudah dalam kondisi terhubung dengan sumber
listrik
5 menit hasil
pemeriksaan
Kabel power b. ITO LKPP melakukan pemeriksaan Koneksi kabel VGA,
mouse , dan keyboard ke Server yang ditujukan
5 menit hasil
pemeriksaan
Koneksi kabel c. Jika masalah tidak ditemukan diperlukan pengecekan
sistem secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi
kronologi proses yang telah dilakukan
5 menit
hasil
pemeriksaan
keseluruhan
Unit Power Supply (UPS) mati atau Battery Rusak
a. ITO LKPP melakukan pemeriksaan Kabel power dari
sumber Listrik
10 menit hasil
pemeriksaan
Kabel power b. Jika masalah tidak temukan, dilakukan pemeriksaan di
control front panel UPS tentang pengisian battery
10 menit hasil
pemeriksaan di
control front c. Jika masalah tidak ditemukan diperlukan pengecekan UPS
secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi
kronologi proses yang telah dilakukan
15 menit hasil
pengecekan
UPS secara d. Insiden dieskalasikan pada Vendor untuk penyelesaian N/A
eskalasi
4.4
4.5
4.6
Mulai
Selesai
Mulai
Selesai
Mulai
Selesai
357
Bagian Infrastruktur
LPSE
Administrator
LPSE/Technical
Support
ITO LKPP Vendor Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu OutputAktivitas
Mutu Baku
KeteranganNo
Operating System Server Hang atau Error
a. ITO LKPP melakukan pemeriksaan operating sistem server
dengan melakukan reboot Server
15 menit
b. ITO LKPP melakukan Repair operating system dengan
menggunakan CD Source Operating System yang sama
1 jam
c. Jika masalah tidak bisa diatasi, ITO LKPP melakukan
booting dengan Live CD untuk melakukan backup data di
server ke media backup
2 jam backup data di
server ke media
backupd. ITO LKPP berkoordinasi dengan Dit e-Proc 30 menit
e. ITO LKPP melakukan penginstallan ulang operating system
server dan ITO LKPP melakukan penginstallan aplikasi
SPSE dan software-software pendukungnya
2 jam
f. ITO LKPP melakukan restore data 1 jam
restore data
Pemulihan kendala teknis akibat Aplikasi error/bugs
a. ITO LKPP melakukan print screen pada halaman aplikasi
SPSE yang error
10 menitprint screen
aplikasi errorb. ITO LKPP mengirimkan hasil print screen disertai kronologi
permasalahan ke helpdesk-lpse@lkpp.go.id
5 menit
c. Menghubungi Call Center Helpdesk LKPP untuk konfirmasi
mengenai permasalahan yang telah dikirimkan
30 menit
5
4.7Mulai
Selesai
Mulai
Selesai
358
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
UJI FORENSIK
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
359
53/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Panitia Pengadaan
2 2 Helpdesk LPSE
3 Helpdesk LKPP
3
4
5
1 Berita Acara Uji Forensik
1
2
3
Peringatan : 1.
1.
2. 2.
3.
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Peralatan/Perlengkapan :
Pencatatan dan Pendataan :
Keterkaitan :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh panitia pengadaan untuk
melakukan uji forensik terhadap dokumen penawaran.
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
UJI FORENSIK
Menjamin terselesaikannya permasalahan terkait dengan Pembukaan File Penawaran
(.rhs) oleh Panitia
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Tujuan :
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Definisi :
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Penjelasan Singkat :
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Menjamin didapatkannya kepastian status dokumen penawaran yang gagal didekripsi
oleh panitia
Menjamin terlaksananya kegiatan pengadaan barang/jasa secara elektronik yang
dilaksanakan melalui LPSE, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di
bidang pengadaan barang/jasa
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
360
No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Keterangan
Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Uji Forensik
1 Panitia pengadaan pada tahap pembukaan penawaran menemukan
satu atau lebih file penawaran tidak dapat didekripsi /tidak berhasil
dibuka.
File penawaran tidak dapat di
buka/didekripsi/didownload
N/A
2 Panitia pengadaan mengisi dan menyampaikan Berita Acara Uji
Forensik disertai dengan file penawaran (.rhs) kepada LPSE (Format
BA Uji Forensik terlampir).
File penawaran tidak dapat di
buka/didekripsi/didownload
N/A
3 LPSE menerima file penawaran yang tidak dapat didekripsi beserta
kunci private yang dicantumkan pada BA Uji forensik dan mencoba
untuk mendekripsi file penawaran tersebut :File penawaran yang tidak dapat di
buka/didekripsi dan BA Uji
Forensik
a. LPSE mencoba men-dekripsi file penawaran pada 2 (dua)
komputer di bidding room, 2 (dua) komputer yang berbeda di
bidding room dan 3 (tiga) laptop yang berbeda dengan laptop di
bidding room .
File penawaran yang tidak dapat di
buka/didekripsi dan BA Uji
Forensik
hasil dekripsi file
penawaran oleh LPSE
b. Jika bisa didekripsi LPSE memberitahukan kepada panitia
pangadaan untuk melakukan dekripsi ulang bila perlu dilakukan di
LPSE :File penawaran yang tidak dapat di
buka/didekripsi dan BA Uji
Forensik
Panitia pengadaan menerima surat pemberitahuan dari LPSE
bahwa file penawaran (.rhs) dapat dibuka.
hasil dekripsi file penawaran oleh
LPSE
Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran bila
perlu didampingi oleh LPSE.
hasil dekripsi file penawaran oleh
LPSE
UJI FORENSIK
1 hari
Pemberitahuan file
penawaran dapat
didekripsi
Mulai
berhasili Gagal
361
c. Jika gagal didekripsi LPSE :
hasil dekripsi file penawaran oleh
LPSE`
1. Mengundang panitia untuk datang ke LPSE membuat berita
acara pembukaan file penawaran (.rhs) yang disaksikan oleh LPSE :
hasil dekripsi file penawaran oleh
LPSE
LPSE memberitahukan kepada Panitia pengadaan untuk
datang ke LPSE untuk membuka file penawaran (.rhs) disaksikan
oleh LPSE. hasil dekripsi file penawaran oleh
LPSE
Membuat Berita Acara Kesaksian Pembukaan file penawaran
(.rhs).
hasil dekripsi file penawaran oleh
LPSE
2. LPSE dapat menyampaikan permohonan dan Berita Acara Uji
Forensik kepada LKPP untuk dilakukan Uji Forensik dan meminta
Panitia pengadaan memundurkan waktu evaluasi penawaran
sampai dengan keluarnya surat dari LKPP.
4 Helpdesk LKPP menerima Permohonan dan BA Uji Forensik dari
Helpdesk LPSE
5 LKPP mencoba melakukan pembukaan file penawaran(.rhs) yang
diterima dari LPSE
1 hari
a. Apabila bisa didekripsi maka:
1 (hari) adalah 1 (satu)
hari sejak di terimanya file
penawaran yang tidak
dapat dibuka dari panitia
Berita Acara Uji Forensik dan file
penawaran yang tidak dapat
dibuka/didekripsi
1 (hari) adalah 1 (satu)
hari sejak di terimanya file
penawaran yang tidak
dapat dibuka dari panitia
1 hari Berita Acara
Kesaksian Pembukaan
file penawaran dan
surat keterangan
bahwa file penawaran
tidak dapat dibuka
1 hari
berhasil Gagal
362
Helpdesk LKPP memberitahukan kepada LPSE untuk
mendekripsi kembali file penawaran (.rhs) yang tidak bisa
didekripsi tersebut,Berita Acara Uji Forensik dan file
penawaran yang tidak dapat
dibuka/didekripsi
hasil dekripsi file
penawaran oleh LPSE
LPSE menerima pemberitahuan dari Helpdesk LKPP bahwa
file .rhs dapat didekripsi .
pemberitahuan hasil dekripsi file
penawaran oleh LPSE
LPSE memberitahukan kepada panitia pengadaan bahwa file
.rhs dapat dibuka.
pemberitahuan hasil dekripsi file
penawaran oleh LPSEfile penawaran dapat
didekripsi oleh panitia Panitia mencoba kembali untuk melakukan dekripsi file .rhs .
pemberitahuan hasil dekripsi file
penawaran oleh LPSEN/A
file penawaran dapat
didekripsi oleh panitiab. namun apabila penawaran (.rhs) tidak berhasil didekripsi
LKPP:
Helpdesk LKPP menyampaikan BA uji forensik dan file
penawaran (.rhs) yang diterima dari LPSE kepada Lembaga Sandi
Negara untuk dilakukan Uji Forensik. hasil dekripsi file penawaran oleh
LPSE
Helpdesk lKPP Menerima hasil analisa forensik dari Lembaga
Sandi Negara.
1 hari
hasil uji forensik dari
Lembaga Sandi Negara Helpdesk LKPP memproses surat keterangan hasil uji forensik
Hasil uji forensi dari Lembaga Sandi
Negara
1 hari
Surat Keterangan dari
LKPP
1 hari sejak diterimanya
hasil uji forensik Helpdesk LPSE menyampaikan surat keterangan dari LKPP
atas hasil uji forensik
Surat Keterangan dari LKPP
1 hari
Surat Keterngan dari
LKPP diterima LPSE
1 hari sejak diterimanya
hasil uji forensik
1 hari
1 hari
Selesai
363
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
UJI FORENSIK
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
364
LAMPIRAN-LAMPIRAN
1. Form Tanda Terima Berkas
TANDA TERIMA
Tanggal :
Telah kami terima dari :
Berupa :
1. Pengirim (Asal File) :
a. Id Lelang :
b. Nama Lelang :
c. Jenis Penawaran :
d. Nama File :
e. Ukuran :
f. Hash Key File pada Server :
g. Private Key :
h. Keterangan :
Yang Menerima, Mengetahui, Yang Menyerahkan,
Nama Nama Nama
Bagian Bagian Bagian
365
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENANGANAN INSIDEN KEMANAN INFORMASI SPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
366
54/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H.Wibisana
1 1 Administrator sistem LPSE
2 2 Kepala LPSE
3 ITO
3 4 TUS
4
5
1 Formulir Eskalasi Insiden
2 Logbook Sistem
Pencatatan dan Pendataan :
1
1.
2.
2.
3 Administrator Sistem LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi
Unit Administrasi Sistem Elektronik pada LPSE
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Disahkan Oleh
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Peralatan/Perlengkapan :
Tujuan :
Insiden Keamanan Informasi SPSE adalah kejadian yang terjadi dan tidak
diperkirakan/direncanakan pada infrastruktur dan sistem TIK di LPSE. Kejadian
tersebut menimbulkan gangguan bisnis utama LPSE dan tidak dapat ditangani oleh
Technical Support di Level 1
Manajemen Insiden Keamanan Informasi SPSE meliputi setiap peristiwa yang mengganggu,
mengancam, membocorkan dan merusak informasi SPSE. Insiden keamanan informasi ini
tidak dapat ditangani oleh technical support LPSE sendirian dan jika dalam organisasi
LPSE/LKPP sudah ada fungsi Koordinator Staff Keamanan Informasi tetapi jika belum ada
fungsi ini maka Kepala LPSE akan bertindak sebagai Staff Keamanan Informasi yang
memberikan arahan manajerial dan technical support sebagai pelaksana teknis
Ruang lingkup Insiden Kemanan Informasi terdiridari 2 bagian yaitu disebabkan oleh
program jahat (Worm, Virus, Backdoor dan sejenisnya) dan aktivitas peretas. Aktivitas peretas
yang harus ditangani adalah percobaan pemaksaan akses pada sistem, akses oleh pengguna
yang tidak diotorisasi, penghapusan peretas dari sistem
Keterkaitan :
Definisi :
PENANGANAN INSIDEN KEAMANAN INFORMASI
SPSE
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP
Penjelasan Singkat :
Peringatan :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
SOP Penanganan Insiden Keamanan Informasi SPSE disusun dengan tujuan untuk mencegah
atau meminimalkan kerugian yang ditimbulkan dari insiden ini dan jika sudah menggangu
layanan SPSE maka SOP ini juga bertujuan mengembalikan operasi layanan normal secepat
mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis, sehingga memastikan
bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
367
Administrator LPSE Kepala LPSE TUS Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Program Jahat
1 Melakukan isolasi sistem melalui pemutusan
koneksi keluar
10 menit Disconnect
2 Mencatat kejadian dalam Logbook Insiden
Keamanan Informasi
Log book Sistem 10 menit
3 Memberitahu pihak berwenang atau Kepala LPSE
untuk mendapatkan pengarahan manajerial dan
teknis
1 jam
4 Memerintahkan Administrator sistem LPSE untuk
menginformasikan penghentian sementara Sistem
SPSE untuk memberikan kesempatan perbaikan
1 jam
5 Menangani insiden Keamanan Informasi dan
berkonsultasi pada Support level 2 (TUS)
melakukan identifikasi Insiden dan melakukan
backup log sistem dan status sistem informasi
1 jam
6 Menangani insiden Keamanan Informasi
melakukan pembersihan sistem dari program jahat
dengan menghentikan sementara sistem yang
berjalan
3 jam
7 Jika pembersihan sistem selesai dilakukan
dilanjutkan dengan melakukan patch yang
diperlukan dan melakukan imunisasi pada sistem
oleh tool /program untuk penangkal program
jahat
2 jam
8 Jika sudah selesai tahapan tersebut, maka
Administrator sistem LPSE melakukan tindak
lanjut mengembalikan sistem berjalan seperti
biasa
1 jam
9 Menangani insiden Keamanan Informasi
mendokumentasikan penanganan Insiden tersebut
untuk keperluan pelaporan atau referensi
1 jam
PENANGANAN INSIDEN KEAMANAN INFORMASI SPSE
No AktivitasMutu Baku
KeteranganPelaksana
Mulai
Selesai
368
Administrator LPSE Kepala LPSESupport (TUS
pada LKPP)Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Aktivitas Perentas Yang Memaksa Akses Pada Sistem
1 Mengidentifikasi masalah dengan cara mencari
sumber serangan berdasarkan file sistem log dan
koneksi jaringan aktif
Log book Sistem 3 jam
2 Melakukan pemberitahuan kepada personal
dengan tanggung jawab lebih tinggi untuk
mendapatkan otorisasi langkah selanjutnya
1 jam
3 Jika sumber serangan diketahui maka dilakukan
penutupan akses masuk yang dilakukan peretas
pada sistem yang diakses
1 jam
4 Jika sumber serangan tidak diketahui maka sistem
yang diretas dinonaktikan terlebih dahulu untuk
sementara dan menghubungi Support level 2
(TUS) atau Support Level 3 (ITO atau ID SIRTII)
untuk mendapatkan dukungan/bantuan informasi
tentang serangan ini
2 jam
5 Setelah penyelidikan dilakukan maka buat laporan
pendek berkenaan dengan insiden dan langkah
yang harus diambil dan sebarkan informasi kepada
pihak yang berkepentingan lainnya
1 jam
No Aktivitas
Mutu Baku
Keterangan
Pelaksana
Mulai
Selesai
369
Pelaksana
Administrator LPSE Kepala LPSE Support (TUS
pada LKPP)
Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Aktivitas Perentas/Pengguna Yang Tidak Diotorisasi Telah Masuk Ke Sistem
1 Jika diidentifikasi adanya aktivitas pada sistem
yang tidak diotorisasi, Administrator sistem LPSE
sistem harus mengambil langkah darurat untuk
menghubungi pihak yang terkait kurang dari 5
menit setelah kejadian diketahui
5 menit
2 Pihak yang terkait akan memutuskan untuk
membiarkan aktifitas tersebut berlanjut dulu atau
harus segera dihentikan
15 menit
3 Langkah yang diambil tersebut akan diberitahukan
kepada staf yang lebih tinggi dalam waktu kurang
dari 30 menit dan melakukan eskalasi pada level
manajement (kepala LPSE/LKPP) serta Support
level 2 (TUS ) atau Support Level 3 (ITO )
30 menit
No AktivitasMutu Baku
Keterangan
Mulai
Selesai
370
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENANGANAN INSIDEN INFRASTRUKTUR SPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
371
55/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Helpdesk/Administrator sistem LPSE
2 2 Kepala LPSE
3 Support (TUS pada LKPP)
3 4
4
5 Pencatatan dan Pendataan :
1
2
• 1 - Tinggi –Layanan tidak berfungsi dan tidak tersedia sama sekali
Dampak dari insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas resolusi.
3
1. 4
2.
5
6
7
PENANGANAN INSIDEN INFRASTRUKTUR SPSE
Disahkan Oleh
SOP Penanganan Insiden Infrastruktur disusun dengan tujuan untuk mengembalikan operasi
layanan normal secepat mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis,
sehingga memastikan bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan.
'Layanan operasi normal' didefinisikan di sini sebagai operasi layanan dalam batas SLA
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Kualifikasi Pelaksana :
2 - Medium - Isu mencegah pengguna dari melakukan fungsi waktu kritis sensitif.
3 - Rendah - Isu mencegah pengguna dari melakukan sebagian dari tugas mereka.
Keparahan Insiden. Keparahan ditentukan oleh berapa banyak pengguna dibatasi dari
melakukan pekerjaan mereka. Tingkat keparahan insiden akan digunakan dalam
menentukan prioritas untuk resolusi. Ada tiga kelas dari keparahan :
• 2 - Medium - Layanan terdegradasi dan masih berfungsi tetapi tidak beroperasi dalam
spesifikasi SLA.
• 3 - Rendah - Layanan diturunkan tetapi masih beroperasi dalam spesifikasi SLA
Repository Insiden adalah database yang berisi informasi yang relevan tentang semua
Insiden apakah telah diselesaikan atau tidak. Status Informasi umum bersama dengan
catatan yang terkait dengan kegiatan juga harus dijaga dalam format yang mendukung
pelaporan standar.
Dampak Dampak ditentukan oleh berapa banyak personil atau fungsi yang terpengaruh.
Ada tiga kelas dampak :
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
Definisi :
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Penjelasan Singkat :
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Dasar Hukum :
Technical Support
Insiden infrastruktur adalah kejadian yang terjadi dan tidak diperkirakan/direncanakan
pada infrastruktur seperti perangkat komputer, penyimpanan dan jaringan yang ada di
LPSE. Kejadian tersebut menimbulkan gangguan pada operasional TIK di LPSE dan tidak
dapat ditangani oleh Technical Support di Level 1
Peralatan/Perlengkapan :
Tujuan :
Manajemen Insiden meliputi setiap peristiwa yang mengganggu, atau yang dapat
mengganggu, layanan. Ini termasuk peristiwa yang dikomunikasikan secara langsung oleh
pengguna atau staf LPSE melalui Service Desk .
Keterkaitan :
Peringatan :
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna pada LPSE.
1 - Tinggi - Layanan atau bagian utama dari layanan tidak tersedia
372
Helpdesk /
Administrator
sistem LPSE
Kepala LPSE Helpdesk LKPPTechnical
SupportPersyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Pengguna SPSE melaporkan insiden kepada
Helpdesk LPSE
15 menit
2 Helpdesk LPSE melakukan pencatatan insiden 15 menit catatan
terjadinya
insiden
3 Helpdesk LPSE bersama administrator sistem
LPSE melakukan pengelompokan dan prioritas
tindak lanjut insiden
15 menit prioritas tindak
lanjut insiden
4 Jika insiden tersebut mendapatkan prioritas 1
(tinggi) maka Administrator Sistem LPSE
melaporkan kejadian ini kepada Kepala LPSE dan
menunggu arahan kebijakan prosedur yang harus
ditempuh
prioritas tindak lanjut insiden 30 menit arahan kepala
LPSE (arahan
kebijakan
prosedur )
5 Jika insiden ini tersebut mendapat prioritas 2
(menengah) maka Administrator Sistem LPSE
melaporkan kepada Kepala LPSE untuk
mendapatkan arahan kebijakan dan prosedur yang
harus ditempuh. Dalam pelaksanaannya jika
pimpinan yang harus dihubungi tidak bisa
dikontak maka harus melakukan kontak dengan
pimpinan/perwakilan yang mempunyai otoritas
berikutnya sesuai dengan struktur organisasi
prioritas tindak lanjut insiden 30 menit arahan kepala
LPSE/arahan
pimpinan yang
berwenang
(arahan
kebijakan
prosedur )
6 Pada prioritas 1 dan 2, Support level 2 (Helpdesk
LKPP) akan diminta untuk melakukan diagnosa
awal. Hasil diagnosa direkam dan mendapatkan
persetujuan pimpinan yang berwenang sesuai
prioritasnya
insiden Pada prioritas 1 dan 2 30 menit hasil diagnosa
7 Support level 2 (Helpdesk LKPP) akan
melakukan review atas diagnosa terhadap
repository insiden yang ada untuk menyusun
tindak lanjut berikutnya
hasil diagnosa 30 menit hasil review
atas hasil
diagnosa
8 Apakah rancangan tindak lanjut melibatkan
tecnical support level 3 (vendor) ?
9 Jika rancangan tindak lanjut melibatkan tecnical
support level 3 (vendor), Technical Support level
3 akan diminta untuk melakukan pemulihan
layanan TIK kembali normal
1 jam
10 Jika rancangan tindak lanjut tidak melibatkan
technical support level 3 (vendor) maka Support
level 2 ((Helpdesk LKPP) akan menyusun langkah
teknis pemulihan layanan dengan
mempertimbangkan saran/rekomendasi dari
pimpinan dan technical support level 3
1 jam
11 Selama Penyelesaian insiden technical support
terlibat secara aktif untuk melakukan
dokumentasi dan pengawasan penyelesaian
insiden jika hal tersebut dilakukan pihak ketiga
diluar LPSE
1 jam dokumentasi
dan
pengawasan
penyelesaian
insiden jika hal
PENANGANAN INSIDEN INFRASTRUKTUR SPSE
No Aktivitas
Mutu Baku
Keterangan
Pelaksana
Mulai
373
12 Jika insiden tersebut mendapat prioritas 3
(rendah) maka administratror sistem LPSE harus
merancang langkah-langkah normalisasi layanan
TIK dengan berkonsultasi dengan Pimpinan
diatasnya dan technical support level 2
1 jam
13 Dokumentasi penyelesaian insiden akan direkam
dalam insiden repository pada sistem Helpdesk
1 jam dokumentasi
dan
pengawasan
penyelesaian
insiden jika hal
tersebut pada
sistem helpdesk
14 Status penyelesaian insiden akan dilaporkan pada
pimpinan sesuai dengan kerangka waktu yang
telah ditentukan sesuai dengan prioritasnya
30 menitSelesai
374
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
PENANGANAN INSIDEN SPSE
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
375
56/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
1 1 Helpdesk/Administrator sistem LPSE
2 2 Kepala LPSE
3 Support (TUS pada LKPP)
3 4
4
5 Pencatatan dan Pendataan :
1
2
• 1 - Tinggi –Layanan tidak berfungsi dan tidak tersedia sama sekali
Dampak dari insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas resolusi.
3
4
1.
2.
5
6
7
8
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan
dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP
Tanggal Revisi
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Tanggal Efektif
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Disahkan Oleh
DIREKTORAT e-PROCUREMENTPENANGANAN INSIDEN SPSE
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Dampak Dampak ditentukan oleh berapa banyak personil atau fungsi yang
terpengaruh. Ada tiga kelas dampak :
Manajemen Insiden meliputi setiap peristiwa yang mengganggu, atau yang dapat
mengganggu, layanan. Ini termasuk peristiwa yang dikomunikasikan secara langsung oleh
pengguna atau staf LPSE melalui Service Desk dan jika insiden tidak dapat diselesaikan
dieskalasi ke staff di LKPP
• 3 - Rendah - Layanan diturunkan tetapi masih beroperasi dalam spesifikasi SLA
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan
proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Nomor SOP
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP) Tanggal Pembuatan
Technical Support
Peralatan/Perlengkapan :
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Definisi :
Insiden infrastruktur adalah kejadian yang terjadi dan tidak
diperkirakan/direncanakan pada infrastruktur seperti perangkat komputer,
penyimpanan dan jaringan yang ada di LPSE. Kejadian tersebut menimbulkan
gangguan pada operasional TIK di LPSE dan tidak dapat ditangani oleh Technical
Support di Level 1
Penjelasan Singkat :
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-
Procurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
• 2 - Medium - Layanan terdegradasi dan masih berfungsi tetapi tidak beroperasi
dalam spesifikasi SLA.
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Tujuan :
Keparahan Insiden. Keparahan ditentukan oleh berapa banyak pengguna dibatasi dari
melakukan pekerjaan mereka. Tingkat keparahan insiden akan digunakan dalam
menentukan prioritas untuk resolusi. Ada tiga kelas dari keparahan :SOP Penanganan Insiden SPSE disusun dengan tujuan untuk mengembalikan operasi layanan
normal secepat mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis, sehingga
memastikan bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan.
'Layanan operasi normal' didefinisikan di sini sebagai operasi layanan dalam batas SLA
3 - Rendah - Isu mencegah pengguna dari melakukan sebagian dari tugas mereka.
2 - Medium - Isu mencegah pengguna dari melakukan fungsi waktu kritis sensitif.
Peringatan :
1 - Tinggi - Layanan atau bagian utama dari layanan tidak tersedia
Repository Insiden adalah database yang berisi informasi yang relevan tentang semua
Insiden apakah telah diselesaikan atau tidak. Status Informasi umum bersama dengan
catatan yang terkait dengan kegiatan juga harus dijaga dalam format yang mendukung
pelaporan standar
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
376
Helpdesk /
Administrator LPSEKepala LPSE TUS ITO Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output
1 Helpdesk LKPP menerima permasalahan yang dieskalasikan
oleh LPSE
15 menit Muncul
permasalahan
2 Helpdesk melakukan pencatatan permasalahan pada aplikasi
CRM
15 menit Catatan pada CRM
3 Helpdek dan Administrator menentukan prioritas penanganan
insiden
15 menit Prioritas
permasalahan
diketahui4 Jika insiden tersebut mendapatkan prioritas 1 (tinggi) atau 2
(menengah) maka Administrator Sistem LPSE (Support Level 1)
melaporkan kejadian ini kepada kepala LPSE dan menunggu
arahan kebijakan prosedur yang harus ditempuh
20 menit
5 Pada prioritas 1 dan 2, Support level 2 (TUS ) akan diminta
untuk melakukan diagnosa awal. Hasil diagnosa direkam dan
mendapatkan persetujuan pimpinan yang berwenang sesuai
prioritasnya
30 menit
6 Support level 2 (TUS ) akan melakukan review atas diagnosa
terhadap repository insiden yang ada untuk menyusun tindak
lanjut berikutnya
30 menit
7 Apakah tindak lanjut melibatkan support level 3 (ITO) ? 15 menit
8 Jika rancangan tindak lanjut melibatkan support level 3 (ITO ),
Technical akan diminta untuk melakukan pemulihan layanan
TIK kembali normal. Technical Support dari LKPP jika
dimungkin akan didatangkan ke LPSE dan jika tidak
memungkinkan maka dilakukan proses remote control dengan
terhadap server LPSE. Perbaikan dilakukan secara remote .
Pihak Technical Support LKPP setelah selesai perbaikan
melakukan dokumentasi teknis yang dikirimkan kepada pihak
LPSE yang bersangkutan
2 jam
9 Jika rancangan tindak lanjut tidak melibatkan support level 3
(ITO ) maka Support level 2 (TUS) akan menyusun langkah
teknis pemulihan layanan dengan mempertimbangkan
saran/rekomendasi dari pimpinan dan support level 3 (ITO )
2 jam
10 Selama Penyelesaian insiden Administrtor Sistem LPSE
terlibat secara aktif untuk melakukan dokumentasi dan
pengawasan penyelesaian insiden jika hal tersebut dilakukan
pihak ketiga diluar LPSE
2 jam
PENANGANAN INSIDEN SPSE
No Aktivitas
Mutu Baku
Keterangan
Pelaksana
Mulai
377
11 Jika insiden tersebut mendapat prioritas 3 (rendah) maka
Administrator Sistem LPSE harus merancang langkah-langkah
normalisasi layanan TIK dengan berkonsultasi dengan
Pimpinan diatasnya dan Support level 2 (TUS) serta support
level 3 (ITO )
2 jam hasil konsultasi
12 Dokumentasi penyelesaian insiden akan direkam dalam
insiden repository dalam sistem Helpdesk
1 jam dokumen tasi
penyelesaian
insiden
13 Status penyelesaian insiden akan dilaporkan pada pimpinan
sesuai dengan kerangka waktu yang telah ditentukan sesuai
dengan prioritasnya
1 jam
Selesai
378
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
ERROR HANDLING E-PROCUREMENT
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
MENGETAHUI: DIBUAT OLEH: MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi
379
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH (LKPP)
INSTRUKSI KERJA (IK)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
Nomor IK 5/IK/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan 30-Nov-2012 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2-Jan-2013 Disahkan Oleh Bima H. Wibisana
ERROR HANDLING E-PROCUREMENT
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi
Elektronik.
2. Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem
dan Transaksi Elektronik
3. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah dan perubahannya.
4. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
1. Departemen IT Operation (ITO)
2. Training and User Support (TUS)
3. Customer
Tujuan : Perlengkapan :
Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam memberikan solusi tentang
penanggulangan error di aplikasi SPSE dan Menyelesaikan masalah error di
aplikasi SPSE
Penjelasan Singkat : Output Pelaksanaan Kegiatan :
380
Errorhandlinge-Procurement berbeda dengan penanganan error yang dilakukan
di instalasi e-Procurement. Penanganan error di instalasi e-Procurement
berlangsung selama proses instalasi aplikasi SPSE masih berjalan dan belum
selesai. Errorhandlinge-Procurement adalah suatu kegiatan maintenance yang
diberikan oleh ITO kepada LPSE, terhadap error/masalah aplikasi SPSE yang
digunakan oleh LPSE. Errorhandling terbagi menjadi 3 prosedur check system
user, network, danservice/aplikasi. Setiap prosedur terdiri dari aktivitas-aktivitas
yang mendukung penyelesaian proses errorhandling. Aktivitas-aktivitas tersebut
dilakukan sesuai permintaan/request dari LPSE. Request tersebut akan di kirim
melalui CRM oleh TUS.
1. Memberikan solusi tentang penanggulangan error di aplikasi SPSE.
2. Menyelesaikan masalah error di aplikasi SPSE.
Teknik Penyajian : Peringatan :
Teknik yang digunakan untuk menyusun dan menyajikan Instruksi Kerja Error
headling e-Procurementadalah sebagai berikut :
1. Bagan Arus
2. Tabular
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan
oleh Pelaksana.
Keterkaitan : Definisi :
381
Instruksi Kerja :
2. Prosedur errorhandling
Error Handling
TUS ITO UraianCustomer
Mulai
Request
pemeriksaan error
oleh customer
Penerimaan
request error oleh
TUS
Penerimaan
request error oleh
dispatcher ITO
Pemeriksaan
system user
Pemeriksaan
network
Pemeriksaan
service/aplikasi
Konfirmasi selesai
penanganan error
ke TUS
Konfirmasi selesai
penanganan error
ke LPSE
Pemeriksaan
perbaikan error
oleh customer
Konfirmasi selesai
perbaikan error
Penerimaan
feedback dari
customer
(perbaikan error
selesai)
Konfirmasi
feedback dari
customer
Selesai
CRM
CRM
Erro
r
Complete
# Check OS :
- Memory
- CPU Load
- HDD Space
- Kernel
# Check Internal
#Check External
# Check Apache
# Check Java
# Check PostgreSQL
#Check Tomcat
382
Keterangan perintah errorhandling
Kalimat-kalimat yang di pertebal adalah command/perintah dalam melaksanakan pengecekan errorhandling.
Kalimat-kalimat pada gambar yang di dalam kotak merah adalah poin-poin yang harus diperhatikan dalam pengecekan error.
a) Check system user
1. Check memory
Free( Check kapasitas memori yang tidak terpakai/free memory, seperti gambar di bawah ini)
Apabila memory yang terpakai >90% maka kapasitas memory harus ditambah.
Cara mengatasi memory>90%,
i. Free cache echo3 > /proc/sys/vm/drop_caches
ii. Restart service apache,tomcat, dan database
Apache /etc/init.d/apache2 restart
Tomcat ps –aux \ grep tomcat
Kill -9 <#Process ID#>
Database /etc/init.d/postgresql restart
iii. Upgrade Memory to minimal 8 MB
2. Checking HDD space
df –h ( Check kapasitas HDD yang tidak terpakai/free, seperti gambar dibawah ini)
383
Apabila kapasitas HDD >90% maka kapasitas HDD harus ditambah.
Cara mengurangi Harddisk penuh:
i. Delete File log
ii. Backup File ke hardware HDD lain
iii. Tambahkan HDD
3. Check kernel
uname –a ( Check kernel version) pemeriksaan versi kernel bisa dimonitor dari Operating System.
384
4. Check CPU Load
top(Check effesiensi dari penggunaan resource computer, seperti gambar dibawah ini)
385
Vmstat
b) Check network connection
Tujuan aktivitas ini adalah untuk memeriksa status dari port-port pada di table bawah ini.Pastikan port-port pada table dibawah ini aktif.
IN OUT
80 (TCP) 80 (TCP)
161 (UDP)
25 (TCP)
1. Inbound/Outbound
386
Untuk pemeriksaan inbound dan outboundconnection bisa dilakukan dengan 3 cara, yaitu:
PingIP public
traceroute IP public-port (port yang akan diperiksa)
nmap -IP public (khusus untuk pemeriksaan port 80)
hasilnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini
c) Check service/aplikasi
Langkah-langkahcheck service/aplikasi dibagi menjadi 3, yaitu:
1. Pemeriksaan proses service/aplikasi
2. Restart
3. Lihat log service/aplikasi
387
Pemeriksaan Apache
1. Pemeriksaan proses aplikasi bisa dilakukan melalui 2 command:
netstat –plnt(melihat proses aplikasi secara menyeluruh, seperti pada gambar dibawah ini)
ps -aux| grep apache2 (hanya melihat proses aplikasi yang dituju)
Command diatas bisa berlaku dalam pemeriksaan seluruh proses service/aplikasi dan berguna untuk pemeriksaan fungsi aplikasi.Apabila hasil pemeriksaan tidak sesuai
dengan gambar diatas maka aplikasi tersebut error.
388
Handling :
i. Command restart apache /etc/init.d/apache2 restart
ii. Check log /var/log/apache2/error.log
iii. /usr/sbin/apache2ctl –e debug
iv. Cek Konfiguration
2. Ada 2 cara penyelesaian jika aplikasi tidak bisa dijalankan (error) yaitu:
Restart aplikasi
usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/shutdown.sh
usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/startup.sh
Pelacakan error via
error.log dan mod_jk.log
Handling
Restart aplikasi Kill -9 <#Process ID#>
/usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/catalina.sh run
Cek di log /usr/local/src/apache-tomcat-production/logs/catalina.out
3. Command untuk pelacakan error via error.log dan mod_jk.log
tail –f /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/logs/mod_jk.log
Pemeriksaan Java dan Tomcat
1. Pemeriksaan proses aplikasi bisa dilakukan melalui 2 command:
netstat –plnt (melihat proses aplikasi secara menyeluruh)
389
ps -aux| grep javaatautomcat(hanya melihat proses aplikasi yang dituju)
Command diatas bisa berlaku dalam pemeriksaan seluruh proses service/aplikasi dan berguna untuk pemeriksaan fungsi aplikasi.Apabila hasil pemeriksaan tidak sesuai
dengan gambar diatas maka aplikasi tersebut error.
390
2. Ada 2 cara penyelesaian jika aplikasi tidak bisa dijalankan (error) yaitu:
Restart aplikasi
usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/shutdown.sh
usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/startup.sh
Pelacakan error via catalina.log
3. Command untuk pelacakan error via catalina.log, seperti pada gambar di bawah ini.
tail –n 15 –f /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/logs/catalina.out
Pemeriksaan postgresql
391
1. Pemeriksaan proses aplikasi bisa dilakukan melalui 2 command:
netstat –plnt (melihat proses aplikasi secara menyeluruh)
ps -aux| grep postgresql (hanya melihat proses aplikasi yang dituju)
Command diatas bisa berlaku dalam pemeriksaan seluruh proses service/aplikasi dan berguna untuk pemeriksaan fungsi aplikasi.Apabila hasil pemeriksaan tidak sesuai
dengan gambar diatas maka aplikasi tersebut error.
2. Ada 2 cara penyelesaian jika aplikasi tidak bisa dijalankan (error) yaitu:
Restart aplikasi
etc/init.d/postgresql restart
Pelacakan error via .log
3. Command untuk pelacakan error via .log
tail –f/var/log/postgresql/postgresql-8.4-main.log
392
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
393
TAHAPAN PROSES LELANG
No Tahapan
1. Pengumuman Lelang
2. Pendaftaran lelang
3. Pemberian Penjelasan
4. Pemasukan penawaran
5. Pembukaan penawaran
6. Evaluasi penawaran
7. Evaluasi kualifikasi
8. Pembuktian kualifikasi
9. Penetapan pemenang
10. Pengumuman pemenang
11. Masa sanggah
12 SPPBJ
394
TABEL PRIORITAS PENYELESAIAN PERMASALAHAN SPSE
No Permasalahan Terjadi Pada Tahapan Lelang Dampak
Fungsional Reputasi
LPSE Kemampuan Pemulihan
Prioritas Change Management
1 permintaan perubahan data karena panitia salah input data 1,6,7,9,10 4
5
1
21
Emergency Change
2 penyedia tidak bisa login karena lupa email dan password SPSE 2,3,4 3
1
2
1
Minor Change
3 Error aplikasi panita tidak dapat menggunakan fungsi fitur di SPSE seperti tidak bisa login, tidak dapat evaluasi, dll)
1,3,5,6,7,9,10 6
10
3
19
Mayor Change
4 Error aplikasi pengelola LPSE (verifikator, admin agency dll) tidak dapat menggunakan fungsi fitur di SPSE seperti tidak bisa login, tidak dapat input data, dll)
Semua 10
10
4
25
Emergency Change
5 Error aplikasi penyedia tidak dapat menggunakan fungsi fitur di SPSE seperti tidak bisa login, dll)
2,3,4 3
10
5
5
Minor Change
6 Penawaran tidak dapat di buka (uji forensik) 5,6,7,8,9,10 5
10
6
8
Minor Change
7 Error mail server Semua 10
10
7
14
Mayor Change
8 Jaringan LPSE Semua 10
10
8
13
Mayor Change
9 Jaringan Inaproc, ADP Semua 10
10
9
11
Mayor Change
Penjelasan:
1. Dampak dari insiden/masalah dapat diukur pada tiga faktor yaitu: dampak Fungsional, Dampak Informasi/Reputasi dan Kemampuan
Pemulihan Insiden. Pemberian bobot dampak dimulai dari angka 1 sampai 10, dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Dampak Fungsional: Terendah angka 1 untuk satu fungsi dan maksimum 10 untuk semua fungsi terganggu.
b. Dampak Informasi/Reputasi: Terendah angka 1 untuk reputasi internal dan maksimum 10 untuk Reputasi Nasional LPSE
c. Kemampuan pemulihan dilihat dari seberapa sering masalah ini tejadi dan bisa diselesaikan: Terendah angka 1 untuk palingk sering
terjadi dan angka 10 untuk pertama kali terjadi.
395
2. Dampak Fungsional diukur pada tahapan lelang yang kena dampak yang terdiri dari 12 tahapan dengan fungsi yang terlibat sesuai dengan
penanggung jawabnya. Misalnya masalah Penyedia tidak bisa login karena lupa email dan password SPSE terjadi pada tahapan lelang ke 2 –
4. Secara kuantitatif fungsi yang terpengaruh ada 3 tahapan.
3. Dampak Informai/Reputasi terkait dengan pelaku pada kegiatan lelang yaitu penyedia, panitia dan pengelola SPSE. Jika terdampak pada
penyedia saja maka reputasi yang terganggu adalah internal penyedia saja, tetapi untuk panitia akan berpengaruh pada kredibilitas yang
cukup menggangu sehingga disini diberikan nilai 5 tetapi jika yang terkena dampak adalah pengelola maka dapat dikatakan reputasi akan
rusak sehingga diberikan angka 10.
4. Nilai prioritas dihitung dengan formula Dampak Fungsional dan Informasi akan dapat diselesaikan dengan kemampuan pemulihan atau
dengan rumus matematikanya adalah:
a. Jika f = dampak fungsional, r = dampak informasi/reputasi dan k = kemampuan pemulihan maka, p= prioritas adalah
b. P = (f * r)/k
c. Semakin besar nilai p maka semakin tinggi prioritas masalah tersebut untuk diselesaikan
d. Tindak lanjut yang harus dilakukan diberikan 3 level yaitu Minor, Mayor dan Emergency Change.
e. Minor Change jika nilai prioritas kurang dari 10 (penyelesaian maksimal 3 (tiga) hari kerja)
f. Mayor Change jika nilai prioritas antara 10 – 20 (penyelesaian maksimal 2 (dua) hari kerja)
g. Emergency Change jika nilai prioritas diatas lebih dari 20. (penyelesaian maksimal 1 (satu) hari kerja)
5. Khusus untuk masalah jaringan dan email, dampak fungsional nilainya harus disesuaikan dengan pada saat tahapan lelang yang terkena
dampak sehingga nilainya tidak maksimum 10 tetapi seperti yang masalah lainnya. Nilai 10 pada contoh perhitungan diatas diasumsikan jika
terjadi pada awal kegiatan lelang yang dapat berpotensi meyebabkan lelang menjadi gagal dilaksanakan (Worst Case Scenario).
396
Helpdesk LKPP Gedung SME Tower Lt. 17
Jalan Gatot Subrot Kav.94, Jakarta Selatan 12780 Call Center: 021-71673000
Fax: 021-79181153 Email: helpdesk-lpse@lkpp.go.id
top related