sop kepanitiaan 1432
Post on 22-Oct-2015
698 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
D K M ALFUR Q ANSMAN 3 BANDUNG
SOP KEPANITIAAN 1432
1
DAFTAR ISI
STANDAR OPERASI KEPANITIAAN 2
BAB I PENANGGUNG JAWAB 3
BAB II TIM KONSEPTOR 4
BAB III BADAN PENGURUS HARIAN 5
BAB IV SEKSI-SEKSI 9
BAB V LAIN-LAIN 15
PENJELASAN STANDAR OPERASI KEPANITIAAN 18
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN A ALUR KEPANITIAAN 22
B ALUR TANGGUNG JAWAB
KEPANITIAAN 22
C ALUR PEMBUATAN KONSEP 23
D CONTOH TABEL IKHTISAR KEGIATAN
DAN RUNDOWN 24
E CONTOH TABEL TEKNIS LAPANGAN 23
F TIMELINE KEGIATAN 24
G PANDUAN PEMBUATAN TOR 25
H POSISI RAPAT IKHWAN AKHWAT 26
I TAMBAHAN DARI BLUE PRINT 26
J CONTOH SURAT IZIN KEGIATAN 27
K CONTOH PROPOSAL 28
2
STANDAR OPERASI KEPANITIAAN
DEWAN KELUARGA MASJID AL FURQAN
MUKADDIMAH
“Aku bersaksi tiada tuhan selain Allah dan aku bersaksi Muhammad utusan
Allah.”
“Dan hendaklah ada di antara kamu segolongan ummat yang menyeru kepada
kebajikan, menyuruh kepada yang ma’ruf dan mencegah dari yang munkar,
merekalah orang-orang yang beruntung,”
Dilatarbelakangi keperluan pengurus DKM Al Furqan atas sebuah
petunjuk teknis dalam penyelenggaraan kegiatan kepanitiaan untuk
melaksanakan program kerja DKM Al Furqan, maka disusunlah buku
“SOP Kepanitiaan 1432” ini.
Buku ini merupakan sebuah panduan atas permasalahan-
permasalahan yang terjadi di lapangan ketika pelaksanaan kegiatan
oleh petugas kepanitiaan. Di dalamnya memuat teknik-teknik dasar
kepanitiaan masing-masing seksi.
Dibuat untuk mewujudkan sebuah cita-cita besar, yaitu DKM Al
Furqan profesional, ideal, dan sebagai role model lembaga dakwah
sekolah nasional.
3
BAB I
PENANGGUNG JAWAB
Pasal 1
1. Untuk keperluan pelaksanaan program kerja, ditunjuklah
seorang/beberapa penanggung jawab program kerja oleh pihak
yang memiliki jabatan lebih tinggi dalam struktur kepengurusan
DKM Al Furqan.
2. Penanggung jawab:
a. Sebagai pihak yang memiliki tanggung jawab penuh atas
terlaksananya program kerja yang diamanahkan.
b. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada pihak yang
memiliki jabatan lebih tinggi dalam struktur kepengurusan
DKM Al Furqan.
c. Berhak membentuk tim konseptor, baik dengan rekrutmen
terbuka maupun tertutup.
d. Dalam kondisi tidak khusus1, penanggung jawab masuk dan
bergabung ke dalam tim konseptor.
3. Dalam kondisi khusus2, pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi
dalam struktur kepengurusan berhak mengganti penanggung
jawab dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.
4. Standar operasi:
a. Dibentuk di awal kepengurusan setelah Rancangan Besar
Program Kerja (RBPK) dibuat.
b. Tidak eksklusif dan ikut berperan aktif dalam pelaksanaan
program kerja pihak/divisi lain.
1 Kondisi khusus yang dimaksud ada dalam penjelasan. 2 ibid.
4
BAB II
TIM KONSEPTOR
Pasal 2
1. Dalam setiap pelaksanaan kegiatan kepanitiaan perlu dibentuk
sebuah tim kecil yang berfungsi sebagai tim konseptor.
2. Tim konseptor:
a. Sebagai kesatuan kerja prakepanitiaan yang dibentuk oleh
penanggung jawab program kerja.
b. Berada diluar struktur kepanitiaan dan berperan untuk
menyusun konsep dasar acara (waktu pelaksanaan, ikhtisar
kegiatan kasar, seksi yang dibutuhkan berikut deskripsi tugasnya,
dll.).
c. Berisi 5-10 orang, terdiri baik ikhwan maupun akhwat.
d. Melaksanakan rekrutmen terbuka/tertutup untuk mengisi
sumber daya manusia dalam struktur kepanitiaan3.
e. Mengajukan konsep dasar acara kepada petugas kepanitiaan
yang telah terbentuk dengan cara menyelenggarakan rapat
florring konsep bersama seluruh panitia.
f. Berhak meminta Starring Comitte „Komite Pendamping‟ dari
angkatan yang lebih tua.
3. Setelah dibentuk struktur kepanitiaan, tim konseptor dilebur dan
anggota di dalamnya masuk dalam struktur kepanitiaan.
4. Dalam kondisi khusus4, tim konseptor boleh dipertahankan setelah
struktur kepanitiaan terbentuk atau dibentuk ulang setelah dilebur,
dengan catatan bahwa anggotanya tetap masuk dalam struktur
kepanitiaan biasa.
5. Standar operasi:
a. Dibentuk selambat-lambatnya 6 (enam) pekan sebelum
kegiatan berlangsung.
b. Membentuk struktur kepanitiaan selambat-lamabatnya 4
(empat) pekan sebelum kegiatan berlangsung.
3 Syarat seseorang dapat direkrut dalam tim konseptor ada dalam penjelasan. 4 Kondisi khusus yang dimaksud ada dalam penjelasan.
5
BAB III
BADAN PENGURUS HARIAN
Pasal 3
Umum
1. Badan Pengurus Harian (BPH) diangkat oleh tim konseptor dalam
rekrutmen terbuka/tertutup dan bertugas aktif sejak saat itu
hingga selesai kegiatan dan dievaluasi.
2. BPH setidak-tidaknya terdiri dari Ketua Panitia, Bendahara,
Sekretaris dan Komandan Lapangan.
3. Dalam kondisi khusus5, penanggung jawab atas izin dari pihak
yang memiliki jabatan lebih tinggi dalam struktur kepengurusan
dapat mengganti sebagian atau seluruh unsur BPH dengan alasan
yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pasal 4
Ketua Panitia
1. Ketua panitia sebagai pihak yang memiliki kekuasaan tertinggi
dalam struktur kepanitiaan, bertugas:
a. Mengkoordinasi semua bidang/seksi dalam melaksanakan
tugasnya masing-masing.
b. Bertanggungjawab atas keberlangsungan rangkaian kegiatan.
c. Memimpin setiap rapat koordinasi panitia.
d. Mengawasi dan mengevaluasi kinerja tiap bidang secara
periodik.
e. Menjadi decision maker bersama BPH (sekretaris dan bendahara)
f. Merancang agenda rapat kepanitiaan.
g. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim
konseptor.
5 Kondisi khusus yang dimaksud ada dalam penjelasan.
6
2. Standar operasi:
a. Melaksanakan hal wajar tanpa batas yang diperlukan untuk
kepentingan keberlangsungan acara, termasuk menegur dan
menghadiahi panitia lain.
b. Melaksanakan rapat koordinasi secara periodik dan tersusun
jadwalnya.
c. Dekat secara persuasif kepada panitia lain.
Pasal 5
Sekretaris
1. Sekretaris bertugas:
a. Berkoordinasi dengan Biro Administrasi dan Kesekretariatan
(BAK) DKM Al Furqan dalam hal mengeluarkan surat,
menentukan nomor surat, dan perarsipan surat keluar
kegiatan.
b. Mengeluarkan surat6 yang diperlukan untuk kegiatan.
c. Menjadi notulen setiap rapat koordinasi panitia.
d. Mendokumentasikan hasil rapat.
e. Membuat proposal7 dengan berkoordinasi dengan seksi acara.
f. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim
konseptor.
2. Standar operasi:
a. Persuratan diketahui sepenuhnya oleh BAK.
b. Proposal selesai selambat-lambatnya 2 (dua) pekan sebelum
kegiatan berlangsung.
c. Persuratan izin selesai selambat-lambatnya 3 (tiga) hari
sebelum kegiatan berlangsung.
6 Contoh surat terlampir. 7 Contoh proposal terlampir.
7
Pasal 6
Bendahara
1. Bendahara bertugas:
a. Berkoordinasi dengan Biro Keuangan DKM Al Furqan dalam
hal keluar masuk pendanaan.
b. Mengatur keuangan kegiatan.
c. Menerima dan menyimpan dana yang diperlukan untuk
kegiatan.
d. Melaporkan keuangan.
e. Membuat laporan keuangan yang nantinya diserahkan kepada
dan direkapitulasi oleh sekretaris
f. Menerima daftar kebutuhan dana logistik.
g. Menerima, merekapitulasi dan menyimpan tanda-tanda bukti
pengeluaran
h. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim
konseptor.
2. Standar operasi:
a. Pendanaan diketahui sepenuhnya oleh Biro Keuangan.
b. Hasil laporan pendanaan dapat diaudit.
Pasal 7
Komandan Lapangan
1. Komandan Lapangan (Danlap) adalah pihak yang memiliki
kekuasaan penuh dan melebihi ketua panitia dalam lingkup
pelaksanaan kegiatan di lapangan, bertugas:
a. Mengeluarkan Teknis Lapangan (Teklap)8 atas dasar konsep
acara yang telah dibuat oleh seksi acara.
b. Memegang komando teknis utama dalam pelaksanaan kegiatan
di lapangan.
c. Mengoordinasikan seluruh seksi ketika di lapangan.
d. Memimpin briefing panitia.
8 Contoh teklap terlampir.
8
e. Mendorong dan mengontrol terlaksananya seluruh deskripsi
tugas setiap seksi dalam kegiatan di lapangan.
f. Bertanggung jawab langsung kepada ketua panitia atas segala
kegiatan di lapangan.
g. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim
konseptor.
2. Standar operasi:
a. Mengetahui secara detail konsep acara sehingga mengerti
secara utuh teknis lapangan.
b. Teklap selesai dan telah dipublikasi ke panitia lain selambat-
lambatnya 4 (empat) hari sebelum kegiatan berlangsung.
c. Danlap dapat melaksanakan hal lain secara wajar selama
diperlukan untuk kepentingan keberlangsungan acara di
lapangan.
9
BAB IV
SEKSI-SEKSI
Pasal 8
Umum
1. Seksi-seksi yang bertugas ditentukan oleh tim konseptor.
2. Anggota setiap seksi diangkat dalam rekrutmen terbuka/tertutup
dan bertugas aktif sejak saat itu hingga selesai kegiatan dan
dievaluasi.
3. Seksi yang bertugas setidak-tidaknya terdiri dari seksi acara,
logistik, lapangan, publikasi, perizinan dan dokumentasi. Boleh
ditambah, dikurangi, digabung, atau dispesifikasi sesuai
kebutuhan kegiatan kepanitiaan.
4. Deskripsi tugas setiap seksi mengacu pada SOP Kepanitiaan
setelah diolah lebih lanjut oleh tim konseptor.
5. Dalam kondisi khusus9, BPH atas izin penganggung jawab
program kerja dapat mengganti10 sebagian atau seluruh unsur
seksi-seksi yang telah terbentuk dengan alasan yang dapat
dipertanggungjawabkan.
Pasal 9
Seksi Acara
1. Seksi acara bertugas:
a. P : Planning. Mengolah ikhtisar kegiatan kasar dari tim
konseptor ke dalam rundown11 dan merencanakan segala detail
konsep acara, termasuk waktu dan tempat.
b. O : Organizing. Mengkomunikasikan dan mengkoordinasikan
konsep acara pada seksi lain baik dalam rapat koordinasi
maupun dengan cara lain.
9 Kondisi khusus yang dimaksud ada dalam penjelasan. 10 Mekanisme pergantian BPH ada dalam penjelasan. 11 Contoh rundown terlampir.
10
c. A : Actuating. Bertanggung jawab untuk bersama-sama seluruh
seksi dalam komando ketua atau Danlap menjalankan dan
mewujudkan acara secara penuh.
d. C : Controling. Mengontrol jalannya acara agar sesuai dengan
konsep serta mengubahnya jika dalam kondisi khusus.
e. Menyusun mekanisme-mekanisme lain yang diperlukan.
f. Bersama Danlap menyusun Teklap.
g. Jika tidak ada Humas, bertanggung jawab untuk menghubungi
tamu.
h. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim
konseptor.
2. Standar operasi:
a. Rundown selambat-lambatnya selesai 7 (tujuh) hari sebelum
pelaksanaan acara.
b. Melaksanakan rapat koordinasi yang dipimpin oleh ketua
panitia secara berkala untuk memudahkan florring konsep dari
seksi acara ke seksi lain.
c. Acara secara proaktif melaksanakan koordinasi secara berkala
dengan seksi lain terutama masalah penyediaan logistik dan
publikasi acara baik di dalam maupun di luar rapat sesuai
kebutuhan.
Pasal 10
Seksi Logistik
1. Seksi logistik bertugas:
a. Menerima rincian logistik yang perlu dipersiapkan dari seksi
acara dan seksi lain.
b. Mendaftar barang yang perlu dipinjam dan dibeli.
c. Meminta pendanaan dari bendahara dan menyerahkan tanda
bukti pembelian benda yang dibeli.
d. Bertanggung jawab akan sarana dan prasarana acara.
e. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim
konseptor.
11
2. Standar operasi:
a. Mendaftar barang yang perlu dipinjam dan dibeli selambat-
lambatnya 5 (lima) hari sebelum pelaksanaan acara.
b. Menyiapkan segala logistik tersedia selambat-lambatnya 10
(sepuluh) menit sebelum acara berlangsung.
c. Mengumpulkan seluruh bukti pembelian dan peminjaman
untuk diserahkan kepada bendahara.
Pasal 11
Seksi Lapangan
1. Seksi lapangan bertugas:
a. Berkoordinasi dengan seksi acara tentang regulasi/mekanisme
acara ketika di lapangan.
b. Berkoordinasi dengan pejabat dan pihak keamanan setempat
untuk kepentingan pengunaan tempat pelaksanaan jika
diperlukan.
c. Survei tempat pelaksanaan kegiatan.
d. Menyiapkan perangkat dan melaksanakan apel jika diperlukan.
e. Mengondisikan situasi dan keadaan kegiatan di lapangan agar
sesuai dengan Teklap.
f. Mengondisiskan panitia ketika rapat berlangsung.
g. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim
konseptor.
2. Standar operasi:
a. Memahami secara utuh Teklap yang dibuat Danlap.
b. Siap melaksanakan komando tertinggi dari Danlap.
c. Membuat alur regulasi/mekanisme lapangan selambat-
lambatnya 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan acara dan
dipahami oleh seluruh anggota seksi lapangan.
d. Telah melakukan survei selambat-lambatnya 3 (tiga) hari
sebelum pelaksanaan acara.
12
Pasal 12
Seksi Publikasi
1. Seksi publikasi bertugas:
a. Membuat konsep publikasi dan melaksanakan publikasi acara
secara efektif dan efisien.
i. Poster
ii. Memo
iii. Jarkom SMS
iv. Spanduk/banner
v. Online publication
vi. Ke kelas-kelas
vii. dll.
b. Meminta pendanaan dari bendahara dan menyerahkan tanda
bukti pembelian benda yang dibeli.
c. Mempublikasikan hal lain yang diminta oleh seksi lain demi
kepentingan berlangsungnya acara.
d. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim
konseptor.
2. Standar operasi:
a. Untuk acara kaderisasi, melakukan publikasi selambat-
lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan berlangsung.
b. Untuk acara syiar, melakukan publikasi selambat-lambatnya 14
(empat belas) hari sebelum pelaksanaan berlangsung.
c. Melakukan remind dengan melaksanakan publikasi ulang
ketika acara sudah dekat, baik secara berkala maupun tidak.
Pasal 13
Seksi Perizinan
1. Seksi perizinan bertugas:
a. Meminta tanda tangan dan izin yang diperlukan dalam
pemenuhan proposal dan surat perizinan.
13
b. Meminta perizinan tempat pelaksanaan dan hal lain yang
dirasa perlu untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan, dengan
membawa surat perizinan.
c. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim
konseptor.
2. Standar operasi:
a. Menjaga citra baik DKM Al Furqan kepada semua pihak.
b. Izin telah turun selambat-lambatnya 1 (hari) sebelum
pelaksanaan kegiatan.
c. Untuk acara kaderisasi yang dilaksanakan periodik, perizinan
tempat dan peminjaman perangkat kerja ke sekolah dapat
dilaksanakan secara terpadu, satu surat untuk seleuruh izin.
Pasal 14
Seksi Dokumentasi
1. Seksi dokumentasi bertugas:
a. Membuat jurnal kegiatan ketika sedang berlangsung.
b. Memotret atau merekam kegiatan ketika sedang berlangsung.
c. Memublikasikan hasil dokumentasi baik secara luas maupun
hanya kepada pihak terbatas.
d. Melaksanakan tugas lainnya yang telah dideskripsikan oleh tim
konseptor.
2. Standar operasi:
a. Ikhwan hanya boleh mendokumentasikan kegiatan ikhwan,
dan akhwat hanya boleh mendokumentasikan kegiatan
akhwat.
b. Hasil dokumentasi akhwat hanya boleh beredar di kalangan
akhwat secara terbatas.
c. Larangan keras bagi akhwat untuk memublikasikan foto diri
maupun kelompok hasil dokumentasi ke pihak luar secara luas,
termasuk ke media sosial tanpa pembatasan akses.
14
Pasal 15
Seksi Lain
Seksi lain dibentuk oleh tim konseptor untuk kepentingan pelaksanaan
tugas yang lebih spesifik. Tugas dan standar operasi dikeluarkan oleh
tim konseptor sesuai kebutuhan.
15
BAB V
LAIN-LAIN
Pasal 16
Adab Rapat/Syuro
1. Jika terdiri dari unsur ikhwan dan akhwat, rapat dipimpin oleh
ikhwan meski jika ada akhwat yang memiliki jabatan lebih tinggi.
2. Hak tertinggi rapat ada pada pemimpin rapat.
3. Pemimpin rapat berhak menegur hingga mengeluarkan anggota
rapat dari majelis dengan alasan yang dapat
dipertanggungjawabkan.
4. Memulai dengan salam, do‟a, salawat, basmallah, dan
tilawah/tasmi Al Quran dan pembacaan agenda yang akan
dibahas ketika rapat. Jika rapat terdiri dari unsur ikhwan dan
akhwat, pentilawah atau pentasmi dari unsur ikhwan.
5. Diakhiri dengan do‟a kafaratul majelis dan salam.
6. Durasi rapat wajar.
7. Jika terdiri dari unsur ikhwan dan akhwat, kedua pihak setia
menjaga hijab.
8. Sopan dalam berkata dan duduk.
9. Akhwat menjaga suaranya, yakni tidak berteriak dan meninggikan
suaranya.
Pasal 17
Hijab
1. Dalam setiap kegiatan DKM Al Furqan, setiap unsur pengurus
maupun panitia kegiatan wajib menjaga hijab antara ikhwan dan
akhwat.
2. Keperluan untuk menggunakan penghalang berupa kain, papan,
atau benda lainnya ketika rapat atau penyelenggaraan kegiatan
lainnya sehingga ikhwan tidak dapat melihat akhwat dan pula
sebaliknya.
3. Setidak-tidaknya ikhwan dan akhwat dikondisikan agar tidak
saling berhadapan atau menghadap ke arah yang dapat saling
16
berpotongan pandangan dan terdapat jarak yang memisahkan
barisan ikhwan dan akhwat dengan jarak yang wajar dalam rapat
atau kegiatan lainnya.
4. Kewajiban ikhwan dan akhwat untuk saling menundukkan
pandangan dalam interaksi di lapangan.
5. Kegiatan normal akhwat selambat-lambatnya berakhir pukul 18.00
dan diharuskan untuk segera menuju rumah masing-masing.
Pasal 18
Menghubungi Tamu
1. Dalam menghubungi tamu (pemateri, ustadz, trainer, dll.) pihak
penghubung:
a. Menjaga citra baik DKM Al Furqan.
b. Sopan dalam berinteraksi dan berkomunikasi.
c. Menjemput atau mengantar tamu dengan kendaraan layak jika
diperlukan atau diminta.
2. Dalam kondisi tidak khusus agar tidak mengundang tamu secara
mendadak.
3. Jika mengundang tamu untuk menjadi pemateri, diharapkan ada
Term of Reference (TOR)12 yang diberikan kepada pemateri untuk
memudahkan penyamaan keinginan panitia dan materi yang akan
dibawakan.
4. Pemberian ucapan terima kasih baik berupa uang, bingkisan,
makanan, plakat, dsb. diatur kemudian dan disesuaikan dengan
pihak yang diundang.
5. Standar operasi:
a. Menghubungi tamu untuk menjadi pemateri selambat-
lambatnya 3 (tiga) hari sebelum kegiatan berlangsung.
b. Mengingatkan tamu pada 1 (satu) hari sebelum kegiatan
berlangsung.
12 Panduan pembuatan TOR terlampir
17
Pasal 19
Mekanisme Permintaan Dana Alumni
1. Permohonan bantuan dana hanya dapat dilakukan lewat
pengajuan proposal.
2. Proposal untuk donatur alumni diajukan lewat pihak Difa Rali,
tidak diserahkan langsung secara perseorangan.
3. Bantuan dana maksimal memenuhi 50% keperluan dana
kepanitiaan dengan besar nominal wajar.
4. Standar operasi:
a. Proposal baik secara isi dan bagus secara estetika.
b. Diajukan setelah proposal lengkap dan sah.
c. Pengajuan proposal untuk permintaan dana selambat-
lambatnya 10 (sepuluh) hari sebelum kegiatan berlangsung.
18
PENJELASAN
STANDAR OPERASI KEPANITIAAN
DEWAN KELUARGA MASJID AL FURQAN
Pasal 1
Ayat (2)
Kondisi khusus sehingga penanggung jawab tidak bisa bergabung
dalam tim konseptor yang dimaksud dalam butir (d) adalah:
1. Penanggung jawab memiliki amanah lain dengan prioritas lebih
tinggi.
2. Diamanahi hal lain oleh pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi
dalam struktur kepengurusan DKM Al Furqan.
3. Atau kondisi lain yang dapat menyebabkan penganggung jawab
tidak dapat bergabung dalam tim konseptor.
Ayat (3)
Kondisi khusus sehingga memerlukan penggantian penanggung jawab
program kerja adalah:
1. Penanggung jawab tidak dapat menjalankan amanahnya.
2. Penanggung jawab memiliki masalah yang dapat menyebabkan
amanahnya terganggu.
3. Penanggung jawab keluar dari kepengurusan DKM Al Furqan.
4. Atau kondisi lain yang mengharuskan penganggung jawab diganti.
Pasal 2
Ayat (2)
Syarat seseorang dipilih menjadi bagian dari tim konseptor oleh
penanggung jawab proker adalah:
19
1. Tidak sedang mengonsep kegiatan lain yang memerlukan fokus
khusus.
2. Berkomitmen dan istiqomah.
3. Tidak sedang terkena masalah/kasus di dalam kepengurusan
DKM Al Furqan.
Starring Comitte bertugas:
1. Menjadi pihak yang berusaha ikut dalam setiap rapat tim
konseptor.
2. Membantu tim konseptor dalam pembuatan konsep kegiatan kasar
atas dasar pengalaman yang dimiliki.
3. Membimbing tim konseptor dalam menyelesaikan tugas lainnya.
Ayat (4)
Kondisi khusus sehingga memerlukan tim konseptor tetap
dipertahankan setelah pembentukan struktur kepanitiaan atau dibuat
ulang setelah dilebur adalah:
1. Kegiatan harus dikonsep ulang.
2. Divisi acara tidak dapat menunaikan amanahnya dengan baik
namun tidak bisa diadakan pergantian anggota seksi karena
pelbagai sebab, sehingga tugas seksi acara diambil alih oleh tim
konseptor.
3. Atau kondisi lain yang mengharuskan tim konseptor tetap
dipertahankan setelah pembentukan struktur kepanitiaan atau
dibuat ulang setelah dilebur.
Pasal 3
Ayat (3)
Kondisi khusus sehingga memerlukan penggantian BPH adalah:
1. Seluruh atau sebagian BPH tidak dapat menjalankan amanahnya.
2. Seluruh atau sebagian BPH memiliki masalah yang dapat
menyebabkan amanahnya terganggu.
20
3. Seluruh atau sebagian BPH keluar dari kepengurusan DKM Al
Furqan.
4. Atau kondisi lain yang mengharuskan seluruh atau sebagian BPH
diganti.
Mekanisme khusus pergantian BPH
1. Penggantian Ketua Panitia
a. Seorang perwakilan anggota kepanitiaan meminta surat
kepada BAK perihal pernyataan permintaan penggantian
Ketua Panitia. Surat berisi alasan dan ajuan calon pengganti.
b. Surat ditandatangani oleh minimal 2/3 anggota kepanitiaan
atau beberapa orang perwakilan.
c. Surat diserahkan kepada Ketua Divisi dengan tembusan
kepada Ketua Umum DKM Al Furqan.
d. Ketua Divisi mengeluarkan Surat Keputusan perihal
penggantian Ketua Panitia, disahkan oleh Sekretaris Umum
dan Ketua Umum DKM Al Furqan.
e. Dalam maksimal 3x24 jam diadakan serah terima jabatan Ketua
Panitia baru dihadapan minimal 2/3 anggota kepanitiaan. Jika
Ketua Panitia lama tidak hadir, cukup diadakan pelantikan.
2. Penggantian unsur BPH biasa dapat dilaksanakan secara komando
mudah oleh Ketua Panitia dengan sepengetahuan seluruh anggota
kepanitiaan.
Seluruh pasal dan kandungan ayat lainnya cukup jelas.
21
LAMPIRAN
22
LAMPIRAN A
ALUR KEPANITIAAN
LAMPIRAN B
ALUR TANGGUNG JAWAB KEPANITIAAN
Kadiv/Kadept memilih penanggung jawab
proker
Penanggung jawab proker melakukan pembentukan tim
konseptor
Tim konseptor membuat rancangan kasar acara
lalu mengadakan rekrutmen panitia
Dibentuk seksi-seksi yang diperlukan
Persiapan dan pelaksanaan acara
Evaluasi
Ketua Umum
Ketua Divisi
Ketua Departemen
Penanggung Jawab Proker
• Tim Konseptor
Ketua Panitia
23
LAMPIRAN C
ALUR PEMBUATAN KONSEP
LAMPIRAN D
CONTOH TABEL IKHTISAR KEGIATAN DAN RUNDOWN
HARI 1 TANGGAL: / / 20
Waktu Kegiatan Tempat Keterangan
07.00-08.00 Apel Pembukaan
08.00-09.00
dst.
LAMPIRAN E
CONTOH TABEL TEKNIS LAPANGAN
HARI 1 | TANGGAL: / / 20 DANLAP: TIMER:
Waktu Kegiatan Logistik Seksi Terlibat
Keterangan Kegiatan
Tempat PJ Ket
06.30-07.00
Briefing Teklap Semua Seluruh panitia mengikuti
briefing
Sekre Masjid
Danlap
07.00-08.00
Apel Pembukaan
Petugas dan
Naskah Apel
Lapangan
Ketua Panitia
Mengondisikan peserta
Mengisi amanat kepada peserta
Lapang parkir
Budi (Lapangan)
dst.
Tim Konseptor
•Ikhtisar Kegiatan Kasar
•6 pekan
Seksi Acara
•Rundown
•7 hari
Danlap
•Teklap
•4 hari
24
LAMPIRAN F
TIMELINE KEGIATAN
Batas Waktu Akhir Perihal
Awal kepengurusan Kadept menentukan PJ setiap proker
6 pekan PJ telah membentu tim konseptor
4 pekan Tim konseptor telah membentuk struktur kepanitiaan beserta SDM-nya
2 pekan Sekretaris telah menyelesaikan proposal
14 hari Publikasi untuk acara syiar
10 hari Mengajukan proposal untuk permintaan bantuan dana kepada alumni
7 hari Publikasi untuk acara kaderisasi
7 hari Seksi acara telah merilis rundown kegiatan
5 hari Logistik telah menyusun daftar logistik
4 hari Danlap telah merilis teknis lapangan (Teklap)
3 hari Telah survei
3 hari Telah menghubungi tamu undangan
1 hari Seksi lapangan telah merilis mekanisme lapangan
1 hari Segala izin telah turun
1 hari Mengingatkan tamu undangan
10 menit Segala logistik telah siap
0 menit Pelaksanaan acara
25
LAMPIRAN G
CONTOH TOR
Tema Sabar dan Syukur
Judul Menyikapi Skenario Allah dengan Sabar dan Syukur
Waktu / Tanggal 15.45 – 17.00 / Selasa, 28 Juni 2011
TIU Memberikan stimulus agar bersyukur ketika mendapat
nikmat, dan bersabar ketika mendapat ujian.
TIK
1. Peserta menyimak mengenai pengalaman pemateri dalam
menyikapi masa transisi sekolah ke kampus.
2. Peserta dapat menyimpulkan apa yang harus dilakukannya
dalam menyikapi hasil SNMPTN, baik buruk maupun baik.
Metode Penyampaian Ta’lim/Ceramah
Durasi Penyampaian 75 menit. Dengan rincian 60 menit materi dan 15 menit sesi
tanya jawab.
Peserta Calon mahasiswa kelas XII SMAN 3 dan 5 Bandung
Kondisi Peserta Seluruh peserta adalah muslim. Baik yang pemahamannya
sudah baik mengenai Islam maupun yang masih umum.
Resume
Latar belakang dipilihnya materi ini adalah untuk
menyiapkan mental peserta yang merupakan siswa kelas 3
yang sedang menanti pengumuman hasil SNMPTN. Juga
berkenaan dengan adanya pembukaan hasil ujian SNMPTN
pada tanggal 29 Juni 2011 (sehari setelah penyampaian
materi ini). Dalam kata lain diharapkan jika mereka berhasil,
syukur yang dipanjatkan dan menambah keimanan kepada
Allah, dan jika kalanya gagal, sabar yang diusahakan dan
menambah keimanan kepada Allah pula.
Materi dapat disampaikan dalam bentuk cerita sharing
pengalaman pemateri ketika masa-masa transisi dari sekolah
ke kampus, dan menarik urgensi sabar dan syukur dari sana.
26
LAMPIRAN H
POSISI RAPAT IKHWAN AKHWAT
LAMPIRAN I
TAMBAHAN DARI BLUE PRINT
Panduan manajemen rencana, manajemen rapat, teknik
problem solving, dan teknik publikasi tertulis secara rinci dalam
BluePrint DKM Al Furqan 1428H
ikhwan akhwat
27
LAMPIRAN J
CONTOH SURAT IZIN KEGIATAN
Bandung, 29 Juni 2007
No. : 66/ DKM AF/ V/ 2007
Lampiran : -
Perihal : Permohonan Penggunaan Tempat
Yth. Wakasek Sarana & Prasarana
SMAN 3 Bandung
Drs. Raekan
Assalamu’alaikum wr.wb
Sehubungan dengan akan diadakannya acara LKOD (Latihan
Kepemimpinan Organisasi Da’wah), kami pengurus DKM Al Furqan meminta izin
untuk menggunakan sarana prasarana berupa
1. Kelas X-6
2. Kelas X-7
3. Kelas XI-4
4. Kelas XI-5
5. Kelas XI-6
Insya Allah kami akan mempergunakan sarana tersebut pada:
hari, tanggal : Sabtu dan Minggu, 30 Juni dan 1 Juli 2007
pukul : 07.00-16.00
Demi kelancaran acara ini, kami berharap Bapak dapat mengizinkannya.
Demikian surat permohonan izin ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak
kami ucapkan jazakallahu khairan katsiraa.
Wassalamu’alaikum wr.wb
Ketua Panitia Sekretaris Umum
Reza Asriandi Ekaputra Septi Dwi Kania P.
NIS 050610156 NIS 050610076
Menyetujui,
Wakasek Sarana & Prasarana
SMA Negeri 3 Bandung
Drs. Raekan
28
LAMPIRAN K
CONTOH PROPOSAL
PROPOSAL LKOD DKM ALF URQAN 1432
29
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT atas segala
rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan proposal
LKOD ini. Proposal ini kami susun dengan mengharap ridha Allah, agar
pelaksanaan kegiatan ini menjadi sebuah amal yang berguna di jalan-Nya.
Proposal ini merupakan langkah awal kami untuk menyelenggarakan
acara kaderisasi yang berorientasi pada terbentuknya kader-kader yang
walaupun memiliki kuantitas yang kecil tetapi memiliki kualitas yang tinggi
sehingga kader tersebut bisa dianggap siap memikul amanah da’wah
Kami berharap penyelenggaraan LKOD ini akan memberikan dampak
positif bagi semua pihak, serta tujuan awal kami dapat tercapai.
Demikian kata pengantar dari kami, mohon maaf apabila dalam
penyusunan proposal ini terdapat kekurangan atau kesalahan.
Bandung, Juni 2007
Panitia
30
DAFTAR ISI
Kata Pengantar 1
Daftar Isi 2
BAB I PENDAHULUAN 3
1.1 Latar Belakang 3
1.2 Dasar Pemikiran 4
1.3 Tujuan Kegiatan 4
1.4 Target dan Parameter 4
1.5 Sistematika Penulisan 5
BAB II KEGIATAN 6
2.1 Nama Kegiatan 6
2.2 Waktu dan Tempat Kegiatan 6
2.3 Bentuk Kegiatan 6
2.4 Sasaran Kegiatan 6
2.5 Susunan Kepanitiaan 7
2.6 Anggaran Biaya 8
BAB III PENUTUP 9
Lembar Pengesahan 10
31
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kemajuan zaman yang didukung dengan kuatnya arus globalisasi
disadari atau tidak, lambat laun mulai mengubah kepribadian muslim di
dunia ini. Kuatnya arus modernisasi tanpa diimbangi dengan peningkatan
ilmu Islam mengakibatkan kepribadian muslim semakin jauh dari Al-
Qur’an. Mengejar kehidupan duniawi dan melupakan kepentingan ukhrawi.
Begitu pula dalam pemenuhan kebutuhan fitrah manusia yang
seringkali tidak berlandaskan nilai-nilai Islam. Pada dasarnya, pembelajaran
adalah suatu sarana pengembangan diri yang dapat membangun cita-cta
yang tinggi untuk perkembangan agama islam.
LKOD merupakan salah satu sarana pembinaan keislaman bagi muslim
SMA 3 Bandung agar lebih jelas dan mengerti dalam hal beragama karena
jika semakin banyak memiliki ilmu, maka kehidupan kita akan semakin
terarah menuju tujuan yang tepat yaitu Jannah-Nya. Di dalam acara ini
terdapat banyak hikmah yang dapat diambil, di antaranya yaitu dapat
meningkatkan ukhuwah sesama manusia, peningkatan ilmu Islam, dan juga
dapat menjadi bahan renungan kita atas segala hal yang telah kita lakukan.
Atas dasar itulah pengurus DKM Al-Furqan berniat mengadakan
kegiatan LKOD (Latihan Kepemimpinan Organisasi Da’wah) sebagai sarana
bagi siswa/ siswi muslim kelas X untuk dapat mengetahui, mempelajari,
dan merenungkan serta siap menjadi kader yang memiliki cita-cita besar
juga mampu mengembangkan peradaban Islam.
32
Kami juga berharap agar kegiatan ini dapat memberi pengaruh yang
baik dan meningkatkan kualitas keimanan, ketakwaan, serta ibadah para
peserta khususnya dan warga SMA Negeri 3 Bandung pada umumnya.
1.2 Dasar Pemikiran
Dasar pemikiran diadakannya kegiatan ini adalah sebagai berikut.
1.2.1 “Dan hendaklah takut kepada Allah orang-orang yang
seandainya meninggalkan dibelakang mereka anak-anak yang
lemah, yang mereka khawatir terhadap (kesejahteraan) mereka.
“(An Nisa:14)
1.2.2 “Hai Nabi, kobarkanlah semangat para mukmin untuk
berperang. Jika ada dua puluh orang yang sabar diantaramu,
niscaya mereka akan dapat mengalahkan dua ratus orang
musuh. Dan jika ada seratus orang yang sabar diantaramu,
niscaya mereka akan dapat mengalahkan seribu dari pada orang
kafir, disebabkan orang-orang kafir itu kaum yang tidak
mengerti. ” (Al anfal: 65)
1.2.3 Program kerja Departemen Tarbiyah
1.3 Tujuan
Tujuan diadakannya kegiatan ini adalah untuk mempersiapkan calon
pengurus yang siap menjalankan amanah da'wah.
1.4 Target dan Parameter
Target yang ingin dicapai dengan pelaksanaan kegiatan ini adalah
sebagai berikut.
33
1.4.1 Kompetensi Pengembangan diri personal
1.4.1.1 Menghasilkan kader yang siap mengemban amanah
da’wah
1.4.1.2 Kader yang paham urgensi da’wah
1.4.1.3 Kader yang mempu berkomunikasi dengan tepat
1.4.1.4 Kader yang mampu menjadi pemimpin dirinya sendiri
juga orang lain
1.4.2 Kompetensi Pengembangan diri sebagai tim
1.4.2.1 Menghasilkan tim yang bisa bekerja secara sistematis
1.4.2.2 Menghasilkan tim yang mampu merencanakan
pergerakan organisasi da’wah
1.4.2.3 Dapat melakukan propaganda dan pengendalian media
1.4.3 Kompetensi ke-DKM-an
1.4.3.1 Memahami AD/ART
1.4.3.2 Memahami Blue print
1.4.3.3 Memahami struktur DKM Al Furqan
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan proposal ini adalah sebagai berikut
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1.2 Dasar Pemikiran
1.3 Tujuan Kegiatan
1.4 Target dan Parameter
34
1.5 Sistematika Penulisan
BAB II KEGIATAN
2.1 Nama Kegiatan
2.2 Waktu dan Tempat Kegiatan
2.3 Bentuk Kegiatan
2.4 Sasaran Kegiatan
2.5 Susunan Kepanitiaan
2.6 Anggaran Biaya
BAB III PENUTUP
Lembar Pengesahan
35
BAB II
KEGIATAN
2.1 Nama Kegiatan
Nama kegiatan ini adalah LKOD (Latihan Kepemimpinan Organisasi
Da’wah).
2.2 Waktu dan Tempat
Kegiatan ini akan diselenggarakan pada
hari : Kamis-Minggu
tanggal : 28 Juni-8 Juli 2007
pukul : 06.00-17.00
Adapun kegiatan ini akan dbagi ke dalam 2 fase :
1. LKOD Rutin
Bertempat di lingkungan sekolah SMA Negeri 3 Bandung.
2. LKOD Intensif
Bertempat di Masjid Al-Mu’minun Lembang.
2.3 Bentuk Kegiatan
2.3.1 LKOD Rutin
Acara ini akan direalisasikan dalam bentuk-bentuk kegiatan
sebagai berikut.
2.3.1.1 Ta’lim/ presentasi
2.3.1.2 Training
2.3.1.3 Workshop
2.3.1.4 Talkshow
2.3.1.5 Simulasi
36
2.3.2 LKOD Intensif
Acara ini akan direalisasikan dalam bentuk-bentuk
kegiatan sebagai berikut.
2.3.2.1 Homecamp
2.3.2.2 Simulasi
2.3.2.3 Workshop
2.3.2.4 Training
2.3.2.5 Coaching
2.4 Sasaran Kegiatan
Sasaran dari kegiatan ini adalah siswa-siswi muslim kelas X SMAN 3
Bandung.
2.5 Susunan Kepanitiaan
Pelindung : Kepala Sekolah SMA Negeri 3 Bandung
Drs. H. Cucu Saputra, M.M.Pd.
Pembimbing : Wakil Kepala Sekolah Urusan Kesiswaan
Dra. Nunung Farida
Pembina DKM Al-Furqan
Drs. Deding Wadjihadin
Penanggung Jawab : Mitratama OSIS LIV SMA Negeri 3 Bandung
M. Alvin D. Q
Sub Penanggung Jawab : Ketua Umum DKM Al-Furqan
Rafi Budi Raspati
Ketua : Reza Asriandi E
Sekretaris : Septi Dwi Kania
Bendahara : Athia Saelan
37
Seksi Acara
Koordinator : M. Tanri Arrizasyifaa
Team Work : R.A. Ekaputra
Hasnah Sakinah
Rahmi Ayu Umami
Septi Dwi Kania P.
Seksi Logistik
Koordinator : Iqbal Pramadita
Team Work : Eneng Siti Saidah
Edwin Fadhillah
Roffianto Adi Nugroho
Edi Gunawan
Cipta Fakar Nurahman
Seksi Evaluator
Koordinator : M. Tanri Arrizasyifaa
Team Work : Yeni Rahmadhani
Pembimbing kelompok
Koordinator : Rafi Budi Raspati
Lutfi Aziz Firdaus
Gatra Kusumah
Nita Rahmalia
Hasnah Sakinah
38
2.6 Anggaran Biaya
RENCANA PENGELUARAN
LKOD Rutin
Pemateri 300.000
Fotokopi diktat materi 250.000
Konsumsi 75.000
Publikasi 5.000
Dokumentasi 20.000
Transkom 20.000
Kesekretariatan 50.000
Intensif
Infaq Lokasi 150.000
Konsumsi Peserta 40x5 @5.000 1.000.000
Konsumsi panitia 25x5 @5.000 625.000
Transport 3 @200.000 600.000
Pemateri 300.000
Biaya tak terduga 339.500
TOTAL Rp 3.734.500
SUMBER PENDAPATAN
Kupon Infaq 200.000
Sumbangan Pengurus 100.000
TOTAL Rp 300.000
DANA YANG DIBUTUHKAN Rp 3.734.500- Rp 300.000
= Rp 3.434.500
39
BAB III
PENUTUP
Demikian proposal LKOD ini kami buat sebagai bagian untuk
melaksanakan kegiatan tersebut dalam rangka mencapai tujuan-tujuan
yang telah kami tetapkan sebelumnya. Kami menyadari bahwa proposal dan
kegiatan yang akan kami laksanakan kelak bukanlah sesuatu yang
sempurna, karena kami masih di dalam proses belajar. Namun, kami akan
selalu berusaha melakukan yang terbaik demi tercapainya tujuan-tujuan
tersebut.
Akhir kata, kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak
yang telah membantu penyusunan proposal LKOD dan kepada semua yang
membantu pelaksanaan kegiatan ini kelak. Harapan kami, proposal dan
kegiatan LKOD dapat membawa manfaat untuk kita semua dan kegiatan ini
selalu diridhai oleh Allah SWT. Amin.
40
LEMBAR PENGESAHAN
Bandung, Juni 2007
Ketua Pelaksana, Sekretaris,
Reza Asriandi E. Septi Dwi Kania P
NIS 050610156 NIS 050610076
Sub Penanggung Jawab,
Ketua Umum DKM Al-Furqan
SMA Negeri 3 Bandung,
Rafi Budi Raspati
NIS 050610240
Penanggung Jawab,
Mitratama OSIS LIV
SMA Negeri 3 Bandung,
M.Alvin D.Q
NIS 050610110
41
Mengetahui,
Pembina DKM Al-Furqan
SMA Negeri 3 Bandung,
Drs. Deding Wadjihadin
NIP 150182789
Wakasek Urusan Kesiswaan
SMA Negeri 3 Bandung,
Dra. Nunung Farida
NIP 130118025
Menyetujui,
Kepala Sekolah
SMA Negeri 3 Bandung,
Drs. H. Cucu Saputra, M.M.Pd.
NIP 131853696
42
Tim SOP Kepanitiaan:
Nama Angkatan No Kontak
Angga Kusumadinata 2010 08562095695
R. Harnandito Y. 2007 085759922925
top related