slide 5 perlengkapan arsip

1

FILING EQUIPMENTFILING EQUIPMENTPertimbangkan:

1. Bentuk fisik arsip

2. Frekuensi penggunaan arsip

3. Lama arsip disimpan (file aktif dan inaktif

4. Lokasi (sentralisasi atau desentralisasi)

5. Ukuran ruangan yang tersedia

6. Bentuk organisasi

7. Tingkat perlindungan arsip (jaminan keamanan)

2

Tipe Peralatan

• Alat penyimpanan tegak (Vertical File)

• Alat penyimpanan menyamping (Lateral File)

• Alat penyimpanan berat (Power File)

Yakin Bakhtiar

3

Vertical Filing Cabinet• Filing Cabinet merupakan

tempat untuk menyimpan arsip dinamis yang masih aktif.

• Penggunaannya menurut susunan vertikal laci-laci filing cabinet dan dimulai dari atas bawah.

• Filing cabinet ada yang mempunyai 2, 3, dan 4 laci.

4

Map

Map adalah lipatan kertas atau karton manila (kertas manila) yang dipergunakan untuk menampung surat-surat.

Map jepitan, adalah map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga tidak mudah lepas.

5

FOLDER

Manila Folder

Bentuknya seperti map tetapi tanpa daun penutup, dan di atas terdapat bagian yang menonjol yang juga disebut TAB. Tab gunanya untuk menuliskan titel dan kode klasifikasi arsip terakhir.

Hanging Folder

Hanging FolderManila Folder

6

TAB

Sekat dibuat dari karton berbentuk segi empat memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan TAB.

Sebagai petunjuk/ pemisah antara pokok masalah satu dengan yang lain beserta rinciannya (sub masalah dan sub-sub masalah).

Gunanya:GUIDE atau SEKAT

7

8

ORDNER Map tebal, adalah map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri/tegak. Map jenis ini sering disebut Briefordner atau Ordner saja.

9

Lateral Filing Cabinet

10

Mobile Shelving

11

RAK ARSIP

12

Rotary Filing

13

TAB

14

BOKS ARSIP INAKTIF

15

Visible Card

16

MICROFILM

• FREE up your office space • FIND your information more easily • ACCESS your information faster • SECURE your information over time • SAVE on data, document,

micofilm/fiche management and storage cost

Can help you:

Microfilm Reader/Printer

17

Roll film

• The standard length for using roll film is 30.48 m (100 ft). One roll of 35 mm film may carry 600 images of large engineering drawings or 800 images of broadsheet newspaper pages.

• 16 mm film may carry 2.400 images of letter sized images as a single stream of micro images along the film set so that lines of text are parallel to the sides of the film or 10.000 small documents, perhaps cheques or betting slips, with both sides of the originals set side by side on the film.

16 mm or 35 mm film to motion picture standard is used.

18

Rotary Address Card File

19

Tickler File

20

Index Card