sistem pengelolaan arsip dan pendistribusian surat online
Post on 12-Jan-2017
148 Views
Preview:
TRANSCRIPT
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DAN PENDISTRIBUSIAN SURAT ONLINE
RUMAH SAKIT LAVALETTE
OlehRistiani Pertiwi
ARSIP• Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No.43/2009)
• Arsip Manual• Arsip Elektronik
BEFORE
SURAT MASU
K
SURAT KELUA
R
Kelemahan 1. Tempat penyimpanan
yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas.
2. Pencarian kembali dokumen yang rumit
3. Dokumen mudah rusak
Kelebihan1. Tidak harus mampu
mengoperasikan komputer
2. Tidak tergantung terhadap aliran listrik
Saran1. Sistem pengelolaan arsip kombinasi
(manual & elektronik)2. Pengadaan rak sortir 3. Penggunaan Ms.Excel 4. Pengadaan Scanner
AFTER
SURAT MASU
K
SURAT KELUA
R
Kelebihan 1. Pengarsipan lebih teratur
dan akurat2. Mudah untuk diterapkan3. Efisiensi waktu dalam
pencarian kembali 4. Memperkecil
kemungkinan kerusakan dokumen
5. Mudah dalam melakukan recovery dokumen
Kelemahan 1. Banyak waktu yang
digunakan2. Pengaruh dengan
adanya virus3. Memerlukan harddisk
yang berkapasitas besar
PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN
• Mendistribusikan dokumen adalah membagikan/meyalurkan data/informasi ke orang/bagian yang membutuhkan.
Cara Mendistribusikan Dokumen: • Intern : pendistribusian dengan dibagikan secara
langsung kepada pihak-pihak yang memerlukan dengan menggunakan buku ekspedisi intern sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah menerima dokumen tersebut.
Kelemahan 1. Inefisiensi waktu2. Menghabiskan banyak
kertas serta biaya Fotocopy
Kelebihan1. Penerima jelas2. Rahasia terjaga
SaranPenggunaan aplikasi MsgPopUp
• MsgPopUp adalah satu perisai komunikasi antara rangkaian (LAN) ynag dibangun oleh Taejun Park tahun 2004. MsgPopUp merupakan aplikasi pada komputer yang digunakan untuk mengirim pesan dari komputer lain, dan aplikasi ini bukan hanya sekedar kirim mengirim pesan, bisa juga digunakan untuk mengirim gambar, video dan file-file lainya.
1. Download aplikasinya kemudian ekstrak (caranya klik kanan –> Extract Here)
2. Double klik MsgPopup.exe. Nah di panel atas akan muncul icons warna hijau dengan tulisan “MSG”
3. Setting aplikasi Msgpopup berada di pojok kiri atas (gambar roda). Jika di klik akan muncul jendela dialog Setup : Tab Network (isikan jika IP Address statis), Group Name dan User Name diisi untuk identifikasi User dan Group.Tab Sound : untuk setting notifikasi suara apabila menerima message atau kiriman file.
4. Cara Chatting
5. Cara Mengirim File•Tentukan User yang akan dikirim file dengan cara double klik Nama User yang berada di kiri atas aplikasi PopUp•Klik tanda yang diberi tanda•Buka Folder dimana attachment file berada akan dikirim•Klik open lalu oke –> File siap dikirim•Klik Send
Tanda untuk melampirkan file
5. Cara menerima file•Jika ada pesan masuk jendela MsgPopUp langsung terbuka
Tanda bahwa ada pesan masuk
6. Cara mendownload file •Double klik pada area atas, file akan langsung terbukaFile akan terkirim akan tersimpan di folder /Msgpopup/down
Kelebihan : • Lebih cepat terdistribusikan • Efisien waktu• Tepat sasaran • Aplikasi gratis• RinganKelemahan • Penerima kurang jelas• Rentan Virus
Risti.tiwy@gmail.com
SEKIAN
top related