simars pemprov dki

SistemSistem InformasiInformasi ManajemenManajemen ArsipArsip

(SIMARS)(SIMARS)(SIMARS)(SIMARS)

SIMARS

• Pengertian

– Sistem Informasi Manajemen Arsip adalah suatu

program aplikasi komputer yang membantu

penyelenggaraan kegiatan pengelolaan

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

penyelenggaraan kegiatan pengelolaan

arsip/dokumen.

SIMARS

�Maksud :1. Mengembangkan Sistem Pengelolaan Kearsipan.2. Menunjang peningkatan daya guna dan hasil guna

pengelolaan arsip/dokumen dalam kegiatan administrasi.

� Tujuan :

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

� Tujuan :� Terciptanya Sistem Pengelolaan Arsip dan Dokumen

yang efektif, efisien, lengkap dan terintegrasi dengan sistem-sistem lain yang sudah berjalan

�Manfaat :� Terselamatkannya fisik dan informasi arsip/dokumen.� Percepatan penemuan kembali arsip/dokumen.

• Modul :1. Data Entry Alih Media

2. Penyimpanan Data

3. Pencarian & Tampilan

SIMARS

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

3. Pencarian & Tampilan

4. Pelaporan

5. Pencarian & Tampilan melalui Web/Browser

• Teknologi :– Microsoft dan IMR Alchemy

� Keunggulan :• Tingkat Keamanan Data yang tinggi

• Mudah digunakan, bahkan oleh pengguna awamsekalipun

SIMARS

sekalipun

• Mudah dalam perawatan data

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

CD(BackUp)

•KAD Web-pages•Alchemy Web Server &Active Server Pages (ASP)•SIMARS Server &Alchemy Server•MS SQL Server•MS Windows NT Server

Print Server

Scanner Station

Scanner

Document Server (WEB)Siap dihubungkanKe Intranet/Internet

Users Work-Station(WEB interface)

Unit Kerja (Intranet)

Ne

two

rk B

ac

kb

on

e

Balai Kota

Jl. Merdeka Selatan

Internet

Simars Server

KPTIN

etw

ork

Ba

ck

bo

ne

Telkom Leased - Line

KAD

TIM - Cikini

Firewelll

www.dki.go.id

SIMARS

Tampilan versi Web

untuk Intranet/Internetuntuk Intranet/Internet

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

CONTOH

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

SIMARS

Tampilan Data

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

SIMARS

Tampilan Penyimpanan

(Arsip Bayangan)(Arsip Bayangan)

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

SIMPENADI

Sistem informasi Pengelolaan Naskah Dinas

1. Mempercepat penyampaian informasi yang terkandung dalam naskah

TUJUAN :

Melengkapi kelemahan sistem pengolahan kearsipan yang bersifat manual

MAKSUD :

1. Mempercepat penyampaian informasi yang terkandung dalam naskah

dinas kepada pihak terkait secara timbal balik, agar meningkatkan

kecepatan dan ketepatan pengolahan naskah dinas

2. Mempercepat penyampaian informasi arsip yang nantinya akan

ditransfer ke kantor arsip daerah

3. Terdapat kesatuan sistem dalam sistem informasi manajemen kearsipan

(semenjak surat masuk sampai dengan tata simpan arsip)

Manfaat

• Meningkatkan kecepatan penyampaian informasi data naskah

dinas

� Meningkatkan kecepatan penyampaian surat dan dokumen

� Meningkatkan efektifitas pengendalian dan pengolahan naskah dinas

masukmasuk

� Meningkatkan kecepatan pengolahan dan proses penerbitan naskah

dinas

� Meningkatkan efektifitas penyusutan arsip in-aktif di kantor arsip daerah

• Modul :

1. Surat Masuk

2. (Konsep Perbal dan) Surat Keluar

3. Dokumentasi Surat

4. Informasi Eksekutif

• Teknologi :

Modul & Teknologi

• Teknologi :

– IBM Lotus Domino

• Keunggulan :

• Kemampuan Replikasi Data sangat efisien, sesuai dengan kondisi Unit Kerja yang tersebar/tidak dalam satu kantor/lokasi

• Tingkat Keamanan Data yang tinggi

Alur Surat Masuk

Contoh Surat Masuk

Contoh Surat Masuk

Keamanan

Hanya pihak yang dituju bisa melihat ISI disposisi

Disposisi

Baris ini menyatakan sebuah informasi Surat Masuk yang telah diproses

Kolom “Tanggal”:

Menyatakan tanggal diprosesnya Surat Masuk

Kolom “Oleh” :

Menyatakan bahwa Sub Bag A telah melakukan proses pada Surat Masuk

Kolom “Status” :

Menyatakan bahwa Sub Bag A telah mengirim informasi ke TU Wakil Gubernur

Alur Konsep Perbal dan Surat Keluar

Perbal

Konsep Perbal

Konsep Perbal (Lanjutan)

Sistem Informasi Manajemen Dokumen &

Proses Kerja

Pemantauan Otomatis

Tampilan Layar

Terima kasihatas dukungan para sponsor yang ikut mengsukseskan acara

Document Solution Day 2010Document Solution Day 2010